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Toda organizacin o empresa, para desarrollar su objeto, requiere un personal que ejecuten las diferentes actividades, todas estas

actividades se conocen con el nombre de funciones y constituyen el soporte tcnico que justifican y dan sentido a la existencia de los cargos en una organizacin. El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la misma. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en prdidas de tiempo sino tambin en la dilucin de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o de una misma seccin; el manual de funciones hace que los procesos en la organizacin sean medibles y cuantificables haciendo as que la empresa u organizacin sea ms productiva, rentable y eficiente. DEFINICIONES Manual de Funciones: Es un instrumento de informacin en el cual se describen en forma secuencial y cronolgica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Especficamente, el Manual de Organizacin, es la versin detallada de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la Organizacin. Funciones Bsicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades bsicas que describa adecuadamente los lmites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripcin de las funciones bsicas no se debe entrar en detalles, ya que esto se trata especficamente en el manual de procedimientos establecido para la empresa. Identificacin del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a la que pertenece, el nmero de cargos y el cargo de su jefe inmediato. Requisitos: Este punto de la descripcin del cargo, se describe cul seran los requisitos del perfil para cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripcin del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada seleccin de personal. Si bien es cierto que es muy difcil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil ptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante ms adecuado en el proceso de seleccin. (Estudios, Experiencia, Conocimientos)

Definicin de Poltica empresarial La poltica de una organizacin es una declaracin de principios generales que la empresa u organizacin se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices bsicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cmo realizar las actividades de la empresa. Una buena poltica no debe de ocupar ms de una o dos pginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las lneas generales que definen la filosofa de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislacin, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implantacin de sistemas de mejora continua, la definicin de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestin de los recursos, etc. Una vez creada la poltica, sta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestin Integral de la empresa. Adems, la poltica debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compaa. Por ejemplo, si en la poltica se habla del cumplimiento de la legislacin, el resto de los proce dimientos deben poner nfasis en que esto se cumple, de otro modo estaran incumpliendo ese principio marcado por la empresa. Tipos de Polticas Existen varios tipos de poltica en funcin de su alcance: - Polticas generales: Son polticas que alcanzan a toda la organizacin y marcan sus lneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de gua. Una buena poltica general deber ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboracin del resto de polticas departamentales y especficas. - Polticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las ms comunes son la Poltica de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Poltica Medioambiental donde se habla de ser responsable y minimizar el impacto ambiental y la Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales (PRL) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes. - Polticas especficas: Este ltimo tipo de polticas son reglas fijadas para actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos. Requisitos de una Poltica empresarial Existen varias normas que exigen tener una poltica de gestin que incluya una serie de aspectos. Entre ellas tenemos las siguientes: ISO 9001: Requisitos para el sistema de gestin de calidad La ISO 9001 exige incluir una poltica en el Manual de Gestin de Calidad de la organizacin que contemple los siguientes aspectos: - Compromiso de cumplir los requisitos legales y los compromisos fijados por la organizacin.

- Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad. Adems se dice que esta poltica debe ser adecuada al propsito de la organizacin y servir de marco de referencia para establecer y revisar objetivos de calidad. Por ltimo, esta debe ser comunicada y revisada peridicamente. ISO 14001: Requisitos para sistemas de gestin ambiental La norma ISO 14001 exige una poltica ambiental que contemple lo siguiente: - Cumplir requisitos legales y suscritos. - Mejora continua. - Prevencin de la contaminacin. La poltica debe ser adecuada al impacto ambiental de las actividades de la organizacin y servir de marco de referencia para establecer y revisar objetivos y metas ambientales. Esta poltica debe ser documentada e implementada, se comunicar y estar a disposicin del pblico. Nota: Las normas ISO son aplicables en todos los pases, aunque cada pas tiene su transcripcin propia. En el caso de Espaa, se llaman UNE EN ISO (UNE= Una Norma Espaola, EN= Norma Europea). A pesar de esto, todas las adaptaciones son iguales y compatibles entre s. La ISO 9001 dice lo mismo que la UNE-EN ISO 9001, y la ISO 14001 lo mismo que la UNE-EN ISO 14001. Polticas integradas En la puesta en prctica, hay muchas organizaciones que tienen implantadas conjuntamente la ISO9001, ISO14001 y otras normas. En este caso lo normal es tener un Sistema de Gestin Integrado donde se contemple todo en un mismo documento (el llamado Manual de Gestin Integrada). En estas situaciones se puede crear una poltica global que contemple todos los puntos anteriormente descritos y que d cumplimiento a todas las normas de una sola vez. Ejemplo de Poltica integrada Por ltimo, vamos a poner un ejemplo de poltica integrada para una empresa industrial ficticia que fabrica botellas y que ha creado una poltica a medida para cumplir las normas ISO9001 de calidad e ISO14001 de gestin ambiental. Esta poltica estara incluida en su Manual de Gestin Integrado: La empresa PDCA Fbrica de Botellas es una compaa dedicada a la produccin y distribucin de botellas de vidrio. Sus principios y compromisos se enumeran en los siguientes puntos: - PDCA Fbrica de Botellas se compromete a cumplir la normativa legal y los compromisos que ha fijado con sus clientes. - Las actividades de la compaa sern gestionadas por procesos, establecindose objetivos ambiciosos para los procesos clave que sern evaluados y actualizados con una periodicidad mnima anual.

- Se establecern sistemas adecuados para prevenir la contaminacin y gestionar los recursos de forma eficiente. - Se seguir una sistemtica de mejora continua que permita mejorar la forma de realizar y gestionar las actividades de la compaa para as aumentar su eficacia. Estos principios sern comunicados y seguidos por todo el personal. Adems esta poltica ser revisada peridicamente para adecuarla a la situacin actual de la compaa.

EJEMPLO DE MISIN Y VISIN DE UNA CONSTRUCTORA (AZUL CONSTRUCTORA)


MISIN Ser una empresa constructora innovadora aportando al desarrollo de la infraestructura en Mxico, comprometida con sus clientes y sus necesidades basndose en el trabajo de equipo con un grupo de profesionales en ejecucin de obras, para as lograr proyectos de calidad al beneficio de todos sus clientes. VISIN Ser una empresa constructora lder en el mercado, conocida por su gran desempeo y reconocida por su capacidad, calidad, seguridad y sobre todo cumplimiento. Ofreciendo soluciones ptimas a las necesidades de todos sus clientes.