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Universit du Qubec Montral Secrtariat gnral

G U I D E

de rdaction des

procs-verbaux

8 5 * 3 CG

REMERCIEMENTS
Plusieurs personnes ont particip llaboration de ce guide. Nous remercions Diane Beaunoyer, secrtaire-rdactrice, Gervais Savard, archiviste, Gil Desautels, adjoint au secrtaire gnral et directeur du Secrtariat des instances et plus particulirement Hlne Labelle, secrtaire-rdactrice, qui a t la coordonnatrice et la principale rdactrice de ce document. Nos remerciements plusieurs membres de lquipe du Service des archives et de gestion des documents et du Secrtariat gnral qui ont comment diffrentes versions de ce texte et un merci spcial mesdames France Dufresne-LHrault et Euchariste Pierre qui ont analys ce travail avec des yeux dutilisatrices. Fvrier 1995

ISBN: 2-9804400-0-0 Tous droits de reproduction, de traduction et dadaptation rservs 1995

Dpt lgal 1er trimestre 1995 Bibliothque nationale du Qubec Bibliothque nationale du Canada

INTRODUCTION
Vous participez une runion et lon demande si quelquun se porte volontaire pour rdiger le procs-verbal. La majorit des personnes prsentes plongent le nez dans leurs documents ou se prcipitent vers la cafetire En effet, la rdaction dun procs-verbal est souvent perue comme une corve ! Il sagit pourtant dun travail dcriture intressant raliser, si lon en connat bien les principes directeurs.

Les mthodes de travail suggres pour prparer des dossiers de runions et rdiger des procs-verbaux sont couramment utilises par le personnel du Secrtariat des instances du Secrtariat gnral. Tout en tant adaptes aux pratiques des assembles dlibrantes de lUQAM et aux rgles de conservation des documents du Service des archives et de gestion des documents, ces mthodes sont applicables tous les types de runions tenues lUniversit.

Ces mthodes ont t dfinies au fil des ans pour rpondre aux exigences dun cadre de travail complexe au plan administratif; il va de soi quelles ne vous sembleront pas toutes pertinentes adopter telles que prsentes. Cependant, certaines rgles de base sont incontournables pour assurer la validit des travaux dune assemble, en particulier le respect du quorum, les normes de prsentation des rsolutions et la signature des procs-verbaux.

Ce guide comprend galement des observations et des conseils dcoulant de lexprience de travail spcifique du personnel du Secrtariat des instances.

Nous esprons que ces informations guideront utilement tout travail li la prparation de runions et la rdaction de procs-verbaux.

TABLE DES MATIRES


LIMPORTANCE ET LUTILIT DU PROCS-VERBAL 7 LA PRPARATION DE LA RUNION 8 Lavis de convocation 9 La cotation des documents 10 Le projet dordre du jour 12 Le projet de rsolution 13 LE RLE DE LA, DU SECRTAIRE DASSEMBLE 13 Avant la runion 13 En runion 14 Aprs la runion 17 Les rsolutions 17 LA RDACTION DU PROCS-VERBAL 20 Le style dcriture 21 En cas dajournement 23 LE DPT DES PROCS-VERBAUX AU SERVICE DES ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS 25

LES ANNEXES 1 - Exemple davis de convocation 27 2- Exemple de projet dordre du jour 28 3- Exemple de rsolution sous forme dextrait de procs-verbal 29 4- Exemple de procs-verbal 30 OUVRAGES DE RFRENCE 35

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LIMPORTANCE ET LUTILIT DU PROCS-VERBAL


Voici les principes de base rgissant la tenue de runions : la connaissance publique des travaux dune assemble ; limpartialit de la personne qui prside lassemble ; la division claire des tapes de proposition, de discussion et de prise de dcision ; la libert de parole pour chaque membre de lassemble. Le procs-verbal doit reflter le respect de ces principes. En consquence, il est rdig : dun point de vue impartial, dans un style indirect ; il contient : le rapport fidle et objectif des ides mises par les membres ; la distinction claire de chaque tape de la runion ; il assure : la conservation crite des travaux dune assemble afin que toute personne intresse puisse sy rfrer au fil du temps.

retenir
Lors de la rdaction du procs-verbal, en cas de doute lorsquil faut poser des choix sur les faons de prsenter des faits ou dexprimer des ides, reportez-vous ces principes qui sont simples et fiables. La clart, la prcision et lauthenticit des faits consigns dans un procs-verbal favorisent un climat de confiance lors de runions. Un bon moyen datteindre cet objectif : relisez votre texte dans la perspective dune personne absente la runion. Vous remarquerez peut-tre des illogismes ou des imprcisions.

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LA PRPARATION DE LA RUNION
Pour prparer efficacement une runion, vous devez disposer dinformations fiables et mises jour : la liste des membres, comprenant ladresse ou le local de livraison des dossiers et les numros de tlphone ; les dates de dure des mandats des membres, leur statut (membre, observateur, personne-ressource, etc.), leur catgorie de reprsentation (interne, externe, secteur ou domaine particulier, etc.) ; les politiques, rglements ou directives sur le rle, la composition et le mandat de lassemble ; les recueils de procs-verbaux et de rsolutions de quelques annes prcdentes. Il est prfrable de dresser des calendriers annuels pour faciliter lassiduit aux runions.

retenir
Le quorum correspond au nombre minimum de membres en poste qui doivent tre prsents pour quune runion soit officielle. Toute assemble est libre de dfinir son quorum. Le plus souvent, il sagit de la moiti plus un des membres en poste. Il est souhaitable de remettre aux nouveaux membres les procs-verbaux de quelques runions pralables leur nomination. En plus dtre informs de lhistorique des dossiers rcents et de leurs suivis, ils pourront ainsi se familiariser aux modes de fonctionnement et aux coutumes propres linstance concerne. Prvoyez un dossier supplmentaire pour apporter en runion. Lexprience dmontre que les oublis ou pertes de documents surviennent rgulirement !

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LAVIS DE CONVOCATION
Vous trouverez en annexe 1 un exemple davis de convocation. Il est important de dater lavis de convocation pour tmoigner du respect des dlais cet gard. Len-tte dun avis de convocation comprend les informations suivantes, centres et soulignes : le nom de linstitution (exemple : UQAM) ; le nom de lunit administrative, sil y a lieu (exemples : famille, dpartement, etc.); le nom du comit ; le numro de la runion et entre parenthses le qualificatif ordinaire ou extraordinaire ; la date de la runion. Inscrivez ensuite la rubrique AVIS DE CONVOCATION , centre et souligne. Lavis de convocation est rdig en une phrase comprenant lheure, le jour et le lieu de la runion ainsi que les informations dj contenues dans len-tte. Il doit tre sign par la ou le secrtaire dassemble. Il est utile, pour valuer sil y aura quorum, dinviter les membres annoncer leur absence la runion. En outre, il existe parfois des rgles sur un nombre dabsences conscutives non justifies qui impliquent la fin du mandat. Dans un tel cas, il faut noter rigoureusement les absences motives ou non.

Cas particuliers
Si vous convenez avec certaines personnes de transmettre lavis de convocation par courrier lectronique, utilisez la fonction de confirmation de lecture du message. Dans le cas o lurgence de respecter les dlais implique de convoquer les gens par tlphone, transmettez-leur ensuite un avis crit.

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Si les dlais de convocation nont pas t respects, inscrivez comme premier point lordre du jour : acceptation de la convocation .

retenir
Le dlai de convocation une runion extraordinaire est normalement moins long que pour une runion ordinaire. Une runion extraordinaire porte habituellement sur un seul point annonc dans lavis de convocation. Si lon demande en runion dajouter un ou dautres points, cela doit tre accept par lensemble des personnes prsentes.

LA COTATION DES DOCUMENTS


lexception de lavis de convocation et du procs-verbal, tous les documents relatifs une runion sont identifis par une cote comprenant un sigle, un numro de runion et un chiffre correspondant au point de lordre du jour. La cote est inscrite droite en haut du document. Exemple : Pour le document se rapportant au point 8 du projet dordre du jour de la trente-cinquime runion du Comit de gestion : il sagit du sigle CG, numro de runion 35, point 8, ce qui donne la cote CG-35-8. Dans le cas dune runion extraordinaire, ajoutez les lettres EX aprs le numro de runion. Exemple : CG-35-EX-8. Quand plusieurs documents concernent le mme point de lordre du jour, ajoutez des lettres la cote. Ex. : CG-35-8A, CG-35-8B, etc. Si un document a dj t transmis lors dune runion prcdente, inscrivez un astrisque au point de lordre du jour correspondant et la note suivante en bas de page : Veuillez vous munir du document transmis lors de la runion du (date), sous la cote (). Une fois en runion, le document est identifi une nouvelle cote, en fonction de sa place dans lordre du jour. La copie de ce document fait partie du dossier des documents originaux de cette runion. Les documents dposs pour information sont verss au dernier point de lordre du jour : dpt de documents . Au lieu du numro de ce point, la cote comprend la lettre D (rfrence dpt) suivie du numro de sous-point. Exemple : CG-35-D-1.

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En rsum
Les documents sans cote sont: lavis de convocation; le procs-verbal. Les documents avec cote sont: lordre du jour qui porte toujours le no 1; les documents ltude portent le numro correspondant au point lordre du jour; les documents dposs pour information portent la lettre D suivie du numro correspondant leur ordre sous le point dpt de documents .

Cas particuliers
Si vous adoptez un tel systme et quil est impossible de dterminer le nombre de runions tenues auparavant, commencez numroter les runions au dbut dune anne. Il peut sagir, selon la vocation du groupe, dune anne financire, civile ou acadmique. Dans un tel cas, il pourrait savrer pratique dinclure lanne dans la cote. Ex. : CG-19941-8. Pensez la postrit !

retenir
Le fait de numroter les documents simplifie les rfrences et assure que tous disposent des mmes textes. Lorsque vous cotez les documents, vrifiez sils sont dats, complets et si les auteurs sont identifis. Il est ennuyeux de travailler en groupe sur des textes dont les pages ne sont pas numrotes ; assurez-vous quils sont pagins. Le cas chant, dressez une liste des diffrentes sections ou une table des matires pour prsenter des documents volumineux comprenant des textes varis. Dans le logiciel de traitement de texte, crez des rpertoires correspondant au numro des runions pour y classer les documents que vous produisez, soit lavis de convocation, lordre du jour, les rsolutions et le procs-verbal.

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LE PROJET DORDRE DU JOUR


Vous trouverez en annexe 2 un exemple dordre du jour. Len-tte de lordre du jour est identique celui de lavis de convocation. Inscrivez ensuite la rubrique PROJET DORDRE DU JOUR , 0centre et souligne. Des dossiers de nature identique peuvent tre regroups en sous-points, sous un thme gnral. Habituellement, les premiers points de lordre du jour sont les suivants : 1. Adoption de lordre du jour 2. Procs-verbal de la (numro) runion 2.1 Adoption 2.2 Affaires en dcoulant 3. Priode dinformation (numration des dossiers ltude.) On trouve aux derniers points : X. Divers X. Leve de la sance X. Dpt de documents X.1 Si vous ne disposez pas dun document mais quil est prvu de le distribuer au cours de la runion, inscrivez (dpt en sance) la suite du sujet lordre du jour.

Points reports
Lorsque des dossiers nont pas t tudis lors dune runion prcdente et quils sont reports, cest--dire inscrits de nouveau lordre du jour, ils sont normalement placs devant les nouveaux dossiers.

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LE PROJET DE RSOLUTION
Les responsables de dossiers rdigent parfois des projets de rsolution afin de guider la prise de dcision. Dans un tel cas, le projet de rsolution est plac devant le document. Si vous disposez dun tat de la question, placez dabord ce texte, puis le projet de rsolution et enfin le document.

retenir
Il est dlicat de prsenter un projet de rsolution ; ce document ne doit pas tre peru comme un moyen dinfluencer les membres de lassemble. Afin dviter des malentendus, assurez-vous que tout projet de rsolution a t approuv par la prsidente ou le prsident dassemble avant dtre transmis aux membres.

LE RLE DE LA, DU SECRTAIRE DASSEMBLE


AVANT LA RUNION
Ajoutez votre dossier une liste des personnes convoques. Suggestion : Utilisez un tableau en regroupant les noms des membres (pour vrifier rapidement sil y a quorum), puis ceux des observatrices ou observateurs, et enfin ceux des personnes invites. Dfinissez trois colonnes : prsences, absences et absences motives. Quand vous tudiez les documents, dterminez des abrviations ou inventez des signes stnographiques pour une prise de notes rapide en runion. Si vous ne connaissez pas tous les gens convoqus, demandez la personne qui prside de les nommer en donnant le droit de parole. Noubliez pas de vous munir de votre dossier supplmentaire !

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Une situation dlicate


Une fois que le dossier de runion a t transmis, il peut arriver quune personne vous demande de modifier le texte du procs-verbal, avant quil ne soit adopt par lassemble. Quelle que soit la raison de cette demande, vous devez inviter cette personne mentionner les changements voulus lors de ladoption du procs-verbal en sance. Selon les rgles tablies, les demandes de corrections doivent tre adresses la personne prsidant lassemble, et non celle qui rdige le procs-verbal. Les modifications demandes ne doivent pas changer la substance des dcisions prises, ni y ajouter des lments nouveaux. En sance, toutes les personnes concernes sont en mesure dapprcier le bien-fond des demandes de changements au texte du procs-verbal.

EN RUNION
Prenez note de tout document distribu en sance. Il est bon de prendre beaucoup de notes durant une runion, mme si le style de rdaction du procs-verbal correspond un rsum. Des notes labores permettent de mieux nuancer le texte, lorsque ncessaire. Portez une attention particulire : aux modifications apportes aux documents ; aux recommandations et aux demandes de suivi des dossiers ; aux rsolutions formules en sance et aux noms des personnes qui en sont les proposeur et appuyeur ; aux rsultats de votes ; aux demandes de ne pas inscrire certains propos au procs-verbal ; aux demandes dtre cit nommment lors dune discussion ou dun vote ; aux variations du nombre de personnes prsentes au cours de la sance, et au changement de personne assumant la prsidence. Assurez-vous dobtenir copie de tout document distribu en sance. Notez lheure de la leve de la sance.

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Lors de ladoption du procs-verbal


Les membres proposant et appuyant ladoption du procs-verbal doivent avoir assist la runion faisant lobjet de ce document. Au moment o la proposition est formule, vrifiez leur prsence la pagetitre du procs-verbal. Si vous constatez que cette rgle nest pas respecte, mentionnez-le la personne qui prside lassemble. Rappelez-vous que les demandes de modifications doivent tre adresses la personne qui prside lassemble, et non la personne qui rdige le procs-verbal.

retenir
Inscrivez les initiales des personnes dont vous notez les propos. Quand une personne parle trs vite, on perd sa concentration tenter de suivre son dbit sans y parvenir. Notez seulement les thmes abords, portez plus dattention aux propos et faites confiance votre mmoire. Inventez-vous des systmes pour retrouver rapidement des notes sur les points les plus importants, comme les corrections de texte ou une dcision finale : crayon de couleur diffrente, page de tablette plie, coin de feuille arrach, etc. Asseyez-vous prs de la personne qui dirige lassemble. En cas de doute sur un point de procdure ou sur la teneur dun texte, vous pourrez en discuter (discrtement !). En principe, la secrtaire ou le secrtaire dassemble nintervient pas dans les discussions. Si vous disposez dinformations ou de prcisions pertinentes la discussion, faites-en part la personne qui prside lassemble.

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Situations particulires LE VOTE


Une demande de vote peut tre formule par une personne qui nest pas daccord avec la dcision que lassemble sapprte prendre. La personne prsidant lassemble doit alors sassurer que la demane de vote est soumise pour cette raison. Gnralement, le vote se fait main leve, en demandant aux membres de se prononcer, pour, contre, ou par abstention. Seules les personnes ayant le statut de membre ont le droit de voter. Si des bulletins de vote sont utiliss, ils doivent vous tre remis aprs lannonce du rsultat du vote. Conservez-les sous enveloppe dans le dossier des documents originaux de la runion. Le Service des archives et de gestion des documents conserve ces bulletins de vote pendant un an. Vote nominatif Quand une personne indique que son vote est nominatif, cela signifie que son nom doit tre inscrit dans les rsultats du vote. Son nom figure alors entre parenthses la suite de votes correspondant lorientation de son vote. Exemple: ADOPTE LA MAJORIT Pour: 4 Contre: 1 (M. tienne Roy) Abstention: 0 Une intervention ad hoc signifie que la personne demande un droit de parole immdiat sur le sujet dont il est question ce moment de la discussion. Une intervention qualifie hors dordre signifie quelle nest pas pertinente dans le cadre du sujet ltude. Elle nest donc pas consigne dans le procs-verbal. Une demande de discussion en comit plnier signifie gnralement que les propos tenus pendant ce mode de fonctionnement ne figureront pas au procs-verbal. Quand le comit plnier est clos, la personne qui dirige lassemble peut en rsumer la teneur ou en souligner la conclusion afin que cela soit indiqu au procs-verbal. Si lassemble utilise cette procdure, entendez-vous immdiatement avec la personne qui dirige lassemble sur les notes prendre.

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Le huis clos est dcrt dans le cas o des propos pourraient causer prjudice une personne, un groupe ou un organisme. Il est possible que la personne dirigeant lassemble demande aux gens nayant pas le statut de membre de se retirer pendant la discussion. Que cela soit le cas ou non, toute personne prsente un huis clos est tenue la confidentialit et aucune note ne doit tre prise. Pour plus dinformations sur les procdures de dlibrations, consultez lannexe 1 du Rglement no 2 de rgie interne de lUQAM.

APRS LA RUNION
La squence de travail aprs une runion dpend du degr durgence des documents produire. Habituellement, elle se prsente de la faon suivante : rdaction des rsolutions sous forme dextraits du procs-verbal, et transmission aux personnes concernes ; correction, sil y a lieu, du procs-verbal adopt en runion, signature par la prsidente ou le prsident dassemble. Cette copie officielle est verse au dossier des documents originaux de la runion concerne. Le cas chant, des copies de la version finale sont aussi distribues un certain nombre de personnes ; transcription des notes, dans le cas dcriture rapide ou de stnographie ; rdaction du procs-verbal de la prsente runion.

LES RSOLUTIONS
Les rsolutions comprennent gnralement une srie dnoncs expliquant le contexte de la prise de dcision. Ces noncs commencent par les termes Attendu ou Considrant . Selon la rgle choisie ce propos, ils peuvent apparatre ou non dans le procs-verbal. Cependant, ils sont toujours cits dans la rsolution lorsquelle est prsente sous forme dextrait du procs-verbal. Les noncs des Attendu ou Considrant sont prsents par ordre logique, soit les aspects gnraux (cadre juridique) suivis des aspects particuliers (faits). Les noncs sont prsents en ordre chronologique, du pass jusquaux fait rcents, de manire dmontrer le processus logique conduisant la dcision.

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Les aspects gnraux font rfrence, par exemple, : une loi, un rglement, une politique, une rsolution antrieure ou une dcision dune autre instance. Les aspects particuliers font rfrence, par exemple, : des mesures prises, des actes poss, des documents produits, des avis donns, des commentaires formuls et des discussions tenues en sance. La nature des dcisions Une assemble peut se prononcer de toutes sortes de manires sur un dossier. Elle peut, par exemple: donner un avis, prendre acte, mandater une personne, former un comit et en nommer les membres, fliciter ou remercier quelquun, mettre un voeu, souligner sa satisfaction ou son insatisfaction, demander quun acte soit pos, dplorer une situation, autoriser, adopter, approuver, recommander, etc. Quand une rsolution comporte plusieurs volets, chaque action fait lobjet dun paragraphe diffrent et ces paragraphes sont numrots. Vous trouverez en annexe 3 un exemple de rsolution sous forme dextrait de procs-verbal. Prsentes sous forme dextrait, les rsolutions comprennent les lments suivants : un en-tte (spcificiant quil sagit de lextrait du procs-verbal de la Xe runion du (comit) de (institution), tenue le X, au local X) ; un titre, soulign ; rsolution numro (anne-sigle-chiffre de la dcision, ex. : 94-CG129), en majuscules et soulign ; la srie des attendu ou considrant ; Sur proposition de (nom de la personne), appuye par (nom de la personne) : IL EST PROPOS QUE LE (nom du comit) : texte de la dcision ; vers la marge de droite, inscrire ADOPTE LUNANIMIT . NB : Si ladoption se produit sur un vote partag, inscrire ADOPTE LA MAJORIT , placer en-dessous le rsultat du vote, soit les pour, les contre et les abstentions.

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signature de la personne qui prside ou de la personne qui agit titre de secrtaire dassemble, selon ce qui a t choisi ; mention de copie conforme, avec la date de la rdaction de la rsolution. Vous trouverez des exemples de rsolutions dans un procs-verbal en annexe 4. Dans le procs-verbal, la rsolution se prsente comme suit : le numro, en majuscules et soulign ; les Attendu ou Considrant sont inscrits ou non, selon le souhait de lassemble ; toutes les informations prcites, jusqu la mention dadoption inclusivement. Quand il y a adoption la majorit, le rsultat du vote est inscrit dans le texte prcdant celui de la rsolution. Si le texte de la rsolution figure sur plus dune page, le numro est rinscrit avec la mention de suite entre parenthses. Exemple : RSOLUTION 94-CG-129 (suite).

retenir
Noubliez pas de changer la rfrence lanne, lors de la premire runion dune nouvelle anne. Normalement, les numros de rsolutions se suivent au fil des ans. Par exemple, si la dernire rsolution de lanne 1994 est numrote 94-CG-200, la premire rsolution adopte en 1995 portera le numro 95-CG-201.

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LA RDACTION DU PROCS-VERBAL
Vous trouverez un exemple de procs-verbal en annexe 4. Le procs-verbal contient : la page titre ; lordre du jour tel quadopt (en plus des modifications ventuelles en runion : retrait du mot projet dans le titre, retrait des notes sur les dpts en sance ou la demande dapporter des documents, date de la runion) ; les dlibrations et les rsolutions relatives aux points de lordre du jour, dans lordre o ils ont t traits ; lheure de la leve de la sance ; selon les cas, la signature de la personne prsidant lassemble ou celle de la personne agissant comme secrtaire dassemble, ou celle de ces deux personnes. La page titre comprend : le nom de linstitution, en majuscules et centr ; le nom de linstance, en majuscules et centr ; un en-tte (PROCS-VERBAL de la (numro) runion du (comit) / instance administrative sil y a lieu / de (institution), tenue le (date) (heure), au (lieu) ; la liste des personnes regroupes en sections, soit les membres prsents, les membres absents, les observatrices et observateurs, les personnes invites, et la ou le secrtaire dassemble. La pagination La page titre nest pas pagine, et lordre du jour est identifi par sa cote. Toutes les pages suivantes comportent : en haut droite : le sigle du comit, tiret, le numro de la runion, tiret, le numro de la page ; en bas : un soulignement pleine largeur de page, gauche en dessous, en petites lettres ; le nom du comit, espace, tiret, espace, la date.

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LE STYLE DCRITURE
Le style dcriture dun procs-verbal doit tre simple, clair et prcis. Le texte est rdig en style indirect, dun point de vue impartial, exempt de tout jugement de la personne qui le rdige. Les discussions font lobjet de synthses o se retrouvent tous les points de vue exprims et les lments considrs. Il nest pas absolument ncessaire, et mme souvent impossible, de respecter lordre chronologique des interventions pour raliser un bon rsum. Les suggestions damendements aux rsolutions doivent tre mentionnes ainsi que les propositions rejetes. Le nom des membres nest pas cit, sauf dans les cas suivants : lors de la prsentation dun dossier par la personne qui en est responsable ; lorsquune personne est invite par lassemble pour apporter des prcisions sur un dossier ; lorsquune personne prend un dossier en charge ou se porte volontaire pour assumer une responsabilit ; quand une personne demande dtre cite nommment, lors dune intervention ou au cours dun vote ; lorsque la comprhension dune intervention peut dpendre de lidentification de son auteur.

Avant ladoption de lordre du jour, il est de mise de mentionner que le quorum est atteint et lassemble ouverte. La prsidente ou le prsident est identifi ainsi que la ou le secrtaire dassemble. Sil y a eu dpt de documents en sance, cela est mentionn au point de ladoption de lordre du jour. ce moment, on y indique la cote quils auraient d recevoir, selon la mthode explique prcdemment. Le dossier des documents originaux doit comprendre un exemplaire de toutes les pices distribues en sance.

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Les corrections au texte du procs-verbal sont identifies de faon prcise, en citant la page, le paragraphe et la partie de texte concerns. Tous les changements, comme la suppression de phrase ou lajout dun paragraphe, sont mentionns. Exemple: en page 3, au second paragraphe, la septime ligne, lire: () runion reporte, compte tenu dun conflit dhoraire. en page 6, la dernire phrase du premier paragraphe est supprime. Les corrections sont apportes au document original avant quil ne soit sign. la priode dinformation, les sujets sont prsents sous des titres ou ils peuvent faire lobjet de sous-points numrots. Il arrive souvent que les membres citent des documents, des activits ou des vnements sans apporter des prcisions. Cependant, pour que linformation demeure utile plus long terme, il faut que les noms des documents soient exacts ou que les dates et les lieux des activits soient indiques. Nhsitez pas communiquer avec les personnes concernes pour obtenir ces informations afin de les consigner au procs-verbal. La mention des annexes est place sous le titre du point lordre du jour. Lordre du jour nest pas modifi quand lassemble convient, pendant la sance, de changer la squence dtude des dossiers ou de reporter un point une autre runion. Les prcisions ce sujet sont indiques dans le texte du procs-verbal. Au cours des discussions, certaines informations sont incompltes ou imprcises, le plus souvent parce quil sagit dun document, dun comit ou dun vnement connu par tous les membres de lassemble. Toute information de cette nature doit tre vrifie et prcise dans le texte du procs-verbal. La leve de la sance peut faire lobjet dune proposition dment appuye mais cela nest pas toujours le cas.

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EN CAS DAJOURNEMENT
Len-tte de la page titre du procs-verbal dbute comme suit : PROCS-VERBAL de la premire sance de la (numro) runion . Lindication de la leve de la sance comprend la date et lheure de la poursuite de la runion, par exemple : La sance est leve 16 heures et ajourne au 8 juin prochain, 13 heures. La reprise de la runion est prsente sous une nouvelle page titre, avec lindication, dans len-tte quil sagit de la deuxime sance de la mme runion. La page suivante du procs-verbal comprend louverture habituelle (quorum, prsidence, secrtaire dassemble). Les deux parties du procs-verbal forment un tout, donc un document pagin de faon continue. La signature se trouve la fin de la deuxime partie du procs-verbal.

Phrases clefs utiles lors de la rdaction de procs-verbaux


Lassemble accueille (nom), (titre), qui a t invit(e) prsenter le dossier ltude. En rponse une question ce propos, il est prcis que De la discussion ce sujet, il ressort que Ces prcisions fournies, les membres conviennent de Un projet damendement dment propos est formul pour discussion. Il sagit de La proposition damendement est rejete, faute dappuyeur. Une fois la proposition damendement appuye, le vote est demand. Rsultat du vote : pour : X, contre : X, abstentions : X. Lamendement est rejet. Lamendement est intgr la proposition principale. Sur proposition de (nom), appuye par (nom) OU Il est propos par (nom), appuy par (nom)

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Verbes utiles lors de la rdaction de procs-verbaux


prsenter commenter exposer rsumer faire savoir signaler souligner mentionner indiquer expliquer exposer expliciter prciser spcifier dclarer craindre redouter sinquiter dplorer constater noter remarquer observer relever prvenir conseiller aviser approuver recommander adopter conclure dduire insister ritrer affirmer assurer garantir corroborer confirmer attester certifier illustrer dmontrer citer lexemple souhaiter suggrer proposer demander informer annoncer sinformer sinterroger senqurir tre davis penser considrer estimer juger se rallier appuyer partager lavis reconnatre admettre

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Veuillez noter que le contenu des annexes se rapporte des situations fictives.

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LE DPT DES PROCS-VERBAUX AU SERVICE DES ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS


Tous les procs-verbaux, y compris les documents annexes, doivent tre verss au Service des archives et de gestion des documents. En effet, le Rglement n 9 sur les archives de lUniversit indique clairement que : Toutes les units de lUniversit sont tenues de verser au Service des archives les originaux ou des copies certifies des procs-verbaux de leurs runions . Les copies certifies doivent tre signes par la, le secrtaire dassemble. Il ne sagit pas, ici, dune photocopie du procs-verbal dj sign.

Rle du Service des archives et de gestion des documents et de chaque unit


La mission premire du Service des archives et de gestion des documents est de constituer la mmoire institutionnelle de lUniversit; cest pourquoi il acquiert tous les documents lui permettant de reconstituer lhistoire de lUniversit et de ses diffrentes composantes. Les procs-verbaux sont des documents privilgis puisquils tmoignent de lorganisation, des activits, du fonctionnement, des ralisations et de lvolution de chaque unit. Il est donc important que lunit productrice dpose rgulirement ses documents au Service des archives et de gestion des documents. Le rle de chaque unit est indispensable dans la constitution de son propre fonds darchives.

Conservation des procs-verbaux


Au Service des archives et de gestion des documents, les procs-verbaux sont regroups par unit et par comit et sont classs chronologiquement. Tous les procs-verbaux sont conservs de faon permanente.

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Consultation des procs-verbaux


La consultation des procs-verbaux dposs par une unit est simple et rapide ; il suffit de communiquer avec le Service des archives et de gestion des documents : Les procs-verbaux sont accessibles en tout temps par le responsable de lunit productrice de ces documents. Toute autre personne dsirant consulter ces procs-verbaux doit, au pralable, obtenir lautorisation de la, du responsable de lunit.

retenir
Faites parvenir vos dossiers de runions ds ladoption du procs-verbal ou procdez leur envoi, date fixe, une fois par anne.

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Annexe 1
Exemple davis de convocation
Le 25 avril 1994

UNIVERSIT DU QUBEC MONTRAL SERVICE-CONSEIL DE LA GARDERIE COMIT DE GESTION TRENTE-CINQUIME RUNION (ORDINAIRE) LE 2 MAI 1994

AVIS DE CONVOCATION

Par la prsente, vous tes convoqus la trente-cinquime runion (ordinaire) du Comit de gestion du Service-conseil de la garderie de lUniversit du Qubec Montral, qui aura lieu le lundi 2 mai 1994, 9 heures 30, la salle Pierre J. Jeanniot (D-5500) du pavillon AthanaseDavid. Advenant que vous ne puissiez assister cette runion, vous tes pris de bien vouloir avertir madame Esther Beauregard, au numro 987-1234. Merci de votre collaboration.

Esther Beauregard Secrtaire

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Annexe 2 Exemple de projet dordre du jour


CG-35-1

UNIVERSIT DU QUBEC MONTRAL SERVICE-CONSEIL DE LA GARDERIE COMIT DE GESTION TRENTE-CINQUIME RUNION (ORDINAIRE) LE 2 MAI 1994

PROJET DORDRE DU JOUR

1. Adoption de lordre du jour 2. Procs-verbal de la 34e runion 2.1 Adoption 2.2 Affaires en dcoulant 3. Priode dinformation 4. Projet de budget pour 1994-1995 4.1 Projets de financement * 4.2 Distribution des enveloppes de fonctionnement et dinvestissement (dpt en sance) 5. Divers 6. Leve de la sance 7. Dpt de document 7.1 Annuaire des personnes-ressources, 22 avril 1994

* Veuillez vous munir du document transmis la runion du 21 mars, sous la cote CG-34-5. 94.04.25 / EB

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Annexe 3
Exemple de rsolution sous forme dextrait de procs-verbal
EXTRAIT du procs-verbal de la trente-cinquime runion (ordinaire) du Comit de gestion du Service-conseil de la Garderie de lUniversit du Qubec Montral, tenue le lundi 2 mai 1994, la salle Pierre J. Jeanniot (D-5500) du pavillon Athanase-David, Montral.

Projets de financement RSOLUTION 94-CG-129 ATTENDU le document intitul Projets de financement , dpos en annexe CG-35-4.1 ; ATTENDU la prsentation de ce document par madame Cline Godin ; ATTENDU les discussions tenues en sance ; Sur proposition de M. Pierre Allaire, appuye par Mme Gabrielle Joly ; IL EST PROPOS QUE le Comit de gestion : 1- APPROUVE la mise en uvre des projets spciaux numros 1 et 3, tels que dcrits au document Projets de financement , en annexe CG-35-4.1 ; 2- DEMANDE quun rapport lui soit prsent sur le lancement des projets, sa runion de janvier 1995. ADOPTE LA MAJORIT POUR : 4 CONTRE : 1 ABSTENTION : 1 Copie conforme : Le 2 mai 1994

Esther Beauregard Secrtaire

Comit de gestion 94.05.02

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Annexe 4
Exemple de procs-verbal
UNIVERSIT DU QUBEC MONTRAL SERVICE-CONSEIL DE LA GARDERIE PROCS-VERBAL de la trente-cinquime runion (ordinaire) du Comit de gestion du Service-conseil de la Garderie de lUniversit du Qubec Montral, tenue le lundi 2 mai 1994, la salle Pierre J. Jeanniot (D-5500) du pavillon Athanase-David, Montral.

taient prsents : MM. Pierre Allaire Nick Carmosino Normand Desprs Mme Gabrielle Joly M. tienne Roy Directeur de la Garderie Reprsentant des parents Comptable, Desprs-Brault inc. ducatrice Animateur Reprsentante des parents

Mme Lucie Thibodeau taient absents : M. Jean Boisvert *

Conseiller, Services communautaires UQAM

Mme Isabelle mard * Observatrice : Mme Agathe Khouri

Animatrice

Administratrice, Garderie Soleil-Levant

Invite : Mme Cline Godin Conseillre en marketing, Ttrault inc. Secrtaire : Mme Esther Beauregard Adjointe au directeur de la Garderie * Absence motive

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CG-35-2 Les membres prsents louverture de la sance formant quorum, lassemble est dclare rgulirement constitue. Monsieur Pierre Allaire prside lassemble et Mme Esther Beauregard agit titre de secrtaire dassemble.

1. Ordre du jour Les membres reoivent en sance le projet de rpartition des enveloppes de fonctionnement et dinvestissement (annexe CG-35-4.2). Sur proposition de Mme Gabrielle Joly, appuye par M. tienne Roy, lordre du jour est adopt tel que produit en annexe 1. 2. Procs-verbal de la 34e runion 2.1 Adoption Le texte du procs-verbal est corrig de la manire suivante : en page 3, au second paragraphe, la septime ligne, lire : () runion reporte, compte tenu dun conflit dhoraire. Sur proposition de M. Nick Carmosino, appuye par Mme Lucie Thibodeau, le procs-verbal de la 34e runion, tenue le 21 fvrier 1994, est adopt tel que modifi. 2.2 Affaires en dcoulant Tel que convenu, les parents ont t convis une rencontre dinformation sur les changements apports au Rglement interne de la Garderie. Cette information a galement fait lobjet dun envoi postal. 3. Priode dinformation En rponse une question ce propos, il est prcis que lon tudie prsentement les rsultats de lappel doffres pour le choix dun traiteur. Une recommandation sera prsente la prochaine runion du Conseil dadministration.

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CG-35-3 4. Projet de budget pour 1994-1995 4.1 Projets de financement - annexe CG-35-4.1 Lassemble est invite poursuivre la discussion amorce lors de la dernire runion, sur les projets de financement. Mme Cline Godin prsente les trois hypothses de projets spciaux, pages 8 14, relatifs une opration de leve de fonds. la suite de cet expos, lassemble convient de ne pas retenir la seconde hypothse. Certains membres favorisent le premier projet parce quil est ralisable trs court terme. Dautres membres privilgient la troisime option car les activits suggres leur semblent plus pertinentes que dans lautre cas. Le prsident souligne que ces deux projets pourraient tre mis en uvre simultanment puisquils permettraient latteinte dobjectifs complmentaires. Il fait une proposition en ce sens qui est dment appuye. Le vote est demand. Rsultat du vote : pour : 4, contre : 1, abstention : 0. La rsolution suivante est adopte la majorit : RSOLUTION 94-CG-129 Sur proposition de M. Pierre Allaire, appuye par Mme Gabrielle Joly ; IL EST PROPOS QUE le Comit de gestion : 1- APPROUVE la mise en uvre des projets spciaux numros 1 et 3, tels que dcrits au document Projets de financement , en annexe CG-35-4.1 ;

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CG-35-4 RSOLUTION 94-CG-129 (suite) 2- DEMANDE quun rapport lui soit prsent sur le lancement des projets, sa runion de janvier 1995. ADOPTE LA MAJORIT 4.2 Distribution des enveloppes de fonctionnement et dinvestissement - annexe CG-35-4.2 Invit prsenter le document, M. Desprs explique la situation financire et commente le projet de distribution des enveloppes pour la prochaine anne. M. Desprs est flicit pour la qualit du dossier ltude. Les membres font part de leur satisfaction lgard du projet de rpartition budgtaire. Aprs quoi, la rsolution suivante est adopte lunanimit : RSOLUTION 94-CG-130 Sur proposition de Mme Lucie Thibodeau, appuye par M. Nick Carmosino : IL EST PROPOS QUE le Comit de gestion ADOPTE la distribution des enveloppes budgtaires de fonctionnement et dinvestissement pour lanne financire 1994-1995, telle que dcrite lannexe CG-35-4.2. ADOPTE LUNANIMIT

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CG-35-5 5. Divers Les membres ont reu, titre dinformation, lannuaire des personnes-ressources (annexe D-1). 6. Leve de la sance Lordre du jour tant puis, la sance est leve 11 heures 15 minutes. 7. Dpt de document 7.1 Annuaire des personnes-ressources, 22 avril 1994

LA SECRTAIRE DASSEMBLE

CONFIRM LASSEMBLE DU _____________________ 1994.

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OUVRAGES DE RFRENCE
Le procs-verbal, un outil de travail efficace, Daniel Boisvert, Les ditions Agence dARC inc., Montral.

Vous trouverez des indications sur la diffrence entre un procsverbal et un compte-rendu dans louvrage suivant : Le guide du savoir-crire, Jean-Paul Simard, Les ditions Ville-Marie et les ditions de lHomme, Montral.

Pour des informations compltes sur les caractristiques du style indirect, voir : les articles 2568, 2582 et 2588, ainsi que le chapitre sur les propositions subordonnes et substantives dans Le bon usage, Maurice Grevisse, ditions Duculot, Paris-Gembloux (11e dition, 1980).

Vous trouverez des informations dtailles sur les procdures des assembles dlibrantes dans louvrage suivant : Bourinot : Rgles de procdure, J. Gordon Dubroy, Les ditions La Presse, Montral.

Les procdures adoptes par rglementation lUQAM se trouvent dans le document suivant : Procdure de dlibrations des instances, Annexe 1du Rglement numro 2 de rgie interne, Universit du Qubec Montral.

Distribution: Secrtariat gnral Universit du Qubec Montral Case postale 8888, succursale Centre-Ville Montral (Qubec) H3C 3P8

Service des communications (2006) 8234 Conception graphique: Alain Mongeau Infographie: Andr Gerbeau

GUIDE DE RDACTION DES PROCS-VERBAUX Le Guide de rdaction des procs-verbaux a t labor par le Secrtariat gnral de l'Universit du Qubec Montral. Il prsente, de faon logique, le cycle complet du travail raliser pour prparer un dossier de runion, prendre note des discussions et rdiger un procs-verbal. En plus d'tre simple et facile consulter, cet ouvrage contient des exemples illustrant les mthodes suggres. Bien qu'il ait t conu pour les personnels de l'Universit qui ont rdiger des comptes rendus, ce guide peut tre utile galement d'autres organismes, publics ou privs, proccups par la mme question. Ils y trouveront de prcieux conseils et des mthodes faciles utiliser.

5-8 * CG 3