6 KLANT IN BEELD

Fotografie: Aad Hoogendoorn

GEMEENTE LELYSTAD OPENT DEUREN MET TOPDESK EN UMRA

Mohamed Baroud van Gemeente Lelystad

Tekst: Timme Hos

KLANT IN BEELD 7

Het is nog net geen Star Trek, grapt ICT-specialist Mohamed Baroud op een van de futuristisch ogende loopbruggen. Het is duidelijk dat het pand en ook de dienstverlening van Gemeente Lelystad moderniseren. TOPdesk en UMRA ondersteunen deze ontwikkeling.

Het pand van Gemeente Lelystad is intern bijna volledig vernieuwd en ademt modern werken: van explekken met thin clients tot state-of-the-art presentatieruimtes en een indrukwekkende plantenwand. We zitten als gemeente midden in een vernieuwingsen veranderingsproces , benadrukt Baroud.

Waarom zouden we die steeds handmatig invoeren? Die handmatige taak hoeft dankzij TOPdesk en UMRA niet meer. De Active Directory wordt door UMRA automatisch uitgelezen en TOPdesk krijgt de gebruikersgegevens aangeleverd. Als nieuwe medewerker bij Gemeente Lelystad loop je nu naar de servicedesk van P&O, waar alle informatie al paraat staat en je pasje alleen nog maar hoeft te worden uitgegeven. Baroud: Het is heel fijn dat je nu al ziet hoe de verschillende desken meer gaan samenwerken en gebruikmaken van informatie-uitwisseling.

Alle desks in n TOPdesk

Baroud is ICT-specialist binnen een twintigkoppig ICT-team. Aan hen de uitdaging om de ontwikkelingen binnen de gemeente naar concrete IT-oplossingen te vertalen. Net als bijvoorbeeld P&O is ICT ondergebracht in de ondersteunende afdeling Facilitair, die zon honderdtwintig mensen telt. Een van de al genomen stappen voor een betere dienstverlening is het samenbrengen van alle desks. P&O had een eigen desk, Facilitair had een eigen desk en ICT had een eigen desk, blikt Baroud terug. We wilden dat de interne klant op een en dezelfde manier werd geholpen bij een vraag, klacht of melding. Die centrale desk werd Meldpunt 8877, die volledig gebruikmaakt van de SelfServiceDesk van TOPdesk. Alle gemeentemedewerkers bellen nu bijvoorbeeld naar n telefoonnummer 8877 waarna ze een keuzemenu krijgen zodat hun melding op de juiste plek terechtkomt.

DANKZIJ UMRA HALEN WE ALLE INFORMATIE UIT N BRON

Mohamed Baroud ICT-specialist

Beter beheer gemeentelicenties

Nu UMRA draait, maken Baroud en zijn team er inmiddels een sport van om alle informatie zo efficint mogelijk te hergebruiken. In Configuratiebeheer van TOPdesk registreren we alle software van Gemeente Lelystad, aldus Baroud. Via UMRA worden autorisaties voor standaardsoftware automatisch uitgedeeld. Dit gebeurt op basis van medewerkersgegevens, zoals functie, afdeling, locatie en kostenplaats. Bovendien kunnen medewerkers via een webshop extra software aanvragen. Als gemeente is een van de uitdagingen een zo verantwoord mogelijke besteding van de budgetten, dus ook die van ICT. Als het gaat om softwarelicenties, is de besparing nu al zichtbaar. Baroud: Stel dat er binnen een gemeentelijke projectgroep een dure softwarelicentie nodig is. Dan voorzien we niet iedereen van deze licentie, maar alleen hen die het nodig hebben. En als een licentie slechts drie maanden nodig is in plaats van een jaar, moeten we daarvoor zorgen en het accuraat kunnen rapporteren.

UMRA: alle informatie uit n bron

Naast het samenvoegen van alle desks zochten Baroud en zijn team een manier om de verschillende ondersteunende ICT-systemen aan elkaar te koppelen. Inzet was om de ondersteunende processen te vereenvoudigen en te automatiseren. Dit gold met name voor het beheer van personeelsgegevens en het IT-landschap, maar ook voor de toegangscontrole van medewerkers en bezoekers. Om dit te realiseren gebruikt Gemeente Lelystad nu UMRA. Dankzij UMRA zijn TOPdesk, de Active Directory en de personeels- en toegangssystemen van de Gemeente Lelystad aan elkaar gekoppeld. Je moet UMRA zien als iets dat dingen voor ons regelt, onder de motorkap, legt Baroud uit. Nu putten we alle informatie uit n centrale bron.

TOPdesk en UMRA openen deuren

Wat levert zon koppeling nou concreet op? Baroud demonstreert dit, door met zijn personeelspasje de deur naar een van de loopbruggen te openen. Je krijgt hier als medewerker een pasje, zegt Baroud. Dat wordt geregistreerd door de facilitaire servicedesk, die kijkt wie je bent en welke deuren je in mag. Op zon pasje staan personeelsgegevens.

Op naar de toekomst
TOPdesk is al enkele jaren een steunpilaar van de facilitaire zaken bij Gemeente Lelystad. Ook UMRA functioneert goed en zorgt voor de

8 KLANT IN BEELD

gewenste synchronisatie van verschillende ondersteunende systemen. Voor Barouds ICT-team absoluut geen reden om achterover te zitten. Zij gaan door met deuren naar de toekomst openen: een nieuwe UMRA-omgeving, de implementatie van Office 2013 en het realiseren van een SharePoint-omgeving zijn slechts een greep uit lopende projecten. En om terug te komen op het mooie vernieuwde pand: ook hiervan zullen de gemeentemedewerkers dankzij slimme ICTinzet binnenkort optimaal gebruikmaken. We zijn nu bezig met het opleveren van Reserveringenbeheer, legt Baroud uit. Hij wijst naar een van de displays achter zich. Op die schermen kun je zo meteen de beschikbaarheid van ruimtes zien. Wie heeft wat geboekt? Het overzicht daarvan gaat naar het restaurant. Die kan dan een planning maken wat er die dag aan catering moet gebeuren.

Meer weten over TOPdesk en UMRA?

De koppeling tussen TOPdesk en UMRA wordt mede mogelijk gemaakt door onze partner Tools4ever. Voor de mogelijkheden van TOPdesk en UMRA gaat u naar onze website www.topdesk.nl/topdesk-en-umra