Paso 1 CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos en:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2

DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

DOCUMENTO DE APOYO

Documento de apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y segn las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

PASO 2 Elaboracin de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin.

Separador de Series
SERIE DEPENDENCIA

10210101.05 Acuerdos

Separador de Subseries
SERIE
DEPENDENCI A SUBSERIE

Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo Directivo

Paso 3 Clasificacin Documental Series y Subseries Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

Noviembre 18
Octubre 25 Junio 02 Febrero 15 Enero 22
Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

5
4

3 2

Respetado Doctor

Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0

Carpeta No.__________ SECRETARIA GENERAL INFORMES Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155

PASO 4
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de produccin o de trmite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Acta 6 Agosto 8 de 2000

Acta 5 Junio 25 de 2000

Acta 4 Abril 21 de 2000
Acta 3 Mayo 15 de 2000 Acta 2 Marzo 15 de 2000 Acta 1 Enero 20 de 2000

Actas del Comit de Compras

Paso 5 Identificacin de cada Unidad

Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades documentales as:

Cdigo de la Oficina Cdigo de la Serie Cdigo de la Subserie Nombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar mximo 200 folios. Si se requiere ms de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificndola con la informacin sealada, anexndole el nmero de orden de la carpeta.

Cdigo de Serie
Asunto especfico

Cdigo Subserie

101.05.01
ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO

Paso 6:

Ordenacin

Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin. Los sistemas pueden ser: Alfabtico, Numrico, Cronolgico, Geogrfico entre otros (se pueden combinar)

52.894.456 51.111.412 49.698.323 49.695.123 41.694.906 98.495.783

2003 2002 2001 2000 1999 1998

Historias Laborales

Informes de Gestin

Paso 7: Depuracin
Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como: Duplicados Constancias

Paso 8: Foliacin
Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente.

Enero 20 de 2001 Octubre 2 de 2000 Marzo 12 de 2000 Enero 24 de 2000 Enero 20 de 2000 Enero 20 de 2000

6 5 4 3

Junio 20 de 2000 Mayo 20 de 2000 Abrril 20 de 2000 Marzo 20 de 2000 Febrero 20 de 2000 Enero 20 de 2000

6 5 4 3

2 1

Historias Laboral 43.528.597

Informes de Gestin Anual 2004

Paso 9:

Ubicacin Fsica

Ubique fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retencin Documental

Ubicacin Fsica
Unidades Separador de Subserie
Conciliacin Bancaria marzo
Boletn de Febrero

Boletn de Enero
45.05 Informes Contables

Marzo Unidades Febrero Enero 45.25 Informes Financieros

Separador de Subserie

45
A1 G1

INFORMES

Separador de Serie

Paso 10:

Identificacin de Archivadores
A

Identifique alfanumricament e cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientes
Ir a paso 15

A1G1

C
H I V A D O G

A1G2

A V E

A1G3

T A

Paso 11

Clasificacin Documentos de Apoyo

Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecern algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carcter general sirven nicamente de soporte a la gestin de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central. Se organizan con base al Sistema de Clasificacin de Documentos de Apoyo y despus de cumplir su funcin el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislacin Archivstica.

PASO 12: ELABORACIN

DE

SEPARADORES

Elaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior

Cdigo Documento de
Apoyo

Cdigo Subdivisin

2.12.2
Asunto Especfico

RESOLUCIONES (Copias)

Paso 13. Ubicacin Fsica: Documentos de Apoyo

2.9 MANUAL DE FUNCIONES

Carpetas Separador de Subdivisin Carpetas

2.6 INFORMES

2.8 LISTADOS

2.7 INVENTARIO

.2.6.103 Informe Jurdica 2.6.102 Informe Archivo

2.5 FORMATOS 2.4 EVENTOS

2.1 ACTAS

2.2 DIRECTORIOS

Carpeta

A1 G1

Documentos de Apoyo

PASO 14. ELIMINACIN DOCUMENTOS DE APOYO

Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia

Diligenciar Formato Eliminacin en Archivo de Gestin.

Paso 15: Inventario Documental

Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato nico de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.