BAB IV Studi Kasus Analisis System

Oleh: Devie Rosa Anamisa, S.Kom

Pokok Bahasan
Analisis situasi yang ada Studi kasus : PT. Pion Muda Surabaya

Tentang PT. Pion Muda

Didirikan pada tahun 1970 Bergerak dibidang produksi alat-alat elektronik Jumlah tenaga kerja saat ini : 250 orang Jumlah pelanggan : 2000 pelanggan Penjualan bersih tahun lalu : Rp. 950 juta Rata-rata order per hari : 200 order Produk yang dihasilkan : 250 jenis Bahan baku yang diperlukan ada 500 macam bahan baku Jumlah pemasok suku cadang : 150 pemasok

Latar Belakang adanya Proyek (1)

Tingkat penjualan dalam nilai rupiah dari tahun ke tahun meningkat Namun didapati adanya gejala permasalahan yaitu dalam 3 tahun terakhir tingkat pertumbuhan penjualan menurun dalam prosentase :
Kenaikan

penjualan tahun 2003 : 40% Kenaikan penjualan tahun 2004 : 30% Kenaikan penjualan tahun 2005 : 15%

Latar Belakang adanya Proyek (2)

Pihak manajemen puncak merencanakan pembuatan sistem informasi untuk mengatasi masalah yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian penjualan dan pemasaran tersebut. Pihak manajemen proyek meminta kita untuk mengembangkan sistem informasi pengendalian penjualan dan pemasaran (proyek sistem informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran)

Latar Belakang Adanya Proyek (3)

Sebenarnya ada beberapa proyek lain yang direncanakan oleh pihak manajemen selain proyek pengendalian penjualan dan pemasaran, yaitu:
Proyek

SI untuk pengendalian distribusi Proyek SI untuk pengendalian produksi Proyek SI untuk pengendalian keuangan Proyek SI untuk pengendalian persediaan

Struktur Organisasi PT. Pion Muda

Staff Perencanaan Sistem Manajer Sistem Informasi Komite Pengarah

Manajer Manajer Pengembangan Pengolahan Sistem Data Struktur organisasi suatu perusahaan PT. Pion Muda yang mempunyai : staff perencanaan sistem, komite pengarah, departemen pengembangan sistem, dan departemen pengolahan data. Fungsi dari masing-masing bagan adalah: a. Staff perencanaan sistem : untuk melakukan perencanaan sistem berdasarkan kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. b. Departemen pengembang : sebagai pengganti jika staff perencanaan sistem tidak ada dan untuk mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh planning staff. c. Departemen pengolah data : untuk mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh pengembang sistem. d. Komite pengarah : menentukan proyek yang akan dikembangkan.

Bagan Alir Formulir

Bagan Alir Formulir PT. Pion Muda
Langganan
Start Menerima Order langganan Order Langganan Order langganan Order penjualan Mempersiapkan order penjualan Catat dijurnal penjualan Kartu gudang Pengevaluasi an kredit File order Mengambil barang dan mencatat di kartu Order penjualan

Order Penjualan

Langganan

Billing

Gudang

Pengiriman

Mempersiapkan dokumen pengiriman

Jurnal Penjua lan Order Order penjualan penjualan

Order penjualan Faktur faktur Membuat ringkasan penjualan Ringkasan penjualan

Ditanda tangani langgan an

Faktur dan order penjualan diarsipkan untuk jatuh tempo

Faktur File langganan File faktur

Simpan dibuku besar

Buku Besar

Masalah yang ada

Pelanggan seringkali mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan barang yang dikirim sering tidak sesuai dengan yang dipesan. Banyak piutang tidak tertagih Pengendalian manajemen kurang efektif

Kebutuhan user (1)

Perlunya pengolahan data pelanggan, penjualan barang maupun data persediaan. Adanya laporan order pelanggan per minggu sehingga manajer dapat mengevaluasi banyaknya order yang dilakukan pelanggan tiap harinya. Adanya laporan back order sehingga manajer dapat mengevaluasi order langganan yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan tindakan perbaikan dimasa mendatang. Adanya informasi tentang status kredit langganan tertentu yang bisa didapatkan dengan cepat.

Kebutuhan User (2)

Adanya laporan penjualan berdasarkan pelanggan sehingga manajer dapat mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan order yang dilakukan oleh masingmasing pelanggan sehingga ia dapat menganalisa mengapa order yang dilakukan pelanggan menurun sehingga dapat dilakukan perbaikan untuk lebih meningkatkannya. Adanya laporan penjualan berdasarkan daerah sehingga manajer dapat mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan penjualan disuatu daerah sehingga ia dapat memberikan perhatian untuk daerah potensial yang tingkat penjualannya menurun serta dapat merencanakan penjualan untuk tahun-tahun mendatang.

Kebutuhan User (3)

Adanya laporan penjualan harian sehingga manajer dapat mengendalikan penjualan tiap harinya. Adanya laporan penjualan per barang agar manajer dapat mengevaluasi barang-barang mana saja yang paling diminati oleh konsumen begitu pula sebaliknya sehingga dapat dianalisis mengapa terjadi demikian.

Devisi / Departemen yang terlibat

Bagian order penjualan Bagian Kredit Bagian Billing Divisi Gudang Departemen Pengiriman

Contoh Rencana Penugasan Penelitian

Lampiran Penugasan Penelitian
Untuk Proyek : PT. Pion Muda Nomor Proyek : PP-AK-03-06 Sistem : Pengendalian Pemasaran Tahap : Survei Petugas Peneliti : Bpk. Salam Handoko
Tanggal 15-03-2006 Jam 09.00 Lokasi Pengiriman Kegiatan Penelitian Wawancara proses pembuatan dokumentasi pengiriman Observasi proses evaluasi kredit Observasi proses pembuatan faktur

Halaman : 01 dari 01 Tanggal : / / Dibuat : Disetujui :

Orang yang dihubungi Bpk. Maryono (staff) Ket

16-03-2007 17-03-2008

09.00 09.00

Bag.Kredit Billing

Bpk. Amronald (manajer Kredit) Ibu Siska (staff)

Evaluasi

Buat rencana survei bersama kelompok anda dengan studi kasus anda Dokumentasikan hasil survei anda dalam dokumen .doc untuk melengkapi tugas ke-1, dengan isi:

Latar belakang proyek Permasalahan yang ada Bagan alir formulir Kebutuhan User Identifikasi departemen yang terlibat Rencana penugasan Penelitian

Referensi
Founier, roger, practical guide to structured system development and maintenance. Hartono, jogiyanto, analisis dan desain, yogyakarta, andi offset, 2005.