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Sage Paie

Manuel pdagogique

2009 Sage

Composition du progicie
Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, un guide dinstallation, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom.

Proprit & Usage


Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformit & Mise en garde


Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation.

Evolution
La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour.

La fiche Suggestion
Sage recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel.

Les noms de produits ou de socits, toute image, logo ou reprsentation visuelle mentionns dans ce document ne son utiliss que dans un but didentification et peuvent constituer des marques dposes par leurs propritaires respectifs. SAGE SAS - Socit par Actions Simplifie au capital social de 500.000 euros Sige social : le Colise II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C. La socit Sage est locataire grante des socits Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT.

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Vos premiers pas dans la Paie _ 7


Informations pralables linstallation du logiciel _______________________________________ 8 Barre verticale__________________________________ 9 Paramtrage de la barre verticale ......................................9 Ajout de fonctions dans la barre verticale.........................12 Ajout d'un raccourci dans la barre verticale......................13 Quelques dfinitions___________________________16 Leon 1 Installez et dmarrez la Paie _______18 Installation du programme sur un disque dur ...................18 Dmarrage du programme ...............................................28 Arrt du programme .........................................................32 Leon 2 Crez votre socit_________________33 Page 1 des paramtres de paie .......................................36 Page 2 des paramtres de paie .......................................37 Page 3 des paramtres de paie .......................................38 Page 4 des paramtres de paie .......................................41 Page 5 des paramtres de paie .......................................42 Page 6 des paramtres de paie .......................................43 Paramtres socit ..........................................................44 Assistant de cration de socit.......................................44 Catgorie ..........................................................................46 Caisses de cotisations......................................................47 Etablissement ...................................................................48 Leon 3 Crez vos salaris __________________51 Crez une fiche de personnel ..........................................51

Leon 4 Crez des constantes et des rubriques / Paramtrer le plan de paie de votre socit _______________________________66 Paramtrage de la constante HORAISOC (Horaire de la socit) ..................................................... 66 Paramtrage de la rubrique Salaire mensuel .................. 68 Paramtrer votre plan de paie ......................................... 71 Leon 5 Prparez un bulletin de paie________74 Prparez le bulletin salari .............................................. 74 Bulletin calcul................................................................. 81 Leon 6 Editez un bulletin de paie __________83 Leon 7 Enregistrez dfinitivement les lments de paie __________________________85 Vrifiez avant la clture mensuelle .................................. 85 Lancez la clture mensuelle ............................................ 85 Ouvrez le nouveau mois de paie ..................................... 86 En conclusion __________________________________88

Exploiter les fonctions avances _______________________89


Leon 1 Imprimez les tats administratifs __90 Livre de paie .................................................................... 90 Etat des cumuls par rubrique........................................... 91 Etats des cotisations........................................................ 92 Fiche ASSEDIC ............................................................... 96 Passeport formation....................................................... 107

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Leon 2 Ralisez la passation comptable des lments de paie (Modlisation comptable)___________________________________ 108 Modlisation comptable..................................................108 Passation comptable ......................................................115 Leon 3 Ralisez les oprations de fin dexercice____________________________________ 119 Travaux prliminaires de clture annuelle......................119 Assistant DADS-U ..........................................................119 Dclaration Annuelle Des Salaires Unifie (DADS-U) .......................................................................120 Leon 4 Utilisez les fonctions de gestion des 35 heures________________________________ 140 Prsentation des fonctions lies la gestion des 35 heures (version Paie Pack).................................140 Prsentation des fonctions lies la gestion des 35 heures (version Paie Pack Plus) ................................................153 Leon 5 Paramtrez diffrents types de constantes et de rubriques__________________ 168 Les diffrents types de constantes .................................168 Les diffrents types de rubriques ...................................177 Leon 6 Mettez jour votre plan de paie partir du plan de paie Sage________________ 187 Mise en place de votre plan de paie laide du plan de paie Sage ..................................................................187 Paramtrages proposs dans le plan de paie Sage.......189 Autres paramtrages de paie connatre ......................194 En Conclusion _______________________________ 207 Astuces ______________________________________ 208

Index _________________________ 211

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Conventions typographiques
Le tableau ci-dessous prsente les diverses conventions typographiques destines faciliter la recherche et lidentification de certaines informations.
Convention Signification Ce symbole prcde les textes sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractres gras et italiques. Chaque fois que cela nous semblait ncessaire la comprhension du rle ou du maniement dune commande, nous avons complt sa description avec des exemple en italiques. Ces exemples sont prsents prcds du titre exemple. Les remarques sont indiques en italiques avec, dans la marge, une petite coche. Ce sont des informations annexes la fonction actuellement dcrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les ngligez pas. Cette barre horizontale, suivie dun texte en caractres griss et italiques indique quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous rfrer pour un complment dinformation. Ces caractres verts et italiques indiquent une zone active dans le document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparatre le paragraphe dont il est fait mention dans un renvoi. Les fichiers et les dossiers (ou rpertoires) sont mentionns en lettres majuscules. Chaque titre concernant la description dune fonction est suivi du chemin pour y parvenir : Menu / Sous-menu (sil y a lieu) / Fonction. Les choix que lon peut faire dans les listes sont mentionns en caractres gras. Les dsignations des zones des fentres sont prcises en caractres gras et italiques. Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est not en caractres italiques.


Exemple

Voir

Liens

le fichier SETUP.EXE Ouvrir Fichier / Ouvrir Slectionnez Tous Libell Menu Fichier / Ouvrir

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Convention longlet Commentaires le bouton Annuler

Signification Le nom des onglets, des volets et des fentres est inscrit entre guillemets. Le nom des boutons ainsi que celui des barres doutils est remarqu par une majuscule sur la premire lettre.

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Vos premiers pas dans la Paie

Vos premiers pas dans la Paie


Ce guide a pour vocation de vous aider dmarrer le plus vite possible votre paie grce des conseils dutilisation et des pr-paramtrages du produit. Il vous prsente de manire synthtique les fonctions essentielles de la Paie. Si toutefois vous dsirez des informations plus dtailles sur une fonction, vous pouvez vous rfrer au Manuel de rfrence Paies Pack / Pack +. Informations pralables linstallation du logiciel, page 8 Barre verticale, page 9 Quelques dfinitions, page 16 Leon 1 Installez et dmarrez la Paie, page 18 Leon 2 Crez votre socit, page 33 Leon 3 Crez vos salaris, page 51 Leon 4 Crez des constantes et des rubriques / Paramtrer le plan de paie de votre socit, page 66 Leon 5 Prparez un bulletin de paie, page 74 Leon 6 Editez un bulletin de paie, page 83 Leon 7 Enregistrez dfinitivement les lments de paie, page 85 En conclusion, page 88

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Informations pralables linstallation du logiciel


Avant de commencer la leon 1, nous vous conseillons de vous munir des informations suivantes : SIRET et code APE ou NAF, de votre socit, Le nom des comptes comptables auxiliaires de vos diffrents salaris, Le nom des dpartements de votre socit (ex : Direction gnrale, Direction commerciale), Le nom des catgories de personnel (ex : Employs, Cadres, Dirigeants), Le nom de la convention collective utilise, Les coordonnes personnelles et bancaires de vos salaris, Les coordonnes de votre banque, Les coordonnes de votre expert comptable, Les coordonnes de vos caisses de cotisations (URSSAF, ASSEDIC). Ces informations vous seront demandes lors de la cration de votre socit et lors de la saisie des fiches salaris.

Si vous avez fait lacquisition dune paie en rseau, reportez-vous au manuel de rfrence Paies Pack / Pack +.

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Barre verticale
L'affichage de la barre verticale est demand par la fonction Fentre/Barre verticale. Si la barre verticale est apparente, une coche figure en face de la fonction, dans le menu.

Paramtrage de la barre verticale


La barre verticale occupe le cot gauche et toute la hauteur de la fentre du programme ; elle peut tre largie mais ne peut pas tre dplace.

Contenu de la barre verticale, le menu contextuel


Le contenu de la barre verticale est paramtr l'aide de son menu contextuel. Il est compos des fonctions suivantes :

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Grandes icnes
Si ce choix est slectionn, les icnes de la barre verticale sont affiches en grande taille (32x32 pixels) ; le nom de la fonction est affich sous licne.

Petites icnes
Ce choix rduit la taille d'affichage des icnes ; la lgende apparat dans ce cas leur droite.

Nouveau groupe
Cette fonction permet de crer un nouveau groupe d'icnes dans la barre verticale. Vous pouvez lui associer un nom directement. Vous pouvez crer autant de groupes que vous le souhaitez. Ils seront classs par ordre de cration.

Enlever un groupe
Cette fonction permet de supprimer le groupe actuellement ouvert dans la barre verticale.

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Le programme demande une confirmation avant de s'excuter.

Renommer un groupe
Cette fonction permet de renommer le groupe actif de la barre verticale.

Ajouter une fonction


Slectionnez ce choix pour ajouter une fonction la barre verticale. Voir Ajout de fonctions dans la barre verticale, page 12.

Ajouter un raccourci
Cette fonction vous permet de crer un raccourci pour pouvoir excuter n'importe quel fichier (excutables, fichiers de donnes, fichiers HTML ) reconnu par Windows. Voir Ajout d'un raccourci dans la barre verticale, page 13.

Masquer la barre
Cette fonction permet d'escamoter la barre verticale comme le fait la fonction Fentre/Barre verticale.

Rinitialiser la barre
Cette fonction permet d'annuler les modifications apportes la barre et de revenir la barre verticale standard.

Lorsque vous slectionnez cette fonction, le programme vous met en garde sur la perte de vos paramtres personnels et vous demande confirmation.

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Vos premiers pas dans la Paie Vers le bas / Vers le haut


Ces fonctions permettent de descendre ou monter un groupe dans la liste.

Ajout de fonctions dans la barre verticale


Pour ajouter des fonctions dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter une fonction. La fentre Ajouter une fonction dans la barre verticale apparat.

Les fonctions insres sont des fonctions de l'application mises disposition pour un accs rapide et convivial. Pour ajouter une fonction : Dployez les fonctions disponibles dans l'arbre de slection grce l'icne Cliquez sur l'intitul de la fonction ajouter
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Cliquez sur le bouton OK de la fentre La fonction ajoute est place dans le groupe ouvert de la barre verticale.

Les fonctions sont classes dans le groupe par ordre de cration. Pour les dplacer, placer le curseur sur licne et faites un clic droit. Dans le menu contextuel qui souvre, utiliser les options Vers le haut et Vers le bas.

Les fonctions de gestion qu'il est possible d'insrer sont nombreuses ; elles sont relatives l'application. Nous vous invitons consulter votre programme pour connatre toutes les possibilits offertes.

Ajout d'un raccourci dans la barre verticale


Pour ajouter des raccourcis dans la barre verticale, utilisez le Menu contextuel / Ajouter un raccourci. Le programme affiche la fentre Windows, douverture dun fichier.

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La liste des fichiers de donnes de lapplication apparat, slectionner celui souhait puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Nimporte quel type fichier peut tre slectionn (excutable, documents, donnes,). Les raccourcis slectionns sont identifis, dans la barre verticale par : leur icne, les 35 premiers caractres de lintitul du fichier slectionn.

Menu contextuel des fonctions et raccourcis de la barre verticale


Le menu contextuel accessible lorsque vous slectionnez une fonction ou un raccourci de la barre verticale vous permet de :

Supprimer de la barre verticale

L'icne de la fonction slectionne est supprime de la barre verticale. Seul le lien avec l'application est supprim. Le fichier li n'est en en aucun cas supprim.
Renommer la fonction

Cette fonction vous permet d'attribuer un nouveau nom l'icne de la fonction, toujours dans la limite de 35 caractres.
Proprits

Cette fonction nest active que lorsque licne dun raccourci est slectionne. Elle affiche la fentre Proprit du raccourci slectionne.
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Vos premiers pas dans la Paie Excution des raccourcis de la barre verticale
Un simple clic sur l'icne du raccourci permet d'en lancer l'excution grce son application de lancement. Si le type de fichier n'est pas connu de Windows, la fentre Ouvert par est affiche afin de vous permettre de slectionner le programme utiliser.

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Quelques dfinitions
DADS-U

La Dclaration Annuelle Des Salaires Unifie (verss au cours de lanne) est une obligation pour tout employeur. Cette dclaration commune aux services administratifs des impts et lURSSAF doit tre transmise au centre de Transfert des Donnes Sociales avant le 1er Fvrier.
DAS B ou DAS Bilatrale

Elle a les mmes objectifs dclaratifs que la DAS, mais elle ne sapplique quaux salaris dont les cotisations de Scurit Sociale ne sont pas verses lURSSAF, mais dautres organismes, telle la MSA (Mutualit Sociale Agricole).
DUCS

La Dclaration Unique des Cotisations Sociales a pour objet dhomogniser en un format unique les diffrents types et modles de dclaration exploits par les diffrents organismes sociaux ACOSS, UNEDIC, MSA, ARRCO, AGIRC Cette dition traite automatiquement remplace les diffrents bordereaux et vite ainsi une recopie manuscrite des cotisations dclarer. Ainsi, les organismes sociaux nont plus envoyer leurs dclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles de rgularisation. Cest lentreprise qui prend linitiative de le faire.
Fiche ASSEDIC

Cest le document prsent par le salari aux ASSEDIC pour faire valoir ses droits aprs avoir quitt la socit qui lemployait.
Heures complmentaires

Ce sont les heures effectues par un salari dans le cadre dun contrat temps partiel dans la limite de la dure lgale du travail (35 ou 39 heures). Ces heures ne donnent pas droit une rmunration bonifie. Exemple : Heures comprises entre la 29me heure et 35me heure pour un contrat de 28 heures.

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Heures supplmentaires

Ce sont les heures effectues par un salari en supplment de la dure lgale du travail (35 ou 39 heures). Ces heures donnent droit une bonification allant de 125 200 %.

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Leon 1 Installez et dmarrez la Paie

Installation du programme sur un disque dur


Pour une premire installation du programme et des fichiers exemples, vous devez disposer, sur votre disque dur, dun espace libre minimal de 100 Mo. Microsoft Windows met votre disposition deux mthodes pour installer un programme. Nous ne dcrivons ci-dessous que la mthode la plus usite. 1. Avant de procder linstallation de la Paie, en cas de mise jour, il est fortement conseill de faire une sauvegarde du rpertoire programme et du rpertoire des donnes de la Paie. Si un autre programme est en fonctionnement, il serait prfrable de larrter. Introduisez le CD dans le lecteur de CD Rom de votre ordinateur. Cliquer sur le bouton Dmarrer puis activer la commande Excuter. Tapez la commande d:\SETUP(ou E:\setup selon le nom du lecteur CD Rom) et validez en cliquant sur OK. Vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour slectionner le fichier SETUP.EXE qui se trouve sur le CD Rom.

2. 3.

Bienvenue
La premire fentre de Bienvenue apparat. Suivront une succession dcrans pour faciliter linstallation. Pour passer dun cran au suivant tout en validant les saisies ventuellement ralises, il suffit en gnral de cliquer sur le bouton Suivant.

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Pour revenir la fentre prcdente, cliquer sur le bouton Prcdent. Pour annuler le processus dinstallation, cliquer sur Annuler.

La fentre de la Paie Pack + affiche Paie Pack + . Cliquez sur le bouton Suivant pour accder la fentre de slection du programme de paie installer.

La prsente Prise en main ne dcrit pas linstallation rseau du programme Sage Paie.

Slection du dossier dinstallation


Lcran suivant vous indique dans quel rpertoire le logiciel sera install par dfaut. (PROGRAM FILES\PMSSAARI pour la Paie Pack et PROGRAM FILES\PMSSYBEL pour la Paie Pack +, sur la partition C du disque dur).

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Si le rpertoire de stockage propos convient, cliquez sur le bouton Continuer. Pour modifier l'unit ou le rpertoire de stockage, cliquez sur le bouton Parcourir. Dans la fentre ainsi ouverte, slectionnez le chemin et le rpertoire qui conviennent. Il est aussi possible de saisir directement le nom du rpertoire qui convient et, sil nexiste pas, le programme dinstallation proposera sa cration. Le bouton Rseau de la fentre Slection dun dossier (bouton Parcourir) permet de dterminer une lettre et un chemin daccs une ressource du rseau. La case cocher Se reconnecter au dmarrage permet de rtablir, lors du dmarrage de lordinateur, la connexion sur la ressource. Une fois le rpertoire dinstallation dfini, cliquez sur Suivant.

Identification
Lcran suivant sert la saisie de la cl dauthenticit. Cette cl est compose de trois groupes de caractres. Elle doit tre tape exactement comme elle vous a t fournie avec le programme et sa documentation.


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Lors de la saisie de la cl dauthenticit, veillez ne pas confondre la lettre I avec le chiffre 1 et la lettre O avec le chiffre 0. Ce dernier est dailleurs distingu sur votre certificat grce une barre qui le traverse en diagonale ().

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Lorsque la cl saisie est correcte, les options de la version ainsi que le numro de srie saffichent dans la fentre. Cliquez sur Suivant pour continuer linstallation. Le programme dtecte sil sagit dune premire installation, ou bien sil sagit dune mise jour dune version dj installe. Si vous avez fait une erreur lors de la saisie de la cl dauthenticit, un message derreur vous le signalera.

Il faut alors modifier la valeur errone. Cliquez sur Suivant pour afficher les conditions gnrales dutilisation.

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Si vous ntes pas en accord avec elles, cliquez sur le bouton Non, ce qui vous fait quitter linstallation. Cliquez sur le bouton Oui aprs avoir pris connaissance des conditions gnrales dutilisation.

Type dinstallation
L'utilisateur a le choix entre une installation Par dfaut, Compacte et Personnalise.

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Complte Cest le mode dinstallation usuel. La globalit du produit est installe, y compris le jeu dessai. Il sagit de linstallation recommande pour une utilisation courante, une premire installation ou une mise jour du logiciel. Personnalise Le choix est laiss lutilisateur de slectionner les fichiers quil veut installer. Saffiche alors une fentre supplmentaire vous permettant de slectionner ou non certains composants du produit. Cochez ou dcochez les lignes selon vos besoins. Cliquez sur le bouton doption Complte puis cliquez sur Suivant.

Information sur linstallation


Aprs validation, la fentre Information sur linstallation saffiche, prenez connaissance des recommandations indiques :

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Cliquez sur Suivant.

Informations sur votre socit


Les informations sur votre socit se composent de 4 crans quil est ncessaire de complter le plus exactement possible.

Les donnes saisies dans le premier cran sont obligatoires afin que lenregistrement du programme puisse seffectuer.

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Cette premire page doit tre remplie compltement et exactement avec les informations concernant votre socit et en particulier ses numros de tlphone. Ces mmes informations devront tre reportes sur la fiche de garantie que vous renverrez Sage pour recevoir votre code daccs qui dbridera dfinitivement le programme. Les numros de Tlphone et Tlcopie doivent tre saisis sans espaces. Exemple de numro de SIRET : 31396612900089 Cliquez sur le bouton Suivant ( il ne devient disponible que lorsque toutes les zones obligatoires marques dune toile ont t renseignes).

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Vos premiers pas dans la Paie

Cette deuxime page concerne plus spcialement le responsable de lentreprise ainsi que lutilisateur principal du programme. Saisissez leur qualit, nom, prnom et adresse E-mail, ainsi que la fonction de lutilisateur du programme. Cliquez sur le bouton Suivant. La troisime page concerne lexpert-comptable dont vous pourriez utiliser les services. Si tel est le cas, cochez la case Oui et remplissez les informations demandes.

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Code expert comptable Sage Cette zone sert la saisie du code didentification de lexpert comptable chez SAGE France. Cliquez sur le bouton Suivant.

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Vos premiers pas dans la Paie

Le quatrime cran demande la saisie des coordonnes de ltablissement bancaire qui aurait pu vous conseiller dans lacquisition du prsent programme. Si tel est le cas, cochez la case Oui avant de complter les zones de saisie. Cliquez sur le bouton Suivant. La validation de ce dernier cran est suivie de linstallation du programme. Linstallation avec succs est indique dans une dernire fentre. Cliquez sur le bouton Terminer. Conservez soigneusement le CD-rom en vue des mises jour ultrieures.

Dmarrage du programme
Cliquez sur le bouton Dmarrer du bureau Windows, puis slectionnez successivement : 1.

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2. 3. 4. 5. ou

Saisie du code daccs


Cette fentre vous prvient que le nombre daccs au programme est limit tant que vous navez pas enregistr le code daccs qui librera compltement le programme.

Ne confondez pas Code daccs et Cl dauthenticit qui sont deux informations diffrentes mais ncessaires lutilisation du programme. La cl dauthenticit est une information qui correspond la version du programme et permet au programme dinstallation de copier les fichiers qui correspondent la version acquise. Le Code daccs est une information fournie par SAGE France, aprs rfrencement de lutilisateur, qui permet de personnaliser le programme et dviter les copies illicites.

Le manuel Installation et Maintenance pour vous faire rfrencer, notamment via le bouton Rfrencement. Le message en bas de cette fentre est important et vous rappelle le nombre daccs qui vous restent avant blocage du programme.

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Vos premiers pas dans la Paie

Aprs linstallation de votre Paie, vous ne disposez que de 30 accs au programme. Il est donc ncessaire de saisir votre code daccs ds quil est en votre possession. Pour cela, cliquez sur le bouton Saisie du code dans la fentre suivante.

Saisissez votre code daccs dans cette zone puis cliquez sur Ok.

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Vos premiers pas dans la Paie Identification de lutilisateur


Le lancement du logiciel ouvre une fentre Identification de lutilisateur.

Laccs au logiciel est scuris, chaque dmarrage du programme, lutilisateur devra saisir sur cette fentre son code daccs et son mot de passe. Pour la Paie Pack et la Paie Pack +, le mot de passe SAGE a t attribu par dfaut au Superviseur pour lui permettre dentrer dans le logiciel. Par mesure de scurit, ce mot de passe devra tre modifi. Code Saisissez le code daccs qui a t attribu lutilisateur. Lors de la premire utilisation ne rien indiquer dans cette zone. Monoposte Si le produit est install sur rseau, la case cocher Monoposte apparat. Celle-ci permet, malgr l'installation sur rseau, d'utiliser le produit en monoposte. Mot de passe Saisissez le mot de passe attribu lutilisateur (le programme effectue un contrle sur la graphie). Lors de la premire utilisation, saisissez SAGE en majuscules. Cliquez sur le bouton Continuer.

Le code utilisateur vide correspond au superviseur et a par dfaut le mot de passe SAGE. Pour garantir la confidentialit des donnes de votre paie, il est impratif de modifier ce mot de passe.

Voir le menu Fichier / Utilitaires / Mot de passe du manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server.

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Arrt du programme
Pour refermer le programme, slectionnez la commande Fichier / Quitter.

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Leon 2 Crez votre socit


Lancez la cration de votre socit en cliquant sur le bouton Nouveau de la barre doutils ou en slectionnant la commande Fichier / Nouveau. La procdure dinitialisation se dclenche par laffichage dun premier cran denregistrement de la nouvelle socit.

Indiquez le nom de votre socit. Slectionnez le rpertoire o sera stock votre fichier de donnes, et indiquez son nom (lextension du fichier doit tre *.PRH).

Une socit, en Paie Sage, est constitue dun fichier nom de la socit.prh et de deux rpertoires nomms noms de la socit.socit et nom de la socit.duplicata tous trois sont toujours au mme niveau sur le disque.

Cliquez sur Enregistrer afin de lancer la cration.


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Vos premiers pas dans la Paie


Aprs validation de la cration de la nouvelle socit, le programme propose 3 possibilits : Rcuprer les lments dun plan de paie existant. Transfrer les lments du plan de paie (et ventuellement la modlisation comptable) dune socit existante. Crer un dossier vierge (sans transfert des lments dun autre dossier).

Pour la cration de cette 1re socit, nous choisissons loption qui consiste transfrer les donnes de la socit Jeu dessai fournie en standard avec le programme. Laisser loption Dune socit dj existante slectionne par dfaut puis cochez la case Avec modlisation comptable. Vous devez ensuite spcifier le nom de la socit qui servira de modle en cliquant sur le bouton Parcourir.

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Vos premiers pas dans la Paie

Slectionnez la socit Essai.Prh. Puis cliquez sur Ouvrir. Aprs validation de cette fentre, le nom et lemplacement de la socit slectionne saffichent droite du bouton Parcourir.

Dans la Paie Sage, lidentification de votre socit se fait dans les Paramtres de paie et dans les Paramtres socit (Menu Fichier / Paramtres).

Six pages cran vont se succder pour la saisie des paramtres de paie de la socit. Pour un dmarrage rapide de votre paie, nous vous conseillons de valider les crans avec les valeurs proposes par dfaut. La socit de rfrence Jeu dessai contient des paramtrages standards susceptibles de sappliquer toutes les socits. Bien entendu, vous pouvez les visualiser ou les modifier ultrieurement par le menu Fichier / Paramtres / Paramtres de paie.

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Page 1 des paramtres de paie

Traditionnellement, il sagit du mois de mai, mais cette valeur peut tre modifie. Renseignez chaque zone de cet cran selon les spcificits de votre gestion.

Si vous dmarrez votre paie en cours dexercice, vous ne devez pas saisir le mois de dmarrage sur la zone Dbut danne mais le premier mois de lexercice de paie. Le mois de dmarrage doit tre renseign sur la zone Mois en cours.

Passez la page suivante en cliquant sur Suivant.

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Vos premiers pas dans la Paie

Page 2 des paramtres de paie

Slectionnez le type de bulletin qui sera propos par dfaut lors de ldition des bulletins de paie. Cette page concerne les tailles de constitution des bulletins de paie, leur mode dimpression, ainsi que les modes de paiement en usage dans la socit. Passer la page suivante en cliquant sur Page suivant.

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Vos premiers pas dans la Paie

Page 3 des paramtres de paie


Onglet Fichiers de paie

Paramtrez librement les codes de vos Etablissements, Dpartements, Units, Services, Catgories de personnel et Matricules salaris ainsi que ceux des comptes gnraux, analytiques et auxiliaires que vous utilisez.

Les types de caractres utiliss sont : Alphabtiques (L), Numriques (E), Alphanumriques (A).

Vous pouvez garder les longueurs proposes par dfaut dans le logiciel. Exemple Catgorie est codifie avec un format dfini sur EE (soit 2 caractres numriques), vous pouvez donc crer 99 catgories diffrentes de salaris.
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Vos premiers pas dans la Paie


Les informations de cette page permettent le paramtrage du nombre de dcimales des lments utiliss lors des calculs de paie.

Onglet Modlisation comptable

Renseignez correctement le format des comptes selon votre propre paramtrage comptable.

La structure des comptes gnraux, analytiques et auxiliaires doit tre conforme celle dfinie dans le logiciel de comptabilit pour que le transfert de donnes (passation comptable) puisse tre effectu correctement.

Renseignez les comptes utiliss par votre socit.

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Vos premiers pas dans la Paie Onglet Euro

Cet onglet vous permet de grer un double affichage Euro/Franc sur certains tats et bulletins de paie. Passez la page suivante en cliquant sur Page suivante.

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Vos premiers pas dans la Paie

Page 4 des paramtres de paie

Validez les informations proposes et cliquez sur Page suivante. Nous vous conseillons de valider les informations de cette page pour un dmarrage immdiat de votre paie. Ces boutons option permettent de paramtrer les heures effectivement travailles. Pour une explication dtaille de ces lments, vous pouvez vous rfrer au manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server. Voir Edition de la fiche ASSEDIC, page 102. Validez ces informations en passant directement la page suivante.

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Vos premiers pas dans la Paie

Page 5 des paramtres de paie

Validez les informations proposes et cliquez sur Page suivante. Ce bouton ouvre une fentre de paramtrage des tats administratifs Attestations ASSEDIC, Maladie et Solde de tout compte. Validez ces informations en passant directement la page suivante.

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Vos premiers pas dans la Paie

Page 6 des paramtres de paie

Cette page permet la saisie rapide des valeurs de base des bulletins de paie. Ces paramtres constituent une aide la saisie des bulletins de paie, ils sont dtaills dans la leon 5 Prparez un bulletin de paie. Permet le paramtrage de compteurs libres (cf. manuel de rfrence). Cliquez sur pour valider les paramtres de paie et poursuivre la cration de votre socit.

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Paramtres socit

Notez le nom et lemplacement du fichier contenant les donnes de la socit nouvellement cre. Cette information est importante pour vos sauvegardes. Renseignez la fiche signaltique de votre socit ainsi que les onglets DADS-U et Contacts. Cliquez ensuite sur pour valider les paramtres de la socit et poursuivre la cration.

Assistant de cration de socit


Aprs saisie de lentte du dossier, lassistant de cration de socit saffiche afin de poser les questions du questionnaire de la socit slectionne prcdemment.

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Vos premiers pas dans la Paie

Cet assistant affiche les questions de type socit : par dfaut toutes les questions du Plan de Paie Sage sont proposes. Il y a autant de pages dans cet assistant que le nombre de questions lexige. Saisissez les diffrentes rponses, elles se dverseront dans les constantes ou rubriques paramtres dans les questions. Cliquez sur le bouton Suivant pour afficher les autres pages de lassistant puis valider l'initialisation de la socit en fermant la fentre. Aprs cette saisie des donnes administratives de la socit, nous allons procder la mise en place des lments structurels (Etablissements, Catgories,) de votre socit.

Si vous souhaitez modifier une information saisie prcdemment dans lassistant de cration de votre dossier, vous pouvez le faire en allant dans les menus suivants : Menu Fichier / Paramtres / Entte dossier ; Menu Fichier / Paramtres / Assistant socit ; Menu Fichier / Paramtres / Paramtres de paie.
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Catgorie

Sage Paie Pack permet si on le souhaite de dcouper la socit en entits (Dpartement, Services, Units, Catgories). Vous pouvez les crer depuis la commande Listes / Organisations ou, directement depuis la fiche de personnel.

Cliquez sur longlet Catgories. Cliquez ensuite sur le bouton Crer de la barre doutils pour obtenir lcran suivant :

Renseignez lintitul de la catgorie puis cliquez sur Ok.


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Vos premiers pas dans la Paie


Crez autant de catgories que ncessaire.

La cration des dpartements, services, units et des conventions collectives est strictement identique. Pour les dpartements, services et units ouvrez le menu Listes / Organisations. Pour les conventions collectives, ouvrez le menu Listes / Conventions collectives.

Caisses de cotisations

Dans Sage Paie Pack, la notion de caisse concerne exclusivement les rubriques de cotisations. Les tats des cumuls par rubrique et par constante, ou encore la G.A. (Gestion Avance) permettent dobtenir lquivalent des caisses de regroupement. Dautre part, sous Sage Paie Pack, laffectation comptable se fait au niveau de la modlisation comptable, comme vous le verrez dans la leon 2 de la deuxime partie.

Pour crer vos caisses de cotisations, ouvrez le menu Listes / Caisses de cotisations et cliquez sur le bouton Crer.

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Vos premiers pas dans la Paie


Dans un premier temps, renseignez le Code et lIntitul. Voir pour plus dinformations, la partie consacre cette fonction dans le manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server.

Etablissement
Dans la socit nouvellement cre, slectionnez la commande Listes / Etablissements. Double-cliquez sur ltablissement prsent dans la liste. La fentre suivante apparat :

Crez vos banques. Renseignez les zones de votre tablissement principal sur les trois onglets Etablissement, Paramtres DADS et Divers.

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Vos premiers pas dans la Paie

Indiquez les diffrents taux daccident du travail.

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Vos premiers pas dans la Paie


Voir pour plus de dinformations, la mme commande dans le manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server. Cliquez sur OK pour valider la saisie.

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Vos premiers pas dans la Paie

Leon 3 Crez vos salaris


Avant de procder la cration de vos salaris, assurez vous davoir les lments suivants en votre possession : Le nom des comptes comptables auxiliaires de vos diffrents salaris. Les coordonnes personnelles et bancaires de vos salaris (numro de scurit sociale).

Crez une fiche de personnel


La cration dune fiche de personnel complte (10 pages) est prsente ci-aprs. Il est possible de laisser certains renseignements en attente et de complter la fiche par la suite. Activez le menu Listes / Fiches de personnel et cliquez sur licne de cration .

Page Etat civil


La page Etat civil est compose de deux parties : Etat civil et Immatriculation.

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Vos premiers pas dans la Paie

Renseignez chaque zone selon vos propres donnes salaris. Pour passer dune zone lautre, utilisez la touche TABULATION. Saisir successivement les informations demandes puis cliquez sur la page Coordonnes.

Page Coordonnes
La page Coordonnes est compose de quatre parties : Adresse principale, Adresse secondaire, Banques et Paiement.

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Vos premiers pas dans la Paie

Renseignez les diffrentes zones de cet cran puis cliquez sur la page Poste.

Page Poste
La page Poste est compose de quatre parties : Entre, Sortie, Poste et Anciennet.

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Vos premiers pas dans la Paie

L'anciennet du salari en nombre de mois et en nombre d'annes est dtermine automatiquement par le programme en fonction de la date d'anciennet du salari. Les zones Dpartement, Service, Unit et Catgorie sont vides lorigine. Slectionnez les dpartements, services, units et catgories crs la leon prcdente. Par exemple pour la slection dun dpartement, cliquez sur le bouton zoom . Une nouvelle fentre apparat avec la liste des dpartements crs. Slectionnez un dpartement puis cliquez sur le bouton Slectionner .

Renseignez les informations sur le salari concernant son lieu de travail. La lgislation impose laffichage sur le bulletin de paie de la classification du salari. Nous vous invitons renseigner les zones de cette page, puis passer la page Contrat.

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Vos premiers pas dans la Paie Page Contrat


La page Contrat est compose de trois parties : Contrat de travail, Emploi et Statut.

Renseignez les diffrentes zones de cet cran puis cliquez sur la page Paie.

Page Paie
La page Paie est compose de 5 parties : Salaire, Congs, Repos compensateur, Dernier enregistrement et Droit individuel la formation.

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Vos premiers pas dans la Paie

Un bulletin modle est un plan de paie type pouvant sappliquer un ensemble de salaris. Il est constitu de tous les lments qui alimentent un bulletin salari. Cliquez sur le bouton zoom et slectionnez dans la liste propose par le programme, le bulletin modle correspondant au salari en cours de cration.

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Vos premiers pas dans la Paie

La slection dun bulletin modle renseigne par dfaut les zones Type et Horaire. Modifiez les le cas chant. Les zones Dernire priode de paie, Dernire clture, Dernier enregistrement sont renseignes automatiquement par le programme. Elles ne sont pas modifiables.

Pour un calcul correct des bulletins de paie, renseignez obligatoirement les zones Salaire de base et Horaire.

HORAISOC reprend lhoraire lgal collectif en usage dans votre entreprise. Par dfaut, il est gal 151,67 heures. Si vous appliquez un autre horaire que 151,67 heures, vous pouvez modifier le paramtrage de cette constante. Voir Leon 5 Paramtrez diffrents types de constantes et de rubriques, page 168.

Nous vous conseillons de laisser coche la zone Rgularisation systmatique.

Renseignez les zones avec les valeurs individuelles de congs, acquises antrieurement la mise en place de la Paie. Par la suite, ces zones seront alimentes automatiquement par le programme. Renseignez les diffrentes zones de cet cran puis cliquez sur la page DADS-U.

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Vos premiers pas dans la Paie Page DADS-U


La page DADS-U est compose de quatre parties : Informations DADS, Modalit de prise en charge des frais professionnels, Dduction supplmentaire, Changement de situation particulier, IRCANTEC et Taxe sur les salaires.

Les informations demandes sont ncessaires la production de la Dclaration Annuelle Des Salaires Unifie. L'utilisateur ne devra pas oublier de les saisir pour chaque salari. Les informations saisir concernent l'exercice de paie tout entier.

Si le salari a des frais professionnels, cochez la case Frais professionnels, puis les modalits de prise en charge appliques ce salari.

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Vos premiers pas dans la Paie


Si le salari a des dpenses autres que des Frais professionnels, cochez la case Autres remboursements pour dclarer les remboursements dus au salari.

Renseignez les autres zones de la page puis passez la page Administratif.

Page Administratif
La page Administratif est compose de 6 parties : Service de sant au travail, Accident du travail, Multi-employeurs, Comptabilit, Epargne salariale et Organisme de cotisations.

Si vous grez une comptabilit auxiliaire, indiquez pour chaque salari, son compte auxiliaire. Pour cela, cliquez sur puis sur (crer) afin dobtenir lcran suivant :

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Vos premiers pas dans la Paie

Renseignez le numro du compte comptable ainsi que son intitul puis cliquez sur OK. Pour slectionner le compte auxiliaire nouvellement cr, cliquez sur le bouton Slectionner ntre suivante : sur la fe-

Saisir successivement les informations demandes puis cliquez sur la page BTP.

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Vos premiers pas dans la Paie Page BTP


Cette page est accessible pour les socits de type BTP (case coche dans les paramtres de paie). Elle est compose de 4 parties : Profession, Cotisation aux caisses de retraites, Convention nationale PGN et DADS-U.

Saisir successivement les informations demandes puis cliquez sur la page Comptences.

Page Comptences
La page Comptences est compose de 5 parties : Langues, Diplmes, Permis de conduire, Caisse Nationale des Barreaux Franais (CNBF) et Formation professionnelle continue.

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Vos premiers pas dans la Paie

Cette page prsente des donnes personnelles du salari comme la pratique de langues trangres, les permis de conduire, les diplmes, la CNBF et la dernire formation professionnelle. Saisir successivement les informations demandes puis cliquez sur la page Complment.

Page Complment
La page Complment permet de grer les rponses aux questions salaris.

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Vos premiers pas dans la Paie

Pour saisir une information, un double-clic sur la ligne de la question affiche la fentre adquate.

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Vos premiers pas dans la Paie


Rponse Cette zone varie selon le type de question (Choix, Non/Oui, Valeur ou Date). Saisir la rponse la question. Les boutons Prcdent et Suivant permettent de passer la question prcdente ou suivante de la liste. Cliquez sur Terminer pour valider lensemble des rponses saisies. Elles saffichent dans la colonne Rponse de la page Complment.

Page Libre
Beaucoup d'entreprises souhaitent grer des donnes individuelles non prvues dans la base de donnes du logiciel. Ces donnes individuelles tant diffrentes selon les entreprises, cet page propose deux sous-onglets Informations libres et Autres. Onglet Informations libres : zones libres de type montant, date et textes, Onglet Autres : zones libres de type taux, fourchettes de dates et commentaire,

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Vos premiers pas dans la Paie

Ces zones libres considres comme des constantes individuelles permettent de personnaliser la gestion administrative du personnel. Voir le manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server pour plus dinformations sur ces zones libres. La cration de votre 1er salari est maintenant termine, validez votre saisie par OK. Vous pouvez maintenant soit : Poursuivre par la cration de vos autres salaris ; par exemple vous pouvez crer un deuxime salari : M. DUPOND David. Passer la leon suivante concernant les constantes et les rubriques. Une fois toutes les saisies ralises sur la fiche de personnel, validez la fiche en cliquant sur OK.

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Vos premiers pas dans la Paie

Leon 4 Crez des constantes et des rubriques / Paramtrer le plan de paie de votre socit
Les constantes sont les paramtres qui composent les rubriques de paie, les rubriques de paie sont quant elles les lments constitutifs du bulletin de paie. Afin de vous familiariser avec cette notion de constante et de rubrique, nous allons tudier le paramtrage dune constante et dune rubrique fournies dans le logiciel.

Cette leon na pas pour vocation de vous prsenter lensemble du processus de cration dune constante et dune rubrique.

Voir Exploiter les fonctions avances, page 89. Elle est aussi dtaille dans le manuel de rfrence lectronique Paies Pack / Pack +.

Pour automatiser les rubriques, Sage Paie Pack utilise des constantes (les 11 types de constantes seront dtaills dans la deuxime partie du manuel). Vous remarquerez ainsi que Sage Paie Pack ne permet pas davoir une part patronale sur les rubriques de brut et non soumise. Pour les rubriques de cotisation, la base est commune pour les parts salariale et patronale. Par consquent, si ces dernires sont diffrentes, il faudra crer deux rubriques spares.

Paramtrage de la constante HORAISOC (Horaire de la socit)


Dfinition de la constante HORAISOC
La constante HORAISOC est une constante de type valeur qui permet dindiquer la valeur de lhoraire collectif de la socit.

Paramtrage de la constante HORAISOC


Ouvrez le menu Listes / Constantes ou cliquez sur le bouton Constantes La liste des constantes apparat : .

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Vos premiers pas dans la Paie

Double-cliquez sur la constante HORAISOC. La fentre de paramtrage de la constante est la suivante :

Paramtrage constitu uniquement dun code, dun intitul et dune valeur.

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Vos premiers pas dans la Paie


Cliquez sur Ok, nous allons maintenant examiner la rubrique Salaire mensuel.

Paramtrage de la rubrique Salaire mensuel


Dfinition de la rubrique Salaire mensuel
La rubrique Salaire mensuel est une des rubriques principales dun bulletin de paie. Cest llment de dpart du calcul du bulletin de paie. Le logiciel Paie, vous propose un certain nombre de rubriques standards qui vous permettront de crer vos propres bulletins de paie sans aucun paramtrage spcifique effectuer. La rubrique Salaire mensuel est constitue de la valeur de la constante SALBASE.

Paramtrage de la rubrique Salaire mensuel


Ouvrez le menu Listes / Rubriques ou cliquez sur le bouton Rubriques La liste des rubriques apparat : .

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Vos premiers pas dans la Paie


Double-cliquez sur la rubrique Salaire mensuel. La fentre de paramtrage de la rubrique apparat :

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Vos premiers pas dans la Paie

Ces zones indiquent que la valeur de la rubrique rsulte directement de la formule et quelle ne constitue pas une retenue pour le salari mais un gain. Dans cet cran, nous visualisons bien que la rubrique rsulte directement de la valeur de la constante SALBASE sans aucune modification. Elle reprend la valeur du salaire saisi dans le sous-onglet Salaire de la fiche de personnel. Par cette rubrique ainsi paramtre, le logiciel pourra retrouver le salaire de base de chaque salari sans que vous ayez le saisir de nouveau. Aprs avoir dcouvert les lments constitutifs dun bulletin de paie, nous allons maintenant aborder sa construction.

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Vos premiers pas dans la Paie

Paramtrer votre plan de paie


Dfinition des profils de paie
Les bulletins modles correspondent des profils de paie : il sagit dun ensemble de rubriques de paie ncessaire la constitution des bulletins de paie dune population de salaris soumis aux mmes rgles de paie. Il est conseill de crer autant de bulletins modles quil y a de profils de paie diffrents dans votre socit. Lors de la cration de votre dossier, plusieurs bulletins modles sont automatiquement proposs. Nous allons modifier le bulletin modle Employ mensuel. Ouvrez le menu Gestion / Bulletins modles, la liste des bulletins modles apparat :

Double-cliquez sur le premier bulletin modle Employ mensuel. La fentre suivante apparat :

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Vos premiers pas dans la Paie

Dans la premire partie de lcran, nous visualisons les paramtres gnraux du bulletin modle (lhoraire, le format de bulletin associ) et dans la deuxime partie nous visualisons les rubriques de paie qui constituent ce bulletin. Nous allons ajouter une rubrique de prime ce bulletin. Pour cela, ouvrir le menu Edition / Activer une rubrique. La liste des rubriques non encore affecte au bulletin apparat : Double-cliquez sur la rubrique 1011 Prime dquipement. Celle-ci apparat maintenant dans la liste des rubriques du bulletin modle.

Si ce bulletin est dj affect des salaris, vous constaterez que cette nouvelle rubrique a t automatiquement affecte ces salaris.

Plan de Paie Sage


Votre logiciel de Paie est livr avec un plan de paie proposant des paramtrages standards : le Plan de Paie Sage. Celui-ci est rgulirement mis jour lors des modifications sociales et lgales.

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Vos premiers pas dans la Paie


Nous vous invitons prendre connaissance de la Leon 6 Mettez jour votre plan de paie partir du plan de paie Sage, page 187.

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Leon 5 Prparez un bulletin de paie


Le menu Gestion regroupe les diffrentes commandes permettant de prparer, calculer, diter et enregistrer les paies des salaris. Nous allons procder la prparation dun bulletin via un bulletin modle.

Prparez le bulletin salari

La gestion des absences est centralise et automatise. On ne saisit plus les valeurs champs par champs, mais de simples vnements (absence pour congs du 7/4/06 au 11/4/06 par exemple) qui sont repris ensuite automatiquement par le programme en fonction de la nature quon leur aura affecte. Vous avez aussi la possibilit de saisir les lments de paie en tant guid pas pas par les questions de lAssistant de prparation du bulletin. Notons que Sage Paie Pack propose galement plusieurs modes de gestion automatise des IJSS (Indemnits Journalires de la Scurit Sociale).

Slectionnez la commande Gestion / Bulletins salaris et double cliquez sur un salari propos dans la liste. Cette commande permet de saisir les valeurs de base ou vnements variables du salari pour le mois de paie en cours. Par dfaut, longlet Congs / absences saffiche pour lenregistrement des absences et des congs. Pour la premire utilisation, cliquez sur longlet Rubriques.

Onglet Rubriques
Le corps du bulletin apparat avec lensemble des rubriques figurant dans le bulletin modle. Il est possible ce niveau de modifier la valeur dune ou plusieurs rubriques, den enlever ou den ajouter. Exemple Nous allons par exemple, retenir sur le bulletin du salari les titres restaurants du mois.

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Vos premiers pas dans la Paie

Double-cliquez sur la rubrique 8000 Tickets restaurant.

Saisissez le nombre de tickets retenir puis cliquez sur OK. Il est possible de la mme manire de modifier nimporte quelle autre rubrique de ce bulletin.
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Vos premiers pas dans la Paie Onglet Congs / absences

Cet cran permet de saisir les absences du salaris dans la priode : congs pays, maladie Cliquez sur le zoom de la colonne Code afin dafficher la liste des natures dabsence. Slectionner la nature correspondante labsence du salari. Saisissez ensuite la date de Dbut de labsence. Si labsence commence laprs-midi, cliquez sur la case cocher de la colonne A(prs-midi). Saisissez ensuite la date de Fin de labsence. Si labsence se termine en fin de matine, cliquez sur la case cocher de la colonne M(atin). La colonne Valeur reprend la constante de calcul associe cette nature dabsence. Le bouton Appliquer permet de valoriser cette constante : la valeur calcule apparat dans la colonne Calcul. Il est possible de dfinir dautres natures dabsence. Pour cela nous vous invitons consulter le manuel de rfrence lectronique Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server, menu Listes / Natures dheures.
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Vos premiers pas dans la Paie


Sous-onglet Cumuls congs

Cet onglet reprend lensemble des cumuls de congs et dabsences du salari. Certaines informations saisies ont un caractre de continuit dun mois lautre, tout au long de lanne (exemple : les jours de congs acquis dans le mois). Afin dviter de saisir ces valeurs chaque mois, il est possible den demander le report dun mois sur lautre. Ce paramtrage seffectue dans la fonction Fichier / Paramtres / Paramtres de paie. Dans la page 6, cliquez sur la case Report du ou des lments reporter mois par mois. La zone Solde, affiche, pour information, la valeur de la zone Heures restantes dans le cadre du DIF renseigne par le bouton D.I.F. de la fiche de personnel. Slectionnez les constantes adquates dans la liste appele par le bouton zoom.

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Vos premiers pas dans la Paie


Sous-onglet Repos / RTT

Renseignez le nombre dheures de repos ou de RTT pris (et acquis) dans le mois. Il est possible de dfinir dautres compteurs dabsence. Pour cela nous vous invitons consulter le manuel de rfrence lectronique Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server, menu Fichier / Paramtres de paie.

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Vos premiers pas dans la Paie Onglet Valeurs de base

Renseignez le nombre dheures supplmentaires effectues par le salari.

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Vos premiers pas dans la Paie


Sous-onglet informations gnrales

Si le salari a t absent dans le mois, il faut alors saisir sa prsence relle dans la zone Prsence.
Sous-onglet Analytique

Nous invitons les utilisateurs consulter le manuel de rfrence lectronique Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server pour avoir plus dinformations concernant cette gestion analytique.
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Vos premiers pas dans la Paie

Bulletin calcul
Onglet Bulletin calcul
Les valeurs du mois du bulletin tant saisies, cliquez sur longlet Bulletin calcul pour poursuivre la prparation du bulletin.

Il est possible dditer le bulletin en cliquant sur le bouton de la barre de commandes en haut de lcran. Pour diter lensemble des bulletins de la socit, nous vous invitons passer la leon suivante Editez un bulletin de paie.

Vous pouvez cliquer sur

ou

si vous avez oubli de saisir ou modifier une rubrique.

Cliquez sur OK, le bulletin de votre salari est maintenant valid et calcul. Dans la liste des salaris, une calculatrice apparat derrire chaque salari dont le bulletin a t calcul.
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Vos premiers pas dans la Paie


Lensemble des icnes qui peuvent tre affiches dans la colonne Etat est prsent dans le manuel de rfrence lectronique Paies Pack / Pack +.

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Vos premiers pas dans la Paie

Leon 6 Editez un bulletin de paie

Ldition des bulletins peut se faire par salari ( Menu Gestion / Bulletins Salaris) ou par lot (Menu Gestion / Edition des bulletins). Des modles de bulletins sont livrs en standard et vous pouvez les personnaliser (menu Fichier / Paramtrage bulletins).

Activez la commande Gestion / Edition des bulletins afin dditer un ou plusieurs bulletins salaris.

Indiquez la date de paiement et vrifiez la priode de paie pour affecter une mme priode lensemble des salaris. Lors de ldition, si Saisie dune priode nest pas coche, les dates de priodes et la date de paiement indiques dans chaque bulletin sont dites. Choisissez le support ddition de vos bulletins. Il est possible de dfinir ses propres bulletins via la commande Paramtrage bulletins du menu FICHIER. Dans cet cran, vous pouvez faire une slection sur plusieurs critres afin de limiter votre dition. Exemple Vous pouvez faire une slection sur le matricule en limitant de 1 1 pour nditer que le salari ayant le matricule 1. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Slection manuelle pour la slection des salaris.

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Vos premiers pas dans la Paie


Par dfaut, le programme propose ldition du bulletin sur le modle choisi en Page 2 de la commande Fichier / Paramtres / Paramtres de paie.

Vous remarquerez que dans Sage Paie, le calcul des diffrentes valeurs du bulletin de paie est ralis lors de ldition, donc il nest pas ncessaire dexcuter cette commande avant.

Lancez votre dition en cliquant sur OK.


Si ldition obtenue vous convient, passez la leon suivante pour Enregistrer dfinitivement vos bulletins. Si par contre, vous voulez encore apporter des modifications, il est possible de relancer une procdure de prparation des bulletins puis dditer nouveau ceux que vous avez modifis.

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Vos premiers pas dans la Paie

Leon 7 Enregistrez dfinitivement les lments de paie

II est ncessaire pour passer au mois suivant davoir finalis toutes les paies du mois et de faire une clture mensuelle. Louverture du mois est une fonction diffrente de la clture (elle napparat dans le menu Gestion que quand la clture mensuelle a t effectue). Veillez bien raliser une sauvegarde avant toute clture. Vous devrez la restaurer si vous dsirez revenir la situation avant clture. Sous Sage Paie Pack, les cltures annuelles, congs pays et RTT sont lies aux clotres mensuelles et sont transparentes pour lutilisateur.

La clture mensuelle est effectue pour lensemble du personnel. Elle doit donc tre lance lorsque toutes les paies du mois sont vrifies et les bulletins dits.
Une fois lenregistrement fait, vous ne pouvez plus modifier les bulletins de paie.

Vrifiez avant la clture mensuelle


1. Vrifiez que tous les bulletins de paie sont dits.

Sur la liste des salaris, commande Fiches de personnel ou Bulletins salaris, la dernire colonne prcisant ltat du bulletin doit afficher une imprimante pour tous les salaris. 2. Faites une sauvegarde de vos fichiers.

Pour ce faire, effectuez une copie ou un compactage des fichiers de la socit *.PRH et des duplicata de bulletins *.DUPLICATA. Exemple DIAMANT JAUNE.PRH et DIAMANT JAUNE.DUPLICATA pour la socit DIAMANT JAUNE.

Lancez la clture mensuelle


Ouvrez le menu Gestion / Cltures / Mensuelle.

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Vos premiers pas dans la Paie

Si la clture na pas pu tre effectue pour certains salaris, un message apparat vous proposant de forcer la clture sans mettre jour les cumuls de ces salaris. Nous vous conseillons de rpondre NON cette question afin de remdier aux causes de non-clture mentionnes sur le rapport puis de relancer la procdure de clture.

Editez vos tats de paie et ralisez la passation comptable. Avant douvrir un nouveau mois de paie, il est important de lancer ldition des tats de paie relatifs la priode de paie clture (Mouvements du personnel, Livre de paie, Cotisations). La passation comptable est ralise partir de la commande Annexes / Passation comptable. Voir Passation comptable, page 115 . Pour plus dinformations concernant ces fonctions, vous pouvez consulter le Manuel de rfrence lectronique Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server.

Ouvrez le nouveau mois de paie


Aprs une clture mensuelle, la commande Gestion / Ouverture du mois est disponible.

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Vos premiers pas dans la Paie


Elle permet de remettre zro les cumuls mensuels et douvrir une nouvelle priode de paie pour llaboration des bulletins du mois venir. Cliquez sur OK pour lancer la fonction.

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Vos premiers pas dans la Paie

En conclusion
Vos premiers pas dans le programme Sage Paie se termine ici. Nous vous avons prsent les principales fonctionnalits du programme. Bien dautres restent dcouvrir. Pour cela, consultez la suite de ce manuel pour dcouvrir les fonctions plus labores qui vous permettront doptimiser lutilisation de votre logiciel. Vous pouvez galement consulter le manuel de rfrence livr avec votre logiciel sous forme dun manuel lectronique accessible partir de votre logiciel dans le menu ? / Manuels lectroniques / Rfrence. Il vous explique, de manire exhaustive, lutilisation de chacune des fonctions du programme.

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Exploiter les fonctions avances

Exploiter les fonctions avances


La premire partie de cette Prise en main vous a prsent les principales fonctionnalits du programme, tout au moins celles dont vous vous servirez le plus souvent. Cette partie vous prsente lutilisation des fonctions avances de la Paie. Elles vous permettront doptimiser lutilisation de votre logiciel. Vous pouvez galement consulter le manuel de rfrence livr avec votre logiciel en format papier ainsi que le manuel lectronique partir de votre logiciel dans le menu ? / Manuels lectroniques / Rfrence. Il vous explique, de manire exhaustive, lutilisation de chacune des fonctions et des zones du programme. Leon 1 Imprimez les tats administratifs, page 90 Leon 2 Ralisez la passation comptable des lments de paie (Modlisation comptable), page 108 Leon 3 Ralisez les oprations de fin dexercice, page 119 Leon 4 Utilisez les fonctions de gestion des 35 heures, page 140 Leon 5 Paramtrez diffrents types de constantes et de rubriques, page 168 Leon 6 Mettez jour votre plan de paie partir du plan de paie Sage, page 187 En Conclusion, page 207 Astuces, page 208

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Exploiter les fonctions avances

Leon 1 Imprimez les tats administratifs


Nous procderons au cours de ce chapitre l'dition de certains tats priodiques de paie et l'examen succinct de leur contenu. Pour vous entraner, nous vous conseillons dditer ces tats avant davoir enregistr les lments de paie. Vous pourrez contrler vos paies et revenir en arrire, le cas chant. Nous vous rappelons que seules les ditions faites aprs clture peuvent tre considres comme dfinitives.

Livre de paie
Le livre de paie est un document qui, au mme titre que les bulletins de paie, permet de justifier les versements effectus aux salaris par lentreprise. Slectionnez la fonction Etats / Livre de paie ou cliquer sur le bouton Livre de paie. L'cran d'enregistrement des critres de slection apparat.

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Exploiter les fonctions avances


Laissez dcoche loption Rubriques nulles si vous dsirez diter uniquement la liste des rubriques non nulles. Vrifiez la Priode propose. Cliquez sur OK pour valider la fentre. Validez la fentre Imprimer.

Nous ne la dtaillerons pas ici mais notez que la fonction suivante, Etats / Fiche individuelle, reprend la prsentation du Livre de paie dtaille mois par mois.

Etat des cumuls par rubrique


L'Etat des cumuls par rubrique permet de visualiser, pour chacun des salaris, le dtail des cumuls associs aux rubriques de leurs bulletins de paie. Cet tat vous permet par exemple de contrler les montants verss vos salaris par rubrique. Vous pouvez obtenir le mme type dtat pour les constantes prdfinies (valeurs du brut, du net imposable) par la fonction Etats / Etat des cumuls / Par constante. Choisissez la fonction Etats / Etat des cumuls / Par rubrique.

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Exploiter les fonctions avances

Slectionnez les rubriques, par dfaut toutes les rubriques sont slectionnes. Validez ces slections par OK et lancez l'dition.

Etats des cotisations

Sage Paie Pack propose une dition aux normes officielles de la DUCS. Cette dition peut tre envoye sous forme papier ou sous forme de fichier aux normes EDI.

Comme pour les ditions prcdentes, un tat des cotisations ne peut tre considr dfinitif que s'il est dit aprs clture. Avant clture, l'tat tient compte des paies calcules mais non encore dfinitivement enregistres et de ce fait encore modifiables.

Dclaration unique
Ouvrez le menu Etats / Dclaration Unique Cotisations.
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Exploiter les fonctions avances

La DUCS, Dclaration Unique des Cotisations Sociales, permet d'imprimer une dclaration unique des cotisations auprs des organismes sociaux. Voir le manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server pour connatre la composition de l'dition.
Saisies prparatoires l'dition des dclarations uniques de cotisations sociales

En-tte du dossier : Renseignez len-tte de la DUCS grce longlet Contacts (Fichier / Paramtres / Entte du dossier). Caisses de cotisations : Saisie des codes DUCS (codes de cotisations sociales) et codes ruptures en caisses de cotisations (utiles pour toute sous-totalisation). Etablissements : Pour chaque tablissement, dfinir les organismes de cotisations destinataires auxquels il est affili et indiquer l'tablissement dclarant. Rubriques de cotisations : En rubrique de cotisations, indiquez le code DUCS et le groupe interne (distinguant les populations de salaris). Fiches de personnel : Pour chaque salari, prcisez dans le sous-onglet Organisme la Catgorie d'effectifs le concernant.

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Exploiter les fonctions avances

Gnration

Cliquez sur le bouton Gnration. Cette opration constitue la premire tape de travail. Voir le Manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server accessible dans le menu ? pour procder ces saisies prparatoires.

Choisissez laide du bouton zoom, une slection de caisses. Vous pouvez gnrer la DUCS papier ou la DUCS-EDI.

Vrifiez les slections proposes par dfaut puis cliquez sur Ok pour lancer la gnration.

Edition

Cliquez sur le bouton Edition.

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Exploiter les fonctions avances


Aprs gnration des donnes, vous avez la possibilit d'diter l'ensemble des DUCS, par tablissement et par caisse. L'ensemble des tablissements et des caisses sont slectionns par dfaut.

Si vous avez gnr la DUCS papier, vous devez diter la slection DUCS papier. Cliquez sur OK pour valider ces slections.

Etat rsum des cotisations


Ouvrez le menu Etats / Etats des cotisations / Rsum des cotisations. Cet tat synthtique prsente par rubrique de cotisation les lments : Taux salarial, Taux patronal, Taux global, Assiette annuelle de cotisation, Base, Montant salarial, Montant patronal, Montant global et leffectif homme / femme pour chaque rubrique. Tous les salaris et toutes les caisses de cotisations enregistres sont slectionns par dfaut.

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Exploiter les fonctions avances

Vrifiez les slections proposes puis cliquez sur OK.

Fiche ASSEDIC
C'est le document prsent par le salari aux ASSEDIC pour faire valoir ses droits aprs avoir quitt la socit qui l'employait.

Sage Paie Pack permet galement dditer les Attestations de Maladie, de Maternit ou de Paternit.

Lexemple qui suit concerne la dmission du salari Pierre FONTAINE. Nous allons prendre lhypothse que son bulletin de paie a dj t dit pour le dernier mois en cours. Nous allons diter sa fiche ASSEDIC.

Vous pouvez ventuellement procder la cration de ce salari dans la socit Jeu dessai fournie en standard dans le logiciel. Vous pourrez ainsi suivre tape par tape llaboration de la fiche ASSEDIC.

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Exploiter les fonctions avances Modification de la fiche de personnel - page Poste


Cliquez sur le bouton Fiches de personnel puis ouvrez la fiche de M. FONTAINE, cliquez sur la page Poste.

Indiquez une date de dpart (mi-mois) dans la priode de paie. Dans la zone Motif de dpart, cliquez sur le bouton zoom de la zone puis slectionnez la ligne DM - Dmission. Cliquez sur le bouton Slectionner. Cliquez sur OK. Une fentre apparat : "Voulez-vous modifier les autres dates de sortie du salari ?". Rpondre en cliquant sur OK. Une nouvelle fentre intitul Changement de situation / Historiques administratifs saffiche, certaines cases des lments historiques sont coches. Cliquez sur Ok.
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Exploiter les fonctions avances


Une nouvelle fentre intitule Bulletin dit apparat : "Les modifications que vous venez d'apporter ncessitent-elles la rdition de son bulletin de paie ?". Rpondez en cliquant sur Oui. Cliquez sur OK puis fermez la liste des salaris.

Modification du bulletin de salaire


Cet employ nayant pas travaill un mois complet, son bulletin doit tre recalcul et doit comporter une indemnit de congs pays. Il n'a droit aucune autre indemnit. Pour modifier son bulletin individuel, ouvrez la fonction Bulletins salaris du menu Gestion ou cliquez sur le bouton Bulletins salaris. Double-cliquez sur la ligne de M. FONTAINE.

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Exploiter les fonctions avances


Saisie des valeurs de base

Notre salari ntant prsent que 15 jours, il faut modifier les zones Prsence et Valeur trentime afin dindiquer le nombre dheures rel effectu par le salari. Modifiez le plafond afin que le salari cotise sur une valeur ajuste la priode rellement travaille.

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Exploiter les fonctions avances

Notre salari ntant prsent que 15 jours, il faut lui attribuer le nombre de jours de congs quil a acquis pour cette priode. Cliquez sur longlet Rubriques pour accder au corps du bulletin.

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Exploiter les fonctions avances


Choisissez la constante SALPRES pour calculer le bulletin partir de la prsence relle du salari. Vous pouvez ensuite visualiser le bulletin calcul en accdant longlet Bulletin calcul.

Une indemnit compensatrice de congs pays peut tre intgre au salaire. Il est ensuite possible dditer ce nouveau bulletin. Fermez la fentre avec le bouton OK. Lancez l'dition du bulletin avec le bouton Edition du bulletin. Validez le bulletin par Ok. Fermez ensuite la fentre Bulletins salaris / Liste des salaris.

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Exploiter les fonctions avances Edition de la fiche ASSEDIC


Afin de produire une fiche ASSEDIC correctement renseigne, certains paramtrages doivent tre effectus dans le produit. Ils concernent les paramtres de paie et les rubriques. Pour une description exhaustive de ces paramtrages, reportez vous au manuel de rfrence Paies Pack / Pack + accessible dans le menu ? . Ouvrez la liste des salaris : cliquez sur le bouton Fiches de personnel. Placez le curseur sur la ligne du premier salari puis ouvrez le menu Etats / Fiche ASSEDIC. La fentre suivante apparat :

La date de fin de la dernire priode de paie du salari est propose par dfaut comme Dernier jour travaill et pay. Validez par OK.
Page 1 de la fiche ASSEDIC

Voici la Page 1/4 de la fiche ASSEDIC telle qu'elle doit tre paramtre pour notre exemple :

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Exploiter les fonctions avances

Cliquez sur le bouton zoom pour slectionner un organisme de recouvrement. Cliquez sur le bouton Page suiv..
Page 2 de la fiche ASSEDIC

Voici la Page 2/4 de la fiche ASSEDIC telle qu'elle doit tre paramtre pour notre exemple :

Sage 2006

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Exploiter les fonctions avances

Cliquez sur le bouton Page suiv..


Page 3 de la fiche ASSEDIC

Voici la Page 3/4 de la fiche ASSEDIC telle qu'elle doit tre paramtre pour notre exemple :

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Exploiter les fonctions avances

L'attestation ASSEDIC reprend les douze derniers mois civils pour lesquels le salari a t pay. Le dernier bulletin n'est pas pris en compte sur ces douze derniers mois. Cliquez sur le bouton Page suiv..
Page 4 de la fiche ASSEDIC

Voici la Page 4/4 de la fiche ASSEDIC telle qu'elle doit tre paramtre pour notre exemple :

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Exploiter les fonctions avances

Cliquez sur OK pour valider les saisies. Validez la sauvegarde puis la fentre Imprimer.
Lancement de l'dition

Validez aprs saisie en cliquant sur le bouton OK. Le programme demande confirmation des informations saisies, cliquez sur OK. La fentre habituelle de slection d'un mode de sortie s'affiche, choisissez la sortie imprimante adquate puis lancez l'impression. L'tat imprim rpond au cahier des charges de l'UNEDIC et a reu l'agrment 808. Dans le cas d'une seconde dition, slectionnez nouveau le salari concern, lancez la fonction et confirmez en cliquant sur le bouton Rcupration prcdente. Procdez ensuite au lancement de l'dition. Pour constater le rsultat de cette impression, nous vous invitons la raliser partir du Jeu d'essai.

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Exploiter les fonctions avances

Passeport formation
Cette commande permet de lancer ldition dune lettre rcapitulant le parcours de formation dun ou plusieurs salaris. Activer la liste des salaris, placez le curseur sur un salari, ouvrir le menu Etats / Passeport formation.

Valider votre slection par Ok pour lancer ldition. Ne sdite quune lettre par salari slectionn.

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Exploiter les fonctions avances

Leon 2 Ralisez la passation comptable des lments de paie (Modlisation comptable)


La Passation comptable consiste - aprs clture mensuelle et avant ouverture du nouveau mois de paie - gnrer le journal des critures de paie dans un fichier au format ASCII. Ce pont comptable est destin tre rcupr par le logiciel de comptabilit de l'utilisateur. Cette passation peut s'effectuer automatiquement dans les progiciels de Sage Comptabilit 30, 100 ou Sage Comptabilit 500.

Modlisation comptable

Sage Paie Pack offre une grande prcision dans les critres de ventilation et dans laffection analytique. Ainsi, trois grands types de ventilation analytique vous sont proposs : Ventilation par critre (dpartement, service, unit, catgorie, salaris ou criture), Le mono axe, mono plan avec clefs de rpartition en cascade, Le multi axes, multi plans.

En y intgrant les fonctionnalits analytiques du module Gestion des Temps, une ventilation tache par tache peut tre mise en place.

Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable. Le sous-menu Modlisation comptable permet de paramtrer les comptes gnraux, analytiques et auxiliaires ainsi que les journaux et les pices comptables ncessaires la gnration des critures.

Comptes gnraux
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Comptes gnraux.

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Exploiter les fonctions avances

Cette liste peut correspondre vos besoins. Si ce nest pas le cas, vous disposez des fonctions habituelles de Cration, Suppression ou Modification afin de crer vos propres comptes.

Comptes auxiliaires
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Comptes auxiliaires.

Lensemble de vos comptes auxiliaires doit apparatre. Voir Comptes auxiliaires, page 109 pour connatre la procdure de cration.

Comptes analytiques
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Comptes analytiques.

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Exploiter les fonctions avances

Vous disposez des fonctions habituelles de Cration, Suppression ou Modification afin de mettre en place vos comptes analytiques. Voir Analytique dans Listes / Modlisation comptable / Comptes analytiques dans le manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server accessible dans le menu ?.

Journaux
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Journaux.

Vous avez la possibilit dintroduire votre propre paramtrage laide des fonctions de Cration, Modification ou Suppression.

Ecritures
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Ecritures. Vous paramtrez par cette fonction la structure des pices comptables qui seront gnres mensuellement aprs clture.

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Exploiter les fonctions avances

Double-cliquez sur la ligne du journal pour visualiser les pices comptables.

2 pices composent ce journal : la pice 1 reprend tous les comptes relatifs la part salariale, la pice 2 reprend tous les comptes relatifs la part patronale. Chacune de ces deux pices est compose d'un ensemble de lignes d'critures.

Composition d'une pice comptable

Placez le curseur sur la pice 1 et validez en cliquant sur le bouton Modifier.

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Exploiter les fonctions avances

Le curseur est positionn par dfaut sur la dernire ligne d'criture de la pice, son numro est affich sur le haut de l'cran (ligne 13), l'intitul du compte sur l'encadr au bas de la fentre (dans notre exemple le compte 42700000). Chaque ligne d'criture de la pice est paramtre ainsi : Compte gnral Compte gnral mouvementer. Compte auxiliaire Elle n'est renseigne que si un seul auxiliaire est rattach au compte collectif, c'est par exemple un organisme de cotisations. Le dtail par salari est demand plus loin au niveau de la slection des salaris. Cette zone ne concerne pas les comptes auxiliaires des salaris. Rfrence Rfrence de la pice comptable. La rfrence saisie sur la premire ligne d'criture est propose par dfaut pour toutes les suivantes. Libell Le fonctionnement est le mme que celui de la zone Rfrence.
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Exploiter les fonctions avances

Si aucune rfrence et aucun libell ne sont saisis, le programme reprend automatiquement, dans le fichier Pont ou sur le Journal, la rfrence et le libell indiqus sur la fentre de Passation comptable.

Sens Le sens est celui donn au compte gnral sur sa fiche de cration, il peut tre modifi. Pour chaque ligne d'criture, vous devez indiquer la slection du personnel concern. Placez le curseur sur l'une des lignes de la pice et cliquez sur le bouton Slection pour visualiser la fentre de slection du personnel :

Vous pouvez grce cette fentre intervenir sur les salaris prendre en compte. Ces axes apparaissent en Paies Pack + / Pack + / Pack + pour SQL Server. Pour chacun des critres de slection utiliss, vous opterez pour le regroupement ou le dtail des montants. Cliquez sur Annuler pour fermer cette fentre sans modification. Dernire tape de paramtrage d'une ligne d'critures, il faut indiquer au programme la composition de son montant. Placez le curseur sur une des lignes d'critures de la pice et cliquez sur le bouton Montant. La fentre de dfinition du montant s'affiche :

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Exploiter les fonctions avances

Par cette fentre vous pouvez indiquer les constantes et les rubriques ajouter ou soustraire pour la ligne dcriture slectionne. Cliquez sur Quitter pour escamoter cette fentre sans modification.

Edition du modle
Ouvrez le menu Listes / Modlisation comptable / Edition du modle. Cette fonction permet de visualiser l'cran ou d'diter sur une sortie de son choix le ou les modles comptables paramtrs.

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Exploiter les fonctions avances

Validez avec OK puis slectionnez le mode de sortie adquat.

Passation comptable

Sage Paie Pack offre la possibilit de gnrer une sortie papier et un fichier. Sage Paie Pack gnre ce dernier dans le rpertoire Transfert de votre rpertoire de programme. Vous devez ensuite limporter partir de votre logiciel de comptabilit (Comptabilit Sage, ou comptabilit dun autre diteur moyennant quelques adaptations). La passation comptable ne peut tre effectue qu'aprs la clture mensuelle des paies et avant ouverture du nouveau mois de paie.

Validez la fonction Passation Comptable du menu Annexes. Cette fonction permet d'diter le journal de paie et de gnrer, sur le disque dur ou sur disquette, le fichier des critures de paie du mois. C'est le Pont comptable destination de votre logiciel de comptabilit Sage.

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Exploiter les fonctions avances Edition du journal de paie

Avant de lancer une gnration, il est prfrable de lancer ldition du journal de paie afin de le contrler. Validez la slection par OK. La fentre habituelle de slection d'un mode de sortie s'affiche. Choisissez une sortie imprimante adquate et lancez l'dition par OK.

Gnration du fichier
Renouvelez la procdure dcrite ci-dessus en demandant cette fois-ci la Gnration.

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Exploiter les fonctions avances

Slectionnez Simulation, uniquement si votre logiciel comptable est capable dutiliser des critures de ce type. Loption Comptabilit dfinitive permet de comptabiliser les bulletins de Paie afin quils ne soient pas comptabiliser une seconde fois le mois suivant. Lorsque l'cran de lancement est valid par OK, la fentre ci-dessous s'affiche :

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Exploiter les fonctions avances

Validez ou modifiez le nom du fichier propos puis cliquez sur Enregistrer pour lancer la gnration.

Le programme propose de stocker le fichier dans un rpertoire Transfert dans le rpertoire programme. Le fichier est gnr par dfaut sous le nom [nomdesocit]-mois.PNM. Validez ce nom ou modifiez-le si ncessaire.

Aprs gnration, vous pouvez intgrer le fichier gnr dans votre logiciel de comptabilit.

Aprs la passation comptable, vous devez procder louverture du nouveau mois de Paie.

Voir Ouvrez le nouveau mois de paie, page 86 pour connatre louverture du nouveau mois de Paie.

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Exploiter les fonctions avances

Leon 3 Ralisez les oprations de fin dexercice

Travaux prliminaires de clture annuelle

On retrouve pour la clture annuelle la mme logique que pour les ditions mensuelles vues prcdemment.

1. 2.

Clture mensuelle / annuelle avec dition du rapport. Editions mensuelles : Livre de paie, Etat rsum des cotisations, Journal de paie. Editions trimestrielles si ncessaires : Livre de paie, Etat rsum des cotisations. Editions annuelles : Livre de paie, Etat rsum des cotisations. Editions facultatives mais conseilles : Etat des cumuls par constantes, Etat des cumuls par rubriques, Etat des charges patronales, Etat des bases de cotisations.

3.

4.

5.

Assistant DADS-U
Cet assistant, disponible en option, va vous guider dans le paramtrage permettant la gnration et lmission dune dclaration la norme DADS-U.

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Exploiter les fonctions avances

Nous vous conseillons de consulter cet assistant avant de dbuter vos paramtrages et dy revenir rgulirement dans le courant de lanne pour les ventuels ajustements inhrents la vie de vos salaris (absences, changements de contrats,...).

Dclaration Annuelle Des Salaires Unifie (DADS-U)


Cette dclaration annuelle obligatoire rcapitule lensemble des salaires verss au cours de lanne prcdente au sein de lentreprise. Des paramtres ncessaires la production de la DADS-U sont demands trois niveaux dans le programme : Identification d'un tablissement (objet de ce paragraphe), Fiches de personnel, Paramtres DAS des rubriques.

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Exploiter les fonctions avances Vrifications avant le paramtrage de la DADS-U


Vrification de lEntte du dossier

Ouvrez le menu Fichier / Paramtres / Entte du dossier. Cet onglet prsente les principales informations lies la DADS Unifie. Le sous-onglet Coordonnes permet de grer les contacts metteur.

Contact metteur prsente la liste des contacts metteur grs pour la DADS-U. Sont prsents pour chaque metteur : le numro dordre, le nom, le domaine, le type et lindicatif dappel. Le compte-rendu dexploitation est un document mis par les centres rcepteurs aprs exploitation complte dun fichier accept.

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Exploiter les fonctions avances

Crer un contact metteur

Cliquez sur le bouton Ajouter de la fentre pour afficher la fentre de cration du contact metteur.

Saisissez la civilit, le nom et les coordonnes de lmetteur de la DADS-U de la socit (zones de 100 caractres alphanumriques).

Sous-onglet Emetteur externe

Ce sous-onglet permet de saisir et conserver les coordonnes de lmetteur externe de la DADS-U. Ces informations alimenteront directement la gnraton de la DADS-U.

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Exploiter les fonctions avances

Vrification de la fiche Etablissement

Ouvrez le menu Listes / Etablissements / onglet DADS.

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Exploiter les fonctions avances

Enregistrer les paramtres DADS relatifs l'tablissement. Etablissement dclarer, coche par dfaut, indique que ltablissement dois tre dclar lors de la DADS. Renseignez longlet DADS laide du manuel de rfrence au chapitre Menu Listes / Etablissements.
Vrification de la Fiche Salari

Ouvrez le menu Listes / Fiches de personnel pour chaque salari de la socit.

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Exploiter les fonctions avances

Les zones commune et bureau distributeur sont obligatoires mme si elles sont identiques.

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Exploiter les fonctions avances

Vrifiez que lensemble des zones de la page Contrat sont correctement renseignes.

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Exploiter les fonctions avances

Vrifiez que lensemble des zones de la page Paie sont correctement renseignes.

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Exploiter les fonctions avances

Enfin pour terminer, vrifiez que lensemble des zones de la page DADS-U sont correctement renseignes.

Paramtrage de la DADS
Le paramtrage de la DADS est effectu par la fonction Annexes / Traitements DADS-U / Paramtres. L'utilisateur doit dfinir ce niveau les trois paramtres suivants : dfinition des heures travailles prises en compte pour la tarification de l'Accident du travail (Heures A.T.) dfinition des heures travailles pour l'ouverture des droits du salari l'Assurance maladie (Code 1200 heures) dtermination du Brut fiscal

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Exploiter les fonctions avances Traitements DADS-U

Les valeurs et informations lies ces traitements sont au format V08R04 du cahier des charges DADS-U 2006.

Ouvrir le menu Annexes / Traitement DADS-U. La DADS-U (Dclaration Automatise des Donnes Sociales, Unifie) est gre dans ce menu qui permet la gnration, la gestion et le transfert. Aucune cration, modification ou suppression n'a dincidence sur les fiches de la Paie. En revanche, il est possible de rcuprer des informations de la paie par le biais d'une gnration. Les actions suivantes sont autorises partir de ce menu : Paramtres, Gnration de la DADS-U, Gestion si ncessaire des donnes gnres au pralable et dition sous la forme d'un tat, sur cran ou sur papier blanc, Transfert des donnes sur disquette selon la norme DADS-U.

Ces commandes sont proposes dans un ordre directif. Ainsi, la gnration des donnes doit toujours prcder la modification. De mme l'dition est conseille avant d'effectuer le transfert. Gnration des donnes sociales

Menu Annexes / Traitements DADS-U / Gnration

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Exploiter les fonctions avances

Cette commande permet de gnrer la DADS-U selon les donnes paramtres dans la fentre. Cette opration constitue la premire tape de travail. Elle consiste gnrer un fichier contenant toutes les informations ncessaires l'laboration de la DADS-U. Lors du premier accs la commande Traitement DADS-U, seule la commande Gnration est active. En effet, les traitements, modifications, ditions ou transfert des donnes ne s'effectuent qu' partir du fichier gnr.

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Exploiter les fonctions avances


Gestion des donnes sociales

Menu Annexes / Traitements DADS-U / Gestion Cette commande affiche la liste des dclarations DADS-U gnres. Elle permet de les modifier et/ou de les supprimer.

Ces informations proviennent de la dernire gnration de la DADS-U.


Modifier une dclaration

Slectionner une dclaration DADS-U dans la liste puis cliquer sur le bouton Modifier.

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Exploiter les fonctions avances

Chaque bouton de cette fentre active une fonction diffrente.

Selon la nature de la dclaration, tous les boutons ne sont pas accessibles. Par exemple, une dclaration de nature IRC ne propose pas dhonoraires (idem pour les dclarations IRC et IP, IP ou BTP). Les dclarations de nature Nant ne proposent ni honoraires ni salaris. Bouton Salaris

Pour une dclaration DADS-U salaris, cliquer sur le bouton Salaris, la liste des salaris saffichent.

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Exploiter les fonctions avances

Slectionner un salari et une des fonctions par lun des icnes : Identification salari (par dfaut), Priode dactivit, Priode de non-activit, BTP, Supprimer, Editer.

DADS-U Identification salari


Pour le salari slectionn, cliquer sur le bouton Identification salari.

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Exploiter les fonctions avances

La fiche du personnel, via la gnration de la DADS-U, alimente les onglets de cette fentre. Les modifications apportes seront enregistres pour la DADS-U mais nimpacteront pas la fiche du personnel.

Onglet Etat-civil

Toutes les zones reprennent par dfaut les informations des sous-onglets Etat civil et Immatriculation de la fiche du personnel (aprs gnration de la DADS-U).

Onglet Coordonnes

Les zones reprennent par dfaut les informations du sous-onglet Adresse principale de la fiche du personnel. Le code et le nom du payx ne sont affichs que pour les pays trangers.
Bouton Etablissements

Activer la commande Gestion (menu Annexes / sous-menu Traitements DADS-U), cliquer sur le bouton Etablissements pour une DADS-U Etablissement, la liste des tablissements daffectation cits une fois au moins dans une structure saffiche.

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Exploiter les fonctions avances

Cette liste affiche le numro NIC et le nom ou la raison sociale de chaque tablissement. A partir de cette fentre, il est possible de Crer, Modifier, Supprimer les donnes DADS-U dun tablissement et dImprimer la liste dtaille des tablissements. Seule la modification des donnes est dcrite ici.

Modifier les donnes de ltablissement

La Liste des tablissements tant affiche, cliquer sur le bouton Modifier. La plupart des zones de ces onglets reprennent par dfaut le paramtrage de la fiche de ltablissement en fonction de la priode en cours, elles sont modifiables sans toutefois dimpact sur la fiche de ltablissement. Seules les zones prsentant une diffrence avec la fiche tablissement de la Paie sont dcrites ici.

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Exploiter les fonctions avances

Onglet Identification

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Exploiter les fonctions avances

Onglet Paramtres DAS

Transfert

Menu Annexes / Traitements DADS-U / Transfert Activer la commande Transfert (menu Annexes / Sous-menu Traitements DADS-U), une fentre prsentant les diffrentes lignes de DADS-U gnres prcdemment saffiche.

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Exploiter les fonctions avances

Pour chaque ligne, la rfrence, la date et lheure de la dernire modification, ainsi que, la date et lheure du transfert sont rappeles.

Type de transfert

Slectionner une ligne dans la liste des transferts DADS-U puis cliquer sur licne Transfert (ou double cliquer directement sur la ligne traiter).

Saisir obligatoirement la rfrence de lenvoi pour valider le transfert. Chaque envoi doit possder un numro unique mme sil sagit dune retransmission.
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Exploiter les fonctions avances


Valider la fentre par OK. La classique fentre Enregistrer sous saffiche pour dsigner le nom du fichier et son emplacement. Par dfaut le nom reprenant la rfrence de lenvoi .TXT est propos (pour un transfert de type Test, le nom commence par TEST).

Un transfert (envoi) traite les donnes gnres et celles modifies dune ligne de gnration DADS-U et dune seule. Sur chaque ligne, la date et lheure du dernier transfert apparaissent.

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Exploiter les fonctions avances

Leon 4 Utilisez les fonctions de gestion des 35 heures


Si vous possdez une version Paie Pack +, reportez-vous au . Prsentation des fonctions lies la gestion des 35 heures (version Paie Pack Plus), page 153.

Prsentation des fonctions lies la gestion des 35 heures (version Paie Pack)
Les fonctions lies la gestion des 35 heures ont pour objectif dalimenter automatiquement les rubriques de paie et les lments de paie (compteurs absences, congs) de vos bulletins. Dans le cadre des 35 heures, le besoin est de mettre en place des plannings qui peuvent diffrer dun employ un autre, dun service un autre, dune priode une autre. Voici le processus que nous avons retenu : 1re tape, cration de Modles hebdomadaires qui permettent de dfinir les horaires de chaque jour de la semaine. Chaque jour de la semaine est ainsi caractris par lheure darrive, lheure de dpart, lamplitude de la journe, le temps de pause de la journe, le nombre dheures de travail effectif. 2me tape, Saisie des feuilles de temps. La feuille de temps retrace lactivit journalire du salari. Elle est gnre automatiquement partir des modles hebdomadaires, vous navez y saisir que les vnements exceptionnels (absence, heures supplmentaires,). 3me tape, Contrle des informations feuilles de temps et analyse des informations laide des ditions des feuilles de temps. 4me tape, Enregistrement de la feuille de temps afin de valider les heures effectues par les salaris, et dversement des diffrentes donnes (rubriques de paie, compteurs dabsence, congs) dans les bulletins de paie. Lexercice suivant vous propose de suivre pas pas ces diffrentes fonctions 35 heures .

Nous vous conseillons de suivre cet exercice sur la socit Jeu dessai afin de vous familiariser avec ces fonctions avant de les exploiter sur votre propre socit.

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Sage 2006

Exploiter les fonctions avances Cration dun modle hebdomadaire


Nous allons crer le modle hebdomadaire du service Administratif. Ce modle permet de fixer les critres dapplication des 35 heures au sein de ce service.

Vous pouvez crer plusieurs Modles hebdomadaires si votre structure vous limpose. Cration du modle hebdomadaire

Ouvrez le menu Listes / Tables / Modles hebdomadaires et cliquez sur le bouton Crer.

Chaque jour de la semaine est caractris par une heure darrive et une heure de dpart. LHeure darrive et lHeure de dpart permettent de dfinir lAmplitude journalire. Celle-ci est diminue de la dure de la Pause quotidienne afin de faire apparatre les Heures travailles relles. Cliquez sur Ok pour valider votre saisie.
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Exploiter les fonctions avances


Affectation du modle hebdomadaire

Ce modle hebdomadaire permet de rendre semi-automatique la saisie des feuilles de temps des salaris. Il faut donc affecter un modle hebdomadaire chaque salari. Ouvrez le menu Liste / Plannings annuels modles et cliquer sur Crer.

Crez un nouveau modle de planning annuel et affectez le modle hebdomadaire choisi. Validez par OK. Ouvrez le menu Listes / Fiches de personnel et slectionnez dans la fiche du salari (page Poste) le modle hebdomadaire affecter.

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Sage 2006

Exploiter les fonctions avances

1. 2.

Cliquez sur le bouton zoom afin de slectionner dans la liste un planning annuel. Cliquez sur Ok pour valider la modification.

Gnration de la feuille de temps


Ouvrez le menu Gestion / Gnration des heures.

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Exploiter les fonctions avances

Vous pouvez affiner la slection, par dfaut lensemble des salaris est slectionn. Faites vos slections et cliquez sur Ok pour lancer la gnration.

Modification de la feuille de temps


Ouvrez le menu Gestion / Gestion des heures et slectionnez un salari affect au modle hebdomadaire venant dtre cr.

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Exploiter les fonctions avances

Les valeurs apparaissant dans la feuille de temps proviennent directement du modle hebdomadaire paramtr dans le Planning annuel du salari.

Vous pouvez modifier les valeurs de la feuille de temps si ncessaire, cliquez ensuite sur Valider puis sur Fermer.

Contrle des Heures


Notion de Natures dheures

Ouvrez le menu Listes / Natures dheures. Les natures dheures permettent de dfinir et paramtrer les lignes dheures grer dans les feuilles de temps telles, les heures travailles, les pauses mais galement les congs, les absences Chaque nature dheures peut alimenter les bulletins de paie et des contrles peuvent tre mis en place pour viter dventuels dpassements (exemple : le nombre dheures journalier ne doit pas dpasser 10 heures). Vous disposez de plusieurs natures dheures, cette liste varie selon la version et la Ligne de votre Paie.
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Exploiter les fonctions avances

Slectionnez la nature Nature libre 3 et faites les modifications suivantes :

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Exploiter les fonctions avances

Modifiez lintitul de la nature dheure (exemple Absence pour repos). Slectionnez les constantes ou la rubrique que la nature dheure doit alimenter. Prcisez si la nature dheures rentre dans le calcul des heures travailles ou dans le temps de pause. Cliquez sur OK pour valider les modifications.
Contrle des natures dheures

Ouvrez le menu Listes / Natures dheures / Modifier / onglet Contrles

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Exploiter les fonctions avances

La bote liste Contrle des informations saisies permet de mettre en place un contrle journalier sur la nature dheures. Le tableau Mise jour des cumuls de contrle permet de mettre en place un contrle pour un ensemble de natures dheures, par semaine et/ou sur plusieurs semaines, en fonction de seuils dfinis dans Paramtres de contrles du menu Fichier.
Feuille de temps

Ouvrez le menu Listes / Natures dheures / onglet Feuille de temps.

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Exploiter les fonctions avances

Ouvrez le menu Fichier / Paramtres / Paramtres de contrles.

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Exploiter les fonctions avances

Les seuils maximums lgaux journaliers et hebdomadaires sont paramtrs par dfaut. Exemple Le seuil journalier de la nature heures travailles ne doit pas dpasser 10 heures avec une amplitude de 13 heures. Cliquez sur Ok. Le contrle se lance par la fonction Gestion / Contrle des heures. Vous obtenez alors un rapport de contrle mettant en avant dventuelles anomalies.
Absences

Ouvrez le menu Listes / Natures dheures / onglet Absences.

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Exploiter les fonctions avances

Cliquez sur Ok.

Enregistrement des heures


Cette fonction permet de valider les feuilles de temps et surtout de dverser en paie les cumuls sur les valeurs de base et rubriques paramtres dans les natures. Cette tape permet dautomatiser la saisie des bulletins de paie, les valeurs de base tant reprises directement des feuilles de temps. Ouvrez le menu Gestion / Enregistrement des heures.

Lors de lutilisation de cette fonction sur votre propre socit, il est impratif deffectuer une sauvegarde avant de lancer le traitement.

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Exploiter les fonctions avances

Validez par Ok pour lancer le traitement.

Confirmez par Ok. Aprs lenregistrement des heures, vous pouvez procder au calcul des bulletins de paie laide de la fonction Gestion / Calcul des bulletins.

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Exploiter les fonctions avances

Prsentation des fonctions lies la gestion des 35 heures (version Paie Pack Plus)
Si vous possdez une version Paie Pack, reportez-vous la Prsentation des fonctions lies la gestion des 35 heures (version Paie Pack Plus), page 153. Si vous possdez loption Gestion des temps, reportez-vous au manuel ddi exclusivement la Gestion des temps. Les fonctions lies la gestion des 35 heures ont pour objectif dalimenter automatiquement les rubriques de paie et les lments de paie (compteurs absences, congs) de vos bulletins. Dans le cadre des 35 heures, le besoin est de mettre en place des plannings qui peuvent diffrer dun employ un autre, dun service un autre, dune priode une autre. Voici le processus que nous avons retenu : 1re tape, cration de modles hebdomadaires qui permettent de dfinir les horaires de chaque jour de la semaine. Chaque jour de la semaine est ainsi caractris par lheure darrive, lheure de dpart, lamplitude de la journe, le temps de pause de la journe, le nombre dheures de travail effectif. 2me tape, cration des plannings annuels modles, qui permettent de dfinir pour chaque semaine de lanne en cours, et lanne suivante, les horaires qui seront appliqus. Dans le cadre dune modulation du temps de travail, il est ainsi possible de planifier les priodes de sous activits et de sur activits. Chaque planning annuel modle est affect une population de salaris soumis des horaires communs. 3me tape, affectation des plannings annuels modles. Chaque salari est rattach un planning annuel modle. Ce planning associ un salari peut tre modifi individuellement : cest le planning annuel salari. 4me tape, saisie des plannings oprationnels salaris. Ces plannings retracent lactivit journalire prvue de chaque salari, ils sont gnrs priodiquement partir des plannings annuels salaris. 5me tape, saisie des feuilles de temps. La feuille de temps retrace lactivit journalire du salari. Elle est gnre automatiquement partir des modles hebdomadaires, vous navez y saisir que les vnements exceptionnels (absence, heures supplmentaires,).

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Exploiter les fonctions avances


6me tape, calcul des heures supplmentaires. 7ime tape, contrle et analyse des informations laide des ditions des plannings oprationnels et feuilles de temps. 8me tape, Enregistrement de la feuille de temps afin de valider les heures effectues par les salaris, et dversement des diffrentes donnes (rubriques de paie, compteurs dabsence, congs) dans les bulletins de paie. Lexercice suivant vous propose de suivre pas pas ces diffrentes fonctions 35 heures .

Nous vous conseillons de suivre cet exercice sur la socit Jeu dessai afin de vous familiariser avec ces fonctions avant de les exploiter sur votre propre socit.

Cration dun modle hebdomadaire


Nous allons crer le modle hebdomadaire du service Administratif. Ce modle permet de fixer les critres dapplications des 35 heures au sein de ce service.

Vous pouvez crer plusieurs Modles hebdomadaires si votre structure vous limpose.

Ouvrez le menu Listes / Tables / Modles hebdomadaires et cliquez sur le bouton Crer.

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Exploiter les fonctions avances

Chaque jour de la semaine est caractris par une heure darrive et une heure de dpart. Cliquez sur Ok pour valider votre saisie. LHeure darrive et lHeure de dpart permettent de dfinir lAmplitude journalire. Celle-ci est diminue de la dure de la Pause quotidienne afin de faire apparatre les Heures travailles relles.

Cration dun planning annuel modle


Ouvrez le menu Listes / Planning annuel modle et cliquez sur le bouton Crer.

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Exploiter les fonctions avances

Renseignez le Code et lIntitul du planning. Slectionnez le modle hebdomadaire qui sera repris automatiquement sur lensemble des semaines des 2 exercices de paie. Cliquez sur OK pour valider votre saisie. Ce bouton permet dassocier un modle hebdomadaire sur une priode slectionne.

Affectation du planning annuel modle


Ce planning annuel modle permet de rendre semi-automatique la saisie des plannings oprationnels et des feuilles de temps des salaris, il faut donc affecter ce planning chaque salari. Ouvrez le menu Listes / Fiches de personnel et slectionnez dans la fiche du salari (onglet Affectation) le planning annuel modle affecter.

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Exploiter les fonctions avances

1. 2.

Cliquez sur le bouton zoom afin de slectionner dans la liste un Planning annuel. Cliquez sur Ok pour valider la modification.

Modification du planning annuel salari


Le planning annuel salari est disponible dans la version Pack +. Ce planning annuel salari permet daffiner le planning annuel modle par salari. Ouvrez le menu Listes / Fiches de personnel, slectionnez un salari dans la liste propose et activez la fonction Planning annuel salari du menu contextuel (clic droit de la souris).

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Exploiter les fonctions avances

Lcran de saisie est similaire celui du planning annuel modle. Fates vos modifications. Cliquez sur OK pour valider votre saisie.

Gnration du planning oprationnel


Ce planning oprationnel correspond lactivit journalire prvue pour chaque salari. Il est gnr partir du planning annuel salari en lanant la fonction Gnration des heures. Ouvrez le menu Gestion / Gnration des heures.

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Exploiter les fonctions avances

Vous pouvez affiner la slection par dfaut, lensemble des salaris est slectionn. Fates vos slections puis cliquez sur OK pour lancer la gnration.

Modification du planning oprationnel


Ouvrez le menu Listes / Fiches de personnel puis slectionnez un salari affect au planning annuel modle cr prcdemment. Une fois la slection ralise, activez la fonction Gestion des heures / Planning oprationnel du menu contextuel (clic droit de la souris).

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Exploiter les fonctions avances

Les valeurs apparaissant dans le planning oprationnel proviennent directement du modle hebdomadaire paramtr dans le planning annuel du salari.

Vous pouvez modifier les valeurs prvisionnelles du planning oprationnel si ncessaire. Cliquez ensuite sur Valider puis sur Fermer.

Modification de la feuille de temps


Ouvrez le menu Gestion / Gestion des heures et double cliquez sur un salari.

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Exploiter les fonctions avances

Les valeurs apparaissant dans la feuille de temps proviennent directement du planning oprationnel du salari.

Vous pouvez modifier les valeurs de la feuille de temps si ncessaire. Cliquez ensuite sur Valider puis sur Fermer.

Calcul des heures supplmentaires


Ouvrez le menu Fichier / Paramtres / Paramtres de contrles / onglet H.S.

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Exploiter les fonctions avances

Les seuils minimum et maximum lgaux sont paramtrs par dfaut. Cliquez sur OK pour valider votre saisie. Le calcul se lance par la fonction Gestion / Calcul des heures supplmentaires.

Contrle des Heures


Notion de Natures dheures

Ouvrez le menu Listes / Natures dheures. Les natures dheures permettent de dfinir et paramtrer les lignes dheures grer dans les feuilles de temps telles, les heures travailles, les pauses mais galement les congs, les absences

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Exploiter les fonctions avances


Chaque nature dheures peut alimenter les bulletins de paie et des contrles peuvent tre mis en place pour viter dventuels dpassements (exemple : le nombre dheures journalier ne doit pas dpasser 10 heures). Vous disposez de plusieurs natures dheures. Dans les versions Paie Pack Plus la cration de natures est possible.

Slectionnez la nature Nature libre 3 et faites les modifications suivantes :

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Exploiter les fonctions avances

Modifiez lintitul de la nature dheure (exemple Absence pour repos). Slectionnez les constantes ou la rubrique que la nature dheure doit alimenter. Cliquez sur OK pour valider les modifications.
Contrles des natures dheures

Ouvrez le menu Listes / Natures dheures / onglet Feuille de temps.

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Exploiter les fonctions avances

La zone visible permet de mettre en place un contrle journalier sur la nature dheures. Lencadr A cumuler dans les natures permet de mettre en place un contrle pour un ensemble de natures dheures par jour, par semaine et/ou sur plusieurs semaines, en fonction de seuils dfinis dans Paramtres de contrles du menu Fichier. Ouvrez le menu Fichier / Paramtres / Paramtres de contrles.

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Exploiter les fonctions avances

Les seuils maximums lgaux journaliers et hebdomadaires sont paramtrs par dfaut. Exemple Le seuil journalier de la nature heures travailles ne doit pas dpasser 10 heures avec une amplitude de 13 heures. Cliquez sur Ok. Le contrle se lance par la fonction Gestion / Contrle des heures. Vous obtenez alors un rapport de contrle mettant en avant dventuelles anomalies.

Enregistrement des heures


Cette fonction permet de valider les feuilles de temps et surtout de dverser en paie les cumuls sur les valeurs de base et rubriques paramtres dans les natures. Cette tape permet dautomatiser la saisie des bulletins de paie, les valeurs de base tant reprises directement des feuilles de temps.
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Exploiter les fonctions avances


Ouvrez le menu Gestion / Enregistrement des heures.

Lors de lutilisation de cette fonction sur votre propre socit, il est impratif deffectuer une sauvegarde avant de lancer le traitement.

Validez par Ok pour lancer le traitement.

Confirmez par Ok. Aprs lenregistrement des heures, vous pouvez procder au calcul des bulletins de paie laide de la fonction Gestion / Calcul des bulletins.

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Leon 5 Paramtrez diffrents types de constantes et de rubriques

Comme nous lavons vu dans la leon 4 de la premire partie Vos premiers pas dans la paie , chaque ligne du bulletin de salaire Sage correspond une rubrique, automatise par des constantes.

Les diffrents types de constantes


Vous pouvez complter la liste des constantes pr-paramtres par la cration dautres constantes. Ouvrez la liste des constantes par la fonction Listes / Constantes et cliquez sur le bouton Crer .

11 types de constantes vous sont proposs : Calcul : la valeur de la constante rsulte dune formule de calcul dfinir. Test : la valeur de la constante est le rsultat dun test de condition (si, alors, sinon). Tranche : la constante prend la valeur associe la tranche de valeur laquelle appartient une base de test dfinie.

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Exploiter les fonctions avances


Valeur : la valeur de la constante est une valeur numrique que lon saisit ou la valeur dune autre constante que lon slectionne. Cumul : la constante prend la valeur du cumul intermdiaire, mensuel, trimestriel, annuel ou le cumul dune priode dfinir dune constante de type prdfini. Rubrique : la valeur de la constante est un lment extrait dune rubrique de paie. Message : la constante est un message que lon saisit et elle apparatra dans certaines circonstances dfinir par l'utilisateur. Date : la valeur de la constante est une date d'origine et une date de fin que lon saisit. Elle permet d'effectuer diffrents calculs, d'identifier un lment jour, semaine, mois, anne pour une date donne, de dterminer l'indice du jour ou enfin de calculer une date en fonction d'une date d'origine et d'un nombre de jours. Rponse : ce type de constante permet de rcuprer les rponses donnes aux questions proposes sur la page Complment de la fiche du salari. Nature : cette constante permet de faire des calculs sur des vnements, lis la nature dont le code est saisi dans cette constante. Il sera possible de rcuprer leur valeur cumule pour les priodes : en cours, mensuel, trimestriel, annuel ou une priode dfinir. Utilisateur : les constantes de ce type ne peuvent tre supprimes. Leur fonctionnement est semblable celui des constantes cumuls libres CLxx, cest dire que pour ces constantes, leur valeur sera stocke chaque clture, intermdiaire ou mensuelle. De ce fait, la valeur de ces constantes pourra tre rappele pour tre teste ou utilise lors de calculs de bulletins ultrieurs.

Crez une constante de type Cumul


Nous allons crer une constante permettant de calculer le salaire brut annuel du salari. Pour cela, nous allons crer une constante de type Cumul :

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Exploiter les fonctions avances

Le renseignement de la zone Mmo nest pas obligatoire. Cliquez sur Ok pour valider la cration de la constante.

Crez une constante de type Calcul


Nous allons crer une constante permettant de calculer le salaire brut annuel moyen.

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Exploiter les fonctions avances

Cliquez sur Ok pour valider la cration de la constante.

Crez une constante de type Test


Nous allons crer une constante permettant de grer les jours de congs lis lanciennet partir de la constante de lanciennet (ANCIEN). Si lanciennet est suprieure 10 ans (120 mois), le droit congs supplmentaires est de 2 jours .

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Exploiter les fonctions avances

Lanciennet est gre en mois et non en annes.

Crez une constante de type Tranche


Nous allons crer une deuxime constante permettant de grer les jours de congs lis lanciennet partir de la constante de lanciennet (ANCIEN) mais avec une notion de tranches danciennet. Si lanciennet est infrieure 5 ans, le droit cong supplmentaire est de 0 jour. Si lanciennet est infrieure 10 ans, le droit cong supplmentaire est de 1 jour, Si lanciennet est infrieure 15 ans, le droit cong supplmentaire est de 2 jours, Si lanciennet est suprieure 15 ans, le droit cong supplmentaire est de 3 jours..

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Exploiter les fonctions avances

Cliquez sur le bouton Insrer pour insrer une ligne au tableau des tranches.

Crez une constante de type Valeur


Nous allons crer une constante indiquant le nombre de jours de congs acquis pour une priode de 15 jours.

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Exploiter les fonctions avances

Crez une constante de type Rubrique


Nous allons crer une constante permettant de connatre le cumul trimestriel dheures supplmentaires 150% effectues.

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Exploiter les fonctions avances

Cette constante se base sur une priode trimestrielle.

Cette constante repose sur llment Nombre de la rubrique 250 (heures supplmentaires 150%).

Crez une constante de type Message


Nous allons crer une constante qui rappelle que lanciennet du salari est infrieure 2 ans.

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Exploiter les fonctions avances

Crez une constante de type Date


Nous allons crer une constante qui calcule la date du lendemain.

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Exploiter les fonctions avances

Les diffrents types de rubriques


Les rubriques de paie sont les diffrentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie. On distingue 3 types de rubriques : Les rubriques de brut Elles font partie de la rmunration brute du salari et de ce fait vont servir dterminer lassiette de calcul des cotisations sociales. Les rubriques de cotisation Elles viennent en dduction du brut. Les rubriques non soumises Ces rubriques ninterviennent pas dans le calcul de lassiette des cotisations. Elles augmentent ou diminuent la rmunration nette.

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Exploiter les fonctions avances Crez une rubrique de brut


Nous allons crer une rubrique supplmentaire permettant de verser aux salaris une prime de fin danne.

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Exploiter les fonctions avances

Slectionnez Nombre x Base. La Base est ici un montant fixe auquel on applique un coefficient multiplicateur lors de la saisie du bulletin. Edition du montant dans la monnaie dquivalence permet dditer sur le bulletin, le montant de la rubrique en monnaie dquivalence (ne concerne que les rubriques de brut et non soumises).

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Exploiter les fonctions avances

Le montant de cette rubrique vient sajouter diffrents cumuls de paie (Brut, Net payer, Assiette RDS 1).

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Exploiter les fonctions avances

La rubrique que nous crons nintervient pas dans les paramtres DADS. Cliquez sur OK pour valider la cration de la rubrique.

Pour utiliser ensuite cette rubrique, il convient de linsrer dans les diffrents Bulletins modles dont vous disposez.

Crez une rubrique de cotisation


Nous allons crer une nouvelle rubrique de cotisation mutuelle.

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Exploiter les fonctions avances

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Exploiter les fonctions avances


La zone Caisse de cotisation peut tre renseigne ultrieurement. Cette nouvelle rubrique implique une cotisation salariale et une cotisation patronale.

Cette rubrique vient mouvementer diffrents cumuls de paie.

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Exploiter les fonctions avances

La rubrique que nous crons nintervient pas dans les paramtres DADS. Cliquez sur OK pour valider la cration de la rubrique.

Pour utiliser ensuite cette rubrique, il convient de linsrer dans les diffrents Bulletins modles dont vous disposez.

Crez une rubrique non-soumise


Nous allons crer une rubrique permettant doctroyer aux salaris une prime de risque.

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Exploiter les fonctions avances

Cette prime de risque est un montant forfaitaire qui vient en complment de la rmunration du salari.

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Exploiter les fonctions avances

Pour utiliser ensuite cette rubrique, il convient de linsrer dans les diffrents bulletins modles concerns si cette prime concerne une majorit de salari ; sinon insrez l directement dans le bulletin des salaris concerns.

La rubrique Prime de risque nintervient que sur le Net payer (+). La rubrique que nous crons nintervient ni dans les Etats administratifs ni dans les Paramtres DADS. Cliquez sur OK pour valider la cration de la rubrique.

Pour utiliser ensuite cette rubrique, il convient de linsrer dans les diffrents Bulletins modles dont vous disposez.

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Exploiter les fonctions avances

Leon 6 Mettez jour votre plan de paie partir du plan de paie Sage
Le logiciel de paie facilite la mise en place des paramtrages indispensables au calcul de vos paies par le Plan de Paie Sage propos dans la fonction Fichier / Gestion multi-socits. Le plan de paie Sage, qui regroupe les constantes, rubriques et caisses de cotisations cres par Sage contient dune part toutes les donnes lgales relatives la paie (taux, plafonds,) et dautres part, une grande partie des paramtrages pouvant intervenir dans ltablissement des bulletins de salaire. Ce plan de paie est rgulirement actualis : prise en compte des nouveaux taux, intgration des nouvelles rglementations, mise jour des paramtrages existants

Mise en place de votre plan de paie laide du plan de paie Sage


Tlchargement du dernier Plan de Paie Sage
Le Plan de paie Sage est livr avec votre logiciel de paie. Cependant lactualit sociale peut ncessiter la modification de certaines normes sociales et lgales. Dans ce cas, Sage propose des mises jour du Plan de paie Sage via Internet. Pour procder au tlchargement du dernier Plan de Paie Sage, veuillez suivre la procdure suivante : 1. 2. 3. Aller dans le menu ? / Mise jour du Plan de Paie Sage Cliquer sur Tlcharger pour lancer le tlchargement du dernier Plan de Paie Sage. Ds que le tlchargement est termin une fentre saffiche : il est possible de visualiser immdiatement la documentation de ce Plan de Paie Sage et ses nouveauts en cliquant sur le bouton Documentation.

Voirle Manuel de rfrence Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server pour connatre toutes les possibilits de cette fonction.

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Exploiter les fonctions avances Mise jour de votre plan de paie

1re tape

Positionnez-vous sur le plan de paie Sage. Pour cela, activez la fonction Fichier / Gestion multi-socits. La barre dintitul sappelle alors Gestion multi-socits PLANSAGE.SPP.

2me tape

Activez la fonction Listes / Constantes, cliquez sur le bouton Tout pour slectionner toutes les constantes du PPS ou slectionnez un onglet contenant un paramtrage spcifique ; cliquez alors sur Tout. Ou activez la fonction Edition / Nouveaux lements, elle permet de slectionner uniquement les constantes qui ont fait lobjet dune modification lors dune mise jour lgale.

3me tape

Activez la fonction Listes / Rubriques, cliquez sur le bouton Tout pour slectionner toutes les rubriques du PPS ou slectionnez un onglet contenant un paramtrage spcifique ; cliquez alors sur Tout. Ou activez la fonction Edition / Nouveaux lements, elle permet de slectionner uniquement les rubriques qui ont fait lobjet dune modification lors dune mise jour lgale.

4me tape

Ouvrez la fonction Fichier / Mise jour des socits. Cliquez sur le bouton Slectionner. Slectionnez votre socit (nom du fichier avec une extension .prh). Puis lancez la mise jour en cliquant sur le bouton Mise jour.

5me tape

Quittez la fonction Gestion multi-socits puis dans votre dossier de paie, activez les nouvelles rubriques dans les bulletins concerns.

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Exploiter les fonctions avances

Paramtrages proposs dans le plan de paie Sage


Cette partie prsente succinctement certains paramtrages proposs dans le Plan de Paie Sage (PPS). Le plan de paie Sage est mis jour lors de chaque sortie de version du logiciel de Paie. Mais, galement tout au long de lanne, en fonction des lois, dcrets et autres nouvelles dispositions lgales. Vous pouvez lactualiser grce un tlchargement par Internet. Nous vous rappelons aussi que la documentation de lensemble de ces paramtrages est aujourdhui disponible dans le menu ? Manuels lectroniques Documentation du plan de paie Sage ; vous trouverez galement les nouveauts du dernier plan de paie Sage dans Nouveauts du plan de paie Sage.

35 heures
Le Plan de Paie Sage (PPS) propose tous les paramtrages relatifs aux 35 heures. Sous le code Mmo [35], vous trouverez laide financire Aubry 1 : il sagit de laide forfaitaire dgressive accorde aux socits ayant rduit dau moins 10 % leur horaire et qui sengagent prserver ou augmenter leurs effectifs. Sous le code Mmo [35-2], vous pouvez rcuprer les constantes et les rubriques affrentes lallgement de cotisations Aubry 2 . Cet allgement est le cumul de lancienne remise bas salaires et dune aide gnralise de 647.77 euros au 1er janvier 2003.

Cet allgement est supprim depuis le 30 Juin 2003.

Sous le code mmo [HCR35], cest le calcul relatif lallgement Aubry 2 pour le secteur des hotels, cafs et restaurants qui est disponible. Cet allgement est supprim depuis le 30 Juin 2003. Sous le code mmo [35-3], vous trouverez lallgement Fillon qui remplace lallgement Aubry 2 et le RBS depuis le 1er juillet 2003. Enfin, les constantes et les rubriques associes au code mmo [35H] vous permettront de grer le maintien du SMIC pour lensemble des salaris concerns.

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Exploiter les fonctions avances Aides lemploi


Les paramtrages relatifs aux aides en faveur de lemploi ont t mis en place dans le plan de paie Sage. Le contrat emploi consolid qui donne lieu une exonration des cotisations patronales URSSAF hauteur de 120 % du SMIC pour une dure maximale de 30 heures par semaine ; code mmo [CEC]. Depuis le 1er mai 2005, le contrat emploi consolid est remplac par le contrat daccompagnement dans lemploi. Le contrat emploi solidarit qui donne droit une exonration des cotisations patronales URSSAF hauteur du SMIC dans la limite de 20 heures hebdomadaires ; code mmo [CES]. Depuis le 1er mai 2005, le contrat emploi solidarit est remplac par le contrat daccompagnement dans lemploi. Le contrat dorientation qui donne droit une exonration complte des cotisations patronales ; code mmo [CTORI]. Depuis le 1er octobre 2004, le contrat dorientation est remplac par le contrat de professionnalisation. Le contrat de qualification qui permet de bnficier dune exonration des cotisations patronales URSSAF hauteur du SMIC ; code mmo [QUALI]. Depuis le 1er octobre 2004, le contrat de qualification est remplac par le contrat de professionnalisation. Le contrat dapprentissage pour lequel les cotisations sont calcules sur une assiette forfaitaire gale un pourcentage du SMIC diminu de 11 points ; code mmo [APPR]. Laide lembauche dans les Zones Franches Urbaines qui permet une exonration des cotisations patronales URSSAF hauteur du SMIC mensuel major de 50 %; code mmo [ZFU].

Gestion des congs pays


Il est indispensable de programmer les calculs que devra excuter le logiciel pour dterminer les indemnits de congs pays.
Paramtres des congs

Le programme gre automatiquement, par l'intermdiaire des constantes individuelles et prdfinies ci-dessous, certaines donnes utiles pour la gestion des congs pays. CONGAC Nombre de jours acquis pendant la priode prcdente CONGAPRENombre de jours restant prendre sur la priode de rfrence prcdente

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Exploiter les fonctions avances


BRUTPREC Montant brut annuel acquis sur la priode prcdente COACOURSNombre de jours acquis pendant l'anne en cours BRUTCONGMontant brut acquis pendant le mois en cours COPRIMOI Nombre de jours de cong pris dans le mois COACMOIS Nombre de jours de congs acquis dans le mois COREGMOIS Rgularisation congs pris Les valeurs des constantes individuelles CONGAC, CONGAPRE, BRUTPREC, COACOURS, BRUTCONG doivent tre renseignes sur la fiche personnelle du salari puisqu'elles reprsentent l'acquis du salari sur la priode de rfrence (soit en jours, soit en euros). Les valeurs de COACMOIS et COREGMOIS, si elles sont invariables, peuvent tre saisie une fois pour toutes lors de la prparation du bulletin salari. Pour cela, il suffit de dclarer sur la Page 6 des Paramtres de Paie, que les valeur de COACMOIS et COREGMOIS sont reporter aprs clture (une coche pour chaque constante dans la case de la colonne Report). La valeurs de COPRIMOI (dans le cas o le salari a pris des congs pendant le mois en cours de traitement) est galement saisie au moment de la prparation des bulletins. Le mois de clture des congs pays (mai en gnral) dfini dans la fonction Paramtres de paie sur la Page 1, peut tre modifi en tablissements, et individualis par salari. Nous allons crer les constantes qui vont permettre de dfinir le nombre de jours de congs et les indemnits auxquels a droit chaque salari.
Nombre de jours de congs acquis dans le mois

Les salaris mensuels bnficient en rgle gnrale de 2,5 jours ouvrables de congs pays par mois complet de travail. Lors de la prparation des bulletins salaris, on peut alors renseigner la constante COACMOIS Congs acquis dans le mois par la valeur 2,5. Pour qu'elle soit reporte d'une paie l'autre, il faut cocher la case de la colonne Report de la constante COACMOIS apparaissant dans le cadre Valeur reporter aprs clture de Fichier / Paramtres /Paramtres de paie / Page 6.

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Cas particulier Dans le cas o un salari entre ou sort de la socit en cours de mois, l'utilisateur pourra abaisser le nombre de jours de congs acquis au prorata du nombre de jours travaills ou du nombre d'heures. On peut alors utiliser la constante CPA dfinie comme suit : CPA : Cration de la constante de type Calcul dont le code est CPA et l'intitul Calcul congs pays acquis. Elle dtermine le nombre de jours acquis suivant la prsence du salari et correspond la formule suivante : CPA = PRESENCE * 2,5 / HORAISOC Lors de la prparation des bulletins salaris, l'utilisateur doit, sur le premier cran de la fonction Bulletins Salaris (menu Gestion), renseigner la prsence effective du salari, et au niveau du cadre CONGES, saisir dans la zone Acquis dans le mois la valeur 2,5 ou la constante CPA selon le cas du salari. La constante COACMOIS sera alors dtermine soit par le calcul de CPA, soit par la valeur 2,5.
Calcul des indemnits de congs pays

Dans le plan de paie Sage, sous le code Mmo [CONGE], vous trouverez toutes les constantes et rubriques relatives aux deux paramtrages suivants : Lindemnit annuelle des congs pays. Le calcul de lindemnit compensatrice des congs pays.

Garantie Minimale de Points (GMP)


La Garantie Minimale de Points permet aux cadres ayant une TB infrieure ou peine suprieure au plafond de la Scurit Sociale dacqurir tout de mme un minimum de points de retraite. Le conseil dadministration de lAGIRC a fix pour lanne 2005, le montant de la cotisation GMP 664 euros. Pour rappel, le taux de cotisation effectif pour cette anne (taux contractuel * taux dappel) est de 20,00 % (16x1,25). Le montant de cotisation annuelle GMP est le rsultat de : base de cotisation annuelle x 20 % = 664. Soit une base de cotisation annuelle de : 664 x 100 / 20 = 3 320 euros.

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Exploiter les fonctions avances


Le salaire brut annuel auquel sapplique la GMP est donc constitu de la tranche A annuelle ajoute la tranche B minimale calcule prcdemment soit : 30 192 + 3 320 = 33 512euros. Le salaire brut moyen (appel pour la GMP salaire charnire) est donc de 2 792,67 euros (33 512/ 12). La base de cotisation mensuelle moyenne de la GMP est donc de 276,67 euros (2 792,67 2 516). Vous trouverez lensemble du paramtrage de la GMP dans le Plan de Paie Sage sous les codes [GMP].

Chmage partiel
Dans le secteur du btiment, en cas dactivit rduite, il arrive que les salaris soient en chmage partiel. Cette absence est alors compense par une aide de lEtat, mais aussi par une partie employeur. La particularit de lindemnit chmage partiel est quelle est soumise CSG et CRDS en veillant conserver un net payer final suprieur ou gal au SMIC mensuel Brut en vigueur. On doit aussi assurer au salari une rmunration mensuelle minimale garantie. Pour rcuprer lintgralit des lments ncessaires la mise en place du chmage partiel, il vous faut slectionner les constantes et les rubriques au code mmo [CHOM].

Proratisation du plafond
Dans certains cas, il est ncessaire dappliquer une rduction de plafond au salari : en effet, pour les salaris mensualiss, le plafond appliqu correspond la constante PLAFOSOC. Quand le salari travaille temps partiel ou quand il entre dans la socit, ou en sort en cours de mois, vous devez proratiser le plafond. Dans le plan de paie Sage, sous le code Mmo [PLAF], vous trouverez toutes les constantes relatives cette proratisation. Dans la documentation associe, nous vous aidons dans linitialisation de ce paramtrage.

Gestion de la prime de 13me mois


Cette prime est verse au salari en deux fois, une moiti au mois de juin et l'autre au mois de dcembre par exemple. Son calcul est bas, en gnral, sur une partie de la rmunration annuelle du salari.

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Exploiter les fonctions avances


Dans le plan de paie Sage, sous le code Mmo [TREIZ], vous trouverez les constantes et les rubriques relatives au calcul de cette prime. Rfrez-vous au manuel lectronique Documentation du Plan de Paie Sage pour connatre les particularits de ce paramtrage.

Gestion de la taxe sur les salaires


Dans le plan de paie Sage, sous le code Mmo [TSS], vous trouverez les constantes et les rubriques relatives au calcul de cette taxe. Rfrez-vous au manuel lectronique Documentation du Plan de Paie Sage pour connatre les particularits de ce paramtrage.

Autres paramtrages de paie connatre


Cette partie prsente lapplication de certaines rgles de paie dans le logiciel.

Gestion de l'abattement (paies des V.R.P., du btiment, ...)


Les paies avec abattement peuvent tre lies au remboursement des frais professionnels. Ces derniers sont en gnral dductibles de l'assiette annuelle des cotisations sociales, mais ils peuvent y tre inclus et, dans ce cas, l'employeur doit appliquer un abattement. Lorsqu'un salari bnficie d'un abattement pour frais professionnels, il faut suivre les procdures indiques ci-dessous.

Paramtres de l'abattement
Ils sont au nombre de quatre : le taux d'abattement,

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le plafond de l'abattement, lassiette minimale, la valeur de l'abattement pour les salaris concerns par la dduction supplmentaire pour frais professionnels. Le taux d'abattement du salari Ce taux doit tre renseign sur le sous-onglet Fiscales de la Fiche de personnel. La saisie de ce taux renseignera la constante individuelle TAUXABAT (Taux d'abattement du salari) du salari concern. Le plafond annuel d'abattement Le plafond d'abattement dont la valeur annuelle est en gnral de 7600 euros peut tre modifi sur Fichier / Paramtres / Paramtres de paie / Page 1. La consultation de la constante prdfinie ABATMENT donnera la valeur de l'abattement atteint par le salari. Lassiette minimale Lapplication de labattement ne doit pas ramener la rmunration soumise cotisations un montant infrieur une assiette correspondant un montant constitu, dune part du SMIC calcul en fonction de lhoraire, dautre part, des majorations pour Heures Supplmentaires et de lindemnit de prcarit. Si labattement fait descendre le salaire soumis cotisations en dessous de lassiette minimale, cest cette assiette quil faut prendre comme base de cotisations. Cette assiette se paramtre par la constante de calcul ASSIETMINI.
Modification des rubriques de cotisations

Base de calcul des cotisations

Le taux d'abattement pouvant tre appliqu sur le brut ou sur une partie du brut, il est ncessaire, pour le calcul des cotisations sociales, d'indiquer sur quelle base seront dtermines les cotisations (le brut abattu ou le brut partiel abattu). Ces modifications peuvent impliquer une catgorie de personnel ou un salari en particulier. Dans le premier cas, les modifications devront se faire au niveau de la fonction Bulletins Modles alors que dans le second, elles se feront directement partir de la fonction Bulletins Salaris (menu Gestion). Ces modifications peuvent concerner toutes les rubriques de cotisations cres dans la fonction Rubriques du menu Listes, ou simplement une partie, par consquent, veiller les passer toutes en revue.

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Exploiter les fonctions avances


Les rubriques de cotisations sociales dont la base est le brut doivent tre modifies de faon ce que la base devienne le brut abattu (constante BRUTABAT). Exemple La rubrique URSSAF Maladie calcule sur le brut. Les rubriques de cotisations plafonnes assises sur le brut doivent tre modifies de faon ce que l'assiette devienne le brut abattu (constante BRUTABAT). Exemple La rubrique URSSAF Vieillesse calcule sur la Tranche A par rapport au brut, les rubriques ASSEDIC calcules sur TA et TB.

Cas particuliers

L'abattement peut galement reposer sur une partie du brut donc sur un brut partiel. Dans ce cas, l'abattement n'implique que certaines rubriques de brut du bulletin. Il faut alors indiquer en Rubriques, au niveau de ces rubriques, que leur montant est cumuler dans un brut partiel 1 par exemple. Exemple Cas d'un salari bnficiant d'une prime exceptionnelle non soumise abattement pour le calcul des cotisations.
Rubriques Salaire de base Commissions Prime exceptionnelle Montant cumuler dans le Brut partiel 1 + + Non

Les rubriques de cotisations reposeront sur la base du BRUTPARA1, c'est--dire le brut partiel 1 abattu.

Traitement des absences


Nous exposons dans ce chapitre les mthodes possibles de traitement de l'absence lorsqu'elle entrane une retenue sur salaire ou lorsqu'elle est due un cong maladie.

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Paramtres de l'absence

Le logiciel gre automatiquement par les constantes individuelles ci-dessous, les donnes suivantes : HORAIRE : horaire de base du salari PRESENCE : horaire effectu au cours du mois ABSENCE : heures d'absence SALBASE : salaire mensuel de base SALHOR : salaire horaire = SALBASE / HORAIRE SALPRES : salaire de prsence = PRESENCE * SALHOR Ces constantes sont saisies individuellement sur la fiche personnelle du salari et lors de la prparation des bulletins salaris.
Retenue pour absences

Cette mthode s'applique uniquement aux salaris mensuels, dans les cas de congs sans solde ou d'absence ne justifiant pas un maintien du salaire. Dans le cas gnral, le bulletin doit mentionner le salaire de base mensuel et la retenue appliquer pour cause d'absence. Pour les salaris horaires, le salaire est calcul partir du nombre d'heures travailles et par consquent la notion d'absence ne se justifie pas. Exemple Cas d'un salari dont la rmunration mensuelle est de 2 000 euros pour 151,67 heures de prsence et qui s'absente durant 7 heures. C'est un salari mensuel ; sur longlet Salaire de sa fiche personnelle il faut donc indiquer les valeurs suivantes : - Horaire de base = 151,67 (correspondant la constante HORAIRE) - Salaire de base = 2 000 (correspondant la constante SALBASE) La rubrique de brut intitule Salaire de base est dfinie par la formule "Montant pris tel quel". Le montant associ est celui de la constante individuelle SALBASE, soit 2 000 euros dans notre cas. Pour faire figurer sur le bulletin du salari le nombre d'heures d'absence et le montant de sa retenue, il faut crer une rubrique intitule Retenue pour absence dfinie comme suit : - rubrique de type brut
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Exploiter les fonctions avances


- sens : retenue - condition d'impression sur le bulletin : "si non nul" - formule de calcul : Nombre * Base Le nombre sera gal la constante individuelle ABSENCE (dfinie par HORAIRE - PRESENCE ou le cumul des constantes HA01 HA10 en Page 4 des Paramtres de paie), La base sera la constante individuelle SALHOR (c'est--dire le salaire de base horaire). Pour saisir la prsence effective du salari il faut se placer sur l'cran correspondant la saisie des valeurs de base de la fonction Bulletins salaris. Devant la constante prdfinie PRESENCE, il faut indiquer la valeur 144,67. Avant de calculer le bulletin, vrifier que les rubriques Salaire de base et Retenue pour absence figurent bien sur le corps du bulletin salari. Si ce n'est pas le cas, les insrer par le bouton Activer. Aprs calcul, le rsultat suivant sera obtenu sur le bulletin :
Nombre Salaire de base Retenue pour absence Total du Brut 7 Base 13,18 Gain 2 000,00 1907,74 Retenue 92,26

Le paramtrage donn titre d'exemple, ne tient pas compte des diffrents types d'absence (congs, maladie,...). En rgle gnrale, il est prfrable de crer une rubrique par type d'absence. Pour faire apparatre sur le bulletin, la prsence effective du salari, vrifier sur la Page 4 de la fonction Fichier / Paramtres / Paramtres de paie, le paramtrage du contenu des heures travailles. Dans le cas gnral, le contenu - heures travailles - sera paramtr comme suit : Paramtrage par dfaut lors de la cration de la socit : HORAIRE Non PRESENCE+ ABSENCENon HS01 HS10Non HC01 HC02+ HA01 HA10Non (heures supplmentaires) (heures complmentaires) (heures d'absence)

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Exploiter les fonctions avances Arrts maladie


Le traitement des absences pour maladie dpend de la situation du salari et des conventions collectives de la socit. Si le salaire n'est pas maintenu, le traitement est celui de la retenue sur salaire prsent ci-dessus. Lorsqu'il y a obligation de maintien de salaire, il convient de se rfrer la convention collective de la socit. On parle alors de Subrogation : lentreprise maintient le salaire du salari. En contrepartie, elle touche une indemnit journalire de scurit sociale quelle dclare sur le bulletin du salari sur deux rubriques : une rubrique de brut en retenue et une rubrique de non soumise en gain.
Paramtrage du maintien de salaire

Crez deux rubriques : Rubrique de brut : retenue, montant pris tel quel et <-> devant net imposable dans longlet Associations. Rubrique non soumise : gain, montant pris tel quel et <+> devant net imposable dans longlet Associations. Lindemnit journalire de scurit sociale est soumise limpt sur le revenu. Dans lexemple illustr ci-aprs, la rubrique de brut a le code 810 indemnits de scurit sociale et la rubrique non soumise 8410 indemnits de scurit sociale. Dans les paramtres de paie Page 7, onglet Clacul lenvers dans la zone Rubrique de calcul pour la subrogation, slectionnez la rubrique 810 qui correspond la rubrique de brut des IJSS.

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Exploiter les fonctions avances

Cochez la case Exclure de la garantie sur le net payer sur les deux rubriques 810 et 8410

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Exploiter les fonctions avances

Reprenez le document de la scurit sociale o figure le montant de lindemnit et o la CSG et CRDS ont dj t prleves. Sur longlet Rubriques du bulletin salari, saisissez le montant de lindemnit de scurit sociale sur la rubrique 810

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Allez sur longlet Bulletin calcul, la rubrique 810 a t calcule.

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Exploiter les fonctions avances

Si le total Brut est ngatif, il faut saisir exceptionnellement dans les valeurs de base du salari la valeur ngative du Brut dans la zone Plancher thorique du salari puis relancer le calcul.

Gestion de l'anciennet
Nous exposons dans cette partie une mthode de rsolution de la prime d'anciennet. Les modalits de calcul de cette prime sont fixes gnralement par les conventions collectives et elles peuvent diffrer d'une socit l'autre.
Paramtres de l'anciennet

Le logiciel permet de grer cette prime en utilisant, par exemple, les constantes ci-dessous : ANCIEN Reprsente le nombre de mois d'anciennet du salari.

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Exploiter les fonctions avances


ANCTAUX Reprsente le taux d'anciennet correspondant l'anciennet du salari.. Le programme dtermine l'anciennet partir de la date d'anciennet du salari dans l'entreprise. Par la suite, ce nombre sera incrment d'une unit chaque clture mensuelle. En Page 2 des Paramtres de paie, la zone Mois d'embauche inclus dans l'anciennet permet de comptabiliser le mois d'anciennet ds le 1er mois travaill (case coche) ou partir du mois suivant (case non coche).
Prime d'anciennet

Dans la socit Essai, la rubrique 1000 - Prime d'anciennet est paramtre comme suit : ANCT1 x ANCTAUX Il s'agit d'une rubrique de brut en gain, imprimable si son montant est "non nul". Dtermination de la constante ANCTAUX - Taux d'anciennet du salari Le modle dfini dans la socit Essai est le suivant : Si Si Si Si Si Si 36 72 108 144 180 <= <= <= <= <= ANCIEN< ANCIEN< ANCIEN< ANCIEN< ANCIEN< ANCIEN 36 72 108 144 180 alors ANCTAUX= 0 alors ANCTAUX= 3 alors ANCTAUX= 6 alors ANCTAUX= 9 alors ANCTAUX= 12 alors ANCTAUX= 15

Consulter la convention collective de la socit pour dterminer le taux d'anciennet associ chacune des tranches..i).anciennet (gestion de l'):taux; Composition de la constante ANCT1 - Base / prime d'anciennet ANCT1 = BRUT - ANCT ANCT reprend la valeur de la rubrique Indemnit des congs pays. La constante BRUT est prdfinie. Elle reprend le montant des rmunrations brutes devant servir au calcul de la base de l'anciennet.
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La rubrique PRIME D'ANCIENNET sera affecte chacun des salaris. Le programme dterminera, lors des calculs des bulletins, suivant l'anciennet du salari, s'il bnficie ou non d'une prime d'anciennet et, dans l'affirmative, il calculera le montant de la prime en fonction du taux qui lui correspond..i).anciennet (gestion de l'):prime;

Gestion des heures supplmentaires


L'utilisateur peut grer 10 types d'heures supplmentaires par l'intermdiaire des constantes prdfinies intitules HS01 HS10. A chacun de ces types, peut correspondre un taux.
Constantes d'heures supplmentaires

Les constantes HS01, HS02, HS03, HS10 sont saisies individuellement sur longlet Heures de la fonction Bulletins salaris (menu Gestion). La constante individuelle TOTALHS permet d'obtenir le total des heures supplmentaires ralises par le salari au cours du mois de paie. Pour indiquer les heures supplmentaires lors de la prparation des bulletins (onglet Heures de la fonction Bulletins salaris), saisir, en face des zones Heures supplmentaires 01 10, le nombre d'heures effectues par le salari. Exemple Si le salari a effectu 3 heures supplmentaires 125% et 2 heures 150% l'utilisateur saisira : - devant HS01: 3 - devant HS02: 2
Rubriques d'heures supplmentaires

Suivant les heures supplmentaires grer, il faudra crer une rubrique par taux d'heures supplmentaires. Elles seront dfinies comme des rubriques de brut, en gain, imprimables si le montant rsultant est non nul et ayant comme formule "Nombre x Base x Taux". Exemple La rubrique Heures supplmentaires 125% sera dtermine par les lments suivants : - Nombre = HS01 - Base = SALHOR - Taux = 125%
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Avant de calculer le bulletin du salari, vrifier que les rubriques correspondant aux heures supplmentaires sont bien actives pour le salari.

Gestion de la Contribution Sociale Gnralise (CSG)


Lassiette de cotisation de la CSG et de la CRDS est constitue du salaire brut, auquel sont ajoutes les cotisations patronales des rgimes de prvoyance complmentaire. Les cotisations CSG et CRDS sont des cotisations uniquement salariales. En consquence, apparatront sur le bulletin de paie : CSG dductibleBase largie x 5,1 % CSG non dductibleBase largie x 2,4 % CRDS Base largie x 0,5 % La base largie reprend diffrents lments de rmunration du Brut mais aussi, des montants patronaux. La rubrique CSG 5,1 % dductible Formule de la rubrique CSG dductible : BASERDS1 x TAUX (*) (*) Au 01/01/2005, le taux salarial slve 5,1 % BASERDS1 est une constante de type Calcul. BASERDS1 = AB_RDS1 + SOUS_PAT_3 x 0,97 AB_RDS1 et SOUS_PAT_3 sont des constantes prdfinies renseignes au niveau de longlet Association des rubriques. AB_RDS1 rcupre les lments de la rmunration brute et SOUS_PAT_3, les lments des cotisations patronales des rubriques de prvoyance et mutuelle. Cette rubrique CSG tant dductible, la zone Net imposable de longlet Associations est renseigne par - . La rubrique CSG 2,4 % non dductible Formule de la rubrique CSG dductible : BASERDS1 x TAUX (*) (*) Au 01/01/2005, le taux salarial slve 2,4 % La rubrique CRDS Formule de la rubrique CRDS : BASERDS1 x TAUX (*) (*) Au 01/01/2005, le taux salarial slve 0,5 %. Cette rubrique CRDS tant non dductible, la zone Net imposable de longlet Associations est renseigne par Non.

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Exploiter les fonctions avances

En Conclusion
La prise en main de Sage Paie se termine ici. Nous vous avons prsent les principales fonctionnalits du programme, tout du moins celles dont vous vous servirez le plus souvent. Pour parfaire votre connaissance du programme, vous pouvez installer et consulter le manuel lectronique des Paies Pack / Pack + / Pack + pour SQL Server qui vous explique, de manire exhaustive, lutilisation de chacune des zones du programme.

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Astuces

Question 1

Sur la liste des fiches de personnel, un salari a un Rponse :

dans la colonne Etat.

Vous avez omis dindiquer la date dentre du salari (onglet Poste / sous onglet Socit de la fiche de personnel) dans la socit. Celui-ci est donc considr comme absent (A).

Question 2

En calcul ou dition de bulletin, jai le message Division par zro, constante HORAIRE = 0 . Rponse : Renseignez la zone Horaire dans le sous-onglet Salaire (onglet Bulletin) de la fiche du salari concern.

Question 3

Les heures supplmentaires effectues par mes salaris ne sont pas comptabilises dans le total des heures travailles en pied de bulletin. Rponse : Vrifiez en Page 4 des Paramtres de paie, le paramtrage effectu pour la constante TOTALHTRAV.

Question 4

Je cre un salari mais il napparat pas sur la liste des bulletins salaris. Rponse : Le salari est considr absent ( : date dembauche non saisie en fiche de personnel) ou sorti ( date de sortie socit antrieure la priode courante a t saisie sur la fiche de personnel). : une

Question 5

Je modifie une rubrique dans un bulletin modle. Certains bulletins salaris ne sont pas touchs par cette modification, alors quils comportent bien cette rubrique.

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Exploiter les fonctions avances


Rponse : 2 possibilits : il na pas t attribu le bon bulletin modle ces salaris. la rubrique a t modifie manuellement dans ces bulletins salaris. De ce fait, elle nest plus affecte par dventuelles modifications apportes en Listes / Rubriques ou Gestion / Bulletin modles.

Question 6

Je cre une rubrique dont le code est 100, cela devrait tre la 1re de la liste, alors que je ne la vois pas en ouvrant la liste. Rponse : La liste des rubriques est dabord classe par Type puis par Code. Vrifiez que la rubrique 100 nest pas de Type Cotisation ou Non soumise. Elle apparatrait alors, aprs les rubriques de type Brut.

Question 7

Lors de ldition du bulletin, sur les lignes du corps, seul le salaire de base affiche une quivalence en Francs. Rponse : Vous devez indiquer pour chaque rubrique (seules les rubriques Brut et non-soumises offrent cette possibilit) si elle doit ou non faire lobjet dune conversion. (Zone Edition du montant dans la monnaie dquivalence de longlet Elments constitutifs des rubriques).

Question 8

Je veux modifier le format des matricules salaris en Paramtres de paie, mais le programme ne me laisse pas laccs la zone de paramtrage. Rponse : Pour tous les codes paramtrables : organisation structurelle (tablissement, dpartement), comptes comptables, codes DUCS dans les caisses de cotisations, il existe un contrle de scurit qui interdit laccs la zone de format des codes si des lments ont dj t crs pour lentit considre.

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Exploiter les fonctions avances

Question 9

Tous les mois, mon salari est absent le mme nombre dheures pour la formation continue. Comment viter davoir saisir ces mmes heures tous les mois ? Rponse : Vous devez crer une rubrique dAbsence formation uniquement pour ce salari. Elle sera insre dans son bulletin pour lequel Nombre et Base seront cochs dans les Elments constitutifs.

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Index
A
abattement
gestion .............................................................................. 196 plafond .............................................................................. 195 taux ................................................................................... 195 des cumuls par constante ..............................................92

D
DADS-U ..............................................................................58 DADS-U
paramtre ..........................................................................128

absence
paramtres ....................................................................... 197

anciennet (gestion de l')


nombre de mois;.i.anciennet (gestion de l') taux ................................................................................ 204

E
dition

B
bulletin de paie
variables de base ............................................................... 43

planning oprationnel .......................................................107

F
frais professionnels .....................................................194

C
congs maladie ............................................................ 199

G
groupe congs pays
jours acquis dans le mois ................................................ 194 paramtres ....................................................................... 191 dfinition ..............................................................................43 libell ....................................................................................43

cotisation
base .................................................................................. 196

H
honoraire
bnficiaire

cumuls
dition
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211

cration ......................................................................... 135

T
TDS
gnration donne sociale ...............................................130

J
journal de paie
dition ............................................................................... 115

V
variable de base
bulletin de paie ....................................................................43

L
libll de groupe ............................................................. 43

P
paramtre
DADS-U ............................................................................ 128

R
rubrique
de type cotisation modification .................................................................. 196

S
salari
DADS-U .............................................................................. 58

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Fiche de suggestion

Vos commentaires et suggestions nous intressent pour amliorer la qualit et la facilit d'utilisation de nos manuels. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'apprciation et de nous la retourner. Nous vous en remercions par avance.

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