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Conception dun systme dinformation


Lune des tches essentielles de tout chef dentreprise moderne est la planification des activits de sa firme court et moyen terme. Il doit dfinir ses objectifs, contrler sans cesse les moyens mis en uvre et la route suivie, les adopter en fonction des lments conomiques externes ou internes. Pour prendre ces dcisions vitales lentreprise et mesurer leur impact, le gestionnaire utilise une comptabilit analytique. Mais, cette dernire ne dispose bien souvent que des donnes primes et dinstrument peu facile manier avec prcision et rapidit. Cest la raison pour laquelle loutil de gestion dont elle a besoin est un bon systme dinformation de gestion. Section 1 : Dfinition et principales fonctions du systme dinformation

1. Dfinition du systme dinformation :

Pour mieux comprendre ce quest un systme dinformation, il faut tout dabord dfinir le mot systme.

Un systme est une intgration dlments ayant pour but latteinte dun objectif. Les systmes sont gnralement ouverts, cest--dire quils interagissent avec leur environnement. Cest aussi, une distribution dun ensemble dobjets de connaissance selon un ordre qui en rend ltude plus facile. Un systme est tabli partir des diffrentes entres, qui feront lobjet dun traitement, pour au final gnrer le rsultat voulu, ce qui est reprsent dans le schma suivant. Schma n04 : Concept gnral dun systme 1.1. Les systmes de la comptabilit analytique : Selon les rapports qui existent entre la comptabilit gnrale et la comptabilit analytique, on distingue deux systmes de comptabilit analytique : a) Comptabilit analytique intgre : - Par intgre, il faut entendre intgre la comptabilit gnrale. Elle peut se faire deux niveaux selon limportance de lentreprise : - Pour les petites entreprises, ou bien lorsquil nest fabriqu quune seule famille de produits dont la ralisation est peu complexe, on affecte simultanment les charges et les produits en comptabilit gnrale et en comptabilit analytique. Ce systme permet de tenir les stocks, mais il rend complexe la dtermination du rsultat analytique. - Dans les entreprises plus importantes tel que SONATRACH, laffectation est galement simultane, mais au moyen de codes daffectation diffrents. Ces codes daffectation permettent ltablissement des cots suivant plusieurs critres : situation gographique, clients, produits b) Systme comptabilit analytique autonome : Dans ce systme, en gnral plus souple, plus performant mais plus lourd, le passage de la comptabilit gnrale la comptabilit analytique sopre par lintermdiaire de comptes rflchis (compte n90, voir annexes). Le plan comptable prcise que ces comptes permettent dassurer le contrle de concordance entre les deux comptabilits. 1.2. Caractristiques de linformation : La prise dune bonne dcision est lie aux bonnes informations. Ces dernires sont caractrises par : - La prcision : La prcision peut tre souvent obtenue au dtriment de la rapidit. Elle peut tre autant prcise que possible si les besoins ont t exactement dfinit. Par exemple, prciser ce quon veut obtenir comme information (le nombre dheures de travail, de stagiaires, les contrats temporaires) ou par exemple, quel moment on veut lobtenir (fin du mois, par trimestre) - Lutilit et llasticit - Fiabilit : Pour tre fiable, une information doit tre prcise le plus prs possible de llment qui la gnre. Il est important galement de sapprovisionner toujours de la mme source afin dliminer les diffrences dapprciation des faiseurs de donnes.
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- Rapidit : Le gestionnaire besoin dtre inform rapidement, car il devra rectifier le tir ds que possible, sil veut esprer une certaine efficacit. Une dcision prise trop tard peut tre prise contretemps et avoir leffet inverse de celui espr. - Cot : Ce sera la rsultante des caractristiques prcdentes. Car une information prcise, fiable et rapide cotera cher. Une information inutile sera toujours trop chre. Il convient donc, de faire le choix qui sera le meilleur compromis entre prcision, fiabilit et rapidit daccs. Un systme dinformation, pour sa part, est un ensemble de sous -systmes qui retrace, collecte, traite, analyse, emmagasine et distribue linformation de manire faciliter la prise de dcisions et de trouver les solutions appropries au bon moment aux problmes de la comptabilit analytique. Cest aussi un ensemble finalis dtats, de dlais et de procdures auquel une entit doit se conformer pour rendre compte aux organes chargs du contrle ou du suivi des ralisations. Un tel systme ne doit pas tre trop complexe, trop sophistiqu, mais pratique, prcis, rapide dans sa comprhension et son utilisation et, surtout, il doit tre tourn directement vers laction. Schma n05 : Couplage du systme dinformation avec le systme de pilotage et le systme oprant Le systme dinformation permet le couplage entre le systme de pilotage qui reprsente les membres de la direction comptabilit analytique et le systme oprant reprsent par les membres excutifs comme le montre le schma suivant. Prsentement, le systme dinformation utilise trs souvent linformatique pour remplir adquatement son rle, en transformant les donnes ltat brut en information utiles pour les dirigeants. 2. Les principales fonctions du systme dinformation : Le systme dinformation excute une multitude de fonctions et de missions qui peuvent tre rparties sur cinq fonctions principales : 2.1. Assemblage des donnes : La fonction initiale du systme dinformation est dassembler les donnes, ceci comporte plusieurs tapes. Avant de raliser cette mission, il est ncessaire de rpondre aux questions suivantes : -Quelles sont les donnes qui doivent tre assembles ou collectes et quelles sont celles liminer ou carter ? -Combien est le nombre de donnes en relation avec cette opration ? -Qui est charger dassembler ou de collecter les donnes ? Aprs accomplissement de ces tapes initiales, on commence excuter les activits suivantes :

- Lenregistrement des donnes - La codification des donnes : en utilisant un ensemble de codes pour abrogation - Classification des donnes : la division des donnes en groupes similaires selon des critres communs. - La technique des donnes : Il faut sassurer de la fiabilit et lauthenticit des donnes. - Transfert des donnes : dun milieu denregistrement un autre milieu, sans changer la nature des donnes. 2.2. Traitement des donnes : Aprs assemblage, les donnes sont prtes pour le traitement, afin de les transformes en informations acceptables, cela aprs : - Le dpouillement des donnes (par exemple pour les ventes, il seffectue selon le type de produit ou de client). - Calcul des donnes, par exemple, par la multiplication du taux de commission par la valeur des produits vendus pour chaque dlgu, ensuite les additionner pour obtenir le total des commissions de la socit. - Comparaison des donnes : En analysant les donnes de vente selon les zones de vente et synthtiser les rsultats obtenus par les tapes prcdentes.

2.3. Production dinformation : Par llaboration des rapports et leur expdition.


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2.4. Gestion des donnes : Elle comporte trois activits principales : -Emmagasinage des donnes dans des dossiers -Entretien des donnes, en ajoutant ou en liminant des dossiers -Restitution des informations 2. 5. Contrle et scurit des donnes : Lors de laccomplissement des fonctions sus-indiques, certaines donnes pourraient tre gares, voles ou falsifies, en consquence, le systme dinformation se doit de protger et de scuriser lexactitude des donnes. Ce qui permettra de voir si le systme en question fonctionne suivant les mesures et rgles imposes. 3. Place de la comptabilit analytique dans le systme dinformation Le systme dinformation constitue une des bases de llaboration dune comptabilit analytique au sein dune entreprise, car il reprsente un des points essentiels pour une bonne gestion. Grce au schma suivant, il sera plus facile de dfinir, de comprendre et de dterminer limportance et la place du systme dinformation par rapport la comptabilit analytique et vis vers a. Schma n06 : Place de la comptabilit analytique dans le systme dinformation Section 2 : Conception dun systme dinformation : Jusqu prsent, jai examin les principes essentiels du systme dinformation, mais ce systme ne saurait tre exploitable sans une bonne mise en place. Pour cela mon tude dans ce chapitre, ce portera sur le montage et la conception de ce systme. 1. Principes fondamentaux relatifs la conception dun systme dinformation comptable : Afin datteindre les objectifs tracs, le concepteur de tout systme dinformation, doit prendre en charge un ensemble de principes fondamentaux, qui se composent de : 1.1. Principe de complmentarit et de liaison des actions de lentreprise et de ses divisions : Lentreprise est compose dun ensemble administratif et de divisions qui travaillent conjointement en vue de dfinir les objectifs tracs. Lchange dinformation, est le reflet de cette relation, ce qui la rend fondamentale. De ce fait, les informations sont considres comme matire de prise de dcision administrative. La russite dans le travail administratif, est lie notamment la fiabilit de cette matire, la mthode et la manire de son organisation, de son stockage et de son transfert au profit des centres utilisateurs. De l, on notera que parmi les principes de la conception du systme dinformation comptable, la complmentarit et lenchanement des oprations de lentreprise et de ses divisions est ncessaire, ceci signifie que la vision du concepteur du systme doit slargir pour contenir galement lorganigramme de l entreprise entire. Dans ce contexte, lobjectif recherch par la liaison et la complmentarit du systme comptabilit analytique avec lorganigramme, est de permettre les flux et la circulation qualitative et quantitative des rapports et les diffrentes donnes entre les divisions et les administrations de lentreprise. En conclusion, la globalit du systme comptable et son efficacit ne se concrtise que sur la base du principe de la complmentarit et de la liaison des actions de lorganisme et de ses divisions. Ainsi, le projet peut accueillir toutes les donnes demandes au temps voulu et au moindre cot. 1.2. Le principe denregistrement unique des donnes et des pices comptables Le principe denregistrement unique des donnes et des pices comptables est considr comme lun des plus importants principes que le concepteur du systme sengage prendre en charge, pour lobtention des donnes comptable bases sur les critres de la prcision, de la rapidit et du moindre cot. Les oprations financires, sont enregistres sur plusieurs registres avec des mthodes diffrentes sur la base de la pice comptable originale, ce qui permettra de diminuer lventualit derreur, contrairement, si lenregistrement est effectu pour la seule pice comptable plusieurs fois. Quant la rapidit dans llaboration des donnes comptables, le principe permet de raliser un meilleur temps, puisque lenregistrement des donnes ou des pices comptables une seule fois permettra un gain du temps et deffort fourni. Concernant le principe denregistrement des donnes une seule fois dans le domaine de sauvegarde des cots dapplication du systme, il parat clairement travers la non rptition du processus denregistrement plusieurs fois, qui
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entranera un gain en temps et en criture. 1.3. Le principe du contrle interne : Le contrle interne est considr comme lune des pierres angulaires du systme dinformation comptable. Il est dfini comme un plan organisationnel, ainsi que toutes les mthodes et mesures qui se concordent, que lentreprise adopte en vue de protger ses avoirs, de matriser les donnes comptables, daugmenter lefficience de la productivit et dencourager lengagement des politiques administratives planifies priori. On peut rsumer les objectifs du contrle interne comme suit :

- Consolidation des avoirs : Elle signifie la prservation de tout le patrimoine de lentreprise de toute perte qui pourrait se produire, descroquerie, derreur ou manant de malversations. La responsabilit est imputable entirement ladministration, en ce qui concerne la prservation et la consolidation de ce patrimoine. - Prcision, complmentarit et adquation des donnes comptables : Ce qui signifie que les informations doivent tre compltes et claires, tout en refltant, la situation relle de lentreprise avec sa mise disposition sous une forme adquate en temps voulu. - Engagement vis vis des politiques administratives : Les objectifs de lentreprise sont traduits en un ensemble de politiques, de plans et de mesures complmentaires qui touchent tous les aspects de lactivit de lentreprise. Leur ralisation dpendra de la parfaite excution. Dans ce cadre, ladministration tablit des circulaires destines aux excutants des diffrentes oprations et tous les niveaux de la hirarchie, afin de les informer de la situation et les objectifs atteindre. - Utilisation conomique et rationnelle des ressources : Il faut viter, tous les excs lors de lutilisation des ressources disponibles, ceci permettra de promouvoir lefficience de la productivit dans lemploi de ces ressources. La comptence signifie la concrtisation des objectifs requis avec un cot optimal, ce qui ncessite la mise en place des moyens qui contribuent la ralisation des objectifs assigns. Ces moyens sont : -La ncessit davoir un plan dorganisation parfait, ralisant la sparation entre les fonctions et les diffrentes responsabilits interne. -La ncessit davoir un systme constant pouvant dfinir les pouvoirs, responsabilits ainsi que la manire daccomplir lenregistrement des oprations, en vue dinstaurer un contrle comptable fiable et efficace. -La prsence deffectifs qualifis et comptents qui pourront raliser les missions et les responsabilits qui leurs incombent. -La cration dune division charge des travaux dvaluation, de mesure de lefficacit des mthodes et de rvision interne. Cette dernire, est lun des instruments et moyens fondamentaux pour la ralisation des systmes de contrle interne, car elle joue un rle primordial lors de la conception de tout systme dinformation comptable. 1.4. Analyse des cots et profits des mesures de contrle : La conception et la mise en uvre des mesures de contrle du systme, doivent tre lies un objectif bien dtermin, visant augmenter lefficience conomique de lorganisme. Ces mesures peuvent tre prises, dans le cas ou les profits induits par leur application, seront levs comparativement aux moyens mis en uvre. De ce fait, lapplication doit tre soumise lanalyse des cots et des profits ci-aprs : Dterminer les risques prvoir ou rsultants de linexistence de la mesure de contrle Dfinir les mesures ncessaires pouvant traiter les risques Mesurer et valuer les cots lis lapplication des mesures de contrle Comparer les cots et les profits issus de lapplication de cette mesure. Si les profits sont suprieurs par rapport aux cots, la mise en uvre est recommande Lopration danalyse et de perfectionnement des mesures de contrle, doit contenir une vue globale dune part, tous les objectifs des systmes dinformation comptable et de lautre, les objectifs dtaills des sous systmes. En fonction de cela, lengagement de lanalyse des mesures de contrle dterminera le mode opratoire que doit couvrir lesdites mesures et linfluence sur la ralisation de ces oprations. 2. Conception dun systme dinformation : La conception dun systme dinformation requiert beaucoup de soins puisquil va constituer la base sur laquelle repose tout le systme comptabilit analytique, elle doit cerner au plus prs la ralit de lentreprise afin de ne pas devenir un bel instrument abstrait et pour dobtenir ladhsion des responsables oprationnels. Il faut avoir conscience que tout ne pourra pas tre ralis en mme temps et avec le mme souci dexactitude et de prcision. Les mthodes de connaissances de linformation peuvent samliorer par la suite et il sera toujours temps de rviser les paramtres sujets discussion.
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2.1. Acquisition dune connaissance gnrale de lentreprise : Pour arriver bien connatre lentreprise on se doit de passer par les tapes suivantes : a) Visite de lentreprise : Cela afin de dterminer, dans une premire approche, les zones ncessitant un point de contrle et de dfinir le type dactivit de lentreprise et ces cas particuliers, pour tre en mesure de mettre en place les moyens de saisie et de dterminer les problmes cls, lors de la visite des diffrents services. Mais aussi, de connatre les divers documents administratifs utiliss par lentreprise. En permanence, lorganisateur doit avoir lesprit de souci de connatre le prix de lheure de fonctionnement dune machine, dun atelier, de lordinateur, de la visite dun reprsentant, du traitement dune commande

b) Etude de lorganigramme de lentreprise : On trouve trs souvent un dsquilibre entre les divers dpartements. Certains fournissent un organigramme trs dtaill allant jusqu lindividu, dautres laissent, au contraire, des groupes pouvant atteindre cent personnes dans des masses indivises. Dans chaque tablissement dune mme socit, peuvent exister des cellules de comptabilit analytique hirarchique lies au chef de ltablissement. Mais, seul un isolement de ces cellules permettra de calculer le cot total rel de la tenue dune comptabilit analytique et de juger lopportunit dune centralisation. Tout cela, amne redessiner lorganigramme, pour le rendre plus prcis et plus raliste. c) Choix des sections, des centres de responsabilit : Chaque section doit tre prise en charge par le vrai responsable des dpenses engages, qui lui seront imputes. En effet, il ne faut pas confondre centres de responsabilit et sections analytiques. Les premiers rsultent dune dlgation de pouvoir de dcision et ils peuvent tre dcoups en plusieurs sections sil assume plusieurs fonctions. Alors que, les sections analytiques sont dfinies par rapport aux fonctions analyser et ne peuvent en aucun cas tre cheval sur deux centres de responsabilit. d) Etablissement dun organigramme de production : Pour tablir ce document, la matrise du processus de fabrication est obligatoire. Laide du personnel attach aux services des mthodes peut tre trs bnfique, car il est mme de dtailler suffisamment les oprations et dassurer lexactitude des explications fournies. Le dcoupage doit tre judicieux afin dquilibrer les besoins de contrle de la production et les cots de saisie des temps de main duvre et des flux des matires premires. e) Choix des rubriques du Plan Comptable Analytique : Le Plan Comptable Analytique est un ensemble de directives et de procdures, ayant comme objectif de regrouper les charges et produits de lunit, pour parvenir un contrle de gestion normatif. Mais lapplication des mthodes proposes par le P.C.A nest pas obligatoire. Des adaptations restent possibles suivant la typologie et les caractristiques de chaque entreprise.(Voir annexes) 2.2. Choisir les sources dinformations de la comptabilit analytique : La comptabilit analytique dexploitation est alimente en donnes de sources diverses. Elles constituent de par leur contenu et de leur diversit le rservoir dinformation qui alimente la comptabilit analytique dexploitation. Les bases de donnes ncessaires lobtention des restitutions analytiques, au calcul des cots et des prix de revient llaboration des indicateurs de gestion, et la confection de tableaux de bord sont constitues par des donnes comptables et financires, des donnes quantitatives et des donnes suppltives. a) Les donnes comptables et financires : Les sources dinformations des donnes de base caractre financier sont constitues par : -Lenvironnement conomique de lentreprise -La comptabilit gnrale -Les budgets : Le systme budgtaire peut fournir la comptabilit analytique des donnes caractre prvisionnel ou standard, les informations budgtaires sont soit consolides (charges et produits, par machine), soit structures en cot standard par lments constitutifs du cot du produit et/ou la prestation. Les donnes quantitatives : Les sources dinformation des donnes quantitatives ncessaire la comptabilit analytique sont constitues par : Les bons de sorties du magasin, les consommations de matires premires et fournitures, les bons dentres en magasin, Les relevs de temps de travail, en distinguant les temps productifs, les improductifs et les absences
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b) Les donnes suppltives : Outre les donnes prcdentes, la comptabilit analytique tient compte dun certain nombre dlments suppltifs tels que la rmunration des capitaux propres ou la rmunration de lexploitant. 2. 3. Reclassement des informations : Le plan comptable analytique obt une structure qui permet la saisie des charges et produits au niveau des centres de cots devant dboucher la dtermination des prix de revient et des rsultats. 2. 4. Codification des informations : Lorsque la structure du plan de classification est complte, on lui applique gnralement une codification. Cette dernire peut tre de type alphabtique, de type numrique ou encore une combinaison des deux. La codification a pour but de simplifier la reprsentation de la classification. Pour quelle demeure oprationnelle, il convient de nommer un responsable pour grer chaque codification et pour attribuer les codes au fur et mesure des besoins, car il est beaucoup plus difficile de tenir jour une codification sans la dformer, que den dfinir les principes. 2. 5. Les supports de linformation : Afin dtre vhicule, transmise, consulte et conserve ; linformation doit tre fixe sur un support. Ds lors, on ne parlera plus dinformation, mais de documents . En comptabilit analytique, on a recourt aux diffrentes constatations et informations de la comptabilit gnrale. Mais pour aboutir une analyse plus fine et plus dtaille, elle se doit de crer ces propres documents de saisi comme le bon de travail utilis pour la saisie du temps de travail (document de pointage) et son affectation par produit (fiches daffectations) ou commande (voir annexes). 2. 6. Rpartition des charges sur les produits : Tout dabord, on doit dterminer les charges introduire (la masse affectable) dans le processus danalyse, par llimination des charges non incorporable et lajout des charges suppltives. Apres cela, on passe laffectation directe, qui consiste transfrer directement sans calculs intermdiaires, des charges directes sur un compte de cot final (produits, commandes...) Les lments qui ne peuvent pas tre affects faute de moyens de mesure, sont rpartis laide dune cls de rpartition fonde sur des relevs statistiques ou des raisonnements techniques et conomiques appropris. La rpartition se fait laide dun tableau selon des critres. 2. 7. Choisir les standards : Une gestion dynamique implique un choix de standards objectifs . Cest dire de standards qui requirent lamlioration de productivit rsultant soit de l'utilisation d'quipements plus performants, soit de lamlioration des mthodes de travail. Toutefois, il faut que les standards soient ralisables pour viter davoir la mauvaise surprise lors de la constatation dun cart ngatif entre les cots rels et les cots budgts, mais aussi pour ne par risquer de dmotiver et de dcourager les hommes responsables de leur ralisation. Pour cela, la dtermination des standards par lutilisation des mthodes suivantes : - Lextrapolation des normes atteintes au cours des annes prcdentes - La dtermination par le service des mthodes de normes thoriques - Lanalyse du prsent partir dun chantillon de documents tels que les bons de livraison, les bons de commande - Le choix dun standard estim1. La mise en place de tout systme de gestion peut provoquer des ractions ngatives, des refus de la part des responsables, car presque toujours elle remet en cause lorganisation existante et ncessite une redistribution des tches. Le mcanisme du traitement de linformation conduit une rduction sensible du personnel dexcution et les liens hirarchiques de ce personnel sont presque toujours revoir. Le dcoupage de lentreprise en sections puis en les regroupant en fonctions entrane invitablement le remodelage de lorganigramme. Un bon systme dinformation est une des conditions essentielles la direction par objectifs et la dlgation. Pas de dcentralisation possible sans collecte et analyse des ralisations, sans comparaison de celles-ci avec les standards, les programmes et le budget. Toutes ces tapes, aident amliorer la prise de dcision en la rendant plus efficace et plus pointilleuse.

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