ACCESS 2010 Utilisateur

Guide de formation avec cas pratiques
Access 2010
Utilisateur
Philippe Moreau et Yvan Picot

Les Guides de formation Tsoft
Rdigs par des professionnels de la formation, les Guides de formation Tsoft ont t adopts par de nombreuses entreprises comme supports de cours ou manuels dautoformation aux logiciels de bureautique. Chaque ouvrage de la collection comprend une partie cours, conue sous forme de fiches descriptives trs concrtes, suivie de cas pratiques grce auxquels vous saurez rapidement crer vos propres documents et vos propres applications de manire autonome. Aprs une carrire dingnieur chez IBM, Philippe Moreau a t responsable formation. Aprs avoir fond et dvelopp un important organisme de formation informatique en France, il dirige aujourdhui la socit ddition Tsoft. Il est auteur depuis 15 ans de nombreux ouvrages sur Windows et sur les suites bureautiques. Yvan Picot est formateur et dveloppeur depuis 20 ans. Spcialis en bases de donnes, il a travaill sur de nombreux projets en Access, SQL Server, Oracle, C#, VB et PHP.
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7
pprendre crer et exploiter une base de donnes avec Access 2010
Vous tes dbutant en bases de donnes ou possdez dj quelques notions de Microsoft Access: ce manuel dautoformation vous conduira rapidement vers une matrise des fonctions du logiciel, que vous mettrez en uvre travers une tude de cas traite sous forme dexercices. La premire partie, Manuel utilisateur, prsente sous forme de fiches pratiques les fonctionnalits dAccess 2010: prise en main du logiciel, cration et exploitation dune base de donnes, requtes, cration de formulaires et dtats, etc. La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de mettre en uvre vos connaissances en ralisant pas pas une application de gestion commerciale simple travers treize exercices corrigs. Cette partie vous aidera mettre en pratique la plupart des fonctions tudies dans la premire partie, tout en vous prparant concevoir et exploiter vos propres bases de donnes.
Les chiers ncessaires la ralisation de ltude de cas sont disponibles en tlchargement sur le site Web www.editions-eyrolles.com
Au sommaire
Manuel utilisateur. Environnement de travail Exploiter une base de donnes existante: utiliser la feuille de donnes Crer une base de donnes Crer des tables Requtes slection Les formulaires Les tats Relations entre tables Requtes avances Contrles avancs Importer, exporter, lier des donnes. Cas pratiques. Prsentation de lapplication (gestion dun magasin de location vido) Modier les donnes dune table Personnaliser la feuille de donnes Trier/rechercher/ltrer Crer la base de donnes et ses tables Dnir les proprits Crer des requtes slection Crer des formulaires Crer des tats et des tiquettes Relations et requtes Requtes avances Formulaires avancs Tableaux croiss et graphiques Import/export de donnes.
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CHEZ LE MME DITEUR
Dans la collection Les guides de formation Tsoft

P. MOREAU. Excel 2010 initiation. N12852, 2010, 232 pages. P. MOREAU. Excel 2010 avanc. N12853, 2010, 232 pages. D.-J. DAVId. Excel 2010: programmation VBA. N12793, 2010, 290 pages. P. MOREAU. Word 2010 initiation. N12879, paratre fin 2010. P. MOREAU. Word 2010 avanc. N12880, paratre fin 2010. S. LANGE. Configuration et dpannage de PC. N12247, 2009, 616 pages.
Autres ouvrages
N. BARbARY. Excel 2010 expert. N12761, 2010, 500 pages.
N12066, 2008, 350 pages. N12251, 2008, 250 pages. N11460, 2004, 278 pages.
T. CApRON. DExcel Access. I. TAYlOR, B. JElEN. Analyse marketing et reporting avec Excel. J. RUbIN. Analyse financire et reporting avec Excel.
S. GAUtIER, G. BIGNEbAt, C. HARdY, M. PINQUIER. OpenOffice.org 3.2 efficace. N12755, 2010, 412 pages + CD-Rom.
Access 2010
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Philippe Moreau et Yvan Picot
DITIONS EYROLLES 61, bd Saint-Germain 75240 Paris Cedex 05 www.editions-eyrolles.com
Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressment la photocopie usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique sest gnralise notamment dans les tablissements denseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilit mme pour les auteurs de crer des uvres nouvelles et de les faire diter correctement est aujourdhui menace. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de lditeur ou du Centre Franais dExploitation du Droit de Copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. Groupe Eyrolles, 2011, ISBN : 978-2-212-12825-3
Avant-propos
Conu par des pdagogues expriments, loriginalit de cet ouvrage est dtre la fois un manuel de formation et un manuel de rfrence. Il vous apporte les outils pour apprendre utiliser efficacement le logiciel Access 2010.
FICHES PRATIQUES
La premire partie, Manuel utilisateur, prsente sous forme de fiches pratiques lutilisation des fonctionnalits dAccess 2010 et leur mode demploi. Ces fiches peuvent tre utilises soit dans une dmarche dapprentissage pas pas, soit au fur et mesure de vos besoins, lors de la ralisation de vos propres documents. Une fois ces fonctions matrises, vous pourrez galement continuer vous y rfrer en tant quaide-mmoire. Si vous vous tes dj aguerri sur une version plus ancienne dAccess ou sur un autre logiciel base de donnes, ces fiches vous aideront vous approprier rapidement les fonctions dOffice Access 2010.
CAS PRATIQUES
La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de mettre vos connaissances en pratique en ralisant pas pas une application de gestion commerciale simple travers treize cas corrigs. Vous mettrez en uvre les fonctions dAccess, tout en vous prparant concevoir et exploiter vos propres bases de donnes. Ces cas pratiques constituent un parcours de formation ; la ralisation du parcours complet permet de sinitier seul en autoformation. Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation lutilisation dAccess 2010. Mis disposition des apprenants, ce parcours permet chaque lve de progresser sa vitesse et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres lves. Les fichiers ncessaires la ralisation de ces cas pratiques peuvent tre tlchargs depuis le site Web www.editions-eyrolles.com. Pour cela, tapez le code G12825 dans le champ <RECHERCHE> de la page daccueil du site puis appuyez sur . Vous accderez ainsi la fiche de louvrage sur laquelle se trouve un lien vers le fichier tlcharger. Une fois ce fichier tlcharg sur votre poste de travail, il vous suffit de le dcompresser vers le dossier C:\Exercices Access 2010 ou un autre dossier de votre choix. Les cas pratiques sont particulirement adapts en fin de parcours de formation, lissue dun stage ou dun cours de formation en ligne sur Internet, par exemple.
Tlchargez les fichiers des cas pratiques depuis www.editions-eyrolles.com
Conventions typographiques
Pour faciliter la comprhension visuelle par le lecteur de lutilisation pratique du logiciel, nous avons adopt les conventions typographiques suivantes : Ruban : Section : Italique :
<Champ>
noms des onglets, groupes et boutons ou zones qui sont sur le Ruban. noms des sections dans les menus ou dans les dialogues (*). noms des commandes dans les menus et nom des dialogues (*). noms des champs entre chevrons simples. noms des proprits entre chevrons simples. noms de dossier, noms de fichier, texte saisir. boutons qui sont dans les botes de dialogue (*). les actions raliser sont prcdes dune puce.
<proprit> [xxxxx] :
Saisie :
Actions :
(*) Dans cet ouvrage, le terme dialogue dsigne une bote de dialogue .
TABLE DES MATIRES

PARTIE 1
MANUEL UTILISATEUR ....................................... 5

1. ERGONOMIE ACCESS 2010 ....................................................7
Les objets dune base de donnes .......................................................................8 Dmarrer Access .............................................................................................. 11 Arrter Access ou basculer entre applications ..................................................... 12 Ouvrir et fermer une base de donnes ............................................................... 13 La nouvelle interface dAccess ........................................................................... 14 Le Ruban et les onglets .................................................................................... 15 La barre d'outils Accs rapide ............................................................................ 16 Longlet Fichier et le mode backstage ................................................................ 17 Volet de navigation .......................................................................................... 18 Manipuler les objets de la Base de donnes........................................................ 19 Les options Access ........................................................................................... 22 Obtenir de l'Aide .............................................................................................. 26
2. UTILISER LA FEUILLE DE DONNES....................................29

Saisir et diter des enregistrements ................................................................... 30 Copier/dplacer/supprimer des donnes ............................................................ 33 Mettre en forme la feuille de donnes ................................................................ 34 Rechercher et remplacer des donnes ............................................................... 37 Vrifier lorthographe........................................................................................ 38 Trier dans la feuille de donnes ......................................................................... 40 Filtrer dans la feuille de donnes ....................................................................... 41 Imprimer la feuille de donnes .......................................................................... 43
3. CRER ET GRER LES FICHIERS .........................................45

Crer une base de donnes vide ....................................................................... 46 Crer une base de donnes partir dun modle ................................................ 47 Sauvegarder/restaurer une base de donnes ...................................................... 48
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Compacter/fractionner une base de donnes ...................................................... 49 Conversion de format de fichier .........................................................................50 Proprits de la base de donnes ......................................................................51 Protger une base de donnes ..........................................................................52
4. CRER DES TABLES ............................................................. 53

Crer des tables dans une base de donnes ....................................................... 54 Ajouter et supprimer des champs ......................................................................55 Types de donnes ............................................................................................ 57 La cl primaire et les index ...............................................................................58 Proprits des champs...................................................................................... 60
5. REQUTES SLECTION ........................................................ 67

Crer une requte avec lassistant .....................................................................68 Crer une requte en mode Cration .................................................................70 Gestion des requtes ........................................................................................ 71 Placer les champs dans la grille de requte......................................................... 72 Tris dans les requtes....................................................................................... 73 Critres de slection dans une requte ............................................................... 74 Paramtres dans une requte............................................................................77 Champ calcul dans une requte .......................................................................78 Regroupements et calculs de synthse ............................................................... 82
6. LES FORMULAIRES.............................................................. 85
Crer un formulaire .......................................................................................... 86 Grer les formulaires ........................................................................................ 89 Formulaire en mode Cration ............................................................................90 Formulaire en mode Page ................................................................................. 93 Ajouter des contrles........................................................................................ 94 Disposer les contrles ....................................................................................... 96 Mettre en forme les contrles ............................................................................99 Proprits des contrles.................................................................................. 100 Signalement des erreurs ................................................................................. 101
7. LES TATS ......................................................................... 103

Crer un tat ................................................................................................. 104 Grer les tats ............................................................................................... 108 tat en mode Cration .................................................................................... 109 Trier les donnes dans un tat ........................................................................ 112 Regrouper les donnes dans un tat ................................................................ 113
Filtrer dans un tat ........................................................................................ 115 Calculs et totaux dans un tat ......................................................................... 116 Mise en page et impression............................................................................. 118
8. RELATIONS ENTRE TABLES .............................................. 121

Crer des relations entre tables ....................................................................... 122 Utiliser des tables lies ................................................................................... 126 Sous-formulaire et sous-tat ........................................................................... 130
9. REQUTES AVANCES ....................................................... 135

Introduction .................................................................................................. 136 Requte Cration de table .............................................................................. 137 Requte Ajout denregistrements ..................................................................... 138 Requte Suppression denregistrements ........................................................... 139 Requte Mise jour denregistrement .............................................................. 140 Requte Trouver les doublons ......................................................................... 141 Requte de Non-correspondance ..................................................................... 142 Requte dAnalyse croise .............................................................................. 143 Graphiques .................................................................................................... 145
10. CONTRLES AVANCS .................................................... 149

Case cocher, case doption, bouton bascule ................................................... 150 Zones de liste ................................................................................................ 153 Bouton de commande .................................................................................... 156 Contrle Onglet ............................................................................................. 157 Liens hypertextes ........................................................................................... 158 Autres contrles ............................................................................................. 160
11. IMPORTER, EXPORTER, LIER DES DONNES ................. 163

Importer ou lier ............................................................................................. 164 Importer ou Lier des objets base de donnes ................................................... 165 Importer ou Lier une feuille de calcul ............................................................... 167 Importer ou Lier un fichier texte ...................................................................... 169 Exporter les donnes dune table ou une requte.............................................. 171 Exporter des donnes vers Excel ou Word ........................................................ 172 Effectuer un publipostage avec Word ............................................................... 174 Exporter un tat ............................................................................................ 175
PARTIE 2
CAS PRATIQUES
Prliminaires .................................................................................................. 179
12. SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNES ..................... 181

Cas 1 : Modifier les donnes dune table .......................................................... 183 Cas 2 : Personnaliser la feuille de donnes ....................................................... 191 Cas 3 : Trier, rechercher et filtrer .................................................................... 197
13. STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES .......................... 203

Cas 4 : Crer la base de donnes et ses tables ................................................. 205 Cas 5 : Dfinir les proprits ........................................................................... 217
14. EXPLOITER UNE BASE DE DONNES .............................. 225

Cas 6 : Crer des requtes slection ................................................................ 227 Cas 7 : Crer des formulaires .......................................................................... 241 Cas 8 : Crer des tats et des tiquettes .......................................................... 263
15. BASE DE DONNES MULTITABLE .................................... 279

Cas 9 : Relations et requtes........................................................................... 281 Cas 10 : Requtes avances............................................................................ 291 Cas 11 : Formulaires avancs .......................................................................... 305
16. ANALYSE ET EXPORT DE DONNES ................................ 321

Cas 12 : Tableaux croiss et graphiques ........................................................... 323 Cas 13 : Import export de donnes.................................................................. 339
INDEX ................................................................................................................. 347
PARTIE 1
MANUEL UTILISATEUR
ERGONOMIE ACCESS 2010
LES OBJETS DUNE BASE DE DONNES

Microsoft Access est un programme de gestion de base de donnes relationnelle (SGBD). Il offre un ensemble doutils permettant de saisir, de mettre jour, de manipuler, dinterroger et dimprimer des donnes.
BASE DE DONNES
Une base de donnes est un ensemble structur dinformations. Les exemples de bases de donnes ne manquent pas : un carnet dadresses, la liste des clients ou des fournisseurs dune socit, les informations concernant ses ventes, etc. Une base de donnes est susceptible de contenir les objets suivants : des tables, des requtes, des formulaires, des tats, des macros et des modules. Le volet de navigation, gauche de la fentre de lapplication Access, liste les objets de la base de donnes par groupes, ici Tables, Requtes, Formulaires, tats. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur licne double-flche droite de la barre de groupe. Pour visualiser un objet, doublecliquez sur le nom de lobjet.
Traditionnellement le terme base de donnes dsigne simplement une ou plusieurs tables, ventuellement relies entre elles. Access tend donc la signification de cette expression.
TABLES
Une table contient des donnes de mme nature. Les tables organisent les donnes en colonnes (ou champs) et en lignes (ou enregistrements). Par exemple, dans une table de clients, le nom est un champ, le numro de tlphone en est un autre. Lenregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entit : une personne, un article, un vnement Par exemple, dans une table de clients, le code, le nom, le prnom, ladresse, le code postal et la ville dun client constituent un enregistrement.
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REQUTES
Une requte est la formulation de critres de slection denregistrements dune ou de plusieurs tables. On peut par exemple extraire les clients par villes. Une requte porte automatiquement sur les donnes actuelles dune ou plusieurs tables concernes. Access extrait de ces tables les enregistrements qui rpondent aux critres et les affiche. Dans lexemple ci-dessous, les clients parisiens sont filtrs par une requte Ville=PARIS.
Une requte peut galement tre de type action. Celles-ci ont la particularit dexcuter leur action sur une table (cration dune table, ajout/suppression denregistrements, mise jour des donnes).
FORMULAIRES
Un formulaire sert saisir, consulter et modifier le contenu dune table ou de plusieurs tables lies, enregistrement par enregistrement. Le formulaire permet dafficher les donnes des enregistrements, les champs tant disposs lcran selon vos souhaits , de vrifier les valeurs saisies, de crer des champs calculs, de rclamer des totaux, dincorporer des graphiques, de mettre en valeur les donnes avec des polices spciales, des couleurs, etc. Dans lexemple ci-dessous, un formulaire permet de consulter et de mettre jour une fiche Produit.
TATS
On utilise un tat pour imprimer une srie denregistrements dans un format et une mise en page personnalise. Dans un tat, on peut regrouper des enregistrements sur divers critres et effectuer des calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes, comptage
Ici, un tat prsentant une liste de clients classs par ville.
PAGES DACCS (FONCTIONNALIT SUPPRIME EN VERSIONS 2007 ET 2010)

Microsoft Office Access 2010 ne prend plus en charge les pages d'accs aux donnes. Si vous souhaitez dployer un formulaire d'entre de donnes sur le Web et stocker les rsultats dans Access, vous pouvez dployer votre base de donnes sur un serveur Microsoft Windows SharePoint Services et utiliser les outils fournis par Windows SharePoint Services. Si vous ouvrez une base de donnes cre dans une version antrieure d'Access (fichier . mdb) et qui contient des pages d'accs aux donnes, vous pouvez afficher les pages dans Windows Internet Explorer. Toutefois, vous ne pouvez effectuer aucune opration sur ces pages.
MACROS
Une macro est une squence dactions qui peut tre excute automatiquement, ou lance par lutilisateur. Une macro peut tre affecte un objet (formulaire, bouton, ) ainsi qu une combinaison de touches ou une commande.
MODULES
Les modules contiennent des procdures et des fonctions crites en code VBA (Visual Basic pour Application). Ils permettent de raliser des applications puissantes.
PROJETS
Un projet est une base de donnes particulire dont le but est de permettre un utilisateur demployer Access pour travailler et accder des donnes centralises sur un serveur SQL. Dans ce type de base de donnes, les tables et les requtes sont enregistres sur le serveur SQL, alors que les formulaires, les pages, les tats, les macros et les modules sont stocks sur le poste de lutilisateur dans un fichier comportant lextension adp. Remarques : les macros, les modules et les projets ne sont gnralement indispensables que pour dvelopper des applications importantes et denvergure. Aussi ces sujets ne sont pas traits dans cet ouvrage qui sadresse aux utilisateurs dAccess et non aux concepteurs dapplications.
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DMARRER ACCESS
Vous pouvez dmarrer Access 2010 de diverses manires dcrites ci-dessous. Vous pouvez lancer plusieurs instances (fentres) du programme Access, mais vous pouvez ouvrir une seule base de donnes dans chaque instance.
AVEC LE MENU DMARRER

Dmarrer gauche de la barre des tches Windows, puis cliquez Cliquez sur le bouton sur Tous les programmes, sur Microsoft Office , puis sur Microsoft Access 2010 . Ou, Avec Windows 7, vous pouvez cliquer directement sur Microsoft Access 2010 dans le menu Dmarrer de Windows, si le programme a t pingl au menu Dmarrer.
AVEC UN RACCOURCI POS SUR LE BUREAU WINDOWS

Si vous avez cr un raccourci sur le Bureau, double-cliquez simplement sur le raccourci vers le programme Microsoft Access 2010. Le raccourci vers Access 2010, nest pas mis en place par linstallation dAccess. Pour ajouter un raccourci vers un programme sur le Bureau, cliquez droit sur le nom du programme dans le menu Dmarrer, puis sur Envoyer vers, puis sur Bureau (crer un raccourci) dans le menu contextuel.
EN OUVRANT UN FICHIER PRCDEMMENT OUVERT
Cliquez sur Dmarrer, puis sur Documents rcents puis, dans la liste propose par Windows, slectionnez le fichier Access (extension .accdb pour Access 2010 et 2007, ou extension .mdb en versions 2003 et antrieures) parmi les fichiers rcemment ouverts.
EN OUVRANT UN FICHIER
Une base de donnes Access est enregistre dans un fichier d'extension .mdb (en mode compatibilit avec les versions Access 2003 et antrieures) ou .accdb (Access 2010 et 2007).

Ouvrez la fentre Documents en cliquant sur licne
Dmarrer, puis sur Documents.
La fentre de dossiers est ouverte sur le dossier Documents : slectionnez le dossier qui contient le fichier Access (extension .mdb ou .accdb), puis double-cliquez sur le fichier.
La fentre Documents est lquivalent sous Windows 7 et Windows Vista de la fentre Poste de travail dans les versions antrieures de Windows.
La fentre Access souvre en activant longlet Fichier et la commande Nouveau pour crer un fichier base de donnes DatabaseN.accdb, ou bien en affichant les objets de la base de donnes que vous avez ouverte.
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ARRTER ACCESS OU BASCULER ENTRE APPLICATIONS

Arrter lapplication Access consiste fermer la base de donnes en cours et enlever le programme de la mmoire pour y faire de la place. Basculer vers une autre application consiste atteindre une fentre d'une autre application tout en conservant la fentre Access actuelle en mmoire. On pourra par la suite rebasculer vers la fentre Access.
ARRTER ACCESS
Cliquez sur l'onglet Fichier puis au bas du menu sur la commande X Quitter, ou utilisez le raccourci + , ou cliquez sur la case Fermer de la fentre Access.
Si des objets ont t modifis dans la base de donnes en cours, par exemple une requte ou un formulaire, et nont pas t enregistrs, Access affiche un message dinvite :
Dans ce cas, cliquez sur lun de ces trois boutons : [Oui] pour enregistrer les modifications, [Non] pour ne pas enregistrer les modifications, [Annuler] pour ne pas arrter Access. Notez qu'on ne pose jamais la question d'enregistrer les modifications pour les donnes, en effet les donnes sont enregistres automatiquement ds leur saisie. Vous pouvez fermer une base de donnes sans arrter Access : cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Fermer la base de donnes ou cliquez sur la case de fermeture de la base de donnes .
BASCULER VERS UNE AUTRE APPLICATION

Plusieurs autres applications (par exemple Excel et Word) peuvent avoir t lances. Il est possible de basculer instantanment dAccess une autre application, notamment pour copier/coller des informations. La barre des tches Windows contient un bouton pour chaque application. Dans la barre des tches Windows, cliquez sur le bouton associ lapplication faire passer au premier plan. Ici, des applications actives
Vous pouvez aussi presser la touche et taper sur la touche pour faire dfiler dans une minifentre les noms des applications. Lorsque le nom de lapplication voulue s'affiche relchez la pression. Pour revenir la fentre Access : dans la barre des tches, cliquez sur le bouton associ la lapplication Access ou utilisez + .
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OUVRIR ET FERMER UNE BASE DE DONNES

Vous pouvez dmarrer plusieurs instances de lapplication Access, chacune dans une fentre spare. Vous pouvez de cette faon ouvrir plusieurs bases de donnes dans des fentres application Access distinctes.
OUVRIR UNE BASE DE DONNES EXISTANTE

Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Ouvrir, ou utilisez le raccourci (Ctrl+O). Slectionnez le dossier puis le nom du fichier, cliquez sur [Ouvrir]. Si la base de donnes que vous voulez ouvrir a dj t ouverte, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Rcent, et choisissez dans la liste des bases de donnes ouvertes rcemment.
Les N (4 par dfaut) bases de donnes les plus rcemment ouvertes figurent dans la liste dans le panneau de gauche, vous pouvez cliquer directement dessus. N est modifiable.
Si vous ouvrez une base de donnes alors qu'il y en a dj une ouverte dans la fentre Access, la base de donnes que vous ouvrez remplace celle qui tait ouverte. Si des objets ont t modifis sans avoir t enregistrs, Access affiche un message dinvite pour vous proposer de la faire : cliquez sur [Oui] pour enregistrer les modifications, ou [Non] pour fermer la base de donnes sans enregistrer les modifications en suspens.
OUVRIR UNE BASE DE DONNES DANS UNE NOUVELLE FENTRE
Dans la fentre de l'Explorateur Windows, double-cliquez sur le nom du fichier base de donnes ouvrir, ou dmarrez une nouvelle instance d'Access, et procdez comme dcrit prcdemment dans la nouvelle fentre Access.
FERMER UNE BASE DE DONNES

Vous pouvez fermer la base de donnes en conservant la fentre de lapplicati on Access. Cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Fermer la base de donnes ou cliquez sur la case de fermeture de la base de donnes. Si un objet de la base de donnes a t modifi mais pas encore enregistr, un message dinvite vous propose de le faire. Vous pouvez fermer la fentre Access, pour fermer la base de donnes ouverte dans cette fentre : cliquez sur l'onglet Fichier puis sur X Quitter, ou cliquez sur la case de fermeture de la fentre.
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LA NOUVELLE INTERFACE DACCESS

La nouvelle interface de la version 2010 dOffice Microsoft Access apparat demble lorsque vous avez dmarr Access et ouvert une base de donnes.
Le Ruban : les commandes sont organises par onglet sur le Ruban. Les principaux onglets sont Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes. Par exemple, sous longlet Accueil se trouvent les groupes Affichages, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, Fentre et Mise en forme du texte. Il existe aussi des onglets contextuels qui napparaissent qu en fonction du contexte, savoir l'objet que vous utilisez ou la tche que vous effectuez, par exemple les onglets contextuels Outils de table/Champs et Outils de table/Table. Le Ruban, avec ses onglets et leurs groupes remplacent les menus et sous-menus des versions antrieures dAccess, ainsi que la barre doutils Base de donnes. Le volet de navigation : situ gauche de la fentre Access, il permet de lister et douvrir les objets de la base de donnes (table, formulaire, requte, tat), il peut tre ouvert en cliquant sur le bouton (ou F11 ) ou ferm en cliquant sur le bouton (ou F11 ). Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes des versions antrieures d'Access.
Les documents onglet : Les tables, requtes, formulaires, tats, pages et macros que vous dcidez dafficher peuvent apparatre sous la forme de documents onglets. Ces documents onglets remplacent les fentres superposes des versions antrieures. Vous pouvez choisir entre fentres superposes et documents onglet par une option Access 2010. La barre d'tat : situe en bas de la fentre Access, elle comporte des informations d'tat ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage. La barre d'outils Accs rapide : gauche de la barre de titre de la fentre, elle permet d'accder en un seul clic aux commandes frquemment utilises, Enregistrer et Annuler 14 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
LE RUBAN ET LES ONGLETS

LE RUBAN ET SES ONGLETS
Le Ruban prsente cinq onglets. Fichier : pour enregistrer, ouvrir, imprimer modifier les mtadonnes et les options Access. Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractres Crer : crer des objets, tables, requte, formulaires Donnes externes : importer ou exporter des donnes Outils de base de donnes : crer des relations, des macros, dplacer les donnes
Vous pouvez actionner les commandes du Ruban laide des touches du clavier : appuyez sur la touche Alt , puis relchez-la. Les touches d'accs rapide saffichent dans des bulles ct des boutons sur le Ruban. Appuyez sur la ou les touches rapides associes la commande souhaite.
LES ONGLET CONTEXTUELS

Des onglets supplmentaires s'affichent, lorsque c'est ncessaire, selon le contexte. Par exemple, lorsque vous travaillez sur un formulaire, trois onglets contextuels Cration, Organiser, Format sajoutent sous un mme intitul Outils de prsentation de formulaire.
TRAVAILLER AVEC UN RUBAN RDUIT

Lorsque le Ruban est rduit on ne voit plus que les noms des onglets, cela laisse plus de place pour laffichage des informations de la base de donnes dans les des documents onglets. Pour rduire le Ruban : + F1 , ou double-cliquez sur longlet actif du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet puis sur Rduire le ruban, ou cliquez sur la flche de la barre d'outils Accs rapide puis sur Rduire le ruban. Pour accder aux boutons lorsque le Ruban est rduit : cliquez sur l'onglet que vous voulez utiliser, les outils de cet onglet saffichent, aprs excution de la commande le Ruban se rduit de nouveau. Pour restaurer le ruban : + F1 , ou double-cliquez sur un onglet du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet du Ruban puis sur la commande Rduire le ruban pour dsactiver loption, ou cliquez sur la flche de la barre d'outils Accs rapide puis sur Rduire le ruban.
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LA BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE

La barre doutils Accs rapide est situe en haut gauche de la fentre juste au-dessus ou audessous du Ruban selon votre choix . Placez-y vos outils afin de les avoir porte de clic.
AFFICHER/MASQUER LES BOUTONS STANDARDS

Trois des boutons standards sont visibles par dfaut dans la barre d'outils Accs rapide : Enregistrer : enregistre les modifications. annule l'action prcdente ou les dernires Annuler : actions prcdentes (en cliquant sur la flche de l'outil). rpte la dernire action effectue, Rpter ou Rtablir : ou, s'il s'agissait d'une annulation, rtablit ce qui a t annul ; pour restaurer plusieurs annulations cliquez sur la flche du bouton Rtablir. Raccourcis clavier : +Z pour annuler, +Y pour rpter
Les boutons standards doivent tre activs pour tre visibles : Cliquez sur la flche droite de la barre Accs rapide, puis Cliquez sur un des autres boutons standards proposs : Nouveau, Ouvrir, Courrier lectronique, Impression rapide, Aperu avant impression, Orthographe, Mode, Actualiser tout. Pour masquer un bouton standard, effectuez la mme procdure que pour le rendre visible, ce qui a pour effet de le dsactiver.
AJOUTER/SUPPRIMER D'AUTRES BOUTONS

Pour ajouter un bouton qui figure sous un onglet du Ruban, cliquez droit sur le bouton du Ruban, puis sur Ajouter la barre doutils Accs rapide . Pour ajouter un bouton dune commande qui ne figure pas s ur le Ruban, cliquez sur la flche situe droite de la barre Accs rapide, puis sur Autres commandes. Le dialogue Options Access s'affiche avec la rubrique Barre doutils Accs rapide.
Dans la zone <Choisir les commandes dans les catgories suivantes> : choisissez la catgorie Toutes les commandes, slectionnez la commande et cliquez sur [Ajouter>>], dans la zone <Personnaliser la barre d'outils rapide> : choisissez Pour tous les documents (par dfau t) ou Pour nom_document_ actif, validez par [OK]. Pour supprimer un bouton, cliquez droit sur le bouton dans la barre d'outils Accs rapide, puis sur la commande Supprimer de la barre doutils Accs rapide . 16 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
LONGLET FICHIER ET LE MODE BACKSTAGE

Longlet Fichier remplace le bouton Microsoft Office de la version 2007 et le menu Fichier des versions antrieures. Il active le mode dit Backstage , donnant accs aux commandes qui sappliquent au fichier de base de donnes dans son entier, par opposition aux commandes des autres onglets qui permettent de travailler sur les objets de la base de donnes. Cliquez sur longlet Fichier puis cliquez sur une commande dans le panneau de gauche, sil y a lieu, le panneau de droite affiche les choix associs la commande.
Enregistrer : pour enregistrer les dernires modifications sur les objets de la base de donnes. Enregistrer lobjet sous : pour crer une copie de lobjet actif, par exemple une table ou une requte, sous un autre nom dans la base de donnes. Enregistrer la base de donnes sous : pour enregistrer la base de donnes sous un autre nom, un autre format ou dans un autre dossier. Ouvrir : pour ouvrir une autre base de donnes dans la fentre, la place de celle qui est actuellement ouverte. Fermer la base de donnes : pour fermer la base de donnes sans arrter Access. Informations : pour afficher et modifier les proprits de votre base de donnes , compacter et rparer , chiffrer avec mot de passe la base de donnes . Rcent : pour afficher la lise des bases de donnes rcemment ouvertes et en choisir une ouvrir la place de celle qui est actuellement ouverte. Nouveau : pour crer une base de donnes vierge ou base sur un modle. Imprimer : pour accder l'impression rapide, l'aperu avant impression ou aux paramtres d'impression. Enregistrer et publier : pour enregistrer la base de donnes sous un autre format, un autre nom ou dans un autre dossier. Pour empaqueter et signer la base. Pour publier la base de donnes grce Access Services ou SharePoint. Pour crer un fichier excutable. Aide : pour accder lAide, aux conseils de mise en route, savoir comment contacter Microsoft, rechercher les dernires mises jour, activer le produit, connatre la version du logiciel. Options : Pour accder aux options et les modifier. X Quitter : pour fermer linstance de lapplication Access en cours. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 17
VOLET DE NAVIGATION
Lorsque vous travaillez sur une base de donnes, les noms des objets qu'elle comprend s'affichent dans le volet de navigation. Les principaux objets sont les tables, les formulaires, les tats, les pages, les macros et les modules. Les objets peuvent tre regroups par type dobjets, mais aussi selon dautres catgories.

Pour ouvrir le volet de navigation, cliquez sur le fermer sur (ou F11 ).
(ou F11 ), pour
Pour ouvrir un objet dans lespace de travail, double cliquez sur le nom de lobjet dans le volet de navigation. Pour appliquer une commande l'un des objets, cliquez droit sur lobjet puis sur la commande contextuelle. Les commandes contextuelles varient en fonction de l'objet actif. Vous pouvez ainsi renommer, afficher ou masquer des objets, en modifier certaines proprits
COMMENT LE VOLET DE NAVIGATION REGROUPE LES OBJETS

Le volet de navigation affiche tous les objets regroups.
Cliquez sur licne puis choisissez la catgorie de groupement sous Atteindre la catgorie. Les objets dun groupe apparaissent sous une barre de groupe. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur les double-flches situes droite de la barre de groupe.
Choix dune catgorie de groupement : par Type dobjet, par Tables et affichages associs, par Date de cration Choix de filtrer sur un groupe ou afficher tous les groupes.
La catgorie de groupement par dfaut sur une base cre dans Office Access 2010 est Tables et affichages associs. Il groupe les objets par table, les requtes, les tats, les formulaires bass sur une mme table. Le filtre de groupe par dfaut est alors Toutes les tables.
Pour filtrer sur une seule table de la base, cliquez sur licne , choisissez le mode de groupement Tables et affichages associs. Sous la section grise Filtrer par groupe, cliquez sur le nom de la table plutt que sur Toutes les tables.
Certains objets peuvent apparatre plusieurs fois, dans des groupes diffrents. Par exemple, si un tat prend ses donnes dans deux tables, il apparatra dans les deux groupes de tables. Pour les bases de donnes cres dans des versions plus anciennes d'Access, le mode de groupement par dfaut est Type d'objet et le filtre de groupe par dfaut est Tous les objets Access. Les groupes sont Tables, Requtes, Formulaires, tats. Vous pouvez filtrer sur lun de ces groupes, par exemple Requtes, pour ne voir que les requtes.
GROUPES PERSONNALISS
Vous pouvez crer des groupes personnaliss listant seulement les objets que vous voulez utiliser, vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes personnaliss peuvent servir pour remplacer les menus gnraux, fonctionnalit des versions antrieures dOffice Access qui nexiste plus depuis la version 2007. Les groupes personnaliss sont dvelopps page 20. 18 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
MANIPULER LES OBJETS DE LA BASE DE DONNES

Lorsque vous avez ouvert une base de donnes, la fentre Access prsente en haut le Ruban des commandes avec ses onglets et au-dessous lespace de travail. Le volet de navigation est ouvert (il peut tre referm) sur la gauche de lespace de travail. Le volet de navigation liste tous les objets de la base de donnes et permet de les ouvrir par un double-clic. Pour travailler sur un objet, une table, une requte, un formulaire vous commencez par ouvrir lobjet. Dans lespace de travail, les objets ouverts sont prsents sous forme de document onglet ou de fentres superposes.
CHOISIR LOPTION FENTRES SUPERPOSES OU DOCUMENTS ONGLET
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Slectionnez ensuite la rubrique Base de donnes active, et droite activez loption < Fentres superposes> ou < Documents onglets>.
OUVRIR OU FERMER LE VOLET DE NAVIGATION
Pour fermer ou rouvrir le volet de navigation, utilisez la touche F11 .
Lorsque le volet de navigation est ferm, il reste matrialis par une barre de titre verticale sur la gauche de lespace de travail portant le nom Volet de navigation. Vous pouvez rouvrir le volet par un double-clic sur cette barre verticale. Pour agrandir ou diminuer la largeur du volet de navigation, cliquez sur le bord vertical de droite du volet de navigation et faites-le glisser.
ORGANISER LES OBJETS PAR GROUPES DANS LE VOLET DE NAVIGATION

Dans le volet de navigation, vous pouvez choisir la catgorie de groupement des objets : Par type dobjet : regroups par types (requtes, tables, formulaire, tat). Par table : regroups par tables (requtes, formulaires dune table). Par date de cration : regroups par date de cration (semaine dernire, mois dernier). Par date de modification : regroups par date de modification (sem. dernire, mois dernier...) Personnalis : regroups par groupes personnaliss que vous avez crs.
Pour cela, cliquez sur licne puis choisissez la catgorie de groupement sous la section Atteindre la catgorie. Chaque groupe est list sous une barre. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur les chevrons situs droite de la barre du groupe.
Vous pouvez ensuite filtrer les objets sur un seul groupe ou sur un sous-ensemble de groupe que vous slectionnez : cliquez sur licne puis, sous Filtrer par groupe, slectionnez un groupe ou plusieurs groupes (par exemple parmi les tables, Biens ou Contacts). Si vous voulez afficher tous les groupes, cochez la dernire option (par exemple, Toutes les tables).
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Les noms des objets sont toujours prcds dune icne qui symbolise le type dobjet : une table, une requte, un formulaire, un tat, une macro, un module. Pour les noms des objets, nous vous conseillons dadopter un usage rpandu , mettre une lettre en prfixe du nom : T_ pour table, R_ pour requte, F_ pour formulaire, E_ pour tat.
RENOMMER UN OBJET
Cliquez droit sur le nom de lobjet puis sur la commande Renommer, ou slectionnez le nom de lobjet puis appuyez sur . Modifiez ensuite le nom de lobjet et validez par .
Lorsque vous renommez un objet, Access propage cette modification tous les autres objets de base de donnes qui en dpendent, sauf dans les modules de code VBA.
SUPPRIMER UN OBJET
Cliquez droit sur le nom de lobjet puis sur la commande Supprimer, ou slectionnez le nom de lobjet puis appuyez sur . Un message demande confirmation : cliquez sur [Oui].
La suppression d'un objet risque de perturber le fonctionnement d'une base de donnes. Par exemple, une requte peut fournir des donnes un formulaire, vous devez donc vous entourer de prcautions avant de supprimer une requte.
MASQUER UN OBJET OU RAFFICHER UN OBJET MASQU

Les objets masqus peuvent tre totalement invisible s ou semi-transparents Vous pouvez rendre des groupes ou des objets masqus totalement invisibles ou les laisser visibles seulement dans le volet de navigation sous la forme d'icnes dsactives (semi-transparentes). Cliquez droit sur la barre en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation et cochez ou non loption </Afficher les objets cachs>. Masquer/rafficher un groupe Dans le volet de navigation, cliquez droit sur la barre de titre du groupe, puis sur Masquer.
Pour rafficher un groupe masqu, sil apparat semi-transparent, cliquez droit sur le groupe masqu, puis sur Afficher. Ou, sil est compltement invisible, cliquez droit sur la barre de menu en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation. Dans le volet <Catgories>, slectionnez la catgorie o se trouve le groupe masqu puis, dans le volet <Groupes pour catgorie>, cochez la case du groupe masqu. Validez en cliquant sur [OK].
Masquer/rafficher un ou plusieurs objets dans un mme groupe Dans le volet de navigation, cliquez droit sur un ou plusieurs objets slectionns dans un groupe, puis cliquez sur la commande contextuelle Masquer dans ce groupe.
Pour rafficher des objets masqus dans un groupe, cliquez droit sur lobjet ou sur une slection dobjets masqus dans le groupe, puis cliquez sur Afficher dans ce groupe.
Masquer/rafficher un objet dans toutes les catgories et tous les groupes Pour masquer lobjet : cliquez droit dessus, cliquez sur Afficher les proprits puis, dans le dialogue des proprits de l'objet. Cochez loption < Masqu>. Pour rafficher un objet masqu : procdez de la mme faon et dcochez < Masqu>.
GROUPES PERSONNALISS
Vous pouvez utiliser le volet de navigation pour crer des groupes personnaliss listant seulement les objets que vous voulez utiliser, vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes personnaliss pourront servir pour remplacer les menus gnraux, fonctionnalit des versions dOffice Access 2003 abandonne depuis la version 2007. 20 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Crer une catgorie et ses groupes personnaliss Exemple, une catgorie Menu principal contiendra des groupes Saisie de donnes, tats et Requtes. Cliquez droit sur la barre de menu en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation Sous la zone <Catgories>, cliquez sur [Ajouter un lment], puis saisissez un nom pour le groupe Menu principal, par exemple.
Laissez la case coche devant Objets non attribus et cliquez sur [OK]. Access referme le dialogue Options de navigation et ajoute le nouveau groupe personnalis dans le volet de navigation. Vous ne le voyez pas parce que vous ne regardez pas encore dans votre nouvelle catgorie Menu principal. Passez la procdure suivante pour afficher le nouveau groupe et y ajouter des objets.
Le nom de catgorie Menu principal tant slectionn, dans la zone <Groupes pour Menu principal>, cliquez sur [Ajouter un groupe], puis saisissez un nom pour le groupe, Saisie de donnes. Rptez cette opration pour les autres groupes tats, Requtes.
Ajouter des objets aux groupes personnaliss Cliquez sur la barre situe en haut du volet de navigation, slectionnez votre nouvelle catgorie Menu principal. Les groupes crs figurent dans la partie infrieure du menu. Dans le groupe Objets non attribus, slectionnez les objets placer dans un groupe personnalis et dplacezles vers le groupe voulu, pour cela : Glissez-dplacez les lments un par un ou slectionnez plusieurs lments, en cliquant dessus avec la touche Ctrl appuye, puis faites glisser la slection vers votre groupe personnalis. Ou cliquez droit sur les lments slectionns puis sur Ajouter un groupe, enfin sur le nom du groupe personnalis. Lorsque vous avez termin, vous pouvez laisser le groupe Objets non attribus affich dans le volet de navigation ou le masquer. Pour le masquer, cliquez droit sur le menu situ dans la partie suprieure du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigationpuis dans le volet Groupes pour Menu principal, dsactivez la case cocher devant Objets non attribus. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 21
LES OPTIONS ACCESS
Pour modifier les options dAccess, cliquez sur longlet Fichier sur le Ruban, puis cliquez sur Options, enfin slectionnez la rubrique des options que vous voulez modifier.
Les options de la rubrique Gnral concernent linterface utilisateur, le format par dfaut des fichiers et le dossier de travail par dfaut, le nom dutilisateur et ses initiales.
Les options de la rubrique Base de donnes active dfinissent des modalits de comportement de la base de donnes active.
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LES OPTIONS ACCESS
Les options de la rubrique Feuille de donnes modifient lapparence des feuilles de donnes dans Access.
Les options de la rubrique Concepteurs dobjets modifient les paramtres par dfaut des objets de la base. Ces paramtres ne concernent pas le mode Feuille de donnes de table ou Page.
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LES OPTIONS ACCESS
Les options des rubriques Vrifications et Langue sappliquent tous les programmes Microsoft Office 2010. Les options de la rubrique Paramtres du client modifient le comportement du logiciel client Access, par exemple laction de certaines touches, les marges dimpression, le mode douverture par dfautmais ces options ne sappliquent pas linterface Web.
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LES OPTIONS ACCESS

La rubrique Personnaliser le Ruban sert ajouter ou supprimer des boutons de commande dans les onglets du Ruban dAccess.
La rubrique Barre doutils Accs rapide sert ajouter ou supprimer des boutons de commande dans la barre doutils Accs rapide dAccess.
La rubrique Complments permet dactiver ou dsactiver des complments Access. Un complment est une fonctionnalit supplmentaire qui ajoute des commandes personnalises et de nouvelles fonctionnalits aux programmes Microsoft Office 2010. Lorsque vous installez Microsoft Office 2010, plusieurs complments sont installs et enregistrs sur l'ordinateur. La rubrique Centre de de gestion de la confidentialit contient le bouton qui permet daccder aux paramtres de scurit et de confidentialit des programmes Microsoft Office 2010. Il est conseill de de consulter ladministrateur systme ou dvaluer soigneusement les risques avant dapporter des modifications a ux paramtres du Centre de gestion de la confidentialit. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 25
OBTENIR DE L'AIDE
Lorsque vous avez besoin daide, appuyez sur la touche F1 ou cliquez sur licne (point dinterrogation) sur le ct droit au-dessus du Ruban. Ou, cliquez sur Fichier, puis sur Aide, puis sur licne Aide de Microsoft Office.
Cliquez sur le bouton , de la barre doutils, pour afficher la table des matires. La table des matires est organise sous forme arborescente : - Cliquez sur une rubrique ferme pour l'ouvrir et afficher les titres des articles de l'aide et ventuellement des sous-rubriques. Cliquez sur un titre d'article, prcd de licne , pour en afficher le contenu dans le volet droit de la fentre. - Cliquez sur une rubrique ouverte pour la refermer.
La barre doutils contient neuf boutons :
Prcdent : .......................... article prcdent. Suivant : .............................. article suivant. Arrter : ............................... arrte la recherche en cours. Actualiser : .......................... actualise le rsultat de la recherche. Accueil : .............................. affiche la page daccueil de laide. Imprimer : ........................... imprime larticle en cours. Modifier taille de la police : ... pour choisir entre 5 tailles de police daffichage. Table des matires : .............. affiche/non la table des matires dans le volet de gauche. Maintenir sur le dessus : ........ maintient lAide au-dessus de la fentre Access mme active.
Effectuer une recherche dans lAide
Saisissez les mots dans la zone <Recherche>, puis cliquez sur le bouton Rechercher, le rsultat de la recherche est la liste des noms darticles trouvs. Cliquez sur un article pour louvrir.
La flche du bouton Rechercher, permet de spcifier un domaine de recherche soit dans votre ordinateur (Tout Access, ou seulement Aide, Modles ou Formation) soit en ligne sur Office.com. Si les rsultats ne sont pas satisfaisants, vous pouvez changer les mots de recherche ou tendre la recherche dautres sources grce aux liens en bas de page (si la recherche se fait online ). 26 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
OBTENIR DE L'AIDE
INFOBULLE DAIDE SUR UN OUTIL
Amenez le pointeur sur loutil, une infobulle dcrit lusage de loutil. Laffichage des infobulles peut tre activ ou dsactiv par les options Access : cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, cliquez sur la rubrique Gnral, puis dans la zone <style d'infobulles> choisissez loption.
AIDE EN LIGNE OU HORS CONNEXION
Cliquez sur le bouton situ au bas droite de la fentre de lAide, vous pouvez choisir entre Afficher un contenu partir dOffice.com ou Afficher un contenu partir de cet ordinateur uniquement. Ensuite, chaque fois que vous ouvrirez une fentre d'aide dans un des programmes Microsoft Office, laide affichera son contenu partir de la source choisie.
Laide en ligne ( partir de Offfice.com) est plus jour et parfois plus complte que celle qui est installe sur votre ordinateur. Mais si votre connexion Internet est coupe, lindicateur Hors connexion reste affich.
MAINTENIR LA FENTRE DAIDE AU PREMIER PLAN

La fentre d'Aide est configure par dfaut pour rester en permanence au premier plan, le dernier bouton de la barre doutils se prsente dans ce cas comme une pingle vue de dessus . Vous pouvez travailler dans votre document en conservant la fentre daide sous vos yeux, vous pouvez la redimensionner et la dplacer pour ne pas gner votre travail. Si vous cliquez sur ce bouton, vous dsactivez laffichage au premier de la fentre daide, le bouton se prsente alors comme une pingle vue de ct .
IMPRIMER UNE RUBRIQUE DAIDE
Cliquez sur le bouton
pour imprimer la rubrique daide affiche.
DEMANDEZ DE LAIDE DAUTRES UTILISATEURS
Vous pouvez accder des communauts srieuses sur les produits Microsoft sur le site http://www.microsoft.com/france/communautes . Sur ce site, vous pouvez chercher les communauts qui sintressent Access, par exemple voici un site sur lequel vous trouverez des forums, des tutoriels, de conseils. www.developpez.com.
LES NOUVEAUTS DACCESS VERSION 2010
Dans lAide, en mode Connect Office.com, ouvrez la rubrique Mise en route, puis cliquez sur larticle Nouveauts de Microsoft Office Access.
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UTILISER LA FEUILLE DE DONNES
SAISIR ET DITER DES ENREGISTREMENTS

Le mode Feuille de donnes est conu pour saisir directement des enregistrements dans les tables, ou pour consulter et modifier les donnes existantes, sans passer par un formulaire.
AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE
Pour afficher la table en mode Feuille de donnes, double-cliquez sur le nom de la table dans le volet de navigation, ou cliquez droit sur le nom de table puis sur la commande Ouvrir.
Cliquez sur licne Nouvel enregistrement situ sur la barre dtat, ou appuyez sur ++. Saisissez le contenu du premier champ (sauf sil est de type NumroAuto), puis validez en
appuyant sur ou pour passer au champ suivant et ainsi de suite... ou fait passer le point Une fois le dernier champ renseign, lappui sur la touche dinsertion au dbut dun nouvel enregistrement.
Access sauvegarde automatiquement un enregistrement dont un champ a t modifi ds que le curseur est plac dans un autre enregistrement.
Pour fermer la feuille de donnes, appuyez sur +W ou sur longlet de la feuille puis sur la commande Fermer.
, ou cliquez droit sur
NAVIGUER DANS LES ENREGISTREMENTS

Lenregistrement actif est reprable par sa case de slecteur denregistrement colore. Cest lenregistrement dans lequel vous avez cliqu ou que vous avez trouv par une recherche. La ligne entire de lenregistrement actif est en fond gris, sauf le champ dans lequel vous avez cliqu.
Cration dun nouvel enregistrement. Indicateur dun filtre actif ou non. Zone de recherche. Curseur de dfilement horizontal, lorsque la fentre nest pas assez large pour afficher toutes les colonnes de la table.
Atteindre un enregistrement avec les boutons de navigation Premier enregistrement. Enregistrement prcdent. Zone de numro de ligne. Enregistrement suivant. Dernier enregistrement.
Pour atteindre un enregistrement par son numro de ligne dans la feuille de donnes, doublecliquez sur le numro dans la zone , saisissez le numro de ligne et validez par . Pour atteindre un enregistrement par une valeur contenue, saisissez la valeur dans la zone <Rechercher> . Le curseur se place automatiquement dans le premier enregistrement de la feuille de donnes contenant cette valeur. Pour trouver les enregistrements suivants contenant cette mme valeur, tapez sur la touche .
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Atteindre un enregistrement avec les touches de direction du clavier ou + + Champ suivant. Dernier champ de la ligne. Champ prcdent. Premier champ de la ligne. Dernier enregistrement. + / Premier enregistrement. Fait dfiler de n enregistrements vers le haut / vers le bas (n tant le nombre denregistrements affichs . Enregistrement prcdent. Enregistrement suivant.
MODIFIER LES DONNES DUN ENREGISTREMENT

Trouvez lenregistrement modifier en faisant dfiler les enregistrements, ou en entrant une valeur de recherche dans la zone recherche sur la barre de navigation dans les enregistrements (vitez de le trouver par le numro de ligne qui peut changer en fonction des tris et des filtres). Cliquez dans le champ modifier, slectionnez la donne entire ou la portion de donnes modifier et saisissez la modification.
Sauvegarde ou annulation des modifications dun enregistrement Lorsque vous modifiez des donnes dans une table (ou un formulaire), vos modifications sur une ligne (ou enregistrement) sont automatiquement sauvegardes lorsque vous accdez une autre ligne ou lorsque vous fermez la table (le formulaire). En cours de modification dune ligne (ou enregistrement), le symbole en forme de crayon saffiche dans le slecteur de l'enregistrement actif tant que les modifications nont pas t enregistres. Lorsque vous passez une autre ligne (ou enregistrement), ce symbole disparat, indiquant ainsi que vos modifications ont t sauvegarde. Pour sauvegarder des modifications sur un enregistrement sans passer un autre, sous l'onglet Accueil>groupe Enregistrements cliquez sur le bouton Enregistrer, ou raccourci Maj +Entre . Tant que vous tes en mode dition (avec le symbole ), vous pouvez annuler la modification du champ en cours de modification en tapant une fois sur la touche et la modification de tout lenregistrement en tapant une deuxime fois sur la touche . Les symboles du slecteur d'enregistrement. Enregistrement actif ; l'enregistrement a t sauvegard tel qu'il apparat. Enregistrement en cours de modification ; modifications non encore enregistres. Enregistrement verrouill par un autre utilisateur ; vous ne pouvez pas le modifier. Nouvel enregistrement dans lequel vous pouvez saisir des informations. Spcificits de la saisie selon le type de donnes Texte : saisissez le texte de manire habituelle. Dans certains cas, un texte saisi en minuscules sinscrit automatiquement en majuscules : il sagit dune proprit que vous pouvez spcifier. Nombre : saisissez les nombres sans taper de sparateur de milliers ni de symbole montaire, ces lments tant inclus dans le format daffichage du champ. Date : saisissez une date sous la forme 3/5/10 (ce qui donnera 03/05/2010), ou 3/5 (ce qui donnera galement 03/05/2010 si lanne en cours est 2010), ou 3/5/10 (ce qui donnera 03/05/2010). Vous pouvez aussi taper un tiret ou une virgule la place du symbole /. Les dates saisies avec un format anne deux chiffres, comprises entre le 01/01/00 et le 31/12/29, sont censes tre des dates comprises entre lan 2000 et 2029. Les dates saisies comprises entre le 01/01/30 et 31/12/99 sont censes tre comprises entre 1930 et 1999.
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Heure : tapez les heures sous la forme 3:5:9 (donne 03:05:09), ou 3:5 (donne 03:05:00). Vous pouvez galement taper un point la place des deux-points. Champ Oui/Non : par dfaut ce type de champ apparat sous la forme du ne case que vous pouvez cocher ou pas. Lien hypertexte : tapez ladresse dun lien (par exemple http://www.tsoft.fr ou www.tsoft.fr ) ou cliquez droit dans le champ puis sur Lien hypertexte, puis sur Modifier le lien hypertexte. Dans le dialogue Insrer le lien hypertexte qui saffiche, spcifiez ladresse dans la zone <Adresse> et le texte du lien dans la zone <Texte afficher>. Liste de choix : cliquez sur la flche qui apparat lextrmit droite du champ, puis cliquez sur la valeur de votre choix dans la liste qui se droule. Objet OLE : copiez/collez un objet dans le champ, ou cliquez droit puis cliquez sur Insrer un objet. Le dialogue qui saffiche permet de crer lobjet. Champ NumroAuto : les champs de type NumroAuto tant grs par Access, ils ne peuvent pas tre modifis.
TYPE DE DONNES ET CONTRLE DE VALIDATION

Dans certains cas (du texte dans un champ numrique, tentative de modification dun champ de type NumroAuto, etc.), Access refuse la valeur saisie.
INSRER UNE VALEUR PRDFINIE

Vous pouvez insrer ou substituer la valeur saisie dans un champ celle qui lui a t assigne par dfaut au niveau de ses proprits. Pour cela : Placez le curseur dans le champ, appuyez sur + + . Vous pouvez insrer la valeur du mme champ de lenregistrement prcdent, pour cela : Placez le curseur dans le champ, appuyez sur + (lapostrophe, sur la mme touche que le chiffre 4 sur le clavier principal).
Diverses touches de saisie : + insre une ligne suivante dans un champ.
+: (deux-points) insre lheure actuelle.
ZOOM SUR UN CHAMP

ventuellement, on peut zoomer sur un champ pour le visualiser dans son intgralit. Cela est utile pour les champs de grande taille, tels que les champs de type Mmo. Cliquez dans le champ de lenregistrement que vous voulez visualiser, a ppuyez sur + .
Tapez ou modifiez le texte si ncessaire, cliquez sur [OK] pour terminer.
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COPIER/DPLACER/SUPPRIMER DES DONNES

Vous pouvez copier ou dplacer des donnes par copier/coller dun champ vers un autre, dune table vers une autre ou encore vers une autre application Windows, par exemple Excel ou Word.
SLECTIONNER LES ENREGISTREMENTS COPIER

Avec la souris
Pour slectionner un enregistrement : cliquez sur le slecteur gauche de lenregistrement . Pour slectionner plusieurs enregistrements successifs : cliquez sur le slecteur du premier enregistrement puis faites glisser le slecteur jusquau dernier slectionner. Pour slectionner tous les enregistrements : cliquez sur la case grise situe dans le coin suprieur gauche de la feuille de donnes .
Au clavier Pour slectionner un enregistrement, rendez-le actif puis slectionnez-le par + . Pour slectionner plusieurs enregistrements successifs, slectionnez le premier enregistrement, puis tendez la slection par + ou + .

Pour slectionner tous les enregistrements appuyez sur
+A.
COPIER OU DPLACER DES ENREGISTREMENTS DUNE TABLE UNE AUTRE

Pour le collage dune table une autre, lordre des champs des enregistrements source doit respecter lordre des champs de la table cible, les noms des champs pouvant tre diffrents. Slectionnez les enregistrements copier ou dplacer, puis sous longlet Accueil>groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier (ou Ctrl+C) ou Couper (ou Ctrl +X). Ouvrez une autre table, cliquez dans la table. Puis, sous longlet Accueil> groupe Presse-papiers, cliquez sur la flche du bouton Coller puis sur Coller par ajout. Les enregistrements source sont ajouts en fin de la table cible. Si vous slectionnez des enregistrements successifs dans la table cible, ils seront remplacs par les enregistrements source si vous cliquez simplement sur le bouton Coller (ou Ctrl +V). De la mme faon, vous pouvez coller les donnes dans une feuille Excel ou dans un document Word, les noms des champs seront repris comme titre des colonnes dans le document cible. Problmes de collage Les enregistrements quAccess ne peut pas coller sont placs dans une table appele Table des erreurs. Access ne peut pas coller un enregistrement sil contient une valeur : Dont le type de donne est incorrect o qui est trop longue pour le champ destination. Qui ne respecte pas la rgle de validation du champ destination. Qui existe dj dans un champ cl primaire. Qui est interdite par une macro de validation ou qui ne respecte pas la rgle de validation.
SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DUNE TABLE

Slectionnez les enregistrements supprimer , puis sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Supprimer ou appuyez sur . Un message demande confirmation. Cliquez sur [Oui] pour valider la suppression. 33
METTRE EN FORME LA FEUILLE DE DONNES

La prsentation de la table en feuille de donnes peut tre personnalise. Certains changements de prsentation sappliquent lensemble des tables, dautres ne concernent que la table ouverte et affiche en premier plan. La mise en forme dune table peut tre enregistre lorsque vous fermez la table ou tout moment lorsque vous utilisez la commande Enregistrer.
OPTIONS PAR DFAUT POUR TOUTES LES FEUILLES DE DONNES

Les changements apports aux options par dfaut affectent lensemble des feuilles de donnes associes aux tables de la base de donnes ouverte. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options et slectionnez la rubrique Feuille de donnes.
Choisissez laffichage du quadrillage, lapparence des cellules , la largeur de colonne par dfaut. Choisissez la police par dfaut, sa taille et sa mise en forme par dfaut Cliquez sur [OK]. Les modifications dapparence dcrites dans les paragraphes suivants naffectent que la feuille de donnes de la table active.
MODIFIER LA LARGEUR DE COLONNE
La largeur de colonne sapplique seulement aux colonnes que vous slectionnez. Avec un dialogue
Cliquez sur len-tte de la colonne, puis sur Largeur de colonne saisissez la nouvelle valeur en nombre de caractres affichables. Loption < Largeur standard> permet dappliquer la largeur de colonne par dfaut, celle spcifie dans les options par dfaut.
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Avec la souris Placez le pointeur sur le bord droit de len-tte de la colonne redimensionner (rectangle gris affichant le nom du champ) : le pointeur se transforme en flche deux pointes Double-cliquez pour redimensionner la colonne en fonction de son contenu, ou cliquez et faites glisser jusqu obtenir la largeur souhaite.
MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES

La modification de la hauteur des lignes affecte toutes les lignes de la feuille de donnes, vous ne pouvez pas modifier la hauteur dune ligne particulire. Cliquez droit sur le slecteur dun enregistrement quel conque, puis sur Hauteur de ligne Saisissez la hauteur de ligne, validez par [OK]. Loption <hauteur standard> remet la hauteur en fonction de la taille de police choisie. Placez le pointeur entre les slecteurs denregistrement de deux lignes quelconque s, il se transforme en flche deux pointes. Faites glisser vers le haut ou vers le bas.
DPLACER UNE COLONNE

La colonne est dplace dans la feuille de donnes, le champ nest pas dplac dans la table. Slectionnez la colonne en cliquant sur son en-tte (nom de colonne sur un fond gris). Puis, cliquez nouveau sur cet en-tte et faites glisser vers la droite ou vers la gauche, relchez la pression lorsque la position (trait vertical pais) entre deux autres colonnes vous convient.
MASQUER/AFFICHER UNE COLONNE

La colonne est masque dans la feuille, le champ nest pas supprim dans la table. Mais attention ne pas supprimer la colonne (au lieu de la masquer) car cela supprimerait aussi le champ. Slectionnez les colonnes masquer, cliquez droit dessus, puis sur Masquer les colonnes.
Pour les rafficher, cliquez droit sur un en-tte de colonne quelconque, puis sur Afficher les colonnes Dans le dialogue, cochez les noms de colonnes afficher, validez par [Fermer].
FIGER/LIBRER DES COLONNES

La visualisation lcran de toutes les colonnes en mme temps est parfois impossible. Il est alors utile de figer certaines dentre elles pour quelles restent affiches en permanence sur la gauche de la feuille de donnes lorsque vous faites dfiler horizontalement la feuille. De la mme faon que les en-ttes de colonne restent toujours visibles lorsque vous faites dfiler la feuille vers le bas. Slectionnez les colonnes figer, cliquez droit sur la slection, puis sur Figer les colonnes. Les colonnes figes sont dplaces gauche de la feuille de donnes. Pour ne plus figer les colonnes, cliquez sur un en-tte de colonne quelconque, puis sur Librer les colonnes. Dplacez les colonnes anciennement figes si vous le souhaitez.
RENOMMER UN CHAMP EN RENOMMANT LA COLONNE
Double-cliquez dans len-tte de la colonne, saisissez un nouveau nom pour la colonne et validez par .
Attention, lorsque vous remplacez, comme ci-dessus, le nom de colonne dans la feuille de donnes, le nom du champ de la table est aussi renomm et la proprit <Lgende> du champ est supprime. Si vous voulez afficher un nom de colonne dans la feuille de donnes diffrent du nom de champ, passez en mode Cration et modifiez la proprit <Lgende> du champ.
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METTRE EN FORME LE TEXTE
La police de caractres que vous choisissez sapplique toutes les cellules de la feuille. Vous ne pouvez pas modifier la police pour une colonne particulire. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte Slectionnez la police et sa taille . Vous pouvez modifier lattribut Gras , Italique ou soulign , ainsi que la couleur des caractres .
ALIGNEMENT DANS LES CELLULES
Par exception aux autres options qui sappliquent toutes les colonnes, lalignement sapplique aux colonnes slectionnes et non toutes les colonnes. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur un des boutons dalignement .
APPARENCE DES CELLULES

Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, choisissez une couleur darrire plan principal et une autre couleur darrire plan qui sapplique seulement aux lignes paires (donc une ligne sur deux). Vous pouvez choisir aussi le type de quadrillage (horizontal, vertical, ou les deux ou aucun). Pour afficher toutes les options, cliquez sur le Lanceur du groupe Mise en forme du texte. Le dialogue Mise en forme de la feuille de donnes (ci-contre) saffiche : vous pouvez personnaliser en plus la couleur du quadrillage, lapparence des cellules (2D, 3D enfonc ou relch). Le style des bordures (tirets, pointill).
ENREGISTRER LES MODIFICATIONS DE LA MISE EN FORME DE LA TABLE
Les modifications de mise en forme de la table sont enregistres lorsque vous fermez la table, un message saffiche :
Vous pouvez aussi les enregistrer tout moment en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide ou en utilisant le raccourci clavier sur Ctrl +S.
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RECHERCHER ET REMPLACER DES DONNES

Vous utilisez le dialogue Rechercher et remplacer lorsque vous souhaitez rechercher (et remplacer) de petites quantits de donnes dans une table et quune requte ne simpose pas pour cela.
RECHERCHER UNE DONNE DANS UNE TABLE
Placez le curseur dans le premier enregistrement, dans le champ dans lequel vous voulez chercher, puis sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher ( +F).
Dans la zone <Rechercher> , saisissez la valeur cherche. Modifiez si ncessaire les options de recherche : <Regarder dans> : choisissez de limiter la rechercher au champ ou toute la table. <O> : prcisez si la valeur doit tre cherche nimporte o dans le champ, ou au dbut du champ ou comme tant la valeur du champ entier. <Sens> : Seulement vers le bas, vers le haut ou dans les deux sens. < Respecter la casse> : diffrencie majuscules et minuscules. <Rechercher les champs mis en forme> : cherche aussi dans les formats. Cliquez sur [Suivant] pour lancer la recherche et trouver la premire occurrence. Cliquez ensuite nouveau pour trouver loccurrence suivante, etc. Lorsque vous avez trouv loccurrence que vous cherchez, cliquez sur [Annuler].
Vous pouvez ventuellement utiliser des caractres gnriques : ? remplace une lettre, * remplace un groupe de caractres quelconque, # remplace un chiffre.
REMPLACER DES DONNES DANS UNE TABLE

Vous pouvez remplacer une chane de caractres, un mot ou une partie de mot... Vous pouvez mme utiliser des caractres gnriques pour tendre la recherche. Placez le curseur dans le premier enregistrement, ventuellement dans le champ de recherche, puis sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Remplacer ( +H). Le dialogue Rechercher et remplacer souvre sur longlet Remplacer.
Dans la zone <Rechercher> : saisissez le texte chercher (caractres gnriques admis) Dans la zone <Remplacer par> : saisissez le texte de remplacement. Modifiez si ncessaire les options de recherche (les mmes que sous longlet Rechercher). Cliquez sur [Suivant] pour chercher la premire occurrence du texte, puis [Remplacer] remplace loccurrence trouve ou [Suivant] cherche loccurrence suivante sans remplacer loccurrence trouve. Pour remplacer toutes les occurrences suivantes, [Remplacer tout].
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VRIFIER LORTHOGRAPHE
Vous pouvez vrifier lorthographe dans les champs Texte ou Mmo, dans tous les enregistrements ou dans des enregistrements slectionns et mme des champs slectionns.
EFFECTUER LA VRIFICATION
En mode Feuille de donnes, slectionnez les lignes (enregistrements) ou les colonnes (champs), ou mme un ensemble de cellules dont vous voulez vrifier lorthographe. Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Orthographe (ou ).
Lorsquun mot inconnu au dictionnaire est repr, Access affiche le dialogue suivant :
Saisissez lorthographe correcte en ou slectionnez un mot de remplacement dans la zone <Suggestions> . Puis, cliquez sur lun des boutons suivants : [Remplacer] : corrige uniquement loccurrence de ce mot et poursuit la vrification. [Remplacer tout] : corrige toutes les occurrences de ce mot et poursuit la vrification. [Ignorer] : laisse loccurrence de ce mot inchange et poursuit la vrification. [Ignorer tout] : laisse toutes les occurrences de ce mot inchanges et poursuit la vrification. [Ignorer le champ nom_champ] : cesse de vrifier les donnes dans le champ. [Ajouter] : ajoute le mot au dictionnaire personnel. [Annuler dernire action] : revient sur la correction prcdente en lannulant. [Annuler] : cesse la vrification.
Rle des autres boutons
Correction automatique Aprs avoir corrig un mot dans la zone , vous pouvez utiliser le bouton [Correction automatique] pour corriger, et en plus stocker la correction dans le dictionnaire des corrections automatiques (voir page suivante).
OPTIONS DE VRIFICATION
Dans le dialogue du vrificateur dorthographe, cliquez sur le bouton [Options].
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VRIFIER LORTHOGRAPHE
< Ignorer les mots en MAJUSCULES> : ignore les mots dont toutes les lettres sont en majuscules. Par exemple, la vrification ne signale pas ABC comme une erreur. < Ignorer les mots qui contiennent des chiffres> : ignore les mots qui contiennent des chiffres. Par exemple, la vrification ne signale pas a1b2c3 comme une erreur. < Ignorer les chemins d'accs aux fichiers> : ignore les mots qui reprsentent des adresses Internet et des chemins d'accs aux fichiers. Par exemple, la vrification ignore les lments suivants : http://www.tsoft.fr/,\\tsoft\public\, mailto:marc@tsoft.fr. < Signaler les rptitions au moyen d'un indicateur> : ignore les mots rpts. Par exemple, la vrification de signale pas toc toc comme une erreur. < Majuscules accentues en franais> : signale les mots franais contenant une majuscule non accentue. Lorsque vous utilisez le franais canadien, cette option est active par dfaut. < Suggrer partir du dictionnaire principal uniquement> : suggre uniquement des mots du dictionnaire principal intgr au vrificateur d'orthographe. Les mots de vos dictionnaires personnels ne sont pas inclus dans la liste de suggestions. <Langue du dictionnaire> : slectionnez la langue dans laquelle le texte a t tap. Access utilisera le dictionnaire principal de cette langue, sil a t install sur votre poste. <Modes franais> : choisissez entre vrifier lorthographe rectifie (rform e en 1990 par lAcadmie franaise), lorthographe traditionnelle ou les deux la fois. Le bouton [Dictionnaires personnels] vous permet de grer des dictionnaires personnel : crer des dictionnaires, ajouter/supprimer des mots, choisir les dictionnaires utiliser. Faites vos choix et cliquez sur [OK].
CORRECTION AUTOMATIQUE ET ABRVIATIONS

Cette fonction permet la correction automatique en cours de frappe et peut servir en particulier dfinir des abrviations substituer par un symbole ou par un texte long ds la saisie. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, slectionnez la rubrique Vrification puis dans le panneau droit cliquez sur le bouton [Options de corrections automatiques]. Vous pouvez conserver les options coches ou les dsactiver. < Correction en cours de frappe> active le remplacement automatique en cours de frappe des termes dune liste par des termes de substitution. Pour ajouter un terme dans cette liste : Dans <Remplacer> : saisissez le terme, dans <Par> : saisissez le symbole ou le texte de substitution puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. Validez les options en cliquant sur [OK]. En cours de frappe, le terme est remplac automatiquement. Mais vous pouvez annuler ce remplacement en cliquant immdiatement aprs sur loutil Annuler dans la barre doutils Accs rapide. Vous pouvez aussi annuler ultrieurement la substitution, pour cela : amenez le pointeur sur le texte de substitution, cliquez sur la balise qui saffiche alors sous le dbut du texte. Un menu vous propose dannuler le remplacement, de suppr imer le terme de la liste de correction en cours de frappe ou daccder au dialogue de Correction automatique.
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TRIER DANS LA FEUILLE DE DONNES

Le tri sapplique la feuille de donnes, les enregistrements restent physiquement dans la table dans leur ordre de cration. Cest leur affichage dans la feuille de donnes qui se fait dans un ordre diffrent. Le tri peut se faire selon les donnes dun seul champ ou de plusieurs champs. Lorsque vous avez appliqu un tri et que vous fermez la feuille de donnes en enregistrant les modifications, vous enregistrez les paramtres de tri. Et, lorsque vous ouvrez nouveau la table en mode Feuille de donnes, les enregistrements rapparaissent tris. Mais vous pouvez annuler le tri et retrouver les enregistrements dans leur ordre de cration dans la table.
TRI SIMPLE SELON LES DONNES DUN CHAMP
En mode Feuille de donnes, placez le curseur dans la colonne contenant le champ qui doit servir de cl de tri, puis, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton de tri Croissant ou Dcroissant .
Lorsque vous avez effectu un tri sur un champ, une flche saffiche droite de len-tte de colonne de ce champ, flche vers le haut pour tri croissant, vers le bas pour tri dcroissant.
Vous pouvez trier selon les donnes selon plusieurs champs. Par exemple, si vous souhaitez obtenir les clients tris par Ville (1re cl) et par nom (2e cl) dans chaque ville, triez en premier lieu sur le champ <CLI_NOM> (2e cl), en dernier lieu sur le champ <CLI_VILLE> (1re cl). Si vous avez slectionn plusieurs colonnes adjacentes lorsque vous effectuez le tri, celui-ci seffectue dabord sur la colonne la plus droite, puis sur les autres de droite gauche.
TRI AVANC
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur Filtre/tri avanc qui affiche une grille de filtre/tri sous un nouvel onglet.
La grille de filtre/tri est dj constitue en fonction des tris qui ont t dfinis, indique en premire colonne le champ cl de tri majeur, les colonnes suivantes les champs cls de tri mineurs. Dans cette grille, vous pouvez dfinir des tris plus sophistiqus, par exemple ajouter un champ calcul et le dfinir comme cl de tri. Appliquez le tri en cliquant sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre sur le Ruban.
ANNULER LE TRI

Pour annuler tous les tris, cliquez sur le bouton Supprimer un tri . Pour annuler un seul champ cl de tri la fois, supprimez la colonne dans la grille de Filtre/tri. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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FILTRER DANS LA FEUILLE DE DONNES

Lorsquun filtre a t appliqu la feuille de donnes, celle-ci naffiche plus que la partie des donnes respectant le(s) critre(s) de slection du filtre. Vous pouvez neutraliser le filtre pour rafficher tous les enregistrements ou rappliquer le filtre.
CRER UN FILTRE SUR UNE VALEUR DUN CHAMP
Ouvrez la table en mode Feuille de donnes, placez le curseur dans une cellule contenant la valeur utiliser comme filtre. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection, puis sur lune des commandes.
Dans la barre de navigation, lindicateur de filtre est actif pour signaler quun filtre est actif. Si vous crez successivement plusieurs filtres sur des champs diffrents, les critres sont combins par Et. Vous pouvez visualiser les critres crs dans la grille de filtre (voir page suivante).
NEUTRALISER ET RAPPLIQUER LE FILTRE

Lorsque vous venez de crer un filtre, il sapplique immdiatement, vous pouvez le neutraliser et le ractiver. Lorsque vous ouvrez une table, son filtre, sil existe, est neutralis louverture. Lorsque le filtre est neutralis, le bouton Activer/Dsactiver le filtre (sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer) nest pas en surbrillance et lindicateur de filtre indique Non Filtr. Lorsque le filtre est appliqu, le bouton Activer/Dsactiver le filtre est en surbrillance et lindicateur de filtre indique Filtr.
Pour neutraliser ou appliquer le filtre dfini dans la feuille de donnes, cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre ou sur lindicateur de filtre.
CRER UN FILTRE SUR UN CHAMP AVEC GUIDAGE PAR MENU

Cliquez dans une colonne de filtre, ouvrez la table en mode Feuille de donnes, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Filtrer.
Cochez seulement les valeurs de champs pour lesquelles vous voulez afficher les enregistrements. Vous pouvez cocher/dcocher toutes les valeurs du champ la fois en cochant ou en dcochant </Slectionner tout>.
Pour crer un filtre plus labor, cliquez sur Filtres de texte, puis dans le menu qui souvre slectionnez la commande de filtre et spcifiez les valeurs de filtre. Validez par [OK] pour appliquer le critre.
Notez que le filtre de texte que vous dfinissez se combine avec les valeurs coches par ailleurs dans le menu par la condition Et. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 41
FILTRER DANS LA FEUILLE DE DONNES

SUPPRIMER LES FILTRES

Pour suprimer les critres de filtre sur le champ slectionn, cliquez sur le bouton Filtre puis sur la commande Supprimer le filtre dans champ . Pour supprimer tous les critres de filtre sur tous les champs, cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la commande Effacer tous les filtres.
CRER UN CRITRE AVEC UN FORMULAIRE
Cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la commande Filtrer par formulaire.
Cliquez dans un en-tte de colonne, puis sur la flche droulante et slectionnez une valeur.
Si vous souhaitez combiner une autre valeur de critre (du mme champ ou dun autre champ) par la condition Et, slectionnez lautre valeur de la mme faon, etc. Si vous souhaitez combiner une autre valeur de critre par la condition Ou, cliquez sur longlet Ou puis slectionnez lautre valeur de la mme faon. Cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre.
FILTRE AVANC
Cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la commande Filtre/tri avanc... une grille Filtre/Tri souvre sous un onglet. Cliquez le curseur dans la ligne <Champ> de la premire colonne, puis sur la flche droulante et slectionnez le champ qui va servir de critre. Cliquez dans la ligne<Critres> de la mme colonne, puis saisissez le critre. Dfinissez les autres critres dans les autres colonnes, sur les lignes <Critres> ou <Ou>.
Les critres entrs dans les cellules dune mme ligne sont combins par Et. Les critres entrs sur deux lignes diffrentes sont combins par Ou.
Cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre. >="F" Comme "S*" Null Pas Est Null 2007 =#5/10/09# >=#5/10/09# Entre #5/10/09# Et #20/10/09#
Exemples de critres "Paris" "Paris" ou "Rouen" In ("France","Canada") Pas "Paris"
ENREGISTRER UN FILTRE EN TANT QUE REQUTE

Cette option nest possible que si lon a utilis la mthode Filtre avanc pour dfinir le filtre. Cliquez sur le bouton Options avances puis sur Enregistrer en tant que requte , saisissez un nom pour la nouvelle requte, validez par [OK].
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IMPRIMER LA FEUILLE DE DONNES

APERU AVANT IMPRESSION
Utilisez laperu avant impression pour vrifier lcran que la mise en page convient et donc viter des impressions inutiles. De plus, vous pourrez faire des ajustements de mise en page et en voir les effets immdiatement lcran sans avoir besoin dimprimer.
Affichez la table en mode Feuille de donnes de la table, ou slectionnez le nom de la table dans le volet de navigation. Puis :
Cliquez sur le bouton Aperu avant impression dans la barre doutils Accs rapide. Ou, cliquez sur longlet Fichier puis sur Imprimer et ensuite sur licne Aperu avant impression. La feuille de donnes saffiche telle quelle serait imprime, un onglet contextuel prend place sur le Ruban.
Groupe Imprimer. Imprimer : ouvre le dialogue Imprimer (cf. page suivante) qui permet de choisir le pilote dimprimante, de rgler les paramtres dimpression avant de lancer limpression. Groupe Taille de la page : Taille : indiquer le format du papier dans limprimante A4, A5 Marges : choisir entre diffrentes marges prdfinies : Normales, Larges, troites. Groupe Mise en page : Portrait ou Paysage : choisir lorientation Portrait ou Paysage. Mise en page : affiche le dialogue Mise en page complet qui comporte deux onglets.
Lorsque vous fermez la feuille de donnes, les modifications de mise en page ne sont pas enregistres. la prochaine ouverture, la mise en page reprend les paramtres par dfaut.
Groupe Zoom.
Zoom : permet dajuster le zoom la fentre ou de fixer un pourcentage de zoom. Une page ou Deux pages : permet de choisir un aperu sur une ou deux pages la fois. Plus de deux pages : permet de choisir un aperu sur quatre, huit ou douze pages la fois. Groupe Fermer laperu. Fermer laperu avant impression : repasse laffichage davant laperu avant impression. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 43

Ouvrez la table en mode Feuille de donnes ; si vous envisagez de nimprimer que certains enregistrements, slectionnez-les dabord ou appliquez un filtre. Cliquez sur longlet Fichier puis sur Imprimer, enfin sur licne Imprimer ou appuyez sur +P. Le dialogue Imprimer saffiche.
Sous Imprimante : Dans la zone <Nom>, slectionnez limprimante utiliser, lorsque vous avez plusieurs imprimantes installes sous Windows. Le bouton [Proprits] permet de modifier les paramtres du pilote de limprimante. Sous Imprimer : < Tout> pour imprimer toutes les pages. < Pages> pour imprimer une squence de pages que vous spcifiez droite. < Enregistrement(s) slectionn(s)> pour nimprimer que les enregistrements qui ont t slectionns dans la feuille de donnes. Sous Copies : Dans <Nombre de copies>, saisissez le nombre de copies. Loption < Copies assembles> nest modifiable que si vous spcifiez plusieurs copies.
Faites vos choix, puis validez en cliquant sur [OK].
Le bouton [Mise en page] permet douvrir le dialogue Mise en page (cf. page prcdente).
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CRER ET GRER LES FICHIERS
CRER UNE BASE DE DONNES VIDE

Vous pouvez crer une base de donnes vide pour y ajouter ensuite vos propres tables, requtes, formulaires, tats, et autres objets.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Nouveau, ou +N, vous pouvez aussi cliquer sur l'outil Nouveau dans la barre d'outils Accs rapide. Dans le panneau central, cliquez sur licne Base de donnes vide ou Base de donnes Web vide. Une base de donnes Web peut tre accde par un navigateur Web aprs installation sur un serveur excutant les services Access pour SharePoint Server. Elle peut aussi tre accde avec Access 2010.
Dans le panneau de droite sous Base de donnes vide, tapez un nom de fichier dans la zone <Nom de fichier> . Lemplacement o sera cr le fichier est indiqu sous cette zone.
Pour modifier lemplacement du fichier, cliquez licne , lemplacement par dfaut est propos, slectionnez un autre emplacement et validez par [OK]. Cliquez sur licne [Crer] pour crer le fichier base de donnes Access, sur votre disque, dans lemplacement choisi. Access cre le fichier avec le format par dfaut. Pour modifier le format par dfaut, cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, enfin cliquez sur la rubrique Gnral, modifiez le format dans loption <Format de fichier par dfaut pour la base de donnes vierge>. Une table vide est propose avec pour nom Table1, ouverte en mode Feuille de donnes. Le point dinsertion est plac dans la premire cellule de la colonne <Ajouter un nouveau champ>.
Si vous voulez crer la table, entrez des donnes ou collez-en partir dune source externe (voir importer des donnes dune source externe). La structure de la table est cre au fur et mesure que vous entrez des donnes sur la premire ligne, les champs sont ajouts avec les noms <Champ1>, <Champ2>, etc. Le type de donnes de chaque champ est dfini en fonction des donnes entres. Pour entrer des donnes dans la ligne suivante, cliquez dans la ligne suivante. Lorsque vous avez fini la saisie, cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre doutils Accs rapide, modifiez le nom de la table, validez par [OK].
Si vous ne souhaitez pas crer de table pour linstant, cliquez sur licne x Fermer. Si vous avez modifi la table, Access vous demande alors si vous souhaitez enregistrer les modifications apportes. Cliquez sur [Non] pour annuler les modifications. Si vous fermez la table Table1 sans lavoir enregistre au moins une fois, Access supprime toute la table, mme si vous y avez entr des donnes.
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CRER UNE BASE DE DONNES PARTIR DUN MODLE

Vous pouvez crer une base de donnes partir d'un modle, pour que la base de donnes que vous crez contienne dj les tables et objets existant dans le modle. Des modles sont fournis avec Access, pour assurer le suivi de problmes, grer des contacts ou suivre les dpenses. Vous pouvez aussi utiliser des modles qui sont sur le site Microsoft Office.com. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Nouveau. Le Panneau central propose de choisir un modle.
Les icnes sous la barre grise du haut servent accder aux modles installs sur votre ordinateur. Modle pour crer une base de donnes vierge. Modle pour crer une base de donnes Web vide. Dossier contenant des raccourcis pour accder aux modles rcemment utiliss. Dossier contenant les modles exemples, fournis avec Access. Dossier contenant les modles que vous avez crs. Les icnes sous la barre grise Modles Office.com permettent daccder aux modles tlcharger depuis le site Microsoft, classs par catgories. Slectionnez le modle que vous souhaitez utiliser. Li cne du modle saffiche dans le panneau de droite, au-dessus de la zone <Nom de fichier>. Un nom de fichier est propos dans la zone <Nom de fichier>, vous pouvez le modifier. Lemplacement par dfaut est propos sous la zone <Nom de fichier>. Pour le modifier, cliquez licne , slectionnez un autre emplacement et validez par [OK].
Pour parcourir les dossiers la recherche dun modle (fichier dextension accdt).
Cliquez sur licne [Crer], ou [Tlcharger] sil sagit dun modle sur Office.com, pour crer le fichier base de donnes Access, dans lemplacement choisi. Un formulaire s'affiche pour vous permettre d'entrer des donnes. Si le modle contient des exemples de donnes, vous pouvez supprimer les enregistrements.
Enregistrer une base de donnes en tant que modle Ouvrez la base de donnes que vous voulez enregistrer comme modle. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur enregistrer et publier. Dans le panneau de droite, sous la barre Type de fichiers de base de donnes, slectionnez sur Modles(*.accdt). Saisissez un nom de fichier, une description, spcifiez une image icne et un aperu, validez par [OK]. Le modle est accessible dans le dossier Mes modles, C:\users\nom_user\Roaming\Micosoft\Templates\Access.
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SAUVEGARDER/RESTAURER UNE BASE DE DONNES

Les sauvegardes permettent de rcuprer une base de donnes corrompue par une dfaillance du systme. Effectuez des sauvegardes rgulires, que vous pourrez restaurer le cas chant. Restaurer une sauvegarde peut servir aussi pour annuler des erreurs commises. Par exemple, les requtes Action qui modifient ou suppriment des enregistrements ne peuvent pas tre annules. Effectuez une sauvegarde juste avant d'excuter une telle requte Action.
SAUVEGARDER UNE BASE DE DONNES

Lorsque vous sauvegardez une base de donnes, Access enregistre et ferme tous les objets qui sont ouverts en Mode Cration, compacte et rpare la base de donnes, puis enregistre une copie du fichier de base de donnes en utilisant un nom et un emplacement que vous pouvez spcifier. Access rouvre ensuite tous les objets qui avaient t ferms. Ouvrez la base de donnes sauvegarder, cliquez sur longlet Fichier puis sur Enregistrer et publier. Dans le panneau de droite sous Avanc, cliquez sur Sauvegarder la base de donnes. La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche. Dans la zone <Nom de fichier>, le nom propos comprend le nom du fichier de la base d'origine suivi de la date de la sauvegarde. Vous pouvez modifier ce nom, mais c'est le nom qui convient le mieux car il contient la date de sauvegarde. Slectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la sauvegarde. Cliquez sur [Enregistrer].
RESTAURER UNE BASE DE DONNES

Pour restaurer une base de donnes, vous devez disposer d'une copie de sauvegarde de cette base de donnes, dont l'intgrit des donnes et la conception sont fiables. Il est prfrable d'utiliser une copie ralise avec la commande Sauvegarder la base de donnes. Par exemple, vous pouvez restaurer une base de donnes partir d'une copie stocke sur une unit externe USB. Restaurer la totalit d'une base de donnes
Supprimez le fichier de base de donnes et remplacez-le par la sauvegarde. Si d'autres bases de donnes ou programmes contiennent des liens vers des objets de la base de donnes que vous restaurez, il est essentiel de la restaurer au mme emplacement.
Restaurer un objet d'une base de donnes Pour restaurer un objet de base de donnes, importez l'objet de la sauvegarde dans la base de donnes. Vous pouvez restaurer plusieurs objets la fois. Ouvrez la base de donnes dans laquelle vous souhaitez restaurer un objet. Puis supprimez ou renommez les objets restaurer. Sous l'onglet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur licne Access. Dans le dialogue Donnes externes, cliquez sur [Parcourir] pour rechercher la base de donnes de sauvegarde, et validez par [OK]. Cochez < Importer des tables, des requtes, des formulaires, des tats, des macros et des modules dans la base de donnes active>, validez par [OK]. Dans le dialogue Importer des objets, cliquez sur l'onglet du type d'objet restaurer. Cliquez sur l'objet pour le slectionner. Rptez cette action pour slectionner d'autres objets restaurer. Pour ajuster vos options d'importation. Cliquez sur le [Options>>] avant d'importer vos objets. Cliquez sur [OK] pour restaurer les objets.
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COMPACTER/FRACTIONNER UNE BASE DE DONNES

COMPACTER UNE BASE DE DONNES
Les fichiers de base de donnes peuvent vite devenir volumineux mesure que vous les utilisez, et nuire ainsi aux performances. Il peut galement arriver qu'ils soient corrompus. Le compactage et la rparation exigent un accs exclusif au fichier de base de donnes. Si d'autres utilisateurs sont en cours de partage de la mme base, prvenez-les au pralable afin qu'ils puissent prendre leurs dispositions et ne pas utiliser la base de donnes ce moment. Lorsque vous essayez douvrir un fichier de base de donnes endommag, vous tes invit laisser Access rparer le fichier automatiquement. Compacter et rparer automatiquement une base de donnes sa fermeture Cette option ne concerne que la base de donnes actuellement ouverte. Vous devez la dfinir sparment pour chaque base de donnes compacter et rparer automatiquement. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Cliquez sur la rubrique Base de donnes Active. Sous Options de l'application, cochez la case < Compacter lors de la fermeture>. Compacter et rparer une base de donnes Si d'autres utilisateurs travaillent galement sur le fichier de base de donnes, vous ne pouvez pas excuter une opration de compactage et rparation. Pour compacter une base de donnes ouverte en mode exclusif (mode exclusif : voir page 52), cliquez sur longlet Fichier, puis sur Informations. Dans le panneau central, cliquez sur licne Compacter et rparer la base de donnes. Pour compacter une base de donnes ferme, cliquez sur Informations, puis sur licne Compacter et rparer une base de donnes. Dans le dialogue Base de donnes compacter partir de, recherchez et double-cliquez sur la base de donnes compacter et rparer. Quand Access ne parvient pas rparer tous les objets dune base de donnes endommage, tous les objets ne pouvant pas tre rcuprs sont nots dans une table MSysCompactErrors, et Access ouvre cette table en mode Feuille de donnes.
FRACTIONNER UNE BASE DE DONNES

Une base de donnes fractionne est constitue de deux fichiers de base de donnes : une base de donnes principale qui contient uniquement les tables de donnes, et une base de donnes frontale qui contient les requtes, les formulaires, les tats et les autres objets ainsi que les liens vers les tables de la base de donnes principale. Pour fractionner, ouvrez la base de donnes (ou une copie de celle-ci) sur votre disque local. Sous l'onglet Outils de base de donnes>groupe Dplacer les donnes, cliquez sur Base de donnes Access. LAssistant dmarre, cliquez sur [Fractionner la base de donnes]. Dans le dialogue Crer une base de donnes principale, spcifiez le nom (*), le type de fichier et lemplacement, ventuellement sur le rseau, dans lequel sera cr le fichier de base de donnes principale. Cliquez sur [Fractionner]. (*) Le nom suggr par Access est le nom du fichier dorigine avec le suffixe _be, juste avant lextension du nom de fichier . Il est recommand de le conserver. Vous donnerez chaque utilisateur une copie individuelle de la base de donnes frontale qui lui servira accder la base de donnes principale partage entre les utilisateurs. Vous aurez sauvegarder les bases de donnes principale et frontale sparment l'une de l'autre. Faites des sauvegardes rgulires de la base de donnes principale, car elle contient les donnes. Les bases de donnes frontales ont besoin dtre sauvegardes seulement avant une modification de conception. Pensez demander aux utilisateurs d'effectuer leur propre sauvegarde de la base de donnes frontale, sils y apportent leurs propres modifications de conception. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 49
CONVERSION DE FORMAT DE FICHIER

Le format de fichier de Microsoft Office Access 2010 ou 2007 est le mme. Mais il est diffrent du format de fichier des versions antrieures. Le nouveau moteur de base de donnes Microsoft Jet permet l'intgration Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 et Microsoft Office Outlook 2010.
LES EXTENSIONS DE FICHIERS

accde : extension pour les fichiers en mode excution seule . Dans les fichiers ACCDE le code source Visual Basic pour Applications (VBA) a t retir ainsi que la cration et modification de formulaire et d'tat. L'utilisateur d'un fichier ACCDE peut excuter le code VBA mais pas le modifier. ACCDE remplace l'extension MDE. accdb : format de fichier Office Access 2007 et 2010, remplace celui de la version 2003 (mdb).
accdt : extension de fichier des modles de base de donnes Access.
accdr : extension de fichier qui vous permet d'ouvrir une base de donnes en mode d'excution. En modifiant simplement l'extension .accdb par .accdr, vous pouvez crer une version verrouille de votre base de donnes. Il suffit de remettre l'extension. accdb pour restaurer la fonctionnalit complte.
CONVERSION DE FORMAT
Il est toujours possible de travailler avec une base de donnes dune version antrieure MDB. Toutefois, pour pouvoir bnficier des nouvelles fonctionnalits des versions 2007 et 2010, vous devez la convertir au format de fichier Access 2007-2010. Une fois convertie ce format, elle ne peut plus tre ouverte ou lie avec une version prcdente d'Access. Par consquent, si vous partagez une base de donnes avec d'autres utilisateurs, assurez-vous que ces derniers utilisent tous Office Access 2007 ou 2010 avant de convertir la base de donnes au format ACCDB. Inversement, vous pouvez convertir une base de donnes ACCDB dans un format antrieur, condition quelle nutilise pas les nouvelles fonctionnalits des versions 2007-2010.
Convertir au format ACCBD une base dune version antrieure Ouvrez la base de donnes avec Access 2010 (en mode compatibilit), ensuite cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer et publier. Dans le panneau de droite, sous Types de fichiers de base de donnes, double-cliquez sur le format de fichier Base de donnes Access (*.accbd). Dans le dialogue Enregistrer sous, dans la zone <Nom de fichier>, tapez un nom de fichier diffrent pour ne pas le confondre avec le prcdent, cliquez sur [Enregistrer]. Une fois cre, la copie de la base de donnes s'ouvre et la base de donnes d'origine est ferme.
Crer une copie de la base ACCBD dans un format antrieur Ouvrez la base de donnes avec Access 2010, cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer et publier. Dans le panneau de droite, sous Types de fichiers de base de donnes, double-cliquez sur le format de fichier antrieur vers lequel vous souhaitez convertir ( condition que la base nutilise pas les fonctionnalits 2007-2010). Dans le dialogue Enregistrer sous, dans la zone <Nom de fichier>, tapez le nom de fichier diffrent pour la copie de la base de donnes, cliquez sur [Enregistrer]. Une fois cre, la copie de la base de donnes s'ouvre et la base de donnes d'origine est ferme. Modifier le format de fichier par dfaut Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Cliquez sur la rubrique Gnral et, dans le panneau de droite sous Cration de bases de donnes, dans loption <Format de fichier par dfaut pour la base de donnes vierge> : slectionnez le format de fichier, validez en cliquant sur [OK]. 50 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
PROPRITS DE LA BASE DE DONNES

Les proprits dune base de donnes permettent de lidentifier avec prcision. On peut afficher ou modifier les informations du rsum, afficher des statistiques, ou encore visualiser la liste de tous les objets de la base de donnes.
PROPRITS DE LA BASE DE DONNES
Ouvrez la base de donnes, puis cliquez sur longlet Fichier, puis sur Informations. Dans le panneau de droite, cliquez sur le lien Afficher et modifier les proprits de la base de donnes.
Cliquez sur lun des onglets pour visualiser ou modifier les proprits sous longlet. Lorsque toutes les proprits ont t modifies, cliquez sur [OK] pour valider les modifications. Gnral ................ Informations dordre gnral sur le fichier la base de donnes telles que le nom du fichier, les dates de cration et de modification. Rsum ............... Informations donnes par le concepteur de la base : titre, sujet, auteur, socit, commentaires, etc. Statistiques .......... Statistiques sur les accs la base. Contenu ............... Liste de tous les objets (tables, requtes, formulaires, tats, pages daccs aux donnes, macros et modules) de la base de donnes, classs par type. Personnalisation .. Liste des proprits personnalises. Les proprits possibles sont choisir parmi celles proposes dans la liste <Nom>, ou bien vous pouvez crer une nouvelle proprit dont vous prciserez le nom, le type et la valeur.
Rle des onglets
DOSSIER PAR DFAUT
Pour changer le dossier par dfaut dans lequel sont enregistres les bases de donnes cres, cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Cliquez sur la rubrique Gnral, puis dans la zone cliquez sur le bouton [Parcourir] et slectionnez le dossier, validez par [OK].
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PROTGER UNE BASE DE DONNES

OUVRIR LA BASE DE DONNES EN MODE EXCLUSIF
Ouvrir une base de donnes en mode exclusif sert empcher d'autres personnes d'utiliser la base de donnes tant qu'elle est ouverte par vous. Fermez la base de donnes, puis rouvrez-la avec la procdure suivante. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Ouvrir. Dans le dialogue Ouvrir, slectionnez le dossier puis le fichier base de donnes (accdb ou mdb) puis cliquez sur la flche du bouton [Ouvrir] puis sur Ouvrir en exclusif.
DFINIR UN MOT DE PASSE DE BASE DE DONNES

Dans Office Access 2010-2007, le chiffrement d'une base de donnes brouille les donnes dans vos tables et empche les utilisateurs non autoriss lire vos donnes par d'autres outils. Lutilisateur autoris doit entrer un mot de passe pour utiliser la base de donnes. La fonction de chiffrement ne s'applique qu'aux bases de donnes au format .accdb. Ouvrez la base de donnes en mode exclusif. Cliquez sur longlet Fichier puis sur Informations. Dans le panneau de droite, cliquez sur licne Chiffrer avec mot de passe. Dans le dialogue Dfinir le mot de passe de la base de donnes, saisissez le mot de passe deux fois dans la zone <Mot de passe> et dans <Confirmation>. Validez par <Entre>.
Il est trs important que vous vous rappeliez de votre mot de passe. Si vous l'oubliez, Microsoft ne peut pas le rcuprer. Notez donc les mots de passe, mais dans un document scuris.
OUVRIR ET DCHIFFRER UNE BASE DE DONNES
Ouvrez la base de donnes chiffre comme n'importe quelle autre base de donnes. Le dialogue Mot de passe requis s'affiche. Saisissez le mot de passe dans la zone <Entrez le mot de passe de la base de donnes>, puis cliquez sur [OK].
ANNULER LE MOT DE PASSE ET LE CHIFFREMENT
Ouvrez la base de donnes en mode exclusif. Puis, cliquez sur longlet Fichier puis sur Informations. Dans le panneau de droite, cliquez sur licne Supprimer le chiffrement de la base de donnes.
OFFICE ACCESS 2010-2007 ET LA SCURIT DE NIVEAU UTILISATEUR

Depuis la version 2007 (formats accdb et accde), Access ne fournit plus la scurit de niveau utilisateur, comme ctait le cas pour le format antrieur mdb. Toutefois, si vous ouvrez une base de donnes au format mdb avec la scurit de niveau utilisateur, ces paramtres seront actifs.
Mais, si vous convertissez au format de fichier accdd une base de donnes format mdb paramtre pour la scurit de niveau utilisateur, Access limine automatiquement tous ces paramtres de scurit. Ce sont les rgles de scurits Access 2010-2007 qui sappliquent.
DSACTIVATION DES CONTENUS EXCUTABLES (MACROS, CODE VBA)

Par dfaut, lorsque vous ouvrez une base de donnes, Access en dsactive tout le contenu excutable moins que vous nayez plac la base dans un emplacement approuv (emplacements approuvs dfinis dans les paramtres du Centre de gestion de la confidentialit dans les options Access). Pour le dfinir, cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, enfin sur Centre de gestion de la confidentialit. Cliquez sur [Paramtres du centre de gestion de la confidentialit]. En cas de dsactivation de certains contenus, une barre de message saffiche au-dessus de lespace de travail qui vous en avertit, vous pouvez cliquer sur le bouton [Activer le contenu] de cette barre de message pour ractiver des contenus. 52 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
CRER DES TABLES
CRER DES TABLES DANS UNE BASE DE DONNES

Une base de donnes simple peut nutiliser quune seule table, cependant la plupart des bases de donnes utilisent plusieurs tables, sinon un tableur suffirait souvent couvrir le besoin. Lorsque vous crez une nouvelle base de donnes, une premire table vide est insre automatiquement en Mode Cration. Vous pouvez commencer dfinir les champs de cette table, mais la table ne sera cre que lorsque vous lenregistrerez pour la premire fois. Vous pouvez ajouter des nouvelles tables dans la base de donnes, importer une table ou lier une table une autre source de donnes, telle qu'un classeur Excel, un fichier texte ou une autre base de donnes.
CRER UNE NOUVELLE TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNES
Sous l'onglet Crer>groupe Tables, cliquez sur licne Table. Une table vide, nomme TableN, souvre en mode Feuille de donnes. Entrez des donnes dans la premire ligne, en validant chaque donne par . Les champs de la table sont crs au fur et mesure et nomms <Champ1>, <Champ2>, etc. Le type de donne dun champ se dfinit en fonction de la premire donne entre dans la colonne. Lorsque vous avez dfini les champs, enregistrez et nommez la table.
CRER UNE TABLE EN MODE CRATION
Sous l'onglet Crer>groupe Tables, cliquez sur licne Cration de table. Saisissez dans chaque ligne le nom dun champ, son type de donne (voir page 57) et sa description. Lorsque vous avez dfini les champs, enregistrez et nommez la table.
IMPORTER UNE TABLE OU CRER UN LIEN VERS UNE TABLE

Vous pouvez crer une table en important des informations stockes ailleurs, par exemple dans une feuille de calcul Excel, une autre base Access, un dossier Outlook. Vous pouvez aussi crer une table lie une source de donnes externe. Lorsque vous modifiez les donnes dans la table lie, elles se modifient galement dans la source, sauf dans certains cas (par exemple, si la source de donnes est une feuille Excel). Inversement, lorsque les informations sont modifies dans la source, la table lie affiche la dernire version des donnes. Sous l'onglet Donnes externes> groupe Importer et lier, cliquez sur l'une des sources de donnes disponibles. Suivez les instructions affiches dans les botes de dialogue. Access cre la nouvelle table et l'affiche dans le volet de navigation.
ENREGISTRER ET NOMMER LA TABLE

Lorsque vous enregistrez pour la premire fois une table dont vous venez de dfinir les champs, Access vous demande de nommer la table. Bien que le nom de table puisse contenir des espaces et des caractres accentus, les dveloppeurs de bases de donnes lvitent, lusage vous le dconseille donc. Cliquez sur le bouton Enregistrer sur la barre doutils Accs rapide, ou cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer. Saisissez le nom, par exemple Date_naissance, validez par [OK]. 54 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
AJOUTER ET SUPPRIMER DES CHAMPS

Chaque champ est caractris par un nom qui l'identifie de manire unique dans la table, par un type de donnes choisi en fonction des informations qu'il contient, et par des proprits qui dfinissent l'aspect ou le comportement du champ.
TABLE EN MODE FEUILLE DE DONNES

Afficher la table en mode Feuille de donnes

Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le nom de la table, ou slectionnez le nom de la table et tapez sur Entre , ou cliquez droit sur le nom de la table puis sur la commande Ouvrir. Si la table est ouverte en Mode Cration, basculez en Mode Feuille de donnes : cliquez sur licne Feuille de donnes situe sur la barre d'tat, ou sous l'onglet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage. Dans la Feuille de donnes, la dernire colonne est intitule <Ajouter un nouveau champ>.
Utiliser la colonne <Ajouter un champ>
Saisissez une donne dans cette colonne sur la ligne d'un enregistrement et validez par . Access cre le champ de nom <ChampN> et dfinit son type d'aprs le type de la donne entre. Si Access ne parvient pas dterminer le type de donne, il applique le type Texte. Lajout dun champ ne sera effectif que lorsque vous aurez enregistr les modifications de table.
Insrer un champ Cliquez dans la colonne aprs laquelle vous voulez insrer un champ, puis sous longlet Outils de table/champ>groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton reprsentant le type de champ voulu. Le champ insr est nomm ChampN, vous devrez le renommer. Linsertion dun champ ne sera effective que lorsque vous aurez enregistr les modifications de table. Modifier le type de donnes d'un champ. Cliquez dans la colonne du champ, puis sous l'onglet Outils de table/Champ>groupe Mise en forme, cliquez sur la flche de la zone Type de donnes, puis slectionnez un type de donnes. Le changement de type de donnes est immdiat sans que vous ayez enregistrer les modifications de table. Renommer un champ Pour les noms de champ, les espaces et caractres accentus sont autoriss mais dconseills, les caractres ! . [ ] sont interdits.
Pour renommer un champ, cliquez droit sur l'en-tte de colonne, puis cliquez sur Renommer la colonne. Ou cliquez dans la colonne, puis sous longlet Outils de table/Champ>groupe Proprits, cliquez sur Nom et lgende, puis dans la zone <Nom>, saisissez le nouveau nom, validez par [OK]. Le changement de nom dun champ est immdiat, vous navez pas besoin denregistrer
Supprimer un champ
Cliquez droit sur len-tte de la colonne, puis sur la commande Supprimer le champ ou tapez . Ou cliquez simplement dans la colonne puis sous longlet Outils de table/Champs>groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer.
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AJOUTER ET SUPPRIMER DES CHAMPS

Un message vous prvient que toutes les donnes contenues dans ce champ vont tre supprimes. Cliquez sur [Oui] pour supprimer le champ et les donnes quil contient, [Non] pour annuler la suppression.
La suppression dun champ est effective ds que vous avez confirm leffacement des donnes.
TABLE EN MODE CRATION DE TABLE

Lutilisation du Mode Cration est ncessaire pour dfinir certaines proprits que vous ne pouvez pas dfinir ou modifier dans le Mode Feuille de donnes. Il est aussi ncessaire, si vous voulez modifier lordre des champs. Afficher la table en Mode Cration Si la table nest pas ouverte, ouvrez-la en Mode Cration : dans le volet de navigation, cliquez droit sur le nom de la table puis sur la commande Mode cration. Si la table est dj ouverte en mode Feuille de donnes, basculez en Mode Cration : cliquez sur licne Mode cration situe sur la barre d'tat, ou sous l'onglet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage. Ajouter un champ
Cliquez dans la ligne du champ avant lequel vous voulez insrer un nouveau champ, puis sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Outils, cliquez sur Insrer des lignes. Ou cliquez droit dans la ligne du champ, puis sur la commande contextuelle Insrer des lignes.
Saisissez le nom du champ, slectionnez le type de donne (voir page 57), la description et les proprits du champ (voir page 60). Lajout des champs nest effectif que lorsqu e vous enregistrez les modifications de table. Vous pouvez lannuler en fermant la table sans enregistrer.
Modifier lordre des champs de la table
Cliquez sur le slecteur de la ligne du champ dplacer. Faites glisser le slecteur de ligne jusqu lendroit o vous voulez placer le champ. L'emplacement destination est indiqu par un trait plus pais, pendant le glisser-dplacer.
Le changement de lordre des champs nest effectif que lorsque vous enregistrez les modifications de table. Vous pouvez lannuler en fermant la table sans enregistrer. Supprimer un champ Cliquez sur le slecteur de ligne, puis appuyez sur la touche . Ou sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Outils, cliquez sur Supprimer les lignes. Ou cliquez droit dans la ligne du champ, puis sur la commande contextuelle Supprimer des lignes.
Si le champ contient des donnes, Access affiche un message pour vous prvenir que toutes les donnes contenues dans ce champ vont tre supprimes. Cliquez sur [Oui] pour confirmer ou sur [Non] pour annuler la suppression du champ.
La suppression dun champ est effective ds que vous avez confirm leffacement des donnes.
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TYPES DE DONNES
Type Texte lments stocks Caractres alphanumriques jusqu' 255 caractres. Caractres alphanumriques d'une longueur qui peut tre suprieure 255 caractres. Taille La taille (255 caractres maxi) est fixe dans la proprit Taille du champ. Maximum 1 Go de caractres (2 Go de stockage, 2 octets par caract.), dont 65 535 caractres affichables dans un contrle. 1, 2, 4, 8 ou 16 octets (numro de rplication). La taille du champ peut tre fixe par la proprit Taille du champ. 8 octets. 8 octets.
Mmo
Numrique
Valeurs numriques (nombres entiers, nombres virgule fixe ou flottante), prvues pour entrer dans des calculs. Valeurs de dates et heures. Chaque valeur contient un composant de date et un d'heure. Valeurs montaires (15 chiffres avant la virgule, et au plus 4 chiffres aprs la virgule). Peut tre remplace par un Numrique. Valeur numrique unique insre par Office Access 2007 automatiquement lors de l'ajout d'un enregistrement. Pour gnrer des valeurs uniques servant de cl primaire. Les champs NumroAuto peuvent tre incrments en squentiel ou en alatoire. Valeurs ne pouvant contenir qu'une valeur parmi deux possibles (Oui/Non ou Vrai/Faux). Objets OLE ou autres donnes binaires. utiliser pour stocker des objets OLE issus d'autres applications Microsoft Windows. Images, photos, fichiers binaires, fichiers Office. Type de donnes privilgi pour stocker des images numriques et tous les types de fichier binaire. Liens hypertexte. utiliser pour stocker des liens hypertexte permettant d'accder d'un simple clic des pages Web via une adresse URL ou des fichiers via un nom au format UNC ou objets Access stocks dans une base de donnes. Il ne s'agit pas rellement d'un type de donnes. Ce type dmarre l'Assistant Liste de choix qui permet de crer un champ utilisant une zone de liste droulante en vue de rechercher une valeur dans une autre table, requte ou liste de valeurs.
Date/Heure Monnaie
NumroAuto
4 ou 16 octets (numro de rplication).
Oui/Non
1 bit (8 bits = 1 octet).
Objet OLE
Maximum 1 Go.
Pice jointe
Pices jointes compresses 2 Go, ou non compresses 700 Ko, en fonction du degr de compression. Maximum 1 Go de caractres ou 2 Go de stockage (2 octets par caractre), dont vous pouvez afficher 65 535 caractres dans un contrle. Bas sur une table/requte : taille de la colonne dpendante. Bas sur une valeur : taille du champ texte utilis pour stocker la valeur.
Lien hypertexte
Assistant Liste de choix
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LA CL PRIMAIRE ET LES INDEX

CL PRIMAIRE DFINITION
Une cl primaire est un champ, ou un ensemble de champs, de la table qui sert d'identificateur unique de chaque ligne de la table. Dans une base de donnes relationnelle, vous divisez vos informations en diffrentes tables en fonction d'un sujet donn. Ensuite, vous utilisez des relations entre les tables et des cls primaires pour indiquer comment rassembler nouveau ces informations. Access fait appel des champs de cl primaire pour associer rapidement des donnes issues de plusieurs tables et les combiner de manire significative. Aprs avoir dfini la cl primaire dans une table, vous pouvez l'utiliser dans d'autres tables en rfrence la table qui contient la cl primaire. Par exemple, le champ ID cl primaire de la table Clients peut apparatre comme cl trangre dans la table Commandes. Une cl primaire identifie chaque ligne de manire unique et ne peut pas tre vide, ni avoir la valeur Null. De prfrence elle ne doit jamais changer. Un nom serait une cl primaire inadapte. Toute table aura une cl primaire. Access cre automatiquement un index pour la cl primaire pour acclrer les requtes et les autres oprations. Access veille ce que chaque enregistrement soit associ une valeur dans le champ de cl primaire et ce qu'il soit toujours unique. Lorsque vous crez une table en Mode Feuille de donnes, Access cre automatiquement une cl primaire en lui attribuant le nom de champ N et le type de donne NumroAuto. Si vous enregistrez une table sans avoir dfini de cl primaire, Access vous demande d'en crer une. Si vous cliquez sur [Oui], un champ <N> associ au type de donne NumroAuto est cr pour fournir une valeur unique pour chaque enregistrement. Si la table contient dj un champ NumroAuto, celui-ci est alors utilis comme cl primaire.
DFINIR LA CL PRIMAIRE

Affichez la table en Mode Cration, cliquez sur le slecteur de ligne du champ utiliser comme cl primaire (avec Ctrl appuye pour slectionner plusieurs lignes). Sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire. Un indicateur de cl s'affiche gauche du champ ou des champs constituant la cl primaire.
Le mme bouton sert supprimer la cl primaire sur le champ ou le groupe de champs ayant t dfini comme cl primaire.
INDEX - DFINITION
Un index permet daccder directement lemplacement des enregistrements dans la base de donnes. Dans une base de donnes volumineuse, un index acclre les recherches ou les requtes sur les valeurs des champs indexs (par exemple, le nom du client). En revanche, lindexation ralentit la cration ou modification des donnes, car les index doivent tre mis jour. Toutefois, les index napportent pas d'acclration sensible si la base contient environ un millier denregistrements ou moins. Rservez donc les index aux bases de donnes volumineuses. Un champ index sans doublon signifie que le champ ne pourra pas contenir deux fois la mme valeur (par exemple, code client ou plaque dimmatriculation). Un champ index avec doublon peut contenir plusieurs fois la mme valeur, par exemple nom des clients, ou code postal. La cl primaire est automatiquement indexe par Access (sans doublon). En principe, il est fortement conseill dindexer les cls trangres (avec dou blon). 58 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
LA CL PRIMAIRE ET LES INDEX

CRER UN INDEX SUR UN SEUL CHAMP
Indexez les champs sur lesquels vous faites de nombreuses recherches et qui possdent des valeurs varies (nindexez pas une table Clients sur la ville si la moiti des clients habitent Paris). Ouvrez la table en Mode Cration. Cliquez sur le Nom du champ que vous souhaitez indexer, puis sous Proprits du champ, cliquez sur l'onglet Gnral. Dans la proprit <Index>, slectionnez Oui - Avec doublons pour autoriser les doublons ou Oui - Sans doublons pour crer un index unique. Enregistrez vos modifications, en cliquant sur le bouton Enregistrer dans la Barre d'outils Accs rapide ou appuyez sur Ctrl +S.
CRER UN INDEX MULTICHAMP

Ouvrez la table en Mode Cration, sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Index. La fentre Index s'affiche. Dans la premire ligne vide de la colonne <Nom de l'index>, tapez le nom de l'index. Dans la colonne <Nom du champ>, slectionnez le premier champ pour l'index. Dans la ligne suivante, laissez la colonne <Nom de l'index> vide puis, dans la colonne <Nom du champ>, slectionnez le deuxime champ pour l'index. Rptez cette opration jusqu' ce que tous les champs que vous souhaitez inclure dans l'index soient slectionns. Il peut y avoir plusieurs index, toutes les lignes sous un nom dindex sont considres comme faisant partie du mme index jusqu' la premire ligne contenant le nom de lindex suivant.
Pour modifier l'ordre de tri des valeurs du champ, dans la colonne <Ordre de tri>, cliquez sur Croissant ou sur Dcroissant. Pour dfinir les proprits de lindex, cliquez sur la ligne qui contient le nom de l'index, puis sous Proprits de l'index, dfinissez les proprits de l'index :
Unique : si la valeur est Oui, chaque valeur contenue dans l'index doit tre unique. Ignorer Nulls : si la valeur est Oui, les enregistrements dont la valeur est Null dans les champs indexs sont exclus de l'index. Masquez la fentre Index en cliquant sur le bouton Index du Ruban ou sur la case X Fermer.
Pour enregistrer vos modifications de la table, cliquez sur licne Enregistrer dans la Barre d'outils Accs rapide, ou utilisez le raccourci clavier Ctrl +S.
SUPPRIMER UN INDEX
Si vous jugez qu'un index est devenu inutile ou qu'il gne les performances, vous pouvez le supprimer. En supprimant un index, vous supprimez l'index mais pas les champs. Sous l'onglet Outils de table/Cration>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Index. La fentre Index s'affiche. Slectionnez la ou les lignes contenant l'index supprimer, puis appuyez sur Suppr . Enregistrez les modifications de la table. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 59
PROPRITS DES CHAMPS

Chaque champ dispose dun ensemble de proprits qui permettent un contrle de son utilisation. Par exemple, contrler la saisie et donc avoir des informations plus fiables. La dfinition dune proprit pour un champ seffectue en gnral en Mode Cration de la table concerne. Les proprits disponibles varient en fonction du type du champ.
DFINIR LES PROPRITS POUR LES CHAMPS DE LA TABLE
Ouvrez la table en Mode Cration, cliquez sur la cellule contenant le nom du champ dont vous voulez dfinir les proprits. Dans la partie infrieure, sous Proprits du champ, cliquez dans la cellule droite du nom de proprit et tapez une valeur, ou slectionnez la valeur de liste si une flche droulante apparat droite de la cellule.
Les proprits sont ranges sous l'onglet Gnral. Sous l'onglet Liste de choix, un assistant vous guide pour dfinir la liste des valeurs possibles.
<Taille du champ> Cette proprit sapplique aux champs Texte, Numrique, et NumroAuto. Pour le type Texte, elle indique le nombre maximum de caractres pouvant tre saisis, les valeurs peuvent aller de 1 255. Pour le type numrique les possibilits sont : Octet Entier Entier long Rel simple Rel double Dcimal Valeurs entires de 0 255. Valeurs de -32 768 +32 767. Valeurs de -2 147 483 648 +2 147 483 647. Valeurs de -3,4.1038 3,4.1038, prcision de 7 chiffres significatifs. Valeurs de -1,797.10308 1,797.10308, prcision de 15 chiffres significatifs. Valeurs de -1028 1028, avec prcision de 28 chiffres significatifs.
N de rplication Identifiant globalement unique (GUID). <Nouvelles valeurs> Cette proprit ne sapplique quau champ NumroAuto. Elle permet de prciser si les valeurs sont incrmentes (1, 2, 3, ...) ou alatoires (254865, -2458965, 8654278, ...). <Dcimales> Cette proprit ne concerne que les donnes de type Numrique ou Montaire. Elle permet de spcifier le nombre de dcimales devant apparatre laffichage : de zro quinze dcimales ou bien choisissez loption Auto. Dans ce dernier cas, Access affiche deux dcimales par dfaut.
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PROPRITS DES CHAMPS

<Format> Cette proprit concerne les donnes de type Date/Heure, Oui/Non, Mmo, Texte, Numrique, NumroAuto, Montaire et Lien hypertexte. Elle permet de choisir diffrents modes daffichage pour les informations stockes dans la table, elle naffecte que laffichage, pas la valeur elle-mme. Formats pour les types Numrique, Montaire ou NumroAuto. Nombre gnral Montaire Euro Fixe Standard Pourcentage Scientifique Les donnes sont affiches comme elles sont saisies. Pour les montants : symbole montaire, sparateur de milliers, et chiffres ngatifs entre parenthses conformes aux paramtres rgionaux. Comme le format Montaire, mais le symbole est alors lEuro ( ). Les donnes sont affiches avec le nombre fixe de dcimales spcifi dans la proprit Dcimales. Les donnes sont affiches avec le nombre de dcimales indiqu dans la proprit Dcimales et les milliers sont spars par un espace. Access affiche la donne en la multipliant par 100 et en ajoutant le symbole %. Le nombre 0,6 sera affich comme 60,00%. utiliser pour les trs grandes valeurs. La notation scientifique utilise le symbole E (pour exponentielle). Le nombre 1 600 sera affich 1,60E+03.
On peut galement crer un format personnalis en utilisant les symboles suivants :

,
Sparateur dcimal. Sparateur de milliers. Position pour un nombre ou un zro. Position pour un nombre. Symbole montaire. Symbole pourcentage. Symbole de notation scientifique. Symbole de notation scientifique. Pour entrer des espaces comme caractres daffichage littraux.
. 0 # F % E- ou eE+ ou e+
"ABC" !
[couleur]
Affiche tout lment entre guillemets comme caractre daffichage littral. Force lalignement gauche au lieu de lalignem ent droite. Spcifie une couleur daffichage. Les couleurs possibles sont : noir, bleu, vert, cyan, rouge, magenta, jaune et blanc.
Exemple : le format # ###,00" $" affichera la valeur 1234567 sous la forme 1 234 567,00 $. Un format personnalis peut comporter quatre sections se rfrant chacune une fourchette de nombres particuliers. Chaque section doit tre spare par un point-virgule : Premire section : pour les nombres positifs. Deuxime section : pour les nombres ngatifs. Troisime section : pour les nombres nuls (gaux zro). Quatrime section : sil ny a pas de donnes (contenu Null).
61
PROPRITS DES CHAMPS

Formats pour les types Texte et Mmo Saisissez un format particulier en utilisant les symboles suivants :
@ & < >
Caractre de texte (soit un caractre, soit un espace) requis. Caractre de texte non requis. Force tous les caractres qui suivent tre en minuscules. Force tous les caractres qui suivent tre en majuscules.
Comme pour les donnes numriques, on peut spcifier plusieurs sections dans un format : Premire section : pour des champs contenant du texte. Deuxime section : pour des champs contenant des chanes vides et des valeurs Null. Format pour le type Date/Heure
Format
Date, gnral Date, complet Date, rduit Date, abrg Heure, complet Heure, rduit Heure, abrg
Donne
24/07/11 16:33:25 24/07/11 24/04/11 24/07/11 16:33:25 16:33:25 16:33:25
Rsultat
24/7/11 16:33:25 jeudi 24 juillet 201 24-avr-11 24/7/11 16:33:25 04:33 PM 16:33
Attention : pour les formats comportant les annes sur deux chiffres, les dates saisies comprises entre le 1/1/00 et le 21/12/29 sont interprts comme celles des annes 2000 2029. En revanche, les dates saisies comprises entre le 1/1/30 et 21/12/99 sont interprtes comme celles des annes 1930 1999. Formats pour le type Oui/Non Dtermine les valeurs texte qui vont apparatre pour ce champ dans une feuille de donnes ou dans des formulaires ou tats, si vous choisissez de dfinir le contrle en valeur texte. Slectionnez l'une des options suivantes : Oui/Non, Actif/Inactif, Vrai/Faux. Vous pouvez aussi spcifier un format personnalis trois sections : ;"Autoris";"Interdit" (Premire section : inutilise). Notez que par dfaut un champ Oui/Non apparat en case cocher et non en valeur texte dans les feuilles, les formulaires et les tats. <Masque de saisie> Cette proprit sapplique aux champs Texte, Date/Heure, Numrique et Montaire. Un masque de saisie contrle ce quil est autoris ou interdit d'entrer dans un champ. Par exemple, des dates ou des numros de tlphone selon des conventions propres un pays ou une rgion. Pour dfinir un masque de saisie, Access propose une srie de caractres utiliser pour construire le modle. Vous pouvez dfinir le masque directement dans la zone correspondant la proprit ou faire appel un assistant. Utiliser lassistant Masque de saisie

Cliquez sur le champ pour lequel vous voulez dfinir un masque de saisie, puis cliquez sur la proprit <Masque de saisie>. Ensuite cliquez sur le bouton apparu droite de la cellule. Cliquez sur le bouton, puis slectionnez un des masques proposs par l'assistant.
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PROPRITS DES CHAMPS

Cliquez dans la zone <Essayer :> pour visualiser ce qui apparatra dans le champ avant la saisie. Faites des tests avec plusieurs masques si besoin. Cliquez sur [Suivant]. Un dialogue vous demande dautres informations selon le masque que vous avez slectionn.

Cliquez sur [Suivant], puis sur [Terminer]. Saisissez le masque de saisie en utilisant les caractres suivants.
Caractre
0 9 # L ? A a & C .,;:-/ < > ! \ Mot de passe
Crer votre propre masque de saisie
Signification
Un chiffre obligatoire, 0 9, + et - non accepts. Un chiffre facultatif. Naccepte pas le + et le -. Un chiffre facultatif. Accepte le + et le -. Une lettre obligatoire (A Z). Une lettre facultative (A Z). Une lettre ou un chiffre obligatoire. Une lettre ou un chiffre facultatif. Un caractre ou un espace obligatoire. Un caractre ou un espace facultatif. Signes sparateurs : dcimale, sparateur de milliers, date et heure (voir les paramtres rgionaux du Panneau de configuration de Windows). Convertit les lettres qui suivent en minuscules. Convertit les lettres qui suivent en majuscules. Remplissage du masque de saisie partir de la droite. Affiche le caractre qui suit sous sa forme ASCII littrale. Affiche des toiles lcran lors de la saisie.
Exemples : >LL00000-0000, (000) 000-0000, (999) 000-0000!. On peut crer un format personnalis plusieurs sections : Premire section : le masque de saisie lui-mme. Deuxime section : dtermine si Access doit enregistrer les caractres daffichage li ttraux (les caractres non taps). 0=Oui et 1=Non. Un numro de tlphone pourra ainsi tre stock avec les espaces (01 23 45 67 89) ou sans (0123456789). Troisime section : caractre qui s'affiche dans l'espace rserv pour la saisie. La proprit <Format> prvaut sur le masque de saisie pour laffichage. <Lgende> Cette proprit sapplique tous les types de champs. Elle permet dintroduire un intitul pour le champ diffrent du nom du champ. Cet intitul (la lgende) apparatra en lieu et place du nom de champ dans la feuille de donnes (table ou requte), dans les formulaires et dans les tats. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 63
PROPRITS DES CHAMPS

<Valeur par dfaut> Cette proprit sapplique tous les types de champs, lexception dObjet OLE de Pice jointe et de NumroAuto. Pour acclrer la saisie, on peut affecter une valeur par dfaut un champ. Access affiche cette valeur dans le champ chaque fois quon ajoute un nouvel enregistrement. On peut accepter la valeur par dfaut ou lcraser en tapant une autre valeur. <Valide si> et <Message si erreur> Ces deux proprits sappliquent tous les types de champs, lexception d objet OLE et de NumroAuto. La proprit <Valide si> permet de contrler les donnes saisies dans un champ. Le principe consiste introduire une condition dans la zone <Valide si>. Toutes les donnes introduites dans le champ devront vrifier la condition.
Oprateurs relationnels
< > <= >= <> =
Oprateurs logiques
AND OR XOR NOT EQV IMP
Infrieur Suprieur Infrieur ou gal Suprieur ou gal Diffrent de Egal
ET logique OU logique OU exclusif NON logique Equivalence Implication
Exemple : on peut introduire la condition <=Maintenant() pour la proprit <Valide si> du champ Date de la table. Grce cette proprit, la saisie dune date et dune heure postrieure la date et lheure actuelle sera refuse. Il est possible de personnaliser le message derreur affich par Access lorsque la donne introduite ne satisfait pas la condition dfinie dans la proprit <Valeur si>. Il suffit de taper le texte de votre choix dans la zone <Message si erreur>. <Null interdit> et <Chane vide autorise> La proprit <Null interdit> sapplique tous les champs, alors que <Chane vide autorise> concerne les types de champs Texte, Mmo et Lien hypertexte. La proprit <Null interdit> indique labsence de donnes dans un champ. Loption Oui pour la proprit oblige lutilisateur entrer une valeur dans ce champ pour tous les enregistrements. La proprit <Chane vide autorise> permet lintroduction des valeurs sans caractre ni espace lorsque Oui est choisi. Si cest Non, elle empche lutilisateur de saffranchir dun <Null interdit> en tapant un espace. <Index> Cette proprit sapplique tous types de champs sauf Lien hypertexte, Pice jointe et Objet OLE. Les index servent acclrer les recherches, les requtes et les tris au sein dune table. La proprit <Index> peut prendre trois valeurs : Non Oui - Avec doublons Oui - Sans doublons Le champ concern nest pas index. Le champ index accepte les doublons dans des enregistrements diffrents. Le contenu du champ index est unique pour chaque enregistrement.
Access attribue automatiquement la proprit Index : Oui - Sans doublons une cl primaire.
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PROPRITS DES CHAMPS

<Compression unicode> Le codage Unicode pour les caractres permet dutiliser des caractres non latins. Ce systme de codage utilise un espace de stockage plus important quauparavant et cette p roprit offre la possibilit dactiver la compression automatique des donnes.
LA LISTE DE CHOIX
Sous l'onglet Liste de choix, vous pouvez dfinir une liste de valeurs pour un champ. La donne sera slectionne dans cette liste plutt que davoir tre saisie. Les valeurs de la liste peuvent tre saisies manuellement ou provenir d'une table ou d'une requte. Dfinir manuellement la liste de choix dans les proprits La table tant ouverte en Mode Cration, cliquez dans le champ pour lequel vous voulez dfinir ou modifier la liste de choix, puis dfinissez la liste de choix de la faon suivante. Cliquez sur l'onglet Liste de choix. Dans la proprit <Afficher le contrle>, slectionnez Zone de liste droulante ou Zone de liste. Dans la proprit <Origine source>, choisissez Liste valeurs ou Table/requte. Dans la proprit <Contenu>, si l'origine est Liste valeurs, saisissez la liste de valeurs (exemple "Or";"Argent";Bronze"); si l'origine est Table/requte, slectionnez la table/requte.
Dfinir la liste de choix avec lassistant

La table tant ouverte en Mode Cration, sur la ligne du champ cliquez dans la colonne <Type de donnes>, puis slectionnez le type Assistant Liste de choix. Si la table est ouverte en Mode Feuille de donnes et que vous voulez insrer un champ avec Liste de choix, sous l'onglet Outils de table/Champs>groupe Ajouter et supprimer cliquez sur Plus de champs et slectionnez Liste de choix et relation.
Indiquez votre choix pour la provenance des valeurs, cliquez sur [Suivant]. 65
PROPRITS DES CHAMPS

Si la premire tape de l'assistant vous choisissez dextraire les valeurs dune table.
Slectionnez le nom de la table ou de la requte, cliquez sur [Suivant].
Double-cliquez sur le ou les noms des champs contenant les donnes placer dans la liste, cliquez sur [Suivant].
Spcifiez lordre de tri de la table source, cliquez sur [Suivant].
Modifiez accessoirement la largeur de la colonne en amenant le pointeur sur le bord droit de son en-tte et en faisant glisser, cliquez sur [Suivant].
Tapez un nom (tiquette) pour le champ liste de choix, cliquez sur [Terminer].
Les paramtres rsultant de la procdure effectue avec l'assistant sont introduits dans les proprits sous l'onglet Liste de choix. Le rsultat est le mme par les deux procds. Si la premire tape de l'assistant vous choisissez de taper les valeurs, les tapes sont :
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REQUTES SLECTION
CRER UNE REQUTE AVEC LASSISTANT

Lassistant Requte permet de crer une requte qui liste les donnes dune ou de plusieurs tables lies (voir tables lies au chapitre 8) et les affiche dans une feuille de donnes. Seuls les champs choisis apparatront. Le rsultat de la requte peut tre dtaill (les enregistrements apparaissent) ou synthtique (seuls des regroupements et leurs sous-totaux saffichent). Lassistant ne permet pas de prciser des critres : pour cela, il faut modifier la requte en Mode Cration.
TAPES STANDARDS DE LASSISTANT REQUTE

Pour lexemple, la base de donnes contient une table T_CLIENT.
Vous allez crer une requte affichant les champs <cli_nom>, <cli_prenom>, <cli_ville>, <cli_chiffre_affaires>. Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur Assistant Requte. Dans le dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte simple , puis sur [OK].
Dans cette tape de lassistant :
Dans <Tables/Requtes>, cliquez sur une table qui contient des donnes inclure dans la requte. Dans <Champs disponibles>, cliquez sur un champ inclure dans la requte, puis cliquez le bouton pour dplacer ce champ dans <Champs slectionns>. Procdez de la mme manire pour chaque champ inclure dans la requte (champs voir dans la feuille rponse ou champs utiliser pour appliquer un critre). Cliquez sur [Suivant]. Les boutons de ce dialogue servent dplacer les champs entre les zones et dans le sens de la flche bouton : dplacent tous les champs, dplacent le champ slectionn.
Si, parmi les champs, certains sont de type Numrique ou Date, ltape ci-contre saffiche : cochez loption < Dtaille> sauf si vous voulez que votre requte excute des fonctions d'agrgation (Somme, Moy, Min, Max, Total..), dans ce cas cochez < Synthse>. Lorsque vous avez choisi, cliquez sur [Suivant].
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CRER UNE REQUTE AVEC LASSISTANT
Dans la zone <Quel titre souhaitezvous pour votre requte> : modifiez le nom de la requte. Puis, cochez lune des options :
pour afficher les rsultats en Mode Feuille de donnes. pour afficher la requte en Mode Cration afin de la modifier. Cliquez sur [Terminer]. La feuille de donnes rsultats ou la structure de la requte en mode Cration saffiche selon le choix fait en dernier lieu. Lobjet requte est ajout, il apparat dans le volet de navigation.
TAPES SPCIFIQUES DE LASSISTANT POUR UNE REQUTE DE SYNTHSE

Cas de champ numrique dans la requte Si la requte contient les champs <cli_ville> et <cli_chiffre_affaires>, la requte de synthse peut produire les totaux de chiffre daffaires par ville. Pour cela, choisissez loption < Synthse>, cliquez sur le bouton [Options de synthse] qui sactive.
Cochez lune des cases pour indiquer le calcul de synthse souhai t, et ventuellement la case < Compter les enregistrements> au sein de chaque regroupement. Validez par [OK]. Cliquez sur [Terminer] pour effectuer la requte de synthse.
Cas dun champ date dans la requte Si certains champs slectionns dans la requte sont du type Date, un dialogue saffiche et vous demande de quelle manire regrouper les enregistrements. Cochez lune des options, puis cliquez sur [Terminer] pour effectuer la requte. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 69
CRER UNE REQUTE EN MODE CRATION

Vous pouvez crer une requte en la dfinissant dans la grille de cration de requte, cest le Mode Cration. Dans ce mode vous pouvez appliquer des critres, ce que ne permet pas lassistant requte. De plus, le Mode Cration est le seul mode utilisable pour modifier les requtes. Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur le bouton Cration de requte. Le dialogue Afficher la table saffiche. Sous longlet Tables ou Requte, slectionnez une ou plusieurs tables ou requtes puis cliquez sur [Ajouter]. Puis, lorsque vous avez choisi les tables, cliquez sur [Fermer]. La grille de cration de requte est cre dans le volet de droite, la requte est automatiquement nomme par dfaut RequteN (N tant le numro de squence).
Dans cet exemple, une relation existe entre le champ <Rf employ> de la table Commandes et le champ <id> (cl primaire) de la table Employs. Relation de N 1, car un employ peut passer plusieurs commandes, alors qu'une commande est passe par un seul employ. Dans la grille de cration de requte : Spcifiez les champs inclure dans la requte en double-cliquant sur les noms de ces champs dans les tables (voir pages suivantes). Spcifiez les ventuels critres de la requte sur la ligne en regard de Critres et celles qui sont au-dessous (voir pages suivantes). Spcifiez les ventuels tris de la requte sur la ligne en regard de tri (voir pages suivantes). Pour visualiser les donnes rsultats de la requte, cliquez sur licne Feuille de donnes situe sur la droite de la barre dtat, ou sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur la flche du bouton Affichage, puis sur Feuille de donnes. Pour revenir en Mode Cration procdez de mme en choisissant licne ou commande Mode Cration.

Pour enregistrer la requte, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide ou appuyez sur +S. Le dialogue Enregistrer sous saffiche. Saisissez un nom pour la requte, cliquez sur [OK].
Lobjet Requte est cr, son nom apparat dans le volet de navigation.
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GESTION DES REQUTES

MODIFIER LES DONNES DE LA TABLE SOURCE VIA LA REQUTE
Gnralement lorsque vous modifiez les donnes dans la feuille des rsultats dune requte, les donnes sont modifies dans la table source. Cela sera toutefois impossible dans certains cas, dont les suivants : la requte comporte des oprations (somme, moyenne...) ou des regroupements, la requte est de type Analyse croise, la requte a la valeur Oui dans sa proprit <Valeurs distinctes>.
OUVRIR UNE REQUTE EN MODE CRATION

Pour visualiser la grille de modification de la requte affiche.
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Requtes pour faire apparatre la liste des requtes, cliquez droit sur le nom de la requte puis sur la commande Mode Cration.
Vous pouvez aussi ouvrir la requte en Mode Feuille de donnes, puis basculer en Mode Cration.
OUVRIR UNE REQUTE EN MODE FEUILLE DE DONNES

Pour visualiser la feuille de rsultats de la requte.
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Requtes pour faire apparatre la liste des requtes, double-cliquez sur le nom de la requte, ou slectionnez le nom de la requte puis appuyez sur Entre , ou cliquez droit sur le nom de la requte puis sur la commande Ouvrir.
BASCULER DU MODE FEUILLE DE DONNES AU MODE CRATION

Il est trs pratique, lorsquon est en train de crer ou de modifier une requte en Mode Cration, de pouvoir passer immdiatement en Mode Feuille de donnes afin de visualiser le rsultat, puis de revenir aussi vite en Mode Cration pour rviser la requte. Utilisez deux boutons lextrmit gauche de la barre doutils : Passer en Mode Feuille de donnes. Passer en Mode Cration.
FERMER UNE REQUTE
Cliquez sur longlet de la feuille de donnes de la requte ouverte pour la slectionner. Appuyez sur + ou sur +W, ou cliquez sur la case de fermeture de la feuille de donnes.
Si des modifications ont t effectues, Access propose lenregistrement : cliquez sur [Oui] si vous dsirez sauvegarder la requte.
RENOMMER UNE REQUTE
Slectionnez le nom de la requte dans le volet de navigation et appuyez sur le nouveau nom et appuyez sur pour valider.
. Puis, saisissez
COPIER UNE REQUTE
Slectionnez le nom de la requte dans le volet de navigation, puis sous longlet Accueil>groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier (ou +C), puis cliquez sur le bouton Coller (ou +V), saisissez un nom pour la nouvelle requte et validez par .
SUPPRIMER UNE REQUTE
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Requtes pour faire apparatre la liste des requtes, cliquez droit sur le nom de la requte puis sur la commande Supprimer. Ou, slectionnez le nom de la requte et appuyez sur . 71
PLACER LES CHAMPS DANS LA GRILLE DE REQUTE

AJOUTER DES CHAMPS DANS LA REQUTE
Ouvrez la requte en Mode Cration.
Ajouter/Supprimer une table dans la requte Pour ajouter une table : sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Afficher la table, puis dans la fentre Afficher la table, double-cliquez sur le nom de la table. Pour supprimer une table : cliquez droit sur lobjet table puis sur Supprimer la table.
Ajouter un champ dans la requte
Double-cliquez sur le nom de champ dans lobjet Table : son nom apparat dans la premire colonne disponible de la grille . Ou cliquez dans une cellule vide de la ligne <Champ>, puis sur la flche droulante qui apparat et choisissez le nom de champ. Ou faites glisser le nom du champ de lobjet Table jusque dans une colonne vide de la grille ou dj occupe pour insrer le nouveau champ devant. Slectionnez les noms champs dans lobjet Table en maintenant appuye la touche et en cliquant successivement sur chaque champ, puis faites glisser la slection jusque sur une colonne vide de la grille. Double-cliquez sur lastrisque en tte de la liste des noms de champs dans lobjet Table. Lastrisque (*) reprsente tous les champs de la table. Ou double-cliquez sur le nom de table.
Ajouter plusieurs champs la fois
Ajouter tous les champs d'une table la fois
MODIFIER LORDRE DES CHAMPS
Cliquez sur le slecteur de colonne du champ que vous dsirez dplacer, le pointeur se transforme en et la colonne est slectionne (surligne en noir). Maintenez la pression sur le bouton de la souris et faites glisser la colonne, de faon la mettre devant une autre.
Slecteur de colonne
SUPPRIMER DES CHAMPS

Cliquez sur le slecteur de colonne du champ (pour en slectionner plusieurs conscutifs, slectionnez le premier, maintenez appuye la touche et slectionnez les suivants). Appuyez sur , ou sous longlet contextuel Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Supprimer les colonnes.
MASQUER DES CHAMPS
Dans la ligne <Afficher> de la grille, cliquez sur la case cocher afin de supprimer la coche dans la colonne des champs que vous dsirez masquer. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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TRIS DANS LES REQUTES

Les rsultats dune requte peuvent tre tris selon les valeurs croissantes ou dcroissantes dun champ alphabtique, numrique ou date. Le tri peut porter sur un seul ou plusieurs champs.
TRIER LES ENREGISTREMENTS SUR UN CHAMP

Ouvrez la requte en Mode Cration, cliquez dans la cellule sur la ligne <Tri> dans la colonne du champ devant servir de cl de tri, cliquez sur la flche droulante qui apparat droite de la cellule <Tri>, puis slectionnez un sens pour le tri : Croissant ou Dcroissant. Pour visualiser les donnes tries dans la feuille des rsultats, cliquez sur licne Feuille de donnes situ sur la barre dtat.
Pour rafficher la grille de la requte, basculez en Mode Cration.
Lordre des enregistrements dans la (les) table(s) de donnes nest pas modifi, le tri ne seffectue que dans la feuille rsultat de la requte.
TRIER LES ENREGISTREMENTS SUR PLUSIEURS CHAMPS

Lordre de placement dans la grille de requte des champs qui servent de cl de tri est important lorsque lon dfinit plusieurs champs cl de tri. Access trie dabord selon le champ cl de tri situ le plus gauche, puis selon le champ cl de tri suivant situ sa droite, et ainsi de suite. Par exemple, pour trier dabord le champ <Date>, puis le champ <Socit>, le champ <Date> doit se trouver gauche du champ <Socit> dans la grille. Pour modifier les niveaux de tri, il peut tre ncessaire de dplacer les colonnes dans la grille. Une fois les champs de tri dfinis, basculez en Mode Feuille de donnes pour visualiser le rsultat.
SUPPRIMER UN TRI
Basculez en Mode Cration pour afficher la grille de la requte. Cliquez sur la ligne <Tri> dans la cellule de la colonne du champ cl de tri contenant la valeur Croissant ou Dcroissant, puis cliquez sur la flche droulante qui apparat droite de la cette cellule <Tri> et slectionnez (Non tri) dans la liste.

Basculez en Mode Feuille de donnes pour visualiser le rsultat.
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CRITRES DE SLECTION DANS UNE REQUTE

Une requte peut nafficher que certains rsultats correspondant certains critres, pour cela on dfinit les critres de slection dans la grille de la requte.
SAISIR UN CRITRE
Crez la requte et ouvrez-la en Mode Cration. Ajoutez les champs afficher dans la feuille de rsultats ainsi que ceux servant aux critres.
Dfinir un critre

Cliquez dans la ligne <Critres>, dans la colonne du champ sur lequel porte le critre. Tapez la valeur critre, par exemple, pour obtenir les clients parisiens : saisissez paris, ou Paris ou PARIS. Access ne fait aucune distinction majuscule/minuscule. Le texte saisi est mis automatiquement entre guillemets.
Dfinir un critre supplmentaire Si le critre doit se combiner au prcdent par ET :
Procdez comme pour le premier critre, dans une autre colonne (paris et >120). Saisissez le critre supplmentaire sur la ligne <Ou> dans la mme colonne (paris ou lyon).
Si le critre doit de combiner au prcdent par OU :
La combinaison ET a priorit sur la combinaison OU. Afficher le rsultat Aprs avoir saisi le critre dans la grille de la requte, sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter pour visualiser le rsultat en mode Feuille de donnes. Pour revenir en Mode Cration afin de modifier ou de vrifier le critre, sous longlet Accueil>groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en mode Cration.
SYNTAXE DU CRITRE SUIVANT LE TYPE DU CHAMP

Texte Tapez le mot. Si le critre se compose de plusieurs mots, placez-les entre guillemets. Aprs validation. Access ajoutera automatiquement des guillemets autour du texte. Tapez le chiffre sans symbole montaire ni sparateur de milliers. Tapez les dates sous la forme jj/mm/aa ou jj/mm/aaaa. Aprs validation, Access ajoute automatiquement des dises autour de la date. Pour une valeur Oui, tapez au choix Oui/Vrai/Actif/-1. Pour une valeur Non, tapez au choix Non/Faux/Inactif/0.
Nombre Date Oui/Non
OPRATEURS
> < 74 Plus grand que. Plus petit que. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

>= <= <> Pas In Entre Comme Est Null Est Pas Null Suprieur ou gal. Infrieur ou gal. Diffrent de. Ngation. Inclusion dans un ensemble. Intervalle. Prcise un modle utilisant des caractres gnriques *, ? ou #. Ne contient pas de donnes. Contient une donne.
Notez quavec Access une certaine souplesse est autorise lors de la saisie dun critre. Par exemple, si vous tapez Null, Access le convertit en Est Null. Si vous tapez P*, Access le convertit en Comme "P*" (si vous voulez chercher la chane P*, il faut saisir ="P*").
EXPRESSIONS
Expression de critres Affiche les enregistrements o
"France" Pas "France" In ("France";"Allemagne";"Italie") "Paris" Ou "Bruxelles" Comme "S*" <"M" >="M" Entre "M" et "P" 100 Entre 50 et 60 <=20 Date() >=#01/01/2009# Entre #01/01/2009# Et #31/12/2009# Pas Est Null
La valeur est France. La valeur nest pas France. La valeur est France, Allemagne ou Italie. La valeur est Paris ou Bruxelles. La valeur commence par S. La valeur commence par la lettre A L. La valeur commence par la lettre M Z. La valeur commence par la lettre M, N ou O, ou est gale P. La valeur est 100. La valeur est comprise entre 50 et 60. La valeur est infrieure ou gale 20. La date est la date actuelle. La date est gale ou postrieure au 01/01/2009. La date est dans lanne 2009. La valeur nest pas nulle.
Notez que Null nest pas une valeur. On ne peut pas faire =Null ou <>Null, mais Est Null ou Pas Est Null.
CARACTRES GNRIQUES
Lors de la saisie dune expression de critre, on peut utiliser des caractres gnriques : pour remplacer une squence quelconque de caractres lastrisque (*), le point dinterrogation (?) pour remplacer un caractre alphabtique quelconque, le signe dise (#) pour un chiffre. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 75

Un point dinterrogation (?) remplace un caractre alphabtique quelconque. Un astrisque (*) remplace un groupe de caractres de taille quelconque. Un dise (#) remplace un chiffre.
Des crochets [] entourent les caractres recherchs sil existe des variantes.
Cette recherche Trouve
Un point dexclamation (!) aprs le premier crochet indique des caractres exclure. Exemples :
Mais ne trouve pas
Gr?s Bl* Gr*s 1#3 B[ae]lle B[a-c]r B[!a-c]r
Gris, Gras, Gros. Blanc, Bl, Bleu. Gris, Grands, Grappins. 103, 113, 123. Balle, Belle. Bar, Bbr, Bcr. Bdr, Ber.
Grands. Abri. Grand, Galopins. 1c3. Bulle. Bdr, Ber. Bar, Bbr.
Ds que vous utilisez un caractre gnrique, Access ajoute Comme devant.

VARIANTES DANS LCRITURE DES CRITRES
Par exemple, si vous saisissez Gr?s, Access convertit le critre en Comme "Gr?s". Il existe souvent plusieurs manires dcrire un mme critre. Les trois requtes suivantes sont quivalentes :
De mme que les trois requtes :
Notez que dans la grille de requte, vous pouvez ajouter plusieurs fois le mme champ pour spcifier plusieurs critres sur ce champ, lis par ET. 76 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
PARAMTRES DANS UNE REQUTE

Une requte slection peut contenir un ou plusieurs paramtres dans ses critres. Quand la requte sexcute, un dialogue saffiche pour chaque paramtre et vous demande de saisir la valeur du paramtre. Vous pouvez dfinir plusieurs paramtres dans une requte.
CRER UNE REQUTE PARAMTRE

Exemple de dialogue de saisie dune valeur de paramtre lexcution dune requte paramtre :
Pour insrer un paramtre dans un critre, ouvrez la requte en Mode Cration. Puis sur la ligne <Critres> dans la colonne du champ servant au critre, saisissez entre crochets [] le nom du paramtre. La valeur sera demande lexcution de la requte paramtre.
Un critre pouvant tre une expression calcule, le paramtre entre crochets [] peut tre saisi comme un des oprandes de lexpression.
CONTRLER LE TYPE DE VALEUR SAISIE POUR LE PARAMTRE

Vous pouvez en plus faire un contrle du type de donne saisie (afin dtre sr de ne pas saisir texte alors quon attend une date, par exemple) , pour certains ou tous les paramtres.
En Mode Cration, aprs avoir saisi les noms des paramtres dans les critres, s ous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/masquer, cliquez sur le bouton Paramtres.
Saisissez en (avec ou sans crochets) le nom du paramtre que vous avez saisi pralablement dans un critre (le copier-coller est possible) puis slectionnez en le type de donne du paramtre. En principe, il sagit du mme type que celui affect au champ. Ajoutez ventuellement dautres noms de paramtres avec leur type de donne, si vous avez saisi plusieurs paramtres dans la ligne <Critre> de la grille de requte. Cliquez sur [OK]. 77
CHAMP CALCUL DANS UNE REQUTE

Un champ de la requte peut tre une expression calcule avec les valeurs dun ou de plusieurs autres champs de la table. On peut par exemple afficher un montant TTC dans la feuille rsultats de la requte alors que cest le montant HT qui est enregistr dans la table.
CRER UN CHAMP CALCUL
En Mode Cration, dans la ligne <Champ> de la grille de requte, cliquez dans une colonne vide et saisissez lexpression de calcul dans la colonne. Vous pouvez utiliser les oprateurs usuels (+, -, * et /). Access met automatiquement les noms des champs entre crochets. Appuyez sur pour valider.
Access fait automatiquement prcder lexpression par le terme ExprN qui sert de nom initial au champ calcul, suivi de deux-points (:). Dans ce nom, N correspond un nombre entier augment dune unit pour chaque nouveau champ calcul (Expr1, puis Expr2, Expr3, ...). Vous pouvez changer ce nom.
RENOMMER UN CHAMP CALCUL

On peut remplacer le nom initial (Expr1, Expr2...) par un nom plus significatif.
Saisissez ce nom suivi de : (deux points) avant lexpression, la place de Expr1.
FORMATER UN CHAMP CALCUL

Par exemple, vous voulez appliquer un format montaire un champ calcul. Cliquez droit dans la colonne du champ formater, puis cliquez sur Proprits.
Cliquez dans la proprit <Format>, cliquez ensuite sur la flche lextrmit droite de cette zone et slectionnez un format prdfini (disponible uniquement pour les types de donnes numrique et montaire) ou saisissez votre propre format. Cliquez sur la case de fermeture de la Feuille de proprits.
AFFICHER LE RSULTAT
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter pour visualiser le rsultat en Mode Feuille de donnes. Pour revenir en Mode Cration afin de vrifier le critre, sous longlet Accueil>groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage.
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UTILISER LE GNRATEUR DEXPRESSION
Le gnrateur dexpression facilite lcriture de formules en proposant les fonctions et lments disponibles. Ouvrez la requte en Mode Cration. Dans la ligne <Champ> de la grille de requte, cliquez dans la cellule de la premire colonne vide. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de la requte, cliquez sur le bouton Gnrateur . Choisissez en les termes utiliser et en les oprateurs. Le rsultat apparat en .
Une fois lexpression termine, cliquez sur [OK].
Exemple : combinaison du nom et de linitiale du prnom Ouvrez la requte en Mode Cration. Cette requte doit utiliser une table possdant un champ <NOM> et un champ <PRENOM> (dans notre exemple, il sagit de la table T_CLIENT).
Dans la ligne <Champ> de la grille de requte, cliquez sur la cellule de la premire colonne vide. Puis, sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de la requte, cliquez sur le bouton Gnrateur. Dans le dialogue Gnrateur dexpression, double-cliquez sur Tables puis sur T_CLIENT en , puis sur le champ <CLI_NOM> en et enfin sur <Valeur> en .
Dans la liste des oprateurs, cliquez sur le bouton & (loprateur de concatnation) qui permet concatner un texte un autre. Saisissez " " (guillemet - espace - guillemet) pour insrer un espace entre le nom et le prnom (tous les textes doivent tre taps entre guillemets). Dans la liste des oprateurs, cliquez nouveau sur le bouton & . 79
Double-cliquez sur Fonctions puis sur Fonctions intgres en , puis cliquez sur Texte en (utilisez la barre de dfilement vertical), enfin double-cliquez sur Gauche en (utilisez la barre de dfilement vertical).
Dans la zone suprieure , cliquez sur le terme stringexpr pour le slectionner, puis saisissez le nom du champ contenant le prnom du client [CLI_PRENOM] pour remplacer la slection. Vous auriez dailleurs pu slectionner le prnom comme vu prcdemment. Dans la zone suprieure du dialogue , cliquez sur le terme n pour le slectionner, puis saisissez 1 pour remplacer la slection.
Cliquez sur [OK].
La formule est copie dans la colonne slectionne. Notez que [T_CLIENT].[CLI_PRENOM] ou simplement [CLI_PRENOM] revient au mme pour la requte pour dsigner le champ.
SAISIR UNE EXPRESSION LAIDE DES FONCTIONS

Fonctions usuelles Les exemples sont donns avec des valeurs fixes. Vous pouvez remplacer ces valeurs par des noms de champs : Gauche("Alain", 2) peut tre remplac par Gauche([Prnom], 2). Fonction Gauche(T, N) Retourne Les N caractres les plus gauche du texte T Exemple Gauche("Alain";2) Rsultat "Al"
ExtractChane(T;N1;N2) Les N2 caractres du texte T partir du N2ime 80
ExtractChane("Durant";3;2)
"ra"

DansChane(Pos;T1;T2) Donne la position du texte T2 dans le texte T1, partir de la position Pos Nombre de caractres Le texte T, moins les caractres espace droite et gauche La partie entire de N La date systme Lanne de la date D Le mois de la date D Le jour de la date D Le numro du jour de la semaine de la date D Convertit lanne A, le mois M, le jour J en date DansChane(1;"tralala";"la") 4 DansChane(5;"tralala";"la") 6
NbCar(T) SupprEspace(T)
NbCar("Monsieur") SupprEspace("
Jean Pierre ") "Jean Pierre"
Ent(N) Date() Anne(D) Mois(D) Jour(D) JourSem(D)
Ent(123,85) Date() Anne(#03/12/2009#) Mois(#03/12/2009#) Jour(#03/12/2009#) JourSem(#03/12/2009#)
123 03/12/2009 2009 12 3 5 (jeudi)
SrieDate(A;M;J)
SrieDate(2009;12;3)
03/12/2009
Fonctions avances VraiFaux() permet de faire un choix entre deux valeurs. EstNull() retourne VRAI si largument a la valeur Null. Souvent utilis avec VraiFaux.
Choisir() permet de choisir parmi une liste. Exemples :
VraiFaux([Sexe]="M"; "Masculin"; "Fminin") renvoie le texte Masculin si le champ <Sexe> est gal la valeur M, et retourne le texte Fminin dans les autres cas.
VraiFaux(EstNull([Ville]);"(inconnu)";[Ville]) renvoie le texte (inconnu) si le champ <Ville> est null et retourne le contenu du champ <Ville> dans le cas contraire. Choisir([Civilite];"Monsieur";"Madame";"Mademoiselle") renvoie la valeur texte Monsieur si le champ <Civilite> est gal 1, Madame si <Civilite> est gal 2, et Mademoiselle si <Civilite> est gal 3.
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REGROUPEMENTS ET CALCULS DE SYNTHSE

Les requtes Slection permettent de raliser des regroupements denregistrements et des calculs de synthse sur les enregistrements regroups. Au lieu davoir tous les enregistrements affichs, on obtient une synthse sur le(s) champ(s) de regroupement.
OPRATION DE SYNTHSE SUR LES ENREGISTREMENTS

Crez une requte avec le bouton Cration de requte (onglet Crer>groupe Macros et code) et ajoutez les champs sur lesquels porteront les oprations dans la grille de cration. La majorit des requtes de regroupement utilisent seulement un ou deux champs de regroupement. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux. Access ajoute la ligne <Opration> dans la grille de requte et sur cette ligne, dans chaque champ de la requte, apparat le terme Regroupement.
Vous devez ensuite indiquer le ou les champs pour lesquels vous voulez faire un calcul de synthse. Les champs qui ne servent pas pour un calcul de synthse peuvent servir pour un regroupement. Pour chaque champ sur lequel vous voulez un calcul de synthse : cliquez dans la cellule sur la ligne <Opration> puis sur la flche situe lextrmit droite de la cellule, et slectionnez une opration de synthse.
Oprations de synthse disponibles Somme Moyenne Min Max La somme des valeurs dun champ. La moyenne des valeurs dun champ. La valeur minimale dun champ. La valeur maximale dun champ. Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non. Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non. Texte, Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non. Texte, Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non.
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REGROUPEMENTS ET CALCULS DE SYNTHSE

Compte Premier Dernier cartype Var Le nombre de valeurs non vides dans un champ. La premire valeur dun champ. La dernire valeur dun champ. Lcart type des valeurs dun champ. La variance des valeurs dun champ. Texte, Mmo, Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non, Objet OLE. Texte, Mmo, Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non, Objet OLE. Texte, Mmo, Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non, Objet OLE. Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non. Numrique, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non.
OPRATION DE SYNTHSE CUMULE AVEC UN CRITRE

Pour que le calcul de synthse ne se fasse que sur une partie des enregistrements de la table. Si le champ sur lequel porte le critre est un champ de regroupement Saisissez le critre dans la cellule de la ligne <Critres> de la colonne de ce champ dans la grille de requte.
Si le champ sur lequel porte le critre nest pas un champ de regroupement Ajoutez le champ dans la grille. Dans la ligne <Opration> de ce champ, slectionnez <O>. La case de la ligne <Afficher> est automatiquement dcoche. Saisissez le critre dans la ligne <Critres> de la colonne du champ.
AFFICHER LE RSULTAT

Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter pour visualiser le rsultat en Mode Feuille de donnes. Pour revenir en Mode Cration afin de vrifier le critre, sous longlet Accueil>groupe Affichage, cliquez sur le bouton Affichage.
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LES FORMULAIRES
CRER UN FORMULAIRE
Un formulaire sert disposer les donnes lcran comme vous le souhaitez. Il permet d'entrer, de modifier ou d'afficher les donnes d'une table ou d'une requte plus efficacement quavec la prsentation en feuille de donnes. En effet, un formulaire permet de vrifier les valeurs saisies, dafficher des champs calculs, dincorporer des graphiques, de mettre en valeur les donnes avec des polices spciales, des couleurs, des effets dombre. Dans un formulaire, tous les objets susceptibles dy apparatre (zones de saisie, tiquettes, ...) sont appels contrles . Plusieurs mthodes de cration dun formulaire sont disponibles : crer un formulaire instantan, utiliser lassistant Formulaire, ou crer un formulaire de toutes pices en Mode Cration avec loutil Formulaire vierge ou Cration de formulaire.
CRER UN FORMULAIRE INSTANTAN
Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Tables ou Requtes. Slectionnez la table ou la requte dont vous voulez voir les donnes dans le formulaire. Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire.
Access cre le formulaire et l'affiche en Mode Page. Ce mode permet d'apporter des modifications la conception du formulaire tout en ayant les donnes affiches.
Les champs du formulaire instantan sont disposs en colonne. En Mode Page de formulaire, une barre de navigation dans les enregistrements apparat au bas du volet daffichage du formulaire. Elle comporte des outils permettant de changer lenregistrement affich :
Dernier enregistrement. Crer un nouvel enregistrement. Nombre total denregistrements.
Premier enregistrement. Enregistrement prcdent. Numro enreg. courant sur nbre denreg. Enregistrement suivant.
Recherche textuelle.
Pour enregistrer lobjet formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide, ou cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer, ou Ctrl +S. Saisissez un nom pour ce formulaire, validez par [OK]. Pour fermer le formulaire, cliquez droit sur le fond du formulaire ou cliquez sur longlet Fichier puis sur Fermer, ou utilisez Ctrl +W ou Ctrl + F4 . 86 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
CRER UN FORMULAIRE
CRER UN FORMULAIRE L'AIDE DE L'ASSISTANT FORMULAIRE
Pour tre plus slectif quant aux champs faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser l'Assistant Formulaire. Avec lAssistant Formulaire, vous pouvez galement dfinir la faon dont les donnes sont regroupes et tries, vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requtes si vous avez pralablement spcifi les relations entre les tables et les requtes. Voir le chapitre Relation entre tables. Sous l'onglet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur Assistant formulaire puis suivez les instructions fournies dans les tapes de l'Assistant Formulaire.
Slectionnez une table, puis choisissez les champs placer dans le formulaire. Cliquez sur [Suivant>] pour passer ltape suivante.
Choisissez une disposition des champs dans le formulaire. Cliquez sur [Suivant>] pour passer ltape suivante.
Choisissez un style de prsentation du formulaire. Cliquez sur [Suivant>] pour passer ltape suivante.
Spcifiez un nom pour le formulaire. Cliquez sur [Terminer] pour crer le formulaire.
tout moment, vous pouvez revenir une tape prcdente en cliquant sur [<Prcdent]. Lorsque vous cliquez sur [Terminer], Access cre le formulaire et l'affiche en Mode Page. Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur [Suivant] ou sur [Terminer] avant davoir rpt les tapes pour slectionner toutes les tables voulues et ajouter les champs inclure dans le formulaire. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 87
CRER UN FORMULAIRE
Voici les exemples de disposition de formulaire : Colonne simple, Tabulaire, Feuille de donnes, Justifi.
CRER UN FORMULAIRE L'AIDE DE L'OUTIL FORMULAIRE VIERGE

Vous pouvez utiliser l'outil Formulaire vierge pour crer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prvoyez de placer un nombre limit de champs.
Sous l'onglet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge Access ouvre un formulaire vide en Mode Page et affiche le volet Liste de champs qui liste toutes les tables de la base de donnes et les champs de ces tables. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus ou faites-le glisser vers le formulaire. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, cliquez sur plusieurs champs, puis faites-les glisser simultanment vers le formulaire. Pour ajouter un logo, un titre, des numros de page ou la date et l'heure au formulaire, utilisez les outils figurant sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe En-tte et pied de page. Si vous souhaitez ajouter une plus grande varit de contrles au formulaire, passez en Mode Cration en cliquant droit sur le formulaire, puis en cliquant sur Mode Cration. Vous pourrez ds lors utiliser les outils figurant sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/ Cration> groupe Contrles.
CONTRLE DPENDANT, INDPENDANT ET CALCUL

Les contrles sont des objets du formulaire qui affichent des donnes, des tiquettes ou des images, ou qui excutent des actions. Les contrles dun formulaire peuvent tre dpendants, indpendants ou calculs : Un contrle dont la source de donnes est un champ de table ou requte est dit dpendant . Un contrle qui n'a pas de source de donnes est dit contrle indpendant . Un contrle dont la source de donnes est une expression est dit contrle calcul .
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GRER LES FORMULAIRES

ENREGISTRER LOBJET FORMULAIRE APRS MODIFICATION
Lorsque vous avez modifi un formulaire, vous devez enregistrer les modifications que vous avez apportes, si vous voulez les conserver pour la suite. Pour enregistrer lobjet formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide, ou cliquez sur longlet Fichier puis sur Enregistrer, ou Ctrl +S. Si le formulaire vient dtre cr et na encore jamais t enregistr, Access demande de lui donner un nom : Saisissez un nom pour ce formulaire, validez par [OK].
Si le formulaire a dj t enregistr, il est dj nomm. Si vous lui avez apport des changements, lenregistrement seffectue sous le mme nom.
CHANGER LE NOM DUN FORMULAIRE
Cliquez droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation puis sur la commande Renommer
SUPPRIMER UN FORMULAIRE
Cliquez droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation puis la commande Supprimer ou tapez sur la touche Suppr pour supprimer le formulaire slectionn.
FERMER UN FORMULAIRE
Cliquez droit sur le fond du formulaire puis sur la commande Fermer, ou sur longlet Fichier puis sur Fermer, ou utilisez Ctrl +W ou Ctrl + F4 , ou cliquez sur la case de fermeture .
Si le formulaire a t modifi, Access affiche un message :
[Oui] : enregistre le formulaire et le ferme. [Non] : abandonne les dernires modifications et ferme le formulaire. [Annuler] : retourne au formulaire sans rien faire.
OUVRIR UN FORMULAIRE EN MODE FORMULAIRE, MODE CRATION OU MODE PAGE

Le Mode Formulaire sert afficher et modifier les donnes des tables source. Le Mode Page sert modifier les contrles dpendants (les champs) tout en conservant laffichage des donnes des tables source. Le Mode Cration permet toutes les modifications du formulaire, notamment dajouter tous les types de contrles, mais il ne permet pas de conserver laffichage des donnes. Pour ouvrir le formulaire dans lun de ces modes : cliquez droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation puis sur le mode choisi : Formulaire, Page ou Cration.
Pour basculer entre les modes daffichage, le formulaire tant dj ouvert et actif, sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton Affichage puis sur Mode Formulaire, Mode Page ou Mode Cration. 89
FORMULAIRE EN MODE CRATION

Ce mode sert dfinir et modifier les caractristiques dun formulaire. Il permet de spcifier la table ou la requte source, dinsrer ou supprimer des contrles (champs, tiquettes, etc.), de choisir les polices, les couleurs et des effets spciaux, de prciser une image ou une texture comme fond. Il est orient structure du formulaire, alors que le Mode Page est orient prsentation du formulaire.
LES RGLES ET LES SECTIONS EN MODE CRATION DE FORMULAIRE

Les rgles : elles aident au positionnement des contrles avec prcision et au dimensionnement des sections du formulaire. Section En-tte de formulaire : elle contient des informations telles que le titre, la date ou les en-ttes de colonne, qui apparatront seulement en haut de la premire page du formulaire. Section En-tte de page : elle contient les informations telles que les en-ttes de colonne qui apparatront en haut de chaque page du formulaire. Section Dtail : partie principale du formulaire, qui contient les champs, les tiquettes et les autres contrles. Cette section ne peut tre supprime. Section Pied de page : elle contient les informations telles que les numros de pages, qui apparatront en bas de chaque page du formulaire. Section Pied de formulaire : elle contient les informations qui apparatront seulement dans le bas de la dernire page du formulaire.
AFFICHER OU MASQUER LES RGLES, LA GRILLE OU LES SECTIONS

Affichez/masquez les rgles de positionnement : cliquez droit sur le formulaire puis sur Rgle. Affichez/masquez la grille de positionnement : cliquez droit sur le formulaire puis sur Grille. Affichez/masquez la section En-tte/pied de page ou la section En-tte/pied de formulaire : cliquez droit sur le formulaire puis sur la commande approprie. Attention : lorsque que vous masquez les en-ttes/pieds de page ou les en-ttes/pieds de formulaire, vous supprimez tous les contrles quils contiennent.
Ces commandes sont aussi accessibles sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Rorganiser> groupe Taille/Espace.
REDIMENSIONNER UNE SECTION

On peut accrotre ou rduire la hauteur de chacune des sections dun formulaire de faon indpendante. En revanche, la largeur est la mme pour tout le formulaire : si on modifie la largeur dune section, on affecte la largeur de lensemble du formulaire. Placez le pointeur sur la limite infrieure ou la limite droite de la section. Il se transforme en une double flche. Vous pouvez aussi faire glisser le coin infrieur droit de la section pour changer simultanment la hauteur et la largeur. 90 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

APPLIQUER UN THME AU FORMULAIRE
Pour appliquer au formulaire une mise en forme prdfinie incluant une image de fond et une mise en forme particulire des contrles (police, taille des caractres, couleur, attributs, etc.). Cliquez sur le slecteur de formulaire (zone situe l o les rgles se rejoignent) pour slectionner le formulaire, ou cliquez dans la section. Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/ Rorganiser> groupe Thmes, cliquez sur le bouton Thmes puis slectionnez la vignette dans la galerie. Vous pouvez ensuite ajuster les couleurs ou les polices : cliquez sur le bouton Couleurs ou le bouton Polices.
PROPRITS DUNE SECTION OU DU FORMULAIRE

Affichez la Feuille de proprits : sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits, ou appuyez sur + , ou cliquez droit dans une section puis sur Proprits. La Feuille de Proprits saffiche sur la droite de la fentre. Cliquez ensuite dans la section ou sur le slecteur de formulaire dont vous voulez voir et modifier les proprits. Redfinissez les proprits dans la Feuille de proprits.
Proprit <Image> en arrire-plan du formulaire
Dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, cliquez dans la proprit <Image>, puis sur le bouton lextrmit droite de cette zone, puis slectionnez un format de fichier graphique. Cliquez dans la proprit <Type image>, puis sur la flche droulante et spcifiez si limage doit tre intgre dans le formulaire ou attache.
Pour supprimer limage, effacez le contenu de la proprit <Image>. Proprit <Couleur fond> dune section de formulaire Double cliquez sur le slecteur de la section, la barre du haut de la section, pour afficher les Proprits de la section. Dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, cliquez dans la proprit <Couleur fond>, slectionnez une couleur et validez par [OK].
ORDRE DE TABULATION SUR LES CONTRLES

Pour modifier lordre dans lequel le curseur se dplacera de contrle en contrle (les ch amps de saisie essentiellement) dans chaque section, lorsque vous utiliserez la touche Tab ou lorsque vous entrerez une valeur. Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Rorganiser>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ordre de tabulation ou cliquez droit dans la section puis sur Ordre de tabulation Le dialogue Ordre personnalis saffiche. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 91
Faites glisser la case grise prcdant le nom dun contrle afin de le dplacer vers le haut ou vers le bas. Lorsque vous tes satisfait de lordre que vous avez mis en place. Cl iquez sur [OK].
Le bouton [Ordre automatique] ordonne les contrles de la gauche vers la droite et du haut vers le bas.
LES OUTILS DU RUBAN

Ci-dessous, les onglets contextuels en Mode Cration de formulaire. Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration, les outils servent principalement crer des contrles, dfinir les proprits des contrles, des sections, du formulaire, et appliquer des thmes, des couleurs et des polices de thme.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Organiser, les outils servent principalement disposer les contrles, les grouper et les aligner.
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format, les outils servent principalement mettre en forme des contrles et dfinir une image darrire-plan.
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FORMULAIRE EN MODE PAGE

En Mode Page, vous pouvez voir vos donnes telles qu'elles apparatront dans le formulaire et, en mme temps, vous pouvez apporter des modifications la conception du formulaire pour en visualiser leffet immdiatement. Cest le mode conseill pour ajuster la taille des contrles ou pour effectuer les tches qui ont une petite incidence sur l'aspect du formulaire. Les rgles gradues ne sont pas prsentes, les sections en-ttes/pied de formulaire et de page sont affiches comme en Mode Formulaire, ainsi que la barre de navigation au bas du formulaire, qui permet de naviguer entre les enregistrements.
La mise en forme, la modification des proprits des sections et du formulaire, se font comme en Mode Cration (voir page 91). Les outils sur le Ruban sont disposs sous les trois mme onglets contextuels Outils de prsentation de formulaire/Cration, /Organiser et /Format quen Mode Cration, quelques restrictions prs. /Cration : dans le groupe Outils : ne figurent pas les outils Ordre de tabulation, Sous-formulaire, Visualiser le code, Convertir les macros. Dans le groupe Contrles, ne figurent pas Groupe doptions, Insrer un saut de page, Insrer un graphique.
/Organiser : ne figure pas le groupe Redimensionnement et classement : avec les outils taille et espacement, alignement sur la grille, regroupement ou dissociation, avant-plan ou arrire-plan.
/Format :
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AJOUTER DES CONTRLES

Les contrles sont des objets du formulaire qui affichent des donnes, des tiquettes ou des images, ou qui peuvent excuter des actions. Les contrles dun formulaire peuvent tre dpendants, indpendants ou calculs : Un contrle dpendant affiche des donnes dun champ de table ou requte. Un contrle indpendant naffiche que des informations contenues dans le formulaire . Un contrle calcul affiche le rsultat dune expression de calcul. Chaque fois que vous ajoutez un contrle, Access cre aussi une tiquette associe ce contrle. L'tiquette constitue une lgende associe au contrle, inscrite dans le formulaire.
AJOUTER UN CHAMP (CONTRLE DPENDANT)
Affichez la liste des champs si elle ne lest pas dj. Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants.
Dans cette liste, slectionnez le(s) champ(s) placer dans le formulaire (pour en slectionner plusieurs, maintenez la touche appuye et cliquez sur les noms des champs). Faites glisser lendroit du formulaire o placer le/les champs.
Access insre le champ prcd automatiquement dune tiquette qui lui est associe. Si la proprit <Lgende> du champ a t spcifie dans la table, ltiquette prend la valeur de cette lgende sinon le nom du champ. Un champ de type Oui/Non peut apparat sous la forme dune case cocher, un champ avec liste de choix apparat sous la forme de zone liste droulante.
AJOUTER UNE ZONE DE TEXTE (CONTRLE INDPENDANT)

Les zones de texte sont des contrles indpendants qui servent afficher des informations textuelles, par exemple des titres, des lgendes ou des instructions.
En Mode Cration, sous longlet Outils de prsentation de formulaire/ Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte . Cliquez et faites glisser le pointeur pour tracer la zone de texte la dimension voulue. Une tiquette associe est cre en plus, mme si elle n'a pas vraiment d'intrt. Vous pourrez la supprimer ensuite. Tapez le texte et terminez par . Vous pouvez appuyer sur + pour insrer un retour la ligne dans le texte.
Vous pouvez ensuite dplacer la zone de texte, la redimensionner ou l'ajuster au contenu.
AJOUTER UN CONTRLE CALCUL (CONTRLE INDPENDANT)

La valeur affiche par un contrle calcul est le rsultat dune formule que lon tape dans une zone de texte. En commenant la saisie par le signe gal (=), Access sait alors quil sagit dune formule (en page 79, vous trouverez des informations sur la saisie des formules). Rappelons que les noms de champs doivent tre placs entre crochets, par exemple : =[Quantite]*[PrixHT]*1,196.
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AJOUTER DES CONTRLES
En Mode Cration, sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format> groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte .
Cliquez dans le formulaire lendroit o vous voulez placer le contrle. Access insre le contrle indpendant prcd dune tiquette. Cliquez dans le contrle indpendant et tapez la formule en commenant par le signe gal (=), en fin de saisie validez par .
Si vous voulez utiliser le gnrateur dexpression, cliquez sur la proprit <Source contrle> dans la Feuille de proprits du contrle, que vous pouvez faire apparatre ou disparatre en double cliquant sur le bord du contrle. Puis, cliquez sur les trois points qui apparaissent lextrmit droite de la proprit pour lancer le gnrateur dexpression (voir page 79). Une erreur classique consiste utiliser le nom dun contrle la place dun nom de champ. Si, en mode formulaire, un contrle affiche le message derreur #Nom, vrifiez le nom des champs utiliss dans sa formule et le nom des contrles utiliss dans le formulaire.
AJOUTER LA DATE OU LHEURE (CONTRLE CALCUL)

Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration> groupe En-tte/pied de page, cliquez sur le bouton Date et heure . Un dialogue souvre, choisissez d'inclure ou d'exclure la date et d'inclure ou d'exclure l'heure, et pour chacune d'elles le format voulu. Validez par [OK].
Access ajoute, en haut du formulaire, un contrle calcul pour la date et un autre pour lheure. Vous pouvez les redimensionner et les positionner comme tout contrle.
AJOUTER UNE CASE COCHER (CONTRLE DPENDANT)

En Mode Cration, vous pouvez ajouter une case cocher dpendant dun champ. Le champ doit tre de type Oui/Non ou Numrique (0 correspond la valeur dcoche, et toute autre valeur correspond coche).
Sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Case cocher . Affichez le volet Liste de champs, sil nest pas dj ouvert, puis cliquez sur le champ associer cette case cocher et faites-le glisser dans le formulaire.
Access cre une case cocher dpendante de ce champ. Il cre aussi une tiquette portant le nom du champ associ (sauf si le paramtrage par dfaut est diffrent).
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DISPOSER LES CONTRLES

SLECTIONNER DES CONTRLES
Pour disposer sur des contrles placs dans un formulaire (dplacement, dimensionnement, alignement, espacement, etc.), il faut dabord les slectionner. Pour slectionner un contrle, cliquez sur le contrle. Si le point dinsertion est dj dans le contrle, cliquez en dehors du contrle puis sur le contrle. L'tiquette associe au contrle est automatiquement slectionne avec le contrle. Pour slectionner plusieurs contrles adjacents, cliquez et faites glisser le pointeur afin de dessiner un primtre rectangulaire qui chevauche les contrles (en Mode Cration seulement).

Pour slectionner plusieurs contrles non adjacents, maintenez la touche sur chaque contrle slectionner. Pour slectionner tous les contrles, tapez sur Ctrl +A.
appuye et cliquez
DPLACER DES CONTRLES

Dplacer un ou plusieurs contrles Slectionnez les contrles. Placez le pointeur sur la bordure dun contrle slectionn : il prend la forme . Faites glisser la slection jusquau nouvel emplacement. L'tiquette associe un contrle se dplace en gardant sa position relative au contrle (pas en Mode Page). Dplacer un contrle et son tiquette sparment Slectionnez le contrle. Placez le pointeur sur la poigne de dplacement (grand carr plein, situ dans langle suprieur gauche dun contrle slectionn). Le pointeur prend la forme Faites glisser le contrle jusqu sa nouvelle position . .
REDIMENSIONNER DES CONTRLES

Ajuster la taille dun contrle par ses poignes Slectionnez le contrle. Cliquez et faites glisser lune des poignes de dimensionnement (petits carrs situs sur les bords dun contrle slectionn) jusqu la taille voulue.
Poigne de redimensionnement
Ajuster la taille des contrles leur contenu
En Mode Cration, slectionnez le ou les contrles. Sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/ Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace puis sous Taille cliquez sur Au contenu. Ou cliquez droit sur la slection, puis sur Taille, enfin sur Au contenu. En Mode Cration, slectionnez les contrles. Sous Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace puis sous Taille choisissez Au plus grand, ou Au plus petit, ou Au plus large, ou Au plus troit. Ou, cliquez droit sur la slection puis sur la commande Taille, enfin sur Au plus grand, ou Au plus petit, ou Au plus large, ou Au plus troit. En Mode Cration, slectionnez les contrles, sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Taille/Espace, sous Taille cliquez sur . Ou, cliquez droit sur la slection puis sur la commande Taille, enfin sur Sur la grille.
Ajuster la taille des contrles les uns par rapport aux autres
Ajuster la taille des contrles sur la grille
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ALIGNER LES CONTRLES SUR LA GRILLE
En Mode Cration, vous pouvez aligner les contrles sur des positions dune grille. Pour dfinir les positions dalignement sur la grille, modifiez les proprits du formulaire <Grille X> =n et <Grille Y>=n (o n dfinit le nombre de subdivisions par cm). La grille, visible lcran en Mode Cration, indique seulement les espacements de 1 cm verticalement/ horizontalement, elle naffiche pas toutes les subdivisions dalignement. Pour afficher ou masquer cette grille, cliquez droit sur le formulaire puis sur . Pour activer lalignement sur la grille lorsque vous faites glisser les contrles, sous Outils de prsentation de formulaire/ Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace puis sur . Pour aligner le coin suprieur gauche sur la grille (Mode Cration), slectionnez le(s) contrle(s) aligner, puis sous l'onglet Outils de cration de formulaire/Organiser> groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Aligner puis choisissez Sur la grille.
ALIGNER DES CONTRLES LES UNS PAR RAPPORT AUX AUTRES
En Mode Cration, slectionnez les contrles aligner, puis sous l'onglet Outils de cration de formulaire/Organiser> groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Aligner, puis choisissez : Gauche, Droite, Haut, ou Bas.
Lalignement se fait sur le bord extrieur du contrle le plus excentr.
AUGMENTER OU DIMINUER LESPACE ENTRE DES CONTRLES
En Mode Cration, slectionnez les contrles espacer, puis sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/ Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace puis sous Espacement slectionnez la variation despacement appliquer.
GROUPER/DISSOCIER DES CONTRLES
En Mode Cration, slectionnez les contrles grouper, puis sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser> groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace puis sous Regroupement slectionnez sur le bouton Grouper . Pour dissocier des contrles groups, slectionnez le groupe de contrles, puis cliquez sur le bouton Dissocier.
GRER LA SUPERPOSITION DE CONTRLES
Slectionnez le contrle, puis sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur Mettre au premier plan ou Mettre larrire-plan.
SUPPRIMER UNE TIQUETTE OU ASSOCIER UNE TIQUETTE UN CONTRLE

Pour supprimer ltiquette dun contrle, slectionnez ltiquette et appuyez sur . Pour crer une tiquette et lassocier un contrle (Mode Cration seulement), crez ltiquette
en cliquant sur le bouton Etiquette (sous longlet Outils de prsentation de formulaire/ Cration>groupe Contrles), puis cliquez dans le formulaire et saisissez le texte de ltiquette, terminez par . Ensuite, slectionnez ltiquette et coupez ( Ctrl +X), puis slectionnez le contrle auquel vous voulez associer ltiquette et collez ( Ctrl +V).
SUPPRIMER UN CONTRLE (AVEC SON TIQUETTE)
Slectionnez le contrle et appuyez sur
. 97

UTILISER LES DISPOSITIONS
Les dispositions servent aligner horizontalement et verticalement tout ou partie des contrles dans votre formulaire. Elles sont de deux types : tabulaire et empil .
Vous pouvez avoir plusieurs dispositions sur un formulaire, par exemple une disposition tabulaire pour afficher plusieurs enregistrements et une ou plusieurs dispositions empiles au-dessous, pour afficher davantage d'informations dun mme enregistrement. Cration automatique dune disposition la cration du formulaire Access cre automatiquement une disposition empile lorsque vous crez un nouveau formulaire soit par le bouton Formulaire, soit par le bouton Formulaire vierge et en faisant glisser les champs du volet Liste de champs vers le formulaire (sous longlet Crer>groupe Formulaires). Intgrer des contrles dans une nouvelle disposition sur un formulaire existant
Slectionnez les contrles ajouter la disposition. Puis, sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Table, cliquez sur Tabulaire ou Empil . Ou cliquez droit sur les contrles slectionns, puis sur Disposition et enfin sur Tabulaire ou Empil.
Basculer d'une disposition tabulaire empile et inversement Slectionnez la disposition en cliquant sur le slecteur de disposition dans le coin suprieur gauche de la disposition. Toutes les cellules de la disposition sont slectionnes. Sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton Tabulaire ou Empil . Ou cliquez droit sur la disposition, puis sur Disposition et enfin sur enfin sur Tabulaire ou Empil.
Diviser une disposition en deux Slectionnez les contrles que vous souhaitez dplacer vers la nouvelle disposition. Sous l'onglet Outils de prsentation de formulaire/Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton du type de la nouvelle disposition Tabulaire ou Empil . Ou cliquez droit sur les contrles slectionns, puis sur Disposition, enfin sur enfin sur Tabulaire ou Empil.
Rorganiser les contrles d'une disposition Pour dplacer un contrle au sein dune disposition faites le glisser jusqu' l'emplacement souhait. une barre horizontale ou verticale indique o il sera plac. Vous pouvez dplacer un contrle vers une autre disposition du mme type, et aussi fusionner toute une disposition dans une autre de mme type. Pour ajouter des contrles une disposition, en Mode Cration faites glisser les contrles vers la disposition, une barre horizontale ou verticale indique o le contrle sera plac. Supprimer des contrles dune disposition
Slectionnez les contrles, cliquez droit sur la slection puis sur Disposition, enfin sur Supprimer la disposition. Vous pouvez supprimer la disposition de contrle elle-mme en slectionnant tous les contrles et en procdant comme cela vient dtre dcrit.
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METTRE EN FORME LES CONTRLES

METTRE FORME LES CARACTRES AFFICHS DANS LES CONTRLES
Slectionnez les contrles mettre en forme. Puis utilisez les boutons du Ruban sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format>groupe Police. Ces mises en forme sappliquent tout le contenu des contrles et non des caractres isols. Police et Taille des caractres. Attributs des caractres : Gras, Italique et Soulign. Alignement des caractres : Gauche, au Centre et Droite. Lalignement par dfaut est gauche.
Couleur et Arrire-plan des caractres.
MODIFIER LAPPARENCE DES CONTRLES
Slectionnez les contrles modifier, puis sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format>groupe Contrler la mise en forme, utilisez les outils de mise en forme : Remplissage de forme du contour, Contour de forme et Effets sur la forme.
REPRODUIRE LE FORMAT DUN CONTRLE SUR UN AUTRE
Slectionnez le contrle mis en forme. Sous longlet Accueil>groupe Presse-papiers, doublecliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme. Cliquez ensuite successivement sur les contrles sur lesquels vous voulez mettre en forme. Appuyez sur pour terminer.
MISE EN FORME CONDITIONNELLE (CONTRLE DPENDANT SEULEMENT)

Slectionnez le contrle, puis sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Format>groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle. Le dialogue Gestionnaire de rgles de mise en forme conditionnelle affiche les rgles de mise en forme dj dfinies. Une rgle dfinit une mise en forme appliquer si une condition est vraie. Vous pouvez modifier ou supprimer une rgle. Pour crer une nouvelle rgle, cliquez sur le bouton [Nouvelle rgle], dfinissez la rgle, puis [OK].
Une rgle peut porter soit sur la Valeur du champ (compris entre ..., non compris entre ..., gal ..., diffrent de... exemple : le crdit passe en rouge sil est ngatif), soit sur une expression (exemple : le client passe en rouge si le crdit est ngatif), soit sur Champ activ (exemple : le crdit passe en gros caractres quand le curseur arrive dessus).
99
PROPRITS DES CONTRLES

Chaque contrle possde des proprits que lon peut modifier afin den changer lapparence ou l e comportement. Un contrle dpendant, qui affiche le contenu dun champ, possde par dfaut les mmes proprits que celui-ci. On rappelle ci-dessous les principales proprits, dont la signification est exprime par leur nom : <Nom> <Format > <Dcimales> <Masque de saisie> <Valeur par dfaut> <Texte barre dtat> <Message si erreur> <Valide si>
MODIFIER LES PROPRITS DUN CONTRLE

Affichez le formulaire en Mode Cration ou en Mode Page. Slectionnez le contrle, affichez la Feuille de proprits si elle ne lest pas dj. Pour afficher ou masquer la Feuille de proprits, tapez sur + ou cliquez sur le bouton Feuille de proprits sur le Ruban sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration.
Slectionnez un onglet (chaque onglet regroupe des proprits apparentes), cliquez sur la proprit dfinir, puis effectuez lune des deux actions : Tapez la valeur ou lexpression approprie. Si une flche apparat droite de la zone de proprits, cliquez dessus et choisissez une valeur ou crez une expression laide du Gnrateur dexpression en cliquant sur licne .
Pour obtenir de laide sur la proprit dans laquelle se trouve le curseur, appuyez sur
MODIFIER LES PROPRITS PAR DFAUT POUR UN TYPE DE CONTRLE

Les proprits par dfaut dun type de contrle servent affecter la mme apparence tous les contrles du mme type dans un formulaire. La modification des proprits par dfaut pour un type de contrle ne peut tre faite quen Mode Cration, de plus elle nest pas rtroactive pour les contrles prcdemment ajouts. Cliquez sur un contrle du type dont vous voulez modifier les proprits par dfaut. Modifiez les proprits, puis sous longlet Outils de prsentation de formulaire/Cration> groupe Contrles, cliquez sur la flche droulante de la galerie des contrles, puis cliquez sur Dfinir les paramtres par dfaut du contrle . partir de ce moment, lorsque vous crerez un contrle de ce type, les nouvelles proprits par dfaut dun type de contrle sappliqueront. Les nouvelles proprits par dfaut pour un type de contrle ne sont dfinies que dans le formulaire en cours de modification.
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SIGNALEMENT DES ERREURS

Cette fonction signale les erreurs possibles contenues dans un formulaire en affichant un petit triangle vert et fournit des options pour les corriger. Les erreurs signales automatiquement sont principalement : La prsence ou lajout dune tiquette nayant pas de contrle associ. Un mme raccourci clavier a t assign deux contrles diffrents, ou le raccourci est invalide. Un contrle possde une proprit non valide. L'illustration suivante prsente le contrle d'tiquette en Mode Cration. Si la vrification des erreurs lies est active, si vous apercevez un indicateur d'erreur (triangle vert) dans le coin suprieur gauche du contrle, cest en gnral quaucun contrle nest associ cette tiquette.
ACTIVER/DSACTIVER LA VRIFICATION DES ERREURS
Cliquez sur longlet Fichier puis sur Options. Dans la fentre Options Access slectionnez la rubrique Concepteurs dobjets dans le panneau de gauche.
Cochez ou non < Activer la vrification des erreurs>. Et, si la case est coche, vous pouvez aussi cocher ou non les cases associes aux types derreurs signaler . Cliquez sur [OK] pour valider.
CORRIGER OU IGNORER UNE ERREUR

Quand vous slectionnez un contrle signal par un indicateur derreur, une balise saffiche proximit : Cliquez sur cette balise pour afficher un menu.
Cliquez sur la solution propose, ou cliquez sur Ignorer lerreur. 101
LES TATS
CRER UN TAT
Un tat est un document que vous pouvez afficher et imprimer, qui liste le contenu dune ou de plusieurs tables lies ou le rsultat dune requte. On peut regrouper les enregistrements (par libells, par priodes ou par fourchettes de valeurs) et des calculs de synthse sont possibles (totaux et sous-totaux). On peut crer rapidement des tats instantans, utiliser un assistant ou encore crer un tat vierge et y placer les contrles un un.
CRER UN TAT INSTANTAN

L'tat instantan affiche tous les champs provenant dune table ou dune requte, il est trs pratique pour donner un aperu rapide des donnes source. Vous pouvez ensuite modifier l'tat en Mode Page ou en Mode Cration, en fonction de vos besoins. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requte source, puis sous l'onglet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton tat . Access cre et affiche un tat avec une disposition tabulaire, nomm initialement comme la table ou requte source, avec un numro de squence ventuel. Il laffiche initialement en Mode Page, ce qui vous permet de modifier les contrles, par exemple la largeur des contrles de colonne.
Enregistrez ltat. la prochaine ouverture de l'tat, en Mode tat ou Mode Page, Access affichera les donnes les plus rcentes de la source des tables source de ltat.
UTILISER LASSISTANT TAT POUR CRER UN TAT

Vous pouvez utiliser l'Assistant tat pour affiner la slection des champs constitutifs de votre tat. Avec lassistant, vous pouvez spcifier un regroupement et un tri des donnes. Vous pouvez aussi utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requtes, condition d'avoir dfini au pralable les relations entre les tables et les requtes. Sous l'onglet Crer>groupe tats, cliquez sur Assistant tat. Suivez les instructions de l'Assistant tat. chaque tape, cliquez sur [Suivant>] pour passer ltape suivante, ou sur [<Prcdent] pour revenir ltape prcdente. Cliquez sur [Terminer] lorsque toutes les tapes ont t dfinies.
Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables ou requtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur [>Suivant] ou sur [Terminer] avant davoir slectionn, dans la premire tape, tous les champs dans toutes les tables voulues. 104 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
CRER UN TAT
Double-cliquez sur un champ de regroupement. Si le champ de regroupement est de type Date ou Numrique, ou Texte, vous pouvez dfinir des intervalles de regroupement : cliquez sur [Options de regroupement]. Les intervalles de regroupement sont diffrents selon le type de champ (pour un champ date, ce peut tre par jour, par semaine, par mois, par trimestre, par anne. Pour un champ texte selon des premires lettes).
Slectionnez le(s) champ(s) utiliser pour trier les enregistrements dans chaque groupe. Puis slectionnez lordre de tri (croissant ou dcroissant).
Si parmi les champs ajouts dans ltat, il existe un champ de type Numrique ou Montaire, le bouton [Options de synthse] est actif pour dfinir des calculs (Somme, Moy) pour chaque groupe. Choisissez un calcul pour chaque champ de type Numrique ou Montaire. Prcisez si vous voulez le dtail de chaque enregistrement ou uniquement les calculs de synthse. Cliquez sur [OK].
105
CRER UN TAT
Lorsque vous cliquez sur [Terminer], Access cre, enregistre et affiche ltat en Mode Aperu de ltat ou en Mode Cration selon votre choix la dernire tape. Le nom de ltat peut tre modifi lors de la dernire tape de lassistant. Ci-dessous ltat est affich dans le Mode Aperu. Si la largeur dune colonne doit tre ajuste, passez en Mode Page, cliquez sur la colonne puis faites glisser la limite droite de la colonne.
Pour fermer ltat, appuyez sur
+W ou sur
CRER UN TAT L'AIDE DE L'OUTIL TAT VIDE

Vous pouvez utiliser l'outil tat vide pour crer un tat, si vous prvoyez de placer un nombre limit de champs, ventuellement de plusieurs tables si elles sont lies.
Sous l'onglet Crer>dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton tat vide . Access ouvre un tat vide en Mode Page et affiche le volet Liste de champs qui liste les tables de la base de donnes et les champs de ces tables.
Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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CRER UN TAT
Faites glisser les champs dans ltat. Les contrles champs sont placs dans une mme disposition tabulaire (voir page 98). Pour ajouter un logo, un titre, des numros de page ou la date et l'heure au formulaire, utilisez les outils sous l'onglet Outils de cration dtat/Cration>groupe En-tte/pied de page.

Pour ajouter une plus grande varit de contrles, passez en Mode Cration : cliquez droit sur le formulaire, puis sur Mode Cration . Vous pourrez ds lors utiliser les outils figurant sous l'onglet Outils de cration dtat/Cration>groupe Contrles. Terminez la cration de ltat en lenregistrant, un message vous propose de spcifier le nom de ltat pour remplacer le nom automatique tatN.
CRER UN TAT L'AIDE DE L'OUTIL CRATION DTAT

Vous pouvez crer un tat directement en Mode Cration, si vous navez pas besoin dtre assist pour ajouter et positionner les contrles dans ltat. Sous longlet Crer>groupe tat, cliquez sur le bouton Cration dtat. Access cre un tat vide en Mode Cration et affiche le volet Liste de champs. Ltat est initialement nomm tatN, o N est un numro de squence (ici tat1).
Sections En-tte de page et Pied de page : len-tte de page contient les contrles tels que les tiquettes de colonne ou les numros de page qui doivent afficher leurs informations dans la partie suprieure de chaque page. Le pied de page contient les contrles qui doivent afficher leurs informations dans la partie infrieure de chaque page de ltat, par exemple la date. Ces sections peuvent tre supprimes ou affiches en cliquant droit sur le formulaire, ensuite cliquez sur la commande En-tte et pied de page. Section Dtail : elle contient les contrles qui listent les donnes des enregistrements de la table ou de la requte sous-jacente. Cette section ne peut tre supprime mais peut rester vierge ou ventuellement tre masque laide de la proprit <Visible>. Il est possible dajouter/supprimer deux sections En-tte dtat et Pied dtat, en cliquant droit sur le formulaire. Cliquez ensuite sur la commande En-tte/pied de rapport. Utilisez les outils du Ruban sous longlet Outils de cration dtat/Cration>groupe Contrles pour ajouter les contrles de diffrents types (page 88) : dpendant (champ) ou indpendant (zone de texte, calcul), ou calcul, dans les diffrentes sections de ltat. Lajout et la disposition des contrles dans un tat en Mode Cration comme en Mode Page se font de la mme faon que dans un formulaire (reportez-vous aux sections Ajouter des contrles, page 94, et Disposer les contrles, page 96).

Terminez la cration de ltat en lenregistrant, un message vous propose de spcifier le nom de ltat pour remplacer le nom automatique par dfaut tatN. 107
GRER LES TATS

ENREGISTRER LOBJET TAT APRS MODIFICATION
Lorsque vous avez modifi un tat, vous devez enregistrer les modifications que vous avez apportes, si vous voulez les conserver pour la suite. Pour enregistrer lobjet tat, cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide, ou sur le bouton Office puis sur Enregistrer, ou Ctrl +S. Si ltat vient dtre cr et na encore jamais t enregistr, Access demande de lui donner un nom : saisissez un nom pour cet tat, validez par [OK]. Si ltat a dj t enregistr, il est dj nomm. Si vous lui avez apport des changements, lenregistrement seffectue sous le mme nom.
CHANGER LE NOM DUN TAT
Le nom dun tat est dfini la cration de ltat. Pour modifier ce nom, c liquez droit sur le nom de ltat dans le volet de navigation puis sur la commande Renommer
SUPPRIMER UN TAT
Cliquez droit sur le nom de ltat dans le volet de navigation puis sur la commande Supprimer ou tapez sur la touche Suppr pour supprimer ltat slectionn.
FERMER UN TAT
Cliquez droit sur le fond de ltat ou sur longlet Fichier puis sur Fermer, ou utilisez Ctrl +W ou
Ctrl + F4 . Vous pouvez aussi cliquer sur la case de fermeture
Si ltat a t modifi, Access affiche un message :
[Oui] : enregistre ltat et le ferme. [Non] : abandonne les dernires modifications et ferme ltat. [Annuler] : retourne ltat sans rien faire.
BASCULER UN TAT EN MODE TAT, MODE PAGE, MODE CRATION OU MODE APERU
Le Mode tat sert visualiser les donnes, il permet aussi dappliquer un filtre sur les donnes avant dimprimer et de copier des donnes dans le Presse-papiers. Le Mode Page sert principalement modifier la mise en forme et la taille des contrles de champ tout en conservant laffichage des donnes source. Le Mode Cration permet toutes les modifications de ltat, mais sans conserver laffichage des donnes. Le mode Aperu avant impression affiche le document tel quil sera limpression. Pour ouvrir ltat dans lun de ces modes : cliquez droit sur le nom de ltat dans le volet de navigation, puis cliquez sur le mode choisi. Pour basculer entre les modes daffichage, ltat tant dj ouvert et actif, sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton Affichage puis sur lun des modes tat, Page ou Cration ou Aperu. Ou cliquez droit sur ltat puis choisissez le mode daffichage.
108
TAT EN MODE CRATION

Le Mode Cration sert affiner la structure et la prsentation de ltat. Ltat en Mode Cration est divis en plusieurs sections que lon ajoute, supprime et redimensionne. Ce mode est similaire celui dun formulaire, il est possible en plus de crer des regroupements sur certains champs et deffectuer des calculs de types sous-totaux et totaux.
RGLES ET GRILLE
Les rgles verticale et horizontale ainsi que la grille aident au positionnement des contrles.
Cliquez droit sur le formulaire, puis cliquez sur pour masquer et rafficher les rgles, la grille de positionnement.
LES SECTIONS DE LA STRUCTURE DUN TAT
Sections En-tte dtat : placez-y les contrles pour des informations telles que le titre, la date ou un rsum de ltat qui doivent figurer au dbut de ltat. Len -tte dtat saffiche sur la premire page de ltat avant len-tte de page. Dans la section Pied dtat, placez les contrles pour les informations qui doivent figurer la fin de ltat. Le pied dtat saffiche sur la dernire page de ltat avant le pied de page. Sections En-tte de page : placez-y les contrles pour les informations telles que les tiquettes de colonne qui doivent simprimer dans le haut de chaque page de ltat. Dans la section Pied de page, placez les contrles pour les informations que vous voulez imprimer dans le bas de chaque page, par exemple le numro de page ou la date. Section En-tte de groupe : placez-y les contrles pour les informations telles que le nom ou les totaux de groupe afficher au dbut de chaque groupe denregistrements. Dans la section Pied de groupe, placez les contrles pour les informations afficher la fin de chaque groupe denregistrements. Access ajoute automatiquement ces deux sections avec des contrles appropris lorsque vous dfinissez un tri ou un regroupement. Section Dtails : placez dans cette section les contrles qui ont pour source de donnes des champs dune table ou dune requte. Cette section ne peut tre supprime mais peut ventuellement rester vierge ou tre masque laide de la proprit <Visible>.
Pour afficher ou masquer les sections En-tte/pied de page ou dtat : cliquez droit sur le formulaire, puis cliquez sur pour les sections En-tte de page et Pied de page, pour les sections Entte dtat et Pied dtat.
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TAT EN MODE CRATION

CONTRLE DPENDANT, INDPENDANT ET CALCUL
Un contrle dans dun tat en Mode Cration est un objet qui produit une information dans ltat. Vous pouvez ajouter des contrles de trois types : dpendant, indpendant ou calcul.
Contrle indpendant : un texte pour le titre imprimer Clients par ville, plac dans la section En-tte dtat, des tiquettes de colonnes Noms, Prnom, Chiffre daffaire, Date Cration, places dans la section En-tte de page. On pourrait ajouter un trait, un rectangle, une image, un texte informatif. Contrle dpendant : un contrle dpendant prend sa source dinformation dans un champ de dune table ou dune la requte de la base de donnes. Par exemple, les champs <cli_ville> plac dans la section En-tte de groupe, les champs <cli-nom>, <cli-prenom> de la table T-CLIENT, placs dans la section Dtails. Contrle calcul : un contrle de ce type contient une expression qui peut combiner un champ et des constantes. Par exemple la formule =Somme([CLI-CHIFFRE-AFFAIRE]), place dans la section Pied dtat. Ou la formule =Maintenant() qui donne la date du jour, place dans la section Pied de page.
DISPOSER ET METTRE EN FORME LES CONTRLES

Lajout, la disposition et la mise en forme dun contrle se font exactement comme dans un formulaire en Mode Cration (voir page 94 et page 96).
AJOUTER LE NUMRO DE PAGE (CONTRLE CALCUL)

On insre le numro dans len-tte ou le pied de page. Sous longlet Outils de cration dtat/Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Numros de pages .
Un dialogue souvre, choisissez le format, la position et lalignement, puis validez sur [OK].
Access ajoute un contrle calcul dans len-tte ou le pied de page. La formule est la concatnation (oprateur &) dun texte "Page " et du mot cl [Page] qui renvoie le numro de page.
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TAT EN MODE CRATION

Vous pouvez ajouter des contrles pour un champ de donne, une tiquette associe, une formule de calcul, le n de page, la date ou lheure. Vous pouvez slectionner des contrles, les supprimer, les dplacer, les placer dans une disposition de contrle, les redimensionner, les aligner. Vous pouvez modifier, la police, la taille et les attributs de caractres des contrles, leur alignement, leur bordure, leur couleur darrire-plan
SIGNALEMENT DES ERREURS

Tout comme dans les formulaires, en Mode Cration Access signale certains types derreurs par un petit triangle vert dans le coin suprieur gauche du contrle. Erreurs signales par dfaut : prsence ou ajout dune tiquette nayant pas de contrle associ, un contrle possde une proprit non valide, ltat est trop large, erreur dans une dfinition de tri ou de regroupement. Pour en savoir plus sur lerreur et agir en consquence, cliquez sur la balise qui apparat ct lorsque vous avez slectionn le contrle signal par un triangle vert.
111
TRIER LES DONNES DANS UN TAT

Vous pouvez dfinir un tri de faon que votre tat liste les donnes des enregistrements dans lordre croissant ou dcroissant des valeurs dun champ. Soit un tat qui liste les clients sans tri, nous souhaitons trier sur les noms de clients. Commencez par ouvrir ltat en Mode Page ou en Mode Cration. Puis, sous longlet Outils de cration dtat/Cration> groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier. Un volet Regrouper, trier et total souvre dans le bas de la fentre, avec deux boutons [Ajouter un tri] et [Ajouter un groupe].
Pour ajouter un niveau de tri, cliquez sur le bouton [Ajouter un tri] . Une ligne sajoute dans le volet, et la liste des champs saffiche . Slectionnez le nom du champ de tri, ici le champ <CLI_NOM>. Pour dfinir lordre de tri, cliquez sur la flche puis choisissez lordre : Avec Z en haut (dcroissant), Avec A en haut (croissant).
Pour visualiser les donnes tries dans ltat, vous devez passer en Mode Page, ou en Mode tat, ou en mode Aperu avant impression. En revenant en Mode Cration ou en Mode Page, vous pouvez rpter laction pour ajouter un nouveau niveau de tri (dix niveaux maximum).
Pour supprimer un niveau de tri, cliquez sur la case de fermeture du niveau de tri dans le volet Regrouper, trier et total. Enregistrez ltat pour conserver les tris qui ont t dfinis, pour une prochaine utilisation de ltat.
112
REGROUPER LES DONNES DANS UN TAT

CRER LES NIVEAUX DE REGROUPEMENT
Dans un tat, vous pouvez regrouper des enregistrements et afficher des donnes de synthse et de prsentation pour chaque groupe. Chaque groupe correspond une valeur ou une plage de valeurs dun champ. Les commandes peuvent tre groupes par client, sur une priode donn. Soit un tat qui liste les enregistrements sans regroupement. Dans lexemple qui suit, nous voulons regrouper les clients par ville et date de cration du client. En Mode Cration ou en Mode Page, sous longlet Outils de cration dtat/Cration> groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier. Un volet Regrouper, trier et total souvre dans le bas de la fentre. Pour ajouter un niveau de regroupement, cliquez sur le bouton [Ajouter un groupe] du volet Regrouper, trier et total. Une ligne sajoute dans le volet, et la liste des champs saffiche . Slectionnez le nom du champ de regroupement, dans lexemple <CLI-VILLE>.
Deux sections En-tte de groupe CLI_VILLE et Pied de groupe CLI_VILLE sajoutent automatiquement dans ltat. Ajoutez un contrle de champ <CLI_VILLE> dans len-tte de groupe. Pour dfinir lordre de tri de champ de regroupement, cliquez sur le bouton puis choisissez lordre : Avec Z en haut (dcroissant), ou Avec A en haut (croissant). Notez que chaque niveau de regroupement est implicitement aussi un niveau de tri, car on doit trier sur le champ de regroupement avant de pouvoir regrouper les enregistrements. Pour visualiser les donnes tries dans ltat, vous devez passer en Mode Page, en Mode tat ou en mode Aperu avant impression. En Mode Cration, vous pouvez rpter laction pour ajouter un nouveau niveau de groupe (dix niveaux maximum) ou de tri. Dans lexemple, on groupe sur le champ date <CLI_DATE>.
Vous avez accs dautres options en cliquant sur le bouton Plus du regroupement. - Supprimer ou recrer la section den-tte de groupe ou celle du pied de groupe . - Passer ou non la page suivante si le groupe ne tient pas sur une page . - Regrouper sur le premier caractre (ou les deux premiers) au lieu de la valeur entire . - Faire figurer des totaux pour les champs numriques , (ici, CLI_CHIFFRE_AFFAIRE).
Chaque niveau de regroupement peut avoir son en-tte et son pied de groupe. Lorsque vous supprimez un en-tte ou un pied de groupe, tous les contrles contenus sont supprims. Lorsque vous le recrez, il est vide.

Pour supprimer un niveau de regroupement, cliquez sur la case de fermeture situe droite sur la ligne de dfinition du regroupement. Len-tte et le pied de page du groupe sont supprims. Enregistrez ltat si vous voulez conserver les regroupements qui ont t dfinis, pour une prochaine utilisation de ltat. 113
REGROUPER LES DONNES DANS UN TAT

PLAGE DE VALEURS POUR UN REGROUPEMENT
Le regroupement peut se faire sur une valeur entire du champ ou sur un intervalle de valeurs, par exemple, sur le premier caractre d'un champ de texte pour regrouper tout ce qui commence par A, tout ce qui commence par B et ainsi de suite. Dans le cas d'un champ de date, vous pouvez regrouper en fonction de diffrents intervalles (jour, semaine, mois, trimestre ou un intervalle personnalis).

Sur la ligne de dfinition du regroupement, affichez toutes les options en cliquant sur le bouton Plus si ce nest pas dj fait. Cliquez sur le troisime bouton pour dfinir un intervalle de regroupement.
Regroupement sur un champ de type Texte : Les valeurs dun champ de type Texte ayant les mmes n premiers caractres peuvent tre groupes ensemble. Vous pouvez choisir le nombre n de ces premiers caractres. Regroupement sur un champ de type Date/Heure : Les valeurs dun champ de type Date/heure peuvent tre groupes par jour, semaine, mois, trimestre, anne. Vous pouvez personnaliser lintervalle en nombre de minutes, dheures ou de jours. Regroupement sur un champ de type Numrique : Lors dun regroupement sur un champ de type NumroAuto, Montaire ou Numrique, il est propos de regrouper par intervalle de valeurs dune tendue de 5, 10, 100 ou 1000, ou bien dont vous personnalisez ltendue.
FAIRE TENIR UN GROUPE SUR UNE PAGE
Cliquez sur le huitime bouton de la dfinition du regroupement, puis :
Pour commencer un groupe sur une nouvelle page, sil ne tient pas en entier sur la page qui termine le groupe prcdent, slectionnez faire tenir le groupe sur une page.
Pour commencer un groupe sur la page suivante, si la premire ligne de dtail du groupe ne tient pas sur la mme page que len-tte de groupe, slectionnez faire tenir len-tte et le premier enregistrement sur une page.
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FILTRER DANS UN TAT

Vous pouvez filtrer les donnes dans un tat sans modifier la disposition de ltat. Lorsque vous appliquez le filtre, seuls les enregistrements contenant les valeurs souhaites restent visibles.
CRER UN FILTRE SUR UNE VALEUR DE CHAMP
Affichez ltat en Mode tat. Cliquez sur une valeur du champ, puis sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection, puis sur lune des commandes. Dans la barre de navigation, lindicateur de filtre est actif pour signaler quun filtre est appliqu.
Si vous crez successivement plusieurs filtres sur le mme champ ou des champs diffrents, les critres sont combins par ET. Vous pouvez visualiser les critres crs dans la grille de filtre.
NEUTRALISER/RAPPLIQUER LES FILTRES OU SUPPRIMER LES FILTRES

Pour neutraliser ou rappliquer les filtres dfinis, cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre. Pour supprimer les filtres, cliquez sur Options avances puis sur Effacer tous les filtres.
CRER UN FILTRE PLUS LABOR
Ltat tant affich en Mode tat, cliquez sur un champ puis sous longlet Accueil> groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Filtre.
Cochez seulement les valeurs de champs pour lesquelles vous voulez afficher les enregistrements. Pour cocher/dcocher toutes les valeurs </Slectionner tout>. Ou : Pour crer un filtre plus labor, cliquez sur Filtres de texte, puis dans le menu qui souvre, slectionnez la commande de filtre et spcifiez les valeurs de filtre. Validez par [OK] pour appliquer le critre.
UTILISER LA GRILLE DES FILTRES

La grille de filtre permet de visualiser tous les filtres dfinis, de les modifier si ncessaire et de les complter en saisissant directement dautres critres. Sous longlet Accueil> groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances, puis sur la commande Filtre/tri avanc...
Dans la ligne <Champ> slectionnez les noms de champs, puis dans chaque colonne saisissez les critres combins par OU pour le champ : sur la ligne <Critres> et les lignes au-dessous.
Les critres entrs dans des colonnes diffrentes (portant sur des champs diffrents ou un mme champ) sont combins par ET. Les critres entrs sur des lignes diffrentes sous un mme champ sont combins pas OU. Cliquez sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre. Exemples de critres Champ texte "Paris" "Paris" ou "Rouen" In ("France","Canada") Pas "Paris" Champ texte >="F" Comme "S*" Null Pas Est Null Champ date 2007 =#5/10/09# >=#5/10/09# Entre #5/10/09# Et #20/10/09# 115
CALCULS ET TOTAUX DANS UN TAT

Les tats peuvent totaliser, compter ou comparer des valeurs provenant des enregistrements et imprimer le rsultat. Les totaux et les moyennes sont particulirement efficaces lorsquils sont placs dans des en-ttes ou des pieds de groupe qui regroupent des enregistrements.
AJOUTER UN AGRGAT (SOMME, MOYENNE)

Ouvrez ltat en Mode Cration ou en Mode Page, cliquez sur le champ sur lequel vous voulez faire un calcul de synthse. Puis, sous l'onglet Outils de cration dtat/Cration>groupe Regroupement et totaux cliquez sur sur le bouton Totaux . Cliquez sur le calcul de synthse que vous souhaitez effectuer pour le champ. Access ajoute une zone de texte la section Pied dtat et attribue sa proprit <Source contrle> la formule de calcul souhait. Si votre tat contient des niveaux de regroupement, Access ajoute galement une zone de texte qui effectue le mme calcul chaque section Pied de groupe de chaque regroupement.
Voici les formules d'agrgation qui peuvent tre ajoutes un tat.

Somme de toutes les valeurs numriques d'une colonne donne Valeur moyenne de toutes les valeurs numriques de la colonne Nombre d'lments contenus dans la colonne Valeur numrique ou alphabtique la plus leve de la colonne Valeur numrique ou alphabtique la plus basse de la colonne Estimation de l'cart-type pour le jeu de valeurs de la colonne Estimation de la variance pour le jeu de valeurs de la colonne Somme() Moy() Compte() Max() Min() cartType() Var()
Dans lexemple, on a cliqu initialement sur contrle dpendant du champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la section Dtail. Un contrle calcul avec la formule =Somme(CLI_CHIFFRE_AFFAIRES) est ajout dans la section Pied de groupe CLI_VILLLE et un autre avec la mme formule dans la section Pied dtat. Ainsi ltat produira le total du chiffre daffaires par ville (dans chaque pied de groupe) et le total gnral (dans le pied dtat). Pour mettre en forme le rsultat, modifiez la proprit <Format> de la zone de texte. 116 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
CALCULS ET TOTAUX DANS UN TAT

AJOUTER DES CALCULS SUR LES CONTRLES
Ajouter le pourcentage dun total Par exemple, nous voulons faire figurer dans chaque pied de groupe le pourcentage du total chiffre du groupe par rapport au total gnral du chiffre. Passez en Mode Cration. Ajoutez un contrle texte dans la section Pied de groupe du champ et dans ce contrle saisissez la formule = [Nom1]/[Nom2]. O Nom1 est le nom du contrle du sous-total dans le pied de groupe et Nom2 le nom du contrle de total gnral dans le pied dtat.
Les noms automatiquement attribus aux contrles ajouts par Access lors de lajout des totaux sur le champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> sont AccessTotalsCLI_CHIFFRE_AFFAIRE dans le pied de groupe, et AccessTotalsCLI_CHIFFRE_AFFAIRE1 dans le pied dtat.
Pour connatre le nom dun contrle, slectionnez le contrle. Le nom du contrle slectionn saffiche en haut de la Feuille de proprits. Pour modifier le nom du contrle, modifiez sa proprit <Nom> sous longlet Autres. Si vous modifiez un nom de contrle, pensez modifier les formules qui utilisent ce nom, ce nest pas automatique.
Pour mettre le contrle au format pourcentage, slectionnez le contrle modifiez sa proprit <Format> en y slectionnant Pourcentage .
Ajouter un cumul ou une numrotation Vous pouvez dfinir la proprit <Cumul> dun contrle dpendant ou dun contrle calcul , de faon ce que ltat produise pour chaque enregistrement le cumul des valeurs du contrle des enregistrements prcdent. Si vous voulez que le chiffre daffaires se cumule chaque client list, ajoutez le contrle du champ <CLI-CHIFFRE-AFFAIRES> dans la section Dtail, et dfinissez la proprit <Cumul> (qui est par dfaut Non) En continu ou Par groupe. Pour que cela ait un sens, il vaut mieux trier sur le champ <CLI-CHIFFRE-AFFAIRES> par ordre Dcroissant. La proprit <Cumul> se trouve sous longlet Donnes dans la Feuille de proprits du contrle.

Vous pouvez cumuler nimporte quel contrle calcul, que vous avez ajout dans la section Dtail, mais aussi dans une section En-tte de groupe ou Pied de groupe, dans ce cas les cumuls se font dun groupe lautre.
Si vous voulez numroter les enregistrements dans ltat, ajoutez un contrle calcul avec la formule =1, puis dfinissez la proprit <Cumul> de ce contrle En continu ou Par groupe.
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MISE EN PAGE ET IMPRESSION

GRER LES SAUTS DE PAGE
Saut de page manuel Il est possible dinsrer un saut de page manuel dans un tat, mais cela est rarement utile. Cela ne servira que si vous voulez disposer les contrles de la section Dtail sur deux pages, dans le cas dun trs grand nombre de champs y faire figurer. En Mode Cration, sous longlet Outils de cration dtat/Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Insrer un saut de page , puis cliquez dans ltat en mode Cration lendroit o vous voulez insrer le saut de page. Un symbole point de suspension marque le saut de page : Commencer un groupe sur une nouvelle page Affichez la Feuille des proprits, puis cliquez soit une des barres de section du groupe, soit celle dEn-tte de groupe, soit celle de Pied de groupe. Si vous voulez commencer tous les groupes sur une nouvelle page, dfinissez la proprit <Saut de page> de la section du groupe : Avant section, Aprs section ou Avant & aprs section (par dfaut cette proprit est Non). Si vous voulez commencer sur une nouvelle page les groupes qui ne tiennent pas en entier sur la mme page aprs la fin du groupe prcdent, dfinissez la proprit <Section Inscable> de la section du groupe : slectionnez Oui (par dfaut cette proprit est Non).
RGLER LA MISE EN PAGE
En mode Page : cliquez sur longlet Outils de prsentation dtat/Mise en page, en mode Cration : cliquez sur longlet Outils de cration dtat/Mise en page, ou en mode Aperu avant impression : longlet Aperu avant impression est seul sur le Ruban. Utilisez les boutons des groupes Taille de la page ou Mise en page.
Taille : pour dfinir le format de papier A4, A5 Marges : pour appliquer rapidement des marges prdfinies Normales, Larges ou troites. Afficher les marges : pour matrialiser les marges lcran en Mode Page. Donnes seulement : pour imprimer seulement les donnes, pas les contrles indpendants. Portrait ou Paysage : pour dfinir lorientation de limpression sur la page. Colonnes : pour dfinir les colonnes dun tat multicolonne. Mise en page : pour ouvrir le dialogue Mise en page.
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Pour personnaliser les marges et accder toutes les options de mise en page, cliquez sur le bouton Mise en Page situ sur le Ruban.
Sous longlet Options dimpression, prcisez la taille des marges en cm. Sous longlet Page, indiquez lorientation de limpression et la taille du papier . Sous longlet Colonnes, indiquez si vous voulez que ltat soit imprim sur plusieurs colonnes, par exemple pour une liste de noms avec tlphone (prvoir alors que la largeur de ltat soit suffisamment troite pour quil puisse tenir plusieurs fois sur l a largeur de la page). Cliquez sur [OK].
APERU AVANT IMPRESSION

LAperu avant impression affiche les pages telles quelles seront imprimes, il est recommand de vrifier lcran laperu avant impression avant de lancer limpression. Pour afficher laperu avant impression, cliquez sur le bouton Aperu avant impression situ dans la barre dtat en bas droite de la fentre Access. Ou cliquez sur loutil Aperu avant impression dans la barre doutils Accs rapide. Ou cliquez droit sur longlet de ltat (ou la barre titre) puis sur la commande contextuelle Aperu avant impression.
Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 119

Utiliser les outils du Ruban Les outils du groupe Taille de la page, pour modifier le format de page et les marges. Les outils du groupe Zoom, pour afficher plusieurs pages la fois et rgler le zoom.

Les outils du groupe Mise en page sont les mmes quen mode Cration ou en mode Page. Les outils du groupe Donnes pour exporter ltat dans un autre format, Word, fichier texte, ou dautres formats (XML, HTML).
Naviguer dans les pages, faire dfiler une page et zoomer Utilisez les boutons de navigation, situ sur la barre de navigation au bas de la fentre, pour vous dplacer entre les diffrentes pages de laperu. Premire page.
Page suivante. Dernire page.
Page prcdente. Numro de la page affiche.
Utilisez le curseur de dfilement vertical pour faire dfiler verticalement la page dans la fentre, et la barre de dfilement horizontal sil faut faire dfiler la page horizontalement dans la fentre. Utilisez les outils de zoom, en bas de la fentre, droite de la barre dtat pour agrandir ou diminuer lchelle de laffichage de la page : faites glisser le curseur de zoom ou cliquez sur lun des boutons aux extrmits de la rgle de zoom.
LANCER LIMPRESSION
Aprs avoir affich et vrifi laperu avant impression. Lancez limpression de ltat par raccourci Ctrl +P ou sous longlet Aperu avant impression>groupe Imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer.
Spcifiez les pages imprimer (toutes ou un intervalle de numros de pages).

Nombre de copies imprimer, et dans le cas de plusieurs copies spcifiez si les copies doivent tre rassembles ou non (elles le sont par dfaut).
Validez par [OK] pour lancer limpression. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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RELATIONS ENTRE TABLES
CRER DES RELATIONS ENTRE TABLES

OBJECTIF
On cre des relations entre des tables deux deux afin de pouvoir visualiser dans une mme requte, dans un mme formulaire ou dans un mme tat, des donnes provenant d une table source ainsi que des donnes provenant dautres tables qui lui sont lies. Pour tre relies, deux tables doivent disposer dun champ ayant des donnes communes. Les noms des champs de liaison peuvent tre diffrents dans les deux tables, mais leurs caractristiques et leurs contenus doivent tre identiques. Par exemple, si lon dispose dune table enregistrant les co ordonnes des fournisseurs et dune table stockant les articles, il sera judicieux de relier ces deux tables par lintermdiaire dun champ correspondant au code fournisseur, ncessairement prsent dans ces deux tables. Ainsi, dans une requte ou dans un tat listant les articles de la table PRODUITS, on pourra afficher le numro de tlphone du fournisseur provenant de la table FOURNISSEURS. Dans la table PRODUITS, le champ de liaison est dit cl trangre, il contient pour chaque article la valeur du code de son fournisseur qui est dans une autre table (trangre). Dans la table FOURNISSEURS, le champ de liaison est une cl primaire de la table FOURNISSEURS, il identifie le fournisseur.
Cl primaire de la table FOURNISSEURS Cl trangre, contient des valeurs identifiant le fournisseur
Cl primaire de la table ARTICLES, contient des valeurs identifiant les articles
REMARQUE SUR LES NOMS

Les noms que nous utiliserons dsormais seront prfixs. Ainsi, T_ sera linitiale de tous les noms de tables, R_ pour les requtes, F_ pour les formulaires et E_ pour les tats. Ceci nous permettra du premier coup dil de savoir exactement quel objet nous avons affaire. De mme, tous les noms des champs seront prfixs par un groupe de lettres rappelant le nom de leur table dappartenance PR _ou PROD_ pour produit, FO_ ou FOUR_ pour fournisseur, etc. Ainsi, nous pourrons dterminer vite quelle table appartient un champ. Pa exemple, nous pourrons voir que le champ <FOUR_ID> est de la table FOURNISSEURS, et que <PROD_ID_FOUR> est de la table PRODUITS (cl trangre, car identifie le fournisseur tranger la table). Nous utiliserons par ailleurs les rgles habituellement suivies dans les bases de donnes : tous les noms sont en majuscules, et surtout nutilisent ni espaces ni caractres accentus. Vous pouvez choisir une autre norme (utiliser des minuscules, par exemple), mais lauteur vous dconseille dutiliser des espaces ou des caractres accentus.
LES RELATIONS
Un--plusieurs Cest la relation la plus courante. Un lment de table fille (contenant la cl trangre) est en relation avec un lment de la table primaire (contenant la cl primaire), et un lment de la table primaire est en relation avec zro, un ou plusieurs lments de la table fille. Autrement dit, un lment de la table primaire peut tre en relation avec plusieurs lments de la table fille. Un--un Cette relation est assez rare. un lment dune table correspond un seul lment de lautre table. Cette structure peut tre utilise si, par exemple, vous avez besoin de plus de 256 champs dans une table, ou si vous voulez dcouper une table en plusieurs. 122 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Plusieurs--plusieurs Cette relation nexiste pas ! Si vous avez besoin dune relation de ce type, cest quil vous manque une table intermdiaire, appele table de jonction. Cette table de jonction aura une relation un-plusieurs avec chacune des autres tables. Lintgrit rfrentielle Lintgrit rfrentielle vous garantit quune cl trangre a toujours une cl primaire qui lui correspond. En prsence dune intgrit rfrentielle, on doit dabord ajouter un enregis trement dans la table primaire (contenant la cl primaire) avant de pouvoir entrer la nouvelle valeur dans le champ cl trangre de lautre table. Par ailleurs, on ne peut pas effacer un enregistrement de la table primaire si lautre table contient un enr egistrement dont le champ cl trangre reli contient la valeur effacer. Attention : pour pouvoir appliquer lintgrit rfrentielle, vous devez avoir deux champs du mme type et de mme taille des deux cts de la relation. Seule exception : si la cl primaire est de type NumroAuto, la cl trangre doit tre de type Numrique - entier long. Mettre jour en cascade les champs correspondants Avec cette option, si vous modifiez une cl primaire, toutes les cls trangres qui lui correspondent sont automatiquement modifies. Effacer en cascade les enregistrements correspondants Avec cette option, si vous supprimez un enregistrement dans la table primaire, tous les enregistrements qui lui sont lis dans la table fille sont automatiquement supprims.
CRER UNE RELATION ENTRE DEUX TABLES

Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations. Access affiche la fentre Relations . Cette fentre est vide, si aucune relation na encore t dfinie dans la base de donnes. Sous longlet Outils de relations/Crer>groupe Relation, cliquez sur le bouton Afficher la table ce qui ouvre le dialogue Afficher la table . Pour chaque table devant tre en relation avec une autre, slectionnez le nom de la table, cliquez sur [Ajouter] ou double-cliquez sur le nom de la table. Dans lillustration, on ajoute les tables T_FOURNISSEUR et T_PRODUIT . Cliquez sur [Fermer].
Dfinissez ensuite les relations entre les tables : pour chaque relation, faites glisser la cl primaire dune table vers la cl trangre de lautre table (ou le contraire). Access affiche alors le dialogue Modifier des relations . Vrifiez que les champs mettre en relation et sont les bons. Puis cliquez sur [Crer].
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Une relation est cre entre les deux tables, elle est reprsente par un trait entre les deux champs de dfinition de la liaison. Si vous avez coch la case < Appliquer lintgrit rfrentielle>, un 1 saffiche du ct la cl primaire et un du ct de la cl trangre. Dans ce cas seulement vous pouvez dfinir les deux autres options de mise jour en cascade ou de suppression en cascade . Fermez la fentre Relations. Un message demande confirmation, cliquez sur [Oui].
LES OPTIONS DE JOINTURE

Il existe trois types de jointure, que lon peut dfinir pour une relation.
Dans la fentre Relations, cliquez droit sur le trait matrialisant la relation, puis sur Modifier une relation dans le dialogue Modifier des relations, cliquez sur le bouton [Type jointure].
Le sens de la jointure est matrialis par une tte de flche lextrmit du trait reprsentant la liaison.
Activez loption de jointure dsire (options exclusives les unes des autres). Validez par [OK]. Voici une illustration des enregistrements de deux tables exemples, T_FOURNISSEUR et T_PRODUIT, et des liens qui les relient :
Suivant le type de jointure, voici le rsultat des requtes : 1 : < Inclure seulement les lignes des deux tables pour lesquelles les champs joints sont gaux>
2 : < Inclure TOUS les enregistrements de T_FOURNISSEUR et seulement ceux de T_PRODUIT pour lesquels les champs joints sont gaux>
3 :< Inclure TOUS les enregistrements de T_PRODUIT et seulement ceux de la table T_FOURNISSEUR pour lesquels les champs joints sont gaux
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MODIFIER/SUPPRIMER UNE RELATION EXISTANTE
Ouvrez la fentre Relations (onglet Outils de base de donnes>groupe Relations, bouton Relations). Double-cliquez sur le trait qui relie les deux tables, modifiez les proprits ou le type de jointure, validez en cliquant sur [OK]. Double-cliquez sur le trait qui relie les deux tables, appuyez sur .
Modifier une relation
Supprimer une relation
Cliquez sur [Oui].
Si vous slectionnez une table puis appuyez sur , vous enlevez la table et les liens de cette table de la fentre Relations, mais ne supprimez pas la table ni les liens de cette table avec dautres. Si vous raffichez la table les liens rapparaissent.
JOINTURE DANS UNE REQUTE

Lorsque vous ajoutez deux tables jointes par une relation dans une requte, la relation apparat automatiquement dans la fentre de la requte en Mode Cration. Mais si les tables ne sont pas lies elles apparaissent initialement sans liaison dans la requte. Vous pouvez dfinir une relation de jointure sur ces deux tables dans une requte. La relation de jointure nexistera alors que pour la requte. Voici par exemple une requte avec deux tables non lies intrinsquement. Dans la fentre de la requte en Mode Cration, tracez la relation entre deux champs, dune table et de lautre, <CLI_ID> vers <LOC_ID_CLIENT>.
Access ne propose pas de dfinir une intgrit rfrentielle, en effet la relation nexiste que dans la requte et ne peut donner lieu une gestion dintgrit automatique par Access. Comme pour une relation entre tables, vous devez ensuite dfinir les proprits de la jointure dans la requte. Enregistrez la requte. chaque excution de la requte, la jointure des deux tables sera effectue. Vous pourrez afficher les donnes de la requte dans une feuille de donnes, dans un formulaire ou dans un tat.
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UTILISER DES TABLES LIES

Pour faire apparatre toutes les relations dans la fentre Relations, y compris celles entre les tables qui ont t masques avec leur relations : sous longlet contextuel Outils de relation/Crer>groupe Relations, cliquez sur le bouton Afficher toutes les relations. La manipulation des enregistrements sur les tables lies apporte quelques complments celle que vous avez dj vue avec les tables simples, que ce soit directement ou travers des requtes.
VISUALISER LES ENREGISTREMENTS LIS DANS LA TABLE PRIMAIRE

Dans le volet de navigation, cliquez sur la barre de groupe Tables pour voir la liste des tables. Puis, double-cliquez sur le nom de la table contenant la cl primaire de la relation. La table saffiche en Mode Feuille de donnes. Du fait de la relation vers une table fille, un symbole + est plac devant chaque ligne de la feuille de donnes.
Lorsque vous cliquez sur un enregistrement de la fentre principale, la barre de navigation est oprante sur les enregistrements de la fentre principale, ici les fournisseurs.
Cliquez sur le symbole + dun enregistrement pour faire apparatre, dans une sous-fentre, les enregistrements qui lui sont lis, appartenant la table fille.
Lorsque vous cliquez sur un enregistrement de sous-fentre, la barre de navigation devient oprante sur les enregistrements de la sous-fentre, ici les produits du fournisseur slectionn
Vous pouvez mettre jour les donnes de la table primaire (dans la fentre principale) ou de la table fille (dans la sous-fentre) en procdant comme pour une table simple.
SLECTIONNER LES VALEURS DE LA CL TRANGRE DANS UNE LISTE DROULANTE

Vous pouvez saisir ou modifier, dans la table fille, des valeurs de la cl trangre. Et comme vous voulez que ces valeurs correspondent des valeurs de cl primaire, vous pouvez en faciliter la saisie en utilisant une liste droulante. Pour cela, il faut dfinir les proprits du champ de la cl trangre, de sorte quil faille en slectionner la valeur dans une liste droulante prsentant des valeurs de cl primaire et dautres valeurs de champs plus explicites. Ouvrez la table fille en Mode Cration. Cliquez sur la ligne du champ dfini comme cl trangre dans la relation. Dans le volet des proprits du champ, cliquez sur longlet Liste de choix.
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Dans la proprit <Afficher le contrle> slectionnez Zone de liste ou Zone de liste droulante. Dans la proprit <Origine source>, slectionnez Table/Requte.
Dans la proprit <Contenu>, cliquez sur licne de lancement du Gnrateur de requte, apparu droite de la proprit. Dans le dialogue Afficher la table, slectionnez la table primaire et cliquez sur [Ajouter], puis sur [Fermer] Slectionnez les champs qui doivent apparatre dans la liste. La cl primaire (de la relation), doit imprativement figurer en premire position.
Fermez la fentre requte, un message vous demande de confirmer la mise jour de la proprit. Confirmez par [Oui].
La requte sinscrit sous forme de code SQL dans la proprit. Cest un code interne la proprit, cette requte napparat pas dans le volet de navigation de la base de donnes. Si ncessaire, cliquez sur ce bouton qui apparat quand vous changez de proprit pour propager les modifications. Tous les formulaires, requtes et tats utilisant le champ modifi seront modifis leur tour.
Modifiez ventuellement les autres proprits sous Liste de choix, et notamment :
Vrifiez que la colonne contenant la cl primaire est bien la premire colonne. Sil y a plus dune colonne dans la requte, rappelez le nombre dans <Nbre colonnes>. La prsence des en-ttes de colonnes se fait dans la proprit <En-ttes colonnes>. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 127

Pour masquer la colonne cl (ce qui est conseill si ce nes t pas la seule colonne), indiquez que sa largeur est de 0 cm dans la proprit <Largeurs colonnes>. Fermez la requte en enregistrant les modifications. Dornavant, en Mode Feuille de donnes, une liste droulante apparat dans la colonne de la cl trangre quand vous vous positionnez dans le champ concern :
Lorsque vous slectionnez un fournisseur par son nom (2 e colonne de la requte), cest le code du fournisseur (1re colonne de la requte) qui sinscrit dans la table. Et dans la feuille de donnes, cest aussi le nom du fournisseur qui saffiche alors que cest son code qui est inscrit dans la table.
CRER UNE REQUTE MULTITABLE AVEC LASSISTANT
Sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur le bouton Assistant requte.
Slectionnez le nom de la premire table T_PRODUIT, puis transfrez les champs vers la zone <Champs slectionns>. Slectionnez ensuite le nom de la deuxime table T_FOURNISSEUR et transfrez les champs vers la zone <champs slectionns>. Cliquez sur [Suivant] et poursuivez la cration de la requte de faon habituelle. Transfre le champ slectionn vers la zone <Champs slectionns>. Transfre tous les champs vers la zone <Champs slectionns>. Retire le champ slectionn de la liste <Champs slectionns>. Vide le contenu de la liste <Champs slectionns>.
Rle des boutons
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CRER UNE REQUTE MULTITABLE EN MODE CRATION

Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte. Dans le dialogue Afficher la table, ajoutez les deux tables, primaire et fille. Puisquelles sont en relation, la relation sinscrit automatiquement dans la requte. Cliquez sur [Fermer].
Vous pouvez ajouter plusieurs autres tables, et tablir entre elles des jointures mme si ces tables ne sont pas relies. Dans ce cas, ces jointures ne seront actives que lors de lexcution de la requte. La slection des champs, les critres, les formules, seffectue exactement comme pour une requte monotable.
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SOUS-FORMULAIRE ET SOUS-TAT
Lutilisation des sous-formulaires et celle des sous-tats tant semblables, seules les manipulations concernant les sous-formulaires seront dcrites. Un sous-formulaire est un formulaire inclus dans un autre. Il permet dafficher dans un mme formulaire des donnes issues de plusieurs tables lies. Le formulaire permet de modifier les donnes, dajouter ou de supprimer des enregistrements dans les deux tables. On peut trier les donnes affiches dans un sous-formulaire en cliquant dans lune de ses colonnes, puis en utilisant un bouton de tri de la barre doutils. Exemple : ci-dessous un formulaire qui affiche les coordonnes dun fournisseur doutillage (donnes issues dune table T_FOURNISSEUR), mais galement la liste des produits proposs par ce fournisseur (donnes issues dune table T_PRODUIT, lie la prcdente).
UTILISER LASSISTANT POUR CRER UN FORMULAIRE AVEC SOUS-FORMULAIRE

Vous allez dfinir un formulaire avec des champs provenant de deux tables lies par une relation, table primaire et table fille. En dfinissant la table primaire comme table principale du formulaire, lassistant gnrera un sous formulaire pour afficher les donnes de la ta ble fille. Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant formulaire.
Slectionnez le nom de la premire table . Puis transfrez les champs disponibles de la table slectionne vers la zone <Champs slectionns> : pour cela, double-cliquez sur chacun des champs transfrer, ou slectionnez les champs et cliquez sur .
Recommencez en choisissant la deuxime table. Cliquez sur [Suivant].
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Il est impratif que la cl primaire de la table principale et la cl trangre de la table fille soient parmi les champs slectionns, pour quAccess puisse faire le lien entre les deux tables.
Choisissez la table principale : le formulaire reconnat le type de relation entre la table principale et lautre (par exemple relation vers 1, ou 1 vers ). Avec T_PRODUIT (relation vers 1 : le produit est affich avec son fournisseur) comme table principale : les informations de la table trangre seront affiches au sein du mme formulaire, et vous travaillez de la mme manire quavec un formulaire monotable ou monorequte. Avec T_FOURNISSEUR (relation 1 vers : le fournisseur est affich avec ses produits) comme table principale : les informations de la table fille seront affiches dans un sous-formulaire ou un formulaire attach. Dans cet exemple, la table principale du formulaire est la table primaire de la relation (ct 1 de la relation 1 vers ); activez < Formulaire avec sous-formulaire(s)> et cliquez sur [Suivant].
Choisissez un mode daffichage pour le sous-formulaire : dans cet exemple < Feuille de donnes> (voir Modes daffichage dun sous-formulaire). Cliquez sur [Suivant].
Choisissez le style qui vous convient. Cliquez sur [Suivant]. Access vous demande deux noms (un pour le formulaire, un pour le sous-formulaire). Conseil de nommage : commencez le nom du sous-formulaire par celui du formulaire principal (par exemple : F_FOURNISSEUR pour le formulaire principal et F_FOURNISSEUR_SF_PRODUIT pour le sous-formulaire), il vous sera beaucoup plus facile de retrouver dans la liste des formulaires un formulaire et les sous-formulaires quil contient.
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INSRER UN SOUS-FORMULAIRE DANS UN FORMULAIRE PRINCIPAL EXISTANT
Ouvrez le formulaire principal en Mode Cration. Puis, sous longlet Outils de cration de formulaire/ Cration>groupe Contrles, cliquez sur loutil Sous-formulaire/sous tat. Dans le formulaire, cliquez et faites glisser le pointeur pour dlimiter lemplacement initial du contrle Sous-formulaire.
Un premier dialogue demande si vous voulez crer un sous-formulaire ou insrer un formulaire existant pour en faire un sous-formulaire.
Pour crer un sous-formulaire
Activez < Utiliser les tables et les requtes existantes>. Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez la table ou la requte contenant les donnes afficher dans le sous-formulaire. Double-cliquez sur chaque champ inclure dans le sous-formulaire. Cliquez sur [Suivant].
Si une relation existe entre la table du sous-formulaire et celle du formulaire principal, vous pouvez choisir la relation dans une liste. Vous pouvez dfinir vous-mme le lien utiliser.
Cliquez sur [Suivant], puis saisissez le nom du sous-formulaire, cliquez sur [Terminer].
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Le sous-formulaire est enregistr de manire indpendante et accessible dans le volet de navigation dans le groupe Formulaires. Access insre le contrle Sous-formulaire li au formulaire principal. Vous pouvez le dplacer et le redimensionner.
Formulaire principal
Contrle Sous-formulaire
Pour insrer un sous-formulaire existant
Activez < Utiliser un formulaire existant>. En-dessous, slectionnez le nom du formulaire insrer et cliquez sur [Suivant]. Procdez ensuite comme prcdemment pour dfinir le lien des donnes du sous-formulaire avec celles du formulaire principal.
MODIFIER UN SOUS-FORMULAIRE
Vous pouvez ouvrir le sous-formulaire en Mode Cration indpendamment du formulaire principal, partir du groupe Formulaires du volet de navigation de la fentre Access. Mais vous pouvez aussi louvrir partir du formulaire principal , lui-mme en Mode Cration. Un sous-formulaire peut tre de type daffichage Feuille de donnes ou Formulaires continus.
Type Feuille de donnes Type Formulaires continus.
Le choix se fait dans les proprits du sous-formulaire : Slectionnez le sous-formulaire en cliquant sur la case .
Affichez le volet Feuille des proprits, si ce nest pas dj fait. Sous longlet Format, modifiez la proprit <Affichage par dfaut> : slectionnez Feuille de donnes ou Formulaires continus.
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REQUTES AVANCES
INTRODUCTION
Les requtes Slection ont pour but deffectuer une slection dans les tables et dafficher dans une feuille de rsultat les donnes dune ou de plusieurs tables relies. Il existe aussi dautres types de requtes que vous devez connatre pour exploiter pleinement les possibilits dAccess.
REQUTES ACTION
Ces requtes nont pas pour objectif dafficher des donnes, mais deffectuer diverses actions (cration, suppression, ajout denregistrements, mise jour, etc.) sur les tables de la base de donnes ouverte. Requte Cration de table Ce type de requte permet de crer de nouvelles tables en se basant sur le contenu ou une partie du contenu de tables existantes. Requte Suppression Une requte Suppression efface une partie des enregistrements dune table. Utilisez-la pour effacer en une seule fois tous les enregistrements dune table remplissant la mme condition. Requte Ajout Une requte Ajout sert ajouter une partie des enregistrements dune table dans une autre table de la base de donnes en cours ou dune base de donnes externe. Le nombre de champs dans les tables sources et dans la table de destination ne doit pas forcment tre le mme. La requte Ajout ignore les champs qui ne sont pas mis en correspondance dans la table destination. Requte Mise jour Une requte Mise jour sert modifier de manire automatique et en une seule opration une partie des donnes dans des tables existantes.
REQUTES COMPLEXES
Requte Trouver les doublons Ce type de requte permet de rechercher les doublons (enregistrements en double) dans une table ou une requte. Requte Non-correspondance Ce type de requte permet de trouver les enregistrements dune table, qui ne sont pas relis un enregistrement dune autre table.
REQUTE DANALYSE CROISE

Une requte danalyse croise est une requte qui prsente une synthse des donnes dans un format de type feuille de calcul en utilisant les champs que lon spcifie comme en -ttes de ligne et de colonne. Elle peut galement prsenter des donnes de synthse.
REQUTES SQL
Pour ces requtes, il faut matriser SQL car on sera amen taper des instructions dans ce langage. Ce type de requte nest pas trait dans cet ouvrage. Requtes Union Elles permettent de combiner les enregistrements de tables ayant des champs en commun. Les requtes Dfinition de donnes Elles permettent de crer ou de modifier des tables.
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REQUTE CRATION DE TABLE

Ce type de requte permet de crer une nouvelle table partir du contenu dautres tables. Le point de dpart dune requte Cration de table est une requte Slection sur une ou plusieurs table(s) existante(s) que lon convertit en une nouvelle table. La structure de la table cre tient compte seulement du type des donnes et de la taille des champs des tables source de la requte slection. Ni la cl primaire, ni aucune autre proprit des tables source ne sont copies. Crez une requte Slection affichant seulement les champs devant tre placs dans la nouvelle table, affichez-la en Mode Cration. Appliquez les filtres et les tris pour ne conserver que les enregistrements mettre dans la table crer. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Cration de table.
Cochez < Base de donnes actuelle> pour crer la table dans la base de donnes actuelle, ou cochez < Autre base de donnes> pour crer la table dans une autre base de donnes, puis saisissez le chemin daccs la base de donnes ( C:\Comptes\Clients.accdb par exemple, si vous omettez lextension, Access la rajoute) ou cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le fichier base de donnes. Saisissez le nom de la table crer ou slectionnez un nom dans la liste droulante si vous voulez remplacer une table existante.
Cliquez sur [OK]. La requte devient une requte de cration de table, le bouton Cration de table passe en surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur Excuter.
Cliquez sur [Oui]. Le nom de la nouvelle table cre apparat dans le volet de navigation. La requte cration de table est toujours ouverte. Fermez la requte : cliquez sur la case Fermeture, ou appuyez sur + ou sur +W. Un message propose denregistrer la requte.
En gnral, vous cliquez [Non], car une requte Cration de table est gnralement utilise une seule fois et na pas besoin dtre conserve. Pour visualiser le rsultat, ouvrez la table cre. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 137
REQUTE AJOUT DENREGISTREMENTS

Une requte Ajout sert ajouter des enregistrements dune table source dans une table cible de la mme base de donnes ou dune autre. Les tables source et cible n'ont pas forcment le mme nombre de champs, ni les mmes noms des champs. Les champs sont mis en correspondance, et la requte Ajout ignore les champs non mis en correspondance. Le point de dpart dune requte Ajout est une requte Slection sur la table source. Crez la requte Slection sur la table source des enregistrements ajouter. Aprs l'avoir vrifie visuellement, affichez-la en Mode Cration : dans la grille de requte, ne faites figurer que les champs ayant une correspondance dans la table cible, y compris le champ correspondant la cl primaire de la table cible (sauf sil est de type NumroAuto). Spcifiez ventuellement des critres de filtre/tri des enregistrements ajouter. En Mode Cration, sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Ajout.
Pour ajouter une table de la base de donnes actuelle, cochez < Base de donnes actuelle>. Pour ajouter une table dune autre base de donnes , cochez < Autre base de donnes> puis saisissez le chemin daccs\nom de la base de donnes (par exemple C:\Clients\Archive, si vous omettez lextension Access la rajoute) ou cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le fichier base de donnes. Saisissez le nom de la table cible ou slectionnez-la dans la liste droulante. Cliquez sur [OK]. La requte devient une requte de type Ajout, le bouton Ajout passe en surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte. Access ajoute une ligne <Ajouter > dans la grille de requte et y place les champs de la table cible de mme nom que ceux de la table source (mme nom et type). Dans cette ligne, vous spcifiez aussi les champs cible qui correspondent un champ source de nom diffrent. Les types de donnes des champs en correspondance dans les tables source et cible doivent tre compatibles. Attention, il est impossible d'annuler les rsultats d'une requte Ajout, soyez vigilant.
Champs de noms diffrents mis en correspondance.
Critre
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter. Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements qui vont tre ajouts, cliquez sur [Oui] pour confirmer lajout. Enregistrez la requte si vous voulez la conserver, puis fermez la requte.
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REQUTE SUPPRESSION DENREGISTREMENTS

Une requte Suppression permet de supprimer en une seule manipulation des enregistrements satisfaisant un mme critre (attention : elle ne peut pas tre annule). Le point de dpart dune requte Suppression est une requte Slection que lon convertit. Crez une requte Slection affichant seulement les enregistrements supprimer. Si tous les enregistrements sont supprimer, mettez dans la grille de requte nimporte quel champ ou tous les champs (*) et ne dfinissez aucun critre. La prsence dun champ suffit supprimer tout lenregistrement. En Mode Cration, sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage pour visualiser les enregistrements qui seront supprims. Cliquez nouveau sur le bouton Affichage pour revenir en Mode Cration.
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Suppression.
Type
On supprime ici les clients dont la date de cration est antrieure au 01/01/2004
La requte devient une requte Suppression, le bouton Suppression passe en surbrillance sur le Ruban. Une ligne <Supprimer> est ajoute dans la grille de requte. Si la requte contient plusieurs tables lies, dans la ligne <Supprimer>, vous devez dsigner la table dont vous voulez supprimer les enregistremen ts, lorsque ce nest pas celle qui contient les critres. Pour cela, double-cliquez sur lastrique (*) en haut de la liste des champs de la table, la colonne qui est alors cre dans la grille de requte contient partir de sur la ligne <Supprimer>.
On supprime les produits des fournisseurs parisiens
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter. Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements qui vont tre supprims, cliquez [Oui] pour confirmer la suppression. Enregistrez la requte seulement si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.
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REQUTE MISE JOUR DENREGISTREMENT

Une requte Mise jour sert modifier de manire automatique et en une seule opration une partie des donnes dans des tables existantes. Par exemple, dans une table PRODUITS vous voulez augmenter de 10% le prix de tous les produits dun fournisseur prcis. Le point de dpart dune requte Mise jour est une requte Slection que lon convertit. Il est recommand de sauvegarder votre base de donnes avant d'excuter une requte Mise jour. Vous serez ainsi certain de pouvoir annuler vos modifications. Crez une requte Slection affichant seulement les enregistrements mettre jour. En Mode Cration, sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage pour visualiser les enregistrements qui seront mis jour. Puis, cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en Mode Cration.

Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Mise jour. Si la formule de mise jour est dlicate crire, il peut tre prudent de la tester avant en lcrivant dans un champ calcul dans la requte. La requte devient une requte de Mise jour, le bouton Mise jour passe en surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requte. Une ligne <Mise jour> est ajoute dans la grille de requte, cest cette ligne qui contiendra la formule ou lexpression de mise jour.
Cette requte remplace JOINVILLE par JOINVILLE LE PONT.
Dans la ligne <Mise jour> de la colonne du champ que lon veut mettre jour, saisissez une expression ou une valeur pour modifier les donnes.
Cette requte augmente de 10% le chiffre daffaires des clients ayant un abonnement OR.
Une expression de mise jour peut utiliser un autre champ, voire lui-mme. Dans ce cas, mettez le nom du champ servant au calcul entre crochets. Si lautre champ fait partie dune autre table, dsignez-le selon la syntaxe suivante : [Table].[Champ]. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter. Access affiche un message vous indiquant le nombre denregistrements qui vont tre mis jour, cliquez [Oui] pour confirmer la mise jour.
Enregistrez la requte seulement si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.
Il nest pas possible de mettre jour des enregistrements verrouills. En outre, vous ne pouve z pas excuter de requte de mise jour sur des champs issus de calculs, des champs utilisant des requtes de totaux, ou des champs de type NumroAuto.
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REQUTE TROUVER LES DOUBLONS

Ce type de requte permet de rechercher les valeurs de champs qui se trouvent identiques dans plusieurs enregistrements : des personnes diffrentes qui ont le mme nom, des personnes saisies plusieurs fois. Votre objectif peut tre de masquer ou dliminer des donnes en double.
RECHERCHER DES DONNES EN DOUBLE
Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur Assistant Requte, puis dans le dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte trouver les doublons , puis sur [OK].
Dans la liste des tables ou requtes, slectionnez celle dont vous voulez analyser les valeurs de champs identiques dans plusieurs enregistrements. Cliquez sur [Suivant]. Transfrez, dans la zone <Rechercher les doublons dans>, le ou les champs qui contiennent les valeurs identiques dans plusieurs enregistrements qui dfinissent les doublons que vous cherchez. Cliquez sur [Suivant]. Transfrez, dans la zone <Champs slectionns>, le ou les champs contenant les autres donnes que vous voulez inspecter et ventuellement modifier, susceptibles de distinguer les enregistrements qui ne sont pas en double. Cliquez sur [Suivant]. Spcifiez le nom de la requte, puis cliquez sur [Terminer]. Le rsultat de la requte saffiche :
Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver, puis fermez la requte.
EXPLOITER LES DONNES EN DOUBLE

Vous pouvez modifier les donnes directement dans la requte dont les rsultats sont vos doublons recenss, vous pouvez supprimer les enregistrements doublons inutiles. Dans le rsultat dune requte, des enregistrements sont considrs comme des doublons si tous les champs renvoys par la requte contiennent les mmes valeurs. En attribuant la requte la proprit <Valeurs distincte> = Oui, seul le premier enregistrement de chaque groupe de doublons est affich, les autres sont masqus. Pour que lenregistrement affich des groupes de doublons ne soit pas le premier, vous devez utiliser des requtes Totaux avec une fonction dagrgation qui peut tre Premier, Dernier, Max, Min. Vous pouvez aussi utiliser une fonction dagrgation : Compte, Somme, Moyenne dun champ de donnes spcifique qui donne une statistique pour chaque groupe de doublons.
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REQUTE DE NON-CORRESPONDANCE
Ce type de requte permet de trouver les enregistrements dune table, qui ne sont pas relis un enregistrement dune autre table. Par exemple, si vous avez les tables T_PRODUIT et T_FOURNISSEUR, ce type de requte peut servir obtenir la liste des produits qui nont pas de fournisseur. Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur Assistant Requte, puis dans le dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte de non correspondance , puis sur [OK].

Slectionnez la table vrifier (ici, T_PRODUIT) . Cliquez sur [Suivant]. Slectionnez la table lie dans laquelle vous cherchez les non-correspondances (dans notre exemple : T_FOURNISSEUR) . Cliquez sur [Suivant].
Pour chacune des tables, slectionnez le champ qui fait le lien avec lautre table, puis cliquez sur le bouton , cliquez sur [Suivant]. Dans la zone <Champs slectionns>, placez les champs afficher dans le rsultat de la requte . Cliquez sur [Suivant].
Saisissez un nom pour la requte, puis cliquez sur [Terminer]. Le rsultat de la requte saffiche. Vous pouvez passer en Mode Cration pour vrifier comment a t gnre la requte : Une requte de non-correspondance est une requte possdant une liaison de type Tous les enregistrements de la table primaire (ici T_PRODUIT)
et les enregistrements de la table trangre (ici T_FOURNISSEUR) qui correspondent qui affiche les
enregistrements de la table primaire nayant pas de correspondance (Est Null) dans la table trangre. 142 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Une requte dAnalyse croise est une requte qui produit une synthse statistique, dispose la faon dune feuille de calcul, utilisant des champs comme en -ttes de ligne et de colonne. Vous pouvez crer une requte dAnalyse croise laide dun assistant ou en Mode Cration. Par exemple, un vido-club par correspondance souhaite connatre le nombre de chacun des types dabonnement (Argent, Or, Platine) par ville. Si les donnes appartiennent plusieurs tables, il faut crer une requte multitable qui servira de source de donnes la requte dAnalyse croise.
AVEC LASSISTANT
Sous l'onglet Crer>groupe Macros et code, cliquez sur Assistant Requte, puis dans le dialogue Nouvelle requte, cliquez sur Assistant Requte analyse croise , puis sur [OK].
Slectionnez la table ou la requte contenant les donnes. Cliquez sur [Suivant]. Double-cliquez sur le ou les champs de synthse en ligne (par ordre de globalit, par exemple le pays avant le dpartement, lui-mme avant la ville) . Cliquez sur [Suivant].

Slectionnez le champ de synthse en colonne . Cliquez sur [Suivant]. Slectionnez le champ sur lequel effectuer le calcul , slectionnez une fonction statistique . Cliquez sur [Suivant].
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Saisissez un nom pour la requte, activez <Afficher la requte >. Cliquez sur [Terminer].
EN MODE CRATION
Crez une requte vierge en Mode Cration, puis ajoutez la ou les tables. Faites glisser, sur la ligne <Champ>, les champs servant au regroupement et aux calculs statistiques. Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Analyse croise. Deux lignes apparaissent : <Opration> et <Analyse>.
Pour le champ des valeurs de regroupement en ligne (ici <CLI_VILLE>), sur la ligne <Analyse>, slectionnez En-tte de ligne. Conservez Regroupement sur la ligne <Opration>.
Pour le champ des valeurs de regroupement en colonne (ici <CLI_ABONNEMENT>), sur la ligne <Analyse>, slectionnez En-tte de colonne. Conservez Regroupement sur la ligne <Opration>. Pour le champ dont les valeurs servent au calcul, sur la ligne <Analyse>, slectionnez Valeur dans la liste droulante et sur la ligne <Opration>, slectionnez la fonction statistique.
Vous pouvez ajouter des champs calculs dans la grille de requte, pour faire une statistique sur des valeurs calcules partir des champs de la table.

Cliquez sur licne Feuille de donnes dans la barre dtat ou sur le bouton Excuter (sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats). Enregistrez la requte si vous dsirez la conserver. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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GRAPHIQUES
Vous pouvez construire un graphique crois dynamique sur les donnes dune table ou dune requte. Il affiche des formes graphiques plutt que des valeurs numriques de synthse. Par exemple, le nombre de clients par localisation peut appara tre sous forme dhistogramme. Vous pouvez aussi insrer un graphique dans un formulaire, il peut tre alors recalcul chaque fois que vous affichez un autre enregistrement dans le formulaire, ce sera, par exemple, un histogramme des chiffres daffaires mensuels du client qui est affich dans le formulaire.
CRER UN GRAPHIQUE CROIS DYNAMIQUE
Dans le volet de navigation, slectionnez la table ou la requte contenant les donnes reprsenter. Sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis cliquez sur Graphique crois dynamique.
Une fentre se cre pour dfinir le graphique crois dynamique. Dposez par cliquer-glisser les noms de champ (de la table ou de la requte) dans les zones adhoc : champ de catgorie , champ de srie , champ de donnes et champ de filtre (ventuel). Les donnes dune mme valeur de catgorie et dune mme valeur de srie seront consolides par une opration (comptage, somme) et reprsentes par une forme graphique. Dans lexemple, nous voulons reprsenter le comptage des clients par type dabonnement et par dpartement. Dfinissez lopration de consolidation, qui est par dfaut la somme. Pour cela, cliquez droit sur la zone des champs de donnes , puis sur Calcul automatique, slectionnez ensuite lopration que vous voulez utiliser. Vous pouvez regrouper et filtrer les catgories ainsi que les sries, par exem ple sil sagit de date (par jour, par semaine, par mois), sil sagit de valeur numriques (par intervalles de valeurs) Pour cela, cliquez droit sur la zone de la catgorie ou de la srie et dfinissez le regroupement et le filtre en cochant les cases. Pour filtrer sur le champ de donnes, cliquez droit sur la flche droulante de la zone de champ de donnes , puis cochez les cases de regroupement ou de filtrage. Pour modifier le type du graphique, cliquez sur le fond du graphique puis sous longlet Outils de graphique/Crer>groupe Type, cliquez sur Modifier le type de graphique, ou cliquez droit sur le fond du graphique puis sur Modifier le type de graphique . Dans le dialogue, slectionnez ensuite le type de graphique et la variante dans le type choisi. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 145
GRAPHIQUES
CREZ UN GRAPHIQUE LI LENREGISTREMENT AFFICH DANS UN FORMULAIRE

Dans lexemple suivant dune vidothque, le graphique reprsente le nombre de locations mensuelles faites pendant les jours du mois prcdent par le client slectionn dans le formulaire. Lorsque vous changez le client, le graphique est recalcul.
Pour crer un graphique dans un formulaire existant : Vrifiez que loption Utiliser les assistants contrle est active : sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration> groupe Contrles, cliquez sur le flche droulante , puis cliquez sur la commande Utiliser les Assistants contrle pour rendre licne active (en couleur orange) . Ouvrez un formulaire existant et passez en Mode Cration. Cliquez sur le bouton Insrer un graphique dans la galerie des contrles. Puis, cliquez dans le formulaire lemplacement o voulez insrer le contrle graphique. Cliquez et faites glisser le pointeur pour crer un cadre lendroit o vous voulez place r le graphique. Lassistant graphique dmarre. 146 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
GRAPHIQUES
Slectionnez la table ou la requte source du graphique, cliquez sur [Suivant].
Double-cliquez sur le nom de chaque champ dont le contenu est ncessaire la cration du futur graphique. Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez un type de graphique. Cliquez sur [Suivant].
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GRAPHIQUES
Faites glisser les boutons de champ vers les zones de dfinition du graphique : laxe horizontal , laxe vertical et les donnes consolider (comptage, somme). Pour modifier lopration de consolidation (somme, compte, ...) sur les donnes, double -cliquez sur la zone de donnes .

Si le champ de laxe horizontal est de type Date, double -cliquez sur la zone pour modifier le regroupement (Anne, Trimestre, Mois, Semaine, Jour). Cliquez sur [Suivant].
Si vous souhaitez que le graphique se recalcule pour chaque enregistrement, slectionnez le champ du formulaire lier au champ du graphique. Sinon laissez les zones de champ vides. Cliquez sur [Suivant]. Dans le dialogue, tapez un titre pour le graphique, cochez loption dafficher ou non une lgende sur le graphique. Cliquez sur [Terminer]. Passez en Mode Formulaire.
Lorsque vous changez denregistrement film, le graphique est recalcul pour le nouvel enregistrement.
MODIFIER LE GRAPHIQUE
Passez en Mode Formulaire, puis double-cliquez sur lobjet graphique. Access ouvre le graphique en Mode Cration. Le menu de lapplication graphique se substitue au Ruban des commandes Access.
Double-cliquez sur llment modifier dans le graphique, et modifiez ses proprits dans le dialogue qui saffiche. Lorsque les modifications sont termines, cliquez en dehors de lobjet graphique.
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CONTRLES AVANCS
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CASE COCHER, CASE DOPTION, BOUTON BASCULE

Une case cocher, une case doption ou un bouton bascule sont des contrles , dans un formulaire ou dans un tat, qui reprsentent une valeur Oui/Non provenant dun champ dune table ou cr indpendamment.
CHOISIR LE CONTRLE UTILISER

Dans la plupart des cas, la case cocher est le meilleur contrle pour reprsenter une valeur Oui/Non. C'est le type de contrle cr par dfaut lorsque vous ajoutez un champ de type Oui/Non un formulaire ou un tat. En revanche, les cases d'option et les boutons bascule sont le plus frquemment utiliss dans un groupe d'options. L'illustration montre comment ces trois contrles apparaissent en cas dactivation (valeur Oui) ou en cas de dsactivation (valeur Non).
CRER UNE CASE COCHER, UNE CASE D'OPTION OU UN BOUTON BASCULE DPENDANTS
Ouvrez le formulaire ou l'tat en Mode Page ou Cration. Appuyez sur Alt + F8 pour afficher le volet Liste des champs, s'il ne l'est pas dj. Dveloppez, le cas chant, les tables en cliquant sur les signes plus (+) devant des noms de table. Faites glisser le champ Oui/Non depuis le volet Liste des champs vers le formulaire ou l'tat.
Le paramtrage par dfaut de la proprit <Contrle de l'affichage> du champ dans la table est Case cocher ; vous pouvez le modifier. De plus, vous pouvez transformer dans le formulaire la case cocher en case d'option ou en bouton bascule : cliquez droit sur la case cocher, pointez sur Remplacer par dans le menu contextuel, puis cliquez sur Bouton bascule ou Case d'option.
CRER UNE CASE COCHER, UNE CASE D'OPTION OU UN BOUTON BASCULE INDPENDANTS
Vous pouvez utiliser une case cocher, une case d'option ou un bouton bascule indpendants dans une bote de dialogue personnalise pour accepter la saisie d'un utilisateur et excuter l'action associe. Ouvrez le formulaire ou l'tat en Mode Cration. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur l'outil du contrle souhait ( Case cocher , Case d'option ou Bouton bascule ).
Cliquez sur l'emplacement souhait dans le formulaire ou l'tat pour y placer le contrle.
Le contrle tant slectionn, appuyez sur F4 pour l'afficher puis saisissez un nouveau nom dans la proprit <Nom> du contrle.
CRER UN GROUPE DOPTIONS

Un groupe doptions se compose dun cadre lintrieur duquel se trouvent plusieurs boutons doptions. Un seul de ces boutons peut tre actif la fois. Suivant le choix effectu par lutilisateur, le contrle associ se voit affecter une valeur. Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Sous l'onglet Crer> groupe Contrles, vrifiez que loption Utiliser les Assistants contrle est active (icne surligne en couleur orange), en cliquant sur la flche droulante de la galerie des contrles, activez-la si ncessaire.
Cliquez sur le bouton Groupe d'options, puis cliquez sur un emplacement du formulaire pour y placer le groupe d'options. Puis suivez les instructions de l'Assistant. Dans la dernire page, cliquez sur [Terminer].
Il est recommand de donner au groupe d'options un nouveau nom significatif. Cliquez dans le cadre du groupe, puis sur F4 , saisissez un nom dans la proprit <Nom>. 150 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Les tapes de lassistant Groupe doptions.

Dans la premire tape de lassistant, saisissez un libell et appuye z sur option... Quand la liste est complte, cliquez sur [Suivant].
pour chaque
Dans la deuxime tape, indiquez quelle doit tre la valeur par dfaut. Cliquez sur [Suivant].
la troisime tape, Access affiche la valeur numrique associe chaque option du groupe qui sera inscrite dans le contrle. ventuellement, modifiez-les pour quelles concident avec les valeurs que vous aviez prvu de mettre dans le champ (si vous aviez prvu que Monsieur corresponde 2, par exemple). Cliquez sur [Suivant]. la quatrime tape, activez <Stocker la valeur dans ce champ> et, dans la liste droulante droite, slectionnez le nom du champ dans lequel sera stocke la valeur correspondant au choix de lutilisateur. Loption < Conserver la valeur pour un usage ultrieur>est principalement destine lusage de macros ou de programmes Visual Basic. Cliquez sur [Suivant]. la cinquime tape, slectionnez un type de contrle et un style. Cliquez sur [Suivant].
Dans un groupe doption, le type recommand est < Cases doption>, bien que vous ayez la possibilit de slectionner un type de contrle < Cases cocher>.
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Saisissez un nom pour le groupe. Cliquez sur [Terminer].
Le groupe apparat dans le formulaire.
AJOUTER UNE NOUVELLE OPTION UN GROUPE D'OPTIONS EXISTANT

Pour ajouter des options un groupe, vous pouvez soit crer un nouveau contrle dans le groupe, soit couper un contrle existant un autre emplacement pour le coller dans le groupe. Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Cliquez sur le cadre du groupe d'options pour le slectionner, puis faites glisser les poignes de dimensionnement de ce cadre pour faire de la place pour une nouvelle option. Crer un nouveau contrle du groupe
Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le type de contrle ajouter (Case cocher, Case d'option ou Bouton bascule). Cliquez dans le cadre du groupe d'options. La couleur de cadre change pour indiquer que le nouveau contrle est intgr au groupe d'options.
Dplacer un contrle existant vers le groupe Il ne suffit pas de faire glisser un contrle vers un groupe d'options pour l'y intgrer. Vous devez le couper et le coller dans le groupe pour qu'il devienne une option. Vous devrez probablement dplacer le contrle et son tiquette pour les aligner sur les contrles existants et leurs tiquettes. Personnaliser les proprits du contrle
Appuyez sur F4 pour ouvrir le volet des proprits. Slectionnez un des contrles bouton radio du groupe (pas ltiquette associe) et, sous longlet Donnes, vrifiez la valeur de la proprit <Valeur contrle> du contrle. Cliquez sur ltiquette associe au bouton radio et vrifiez ou modifiez le libell qui se trouve sous longlet Format dans la proprit <Lgende>.
AJOUTER UNE IMAGE SUR UN BOUTON
Cliquez sur le bouton pour le slectionner. Affichez la feuille des proprits ; sous longlet Format, cliquez dans la proprit <Image> puis sur le bouton qui apparat sur son bord droit.
Slectionnez une image ou cliquez sur [Parcourir] pour slectionner un fichier graphique sur votre disque dur. Limage slectionne saffiche gauche du dialogue. Cliquez sur [OK]. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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ZONES DE LISTE
Un contrle zone de liste sert faciliter la saisie des donnes dans un formulaire et garantir leur exactitude en proposant lors de la saisie des valeurs rpertories dans une liste. Les valeurs rpertories dans la liste peuvent soit tre dtermines une fois pour toutes, soit provenir dune table. Il est conseill de stocker les valeurs dans une table, car la mise jour de ces valeurs (modification, ajout, suppression) en est simplifie. Si un champ est associ une zone de liste dans ses proprits de table, le fait de le placer dans un formulaire cre automatiquement une zone de liste dpendante du champ. Zone de liste : dans une zone de liste, une valeur est slectionne ; il est possible den slectionner une autre dans la liste, mais pas de saisir une valeur. Si la totalit du contenu de la liste ne peut tre affiche, on peut la faire dfiler. Zone de liste droulante : une zone de liste droulante contient une zone de saisie et une zone de liste dans un contrle unique. Vous pouvez slectionner une entre dans la liste, mais aussi saisir une valeur non rpertorie dans la liste. La liste ne reste pas affiche en permanence et napparat que lorsquon clique sur la flche droulante. Avec ces contrles, il est important de se poser deux questions : Quelles sont les donnes qui alimentent la liste ? Aprs avoir slectionn une valeur dans la liste, quen fait-on ?
CRER UNE ZONE DE LISTE AVEC LASSISTANT
Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Sous l'onglet Crer> groupe Contrles, vrifiez que loption Utiliser les Assistants contrle est active (icne surligne en couleur orange), en cliquant sur la flche droulante de la galerie des contrles, activez-la si ncessaire. Cliquez sur le bouton Zone de liste ou Zone de liste droulante, puis cliquez dans le formulaire lemplacement souhait de la zone. Puis suivez les instructions de l'Assistant. Dans la dernire page, cliquez sur [Terminer].
Indiquez si les valeurs de la liste proviendront dune table ou si vous allez les saisir. Cliquez sur [Suivant].
Cas 1 : les valeurs affiches de la liste proviennent dune table
Slectionnez le nom de la table. Cliquez sur [Suivant].
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ZONES DE LISTE
Double-cliquez sur le nom du ou des champs afficher dans la liste. Cliquez sur [Suivant].
Access vous propose un tri. Choisissez-en un ventuellement, et cliquez sur [Suivant].
Ajustez la largeur de la zone liste. Cliquez sur [Suivant].
Loption <Mmoriser la valeur pour un usage ultrieur> est principalement destine lusage de macros ou de programmes Visual Basic.
Activez < Stocker la valeur dans ce champ>, puis slectionnez le nom du champ dans lequel Access devra placer la valeur entre par lutilisateur. Cliquez sur [Suivant].
Saisissez un nom pour cette liste. Cliquez sur [Terminer].
Cas 2 : les valeurs affiches dans la liste sont saisies

Prcisez le nombre de colonnes dans la liste et appuyez sur . Saisissez la premire valeur de la liste et appuyez sur , saisissez la seconde (a) valeur de la liste et appuyez sur . Et ainsi de suite...
(b) [Suivant].
Quand la liste est complte : cliquez sur
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ZONES DE LISTE
Activez < Stocker la valeur dans ce champ>. Puis, slectionnez le nom du champ dans lequel Access devra placer la valeur entre par lutilisateur. Cliquez sur [Suivant].
Saisissez un nom pour ce contrle zone de liste. Cliquez sur [Terminer].
TRANSFORMER UNE LISTE EN LISTE DROULANTE ET INVERSEMENT
En Mode Cration, cliquez droit sur le contrle zone de liste dans le formulaire puis sur la commande contextuelle Remplacer par et choisissez Zone de liste ou Zone de liste droulante.
PERSONNALISER UNE ZONE DE LISTE SANS LASSISTANT
En Mode Cration, slectionnez la zone de liste modifier. Tapez F4 pour afficher le volet Feuille des proprits.
Sous longlet Donnes Source contrle Origine source Contenu Colonne lie Limiter liste Sous longlet Format Nbre colonnes En-ttes colonnes Largeurs colonnes Nombre de colonnes utilises, y compris les colonnes caches. Prsence dun en-tte de colonne ou pas. Largeur des colonnes. Pour en masquer une, mettre sa largeur 0. Dans quoi est stock le choix de lutilisateur (champ associ au contrle). Si les donnes de la liste viennent dune requte ou sont saisies. La liste des valeurs ou la requte de slection des lments de la liste. Cliquer sur le bouton lance le gnrateur de requte. Le numro de colonne contenant la cl de la liste. Cette colonne correspond souvent la cl primaire incluse dans la proprit Contenu. Que lutilisateur doit choisir un lment de la liste (zone droulante).
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BOUTON DE COMMANDE
Un bouton de commande sert excuter une action standard (par exemple, lancer une impression ou ouvrir un formulaire) ou une srie dactions dfinies dans une macro. Pour crer un bouton de commande, vous pouvez utiliser un assistant. Ouvrez le formulaire en Mode Cration. Sous l'onglet Outils de cration de formulaires/ Crer > Utiliser les Assistants contrle est active (icne groupe Contrles, vrifiez que loption surligne en couleur orange), en cliquant sur la flche droulante de la galerie des contrles, activez-la si ncessaire. Cliquez sur licne Bouton dans la galerie des formulaires, puis cliquez dans le formulaire lemplacement souhait pour le bouton. Suivez les instructions de l'Assistant.
Slectionnez une catgorie dactions, puis slectionnez une action dans la catgorie. Cliquez sur [Suivant].
Les dialogues suivants dpendent de laction que vous avez choisie. Ainsi, Dplacement entre enreg/Premier enregistrement na besoin daucune information complmentaire.
Opration sur tat/Imprimer un tat ncessite dindiquer dans un dialogue ltat imprimer.
Divers/Excuter une requte vous

demande la requte excuter.
Lorsque vous avez apport les prcisions demandes par lassistant pour laction choisie, ltape suivante vous demande de prciser si vous voulez du texte ou une image sur le bouton. Saisissez le texte ou choisissez limage parmi les images suggres ou parmi lensemble de toutes les images (en cochant < Afficher toutes les images>), ou enfin, parmi les images stockes sur votre ordinateur (en cliquant [Parcourir]), images au format image (.BMP) ou icne (.ICO).
Cliquez sur [Suivant]. Saisissez un nom pour le bouton, puis cliquez sur [Terminer].
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CONTRLE ONGLET
Si un formulaire possde un nombre important de contrles, il est prfrable de les rpartir sur plusieurs pages. Un contrle Onglet est la manire la plus simple et efficace de crer un formulaire comportant plusieurs pages : pour passer dun onglet lautre, il suffit de cliquer sur longlet. Exemple de formulaire avec contrle de type Onglet contenant deux pages :
AJOUTER UN CONTRLE ONGLET POUR CRER UN FORMULAIRE DE PLUSIEURS PAGES

En Mode Cration, sous l'onglet Outils de cration de formulaires/ Crer> groupe Contrles, dans la galerie des contrles cliquez sur licne Onglet , puis cliquez dans le formulaire lemplacement souhait. Access ajoute un contrle Onglet avec deux pages. Cliquez sur un des onglets de page, puis ajoutez et disposez les contrles sur la page de longlet.
MODIFIER LE NOM DUN ONGLET

Affichez le volet Feuille des proprits : sous longlet Outils de cration de formulaire/ Rorganiser>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits, ou tapez F4 . Cliquez sur longlet, les proprits de longlet saffichent dans le volet Feuille des proprits, cliquez dans la zone <Lgende>, tapez le nom, validez par .
AJOUTER UN ONGLET
Cliquez droit sur longlet, puis sur Insrer une page.
SUPPRIMER UN ONGLET
Cliquez droit sur longlet, puis sur Supprimer la page.
MODIFIER LORDRE DES ONGLETS

Cliquez droit sur le contrle Onglet, puis sur la commande Ordre des pages. Slectionnez le nom de la page dplacer, dplacez-la en cliquant sur les boutons [Monter] ou [Descendre]. Puis validez en cliquant sur [OK].
LES DIFFRENTS LMENTS DU CONTRLE ONGLET

Afin de rgler les proprits dun lment constituan t un contrle objet, il faut slectionner llment et modifier les proprits dans le volet Feuille de proprits : Le contrle objet dans son ensemble : cliquez droite des onglets dans lalignement horizontal. Une page dun onglet : cliquez sur longlet lui-mme.

Un contrle dans une page : cliquez sur le contrle lui-mme. 157
LIENS HYPERTEXTES
On peut placer des liens hypertextes dans les formulaires pour accder : des objets appartenant la mme base de donnes ou une autre base Access ; des documents crs avec une autre application, tels que Word ou Excel ; des pages Web sur Internet ou sur un rseau Intranet ; votre messagerie. Un lien hypertexte peut apparatre dans le formulaire sous la forme dun texte de couleur bleue et soulign : on clique dessus pour afficher llment associ.
UTILISER UN LIEN HYPERTEXTE

Afficher la destination du lien
Amenez le pointeur sur le lien, sans cliquer. Aprs quelques instants, un encadr jaune affiche ladresse associe au lien :
Accder llment li Cliquez sur le lien. Une fois quun lien hypertexte a t utilis, sa couleur change et il devient violet.
CRER UN LIEN VERS UN FICHIER OU UNE PAGE WEB EXISTANTE

En Mode Cration, sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Contrles, dans la galerie, +K. cliquez sur licne Lien hypertexte, ou Dans la zone <Lier > sur la gauche du dialogue, cliquez sur licne Fichier ou page Web existant(e).
Lien vers un fichier : dans la zone <Regarder dans>, slectionnez le dossier puis le nom de fichier dans le dossier. Vous pouvez utiliser le bouton Dossier parent , ou licne Fichiers rcents pour slectionner un fichier prcdemment ouvert. Le fichier slectionn sinscrit dans la zone <Adresse> . Lien vers une page Web : cliquez sur le bouton Naviguer sur le Web , puis naviguez jusqu la page Web voulue, ladresse de la page sinscrit dan s la zone <Adresse> . Dans la zone <Texte afficher> : saisissez le texte du lien tel quil sera lu dans le formulaire. Cliquez sur [OK]. Le lien hypertexte est cr dans le coin suprieur gauche du formulaire. Faites-le glisser pour le dplacer lemplacement que vous souhaitez. 158 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
LIENS HYPERTEXTES
CRER UN LIEN VERS UN OBJET DE LA BASE DE DONNES EN COURS
En Mode Cration, sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Contrles, dans la +K. galerie, cliquez sur licne Lien hypertexte, ou appuyez sur Dans la zone <Lier > sur la gauche du dialogue, cliquez sur licne Objet dans cette base de donnes.
Slectionnez le nom dun objet de la base : une table, une requte, etc. Dans la zone <Texte afficher> : saisissez le texte du lien. Cliquez sur [OK]. Le lien hypertexte est cr dans le coin suprieur gauche du formulaire, faites-le glisser lemplacement que vous souhaitez.
CRER UN LIEN VERS UNE ADRESSE DE MESSAGERIE

En Mode Cration, sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Contrles, dans la +K. galerie, cliquez sur licne Lien hypertexte, ou appuyez sur Dans la zone <Lier > sur la gauche du dialogue, cliquez sur licne Adresse de messagerie.
Saisissez le texte du lien . Saisissez lobjet du message . Saisissez ladresse de messagerie du destinataire du message en , ou slectionnez en une adresse de messagerie que vous avez utilise rcemment. Cliquez sur [OK].
MODIFIER OU SUPPRIMER UN LIEN HYPERTEXTE

Pour modifier le lien, cliquez droit dessus, puis sur Lien hypertexte/Modifier le lien hypertexte . Effectuez les modifications. Validez par [OK]. Pour supprimer un lien, cliquez droit dessus, puis sur Lien hypertexte/Supprimer le lien hypertexte, tapez simplement sur Suppr .
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AUTRES CONTRLES
En Mode Cration, pour dvelopper la galerie des contrles : sous longlet Outils de cration de formulaire/ Cration>groupe Contrles, cliquez sur la flche au bas de la zone droulante des contrles, cliquez sur licne reprsentant le contrle insrer.
SAUT DE PAGE
Le contrle saut de page sert seulement limpression, il marque le dbut dune nouvelle page dans un formulaire ou dans un tat qui simprim e, pour scinder les donnes de la section Dtails. Insrer un saut de page Cliquez sur licne Insrer un saut de page, puis cliquez dans le formulaire lendroit o vous voulez insrer le saut de page. Access affiche une marque de pointills qui reprsente le saut de page. Cette ligne devient la premire ligne de la nouvelle page lors de limpression. Dans un formulaire, le saut de page nest actif que lors de limpression. Supprimer un saut de page
Slectionnez son symbole et appuyez sur
TRAIT
Le contrle Trait affiche un trait dans un formulaire. Vous pouvez utiliser les traits pour sparer des informations ou donner au formulaire ou ltat lapparence dun document existant qui contient des traits. Cliquez sur licne Trait. Le pointeur prend la forme dun +. Cliquez et faites glisser le pointeur pour tracer le trait.
RECTANGLE
Le contrle Rectangle affiche un rectangle dans un formulaire. Vous pouvez utiliser ce contrle pour regrouper des informations lies, donner un formulaire ou un tat lapparence dun document existant, mettre en valeur les zones importantes du formulaire. Cliquez sur licne Rectangle. Le pointeur prend la forme dun +. Cliquez et faites glisser le pointeur pour tracer le rectangle.
IMAGE
Pour illustrer un formulaire avec une image ou un logo. Cliquez sur licne Image. Cliquez et faites glisser le pointeur pour dlimiter lemplacement et la taille de limage. Le dialogue douverture de fichier apparat : slectionnez le dossier et le nom du fichier image. Validez par [OK]. Cliquez sur limage pour la slectionner, puis tapez sur F4 pour ouvrir la feuille des proprits. Sous longlet Format, dans la proprit <Mode affichage> : slectionnez chelle pour que limage tienne dans toute la surface du contrle. Referm ez la fentre des proprits en cliquant sur sa case de fermeture ou en tapant F4 .
OBJET OLE DPENDANT OU INDPENDANT

On peut incorporer dans le formulaire un objet OLE indpendant, cest --dire un objet cr laide dune autre application Windows. On peut aussi incorporer un contrle dpendant dun champ de type objet OLE, par exemple pour stocker une image (la photo dun produit par exemple), une squence sonore ou vido, un document Office, etc. 160 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
AUTRES CONTRLES
Insrer un contrle de type objet OLE indpendant

Cliquez sur licne du contrle Cadre dobjet indpendant, puis cliquez et faites glisser le pointeur pour dlimiter lemplacement et la taille du cadre. Le dialogue saffiche.
Pour crer un nouveau document : activez < Crer nouveau >, slectionnez le type dobjet, validez par [OK]. Access lance lapplication source : crez lobjet et quittez lapplication. Pour insrer un document existant : activer < partir dun fichier>, cliquez sur [Parcourir], slectionnez le fichier, validez par [OK]. Validez une deuxime fois, pour insrer le document dans le formulaire. Access cre un cadre dobjet indpendant dans lequel il affiche lobjet. Pour le modifier, il faut double-cliquer sur lobjet.
Insrer et utiliser un contrle dpendant dun champ de type objet OLE Affichez la liste des champs : sous longlet Outils de cration de formulaire/Cration>groupe Outils cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants.

Faites glisser le nom de champ du type objet OLE dans le formulaire lendroit souhait. Access cre un cadre dobjet li ce champ. Vous pouvez le dplacer et le redimensionner. Vous pouvez ensuite ajuster lapparence de lobjet OLE dans le cadre. Cliquez sur le bouton Feuille des proprits ou tapez F4 , puis modifiez : Sous longlet Format de la feuille des proprits, la proprit <Mode daffichage> : Dcoupage : affiche la portion de lobjet qui tient dans le cadre sans dformer lobjet. chelle : agrandit ou rduit la taille de lobjet pour le faire tenir dans le cadre. Zoom : agrandit ou rduit la taille du cadre de lobjet, sans entraner de dformations. Sous longlet Donnes de la feuille des proprits, la proprit <Source contrle> : indiquez le nom du champ de type objet OLE qui va recevoir linformation. Enregistrez le formulaire. Cliquez sur la case de fermeture de la Feuille des proprits.
Vous pouvez ensuite utiliser le formulaire pour incorporer un objet OLE dans un enregistrement. Ouvrez le formulaire en Mode Formulaire. Positionnez-vous sur lenregistrement modifier et cliquez doit dans le cadre dobjet, puis sur la commande Insrer un objet
Le dialogue saffiche comme ci-dessus, choisissez de crer un objet ou dinsrer un document existant, par exemple une image.
Vous pouvez aussi copier/coller un objet OLE depuis un document Word, Excel
161
IMPORTER, EXPORTER, LIER DES DONNES
11
IMPORTER OU LIER
On peut inclure dans une base de donnes des objets (tables, formulaires, tats, ) issus dautres bases de donnes Access, ainsi que des donnes issues de tables cres laide dautres logiciels de base de donnes utilisant un format diffrent. On peut galement inclure des donnes issues de tableurs et de fichiers texte. Les assistants convertisseurs existent pour importer les donnes dorigines suivantes : Tables ou Projets Access dBase Dossier Outlook Document HTML Les donnes peuvent tre rcupres dans Access de deux faons : limportation ou la liaison. Pour certains formats, le XML par exemple, il ne peut sagir que dune importation. Dautres formats, FoxPro, Paradox peuvent aussi tre imports, il faut ajouter les convertisseurs dans les bases de donnes ODBC admises. Importer une table Importer une table signifie que les donnes sont transfres et converties au format Access. En important une table, on en cre une copie dans Access. Limportation de tables convient pour des donnes qui doivent tre gres par la suite sous Access. Une table peut tre importe dans une table existante (les donnes de la table dorigine sont ajoutes) ou dans une nouvelle table. Les tables importes peuvent tre adaptes aux besoins personnels ; on peut, par exemple, ajouter une cl primaire, modifier les noms et les proprits des champs. Limportation sert notamment alimenter les tables au dbut de la vie dune application. Lier une table Lier une table signifie que les donnes ne sont pas converties au format Access, mais quune connexion permanente est cre entre la base de donnes Access et la table externe. Contrairement limportation, il ny a pas de copie de la table. Les donnes conservent leur format natif, on peut modifier lordre des champs, mais il nest pas possible de modifier la structure des tables partir dAccess. Dans certains cas, on utilisera Access pour saisir de nouveaux enregistrements et mettre jour le contenu des tables externes lies, dans dautres cas simplement pour parcourir les donnes. Ces donnes lies peuvent tre traites et incorpores dans des requtes, et lon peut sen servir pour crer des formulaires et des tats. Dans le volet de navigation, les tables lies disposent dicnes particulires, voici des exemples. Base de donnes ODBC Document XML Liste SharePoint
Table Access lie Table dBase lie
Feuille Excel lie
Si lon ouvre partir dAccess (commande Ouvrir) une base de donnes externe, Access cre alors automatiquement une nouvelle base de donnes de mme nom et insre des tables lies au tables de la base de donnes externe. 164 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
IMPORTER OU LIER DES OBJETS BASE DE DONNES

IMPORTER OU LIER DES TABLES OU DAUTRES OBJETS ACCESS
On peut importer tout type dobjet (formulaires, tats, etc.), mais on ne peut lier que des tables. Pour importer dans la base de donnes Access active, sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Access.
Cliquez sur le bouton [Parcourir] pour slectionner le fichier base de donnes Access dont vous voulez importer des objets. Lorsque le fichier a t spcifi, activez loption voulue :
pour importer des objets de la base de donnes ; pour crer une table attache, lie une source de la base de donnes externe. Validez en cliquant sur [OK]. Dans le cas dune importation, le dialogue donnant la liste des objets de la base de donnes saffiche (si vous avez choisi une table attache, seules les tables saffichent). Slectionnez une famille dobjets en cliquant sur lun des onglets, puis slectionnez un objet ou plusieurs objets. Le bouton [Options>>] sert spcifier les options dimportation. Pour les tables : import de la dfinition seule ou de la dfinition et des donnes. Pour les requtes : les transformer en tables ou les conserver comme requte. Autres : importer ou non les relations, les menus/barres doutils, les groupes.
Cliquez sur [OK].
Chaque objet import apparat dans le volet de navigation, dans le groupe qui lui correspond. En cas de table lie, licne associe lobjet est prcde dune flche. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 165
IMPORTER OU LIER DES OBJETS BASE DE DONNES

IMPORTER OU LIER DES TABLES DUNE SOURCE NON ACCESS
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Plus. Slectionnez un format de base de donnes, puis cliquez sur le bouton [Parcourir] et slectionnez un dossier puis le nom de la base de donnes externe. Activez lune des options :< Importer les donnes sources> ou < Lier la source de donnes >.

Validez par [OK].
En cas de liaison, la table aura une icne prcde dune flche dans le volet de navigation. Sil sagit dune source non Access, un sigle indique le format source (dB signifie dBase, Px signifie Paradox, etc.) et le nom de la table est celui du fichier externe.
SUPPRIMER UNE TABLE ATTACHE

Si lon na plus besoin dutiliser une table attache une source de donne externe, on peut la supprimer. Dans ce cas, Access supprime la liaison ainsi que le nom de la table dans le volet de navigation, sans supprimer la source de donnes elle-mme. Dans le volet de navigation, slectionnez la table attache, puis appuyez sur .
Cliquez sur [Oui].
GESTIONNAIRE DE TABLES LIES

En cas de dplacement du fichier source externe, cet outil permet de rtablir la liaison. Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Gestionnaire de tables lies.
Cochez les tables rattacher, cliquez sur [OK]. Slectionnez le fichier dans son nouveau dossier, cliquez sur [Ouvrir]. Un message de confirmation saffiche , cliquez sur [OK]. Cliquez sur [Fermer].
166
IMPORTER OU LIER UNE FEUILLE DE CALCUL

Vous pouvez importer ou lier les donnes contenues dans une feuille de calcul Microsoft Excel. Pour augmenter les chances de russite, il vaut mieux importer une feuille propre , sans formule ni donne en dehors des donnes importer. Il est donc conseill de faire une copie par valeur de vos donnes dans une nouvelle feuille Excel avant de commencer limportation, et de commencer votre tableau dans la cellule A1.
Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Excel. Cliquez sur le bouton [Parcourir] et slectionnez un dossier puis le nom du fichier Excel. Activez ensuite lune des options : soit <Importer dans une nouvelle table>, soit <Ajouter une copie des enregistrements une table> et spcifiez la table, soit <Lier la source de donnes en crant une table attache>. Validez par [OK].
Lassistant Importation de feuille de calcul dmarre.
Slectionnez la feuille de calcul contenant les donnes importer ou lier, Access affiche les premires lignes de cette feuille de calcul. Cliquez sur [Suivant>].
167
IMPORTER OU LIER UNE FEUILLE DE CALCUL
Cochez loption pour que les noms de champs se calquent sur les en-ttes de colonnes, [Suivant>].
Sectionnez un champ en cliquant dans sa colonne, vous pouvez dans la partie haute du dialogue modifier son nom, prciser si cest une cl dindex ou dcider de ne pas importer ce champ. Cliquez sur [Suivant>].
Pour dfinir le type de donnes du champ, Access se base sur les premires valeurs rencontres. Supposons que les premires valeurs dun code soient 235, 546, 856, et que plus loin elles soient 36A, 89B : Access considrera le champ comme tant numrique et non pas alphanumrique.
Indiquez si vous voulez une cl primaire pour cette table, et si oui, laquelle. Cliquez sur [Suivant>].
Saisissez un nom pour la nouvelle table, cliquez sur [Terminer]. Un message confirme limportation ou la liaison de la table : cliquez sur [OK].
168
IMPORTER OU LIER UN FICHIER TEXTE

Access permet dimporter ou de lier des donnes dun fichier texte, soit de format texte dlimit, soit de format texte de longueur fixe.
IMPORTER UN FICHIER TEXTE DLIMIT

Dans un fichier texte dlimit, les champs sont spars par un caractre (virgule, tabulation, etc.). Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Fichier texte. Cliquez sur le bouton [Parcourir] et slectionnez un dossier puis le nom du fichier texte (*.txt, *.csv, *.tab; *.asc). Puis activez lune des options :
<Importer les donnes source dans une nouvelle table>. <Ajouter une copie des enregistrements la table > et spcifiez la table. <Lier la source de donne en crant une table attache>. Validez par [OK].
Access lance lassistant Importation de texte.
Activez < Dlimit>, cliquez sur [Suivant>].
Slectionnez le dlimiteur de champs et le dlimiteur de texte. Prcisez si la premire ligne contient les noms des champs. Cliquez sur [Suivant>].
169
IMPORTER OU LIER UN FICHIER TEXTE
Slectionnez un champ en cliquant dans sa colonne, vous pouvez dans la partie haute du dialogue modifier son nom, prciser si cest une cl dindex, spcifier le type de donne ou dcider de ne pas importer ce champ. Cliquez sur [Suivant>].
Prcisez quelle est la cl primaire de la table, cliquez sur [Suivant]. Tapez un nom pour la table, cliquez sur [Terminer]. Un message confirme limportation ou la liaison : cliquez sur [OK].
IMPORTER UN FICHIER TEXTE AVEC DES CHAMPS DE LONGUEUR FIXE
Dans un fichier texte longueur fixe (gnralement issu de gros systmes informatiques), chaque champ a une position et une longueur dtermines. Procdez comme prcdemment pour lancer lassistant Importation de texte. Dans le premier cran de lassistant, activez < Longueur fixe>. Cette option est gnralement active automatiquement si les lignes de texte sont de longueur fixe.
Cliquez sur [Suivant>].

Les positions fixes des textes sont dtectes automatiquement et marques par des lignes flches. Dplacez ces lignes sil le faut. Vous pouvez en crer de nouvelles ou les supprimer.
Cliquez sur [Suivant>], terminez lassistant comme prcdemment. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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EXPORTER LES DONNES DUNE TABLE OU UNE REQUTE

Le contenu dune table ou le rsultat dune requte peuvent tre exports vers une autre base Access ou dans un autre format. Access dBase Base de donnes ODBC
Document HTML Fichier XML Fichier Texte
Excel Word RTF Liste SharePoint
Dans le volet de navigation, slectionnez lobjet exporter (table ou requte). Sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton de choix de format. Suivez les instructions de lassistant Exportation qui varient suivant le format dexportation.
Export vers un fichier dBase
Export vers un fichier Excel
Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier denregistrement du fichier destination, puis saisissez ou slectionnez, selon le cas, le nom du fichier destination. Validez par [OK]. Spcifiez le <format de fichier> destination, par exemple pour dBASE, vous pouvez choisir dBase III et dBase IV et dBase V, pour Excel vous pouvez choisir une version dExcel
Export vers une base Access Export vers un fichier XML
Validez par [OK]. 171
EXPORTER DES DONNES VERS EXCEL OU WORD

Les donnes contenues dans une table ou issues dune requte peuvent tre exportes vers Word afin deffectuer un mailing ou pour les insrer dans un document, ou exportes vers Excel dans un but danalyse ou de reprsentation graphique.
EXPORTER DES DONNES ACCESS DANS UNE FEUILLE EXCEL

Dans le volet de navigation, slectionnez lobjet exporter (table ou requte). Sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur Excel. Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier Excel et spcifiez le nom de ce fichier. Dfinissez les options dexport vers Excel : < Exporter avec la mise en forme>, < Ouvrir le fichier destination une fois lexportation termine>, < Exporter uniquement les enregistrements slectionns> (option active seulement si des enregistrements ont t slectionns).
Cliquez sur [OK].
EXPORTER DES DONNES ACCESS DANS UN TABLEAU WORD

Dans le volet de navigation, slectionnez lobjet exporter (table ou requte). Sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Word. Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier Word et spcifiez le nom de ce fichier. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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EXPORTER DES DONNES VERS EXCEL OU WORD
Dfinissez les options dexport vers RTF : < Ouvrir le fichier RTF une fois lexportation termine> et < Exporter seulement les enregistrements slectionns> (option active seulement si des enregistrements ont t slectionns).
Cliquez sur [OK]. Les donnes sont places dans un tableau dun fichier enregistr au format RTF.
EXPORTER DES DONNES PAR CLIQUER/GLISSER OU COPIER/COLLER

Par Cliquer/Glisser Affichez les fentres des deux applications. Cliquez sur licne de la table ou de la requte dans le volet de navigation et faites-la glisser dans la fentre de Word ou dExcel. Par Copier/Coller Slectionnez licne de la table ou de la requte dans le v olet de navigation. Appuyez sur +C pour copier les donnes dans le Presse-papiers. Dans un document Word ou un classeur Excel, cliquez lendroit o les donnes doivent tre insres. Appuyez sur +V pour coller les donnes.
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EFFECTUER UN PUBLIPOSTAGE AVEC WORD

Dans le volet de navigation, slectionnez le nom de la table ou de la requte contenant les donnes (il sagit gnralement dadresses) ou ouvrez-la en Mode Feuille de donnes. Dans le volet de navigation, slectionnez lobjet exporter (table ou requte). Sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Fusion avec Word.
Indiquez si vous souhaitez utiliser une lettre type Word existante ou si vous souhaitez crer un nouveau document . Cliquez sur [OK]. Dans le premier cas, Access affiche le dialogue douverture de fichier, slectionnez le nom de la lettre type utiliser, validez en cliquant sur [Ouvrir].
Word est lanc, la lettre type existante ou un document type vierge tant affich lcran.
Utilisez le volet Publipostage de Word pour excuter de manire habituelle les six tapes dune opration de fusion.
La totalit des lignes de la table ou de la requte constitue initialement la liste de publipostage de Word. Cest dans ltape 3 de lAssistant Publipostage de Word que vous pourrez modifier la liste de publipostage en la filtrant et en la triant.
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EXPORTER UN TAT
Un tat peut tre export vers Word afin den amliorer la prsentation. Un tat peut galement tre converti au format PDF ou XPS, ce qui en facilite la distribution puisquil ne sera alors pas ncessaire de disposer dAccess pour le visualiser.
EXPORTER UN TAT VERS WORD
Ouvrez ltat exporter, appliquez ventuellement un filtre/tri. Puis, sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Word.
Cliquez sur [Parcourir] pour slectionner le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier Word et saisissez le nom de ce fichier. Loption < Ouvrir le fichier destination une fois lexportation termine> sert ouvrir automatiquement dans Word ltat produit au format RTF. Cliquez sur [OK].
EXPORTER UN TAT AU FORMAT PDF OU XPS
Ouvrez ltat publier en tant que PDF ou XPS, vous pouvez mme crer et appliquer un filtre. Puis sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton PDF ou XPS. 175
EXPORTER UN TAT
Dans la zone <Nom du fichier>, entrez ou slectionnez un nom pour le document. Dans la zone <Type de fichier>, cliquez sur PDF (*.pdf) ou Document XPS (*.xps). Si la qualit dimpression du document doit tre irrprochable, cliquez sur <Standard (publication en ligne et impression)>. Si la taille du fichier vous importe plus que la qualit dimpression, cliquez sur <Taille minimale (publication en ligne)>. Cliquez sur [Options] pour choisir les pages imprimer. Validez par [OK]. Cliquez sur [Publier]. Si vous affichez les donnes dans une feuille de donnes ou un formulaire. Vous pouvez exporter le rsultat au format PDF ou XPS comme ci-dessus.
ENVOYER UN TAT PAR MESSAGERIE (DIVERS FORMATS POSSIBLES)
Ouvrez ltat envoyer en pice jointe, appliquez ventuellement un filtre/tri . Puis, sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur Courrier lectronique.
Slectionnez un format de sortie, cliquez sur [OK]. Votre programme de messagerie est automatiquement lanc ou affich au premier plan. Un nouveau message est cr et ltat y est plac en pice jointe.
Indiquez le/les destinataires, tapez lobjet du message, puis votre texte. Envoyez le message.
176
PARTIE 2
CAS PRATIQUES
PRLIMINAIRES
Le contexte Dans les premiers chapitres, nous aurons un premier contact avec Access travers la manipulation des donnes dune table dadresses. Puis, nous nous placerons dans le cas dune boutique de location de vido. Nous nous intresserons dabord la gestion des clients. La table principale sera la table T_CLIENTS qui contiendra les informations ncessaires notre magasin. Cette table utilisera deux tables dites de rfrence. La premire sera la table T_CIVILITES, contenant la liste des civilits (Monsieur, Madame, Mademoiselle). La deuxime sera la table T_ABONNEMENTS qui indiquera les diffrents types dabonnement disponibles (Platine, Or, Argent ou Aucun). Ces abonnements cotent dautant plus cher quils offrent des rductions importantes. Cette gestion des clients nous servira de support travers les chapitres suivants, et nous nous baserons dessus pour crer tables, requtes, formulaires et tats. Par la suite, nous tendrons notre base avec plusieurs autres tables T_DVD, T_FILMS, T_FOURNISSEURS et T_LOCATIONS et T_LOCATIONS_DETAIL. Nous obtiendrons ainsi une base de donnes plus complte et surtout mieux conue. Ces lments nous permettront daborder les relations entre tables, et nous reviendrons sur les requtes, formulaires et tats, mais notamment sous langle multitable. Installation des fichiers exemples Pour installer les fichiers utiliser dans la ralisation des cas pratiques de cet ouvrage, vous allez tlcharger un fichier zipp (compress) depuis le site Web www.tsoft.fr. Dcompressez ce fichier dans le dossier C:\Exercices Access 2010 de votre disque dur. Vous disposerez dune base de donnes pour chacun des cas proposs. Au dbut de chaque cas, vous serez invit copier cette base de donnes dorigine sous un autre nom comme base de donnes de travail. Ainsi vous pourrez toujours recommencer la ralisation du cas en repartant de la base dorigine fournie. Par exemple, pour copier la base dorigine Locat_10.accdb, procdez de la faon suivante : Ouvrez lapplication Poste de travail sous Windows XP ou la fentre Documents sous Windows Vista ou Windows 7.
Ouvrez le dossier C:\Exercices Access 2010.
Copiez le fichier dans le presse-papiers : cliquez droit sur le fichier Locat_10.accd puis cliquez sur Copier, ou cliquez sur Locat_10.accdb puis Ctrl +X.
Collez le contenu du pressepapiers : cliquez droit sur le fond du volet de droite puis cliquez sur Coller, ou Ctrl +V, le nom du fichier coll est Locat_10 - copie.accdb. Renommez le nom du fichier coll : cliquez droit sur le nom du fichier puis sur Renommer, modifiez le nom en XLocat_10.accdb et validez par .
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SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNES
CAS 1 : MODIFIER LES DONNES DUNE TABLE
183

Fonctions utilises Lancer Access Ouvrir une table Modifier/Supprimer des enregistrements Saisir des donnes Imprimer les donnes 20mn
Avant de crer une structure de base de donnes, vous allez vous familiariser avec lutilisation des tables. Une table contient des donnes, structures en ligne (les enregistrements) et en colonnes (les champs). Pour cela, vous allez utiliser une table simple qui contient des adresses, et manipuler ces donnes. Copiez le fichier Adresse_01.accdb qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010, sous le nom XAdresse_01.accdb. Ce sera votre base de donnes de travail. Ouvrez la base de donnes XAdresse_01.accdb.
1OUVREZ LA BASE DE DONNES ADRESSE

Pour ouvrir la base de donnes, vous avez deux possibilits : soit vous double-cliquez sur le nom de fichier base de donnes XAdresse_01.mdb, soit vous dmarrez Access puis vous ouvrez le fichier XAdresse_01.mdb. Vous allez utiliser cette deuxime possibilit. Dmarrez Access

Cliquez sur le bouton Dmarrer de Windows . Cliquez sur Tous les programmes . Cliquez sur Microsoft Office. Cliquez sur Microsoft Access 2010.
Le programme est lanc et la fentre dAccess apparat, avec longlet Fichier slectionn. Vous tes alors en mode backstage ( coulisses ), qui vous permet de grer les fichiers. La fentre affiche dans le panneau de gauche les commandes qui taient anciennement dans le menu Fichier. La commande Nouveau est initialement slectionne. Le volet central affiche les modles disponibles et le volet de droite donne accs au bouton [Crer] qui sert crer une nouvelle base de donnes.
La commande Ouvrir dans le volet de gauche sert accder au dialogue Ouvrir de Windows pour slectionner le dossier et le fichier de base de donnes ouvrir.
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Ouvrez la base de donnes
Cliquez sur Ouvrir dans le volet de gauche, le dialogue douverture de fichier saffiche.
Le fichier qui vous intresse se trouve dans le rpertoire C:\Exercices Access 2010.
Cliquez sur la rubrique Ordinateur , puis sur licne OS(C:) , puis ouvrez le rpertoire des exercices en double-cliquant sur le dossier Exercices Access 2010 . Si vous avez choisi de mettre les exercices dans un autre rpertoire, ouvrez-le.
Le fichier est ouvert en mmoire de lordinateur, et la fentre principale dAccess saffiche. Il est possible quun bandeau davertissement apparaisse sous le ruban :
Double-cliquez sur le nom de fichier XAdresse_01.accdb.
Cliquez sur [Activer le contenu] pour ne plus avoir ce message.
185

2OUVREZ LA TABLE T_CLIENTS
Assurez-vous que la catgorie Tables est seule ouverte dans le volet de navigation comme ci-dessous. Si ce nest pas le cas, cliquez sur la petite flche pour ouvrir le panneau de slection des objets et slectionnez Tables .
Volet de navigation
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table T_CLIENTS, ou cliquez droit sur le nom de table T_CLIENTS pour faire apparatre le menu contextuel, puis cliquez sur Ouvrir.
Access ouvre la table dans un onglet document (ou une fentre de documents selon loption choisie dans les options dAccess) :
Le slecteur denregistrement (ligne de la table) et ltiquette de champ (colonne de la table) actif sont surligns en orange.
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Modifiez un enregistrement

Positionnez-vous sur ladresse de la 4e ligne (5, rue de Joinville) en utilisant les touches de direction ou en cliquant sur la valeur. Corrigez ladresse : 25, rue de la plaine. Appuyez sur pour passer la colonne <Code Postal>. . pour amener le curseur sur la colonne <Date
Tapez trois fois sur cration>.
Tapez le code postal : 75018, puis appuyez sur
Notez quun symbole de calendrier apparat droite du champ. Cliquez sur le symbole du calendrier pour ouvrir le calendrier. Cliquez sur la flche pour passer au mois suivant. Cliquez sur le jour pour slectionner la date (le 15 septembre 2008). Appuyez sur pour passer la ligne suivante.
Les modifications ont t enregistres sur le disque ds que vous changez lenregistrement courant, c'est--dire ds que vous changez de ligne. Si vous fermiez Access maintenant, contrairement dautres logiciels (Word, Excel, ...), aucune question ne vous serait pose concernant lenregistrement des donnes. Ce mode de fonctionnement peut paratre surprenant pour un utilisateur de tableur, mais il est normal et ncessaire pour une base de donnes, dans laquelle plusieurs utilisateurs peuvent partager les mmes informations. Modifiez un enregistrement : le principe du double chappement Si vous avez fait la manipulation prcdente, vous devez tre positionn sur la 5e ligne.

Allez au dbut de ligne en pressant la touche Appuyez deux fois sur
ou en cliquant dans la premire cellule.
Notez que le slecteur denregistrement est vide. pour passer la colonne <Nom>. Modifiez le nom de la personne en remplaant DANIELSSON par MARTIN. Notez que ds la frappe de la premire lettre, le slecteur denregistrement est : vous tes pass en mode dition de la ligne. pour passer la colonne <Prnom>. . Appuyez sur
devenu

Modifiez le prnom de la personne en remplaant MARCEL par PASCAL. Le slecteur denregistrement est toujours Appuyez trois fois sur Cliquez sur le bouton pour passer la colonne <Ville>. . . dans la barre doutils Accs rapide ou pressez la touche
Modifiez la ville en remplaant PUTEAUX par PLAISIR. Nappuyez pas sur
La dernire modification est annule, et la ville est redevenue PUTEAUX.
Cliquez nouveau sur le bouton une deuxime fois.
dans la barre doutils Accs rapide ou pressez la touche
La ligne entire est revenue son tat initial, et lensemble des modifications prcdentes de cette ligne ont t annules. Cela a t possible car les modifications sur la ligne (enregistrement) restent temporaires tant que vous navez pas slectionn une autre ligne (enregistrement). Notez que le slecteur denregistrement est redevenu vide.
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Naviguez dans les enregistrements
Cliquez sur les boutons de navigation en bas de la fentre pour atteindre le premier enregistrement , le prcdent , le suivant , le dernier ou vers le point dinsertion pour crer un nouvel enregistrement .
3AJOUTEZ UN NOUVEL ENREGISTREMENT

Notez quon parle dajout, pas dinsertion : on ne peut pas insrer une ligne au milieu dune table (comme on peut le faire dans une feuille dun tableur). Cliquez sur le bouton nouvel enregistrement , ou sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Nouveau .
Access vous positionne sur la dernire ligne de la table, reprable avec le symbole dans le slecteur denregistrement. Notez galement que le numro dorigine avant toute saisie dans la ligne est (Nouv.).
Vous allez saisir les nouvelles valeurs dans les champs de cette ligne : Cliquez dans la ligne dajout droite de (Nouv.) .
Access affiche une cellule avec une liste droulante que vous pouvez ouvrir.
Cette liste droulante vous permet de slectionner une valeur parmi plusieurs. Cliquez sur Madame.
En utilisant la touche pour passer aux colonnes suivantes, saisissez Corinne 27, rue Perce 94000 CRETEIL MARTIN Vous pouvez laisser les autres champs vides.
Notez que vous ne pouvez pas modifier la valeur du champ <Identifiant> : la valeur 905 est attribue automatiquement par Access, et vous ne pouvez pas la changer. Vous pouvez ajouter plusieurs lignes la suite, en vous positionnant sur la ligne dajout, identifie par le marqueur dans la colonne du slecteur. 188 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Familiarisez-vous avec la ligne dajout identifie par (Nouv.)
Faites apparatre, dans la fentre, la ligne dajout contenant (Nouv.) dans le champ <Identifiant> (ligne qui est marque par le symbole dans la colonne du slecteur). Insrez une nouvelle fiche en tapant Jean dans le champ <Nom>. Notez la valeur de lidentifiant (normalement 906). Pressez la touche
Ressaisissez une nouvelle fiche en tapant Alain dans le champ <Nom>. Notez que le numro a encore augment : toute saisie, mme partielle, mme annule, incrmente la valeur qui sera attribue par Access au champ <Identifiant>. Pressez la touche pour annuler la saisie. , ou appuyez sur + ou +W).
pour annuler la saisie, la ligne dajout reprend le numro (Nouv.)
Fermez la table
Cliquez sur la case de fermeture de la table + (attention, ne confondez pas avec
Au cas o Access vous demanderait si vous voulez enregistrer les modifications, cliquez sur [Non], car les modifications en question ne concerneraient surement pas les donnes. Vous verrez cela ultrieurement.
4SUPPRIMEZ DES ENREGISTREMENTS
Dans le volet de navigation, ouvrez la table T_CLIENTS en double-cliquant dessus.
Supprimez une adresse Vous allez supprimer la fiche de Franoise DUMONET. Positionnez le pointeur de la souris au niveau du slecteur denregistrement de la 7e ligne . Notez la forme du pointeur (une petite flche).
Cliquez dans le slecteur denregistrement de la 7e ligne . Toute la ligne est slectionne. Appuyez sur la touche . Ou bien,
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Supprimer puis choisissez Supprimer lenregistrement .
Un message demande confirmation :
Cliquez sur [Oui]. 189

Supprimez plusieurs adresses Vous allez supprimer des lignes adjacentes, dans cet exemple celles de Claire HUGUET (qui existe en double) et de Chantal HOUEDE.
Dans la colonne du slecteur, slectionnez les enregistrements ayant les numros 11 13, en faisant un cliquer-glisser dans la colonne du slecteur entre lenregistrement 11 et lenregistrement 13, ou bien en slectionnant lenregistrement 11 puis en cliquant sur lenregistrement 13 en maintenant la touche enfonce.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Supprimer.
Un message demande confirmation : cliquez sur [Oui]. La squence des numros nest plus continue, elle saute de 6 8 et de 10 14 : ce ne sont pas des numros de ligne, mais des numros identifiant de faon unique un enregistrement. Une fois attribu un enregistrement, ce numro ne peut pas tre modifi.
5FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTER ACCESS

Cliquez sur la case de fermeture de la table sur + ou sur +W.
, ou appuyez
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Fermer la base de donnes. La simple fermeture de la base de donnes narrte pas lapplication Access, la fentre Access reste ouverte, mais vide. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter ou Ne confondez pas Ctrl + F4 avec Alt + F4 . + .
190
CAS 2 : PERSONNALISER LA FEUILLE DE DONNES
191

Fonctions utilises Largeur des colonnes Hauteur des lignes Masquer, figer, dplacer une colonne Police et taille des caractres Quadrillage 20 mn
Vous allez maintenant modifier laffichage des feuilles de donnes associes votre table afin de les rendre plus lisibles lcran et lors de limpression. Copiez le fichier Adresse_02.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XAdresse_02.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez la base de donnes XAdresse_02.accdb.
1METTEZ EN FORME LA FEUILLE DE DONNES DE LA TABLE T_CLIENTS

Modifiez la largeur de la colonne <Nom>

Dans le volet de navigation, ouvrez le groupe Tables, puis ouvrez la table T_CLIENTS en double-cliquant dessus. Cliquez droit sur len-tte de la colonne <Nom> pour afficher le menu contextuel, puis cliquez sur Largeur de champ. Ou bien, slectionnez une cellule quelconque de la colonne <Nom>, puis sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus choisissez Largeur de champ. Saisissez 20 , et cliquez sur [OK] ou appuyez sur .
Modifiez la largeur de la colonne <Adresse>

Positionnez le pointeur de la souris la frontire entre les enttes de colonne <Adresse> et <Code postal> .
Cliquez-glissez cette frontire pour donner la largeur dsire, permettant de visualiser les adresses dans leur entier (par exemple ladresse 50, Hameau des Fontaines, sur la ligne ayant lidentifiant 8). Double-cliquez la frontire entre les en-ttes de colonne <Ville> et <Tel> . Access ajuste la largeur de la colonne la ville la plus longue visible dans la fentre : la ville dAulnay sous Bois.
Modifiez la largeur de la colonne <Ville>
Faites dfiler les lignes de manire afficher la ligne 40, dont lidentifiant est 44, sur la ligne du haut de la fentre. Doublecliquez nouveau la frontire entre les en-ttes de colonne, <Ville> et <Tel> pour ajuster la largeur de la colonne <Ville> la ville la plus longue visible dans la fentre : cette fois-ci, la ville Champigny sur Marne sur la ligne didentifiant 50. Diminuez la fentre Access de faon ne voir que 5 lignes, faites apparatre lenregistrement didentifiant 1 en premire ligne sous len-tte, double-cliquez nouveau sur la frontire entre les en-ttes <Ville> et <Tel> Constatez que la largeur de la colonne <Ville> se rduit cette foisci pour se limiter au plus long des 5 noms de ville visibles. R-agrandissez la fentre. Dune manire ou dune autre, adaptez la largeur des autres colonnes leur contenu.
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Dplacez une colonne Vous allez dplacer la colonne <Nom> aprs la colonne <Prnom>.

Cliquez sur len-tte de la colonne <Nom> pour slectionner cette colonne . Cliquez nouveau sur cet en-tte et, en gardant le bouton de la souris appuy, faites-le glisser vers la droite, aprs la colonne <Prnom>. Notez quun trait vertical indique lendroit o sera dplace la colonne. Relchez le bouton de la souris.
Notez que cest seulement dans la feuille que le champ <Nom> est maintenant plac aprs le champ <Prenom>. Dans la table, lordre des champs nest pas chang. Masquez/affichez une colonne Vous allez masquer puis afficher la colonne <Adresse>. Positionnez-vous nimporte o dans la colonne <Adresse>. Puis, sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus et choisissez Masquer les champs. Ou,
Cliquez droit dans lentte de la colonne <Adresse> , puis sur la commande contextuelle Masquer les champs .
Access masque la colonne <Adresse>. Pour afficher (dmasquer) la colonne : Dans longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus et choisissez Afficher les champs. Ou,
Cliquez droit dans lentte de nimporte quelle colonne, puis Afficher les champs. Dans le dialogue qui saffiche, cochez < Adresse> . Puis cliquez sur [Fermer].
Access affiche la colonne <Adresse>. Notez que vous auriez pu utiliser cette dernire mthode pour masquer une colonne, en dcochant la case qui est devant. Modifiez la hauteur des lignes Augmentez la hauteur des lignes pour toute la feuille de donnes. Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, enfin cliquez sur Hauteur de ligne. Ou cliquez droit sur le slecteur de ligne, puis sur la commande contextuelle Hauteur de ligne
Toutes les lignes ont maintenant une hauteur de 12 (points). Notez que vous modifiez la hauteur pour toutes les lignes de la feuille la fois, il est impossible que des lignes aient des hauteurs diffrentes les unes des autres.
Dans le dialogue, tapez 12. Cliquez sur [OK].
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Modifiez la taille et la fonte des caractres Modifiez la fonte des caractres de laffichage de la feuille de donnes. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur la flche ct de la fonte Calibri pour ouvrir la liste droulante, et slectionnez Tahoma.
Rduisez la taille des caractres de laffichage de la feuille de donnes. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur la flche ct de la taille 11 pour ouvrir la liste droulante, et slectionnez 9. Modifiez le quadrillage et la couleur de fond Supprimez le quadrillage vertical et changez la couleur du quadrillage horizontal. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur la flche ct de la couleur de darrire-plan pour ouvrir la liste. Slectionnez une couleur autre que Automatique.
Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur la flche ct de la grille pour ouvrir la liste. Slectionnez Quadrillage vertical.
Access conserve le quadrillage vertical et supprime le quadrillage horizontal. La distinction des lignes reste visible grce lalternance de couleurs.
Figez une ou plusieurs colonnes Le nombre de colonnes est parfois lev, il est alors ncessaire dutiliser la barre de dfilement horizontale. On a dans ce cas souvent besoin de garder en vue la ou les premires colonnes (celles qui contiennent le nom et le prnom de la personne, par exemple). Masquez la colonne <Civilit>.

Rduisez la taille de la fentre pour laisser apparatre seulement les 5 premires colonnes. Slectionnez les colonnes <Prnom> et <Nom> .
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur la commande contextuelle Figer les champs. Cliquez dans une cellule pour dslectionner les colonnes.
Notez que la colonne <Identifiant> est passe droite de la colonne <Nom>.
Utilisez la barre de dfilement horizontale pour faire dfiler les colonnes pour observer le rsultat. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
194

Librez les colonnes : sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur la commande contextuelle Librer tous champs. Remettez la colonne <Identifiant> gauche de <Prnom>. Affichez la colonne <Civilit> remettez-la entre <Identifiant> et <Prnom>. Fermez la table. Un message propose denregistrer les modifications :
En effet, Access demande toujours confirmation pour sauvegarder quand vous avez modifi la structure dun lment, par exemple la mise en forme de la feuille daffichage. Cliquez sur [Oui].
2AFFICHEZ DES STATISTIQUES SUR LA TABLE

Vous pouvez afficher une statistique sur chaque champ pour lensemble des enregistrements. Dans le volet de navigation, ouvrez la table T_CLIENTS en double-cliquant dessus.
Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Totaux.
Access affiche une ligne supplmentaire <Total> sous les lignes de la feuille de donnes. Dans chaque colonne de la ligne <Total>, vous pouvez faire afficher une statistique sur la colonne. Pour les champs texte, les seuls calculs statistiques possibles sont Aucun (aucun calcul), et Nombre (nombre de lignes dans la table). Pour les champs dates et les nombres, les possibilits de calcul sont plus nombreuses. Ouvrez la liste droulante de la ligne <Total> pour la colonne <Date cration> et slectionnez Maximum : Access affiche la plus rcente date.

Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Totaux pour le dslectionner. Les statistiques disparaissent. Fermez la table en enregistrant les modifications (la ligne <Total> fait partie de la structure de la table).
3IMPRIMEZ LE CONTENU DE LA TABLE T_CLIENTS

Effectuez un aperu avant impression

Dans le volet de navigation, cliquez sur la table T_CLIENTS sans louvrir (vous auriez pu louvrir, mais ce nest pas le but ici). Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Imprimer puis sur Aperu avant impression.
Le ruban contextuel de laperu avant impression saffiche. Au bas du volet de laperu se trouvent les boutons de navigation pour passer de page en page.
Sous longlet Aperu avant impression>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Paysage.
Notez que les pages impaires contiennent les premires colonnes, les paires les colonnes suivantes.
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Choisissez des marges troites : sous longlet Aperu avant impression>groupe Taille de la page, cliquez sur le bouton Marges, puis sur troites. Pour affiner la mise en page, dans longlet Aperu avant impression>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Mise en page. Dans le dialogue qui apparat, spcifiez une marge basse de 15 mm, puis cliquez sur [OK]. Notez que les marges qui vous sont proposes peuvent varier en fonction des paramtres de votre imprimante. Dans longlet Aperu avant impression>groupe Zoom, cliquez sur le bouton Plus de pages, puis sur Quatre pages.
Access affiche quatre pages simultanment, ce qui vous permet davoir une vision plus globale. Il semble que, malgr vos efforts, vous ne puissiez pas faire tenir toutes les colonnes sur une seule page. Il est ncessaire pour cela de modifier la largeur de certaines colonnes, et den masquer dautres. Dans longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression.

Ouvrez la table T_CLIENTS. Masquez la colonne <Remarques>. Dfinissez la largeur de la colonne <Nom> 32. Dfinissez la largeur de la colonne <Identifiant> 6.
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Imprimer puis Aperu avant impression.
Notez que les options dimpression de la feuille nont pas t conserves, lorientation est Portait et les marges sont normales, ce sont les options par dfaut qui reviennent chaque fois que vous rouvrez une table aprs lavoir ferme. Redfinissez comme prcdemment les options dorientation Paysage et Marges troites. Passez en aperu avant impression. Maintenant, la largeur dune page peut contenir toutes les colonnes. Si ce nest pas le cas, diminuez encore certaines largeurs de champs. Dans longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression.
Fermez la table T_CLIENTS sans enregistrer les modifications. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter ou + .
Fermez Access
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CAS 3 : TRIER, RECHERCHER ET FILTRER
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CAS 3 : TRIER, RECHERCHER ET FILTRER

Fonctions utilises Trier les donnes Filtrer par slection Rechercher une valeur Filtrer par formulaire 15 mn
Vous allez maintenant trier les donnes dune table, puis faire une recherche, et enfin les filtrer, cest--dire demander nafficher que les enregistrements qui correspondent certains critres. Copiez le fichier Adresse_03.accdb qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XAdresse_03.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes XAdresse_03.accdb.
1TRIEZ LES DONNES

Vous allez afficher les enregistrements de la table T_CLIENTS, classs par villes croissantes. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur T_CLIENTS pour louvrir.
Placez le curseur nimporte o dans la colonne Ville. Puis sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant . Ou, Cliquez sur la petite flche droite de len-tte de colonne <Ville>, puis sur Trier de A Z . Cliquez sur la case de fermeture de la table appuyez sur + ou sur +W. , ou
Access trie les enregistrements.
Un message propose denregistrer les modifications de structure de la feuille, c'est--dire le tri sur le champ <Ville>. Cliquez sur [Non].
2RECHERCHEZ UNE DONNE

Recherchez avec la bote de dialogue Vous allez rechercher les fiches des clients dont le nom est MARTIN. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur le nom de table T_CLIENTS.
Positionnez-vous sur le premier enregistrement, dans la colonne Nom de la feuille de donnes. Puis, sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Rechercher ou +F.
Saisissez martin dans la zone <Rechercher> .
Vrifiez en que vous avez bien Champ actuel dans la zone <Regarder dans> et Champ entier dans la zone <O> . Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
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CAS 3 : TRIER/RECHERCHER/FILTRER
Cliquez sur [Suivant].
La fentre de recherche reste affiche, et le curseur de slection vient se positionner sur le premier martin rencontr, celui dont lidentifiant est 2. Cliquez sur [Suivant] pour positionner successivement le curseur de slection sur les diffrentes autres fiches martin. Access vous signale quand il ny a plus de martin trouver.
Cliquez sur [OK] pour fermer la bote de dialogue. Cliquez sur [Annuler] pour fermer la fentre de recherche.
Vous allez maintenant chercher tous les champs qui contiennent martin, quel que soit le champ et quelle que soit la position de martin dans le texte. Revenez en haut de la table en faisant + , et positionnez-vous dans nimporte quelle colonne (pas forcment la colonne <Nom>). Puis, sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Rechercher ou appuyez sur +F.
Dans <Rechercher :> , saisissez martin.
Dans <Regarder dans :> , slectionnez Document actif pour chercher dans tous les champs. dans <O :> , slectionnez Nimporte o dans le champ. Ainsi, la recherche se fera quelle que soit la position de martin. Cliquez sur [Suivant] plusieurs fois de suite.
Notez dans quel champ et quelles lignes dans le champ vous trouvez martin. Vous trouvez martin dans les prnoms (Martine) et dans les adresses (Martins Pecheurs). Cliquez sur [Annuler] pour fermer la bote de dialogue de recherche. Recherchez avec loutil intgr

Revenez sur le premier champ de la premire ligne en appuyant sur Dans la barre de navigation situe au bas de la fentre de la table, la place de Rechercher, saisissez martin.
Access se positionne dans la premire cellule contenant martin. Appuyez sur plusieurs fois. Vous parcourez dans toute la table la liste des cellules contenant martin nimporte o, dans tous les champs de la table.
3FILTREZ LES DONNES

Les filtres permettent de limiter laffichage aux seuls enregistrements qui rpondent certains critres. Plusieurs mthodes sont disponibles. Notez que les requtes permettent galement de faire des filtres, de faon souvent plus efficace. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 199
Filtrez par slection Vous allez afficher la liste des clients parisiens. Dans la colonne <Ville>, placez le curseur dans une cellule contenant le terme Paris.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection puis sur gal PARIS .
Le contenu de la feuille de rponse se limite aux seuls clients parisiens.
Notez le nombre denregistrements rsultant du filtre et lindicateur Filtr . Notez galement le symbole
qui se trouve dans la colonne participant au filtre .
Raffichez tous les enregistrements : sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre pour dsactiver le filtre (lindicateur apparat surlign en orange quand un filtre est actif).
Filtrez par formulaire Vous allez rechercher les MARTIN et les LEROY en utilisant une autre mthode. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options de filtre avanc et choisissez Filtrer par formulaire .
Access ouvre un formulaire de recherche, qui se prsente sous la forme dune une grille de filtre.
Notez que cette grille contient PARIS, le critre prcdent qui na pas t effac. Pour effacer les critres prcdents, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options de filtre avanc et choisissez Effacer tous les filtres.

Dans la colonne <Nom> de la grille de filtre, saisissez mar , puis cliquez sur la flche pour ouvrir la liste droulante. Access vous propose la liste des noms commenant par mar. Slectionnez MARTIN .
Notez que vous pouvez saisir le nom en majuscules ou en minuscules, Access ntant pas sensible la casse des caractres. 200
Cliquez sur longlet Ou . Dans la colonne <Nom> de la grille de filtre, saisissez ou slectionnez LEROY. Puis, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre.
Access affiche le rsultat.
Vous avez maintenant list les Martin et les Leroy. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options de filtre avanc et choisissez Filtrer par formulaire .
Sur la mme ligne que la valeur de filtre MARTIN, saisissez ou slectionnez paris dans la colonne <Ville> .
Cliquez sur longlet Ou. Sur la mme ligne que la valeur de filtre LEROY, tapez paris dans la colonne <Ville>. Puis, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre.
Vous avez list les Martin ou les Leroy habitant Paris.
201
Cliquez sur la flche droite de la colonne <Nom>.
Cette colonne participant au filtre, toutes les valeurs sont proposes, prcde dune case cocher, mais seule sont coches les case Martin et Leroy. Cochez un nouveau nom ADDE ajouter au critre. Cliquez sur [OK] . Access modifie son filtre en tenant compte de cette nouvelle valeur. Cliquez sur la petite flche droite de la colonne
<Code postal>.
Cette colonne ne participant pas au filtre, seules les valeurs rsultant du filtre actuel sont proposes. Dcochez 75012 . Cliquez sur [OK]. Access modifie son filtre en tenant compte de cette nouvelle valeur. Raffichez tous les enregistrements
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Supprimer le filtre pour dsactiver le filtre. Le bouton Supprimer le filtre est le mme que Appliquer le filtre lorsque le filtre a t appliqu. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter ou + .
Fermez Access
Un message propose denregistrer les modifications apportes la table. Cliquez sur [Non].
202
STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES
CAS 4 : CRER LA BASE DE DONNES ET SES TABLES
205

Fonctions utilises Crer une base de donnes Crer une table 25 mn
- Dfinir des champs
Vous allez crer une nouvelle base de donnes et lenregistrer dans le dossier C:\Exercices Access 2010, sous le nom Clients. Elle portera lextension accdb.
1CREZ LA BASE DE DONNES
Lancez Access.
La fentre Access souvre en mode backstage , qui sert aux actions sur le fichier base de donnes. La page daccueil est affiche : longlet Fichier est slectionn et, dans le panneau de gauche, la commande Nouveau est slectionne. Le panneau central prsente les diffrents modles qui peuvent tre utiliss pour crer une nouvelle base de donnes. Sur la barre Office.com, une zone vous permet dentrer un mot-cl de recherche dun modle sur le site Web Microsoft Office.com. Dans la zone de recherche , saisissez projets, puis cliquez sur la flche droite .
Access affiche les deux modles de base de donnes qui correspondent la recherche.
206

Hlas, dans limmense majorit des cas, les modles que vous pourrez trouver sur Office.com ne correspondent que partiellement (voire pas du tout) vos besoins. Ce sont simplement des ides de cration de base de donnes. Cest pour cela que vous allez crer une base vide. Cliquez sur le bouton [Accueil] pour revenir la page daccueil.
Dans le panneau de droite, en bas droite, cliquez sur licne Parcourir les dossiers .
Elle sert slectionner le dossier dans lequel sera enregistr le fichier de la base de donnes que vous allez crer. Slectionnez le dossier. Dans notre exemple, ce sera C:\Exercice Access 2010 : dans le volet de gauche, sous Dossiers, slectionnez Ordinateur, puis System (C:) puis le dossier Exercices Access 2010 . (
Saisissez clients comme nom de fichier (inutile de rajouter lextension .accdb, Access la rajoute tout seul). Cliquez sur [OK].
Access ferme le dialogue. Dans la zone <Nom de fichier> , Access a inscrit le nom de fichier que vous avez spcifi et, au-dessous , le chemin daccs au dossier dans lequel il sera cr.
Cliquez sur licne [Crer] .
Access cre le fichier, et ouvre le volet de navigation sur une base de donnes contenant un projet de table nomme initialement Table1, elle-mme contenant un seul champ <N>. Cette table de donnes nest pas encore cre, elle est simplement propose la cration. Fermez la table en cliquant sur la case de fermeture , ou + ou sur +W.
Vous avez cr le fichier de base de donnes qui ne contient encore aucune table. Le volet de navigation est vide. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 207

Vous allez crer quatre tables dans la base de donnes Clients.accdb que vous venez de crer. Ce seront les tables T_CLIENTS, T_CIVILITES et T_ABONNEMENTS et T_MAGASINS.
2CREZ LA TABLE T_CLIENTS

Liste des champs dfinir Cette table contiendra les champs suivants : Nom CLI_ID CLI_CIVILITE CLI_NOM CLI_PRENOM CLI_ADRESSE CLI_CP CLI_VILLE CLI_TELEPHONE CLI_EMAIL CLI_PUBLIPOSTAGE CLI_NB_DVD CLI_DATE_CREATION CLI_DERNIER_PASSAGE CLI_CHIFFRE_AFFAIRES CLI_MAGASINS CLI_ABONNEMENT CLI_DATE_ABONNEMENT CLI_COURRIERS CLI_REMARQUES Type NumroAuto Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Texte Oui/Non Numrique Date/Heure Date/Heure Montaire Numrique Texte Date/Heure Pice jointe Mmo Entier long 10 car. Entier 12 car. 30 car. 30 car. 38 car. 5 car. 32 car. 10 car. 50 car Taille Description Identifiant du client Civilit : Monsieur, Madame, Mademoiselle Nom du client Prnom Adresse Code postal Ville Tlphone E-mail Le client veut-il recevoir la lettre dinformation ? Nombre de DVD lous par le client depuis le dbut Date de cration de la fiche client Date du dernier passage dans la boutique Chiffre daffaires gnr par ce client Magasins auprs desquels le client emprunte des DVD Type dabonnement : Aucun, Argent, Or ou Platine Date de la prise de labonnement Courriers envoys au client Remarques concernant le client
Le champ CLI_REMARQUES nest pas de type texte , limit 255 caractres, mais de type mmo , qui peut contenir jusqu 63 999 caractres. Commentaires Vous noterez que les noms des champs sont crits sans espace ni caractre accentu. Il est dconseill dutiliser les espaces et les caractres accentus dans les noms des champs, car cela peut poser problme en cas de liaison avec dautres bases de donnes et cela facilite la programmation. Cette rgle ne sapplique quaux noms dobjets (tables, requtes) et aux noms de champs. Vous pouvez bien sr saisir des espaces et des caractres accentus dans le contenu des champs.
208

De plus, ils ont tous un prfixe CLI (comme client), ce nest pas une obligation, il sagit dune rgle de nommage des champs adopte dans cet ouvrage, et qui facilite lutilisation de bases de donnes importantes. En effet, cette rgle facilite la lecture : CLI_NOM dsigne le nom du client, et FOUR_NOM celui du fournisseur. Vous pouvez adopter une autre rgle de nommage, en acceptant par exemple les minuscules : par exemple Cli_DateCreation, Cli_Prenom ou Cli_ChiffreAffaires. Suivant le mme principe, le nom dune table commencera par T_, celui dune requte par R_, un formulaire par F_, un tat par E_, etc. Crez la table avec ses champs
Sous longlet Crer>groupe Tables, cliquez sur le bouton Cration de table.
La fentre de cration de table apparat.
Dans la premire cellule de la colonne <Nom du champ> , tapez le nom du premier champ : CLI_ID. Tapez sur pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante. Dans la colonne <Type de donnes> , par dfaut, Access propose le type Texte. Ouvrez la liste droulante en cliquant sur la flche droite de Texte et choisissez NumroAuto dans cette liste. Tapez sur pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante. Dans la colonne <Description>, tapez un descriptif pour ce champ : Identifiant du client. Tapez sur pour valider et passer dans la ligne suivante.
Le curseur repasse dans la premire colonne <Nom du champ> de la ligne suivante. Saisissez le nom du champ suivant : CLI_CIVILITE. Tapez sur pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante.

Dans la colonne <Type de donnes> , Access propose le type Texte (par dfaut) que vous laissez. Tapez sur pour placer le curseur dans la colonne suivante. Dans la colonne <Description> , saisissez un descriptif pour ce champ : Civilit : Monsieur, Madame, Mademoiselle.
Appuyez sur ou dans le volet Proprits du champ, sous longlet Gnral , cliquez sur la proprit <Taille du champ> dans la partie infrieure de la fentre. Saisissez 12. 209

Cliquez dans la ligne vide suivante, dans la liste des champs dj dfinis, pour dfinir un nouveau champ. De manire similaire, saisissez les autres champs dcrits dans le tableau de la page prcdente. Si vous le dsirez, vous pouvez ventuellement modifier la description. Pour huit des dix derniers champs, noubliez pas que le type de donnes nest pas Texte.
Vous noterez que le code postal est de type Texte et non de type Numrique : - cela pose moins de problmes pour les codes postaux commenant par zro (Moulins : 03000) ; - cela facilite le calcul du dpartement (prendre les deux caractres les plus gauche) ; - on fait rarement la moyenne des codes postaux. De faon gnrale, si un code est un code signification , tel que le numro de scurit sociale (le premier chiffre indique le sexe, les deux suivants lanne de naissance), il est fortement conseill de le mettre en type texte . Dfinissez la cl primaire Vous allez dfinir la cl primaire de cette table. La cl primaire permet didentifier chaque enregistrement de manire unique. Vous verrez lutilit de la cl primaire ultrieurement. Slectionnez le premier champ, CLI_ID. Il suffit de cliquer nimporte o dans la ligne.
Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire.
Une petite cl apparat gauche du champ CLI_ID. Il faut ensuite enregistrer la table : Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer ou appuyez sur +S. Access vous demande un nom pour la table. Saisissez T_CLIENTS. Cliquez sur [OK]. En fin de procdure, vous devez obtenir :
210
Appuyez sur table .
, ou cliquez sur la case de fermeture de la
Access a ajout la table T_CLIENTS dans le volet de navigation . Crez un champ calcul Les champs calculs constituent une nouveaut dAccess 2010.
Vous allez crer un champ calcul permettant de dterminer le code du dpartement. Il suffit pour cela de prendre les deux premiers caractres gauche du code postal, grce la fonction Gauche.
Ouvrez la table T_CLIENTS en Mode cration. Pour cela, cliquez droit sur table T_CLIENTS dans le volet de navigation, puis slectionnez Mode cration .
Access ouvre la table en Mode cration. Slectionnez le champ CLI_TELEPHONE, puis sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Insrer des lignes.

Dans la colonne <Nom du champ>, saisissez CLI_DEP.
Dans la colonne <Type de donne>, slectionnez Calcul.
Access affiche la fentre du gnrateur dexpression.
Dans le volet de gauche, double-cliquez sur Fonctions puis sur Fonctions intgres . Dans le volet central, cliquez sur Texte . Dans le volet de droite, double-cliquez sur Gauche .
La fonction apparat alors dans le volet suprieur . Cliquez sur length, puis saisissez 2. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 211
Cliquez sur string.
Dans le volet de gauche, cliquez sur T_CLIENTS . Dans le volet central, cliquez sur CLI_CP . Dans le volet de droite, double-cliquez sur <Valeur> . Dans le volet suprieur, string est remplac par [CLI_CP] Expr . Cliquez sur Expr, et supprimez-le. Validez en cliquant sur [OK].
Au final, lexpression est la suivante.
Vous pourrez vrifier que le gnrateur dexpression souvre galement si vous cliquez sur le bouton situ lextrmit droite de la proprit <Expression> du champ. Vous pouvez galement saisir directement la formule dans la proprit <Expression>. Dans ce cas, la saisie est assiste par Access qui vous propose certaines options.
Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Oui].

Access affiche la table en Mode Feuille de donnes. Exprimentez la formule que vous venez de saisir : vous ne pouvez rien saisir dans CLI_DEP, mais ds que vous avez entr un code postal, le code du dpartement est calcul. Fermez la table.
212

3CREZ LA TABLE T_ABONNEMENTS
Cette table contiendra la liste des types dabonnement (Argent, Or, Platine ou Aucun). Cette table sera utilise dans la table T_CLIENTS. Il sagit dune table dite de rfrence Elle ne contiendra quun seul champ : Nom ABO_TEXTE
Type Texte
Taille 10 car.
Description Type de labonnement
Sous longlet Crer>groupe Tables, cliquez sur le bouton Cration de table.
La fentre de cration de table apparat. Crez le champ dcrit ci-dessus, sans oublier de prciser la taille.

Restez sur la premire ligne et sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Cl primaire. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Enregistrer ou appuyez sur +S.
Vous devez obtenir :
Access vous demande un nom pour la table. Saisissez T_ABONNEMENTS, puis validez en cliquant sur [OK].
La table T_ABONNEMENTS apparat maintenant dans le volet de navigation .
Si laffichage du volet de correspond pas lillustration ci-dessus, cliquez sur la puce flche en haut droite du volet de navigation , puis cochez Type dobjet , recommencez et cochez Tables ou Tous les objets Access .
4SAISISSEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_ABONNEMENTS

Vous allez maintenant saisir les diffrents types dabonnement possible. La table T_ABONNEMENTS est toujours ouverte en Mode Cration. Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage. Access affiche la table en Mode Feuille de donnes. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 213
Saisissez les quatre types dabonnement : Or, Platine, Argent, (Aucun) raison dune valeur par ligne. Fermez la table T_ABONNEMENTS en cliquant sur la case . Ouvrez la table T_ABONNEMENTS en double-cliquant dessus dans le volet de navigation.
Les valeurs sont classes par ordre alphabtique croissant dABO_TEXTE. Cest parce que vous avez dfini ABO_TEXTE comme cl primaire. Notez que (Aucun) est class avant Argent grce aux parenthses. Fermez la table T_ABONNEMENTS.
5CREZ LA TABLE T_CIVILITES

Cette table contiendra la liste des civilits (Monsieur, Madame, Mademoiselle). Elle sera utilise dans la table T_CLIENTS. Elle ne contiendra quun seul champ : Nom CIV_TEXTE

Type Texte
Taille 12 car.
Fonction Texte de la civilit
Crez la table T_CIVILITES en procdant comme pour la table T_ABONNEMENTS, avec le champ CIV_TEXTE. Mais, ne dfinissez pas de cl primaire. Enregistrez la table.
Access vous signale quaucune cl primaire na t dfinie, et vous demande sil faut en crer une. Dans le cadre de cet exercice, vous nen crez pas pour cette table.
Access vous demande un nom pour la table. Saisissez : T_CIVILITES, puis cliquez sur [OK].
Cliquez sur [Non].
6SAISISEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_CIVILITES

Vous allez maintenant saisir les diffrentes civilits. La table T_CIVILITES est toujours ouverte en Mode Cration. Dans longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Access affiche la table en Mode Feuille de donnes.
214

Saisissez les civilits : Monsieur, Madame, Mademoiselle. Fermez la table, puis rouvrez-la.
Notez que, comme vous navez pas utilis de cl primaire, lordre daffichage est lordre de saisie. Fermez la table.
7CREZ LA TABLE T_MAGASINS

Cette table contiendra la liste des magasins dans lesquels le client vient habituellement. Cette information est juste indicative, il ny a pas de restriction pour le client : si un client va dans un magasin qui nest pas son magasin habituel, il ne sera pas pnalis. Cette table sera utilise dans la table T_CLIENTS. Elle contiendra trois seuls champs : Nom MAG_ID MAG_VILLE MAG_DEP

Type Texte Texte
Taille 50 car. 2
Fonction ID du magasin Ville du magasin Numro du dpartement du magasin
Numrique Entier long
Procdez comme pour la table T_ABONNEMENTS, avec les champs indiqus ci-dessus. Dfinissez MAG_ID comme cl primaire. Enregistrez la table sous le nom T_MAGASINS.
8SAISISSEZ LES VALEURS DE LA TABLE T_MAGASINS

Vous allez maintenant saisir les noms des diffrents magasins. La table T_MAGASINS est toujours ouverte en Mode Cration. Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage. Laffichage passe en Mode Feuille de donnes. Saisissez les valeurs pour les magasins comme dans la figure ci-contre.
Fermez la table. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ou + .
Fermez Access
Les tables tant cres, vous allez maintenant les amliorer en modifiant les caractristiques (Access parle de proprits) des champs, pour pouvoir les utiliser plus facilement.
215
CAS 5 : DFINIR LES PROPRITS
217

Fonctions utilises Lgende Masque de saisie Valeur par dfaut Format Saisie obligatoire Valide si et Message si erreur Liste de choix 60 mn
Vous allez modifier les proprits de la table T_CLIENTS. Copiez le fichier Client_05.accdb, qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010, sous un autre nom XClient_05.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle obtenue en fin du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes. Pour passer du Mode Cration au Mode Feuille de donnes : Sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur le bouton Affichage . Pour passer du Mode Feuille de donnes au Mode Cration : Sous longlet Accueil>groupe Affichages cliquez sur le bouton Affichage . Il se peut que, par moments, lindicateur de propagation de mise jour apparaisse Vous pouvez lignorer, ou louvrir et cliquer sur Mise jour de la proprit .
1PROPRITS DES CHAMPS DE LA TABLE T_CLIENTS

Ouvrez la table en Mode cration
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur le nom de la table T_CLIENTS puis sur Mode cration .
Dfinissez une lgende
Les en-ttes des colonnes en Mode Feuille de donnes sont par dfaut les noms de champ. Cela nest pas forcment clair ou simple pour lutilisateur. Vous allez modifier et rendre plus explicites les libells affichs en en-tte de colonne grce la proprit <Lgende>.
Slectionnez la ligne du champ <CLI_ID> .
Notez laide succincte sur la proprit dans le cadre de droite . 218
Access affiche la liste des proprits de ce champ dans la partie infrieure de la fentre. Cliquez sur la proprit <Lgende> . Saisissez Identifiant.
De faon similaire, spcifiez les lgendes suivantes pour les autres champs. Nous avons mis des caractres accentus, car la lgende du champ nest pas le nom du champ. Nom du champ CLI_ID CLI_CIVILITE CLI_NOM CLI_PRENOM CLI_ADRESSE CLI_CP CLI_VILLE CLI_DEP CLI_TELEPHONE CLI_PUBLIPOSTAGE CLI_NB_DVD CLI_DATE_CREATION CLI_DERNIER_PASSAGE CLI_CHIFFRE_AFFAIRES CLI_MAGASINS CLI_ABONNEMENT CLI_DATE_ABONNEMENT CLI_COURRIERS CLI_REMARQUES Lgende Identifiant Civilit Nom Prnom Adresse CP Ville Dep Tlphone Publipostage Nb de DVD lous Date de cration Date dernier passage Chiffre daffaires Magasins frquents Type dabonnement Date dabonnement Courriers envoys Remarques
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes
Revenez en Mode Cration.
Utilisez un masque de saisie On peut utiliser la proprit <Masque de saisie> pour contrler lentre des donnes. Par exemple, vous allez crer un masque de saisie pour le champ <CLI_TELEPHONE>. Cliquez dans la ligne de <CLI_TELEPHONE>. Access affiche les proprits du champ dans la partie infrieure de la fentre. Cliquez dans la proprit <Masque de saisie> . Puis cliquez sur le bouton lextrmit droite pour lancer lassistant masque de saisie. Si Access demande denregistrer les modifications, cliquez sur [Oui]. Slectionnez Numro de tlphone .
Vous pouvez tester la saisie en tapant une valeur (contenant des lettres, par exemple) dans la zone <Essayer> . Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
219
Access vous propose de modifier le masque de saisie. Cliquez sur [Suivant]. Access demande si vous voulez ou non que les donnes soient enregistres avec les symboles qui se trouvent dans le masque. Activez loption < Avec les symboles dans le masque>.
Cliquez sur [Suivant], puis sur [Terminer].
Access insre automatiquement la dfinition du masque dans la zone de la proprit : Les symboles 0 indiquent quon ne peut saisir quun chiffre, et que cette saisie est obligatoire.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en saisissant diffrents numros de tlphone, dans la colonne <Tlphone> dont certains avec des lettres, puis revenez en Mode cration.
Dfinissez une valeur par dfaut La plupart de vos clients tant parisiens, vous allez introduire la valeur Paris comme valeur par dfaut pour le champ <CLI_VILLE>.

Dans la partie suprieure de la fentre, cliquez dans la ligne du champ <CLI_VILLE>. Dans la partie infrieure de la fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Valeur par dfaut>.
Saisissez Paris , puis validez par . Access ajoute automatiquement des guillemets autour du texte saisi (pour un champ texte). Enregistrez les modifications, puis vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes, le champ <Ville> de la ligne dajout (Nouv.) est prdfini avec la valeur Paris. Revenez en Mode Cration.
Dfinissez une valeur par dfaut calcul par une formule La date de premier achat correspond bien souvent avec la date de cration de la fiche. Vous pourriez saisir manuellement la date du jour chaque ajout dun client. Mais il est beaucoup plus simple dutiliser la fonction Date() comme la valeur par dfaut, qui retourne automatiquement la date du jour.
220
Cliquez dans la ligne <CLI_DATE_CREATION>, puis dans la partie infrieure de la fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Valeur par dfaut>. Saisissez date(), sans oublier les parenthses. Access met la premire lettre en majuscule, pour signifier quil a reconnu cette fonction. Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes, le champ <Date de cration> de la ligne dajout (Nouv.) est prdfini avec la date du jour actuelle. Revenez en Mode Cration.
Dfinissez un format daffichage pour un texte Vous allez indiquer que les villes doivent tre affiches en majuscules. Cliquez dans la ligne du champ <CLI_VILLE> et dans la partie infrieure de la fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Format>.
Tapez > , signifiant que tous les caractres seront affichs en majuscules.
Vous allez visualiser leffet des proprits que vous avez dfinies. Enregistrez les modifications.

Passez en affichage Mode Feuille de donnes. Remarquez que la ville PARIS saffiche en majuscules , alors que vous avez saisi Paris par dfaut. Cliquez dans la cellule qui contient la valeur de la ville, le texte devient Paris , tel que vous lavez saisi. Cliquez dans une autre cellule : Paris redevient PARIS . Revenez en affichage Mode cration.
Dfinissez un format daffichage pour une date Vous allez indiquer que les dates doivent tre au format jj/mm/aaaa. Cliquez dans la ligne du champ <CLI_DATE_CREATION> et dans la partie infrieure de la fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Format>.
Cliquez sur la flche lextrmit droite de la zone de la proprit <Format> , slectionnez le format Date, abrg.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes, la valeur <Date de cration> est le format choisi dans la ligne dajout. Revenez en Mode Cration.
Dfinissez un nombre de dcimales et un format pour le montant Indiquez que les montants doivent comporter deux dcimales et doivent tre exprims en euros. Cliquez dans la ligne du champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> et dans la partie infrieure de la fentre, cliquez dans la zone de la proprit <Format>.

Cliquez sur la flche lextrmit droite de la zone de la proprit <Format> , slectionnez Euro. Cliquez dans la zone de la proprit <Dcimales>, puis cliquez sur la flche lextrmit droite de la zone, puis slectionnez 2 . Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes. Revenez en Mode Cration.
221

Demandez ce quune donne soit obligatoirement saisie dans un champ Vous allez rendre obligatoire la saisie du nom du client lors de lenregistrement de sa fiche. Cliquez dans la ligne du champ <CLI_NOM> (dans la colonne <Nom du champ>), et cliquez dans la zone de la proprit <Null interdit> .
Cliquez sur la flche apparue droite de la zone et slectionnez Oui dans la liste qui saffiche. Ou double-cliquez sur le mot Non. Ou, la place du Non, saisissez Oui.
De la mme manire, mettez la proprit <Chane vide autorise> Non. Cette proprit interdit lutilisateur de tromper Access en saisissant une chane vide, c'est--dire constitue uniquement despaces.
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en essayant dajouter un enregistrement sans valeur dans le champ <Nom>. Revenez en Mode Cration.
2AUTRES PROPRITS DES CHAMPS

Dfinissez la proprit Valide si Cette proprit fait en sorte que le contenu saisi dans un champ respecte une condition. laide de la proprit <Message si erreur>, vous pouvez personnaliser le message affich par Access lorsque la donne saisie ne satisfait pas la condition dfinie dans la proprit <Valide si>. Vous allez vous assurer que lutilisateur ne peut pas saisir de valeur ngative dans le champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>, ni entrer une date postrieure la date du jour dans <CLI_DATE_CREATION>. Cliquez dans la ligne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>, puis, dans la proprit <Valide si>, saisissez >=0.

Cliquez dans la ligne <CLI_DATE_CREATION> puis cliquez dans la proprit <Valide si> et saisissez <=date().
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en essayant de saisir une date postrieure la date du jour.
Access affiche un message derreur :
Cliquez sur [OK], annulez la saisie en appuyant sur
, puis revenez en Mode Cration.
Dfinissez la proprit Message si erreur Vous avez pu constater que si lutilisateur saisit une valeur qui ne satisfait pas la condition de la proprit <Valide si> le message derreur dAccess est rarement clair. Vous pouvez rendre ce message plus explicite en utilisant la proprit <Message si erreur>.

Cliquez dans la ligne du champ <CLI_DATE_CREATION> puis, dans la proprit <Message si erreur> et saisissez Pas de date dans le futur.
Cliquez dans la ligne du champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> puis, dans la proprit <Message si erreur>, saisissez Pas de montant ngatif.
222
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en essayant de saisir une date postrieure la date du jour.
Crez une liste de choix pour la civilit Le champ <CLI_CIVILITE> indique la civilit de la personne : Monsieur, Madame, Mademoiselle. Vous allez associer ce champ une liste droulante qui permettra de slectionner un lment parmi les trois valeurs possibles. Revenez en Mode Cration. Cliquez dans la ligne du champ <CLI_CIVILITE> puis, dans le volet des proprits du champ, cliquez sur longlet Liste de choix .
Cliquez dans la proprit <Contrle de laffichage> puis sur la flche apparue droite de cette proprit, et slectionnez Zone de liste droulante .
Access fait apparatre des proprits supplmentaires. Vrifiez que la valeur de la proprit <Origine source> est bien Table/requte .
Cliquez dans la proprit <Contenu>, puis sur la flche apparue droite de la proprit et slectionnez T_CIVILITES . Vrifiez que la proprit <Limiter liste> a bien la valeur Non. <Limiter liste> Non permet lutilisateur de saisir ponctuellement une autre valeur, telle que Matre (pour un avocat).
Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en slectionnant une civilit dans la liste. Essayez de saisir une civilit qui nest pas dans la liste. Revenez en Mode Cration. De manire similaire la prcdente, modifiez les proprits de la liste de choix de <CLI_ABONNEMENT>, mais en mettant la proprit <Limiter liste> Oui.
Crez une liste de choix pour le type dabonnement
Maintenant, si vous voulez ajouter dautres types dabonnements, il faudra les ajouter dans la table T_ABONNEMENTS. Lutilisateur ne pourra pas saisir une autre valeur que celles qui se trouvent dans T_ABONNEMENTS. Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en slectionnant un abonnement dans la liste. Essayez de saisir un abonnement qui nest pas dans la liste. Crez une liste multichoix pour les magasins Vous allez maintenant utiliser T_MAGASINS pour dfinir une liste de choix pour le champ <CLI_MAGASINS>. Revenez en Mode Cration. Dune manire similaire la prcdente, modifiez les proprits de la liste de choix de < CLI_MAGASINS>. Proprit <Contenu> = T_MAGASINS. Proprit <Autoriser plusieurs valeurs> = Oui. Proprit <Nbre colonnes> = 3 .
223

Access vous alerte que cette modification nest pas rversible.
Cliquez sur [Oui]. Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en slectionnant (cochant) un ou deux magasins dans la liste.
Utilisez les proprits de la table Vous voulez galement vrifier que la date dabonnement nest pas antrieure la date de cration. Il faut donc comparer entre eux le champ <CLI_DATE_CREATION> et le champ <CLI_DATE_ABONNEMENT>. Ceci ne peut se faire quau niveau des proprits de la table. Revenez en Mode Cration. Puis, sous longlet Cration>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Feuille de proprits, pour afficher la feuille des proprits.

Dans <Valide si>, saisissez [CLI_DATE_CREATION]<=[CLI_DATE_ABONNEMENT] . Les crochets sont ncessaires pour indiquer quil sagit de champs, et non de textes. Dans <Message si erreur>, saisissez : Labonnement se fait APRES la cration de la fiche .
Fermez la Feuille de proprits de la table (cliquez sur la case x de fermeture). Enregistrez les modifications, vrifiez le rsultat en Mode Feuille de donnes en saisissant une date de cration et une date dabonnement non compatibles. Notez quil faut valider lenregistrement (c'est--dire changer de ligne) pour que le message derreur apparaisse. Pour terminer ce cas, nhsitez pas exprimenter dautres modifications des proprits. Vous pouvez toujours vrifier leffet dune modification en passant du Mode Cration au Mode Feuille de donnes et inversement. Fermez la table puis fermez la base de donnes. Quittez Access.
Pour terminer
224
EXPLOITER UNE BASE DE DONNES
225
CAS 6 : CRER DES REQUTES SLECTION
227

Fonctions utilises Crer une requte Enregistrer une requte Excuter une requte Requte paramtre Requte avec champ calcul Requte avec regroupement 40 mn
Avant de vous mettre au travail sur la cration et l'utilisation de requtes, vous allez rviser brivement le principe et la terminologie des requtes. Le but de ce cas pratique sera de vous rendre capable de crer rapidement des requtes, notamment des requtes jetables pour rpondre une question ponctuelle sur les donnes. But des requtes La requte Slection est une puissante fonction quAccess met votre disposition pour interroger une base de donnes. Le principe est identique celui dun filtre sur une table, mais une requte peut tre enregistre et r-excute volont. On peut ainsi utiliser plusieurs requtes diffrentes sur la mme table. De plus, une requte peut utiliser plusieurs tables. On peut ainsi rechercher les clients parisiens qui ont plus de trois films policiers en cours de locations. Le rsultat dune requte est une feuille de donnes qui naffiche que les enregistrements qui correspondent aux critres spcifis. La feuille de donnes est une vision particulire (ventuellement trie et filtre) dune table ; il ne sagit pas dune copie de la table. Si on modifie une donne dans la feuille de donnes dune requte, cette modification est apporte en fait la donne qui se trouve dans la table. Dans ces tudes de cas, vous nutiliserez pas lassistant requte simple, car il est plus souple et souvent plus rapide utiliser directement le Mode Cration. Des requtes jetables Par ailleurs, dans lutilisation quotidienne dune base Access, la majorit des requtes que vous allez crer rpondront une question ponctuelle. Ce nest pas une bonne ide de toutes les enregistrer, car vous allez rapidement avoir une liste de plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de requtes (lauteur a eu intervenir sur une base qui contenait prs de 500 requtes. Inutile de prciser que personne y compris celui qui avait cr toutes ces requtes ny reconnaissait plus rien). Dans ce cas-l, il vous sera beaucoup plus simple et rapide de recrer compltement la requte plutt que davoir la rechercher dans une telle liste. Seules les requtes utilises trs rgulirement ou servant de base un formulaire ou un tat (voir chapitres suivants) devraient tre enregistres. Dans les tudes de cas, vous nenregistrerez que rarement les requtes, pour prendre lhabitude de crer des requtes jetables. Cela pourra vous paratre surprenant, voire frustrant de jeter ainsi votre travail, mais dans le cas des requtes, cela se justifie pleinement. Copiez le fichier Client_06.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010 et collez-le en modifiant son nom XClient_06.accdb. Cette base de donnes contient plus de 800 clients fictifs, ce sera votre base de donnes de travail pour ce cas. Ouvrez cette base de donnes XClient_06.accdb. Notez que cette base de donnes ne contient pas de champ CLI_COURRIERS, car les champs de type Pice jointe ont tendance alourdir considrablement les bases de donnes, et leur utilisation intensive est fortement dconseille.
228

1CREZ UNE PREMIRE REQUTE EN MODE CRATION
Vous allez crer une requte qui va afficher le nom, le prnom, la ville et le numro de tlphone des clients parisiens. Dans le ruban, sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte . Access vous demande quelle(s) table(s) ou requte(s) vous voulez utiliser :
Vrifiez que longlet Tables est slectionn. Slectionnez T_CLIENTS puis cliquez sur [Ajouter] .
Access affiche la table T_CLIENTS dans la requte. Cliquez sur [Fermer] . Access affiche la requte en Mode Cration.
La requte en Mode Cration se dcompose en deux zones : la zone des tables et la grille de la requte. Modifiez la hauteur de la zone des tables, en faisant glisser sa limite suprieure .
Agrandissez la fentre de la table T_CLIENTS en faisant glisser sa limite infrieure pour voir plus de champs et faire apparatre le champ <CLI_TEL>. 229

Ajoutez des champs la requte Vous allez ajouter des champs de trois manires diffrentes. Par la suite, vous pourrez utiliser celle avec laquelle vous tes le plus laise.
1re mthode : double-cliquez sur le champ <CLI_NOM> . Il vient se positionner dans la premire colonne de la grille. 2e mthode : cliquez sur le champ <CLI_PRENOM> et glissez-le dans deuxime colonne de la grille .
3e mthode : cliquez dans la cellule vide sur la ligne <Champ> de la troisime colonne, une flche de liste droulante apparat. Ouvrez la liste droulante, et slectionnez CLI_VILLE. En utilisant une des trois mthodes ci-dessus, ajoutez le champ <CLI_TEL>. ventuellement, utilisez la barre de dfilement verticale de la fentre de table T_CLIENTS, dans la zone des tables, pour faire apparatre ce champ.
Ajoutez un critre Vous allez prciser que vous ne voulez voir que les clients habitant Paris.
Sur la ligne <Critres>, cliquez dans la cellule de la colonne <CLI_VILLE> . Saisissez paris. Notez que dans les requtes, Access ne fait pas de diffrence entre majuscules et minuscules. Appuyez sur pour valider la saisie.
Access vous informe quil a compris que paris tait du texte en lencadrant avec des guillemets : "paris" ainsi quil apparat dans la ligne <Critres>. 230 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Visualisez le rsultat dune requte
Dans le ruban, sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage .
Access affiche le rsultat de la requte sous la forme dune feuille de donnes, cest le Mode Feuille de donnes de la requte. Notez que mme si vous avez tap paris en minuscules, il trouve les PARIS. Double-cliquez sur la limite droite de len-tte <Tel> pour ajuster la largeur de la colonne.
Dans le ruban, sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage . La requte bascule en Mode Cration pour le cas o vous voudriez faire des modifications de requte. Dans la barre daccs rapide, cliquez sur loutil Enregistrer .
Enregistrez la requte
Access vous demande un nom.
Tapez R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS . Cliquez sur le bouton [OK] . Fermez la requte en cliquant sur la case de fermeture.
Dans le volet de navigation, droulez la liste en cliquant sur la puce flche et slectionnez le type dobjet Requtes .
Access affiche la liste des requtes dans laquelle figure maintenant la requte que vous avez enregistre.
R-excutez la requte
Double-cliquez sur la requte : R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS. Ou cliquez sur la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS puis tapez sur Appuyez sur + ou cliquez sur la case de fermeture de la requte.
Access affiche le rsultat de la requte.
231

2MODIFIEZ LA REQUTE
Laffichage de la ville nest pas utile : il sagit toujours de Paris. Vous allez donc la masquer. Vous allez galement trier les clients par nom de client. Slectionnez le nom de la requte : R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS.

Cliquez-droit sur la requte puis sur Mode Cration. Dans la ligne <Afficher>, dcochez la case de la colonne <CLI_VILLE> . Dans la ligne <Tri>, cliquez dans la cellule de la colonne <CLI_NOM> . Cliquez sur la flche pour ouvrir la liste droulante et slectionnez Croissant. Sous longlet Crer> groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage. Access affiche le rsultat de la requte. Fermez la requte. Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications de la requte. Cliquez sur le bouton [Oui].
3CREZ DES REQUTES SIMPLES

Vous allez crer plusieurs requtes qui vont rpondre des questions diverses. Crez une requte avec un critre OU et un critre date Vous allez crer une requte qui va afficher les noms, les villes, les types dabonnement et les dates de cration des clients qui ont un abonnement Platine ou Or, dont la fiche a t cre en fvrier 2007, et classs par ordre de date. Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte.

Slectionnez la table T_CLIENTS, cliquez sur [Ajouter]. Cliquez sur [Fermer]. laide dune des trois mthodes utilises prcdemment, positionnez les champs <CLI_NOM>, <CLI_PRENOM>, <CLI_DATE_CREATION> et <CLI_ABONNEMENT> dans la grille de la requte. Dans la ligne <Critres> de la colonne <CLI_DATE_CREATION>, saisissez entre 1/2/7 et 28/2/7. Validez en tapant sur .
Access encadre ce quil a reconnu comme tant des dates avec des symboles #. largissez un peu la taille de la colonne <CLI_DATE_CREATION> en doublecliquant sur le trait de sparation verticale entre les colonnes <CLI_DATE_CREATION> et <CLI_ABONNEMENT> .

Sur la ligne <Critres>, saisissez platine dans la colonne <CLI_ABONNEMENT>. Sur la ligne <Ou>, saisissez or dans la colonne <CLI_ABONNEMENT>. Cliquez dans la ligne <Tri> pour la colonne <CLI_DATE_CREATION>, et choisissez Croissant dans la liste droulante.
232
Sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage pour basculer en mode Feuille de donnes et voir le rsultat.
Access affiche le rsultat. Votre requte, dfinie comme sur la figure cidessus, est-elle correcte ? En fait, non : les critres sur la premire ligne de critres sont combins par ET entre eux. Ensuite, le critre de la deuxime ligne est combin par OU avec les critres de la premire ligne. Autrement dit, il suffit que le critre de la deuxime ligne soit vrai (i.e. quun client ait un abonnement Or) pour que le client soit retenu par la requte, mme sil ne respecte pas les critres de la premire ligne (vous voyez que certains clients ne sont pas arrivs en fvrier 2007). Pour remdier cela, il faut rpter le critre sur la date dans la 2e ligne des critres :

Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage pour basculer en Mode Cration de la requte. Dans la ligne <Ou> sous <Critres>, cliquez dans la cellule de la colonne <CLI_DATE_CREATION> et saisissez entre 1/2/7 et 28/2/7, ou copiez-collez le contenu de la cellule du dessus.
Affichez le rsultat ; cette fois-ci, le rsultat correspond ce que nous voulons.
Appuyez sur
ou cliquez sur la case
de fermeture de la requte.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Non]. Crez une requte avec un caractre gnrique Vous allez crer une requte qui va afficher les noms, prnoms et villes des clients qui reoivent la lettre dinformation et dont linitiale est M. Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte.

Ajoutez la table T_CLIENTS la requte. laide dune des trois mthodes utilises prcdemment, positionnez les champs <CLI_NOM>, <CLI_PRENOM>, <CLI_VILLE> et <CLI_PUBLIPOSTAGE> dans la grille de la requte. Dans la ligne <Critres>, saisissez Oui dans la colonne <CLI_PUBLIPOSTAGE>. Dans la ligne <Critres>, saisissez m* dans la colonne <CLI_NOM>.
Ds que vous changez de cellule, Access convertit le critre en Comme "m*".
Sous longlet Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Affichage pour voir le rsultat.
233
Appuyez sur
ou cliquez sur la case
de fermeture de la requte.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Non].
4CREZ UNE REQUTE AVEC PARAMTRES

Vous allez revenir sur la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS et la modifier pour avoir le rsultat pour nimporte quelle ville saisie par lutilisateur.

cliquez droit sur la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS puis sur Mode Cration. Dans la ligne <Afficher>, cochez la case de la colonne <CLI_VILLE>. Positionnez-vous dans la cellule qui contient "paris". Remplacez "paris" par [Entrez la ville].
Fermez la requte.
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Oui].
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requte
R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS.
Access vous demande le nom de la ville. Saisissez puteaux. Il nest pas ncessaire de mettre une majuscule.
Cliquez sur [OK].
Access affiche la liste des clients habitant Puteaux. Fermez la requte. Le nom de la requte peut toutefois induire en erreur. Vous allez le corriger. Dans le volet de navigation, slectionnez la requte R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_PARISIENS.

Appuyez sur validez par
, puis modifiez le nom en R_NOM_ET_TEL_DES_CLIENTS_POUR_UNE_VILLE et . Fermez la requte.
Excutez la requte pour plusieurs noms de ville : BOULOGNE, CRETEIL en fermant la requte entre chaque ville. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
234

5CREZ UNE REQUTE AVEC UNE COLONNE CALCULE
Calculez le chiffre daffaires HT Pour cette requte, vous allez crer une colonne supplmentaire qui calculera le montant horstaxes du chiffre daffaires. La TVA tant 19,6%, il suffit de diviser par 1,196 pour passer du montant TTC au montant HT.

Crez une nouvelle requte en Mode Cration. Ajoutez la table T_CLIENTS la requte. Positionnez les champs <CLI_NOM>, <CLI_VILLE>, <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la grille de la requte. Cliquez dans la quatrime colonne de la grille de la requte, droite de <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>, sur la ligne <Champ> .
La colonne risque dtre un peu troite. Vous pourriez largir la colonne, mais dans ce cas la colonne serait galement largie dans la requte en Mode Feuille de donnes. Appuyez sur + pour zoomer.
Dans la fentre de zoom, tapez CA_HT: [CLI_CHIFFRE_AFFAIRES]/1,196.
La colonne calcule de la requte est nomm ici CA_HT, vous auriez pu la nommer Chiffre d'affaires hors-taxe. Cest selon l'usage de la requte. Si elle est destine tre rutilise dans une autre requte, dans un formulaire ou dans un tat, il vaut mieux la nommer comme un champ, CA_HT. Si la requte destine l'utilisateur, il vaut mieux la nommer de faon plus comprhensible Chiffre d'affaires hors-taxe.
Cliquez sur [OK]. Visualisez le rsultat en Mode Feuille de donnes. largissez la dernire colonne pour voir le rsultat de la colonne calcule.
Note : si au moment de visualiser le rsultat, Access vous propose une fentre vous demandant un paramtre alors quil ne sagit pas dune requte paramtre, cest que vous avez fait une erreur en tapant le nom dun champ dans la fonction. Dans lexemple ci-contre, un seul F a t mis AFAIRES. Faites galement trs attention aux espaces en dbut et en fin de nom, qui se reprent difficilement. Modifiez le format dune colonne dune requte Vous avez remarqu que les donnes de la colonne <CA_HT> ont des valeurs avec un grand nombre de dcimales, mais sont assez peu prsentables. Vous allez y remdier. Revenez en Mode Cration, puis slectionnez la colonne <CA_HT>.
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Feuille de proprits. 235

La Feuille de proprits apparat, en principe droite de lcran. Modifiez sa largeur en faisant glisser sa bordure de gauche .
Vous pouvez galement modifier la largeur des colonnes en cliquant-glissant sur la sparation de colonne . Cliquez sur la proprit <Format> sous longlet Gnral . Une flche de liste droulante apparat droite de la cellule. Cliquez sur cette flche droulante pour ouvrir la liste et slectionnez Euro. Fermez la Feuille de Proprits en cliquant sur sa case de fermeture Visualisez le rsultat en Mode Feuille de donnes. Fermez la requte sans enregistrer les modifications. .
Calculez linitiale du prnom plus le nom. Linitiale du prnom correspond au premier caractre gauche du prnom. La runion de deux textes est une opration qui sappelle la concatnation, et qui se ralise avec loprateur &. "bonjour " & "Access" donnera "bonjour Access". Crez une nouvelle requte en Mode Cration.

Ajoutez la table T_CLIENTS la requte. Ajoutez les champs <CLI_NOM>, <CLI_PRENOM> dans la grille de la requte. Positionnez-vous dans la troisime colonne de la grille de la requte.
Tapez DEP: gauche([CLI_PRENOM] ; 1) & ". " & [CLI_NOM]. Validez en tapant sur .
Access met linitiale de la fonction en majuscule (Gauche...), ce qui signifie quil la reconnue. Visualisez le rsultat en Mode Feuille de donnes.
Fermez la requte sans enregistrer les modifications.
Champ calcul dans une table ou dans une requte ? Vous pouvez calculer un champ dans une table ou dans une requte. Pourquoi choisir lun ou lautre ? Choisissez le calcul dans la table quand le calcul est simple (toutes les fonctions ne sont pas disponibles) et quil est de porte gnrale (on peut sattendre avoir besoin du code du dpartement tout moment pour faire des statistiques). Choisissez la requte dans les autres cas. 236 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

6CREZ UNE REQUTE AVEC REGROUPEMENT
Les requtes avec regroupement permettent deffectuer des calculs de synthse sur des sousensembles denregistrements regroups ; somme, moyenne Limmense majorit des requtes de regroupement utilisent un ou deux champs : un champ de calcul, ou bien un champ de regroupement et un champ de calcul. Calculez le chiffre daffaires moyen Vous allez calculer le CA moyen pour lensemble de la table T_CLIENTS. Crez une nouvelle requte en Mode Cration et ajoutez-y la table T_CLIENTS.

Ajoutez le champ <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la grille de la requte. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux.
Access affiche une ligne supplmentaire <Opration>. Dans la ligne <Opration>, cliquez sur la cellule contenant Regroupement dans la colonne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.

Ouvrez la liste droulante en cliquant sur la flche apparue droite du champ, et slectionnez Moyenne. Visualisez le rsultat.
Access affiche une seule ligne : la moyenne des chiffres daffaires. Fermez la requte sans enregistrer les modifications. Calculez la somme des chiffres daffaires par ville Vous allez calculer la somme des CA pour chacune des villes. Crez une nouvelle requte en Mode Cration.

Ajoutez la table T_CLIENTS la requte. Positionnez les champs <CLI_VILLE> et <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> dans la grille de requte. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux. Dans la ligne <Opration>, cliquez sur la cellule contenant Regroupement dans la colonne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.
Ouvrez la liste droulante en cliquant sur la flche droite du champ et slectionnez Somme. Visualisez le rsultat en Mode Feuille de donnes. Fermez la requte sans enregistrer les modifications.
Calculez le nombre de clients par type dabonnement Vous allez crer une requte qui va calculer le nombre de clients par type dabonnement, et lafficher par ordre dcroissant. Crez une nouvelle requte en Mode Cration et ajoutez-y la table T_CLIENTS.

Positionnez les champs <CLI_ABONNEMENT> et <CLI_ID> dans la grille de la requte. Sous Outils de requte/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux. Dans la ligne <Opration>, remplacez Regroupement par Compte dans la colonne <CLI_ID>. Dans la ligne <Tri>, mettez un tri dcroissant dans la colonne <CLI_ID>. Visualisez le rsultat. Fermez la requte sans enregistrer les modifications.
237

Calculez le nombre moyen de DVD lous par les clients crs en 2009 Cette requte est un peu plus dlicate, car vous avez affaire un intervalle. Le premier rflexe serait de mettre un regroupement sur les dates de cration et une somme sur le nombre de DVD lous. Crez une nouvelle requte en Mode Cration et ajoutez-y la table T_CLIENTS.

Ajoutez les champs <CLI_DATE_CREATION> et <CLI_NB_DVD> dans la grille de la requte. Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux. Sur la ligne <Opration>, slectionnez Moyenne dans la colonne <CLI_NB_DVD>. Sur la ligne <Critres>, dans la colonne <CLI_DATE_CREATION>, saisissez entre 1/1/2009 et 31/12/2009. Visualisez le rsultat.
Quelque chose ne va pas : on a pour chaque date de cration de lanne 2009 la moyenne du nombre de DVD, et non pas un le nombre moyen sur l'anne 2009 (pour lequel le dtail des jours ne nous intresse pas). On a fait une regroupement par jour pour chacun des jours de lanne 2009. Si nous voulons une moyenne sur lanne, il ne faut pas faire de regroupement par jour avant d'appliquer le filtre. Revenez sur la requte en Mode Cration.

Dans la colonne <CLI_DATE_CREATION>, remplacez Regroupement par O . Visualisez le rsultat.
Vous constatez que le rsultat est plus conforme ce que lon attend. Dune manire gnrale, chaque fois quun critre doit regrouper plusieurs valeurs (utilisation de Entre , > , < , ) dans une requte regroupement, il faut mettre lopration O.

Revenez sur la requte en Mode Cration. Devant <CLI_NB_DVD>, insrez le texte Nb moyen de DVD lous par nouveau client 2009: (attention, noubliez pas les : en fin de libell).
Visualisez le rsultat. Fermez la requte sans enregistrer les modifications.
Calculez le nombre de DVD moyen par client anne par anne Cette requte est une autre approche de rponse la question prcdente : au lieu dutiliser un critre sur les dates pour slectionner les jours de lanne 2009, on utilise un champ de calcul de lanne de cration partir de la date de cration, et on regroupe sur le champ calcul. Crez une nouvelle requte en Mode Cration et ajoutez-y la table T_CLIENTS.
Ajoutez les champs <CLI_DATE_CREATION> dans la premire colonne et <CLI_NB_DVD> dans la deuxime colonne de la grille de la requte. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
238

Dans la premire colonne, remplacez le contenu par : Anne_de_Cration :Anne([CLI_DATE_CREATION]).
Sous longlet Outils de requte/Crer> groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux. Sur la ligne <Opration>, slectionnez Moyenne dans la colonne <CLI_NB_DVD> et laissez Regroupement dans la premire colonne.
Visualisez le rsultat. Pour une meilleure prsentation, modifiez le nom de la colonne calculant la moyenne, nommezla Moyenne annuelle par client. Fermez la requte sans enregistrer les modifications. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ou
Fermez la base de donnes et quitter Access
239
CAS 7 : CRER DES FORMULAIRES
241

Fonctions utilises Utiliser lassistant formulaire Personnaliser un formulaire Insrer une image, un bouton Mise en forme conditionnelle Champ calcul Utiliser un formulaire 60 mn
Un formulaire simplifie la saisie et la modification des enregistrements dans une table. On peut gnrer rapidement la structure dun formulaire en crant un formulaire instantan ou laide dun assistant, puis le personnaliser sa guise. Copiez le fichier Client_07.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XClient_07.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes.
1CREZ UN FORMULAIRE INSTANTAN

Vous allez crer un formulaire trs simple qui facilitera la cration dune nouvelle boutique. Dans le volet de navigation, activez le groupeTables et slectionnez la table T_MAGASINS.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire.
Access gnre un formulaire contenant tous les champs de la table T_MAGASINS.
Utilisez les boutons de navigation pour naviguer dans la table. Fermez le formulaire en cliquant sur sa case de fermeture Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Oui]. .
Access vous demande un nom pour le formulaire. Modifiez le nom propos en saisissant F_MAGASINS, puis cliquez sur [OK].
2PERSONNALISEZ LE FORMULAIRE F_MAGASINS

Ouvrez le formulaire en Mode Cration ou passez en Mode Cration

Dans le volet de navigation, activez le groupe Formulaire, cliquez droit sur le formulaire F_MAGASINS que vous venez de crer, puis sur Mode Cration. Ou, Si vous avez dj ouvert le formulaire en Mode Formulaire : - Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton Affichage et choisissez Mode cration. Ou, - Cliquez droit sur longlet du formulaire puis sur Mode Cration. Ou, - Cliquez sur licne Mode cration , en bas droite de la fentre Access.
242

En Mode Cration, vous pouvez ajouter, supprimer, disposer, modifier et mettre en forme les contrles du formulaire.
Mode Cration Mode Formulaire
Entranez-vous basculer entre le Mode Cration et le Mode Formulaire en utilisant les trois faons de faire : la flche du bouton Affichage sur le Ruban, le menu contextuel de longlet du formulaire, licne situe en bas droite sur la barre dtat du formulaire.
Lorsque vous ajoutez un contrle destin afficher des donnes dun champ , un contrle tiquette se cre automatiquement (ltiquette contient initialement le libell de la proprit lgende du champ, mais vous pouvez modifier le libell). Ltiquette affiche le mme libell en Mode Cration quen Mode Formulaire, tandis que le contrle de donne affiche la source de donne (nom du champ) en Mode Cration et la donne (valeur du champ) en Mode Formulaire. Quest-ce quun contrle Les contrles sont les objets dun formulaire ou dun tat que vous utilisez pour entrer, modifier ou afficher des donnes. Le contrle le plus couramment utilis est la zone de texte (affiche une valeur dun champ ou une valeur calcule) ; les tiquettes, les zones de liste (liste des magasins) les listes droulantes, les cases cocher (indiquant si un client reoit le publipostage) comptent parmi les autres contrles. Un simple trait dessin sur un formulaire est aussi un contrle. Exercez-vous : redimensionnez des contrles Les exercices qui suivent sur les contrles ont pour seul but de vous entraner. Ne craignez pas de faire des erreurs ! Si ncessaire, agrandissez lespace Dtail du formulaire vers le bas en faisant glisser vers le bas le bord suprieur de la barre Pied de formulaire. Pour agrandir lespace du pied de formulaire, faites glisser le bord infrieur de la barre Pied de formulaire.
Slectionnez le contrle zone de texte <MAG_VILLE>, destine afficher le champ du mme nom, en cliquant une fois dedans. Le contour apparat en gras de couleur orange, des poignes (carrs orange) sont places sur les bords droit et gauche. Si ce nest pas le cas, cliquez sur le fond du formulaire puis cliquez nouveau dans le contrle.
Pointez, sans cliquer, sur la poigne droite de la zone de texte <MAG_VILLE>, jusqu ce que le pointeur prenne la forme dune flche double tte . 243
Cliquez et glissez la poigne vers la gauche pour rduire la taille du contrle une largeur denviron 4 centimtres (reprez-vous sur les graduations de la rgle horizontale). Notez que tous les contrles de la colonne subissent la mme modification de taille. Pointez sur le milieu du bord suprieur du contrle, jusqu ce que le pointeur prenne la forme dune flche double tte verticale . La poigne est prsente, mais elle nest pas visible.
Cliquez et glissez pour augmenter lgrement la hauteur du contrle. Notez que le contrle situ au-dessus, <MAG_ID>, diminue dautant. Notez aussi que vous pouvez redimensionner par chacun des coins du contrle, sauf par le coin suprieur gauche. Appuyez sur +Z plusieurs fois pour annuler les redimensionnements successifs. Le contrle zone de texte <MAG_VILLE> tant toujours slectionn, cliquez sur la poigne de dplacement situe en haut gauche de ltiquette <MAG_ID> et glissez pour dplacer lensemble des six contrles (trois zones de texte et trois tiquettes). Dcalez-les denviron 2 centimtres vers la droite.
Exercez-vous : supprimez ou ajoutez des dispositions Dans le formulaire gnr, les contrles sont regroups dans une disposition. Ceci est visible en
Mode Cration, car lorsque vous slectionnez un des contrles, un encadrement de pointill
apparat autour de lensemble des contrles. Vous pouvez considrer une disposition comme un tableau dont chaque cellule est vide ou contient un seul contrle. Grce au regroupement dans une disposition, les contrles peuvent plus facilement tre aligns, redimensionns et dplacs simultanment. Vous allez supprimer la disposition : cliquez sur le fond du formulaire entre deux contrles de la disposition, puis sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur Supprimer la disposition .
Slectionnez le contrle zone de texte <MAG_VILLE> en cliquant dessus. Comme vous lavez fait prcdemment, augmentez sa largeur de 1 centimtre. Notez que, cette fois, il ny a que ce contrle dont la largeur se modifie. En gardant la touche appuye, cliquez sur le contrle zone de texte <MAG_DEP>. Les deux contrles sont maintenant slectionns. Sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton Empiler. Notez que les contrles ont pris la mme taille, la plus large de ceux qui taient slectionns. Les deux contrles sont maintenant dans une mme disposition Empile. Modifiez la largeur dun des deux contrles : le deuxime est modifi de la mme faon. Cliquez sur le fond au-dessus de ltiquette <MAG_ID> et glissez jusquen dessous de la zone de texte <MAG_DEP> .
Access slectionne tous les contrles couverts mme partiellement par la zone du cliquer-glisser. Sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton Tabulaire. Access rorganise les contrles slectionns dans une disposition tabulaire (prcdemment ils taient dans une disposition empile).
244

Exercez-vous : supprimez un contrle Vous allez supprimer le contrle tiquette qui contient le libell T_MAGASINS et qui se trouve dans len-tte du formulaire. Slectionnez le contrle tiquette <T_MAGASINS> et appuyez sur la touche .
Diminuez la hauteur des contrles tiquettes de len-tte. Si le bord droit du formulaire nest pas visible, utilisez la barre de dfilement pour le faire apparatre dans la fentre. Puis, pointez le bord droit de la zone formulaire, le pointeur prend la forme dune flche double tte horizontale une barre verticale . Faites glisser le bord droit pour diminuer la largeur du formulaire.
Exercez-vous : modifiez la taille des sections
Attention de ne pas confondre la taille du formulaire avec celle de la fentre qui le contient, dont la taille se rgle comme celle de toutes les fentres Windows. Pointez le bord suprieur de la barre dEn-tte du formulaire , et faites le glisser le plus haut possible. Notez que vous ne pouvez pas masquer les contrles de type tiquette.

En utilisant le mme principe, diminuez la hauteur de la section Dtail du formulaire, en faisant glisser vers le haut le bord suprieur de la barre Pied de formulaire. En utilisant les diffrentes techniques vues prcdement, rorganisez les diffrents contrles du formulaire comme sur la figure ci-dessous en Mode Cration :
Passez en Mode Formulaire en utilisant la flche du bouton Affichage sur le Ruban ou licne situe droite sur la barre dtat du formulaire .
Exercez-vous : alignez les contrles Il est possible que les trois contrles soient parfaitement aligns vers le haut (cest--dire quils soient tous les trois exactement la mme hauteur), mais cela nest pas forcment le cas. Passez en Mode Cration en utilisant le menu contextuel de longlet du formulaire.
Pour cet exercice supprimez la disposition : cliquez sur un des contrles, puis slectionnez la disposition en cliquant sur la poigne en haut gauche de la disposition, puis sous longlet Organiser>groupe Table, cliquez sur le bouton Supprimer la disposition . Cliquez sur le fond du formulaire pour dslectionner les contrles. Agrandissez la hauteur de la section Dtail du formulaire, puis faites glisser les contrles pour les placer diffrente hauteur dans la section. Slectionnez les trois contrles, puis sous longlet Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur Aligner, puis sur Haut. Access aligne les contrles sur le plus haut. 245

Vous allez maintenant mettre <MAG_ID> et <MAG_DEP> a la mme taille. Slectionnez <MAG_ID> et <MAG_DEP>, puis sous longlet Organiser>groupe Redimensionnement et classement, cliquez sur le bouton Taille/Espace, puis sur Au plus troit. Access ajuste la largeur de <MAG_DEP> sur celle de <MAG_ID>. Passez en Mode Formulaire pour visualiser le rsultat : sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage.
Essayez dautres options de redimensionnement et de positionnement pour vous entraner.
Exercez-vous : modifiez lancrage des contrles En Mode Formulaire, lorsque vous modifiez la taille de la fentre Access, les contrles restent par dfaut la mme distance du bord suprieur et au bord gauche du formulaire, leur ancrage est dfini Suprieur gauche. Mais vous pouvez en dcider autrement et vouloir un ancrage par rapport aux autres bords du formulaire. Vous pouvez aussi vouloir que le contrle soit tir lorsque vous agrandissez la fentre Access. Passez en Mode Cration ou Mode Page en utilisant licne situe sur la barre dtat du formulaire. Slectionnez lensemble des contrles.
Slectionnez le contrle <MAG_VILLE>, et sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur le bouton Ancrage, et vrifiez quil est bien positionn Suprieur gauche.
Slectionnez le contrle <MAG_ID> et sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur Ancrage, puis sur tirement latral suprieur. Slectionnez le contrle <MAG_DEP> et sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur Ancrage, puis sur tirer latralement et vers la droite. Passez en Mode Formulaire en utilisant le menu contextuel de longlet du formulaire, et testez leffet des diffrents ancrages en modifiant la taille de la fentre Access.
Notez que le contrle tiquette <MAG_DEP> ne suit pas le repositionnement du contrle du champ <MAG_DEP>. Pour cela, il lui faudrait aussi un Ancrage-tirer latralement et vers la droite. 246 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Fermez le formulaire en cliquant sur sa case de fermeture
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Non].
3CREZ UN FORMULAIRE SIMPLIFI F_CLIENTS_ADRESSE

Vous allez crer un formulaire F_CLIENTS_ADRESSE simplifi, contenant uniquement les coordonnes de contact du client (adresse complte, tlphone et e-mail). Cette fois-ci vous travaillerez en Mode Page. Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire vierge. Access cr un formulaire vierge en Mode Page, et ouvre le volet Liste des champs. Si le volet Liste des champs napparat pas, pour lafficher, sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants. Dans le volet Liste des champs, cliquez sur le symbole + devant T_CLIENTS pour faire apparatre la liste des champs de cette table.
Cliquez et glissez CLI_ID dans la zone de travail . Notez que le formulaire contient un cadre pointill rouge, dlimitant la zone de travail du formulaire.
Ds que vous relchez le bouton de la souris, Access positionne le contrle champ <CLI_ID> et son tiquette en haut gauche de la zone de travail (un rappel, si vous faites une erreur, vous pouvez revenir en arrire en appuyant sur les touches +Z). Cliquez et glissez CLI_CIVILITE sous le contrle tiquette <Identifiant client>. Relchez la pression sur la souris lorsque la position dinsertion est indique par un trait orange .
Cliquez et glissez le champ CLI_NOM droite du contrle <CIVILITE> la civilit. Relchez la pression sur la souris lorsque la position dinsertion apparat droite du contrle prcdemment insr . Ajoutez, droite encore, le contrle <CLI_PRENOM> puis le contrle <CLI_NOM>.
Ajoutez au-dessous du contrle <CIVILITE>, le contrle <CLI_ADRESSE>, puis au-dessous encore, le contrle <CLI_CP> de manire obtenir la disposition suivante :
Notez que les contrles ont t mis dans une disposition, tableau de cellules, dont les largeurs de colonne correspondent la largeur du plus grand contrle insr dans la colonne. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
247

Glissez-dplacez le contrle CLI_VILLE droite du code postal . La cellule devient orange quand vous pointez dessus. Ajoutez les contrles champ <CLI_TEL> et <CLI_EMAIL> au-dessous :
Supprimez ltiquette <Civilit> en la slectionnant puis en appuyant sur
Cliquez et glissez ltiquette <Nom> dans la cellule devenue vide qui contenait avant ltiquette <Civilit> .
De la mme manire, supprimez ltiquette <Prnom>, puis faites glisser les contrles zone de texte <CLI_NOM> et <CLI_PRENOM> vers la gauche.
Vous allez maintenant modifier les largeurs des contrles, de la deuxime colonne de la disposition, incluant le contrle <CLI_ADRESSE>. Slectionnez un des contrles de la deuxime colonne. Modifiez la largeur du contrle slectionn en glissant et dplaant son ct droit. Le curseur prend la forme dune double flche horizontale . Vous modifiez ainsi la largeur de toute la colonne.
De manire similaire, largissez la troisime colonne.
Il y a deux colonnes vides droite dans la disposition, vous allez les supprimer. Cliquez dans une cellule dans la dernire colonne, puis sous longlet Organiser>groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Slectionner une colonne, puis appuyez sur la touche . De la mme manire, supprimez la cinquime (et maintenant dernire) colonne. Les contrles tiquettes <Ville> et <EMail> sont un peu larges, alors que les contrles zone champ <CLI_VILLE> et <CLI_EMAIL> sont au contraire un peu troits. Mais vous ne pouvez pas modifier leur largeur sans modifier celle de <CLI_NOM>, qui elle est correcte. Slectionnez le contrle tiquette <Ville>. Sous longlet Organiser>groupe Fusionner/Fractionner, cliquez sur le bouton Fractionner horizontalement.
Cliquez sur la cellule droite du contrle tiquette <Ville>, puis en maintenant la touche cliquez sur le contrle zone champ <CLI_VILLE>. Sous longlet Organiser>groupe Fusionner/Fractionner, cliquez sur le bouton Fusionner. Appliquez les mmes oprations sur les contrles <EMail> et <CLI_EMAIL>. De manire similaire, fusionnez le contrle zone champ <CLI_ADRESSE> avec les deux cellules qui sont sa droite.
248
Pointez le bord infrieur du contrle zone champ <CLI_ADRESSE>, faites glisser cette bordure pour augmenter la hauteur du contrle.
Fermez le formulaire en lenregistrant sous le nom F_CLIENTS_ADRESSE.
4CREZ UN FORMULAIRE LAIDE DE LASSISTANT

Vous allez crer un autre formulaire, un peu plus complexe, qui vous servira de base de travail. Dans le volet de navigation, activez le groupe Tables, et slectionnez la table T_CLIENTS.
Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire. Vous allez slectionner tous les champs de la table T_CLIENTS, lexception de <CLI_ABONNEMENT>, <CLI_DATE_ABONNEMENT> et <CLI_DEP>.
Dfinissez la liste des champs
Dans le dialogue qui apparat, ouvrez la liste droulante de la zone <tables/Requtes> et slectionnez la table T_CLIENTS .
La liste des champs de la table T_CLIENTS apparat. Cliquez sur la double flche pour faire passer tous les champs de la liste <Champs disponibles> vers la liste <Champs slectionns>.
Slectionnez le champ CLI_ABONNEMENT dans la zone , et cliquez sur la flche pour enlever CLI_ABONNEMENT de la liste des champs slectionns. Rptez cette action pour les champs CLI_DATE_ABONNEMENT et CLI_DEP.
Cliquez sur le bouton [Suivant]. Dans l'tape suivante de l'assistant, dans la liste des dispositions proposes, activez < Colonne simple>, puis cliquez sur [Suivant]. Saisissez F_CLIENTS comme titre de formulaire. Ce titre sera aussi le nom du formulaire. Cliquez sur [Terminer].
Dfinissez le format et le nom

Access affiche le formulaire gnr, un contrle avec son tiquette a t cr pour chaque champ choisi dans le formulaire (il est possible que la disposition des champs soit lgrement diffrente sur votre cran ; cela na pas dinfluence sur la suite).
249
Modifiez la taille de la fentre en utilisant un des bords ou un des coins du formulaire pour adapter le formulaire votre taille dcran. Notez que les libells des contrles correspondent aux lgendes que vous aviez dfinies. Notez galement que le champ <CLI_PUBLIPOSTAGE>, de type Oui/non a t cr sous forme de contrle case cocher, et que le champ <CLI_CIVILITE>, que vous aviez dfini comme Liste droulante a t cr sous forme de contrle Liste droulante. Fermez le formulaire.
5PERSONNALISEZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS EN MODE PAGE

Vous allez maintenant amliorer la prsentation du formulaire. Dans le volet de navigation, activez le groupe Formulaires.
Cliquez-droit sur F_CLIENTS puis sur Mode Page.
lequel les donnes sont visibles mais non modifiables. Ce mode est orient prsentation et mise en page .
Access affiche le formulaire en Mode Page. Il sagit dun mode cration dans
250
En utilisant les mthodes vues prcdemment (association de contrles, dplacement et redimensionnement), modifiez le formulaire pour quil ressemble la figure ci-dessous.
De nombreuses modifications peuvent tre ralises de manire simple en Mode Page, mais vous n'avez pas accs dans ce mode toutes les modifications possibles dans le Mode Cration. Notez les boutons de navigation (en bas gauche) qui vous permettent de naviguer dans les enregistrements. Ceci est pratique pour voir si la taille dun contrle est adapte son contenu. Par la suite (et sauf indication contraire), vous pourrez vous positionner indiffremment en Mode Page ou en Mode Cration pour modifier le formulaire.
6PLUS DE PERSONNALISATION
Modifiez le contenu dune tiquette
Cliquez sur le contrle tiquette <Code Postal> pour le slectionner. Cliquez nouveau sur le contrle (attention : il ne faut pas double-cliquer. Si cela se produit, un dialogue nomm Proprits apparat. Fermez-le simplement).
Vous tes maintenant en Mode dition du contrle. Effacez le texte Code Postal et tapez CP, Ville. Cliquez hors du contrle tiquette pour terminer la saisie.

De mme, modifiez le contenu de <Civilit> pour le remplacer par <Nom, Prnom>. Passez en Mode Formulaire pour contrler le rsultat.
Modifiez len-tte de formulaire Vous allez modifier le titre dans len-tte du formulaire, y rajouter une tiquette et un logo.
251

Modifiez le contrle tiquette qui sert de titre

Passez en Mode Cration ou en Mode Page. Cliquez deux fois de suite (attention il faut cliquer lentement, ce nest pas un double clic) dans le contenu F_CLIENTS du contrle tiquette qui se trouve dans lentte du formulaire. Access positionne le point dinsertion de texte dans le texte de ltiquette. En utilisant le clavier, changez F_CLIENTS en Formulaire Client. Cliquez hors du contrle tiquette pour terminer la saisie. Cliquez dans le contrle tiquette pour le slectionner.
Access slectionne le contrle et fait apparatre 8 poignes de redimensionnement (pour rappel, si vous tes en Mode Page, les poignes sont prsentes mais napparaissent pas). Faites glisser une poigne du bord droit pour redimensionner le contrle afin que le titre tienne sur une seule ligne. Faites glisser un poigne du bord infrieur pour diminuer la hauteur.
Dplacez le contrle pour quil soit centr horizontalement dans le formulaire. Si ncessaire, passez en Mode Cration. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton tiquette . Son nom apparat quand vous passez (sans cliquer) le pointeur dessus. Cliquez dans le formulaire, droite dans la section den-tte.
Ajoutez un contrle tiquette

Access cre un contrle tiquette vide. Tapez Access 2010 suivi de , puis positionnez le contrle tiquette droite de len-tte.
Ajoutez un contrle pour un logo

En Mode Cration, sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Image, puis cliquez sur Parcourir. Dans le dialogue, Insrer une image . Slectionnez le fichier contenant le logo insrer, C:\Exercices Access 2010\logo.png. Cliquez sur [OK]. Cliquez dans len-tte du formulaire du ct gauche. Access insre le logo. Modifiez la taille du logo et la hauteur de len-tte. En Mode Formulaire, utilisez la touche de tabulation pour passer dun champ lautre. Notez que lordre nest pas toujours celui auquel on sattendait : on passe de <CLI_NB_DVD> <CLI_DATE_CREATION>, par exemple. Passez en Mode Cration (on ne peut pas modifier lordre de tabulation en Mode Page), sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ordre de tabulation.
Modifiez lordre de tabulation des contrles
Pour appliquer lordre automatique
Access affiche la liste des champs ordonner. Vrifiez que la section Dtail est slectionne.
Dans le dialogue Ordre de tabulation, cliquez sur [Ordre automatique]. Les champs sont ordonns de haut en bas et de droite gauche. Si cela ne vous semble pas tre le cas (<CLI_VILLE> avant <CLI_CP>, par exemple), cest que lun des champs est plus haut que lautre (dans cet exemple, <CLI_VILLE> est plus haut que <CLI_CP>). Utilisez les options dalignement vues prcdemment (sous longlet Organiser>groupe Redimensionnement et classement, le bouton Aligner, et les diffrentes options) pour aligner les diffrents contrles.
252

Repassez en Mode Formulaire (dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis cliquez sur Mode Formulaire). Utilisez la touche de tabulation pour vrifier le rsultat.
Pour dfinir lordre manuellement
Dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis Mode Cration. Sous longlet Cration>groupe Outils cliquez sur le bouton Ordre de tabulation. Cliquez sur la case grise qui prcde <CLI_CP>. Cliquez nouveau sur la case grise qui prcde <CLI_CP> et glissez la ligne slectionne entre <CLI_ADRESSE> et <CLI_NB_DVD>. Terminez en relchant le bouton de la souris. Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Ordre de tabulation. Dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis cliquez sur Ouvrir. Utilisez la touche de tabulation vrifier le rsultat. pour
De manire similaire, modifiez lordre des autres contrles pour que cet ordre soit naturel. En Mode Cration, dcalez dun centimtre (voire un peu plus) vers le bas le champ <CLI_REMARQUES> et son tiquette. cet endroit vous allez ajouter deux champs. Dans le Ruban, sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants. Cliquez sur CLI_ABONNEMENT dans la liste et glissez-le lendroit o vous voulez le positionner sur le formulaire, sous le champ CLI_CHIFFRE_AFFAIRES.
Ajoutez un champ par la liste des champs
Notez quAccess cre un contrle liste droulante, car cest ainsi que ce champ est dfini dans la table. Fermez la fentre de la liste des champs.
Modifiez la position du contrle tiquette et/ou du contrle <CLI_ABONNEMENT> en les dplaant avec la poigne qui se trouve en haut gauche. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte. Cliquez sur le formulaire sous le contrle <CLI_ABONNEMENT>.
Ajoutez un champ par loutil Zone de texte

Access cre un contrle zone de texte vide indpendant, ainsi que son tiquette (dans la figure texte 47, pour vous le numro sera diffrent). Dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis sur Ouvrir pour passer en Mode Formulaire.
Dans la zone de texte que vous venez de crer, tapez Toto (ou nimporte quoi dautre). 253
Cliquez plusieurs fois sur la flche dans la barre de navigation, situe en bas gauche du formulaire, pour afficher les enregistrements suivants.
Vous constatez que les valeurs des contrles changent, mais que Toto reste toujours l. Sa valeur nest lie aucun champ de la table. En fait, il est indpendant de la table. Un contrle indpendant nest gnralement utilis que par des macros ou des programmes Visual Basic. Dans le volet de navigation, cliquez droit sur F_CLIENTS puis Mode cration. Dfinissez la source de donnes dun contrle vous allez dfinir la source du contrle indpendant, pour quil affiche la date dabonnement du client. En Mode Cration, slectionnez le contrle indpendant (celui qui contenait Toto).
Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits. Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Donnes .
Cliquez sur la proprit <Source contrle> . Droulez la liste en cliquant sur la flche droite du champ , et slectionnez CLI_DATE_ABONNEMENT vers le bas de la liste.
Le contrle est maintenant un contrle dpendant du champ

<CLI_DATE_ABONNEMENT>.

Cliquez sur le contrle tiquette, ici Texte47 , gauche du contrle zone de texte <CLI_DATE_ABONNEMENT>. Vrifiez que la Feuille des proprits affiche tiquette comme <Type de slection> et que la liste droulante contient le nom Etiquette48 (le numro peut tre diffrent). Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Format . Cliquez sur <Lgende> , puis tapez Date dabonnement dans la zone correspondante. Modifiez la largeur et la position du contrle tiquette pour en voir tout le contenu. Passez en Mode Formulaire. Admirez votre travail.
Modifiez le format Le chiffre daffaires est en euros. titre dexercice, vous allez supprimer ce symbole Euro. Repassez en Mode Cration.

Slectionnez le contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>. Vrifiez que sous le titre Feuille de proprits le <Type de slection> est Zone de texte et le nom dans la zone au-dessous est CLI_CHIFFRE_AFFAIRES. Slectionnez longlet Format de la Feuille de proprits. Cliquez sur la proprit <Format> et slectionnez Fixe. Cliquez sur la proprit <Aligner le texte> et slectionnez Droite.
254

Ajoutez une zone de texte calcule La valeur du chiffre daffaires est exprime en TTC. Vous allez ajouter un contrle qui affichera le montant hors-taxe. Toujours en Mode Cration, dplacez de 1 centimtre vers le bas les contrles <CLI_ABONNEMENT>, <CLI_DATE_ABONNEMENT>, <CLI_REMARQUES> et leurs tiquettes.

Dans le ruban, sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte. Cliquez sur le formulaire en dessous du contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>.
Access cre un contrle zone de texte vide indpendant. Si vous avez ferm la Feuille de proprits, ouvrez-la (sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits).

Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Donnes. Dans la proprit <Source de contrle>, tapez la formule : =[CLI_CHIFFRE_AFFAIRES]/1,196. Slectionnez longlet Format. Dans la proprit <Format>, cliquez sur la flche droite et slectionnez Fixe. Dans la proprit <Dcimale>, saisissez 2. Changez en CA HT le contenu du contrle tiquette associ ce contrle calcul en utilisant une des mthodes utilises prcdemment. Dplacez les contrles et ajustez leur taille. Passez en Mode Formulaire et vrifiez le rsultat.
Si le contrle contient #Nom ou #Erreur, il y a une erreur dans la formule. Dans ce cas, revenez en Mode Cration et vrifiez-la. Une erreur se produit galement si, dans un contrle, vous saisissez une formule contenant le nom du contrle lui-mme (par exemple, si vous saisissez la formule prcdente dans le contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES>). Ajoutez une autre zone de texte calcule Vous allez maintenant crer un contrle qui signalera si labonnement est prim, autrement dit si la prise de labonnement date de plus dun an. Vous allez donc comparer la valeur de <CLI_DATE_ABONNEMENT> + 365 avec la date du jour, donne par la fonction Date(). Le test sera effectu par la fonction VraiFaux. Passez en Mode Cration.

Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de texte. Cliquez sur le formulaire gauche du contrle <CLI_DATE_ABONNEMENT>.
Access cre un contrle zone de texte vide indpendant, ainsi que son tiquette. Slectionnez le contrle tiquette qui se trouve gauche, et appuyez sur .

Slectionnez le contrle zone de texte que vous venez de crer. Si vous avez ferm la Feuille de proprits, ouvrez-la (sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits).
255

Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Donnes. Cliquez sur <Source de contrle>. Ouvrez le zoom en appuyant sur + . Tapez la formule suivante : =VraiFaux([CLI_DATE_ABONNEMENT]+365<Date();"prim";"") Note : La formule VraiFaux() est lquivalent du SI() en Excel, et sutilise de faon similaire.
Cliquez sur [OK] pour fermer le zoom. Passez en Mode Formulaire pour vrifier le rsultat.
Vrifiez la formule en saisissant une date dabonnement prime ou non.
Modifiez lordre de tabulation pour quil soit naturel (en Mode cration, sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ordre de tabulation). Nhsitez pas repasser en Mode formulaire pour faire des essais. Notez au passage que CA HT est slectionnable avec la touche de tabulation, ce qui nest pas ncessaire. Affichez si besoin la Feuille des proprits. Sous longlet Autres, mettez la proprit <Arrt tabulation> Non. Procdez de mme pour le contrle <prim>. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] (de la barre daccs rapide) pour enregistrer les modifications de structure du formulaire. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
256

7EMBELLISSEZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS
Maintenant que votre formulaire est complet, vous allez le rendre plus esthtique et plus convivial. Appliquez une mise en forme automatique

Ouvrez le formulaire en Mode Page. Sur le Ruban, sous longlet Cration>groupe Thmes, cliquez sur le bouton Thmes .
Access ouvre la galerie des thmes. Pointez sans cliquer sur une vignette de thme (par exemple Angle ). Notez que votre formulaire prend lapparence dfinie par le thme.
Cliquez sur la vignette du thme Angles.
Access applique le thme choisi au formulaire, tous les lments du formulaire, sauf ceux qui sont mis en forme individuellement. Vous pouvez dissocier le choix des couleurs et le choix des polices. Ici, vous allez choisir les couleurs du thme Angles et la police du thme Mdian. Sur le Ruban, sous longlet Cration>groupe Thmes, cliquez sur le bouton Polices .
Dans la liste qui saffiche, choisissez le thme Mdian.
Nhsitez pas essayer diffrents thmes. Mettez en forme des contrles Vous allez modifier individuellement (et non globalement comme au paragraphe ci-dessus) certaines proprits daffichage dun contrle. Slectionnez ltiquette qui contient Formulaire Client dans len-tte du formulaire.

Si vous avez ferm la Feuille de proprits, ouvrez-la (sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits). Slectionnez longlet Format. Notez que la proprit <style fond> est Transparent. Slectionnez la proprit <Couleur fond>, puis cliquez sur le bouton droite de la ligne. Access affiche une palette de couleurs. Slectionnez la couleur bleu fonc .
Access ferme la palette de couleurs. Notez que la proprit <style fond> est maintenant Standard.

Dans la proprit <Taille de police>, remplacez 20 par 32.
Dans la proprit <paisseur police>, slectionnez Trs gras. Dans la proprit <Couleur police>, slectionnez Arrire-plan 2, Plus sombre 10%. Sans fermer la Feuille de proprits, agrandissez le contrle pour voir le texte en entier.
En utilisant les mthodes ci-dessus, modifiez le formulaire pour obtenir le rsultat suivant : - Nous voulons les textes de la civilit, du nom et du prnom en bleu et en gras. - Nous voulons que le fond de la section Dtail soit de mme couleur que celui de la section Entte. Vous pouvez copier la couleur de fond de la proprit <Couleur fond> de la section Entte pour la coller dans la proprit <Couleur fond> de la section Dtail.
257
Enregistrez les modifications. Modifiez lancrage des contrles <CLI_MAGASINS> et <CLI_REMARQUES> pour quils stirent vers le bas quand on change la taille du formulaire (en Mode Cration, sous longlet Organiser>groupe Position, cliquez sur le bouton Ancrage, puis sur tirer vers le bas). Passez en Mode Formulaire pour vrifier le rsultat.
Interdisez laccs un contrle Le contrle affichant le prix hors-taxe ne peut pas tre modifi, car il est le rsultat dune formule. Vous allez interdire son accs. En Mode cration ou Mode page, slectionnez le contrle calculant le prix hors-taxe.

Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Donnes. Dans la proprit <Activ>, remplacez la valeur Oui par Non. Dans la proprit <Verrouill>, remplacez la valeur Non par Oui. Visualisez le rsultat en passant en Mode Formulaire.
Le problme est quun utilisateur ne voit pas de diffrence entre ce champ (inaccessible) et les autres champs (accessibles). Revenez en Mode Cration ou Mode Page.

Dans la Feuille de proprits, slectionnez longlet Format. Mettez sa proprit <Style fond> Transparent. Visualisez le rsultat en passant en Mode Formulaire. De manire similaire, interdisez laccs au contrle indiquant lidentifiant client, ainsi que celui indiquant si labonnement est prim ou non.
Appliquez une mise en forme conditionnelle Il peut tre utile de modifier le format daffichage de certains contrles en fonction de leur valeur. Vous allez afficher en rouge le contenu de <CLI_DATE_ABONNEMENT> lorsquon se rapproche de la date de fin dabonnement. Passez en Mode Cration ou Mode Page.
Cliquez sur le contrle <CLI_DATE_ABONNEMENT>.
258
Sous longlet Format>groupe Contrler la mise en forme, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle.
Access affiche le Gestionnaire de rgles de mise en forme conditionnelle.
Vrifiez que le champ slectionn est bien <CLI_DATE_ABONNEMENT> . Cliquez sur [Nouvelle rgle]
Vrifiez que vous avez bien un critre de comparaison Entre . Comme critres, saisissez les valeurs de comparaison Date()-335 en et Date()-355 en , ce qui correspond respectivement un mois avant la date de premption et dix jours avant la date de premption. Cliquez sur la flche associe au bouton de choix de la couleur du texte , puis sur la couleur rouge. Cliquez sur [OK].
Access revient sur le Gestionnaire de mise en forme conditionnelle.
259

Cliquez sur [Nouvelle rgle]. Slectionnez le critre Infrieur . Saisissez la valeur de comparaison Date()-355. Prcisez que le texte de ce champ doit tre en rouge, soulign et gras.
Cliquez sur [OK].
Repassez en Mode Formulaire. Saisissez diffrentes valeurs pour <CLI_DATE_ABONNEMENT> pour vrifier les effets de la mise en forme conditionnelle. Fermez le formulaire en enregistrant les modifications.
8UTILISEZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS

De nombreuses manipulations avec un formulaire sont identiques celles d'une feuille de donnes. On retrouve les mmes principes dans les deux cas. Vous ne verrez ici que les dplacements, la recherche et le tri ascendant. Vous pouvez vous reporter au cas 2 (les feuilles des donnes) pour les autres manipulations.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur F_CLIENTS. Access affiche le formulaire.
Faites dfiler les enregistrements Utilisez les boutons de dplacement qui se trouvent en bas gauche du formulaire pour naviguer dans les enregistrements ou crer un nouvel enregistrement.
260

Triez les enregistrements Vous allez faire apparatre les informations du formulaire dans lordre des noms des clients. Cliquez dans le contrle <CLI_NOM>.

Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant. Parcourez les enregistrements pour vrifier que le tri a bien t effectu. Fermez le formulaire, puis rouvrez-le. Le tri a t conserv. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Supprimer un tri.
Recherchez un enregistrement Vous allez rechercher la fiche du client Yves Martin. En utilisant un bouton de navigation, affichez le premier enregistrement et placez le curseur dans le contrle <CLI_NOM> (en principe, <CLI_NOM> doit contenir RAIMUS).
Sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur le bouton Rechercher ou
+F.
Lenregistrement affich nest pas le bon : cliquez sur [Suivant] jusqu trouver le bon. Lenregistrement recherch est maintenant lcran. Cliquez sur [Annuler] pour refermer le dialogue de recherche. Filtrez des enregistrements par slection Vous allez rechercher tous les clients dont le nom est Martin et qui nhabitent pas Paris. Si vous avez fait la manipulation prcdente, vous tes sur la fiche dYves Martin. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection puis choisissez loption gal Martin .
Saisissez martin , puis cliquez sur [Suivant].
Access effectue le filtre. Dans la barre dtat du formulaire, vous pouvez lire le nombre denregistrements trouvs ainsi quun rappel indiquant que les enregistrements sont filtrs. laide des flches de navigation, trouvez le Martin habitant Paris. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection puis choisissez loption Diffrent de Paris .
Access effectue le filtre. Vous pouvez remarquer quil y a 3 enregistrements qui rpondent nos critres, et naviguer parmi ces enregistrements. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre. Filtrez des enregistrements par formulaire Vous allez rechercher les habitants de Puteaux ayant lou plus de 50 DVD. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur Filtrer par formulaire. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 261

Access affiche le formulaire de recherche. Ce formulaire contient les critres que vous avez slectionns prcdemment.
Ces critres ntant plus ncessaires, vous allez les effacer. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur Effacer la grille.
Saisissez puteaux dans la ville, et >50 dans le nombre de DVD.
Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre. Access affiche les 5 enregistrements correspondant aux critres. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre. Access dsactive le filtre et affiche tous les enregistrements. Fermez le formulaire, puis rouvrez-le. Tous les enregistrements sont affichs, le filtre nest pas actif. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Activer/dsactiver le filtre. Access affiche les enregistrements correspondant vos derniers critres. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances, puis sur Effacer tous les filtres. Tous les filtres sont maintenant dfinitivement effacs (et pas seulement dsactivs).
9FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTEZ ACCESS
Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ou
262
CAS 8 : CRER DES TATS ET DES TIQUETTES
263

Fonctions utilises Cration dtat tat tabulaire tat avec sous-totaux Modifier un tat tiquettes 25 mn
Un tat est un document imprim qui liste la totalit ou une partie du contenu dune table ou dune requte. Les donnes peuvent tre regroupes par catgorie et il est possible deffectuer divers calculs tels que sous-totaux ou pourcentages. En fait, un tat est une sorte de formulaire destin uniquement limpression. La manipulation des contrles dans un tat est donc similaire en tous points celle dun formulaire. Les indications du chapitre prcdent pourront donc tre utilises avec profit. Copiez le fichier Client_08.accdb situ dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XClient_08.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent.
1CREZ UN TAT DES MAGASINS

Vous allez crer un tat qui permet dimprimer la liste de vos magasins. Dans le volet de navigation, activez le groupe Tables, et slectionnez la table T_MAGASINS.
Sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton tat.
Access gnre un nouvel tat, bas sur la table T_MAGASINS, et laffiche en Mode Page. Ce mode, comme le Mode Page des formulaires, est principalement destin la mise en page.
Vous allez maintenant modifier le titre de ltat. Cliquez deux fois dans le contrle tiquette gnr automatiquement qui contient le libell T_MAGASINS et modifiez le texte en Liste des magasins.
Cliquez en dehors du contrle pour terminer la saisie.
264
Sous longlet Cration>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton Affichage puis slectionnez Mode Cration, ou cliquez sur Mode cration en bas droite de la fentre Access.
Access affiche ltat en Mode Cration. Vous retrouvez tous les contrles et leurs manipulations, tels quils ont t vus dans le chapitre sur les formulaires.

Slectionnez le contrle zone de texte contenant la formule =Temps() en haut droite. Supprimez-le en appuyant sur la touche . Notez que vous auriez pu raliser cette suppression en Mode Page. Sauvegardez ltat en appuyant sur denregistrement .
+S ou en cliquant sur loutil
Access vous demande un nom de fichier. Saisissez E_MAGASINS, cliquez sur [Ok].
Sous longlet Cration>groupe Affichage, cliquez sur la flche du bouton Affichage puis slectionnez Mode tat, ou cliquez sur licne Mode tat en bas droite de la fentre.
Certaines options de filtrage et de recherche sont disponibles en Mode tat, nous allons le voir. Si vous crez un filtre avant denregistrer ltat pour la premire fois, ce filtre sera enregistr diffremment. Il sera plus difficile modifier ou supprimer par la suite. Il est donc fortement conseill de filtrer seulement aprs avoir enregistr ltat pour la premire fois, moins que vous ne vouliez crer un filtre qui s'applique en permanence.
Cliquez sur un dpartement 75 dans la colonne <MAG_DEP>. Puis, sous longlet Accueil> groupe Trier et Filtrer, cliquez sur le bouton Slection et choisissez gal 75 . Ou cliquez droit sur un numro de dpartement dans la colonne <MAG_DEP> puis sur gal 75 .
Access affiche les trois enregistrements correspondant aux magasins parisiens. Notez que vous auriez galement pu raliser ce filtre en Mode Page. Sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur la flche du bouton Affichage et choisissez loption Aperu avant impression. Access affiche ltat tel quil sera imprim, et propose un ruban propre laperu avant impression. Si vous cliquez sur loutil Imprimer de la barre doutils, limpression dmarre immdiatement.

Sous longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression. Fermez ltat en appuyant sur + ou en cliquant sur la case de fermeture de ltat .
Access ne vous demande pas si vous dsirez enregistrer les modifications, car le filtre que vous avez utilis ne fait pas partie constitutive de ltat. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 265

2CREZ UN TAT AVEC LASSISTANT
Vous allez crer un tat simple bas sur la table T_CLIENTS. Sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton Assistant tat. Access affiche lassistant.
Dans la zone <Tables/Requtes>, slectionnez T_CLIENTS . Choisissez le champ CLI_NOM dans la liste des champs disponibles . Cliquez sur le bouton flche vers la droite .
Access ajoute CLI_NOM dans la liste des champs slectionns . Procdez de mme avec les noms des champs CLI_PRENOM, CLI_CP, CLI_VILLE, CLI_DERNIER_PASSAGE et CLI_CHIFFRE_AFFAIRES.

Si vous voulez retirer un champ de la liste , slectionnez-le et cliquez sur le bouton flche vers la gauche . Une fois les champs slectionns, cliquez sur [Suivant].
Access propose dajouter un niveau de regroupement. Ne le faites pas maintenant, cliquez sur [Suivant]. Access propose un tri.
Slectionnez, dans la zone liste droulante , le champ qui va servir de premier critre de tri
CLI_DERNIER_PASSAGE. Cliquez sur le bouton Croissant pour basculer en tri dcroissant.
266

Access vous propose plusieurs prsentations. Slectionnez une disposition < Tabulaire> et une orientation < Portrait>. Vrifiez que la case < Ajuster la taille des champs afin quils tiennent tous sur une page >est coche. Cliquez sur [Suivant].
Tapez un titre pour ltat : E_CLIENTS_PAR_PASSAGE_ET_CA. Ce titre sera le nom de ltat enregistr.
Cliquez sur [Terminer].
Ltat est gnr puis affich en Mode Aperu avant impression :
Vous pouvez visualiser le reste de la page en utilisant les curseurs de dfilement et visualiser les autres pages en utilisant les boutons de navigation .
Notez que, comme vous avez demand un tri sur la date de dernier passage, la colonne correspondante a t mise en premire position. Fermez lAperu avant impression (sous longlet Aperu avant impression>groupe Fermer laperu, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression).
Access affiche ltat en Mode Cration. 267

3MODIFIEZ LTAT ET AJOUTEZ UN REGROUPEMENT PAR MOIS

Diminuez la taille du contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> une largeur de 3 cm, diminuez aussi la largeur du contrle tiquette qui se trouve au-dessus . Dcalez lensemble des contrles ( lexception de <CLI_DERNIER_PASSAGE> et de ltiquette qui se trouve au-dessus) de quelques millimtres vers la droite : cliquez au-dessus de ltiquette <Nom> et glissez le pointeur jusquen dessous du contrle <CLI_CHIFFRE_AFFAIRES> , puis dcalez lensemble en utilisant la touche flche vers la droite du clavier.
Modifiez le contenu du contrle tiquette <Code postal> par CP.
Augmentez la largeur du contrle tiquette <Date dernier passage>, puis modifiez son contenu pour le transformer en Dernier passage. Dans le pied de page, dcalez le numro de page vers la gauche. Passez en Mode page pour vrifier les diffrentes largeurs.
Vous allez maintenant ajouter un regroupement pour avoir le total des chiffres daffaires. Sous longlet Cration>groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier. Access ouvre un volet Regrouper, trier et total en bas de la fentre. Comme vous aviez tri par date de dernier passage dans lassistant, ce tri apparait dj dans la nouvelle fentre. Cliquez sur le bouton Plus dans le volet qui est ouvert.

Cliquez sur la flche droite de Par valeur entire. Dans la fentre qui apparat, slectionnez <Par mois>. Cliquez en dehors de la fentre pour la fermer. Cliquez sur la flche droite de Sans totaux. Dans la zone <Total sur> qui apparat, slectionnez CLI_CHIFFRE_AFFAIRES . Vrifiez que le type dopration est Somme . Vrifiez que < Afficher le total gnral> est coch, et cochez < Afficher le sous-total dans len-tte de groupe> . Cliquez en dehors de la fentre pour la fermer.
Il est possible quau cours de vos manipulations, la fentre se referme. Il suffit de la rouvrir et de slectionner sur CLI_CHIFFRE_AFFAIRES pour la retrouver. Cliquez sur le le lien qui suit <avec titre> Date dernier passage.
La barre des regroupements et tris doit contenir les informations ci-contre.
Dans la fentre de zoom qui apparat, saisissez Total des CA pour le mois de. Cliquez sur [OK].
268

Le rsultat ressemble ceci :
Modifiez la largeur de la zone de texte du mois pour que ltiquette <Total des CA pour le mois de> soit entirement visible. Passez en Mode Aperu avant impression. Sous longlet Aperu avant impression>groupe Zoom, cliquez sur le bouton Deux pages. Parcourez les diffrentes pages de ltat pour en avoir une vue globale avec les totaux. Le libell du total des CA peut prter confusion. Remplacez-le par Total des CA pour les clients dont le dernier passage est au mois de.
Fermez ltat en enregistrant les modifications.
4CREZ UN TAT AVEC REGROUPEMENT GRCE LASSISTANT

Vous allez crer un tat avec regroupement sur la table T_CLIENTS, pour connatre le nombre de DVD lous par ville et par dpartement. Pour compliquer un peu les choses (et voir des aspects diffrents), vous allez utiliser le champ <CLI_CP> plutt que <CLI_DEP>. Sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton Assistant tat. Access lance lAssistant tat. Slectionnez la table T_CLIENTS dans la liste droulante.
Dans la liste des champs , utilisez la flche pour slectionner les champs CLI_NOM, CLI_PRENOM, CLI_CP, CLI_VILLE et CLI_NB_DVD .
Cliquez sur [Suivant]. 269
Grce la flche , ajoutez des regroupements pour CLI_CP dabord et CLI_VILLE ensuite.
Cliquez sur le bouton [Options de regroupement] Pour le champ de regroupement CLI_CP, choisissez 2 lettres initiales.
Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Intervalles de regroupement. Cliquez sur [Suivant].
Access propose les ordres de tri. Choisissez un ordre croissant sur CLI_NB_DVD.
Cliquez sur le bouton [Option de synthse].
Cochez les options < Somme > pour CLI_NB_DVD. Laissez les autres options par dfaut. Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Options de synthse. Cliquez sur [Suivant].
Access vous propose une disposition. Vrifiez que < chelonn> et < Portrait> sont bien slectionns. Vrifiez galement que < Ajuster la taille des champs afin quils tiennent tous sur une page> est coch.
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Cliquez sur [Suivant]. Donnez comme titre votre tat E_CLIENTS_NB_DVD. Cliquez sur [Terminer].
Access affiche ltat en Mode Aperu avant impression. Le premier dpartement tant le 75, laperu nest pas trs intressant regarder. Allez la dernire page de laperu en cliquant sur la flche dans la barre de navigation.
Il est visible que les enregistrements sont regroups par ville , et quon a bien un total par ville et par dpartement .
Passez en Mode Cration pour apporter des modifications ltat. Cliquez droit sur longlet du formulaire puis cliquez sur Mode Cration.
On retrouve les En-tte de groupe et les Pied de groupe pour chacun des deux regroupements, CLI_CP et CLI_VILLE .
271

Modifiez le contenu des en-ttes et des pieds de groupe Vous remarquerez que ltat contient de nombreuses formules utilisant la concatnation (avec le caractre &), cest dire lajout de texte la suite dun autre texte. Par exemple, ce concatn avec la donnera cela. Par exemple, si CLI_VILLE contient Paris, alors : Bonjour Paris ="Bonjour " & [CLI_VILLE] donnera : La formule du pied de groupe CLI_CP est complique : ="Synthse pour " & "'CLI_CP' = " & " " & [CLI_CP] & " (" & Compte(*) & " " & VraiFaux(Compte(*)=1;"enregistrement dtail";"enregistrements dtail") & ")"
On peut envisager de remplacer cette expression par une expression plus simple et plus juste : ="Total pour le dpartement numro " & Gauche([CLI_CP];2) De mme, la formule du pied de groupe CLI_VILLE peut tre remplace par : ="Total pour le(s) " & Compte(*) & " client(s) de "& [CLI_VILLE]

Enregistrez les modifications dans ltat. Modifiez les formules apparaissant dans les sections de Pied de CLI_VILLE et Pied de CLI_CP, en prenant les formules proposes ci-dessus. Pour cela, cliquez deux fois pas trop rapidement dans le contrle zone de texte et saisissez la formule.
Vrifiez la validit de la formule en Aperu avant impression sur la dernire page, sans enregistrer les modifications. Vrifiez que les formules affichent bien le rsultat dsir.
Une fois les modifications vrifies, enregistrez ltat. Sinon, essayez de corriger la formule. Au pire, fermez sans enregistrer les modifications et recommencez.
Modifiez les tiquettes
Cette partie concernant principalement la prsentation, vous pouvez passer en Mode Page. En utilisant les mthodes vues prcdemment, modifiez le contenu des tiquettes des titres de colonne ainsi que ltiquette de titre pour que ltat ressemble ceci :
272

Insrez un saut de page Actuellement, les totaux par dpartement sont fondus au milieu des donnes.
Vous allez insrer un saut de page aprs la fin du groupe CLI_CP, pour que chaque dpartement commence sur une nouvelle page. Passez en Mode page (vous pourriez faire la mme chose en Mode cration).
Slectionnez len-tte de groupe en cliquant juste ct du champ <CLI_CP> (pas dans le champ). Toute la ligne doit tre slectionne.
Affichez la Feuille de proprits si besoin (sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits). Slectionnez longlet Format. Dans la proprit <Saut de page> choisissez Avant section. Affichez ltat en Aperu avant impression. Pour cela, par exemple, cliquez droit sur longlet du formulaire puis cliquez sur Aperu avant impression.
Les sections dpartements de ltat commencent systmatiquement en haut dune page. Fermez ltat en enregistrant les modifications. Modifiez le thme de ltat

Rouvrez ltat. Puis, passez en Mode Cration ou en Mode Page, en cliquant sur une icne situe sur la barre dtat de la fentre Access. Fermez la Feuille de proprits si elle est ouverte. Sous longlet Cration>groupe Thmes, cliquez sur le bouton Thmes. Access affiche la galerie des thmes disponibles.
Notez que, quand vous pointez un thme sans cliquer, ltat est temporairement modifi suivant le thme, pour vous donner une ide de leffet final. Cest un aperu instantan. Choisissez un thme qui vous convient et cliquez dessus. Notez quil est inutile de passer beaucoup de temps sur le choix des couleurs si ltat est destin tre imprim en noir et blanc. Vous pouvez modifier indpendamment les couleurs et les polices du thme actif en utilisant les galeries proposes sous longlet Cration>groupe Thmes, via les boutons Couleur et Police. Notez cependant quavec ces deux boutons, il ny a pas daperu instantan disponible.
273

5UTILISEZ LASSISTANT TIQUETTES
Lassistant tiquettes permet de crer des planches dtiquettes partir des donnes contenues dans une table ou une requte. Vous allez lutiliser pour imprimer sur des tiquettes les adresses de vos clients ayant demand un publipostage. En vous rfrant ventuellement au cas 6 (requtes slection), crez une requte qui affiche les coordonnes (civilit, nom, prnom, adresse, code postal et ville) des clients ayant demand un publipostage.
Enregistrez cette requte sous le nom R_CLIENTS_PUBLIPOSTAGE.
Passez en Mode Feuille de donnes pour visualiser et contrler les donnes. Fermez la requte. Assurez-vous que la requte est bien slectionne dans le volet de navigation. Puis, sous longlet Crer>groupe tats, cliquez sur le bouton tiquettes.
Access affiche lassistant tiquette.
Slectionnez le fabriquant , le type dtiquette puis choisissez la taille dans la liste . Vous pouvez galement dfinir un format dtiquette personnalis . Dans ce cas, Access vous demandera de prciser toutes les dimensions de ltiquette. Cliquez sur [Suivant].
Access vous demande de prciser la police et la couleur du texte. Cliquez sur [Suivant]. 274 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

Access vous demande de construire votre tiquette. Notez que les champs proposs sont ceux de la requte slectionne. Cliquez sur CLI_CIVILITE puis cliquez sur la flche pour faire passer le champ dans ltiquette prototype .

Tapez
pour insrer un espace afin que la civilit et le nom de soient pas accols. .
Comme prcdemment, ajoutez le champ CLI_NOM, un espace, puis CLI_PRENOM. Changez de ligne avec Ajoutez CLI_ADRESSE, passez la ligne puis ajoutez CLI_CP , un espace, puis CLI_VILLE . Si vous avez ajout un champ en trop, vous pouvez leffacer en cliquant dessus dans ltiquette prototype et en utilisant la touche de suppression .
Access vous propose de trier les enregistrements.
Pour faciliter le tri postal, vous allez trier par code postal et par ville. En utilisant la flche , dplacez les champs CLI_CP puis CLI_VILLE de la liste des champs disponibles vers la liste des champs de tri .
275
Access vous demande un nom pour ltat. Saisissez E_CLIENTS_PUBLIPOSTAGE_ETIQUETTES.
Cliquez sur [Terminer].
Access affiche lAperu avant impression.
Fermez lAperu avant impression. Ensuite, fermez ltat.
6MODIFIEZ UNE TIQUETTE

Vous pouvez modifier les tiquettes, par exemple changer la police dune partie de ltiquette : Procdez comme pour la personnalisation dun tat, vue plus haut dans cet exercice. Slectionnez ltiquette que vous venez de crer dans le volet de navigation.
Passez en Mode Cration.
La largeur et la hauteur de ltat correspondent la largeur et la hauteur de ltiquette. Il faut donc viter de les modifier. Vous noterez quen Mode Cration, une seule tiquette apparat, quen Mode Page et en Mode tat une seule colonne apparat, alors quen Aperu avant impression, deux tiquettes sont visibles de front. Dans ce dernier mode, les colonnes sont affiches telles qu'elles apparatront l'imprimante. Le nombre de colonnes limpression de ltat peut tre dfini en Mode Cration en cliquant sous longlet Mise en page> groupe Mise en page sur le bouton Mise en page. Dans la fentre qui apparat, le nombre de colonnes de ltat est indiqu sous longlet Colonnes.
276
Notez quAccess a construit ltiquette en crant trois contrles disposs en colonne, un contrle par ligne de ltiquette. Il utilise loprateur de concatnation & et la fonction SupprEspace, qui supprime les espaces qui se trouvent avant et aprs le texte, sans toucher ceux qui se trouve lintrieur du texte (" petit texte exemple " devient "petit texte exemple") .
Vous allez mettre la premire ligne en gras. Slectionnez le premier contrle en cliquant dessus.
Sous longlet Format>groupe Police, cliquez sur le bouton Gras.
Imprimez les tiquettes Procdez de mme que pour nimporte quel tat, comme indiqu plus haut dans cet exercice.
7FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTER ACCESS
277
BASE DE DONNES MULTITABLE
279
CAS 9 : RELATIONS ET REQUTES
281

Fonctions utilises Fentre des relations Intgrit rfrentielle Requte multitable 25 mn
Vous allez maintenant utiliser Access dans toute sa puissance, grce des donnes structures en plusieurs tables lies par des relations. Copiez le fichier Locat_09.accdb qui est enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XLocat_09.accdb. Cette base de donnes sera votre base de travail pour ce cas. Ouvrez cette base de donnes XLocat_09.accdb. La table T_FILMS contient les informations sur les films disponibles (titre, dure, anne de sortie, genre, diteur). Le genre est constitu dune liste de valeurs numriques (lidentifiant du genre) et de textes (aventure, western, ...) stocks dans la table T_GENRES. Dans la table T_DVD se trouvent les DVD quon a effectivement achets parmi ceux lists dans T_FILMS. On y trouve lidentifiant du film ainsi que son tat (neuf, bon, correct, changer). Quand un DVD est changer , il est retir de la location. La table T_ETATS contient la liste des tats de DVD. La location se dcompose en deux tables : T_LOCATIONS qui conserve lidentifiant du client et la date, et T_LOCATIONS_DETAIL qui stocke celui du DVD lou, ainsi que la date de dbut de la location et la date de retour effective du DVD. Cette structure trs classique permet de louer plusieurs DVD la fois. On peut noter que le contenu de la table T_FILMS va voluer rgulirement, au mme titre que la table T_CLIENTS ou T_LOCATIONS. On dit quil sagit de tables vivantes ou actives . Au contraire, le contenu des tables T_GENRES, ou T_CIVILITES va peu (voire pas) voluer. On parle alors de tables de rfrence ou table statiques .
1CREZ UNE RELATION ENTRE T_FILMS ET T_DVD

Notez quil sagira dune relation un plusieurs : un DVD contient un seul film, mais un mme film peut se retrouver sur plusieurs DVD.
un film correspond plusieurs DVD
T_FILMS
Ct un Cot cl primaire un DVD correspond un seul film
T_DVD
Ct plusieurs (ou ) Cot cl trangre
Ajoutez/supprimez une table

Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations. La fentre des relations saffiche. Sous longlet Outils de relations/Crer>groupe Relations, cliquez sur le bouton Afficher la table. Le dialogue Afficher la table souvre. Slectionnez T_FILMS, puis cliquez sur [Ajouter]. Double-cliquez sur T_DVD. Double-cliquez sur T_GENRES. Cliquez sur [Fermer].
282
Access affiche les trois tables dans la fentre des relations. Notez que le champ cl primaire de chaque table, sil existe, est signal par une petite cl. Dans notre cas, vous navez pas besoin de la table T_GENRES dans limmdiat. Vous allez donc la supprimer de la fentre des relations. Si vous avez ajout dautres tables par erreur, vous pouvez les supprimer de la mme manire. Slectionnez la table T_GENRES en cliquant dessus.
Appuyez sur la touche
Crez une liaison simple
Dans la fentre des relations, faites glisser le champ <FILM_ID> de la table T_FILMS jusque sur le champ <DVD_ID_FILM> de la table T_DVD.
Access affiche la fentre Modifier des relations. Vrifiez que les champs mettre en relation sont les bons, puis cliquez sur [Crer] . Une relation simple est cre entre les deux tables, elle est reprsente par une ligne reliant les champs mis en relation. Fermez la fentre des relations en enregistrant les modifications. Utilisation dune table relie une autre
Ouvrez la table T_FILMS.
Vous avez maintenant des petits signes + en dbut de chaque ligne. Ces signes permettent de visualiser les enregistrements lis cette ligne. Cliquez sur un des symboles + situs au dbut de ligne (par exemple Romper stomper ). Le + se transforme en -, et les trois DVD contenant le film sont affichs.

Cliquez sur le pour refermer laffichage des enregistrements lis. Cliquez sur le + situ sur la ligne du film Insects. Notez quil ny a aucun DVD pour ce film. Fermez la table T_FILMS.
283

2REQUTE AVEC DEUX TABLES
Requte utilisant deux tables non relies

Crez une nouvelle requte en Mode Cration (sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte). Le dialogue Afficher les tables souvre. Ajoutez les tables T_EDITEURS et T_FILMS. Aucune relation nexiste encore entre ces tables. Dans la grille de requte, ajoutez les champs <EDIT_ID>, <EDIT_NOM>, <FILM_TITRE>, <FILM_DUREE> et <FILM_ID_EDITEUR>.
Passez en Mode Feuille de donnes (sous longlet Accueil>groupe Affichages, cliquez sur le bouton Affichage, ou en bas droite de la fentre Mode feuille de donnes).
Access affiche le rsultat de la requte :
Notez quil y a 3825 lignes, cest--dire le nombre de films (1275) multipli par le nombre dditeurs (3). chaque ligne de la table T_FILMS, Access associe toutes les lignes de la table T_EDITEURS, car aucune relation nexiste entre les deux. Enlever les champs dune des tables ne change rien, car il suffit que la table soit prsente dans la requte pour quAccess en tienne compte. Pour viter cela, et faire en sorte que lon nait pour chaque film que les diteurs de ce film, il est ncessaire de relier les tables. Dans cet exemple, vous allez relier les tables par les champs <EDIT_ID> et <FILM_ID_EDITEUR>. Passez en Mode Cration (sous longlet Accueil>groupe Affichage, cliquez sur la flche du bouton Affichage et choisissez Mode Cration, ou en bas droite de laffichage Mode Cration). 284 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Dans le volet haut de la fentre (volet qui affiche les tables), faites glisser le champ <EDIT_ID> jusque sur le champ <FILM_ID_EDITEUR>.
Passez en Mode Feuille de donnes.
Le nombre de lignes est beaucoup plus raisonnable : on retrouve nos 1275 films et leur (unique) diteur. Fermez la requte sans enregistrer les modifications. La leon en tirer est essentielle : si une requte utilise plusieurs tables, il faut (sauf cas exceptionnel) quelles soient toujours relies entre elles. Crez et utilisez une requte avec deux tables relies Vous allez maintenant tester la relation entre T_FILMS et T_DVD grce une requte. Crez une requte en Mode Cration, et ajoutez les tables T_FILMS et T_DVD cette requte.
Puisque vous avez dfini une relation entre les tables, cette relation est automatiquement ajoute dans la requte. Notez quon peut aussi dfinir une relation entre deux tables dans une requte, mme si aucune relation na t dfinie entre ces tables dans la structure de la base de donnes. Il y a donc deux niveaux de relation : au niveau de la structure de la base deux tables peuvent tre lies, et au niveau des requtes une relation peut tre cre uniquement pour une requte.

Agrandissez un peu la fentre de la table T_FILMS pour voir entirement tous les champs. Dans la grille de requte, ajoutez les champs <FILM_ID>, <FILM_TITRE>, <DVD_ID> et
<DVD_ID_FILM>.
Passez en Mode Feuille de donnes. 285

Premire constatation : vous avez 1103 lignes, ce qui ne correspond pas du tout au nombre de films. Le nombre de films est diffrent car certains films figurent sur plusieurs DVD. Dans cette requte vous affichez les DVD et les films : lordre dans lequel on a ajout les tables ou bien lordre des champs na aucune importance. Il y a 1103 DVD en tout. Certains films apparaissent plusieurs fois, car ils figurent sur plusieurs DVD. Cest le cas par exemple de Romper stomper. Dautres napparaissent pas, car le DVD na pas t achet. Cest le cas pour le film numro 4, Insects.
Le titre du film a t modifi une fois dans la table T_FILMS, mais il apparat modifi trois fois dans la requte. Cest quil y a trois DVD pour ce mme film. Mme si la modification est visible sur trois lignes diffrentes, elle nest prsente quune seule fois dans la base. Rtablissez le titre dorigine Romper stomper, dans nimporte laquelle des 3 lignes de ce film dans la requte, et cliquez nouveau sur un autre DVD pour valider la saisie.
Sur la 2e ligne, changez Romper stomper en Romper stomper 2, puis cliquez sur le film numro 7 (Domino) . Que constatez-vous ?
Remplacez la valeur 7 du champ <DVD_ID_FILM> (celui qui est tout droite) de la septime ligne de la requte (Domino) en 53, puis cliquez sur la ligne en dessous afin de valider la saisie. Prenez un moment pour comprendre pourquoi les valeurs de <FILM_ID> et de <FILM_TITRE> sajustent en consquence.
Si on change le numro du film sur un DVD, on voit aussi le nom du film associ au nouveau numro changer dans la requte qui affiche le nom des films figurant sur les DVD. Remettez la valeur dorigine 7 dans la septime ligne de la requte.
Fermez la requte sans enregistrer les modifications. Ouvrez la table T_FILMS.
Ncessit de la contrainte dintgrit rfrentielle

Supprimez lenregistrement numro 18, Full clip. Cliquez sur [Oui] quand Access vous demande confirmation. Fermez la table T_FILMS. Ouvrez la table T_DVD. Les DVD numro 15 et 16 font toujours rfrence au film 18 , que vous venez pourtant de supprimer dans la table T_FILMS.
Il nest pas normal quon ait un DVD sans film correspondant. On dit alors que la base de donnes est devenue incohrente. Supprimez manuellement les enregistrements numro 15 et 16 de la table des DVD (ceux qui correspondaient au film numro 18), pour que la base retrouve sa cohrence.
Fermez la table T_DVD.
286

Ajoutez une contrainte dintgrit rfrentielle Vous allez ajouter une contrainte dintgrit rfrentielle pour quil ne soit pas possible de supprimer un film sil existe encore un DVD avec ce film. Sous longlet Outils de base de donnes>groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations pour afficher la fentre des relations.
Double-cliquez sur la relation . Attention de bien cliquer sur la partie incline du lien, et non sur les attaches (qui sont horizontales).
Le dialogue Modifier des relations souvre. Vrifiez que les champs de la liaison saffichent bien . Si ce nest pas le cas, cest que vous navez pas cliqu sur la relation, ou que vous avez cliqu sur une des attaches de la relation. Dans ce cas, fermez la fentre de modification de la relation et recommencez.

Cochez loption < Appliquer lintgrit rfrentielle>. Cliquez sur [OK].
La relation apparat maintenant avec un 1 ct cl primaire et un ct cl trangre. Si un message derreur apparat, cest que vous avez un ou plusieurs DVD sans film correspondant. Le plus simple est alors de repartir de la base dorigine (Locat_09.accdb) en recommenant le cas pratique. Fermez la fentre des relations, en enregistrant les modifications. noter : mme si vous cliquez sur [Non] quand Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications, la relation aurait t conserve. Si vous voulez le vrifier, allez dans la fentre des relations, puis sous longlet Outils de relation/Crer>groupe Relations, cliquez sur le bouton Afficher toutes les relations. Vous pourrez ainsi visualiser lensemble des relations et les tables correspondantes.

Ouvrez la table T_FILMS. Slectionnez la 2e ligne, celle de Romper stomper (vous avez vu prcdemment quil existait des DVD lis ce film). Essayez de la supprimer. Un message apparat alors :
Si vous voulez supprimer cet enregistrement, il est ncessaire de supprimer dabord tous les DVD qui y font rfrence. On garde ainsi une cohrence dans les donnes : il ne pourra plus y avoir de DVD avec un code ne correspondant aucun film. Notez que vous auriez pu modifier la raction dAccess : si vous aviez coch dans la fentre Modifier des relations la case < Effacer en cascade les enregistrements correspondants>, Access aurait supprim tous les DVD sur lesquels figurait le film Romper stomper. Cliquez sur [OK]. Fermez la table T_FILMS. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 287

3RELIEZ LES AUTRES TABLES DE LA BASE

Dans la fentre des relations, o figurent dj T_DVD et T_FILMS, ajoutez les tables T_EDITEURS, T_LOCATIONS_DETAIL, T_LOCATIONS, T_GENRES et T_CLIENTS. Reliez ensemble les champs des tables suivantes, en appliquant chaque fois lintgrit rfrentielle, sauf pour la relation entre T_DVD et T_LOCATIONS_DETAIL :
Reliez le champ <EDIT_ID> <DVD_ID> <LOCD_ID_LOCATION> <LOC_ID_CLIENT> <FILM_GENRE> de la table T_EDITEURS T_DVD T_LOCATIONS_DETAIL T_LOCATIONS T_FILMS au champ <FILM_ID_EDITEUR> <LOCD_ID_DVD> <LOC_ID> <CLI_ID> <GENRE_ID> de la table T_FILMS T_LOCATIONS_DETAIL T_LOCATIONS T_CLIENTS T_GENRES
Noubliez pas que vous pouvez dplacer les tables dans la fentre des relations pour rendre le graphique plus lisible. Il suffit pour cela de cliquer sur le nom de la table et de faire un cliquerglisser.
Fermez la fentre des relations en enregistrant les modifications.
4CREZ DES REQUTES MULTITABLES

Requte affichant les titres et anne de sortie des films policiers

Crez une nouvelle requte en Mode Cration (sous longlet Crer>groupe Requtes cliquez sur Cration de requte). Ajoutez les tables T_FILMS et T_GENRES.
Notez que la relation est ajoute automatiquement dans la requte, car elle tait dfinie entre les deux tables prcdemment dans la fentre des relations.

Cliquez sur [Fermer] pour fermer la fentre dajout des tables. Agrandissez un peu les tables pour voir tous les champs en entier. Cliquez et glissez jusque dans la grille de requte les champs <FILM_TITRE>, <FILM_DUREE> et <GENRE_TEXTE>. Tapez le critre policier sur la ligne <Critre> dans la colonne de <GENRE_TEXTE>.
288
Admirez le rsultat, en passant en Mode Feuille de donnes. Fermez la requte sans enregistrer les modifications. Crez une nouvelle requte en Mode Cration. Le dialogue Afficher les tables souvre automatiquement. Ajoutez les tables T_GENRES et T_DVD. Cliquez sur [Fermer] pour fermer le dialogue Afficher les tables.
Requte affichant le nombre de DVD par genre

Notez que les tables ne sont pas relies. Il manque la table T_FILMS qui permet de faire le lien entre T_GENRES et T_DVD.
Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Afficher la table, le dialogue Afficher les tables souvre. Ajoutez la table T_FILMS. Notez que maintenant toutes les tables sont relies entre elles. Fermez le dialogue Afficher les tables. Disposez les tables dans la fentre de requte pour que les liens soient plus faciles suivre. Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux . Une ligne <Opration> apparat dans la requte. Double-cliquez dans les tables sur les champs <GENRE_TEXTE> et <DVD_ID> pour les ajouter la grille de requte. Puis, sous <DVD_ID>, sur la ligne <Opration>, slectionnez Compte .
289

Passez en Mode Feuille de donnes et admirez le rsultat : vous voyez le nombre de DVD dans chaque genre. Fermez la requte, sans enregistrer les modifications.
Requtes affichant le nombre de locations par genre pour une semaine Les champs dont vous avez besoin sont <GENRE_TEXTE>, <LOC_DATE_DEBUT> et nimporte quel champ de T_LOCATIONS (vous prendrez <LOC_ID>), pour compter le nombre denregistrements. Vous avez donc besoin des tables T_GENRES et T_LOCATIONS, ainsi que de toutes les tables permettant de passer de lune lautre dans la fentre des relations. Crez une nouvelle requte en Mode Cration. Le dialogue Afficher les tables souvre.

Ajoutez les tables T_GENRES, T_FILMS, T_DVD, T_LOCATIONS_DETAIL et T_LOCATIONS. Notez que maintenant toutes les tables sont relies entre elles. Fermez le dialogue Afficher les tables. Agrandissez un peu les tables pour voir tous les champs en entier. Cliquez et glissez jusque dans la grille de requte les champs <GENRE_TEXTE>, <LOC_ID_CLIENT> et <LOC_DATE_DEBUT>. Sous longlet Outils de requtes/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. Sur la ligne <Opration>, dans la colonne <LOC_ID_CLIENT>, slectionnez Compte. Sur la ligne <Opration>, dans la colonne <LOC_DATE_DEBUT>, slectionnez O. Sur la ligne <Critre>, dans la colonne de <LOC_DATE_DEBUT>, tapez Entre #07/06/2010# et #13/06/2008#.
Passez en Mode Feuille de donnes, et admirez le rsultat : le nombre de locations par genre entre le 7 et le 13 juin 2010. Pour avoir des noms de champs plus lisibles, vous pouvez ajouter des titres aux champs. Admirez le rsultat en Mode Feuille de donnes. Fermez la requte sans enregistrer les modifications. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ,ou + .
290
CAS 10 : REQUTES AVANCES
291

Fonctions utilises Requte de non-correspondance Requte recherche les doublons Requte ajout Requte suppression Requte danalyse croise Requte mise jour Requte cration de table 20 mn
Aprs les requtes Slection standards, vous allez voir des requtes plus avances que vous pouvez gnrer par lassistant, et ensuite des requtes dites action . Copiez le fichier Locat_10.accdb qui est enregistr dans C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XLocat_10.accdb. Ouvrez cette base de donnes, rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent.
1CREZ UNE REQUTE DE NON-CORRESPONDANCE

Vous allez chercher les films qui sont au catalogue, mais pour lesquels vous navez pas de DVD. Il sagit donc de rechercher les enregistrements de T_FILMS qui nont pas de correspondance dans la table T_DVD. Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant requte. Access affiche la liste des assistants. Cliquez sur Assistant Requte de non-correspondance, puis sur [OK].

Choisissez la table des donnes source, ici T_FILMS , puis cliquez sur [Suivant]. Choisissez la table des donnes de non-correspondance T_DVD, puis cliquez sur [Suivant]. Choisissez les champs mettre en correspondance. La relation ayant dj t dfinie dans la fentre des relations, la correspondance est dj tablie, cliquez sur [Suivant]. Si ce ntait pas le cas, vous les auriez slectionns et mis en relation en cliquant sur la double flche . Slectionnez ensuite les champs <FILM_ID>, <FILM_TITRE> et <FILM_ANNEE> de la table T_FILMS en cliquant sur la flche pour basculer ces champs dans la liste de droite, puis cliquez sur [Suivant]. Enfin, laissez le nom par dfaut que vous propose Access, et cliquez sur [Terminer].
Access affiche une liste de 447 films pour lesquels il ny a pas de DVD.
Fermez la requte, et supprimez-la. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
292

2VRIFIEZ LA COHRENCE DE LA BASE
Vous avez vu au cas prcdent que le lien entre les tables T_DVD et T_LOCATIONS_DETAIL tait sans intgrit rfrentielle. En effet, il y a des enregistrements dont le champ <LOCD_ID_DVD> contient des valeurs qui nexistent pas dans T_DVD. En vous inspirant de lexemple prcdent, crez une requte de non-correspondance pour trouver les enregistrements de T_LOCATIONS_ DETAIL dont le DVD nexiste pas. Avant de cliquer sur [Terminer], activez loption < Modifier la structure>. La requte rsultante est assez simple :
Le critre renvoie les lignes dans lesquelles <DVD_ID> Est Null, les lignes de T_LOCATION_DETAIL dont le DVD nexiste pas.
Notez la tte de flche sur la relation du ct de la table T_DVD, elle indique loption choisie pour la jointure. Double-cliquez sur la liaison . Le dialogue Proprit de la jointure souvre. Il donne des prcisions sur la jointure, loption 2 correspondant la tte de flche ct T_DVD. Cliquez sur [OK]. Vous pouvez rajouter des tables et des champs cette requte pour avoir des informations complmentaires :
Attention cependant ne pas dsirer trop dinformation : si vous ajoutez la table T_FILMS lexemple ci-dessus, la requte devient trop complexe et Access ne peut pas la traiter.
293

3CREZ UNE REQUTE POUR TROUVER DES DOUBLONS
Vous allez rechercher les clients doublonns, c'est--dire dont les noms et prnoms apparaissent plusieurs fois dans la base, et afficher les autres informations (adresse, ville, email) pour savoir sil sagit dun vrai doublon (un enregistrement saisi en double, volontairement ou non) ou bien dun homonyme. Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant requte. Access affiche la liste des assistants. Cliquez sur Assistant Requte trouver les doublons, puis sur [OK].

Dans la liste des tables, cliquez sur T_CLIENTS, puis sur [Suivant]. Vous allez rechercher les doublons sur les noms et prnoms : basculez CLI_NOM et CLI_PRENOM dans la liste de droite laide de la flche .
Cliquez sur [Suivant]. Access vous demande quels autres champs afficher : basculez-les tous dans la liste de droite. Enfin, laissez le nom de requte par dfaut que vous propose Access, et cliquez sur [Terminer].
Access affiche le rsultat :
Notez que la suppression des doublons (le ddoublonnage) nest ni facile, ni rapide. Par exemple, un certain nombre de doublons pourraient ne pas apparatre dans la requte (Anne Sylvie et Anne-Sylvie, par exemple napparatraient pas comme des doublons). Mme le traitement des vrais doublons nest pas instantan. Il est en effet ncessaire, pour chaque doublon apparent, de contrler sil sagit dun homonyme ou pas, puis de vrifier les donnes disparates (si on a plusieurs numros de tlphone, dterminer lequel est le bon).
Surtout, avant de supprimer un enregistrement doublon, il est ncessaire de raccrocher les enregistrements qui lui sont lis lenregistrement conserv (en modifiant la cl trangre). Dans lexemple ci-dessus, ALEXANDRE Michel dont lidentifiant est 603 est doublon de ALEXANDRE Michel didentifiant 624. Si vous dcidez de garder seulement le 624, plus complet, il faudrait rechercher tous les enregistrements dont le champ <LOC_ID_CLIENT> est 603 dans la table T_LOCATIONS et les remplacer par 624. Vous pourriez ensuite supprimer le doublon 603 dans T_CLIENTS. Heureusement, ici il ny a que la table T_LOCATIONS, qui soit lie T_CLIENTS.
Fermez la requte, puis supprimez-la.
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4CREZ UNE REQUTE CROISE DYNAMIQUE
Notez que cette requte peut souvent tre remplace par un tableau crois dynamique, qui est vu dans le cas 12. Le but de cette requte est ici de faire un tableau rcapitulatif du chiffre daffaires par type dabonnement et par dpartement.

Sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Assistant requte.
Access affiche la liste des assistants. Cliquez sur Assistant Requte analyse croise, puis sur [OK]. Vrifiez que loption < Tables> est slectionne, puis slectionnez T_CLIENTS .
Notez que vous avez un petit rsum du tableau crois dans la partie infrieure du dialogue , pour le moment il nest pas renseign.
Cliquez sur [Suivant]. Choisissez le champ dont les valeurs serviront den-tte de ligne du tableau crois : slectionnez le champ CLI_DEP dans la liste des champs gauche , et basculez-le dans la liste de droite en cliquant sur licne flche .
Notez que le rsum du tableau crois a t complt dans la partie infrieure du dialogue. Cliquez sur [Suivant]. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 295
Choisissez le champ dont les valeurs serviront den-tte de colonne du tableau crois : slectionnez CLI_ABONNEMENT.
Cliquez sur [Suivant]. Choisissez le champ dont les valeurs seront agrges dans les intersections de lignes et de colonnes : slectionnez le champ CLI_CHIFFRE_AFFAIRES et la fonction dagrgation Somme .
Vrifiez le rsum du tableau crois dans la partie infrieure de la fentre . Cliquez sur [Suivant]. Cette requte statistique tant lancer rgulirement, vous allez lui donner un nom reconnaissable : RS_SOMME_CA_PAR_DEPARTEMENT_PAR_ABONNEMENT. RS signifiant Requte Statistique, toutes les requtes de mme type seront visuellement regroupes ensemble. Vous pourriez en plus placer toutes les requtes statistiques dans un mme groupe. Cliquez sur [Terminer].
Access affiche le rsultat :
Fermez la requte. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
296

5LES REQUTES ACTION
Les requtes que vous avez vues jusquici taient des requtes de type slection, dont le but tait de rechercher, filtrer, trier et prsenter les informations contenues dans les tables. Vous allez maintenant voir les requtes de type action, dont le but est de modifier les donnes. Il y a quatre types de requtes action : requte Mise jour qui permet de mettre jour les donnes dune table ; requte Cration de table qui permet de crer une table partir dune autre, et dy transfrer des enregistrements ; requte Ajout qui permet dajouter des enregistrements dans une table partir dune autre ; requte Suppression qui permet de supprimer les enregistrements dune table. Les requtes action que vous allez crer seront toutes faites suivant le mme principe : Crer une requte slection en Mode Cration ; Vrifier que le rsultat est conforme vos attentes (en terme de formule, de critre...) ; Convertir la requte slection en requte action ; Excuter la requte action.
6CREZ UNE REQUTE DE MISE JOUR

La loi informatique et libert interdit denregistrer de manire centralise les informations se rapportant la race, la religion, les opinions syndicales, politique ou religieuses . Or, lhistorique des films lous par une personne peut donner des indications sur ces domaines. Il est donc ncessaire de rendre anonyme le fichier, en supprimant le lien entre lenregistrement location et lenregistrement dtail location. On perd ainsi volontairement lhistorique des DVD lous. Il est noter que cette contrainte ne sapplique pas aux informations non centralises. Ainsi, la carte dabonnement dun adhrent peut contenir la liste de ses prcdentes locations. Cependant, vous voudriez savoir avant combien de DVD ont t lous par le client. Vous allez donc crer deux requtes : une pour calculer le cumul du nombre de DVD, que vous stockerez dans <CLI_NB_DVD> de T_CLIENTS ; lautre (qui sera lance ensuite) pour mettre NULL le champ <LOC_ID_CLIENT> (c'est--dire le vider) de T_LOCATIONS. La deuxime tant plus simple, vous allez commencer par elle. Crez une requte pour vider un champ Vous allez prparer la requte permettant de supprimer les liens entre les clients et les DVD lous dont la location est termine. On sait que la location dun DVD est termine lorsque sa date de fin est dfinie (Pas Est Null). Crez une nouvelle requte : sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur Cration de requte. Dans cette requte, ajoutez les tables T_LOCATIONS et T_LOCATIONS_DETAIL.

Ajoutez dans la grille les champs <LOC_ID_CLIENT>, <LOC_DATE_DEBUT>, <LOCD_ID_LOCATION>, <LOCD_ID_DVD> et <LOCD_DATE_FIN>. Saisissez comme critre pour <LOCD_DATE_FIN> Pas Est Null.
297

Passez en Mode Feuille de donnes pour vrifier le rsultat. Revenez en Mode Cration. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Mise jour.
Les lignes <Afficher> et <Tri> disparaissent, remplacs par une ligne <Mise jour>. Sur la ligne <Mise jour>, saisissez NULL dans la colonne <LOC_ID_CLIENT>.
Revenez en Mode Feuille de donnes. Vous constatez que seul le champ <LOC_ID_CLIENT>, celui qui sera mis jour, est affich. Vous constatez galement que le champ nest pas encore mis jour. Revenez en Mode Cration.
Surtout, nexcutez pas maintenant la requte action, car vous avez encore besoin des informations contenues dans la table. Sachez seulement que lexcution de la requte pourrait tre dclenche par le bouton Excuter, sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats. Enregistrez la requte sous le nom R_DETACHE_CLIENT_02, puis fermez-la.
En utilisant le menu contextuel (clic-droit), ouvrez R_DETACHE_CLIENT_02 en affichage Mode Cration. Notez que seuls les champs utiles la requte (<LOCD_ID_LOCATION> et <LOCD_DATE_FIN>) ont t conservs. Fermez la requte.
Vous allez, ltape suivante, mettre jour, dans la table T_CLIENTS, le nombre de films lous par le client. Il faut, pour cela, avoir encore la liaison entre les donnes de la table T_CLIENTS et celles de la table T_LOCATIONS, et cest pour cela que nous gardons en rserve la requte prcdente sans lexcuter.
7CREZ UNE REQUTE POUR CALCULER LE NOMBRE DE DVD LOUS ET RENDUS

Vous allez maintenant calculer pour chaque client le nombre de films quil a lou et qui ont t rendu (c'est--dire qui ont une date de fin de location). Vous allez pour cela passer par une requte intermdiaire, qui va faire le calcul.

Crez une nouvelle requte en Mode Cration (sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur Cration de requte) avec les tables T_LOCATIONS et T_LOCATIONS_DETAIL. Ajoutez les champs <LOC_ID_CLIENT>, <LOC_ID> et <LOCD_DATE_FIN> dans la grille de requte. Ajoutez la ligne des oprations (Outils de requtes/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Totaux). Sous le champ <LOC_ID>, slectionnez la fonction Compte au lieu de Regroupement. Sous le champ <LOCD_DATE_FIN>, saisissez Pas Est Null dans la ligne <Critres>.
Passez en affichage Feuille de donnes pour vrifier le rsultat.
298

Ce nest pas encore ce quil nous faut. Premier inconvnient, le mme client (son identifiant) est rpt sur plusieurs lignes. Cest logique, car le regroupement se fait sur le jour et un client peut rendre des DVD plusieurs jours diffrents. Deuxime inconvnient, le titre de la 2e colonne nest pas des plus explicites. Revenez en affichage Mode Cration.

Sous <LOCD_DATE_FIN>, la place de Regroupement, choisissez O. Dans la ligne <Champ>, dans la deuxime colonne, insrez NbDVD: devant LOC_ID.
Passez en affichage Feuille de donnes. Cette fois-ci, les donnes sont correctes. Pour chaque identifiant client, vous avez obtenu le total. Fermez la requte en enregistrant les modifications. Donnez-lui le nom R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT. Ce nom peut sembler long, mais il permet de savoir rapidement quoi se rattache la requte. De plus, si les requtes sont classes par ordre alphabtique, les requtes similaires sont regroupes. Se retrouver dans une liste interminable de requtes mal nommes et/ou mal classes (cest--dire places dans des groupes inadquats) est un vrai problme. Crez une nouvelle requte en Mode Cration. Dans le dialogue Afficher la table, ajoutez la table T_CLIENTS. Puis, slectionnez longlet Requte , et ajoutez la requte R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_ PAR_CLIENT . Fermez le dialogue Afficher la table.
Crez une requte pour afficher le nombre de DVD lous par client

Les deux lments (la table et la requte) ne sont pas relis. Cliquez sur le champ <CLI_ID> et glissez-le jusque sur le champ <LOC_ID_CLIENT>. Notez que vous ne pouvez pas crer dintgrit rfrentielle. Les contraintes dintgrit rfrentielles ne peuvent tre dfinies quentre des tables et dans la fentre des relations. Slectionnez les champs <CLI_ID>, <CLI_NB_DVD> et <NbDVD>.
Passez en affichage Feuille de donnes.
Un signe doit vous alerter : le bouton Nouvel enregistrement qui se trouve en bas de la fentre nest pas activ. Cela signifie quil nest pas possible de mettre jour des donnes dans cette requte. Pour confirmer, essayez de modifier une valeur de <CLI_NB_DVD>. Cest impossible, et un message vous le confirme dans la barre de statut : Impossible de mettre jour Recordset.
En effet, R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT est une requte avec regroupement : les donnes ne peuvent donc tre modifies, et ce verrouillage se propage toutes les tables qui lui sont lies. Il va vous falloir procder autrement.Vous allez rcuprer le nombre de DVD rendus en passant par la fonction RechDom. Revenez en Mode Cration.
Enlevez R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT des sources de la requte en la slectionnant dans la fentre suprieure de la requte, puis en appuyant sur la touche
. 299

Crez une formule de mise jour en utilisant le gnrateur de formule Vous allez ajouter une colonne dans la grille de requte utilisant la fonction RechDom. e Cliquez dans la premire colonne vide de la requte (3 colonne dans notre cas). Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Paramtrage de requte, cliquez sur le bouton Gnrateur.

Dans le volet gauche, double-cliquez sur Fonctions, puis cliquez sur Fonctions intgres . Dans le volet central cliquez sur Regroup. domaine . Dans le volet droit, double-cliquez sur RechDom .
La fonction et ses paramtres apparaissent dans le volet suprieur .
expr dsigne le champ dont la valeur va tre retourne par la fonction, domain la table ou la requte contenant ce champ et criteria le critre de slection.

Cliquez sur exp, puis tapez "NbDVD".
Ou
Cliquez sur domain, puis tapez "R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT". Cliquez sur domain, puis double-cliquez sur xlocat_10.accdb puis sur Requtes dans le volet de gauche, puis slectionnez R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT dans le volet central, puis double-cliquez sur NbDVD dans le volet de droite. Lassistant remplace domain par Expr [R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_ CLIENT]![NbDVD] Expr. Il vous faut ensuite enlever les caractres en trop puis ajouter les double-quotes (") pour obtenir "R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT". Cliquez sur criteria, puis tapez "LOC_ID_CLIENT=" & [CLI_ID].
Cliquez sur [OK].
Access recopie la formule du gnrateur dans le champ, et lui donne un nom par dfaut Expr1. Saisissez devant la formule (et donc juste aprs Expr1:) [CLI_NB_DVD]+.
Zoomez (en appuyant sur
) pour voir la formule dans son intgralit et la vrifier.
300

Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre. Enregistrez la requte sous le nom R_DETACHE_CLIENT_01. Passez en affichage Feuille de donnes, vrifiez le rsultat.
Pour chaque client, on a dans la colonne <Nb DVD> (champ <CLI_NB_DVD>) le nombre actuel de DVD lous, et, dans la colonne <Expr1>, le calcul du nombre futur de DVD lous. Observez que, dans certaines lignes, le calcul donne un rsultat vide, cela se produit lorsquun client na encore jamais rendu un DVD lou (cas possible pour les tout nouveaux clients). Attention, si vous mettez jour le champ <CLI_NB_DVD> avec cette formule, vous en viderez le contenu pour les clients nayant jamais rendu un DVD lou. Ce nest pas faire. Rsolvez le problme de la propagation du Null et effectuez la mise jour Le Null nest pas une valeur : on ne peut pas comparer le Null une valeur. Il faut utiliser Est Null (ou Pas Est Null). Si un des lments dune formule est Null, toute la formule est dans ltat Null : cest ce quon appelle la propagation du Null . Ne confondez pas ltat Null, et la valeur nulle, qui correspond la valeur zro. Cest ce qui se passe ici : si un client na encore jamais rendu de film en fin de location, la fonction RechDom retourne un Null, et ajouter une valeur numrique un Null donne un rsultat Null. Pour corriger le problme, vous devez ajouter une fonction qui attribue une valeur si le champ est Null : cest la fonction Nz , qui retourne la valeur du deuxime argument si le premier est Null. Par exemple, Nz([CLI_NB_DVD];0) retourne la valeur de <CLI_NB_CLIENT> si celui-ci nest pas Null, et la valeur 0 sil est Null.

Passez en affichage Mode Cration. Modifiez la formule en entourant RechDom avec Nz : [CLI_NB_DVD]+ Nz(RechDom( "NbDVD"; "R_DETACHE_CLIENT_01_NB_DVD_PAR_CLIENT"; "LOC_ID_CLIENT=" & [CLI_ID]); 0) Les retours la ligne ont pour but de faciliter la lecture de la formule, qui commence devenir complexe. Vous ntes pas oblig de les reproduire. Passez en affichage Feuille de donnes pour vrifier le rsultat. Cette fois-ci, chaque ligne contient bien le bon calcul de la future valeur du nombre de DVD. Passez en affichage Mode Cration. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Mise jour. Slectionnez la formule que vous venez de saisir, sans inclure ltiquette Expr1:, puis copiez-la (vous pouvez utiliser le zoom en appuyant sur + pour plus de facilit). Collez la formule dans la ligne <Mise jour> de la colonne <NbDVD>. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter. 301

Access vous demande confirmation pour modifier les enregistrements.
Cliquez sur [Oui] Fermez la requte en enregistrant les modifications. Dans le volet de navigation, activez le groupe Requtes. Double-cliquez sur la requte R_DETACHE_CLIENT_02 pour lexcuter.
Excutez la deuxime requte de mise jour

Access vous demande confirmation pour lexcution de la requte de mise jour. Cliquez sur [Oui]. Access vous demande confirmation pour la modification des 20324 enregistrements. Cliquez sur [Oui], puis fermez la requte.
Dans le volet de navigation, activez le groupe Tables et double-cliquez sur T_LOCATIONS_DETAIL : les enregistrements ont t mis jour.
Vous pouvez construire une requte (que vous nenregistrerez pas) avec T_LOCATIONS et T_LOCATION_DETAIL, et noter que les enregistrements ayant une date de retour nont plus de valeur dans <LOC_ID_CLIENTS>. Ce sont les clients qui ont rendu leurs DVD lous. La mise en place de requtes action pour mettre jour le chiffre daffaires du client ainsi que sa date de dernier passage se fait de faon similaire.
8CREZ UNE REQUTE CRATION DE TABLE

Vous allez crer une table T_ARCHIVES, qui contiendra les coordonnes des clients qui ne sont pas venus depuis longtemps, en loccurrence depuis le 1er janvier 2008.

Crez une requte slection utilisant la table T_CLIENTS. Slectionnez tous les champs de la table en double-cliquant sur le nom de la table T_CLIENTS , puis faites glisser la slection dans la grille de requte .
Dans la colonne <CLI_DERNIER_PASSAGE>, prcisez le critre <#01/01/2008#. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
302
Supprimez la colonne <CLI_MAGASINS> : les champs valeurs multiples ne sont pas autoriss dans les requtes de type cration. Passez en affichage Feuille de donnes. Vrifiez globalement que les donnes sont correctes : on ne doit avoir que des clients qui ne sont pas venus depuis la date indique. Revenez en affichage Mode Cration. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Cration de table.
Access demande le nom de la table crer :
Saisissez T_ARCHIVES. Cliquez sur [OK]. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.
Access vous demande confirmation pour crer une nouvelle table et y coller 10 lignes. Cliquez sur [Oui].
Fermez la requte sans lenregistrer, car elle nest utile quune seule fois.
Dans le volet de navigation, notez lapparition de la table T_ARCHIVES. Ouvrez la table T_ARCHIVES et constatez que les enregistrements ont bien t copis.
Passez en Mode Cration.
Notez que les types de donnes ont t conservs, mais que seule la proprit taille des champs a t reprise, les autres (format, valeur par dfaut, valide si, liste de choix...) ont t ignores. Fermez la table T_ARCHIVES.
9COPIEZ DES ENREGISTREMENTS AVEC UNE REQUTE AJOUT

Vous allez maintenant transfrer dautres anciens clients dans la table T_ARCHIVES. Comme la table existe dj, nous ne pouvons pas utiliser une requte cration. Nous allons donc utiliser une requte Ajout qui va copier des enregistrements de la table T_CLIENTS vers la table T_ARCHIVES.

Crez une requte slection utilisant la table T_CLIENTS. Ajoutez tous les champs de la table. Supprimez le champ <CLI_MAGASINS> de la requte. Dans la colonne <CLI_DERNIER_PASSAGE>, prcisez le critre entre #1/1/2008# et #30/6/2008#.
Passez en affichage Mode Feuille de donnes pour contrler le rsultat.
Vrifiez globalement que les donnes sont correctes : on ne doit avoir que des dates du premier semestre 2008.
303

Revenez en Mode Cration. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Ajout.
Access vous demande quelle table ajouter les donnes. Choisissez T_ARCHIVES dans la liste.
Cliquez sur [OK].
Access enlve la ligne <Afficher> et la remplace par la ligne <Ajouter > . Cette ligne contient les champs de la table T_ARCHIVES dans lesquels vont tre copies les donnes. Access propose un nom par dfaut tous les champs. Vous pourriez modifier ce choix en utilisant la liste droulante , ce qui permettrait de transfrer des donnes dans des champs ne portant pas le mme nom (<CLI_NOM> vers <ARC_NOM>, si vous aviez renomm les champs de T_ARCHIVES).
Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.
Access vous demande si vous voulez ajouter les lignes. Cliquez sur [Oui].
Fermez la requte sans enregistrer les modifications, car cette requte sera dusage peu courant. Il sera plus rapide de la refaire que de la retrouver.
10CREZ UNE REQUTE DE SUPPRESSION

Maintenant que les anciens clients sont archivs, nous allons les supprimer de la table client. Crez une requte slection utilisant la table T_CLIENTS.

Ajoutez le champ <CLI_DERNIER_PASSAGE>. Sur la ligne <Critre>, indiquez <=#30/6/2008#. Passez en affichage Mode Feuille de donnes pour contrler le rsultat. Vrifiez globalement que les donnes sont correctes : on ne doit avoir que des dates antrieures la date indique. Revenez en affichage Mode Cration. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Suppression.
Access supprime les lignes <Tri> et <Afficher,> et ajoute la ligne <Supprimer>. Sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.

Access vous demande confirmation pour supprimer 21 lignes. Cliquez sur [Oui]. Fermez la requte. Nenregistrez pas les modifications, car cette requte sera dusage peu courant, et il sera plus rapide de la refaire que de la retrouver.
11FERMEZ LA BASE DE DONNES ET QUITTEZ ACCESS
304
CAS 11 : FORMULAIRES AVANCS
305

Fonctions utilises Formulaire et sous-formulaire Ergonomie des formulaires Onglet Groupe doptions Zone de liste droulante Bouton de commande 70 mn
Nous avons vu dans le cas n 7 lutilisation de base des formulaires. Nous allons voir maintenant des contrles plus avancs, et notamment les sous-formulaires. Copiez le fichier Locat_11.accdb enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XLocat_11.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes.
1AMLIOREZ LE FORMULAIRE F_CLIENTS_ADRESSE

Modifiez le formulaire en formulaire double affichage

Ouvrez le formulaire F_CLIENTS_ADDRESSE en Mode Cration.
Ouvrez la feuille des proprits, sous longlet Cration> groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des proprits, ou appuyez sur F4 . Slectionnez le formulaire en cliquant sur sa case de slection en haut gauche du formulaire , lintersection des rgles. Les proprits du formulaire saffichent alors dans la Feuille des proprits.
Sous longlet Format de la Feuille de proprits, dans la proprit <Affichage par dfaut>, choisissez Formulaire double affichage .
Passez en affichage Mode Formulaire. Le formulaire est maintenant spar en deux parties en haut une feuille de donnes, et en bas un formulaire. Ces deux affichages sont rattachs la mme source de donnes et sont toujours synchroniss. Slectionnez un enregistrement dans la feuille de donnes, le formulaire affiche aussi lenregistrement slectionn. Les boutons de navigation au bas du formulaire servent pour naviguer dans les enregistrements, ils agissent simultanment sur les deux affichages.
Notez que les champs qui apparaissent dans la partie Feuille de donnes correspondent aux champs dans le formulaire. De plus, leur ordre daffichage de gauche droite dans la partie Feuille de donnes correspond lordre de tabulation dfini dans la partie Formulaire. Par contre, laffichage actuel correspond assez peu aux crans rcents, qui sont majoritairement au format large (16/9). Ce nest pas un problme avec notre formulaire actuel dont la hauteur est assez rduite, mais cela va le devenir prochainement. Revenez en Mode Cration, et slectionnez le formulaire en cliquant sur sa case de slection.
Dans la Feuille de proprits, dans la proprit <Orientation du formulaire double affichage>, choisissez Feuille de donnes sur la gauche . Cette proprit est la douzime avant la dernire proprit de longlet Format.
Passez en Mode Formulaire pour admirer le rsultat. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
306
Vous pouvez modifier la largeur de chaque volet en cliquant-glissant sur la barre de fractionnement . Enregistrez les modifications.
Insrez un contrle onglet Actuellement, le formulaire est assez vide, mais il peut rapidement devenir charg. Pour regrouper de faon logique les informations, vous allez ajouter trois onglets : Coordonnes, Abonnement & stat, Divers. Passez en affichage Mode Cration.

Augmentez la hauteur du formulaire, de faon ce que la section Dtail fasse une dizaine de centimtres. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Contrle Onglet . Cliquez-glissez pour positionnez le contrle onglet sous les autres contrles. Ne vous souciez pas trop de sa taille pour le moment.
Notez que, par dfaut, Access place ce nouveau contrle sans tenir compte des cellules de positionnement. Si vous aviez t en Mode page, au contraire, le nouveau contrle aurait t plac lintrieur dune cellule de positionnement. Slectionnez les contrles <CLI_ADRESSE>, <CLI_CP>, <CLI_VILLE>, <CLI_TEL> et <CLI_EMAIL> ainsi que leurs tiquettes. Vous pouvez slectionner plusieurs contrles simultanment en gardant la touche appuye.

Coupez (
+X) les contrles slectionns.
Slectionnez le premier onglet en cliquant deux fois dessus . Cest la zone intrieure du contrle qui doit tre active. Collez ( +V). Notez que si longlet nest pas assez grand, il est redimensionn automatiquement la taille des objets colls. Si ncessaire, affichez la Feuille de proprits. Cliquez deux fois de suite sur le premier onglet. Le <Type de slection> doit tre Page . Sous longlet Format de la feuille des proprits, saisissez Coordonnes dans la proprit <Lgende>. Avec un clic droit sur le contrle onglet, affichez le menu contextuel et slectionnez Insrer une page . Dfinissez la lgende de ce nouvel onglet : Abonnement && stat.
De manire similaire, dfinissez la proprit <Lgende> du deuxime onglet Divers.
307

Lordre des pages nest pas logique : il faudrait inverser Divers et Abonnement & stat. Avec un clic droit sur le contrle onglet, affichez le menu contextuel et slectionnez Ordre des pages. Access affiche la fentre Ordre des pages. Slectionnez Divers, puis cliquez sur [Descendre].
Cliquez sur [OK].
Access modifie lordre des onglets. Passez en Mode Formulaire, et cliquez sur les onglets pour visualiser le rsultat. Vous allez maintenant ajouter dautres champs dans votre onglet. Passez en Mode Page. Ce mode va vous permettre de bnficier de faon directe du positionnement par cellule.
Sous longlet Cration>groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants.
Vous constatez que seuls les champs faisant partie du formulaire initial sont prsents. Dans la fentre Liste des champs, cliquez sur Afficher tous les tableaux. Access affiche les diffrentes tables avec, dans la partie suprieure, la zone <Champs disponibles pour cette vue>, cest--dire ceux de la table T_CLIENTS. Longlet <Abonnement & stat> tant activ dans le formulaire en Mode Page, glissez lintrieur le champ <CLI_PUBLIPOSTAGE>.
Le contrle <CLI_PUBLIPOSTAGE> vient se mettre en haut gauche de longlet. Ajoutez les contrles <CLI_NB_DVD>, <CLI_CHIFFRE_AFFAIRE>, <CLI_DATE_CREATION>, <CLI_DERNIER PASSAGE>, <CLI_ABONNEMENT> et <CLI_DATE_ABONNEMENT>. En utilisant les mthodes vues au cas 7, repositionnez-les pour que longlet ressemble limage ci-dessous.
Faites de mme avec les champs <Magasins> et <Remarques> dans longlet Divers.
308

Passez en Mode Cration, o les manipulations suivantes seront plus faciles. Remontez le contrle onglet. Pour cela, cliquez en dehors du contrle, puis cliquez une fois sur longlet. Ensuite, positionnez le curseur sur le coin suprieur gauche, et cliquez-glissez pour remonter le contrle. Diminuez la hauteur de la section Dtail.
Passez en Mode Formulaire et admirez votre travail. Enregistrez les modifications.
Ajoutez un champ de recherche Lutilisation du formulaire double affichage nest pas forcment du got de tout le monde. Vous allez remplacer la partie Feuille de donnes par une liste. Passez en Mode Cration.

Si ncessaire, affichez la Feuille de proprits. Dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, dans la proprit <Affichage par dfaut>, choisissez Formulaire unique. Dans longlet Donnes, dans la proprit <Source>, choisissez T_CLIENTS. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Autres . Dans le menu qui souvre, vrifiez que Utiliser les Assistants Contrles est bien activ (icne avec fond orang). Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de liste droulante . Cliquez dans le formulaire, au-dessus des contrles zone de texte <CLI_NOM> et <CLI_PRENOM>.
Access cre le contrle et ouvre la fentre Assistant Zone de liste droulante. Cochez < Rechercher un enregistrement dans mon formulaire bas sur la valeur que jai slectionne dans la liste droulante>, puis cliquez sur [Suivant].

Dans la liste des champs, slectionnez CLI_ID, CLI_NOM et CLI_PRENOM, puis cliquez sur [Suivant]. Access vous propose de modifier les largeurs de colonnes. Cliquez sur [Suivant].
309
Saisissez Rechercher client comme tiquette, puis cliquez sur [Terminer]. Passez en Mode Formulaire.
Vous pouvez maintenant choisir un client dans la liste droulante. Malheureusement, cette liste nest pas trie. Vous allez maintenant la trier. Passez en Mode Cration.

Slectionnez le contrle zone de liste droulante que vous venez de crer. Si ncessaire, affichez la Fentre de proprits. Dans longlet Donnes, dans la proprit <Contenu>, cliquez sur le bouton situ droite de la proprit.
Access affiche la requte qui permet de gnrer le contenu de la liste droulante.
310

Dfinissez un tri croissant sur le champ <CLI_NOM>. Fermez la requte. Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Cliquez sur [Oui]. Notez que cette requte est interne au formulaire, et quelle napparat nulle part dans la liste des requtes du volet de navigation. Passez en Mode Formulaire.
Vous voyez que les clients sont affichs par ordre alphabtique dans la liste droulante. Vous pouvez galement saisir le dbut dun nom, les enregistrements correspondants sont affichs dans la liste droulante. Fermez le formulaire en enregistrant les modifications.
Dans le volet de navigation, modifiez le nom du formulaire pour quil corresponde davantage son contenu : nommez-le F_CLIENTS_ONGLETS plutt que F_CLIENTS_ADRESSE.
2CREZ UN FORMULAIRE DE LOCATION DE DVD
311

Le formulaire de location dun DVD est en fait constitu de deux formulaires : un formulaire principal qui indique la date, le numro de location et ladresse du client ; un sous-formulaire qui va contenir la liste des DVD emprunts ainsi qu'un contrle pour leur date de retour. Pour un client qui a rendu ses DVD, cette liste apparatra vide. Pour faciliter la saisie, ces deux formulaires contiendront une liste droulante. Vous allez commencer par crer le sous-formulaire, pour lintgrer dans le formulaire principal. Crez la requte R_DVD_FILM Cette requte permettra, partir dun numro de DVD, de connatre le titre du film. Crez une nouvelle requte.

Ajoutez les tables T_DVD et T_FILMS. Dans la grille de requte, ajoutez le champ <DVD_ID>. droite de la colonne <DVD_ID>, saisissez la formule suivante, qui concatne le numro du DVD et le film correspondant : Expr1 : [DVD_ID]&" "&[FILM_TITRE]. Fermez la requte et enregistrez les modifications sous le nom R_DVD_TITRE_FILM.
Crez le formulaire dtail des locations Ce formulaire est bas sur la table T_LOCATIONS_DETAIL. Slectionnez la table T_LOCATIONS_DETAIL dans le volet de navigation.

Sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Formulaire vierge. Access cre un nouveau formulaire et laffiche en Mode Page. Ajoutez le champ <LOCD_DATE_FIN> de la table T_LOCATIONS_DETAIL ce formulaire, puis supprimez le contrle tiquette associ. Affichez la Feuille de proprits. Dans longlet Donnes, dans la proprit <Source>, slectionnez T_LOCATIONS_DETAIL. Dans longlet Format, dans la proprit <Affichage par dfaut>, slectionnez Formulaires continus.
Access vous signale quil faut fermer et rouvrir ltat. Cliquez sur [OK]. Fermez le formulaire en lenregistrant sous le nom F_LOCATIONS_SF_DETAIL, puis rouvrez-le en Mode Page. Crez un contrle liste droulante pour saisir les DVD

Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Autres. Dans le menu qui souvre, vrifiez que Utiliser les Assistants Contrles est bien coch. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de liste droulante. Cliquez dans le formulaire, de manire insrer le contrle zone de texte droulante devant le contrle zone de texte <LOCD_DATE_FIN>.
Access cre le contrle et ouvre la fentre Assistant Zone de liste droulante. tape 1 : laissez le choix par dfaut < Je veux que la liste droulante recherche les valeurs dans une table ou requte>, et cliquez sur [Suivant].
312
tape 2 : Activez laffichage des < Requtes> , puis slectionnez R_DVD_TITRE_FILM .

tape 3 : Slectionnez les deux champs, puis cliquez sur

[Suivant].
tape 4 : Choisissez un tri par <DVD_ID>, puis cliquez sur

[Suivant].
tape 5 : Pointez sur le bord droit de la colonne <DVD_ID> , et faites-le glisser pour la masquer. Ainsi, elle napparatra pas dans la liste droulante. Cliquez sur [Suivant]. tape 6 : Indiquez le champ de valeur utiliser, ici choisissez DVD_ID .Cliquez sur [Suivant]. tape 7 : Indiquez dans quel champs de la table la valeur doit tre stocke, ici choisissez LOCD_ID_DVD .
tape 8 : laissez le nom dtiquette que vous propose

Access, car il ne sera pas utilis. Cliquez sur [Terminer].
Access gnre le contrle de liste droulante que vous avez dfini.
Supprimez ltiquette associe au contrle de la liste droulante.
Passez en Mode Cration. Remontez les contrles, modifiez leur largeur et diminuez la hauteur du formulaire.
313
Passez en Mode Formulaire.
Au final, le formulaire devrait ressembler ceci :
Fermez le formulaire en enregistrant les modifications.
3CREZ LE FORMULAIRE DES LOCATIONS

Vous allez maintenant crer le formulaire principal. Sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire.
Dans la zone <Tables/Requtes> , slectionnez T_LOCATIONS.
Basculez tous les champs dans la liste des <Champs slectionns> en cliquant sur le bouton double chevron . Sur le mme dialogue, slectionnez T_CLIENTS dans la zone <Tables/Requtes>. Basculez les champs CLI_ID, CLI_NOM, CLI_PRENOM, CLI_ADRESSE, CLI_CP et CLI_VILLE dans les champs slectionns (lordre importe peu). Cliquez sur [Suivant].
Access dtecte deux tables lies : il vous demande donc quelle est la table principale. En dautres termes, voulez-vous afficher le client et ses locations (sens 1 vers de la relation) ou bien la location et son client (sens vers 1 de la relation). Cest le deuxime cas qui nous intresse ici. Cliquez sur par T_LOCATIONS.
314

Access vous demande quelle disposition utiliser. Choisissez < Colonne simple>, puis cliquez sur [Suivant].

Access vous demande un titre (en fait, un nom) pour votre formulaire. Saisissez F_LOCATIONS. Cliquez sur loption < Modifier la structure du formulaire>, puis cliquez sur [Terminer]. Access affiche le formulaire en Mode Cration.
En utilisant les diffrentes techniques vues au cas 7, modifiez le formulaire pour quil ressemble la figure ci-dessus. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Sousformulaire/Sous-tat . Cliquez sous le contrle <LOC_ID> lemplacement o vous allez insrer le sous-formulaire.
Access lance lassistant sous-formulaire. Cliquez < Utiliser un formulaire existant> et slectionnez F_LOCATIONS_SF_DETAIL.
Access vous demande comment vont tre relis les enregistrements du formulaire. Il vous propose dutiliser la relation existante. Laissez ce qui est propos par dfaut et cliquez sur [Suivant]. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 315

Access vous propose par dfaut le nom du sousformulaire comme nom du contrle sous-formulaire. Laissez le nom par dfaut et cliquez sur [Terminer].
Supprimez ltiquette associe au contrle sous-formulaire et positionnez le contrle pour que le formulaire ressemble ceci :
Vous allez amliorer un peu ce formulaire, en modifiant le titre du formulaire puis en supprimant le slecteur denregistrement du formulaire et la barre de navigation du sous-formulaire. Passez en Mode Page, et affichez la Feuille de proprits.

Slectionnez lobjet Formulaire. Dans longlet Format, dans la proprit <Lgende>, saisissez LOCATIONS .
Toujours dans longlet Format, dans la proprit <Afficher slecteur>, choisissez Non.
Sans fermer la Feuille de proprits, cliquez dans le sous-formulaire, en dehors dun contrle .
Notez que lobjet slectionn dans la Feuille de proprits est encore Formulaire. Il sagit pourtant bien maintenant du sous-formulaire : vous constatez par exemple que la proprit <Lgende> est vide. Dans la proprit <Boutons de dplacement>, choisissez Non.

Dans la proprit <Barre dfilement>, choisissez Verticale. Enregistrez les modifications.
Verrouillez certains champs du formulaire Lorsquun client veut louer un ou plusieurs DVD, il faut crer un nouvel enregistrement location, et dans cet enregistrement il faut : saisir le numro du client ; saisir les DVD daprs leur numro dans le sousformulaire .
316

Il ne faut surtout pas chercher saisir quoi que ce soit dans les coordonnes du client, car la modification affecterait directement les donnes de T_CLIENTS. Pour viter cela, vous allez verrouiller laccs aux champs quil ne faut pas modifier ici. De plus, vous allez faciliter la saisie du client avec une liste droulante. Passez en affichage Mode Cration.

Slectionnez les contrles de champs <CLI_ID>, <CLI_NOM>, <CLI_PRENOM>, <CLI_ADRESSE>, <CLI_CP> et <CLI_VILLE>. Affichez la Feuille de proprits si elle n'est pas ouverte. Sous longlet Donnes de la Feuille de proprits, dans la proprit <Activ>, choisissez Non. Si vous naimez pas la couleur grise du texte, vous pouvez galement mettre la proprit Donnes / <Verrouill> Oui.
Dans ce cas, il faudra que lutilisateur voie que les champs ne sont pas modifiables. Pour chaque contrle zone de texte que lutilisateur ne peut pas modifier, dfinissez la proprit Format / <Style bordure> Transparent.
Enregistrez les modifications. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Zone de liste droulante. Cliquez sous le contrle zone de texte <LOC_ID_CLIENT> pour positionner le contrle liste droulante cet endroit dans le formulaire.
Ajoutez un contrle liste droulante pour saisir le client

Access dmarre lAssistant zone de liste droulante. tape 1 : Laissez le choix par dfaut < Je veux que la liste droulante recherche les valeurs dans une table ou requte>, cliquez sur [Suivant].

tape 2 : Dans la liste des tables, slectionnez T_CLIENTS, cliquez sur [Suivant]. tape 3 : Basculez CLI_ID, CLI_NOM et CLI_PRENOM dans la liste des <Champs slectionns>,
cliquez sur [Suivant].
tape 4 : Choisissez un tri par CLI_NOM, cliquez sur

[Suivant].
tape 5 : Dcochez la case < Colonne cl cache

(recommand)> , pour faire apparatre la colonne des identifiants clients. Cliquez sur [Suivant].
tape 6 : Indiquez que la colonne cl est celle de CLI_ID, cliquez sur [Suivant]. tape 7 : Spcifiez que vous stockez la valeur dans le champ LOC_ID_CLIENT, cliquez sur
[Suivant]. [Terminer].
tape 8 : Saisissez Numro du client comme tiquette de la liste droulante, cliquez sur
Lassistant se termine en gnrant le contrle liste droulante.
Passez en affichage Mode Formulaire. Il est maintenant plus facile de trouver un client.
Comme les contrles zone de texte <LOC_ID_CLIENT> et <CLI_ID> affichent la mme information que la liste droulante, il y a redondance. Passez en affichage Mode Page.

Supprimez le contrle zone de texte <LOC_ID_CLIENT>. Dplacez le contrle liste droulante que vous venez de crer ct du numro du client. Dans la proprit <Largeur liste>, saisissez 7,5cm.
317

Si ncessaire, affichez la Feuille de proprits. Sous longlet Format, dans la proprit <Largeur colonnes>, spcifiez 1cm;3,5cm;3cm. Notez que si vous dsirez masquer la colonne des identifiants, il suffit de mettre sa largeur 0, cest--dire que la proprit <Largeur colonnes> aura comme valeur 0cm;3,5cm;3cm. Passez en affichage Mode Formulaire pour vrifier le rsultat.
4CREZ UN FORMULAIRE DE NAVIGATION

Le nombre de formulaires et dtats commence devenir important. Vous allez organiser ces formulaires au sein dun formulaire de navigation. Sous longlet Crer>groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Navigation, puis sur Onglets verticaux, gauche. Access cre un formulaire quil nomme Formulaire de navigation. Avec un volet gauche qui affichera des onglets de slection, et un sous-formulaire central qui affichera le formulaire dont longlet aura t slectionn gauche.
Depuis le volet de navigation, activez le groupe Formulaires, puis cliquez et glissez F_CLIENTS_ONGLETS dans le volet de gauche du formulaire de navigation .
Access insre un contrle tiquette <F_CLIENTS_ONGLETS> dans le volet de gauche, ce contrle sert donglet de slection. De la mme manire, insrez les onglets <F_LOCATIONS>et <F_MAGASINS>.
Slectionnez le contrle tiquette <F_CLIENTS_ONGLETS>, et, dans la Feuille de proprits, sous longlet Format, dans la proprit <Lgende>, saisissez Clients. De manire similaire, modifiez la lgende de <F_LOCATIONS> en Locations et <F_MAGASINS> en Magasins.
En Mode Cration, cliquez dans le volet des onglets puis sur la poigne de slection. Diminuez la hauteur du sous-formulaire central et augmentez sa largeur. Modifiez la hauteur de la section Dtail en consquence. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
318
Notez que vous ne pouvez ajouter ni table, ni requte. Si vous voulez quune requte figure dans le volet de navigation (par exemple une requte statistique), il faut dabord gnrer un tat qui contient les donnes de la requte, puis intgrer ltat. Notez galement que ltat est en Mode tat, et ne peut pas tre imprim. Passez en Mode Formulaire.
De la mme manire que vous avez ajout un formulaire, passez en Mode Page et ajoutez ltat E_MAGASINS, dont ltiquette sera Liste magasins.
Fermez le formulaire en le sauvegardant sous le nom F_NAVIGATION. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter ou + .
5FERMEZ LA BASE ET QUITTEZ ACCESS
319
ANALYSE ET EXPORT DE DONNES
321
CAS 12 : TABLEAUX CROISS ET GRAPHIQUES
323

Fonctions utilises Assistant graphique Requte cration de table Requte ajout Requte suppression 10 mn
Vous allez maintenant vous intresser lanalyse de donnes sous Access, que ce soit sous forme de graphiques et de tableaux croiss dynamiques. Copiez le fichier Locat_12.accdb enregistr dans le dossier C:\Exercices Access 2010 sous un autre nom XLocat_12.accdb. Cette base de donnes est la rplique de celle qui rsulte de la ralisation du cas prcdent. Ouvrez cette base de donnes.
1CREZ UN TABLEAU CROIS DYNAMIQUE AVEC LASSISTANT

Crez un tableau avec des champs de calcul automatique Vous allez afficher un tableau crois indiquant la somme des chiffres daffaires par dpartement et par type dabonnement. Cet exemple ne sera pas conserv, donc nhsitez pas faire des essais.
Dans le volet de navigation, slectionnez la table T_CLIENTS sans louvrir. Puis, sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur Tableau crois dynamique.
Access cre un nouveau tableau crois dynamique, pour le moment un simple canevas. Cliquez sur le tableau crois dynamique pour faire apparatre la liste des champs.
Depuis la liste des champs de tableau, cliquez et glissez CLI_DEP dans la zone <Placer les champs de ligne ici> . Quand le curseur est bien positionn, la zone correspondante est entoure de bleu . Les dpartements (75, 77) serviront den-tte de ligne, ils saffichent verticalement dans la zone au bout de quelques secondes. Cliquez et glissez CLI_ABONNEMENT dans la zone <Placer les champs de colonne ici> . Les types dabonnement (Or, platine) serviront den-tte de colonne. Cliquez et glissez CLI_CHIFFRE_AFFAIRES dans la zone <Placer les totaux ou les champs de dtail ici> . lintersection dun dpartement et dun type dabonnement, les chiffres daffaires des clients de ce dpartement et de ce type dabonnement seront agrgs.
. 324 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Fermez la liste de champs de tableau crois dynamique en cliquant sur la croix de fermeture .
Vous allez maintenant utiliser diffrentes possibilits du calcul automatique. Cliquez sur une des valeurs du tableau (nimporte laquelle) pour la slectionner. Puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Outils, cliquez sur le bouton Calcul automatique, puis sur Somme. En bas de chaque groupe saffiche la somme des valeurs , un total gnral sinscrit au bas du tableau, un total gnral sinscrit droite du tableau.
Pointez sur une cellule (sans cliquer) . Access vous donne quelques informations complmentaires. Vrifiez quune des valeurs du tableau est slectionne. Puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer> groupe Outils, cliquez sur le bouton Calcul automatique, puis sur Moyenne. Access ajoute la moyenne sous chaque groupe au-dessous de la somme et une moyenne gnrale au bas et droite du tableau. Slectionnez une des moyennes : sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Champ actif, cliquez sur le bouton Supprimer le champ. Access supprime les moyennes sous les groupes et la moyenne gnrale.
Si Access gnre un message derreur, du type suivant :
Fermez le formulaire en enregistrant les modifications, nommez-le par exemple TCD_CLIENTS, le nom du formulaire importe peu, car il sera supprim par la suite. Ensuite, activez le groupe Formulaire dans le volet de navigation, puis ouvrez le formulaire TCD_CLIENTS.
325

Affichez/masquez les dtails et les valeurs Les dtails (cest--dire la liste des valeurs) ne vous intressent pas forcment.
Masquez les valeurs de dtail dun dpartement

Cliquez sur le bouton droite de len-tte dun dpartement . Seul le calcul automatique (cest--dire la somme) reste visible. Ou, Cliquez sur len-tte du dpartement , puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/ Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Masquer les dtails. Cliquez sur le bouton droite de len-tte du dpartement . Ou,
Raffichez les valeurs de dtail dun dpartement

Cliquez sur len-tte du dpartement , puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Afficher/Masque, cliquez sur le bouton Afficher les dtails. Cliquez sur len-tte <CLI_DEP> , puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Masquer les dtails ou sur le bouton Afficher les dtails.
Masquez ou raffichez tous les dpartements
Masquez ou raffichez les dtails des types dabonnement
Symtriquement, exercez-vous masquer puis afficher les dtails des types dabonnement en cliquant sur les en-ttes des types dabonnement, et en utilisant les mmes boutons sur le Ruban, ou les boutons et . Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
326

Rordonnez les en-ttes Le dpartement de lEssonne (91) tant votre dpartement de prdilection, vous voudriez que sa ligne apparaisse en haut. Cliquez sur len-tte contenant le 91 et faites-le glisser jusqu la premire ligne . Notez la barre bleue qui indique la future position de la ligne. Access dplace la ligne du dpartement 91 en premire position. Actualisez les valeurs

Notez la somme des chiffres daffaires pour les clients parisiens ayant un abonnement or (normalement 4 517,10 ). Sans fermer le formulaire tableau crois dynamique, ouvrez la table T_CLIENTS en doublecliquant dessus, dans le volet de navigation. Modifiez le chiffre daffaire de Pascal MARTIN (2e ligne) en le mettant 999 la place de 140 . Changez de ligne pour valider lenregistrement.
Cliquez sur le formulaire de tableau crois dynamique : il ne tient pas compte de la modification.
Sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Donnes, cliquez sur le bouton Actualiser le tableau crois dynamique, Access met jour la somme des chiffres daffaires. Pour les clients parisiens ayant un abonnement or , le montant est maintenant de 5 376,10 . Remettez Pascal MARTIN son chiffre daffaires dorigine, soit 140 . Fermez la table T_CLIENTS. Actualisez nouveau les donnes du tableau crois dynamique. Vous allez mettre tous des champs en ligne. Cliquez et glissez len-tte <CLI_ABONNEMENT> de la zone de colonne vers <CLI_DEP>, la zone de lignes. Le positionnement futur de <CLI_ABONNEMENT> est symbolis par un trait bleu Positionnez-le droite , puis gauche de <CLI_DEP> .
Rorganisez le tableau crois dynamique
Cette disposition ne vous convenant toujours pas, cliquez-glissez <CLI_ABONNEMENT> sur la zone <Placez les champs de filtre ici> . Dans cette disposition, cliquez sur la flche de len-tte <CLI_ABONNEMENT>, vous pouvez filtrer les types dabonnement.
327
Finalement, supprimez len-tte <CLI_ABONNEMENT> en le glissant en dehors de la fentre du formulaire de tableau crois dynamique (vers le haut ou vers la gauche).
Il ne reste plus que la somme des chiffres daffaires. Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications. Si vous laviez enregistr, supprimez-le (dans le volet de navigation, activez le groupe Formulaires, cliquez sur TCD_CLIENTS, puis appuyez sur la touche . Enfin, cliquez sur [Oui] quand Access vous demande confirmation. Attention de bien effacer le formulaire et non la table.).
2CREZ UN TABLEAU CROIS DYNAMIQUE AVEC DES INTERVALLES DE VALEURS

Vous allez analyser les films par genre. Le genre des films tant dans une table spare, il faut une requte avec relation et crer un tableau crois dynamique sur la requte. Crez une requte slection (sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur le bouton Cration de requte.

Ajoutez les tables T_FILMS et T_GENRES. Dans la grille de la requte, ajoutez les champs <FILM_TITRE>, <FILM_ANNEE>, <FILM_DUREE>, et <GENRE_TEXTE>.
Fermez la requte, et enregistrez-l. Comme il sagit dune requte temporaire, nommez-l _FilmGenre. Si vous ajoutez un soulign (_) devant toutes les requtes temporaires, cest-dire jeter aprs utilisation , elles seront trs faciles reprer puis effacer, notamment si vous triez les requtes par ordre alphabtique dans le volet de navigation. Dans le volet de navigation, slectionnez la requte _FilmGenre sans louvrir. Puis, sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur Tableau crois dynamique. En utilisant la mthode vue prcdemment, ajoutez placez <FILM_DUREE> en champ de ligne, <GENRE_TEXTE> en champ de filtre et <FILM_TITRE> en champ de dtail. Les titres des films ne sont pas intressants dans le cas prsent. Seul leur nombre compte. Ajoutez un calcul automatique nb (nombre) aux champs de dtail (sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Outils cliquez sur le bouton Calcul automatique, puis sur NB). Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
328
Masquez les dtails.
Access affiche le nombre de films pour chacune des dures, ce qui nest pas trs intressant. Il serait plus lisible davoir un rsultat par tranche de dure (entre 60 et 79 minutes, entre 80 et 100 minute). Cliquez sur len-tte <FILM_DUREE>. Puis, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de proprits. Access affiche les Proprits pour les en-ttes de ligne <FILM_DUREE>. Cliquez sur longlet Filtre et groupe.
Dans la liste droulante <Regrouper les lments selon>, choisissez Intervalle numrique . Dans <Intervalle>, saisissez 20 .
Access met jour le tableau crois dynamique. Sans fermer le dialogue des Proprits, cliquez maintenant dans le formulaire sur len-tte <Compte de FILM_TITRE>.
Dans la fentre Proprits, activez longlet Lgende.
Dans la proprit <Lgende>, saisissez Nb de films. Fermez la fentre Proprits.
329
Cliquez sur la flche droite de <FILM_DUREE> . Puis, dans la liste qui souvre, dcochez 60-79 et 240-259. Access affiche le nombre de films uniquement sur les intervalles de dure cochs. Notez que la flche est devenue bleue, pour indiquer quil y a un filtre sur ce champ. Notez galement que le total gnral (en bas du tableau) ne tient compte que des valeurs affiches. Cliquez sur la flche , et slectionnez Tous. Access affiche la totalit des intervalles de dure. Cliquez sur la flche droite de <FILM_ANNEE> . Puis, dans la liste qui souvre, dcochez Tous et cochez 2006.
Access affiche les donnes uniquement pour lanne 2006. Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications.
Supprimez la requte _FilmGenre (dans le volet de navigation, cliquez . Enfin, cliquez sur sur _FilmGenre, puis appuyez sur la touche [Oui] quand Access vous demande confirmation).
3CREZ UN TABLEAU CROIS DYNAMIQUE AVEC DES

REGROUPEMENTS DE DATES PAR MOIS
Vous allez analyser le nombre de DVD lous en fonction du genre des films et des dates de location. Pour cela, il est ncessaire de crer une requte regroupant lensemble des tables et champs dont vous avez besoin (y compris les tables intermdiaires). Crez une requte slection (sous longlet Crer>groupe Requte, cliquez sur le bouton Cration de requte). Ajoutez les tables T_GENRES, T_FILMS, T_DVD, T_LOCATIONS_DETAIL, T_LOCATIONS.
Dans la grille, ajoutez les champs <FILM_TITRE>, <FILM_ANNEE>, <FILM_DUREE>, <GENRE_TEXTE> et <LOC_DATE_DEBUT>. Les relations dfinies sur les tables apparaissent automatiquement dans la requte.
Fermez la requte, et enregistrez-la. Comme il sagit dune requte temporaire, nommez-l _StatLocat. Crez un tableau crois dynamique sur la requte _StatLocat. En utilisant la mthode vue prcdemment, ajoutez les champs <LOC_DATE_DEBUT par mois> en champ de ligne, <GENRE_TEXTE> en champ de filtre et <FILM_TITRE> en champ de dtail.
Notez que le champ <LOC_DATE_DEBUT par mois> a t ajout automatiquement par Access dans la liste des champs de tableau crois dynamique, ainsi quun autre champ <LOC_DATE_DEBUT par semaine>. De tels champs sont ajouts dans la liste lorsque Access rencontre des champs date. 330 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Ajoutez un calcul automatique NB (nombre) aux champs de dtail. Masquez les dtails de tous les titres. Cliquez sur licne gauche de 2007 . Si licne nest pas visible, sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Afficher/Masquer, cliquez sur le bouton Bouton dextraction. Access donne le dtail de 2007, sous forme de trimestre ( quarter en anglais). Si vous cliquez sur licne gauche dun trimestre, les mois apparaissent. Cliquez sur <Trimestres> , puis sous longlet Outils de tableau crois dynamique/Crer>groupe Champ actif, cliquez sur le bouton Dvelopper le champ. Access ouvre tous les trimestres. Les trimestres ne vous intressent pas : cliquez sur <Trimestres> , et glissez cet en-tte hors du tableau crois dynamique . En cliquant sur la flche droite de [GENRE_TEXTE], choisissez de nafficher que les comdies.
Access affiche, par anne et par mois, le nombre de DVD de comdie lous.
Pour modifier le libell de len-tte Compte de FILM_TITRE en NB films lous, ouvrez le dialogue des proprits, cliquez sur len-tte. Puis,dans le dialogue Proprits ,modifiez le libell dans la zone <Lgende>, fermez le dialogue.
Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications. Ne supprimez pas la requte _StatLocat, vous allez lutiliser lors du prochain exercice. 331

4CREZ UN GRAPHIQUE CROIS DYNAMIQUE
Le tableau crois dynamique a son quivalent graphique : le graphique crois dynamique. De nombreuses manipulations sont les mmes pour les deux objets. Vous allez crer un graphique mettant en valeur le nombre de locations par genre. Dans le volet de navigation, slectionnez la requte _StatLocat sans louvrir. Puis, sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Plus de formulaires, puis sur Graphique crois dynamique. Access cre un nouveau graphique crois dynamique, un simple canevas au dpart. Cliquez sur le graphique crois dynamique pour faire apparatre la liste des champs.
Cliquez-glissez <LOC_DATE_DEBUT par mois> dans la zone des catgories . Cliquez-glissez <GENRE_TEXTE> dans la zone des champs de filtre . Cliquez-glissez <FILM_TITRE> dans la zone des champs de donnes .
Access transforme <FILM_TITRE> en [Compte de FILM_TITRE] et affiche le graphique.
332 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Dans la fentre Liste des champs du graphique, cliquez sur le signe + devant le champ <CLI_DATE_DEBUT par mois>. Cliquez et glissez <Mois> droite de <Anne> dans le graphique. Fermez la fentre Liste des champs du graphique. Cliquez dans la zone de graphique puis, sous longlet Outils de graphique crois dynamique/Crer>groupe Type, cliquez sur le bouton Modifier le type de graphique.
Dans le dialogue Proprits du graphique qui souvre, longlet Type est slectionn initialement. Slectionnez Courbes , puis Courbes
avec marques affiches chaque point .

Access modifie le graphique. Fermez la fentre Proprits. Vous pouvez filtrer les enregistrements sur le genre du film en cliquant sur le bouton [GENRE_TEXTE] situ dans la zone des champs de filtre. Vous pouvez ainsi visualiser les volutions dun genre de film, par exemple Dessin anim.
Aprs rflexion, plutt que de filtrer le genre de film, vous voudriez pouvoir comparer les volutions entre quelques-uns des genres. Cliquez et glissez le bouton [GENRE_TEXTE] vers la zone des champs de srie.
Cliquez sur le bouton [GENRE_TEXTE], et cochez Comdie pour ajouter le genre au graphique.
Nhsitez pas jouer avec les diffrents types de graphique et avec les diffrentes options. Admirez votre travail. Fermez le formulaire sans enregistrer les modifications.
333

5CREZ UN GRAPHIQUE DPENDANT DANS UN FORMULAIRE
Vous allez maintenant mettre en graphique lhistorique sur un mois du nombre de locations de chaque film. Pour cela, vous allez crer un formulaire affichant les informations sur un film, dont un graphique donnant lhistorique de location du film. Chaque fois que vous changez de film dans le formulaire, le graphique se recalcule pour le nouveau film, le graphique est dit dpendant . Crez un formulaire F_FILMS
Dans le volet de navigation, slectionnez la table T_FILMS (il nest pas ncessaire de louvrir). Puis, sous longlet Crer>groupe Formulaire, cliquez sur le bouton Formulaire.
Vous noterez que le contrle du champ < FILM_GENRE> est une liste droulante, alors que celui du champ <FILM_ID_EDITEUR> est une zone de texte. Cest parce que dans la table T_FILMS le champ <FILM_ID_EDITEUR> nest pas de type liste droulante. Remplacez le contrle zone de texte <FILM_ID_EDITEUR> par une liste droulante : Cliquez sur le contrle et supprimez-le, puis sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Liste droulante, cliquez sur la cellule de la disposition o se trouvait le champ supprim, lAssistant Liste droulante dmarre.

Enregistrez-le sous le nom F_FILMS.
tape 1 : Laissez coche loption < Je veux que la liste droulante extraie les valeurs dune autre table>, [Suivant]. tape 2 : Slectionnez T_EDITEURS, cliquez sur [Suivant]. tape 3 : Ajoutez les champs <EDIT_ID> et <EDIT_NOM>, cliquez sur [Suivant]. tape 4 : Slectionnez le champ <EDIT_NOM> pour trier, cliquez sur [Suivant]. tape 5 : Ajustez la largeur de la liste droulante, cliquez sur [Suivant]. tape 6 : Indiquez que la valeur stocker est celle de <EDIT_ID>, cliquez sur [Suivant]. tape 7 : Slectionnez le champ <FILM_ID_EDITEUR> pour stocker la valeur, cliquez [Suivant]. tape 8 : Saisissez Editeur comme la valeur de ltiquette, [Terminer].
En utilisant les techniques vues au cas n7, modifiez le formulaire pour quil ressemble la figure suivante (vous pouvez bien sr adapter la taille et la position des contrles en fonction de la taille de votre cran) : Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
334
Crez la requte qui sera utilise par le graphique Pour afficher le graphique des DVD qui ont t rendus durant une priode donne, il est ncessaire davoir certains champs de la table T_LOCATIONS_DETAIL et dautres de la table T_DVD. Il vous faut donc construire une requte qui utilise ces deux tables.

Crez une nouvelle requte base sur les tables T_DVD, T_LOCATIONS_DETAIL et T_LOCATIONS. Ajoutez les champs <DVD_ID_FILM>, <DVD_ID> et <LOCD_DATE_DEBUT>.
Il nest pas ncessaire dy ajouter la table des films, car le lien se fera par le champ <DVD_ID_FILM>, qui est reli <FILM_ID> dans la fentre des relations. Fermez la requte et enregistrez-la sous le nom R_DVD_LOCATIONS. Insrez le graphique

Ouvrez le formulaire F_FILMS en Mode Cration. Sous longlet Cration>groupe Contrles, cliquez sur le bouton Graphique . Cliquez dans le formulaire, sous le contrle <FILM_ID_EDITEUR> et gauche du contrle sous-formulaire <T_DVD> pour y placer le graphique.
Access lance lassistant graphique.
335
Cliquez < Requtes> , puis slectionnez R_DVD_LOCATIONS . Cliquez sur [Suivant].
Transfrez les trois champs dans la liste des champs pour le graphique. Cliquez sur [Suivant].
Slectionnez la vignette Courbes . Cliquez sur [Suivant].
336
Par cliquer-glisser, amenez <DVD_ID> dans la zone des donnes , <DVD_ID_FILM> dans la zone des sries ; il y est remplac par [CompteDeDVD_ID_FILM], et <LOC_DATE_DEBUT> dans la zone de laxe . Double-cliquez dans la zone de laxe (occupe par <LOC_DATE_DEBUT>).
Access ouvre un dialogue Regrouper pour dfinir loption de regroupement.
Choisissez Trimestre. Dcochez loption< Utiliser les donnes entre>, vous aurez ainsi un graphique sur tout lhistorique. Cliquez sur [OK]. Cliquez sur [Suivant].
Access vous demande le lien entre le formulaire et les donnes du graphique. Comme la relation a t dfinie dans la fentre des relations, la liaison par dfaut est correcte. Cliquez sur [Suivant].
Saisissez Historique des locations comme titre du graphique.
Cliquez < Non, ne pas afficher de lgende>, puis cliquez sur [Terminer]. Passez en affichage Mode Formulaire pour visualiser le rsultat, et naviguez dans les enregistrements. Notez que le graphique se recalcule pour chaque film.
337

Notez que le graphique est un peu petit, et que laxe vertical naffiche pas toujours les mmes chelles, ce qui peut induire en erreur. Cest parce que vous avez des chelles automatiques. En restant en Mode Formulaire, double-cliquez sur le graphique pour le modifier.
Access ouvre le graphique en Mode Cration. Cliquez dans la zone graphique , puis en utilisant la poigne de dimensionnement agrandissez la zone.
Double-cliquez sur laxe vertical.
Access ouvre un dialogue permettant de dfinir le format de laxe. Slectionnez longlet chelle.
Notez que, sous <Automatique>, la case cocher correspondante se dcoche. Cliquez sur [OK] pour fermer la fentre Format de laxe, puis cliquez dans le formulaire hors du graphique pour terminer.
Dans <Maximum>, saisissez 150.
Naviguez dans les enregistrements pour visualiser le rsultat. Notez par exemple que le film Romper Stomper sort mme du graphique.
Fermez le formulaire en enregistrant les modifications. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Quitter Access ou + .
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CAS 13 : IMPORT EXPORT DE DONNES
339
CAS 13 : IMPORT, EXPORT DE DONNES

Fonctions utilises Exporter des donnes vers Excel Lier une table 15 mn Les informations contenues dans une table, celles rsultant dune requte et celles listes dans un tat peuvent aisment tre exportes vers Word ou Excel. Inversement, des donnes structures en lignes/colonnes dune feuille Excel peuvent tre importes dans Access. On peut galement travailler sur des donnes qui ne sont pas stockes dans la base de donnes ouverte, mais dans une autre base de donnes en crant un lien entre les deux bases. Copiez le fichier Locat_13.accdb qui est enregistr dans C:\Exercices Access 2010 en lui donnant le nom diffrent XLocat_13.accdb. Ouvrez cette base de donnes XLocat_13.accdb. Importer une table Excel
1EXPORTEZ DES DONNES VERS EXCEL

Pour transmettre certaines informations des personnes ne disposant pas dAccess, vous allez exporter des donnes vers Excel. Pour quune requte puisse tre exporte, il est ncessaire quelle ait t enregistre.
Ouvrez la requte RS_SOMME_CA_PAR_DEPARTEMENT et slectionnez des lignes. Puis, sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, cliquez sur le bouton Excel. Access vous demande de prciser le nom du fichier et le format dexport.
Modifiez, ventuellement, le nom du fichier crer (vous pouvez vous aider du bouton [Parcourir] pour slectionner un dossier). Laissez le format de fichier en Classeur Excel (*.xlsx) . Cochez < Exporter les donnes avec la mise en forme et la mise en page> . Access conservera les largeurs de colonne et une partie des formats (le chiffre daffaires sera format en , mais le gras ou la taille des caractres ne seront pas conservs). Cochez < Ouvrir le fichier de destination une fois lexportation termine> .
Validez par [OK]. Access cre un fichier Excel et louvre.
Dans le mme temps, Access vous demande si vous voulez enregistrer les paramtres de lexportation. Cela vous permet de rpter ultrieurement lopration dexportation (sous longlet Donnes externes>groupe Exporter, bouton Exportations enregistres). Si vous utilisez Outlook, Vous pouvez crer une tche priodique dans Outlook pour vous rappeler une exportation faire des dates programmes. 340 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer lassistant. Fermez Excel.
2IMPORTEZ UN FICHIER EXCEL

Vous allez importer un fichier Excel qui contient les nouveaux films de lditeur Film en bote . Pour plus de scurit, cette importation se fait en trois temps. Prparez les donnes
Ouvrez le fichier Excel Liste nouveauts.xlsx du dossier C:\Exercices Access 2010, et enregistrezle sous le nom XListe nouveauts.
Il est impossible de limporter directement cause de la faon dont les donnes sont disposes dans la feuille Excel. Il va falloir dabord disposer les donnes sous forme dun tableau sans lignes vides, et avec toutes les informations ncessaires sur chaque ligne.
Crez une feuille de calcul qui sera nomme Feuil2. Copiez le champ C5:E28 de Feuil1 dans la cellule A1 de Feuil2. Saisissez Genre dans la cellule D1 et Editeur dans la cellule E1. 341
Sous Genre, saisissez le genre pour chaque film, Action dans D2:D4, Comdie dans D8:D10, Documentaire dans D13:D15, Thriller dans D19:D24.
Supprimez les lignes inutiles, la largeur des colonnes na pas dimportance. Sous Editeur, remplissez avec la valeur 3 car cest lID de lditeur de Film en bote. Fermez Excel en enregistrant les modifications. Sous longlet Donnes externes>groupe Importer et lier, cliquez sur Excel.
Importez des donnes Excel
Access lance lassistant dimportation. Slectionnez le fichier C:\Exercices Access 2010\XListe nouveauts.xlsx.

Vrifiez que loption < Importer les donnes sources dans une nouvelle table de la base de donnes active> est bien active. Cliquez sur [Suivant]. Slectionnez la feuille Feuil2. Cliquez sur [Suivant]. Cliquez sur [Suivant]. Cochez la case < Premire ligne contient les en-ttes de colonnes>, [Suivant].
Access vous demande quel est le type de chacun des champs. Notez que les nombres sont tous considrs comme rels doubles, mais cela na pas dimportance pour la suite.
Cliquez sur [Suivant]. Activez loption < Pas de cl primaire>. Changez le nom par dfaut Feuil2 (nom de longlet do sont importes les donnes) en T_FEUIL2 (nom souhait de la table dans la base de donnes). Cliquez sur [Terminer]. Nenregistrez pas les tapes de limportation, cliquez sur [Fermer]
Access cre une nouvelle table et y importe les donnes. Ouvrez la table Access T_FEUIL2.
Fermez la table Access T_FEUIL2. Crez une nouvelle requte : sous longlet Crer>groupe Requtes, cliquez sur le bouton Cration de requte, ajoutez les tables T_FEUIL2 et T_GENRES. Reliez le champ <GENRE> de T_FEUIL2 avec <GENRE_TEXTE> de T_GENRES. Ajoutez, dans la grille de requte, les champs <Titre>, <Anne>, <Dure>, <Editeur>, <GENRE_ID>. Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur
Transfrez les donnes de la nouvelle table vers la table des films

342
Contrlez le rsultat en Mode Feuille de donnes. Vrifiez notamment que vous avez autant denregistrements que dans T_FEUIL2. Si ce nest pas le cas, cela signifie quil y a une faute de frappe dans T_FEUIL2, et que le genre dun ou de plusieurs films nest pas crit de la mme manire que dans T_GENRES.
Revenez en Mode Cration. Transformez la requte slection en requte ajout : sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Type de requte, cliquez sur le bouton Ajout. Access demande le nom de la table dans laquelle ajouter les enregistrements Slectionnez la table T_FILMS. Cliquez sur [OK]. Associez les champs correspondants sur la ligne <Ajouter >.
Excutez la requte : sous longlet Outils de requte/Crer>groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.
Access vous demande confirmation pour ajouter 14 lignes. Cliquez sur [OK].

Fermez la requte sans enregistrer les modifications. Supprimez la table T_FEUIL1.
La cl primaire est gnre automatiquement car le champ est de type NumroAuto dans T_FILMS.
3UTILISEZ UNE TABLE LIE UNE TABLE EXTERNE

Dans ltape prcdente, vous avez copi les informations dans une table. Mais, vous pourriez accder une table qui se trouve dans une autre base de donnes sans avoir limporter. Ceci est extrmement utile, par exemple, lors du partage dinformations entre plusieurs bases de donnes. 343

Dans cet exercice, vous allez accder la liste complte des films (qui ressemble furieusement la liste que vous venez de complter), cette liste tant une table dans une base de donnes partage par plusieurs utilisateurs. Cette table est T_FILMS_COMPLETS, dans la base Films.accdb situe dans C:\Exercices Access 2010. Dans longlet Donnes externes>groupe Importer, cliquez sur le bouton Access. Access lance lassistant dimportation. laide du bouton [Parcourir], slectionnez le dossier C:\Exercices Access 2010\Films.accdb.

Cochez < Lier la source de donnes en crant une table attache>. Cliquez sur [OK].
Access vous propose la liste des tables contenues dans la base de donnes externe. Slectionnez la table externe T_FILMS_COMPLET.

Cliquez sur [OK] sans enregistrer les tapes de limport. Access attache la table. Ouvrez la table en Mode Feuille de donnes. Lintgralit des donnes sy trouve et est accessible.
La table attache est reconnaissable la flche situe devant licne.
Attention : vous pouvez modifier les donnes de cette table lie, mais sachez que vous modifiez en fait les donnes de la base de donnes externe Films.accdb.
Basculez en Mode Cration.
Access affiche un message davertissement. En effet, seules certaines proprits (telles que la largeur des colonnes ou laffichage par dfaut) sont modifiables. Les proprits des champs (type, taille) ne sont pas modifiables. Cliquez sur [OK].

Fermez la table. La table T_FILMS_COMPLET tant slectionne, appuyez sur Access vous demande confirmation pour dtacher la table. Cliquez sur [Oui]. Vous navez pas effac la table de la base Films.accdb, seulement supprim le lien qui vous permettait dutiliser la table de Films.accdb dans votre base de donnes. .
4COMPACTEZ UNE BASE DE DONNES

Vous allez simuler lutilisation intensive de la base de donnes, afin que les effets du compactage soient visibles. Dans le menu Fichier, slectionnez Informations, puis cliquez sur le lien Afficher et modifier les proprits de la base de donnes (en haut droite).

Cliquez sur longlet Gnral, et notez la taille de la base de donnes. Fermez le dialogue Proprits de XLocat_13.accdb.
344

Dans le volet de navigation, slectionnez T_CLIENTS. Appuyez sur la touche Appuyez sur la touche +C pour copier la table T_CLIENTS. +V pour coller la table.
Access vous demande quel nom donner la table. Vous pouvez laisser le nom par dfaut, Copie de T_CLIENTS. Regardez et notez nouveau la taille de la base. Notez quelle a augment, ce qui est logique.

Supprimez la table Copie de T_CLIENTS. Regardez (et notez) nouveau la taille de la base. Elle na pas diminu. Refaites un copier-coller de la table T_CLIENTS, puis regardez la taille de la base. Elle a encore augment.
Access ne rcupre jamais lespace laiss par une suppression, que ce soit dune table, dun formulaire ou dun enregistrement. Au fur et mesure de lutilisation de la base de donnes, sa taille va devenir de plus en plus grosse. Dans longlet Outils de base de donnes>groupe Outils, cliquez sur le bouton Compacter une base de donnes. Ou,

Dans le menu Fichier, slectionnez litem Informations et cliquez sur le bouton Compacter et rparer une base de donnes. Regardez la taille de la base de donnes : elle a diminu. Fermez Access. Respirez un grand coup.
345
Index
A
Abrviation ........................................................... 39 Aide au premier plan ................................................ 27 barre d'outils de laide ..................................... 26 hors connexion/online ..................................... 27 imprimer........................................................... 27 infobulle ........................................................... 27 Ajouter contrle dpendant ......................................... 94 contrle indpendant ...................................... 94 enregistrement................................................. 30 Aligner des contrles .................................................... 97 Analyse croise ................................................... 143 Aperu avant impression ...................................... 43 dun tat ......................................................... 119 Arrter Access....................................................... 12 Assistant attache de texte ............................................. 169 cration dtat ................................................ 104 cration de formulaire ..................................... 87 cration de requte ......................................... 68 cration liste de choix ...................................... 65 groupe d'options ............................................ 151 importation de feuille de calcul ..................... 167 importation de texte ...................................... 169 modles de cration......................................... 47 requte analyse croise ................................. 143 Attacher feuille de calcul............................................... 167 fichier texte .................................................... 169 table ....................................................... 164, 165 Atteindre un enregistrement ........................................... 30 une fentre application .................................... 12
B
Barre dtat.................................................................14 doutils Accs rapide .........................................14 d'outils Accs rapide .........................................16 d'outils de l'Aide ............................................... 26 Basculer vers une application ...............................12 Base de donnes chiffrage ............................................................ 52 compacter ......................................................... 49 crer ..................................................................46 dfinition............................................................. 8 fermer ...............................................................13 fractionner ........................................................ 49 mode exclusif .................................................... 52 mot de passe ..................................................... 52 proprits ......................................................... 51 rparer .............................................................. 49 restaurer ........................................................... 48 rsum .............................................................. 51 sauvegarder ...................................................... 48 statistiques ........................................................ 51 Bordure dun contrle .................................................... 99 Bouton de commande.........................................156 Bouton Office ........................................................ 17
C
Calculs dans un formulaire ........................................... 94 dans une requte .............................................. 78 Case cocher (contrle) .......................................95 Champ ajouter ........................................................ 55, 56 calcul dans une requte ..................................78 347
chane vide autorise (proprit) ..................... 64 compression unicode ....................................... 65 dcimales.......................................................... 60 dplacer ............................................................ 56 format............................................................... 61 index (proprit) ............................................ 64 insrer .............................................................. 56 lgende (proprit) .......................................... 63 masque de saisie (proprit) ............................ 62 message derreur(proprit) ............................ 64 null interdit(proprit) ..................................... 64 proprits ......................................................... 60 supprimer ......................................................... 56 taille .................................................................. 60 type de.............................................................. 57 valeur par dfaut (proprit) ........................... 32 valeur par dfaut(proprit) ............................ 64 Validation (proprit) ....................................... 32 validation(proprit) ........................................ 64 zoom ................................................................. 32 Cl trangre ........................................................ 122 primaire .................................................... 58, 122 Colonne de feuille de donnes dplacer ............................................................ 35 figer .................................................................. 35 largeur .............................................................. 34 masquer............................................................ 35 renommer ........................................................ 35 Compression unicode ........................................... 65 Condition .............................................................. 99 Contrle aligner ............................................................... 97 aligner sur la grille ............................................ 97 attributs ............................................................ 99 bordure............................................................. 99 calcul......................................................... 88, 94 case cocher .................................................... 95 couleur ............................................................. 99 dans un tat.................................................... 110 date et heure .................................................... 95 dpendant .................................................. 88, 94 dplacer ............................................................ 96 grouper/dissocier ............................................. 97 indpendant ............................................... 88, 94 lien hypertexte ............................................... 158 mise en forme .................................................. 99 mise en forme conditionnelle .......................... 99 numro de page ............................................. 110
OLE ................................................................. 160 onglet ............................................................. 157 ordre de tabulation .......................................... 91 police ................................................................ 99 proprits....................................................... 100 redimensionner................................................ 96 slectionner ..................................................... 96 taille des caractres ......................................... 99 Copier enregistrements ............................................... 33 Correction automatique ....................................... 39 Couleur ................................................................. 99 Crer base de donnes .............................................. 46 tat ......................................................... 106, 107 formulaire ...................................................86, 88 liaison ............................................................. 164 table ............................................................... 137 Critres caractres gnriques ...................................... 75 dans une requte ............................................. 74
D
Date/Heure dans un formulaire ........................................... 95 Dcimales ............................................................. 60 Dmarrer Access .................................................. 11 documents rcents .......................................... 11 en ouvrant un fichier ....................................... 11 menu Dmarrer ............................................... 11 raccourci........................................................... 11 Dplacer champ .............................................................. 56 colonne ............................................................ 35 contrle ............................................................ 96 enregistrements ............................................... 33 Disposition de contrles ....................................... 98 Documents onglet ........................................14, 19 Donnes exporter ......................................................... 171 filtrer ................................................................ 41 importer ......................................................... 164 imprimer .......................................................... 44 lier .................................................................. 164 rechercher ........................................................ 37 remplacer ......................................................... 37 saisie................................................................. 30 trier .............................................................40, 73
348
trier dans un tat ........................................... 105 Dossier par dfaut ......................................................... 51
E
Enregistrement ajouter ...................................................... 30, 138 atteindre........................................................... 31 copier ............................................................... 33 dplacer............................................................ 33 filtrer .......................................................... 41, 74 imprimer........................................................... 44 mise jour ...................................................... 140 modifier ............................................................ 31 naviguer............................................................ 30 nouveau............................................................ 30 slecteur ........................................................... 31 slectionner...................................................... 33 supprimer ................................................. 33, 139 trier............................................................. 40, 73 Enregistrer tat ................................................................. 108 formulaire......................................................... 89 Erreur .................................................................. 101 Erreur dans un tat ............................................. 111 tat aperu ............................................................ 104 aperu avant impression ........................ 108, 119 avec filtre sur les donnes ............................. 115 avec pourcentage dun total .......................... 117 avec somme, totaux .................................... 116 colonne simple ............................................... 104 contrle calcul .............................................. 110 contrle dpendant ....................................... 110 contrle indpendant .................................... 110 crer ....................................................... 106, 107 cumul .............................................................. 117 dfinition ............................................................ 9 enregistrer ...................................................... 108 fermer ............................................................ 108 imprimer......................................................... 120 instantan ...................................................... 104 mise en page .................................................. 118 mode cration ........................................ 108, 109 mode tat ....................................................... 108 mode page ..................................................... 108 ouvrir .............................................................. 108 renommer ...................................................... 108
saut de page ....................................................118 saut de section ................................................118 sections dans un tat ......................................109 supprimer........................................................108 tri 105 tiquette dun contrle .................................................... 97 supprimer.......................................................... 97 Excel ............................................................ 167, 174 Exporter donnes .......................................................... 171
F
Fentre Access ...................................................... 14 Fentres superposes ........................................... 19 Fermer base de donnes ............................................... 13 tat ..................................................................108 formulaire ......................................................... 89 Feuille de calcul ...................................................167 Feuille de donnes imprimer ........................................................... 44 mise en forme ................................................... 34 saisie de donnes.............................................. 30 Fichier texte......................................................... 169 Figer les colonnes .................................................. 35 Filtrer les enregistrements ....................................41 Fonctions ...............................................................80 Format daffichage de champ .......................................61 personnalis ...................................................... 61 Format de fichier conversion......................................................... 50 Formulaire contrle calcul................................................. 94 crer ............................................................ 86, 88 date et heure .................................................... 95 dfinition............................................................. 9 enregistrer ........................................................ 89 fermer ...............................................................89 instantan ......................................................... 86 mode cration............................................. 90, 92 mode page ........................................................ 93 numro de page ..............................................110 ouvrir.................................................................89 renommer ......................................................... 89 sections ............................................................. 90 sous-formulaire...............................................130
349
supprimer ......................................................... 89 thmes .............................................................. 91 Formules ............................................................... 80
G
Gnrateur d'expression ...................................... 79 Groupe d'options......................................... 150, 153, 156
fichier texte .................................................... 169 table ....................................................... 164, 165 Lignes hauteur ............................................................ 35 Liste droulante ..................................................... 153 Liste de choix ........................................................ 65
M
Macro ................................................................... 10 Mailing Word ...................................................... 174 Masque de saisie .................................................. 62 Masquer une colonne .......................................... 35 Message derreur (proprit de champ) .............. 64 Mise jour.......................................................... 140 Mise en forme cellules ............................................................. 36 conditionnelle .................................................. 99 contrles .......................................................... 99 Mise enforme caractres......................................................... 36 Mode cration de requte ......................................... 70 feuille de donnes............................................ 30 Module ................................................................. 10 Mot de passe de base de donnes ....................... 52
H
Hauteur des lignes ................................................ 35 Hypertexte .......................................................... 158
I
Importer feuille de calcul ............................................... 167 fichier texte .................................................... 169 objets Access .................................................. 165 table........................................................ 164, 165 Imprimer feuille de donnes ............................................ 44 un tat ............................................................ 120 Index dfinition .......................................................... 58 multichamp ...................................................... 59 supprimer ......................................................... 59 Index (proprit de champ) ................................ 64 Insrer champ ............................................................... 56 Intgrit rfrentielle ......................................... 123
N
Non-correspondance.......................................... 142 Nouveauts Access 2007 .................................10, 27 Null interdit (proprit de champ) ....................... 64 Numro de page dans un tat ................................................... 111 dans un formulaire ......................................... 110
J
Jointure ............................................................... 124
L
Largeur de colonne ............................................... 34 Lgende (proprit de champ) ............................. 63 Liaison crer ............................................................... 164 gestionnaire de tables lies ............................ 166 supprimer ....................................................... 166 Lien hypertexte ................................................... 158 Lier feuille de calcul ............................................... 167
O
Objet importer ......................................................... 165 OLE ................................................................. 160 Objets base de donnes ....................................... 18 catgorie .......................................................... 21 groupe .........................................................20, 21 groupe personnalis ...................................20, 21 masquer ........................................................... 20 organiser .......................................................... 19 renommer ........................................................ 20
350
supprimer ......................................................... 20 Office .................................................................. 174 OLE ...................................................................... 160 Onglet contrle .......................................................... 157 Onglets contextuel ........................................................ 15 du Ruban .......................................................... 14 Options dAccess .................................................. 22 Options daffichage .............................................. 34 Orthographe ......................................................... 38 Ouvrir tat ................................................................. 108 formulaire......................................................... 89 une requte ...................................................... 71
P
Paramtres dans une requte .............................. 77 Police .................................................................... 99 Projet .................................................................... 10 Proprits base de donnes .............................................. 51 champs ............................................................. 60 contrles ........................................................ 100 jointure ........................................................... 124 Publipostage Word ............................................. 174
Q
Quitter Access....................................................... 12
R
Rechercher/remplacer des donnes .................... 37 Redimensionner contrle ............................................................ 96 Regroupement dans une requte ........................ 83 Relation entre tables .......................................... 122 crer ............................................................... 123 modifier .......................................................... 125 supprimer ....................................................... 125 Renommer colonne ............................................................. 35 formulaire......................................................... 89 Requte ajout ............................................................... 138 ajouter un champ ............................................. 72 ajouter une table .............................................. 72
analyse croise................................................143 champ calcul ................................................... 78 copier une ......................................................... 71 cration de table .............................................137 crer ............................................................ 68, 70 critres .............................................................. 74 dfinition............................................................. 9 exporter .......................................................... 171 expression ......................................................... 75 fermer ...............................................................71 formule ............................................................. 80 gnrateur d'expression ...................................79 masquer un champ ........................................... 72 mise jour ......................................................140 mode cration............................................. 70, 71 mode feuille de donnes ..................................71 multitable................................................ 128, 129 non-correspondance.......................................142 oprateurs ........................................................ 75 ordre des champs ............................................. 72 paramtre ......................................................... 77 regroupements ................................................. 83 renommer une .................................................. 71 slection ............................................................ 68 sous-totaux ....................................................... 82 suppression .....................................................139 supprimer un champ.........................................72 supprimer une .................................................. 71 trier ...................................................................73 Rsum ..................................................................51 Ruban .............................................................. 14, 15 Accueil ...............................................................15 Crer .................................................................15 Donnes externes ............................................. 15 Fichier ...............................................................15 Outils de base de donnes................................15 rduire .............................................................. 15 restaurer ........................................................... 15
S
Saisie .....................................................................30 Section de formulaire afficher/masquer .............................................. 90 en-tte de formulaire .......................................90 proprits ......................................................... 91 redimensionner ................................................ 90 Slecteur denregistrement ..................................31 Slectionner
351
contrle ............................................................ 96 enregistrements ............................................... 33 Sous-formulaire .................................................. 130 Sous-totaux ........................................................... 82 Statistiques ........................................................... 51 Supprimer champ ............................................................... 56 enregistrements ....................................... 33, 139 tiquette ........................................................... 97 formulaire ......................................................... 89 liaison ............................................................. 166 relation ........................................................... 125
V
Validation (proprit de champ) .......................... 64 Vrifier erreurs dans un tat ...................................... 111 erreurs dans un formulaire ............................ 101 lorthographe ................................................... 38 Volet de navigation .........................................14, 18 organiser objets base de donnes ................... 19 ouvrir ................................................................ 19
W
Word................................................................... 174
T
Table attacher .......................................................... 164 dfinition ............................................................ 8 exporter .......................................................... 171 importer ........................................... 54, 164, 165 imprimer ........................................................... 44 lie .................................................................... 54 lier........................................................... 164, 165 modifier une relation ..................................... 125 relation ........................................................... 122 supprimer une relation .................................. 125 visualiser les enregistrements lis.................. 126 Tableur ................................................................ 167 Taille champ ............................................................... 60 des caractres .................................................. 99 Trier dans un tat.................................................... 105 dans une feuille de donnes ............................ 40 dans une requte ............................................. 73 Type de champ ..................................................... 57 date .................................................................. 31 heure ................................................................ 32 lien hypertexte ................................................. 32 liste de choix ..................................................... 32 mmo ......................................................... 57, 62 nombre ............................................................. 31 numroauto ..................................................... 32 objet OLE .......................................................... 32 oui/non ............................................................. 32 texte ........................................................... 31, 62 Types de donnes ..................... Voir Type de champ
Z
Zone de liste ............................................................ 153 Zoom sur un champ.............................................. 32
352

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Guide de formation avec cas pratiques

Guide de formation avec cas pratiques

pprendre crer et exploiter une base de donnes avec Access 2010

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Dans la collection Les guides de formation Tsoft

DITIONS EYROLLES 61, bd Saint-Germain 75240 Paris Cedex 05 www.editions-eyrolles.com

Tlchargez les fichiers des cas pratiques depuis www.editions-eyrolles.com

TABLE DES MATIRES

MANUEL UTILISATEUR ....................................... 5

2. UTILISER LA FEUILLE DE DONNES....................................29

3. CRER ET GRER LES FICHIERS .........................................45

Tsoft Access 2010 Utilisateur

4. CRER DES TABLES ............................................................. 53

5. REQUTES SLECTION ........................................................ 67

7. LES TATS ......................................................................... 103

Tsoft Access 2010 Utilisateur

8. RELATIONS ENTRE TABLES .............................................. 121

9. REQUTES AVANCES ....................................................... 135

10. CONTRLES AVANCS .................................................... 149

11. IMPORTER, EXPORTER, LIER DES DONNES ................. 163

Tsoft Access 2010 Utilisateur

12. SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNES ..................... 181

13. STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES .......................... 203

14. EXPLOITER UNE BASE DE DONNES .............................. 225

15. BASE DE DONNES MULTITABLE .................................... 279

16. ANALYSE ET EXPORT DE DONNES ................................ 321

INDEX ................................................................................................................. 347

Tsoft Access 2010 Utilisateur

ERGONOMIE ACCESS 2010

LES OBJETS DUNE BASE DE DONNES

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LES OBJETS DUNE BASE DE DONNES

Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

LES OBJETS DUNE BASE DE DONNES

Ici, un tat prsentant une liste de clients classs par ville.

PAGES DACCS (FONCTIONNALIT SUPPRIME EN VERSIONS 2007 ET 2010)

Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

AVEC LE MENU DMARRER

AVEC UN RACCOURCI POS SUR LE BUREAU WINDOWS

EN OUVRANT UN FICHIER PRCDEMMENT OUVERT

Ouvrez la fentre Documents en cliquant sur licne

Dmarrer, puis sur Documents.

Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

ARRTER ACCESS OU BASCULER ENTRE APPLICATIONS

BASCULER VERS UNE AUTRE APPLICATION

Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

OUVRIR ET FERMER UNE BASE DE DONNES

OUVRIR UNE BASE DE DONNES EXISTANTE

OUVRIR UNE BASE DE DONNES DANS UNE NOUVELLE FENTRE

FERMER UNE BASE DE DONNES

Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

LA NOUVELLE INTERFACE DACCESS

LE RUBAN ET LES ONGLETS

LES ONGLET CONTEXTUELS

TRAVAILLER AVEC UN RUBAN RDUIT

Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

LA BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE

AFFICHER/MASQUER LES BOUTONS STANDARDS

AJOUTER/SUPPRIMER D'AUTRES BOUTONS

LONGLET FICHIER ET LE MODE BACKSTAGE

(ou F11 ), pour

COMMENT LE VOLET DE NAVIGATION REGROUPE LES OBJETS