Aplikasi Penjadwalan BOC/BOD Visit

Aplikasi Penjadwalan BOC/BOD Visit merupakan agenda online yang digunakan sebagai alat bantu untuk menjadwalkan, persiapan, dan koordinasi antara Segmen, Marketing DIVES, Sekdiv, Subdit Enterprise, dan Sekdit EWS. Dan fitur yang paling penting dari aplikasi ini adalah input dan reporting dari tindak lanjut pelaksanaan BOC/BOD Visit. Dimana user yang ada adalah:
a. Segmen

b. c. d. e.

Government (gov). Mining and Construction (mnc). Finance and Banking (fnb). Manufacturing (mfg). Trade dan Industrial Park (tip). Trading and Service (tns). Marketing (mkt). Sekdiv (sekdiv). Subdit Enterprise (subdit). Sekdit EWS (sekdit)

A. Halaman Utama
1. Halaman tampilan jadwal rencana BOC/BOD Visit
(owner : All) (otoritas: All ) Merupakan halaman yang menampilkan semua jadwal BOC/BOD Visit, baik yang bersifat Bottom Up maupun Top Down. Apabila kegiatan BOC/BOD Visit telah dilaksanakan/lewat tanggalnya dari tanggal sekarang , maka secara otomatis akan hilang dari halaman ini. Halaman ini ditampilkan tiap bulan untuk setiap tabelnya, adapun contoh tampilan halaman ini adalah sebagai berikut:

Bulan Mei 2009 A.Bottom Up

No . 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victor H Status Not OK

B.Top Down
No . 1 Tanggal 7 Mei 2009 Corporate Customer DEPHAN TNI Segme n GOV Waktu 10.00 12.00 Nama AM Puguh

Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit

Pada saat klik nama Corporate Customer , maka field-field yang ditampilkan adalah: a. Nomor. b. Tanggal. c. Nama Corporate Customer. d. Segmen. e. Waktu. f. Tempat. g. Agenda. h. Tujuan. i. Nama AM. j. Nomor kontak AM. k. Peserta. l. Dress Code. m. Souvenir. n. Status. o. Keterangan Persiapan.

B. Bottom Up
1. Halaman input rencana jadwal BOC/BOD Visit
(owner : Sekdiv) (otoritas: Sekdiv ) Merupakan halaman yang digunakan untuk input rencana BOC/BOD Visit yang dilakukan oleh SEKDIV. Jadwal yang diinputkan pada awal tahun dan akan dilakukan evaluasi setiap 1 bulan sekali. Adapun field-field yang harus diisikan adalah: a. Tanggal. b. Waktu. c. Nama Corporate Customer. d. Segmen. e. Nama AM. f. Nomor kontak AM. g. Tempat. h. Agenda. i. Tujuan. j. Peserta. k. Dress Code. l. Souvenir.

2. Halaman tampilan jadwal BOC/BOD Visit untuk edit/del/cancel.

(owner : SEKDIV untuk semua dan Segmen untuk edit) (otoritas: Sekdiv, Segmen ) Status user yang melakukan eksekusi harus di- record (ditampilkan). Merupakan halaman yang digunakan untuk melakukan edit/del/cancel dari agenda BOC/BOD Visit yang telah diinputkan ke dalam aplikasi. Untuk status Cancel dapat digunakan untuk agenda baru dengan status reschedule dan dapat diajukan lagi hanya oleh segmen. Apabila terjadi cancel jadwal Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit

BOC/BOD Visit, maka SEKDIV harus menginputkan alasan dan jadwal tersebut masuk ke halaman khusus yang disebut halaman Pembatalan Jadwal BOC/BOD Visit. Adapun tampilan halaman ini adalah sebagai berikut: a. Tampilan untuk SEKDIV

Bulan Mei 2009

N o. 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victor H edit/del/can cel

b. Tampilan untuk Segmen

Bulan Mei 2009

No . 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victor H edit

3. Halaman persetujuan/pembatalan jadwal

(owner : Sekdit) (otoritas: Sekdit )

Merupakan halaman yang digunakan untuk melakukan persetujuan maupun pembatalan rencana BOC/BOD Visit, hal ini dilakukan oleh Sekdit EWS. Sekdit EWS memilih 1 dari 3 pilihan untuk pemberian status kepada suatu rencana jadwal BOC/BOD Visit, adapun pilihan tersebut adalah: a. Not OK b. OK (oleh Dir EWS). c. OK (oleh Direktur lain).

Bulan Mei 2009

No . 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victor H

Pada saat klik nama Corporate Customer, maka akan muncul pilihan sebagai berikut: a. Not OK b. OK (oleh Dir EWS). c. OK (oleh Direktur lain). Dimana untuk pilihan a harus diberikan keterangan alasannya, sedangkan untuk pilihan c diberikan keterang an mengenai Direktur lain yang akan melaksanakan kegiatan BOC/BOD Visit dimaksud.

4. Halaman input persiapan BOC/BOD Visit

(owner : Segmen) (otoritas : Segmen/SEKDIV/Subdit/Sekdit)

Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit

Merupakan halaman yang digunakan untuk koordinasi dalam rangka melakukan persiapan pelaksanaan BOC/BOD Visit. Keterangan yang diinputkan merupakan komentar-komentar yang diisikan oleh SEKDIV, Subdit Enterprise, maupun Sekdit EWS. Input komentar dilakukan dengan mengklik nama Corporate Customer.

C. Top Down
1. Halaman input jadwal BOC/BOD Visit
(owner : Sekdit) (otoritas : Sekdit) Merupakan halaman yang digunakan untuk input rencana BOC/BOD Visit yang dilakukan oleh Sekdit. Adapun field-field yang harus diisikan adalah: a. Tanggal. b. Waktu. c. Nama Corporate Customer. d. Tempat. e. Agenda. f. Tujuan. g. Peserta. h. Dress Code.

2. Halaman tampilan jadwal BOC/BOD Visit untuk edit/delete

(owner : Sekdit) (otoritas : Sekdit) Merupakan halaman yang digunakan untuk melakukan edit/delete dari agenda BOC/BOD Visit yang telah diinputkan ke dalam aplikasi. Adapun tampilan halaman ini adalah sebagai berikut:

Bulan Mei 2009

N o. 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victot H

edit/del ete

3. Halaman tampilan jadwal BOC/BOD Visit untuk edit kelengkapan data

(owner : Segmen) (otoritas : Segmen/SEKDIV)

Merupakan halaman yang digunakan untuk melakukan edit dari agenda BOC/BOD Visit yang telah diinputkan ke dalam aplikasi. Adapun tampilan halaman ini adalah sebagai berikut: Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit

Bulan Mei 2009

No . 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victot H edit

Adapun field-field yang bisa di-edit adalah: a. Waktu. b. Nama Corporate Customer. c. Segmen. d. Nama AM. e. Nomor kontak AM. f. Tempat. g. Agenda. h. Tujuan. i. Peserta. j. Dress Code. k. Souvenir.

4. Halaman input persiapan BOC/BOD Visit

(owner : Segmen/Sekdiv/Subdit/Sekdit) (otoritas : Segmen/SEKDIV/Subdit/Sekdit)

Merupakan halaman yang digunakan untuk koordinasi dalam rangka melakukan persiapan pelaksanaan. Keterangan yang diinputkan merupakan komentar-komentar yang diisikan oleh SEKDIV, Subdit Enterprise, maupun Sekdit EWS. Input komentar dilakukan dengan meng- klik nama Corporate Customer.

D. Laporan Tindak Lanjut BOC/BOD Visit

1. Halaman input tindak lanjut BOC/BOD Visit
(owner : Segmen) (otoritas : Segmen/SEKDIV) Merupakan halaman yang digunakan untuk melakukan input maupun attach file dari hasil pelaksanaan BOC/BOD Visit. File-file yang di-attach-kan antara lain: - Ucapan terima kasih kepada Corporate Customer. - Kesepakatan-kesepakatan.

Bulan Mei 2009

No . 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victor H Follow Up

Pada saat klik Follow Up , maka field-field yang ditambahkan adalah: a. File Ucapan terima kasih kepada Corporate Customer. b. File Kesepakatan-kesepakatan. c. Input progress tindak lanjut dari kesepakatan-kesepakatan. Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit

d. Pemberian status in progress atau closed.

2. Halaman tampilan hasil BOC/BOD Visit

(owner : All) (otoritas : All)

Merupakan halaman yang menampilkan semua hasil pelaksanaan BOC/BOD Visit. Halaman ini ditampilkan tiap bulan untuk setiap tabelnya, adapun contoh tampilan halaman ini adalah sebagai berikut:

Bulan Mei 2009

No . 1 Tanggal 16 Mei 2009 Corporate Customer Garuda Indonesia Segme n MNC Waktu 10.00 12.00 Nama AM Victot H Status In progres s

Pada saat klik nama Corporate Customer , maka field-field yang ditampilkan adalah: a. Nomor. b. Tanggal. c. Nama Corporate Customer. d. Segmen. e. Waktu. f. Tempat. g. Agenda. h. Tujuan. i. Nama AM. j. Nomor kontak AM. k. Peserta. l. Dress Code. m. Souvenir. n. Summary kesepakatan-kesepakatan. o. Tindak lanjut kesepakatan-kesepakatan. p. Status tindak lanjut. Pada halaman ini terdapat fasilitas untuk men- download hasil tindak lanjut dalam format MS Excel.

Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit

E. SMS Reminding
1. Persiapan statusnya: (OK/Not OK)
Pengiriman SMS ditujukan kepada 2 group, di mana pengiriman . Hal-hal yang perlu diingatkan via SMS merupakan pilihan dari beberapa item. Item-item yang menjadi hal yang perlu diingatkan adalah: a. MAPS. b. Pointer Sambutan. c. Run down kegiatan. d. Plakat. e. Souvenir. f. Draft MOU. g. Eksekutif Summary. h. Surat Ucapan Terima Kasih.

2. Tindak lanjut
Pengiriman SMS dilakukan berdasarkan jangka waktu kesepakatan. Hal-hal yang perlu diingatkan via SMS item kesepakatan-kesepatan adalah .

Aplikasi Penjadwalan BOC-BOD Visit