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http://www.journaldunet.com/management/dossiers/031218temps/temps_conseils.shtml
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Cinq principes pour mieux grer son temps Matrisez votre temps
Contrler son temps, c'est savoir prvoir et planifier. Mais pas seulement, car les "voleurs de temps" sont partout en entreprise.
Sommaire
Le culte de l'urgence Les cadres et l'agenda Michel Milcent (Xerox) Claude Racois (Silogic) A lire, suivre
Agir dans l'urgence, rendre un dossier au dernier moment, rpondre toutes les sollicitations Aprs une journe bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui ont russi s'en sortir. Pourtant, bien grer son temps, c'est refuser d'entrer dans ce cercle vicieux. La gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir tre lent. Les explications de deux experts ayant organis des formations sur le thme : Jean-Louis Muller, responsable de l'offre management et dveloppement des personnes la Cegos et auteur des Stratges du temps (voir notre slection d'ouvrages), et Patrice Joulia, grant du cabinet de conseil C2e. 1 Prvoir, hirarchiser et planifier C'est une rgle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est faire, la fameuse "to do list", doit tre tablie. Ensuite, ces tches doivent tre tries selon la matrice d'Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernire catgorie de tches doit tre dlgue. "Pour dterminer l'importance et l'urgence d'un lment, explique Patrice Joulia, il faut toujours le relier sa fonction, au primtre de son poste et ses obligations." Au final, l'agenda doit reflter ces priorits, "ainsi que deux grands principes, poursuit Patrice Joulia, qui sont commencer par faire ce qu'on apprcie le moins et regrouper les activits". En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce mme dossier d'une seule traite. "Il faut galement se garder une marge, prcise Jean-Louis Muller, et toujours prvoir environ 30 % d'imprvu dans une semaine." 2 Chasser les "voleurs de temps" Les "parasites du temps" viennent aussi bien de l'extrieur que de l'intrieur de l'entreprise. Pour tre matre du temps, mieux vaut donc trier, voire viter, ces parasites. "Ce qui drange le plus, explique Patrice Joulia, c'est la visite d'un collaborateur qui vient avec un nouveau problme, et donc des tches supplmentaires." Pour viter cet cueil, mettez en place des horaires de visite et communiquez-les vos collaborateurs, tout en restant accessible en cas d'urgence. Bref, le manager ne doit pas avoir peur de s'isoler pour traiter les dossiers dlicats. Autre grand voleur de temps : le tlphone. "Le tlphone portable doit tre considr comme une bote vocale, et rien de plus, estime Jean-Louis Muller. Pour filtrer les appels du fixe, comptez sur votre assistante, ou sur un collgue si c'est temporaire." 3 Bien grer ses e-mails Pratique
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Rien de pire que la messagerie pour s'installer dans une situation de passivit. Rpondre aux e-mails au fil de leur arrive peut donner l'impression de travailler et d'tre trs disponible. Mais, in fine, cette stratgie s'avre tre une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la rflexion. Jean-Louis Muller pratique une mthode bien prcise pour limiter ce phnomne : "J'utilise des couleurs qui me permettent de distinguer les messages en interne qui me sont adresss moi seulement, les messages o plusieurs personnes sont en copie et enfin les e-mails de clients que je connais. Je gre en priorit ces derniers, puis les e-mails internes qui me sont destins. Si j'ai le temps, je consulte les copies. De plus, j'ouvre ma messagerie uniquement le matin en arrivant au bureau, aprs le djeuner et le soir. Le reste du temps, elle est ferme. Enfin, je rponds toujours en mode dconnect. Cela m'vite de rpondre du tac au tac, ou d'envoyer plusieurs mails au lieu d'un."
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4 Etre un "stratge du temps" N'allez pas croire que le temps est uniforme. Pour Jean-Louis Muller, le temps se dcompose en "calories" : la charge physique, la charge mentale, le stress, le risque relationnel, la capitalisation des expriences, l'efficience probable et le plaisir. "Pour bien grer son temps, il faut chercher rduire au maximum les quatre premiers ingrdients et maximiser les derniers", explique-t-il. Ces variables dpendent des individus et du moment. Certaines personnes sont, par exemple, plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur des dossiers dlicats. Etre un bon stratge, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres. 5 Prendre du recul Sommaire
Le culte de l'urgence Les cadres et l'agenda Michel Milcent (Xerox) Claude Racois (Silogic) A lire, suivre
Patrice Joulia compare le manager un pompier contraint d'teindre les feux qui se prsentent. "Tout le monde a l'impression d'tre compltement aspir par des tches, sans avoir de temps pour la rflexion", estime-t-il. Pour rsister l'urgence, il faut donc cultiver le recul. "Les managers doivent se mettre en situation de lenteur interne, prconise Jean-Louis Muller, en rgulant notamment leur respiration ou encore le dbit de leur voix." Paradoxalement, il faut donc tre lent pour bien grer le temps, mais aussi savoir prendre de la distance. Entre deux activits haute intensit, dix minutes de "sas" s'imposent pour envisager la suite. "Lorsqu'on doit prendre une dcision importante, poursuit Jean-Louis Muller, il ne faut pas agir chaud mais prendre connaissance de tous les lments avant le soir et attendre le lendemain."
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