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INSTITUTO TECNOLOGICO DEL ISTMO

4.3: REGISTROS ELECTRONICOS

REGISTROS ELECTRONICOS
Anteriormente ,las operaciones de la empresa se llevaban a cabo manualmente (en la actualidad todava se utiliza), pero actualmente este mtodo de registro fue superado en forma sorprendente por los cambios tecnolgicos. Podemos decir que el mtodo electrnico es un mtodo de registro directo y simultaneo que agiliza el proceso del registro de las operaciones y la presentacin de la informacin mediante el empleo de mquinas. Se dice que un mtodo es de registro directo cuando las operaciones registradas quedan impresas directamente en el papel, lo cual facilita su observacin directa. O sea que en una hoja de papel denominada libro diario se anotan en forma directa las transacciones realizadas por la entidad. En una hoja de papel denominada libro mayor se anotan directamente las operaciones realizadas obteniendo tambin de manera directa en el papel los movimientos y los saldos de cada cuenta, y del mismo modo los movimientos de registros auxiliares se registran directamente en tales hojas.

Desde luego, algunos mtodos electronicos no fueron de registro directo, ya que los registros o la informacin no se apreciaban directamente en el papel, sino que se almacenaban en la memora de las maquinas. Cuando se dice que eran mtodos de registro simultaneo, se refiere a que dada la configuracin de las maquinas solo bastaba hacer un registro y la propia maquina se encargaba de efectuar el pase al diario, al mayor y a los auxiliares, con el consiguiente beneficio de ahorro de tiempo y esfuerzo del personal encargado del registro, y desde luego el ahorro representado en costos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS
La rapidez con que se registran las operaciones y se obtiene la informacin.

DESVENTAJAS
El costo de los programas

REGISTRO ELECTRONICO

Permite registrar volmenes mayores de transacciones. Facilita la divisin del trabajo.

La proteccin contra errores y reduccin de estos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS
Es el mtodo mas usado, ya que representa un menor costo para los negocios

DESVENTAJAS
Cuando el nmero de operaciones realizadas por la empresa crece de modo considerable, estos mtodos no resultan tan veloces como se desea.
Se pueden llegar a cometer errores.

REGISTRO MANUAL

DISPOSICIONES LEGALES
El artculo 27 del Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin seala: los contribuyentes, para cumplir con los dispuesto en el artculo anterior, podrn usar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrnico, siempre que se cumpla con los requisitos que para cada caso se establece en este Reglamento El prrafo segundo del artculo 28 del referido reglamento establece que:

Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecnico o elctrico, las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor, podrn encuadernarse y foliarse consecutivamente; dicha encuadernacin podr hacerse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, el domicilio fiscal y la clave del registro federal de contribuyentes.

PROGRAMAS DE CONTABILIDAD
Normalmente, los programas para llevar la contabilidad son comercializados en mdulos independientes, cada uno de estos mdulos est destinado a controlar una seccin especfica de la contabilidad; por ejemplo, paquetes para diario general, mayor general, auxiliares, plizas, estados financieros; otros para cuentas por cobrar y cuentas por pagar; otros ms para inventarios o nominas, etc., dispone tambin de otros mdulos para actividades o funciones especificas tales como facturacin, produccin, ordenes de produccin, control de activos fijos y otros usos administrativos. Los paquetes de contabilidad, cualquiera que sea la marca, son muy fciles de usar, ya que todos ellos proporcionan paso a paso las instrucciones necesarias para su uso, mediante un men principal y una serie de mens que guan al usuario en el uso adecuado de tales paquetes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS PROGRAMAS CONTABLES


Unas de las principales ventajas del mtodo electrnico son: La velocidad para registrar, procesar y obtener la informacin financiera, requerimientos indispensables en la poca actual para una adecuada y sobre todo oportuna toma de decisiones.

En la actualidad el uso de esta herramienta es cotidiana desde los estudios de primaria, lo que aunado a la sencillez con que se ha sido diseada la paquetera, confiere a los mtodos de registro electrnico un papel preponderante en las prcticas de contabilidad financiera de la actualidad. Podemos considerar como desventaja para algunas pequeas empresas: El costo del hardware y del software, e igualmente, la posibilidad de que el equipo y los programas quedan obsoletos si no se adquieren vistas a la expansin.