Diplomado en Gestion Administrativa V

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Una publicacin del: PROGRAMA DE APOYO AL SECTOR EDUCATIVO -PROASE-UNION EUROPEA-MINEDUC-
Lic. Joaquim Cordeiro Licda. Lourdes Xitumul de Garca Lic. Carlos Alberto Luna Lic. Alvaro Buenaf
Co Director Europeo Co Directora Nacional Co-Jefe Nacional Co-Jefe Nacional Gestin Educativa y Apoyo Tcnico
Dra. Silvya Arce de Wantland Dra. Beatriz Garca Lira Dra. Silvya Arce de Wantland Dra. Beatriz Garca Lira D.G. Yolanda Moino Lic. Carlos Alberto Luna
Autora Autora Cuidado de edicin Cuidado de edicin Diseo y diagramacin Revisin General
rea
Mdulo
Diplomado en Gestin Administrativa
Cobn, Alta Verapaz, Noviembre del 2001 Guatemala, Amrica Central Estimados (as) lectores (as): Con el objetivo de contribuir al desarrollo del Sistema Educativo de Guatemala, el Programa de Apoyo al Sector Educativo -PROASEfruto de la cooperacin entre la Unin Europea y el Gobierno de Guatemala por intermedio del Ministerio de Educacin -MINEDUC-, realiza esfuerzos con el fin de contribuir al mejoramiento de la calidad educativa, que se reflejar en la calidad de vida de la poblacin guatemalteca, a travs de fortalecer el Sistema Educativo en general.
Co-Direccin PROASE
CARTA 1
Guatemala,11 de septiembre de 2001
Licenciado Pedro Galdmez Aguirre CTA Presente Estimado Licenciado Galdmez Aguirre: Por este medio estamos agradeciendo el valioso aporte que hiciera para enriquecer la temtica del Diplomado en Gestin Administrativa que estamos desarrollando, con el apoyo de PROASE/UNION EUROPEA, para el personal de las Direcciones Departamentales de Educacin de Alta y Baja Verapaz. Su contribucin para explicar la secuencia a utilizar en el mtodo SPOP permiti que el contenido de ese tema fuera aplicado inmediatamente a problemas que preocupan a todos los participantes. Estamos seguros que a travs del desarrollo de este Diplomado el personal de ambas Direcciones Departamentales ha tenido la oportunidad de reflexionar acerca de su quehacer diario y que se han tomado las primeras iniciativas para buscar la excelencia. Como sabemos de su inters por mejorar sus cualidades administrativas, adjunto le estamos enviando un diagrama que resume el modelo de participacin en el logro de la eficiencia y la eficacia que, como usted recordar, fue el tema central del Mdulo 4. Confiamos en que la temtica del Mdulo 5 Evaluacin de Proyectos (que se elabor integrando varios boletines y artculos) - contribuya a perfeccionar su trabajo diario. Atentamente
INAPRODE
PROASE/INAPRODE - Diplomado en Gestin Administrativa Modulo V- octubre 2001
ANEXO A LA CARTA 1
EJECUCIN Y ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
ESTRUCTURA ESTRATEGIAS SISTEMA
VALORES COMPARTIDOS
HABILIDADES
ESTILO PERSONAL
MEMORANDO 1 MEMORANDO
A: DE: ASUNTO: FECHA: FIRMA:
Licenciado Hctor Saravia, CTA Licenciada Amabilia Herrera, Coordinadora del Proyecto Escuelas Familiares Elaboracin del Artculo Administracin de Proyectos 11 de septiembre de 2001
Le agradecer tomar nota que el artculo para Administracin de Proyectos cuya edicin final le fue encargada, deber ser entregado, en esta oficina, a ms tardar el 30 del mes en curso. Gracias por su colaboracin.
PROASE/INAPRODE - Diplomado en Gestin Administrativa Modulo V - octubre 2001
MEMORANDO 2
A: DE: ASUNTO: FECHA: FIRMA:
Licenciada Amabilia Herrera, Coordinadora del Proyecto Escuelas Familiares Licenciado Hctor Saravia, CTA Elaboracin del Artculo Administracin de Proyectos 12 de septiembre de 2001
En respuesta a su memorando de fecha 11 de septiembre del ao en curso, adjunto le estoy enviando el Artculo Cmo Administrar un Proyecto? el cual fue elaborado conjuntamente con la Licenciada Amarilys Aquino. Le agradecer tomar nota de que el Artculo no se enva diagramado. Sin embargo, le estoy enviando el contenido en disquete con el propsito de que se facilite la diagramacin del mismo. Atentamente.
ARTICULO NO.1 CMO ADMINISTRAR UN PROYECTO?

Administrar un proyecto o una institucin bsicamente implica planear la accin; ponerlos en funcionamiento, asignar recursos (humanos, materiales, financieros y otros) a las distintas tareas; supervisar sistemticamente las actividades y controlar los progresos del proyecto, ajustndolo a las circunstancias y eventos imprevistos; lograr los objetivos dentro de los limites acordados de calidad, costo, tiempo y recursos.
La administracin es un proceso que implica el manejo adecuado de un conjunto de variables interconectadas e interdependientes que constituyen el marco bsico del proceso gerencial. Dichas variables son:
Estrategia Estructura Sistemas Conocimientos Equipo humano Liderazgo
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A. ESTRATEGIAS Las estrategias permiten predeterminar el curso de la accin a seguir: - analizar la situacin identificando problemas, riesgos y oportunidades existentes en el entorno; - establecer metas a alcanzar a distintos plazos; - establecer programas de accin y planes de trabajo definiendo prioridades y secuencias; - asignar recursos; etc. B. ESTRUCTURA Definir el marco organizativo bsico para ejecutar la estrategia seleccionada. Para ello se debe: - definir el perfil del personal; establecer unidades operativas y grupos de trabajo asignando roles y funciones; definir lneas de autoridad, delegacin y responsabilidad; etc.
C. SISTEMAS En el contexto de la estructura seleccionada establecer sistemas para: - la programacin de las actividades, el monitoreo y el control; - la coordinacin de la accin y los mtodos de trabajo; - la evaluacin del impacto de las acciones;
el reclutamiento del personal, remuneraciones, incentivos, evaluacin del desempeo y promociones; el manejo de las finanzas, administracin, contabilidad, presupuesto y control del inventario; la logstica; la gerencia de la informacin; etc.
D. CONOCIMIENTOS Identificar los conocimientos, capacidades, habilidades y el saber-hacer (know-how) que se necesitan para sostener la viabilidad y vitalidad de las acciones, operar los sistemas y ejecutar la estrategia. E. EQUIPO HUMANO Asegurar la idoneidad del personal de conformidad con los conocimientos requeridos para ejecutar el proyecto: - fijar los requerimientos y calidades tcnicas y profesionales exigidas para cada cargo; - seleccionar el personal calificado para cada cargo; - orientar y familiarizar al personal con el trabajo explicando lo que hay que hacer y lo que se espera de cada cual; - capacitar al personal para perfeccionar constantemente conocimientos y habilidades; etc. F. LIDERAZGO Ejercer un estilo de gerencia que permita el mximo desarrollo de las capacidades y potencialidades profesionales del personal y que propicie actuaciones de excelencia hacia el logro de los objetivos y metas deseados. Hay que inculcar valores que creen lazos slidos de unidad entre el personal y que proporcionen un sentimiento de propsito, inspiracin, pertenencia, compromiso con el trabajo y auto realizacin, es decir valores de: integridad y honestidad, espritu de servicio, equidad y reconocimiento, lealtad, cooperacin, trabajo en equipo y participacin, bsqueda de la excelencia, dignidad y respeto, responsabilidad hacia la comunidad, entrega de servicios y productos de alta calidad, innovacin y creatividad, cambio y experimentacin, etc.
CARTA 2
Guatemala,11 de septiembre de 2001
Licenciada Emilia Albizrez Coordinadora Local Proyecto Abre tu Mente Presente
Estimada Licenciada Albizrez, Por este medio deseo hacer de su conocimiento que, en la actividad de monitoreo realizada el da de ayer al proyecto de su distrito, detectamos que existen ciertas anomalas en la administracin de la oficina local a su cargo, lo cual puede poner en peligro el alcance de los objetivos y de las metas planteadas. Especficamente, pudimos detectar que contra lo programado los supervisores no estn haciendo las visitas peridicas a las comunidades dentro de los plazos establecidos. Esto va en detrimento de la efectiva supervisin del manejo de fondos y de los procesos administrativos. Le agradecer enviarnos una explicacin por escrito sobre la situacin planteada e indicarnos las estrategias que ser necesario implementar para corregir el desfase. Atentamente
Licenciada Olga Gonzlez

Coordinadora General
CARTA 3
Guatemala, 13 de septiembre de 2001 Licenciada Olga Gonzlez Coordinadora General Proyecto Abre tu Mente Presente Estimada Licenciada Gonzlez, En respuesta a su carta del 11 del mes en curso, por este medio le informo que, efectivamente, la programacin de las visitas a las comunidades que participan en el proyecto sufri un desfase. Lo anterior obedece a que, debido a las fuertes lluvias que han azotado la zona en los ltimos das, los ros estn muy crecidos y los supervisores ni siquiera han podido cruzarlos en bestia. Le agradecer tomar en cuenta que, en el planteamiento del proyecto se consideraron, precisamente que podran surgir variables exgenas (como las condiciones climatolgicas) que impediran cumplir con la programacin establecida. No est de ms indicarle que, pese a esas variables, estamos realizando nuestros mejores esfuerzos por cumplir con el logro de los objetivos, la generacin de los productos, la adecuada ejecucin de las actividades y la oportuna entrega y utilizacin de los insumos. Considero que sera conveniente que nos reuniramos con el propsito de decidir si se hace necesario reprogramar las visitas de supervisin. Aprovecho esta oportunidad para enviarle el original del Artculo El Razonamiento Lgico para el Diseo de un Proyecto y el Nmero Dos del Boletn Super-visin que sern la base de mi presentacin y de la Licenciada Rojas en la capacitacin de supervisin a realizarse el 28 de septiembre del ao en curso. Atentamente Lic. Emilia Albizrez
Coordinadora Local
ARTICULO 2 EL RAZONAMIENTO LGICO PARA EL DISEO DE UN PROYECTO

Con una cantidad dada de insumos podemos llevar a cabo ciertas actividades por medio de las cuales podemos producir un conjunto de productos que nos permitirn alcanzar un objetivo especfico Para disear un proyecto se debe establecer una relacin de causa y efecto entre:
Insumos
Actividades
Productos
Objetivos
Este tipo de razonamiento es vlido mientras ciertos factores externos mantengan el comportamiento que se haba esperado. De no ser as, se invalida la relacin de causa-efecto existente entre insumos, actividades, productos y objetivo, con serias consecuencias negativas para el proyecto. Por ello, como parte integral del diseo del proyecto se deben identificar aquellos factores externos que afectan la relacin de causa y efecto existente entre los
elementos del proyecto. Estos factores externos deben ser examinados en cuanto a su relevancia y probabilidad de ocurrencia. Por ello se hace necesario revisar la organizacin que se le da al proyecto y gerenciarlo en forma eficiente y eficaz. Para disminuir los riesgos de un proyecto, pueden utilizarse las siguientes tcnicas que coadyuvan en la gestin participativa.
ARCHIVO 1 (5 HOJAS)
ALGUNAS TCNICAS UTILES EN LA GESTION INSTITUCIONAL PARTICIPATIVA

AREA Diagnstico y anlisis de la situacin TCNICAS ESPECIFICAS Sociodrama OBJETIVO DE LA TECNICA Proporcionar mediante la actuacin de un grupo, elementos concretos para analizar y discutir un tema. Poner en comn ideas, conclusiones y acuerdo comunes. Apreciar intencionalmente, ciertos aspectos de la realidad inmediata, mediante la vista, odo, tacto y otros. Recoger informacin (datos, opiniones, crticas, ideas, etc) a partir de la conversacin entre dos o ms personas. Obtener informacin mediante la aplicacin de cuestionarios en un conjunto de personas. Aportar conocimiento sobre un tema a partir de documentos existentes (estudios, programas, libros, informes, memorias). Toma de decisiones Anlisis de funciones Conocer las atribuciones correspondientes a los puestos que ocupan las personas en la organizacin. Identificar las causas y efectos de conflictos que afectan el funcionamiento de la institucin. Actuar sobre la organizacin simplificando, agilizando y racionalizando las tareas y buscar mayor eficiencia.
Lluvia de ideas (brain strorming) Observacin
Entrevista Encuesta
Anlisis de contenidos
Anlisis de conflictos
Anlisis de tareas
Simulacin
Trabajar con casos que ofrezcan aplicaciones a situaciones concretas del centro. Representar los elementos de la organizacin y las lneas de autoridad y organizacin. Registrar la secuencia de actividades y eventos en relacin con el tiempo y los objetivos previstos. Asignar tareas y responsabilidades a otros miembros de la organizacin. Conciliar los puntos de vista divergentes o diferentes de los miembros de la institucin. Compartir informacin, tomar decisiones, motivar, producir ideas, dar seguimiento al trabajo institucional. Describir procedimientos que se siguen en la realizacin de las funciones o tareas importantes de la organizacin. Organizar las personas de la institucin en funcin de las tareas e innovaciones centrales previstas. Promover la participacin, comunicacin, cohesin y creatividad de los miembros de la organizacin. Conocer los requerimientos de capacitacin del personal de la institucin. Trabajar colectivamente para el anlisis, reflexin, comprensin y bsqueda y construccin de res-
Elaboracin de organigrama.
Organizacin Grficos de GANTT, PERT y CPA
Delegacin de funciones
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La negociacin
Animacin de reuniones.
Flujogramas
Integracin de equipos
Dinmicas de grupos
Capacitacin del personal
Anlisis de necesidades de capacitacin Talleres institucionales
puestas a necesidades de las tareas tcnico pedaggica y psicosociales. Crculo de estudio Estudiar en grupo un tema, documento o situacin de inters para los miembros de la organizacin. Actualizar, ampliar o profundizar en el conocimiento de contenidos, enfoques o mtodos. Renovar y profundizar , de manera individual, el conocimiento sobre un tema o problema, mediante la lectura y el anlisis de documentos. Acompaar y colaborar en el proceso de auto y mutua capacitacin del personal de la institucin, de manera presencial o a distancia. Apoyar tcnicamente al docente y director para mejorar su desempeo profesional. Conocer la organizacin y funcionamiento del aula y el desempeo del docente y los alumnos. Conocer los niveles de rendimiento logrados, as como las deficiencias en los aprendizajes. Realizar evaluacin de avances, logros y limitaciones de la institucin. Apreciar el desempeo profesional de los docentes en relacin con los
Seminarios/conferencias/ charlas.
Autoestudio
Tutoras
Asesora.
Control de calidad y evaluacin
Visitas peridicas al aula.
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Anlisis de las actividades de los alumnos.
Control estadstico de calidad.
Evaluacin de docentes.
objetivos y resultados de la institucin en relacin con las polticas y objetivos propuestos. Autoevaluacin institucional Estimular el autoanlisis del funcionamiento, procesos y resultados de la institucin en relacin con las polticas y objetivos propuestos. Analizar el destino de los alumnos graduados o desertores de la institucin. Conocer aspectos puntuales de inters para el buen rendimiento de la institucin. Valorar los avances y logros obtenidos en la implementacin del plan, as como los aspectos dbiles de sta. Proporcionar informacin financiera para planificar y tomar decisiones. Registrar las transacciones financieras que se realicen en la institucin. Realizar un ordenamiento integral del presupuesto en relacin con el plan, los proyectos y actividades de rutina de la organizacin. Apoyar y orientar la ejecucin presupuestaria para obtener el aprovechamiento racional y eficaz de los recursos institucionales.
Seguimiento de egresados.
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Encuestas peridicas.
Evaluacin del plan (peridica o final)
Gestin de recursos (financieros, humanos, materiales y fsicos).
Anlisis de costos.
Contabilidad integrada.
Programacin, ejecucin y control del presupuesto.
Auditoria operativa.
BOLETN NO. 1 SUPER V I S I O N

Boletn Bimensual de la Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz No. 1, 2001
El Boletn Bimensual de la Direccin Departamental de Alta Verapaz tiene como propsito fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas del personal de la Direccin, as como informar a la comunidad educativa de las acciones que, en materia de educacin, se llevan a cabo en el Departamento de Alta Verapaz. En esta oportunidad se presenta el tema Organizacin y Gerencia del Proyecto que viene a complementar la informacin que ya se tiene sobre este tema. Confiamos en que este artculo posibilite la formulacin de muchos proyectos de beneficio para la comunidad educativa.
SUPER V I S I O N Ao 1, No. 1 2001 DIRECCION Lic. Alberto Galdmez AUTORA Lic. Emilia Albizrez SUSCRIPCIONES Y CORRESPONDENCIA Direccin Departamental de Alta Verapaz Edificio de la Gobernacin Cobn, Alta Verapaz Esta publicacin es posible gracias a la colaboracin de: PROASE/UNION EUROPEA
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SUPER V I S I O N es una publicacin de la Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz. Las opiniones vertidas en sus pginas son las de los autores y no expresan necesariamente las de la Direccin. Se autoriza la reproduccin total o parcial del contenido, siempre que se cite la fuente. Se solicita canje.
ORGANIZACIN Y GERENCIA DEL PROYECTO

Ejecucin del Proyecto Un plan, lo mismo que un programa o un proyecto, no podran alcanzar los resultados que se han propuesto si no se ejecutan las acciones de acuerdo con la programacin realizada. Durante esta fase, el proyecto cobra mayor realismo y dinamismo, pues deben aplicarse un conjunto de medidas, para poner en marcha una serie de tareas y movilizar y asignar diversos recursos para asegurar el logro de los objetivos y metas previamente trazados.
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La ejecucin de proyecto impone la consideracin de una serie de requisitos, tales como: - La existencia de un organismo responsable de la ejecucin que tome las decisiones fundamentales frente a contingencias, seguimiento de las tareas y asignacin de los recursos en el momento previsto. - La constitucin de comisiones o grupos de trabajo para atender el cumplimiento de las diversas tareas del proyecto. - El conocimiento de las actividades, de la forma de realizarlas y la capacidad tcnica y financiera de llevarlas a cabo segn lo programado. - El uso de diversas tcnicas y procedimientos que permitan obtener la informacin y producir las decisiones que se requieren a lo largo de la puesta en marcha de las actividades. Disponer de una programacin de la ejecucin. Comunicacin fluida y efectiva con las fuentes de financiamiento del proyecto para asegurar la asignacin oportuna de los recursos, de acuerdo con las especificaciones tcnicas. La participacin de la poblacin en las diversas tareas tomando en consideracin su motivacin, su capacitacin, experiencias y disponibilidad de tiempo. Evaluar los resultados que produzca la ejecucin para tomar los correctivos e introducir los ajustes que requiera el proyecto.
Organizacin y Gerencia del Proyecto: Criterios para la organizacin y gestin del proyecto El desarrollo del proyecto requiere de una organizacin bsica que sea responsable de la programacin, coordinacin, seguimiento y control de sus operaciones. Ella deber contar con una apropiada estrategia de ejecucin que permita cumplir con las actividades y tareas contenidas en el proyecto. Esta organizacin debe tomar en cuenta los siguientes criterios:
1. Que al frente de la unidad u organismo ejecutor se ubique a una persona que conozca del proyecto; est comprometida con su importancia, sea capaz de comunicarse apropiadamente con las personas involucradas y cuente con la capacidad de decisin necesaria para darle el impulso requerido. El siguiente cuadro muestra algunos aspectos sobre el tipo de coordinacin que se puede dar en los proyectos.
Mecanismos de coordinacin en la ejecucin del proyecto Reuniones del Comit ad-hoc (Coordinacin espordica cuando existe un problema) Seminario de formacin (para comprender la necesidad de coordinacin) Asignacin de un personal de un departamento o divisin a otro (para aumentar la comprensin de esta divisin) Creacin de grupos de trabajo (coordinacin temprana) DEBIL
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Asignacin temporal de un equipo y comit Participacin en reuniones peridicas de planificacin Creacin de puestos de contactos o relacin en el proyecto MEDIA
Acuerdo escrito de colaboracin (en el proyecto se indica por consenso quin har el trabajo) Asignacin permanente de un comit Creacin de un grupo de enlace con el proyecto o de una unidad del proyecto encargada de la coordinacin Participacin en una estructura matricial (es decir que depende de dos estructuras jerrquicas)
FUERTE
Nota: Las estimaciones de la fuerza relativa de esos mecanismos son solamente indicativas: esta fuerza depende de las circunstancias y la manera como el mecanismo es utilizado.
2. Definir apropiadamente las funciones de la unidad ejecutora y las lneas de coordinacin con las otras instancias superiores o de apoyo dentro de la propia comunidad, para facilitar la comunicacin y evitar las tensiones que produce la accin de diversos polos de decisin.
3. Identificar los organismos o comisiones de apoyo a la ejecucin del proyecto y las atribuciones que tendrn. Ello permitir crear mecanismos y posibilidades de participacin de los diversos sectores y grupos y definir el carcter o estilo de la administracin del proyecto (autoritario, democrtico, centralista, etc.).
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En un proyecto de alfabetizacin bilinge y bicultural, por ejemplo, existen diversos tipos de actividad que requieren igualmente de conocimientos tcnicos y competencias especiales para su ejecucin (diseo de la estrategia curricular, capacitacin de monitores en ambos idiomas, preparacin de materiales, etc.), cada una de las cuales podra estar bajo la coordinacin de un docente o especialista del medio, dependiente de la unidad ejecutora. Asignacin de Recursos Es importante que la unidad ejecutora y las unidades de apoyo analicen detalladamente la previsin y programacin de los recursos necesarios para instrumentar el proyecto de modo que se tomen las medidas recomendables en cada caso. La falta de un recurso humano o fsico puede afectar la programacin parcial o totalmente. Es posible que ante la carencia de un tcnico en la comunidad, por ejemplo, se decida invitar a otro de afuera, aumentando as los costos iniciales (alimentacin, transporte, etc.) o se proceda a capacitar a otra persona, lo que causar retraso en la actividad y, eventualmente, de todo el proyecto. Aspectos que a veces merecen escasa consideracin como el transporte, por
ejemplo, pueden ejercer una influencia decisiva en la realizacin de las actividades. La ejecucin del presupuesto del proyecto, por su parte, exige una desagregacin detallada y adecuada de cada actividad y tarea para su mejor tratamiento y un ordenamiento de la obtencin de los recursos previstos para proceder a su financiamiento. Durante esta fase se presentan normalmente situaciones que obligan a introducir cambios a la programacin financiera, en trminos de transferencias de fondos de un rubro a otro o de una actividad a otra, de ampliaciones o reducciones de algunas partidas, de nuevas solicitudes de recursos financieros, etc. Estos casos se presentan cuando la programacin tcnica omiti un recurso importante, cuando una fuente no cumpli con su aporte o cuando motivos imprevistos afectaron los recursos destinados al proyecto. De all la importancia de examinar cuidadosamente antes y durante el inicio de la ejecucin, las operaciones presupuestarias. En los proyectos grandes esta evaluacin se realiza a travs de la auditoria. Durante la administracin del proyecto conviene tener presente la eficiencia, la eficacia y efectividad de las operaciones que se realizan con fundamento en los objetivos y metas propuestos.
La Efectividad es un concepto vinculado al de eficacia y expresa la capacidad de producir la solucin o respuesta esperada por la comunidad base. Este criterio torna ms relevante la forma y el efecto causado en las personas con los resultados del proyecto que el logro de la programacin previa. Esta nocin se ubica ms en el plano poltico de la satisfaccin de las necesidades bsicas y de equidad, que usualmente se pierde de vista en la evaluacin de la eficiencia y de la eficacia. La organizacin de un centro comunitario de educacin inicial ser ms efectiva, cuanto ms amplitud y flexibilidad ofrezca para que los padres interacten con sus hijos, que el hecho mismo de crear una unidad educativa para atender a los menores de seis aos. Los criterios antes mencionados se interrelacionan y complementan en el momento de examinar las mejores opciones para ejecutar las actividades, asignar los recursos y controlar la gestin del proyecto, lo mismo que en el momento de conocer sus resultados, con auxilio de las tcnicas en instrumentos de evaluacin que se seleccionen.
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Seguimiento de la Gestin del Proyecto

El seguimiento en la administracin del proyecto implica actuar sobre las operaciones mediante el examen continuo de la ejecucin de cada una de las actividades y de los recursos y apoyos que se le ofrecen. El seguimiento del proyecto es importante porque nos permite conocer si efectivamente se atiende a la poblacin beneficiaria propuesta y si las actividades, mtodos y medios que fueron concebidos previamente son los que realmente se estn ejecutando y aplicando. Si bien el seguimiento involucra acciones de evaluacin, es necesario establecer la diferencia entre ambos conceptos. El seguimiento es el examen continuo y peridico que efecta la administracin en todos sus niveles jerrquicos, para establecer la manera en que se est ejecutando una actividad. Con ello se busca asegurar que la entrega de insumos, los calendarios de trabajo, los productos esperados se conformen a metas establecidas y que otras acciones que son necesarias progresen de acuerdo con el plan trazado. El seguimiento implica formularse las preguntas siguientes: Las actividades atienden realmente a las personas, grupos de poblacin y situacin que se habra propuesto en el proyecto? Se estn ejecutando las acciones y aplicando los mtodos y tcnicas previstas en la programacin? Se estn atendiendo las especificaciones (criterios) y requisitos tcnicos considerados durante la formulacin del proyecto? Se cuenta con los recursos humanos, materiales y fsicos para desarrollar las acciones en la cantidad, calidad y en el tiempo establecido? Participan los grupos, las instituciones y las personas que se haban comprometido con el proyecto? -
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Las acciones alrededor de las cuales se realiza el seguimiento del proyecto son:
Deanlisis
Corresponde al examen cuidadoso de las condiciones en que se lleva a efecto la ejecucin del proyecto y los factores del contexto que influyen en l. Se realiza con base en la informacin recabada mediante los diversos instrumentos y tcnicas y el contacto permanente con los agentes involucrados directamente en las actividades.
Deasesora
Se cumplen por parte de los responsables y especialistas en los aspectos principales del proyecto, mediante orientaciones directas, retroalimentacin o capacitacin sobre la marcha del personal que ejecuta
las tareas. Se realiza para elevar los niveles de rendimiento, cumplir con las normas tcnicas establecidas y para reforzar aspectos que presentan debilidad.
las caractersticas del entorno econmico, social y poltico. Dentro de los aspectos ms sensitivos a considerar se tienen:
1 La asignacin de los recursos previstos (financieros, materiales y fsicos) La disponibilidad del personal tcnico y de apoyo requerido para instrumentar las actividades programadas La participacin efectiva de la poblacin en las acciones conducentes a mejorar su condicin Las condiciones ambientales que pueden tener influencias en la realizacin de las actividades y en los resultados previstos Los mtodos y tcnicas seleccionadas para realizar las actividades El contexto econmico, social y cultural (actividad econmica bsica de la sociedad, nivel de ingreso, experiencia previa en participacin, valores y tradiciones en relacin con tipos y formas de participacin, etc.) El margen de poder de que dispone la unidad ejecutora en el proceso de toma de decisiones (subordinacin, coordinacin y tensiones polticas, etc). Los niveles de colaboracin y apoyo recibido de la organizacin, instituciones y grupos interesados y comprometidos con la accin.
Deapoyo
Constituye una accin sistemtica del responsable del proyecto para ofrecer la oportuna colaboracin administrativa, tcnica, material, etc. que requieren las actividades y de quines estn involucrados en ellas.
Decontrol
Constituye la verificacin continua y sistemtica de las operaciones y sus resultados de acuerdo con la programacin realizada. En el seguimiento deben ser tomados en cuenta tambin los aspectos siguientes: - Los elementos considerados relevantes para asegurar los resultados previstos en el proyecto - Los mtodos e instrumentos para recoger la informacin - La sistematizacin y anlisis de los resultados - La identificacin de los problemas, dificultades y nuevos cursos de accin para corregir o atender las contingencias del proyecto - Las decisiones y acciones oportunas y consistentes frente a los problemas o situaciones planteados - Los elementos o aspectos a considerar en el seguimiento varan de acuerdo con el tipo de proyecto (infraestructura, currculo, de capacitacin, etc.), con la amplitud y complejidad (tamao de la inversin, rea de influencia, personas beneficiarias e involucradas, etc.) y con
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BIBLIOGRAFA
UNESCO. Metodologas y Tcnicas Especficas para la Formulacin y Evaluacin de Proyectos en la Esfera de la Educacin. Mdulo IV. Formulacin, Ejecucin y Evaluacin de Proyectos Educativos a Nivel Local. Costa Rica.
CARTA 4
Salam, 18 de septiembre de 2001
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Licenciado Alberto Galdmez Director SUPER V I S I O N Direccin Departamental de Educacin Edificio de Gobernacin Cobn, Alta Verapaz Estimado Licenciado Galdmez, Por este medio deseo expresar a esa Direccin Departamental mis ms sinceras felicitaciones por la publicacin del Boletn Bi-mensual SUPERVISIN del cual tuve la oportunidad de leer el primer nmero. En esta poca, en que la comunidad educativa puede beneficiarse con la ejecucin de distintos proyectos, el contenido del Boletn viene a ser una excelente contribucin para todos nosotros. Hace algunos meses, en la Direccin Departamental de Educacin de Baja Verapaz surgi la inquietud de publicar un boletn similar al de ustedes. Pensando en ello, yo elabor el contenido para el Boletn No. 1. Sin embargo, por razones presupuestarias, an no ha sido posible concretar este esfuerzo. Conociendo de su inters por contar con material para el boletn que ustedes publican, adjunto le estoy enviando lo que ya haba elaborado Modelos e Instrumentos para el Seguimiento de Proyectos. Atentamente Licenciada Olga Marroqun, CTA

Boletn Bimensual de la Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz No.2, 2001
Tcnicas de Evaluacin de Proyectos
SUPER V I S I O N Ao 1, No. 2 2001 El Boletn Bimensual de la Direccin Departamental de Alta Verapaz tiene como propsito fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas del personal de la Direccin, as como informar a la comunidad educativa de las acciones que, en materia de educacin, se llevan a cabo en el Departamento de Alta Verapaz. En esta oportunidad se presenta el tema Tcnicas de Evaluacin de Proyectos escrito por la Licenciada Olga Marroqun, colega de la Direccin Departamental de Educacin de Baja Verapaz. Confiamos en que el contenido de este boletn posibilite la efectiva evaluacin de los distintos proyectos que se estn ejecutando. DIRECCION Lic. Alberto Galdmez AUTORA Lic. Olga Marroqun SUSCRIPCIONES Y CORRESPONDENCIA Direccin Departamental de Alta Verapaz Edificio de la Gobernacin Cobn, Alta Verapaz Esta publicacin es posible gracias a la colaboracin de PROASE/ UNION EUROPEA
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MODELOS E INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

Para conocer el desenvolvimiento del proyecto en los aspectos sealados, diversos mtodos e instrumentos pueden ser utilizados. Entre los mtodos ms conocidos se encuentran: La observacin directa: Esta labor puede ser realizada directamente por el responsable del proyecto o por un evaluador especial que suministre a ste los resultados de su trabajo mediante un registro ordenado y detallado de las observaciones realizadas. Para ello pueden utilizar diversas formas: anotar los acontecimientos y hechos en el orden en que aparecen o se observan, recabar la informacin segn una gua o cuestionario elaborado con espacios para la respuesta o puede utilizar tambin una gua de observacin estructurada. El uso de uno o varios de estos mtodos depender de la viabilidad que tenga de acuerdo con el tipo de proyecto y con el uso que de ellos pueda hacer el observador.
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Ejemplo:
GUIA DE OBSERVACIN DE LAS SESIONES DE JUNTAS DIRECTIVAS DE JUNTAS ESCOLARES Junta Directiva de: ____________________________________________________ Fecha: _______________ Observador: ___________________________________ Aspecto observado La sesin se inicia al reunirse el qurum El presidente de la JD es quien preside la sesin Al iniciar la sesin se somete a votacin la agenda de la reunin La agenda de la reunin incluye la lectura del Acta Anterior El presidente (o quien preside la reunin) fomenta la participacin de todos los miembros de la JD El secretario lleva un apunte de lo discutido El presidente sintetiza cada uno de los aspectos tratados en la reunin Antes de clausurarse la sesin, el secretario elabora el acta respectiva Los participantes firman el acta respectiva
Si
No
El estudio-sombra El estudio sombra es una forma de observacin que permite evaluar la forma en que se realizan distintas actividades. Un observador (la sombra) acompaa a un funcionario mientras realiza las actividades comunes de un perodo determinado (por ejemplo, un da). El observador o sombra va anotando en un diario lo que se hizo, cundo se hizo, cmo se hizo, etc. A partir de su observacin se detectan los cambios que hay que hacer o los cambios que ya se hicieron como consecuencia de una capacitacin especfica.
El uso de las fichas: Esta constituye una fuente apreciable de informacin indispensable; se realiza con la frecuencia requerida para la administracin del proyecto y evita analizar muchos datos que no son relevantes. Es importante que el fichero sea confeccionado de modo tal que solo requiera anotar o marcar con una seal las mltiples respuestas que pueden ofrecerse. El fichero es una fuente que debe combinarse con otras para lograr una mayor confiabilidad en la informacin.
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Ejemplo:
SUPERVISION DE CAPACITACION EN MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS ESCOLARES FIS - Proyecto No. 1-8-02-2-16-7-97 LISTA DE COTEJO PARA CONSTATAR ACTIVIDAD DE CAPACITACION I. IDENTIFICACION: Comunidad: Fecha: Municipio: Sesin de capacitac. No.: Idioma: Departamento: Capacitador (Empresa): Coordinacin de Supervisin:
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Persona que imparti capacitacin:
Supervisor Ejecutor: II. RECURSOS MATERIALES (Didcticos) Cantidad constatada
1. Cartillas de mantenimiento (80 hojas, empastado con cartulina) 2. Trifoliares (tamao oficio) 3. Cartulinas informativas (afiches) 4. Otros: (Describir):
III. CONTENIDO DE LA CAPACITACION 1 El capacitador fue claro al exponer cules son los deberes y obligaciones del comit de padres en lo que respecta al mantenimiento del edificio escolar 2 El capacitador fue claro al describir en qu consiste el mantenimiento del edificio escolar
Si
No
3 El capacitador fue claro al enfatizar la importancia del mantenimiento del edificio escolar 4 El capacitador fue claro al indicar en qu consisten las revisiones del edificio escolar 5 El capacitador fue claro al indicar cules son los tipos de revisiones del edificio escolar 6 El capacitador fue claro al indicar con qu periodicidad deben 7 8 9 10 efectuarse las revisiones recurrentes del edificio escolar El capacitador fue claro al indicar con qu periodicidad deben efectuarse las revisiones preventivas del edificio escolar El capacitador fue claro al indicar en qu consiste el mantenimiento correctivo El capacitador utiliz un instrumento que le permitiera verificar el grado de comprensin de los asistentes El capacitador utiliz una metodologa participativa Otros (describir)
IV. OTROS RECURSOS ENTREGADOS Cepillo de alambre Cepillo de raz Cubeta Escoba Martillo Trapeador con pao Otros (describir)
Cantidad constatada
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V. REFRIGERIO: Se constat que el capacitador brind la siguiente refaccin a los presentes
VI. INFORMACION SOBRE LOS ASISTENTES Caractersticas de los asistentes Hombres Mujeres Mayores de 18 aos Menores de 18 aos Nombre de los asistentes En representacin de:
Cantidad
VII. PROBLEMAS ENCONTRADOS Nombre y firma del Supervisor Ejecutor:
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Informacin que ofrecen los participantes del proyecto: Se refiere a datos o elementos que pueden aportar los coordinadores de la actividad o quienes tienen responsabilidades en eventos y que suelen ser de gran valor para conocer la situacin que acontece en la ejecucin de las acciones. La tcnica para recabar esta informacin vara: puede ser mediante entrevistas informales combinadas con observacin o puede tambin emplear cuestionarios formalmente estructurados para aplicarlos a ciertas personas claves o a muestras participantes o beneficiarios. Se acostumbra realizar reuniones peridicas de balance o retroalimentacin con el equipo de trabajo.
PROYECTO DE DESCENTRALIZACIN Y REFORZAMIENTO DE LA ADMINISTRACIN DE LA EDUCACIN A NIVEL LOCAL ENCUESTA

INSTRUCCIONES: Responda las siguientes preguntas en los espacios correspondientes. 1. Cuentan con un Manual de Organizacin y Funcionamiento de los Consejos Locales de Educacin? Si ( ) No ( ) 2. Se dio a conocer previamente el Manual y se pregunt su opinin sobre le mismo? Si ( ) No ( ) 3. En qu aspectos le es til el Manual? 4. Encuentra til la aplicacin del mdulo de autoaprendizaje? Si ( ) No ( )
5. Qu aspectos del mdulo de Autoaprendizaje para la capacitacin de Administradores Educativos le parecieron ms difciles de comprender?
6. Cul fue su participacin en el Plan Piloto?
7. De qu forma se involucr usted en la elaboracin del Plan para la instalacin de Consejos de Educacin?
8. De qu forma, el Plan para la instalacin de Consejos Educativos llena las expectativas de la regin ?
9. En qu aspectos es aplicable la capacitacin recibida por los Administradores Educativos en el funcionamientos de los Consejos Locales de Educacin?
10. Es de utilidad el aporte de los Administradores Educativos para el funcionamiento de los Consejos Locales de Educacin? Si ( ) No ( ) 11. Se dio a conocer en los municipios la existencia de los Administradores Educativos? Si ( ) No ( ) 12. Conoce usted los aspectos que se tomaron en cuenta para realizar el estudio piloto? Si ( ) No ( ) 13. En qu beneficia a la regin la ejecucin del Plan Piloto? 14. Se dio a conocer previamente en la comunidad la ejecucin del Plan Piloto? Si ( ) No ( ) 15. Cmo considera que fue la participacin de la comunidad para la ejecucin del estudio del Plan Piloto? 16. Qu aspectos considera que limitaron la ejecucin del estudio del Plan Piloto?
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La informacinque ofrecen los beneficiarios del proyecto:

Esta informacin tiene una especial importancia en el seguimiento, pues aporta conocimientos sobre la percep-cin que tienen los que reciben los beneficios acerca del servicio que se presta. Si se considera que la efectividad del proyecto depende de la forma y grado que satisface las necesidades o aspiraciones de la poblacin meta, entonces se observa cunto interesa conocer la opinin de quienes son la razn fundamental del proyecto y tomarla en consideracin para introducir los ajustes que se estimen necesarios. Para recoger esta informacin, se pueden emplear cuestionarios breves con los aspectos de mayor inters, aplicables a la totalidad del grupo o a una muestra del mismo. Tambin pueden realizarse entrevistas grupales estructuradas bajo la coordinacin del responsable del proyecto o de otra persona debidamente capacitada para ello. La aplicacin de estos mtodos implica posteriormente el procesamiento y anlisis de la informacin obtenida, la identificacin de los problemas, necesidades y contingencias del proyecto para actuar mediante una oportuna y eficaz toma de decisiones que permita continuar el esfuerzo iniciado, corregirlas, llenar los vacos, y reforzar los aspectos dbiles, teniendo presente el cumplimiento de sus objetivos y metas.
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Ejemplo:
PLAN DE TRABAJO PROYECTO DE DESCENTRALIZACIN Y REFORZAMIENTO DE LA ADMINISTRACIN DE LA EDUCACIN A NIVEL LOCAL ENTREVISTA
Entrevista a: ______________________________________________________ Realizada por: ____________________________________________________ Lugar y fecha: ____________________________________________________
1. 2. 3. 4.
Se dio a conocer previamente a la comunidad el objetivo del proyecto? Cules son las expectativas de la comunidad con respecto al proyecto? Se consult su opinin para seleccionar las estrategias de ejecucin del proyecto? Est la comunidad satisfecha con la forma en que se han ejecutado las estrategias? mite el examen, la asignacin y optimizacin de los recursos y del esfuerzo cumplido a nivel de ejecucin del proyecto.
Anlisis costo-beneficio: Es un mtodo aplicado en la programacin de costo, mediano y largo plazo que per-
Ejemplo: Anlisis costo-beneficio Capacitacion de Docentes EOUM Bilinge San Pedro Carch A. COSTOS DE LA CAPACITACION A.1 Recurso Humano A.2 Materiales A.3 Refacciones TOTAL
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Q. Q. Q. Q.
5,000.00 2,000.00 1,500.00 8,500.00
B. BENEFICIOS ASOCIADOS CON EL PROGRAMA Total de alumnos y alumnas atendidos: 400 En Quetzales: Al disminuir los ndices de repitencia y desercin escolar, el sistema obtiene beneficios significativos en Quetzales: - se reduce la repeticin de 125 a 60 alumnos: Q.130,000.00 - se elimina la desercin de 50 a 10 alumnos: Q. 80,000.00
Sociales: la escuela prepara ciudadanos tiles para el progreso y el desarrollo del pas. Entrega cultural a la comunidad.
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El anlisis administrativo: Permite utilizar el anlisis sistmico para conocer las reacciones y cambios que se producen en la estructura administrativa de una institucin educativa o de un programa. Es una tcnica aplicable a proyectos relacionados con la capacitacin de personal, a la reestructuracin administrativa de un centro escolar, a la aplicacin de un nuevo currculo, entre otros. Anlisis de tareas: Corresponde a la desagregacin y evaluacin del personal, para identificar y definir sus competencias, responsabilidades y condiciones de trabajo. Ella est vinculada a proyectos conducentes a mejorar el desempeo y condiciones remunerativas del personal, o de reorganizacin administrativa y acadmica. Representaciones grficas: Consiste en la elaboracin y otro de diversos tipos de diagramas (estructura orgnica, distribucin de responsabilidades, realizacin de actividades, procedimientos administrativos, etc.), que permitan visualizar el conjunto de relaciones jerrquicas y funcionales, ubicacin de actividades y sus responsables, dotacin de recursos humanos, fsicos y financieros, entre otras. La descripcin y registro grfico de la talla y el peso en un proyecto de nutricin escolar, el registro grfico de donaciones para un proyecto de construccin escolar, la anotacin peridica en un diagrama de la alfabetizacin, son algunos ejemplos de la utilizacin de esta tcnica. Anlisis de redes: Entre las tcnicas ms conocidas se encuentran el Grfico de Gantt, los flujogramas y las redes de pertinencia (CPM/PERT). Las tres contribuyen a la presentacin de secuencia de operaciones, la puesta en evidencia de las interrelaciones entre las actividades, prioridades, tiempos y costos.
1er. Trimestre ACTIVIDADES Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3

Enero Feb. Marzo
2do. Trimestre
Abril Mayo Junio
3er. Trimestre
Julio Agos. Sept.
4to. Trimestre
Oct. Nov. Dic.
123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456 12345678901234567890123456789012123456
CLAVE Programando Ejecutando
Cpm/Pert
123456789 123456789 123456789 123456789 123456789
13
9
12 11
14
10
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Control del presupuesto: Esta tcnica permite a la unidad ejecutora llevar un seguimiento directo del proceso presupuestario, en cuanto a los gastos de funcionamiento y de inversin, que permitan atender el cumplimiento de las actividades del proyecto. Los instrumentos variarn de acuerdo con la tcnica de programacin empleada: presupuesto tradicional o presupuesto por programas.
Auditora: Permite un mayor control operacional del presupuesto. A travs de un agente externo a la unidad ejecutora, generalmente, se examinan los gastos y sus fuentes en relacin con la ejecucin y con la programacin realizada, se identifican las desviaciones e inconsistencias y se formulan las recomendaciones para su atencin. Esta tcnica se emplea generalmente cuando se trata de proyectos que implican el uso de muchos y variados recursos financieros.
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Las tcnicas descritas anteriormente se aplican de acuerdo con el tipo, amplitud y complejidad del proyecto, as como la capacidad y entrenamiento del personal responsable de su administracin. Lo que interesa fundamentalmente, es que la tcnica e instrumento empleados midan y registren lo que efectivamente se desea conocer, que sus resultados sean confiables y permitan tomar las mejores decisiones para cumplir con los objetivos trazados.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Rafael Herrera, Sergio Nilo et. al. La evaluacin en la institucin escolar. Ministerio de Educacin de Chile. Organizacin de los Estados Americanos. Chile, 1982.
CARTA 5
Salam, 10 de noviembre de 2001
Licenciada Olga Marroqun CTA Salam, Baja Verapaz Estimada Licenciada Marroqun, Adjunto le estamos enviando un ejemplar del Boletn No. 2 SUPER V I S I O N que publica bimensualmente esta Direccin Departamental. Como puede apreciar, este segundo nmero incluye el material que usted tan gentilmente nos envi. Deseo que podamos aunar esfuerzos para seguir beneficiando a la comunidad educativa de ambos departamentos y que logren el financiamiento para la publicacin de su propio boletn. Hace algunos das estaba revisando la Revista Educacin y encontr el artculo cuya fotocopia le envo adjunta. Le reitero las muestras de nuestra consideracin y estima. Atentamente
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Licenciado Alberto Galdmez

Director, Boletn SUPER V I S I O N
ARTICULO NO.2 ACTUALIDAD

CMO HACER EL SEGUIMIENTO DE LOS PLANES EDUCATIVOS? La puesta en marcha de los planes educacionales constituye una responsabilidad principal del aparato administrativo del pas. Durante la ejecucin es menester transformar las polticas, objetivos, metas, estrategias, acciones y propuestas, en instrumentos operacionales que posibiliten la puesta en prctica y operacionalizacin del plan de educacin. En esta etapa tiene lugar la asignacin de responsabilidades y la utilizacin de los recursos asignados para cumplir con los objetivos y metas propuestas dentro de un enfoque de racionalizacin, reduccin de costos, efectividad y eficacia. especialmente los referidos a los aspectos pedaggicos, por ejemplo, o cualitativos como los relacionados con el tratamiento de los contenidos. Una primera aproximacin clasificatoria de los mtodos, tcnicas y procedimientos utilizados en la ejecucin del plan de educacin podra resultar agrupndolos segn: a. La estructura que relaciona, como las tcnicas o mtodos aplicados a nivel macro y a nivel micro. b. La cobertura, como los mtodos y tcnicas utilizados a nivel de todo el sis-tema educativo o los empleados especficamente para cada uno de los niveles y modalidades del sistema educativo.
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La experiencia en el campo educativo muestra que muchas de las tcnicas, mtodos y procedimientos aplicados en el sector fueron aplicados originalmente en otros campos, especialmente en el econmico, para luego ser adaptados al campo social y, dentro de este contexto, especficamente a la educacin. Indudablemente, existen mtodos, tcnicas y procedimientos que han surgido propiamente a travs del anlisis y conceptualizacin del fenmeno educativo,
NO DEBE OLVIDARSE QUE LOS METODOS, TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS SON SOLAMENTE HERRAMIENTAS QUE SE UTILIZAN PARA CONTRIBUIR CON LA EFICACIA Y FORTALECIMIENTO DE LA ADMINISTRACIN DE LA EDUCACIN Y LA IMPLEMENTACION DE LOS PLANES EDUCACIONALES.
c. El mbito que cubren, como los mtodos y tcnicas de aplicacin nacional, regional o local e institucional.
d. La orientacin, como los mtodos y tcnicas de asignacin y utilizacin de recursos, tcnicas de evaluacin del proceso y rendimiento del alumno, tcnicas de relaciones humanas,
tcnicas de organizacin, mtodos y tcnicas de capacitacin del personal, etc. e. Las relaciones que establecen, como los mtodos y tcnicas simples (calenda-rizacin y distribucin de alumnos por aula, por ejemplo) y los complejos (a veces requieren el uso de computadores). f. El contenido, como los mtodos y tcnicas descriptivos y proyectivos. g. Los principios implcitos, como los mtodos y tcnicas analticos, de simulacin, de programacin lineal, anlisis de sistemas, etc. h. La duracin, como los mtodos y tcnicas que se emplean para el corto, mediano o largo plazo. Esta clasificacin no excluye el hecho de que las tcnicas y mtodos pueden pertenecer a ms de un grupo. Adems, podran ser utilizados otros elementos que permitan agrupar a los diferentes mtodos y tcnicas que se utilizan. Por ejemplo, Guruge propone un criterio que agrupa los mtodos y tcnicas que tienen alguna importancia en la administracin de la educacin, por reas del proceso administrativo. Es importante sealar que el autor hace una revisin de los mtodos y tcnicas que son utilizados en la industria y otros sectores econmicos y que podran ser aplicados en el campo educacional, mencionando que en algunos casos ser necesario hacer ciertas adaptaciones teniendo en cuenta el carcter social del sector educacin.
En el documento elaborado por Guruge se definen las tcnicas modernas de administracin como cualquier tipo de herramienta, mtodo o procedimiento que se usa actualmente (o es posible de ser utilizado eficazmente) en el proceso administrativo que involucra: 1) juicio y decisin para la determinacin de planes y uso de informaciones para el control de la ejecucin y avance de acuerdo con los planes, y 2) orientacin, integracin, motivacin y supervisin del personal encargado de llevar a cabo las operaciones. Con el propsito de fortalecer los conocimientos de los funcionarios involucrados en el proceso educativo del pas, a continuacin se ilustran la gama de tcnicas, mtodos y procedimientos que pueden ser usados para mejorar la administracin educativa. Como puede observarse, las tcnicas y mtodos han sido agrupados siguiendo las reas del proceso administrativo. Posteriormente, dentro de cada una de estas reas se hace una nueva agrupacin clasificando los mtodos y tcnicas de mayor relevancia. Enseguida se sealan, de manera especfica, la referencia de los mtodos y tcnicas correspon-dientes describiendo sus propsitos.
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No debe olvidarse que los mtodos, tcnicas y procedimientos son solamente herramientas que se utilizan para contribuir con la eficacia y fortalecimiento de la administracin de la educacin y la implementacin de los planes educacionales; consecuentemente, su utilizacin depende del tipo de problemas que se deben afrontar, de la capacidad de manejo de esas herramientas y las caractersticas y realidades del pas. ARCHIVO 2 9 HOJAS
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CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Programacin a corto, largo plazos mediano y
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Anlisis costo beneficio - Mtodo de correlacin - Previsiones de recursos humanos - Mtodos economtrico - Modelos matemticos
DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Asignacin de recursos y evaluacin del esfuerzo educacional. Balance entre necesidades o requerimientos de recursos humanos y oferta de personal calificado por el. Relacin entre variables exgenas y endgenas del sistema educacional.
Programacin estratgica o de produccin del sistema educativo
- Sistema integrado de programacin y control Programacin de la expansin del sistema educativo Programacin curricular y de la tecnologa educativa Programacin de los recursos humanos del sistema educacional Programacin de los recursos fsicos del sistema educativo Programacin de los recursos financieros del sistema educacional - Modelos matemtico
Establecer la correlacin entre los objetivos educacionales, las metas, la asignacin de recursos y las acciones de poltica. Relacin entre programacin e implementacin de planes.
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Mtodos estadsticos
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Encuestas - Anlisis de datos estadsticos - Anlisis multivariable (uso del computador) - Teora de la decisin - Modelos de simulacin
DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Diagnstico y evaluacin del desarrollo educativo. Determinacin de las necesidades y metas a alcanzar. Bases para la toma de decisiones en situacin de incertidumbre. Elaboracin de indicadores para apoyar la toma de decisiones.
Teora de probabilidades
Distribucin binomial o multinomial Modelos de simulacin Modelos heursticos Tcnicas de estimacin futura
Cuando se sabe que habr uno o ms resultados segn la decisin adoptada. Simula una determinada realidad y es til para apoyar las decisiones sobre los diversos niveles y modalidades de educacin, los contenidos, la asignacin de recursos, la calendarizacin de los estudios, la calificacin de los profesores, las necesidades de entrenamiento y, otros, segn los resultados que se deseen obtener. Examinar el esfuerzo educacional, la asignacin de recursos a los diversos programas educativos, etc., a travs del anlisis de los diversos componentes del sistema educativo y las interacciones o interrelaciones de los diferentes elementos. Apoyar la toma de decisiones de problemas que son secuenciales o tienen varias etapas que estn interrelacionadas, minimizando los riesgos y adoptando decisiones ms coherentes y significativas en reas como currculum, evaluacin, etc.
Mtodos analticos
- Mtodos analticos simples - Anlisis de sistemas - Anlisis de regresin mltiple - Programacin dinmica
Investigacin operativa
Programacin lineal Mtodo simples Teora de juegos Programacin paramtrica
Asignacin de recursos y personal a los diferentes niveles y modalidades del sistema educativo; distribucin del tiempo y diversificacin de los cursos; reclutamiento y entrenamiento de profesores de acuerdo a la necesidades de los recursos humanos del sistema educativo; maximizacin de la eficiencia del proceso enseanzaaprendizaje. Para acortar el tiempo requerido en la obtencin de informaciones como resultado de la aplicacin de modelos, tcnicas o mtodos que involucran un proceso de clculo complejo, especialmente las tcnicas de investigacin operativa, los modelos de simulacin, etc. DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Para analizar las funciones inherentes a cada uno de los cargos dentro de la estructura del sistema administrativo del sector educacin.
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Uso de computadoras
- Paquetes de programas de computacin para la aplicacin de las tcnicas y mtodos complejos
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Anlisis de funciones
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Anlisis de sistemas y administracin - Anlisis de funciones
Anlisis de tareas
- Desagregacin de tareas - Determinacin de las caractersticas de las tareas
Apoyar la organizacin administrativa y hacerlas ms eficiente. Esto comprende la simplificacin de tareas y racionalizacin;
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Especificacin y descripcin de las tareas - Anlisis integrado de las tareas
DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS identificacin y definicin de habilidades y responsabilidades y condiciones de trabajo necesarias para una adecuada seleccin, entrenamiento y determinacin de la escala salarial; utilizacin efectiva de los recursos humanos; establecimiento de las interrelaciones entre las diferentes tareas. Representar las lneas de autoridad y coordinacin. Registrar el proceso utilizado para alcanzar un resultado o localizacin de actividades especficas; dotacin de recursos humanos, fsicos y financieros. Por otro lado, los diagramas pueden ser tiles para representar lo que hace el personal, lo que sucede con los materiales cmo se usa el equipo; las relaciones entre el trabajo del personal y de los equipos y la secuencia de las operaciones administrativos. Registrar la secuencia de las operaciones y los medios y formas de alcanzar los resultados dentro de plazos determinados. Graficar las interrelaciones entre las diferentes actividades, sealar las actividades prioritarias y aquellas consideradas crticas en la implementacin de los planes, programas y proyectos.
Mtodos de representacin grfica (diagramas de flujos, de procesos y de estructura)
- Diagrama de estructura orgnica - Diagrama de representacin de responsabilidades - Diagrama de gerencia de actividades - Diagrama de procedimientos administrativos
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Anlisis de redes - Grafico de GANTT - Red de programacin y red de anlisis de flujos - PERT (Programme Evaluation and Review Technique) y CPA (Critical Path Analysis)
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Mtodos logsticos de asignacin y utilizacin de recursos
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Programacin matemtica (modelos matemticos, programacin lineal, procesos escolsticos)
DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Se utilizan modelos matemticos en la investigacin operativa para optimizar la asignacin y utilizacin de recursos. PERT y CPA son tiles para apoyar la asignacin de recursos. La modificacin del PERT que incluye el costo (PERT/Cost) es una red especfica para la asignacin de recursos. la efectividad y optimizacin de la utilizacin de los recursos sealando las relaciones con aspectos seleccionados, sean financieros o de otro tipo. (Carga docente, porcentaje de gastos, tasa de escolarizacin, ndice de desercin, mtodos de enseanza en relacin con niveles de eficiencia, etc). Optimizacin de recursos, racionalizacin y priorizacin entre programas, proyectos y actividades. Permite medir el logro alcanzado en una meta determinada.
Calendarizacin de la asignacin y utilizacin de recursos
- PERT y CPA - PERT/ Cost
Tcnica de promedios
- Indicadores gerenciales - Promedios financieros Orienta
Anlisis de costos
- Costos beneficio - Costo efectividad - Anlisis de retorno de capital
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Relaciones humanas
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Administracin participativa
DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Mejorar la direccin y motivacin en la administracin educativa. Las relaciones humanas ponen nfasis en una administracin orientada hacia el trabajador y no simplemente hacia la produccin. Permite aumentar el grado de iniciativa, creatividad y efectividad de los trabajadores en el sistema educativo. Permite conocer si el ambiente y condiciones de trabajo ayudan a crear y mantener la moral del trabajador. Promueve la creatividad integrando individuos a grupos para resolver problemas. Brain-storming genera a travs de grupos de discusin ideas y sugestiones en corto tiempo. Asegura la efectividad del grupo como un todo examinando la comunicacin, la cohesin, los objetivos y el liderazgo. Juega un rol importante en el mantenimiento de la moral del trabajador y minimiza las fricciones e insatisfacciones. Permite visualizar el grado de avance en la implementacin de las actividades y medir o apreciar de manera rpida la eficiencia en el cumplimiento de las tareas.
Tcnicas para estimular y mantener en alto la moral del personal (tngase en cuenta que en el sector educacin el personal en este caso, se refiere a los profesores, tcnicos y administrativos, padres de familia y estudiantes)
- Encuesta de actitudes
- Lluvia de ideas (Brain - storming)
- Dinmica de grupos
- Negociacin colectiva
Evaluacin de avances
- Diagrama de avances - Diagrama de barras - Diagrama de control de actividades
Sistema de medicin
- Modelos matemticos - Mtodos analticos (costo beneficio, costo efectividad, tasa de retorno) - Anlisis de los gastos de capital y de funcionamiento
Para orientar la direccin se requiere contar con un sistema de medicin. La medicin o apreciacin se debe dar cubriendo los aspectos sociales, culturales y econmicos y la movilizacin de recursos para la educacin.
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CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Tecnologa de la informacin
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Sistema de informacin integral
DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Proporcionar datos e informaciones (datos interrelacionados) de manera oportuna y suficiente, cantidad y calidad, considerando el problema, el usuario, el tiempo y las funciones o propsitos. El sistema de informacin debe de comprender las informaciones estadsticas, documentarias y bibliogrficas, gerenciales y cientficas-tecnolgicas. El sistema asegura un mecanismo de retroalimentacin y de comunicacin (diseminacin de la informacin) Captacin, procesamiento y anlisis de datos utilizando el computador para proporcionar informacin con relacin a las actividades del proceso
Procesamiento automtico de datos
- Sistemas automticos de la informacin para el proceso enseanza-aprendizaje y la administracin educativa
educativo y para la administracin educacional. Otro uso del computador se refiere a la enseanza individualizada como por ejemplo la mquina de ensear. Archivo y recuperacin de la informacin - Mtodos de registro de datos (formatos, cuadros estadsticos, grficos) - Sistemas manuales o mecnicos de archivo y recuperacin de la informacin (catlogos, ndices, cardes alfabtico, numrico, cronolgico, etc.) - Microfichas Organizar y ordenar los archivos para un fcil manejo cuando la informacin es requerida y para su fcil recuperacin. Los mtodos de archivo y recuperacin de la informacin son tiles en todos los niveles de la administracin, desde el nivel de establecimiento hasta el nivel nacional. Cuando su volumen es muy grande pueden utilizarse las microfichas, procesos mecnicos o electrnicos. En general, la informacin s refiere a los registros, documentos de pago, informes, cartas y otros documentos que pueden ser utilizados en varias oportunidades. DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Permite la evaluacin y control global del impacto del sistema educativo en el desarrollo econmico y social. La elaboracin de normas e indicadores y el anlisis correspondiente, as como los resultados de las investigaciones y estudios especficos ayudan a medir la eficacia externa del sistema educativo. Evaluacin de la calidad de la educacin en relacin con el aprendizaje mismo; la vinculacin de los contenidos con los problemas, su vinculacin con el desarrollo econmico y social y los resultados del sistema educativo. Anlisis sistemtico para introducir cambios que permitan mejorar la calidad de la educacin, teniendo en cuenta las normas y estndares establecidos. Por ejemplo: la carga docente, los componentes del currculum , la asignacin de tiempo, entre teora y prctica, las habilidades que deben ensearse. Aplicacin de la tcnicas sistemticas, estadsticas y de probabilidades, usando encuestas por muestra, por ejemplo posibilita la evaluacin y control de la calidad de la educacin Es un mtodo que permite visualizar los niveles de aceptacin de los egresados del sistema educativo, segn la estructura del mercado de trabajo. Indirectamente se mide la aceptacin de los egresados y la satisfaccin de las necesidades de personal calificado.
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CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Mtodos de evaluacin global del sistema educativo
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Sistema de evaluacin de la eficacia extrema del sistema educativo
Mtodos de evaluacin de la calidad de la educacin
- Anlisis de objetivos - Tcnicas de codificacin y decodificacin
Control de calidad
- EVOP (Evaluation and Optimization)
- control estadstico de la calidad
- Acceso de egresados en el mercado de trabajo
- Control de eficiencia
- Anlisis de organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos
Mejorar la organizacin y los procesos administrativos y evaluar la eficiencia del personal en el desarrollo de sus tareas y funciones. Existen diversas tcnicas, pero todas se refieren al estudio sistemtico de los mtodos de trabajo, medicin de la productividad, costos y adecuada racionalizacin en el uso de los recursos. Identifica la relacin entre la descripcin de funciones y los requisitos de calificacin del personal para cumplir estas funciones. Para establecer la relacin entre las especificaciones de las tareas a cumplir y la preparacin del personal.
Tcnicas de evaluacin rendimiento del personal
del
- Anlisis de cargos - Bateras de pruebas (inteligencia, aptitudes, habilidades)
- Tcnicas de medicin del rendimiento - Escalas de actividad - Encuestas peridicas, evaluacin del rendimiento, escala de mritos. - Supervisin e inspeccin
Mede el rendimiento en comparacin de ciertas normar o estndares y asegura un sistema racional de determinacin de salarios, promo-cin y beneficios por mritos.
Asesoramiento en la realizacin de las tareas y control de las actividades desarrolladas segn las normas y procedimientos establecidos. Establecimiento de incentivos econmicos y otros para mantener el nivel de rendimiento y dedicacin del personal DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Permite no solamente registrar las transacciones financieras sino, tambin, proporcionar informaciones financieras y de costos para la toma de decisiones. A travs de la contabilidad integrada es posible analizar los costos unitarios por niveles y modalidades del sistema educativo, segn los diferentes conceptos y tambin hacer estimaciones futuras. El presupuesto permite expresar en trminos financieros el nivel de gastos y de ingresos para alcanzar determinados objetivos. El presupuesto tradicional es una estimacin de los gastos y de los ingresos y no responde a objetivos y metas de planes, programas o proyectos, que si se establecen el tcnica de presupuestos por programas. Proceso integral de presupuesto basado en objetivos y metas por alcanzar a travs de programas, subprogramas, proyectos y actividades. Constituye una tcnica de operacionalizacin del plan.
Incentivos del personal
- Sistema de incentivos
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Sistema de contabilidad
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - Contabilidad integrada y anlisis de costos - Anlisis de costos
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Presupuesto y control presupuestario
- Proceso presupuestario (presupuestos de funcionamiento, de inversin, y por programas)
Presupuestos por programas PBS. (Planning Programming Budgeting System)
- Programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin presupuestaria
Utiliza diferentes clasificaciones, por objeto del gasto, por actividades, por fuentes de financiamiento, etc. Auditoria Auditoria operacional Tradicionalmente se realizaba auditoria de los gastos, solamente; pero a travs de la auditoria operacional se trata de apoyar y orientar la ejecucin presupuestal para asegurar una mejor ejecucin entre las funciones y actividades de los diversos programas. DESCRIPCIN DE LOS PROPOSITOS Teniendo en cuenta las caractersticas de la descripcin de funciones y tareas se trata de preparar el material de entrenamiento y desarrollar mtodos para la preparacin del personal (entrenamiento en servicio y otros) Entrenamiento utilizando datos reales y ficticios para presentar diversas situaciones problemticas. Entrenamiento a distancia y presencial, a travs de mdulos de entrenamiento y capacitacin, es otro de los enfoques utilizados para elevar la calificacin del persona, para mejor cumplimiento de sus funciones y tareas. Preparacin de programas de capacitacin de personal para estudios en el pas o fuera del pas para perfeccionar el nivel de calificacin del personal. Visitas de estudio para analizar otras experiencias e intercambios entre especialistas y visitas a instituciones especializadas.
CLASIFICACION DE LOS METODOS Y TCNICAS Capacitacin de personal
TCNICAS Y METODOS ESPECIFICOS - IMP (Improving Management Performance)
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- Mtodos de entrenamiento de personal (Mtodos de casos, juegos de simulacin o de roles, etc)
Becas y visitas de estudio Intercambio de experiencias
CIRCULAR
CIRCULAR A TODO EL PERSONAL DE LA DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACION No. 16/2001
Nos complace informarles que, gracias al financiamiento de PROASE/ UNION EUROPEA, se logr publicar el primer boletn de esta Direccin. La edicin y publicacin del boletn est a cargo del Licenciado Alberto Galdmez y se titula SUPER V I S I O N. Adjunto les estamos enviando una copia del Boletn No. 3 cuyo contenido, estamos seguros, ser de su inters. Les exhortamos a contribuir para la edicin del boletn por lo que les agradecemos, de antemano, enviarnos artculos que sean de inters para todos. Atentamente
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Licenciado Pedro Salazar Sub-Director
Cobn, Alta Verapaz, 28 de septiembre de 2,001

Boletn Bimensual de la Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz No.3, 2001
Evaluacin de Proyectos
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SUPER V I S I O N Ao 1, No. 3 2001 DIRECCION Lic. Alberto Galdmez El Boletn Bimensual de la Direccin Departamental de Alta Verapaz tiene como propsito fortalecer los conocimientos, habilidades y destrezas del personal de la Direccin, as como informar a la comunidad educativa de las acciones que, en materia de educacin, se llevan a cabo en el Departamento de Alta Verapaz. En esta oportunidad se presenta el tema Evaluacin de Proyectos que fue elaborado por un grupo de profesionales de esta Direccin. Confiamos en que el contenido de este boletn posibilite la efectiva evaluacin de los distintos proyectos que se estn ejecutando. AUTORES Lic. Brenda Archila Lic. Norberto Mndez Lic. Irma Moino SUSCRIPCIONES Y CORRESPONDENCIA Direccin Departamental de Alta Verapaz Edificio de la Gobernacin Cobn, Alta Verapaz Esta publicacin es posible gracias a la colaboracin de: PROASE/UNION EUROPEA
EVALUACIN DE PROYECTOS
Usted, que est involucrado directa o indirectamente en el proceso educativo, estar de acuerdo con nosotros en que en trminos generales la evaluacin permite conocer si los objetivos o resultados esperados se han podido obtener y que ella es aplicable a todo gnero de actividades en que se haya realizado una accin como producto de una intencin, criterio o proposicin de carcter explcito. En planificacin de la educacin la evaluacin constituye una de sus etapas sustantivas. Aunque usualmente aparece al final del esquema del proceso de planificacin, ella est vinculada y es parte de todas las etapas desde el momento en que se toma la decisin de planificar. Es una forma de investigacin aplicada, que en su diseo y aplicacin se emplean conocimientos y tcnicas propias del campo de la educacin, as como de otras ciencias sociales que aportan su marco terico y metodolgico para no mejor conocimiento y accin sobre la realidad educativa, (sociologa, psicologa, ciencias polticas, economa, etc.). Dentro de la programacin de proyectos educativos, la evaluacin en una de sus acepciones puede ser considerada como la rama de la ciencia que se ocupa del anlisis de la eficiencia que se puede realizar antes, durante y despus de haber concluido el programa o el proyecto. En la misma perspectiva y poniendo de relieve la relacin entre evaluacin e investigacin, se considera que el objeto de la investigacin evaluativa es comparar los efectos de un programa con las metas que se propuso alcanzar, con el fin de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes del mismo, y para mejorar as la programacin futura. En los conceptos sealados se puede constatar el valor concedido, en el primero, al examen de la eficiencia durante y despus de la ejecucin, y en el segundo, la medicin de los resultados en relacin con lo propuesto, para tomar decisiones correspondientes. En un sentido ms integral, la evaluacin de proyectos puede ser considerado como el proceso encaminado a determinar sistemtica y objetivamente la pertinencia, eficacia, e impacto de
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todas las actividades a la luz de sus objetivos. Se trata de un proceso organizativo para mejorar las actividades todava en marcha y ayudar a la administracin en la planificacin y toma de decisiones futuras De acuerdo con los conceptos arriba expuestos la evaluacin del proyecto implica:
La determinacin de los objetivos de la evaluacin. La aplicacin de mtodos cientficos en su diseo y aplicacin Una delimitacin clara de objetivos, metas y actividades del proyecto, susceptible de ser medidos. Una accin debidamente programada y realizada de manera sistemtica y objetiva.
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Delimitacin de los aspectos a considerar en la evaluacin. La identificacin de las fuentes de informacin. Un acuerdo bsico entre evaluadores y participantes del proceso de evaluacin acerca de los objetivos, criterios y procedimientos mnimos que se emplearn en la evaluacin. La seleccin de las tcnicas y elaboracin de instrumentos necesarios para recabar y sistematizar la informacin El uso que tendrn sus resultados en los diversos momentos de la vida del proyecto, (decisin, programacin y ejecucin). La existencia de una unidad responsable de administrar el proyecto capaz de instrumentar la evaluacin y utilizar sus resultados apropiadamente.
La evaluacin de los proyectos educativos a nivel local, debe ser un proceso participativo de recoleccin y sistematizacin de la informacin necesaria, acerca de los resultados intermedios y finales del proyecto en relacin con sus objetivos, que permite introducir los ajustes a las desviaciones observadas y tomar
decisiones sobre implicaciones ulteriores de su instrumentacin. La calidad de la informacin, su procesamiento y utilizacin oportuna por la gerencia los promotores del proyecto, son factores de importancia en este tipo de evaluacin.
La Importancia de la Evaluacin de los Proyectos Educativos

La importancia de la evaluacin de los proyectos se puede ver desde diferentes perspectivas: De acuerdo con la poblacin involucrada: d. a. Para las autoridades polticas: Interesa a quienes deben tomar decisiones educativas importantes a nivel local, regional o nacional, los resultados que registra la puesta en marcha y la finalizacin de un proyecto, en el marco de la formulacin y ejecucin de la poltica educativa y de la asignacin de los recursos correspondientes segn las prioridades establecidas. b. Para las unidades responsables de poner en marcha los proyectos: Constituye una accin consustancial a la buena administracin contar con informacin confiable y oportuna que permita retroalimentar la formulacin y puesta en marcha del proyecto con vista a garantizar el xito deseado en los resultados esperados. c. Para las autoridades locales, Para los especialistas en Proyectos y Ciencias Sociales: Si bien este propsito no acta directamente en beneficio del proyecto en ejecucin, si contribuye a consolidar la disciplina de evaluacin de proyectos y a enriquecer las ciencias de la educacin y sociales en general, con el aporte de conocimientos, mtodos y tcnicas. Para el proyecto como parte del proceso de planificacin: Contribuye a desarrollar una planificacin realista y viable al permitir: a. Contar con la informacin requerida para tomar las decisiones ms apropiadas en el momento de formular el proyecto. b. Analizar los resultados parciales de las operaciones en marcha y hacer los ajustes necesarios. c. Identificar los problemas o situaciones que interfieren con la buena marcha del proyecto y considerar sus factores causales. d. Proponer las sugerencias y nuevas lneas de accin para superar los obstculos y lograr los objetivos y metas propuestos. e. Hacer posible el alcance de los compromiso e inters en el proyecto. La faltan dispersin de la informacin sobre el proyecto en los involucrados, puede desalentar su participacin en el mismo.
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donantes y poblacin beneficiaria: Para la comunidad es importante conocer y compartir con los responsables los problemas, situaciones o contingencias que se imponen a la buena marcha de las actividades, para replantear su participacin, as como los aspectos positivos que ayuden a reforzar su
fines del proyecto mediante: - Un flujo continuo de informacin sobre los avances y limitaciones de las operaciones del proyecto en relacin con los objetivos establecidos. - El nivel de conocimientos disponible por los diversos sectores de la comunidad que participa en sus actividades y el efecto positivo en respaldo a la consecusin de sus
colectivas en beneficio de la vida comunitaria.
Tipos de Evaluacin
La evaluacin es una disciplina que puede ser aplicada de mltiples maneras de acuerdo con el objetivo el carcter del proyecto, la forma como se realiza, el medio donde se realiza, el momento y el uso deseado. Situndonos en una perspectiva del proyecto educativo a nivel local podemos considerar los siguientes tipos de evaluacin:
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propsitos. - El juicio oportuno sobre la dotacin de los recursos necesarios para cumplir la programacin y sobre los grados de eficacia, eficiencia y efectividad del proyecto.Para la comunidad educativa, la evaluacin es importante en virtud de que: a. Permite, mediante mtodos de divulgacin apropiados, mantener informada a la comunidad local sobre los avances y resultados finales del proyecto. b. Estimula a la comunidad a seguir participando en las diversas fases del proyecto, como medio de satisfacer sus necesidades fundamentales. c. Contribuye a fortalecer aprendizajes sobre formas y mecanismos de convivencia democrtica que propicien iniciativas y realizaciones
Segn quien evala

Externa:
Es aquella que se realiza con el concurso de tcnicos o evaluadores procedentes de otro medio o que no estn involucrados en la ejecucin y administracin del proyecto. Con ello se espera aportar una visin ms objetiva y crtica del desenvolvimiento del proyecto, que pueda servir tanto a la unidad ejecutora como a las autoridades polticas u organismos donantes o de financiamiento, como fundamento para la toma de decisiones. Estas evaluaciones son frecuentes en los casos de proyectos financiados por organismos nacionales o internacionales, o cuando se trata de iniciativas que parten del nivel nacional o regional con responsabilidad de ejecucin en la base. En esta evaluacin se emplean mtodos diversos: visita al rea del proyecto, examen de los archivos del proyecto, observacin de su funcionamiento, dialogo con el personal involucrado, entrevistas con
los responsables de su ejecucin. Sus juicios y apreciaciones se presentan en un informe que se dirige a la persona u organismo solicitante
evaluar?, cmo hacerlo?, con qu y con quines realizarlo?
Participativa:
Dentro de los proyectos pequeos a nivel local, la evaluacin participativa es una prctica que cada da logra mayor aceptacin; por medio de ella se espera lograr una mayor integracin entre el evaluador y la poblacin beneficiaria, en la bsqueda de un modelo evaluativo que permita encontrar respuestas colectivas endgenas y la reduccin de las distancias entre los responsables directos y el resto de los involucrados en el proyecto. Esta modalidad es coherente con los esfuerzos de investigacin participativa, tendientes a elevar el nivel de conciencia social y compromisos polticos de la poblacin en relacin con sus propias necesidades an cuando, desde el punto de vista tcnico, pueda registrar ciertas debilidades e inconsistencias.
Interna:
Se lleva a cabo por parte de la unidad ejecutora y por el personal responsable del proyecto, con la finalidad de conocer los problemas y avances en sus operaciones e introducir los ajustes y correctivos necesarios. Este tipo de evaluacin usualmente se dirige ms hacia aquellos aspectos que pueden ser determinantes en el xito o fracaso del proyecto. Este tipo de evaluacin tiende a ser ms participativa y menos conflictiva que la externa, sobre todo cuando en sta se emplean mtodos autoritarios que generalmente, ponen a la defensiva al personal del proyecto. Tambin se discute si una unidad que administra debe tambin evaluarse. Los dos tipos de evaluaciones mencionados son importantes y pueden reflejar puntos de vista interesantes acerca de aspectos tiles para la buena marcha del proyecto.
Segn las perspectivas del evaluador

En una lnea similar a la clasificacin anterior, podemos encontrar enfoques o nfasis distintos segn sea el inters particular del evaluador.
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Mixta:
Cuando en su diseo y aplicacin participan conjuntamente tanto personal responsable del proyecto corno agentes externos al mismo. Este modelo tiende a superar los conflictos y puntos de vista, a veces unilaterales, en relacin con el desarrollo del proyecto. Su mayor valor estriba en la bsqueda de consensos metodolgicos en relacin con el qu
El organismo de planificacin del estado:

representado por tcnicos o administradores en el nivel local, regional o nacional que se interesan en conocer los resultados del proyecto en el marco de polticas educativas y de
otros proyectos similares. Su propsito fundamental ser el impacto social del proyecto y la forma de cmo cristalizar una poltica u objetivo del plan en una comunidad o centro educativo determinado.
Regional:
Se refiere a una intervencin en un proyecto local que ha sido concebido en la regin o a nivel nacional, o puesto bajo la administracin o responsabilidad de las autoridades regionales. Tambin puede corresponder a una evaluacin mltiple de proyectos de gravitacin comunitaria, impulsados desde la regin y ejecutados a nivel local. Usualmente constituye una evaluacin externa.
La entidad financiera o donante:

pondr su mayor acento en obtener la informacin sobre el impacto del proyecto y las variables socio-econmicas que definen la eficiencia y efectividad de sus operaciones. Generalmente prevalece un inters especial por el uso adecuado de los recursos financieros y su relacin el producto logrado. Estas entidades pueden ser nacionales o internacionales y tener estipulada su intervencin en el proyecto en un acuerdo o convenio.
Nacional :
Puede estar referida a evaluaciones de proyectos locales, que se diseen y apliquen por evaluadores de la planta central o a procesos de evaluacin, a partir del nivel nacional, que se van desagregando proporcionalmente a la proximidad del mbito de la realidad institucional y comunitaria donde tiene lugar el funcionamiento del proyecto. Cuando se trata de mltiples proyectos que han sido promovidos gracias a una poltica nacional la evaluacin articular estas instancias de acuerdo con el papel que han tenido en su programacin, ejecucin, ejecucin y seguimiento, y, asimismo, participar en la recoleccin de la informacin necesaria a cerca de los procesos y resultados de estos proyectos. Por ejemplo: en una evaluacin acerca de proyectos de capacitacin para CTAs, participan evaluadores nacionales, regionales y locales (los tutores) con esquemas ms o menos detallados y con frecuencias distintas, dependiendo del nivel en donde se recabe la informacin. Esa informacin se integra en forma ascendente hasta lograr en la instancia
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Segn el nivel donde se realiza:

La evaluacin de proyectos educativos locales puede realizarse en los distintos niveles de la administracin (nacional, regional, local/institucional). El nivel en que se ubique estar asociado generalmente, al proceso seguido durante la formulacin del proyecto. Puede ser:
Local:
Corresponde a la evaluacin que realizan los sectores responsables del proyecto en la instancia comunitaria y se recomienda que sea participativa y continua. En ella pueden involucrarse: docentes, directores y supervisores, estudiantes, padres de familia y miembros de la comunidad.
central, una visin global y coherente del proyecto con los respectivos puntos crticos y sugerencias para fundamentar las decisiones que correspondan. Por ejemplo, a nivel local, se preparan informes mensuales con base en un cuestionario detallado. Estos informes son enviados a la unidad administrativa regional donde se procesan y utilizan para preparar los balances trimestrales, que son remitidos a nivel central donde se examinan e integran a los informes semestrales nacionales.
El administrador responsable del proyecto:

Esta instancia requerir contar con una informacin detallada y actualizada sobre los aspectos ms importantes que pueden influir en el cumplimiento del proyecto. El eficaz relevamiento, procesamiento y uso de esta informacin, son factores determinantes en el xito de las operaciones.
El personal tcnico y de apoyo:

Ellos requieren conocer los aspectos que frenan o aceleran la marcha del proyecto, de modo que su desempeo se enmarque dentro de esa realidad. Ellos, a la vez que son receptores de la informacin procesada, tienen un papel importante que jugar en la captacin y anlisis de los datos resultantes de la evaluacin.
Segn los destinatarios

Los resultados de la evaluacin pueden tener diversos destinatarios; tales como:
Los directivos y autoridades superiores:

Ellos comnmente requieren de la informacin acerca de los proyectos para conocer el impacto de las polticas en las comunidades y para revisar sus prioridades y estrategias en relacin con los planes, programas y proyectos del sector. Cuanto ms precisa y mejor contextual izada est la informacin, de mejor provecho ser para quienes toman las decisiones superiores.
La comunidad en general:
La comunidad representada en los grupos, organizaciones y autoridades locales, tambin requiere contar con informacin clara y objetiva en relacin con la concepcin y puesta en marcha del proyecto, como prerequisito para su participacin y como un mecanismo docente que coadyuve a la democratizacin de sus estructuras.
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Segn el
momento en que se realiza En atencin a la fase del proceso del proyecto durante la cual se realiza la evaluacin, sta se clasifica en:
Evaluacin previa:
Ella se propone ofrecer informacin consistente y confiable en relacin con las posibilidades de xito del proyecto, antes de su ejecucin. Esta evaluacin es realizada casi siempre por la propia unidad responsable de la formulacin del proyecto. En algunas ocasiones puede ser un agente externo que acte conjunta o separadamente de la programacin. Con esta evaluacin se espera conocer si la
propuesta de proyecto elaborada tiene la coherencia externa e interna indispensables, para asegurar su viabilidad de acuerdo con los objetivos que se han establecido. En la evaluacin previa se pueden distinguir ocho momentos principales: a. Formulacin o reformulacin de polticas, plan, programa, proyecto y presupuesto de educacin. b. Determinacin de los objetivos y niveles de evaluacin. c. Seleccin de indicadores. d. Elaboracin de criterios de evaluacin. e. Elaboracin de indicadores f. Medicin y anlisis de evaluacin. g. Formulacin de recomendaciones. h. Toma de decisiones.
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Objetivos y niveles de evaluacin
Seleccin de indicadores Elaboracin de indicadores
Estudio e investigaciones
Elaboracin de criterios de evaluacin Polticas educacionales

Plan, programa, proyecto, presupuesto
Sistema de informacin: -Estadstica -Documentaria y bibliogrfica -Gerenciales -Cientficas y tecnolgicas Medicin y anlisis de evaluacin
Decisiones
Formulacin de recomendaciones
En el proceso de evaluacin, en primer lugar, se debe tener en cuenta el instrumento del proceso de evaluacin, ya sean las polticas educacionales, planes, programas, proyectos o presupuesto para derivar los objetivos y niveles de evaluacin. En algunos casos, ser de inters evaluar el impacto del sistema educativo en el desarrollo econmico y social; en otros, puede orientarse a la evaluacin del funcionamiento del sistema educativo; tambin, podra ser la evaluacin de los recursos utilizados por el sistema educacional, o la evaluacin de la implementacin o ejecucin de los planes, programas o proyectos (evaluacin gerencial). Adicionalmente, debe mencionarse la evaluacin de la ejecucin presupuestaria, como otro de los objetivos perseguidos. Por otro lado, debe tenerse en cuenta los niveles en los cuales se realizar la evaluacin (nacional, regional, zonal o local e institucional). Identificados los objetivos y niveles de evaluacin, se procede a seleccionar los indicadores ms importantes, que permitiran alcanzar los objetivos perseguidos con la evaluacin. Asimismo, ser necesario elaborar un conjunto de criterios de evaluacin, puesto que el concepto de evaluacin implica una valoracin y una comparacin con niveles mnimos, adecuados, ptimos, etc. La elaboracin de los indicadores se lleva a cabo considerando las informaciones estadsticas, bibliogrficas o docu-
mentaras, gerenciales y cientficotecnolgicas y, adems, en algunos casos, ser necesario recurrir a determinados estudios e investigaciones. En la seleccin de indicadores se deben tener en cuenta criterios tcnicos y prcticos, como por ejemplo: precisin, objetividad, comparabilidad, facilidad de obtencin, entre otros. Lo importante es que permitan realizar la evaluacin segn los objetivos y niveles, previamente determinados. Los indicadores podran clasificarse en dos tipos, segn los objetivos de la evaluacin y las informaciones que se utilizan: indicadores sustantivos e indicadores gerenciales. En el primer caso, se elaboran utilizando informaciones estadsticas, documentaras y bibliogrficas y cientfico-tecnolgicas, y permiten contribuir en la evaluacin del impacto del sistema educativo en el desarrollo econmico y social, en la evaluacin de la eficacia y eficiencia del sistema educativo y en la utilizacin de los recursos. En el segundo caso, se utilizan informaciones gerenciales y permiten la evaluacin de la ejecucin de los planes, programas, proyectos, presupuestos de educacin y en la utilizacin de los recursos. Los indicadores constituyen el resultado de un trabajo metodolgico que tiene en consideracin el estudio de la problemtica
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educacional y del contexto econmico y social, la relacin del fenmeno educativo con otros fenmenos que se presentan en la realidad y los enfoques y modelos propuestos para el desarrollo del sistema educativo. La elaboracin de los criterios de evaluacin constituye un momento importante para que los juicios de valor que se utilizan durante el anlisis, sean los ms objetivos posibles. Los indicadores que permiten medir los logros de la meta programada en relacin con la meta realizada, por ejemplo, no son suficientes para el anlisis de evaluacin. Se requiere utilizar ciertos juicios de valor o criterios para identificar las deficiencias que con el plan de educacin deberan ser mejorados. Las normas o criterios de evaluacin responden a las caractersticas y realidades concretas de un determinado pas. Por lo general, para cada uno de los componentes del sistema educativo, los pases cuentan con normas o leyes especificas que pueden no ser vlidas en otros contextos; adems, el establecimiento de niveles ptimos guarda una estrecha relacin con las posibilidades de realizacin, dentro de una determinada realidad. Algunos criterios se refieren a parmetros ptimos, sobre la base de los cuales se pueden evaluar los logros o deficiencias en los diferentes aspectos del sistema educativo; por ejemplo: la obligatoriedad de la educacin bsica, la permanencia de
los educandos en los diferentes niveles y modalidades de educacin (evitar las prdidas); la gratuidad de la enseanza; la alfabetizacin de la poblacin; la democratizacin de la educacin. Por lo general, en estos casos, los criterios se derivan del derecho que tiene la poblacin a la educacin establecida como mnima o bsica. Otro conjunto de criterios deber formularse sobre la base de experiencias concretas, para establecer los niveles estndares o niveles normales, tal es el caso, por ejemplo: de la carga docente; los metros cuadrados por alumno para las aulas, talleres, laboratorios, etc.; los ndices de repitencia, desercin o abandono, considerados prdidas normales del sistema; tamao de establecimientos educativos manejable; dotacin o asignacin del personal; mdulos de material educativo. Tambin, pueden requerirse criterios de evaluacin referidos a objetivos para los cuales no es posible establecer niveles ptimos o estndares. En estos casos, los criterios son formulados teniendo en cuenta la naturaleza de los objetivos a alcanzar y la medida en que contribuyan a su logro. Por ejemplo: criterios sobre el volumen y distribucin de la matrcula en los niveles medio y superior, tiempo dedicado a los diferentes aspectos del contenido curricular (formacin general, versus formacin profesional). En algunos casos, existen indicadores en las normas establecidas en el pas, en otros casos se debern elaborar en funcin de los objetivos que se persiguen y de las caractersticas propias de la realidad del pas.
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El momento siguiente en el proceso de evaluacin consiste en la medicin y anlisis de los indicadores; es decir, en la realizacin de la evaluacin propiamente. El anlisis se lleva a cabo a travs de la relacin e interpretacin tanto de los criterios como de los indicadores formulados para los propsitos de evaluacin. En este momento, tambin, se tienen en cuenta los resultados de los estudios e investigaciones especificas y las informaciones cuantitativas y cualitativas, que puede ofrecer el sistema correspondiente. Para el anlisis sera conveniente establecer, en primer lugar, los aspectos que se van a evaluar y, en segundo lugar, los contenidos de la evaluacin. Como resultado del anlisis de evaluacin, se tendra un conjunto de conclusiones y recomendaciones que apoyaran la toma de decisiones, por los responsables, para que sean considerados en la reformulacin del plan, programa, proyecto o
presupuesto; en la formulacin de los correspondientes instrumentos del proceso de planificacin, o en la adopcin de medidas de poltica educativa, en todos los casos con el propsito de superar los problemas y distorsiones encontrados durante la evaluacin. Tanto el anlisis de evaluacin como las conclusiones y recomendaciones, como se mencion anteriormente, se concretan en los informes de evaluacin, sean estos especficos, peridicos o finales o posteriores. Estos informes permitirn la adopcin de decisiones o aprobacin de las alternativas ms adecuadas, para corregir las desviaciones o distorsiones o para contribuir a la solucin de los problemas y superar las deficiencias encontradas. Como se observa, el proceso de evaluacin es continuo y asegura, de esa manera, el mecanismo de retroalimentacin que debe tener el proceso de planificacin de la educacin. Los estudios e investigaciones y el sistema de informacin juegan un papel muy importante en el proceso de evaluacin. Los estudios e investigaciones, especialmente los no tradicionales, contribuyen en la elaboracin de nuevos
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indicadores, previamente seleccionados y en la comprobacin de las hiptesis de la relacin de la educacin con otros aspectos de la realidad socioeconmica, contribuyendo a la formulacin de los indicadores necesarios en una
evaluacin integral. Debe sealarse que por lo general, las investigaciones y estudios convencionales se centran, principalmente, en el anlisis de las variables endgenas del sistema educativo y, por lo tanto, brindan slo una contribucin parcial en la evaluacin de la realidad educacional.
El sistema de informacin cubre, bsicamente, cuatro tipos de informacin:

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estadsticas, documentaras y bibliogrfi-cas, gerenciales e informaciones cientfico-tecnolgicas. Los diferentes tipos de informacin son utilizados segn sean los aspectos que se desean evaluar. La informacin es el resultado del tratamiento de los datos. Los indicadores en si constituyen una informacin; pero en algunas circunstancias, se requiere elaborar indicadores sobre la base de ciertas informaciones. Por ejemplo, el indicador carga docente, resulta de la relacin entre dos datos: el nmero de alumnos y el nmero de profesores. Este indicador constituye una informacin en si para evaluar -la utilizacin del personal, entre otros aspectos; pero un indicador sobre la calidad de la educacin podra ser el resultado de la utilizacin de varios indicadores o diversas informaciones: nivel de calificacin de los docentes, carga docente, estructura curricular, orientacin y enfoque de los contenidos educativos, grado de participacin de los educandos, nivel de atencin de los problemas, intereses y necesidades de los grupos poblacionales, etc.
En cuanto a la coherencia externa, se presentan algunas preguntas: Desde el punto de vista del Plan: - Responde el proyecto a la poltica y prioridades de desarrollo educativo nacional? - Guardan relacin los objetivos del proyecto con los objetivos de la regin educativa a la cual pertenece la comunidad o institucin escolar beneficiaria? - Cmo se articula el proyecto con los programas y proyectos del plan educativo o con las actividades de un proyecto nacional? Cmo se vinculan los recursos del proyecto a la poltica nacional o regional de asignacin de los recursos humanos, financieros, materiales y fsicos en educacin?
Desde el punto de vista del medio socio-educativo, econmico y cultural:
Responden los objetivos del proyecto a las necesidades, problemas o situacin educativa de la comunidad que se pretende resolver? Se han tomado en consideracin las condiciones econmicas, sociales y culturales de la comunidad que pueden ser determinantes en el logro de los resultados previstos? Existen las condiciones de organizacin y motivacin dc la poblacin para asegurar la participacin de la poblacin en el proyecto? Se ha ponderado la coordinacin interinstitucional en la puesta en marcha de la operaciones previstas?
Por otra parte, la coherencia interna se evala considerando diferentes aspectos, como: Los criterios tcnicos: Apuntan al examen de los aspectos -
conceptuales y metodo-lgicos del proyecto, tanto desde el punto de vista de su estructura como de su modalidad. Ellos estn referidos principalmente a:
Esta el proyecto bien concebido desde el punto de vista de su estructura? Los objetivos y metas estn debidamente formulados de acuerdo con los problemas o situaciones criticas identificados? Guardan relacin los objetivos y metas con las actividades y tareas definidas? Existe coherencia entre las actividades y tareas con recursos programados y con los disponibles en el sector y la comunidad? La duracin y secuencia de actividades corresponden a la naturaleza del proyecto y a la realidad del medio al que debe servir? Se ha definido la ruta crtica? Las estrategias, metodologa y tcnicas previstas constituyen la mejor alternativa para lograr la eficacia, eficiencia y efectividad del proyecto? Se han estimado los mrgenes u holguras para absolver los imprevistos? Se han tomado en cuenta otras experiencias de la propia comunidad o de comunidades similares, que hayan tenido resultados vlidos o satisfactorios? Los diseos tcnico-pedagcos son consistentes con el objetivo y los resultados e innovaciones que se desea introducir? Los contenidos y experiencias de aprendizaje son innovadoras, pertinentes y adecuadas al medio a la poblacin beneficiaria y a los objetivos del modelo propuesto? La ubicacin y localizacin del proyecto es la ms apropiada segn el rea de influencia y las caractersticas de los beneficiarios?
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Los criterios administrativos y de financiamiento corresponden a los aspectos organizativos y a
identificacin de los recursos necesarios en la ejecucin del proyecto. Consideran generalmente las reas siguientes:
Se ha tomado en cuenta la organizacin requerida para asegurar la ejecucin del proyecto? Las atribuciones y mecanismos de coordinacin (gestin del proyecto) fueron debidamente contemplados? Se han considerado los niveles deformacin y experiencia de los que tendrn a su cargo la administracin de proyecto y la gestin de sus operaciones fundamentales: Se han estimado apropiadamente los recursos humanos, materiales y fsicos que demandan la ejecucin de las actividades? Se cuenta con una definicin precisa de las fuentes de esos recursos y de los momentos indispensables para su asignacin? Las personas que participarn en el proyecto cuentan con el tiempo necesario? Se ha provisto algn tipo de compensacin o incentivo para quienes realicen las actividades fundamentales? Se contar con los materiales o equipos requeridos en el rea y en el momento que exige la programacin? Se han definido las instancias y canales de participacin de los sectores de la administracin y de la comunidad? Se cuenta con eventos dirigidos a preparar a la poblacin para la participacin? Se han considerado los momentos, tcnicas e instrumentos para el seguimiento y evaluacin del proyecto?
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Criterios financieros: En este segmento se consideran los criterios que permitan conocer las ventajas desde la perspectiva econmica de las alternativas contenidas en el proyecto. Tanto las metodologas de anlisis, costo/ beneficio como la de costo/efectividad
pueden ser utilizadas en esta evaluacin. Este tipo de metodologa es empleada especialmente en proyectos de inversin e industriales, pero tambin aplicables a proyectos educativos de carcter ms cualitativo haciendo las adecuaciones correspondientes.
De lo que se trata es de conocer la forma ms efectiva de distribuir los recursos, de conformidad con el rendimiento que se -
espera obtener en el perodo expresado por el proyecto. Dentro de estos criterios nos podemos preguntar:
Se han examinado los recursos necesarios y los costos unitarios y totales del proyecto? Dispondr el proyecto de los recursos financieros para cubrir sus costos? Dispone el proyecto de una proyeccin de los ingresos que recibir? Los costos estimados corresponden con la modalidad del proyecto a ejecutarse? La alternativa tcnica o pedaggica es la ms recomendable desde el punto de vista de sus costos? Qu otros criterios pueden contribuir a mejorar la relacin costo/efectividad del proyecto? programacin definitiva y para ello el examen del perfil constituye una herramienta eficaz.
La evaluacin previa, tambin conocida como apreciacin del proyecto, puede realizarse simultneamente o al final de la
Evaluacin
de
los
procesos
Tambin denominada evaluacin concurrente, tiene como finalidad conocer la forma como se desarrollan las operaciones y acciones del proyecto de acuerdo con lo programado. Permite establecer la compatibilidad entre los elementos previstos en el diseo y la ins-
trumentacin del mismo, as como los niveles de disfuncionalidad observados. Es una evaluacin que se realiza de manera peridica a todo lo largo del ciclo de ejecucin del proyecto con los propsitos siguientes:
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Identificar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas propuestos. Conocer el grado de avance de las actividades en relacin con la programacin establecida. Detectar las dificultades que se presentan a lo largo de la instrumentacin del Proyecto. Aportar la informacin necesaria a los responsables de la ejecucin y administracin del proyecto, para que tomar las medidas y realicen los ajustes que se requieren para asegurar el logro de sus resultados.
Esta evaluacin se puede hacer como parte del seguimiento y control de la gestin del proyecto, o puede ser una accin complementaria realizada por evaluadores internos o externos al mismo.
Cuando se trata de proyectos pequeos a nivel local, comnmente se confunde con la revisin permanente que hace la unidad ejecutora con la finalidad de retroalimentar el proceso. Esta evaluacin se orienta usualmente por los criterios que se derivan de las preguntas siguientes:
-Cul es la condicin del proyecto de acuerdo con la programacin? - Se cumplen sus objetivos o metas? -Las actividades y tareas y se realiza de acuerdo con los requisitos y tiempos previstos?
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-Los responsables de las actividades se desempean de acuerdo con los roles y funciones establecidos? -Los recursos estn disponibles y se emplean de acuerdo con la programacin? -Cmo ha reaccionado la comunidad a la ejecucin? -Se ha logrado la coordinacin entre las distintas instancias? -Est la poblacin meta recibiendo efectivamente los beneficios? Los resultados de esta evaluacin se presentan en informes peridicos bimestrales, trimestrales, anuales, y son de gran beneficio tanto para los que tienen responsabilidades en la ejecucin, como para los planificadores y polticos. A los primeros les permite retroinformarse y realizar una gestin saludable del proyecto. A los planificadores les favorece conocer la relacin entre la formulacin y su instrumentacin; y al nivel poltico le conviene constatar el xito de la estrategia adoptada y la atencin a las prioridades establecidas.
La
evaluacin
terminal
Este tipo de evaluacin se realiza una vez finaliza la ejecucin del proyecto y se le denomina tambin, ex-post, posterior o final. Con ella se espera conocer el nivel -
de cumplimiento del proyecto, tomando en consideracin los objetivos y resultados esperados. Mediante esta evaluacin se podrn cumplir varios propsitos:
Precisar si el proyecto se ejecut en atencin de los objetivos previstos. Recomendar la aplicacin o no de proyectos similares para atender necesidades en contextos parecidos. Conocer las limitaciones e inconsistencias que afectaron el desarrollo del proyecto. Establecer el grado en que se lograron los cambios o innovaciones de acuerdo con lo programado. Medir el rendimiento obtenido por los recursos asignados al proyecto.
Existe una relacin estrecha entre la evaluacin de la ejecucin o del proceso y la evaluacin terminal, pues ambas apuntan hacia el conocimiento de aspectos sustantivos en momentos diferentes de la vida del proyecto, pero que permiten lograr una visin integral del esfuerzo realizado y de los resultados obtenidos. Por eso, es recomendable que la evaluacin se ob-
serve como un continuo y que la medicin del producto final cuente con la referencia de las fases precedentes del desarrollo de las operaciones. La evaluacin terminal pone de relieve diversos aspectos del proyecto como son: El impacto, el costo/efectividad y el costo/ beneficio.:
Evaluacin
del
impacto
del
proyecto:
Con ella se aspira a conocer basta dnde y en qu medida el proyecto alcanz los efectos establecidos en sus objetivos. Estos efectos pueden ser directos e indirectos o primarios y secundarios, o lo que para otros, los previstos y los imprevistos. Se espera que esta intervencin se realice de la manera ms sistemtica y cientfica posible, de modo que se puedan lograr resultados consistentes y confiables en cuanto a las relaciones existentes entre la programacin realizada, su puesta en marcha y el producto obtenido. La evaluacin del impacto puede utilizar diversas metodologas segn sea el nivel de certidumbre deseado, en cuanto a los cambios producidos por el proyecto, el tiempo y recursos disponibles y la capacidad tcnica para instrumentara. As por ejemplo, hay investigaciones evaluativas experimentales y cuasi experimentales que requieren, en su mayora, mucho tiempo y recursos, y el manejo de la tcnica estadstica. En pequeos proyectos a nivel local, sin desestimar la validez de sus resultados,
pueden realizarse evaluaciones ms sencillas, apelando siempre a la honestidad y buen juicio del evaluador. Se trata de encontrar mtodos y tcnicas poco rigurosos que permitan aproximarse al conocimiento del proyecto. Es decir aquellos resultados que pueden ser atribuidos a la intervencin,(proyecto), excluyendo aquellos efectos de otros elementos presentes en la situacin durante el curso de la evaluacin Ejemplo: Tomando como ejemplo un proyecto de un centro comunitario de Educacin Inicial se podra actuar de la manera siguiente: Resultados esperados por el proyecto: 1- Contar con un servicio educativo sistemtico para los nios menores de seis aos, para que desarrollen plenamente su potencial biopsicosocial y sus destrezas preescolares. 2- Organizar a un grupo de padres y miembros de la comunidad
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para que apoyen el funcionamiento del centro y presten mejor atencin a las necesidad el socio-afectivas y de aprendizaje de los nios. 3. Equipar el centro con recursos fsicos y materiales disponibles en la comunidad que aporten los padres, autoridades y otros grupos locales.
- Qu grados de seguridad y autoestima han desarrollado respecto del otro grupo? En cuanto a los padres madres de familia: y
Qu nivel de organizacin han establecido los padres para apoyar el funcionamiento del centro? Qu grados de participacin han expresado con relacin al tipo de actividades, frecuencia y compromiso?
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Para conocer los cambios, se recomienda conocer la situacin del proyecto en relacin con estos resultados, mediante la informacin correspondiente antes, durante y despus de finalizado el proyecto. En ese sentido es conveniente, a manera de orientacin, plantearse las preguntas siguientes: En cuanto a los nios:
Una forma de medir el grado de participacin de los diversos sectores durante el ciclo del proyecto, puede ser sobre la base de una escala constituida de 0 a 3, donde: 3- Representa participacin espontnea y continua. 2- Representa participacin inducida y espordica. 1- Representa participacin obligada y espordica. 0- Representa ausencia de participacin. Los resultados de esta evaluacin puede ser representada hipotticamente de la manera siguiente: (en el caso de una experiencia con ndice regular en materia de participacin).
Qu cambios significativos han registrado los nios del proyecto en relacin con el resto de otros nios? Qu modificaciones se observan en su personalidad en lo afectivo, cognitivo y psicomotor?
Qu habilidades y destrezas han desarrollado para facilitar su insercin a la vida escolar? Qu cambios en su estructura fsica (talla y peso) y condiciones de salud se han operado en relacin con los otros nios?
Grados y Momentos de la Participacin

SECTORES DE PARTICIPANTES Director y Supervisor Personal Docente Estudiantes Personal de Apoyo Padres y Acudientes Autoridades y Lderes de la comunidad Grupos Organizados Otras personas de la comunidad
Formulacin Ejecucin Evaluacin ndice
3 2 0 2 3 2 1 1 1.7
2 2 1 2 2 2 2 2 1.8
2 2 0 1 2 1 0 0 1.0
2.3 2.0 3 1.6 2.3 1.6 1.0 1.0 1.5
INDICE DE PARTICIPACIN
Qu cambios se han operado en las relaciones con sus hijos en el centro, en el hogar y en la comunidad? - Qu nuevos conocimientos y experiencias educativas han ganado los padres para su propia superacin personal, para su actuacin en el hogar y la comunidad y para mejorar sus niveles de produccin? - Qu efectos ha tenido la organizacin participacin de los padres del proyecto en otros padres y miembros de la comunidad? En cuanto al centro: Cuenta el centro con un local debidamente establecido y equipado? Se ha tenido el apoyo esperado por el Ministerio y la comunidad y otras agencias del Estado? Cuentan los nios con los materiales educativos indispensables para el desarrollo del currculo? El currculo del centro est adecuado a las caractersticas de la comunidad, a sus necesidades y potencialidades? Podr el centro mantener en el futuro sus operaciones de acuerdo a las previsiones y resultados obtenidos? El docente del centro cumple con el perfil establecido en cuanto a su formacin, experiencia y desempeo?
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Estos interrogantes contribuyen a definir y precisar el sujeto de la evaluacin, as como los mtodos e instrumentos a utilizar. Las evaluaciones de este gnero deben cumplir con algunos requisitos: - Ser debidamente planificadas en cuanto a los objetivos, aspectos, mtodos e instrumentos, tiempo, responsabilidades, etc. - Emplear mtodos y tcnicas que permitan lograr la mayor participacin
posible de las personas involucradas, tales como: entrevistas, evaluaciones grupales, autoevaluacin, anlisis grupal de las conclusiones, etc. - Utilizar tcnicas que estn al alcance de las personas que realizarn la evaluacin, de modo que se evite su mal uso y con ello la generacin de resultados no confiables. - Confrontar los resultados con el juicio de expertos quienes por su formacin y experiencias pueden reducir los grados de incertidumbre de la evaluacin. - Integrar el informe con elementos descriptivos y analticos de modo que haya posibilidad de realizar el balance critico al proceso y producto de la experiencia. - Integrar al equipo responsable de la evaluacin a miembros de la institucin escolar (director, docentes, estudiantes), as como a representantes de los padres y de los grupos involucrados en el proyecto tanto de la comunidad como fuera de ella.
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resultados no tienen una expresin monetaria o financiera. Este anlisis parte de la premisa que dado un monto limitado de recursos, deber asignarle de manera tal que permita obtener el mayor nmero de unidades de resultado o de beneficio, en cualesquier sea el valor de la unidad. Se trata, igualmente, de establecer el nivel de eficiencia que puedan tener diversos proyectos, con objetivos comunes o distintas alternativas para lograr los mismos resultados, en relacin con los costos que suponen cada una de ellas, estableciendo las formas de minimizar los recursos y lograr elevados niveles de efectividad en las operaciones. En este mtodo son consideradas importantes: La operacionalizacin de los objetivos y metas.
La definicin de las alternativas que sern evaluadas.
Conocer el valor monetario de los recursos asignados.
El anlisis de costo/efectividad:
Este mtodo permite comparar la eficiencia con que se han logrado los resultados propuestos u obtenidos en relacin con los recursos que se han utilizado. Se aplica en proyectos que tienen un carcter esencialmente social y cuyos
Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos.
En educacin este tipo de anlisis puede ser aplicado a proyectos de educacin de adultos, de nutricin de la poblacin estudiantil, de capacitacin laboral, de formacin a distancia, etc.
El anlisis costo/beneficio:
FLUJO DEL PROYECTO Y LA APLICACIN DEL ACB Y EL ACE (*) Anlisis Costo-Beneficio
COSTO
INSUMO
BENEFICIO
Anlisis Costo-Efectividad
(*) ACB: Anlisis Costo-Beneficio ACE: Anlisis Costo-Efectividad
Esta evaluacin expresa fundamentalmente si los resultados obtenidos con el proyecto son comparables o superiores a los recursos empleados. Para ello se interesa en conocer cuanto superan los beneficios esperados a los costos en que debe incurrirse. Si existe una diferencia positiva, el proyecto puede ser promovido, y si, por el contrario, es negativa, el mismo debera ser descartado. Los beneficios se calculan siempre en trminos del producto neto a recibir, que debe tener tambin una expresin monetaria o cuantitativa. Ella permite escoger entre diversos proyectos o alternativas aquellas que ofrecen las mayores ventajas desde el punto de vista de la rentabilidad. En un proyecto de formacin profesional, por ejemplo: los beneficios pueden ser calculados con base en: crecimiento de la productividad, aumento de los ingresos y otras ganancias. los costos, a su vez, se calculan tomando en cuenta el valor monetario de costo de oportunidad (suma dejada de ganar en un empleo o en el hogar por asistir al curso),personal docente y administrativo, edificios, equipo,
materiales, transporte, alimentacin, etc. La operacin final deber llevar a comparar los beneficios con los costos. Tanto el mtodo de costos/efectividad como el de costos/beneficio constituyen enfoques que pueden ayudar a tomar decisiones importantes desde el punto de vista de las opciones de la naturaleza del proyecto y de los costos en que se incurrir. Ellos tienden a ser ms necesarios y efectivos en el momento que se estudia la prefactibilidad del proyecto. Cuando se trata de evaluaciones finales, ellos son tiles especialmente cuando: - El financiamiento es aportado por una fuente independiente o por diversas fuentes - Al terminar la ejecucin, no se conoce si los efectos netos del proyecto son importantes En los casos en que se conozca que el impacto del proyecto y su amplitud son significativos Se estudian otros proyectos para su programacin y decisin final
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La
evaluacin
institucional
Es un mtodo de evaluacin que adquiere mayor importancia cada da por las ventajas que ofrece al permitir lograr una visin global de la institucin escolar al analizar cada uno de sus componentes internos y sus interrelaciones, con el contexto socioeconmico y poltico al que debe servir. En la evaluacin de proyectos este mtodo es til, particularmente cuando se trata de conocer los resultados obtenidos con la creacin de un centro educativo o con la aplicacin de un plan para atender, mediante diversos proyectos, los objetivos desarrollo de una institucin escolar. Este mtodo parte, generalmente, de la concepcin de la institucin escolar como un sistema general integrado por entradas, operaciones y productos. Las entradas equivalen a los recursos, poblacin escolar con sus talentos, destrezas y aspiraciones, valores y tradiciones, y otros aportes del medio. Las operaciones comprenden los procesos que permiten alcanzar los resultados deseados, tales como fines y prioridades, la administracin, el currculo, materiales y equipo de enseanza, los horarios, etc. Los productos, por su parte, se refieren a los resultados o logros de la institucin de acuerdo con sus fines y objetivos, en trminos de graduados, conocimientos y servicios a la comunidad. Existen diversos modelos de evaluacin institucional de acuerdo con los elementos, variables, y relaciones que se desean destacar. Segn el modelo Entradas-
Operaciones-Productos que presenta Escotet, la evaluacin puede cubrir entre, otras variables, las siguientes : Organizacin y estructura de la institucin: - Estructura (roles de autoridad, lneas y reas de autoridad) - Organizacin (organizacin general, direccin, reas de administracin) - Presupuesto (organizacin, ejecucin y control) Personal docente, administrativo y directivo: - Factores que influyen en su eficiencia - Categoras y funciones del personal - Normas y procedimientos del personal Estudiantes: - Desercin estudiantil - Rendimiento acadmico - Actividades estudiantiles - Relacin Institucin-estudiantes graduados Relacin Institucin-padres de familia Currculo: - Objetivos Organizacin Contenido Actividades
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- Recursos y medios didcticos - Evaluacin Planta fsica: - Relacin espacio/uso - Localizacin
Condiciones Mantenimiento
Espacios administrativos, culturales y recreativos Relaciones con la comunidad: - Servicios de apoyo a la comunidad - Apoyos que recibe de la comunidad - Coordinacin con otras instituciones y sectores del medio Articulacin de la institucin con el sistema educativo: - Con el nivel al que pertenecen Con la administracin local, regional y nacional Mecanismos de coordinacin, supervisin y control
mejores opciones o alternativas y a conocer el efecto del esfuerzo realizado en la poblacin beneficiaria y la comunidad en su conjunto. La evaluacin, lo mismo que la formulacin del proyecto, se enfrenta a dificultades de carcter poltico, administrativo y tcnico. Muchas veces la intencin a travs de la evaluacin, puede considerarse un acto que resta o lesiona el poder del administrador; los resultados afectan una imagen de la autoridad poltica que tom decisiones al margen de ciertos criterios tcnicos indispensables. En lo administrativo es posible que esa evaluacin no cuente con los apoyos bsicos para emprenderla ni con la informacin esencial para ejecutarla. As tambin, en el plano tcnico, muchas veces el diseo y ejecucin de la evaluacin no responde a la naturaleza del proyecto y a la urgencia de contar con datos oportunos y confiables para tomar decisiones tiles para el mejoramiento de la educacin. Es necesario evitar que ella se constituya en un acto que slo legitime, de manera cientfica, las decisiones que ya han sido tomadas en el nivel superior, pues seria deshonesto desde el punto de vista tcnico y poltico, sobre todo cuando a travs del discurso se hace partcipe a la poblacin en el proceso de toma de decisiones. Asimismo, no siempre los administradores locales cuentan con mtodos y tcnicas de evaluacin para pequeos proyectos que disponen de pocos recursos y tiempo para su anlisis.
Estas variables son procesadas para su uso en cuestionarios, entrevistas, observaciones directas u otras formas consideradas apropiadas para recolectar informacin. Al igual que los mtodos antes descritos, se espera que esta evaluacin permita la participacin del mayor nmero posible de personas de la institucin y la comunidad con su diseo y ejecucin, y que sus resultados contribuyan a la toma de decisiones para mejorar la educacin y su aporte al desarrollo de la comunidad. Los objetivos, enfoques y mtodos de evaluacin de proyectos educativos a nivel local que hemos examinado hasta aqu, permiten tener apenas una idea del vasto universo de las posibilidades y aportes de la evaluacin. En la planificacin y gestin de proyectos ella contribuye, tal como lo hemos visto, a mejorar la racionalidad en la toma de decisiones, a seleccionar las
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ARTICULO NO. 3 EL INFORME DE LA EVALUACIN

Achaerandio (1992) presenta las fases del desarrollo y presentacin de una investigacin (dado que evaluar implica investigar, los mismos se aplican para una evaluacin.)
I INTRODUCCIN
Introducir el tema: Objetivo informal breve, justificacin, propsito El tema en Guatemala Esclarecimiento de tcnicas difciles Sintetizar crticamente los estudios, investigaciones, antecedentes del tema detectados en los Marcos Tericos
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II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA III METODO
Resumen breve de la introduccin, llegando a plantear el problema 3.1 Sujetos: En sentido amplio. Poblacin, muestra, tipo de muestreo. Ambiente. 4.1 Resumen organizado de datos: Tablas, cuadros, estadsticas descriptivas. 2.1 Objetivos: Generales Especficos (si los hubiere) 2.2 Hiptesis: Generales Especficos (si los hubiere) 2.3 2.4 2.5 Alcances y limitaciones: Lmite del trabajo Restricciones 2.6 Aporte: De la investigacin a Guatemala Definicin de Variables: Independientes las variables Dependientes Intervinientes
3.2 Instrumentos: Test, cuestionarios, entrevistas, encuestas, etc.
3.3 Procedimiento: Describir los pasos prcticos de la investigacin.
3.4 Diseo: Si lo hubiere.
IV RESULTADOS V DISCUSIN VI REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
4.2 Anlisis de resultados: - Cuantitativos - Cualitativos (El anlisis se refiere a las hiptesis que se prueban) 5.2 Discutir los resultados con referencia a: 2.5 y 2.6 5.3 Resumen final: - Conclusiones - Recomendaciones
5.1
Confrontar los resultados con el marco terico, 2.1,2.2 y 2.3
Las Referencias van tanto en el ANTEPROYECTO como en el INFORME FINAL de la tesis. En las referencias se recogen todas y slo las obras citadas.
TIPOS DE PROBLEMAS
Es conveniente distinguir entre problemas de formacin y problemas de investigacin; en los primeros simplemente se describen uno o varias variables sin establecer relaciones entre ellos; por ejemplo en Guatemala el 75% de los nios menores de 12 aos sufre de algn grado de desnutricin. En los problemas de investigacin, s se relacionan las variables Entre s; por ejemplo, en un colegio la tasa de aplazados en matemticas en 6to. grado es muy grande; el psiclogo educativo recomienda a la direccin un nuevo mtodo de didctica de las matemticas; despus de un semestre, se comparan los resultados de dos secciones homogneas de 6to. grado; en una se sigui con el sistema antiguo, y en la otra se aplic la nueva didctica. Vea el cuadro de resultados:
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DIDCTICA CALIFICACIONES
SISTEMA ANTIGUO
DIDCTICA NUEVA
Alumnos aplazados Alumnos aprobados Total de alumnos
22 18 40
8 32 40
En esta investigacin el tipo de didctica (variable cualitativa), se relaciona con otra variable cualitativa, calificacin, de dos
valores: Calificacin de aplazadas, Calificacin de aprobadas. A simple vista parece, segn las resultadas, que la variable calificacin depende de la variable didctica empleada.
Las Diferencias entre la Investigacin y la Evaluacin

Aunque se puede definir la evaluacin educativa como un propsito, y adems como un mtodo de investigacin educativa, varios autores han sealado las diferencias entre la investigacin y la evaluacin. Es importante sealar que las diferencias enAspecto Motivacin Objeto Leyes vrs. Descripciones Explicacin Autonoma Propiedades de los fenmenos que se estudian Generalizacin del fenmeno que se estudia
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tre la investigacin y la evaluacin no son siempre estrictas, sino que indican ciertas tendencias. Worthen y Sandees presentaron una lista de doce caractersticas de indagacin que distinguen a la evaluacin de la investigacin
Evaluador Preocupacin Toma de decisiones Valoracin de un objeto especfico No trata de explicar mucho Se le pide evaluar algo
Investigador Curiosidad cientfica Conclusiones Leyes generales (teoras) Trata de explicar un fenmeno Plantea sus propios problemas de investigacin Busca la verdad cientfica Suele tener inters en generalizar sus hallazagos de una muestra a una poblacin Es importante pero en menor grado Son necesarias Se considera muy importante la validez interna y externa Generalmente se trabaja sobre una sola disciplina Debe centrarse en una disciplina
Mide un valor o mrito No puede generalizarse ms all de lo evaluado Es muy importante Son necesarias Se considera muy importante el reflejar la realidad Se debe trabajar desde la perspectivas de varias disciplinas Debe abordar distintas disciplinas
Valor del objeto Tcnicas investigativas Criterios para juzgar la actividad Base disciplinaria
Capacitacin
La investigacin evaluativa.
Existen cuatro criterios para juzgar la calidad de la investigacin evaluativa: Utilidad Viabilidad Propiedad Precisin
UTILIDAD Los procedimientos prcticos

Los procedimientos que se sugieren para realizar una evaluacin deben de ser prcticos y no deben interferir demasiado con las actividades de las personas involucradas.
Los derechos que tienen los sujetos humanos

Los derechos y el bienestar de las personas involucradas en una evaluacin deben protegerse.
Las interacciones humanas

Los evaluadores deben respetar el valor y la dignidad de las personas involucradas en una investigacin.
VIABILIDAD Viabilidad poltica

Es necesario tener la cooperacin de todas las personas afectadas y evitar que cualquier grupo subvierta el proceso de evaluacin.
Los informes equilibrados

Los aspectos positivos y negativos de lo que se evala deben aparecer en el informe.
El uso apropiado de los fondos

Los gastos de una evaluacin deben efectuarse en forma prudente y responsable.
La eficacia econmica
Los beneficios de la evaluacin deben ajustar el costo del mismo.
PROPIEDAD
Las obligaciones de todos los individuos involucrados en la evaluacin deben aparecer especificados en un documento escrito y firmado.
PRECISION La identificacin del objeto

Se deben describir todos los aspectos pertinentes de lo que se evala.
71
El anlisis del contexto Los conflictos de inters

Si surgen conflictos de inters, hay que tratarlos abierta y honestamente. Se deben describir todos los aspectos de las condiciones que afectan lo que se evala.
La divulgacin completa y franca

Los informes de una evaluacin deben ser sinceros y correctos.
La descripcin de los propsitos y lasprocedimientos

Debe mantenerse no registro de todos los propsitos que tengan y los procedimientos que se empleen.
El derecho del pblico a saber

El pblico tiene derecho de saber si eso no causa problemas legales o ticos.
Las fuentes de informacin fidedignas

Hay que describir las fuentes de informacin en forma tal que sea posible hacer un juicio sobre la exactitud de las mismas.
La medicin vlida
Los instrumentos que se utilicen deben de tener un nivel adecuado de validez.
planificacin flexible que permita adecuaciones a las situaciones propias del contexto en que ella se ejecuta. As, por ejemplo. la manera de planificar y conducir una evaluacin est determinada por factores tales como: el concepto que se tenga de evaluacin, las caracterstica del objeto o proceso que se evala y el propsito que tenga la evaluacin. Est determinada tambin por la preparacin que tenga el equipo responsable la ejecucin de la evaluacin, por los recursos con que se cuente y por el tiempo de que se disponga para su realizacin y por otra serie de factores. Esto dificulta la especificacin de una metodologa o de los grupos que debieran seguirse en el desarrollo de un plan de evaluacin. Sin embargo, la urgente necesidad de realizar evaluaciones con el fin de hacer ms efectivo el funcionamiento del sistema educacional, junto a la necesidad de dar indicaciones que orienten y faciliten el trabajo de quienes tienen la responsabilidad de llevar la evaluacin a la prctica, o de las personas que solicitan, hacen aconsejable correr el riego que sealar pasos para planificar la evaluacin. Estos pasos se pueden agrupar en las cinco etapas siguientes. Precisar el problema de la evaluacin, lo que implica: a) Sealar los propsitos de la evaluacin, b) especificar la audiencia a la que servir la evaluacin, c) describir en detalle el objeto o programa que se desea evaluar.
La medicin confiable
Los instrumentos que se utilicen deben tener un nivel adecuado de confiabilidad.
El control sistemtico de los datos
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Hay que tratar de reducir a un mnimo el error humano al proceder a recabar los datos.
El anlisis de la informacin cuantitativa

El anlisis de los datos cuantitativos debe conducir una interpretacin clara de la informacin cuantitativa.
El anlisis de la informacin cualitativa

El anlisis de los datos cualitativos debe realizarse en forma precisa y cabal y dicho anlisis debe conducir a una interpretacin clara de la informacin cualitativa.
Las conclusiones justificadas

Las conclusiones de la evaluacin deben seguir los resultados de un anlisis cuidadoso y digno de crdito de los datos.
La objetividad del informe

El informe debe ser una representacin cabal, sin reflejar la parcialidad de cualquier grupo de presin. La realizacin de una evaluacin, como se ha sealado, es un proceso complejo y como tal requiere necesariamente de una
Delinear la informacin que se precisa, lo que requiere especificar: d) las preguntas que se respondern mediante la evaluacin, e) el tipo de informacin o evidencias que tiene que recogerse para responder las preguntas, y f) los estndares o niveles de aceptacin. Precisar la obtencin de la informacin. En este paso se tendran que: g) especificar las fuentes de informacin y el o los diseos de evaluacin que se utilizarn, y h) determinar los procedimientos que se utilizarn para obtener la informacin. Establecer procedimientos de organizacin y anlisis de la informacin, lo que exige. i) definir la o las unidades de anlisis y describir tanto los mtodos de anlisis como disear los procedimientos para organizar y analizar la informacin. Definiran condicionen de entrega de la informacin: j) Sealar los procedimientos que se utilizarn para proporcionar los resultados de la evaluacin o las distintas audiencias y el tipo y momento del informe u cada audiencia.
73
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Achaerandio, S.J. (1992) Iniciacin a la practica de la investigacin. PROFASR, Universidad Rafael Landvar, Guatemala. Herrera, Rafael; Nilo, Sergio; Schiefelbein, Ernesto; Serafn, Oscar; Valbuena, Antonio. (1982). La evaluacin en la institucin escolar, planificacin del trabajo y presentacin del informe. Ernesto Schiefelbein y Rafael Herrera, Chile, Centro de Perfeccionamiento experimentacin e investigaciones pedaggicas OEA Departamento de Asuntos Educativos. Mehrens, William e Irvin J. Lehmann. (1982). Medicin y evaluacin en la educacin y en la psicologa. Mxico. CECSA Pardinas, Felipe (1980). Metodologa y tcnicas de investigacin en ciencias sociales. Vigsima segunda edicin. Colombia. Siglo XXI.
74
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75

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