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GESTIN DE PROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003

Sesin 9 : Cierre

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Objetivos de la sesin

1. Replanificar el proyecto en MS Project.

2. Utilizar el MS Project para cerrar fases del proyecto.


3. Utilizar el MS Project para cerrar el proyecto.

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Temas a tratar

Definiciones

Replanificacin
Rolling wave planning Rebaselining Cierres de fase Evaluacin del proyecto

Trabajo prctico

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Replanificacin

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Replanificar

El proyecto se debera replanificar si:

Se han modificado supuestos.


Se han modificado restricciones.

Los riesgos priorizados ocurren.


La realidad del proyecto demuestra que los estimados iniciales fueron demasiado optimistas o pesimistas.

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Replanificar

La

decisin de replanificar un proyecto esta a cargo del Project Manager. resultados de la replanificacin del proyecto deben ser presentados a los stakeholders, como se hizo con la primera planificacin.

Los

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Replanificar

En qu momento replanificar?
Lo

ideal es evaluar una replanificacin al llegar al fin de una fase.


el proyecto se nos est yendo de las manos, es indispensable una replanificacin para sincerar el estado del proyecto.

Si

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Reprogramar actividades

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Rolling Wave Planning

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Rolling wave planning

En proyectos donde hay incertidumbre sobre el detalle de entregables y actividades, la tcnica de Rolling Wave Planning (RWP) permite:

Elaborar un cronograma inicial.

Actualizar

el cronograma segn tengamos mayor informacin, a lo largo del proyecto.

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Rolling wave planning

La tcnica del RWP consiste en estimar caractersticas de paquetes de trabajo. Se debe considerar:

Duracin y costo. Trabajo y recursos asignados, aunque esto no es indispensable.

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Rolling wave planning

Los entregables cuantificados en orden de magnitud son ingresados en la lnea base.

Utilizar la tcnica RWP implica tener replanificaciones previas a cada entregable RWP.
Resultado de las replanificaciones se obtiene el detalle de los entregables. Se deben ingresar los valores y grabar nueva lnea base.
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Rolling wave planning

No debemos olvidar que la replanificacin culmina con la negociacin y aprobacin de los cambios. El Project Manager debe considerar que cada replanificacin, debido o no a un RWP, exige siempre la aprobacin de los stakeholders y que es su responsabilidad coordinar y confirmar que las modificaciones sean entendidas en su totalidad y as sean aprobadas o rechazadas.

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Rolling wave planning

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Rolling wave planning

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Rolling wave planning

Para actualizar la nueva planificacin RWP se debe: 1. Borrar la lnea base existente. 2. Ingresar los datos de manera que las subtareas sumaricen las tareas resumen.

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Rebaselining

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Nueva lnea de base

La nueva Lnea de base debe ser resultado de la replanificacin. No se debe modificar la Lnea de Base durante la ejecucin, a menos que existan mecanismo formales de cambios que permitan proponer cambios, evaluarlos y aprobarlos.

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Nueva lnea de base

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Lnea base provisional

Durante la replanificacin se pueden grabar lneas de base provisionales para comparar escenarios con la Lnea de Base original.

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Lnea base provisional

Podemos configurar la columna en la que queremos que se muestre el plan provisional.

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Lnea base provisional

Debemos considerar que los planes provisionales solo conservan las fechas de inicio y fin de las tareas si es que son guardados en la opcin Comienzo/Fin.

Para el trabajo y el costo se debe guardar todo el proyecto como Lnea de base X.

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Borrar Lnea de base

El MS Project permite borrar Lnea de Base del proyecto para modificar datos que luego pueden reincluirse en la nueva Lnea de Base.

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Cierres de fase

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Mtricas

La mtricas son valores que muestran el consumo de trabajo o el costo de realizar los entregables. Las mtricas alimentan la informacin histrica del proyecto que permiten estimar y planificar proyectos futuros.

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Obtener mtricas del MS Project

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Evaluacin del proyecto

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Por qu evaluar el proyecto?

Evaluar el proyecto cuando ya se concluyo puede parecer una prdida de tiempo. Usualmente las reuniones de lecciones aprendidas tienden a hacer que aparezcan dedos acusadores si es que el proyecto tuvo problemas. Si el proyecto se desarroll correctamente, entonces todo se hizo bien y no hay necesidad de buscar errores.
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Por qu evaluar el proyecto?

La evaluacin del proyecto sirve solo si mantiene un enfoque hacia proyectos futuros. Solo aprendiendo del pasado se puede preparar mejor el futuro.
Las lecciones aprendidas son una manera de evaluar el proyecto y pueden guiar a encontrar mejoras en el WBS, la confiabilidad y precisin de los estimados, la eficiencia de asignacin de recursos
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