PROCESO DE GESTION EMPRESARIAL.

La Gestin empresarial es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar una empresa, lo que se traduce como una necesidad para la supervivencia y la competitividad de las pequeas y medianas empresas a mediano y largo plazo. El proceso empresarial est compuesto por cuatro funciones bsicas: - La funcin de planeacin. - La funcin de organizacin. - La funcin de direccin. - La funcin de control. La funcin de planeacin corresponde al proceso por el cual se establecen los objetivos de rendimiento y se determina como alcanzarlos. Esta funcin permite establecer cules son los resultados que se desean y los medios para obtenerlos. La funcin de organizacin es el proceso que permite repartir o asignar las tareas y distribuir los recursos necesarios para realizarlas. Se trata de una fase de estructuracin y de coordinacin de las actividades necesarias para poner en marcha los planes. Permite transformar los planes en acciones concretas y por ello algunas de las actividades de la organizacin son: - Definir las responsabilidades profesionales. - Asignar tareas - Definir la tecnologa necesaria para alcanzar los objetivos - Y, con carcter general, definir otros recursos necesarios La fase de direccin consiste en orientar los esfuerzos del personal estimulando su entusiasmo con objeto de poder lograr los objetivos y desarrollar adecuadamente los planes de accin. Por ltimo, la funcin de control consiste en evaluar el rendimiento y comparar los resultados con los objetivos previamente definidos para tomar, en caso de desviaciones, las medidas correctoras necesarias. Soluciones de gestin empresarial Proyectos de optimizacin y mejora de la gestin apoyados sobre los sistemas de informacin y gestin. Direccin de proyectos de implantacin. Abordamos las siguientes funciones: acordar objetivos, planificar, decidir, motivar, organizar, administrar, controlar e informar. Tanto estas funciones, como las tareas que se derivan de ellas, se consideraran durante toda la implantacin del proyecto. Implementamos soluciones de gestin haciendo nfasis en la mejora de los procedimientos de gestin. Colaboramos con partners de los principales sistemas de informacin del mercado, para ofrecerle a nuestro cliente las mejores soluciones. Seleccionamos los sistemas de informacin y partners de implantaciones, que mejor se adapten e las caractersticas de la empresa en estudio. Auditamos sobre estado de uso de los sistemas de informacin y proponemos mejoras. Diseamos e integramos nuevos aplicativos en cualquier plataforma.

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO Estructura de apoyo. Elemento que integra el papel de los centros y de los expertos que apoyan logsticamente y asesoran el desarrollo de las actividades bsicas y funciones directivas de la empresa, hay que sealar que la estructura se compone de centros o unidades organizativas, las cuales se diferencian, segn los papeles que desempean, de esta forma:

Unidades directivas jerrquicas. Centros con autoridad y responsabilidad sobre los flujos de trabajo, que integran la Alta Direccin y la Direccin Intermedia. Unidades de gestin funcional. Centros especializados en alguna funcin empresarial (directiva o tcnica) que apoyan a los flujos de trabajo. Integran la tecnoestructura. Unidades de apoyo. Centros con funciones de apoyo logstico (mantenimiento, conservacin y suministro) y de asesoramiento para que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen eficientemente. Integran la Estructura de Apoyo. Unidades operativas. Centros de actividad econmica de la empresa o en donde se desarrollan las tareas o los flujos de trabajo (plantas, almacenes, puntos de venta, oficinas, etc.). Integran la Base Operativa.

ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE UNA AGENCIA Y UNA SUCURSAL Agencia Es un vendedor local cuya accin es de intermediario entre empresa y e l pblico colocando pedidos y remitindolos a la casa central, sin tener autonoma. Sucursal Es una tienda independiente con cierta autonoma que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos. Las agencias tienen un surtido de productos muestras, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envan a la matriz y sta es la que los surte. Las sucursales mantienen existencias de mercancas enviadas desde la matriz. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. En una agencia, los crditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, y sta efecta los cobros. En una sucursal, los crditos son concedidos por la sucursal misma; su control y registro se lleva en la sucursal, as como su recuperacin. En una agencia, el fondo fijo para los gastos de las ventas lo provee la casa matriz. La sucursal maneja un fondo propio para cubrir todos los gastos menores. Una agencia ejerce las mismas funciones de un agente viajero.

Una sucursal desempea funciones como una empresa independiente, pero sujeta a la inspeccin y control de la casa matriz. A una agencia se le pagan comisiones sobre las ventas. Una sucursal tiene un margen de utilidad sobre el precio de compra y el de venta. Una agencia puede tener contratos de distribucin con varios proveedores. Una sucursal solo puede distribuir productos de la casa matriz. Una agencia que fracasa en la distribucin del producto de un proveedor puede subsistir. Una sucursal que fracasa en la distribucin del producto de la casa matriz, cierra. Una agencia tene Registro Mercantil. No lleva contabilidad. Una sucursal lleva contabilidad y presenta estados financieros, los cuales se combinan al finalizar el ao, con la casa matriz. Una agencia recibe pedidos. Una sucursal factura las ventas.

Proceso de creacin de sucursal y agencia Agencia: El contrato debe contener: Nombre, domicilio (ciudad/municipio) y documento de identidad tanto del empresario como del agente. El objeto del contrato y el ramo de las actividades a desarrollar. Los poderes o facultades del agente y sus limitaciones. El trmino de duracin del contrato. El territorio donde va a desarrollar sus actividades el agente. Requisitos para su Inscripcin: Copia autentica o autenticada del contrato, debidamente firmado por el empresario y el agente. Que el agente o representante figure matriculado en el registro mercantil, pues su actividad implica el ejercicio del comercio en forma independiente, lo cual lo convierte en comerciante. Si el contrato se elabor por documento privado, ste debe presentarse con reconocimiento de firma y Contenido ante Juez o Notario por las partes contratantes. Si el contrato fue otorgado en el exterior, debe autenticarse la firma ante el respectivo cnsul y obtener la autorizacin de la firma del cnsul ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o en su defecto presentarlo debidamente apostillado. En caso de que el documento se extienda en idioma distinto al castellano, debe enviarse con la traduccin oficial. Cancelar los derechos de inscripcin e impuesto de registro correspondientes Sucursal:

La inscripcin de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura. La solicitud de matrcula y de registro de documentos debe formularse en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad. Requisitos para su inscripcin: Diligencie el formulario de Registro nico Empresarial (Cartula nica y el Anexo Mercantil.). Anexe: Copia autenticada del acta en donde conste la decisin de abrir la sucursal, nombramiento del administrador y asignacin de funciones. Copia autntica de la escritura pblica de constitucin. Copia autntica de todas las escrituras pblicas de reforma, si las hubiere. Carta de aceptacin del designado, con indicacin del nmero del documento de identificacin. Si se deja constancia en el acta de tal aceptacin, no es necesario este requisito. Certificado reciente de existencia y representacin legal de la sociedad, expedido por la cmara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada. Requisitos para su Cancelacin: Certificado reciente de existencia y representacin legal de la sociedad expedido por la cmara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada. Comunicacin suscrita por el representante legal con reconocimiento de firma y Contenido notarial.

Normativa legal y contable que les son aplicables

Agencia
CONTABILIDAD DE LAS AGENCIAS Generalmente las operaciones de la agencia de ventas (o compras) son operaciones del ente econmico, se registran conjuntamente en la contabilidad de la oficina matriz. Las cuentas se deben llevar por separado con el fin de poder conocer el resultado por localidad. CARACTERSTICAS DE UNA AGENCIA Tiene personalidad jurdica propia. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.

Cobran comisin por las mercancas vendidas. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS MUESTRAS DE LA AGENCIA: Esta cuenta pertenece al activo circulante y est constituida por toda aquella mercanca en exhibicin que tiene la agencia. EMBARQUES PARA LA AGENCIA: Es una cuenta de resultados. Se acredita por el valor de la mercanca que se enva a la Agencia, cuando la casa central usa inventario fsico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema de inventario permanente. FONDO FIJO DE LA AGENCIA: Es una cuenta de activo circulante. En ella se registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para su financiamiento. GASTOS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos los gastos en que se incurre por parte de la agencia. VENTAS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. Se registran aqu todas las ventas realizadas por la casa central a travs de la agencia. PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA AGENCIA: Cuenta puente de Resultados. Se utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia.

Administracin.- Depende de las disposiciones de la casa matriz. Administracin.- Su autonoma es determinada por la matriz. Algunas poseen la capacidad de recaudar dinero de sus clientes y cubrir sus gastos, mientras otras dependen de desembolsos frecuentes de esta. Contabilidad.- La contabilidad de esta se encarga directamente la casa matriz. Administracin.- Decide y efecta control sobre sus agencias, sucursales y subsidiarias y basndose en los informes contables toma decisiones como eliminar una de ellas cuando representa ms gasto que utilidad. SUCURSAL En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente.

Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversin que la matriz efectu en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversin hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancas, muebles, equipos, etctera, es decir, la inversin neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la seccin capital contable.

Constituida mediante escritura pblica, que debe ser aprobada por la Superintendencia de Compaas para luego ser inscrita en el Reg. Mercantil, se establece como capital lo establecido en este documento Las agencias tienen un surtido de productos muestras, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envan a la matriz y sta es la que los surte. Las sucursales mantienen existencias de mercancas enviadas desde la matriz. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. En una agencia, los crditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, y sta efecta los cobros. En una sucursal, los crditos son concedidos por la sucursal misma; su control y registro se lleva en la sucursal, as como su recuperacin. En una agencia, el fondo fijo para los gastos de las ventas lo provee la casa matriz. La sucursal maneja un fondo propio para cubrir todos los gastos menores. Una agencia ejerce las mismas funciones de un agente viajero. Una sucursal desempea funciones como una empresa independiente, pero sujeta a la inspeccin y control de la casa matriz. A una agencia se le pagan comisiones sobre las ventas. Una sucursal tiene un margen de utilidad sobre el precio de compra y el de venta. Una agencia puede tener contratos de distribucin con varios proveedores. Una sucursal solo puede distribuir productos de la casa matriz. Una agencia que fracasar en la distribucin del producto de un proveedor puede subsistir. Una sucursal que fracasa en la distribucin del producto de la casa matriz, cierra.

PROCESO DE RELACIN ENTRE: MATRIZ Y SUCURSAL, MATRIZ Y AGENCIA Y SUCURSAL Y AGENCIA

Una de las formas como las empresas amplan sus operaciones y obtienen crecimiento y posicionamiento en el mercado, es mediante la creacin de agencias y sucursales en la misma regin u otros pases, que sirven para exponer productos y abrir nuevos mercados MATRIZ Y SUCURSAL CASA MATRIZ La casa matriz tiene la posibilidad de ampliar sus mercados a travs de las agencias y sucursales. Nace mediante acuerdo de voluntades de los asociados protocolizado en escritura pblica. Lleva contabilidad y combina los estados financieros con los de las sucursales. Es autnoma e independiente. SUCURSALES Son centros de distribucin locales que funcionan como unidades mercantiles separadas, aunque estn siempre sujetas a la autoridad de la oficina principal, quien es el ente que determina el grado de independencia que se le conceder a cada sucursal. Las normas y procedimientos generales de la Empresa en s, sern siempre los mismos que se aplicaran en las sucursales, pero puede delegarse en ellas toda la autoridad que se requiera para la administracin de sus propias operaciones. El resultado de las operaciones de las sucursales, ser evaluado de acuerdo con sus Estados Financieros. Las sucursales pueden vender o prestar el servicio, facturar, manejar efectivo recibido para cancelar sus propias compras o gastos. La sucursal planea las actividades futuras y adopta una organizacin que corresponde a sus aspiraciones, para lograr su funcin y cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por la casa matriz. Las obligaciones de carcter tributario nacional son responsabilidad de la casa matriz, el cumplimiento y presentacin de las diferentes declaraciones: Impuesto sobre la renta y complementarios, Impuesto de Patrimonio, Impuesto al valor agregado, Retencin en la fuente. CONTROL En cada sucursal la Casa matriz deber llevar un control en los siguientes aspectos: Mercancas en existencias, Utilidades o prdidas generadas, Contabilidad La mayor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras slo se les permite hacer pequeos desembolsos.. En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancas compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

CONTABILIDAD En algunos casos la Casa matriz mantiene todos los registros de la contabilidad, incluyendo los de las sucursales, caso en el cual la compaa lleva nicamente un juego de libros. Sin embargo, otras empresas hacen que cada sucursal lleve su propio juego de

registros contables, y en este caso la empresa tendr un juego de libros en conjunto, no solo para la oficina principal, sino tambin para cada sucursal. El anlisis de la contabilidad la podemos dividir en dos partes: 1. Contabilizacin de las transacciones de la sucursal, las cuales unas veces sern con la oficina principal, y otras, con los particulares y 2. La Consolidacin peridica de las cuentas de la oficina principal con las de la(s) sucursal(es) con el fin de preparar estados financieros para la compaa en conjunto. La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compaa jurdicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta Oficina Principal por Pagar, Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambin se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar, Cuentas por Cobrar a Vinculados Econmicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta

MATRIZ Y AGENCIA AGENCIAS Es un centro local, que funciona bajo la direccin de la oficina principal. Por lo general, no posee otro inventario de mercancas, que el que utiliza como muestrario para los clientes. Para cubrir sus gastos menores, disponen de un fondo fijo, similar a una caja chica, el cual es repuesto por la oficina principal cuando se va agotando. Los pedidos de mercancas o de servicios que coloca la agencia, los remite a la oficina principal, con el objeto de obtener de ella su aprobacin y despacho. Todo el manejo administrativo de las ventas, tales como facturacin y cobranzas, queda bajo la responsabilidad de la oficina principal. El costo de funcionamiento de la agencia, a excepcin de los gastos menores cancelados por ella, quedan a cargo de la oficina o casa principal. La oficina principal tiene la responsabilidad de llevar las cuentas derivadas de las ventas efectuadas por las agencias, de facturar a los clientes y de hacer las cobranzas, razn por la cual, tambin deber hacer el registro contable de esas operaciones. La contabilizacin de las operaciones efectuadas por la agencia debe ser llevada a cabo en los libros de la oficina principal. Las agencias pueden cumplir la funcin de un centro de exhibicin donde se aprovechan condiciones particulares de ubicacin en el mercado para exponer un producto, prestar la asesora posible, promover negocios, recoger informacin mediante encuestas sobre la aceptacin del producto, para luego entrar con mayor fuerza en el mercado. Los administradores de la agencia tienen relacin laboral directa con la casa matriz y cualquier contratacin hace presumir el contrato de trabajo, por esta razn no se puede llamar agencia si no es propiedad de la matriz. -Tiene Registro Mercantil no lleva contabilidad. -Depende totalmente de la matriz, slo maneja catlogos. -Recibe pedidos.

CONTROL La Casa Matriz deber llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes. El valor de los fletes, seguros y dems gastos que origine el envo de mercanca a sus agentes, deber ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas. CARACTERISTICAS Tiene surtido de muestras, No mantiene existencias, La Casa Matriz es la que cumple los pedidos, La Casa Matriz es la que aprueba crditos y efecta cobros, Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compaas, las cuales incluso manufacturen productos similares; y cobran una comisin por las mercancas vendidas. La facturacin de las ventas la efecta directamente la casa matriz, y el agente slo registra contablemente el ingreso por las comisiones. La estructura legal se constituye mediante un contrato entre el agente comercial y la compaa fabricante o mayorista del producto. SUCURSAL Y AGENCIA Son lugares de negocio sin personalidad jurdica en los que la empresa efecta toda, o parte de su actividad, en un procedimiento tpico de expansin. Los objetivos de las empresas de abrir Agencias o Sucursales, entre otros son los siguientes: Incrementar las Ventas, Tener el dominio de ciertas plazas Contacto con los clientes, Poner al alcance de los clientes los productos que maneja, Conocer las necesidades del mercado, Saber que productos son de mayor demanda, Vender sus mercancas en otros lugares; y Extender sus operaciones en lugares distintos de la casa matriz. VENTAJAS Esta modalidad de comercializacin de los productos representa una muy buena opcin para muchas empresas. No representa una cantidad representativa de gastos fijos, ni costos adicionales por la inversin en construcciones e instalaciones. La comisin representa un costo variable de ventas para la casa matriz. Las agencias, al igual que las sucursales son establecimientos de comercio debidamente registrados en la Cmara de Comercio, igual tienen que hacer las renovaciones o cancelaciones cuando se den las circunstancias.

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