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Manuel du cabinet en ligne

Guide dutilisation Juillet 2012

Sommaire
Bienvenue dans Mon manuel de cabinet en ligne ! ...........................................................................3 Prsentation ............................................................................................................................... 3 Avertissement ............................................................................................................................. 4 Dmarrage................................................................................................................................................4 Identification Cration de votre compte.................................................................................. 4 1re tape : paramtrez votre manuel ........................................................................................ 5 Elaboration du Manuel.............................................................................................................................7 2me tape : composer votre sommaire ...................................................................................... 8 Modification de lordre des sections........................................................................................... 8 3me tape : choix des rdactions ................................................................................................ 9 Navigation ................................................................................................................................ 11 Les thmes incontournables ..................................................................................................... 12 Suivre lvaluation de votre manuel ......................................................................................... 12 4me tape : gnrez votre manuel........................................................................................................ 12 Assistance .............................................................................................................................................. 13

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Bienvenue dans Mon manuel cabinet en ligne !


Ce guide dutilisation doit vous permettre de prendre en main cet outil accessible uniquement via internet, afin de vous familiariser avec son utilisation. Le paramtrage de lapplication ne prend que quelques secondes. Vous allez donc pouvoir utiliser ce site rapidement. Les pages suivantes vous expliquent en dtail la dmarche suivre pour crer votre manuel cabinet personnalis.

Prsentation
Ce site internet, entirement gratuit, va vous permettre de construire votre manuel dorganisation du cabinet en quelques clics, Manuel qui vous permettra notamment de rpondre vos obligations professionnelles (en expertise comptable et/ou en commissariat aux comptes). Cet outil de gnration de votre manuel du cabinet se veut souple et volutif. Souple, car vous avez la possibilit dadapter sa rdaction en fonction de vos besoins et priorits. En effet, vous disposez dun large choix dans sa structuration. Vous pouvez choisir de :

Limiter sa rdaction lactivit dexpertise-comptable ou lactivit de commissariat aux comptes (notamment pour les cabinets ne menant exclusivement que lune ou lautre activit) ou, au contraire, slectionner une rdaction commune aux deux activits ; Limiter sa rdaction aux thmes obligatoires (signals comme tels) ou llargir un ou plusieurs thmes supplmentaires pouvant faire lobjet dune dmarche qualit ; Tendre vers la dmarche ISO en slectionnant la proposition ddie ; Dans le cadre de sa rdaction, slectionner parmi les paragraphes pr rdigs, ou au cas par cas, rdiger votre ou vos propres paragraphes.

Evolutif, car tant enregistr sur un compte que vous aurez pris soin de crer et dont nous vous garantissons la confidentialit, vous pouvez tout moment faire voluer le contenu de votre manuel en fonction des volutions que vous souhaitez oprer pour votre cabinet. Et ce sans avoir procder une nouvelle rdaction de la totalit de votre manuel. Il vous suffira de vous reconnecter sur votre compte et de modifier les paragraphes concerns.

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Cet outil vous permet de travailler en plusieurs tapes, sans perdre vos donnes chaque dconnexion, afin de vous laisser le temps ncessaire pour faonner, en toute confidentialit, un document correspondant parfaitement aux spcificits de votre cabinet. Enfin, vous bnficiez tout au long dune mise jour des rdactions proposes en fonction de ltat du droit et des normes par natures volutives.

Avertissement
Le site Mon manuel cabinet est un outil de travail pour lexpert-comptable / le commissaire aux comptes dont lutilisation est facultative et laisse la libre apprciation de chaque confrre. Chaque professionnel doit adapter les textes la situation de son cabinet, ses pratiques et son organisation. Les rdactions proposes ne constituent pas des modles ou mme des recommandations, mais des exemples, des illustrations qui n'ont aucune valeur normative. Pour bien apprhender vos obligations en matire de manuel des procdures, tant en expertise comptable quen commissariat aux comptes, il est souhaitable de suivre une formation sur ce thme. LAsforef (www.asforef.com), organisme de formation de lOrdre des experts-comptables et de la Compagnie des commissaires aux comptes, se tient votre disposition.

Dmarrage
Identification Cration de votre compte
Pour accder loutil, vous devez vous crer un compte laide dune adresse mail et un mot de passe (6 caractres minimum, qui sera crypt). Pour ce faire, rien de plus simple : sur la page daccueil, slectionnez le bouton <commencer mon manuel>. Pensez bien les conserver car vous devrez les saisir pour accder de nouveau votre manuel. Si vous oubliez votre mot de passe, pour des raisons de scurit, un nouveau mot de passe vous sera envoy par mail. Loutil a t conu pour permettre une cration du manuel au rythme de chacun. Vous pourrez donc prparer votre manuel ds votre premire connexion ou revenir plus tard pour complter votre saisie.

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2 1 1. Sil sagit de votre premire visite sur le site, vous serez invit saisir ces informations afin 1 de crer votre accs. 2. Il vous suffira ensuite de saisir le mme identifiant et votre mot de passe pour y accder 2 ultrieurement. Attention : au bout de 20 minutes sans action de votre part, la dconnexion est automatique par mesure de scurit. Vous devrez donc vous reconnecter pour poursuivre.

1re tape : paramtrez votre manuel


Paramtrage Avant de crer votre manuel, vous devez rpondre certaines questions de paramtrage relatives aux caractristiques de votre cabinet. Cette tape pralable est indispensable pour pouvoir laborer votre manuel personnalis en fonction des principales caractristiques de votre cabinet. En effet, par exemple en fonction du primtre que vous souhaitez pour le manuel construire (activit dexpertise comptable uniquement, de commissariat aux comptes uniquement, dexpertise comptable et de commissariat aux comptes), les rdactions qui vous seront proposes seront diffrentes.

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Si vous avez engag une dmarche qualit au sens de la norme ISO 9001, votre manuel pourra tre compatible avec les exigences de cette norme. Pour ce faire, cochez oui la dernire question de paramtrage.

Informations sur votre cabinet Afin de personnaliser les informations de votre manuel, diverses informations devront tre renseignes. Ainsi, sur le mme cran, vous devez indiquer notamment : Le nom de votre cabinet Lanne de cration du cabinet Leffectif Votre adresse (champs Adresse 1, Adresse 2, Code postal1 et Ville) Dans le corps de votre manuel, ces informations seront reprises en ltat. Vous pourrez les modifier ultrieurement directement dans le fichier gnr. A lcran, lors de la slection des rdactions qui composeront votre manuel, ces informations apparatront sous le nom de variable (exemple Nom du cabinet sera affich en tant que {structure_1}). Ces variables seront ensuite automatiquement remplaces lors de la gnration de votre manuel. Il est donc conseill de ne pas modifier ces variables lors de la phase de slection des rdactions. Le cas chant, le remplacement automatique ne pourra seffectuer.

Cette information est indispensable pour pouvoir accder la prparation de votre manuel. Des statistiques pourront tre tablies et publies. Toutefois, aucune autre information prive ne sera communique.

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Pensez enregistrer les informations une fois saisies avant de passer au sommaire afin de sauvegarder votre choix et vos informations.

Vous avez la possibilit de revenir tout moment sur ces paramtres en revenant cette page et en enregistrant de nouveaux paramtres. Ceci afin notamment de modifier la structuration de votre manuel (par exemple pour le rendre compatible ISO 9001).

Elaboration du Manuel
Une fois les informations de paramtrage saisies et enregistres, vous devez accder au sommaire qui a t gnr automatiquement en fonction de vos rponses.

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2me tape : composer votre sommaire

Loutil en ligne vous propose un ordonnancement des paragraphes indicatif pour votre manuel. Vous pouvez en toute libert modifier lordre du sommaire. Cet cran est construit en trois parties : Un bouton ouvrir qui vous permet daccder directement la section souhaite Un tat davancement du manuel, section par section Le titre de la partie / section En fonction de la couleur des boutons, vous pourrez ainsi rapidement visualiser lavancement de llaboration de votre manuel.

Modification de lordre des sections


Lordre des items traits tant indicatif, vous pouvez en toute libert rorganiser les thmes traits selon votre souhait. Pour ce faire, cliquez sur le titre dun paragraphe dplacer et faites la glisser lemplacement souhait. Vous constaterez que tout se dcale automatiquement. Vous modifier ainsi le plan de votre manuel.

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Avant

Aprs

Si vous avez modifi lordre du sommaire, pensez bien enregistrer vos modifications :

3me tape : choix des rdactions


Vous devez maintenant slectionner, paragraphe par paragraphe, les rdactions de votre manuel. Pour ce faire, slectionnez le thme que vous souhaitez traiter et cliquez sur Par exemple, si vous cliquez sur ouvrir situ sur la ligne introduction , le questionnaire suivant apparat :

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Afin de rdiger un paragraphe, plusieurs formulations vous sont proposes. Vous devez alors slectionner la rdaction qui vous convient le mieux et qui sera reprise dans votre manuel dfinitif, en cochant la case approprie (Rdaction 1 / / Rdaction libre / Paragraphe non retenu).

Choisir un texte propos A chaque fois que cela est possible, loutil vous propose une, deux ou trois rdactions diffrentes en relation avec le thme trait. Ces propositions sont des exemples adapter. Si lune des rdactions proposes vous convient, slectionnez-la en cliquant sur la case prvue cet effet. Les rdactions slectionnes seront reprises en ltat dans le manuel de votre cabinet.

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Rdaction libre Les rdactions proposes peuvent ne pas convenir tout fait la situation de votre cabinet. Dans ce cas, cochez la case Rdaction libre . Vous tes donc invit rdiger vous-mme le paragraphe. Avec ce choix, vous avez la possibilit :

soit de rdiger entirement un nouveau paragraphe dans la partie rdaction libre , soit de copier certaines phrases des rdactions proposes et de les coller dans la partie rdaction libre . Vous pouvez ensuite les modifier ou les complter votre convenance, soit reprendre certains paragraphes de vos propres documents internes dont vous disposez sous word en slectionnant le texte reprendre puis le copier/coller dans la partie rdaction libre .

Paragraphe non retenu Si vous ne souhaitez pas aborder un point particulier de votre manuel, slectionnez Paragraphe non retenu . Aucune rdaction ne sera reprise dans le fichier gnr limitant ainsi le nombre de paragraphe de la section retenue. Pour enregistrer, slectionnez <retour au sommaire> ou <section suivante> ou <section prcdente>. Si vous ne souhaitez pas enregistrer slectionnez <retour au sommaire sans enregistrer>.

Navigation
Pour aller de section en section sans repasser par le sommaire, utilisez les boutons de navigation votre disposition :

En cliquant sur section suivante ou section prcdente , vos rponses sont automatiquement enregistres. Vous pouvez galement : Retourner au sommaire en enregistrant vos rponses (bouton retour au sommaire ) Aller au sommaire sans enregistrer vos rponses (bouton sommaire sans enregistrer )

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Les thmes incontournables


Le site www.monmanuelcabinet.fr permet de rdiger un vritable manuel dorganisation du cabinet en ne se limitant pas aux lments strictement obligatoires en fonction de lactivit concerne. Afin didentifier les paragraphes rpondant une exigence, des logos saffichent lorsque : Il sagit dune exigence prvue par les textes professionnels rgissant lactivit dexpertise comptable (principalement la Norme Professionnelle de Matrise de la Qualit et la Norme anti-blanchiment) Il sagit dune exigence prvue par les textes professionnels rgissant lactivit de commissariat aux comptes (principalement le Code de dontologie) Vous constaterez ainsi que de nombreuses rubriques ne sont pas obligatoires. Toutefois, elles trouvent logiquement leur place au sein dun manuel dorganisation. Si vous souhaitez laborer votre manuel en deux temps, vous pouvez donc dans une premire phase complter les rubriques obligatoires uniquement.

Suivre lvaluation de votre manuel


Rien de plus simple : lorsquune section est entirement rdige le marqueur <> ou <> devient < >

4me tape : gnrez votre manuel


Vous avez achevez votre rdaction ? vous pouvez gnrer votre manuel en cliquant sur :

Il vous sera alors propos lenregistrement dun fichier Word que vous devrez enregistrer sur votre disque dur, pour sa conservation et, le cas chant, son dition / modification. Une fentre ou un bandeau saffichera afin de vous permettre denregistrer le fichier sur votre ordinateur. Exemple :

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Pensez lenregistrer et bien conserver lemplacement du fichier afin de pouvoir y accder et ventuellement complter certaines informations. Le fichier texte ainsi gnr est modifiable partir dun logiciel de traitement de texte. Vous pourrez ainsi le personnaliser aux couleurs de votre cabinet en y insrant par exemple votre logo et en grant les proprits de forme grce lutilisation des styles.

Assistance
Si vous rencontrez des difficults dutilisation technique du site www.monmanuelcabinet.fr, vous pouvez contacter la maintenance en envoyant un mail assistance@monmanuelcabinet.fr

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