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Perfectionnement Excel 2007

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Avertissement Ce document accompagne le cours qui a t conu spcialement pour les stagiaires des cours de Denis Belot. Le cours a t ralis en rponse aux diverses questions poses par les stagiaires. Le support de cours est conu dans le but de permettre de suivre la formation sans devoir prendre des notes. Le support de cours permet galement de refaire les exercices raliss durant la formation. Ce document ne constitue pas une rfrence utilisable sans le cours. Le cours est rgulirement adapt pour tenir compte des demand es et des volutions techniques, cest pourquoi le contenu peut tre diffrent chaque session de formation. Ce cours a t adapt pour tre ralis dans une dure rduite tout en prsentant un nombre important de fonctions. Les exemples fournis sont des exemples buts pdagogiques et ne constituent

pas des modles pour des cas rels en entreprises.


Si des anomalies ou des incohrences demeurent dans ce document, elles peuvent tre le rsultat dune faute de frappe, dune volution des techniques ou dune imprcision involontaire. Dans tous les cas nous vous remercions de bien vouloir nous signaler les ventuelles erreurs. Windows, Internet Explorer, Outlook Express, Word, Excel, Publisher, FrontPage, Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques cites ont t dposes par leur diteur respectif. La loi du 11 mars 1957 nautorise aux alinas 2 et 3 de larticle 41, dune part, que les copies ou reproductions strictement rserves lusage priv du copiste et non destines une utilisation collective , et, dautre part, que les analyses et les courtes citations dans un but dexemple et dillustration. Toute reprsentation ou reproduction intgrale ou partielle, faite sans le consentement de lauteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite (Alina 1er article 40). Toute reproduction ou reprsentation par quelque procd que ce soit, constituerait donc une contrefaon sanctionne par larticle 425 et suivant du Code Pnal. Usage dInternet : Nous avertissons nos stagiaires que, durant les cours les accs au rseau Internet sont enregistrs dans un historique conformment la lgislation. Les rponses ne vous sont donnes qu' titre indicatif. Sans un diagnostic prcis sur un matriel il peut tre difficile de cerner lorigine des problmes. Aussi nous ne pouvons en aucuns cas tre tenus pour responsable de problmes ou pannes survenant sur votre propre matriel.

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Table des matires


A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q. R. S. T. U. V. W. X. Y. Z. AA. BB. CC. DD. EE. FF. GG. HH. II. JJ. KK. LL. MM. NN. Introduction ............................................................................................................................................................... 4 Interface .................................................................................................................................................................... 5 Manipulations de base (rappels ou complments)...................................................................................................... 12 Les fentres ( lintrieur dExcel) ........................................................................................................................... 21 Recommandations ................................................................................................................................................... 22 Les feuilles .............................................................................................................................................................. 24 Format de cellule ..................................................................................................................................................... 28 Les cellules et les coordonnes ................................................................................................................................. 32 Nom de cellules ....................................................................................................................................................... 33 Les fonctions ........................................................................................................................................................... 36 Valeur cible ............................................................................................................................................................. 40 Tableaux Croiss dynamiques .................................................................................................................................. 41 Consolidation .......................................................................................................................................................... 46 Collage spcial ........................................................................................................................................................ 47 Figer les volets ........................................................................................................................................................ 49 Lignes et colonnes rpter (impression) ................................................................................................................. 50 Mise en page (divers)............................................................................................................................................... 51 Filtres...................................................................................................................................................................... 53 Option supplmentaires ........................................................................................................................................... 54 Rechercher remplacer .............................................................................................................................................. 56 Trier........................................................................................................................................................................ 57 Sous total ................................................................................................................................................................ 58 Validations .............................................................................................................................................................. 59 Protections .............................................................................................................................................................. 61 Modles .................................................................................................................................................................. 63 Formats conditionns ............................................................................................................................................... 64 Plan ........................................................................................................................................................................ 65 Dfinir une zone dimpression ................................................................................................................................. 66 Faire un planning..................................................................................................................................................... 67 Dfinir des graphiques ............................................................................................................................................. 68 Convertir des fichiers............................................................................................................................................... 72 Supprimer les doublons dans une feuille ................................................................................................................... 75 Insrer une date dans un texte .................................................................................................................................. 76 Collage avec liaison ................................................................................................................................................. 77 Partage de fentres (fractionnement) ........................................................................................................................ 78 Autres possibilits ................................................................................................................................................... 79 Macro ..................................................................................................................................................................... 80 Annexe (options dExcel) ........................................................................................................................................ 81 Annexe (Formules matricielles et tables) .................................................................................................................. 82 Annexe (Solveur) .................................................................................................................................................... 83

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A. Introduction
Ce cours sadresse des utilisateurs souhaitant se perfectionner sur le logiciel Excel dans la version 2007. Ce cours a t conu en rponse aux questions poses par les adhrents. Ce cours est rgulirement adapt pour tenir compte des demandes et des volutions techniques. Il est important de prciser que ce cours ne traite pas exhaustivement de toutes les fonctions du logiciel Excel, mais prsente les fonctions, qui semblent les plus utiles dans le contexte dune entreprise individuelle. Ce cours a t adapt pour tre ralis dans une dure rduite tout en prsentant un nombre important de fonctions, aussi il sadresse des utilisateurs ayant dj une bonne pratique des fonctions courantes de linformatique et dExcel.

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B. Interface
1 - Principaux lments Bouton Microsoft Office Barre doutils accs rapide

Onglets

Ruban

Groupe

Commandes (courantes)

Lanceur de boite de dialogue (Plus doptions)

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2 - Bouton Microsoft Office 2007 Ce bouton regroupe les fonctions courantes denregistrement, dimpression et doptions. (Dans les anciennes versions, ces lments taient dans les Menu Fichiers et Menu Outils)

(Noter en particulier les Options Excel, qui regroupent tous les rglages, qui taient auparavant dans Menu Outils, Options.)

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3 - Le Ruban Le ruban regroupe lensemble des fonctions spcifiques du logiciel (Word dans cet exemple).

4 - Les Onglets Les Onglets regroupent chaque Groupe de commande.

5 - Les Groupes Chaque Groupe prsente les commandes courantes pour chacune des catgories. (Groupe Presse-papiers, Groupe Police)

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6 - Lanceur de boite de dialogue En dessous de chaque Groupe se trouve le lanceur de boite de dialogue qui prsentent lensemble des commandes et options, y compris celle qui sont moins courantes.

Lanceur

Bote de dialogue

Certaines boites de dialogue peuvent flottantes (ou palettes) en faisant un glisser dplacer :

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7 - Aperu instantan Si un texte est slectionn, laperu est immdiat durant les choix des c ommandes (Sans mme valider).

8 - Apparition des onglets spcifiques Pour les images et les dessins les onglets spcifiques apparaissent lorsque le dessin ou limage sont slectionns. Si une image est slectionne, longlet Format et longlet Outils Image apparaissent. Si un dessin est slectionn, longlet Format et longlet Outils Dessin apparaissent.

Ces onglets spcifiques disparaissent ds que llment nest plus slectionn.

9 - Mini barre doutils Cette mini barre doutils apparat ds quun texte est slectionn.

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10 - Barre doutils accs rapide Cette barre est personnalisable est permet dajouter les boutons que lon utilise couramment.

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Pour ajouter la barre daccs rapide : Clic droit sur un bouton

Pour supprimer de la barre daccs rapide : Clic droit sur le bouton

11 - Trouver les raccourcis Les raccourcis (quivalent des raccourcis Menu de Word 2003) apparaissent lorsque lon appuie sur la touche Alt. Voir galement la technique de Key Tips qui permet de choisir les Onglet, puis les options

Pour les raccourcis avec Ctrl ils apparaissent lorsque lon passe le curseur sur loption

Les raccourcis traditionnels (Control + X pour couper, par exemple) restent les mmes.

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12 - Modles De nombreux modles disponibles en ligne (sur Internet) directement depuis le bouton Nouveau

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C. Manipulations de base (rappels ou complments)


Pour lexemple ouvrir 0-exercices de manipulations 1 - But de la slection Pour Effacer, Pour Supprimer, Pour modifier les attributs du format (taille, police, couleur) Pour dplacer Pour insrer 2 - Slection de cellules : a ) Slection simple : Faire un clic sur la cellule. b ) Slection de plusieurs cellules contigus : Faire un clic avec maintien pour encadrer les diverses cellules choisies. c ) Slection de plusieurs cellules contigus (avec Majuscule) : Faire un clic sur la premire, appuyer sur la touche majuscule 1 en la maintenant, puis faire un clic sur la dernire. Cette option est particulirement utile si les cellules sont sur plusieurs pages daffichage. Remarque : les cellules peuvent tre dans des colonnes diffrentes. d ) Slection de plusieurs cellules non contigus (avec Ctrl) : Cliquer sur la premire cellule, appuyer sur la touche contrle en la maintenant appuye, puis cliquer sur chacune des autres cellules choisies. Pas de dslection possible dune seule cellule. e ) Tout slectionner Slectionner toute la feuille (intgralement)

(Ou Ctrl + a) si dans une cellule hors dune liste. (Ou Ctrl+a deux fois) f ) Slectionner la zone en cours Toutes les colonnes et lignes dans lesquelles au moins un lment est garni Ctrl + * (pav numrique) Ctrl + a Remarque : Il ne faut pas de lignes (ou colonnes) totalement vides.

Ne pas confondre la touch e majuscule et la touche de blocage Majuscule

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3 - Effacement de cellules : Slectionner la (ou les) cellule puis appuyer sur la touche SUPPR. (Remarque : la touche SUPPR permet deffacer et non pas de supprimer). Slectionner la (ou les) cellule puis clic droit Effacer le contenu. 4 - Suppression de cellules : Slectionner la (ou les) cellule puis clic droit Supprimer. 5 - Dplacement de cellules : On peut dplacer des cellules laide de la fonction "glisser dplacer" : Pour une cellule : Slectionner la cellule, puis glisser la cellule (lorsque la flche apparat, faire clic avec maintien) vers lendroit ou lon souhaite poser cette cellule.

Pour plusieurs cellules : Slectionner les cellules (voir plus haut), puis glisser les cellules (clic avec maintien sur le bord de la slection) vers lendroit o lon souhaite poser ces cellules. Remarque : Le dplacement nest pas utilisable si les cellules ne sont pas contigus. 6 - Copie de cellule(s) : Faire comme pour un dplacement, mais en maintenant la touche CTRL appuye durant le dplacement (un + apparat cot de la flche). Lcher le clic avant de lcher la touche CTRL. 7 - Slectionner les cellules vides dun tableau Slectionner un ensemble de cellules, Onglet Accueil, Bouton Recherche et slectionner, Slectionner les cellules, Cellules vides 8 - Remplissage dune srie de cellules slectionnes Slectionner une srie de cellules (voir avant), la premire reste blanche et les suivantes sont en inverse vido (noires ou bleues). Taper la valeur souhaite dans la cellule blanche, puis valider avec CTRL+Entre. Toutes les cellules seront remplies avec la mme valeur. Remarque : ceci fonctionne avec des cellules contigus ou indpendantes. 9 - Recherche la dernire ligne dun tableau Appuyer sur CTRL+ touche Fin (ou touche flche vers le bas 2). En fait la cellule slectionne est la dernire utilise, celle qui est le plus en bas droite de toutes celles qui ont t utilises. Cette technique permet ventuellement de retrouver des cellules qui ont t utilises et qui sont devenues inutiles. (Remarque : on peut aussi revenir la premire cellule avec Ctrl + Flche Dbut)

Selon les types de clavier

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10 - Elargissement de colonnes (ou de lignes)

On peut rgler la largeur dune colonne. Entre deux colonnes, faire un clic avec maintien pour largir ou rduire la colonne. Autre solution : Se positionner entre deux colonnes et faire un double clic la largeur sera adapte llment le plus large. Mme chose pour les lignes. 11 - Double clic sur cellule Pour modifier directement le contenu de la cellule. En particulier dans le cas de correction dun libell assez long. Exemple : il y a une faute sur stocks (crit stockks )

Faire un double clic sur le k.

Corriger 12 - Deux double clic sur une cellule Slectionne un mot. Exemple : pour remplacer Dsignation par Rfrence . 13 - Ne pas valider un changement Faire la touche Echap au lieu de la Touche Entre.

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14 - Copie dune cellule (avec la croix) Choisir le coin en bas droite de la cellule slectionne (croix noire), puis faire un clic avec maintien, la cellule se recopie. (Verticalement ou horizontalement)

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Si la cellule contient une date (ou si lon a slectionn deux cellules numriques) les valeurs sont incrmentes. 15 - Remplissage jusqu la dernire ligne utilise Dans une colonne droite dune colonne remplie. Double clic sur la croix noire dans le coin en bas droite.

Reproduit le contenu jusqu la dernire ligne utilise. 16 - Remplissage (en bas, droite) Lors des recopie un bouton de menu contextuel apparait pour grer les options spcifiques

17 - Remplissage date

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18 - Notion de contenu et de format Contenu : 1234567,89 Format : 9 999 999,99

Contenu : 37271 Format : jj mmmm aaaa

19 - Passage de format date format montant Exercice de comprhension : Taper une date dans la cellule A1 (15/01/01 par exemple) Revenir sur la cellule Le systme reconnat une date 15/01/2001 Taper du texte dans la cellule (par exemple xxxxx) Revenir sur la cellule et taper un montant (2500 par exemple) Le systme affiche la date du 04/11/06 soit le 04 novembre 1906 Pourquoi : Le systme a reconnu une date et a conserv le format de date malgr que lon ait remplac la date par du texte. Les dates sont toujours mmorises sous forme dun quantime (ou numro de jour) depuis le premier janvier 1900 et le 2500 me jour correspond au 4 novembre 1906. Comment rgler le problme : En cas de changement de rle dune cellule ayant servi une date, il faut remettre le format standard dans la cellule (ou autre format mais surtout enlever le format date). Faire un clic droit, Format de cellule Remarque : on peut appliquer un format sur toute colonne (ou une ligne). 20 - Format pourcentage Exercice : Tapez 5% dans une cellule, puis corriger en mettant dans la mme cellule 5,5 % Le systme mettra 6 % car il a mmoris un format avec zro dcimale (avec larrondi cela fait 6%) Il faut donc modifier le format pour indiquer une ou deux dcimales.

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21 - Format personnalis Il est possible de crer des formats particuliers, pour rpondre des besoins spcifiques (par exemple mettre systmatiquement un signe + ou un signe sur une somme). Ces formats sont appels formats personnaliss. Exemple : +# ##0;[Rouge]-# ##0 22 - Slection dune colonne (ou ligne) Cliquer sur lentte gris

23 - Slection de plusieurs colonnes (ou lignes) Clic sur la premire, maintenir le clic et glisser sur les diverses enttes de colonnes. Clic sur la premire, puis touche majuscule et clic sur la dernire. Clic sur la premire, puis touche CTRL et clic sur chacune des autres colonnes. 24 - Slection combine de lignes et colonnes

En maintenant la touche Ctrl et cliquez dans les diverses enttes. 25 - Slection de toute la feuille Faire un clic dans la case en haut gauche (ou faire Ctrl + a) (vu prcdemment) 26 - Masquer et afficher les colonnes (ou lignes) Slectionner les colonnes (les lignes), bouton droit, masquer Slectionner les colonnes entourant les colonnes masques, bouton droit afficher. Remarque : si la colonne A est masque il faut slectionner la colonne B, glisser sur la gauche en maintenant la slection, puis Clic droit, Afficher.

Remarque : si les colonnes sont masques, elles ne seront pas imprimes.

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27 - Affichage de ### Si la colonne est trop rduite pour un montant :

Remarque : pour tre certain de supprimer tous les ###, la solution la plus simple consiste slectionner toute la feuille, et faire un double clic entre deux colonnes

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28 - Agrandissement et rduction Touche Ctrl + molette de souris 29 - Dfilement avec clic molette Faire un clic avec la molette pour permettre un dfilement lent (Echappement pour quitter).

30 - Plusieurs lignes dans une cellule Permet de faire un saut de ligne lintrieur dune cellule. Avec touche Alt + Entre

31 - Rester sur une cellule en la validant Avec Ctrl + Entre 32 - Remarques sur la touche Ctrl La touche Ctrl est souvent utilise dans 4 cas principaux. 1. Avec un clic Pour slectionner des lments disjoints (cellules, colonnes, lignes) 2. Avec un dplacement Pour copier le ou les lments. Attention, le moindre mouvement pendant lappui de la touche provoque une copie. 3. Avec molette de souris Agrandissement ou rduction. 4. Avec touche (z, c, x) Raccourci clavier 33 - Autres raccourcis notables Slectionne toute la colonne CTRL+ESPACE Slectionne toute la ligne MAJ+ESPACE Valide la saisie de donnes dans la cellule et slectionne la cellule prcdente situe au-dessus MAJ+ENTRE Saisit la date CTRL+; (point-virgule) Voir lensemble des raccourcis : Dans lAide ou sur le site de Microsoft http://office.microsoft.com/fr-fr/excel/HP052037811036.aspx

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34 - Aller directement dans une cellule

Taper le nom de la cellule

35 - Fonctions rapides Slectionnez plusieurs cellules La somme (la moyenne et nombre non vides) apparatra en bas dans la barre dtat.

Pour obtenir dautres fonctions, faites un clic droit dans la barre dtat.

36 - Corriger une formule Double clic ou F2

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D. Les fentres ( lintrieur dExcel)


Boutons logiciel Boutons Document du

du

Ce type daffichage est viter sauf si lon doit visualiser deux classeur simultanment.

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E. Recommandations
Sauf cas particuliers, il est recommand : De dcouper votre problme en plusieurs feuilles Eviter les colonnes vides, Eviter les lignes vides, Eviter les colonnes dont le contenu est htrogne (sauf les titres, viter de mlanger de textes et des nombres dans une mme colonne, ou des nombres et des datesetc). Eviter de mettre deux valeurs pour une seule cellule (exemple : ne pas mettre deux numros de tlphone dans une seule cellule, mais crer deux colonnes) Mettre les formats spcifiques selon le contenu pour chacune des colonnes (Code postal, tlphone) Les traitements ultrieurs en seront simplifis (tableaux croiss, totaux) Toujours se proccuper du problme traiter avant de se proccuper des problmes desthtiques. A viter :

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Prfrer : Cas 1

Cas 2

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F. Les feuilles
1 - Ajout de feuille Bouton droit sur longlet dune feuille 2 - Renommer une feuille Bouton droit sur longlet dune feuille Renommer Double clic sur longlet. Faire la touche entre pour valider (ou un clic sur une cellule). 3 - Dplacer une feuille Slectionner longlet puis clic avec maintien. 4 - Dupliquer une feuille Slectionner longlet puis clic avec maintien (et touche CTRL). 5 - Supprimer une feuille Bouton droit sur longlet dune feuille, puis Supprimer 6 - Slectionner plusieurs feuilles Slectionner le premier onglet, tenir la touche Majuscule, puis slectionner le dernier onglet. Slectionner le premier onglet, tenir la touche CTRL, puis slectionner chacun des onglets 7 - Dslectionner une srie de feuilles Slectionner une autre feuille Si lensemble des feuilles est slectionn, cliquer sur lune delles qui nest pas au premier plan. 8 - Modifier plusieurs feuilles Slectionner les diverses feuilles (les onglets apparaissent en blanc), les modifications sappliqueront toutes les feuilles slectionnes.

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Exercice sur plusieurs feuilles


Ouvrir le document Exercice feuille de base

Dplacement

Options du Bouton droit

Double clic pour renommer

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Formule multi feuille :

=, Onglet Janvier, B2, +, Onglet Fvrier, B2, +

Autre mthode (plus rapide, si lon a de nombreuses feuilles) : Se mettre sur la feuille Total, sur cellule B2, cliquer sur le bouton (Onglet Formule) cliquer sur longlet Janvier, puis sur Majuscule , puis B2, puis sur longlet Juin, valider, puis lacher la majuscule

Exercice achev

Gestion des onglets

Gestion des couleurs donglets (clic droit sur lOnglet)

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Gestion des modifications sur plusieurs feuilles simultanment

Si plusieurs onglets sont slectionns, les modifications sont appliques chacune des feuilles concernes.

Exercice de modification de plusieurs feuilles :


Slectionner la feuille de janvier et celle de mars, mettre les caractres du titre en rouge Puis slectionner la feuille de janvier et celle de fvrier, mettre les caractres du titre en gras. Vrifier la feuille de janvier, celle de fvrier et celle de mars.

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G. Format de cellule
Pour grer les attributs dune ou plusieurs cellules, il est possible dutiliser le ruban avec les groupes Polices, Paragraphe

Mais il est aussi conseill dutiliser la Boite de dialogue Format de cellule. Slectionner la ou les cellules, puis Bouton droit, Format de cellule 1 - Onglet Nombre

2 - Onglet Alignement

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3 - Onglet Police

4 - Onglet Bordure

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5 - Onglet Motifs

6 - Onglet Protection

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Exercice :
Alignement

Lorsquun format t dfini pour une ou plusieurs cellules il est possible de recopier ce format laide de la touche. Avec clic simple, une seule application, avec double clic plusieurs (Echappement pour quitter).

Voir aussi : Touche F4 pour reproduire la dernire commande... (Exemple : mise en Gras sur une cellule, puis F4 sur une autre cellule) (Remarque : il existe de nombreux raccourcis dans Excel. Voir Bouton Aide, Raccourci Clavier dans la zone recherche)

Remarque : on peut aussi utiliser les boutons suivants :

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H. Les cellules et les coordonnes


1 - Exemple dintroduction (dplacement de formules)

Lorsque lon recopie la formule de C2 = B1+C1 Vers D2, la formule se transforme en D2=C1+D1

2 - Coordonnes relatives A1 Ce sont les coordonnes habituelles. Ces coordonnes sont automatiquement modifies dans les formules lorsque que lon recopie des calculs. 3 - Coordonnes absolues $A$1 $A1 A$1 Pour utiliser ces coordonnes il faut ajouter des $ devant la colonne et/ou devant la ligne. Si des $ figurent les coordonnes des cellules ne seront pas modifies lors des recopies.

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I. Nom de cellules
Il est possible de nommer des cellules (ou des plages de cellules). Ce qui est beaucoup plus pratique.

Cliquer sur la cellule (ou sur un ensemble de cellules), puis cliquer dans la zone nom pour renommer la (les) cellule(s) puis faire Entre. Si lon ne fait pas Entr, le nom ne sera pas valid. Remarque : Les noms de cellules ne doivent pas comporter despace, de points de virgules On peut par contre utiliser le symbole _ (caractre soulign sous le 8). Deux cellules diffrentes ne peuvent pas avoir le mme nom. Si le nom dune cellule a t mal attribu : Onglet formule, Gestionnaire de noms Remarque : on peut galement nommer plusieurs cellules en une seule fois : Slectionner les cellules ET les noms, Onglet Formules, Crer partir de la slection 1 - Exercice sur TVA avec nom de cellule

Remarque : Un nom de cellule est unique. Plusieurs cellules ne peuvent pas avoir le mme nom. Un nom de zone ne comporte pas de blanc ou de signes spciaux, seulement des lettres et ventuellement un tiret soulign (exemple : taux_de_tva). On peut se positionner sur une cellule en indiquant son nom dans la zone de nom de cellule. (Voir aussi F4 pour afficher la liste des noms

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2 - Crer des noms avec les cellules juxtaposes Slectionner des cellules concernes et les cellules de la colonne de gauche, puis Onglet Formule, Crer partir de la slection..

3 - Nommer une constante sans cellule La valeur sera associe au nom, mais ne figurera pas dans les cellules de la feuille. Onglet Formules, Noms Dfinis, Dfinir un Nom

Saisir nom

le

Saisir la valeur (Aprs avoir effac les coordonnes prcdentes)

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4 - Nommer une plage de cellules Ont peut galement nommer plusieurs cellules avec un nom commun cet ensemble de cellules.

Dans ce cas chaque cellule conserve individuellement sont nom dorigine.

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J. Les fonctions

La syntaxe des fonctions : NomDeFonction(Argument1 ; Argument2 ; Argument3) Une fonction est place dans une cellule et permet par transforma tion dobtenir un rsultat. La majorit des fonctions consiste en la transformation de valeur(s) venant dautres cellules. Quelques fonctions : 1 - Aujourdhui

2 - Concatner

3 - Somme

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4 - Somme SI Permet de ralis une somme si une condition est vrifie. On peut, par exemple utiliser cette fonction pour raliser les sommes des montants hors taxes dans une facture qui comporte plusieurs taux de TVA.

5 - Arrondi Permet de raliser un arrondi pour des mtres cubes, mtres carrs etc. Les arrondis montaires sont directement raliss lorsque lon utilise un format montaire. 6 - Si

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7 - Choisir

8 - VPM

9 - Recherche

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10 - Index

11 - Moyenne Permet de raliser une moyenne 12 - Minimum, Maximum Permet de trouver un minimum ou un maximum.

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K. Valeur cible
Exemple : calcul de TVA Comment trouver la valeur dun montant hors taxe avec un montant toutes taxes.

Se placer sur la cellule rsultante dun calcul, puis, Onglet Donnes, Analyse de scnarios, Valeur cible

Indiquer la valeur atteindre, puis,

Exercice : retrouver un montant hors taxe partir du TTC avec la valeur cible

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L. Tableaux Croiss dynamiques


Pour permettre de faire des tableaux automatiques avec des cumuls en partant dune liste de valeurs de base. 1 - Fabriquer un tableau crois dynamique Ouvrir le classeur appel : caisse pour tableau crois dynamique

Se placer sur le tableau (vendeur, rayon, articles) (Remarque : lune des cellules du tableau doit tre slectionne.) Onglet Insertion, Tableau crois dynamique

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Si lon veut des lignes et des colonnes

Il faut glisser les enttes dans les cases prvues cet effet :

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Autre exemple

Les donnes ne sont pas rpercutes automatiquement lorsquun changement est ralis sur le tableau de donnes. Pour permettre cette actualisation :

Remarque : si la liste des champs disparat, cliquer sur le tableau pour la faire rapparatre, puis cliquez sur Onglet Options, puis sur Liste des champs

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2 - Variante pourcentage Dupliquer un tableau

Cliquer sur la zone des sommes ( de valeur) :

Indiquer le titre pourcentage et choisir dafficher les valeur % par ligne

Rsultat

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3 - Variante Nombre

4 - Variante graphique Mme dmarche, mais choisir Graphique crois dynamique

Rsultat

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M.Consolidation
Exercice : fabriquer une consolidation
Ouvrir le classeur appel : consolidation Se placer sur la feuille Total Onglet Donnes, Bouton Consolider

Dans Rfrence, puis Cliquer sur la feuille Janvier, slectionner la zone Bouton ajouter Puis cliquer sur la feuille Fvrier, slectionner la zone, Bouton Ajouter Idem pour Mars

On peut faire des sommes, mais aussi dautres fonctions

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N. Collage spcial
1 - Valeur

Lorsque lon supprime des lments sur lesquels porte un calcul, on obtient des erreurs. Exemple si lon supprime les colonnes Hors taxe et Tva

On peut faire un collage spcial, valeur, pour rcuprer les valeurs Slectionnez la colonne C, Clic droit Copier, Se placer sur le colonne C, Clic droit Collage spcial

Ultrieurement on peut supprimer les colonnes A, B, C Remarque : pour convertir en valeur une seule formule, on peut aussi faire F2 puis F9.

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2 - Transpos

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O. Figer les volets


Se placer sur la cellule concerne, en dessous et droite des titres, puis Onglet Affichage, Figer les volets, Figer les volets

Exercice : figer les volets et rpter les enttes de lignes et de colonnes.


Ouvrir le document Exercice caisse volets titres Figer les volets

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P. Lignes et colonnes rpter (impression)


Onglet mise en page, Imprimer les titres..

Eventuellement, cliquez sur case lignes rpter,

Eventuellement, cliquez sur case colonnes rpter,

Exercice : figer les volets et rpter les enttes de lignes et de colonnes.


Ouvrir le document Exercice caisse volets titres Rpter les enttes pour limpression.

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Q. Mise en page (divers)


1 - Zoom (ajustement) Pour faire tenir la feuille sur une page Onglet Mise en page, clic en bas droite du groupe Mise en page

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2 - Entte et pied de page Pour faire apparaitre la boite de personnalisation

Attributs du texte

Numro de page

Nom de fichier (Classeur)

Nom de feuille (Onglet)

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R. Filtres
Ouvrir Exercice fichier clients Sur un tableau avec des enttes de colonnes,

Exercice : mettre en uvre le filtre automatique


Ouvrir le document Exercice fichier client Mettre en uvre les filtres

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S. Option supplmentaires
Certaines options ne sont pas prsentes dans le ruban. Ces options ne sont donc pas accessibles au dpart. En revanche il est possible dajouter ces options dans la Barre doutils accs rapide

1 - Ajouter des options dans la Barre doutils accs rapide Bouton Office, Bouton Option dExcel (en bas droite)

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2 - Formulaires Sur un tableau avec des enttes de colonnes, Slectionner les colonnes en liste Choisir le Bouton Formulaire

Ce type de travaux convient lorsque lon a un grand nombre de lignes saisir.

Exercice : mettre en uvre le formulaire


Ouvrir le document Exercice fichier client (mme document quexercice prcdent) Mettre en uvre les formulaires

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T. Rechercher remplacer
Onglet Accueil, Rechercher et slectionner, Rechercher

Indiquer r et onglet Remplacer indiquer rue Cliquer sur le Bouton Remplacer tout

Exercice :
Ouvrir le document Exercice fichier client (mme document quexercice prcdent) Remplacer r par rue Remarque : il faut mettre un blanc, puis la lettre r puis un autre blanc. Ceci pour ne convertir que les textes contenant r et non pas ceux qui se terminent ou qui commencent par r . On peut aussi remplacer rte par route , par RIEN

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U. Trier
Sur un tableau avec des enttes de colonnes, Ne pas slectionner de colonnes, Onglet Donnes, Trier

Exercice : mettre en uvre les tris


Ouvrir le document Exercice fichier client (mme document quexercice prcdent) Mettre en uvre un tri sur le nom. Mme exercice avec une colonne slectionne

Attention : choisir tendre la slection

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V. Sous total
Sur un tableau avec des enttes de colonnes, (Ne pas avoir de colonne slectionne) Onglet Donnes, Sous total

Exercice : mettre en uvre les sous totaux


Ouvrir le document Exercice fichier client (mme document quexercice prc dent) Faire un tri sur code postal Ne pas slectionner de colonnes. Mettre en uvre un sous total sur le montant chaque changement de code postal.

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W. Validations
Possibilit de vrifier la cohrence dans un ensemble de cellules. Slectionner une colonne (ou une srie de cellules) Onglet Donnes, Validation des donnes

Autoriser : Liste

Saisir les choix possible en les sparant par des ;

Il est galement possible de valider des dates

Ou valider des formules

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(Remarque : il existe la possibilit de tout effacer)

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X. Protections
Pour protger certaines cellules (celles qui contiennent des formules par exemple), il suffit denlever le verrouillage (Onglet Accueil, Format, Format de cellule, onglet protection) des cellules pour lesquelles on souhaite permettre la saisie. Attention : il y a deux mcanismes Un pour verrouiller les cellules (elles sont toutes verrouilles au dpart) Un pour activer la protection (elle ne lest pas au dpart). Exemple : 1 - Dverrouiller Dverrouiller les cellules pour lesquelles lon souhaite faire de la saisie.

(En effet les cellules sont toutes verrouilles au dpart, mais la protection nest pas active).

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2 - Activer la protection Puis activer la protection : Onglet Rvision, protger la feuille

Exercice : mettre en uvre les protections


Mme document que lexercice prcdent.

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Y. Modles
Lorsquun document doit tre rutilis souvent, il est utile de le transformer en modle :

Exercice : Crer un modle


Ouvrir le document Prparer un modle Le transformer en modle.

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Z. Formats conditionns
Possibilit dafficher une cellule avec une allure diffrente selon son contenu. Onglet Accueil, Mise en forme conditionnelle

Dans la mme option, voir aussi Grer les rgles

Exercice : Faire un format conditionnel


Ouvrir le document Formats conditionns Slectionner la cellule qui contient les gains raliss. Choisir un format en rouge si les gains sont suprieurs 10.000 Modifier le montant de base (mettre 15000) pour vrifier que le rsultat des gains devient Rouge

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AA. Plan
Pour regrouper (et faire disparatre) lignes ou colonnes Slectionner des lignes (ou colonnes) Onglet Donnes, Grouper

Il est alors possible de cliquer sur le symbole moins pour faire disparatre les colonnes

Exercice : mettre en uvre les plans


Ouvrir le document Exercice feuille de base Mettre en uvre un plan sur les colonnes et un plan sur les lignes.

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BB. Dfinir une zone dimpression


Pour nimprimer quune partie de la feuille : Slectionner une zone, puis Onglet Mise en page, Zone dimpression, Dfinir

Cliquer dans zone dimpression, puis cliquer sur la feuille pour dfinir la (ou les) zones dimpression On peut galement slectionner plusieurs zones. (Rappel : pour dfinir plusieurs zones appuyer sur la touche CTRL) Voir aussi Onglet Mise en page, Groupe mise en page, lancement boite de dialogue

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CC. Faire un planning

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DD. Dfinir des graphiques


Slectionner les zones utiles puis cliquer sur le bouton de dfinition de graphique :

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1 - Autre exemple : secteurs

Voir la touche CTRL pour effectuer des slections multiples. Avec pourcentage : Sur la zone graphique, Clic droit, Ajouter des tiquettes, Puis sur la zone graphique, Clic droit, Modifier les tiquettes,

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2 - Modifications : Clic droit sur le graphique

Remarque : les graphiques en perspective donne une image fausse des valeurs. Exemple : le mme graphique plat et en perspective :

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3 - Autre exemple : Ca cumul

Exercice : tracer un graphique


Ouvrir le document Exercice feuille de base Tracer un graphique

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EE. Convertir des fichiers


1 - Convertir Convertir une colonne en deux colonnes Onglet Donnes, Convertir

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Avant

Aprs

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2 - Mettre en majuscules Fonction majuscule 3 - Collage spcial Pour transformer une formule en valeur, faire un collage spcial Valeur. 4 - Concatner Concatner deux colonnes en une seule. Fonction Concatner.

Exercice : Convertir
Ouvrir le document Fichier client pour convertir . Convertir une colonne en sparant prnom et nom, puis transformer le nom en majuscules avec la fonction Majuscule. Faire un collage spcial pour remplacer la colonne existante par la colonne rsultant de la fonction Majuscule.

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FF. Supprimer les doublons dans une feuille

Exercice : Doublons
Ouvrir le document Fichier client. Supprimer la ligne en double

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GG. Insrer une date dans un texte

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HH. Collage avec liaison


Le collage avec liaison permet de lier deux lments indpendamment des mises jour. On peut par exemple coller un tarif (ralis avec Excel) dans une lettre Word. Si le tarif subit des mises jour lorsque lon ouvrira le document Word les mises jour ralises avec Excel seront visibles. Word Excel

Exemple : ouvrir deux fentres, Excel et Word, faire des modifications sur Excel et vrifier les rpercutions sur Word (Remarque : dans certains cas, il est ncessaire de refaire le collage, pour que les rpercutions soient effectives)

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II. Partage de fentres (fractionnement)

(A ne pas confondre avec figer les volets.)

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JJ. Autres possibilits


1 - Ajout de commentaire sur une cellule

2 - Indicateur erreur

Dans cet exemple on multiplie 100 par 15O au lieu de 100 par 150. (Usage de la lettre O au lieu du chiffre 0) 3 - Rfrence circulaire Excel indique une rfrence circulaire si un calcul utilise le rsultat dun calcul qui est lui mme le rsultat du calcul dans lequel lon se situe. Exemple : A3=A1+A2 et A1=A3

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KK. Macro
Onglet Dveloppeur, Enregistrer une macro (Remarque : pour faire apparatre longlet dveloppeur, il faut choisir Bouton Office, Option Excel, Standard, puis cocher la case Afficher longlet dveloppeur dans le ruban )

Donnez un nom la macro MC par exemple

Raliser les diffrentes oprations mmoriser puis cliquer sur arrt enregistrement, la macro est cre.

Exercice : crer une macro-commande


Exercice pour mettre en uvre une macro simple. Ouvrir Exercice de manipulation

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LL. Annexe (options dExcel)

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MM. Annexe (Formules matricielles et tables)


Permet dviter des calculs intermdiaires Saisir la formule puis appuyer sur Ctrl+Maj+Entre (pour ajouter les accolades)

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NN. Annexe (Solveur)


Si le solveur nest pas install (Il faut lajouter via loption Options Excel, Complments, Complments Solveur, cliquer sur bouton Atteindr e, Slectionner Solveur, Valideretc)

Rsolution de problmes avec optimisation des rsultats dans la limite des contraintes (mthode du simplex). 1 - Exemple dintroduction On a des chats et des chiens, Sachant quun chien consomme 6 biscuits, Sachant quun chat consomme 5 biscuits, Sachant quil faut 56 biscuits pour nourrir tous les animaux, Combien a-t-on de chats et des chiens ?

Rponse :

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2 - Exemple raliste Exemple : optimisation dachat de vhicules, pour obtenir 44 passagers et des mensualits infrieures 3700 .

solveur Slectionner la cellule cible, les cellules variables, les contraintes, Rsoudre Le rsultat :

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