LATIHAN PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH, AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN STRATEGIK PERBENDAHARAAN MALAYSIA

LATIHAN PENGURUSAN KEWANGAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH, AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT
BIL. KANDUNGAN Muka Surat

1. 2. 3. 4. 5.

Pengenalan dan Prinsip-prinsip Akaun-akaun Amanah Dan Deposit Akaun Amanah Dan Deposit Penyata Penyesuaian Akaun Amanah Senarai Semak Akaun Amanah dan Deposit Penyata Penyesuaian Akaun Deposit

1 10 26 34 40

BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN STRATEGIK PERBENDAHARAAN MALAYSIA

PENGENALAN DAN PRINSIP-PRINSIP AKAUN-AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

PENGENALAN DAN PRINSIP-PRINSIP AKAUN-AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT 1. Pendahuluan 1.1 Seksyen 7, Akta Acara Kewangan 1957 menyatakan Kumpulan W ang Yang Disatukan hendaklah diselenggarakan mengikut 3 akaun, iaitu Akaun Hasil Disatukan, Akaun Pinjaman Disatukan dan Akaun Amanah Disatukan. 1.2 Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan menunjukkan Akaun Amanah Disatukan dibahagikan pula kepada beberapa jenis, iaitu Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Akaun Amanah Awam dan Akaun Deposit. 1.3 2. Setiap Akaun Amanah mempunyai tujuan tertentu yang jelas.

Kumpulan Wang Amanah Kerajaan 2.1 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan ditubuhkan melalui satu usul yang diluluskan oleh Dewan Rakyat, iaitu mengikut Seksyen 10, Akta Acara Kewangan 1957. Kumpulan Wang Amanah ini yang diluluskan penubuhannya akan di senaraikan di Jadual Kedua Akta Acara Kewangan 1957. Penubuhan kumpulan Wang adalah untuk membolehkan Parlimen menyalurkan peruntukan ke satu tabung untuk sesuatu tujuan. Kumpulan Wang Amanah juga boleh dikreditkan dengan sumbangan daripada orang ramai dan pihak lain. 2.2 Menteri Kewangan mengeluarkan Surat Ikatan Amanah untuk sesuatu Kumpulan Wang Amanah Kerajaan.

3.

Akaun Amanah Awam 3.1 Perbendaharaan boleh menubuhkan sesuatu Akaun Amanah Awam seperti yang dinyatakan di dalam Seksyen 9, Akta Acara Kewangan 1957. Akaun Amanah ini hanya boleh dikreditkan dengan sumbangan daripada orang ramai dan pihak-pihak lain. Akaun Amanah Awam terdiri daripada Akaun Amanah Am dan Akaun Amanah Khas. 3.2 Setiap Akaun Amanah mempunyai Arahan Amanahnya sendiri yang diluluskan oleh Perbendaharaan dan di antaranya mengandungi butir-butir berikut: a) b) Nama Akaun; Tujuan Penubuhan; 1

c) d) e) f) g) 3.3 3.4

Pegawai Pengawal; Sumber Kewangan; Jenis perbelanjaan yang dibenarkan; Penyediaan Penyata Terimaan dan Bayaran untuk Audit; dan Penutupan.

Contoh Arahan Akaun Amanah adalah seperti di Lampiran. Akaun Khas diwujudkan kerana peruntukan undang-undang/akta yang akan mengariskan bagaimana akaun itu wajar diuruskan. Contohnya ialah Kumpulan Wang Dius Api ditubuhkan berdasarkan kepada seksyen 6 Federation Light Dues Act 1953 untuk menerima kutipan dius api dan digunakan untuk penyelenggaraan pelabuhan.

Akaun Deposit 4.1. Akaun Deposit diwujudkan bagi menerima kutipan deposit khusus bagi maksud tertentu mengikut undang-undang, perjanjian, dan keputusan mahkamah yang perlu dipulangkan kemudian setelah syarat yang ditetapkan tentang tujuan deposit itu dikenakan telah dipenuhi. Kod akaun deposit boleh diwujudkan dengan membuat pemohonan kepada JANM. Tatacara pengendalian Akaun Deposit adalah dinyatakan dalam AP 156 hingga AP 163.

Prinsip-prinsip Pengurusan Akaun-Akaun Amanah 5.1. Pegawai Pengawal a) Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah adalah dikawal oleh seorang pegawai yang ditetapkan dalam Surat Ikatan Kumpulan Wang Amanah atau Arahan Akaun Amanah. Perbendaharaan telah menetapkan Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan adalah juga merupakan Pegawai Pengawal Kumpulan Wang/ Akaun Amanah Jabatannya. Setiap Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah, diwujudkan Jawatankuasa Pentadbiran Akaun yang akan memutuskan perkara-perkara dasar, merangka peraturan dalaman, memutuskan Anggaran Belanjawan Tahunan akaun dan memastikan Penyata-penyata disediakan. Bagi Akaun Khas Pegawai Pengawal adalah ditetapkan oleh undang-undang/akta berkaitan.

b)

c)

Bagi Akaun Deposit, Pegawai Kementerian/ Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan Akaun Deposit Jabatannya.

5.2.

Perakaunan Terimaan dan bayaran bagi Akaun-akaun Amanah adalah diperakaunkan melalui Jabatan Akauntan Negara Malaysia atau Ketua Akauntan/ Akauntan Kanan Kementerian/ Jabatan Yang Mengakaun Sendiri. Semua urusniaga Akaun-akaun Amanah adalah direkodkan dalam Buku Akaun Amanah bagi Akaun Amanah dan lejar bagi akaun deposit.

5.3.

Kawalan Peruntukan Akaun-akaun Amanah hendaklah dikendalikan mengikut peruntukan/peraturan yang ditetapkan dalam Surat Ikatan Amanah atau Arahan Amanah atau peruntukan undang-undang berkaitan, Arahanarahan Perbendaharaan dan Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling JANM dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Ini termasuklah tatacara terimaan yang boleh dikreditkan dan perkaraperkara yang boleh dibelanjakan.

5.4.

Baki Akaun Kumpulan Akaun Amanah dan Akaun Amanah tidak boleh berbaki debit. Pegawai Pengawal atau Pegawai yang diberikan kuasa hendaklah memastikan bahawa baki peruntukan adalah mencukupi sebelum sesuatu perbelanjaan di luluskan. Baki akaun amanah ini boleh dibawa kehadapan.

5.5.

Pengesahan Baki dan Penyata Tahunan Baki akaun amanah dan akaun deposit di kementerian/ jabatan hendaklah disahkan setiap bulan dengan akaun kawalan di JANM. Sekiranya baki berbeza, penyata penyesuaian hendaklah disediakan. Semua Kumpulan Wang Amanah Kerajaan dan Akaun Amanah Awam perlu menyediakan Penyata Terimaan dan Bayaran pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukan kepada Ketua Audit Negara selewatlewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya dalam 4 salinan. Surat iringan hendaklah disalinkan kepada Kementerian Kewangan dan JANM. Bagi akaun deposit, senarai baki perseorangan hendaklah disediakan setiap suku tahun dan senarai baki seperti pada 31 Disember setiap 3

tahun akan diserahkan kepada Ketua Audit Negara selewat-lewatnya sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya melalui JANM. 6. Penutupan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan dan Akaun Amanah Awam Kumpulan Wang Amanah Kerajaan dan Akaun Amanah Awam yang telah mencapai matlamat penubuhannya atau yang tidak diperlukan lagi, perlulah ditutup. Penutupan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan memerlukan satu usul penutupan yang diluluskan oleh Dewan Rakyat. Penutupan Akaun Amanah Awam pula memerlukan kelulusan Perbendaharaan. 7. Penutup Pengurusan Akaun-akaun Amanah adalah memerlukan disiplin Kewangan yang ketat dan perlu dipatuhi pada setiap masa supaya ianya tidak menimbulkan masalah pada masa hadapan. Ini adalah kerana baki wang akaun-akaun itu boleh dibawa ke hadapan setiap tahun. Adalah menjadi tanggungjawab semua pegawai yang mengendalikan Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Akaun Amanah Awam dan Akuan Deposit mematuhi peraturan dan garis panduan yang telah ditetapkan dalam Surat Ikatan Kumpulan Akaun Amanah, Arahan Akaun Amanah, peraturan dan undang-undang berkaitan untuk Akaun Amanah Khas, Arahan-arahan Perbendaharaan dan Pekeliling/Surat Pekeliling berkaitan yang lain supaya sistem pengurusan dan penyelenggaraan Akaun Amanah masingmasing adalah kemaskini dan teratur. Seksyen Kawalan Pengurusan Kewangan Bahagian Pentadbiran Perbendaharaan September 2000
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

Contoh Arahan Akaun Amanah

AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 PENUBUHAN DAN ARAHAN AMANAH DI BAWAH SEKSYEN 9 AKAUN AMANAH SEMINAR DAN BENGKEL MENGENAI KUMPULAN WANG AMANAH DAN AKAUN AMANAH KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA Suatu Akaun Amanah adalah ditubuhkan dalam Akaun Amanah Disatukan di bawah Subseksyen 9(1) Akta Prosedur Kewangan 1957 bagi seminar dan bengkel mengenai Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah, kemudian dari ini disebut sebagai Akaun. 2. Pada menjalankan kuasa yang diberikan oleh subseksyen 9(3) Akta Prosedur Kewangan 1957, Perbendaharaan dengan ini mengeluarkan arahan-arahan bagi Akaun ini, seperti yang diperuntukan kemudian dari ini. Tujuan Akaun 3. Akaun ini ditubuhkan dengan tujuan untuk memperakaunkan sumbangansumbangan dan terimaan-terimaan yang diberikan untuk akaun ini bagi membiayai penganjuran seminar dan bengkel mengenai Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah. Bagi maksud Akaun ini kebajikan peserta kursus meliputi ; a) b) c) d) e) f) g) Urusan makan minum peserta dan urusetia; Urusan pengangkutan peserta dan urusetia; Urusan penginapan peserta dan urusetia; Kegiatan bercorak keagamaan dan ibadat; Kegiatan sukan dan rekreasi; Hal-hal kesihatan dan keselamatan; dan Langkah-langkah membuatkan usaha perbelanjaan lebih mudah dan selesa.

Pentadbiran Akaun 4. Pentadbiran akaun ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada peruntukanperuntukan seperti yang terkandung di dalam Arahan Akaun ini, kemudian dari ini disebut sebagai Arahan dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. 5. Akaun ini hendaklah ditadbirkan oleh satu jawatankuasa, kemudian dari ini disebut Jawatankuasa Akaun yang dianggotai oleh:5

a) Ketua Setiauasaha Perbendaharaan

- Pengerusi

b) Timbalan Setiausaha Bahagian Pentadbiran - Ahli (Seksyen Kawalan) Perbendaharaan c) Wakil Jabatan Akauntan Negara - Ahli - Setiausaha

d) Penolong Setiausaha (Unit Kawalan Kewangan) Bahagian Pentadbiran, Perbendaharaan 6.

Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa Akaun ini adalah seperti berikut: 6.1 Memutuskan dasar dan tatacara berhubung dengan pengurusan wang di dalam Akaun ini selaras dengan tujuan Akaun ini seperti yang dinyatakan di Fasal 3 Arahan ini; Memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan Akaun ini disediakan dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Arahan ini, Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang berkaitan; Mengawasi supaya Akaun ini sentiasa berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan pada setiap masa; Menentukan Anggaran Belanjawan Tahunan Akaun dan Anggaran Belanjawan Tambahan Akaun dan Menentukan amaun untuk dilaburkan dalam akaun simpanan tetap yang ditadbirkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

6.2

6.3 6.4 6.5

Pengawalan Akaun 7. Akaun ini hendaklah dikawal oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan, selaku Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal boleh melantik secara bertulis seorang pegawai di bawah kawalan pentadbirannya untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Pengawal bagi pihak dan atas namanya. 8. Pengawalan dan Pengurusan Akaun ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma-terma Arahan ini, Peruntukanperuntukan Arahan Perbendaharaan serta peraturan-peraturan kewangan yang berkaitan denganya dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. 9. Semua terimaan dan bayaran yang dibuat kepada dan dari Akaun ini hendaklah diperakaunkan oleh Akauntan Negara Malaysia.

Sumber Kewangan dan Penggunaan Wang di dalam Akaun 10. Akaun ini hendaklah dikreditkan dengan wang dari sumber-sumber berikut:10.1 Bayaran-bayaran yuran, makan/ minum dan kediaman yang dikenakan kepada peserta kursus termasuk pembayaran yang dikenakan secara pekej. Hasil jualan barang-barang keperluan persendirian peserta seperti minuman, kuih-muih, alat tulis dan sebagainya dengan syarat perolehan barang-barang ini dibiayai daripada peruntukan Akaun ini. Wang sumbangan daripada orang ramai, persatuan, peruntukan antarabangsa atau tempatan yang tidak dibiayai sepenuhnya oleh Kerajaan Malaysia. Hasil penjualan laporan-laporan dan penerbitan-penerbitan dengan syarat segala kos penerbitan ditanggung oleh Akaun ini. Sewa yang dipungut dari penggunaan bahan-bahan atau peralatanperalatan yang disediakan dengan syarat penyediaan bahan dan peralatan berkenaan adalah dibiayai dari akaun ini dan Faedah dari pada pelaburan simpanan tetap yang ditadbirkan oleh Jabatan Akautan Negara Malaysia.

10.2

10.3

10.4 10.5

10.6 11.

Wang dalam Akaun ini hendaklah digunakan bagi tujuan berikut:11.1 Perbelanjaan untuk penyediaan makan/ minum, perjalanan dan penginapan bagi peserta seminar/ bengkel, penceramah/ pensyarah jemputan, para tetamu dan pegawai kursus. Pembelian atau penyewaan barang, peralatan dan perkhidmatan untuk kemudahan dan kebajikan peserta seminar/ bengkel sebagimana yang diputuskan oleh Jawatankuasa Akaun. Pembayaran elaun dan saguhati kepada pekerja-pekerja yang terlibat dengan urusan menyediakan tempat atau perkhidmatan yang berkaitan dengan kebajikan peserta seminar/ bengkel mengikut kadar yang diluluskan oleh Perbendaharaan. Pembayaran elaun dan saguhati kepada penceramah/ jurulatih sambilan mengikut kadar yang berkuatkuasa.

11.2

11.3

11.4

11.5

Perbelanjaan untuk mengadakan persembahan kebudayaan dan perkhidmatan-perkhidmatan lain yang diputuskan oleh Jawatankuasa Akaun bagi meraikan penamatan seminar/ bengkel. Perbelanjaan untuk penyelenggaraan bangunan, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang disediakan untuk kebajikan peserta-peserta seminar/bengkel. Pembelian bahan-bahan pakai habis untuk mengadakan seminar/ bengkel. Perbelanjaan untuk pembekalan, penyediaan dan pencetakan laporanlaporan dan bahan-bahan rujukan. Membeli dan mengendalikan bahan-bahan bacaan berbentuk hiburan untuk kegunaan peserta.

11.6

11.7 11.8 11.9

11.10 Membeli peralatan/ perkakas/ perisian komputer dan media elektronik untuk kemudahan latihan/ kursus sepertimana yang diputuskan oleh Jawatankuasa Akaun. 11.11 Bayaran pengunaan utiliti seperti pos, telefon, elektrik, air, faksimili dan 11.12 Pelaburan dalam simpanan tetap yang ditadbirkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia. 12. Semua perbelanjaan dari Akaun ini hendaklah dibuat dengan baucar yang telah disahkan oleh Pegawai Pengawal atau Pegawai-pegawai lain yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal secara bertulis. Pegawai Pengawal hendaklah memastikan rekod penerimaan dan penggunaan wang tersebut dicatitkan dalam rekod Kewangan Akaun ini. 13. Pegawai Pengawal atau Pegawai yang diberi kuasa hendaklah memastikan bahawa Akaun ini sentiasa berbaki kredit dan tidak berlaku terlebih pengeluaran. Setiap perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Akaun terlebih dahulu samada dalam Anggaran Belanjawan Tahunan, Anggaran Belanjawan Tambahan atau mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa. Pegawai yang bertanggungjawab membuat perbelanjaan hendaklah memastikan bahawa perbelanjaan tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Akaun dan baki dalam akaun adalah mencukupi sebelum perbelanjaan dilakukan. Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Terimaan dan Bayaran 14. Pegawai Pengawal hendaklah memastikan Sijil Pengesahan Baki Akaun pada tarikh penutupan Akaun dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia dan salinannya kepada Ketua Audit Negara dalam tempoh yang ditetapkan. 8

15. Pegawai Pengawal hendaklah secepat mungkin, selepas 31 Disember tiap-tiap tahun, tidak lewat daripada 31 Mac pada tahun kewangan berikutnya, mengemukakan kepada Ketua Audit Negara, Penyata Akaun yang lengkap mengandungi butiran berhubung dengan baki permulaan, penyata lengkap terimaan-terimaan dan bayaranbayaran bagi tahun kewangan berkenaan dan baki Akaun ini termasuk nota mengenai baki yang dilaburkan setakat 31 Disember. 16. Pegawai Pengawal hendaklah menyerahkan satu salinan Penyata Akaun yang telah disahkan oleh Ketua Audit Negara kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan Akauntan Negara Malaysia. Penutupan Akaun 17. Akaun ini hendaklah ditutup apabila ianya telah mencapai tujuan Akaun ini ditubuhkan atau selewat-lewatnya pada 31 Disember 2002 dan apa-apa baki kredit di dalam Akaun ini hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Hasil Disatukan. Tarikh Kuat Kuasa Arahan 18. Arahan Akaun Amanah ini hendaklah mula berkuatkuasa pada tarikh ianya dikeluarkan.

Setiausaha Pentadbiran b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Bahagian Pentadbiran, Kementerian Kewangan Malaysia Fail : KK/BP (K) 10/687/7/1

Tarikh; 21 September 2001

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

DASAR-DASAR DAN PRINSIP-PRINSIP KUMPULAN WANG AMANAH DAN AKAUN AMANAH 1. Pendahuluan 1.1 Seksyen 7, Akta Acara kewangan 1957 ada menyatakan bahawa Kumpulan Wang Yang Disatukan hendaklah di selenggarakan mengikut 3 akaun seperti berikut, iaitu; a) b) c) 1.2 Akaun Hasil Disatukan Akaun Pinjaman Di satukan; dan Akaun Amanah Disatukan.

Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah adalah dua jenis akaun dibawah Akaun Amanah Disatukan yang dibenarkan diwujudkan dalam sistem perakaunan Kerajaan. Penubuhan kedua-dua jenis akuan ini di Kementerian-Kementerian dan Jabatan-Jabatan Kerajaan adalah mempunyai tujuan yang dinyatakan dan jelas. Misalnya Kumpulan Wang Pinjaman Komputer adalah mempunyai tujuan yang nyata dan jelas. Misalnya kumpulan wang Pinjaman Komputer adalah diwujudkan sebagai tabung pusingan untuk memberi pinjaman wang kepada Pegawaipegawai Kerajaan untuk membeli Komputer. Akaun Amanah Pusat Sains Negara diwujudkan untuk menerima sumbangan orang ramai bagi membiayai aktiviti-aktiviti yang berkaitan Pusat Sains Negara. Ini bermaksud penubuhan sesuatu Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah itu adalah khusus untuk sesuatu tujuan sahaja dan Kementerian atau Jabatan yang mengendalikan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah itu adalah di tanggungjawab untuk menjaga amanah yang diberikan itu.

2.

Perbezaan Di Antara Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah Perbezaan utama di antara KumpulanWang Amanah dan Akaun Amanah adalah daripada segi terimaan yang boleh dikreditkan ke dalam kedua-dua akaun berkenaan. Tujuan utama Kumpulan Wang Amanah diwujudkan ialah untuk membolehkan peruntukan Kerajaan disalurkan ke satu tabung untuk di belanjakan bagi sesuatu tujuan. Selain boleh dikreditkan dengan peruntukan daripada kerajaan, kumpulan Wang Amanah juga boleh menerima hasil-hasil kerajaan dan juga boleh dikreditkan dengan sumbangan pihak-pihak swasta, badan-badan antarabangsa dan sebagainya. Akaun Amanah pula hanya boleh di kreditkan dengan sumbangan daripada badan-badan antarabangsa, syarikatsyarikat swasta dan orang ramai.

10

3.

Kumpulan Wang Amanah 3.1 Kuasa untuk menubuhkan Kumpulan Wang Amanah adalah dinyatakan dalam seksyen 10, Akta Acara Kewangan 1957. Sesuatu Kumpulan Wang Amanah boleh di tubuhkan melalui satu resolusi yang diluluskan oleh Dewan Rakyat. Sebelum sesuatu resolusi itu dibentangkan di Dewan Rakyat, Jemaah Menteri perlu terlebih dahulu bersetuju dengan penubuhan Kumpulan Wang Amanah itu. Kumpulan Wang Amanah yang diluluskan oleh Dewan Rakyat akan di senaraikan di Jadual Kedua dibawah Seksyen 10(1)a, Akta Acara Kewangan 1957. Menteri Kewangan boleh mengeluarkan Surat Ikatan Amanah untuk sesuatu Kumpulan Wang Amanah yang telah diluluskan penubuhannya oleh Dewan Rakyat. Contoh format surat ikatan berkenaan adalah seperti di Lampiran A.

3.2

4.

Akaun Amanah 4.1 Kuasa untuk menubuhkan Akaun Amanah adalah terletak pada Perbendaharaan seperti yang dinyatakan dalam seksyen 9, Akta Acara Kewangan. Kementerian dan Jabatan yang ingin menubuhkan Akaun Amanah perlu mengemukakan justifikasi mengapa sesuatu Akaun Amanah perlu ditubuhkan dan menyertakan sesalinan draf Arahan Amanah Akaun Amanah berkenaan mengikut format yang disediakan oleh Perbendaharaan. Perbendaharaan akan menimbangkan permohonan berkenaan dan jika perlu perbincangan akan diadakan dengan Kementerian/Jabatan berkenaan. Sekiranya Perbendaharaan bersetuju dengan penubuhan Akaun Amanah berkenaan, dan selaras dengan AP 164, Perbendaharaan akan mendapatkan pandangan daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Jabatan Audit Negara dan Peguamcara Perbendaharaan bagi Arahan Amanah berkenaan sebelum ianya dikeluarkan. Arahan Amanah perlu mengandungi butir-butir yang ditetapkan dalam AP 165 seperti berikut: a) b) c) d) e) f) g) h) Nama Akaun; Tujuan Penubuhan; Pegawai yang bertanggungjawab mentadbirnya; Had kewangan; Sumber kewangan; Perbelanjaan yang dibenarkan; Kuasa mengenai urusan bank dan pelaburan; Cara menguruskan untung dan rugi yang berkaitan daripada penjualan dan penebusan pelaburan; 11

4.2

4.3

i) j) k) l) m) 4.4 5.

Penyediaan perjanjian dan cagaran bagi pinjaman; Penyediaan Penyata Akaun untuk Audit; Penggulungan; Samaada faedah boleh dikreditkan kepada Akaun Amanah; dan Tarikh kuat kuasa Arahan Amanah.

Contoh format Arahan Amanah adalah seperti di Lampiran B.

Prinsip-prinsip Pengurusan Kumpulan Wang dan Akaun Amanah 5.1 Pegawai Pengawal Kumpulan W ang Amanah dan Akaun Amanah adalah dikawal oleh seorang Pegawai yang ditetapkan dalam Surat Ikatan Amanah atau Arahan Amanah. Bagi Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah yang baru ditubuhkan atau yang dipinda Surat Ikatan/ Arahannya Perbendaharaan telah menetapkan bahawa Pegawai berkenaan hendaklah Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan dimana Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah itu ditubuhkan. Walaubagaimanapun Pegawai Pengawal Kumpulan Wang atau Akaun Amanah berkenaan boleh melantik secara bertulis seorang Pegawai di bawah kawalan pentadbirannya untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Pengawal Kumpulan Wang atau Akaun Amanah berkenaan bagi pihak dan atas namanya. Bagi Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah yang baru ditubuhkan atau yang dipinda Arahan, diwujudkan Jawatankuasa Pentadbiran Akaun yang akan memutuskan perkara-perkara dasar, merangka peraturan, bertanggungjawab bagi memutuskan Anggaran Belanjawan Tahunan/ Tambahan Akaun dan memastikan Penyata-penyata dan Laporan Akaun disediakan dan dikemukakan seperti mana yang dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah atau Arahan Amanah. Pengerusi Jawatankuasa ini adalah Pegawai Pengawal Wang Amanah dan Akaun Amanah berkenaan. 5.2 Perakaunan Semua terimaan dan bayaran bagi maksud akaun ini adalah diperakaunkan melalui Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Kementerian/Jabatan yang mengendalikan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah perlu mengakaunkan semua urusniaga terimaan dan pembayaran dalam lejar khas untuk Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah ini.

12

5.3

Kawalan Peraturan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah hendaklah dikendalikan mengikut peruntukan dalam Surat Ikatan Kumpulan Wang Amanah atau Arahan Amanah, Arahan-arahan Perbendaharaan dan Pekelilingpekeliling Perbendaharaan. Ini termasuklah terimaan-terimaan yang boleh di kreditkan ke Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah dan perkara-perkara yang boleh di belanjakan oleh Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah. Pengecualian daripada peraturan ini perlulah mendapat kelulusan Perbendaharaan.

5.4

Baki Akaun Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah tidak boleh berbaki debit. Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa memastikan bahawa baki peruntukan adalah mencukupi sebelum sesuatu perbelanjaan diluluskan. Perkara ini adalah di nyatakan dalam AP 155.

5.5

Penyata Tahunan dan Laporan Pengesahan Baki Semua Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah perlu menyediakan Penyata Tahunan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah pada 31 Disember setiap tahun. Penyata itu perlu disediakan dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya dan turut disalinkan kepada Perbendaharaan dan Jabatan Akauntan Negara. Selain daripada itu, setiap Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah juga perlu mengemukakan Laporan Pengesahan Baki Akaun pada setiap bulan Kepada Jabatan Akauntan Negara dan disalinkan kepada Jabatan Audit.

6.

Penutupan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah yang telah mencapai matlamat penubuhannya atau yang tidak diperlukan lagi, perlulah ditutup. Ini termasuklah Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah yang tidak aktif sejak beberapa tahun. Penutupan Kumpulan Wang Amanah adalah memerlukan satu resolusi penutupan di luluskan oleh Dewan Rakyat. Penutupan Akaun Amanah pula adalah memerlukan kelulusan Perbendaharaan. Baki akaun dalam Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah hendaklah dikreditkan atau dibahagikan mengikut seperti mana yang dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah atau Arahan Amanah.

13

7.

Penutup Pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah adalah memerlukan displin kewangan yang ketat dan perlu dipatuhi pada setiap masa supaya ianya tidak menimbulkan masalah pada masa hadapan. Ini adalah kerana baki wang dalam kedua-dua akaun itu boleh dibawa kehadapan setiap tahun dan Kementerian serta Jabatan berkenaan boleh membuat perancangan yang agak bebas tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Ikatan Amanah atau Arahan Amanah. Adalah juga jelas bahawa Surat Ikatan Amanah atau Arahan Amanah adalah satu alat yang amat penting dalam pengendalian dan pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah. Oleh yang demikian adalah menjadi tanggungjawab semua pegawai-pegawai peringkat pengurusan yang bertanggungjawab terhadap Kumpulan Wang dan Akaun Amanah mempastikan sistem pengendalian dan penyelenggaraan Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah diperingkat Kementerian dan Jabatan masing-masing adalah kemas dan teratur.

Unit Kawalan Pengurusan kewangan Bahagian Pentadbiran Perbendaharan 7 Disember 1998

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

14

LAMPIRAN A SURAT IKATAN AMANAH BAGI KUMPULAN WANG AMANAH .. KEMENTERIAN (KUMPULAN WANG AMANAH KERAJAAN DI BAWAH SEKSYEN 10 AKTA ACARA KEWANGAN 1957) ------------------------------------------------------------------Suratikatan Amanah ini dibuat pada.19 bagi Kumpulan Wang Amanah . Kementerian.., suatu Kumpulan Wang Amanah Kerajaan di dalam Jadual Kedua Akta Acara Kewangan 1957 yang ditubuhkan di bawah seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957, kemudian dari ini tersebut sebagai Kumpulan Wang. 2. Pada menjalankan kuasanya di bawah subseksyen 10(2) Akta Acara Kewangan 1957, Menteri Kewangan dengan ini menetapkan tujuan dan penggunaan Kumpulan Wang ini. Tujuan Kumpulan wang 3. Kumpulan Wang ini adalah bertujuan Untuk . . Pentadbiran Kumpulan Wang 4. Kumpulan Wang ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma-terma yang terkandung di dalam Surat ikatan Amanah ini dan apa-apa terma-terma lain yang ditetapkan oleh Menteri ke atas Kumpulan Wang ini dari semasa ke semasa. 5. Kumpulan Wang ini hendaklah ditadbirkan oleh jawatankuasa yang dianggotai oleh; (a) Ketua setiausaha Kementerian atau wakil Pengerusi (pengawai pengawal)

15

(b) (c) (d) (e) (f) 6.

. .. .. .. ..

Timbalan Pengerusi Setiausaha Ahli Ahli Ahli

Fungsi dan tanggungjawap Jawatankuasa adalah seperti berikut; 6.1 Memutuskan dasar berhubung dengan penggunaan wang di dalam Kumpulan Wang ini selaras dengan tujuan Kumpulan Wang seperti yang dinyatakan di Fasa 3 suratikatan Amanah ini; Memutuskan Anggaran Belanjawan Tahunan dan Anggaran Belanjawan Tambahan Kumpulan Wang; Memastikan perbelanjaan Kumpulan Wang ini dibuat mengikut peraturanperaturan kewangan dan prosedur yang ditetapkan ke atasnya; Menentukan jumlah pelaburan untuk ditadbirkan oleh Akauntan Negara Malaysia; Memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan terimaan dan perbelanjaan Kumpulan Wang ini disediakan dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Surat ikatan Amanah ini Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang berkaitan; dan Mengawasi supaya Kumpulan Wang ini sentiasa berbaki kredit dan tidak terlibat dikeluarkan pada setiap masa.

6.2 6.3 6.4 6.5

6.6

Pengawalan Kumpulan Wang 7. Pengawalan dan Pengurusan Kumpulan Wang ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma-terma Surat ikatan Amanah ini dan apa-apa terma lain yang ditetapkan oleh Menteri Kewangan serta peraturan Kewangan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari masa ke semasa, Jawatankuasa boleh mengeluarkan peraturanperaturan bagi pengurusan Kumpulan wang ini tertakluk kepada terma-terma Surat ikatan Amanah.
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

8. Kumpulan Wang ini hendaklah dikawal oleh Ketua Setiausaha, selaku Pegawai Pengawal, atau oleh seorang Pegawai yang dilantik olehnya secara bertulis untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab sebagai pegawai Pengawal bagi pihak dan atas namanya.

16

9. Semua terimaan dan bayaran yang dibuat kepada dan dari Kumpulan Wang ini hendaklah diperakaunkan oleh Akauntan Negara Malaysia. Sumber Kewangan dan Perbelanjaan Kumpulan Wang 10. Kumpulan Wang ini hendaklah dikreditkan dengan wang dari sumber-sumber berikut:10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 11. Peruntukan awalan sebanyak Ringgit Malaysia .. yang telah diperuntukan kepada Kementerian ; Wang yang diperuntukkan oleh Parlimen dari semasa ke semasa bagi maksud Kumpulan Wang ini; Faedah dari simpanan tetap yang ditadbirkan atau dari pelaburan oleh Akauntan Negara Malaysia; Sumbangan dari mana-mana pihak; sama ada orang perseorangan, pihak swasta, institut-institut atau mana-mana entiti dari dalam dan luar negeri.

Wang dalam Kumpulan Wang ini hendaklah dibelanjakan bagi tujuan-tujuan berikut:11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

17

12. 13.

Wang lebihan dalam Kumpulan Wang ini boleh dilaburkan di dalam simpanan tetap yang ditadbirkan oleh Akauntan Negara Malaysia. Semua perbelanjaan dari Kumpulan Wang ini hendaklah dibuat dengan baucer yang telah disahkan oleh Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal hendaklah memastikan rekod perbelanjaan tersebut dicatitkan di dalam rekod kewangan Kumpulan Wang ini. Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai lain untuk mengesahkan baucer berkenaan. Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa tidak berlaku terlebih pengeluaran dari Kumpulan Wang ini dan ianya hendaklah sentiasa berbaki kredit. Setiap perbelanjaan hendaklah mendapatkan kelulusan Jawatankuasa terlebih dahulu dan Jawatankuasa hendaklah memastikan bahawa peruntukan dalam Kumpulan Wang adalah mencukupi sebelum meluluskan apa-apa perbelanjaan. Pegawai Pengawal hendaklah menyimpan segala buku rekod Kumpulan Wang ini. mengenai

14.

15. 16.

Pegawai Pengawal hendaklah, memastikan bahawa Institut Kewangan mengemukakan rekod bagi akaun-akaun individu bagi pinjaman yang dikeluarkan oleh Institut Kewangan bagi tujuan pengiraan perbezaan faedah.

Peraturan Kewangan 17. Pegawai pengawal hendaklah, secepat yang mungkin, mengemukakan kepada Ketua Audit Negara selepas 31 Disember setiap tahun dan tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya, penyata akaun yang menunjukkan terimaanterimaan dan perbelanjaan-perbelanjaan bagi tahun kewangan yang berkenaan dan baki penutupan Kumpulan wang ini. Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan Akauntan Negara Malaysia, satu (1) salinan setiap seorang, Penyata Akaun Kumpulan Wang yang telah diperiksa oleh Ketua Audit Negara dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh Penyata Akaun tersebut diperiksa. Kumpulan Wang ini hendaklah ditutup mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkan di bawah seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957 apabila tujuan Kumpulan wang ini telah tercapai atau Kumpulan Wang ini telah tidak diperlukan lagi dan apa-apa baki kepada Kumpulan wang ini, termasuk deposit jaminan dari Credit guarantee Corporation, hendaklah dipindahkan ke Akaun Hasil Disatukan. Surat ikatan Amanah ini hendaklah disifatkan sebagai telah mula berkuatkuasa pada .19

18.

19.

20.

18

21.

Apa-apa surat cara, arahan atau peraturan yang telah dikeluarkan berhubung dengan kumpulan Wang ini sebelum dari tarikh berkuatkuasa Surat ikatan Amanah ini adalah dengan ini dibatalkan. Bagi pihak dan atas nama Menteri Kewangan,

( HAJI JOHARI BIN MURAT ) Setiausaha Bahagian Pentadbiran, Perbendaharaan Malaysia Unit Kawalan kewangan, Bahagian Pentadbiran, Perbendaharaan Malaysia Tarikh No. Fail : :

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

19

LAMPIRAN B ARAHAN AMANAH

AKTA ACARA KEWANGAN 1957 PENUBUHAN DAN ARAHAN AMANAH DI BAWAH SEKSYEN 9 AKAUN AMANAH KEMENTERIAN Adalah dengan ini ditubuhkan suatu Akaun Amanah didalam Akaun Amanah Disatukan di bawah subseksyen 9(1), Akta Acara Kewangan 196, bagi(sebutkan nama Akaun).kemudian dari ini disebut sebagai Akaun. 2. Pada menjalankan kuasa yang diberikan oleh subseksyen 9(3), Akta Acara Kewangan 1957, Perbendaharaan dengan ini mengeluarkan arahan-arahan bagi Akaun ini, seperti yang diperuntukan kemudian dari ini. Tujuan Akaun 3. Akaun ini ditubuhkan dengan tujuan untuk.(sebutkan secara am kenapa Akaun Amanah ditubuhkan). Pentadbiran Akaun 4. Pentadbiran Akaun ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada arahan-arahan seperti yang terkandung di dalam Arahan ini dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa. 5. Akaun ini hendaklah ditadbirkan oleh suatu Jawatankuasa yang dianggotai oleh: (a) (b) (c) (d) (e) Ketua Setiausaha Kementerian (atau Pegawai Pengawal Jabatan) .. .. .. .. Pengerusi (pengawai pengawal) Setiausaha Ahli Ahli Ahli

20

6.

Fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa Akaun ini seperti berikut: 6.1 Memutuskan dasar dan acara berhubung dengan penggunaan wang di dalam Akaun ini selaras dengan tujuan Akaun ini sepeti yang dinyatakan di fasal 3 Arahan ini; Memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan akaun ini disediakan dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Arahan ini, Arahan Perbendaharaan dan pekeliling yang berkaitan; Mengawasi supaya Akaun ini setiasa berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan pada setiap masa; Menentukan Anggaran belanjawan Tahunan Akaun dan Anggran Belanjawan Tambahan Akaun dan; Menentukan amaun yang dilaburkan dalam akaun simpanan tetap yang ditadbirkan oleh Jabatan Akauntan Negara.

6.2

6.3 6.4 6.5

Pengawalan Akaun 7. Akaun ini hendaklah dikawal oleh Pegawai Pegawal Jabatan), pengawal boleh melantik secara bertulis pentadbirannya untuk menjalankan tugas pengawal bagi pihak dan atas namanya. Ketua Setiausaha.(atau selaku Pegawai pengawal. Pegawai seorang Pegawai dibawah kawalan dan tanggungjawab sebagai Pegawai

8. Pengawal dan Pengurusan Akaun ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma-terma arahan ini, peraturan-peraturan Arahan perbendaharan dan peraturanperaturan kewangan lain yang dikeluarkan oleh perbendaharan dari semasa ke semasa. 9. Semua terimaan dan bayaran yang dibuat kepada dan dari Akaun ini hendaklah diperakaunkan oleh Akauntan Negara Malaysia. Sumber kewangan dan Penggunaan wang di dalam Akaun 10. Akaun ini hendaklah dikreditkan dengan wang dari sumber-sumber berikutnya: 10.1 10.2 .(senaraikan sumber kewangan).

21

11.

Wang dalam Akaun ini hendaklah digunakan bagi tujuan berikut: 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 ..(senaraikan perbelanjaan-perbelanjaan akaun)

12. Semua Perbelanjaan dari Akaun ini hendaklah dibuat dengan baucer yang telah disahkan oleh Pegawai pengawal atau Pegawai-pegawai lain yang diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal hendaklah memastikan rekod penggunaan wang tersebut dicatitkan di dalam rekod Kewangan Akaun ini. 13. Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah memastikan bahawa Akaun ini setiasa berbaki kredit dan tidak berlaku terlebih pengeluaran. Setiap perbelanjaan hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa terlebih dahulu samada dalam Anggaran Belanjawan Tahunan, Anggaran Belanjawan Tambahan atau mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa. Pegawai yang bertanggungjawab membuat perbelanjaan hendaklah memastikan bahwa perbelanjaan tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa dan baki dalam Akaun adalah mencukupi sebelum perbelanjaan dilakukan. Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Terimaan dan Bayaran 14. Pegawai Pengawal hendaklah memastikan Sijil Pengesahan Baki Akaun pada tarikh penutupan Akaun dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia dan salinannya kepada Ketua Audit Negara dalam tempoh yang ditetapkan. 15. Pegawai pengawal hendaklah secepat mungkin selepas 31 Disember tiap-tiap tahun, mengemukakan kepada Ketua Audit Negara, Penyata Akaun yang lengkap mengandungi butiran baki permulaan, penyata-penyata lengkap terimaan-terimaan dan bayaran-bayaran bagi tahun kewangan berkenaan dan baki penutupan Akaun ini setakat 31 Disember, tiada lewat daripada 31 Mac pada tahun kewangan berikutnya. 16. Pegawai Pengawal hendaklah menyerahkan satu salinan Penyata Akaun yang telah disahkan oleh Audit Negara kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan Akauntan Negara Malaysia.

22

Penutupan Akaun 17. Akaun ini hendaklah ditutup apabila ianya telah mecapai tujuan Akaun ini ditubuhkan atau selewat-lewatnya pada.(hanya bagi Akaun Amanah yang objektif penubuhannya menpunyai tempoh untuk disiapkan) dan apa-apa baki kredit di dalam akaun ini hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Hasil Disatukan Persekutuan. 18. Arahan Akaun Amanah ini hendaklah disifatkan telah berkuatkuasa mulai dari

( JOHARI BIN MURAD ) Setiausaha Bahagian Pentadbiran b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia Unit Kawalan Pengurusan Kewangan Bahagian pentadbiran, Kementerian kewangan Malaysia Fail:KK/BP.(no. fail akaun di perbendaharaan) Tarikh :

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

23

1.

PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

155. Adalah menjadi kewajipan pegawai yang mengawal sesuatu Kumpulanwang Amanah atau Akaun Amanah memberitahu Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri apabila akaun ini telah mencapai maksudnya dan tidak lagi dikehendaki, atau apabila Kumpulan Wang Amanah atau Akaun Amanah itu melebihi amaun yang dikehendaki untuk melaksanakan maksud amanah itu. Pegawai itu adalah juga bertanggungjawap bagi menentukan bahawa Kumpulan wang Amanah atau Akaun Amanah tidak terlebih dikeluarkan. 156. Pegawai pengawal adalah bertanggungjawab atas penyenggaraan akaun deposit di bawah jagaannya. Akaun deposit hendaklah dibuka mengikut jenis deposit yang diterima. Jika sekiranya banyak bilangan deposit yang sama jenisnya diterima rekod kecil hendaklah disenggara tiap-tiap deposit. 157(a) Apabila sesuatu deposit diterima suatu resit rasmi hendaklah diberi kepada pendeposit. Pendeposit hendaklah dinasihatkan supaya menyimpan resit rasmi itu kerana ia dikehendaki menyerahkan apabila deposit diambil balik. 157(b) Bagi terimaan deposit yang dibuat secara potongan daripada baucar bayaran, resit rasmi tidak perlu dikeluarkan kepada pendeposit. 158(a) Apabila seseorang hendaklah mengambil balik sesuatu deposit atau sebahagian sesuatu deposit, Pegawai Pengawal mestilah berpuas hati bahawa; (i) orang itu adalah berhak menerima wang itu; dan (ii) amaun itu sebenarnya ada dalam deposit setelah merujuk kepada lejar deposit. 158(b) Baucar bagi pembayaran balik deposit hendaklah menyebut nombor dan tarikh resit tiap-tiap satu deposit itu telah diterima. Resit rasmi asal hendaklah dikembarkan jika ada. Jika resit asal hilang, surat akuan sumpah mestilah dibuat dan dikemukakan. Nombor resit dan tarikh pengeluaran dan pejabat yang mengeluarkannya hendaklah dinayatakan dalam ringkasan bayaran bulanan. 158(c) Deposit tidak boleh dipulangkan balik di sesuatu pejabat yang lain dari pejabat di mana deposit itu diterima melainkan dengan kebenaran pejabat yang menerima. Pemberitahuan mengenai pembayaran dan pelarasan pembayaran hendaklah dihantar ke pejabat yang telah menerima deposit itu. Pegawai yang memperakui sesuatu perintah pindah atau baucar jurnal berkenaan dengan wang itu adalah bertanggungjawab sedemikian itu juga. 159. Baki dalam rekod kecil hendaklah dijumlah dan disamakan dengan akaun utama pada setiap bulan. Senarai baki pendeposit hendaklah disediakan pada setiap suku 24

tahun dan dihantar pada bulan berikutnya. Senarai bagi tahun berakhir 31hb Disember tiap-tiap satu tahun hendaklah dihantar pada atau sebelum 31 Mac tahun berikutnya kepada Akauntan Negara, Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dan Ketua Audit Negara atau kepada Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri dan wakil Ketua Audit Negara di negeri itu. 161(b) Pegawai Pengawal Adalah bertanggungjawab membayar wang bagi apa-apa pelarasan yang mungkin diperlukan kerana kesilapan butir-butir atau kerana salah bayar. 162. Jika tiada sebab-sebab khas pada sebaliknya, deposit yang tidak dituntut selepas tempoh dua belas bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan hendaklah diberitahu dalam warta Kerajaan. jika deposit itu masih tidak dituntut dalam masa tiga (3) bulan selepas pemberitahuan itu maka ia hendaklah dikredit kepada hasil. Adalah menjadi kewajipan pegawai penjaga akaun menentukan bahawa pemberitahuan itu diwartakan seperti di Lampiran W . 163. Jika Akauntan Negara, Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri, Akauntan Negeri/Bendahari Negeri berpendapat bahawa Pegawai Pengawal tidak menjalankan kewajipannya dengan secukupnya ia hendaklah melaporkan perkara itu kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau pihak berkuasa Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan.

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

25

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH

AMANAH

PENGESAHAN BAKI AKAUN DEPOSIT SEPERTI PADA . KOD: Saya mengesahkan baki Akaun Amanah/deposit kod mengikut Laporan Sistem Akaun Pusat adalah Bersamaan dengan baki mengikut rekod Jabatan Berbeza dengan baki mengikut rekod Jabatan dan disertakan penyata penyesuaian bagi menerangkan perbezaan tersebut

2. Saya juga mengesahkan bahawa Arahan-arahan Perbendaharaan seperti di bawah dipatuhi:

( A.P 155) Akaun ini masih/tidak diperlukan ( A.P 159) Baki dalam akaun subsidi Jabatan disesuaikan dengan Akaun Utama Jabatan ini ( A.P 162) Tindakan ke atas akaun deposit yang tidak dituntut selepas 12 bulan

(
PLK12/wang/hanafi/jurutaip PLK12/wang/hanafi/jurutaip

) Pegawai Pengawal Cop Jabatan

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

26

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH/DEPOSIT

KOD : BULAN : RM Baki mengikut Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ debit/kredit* Tambah Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambil kira oleh PTJ/PK yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir) Debit di buku PTJ/PK yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambil kira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir) Kurang Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambil kira oleh PTJ/PK Yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir) Kredit di buku PTJ/PK yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambil kira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai D berlampir) . Baki mengikut akaun Pejabat pembayar Debit/Kredit* ============= * Potong yang mana tidak berkenaan ______________________________________________________________________ Disediakan Oleh : Nama : Jawatan : Tandatangan : _________________________________________________ Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan : : : : Cop Jabatan

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

27

SENARAI A
PENYATA KREDIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PTJ/PK JABATAN YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH Jabatan PTJ/PK Kod Amanah Bil Tarikh : : : Butiran Amaun

No. Rujukan

Jumlah

JUMLAH Disediakan Oleh : Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan : : : : : :

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

28

SENARAI B PENYATA DEBIT DI BUKU PTJ/PK YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIADA DIAMBILKIRA DI DALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR Jabatan PTJ/PK Kod Bil Tarikh : : : Butiran Amaun

No. Rujukan

Jumlah

JUMLAH

Disediakan Oleh : Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

: : : : : :

29

SENARAI C
PENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT YANG TIADA DIAMBILKIRA OLEH PTJ/PK YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH Jabatan PTJ/PK Kod Bil Tarikh : : : Butiran Amaun

No. Rujukan

Jumlah

JUMLAH Disediakan Oleh : Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

: : : : : :

30

SENARAI D
PENYATA KREDIT DI BUKU PTJ/PK YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR Jabatan PTJ/PK Kod Bil Tarikh : : : Butiran Amaun

No. Rujukan

Jumlah

JUMLAH Disediakan Oleh : Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

: : : : : :

31

Kod Amanah Kod PTJ Kod Jab

: .. : .. : ..

Urusniaga A/K Semasa (d) Dt d1 Kt d2

BUKU AKAUN AMANAH Bagi Bulan ..

(g) Baki bersih kemaskini selepas ambilkira tanggungan belum selesai

(a) Tarikh

(b) Perihal

(c) No. Ruj.

Baki Amanah (e)

Tanggungan (f) Dikenakan f1 semasa (Dijelaskan) f2 semasa (150.00) Belum selesai f3 semasa 150.00 80.00 0.00 Belum selesai f4 Kemaskini

Baki b/h dari bulan Julai 1.8.96 3.8.96 4.8.96 5.8.96 6.8.96 7.8.96 Bayaran terus bagi pembelian alatulis Terima sumbangan Pembelian borang kursus Tempahan alatulis kursus Bayar pembelian borang Katering minuman kursus (bayar terus) BR 123 PP 456 LO 777 LO 888 BR 222 BR 444 150.00 50.00 100.00 250.00 -

800.00 kt 700.00 kt 950.00 kt 950.00 kt 950.00 kt 800.00 kt 750.00Kt 150.00 80.00 -

150.00 230.00 80.00 80.00

800.00 Kt 700.00 Kt 950.00 Kt 800.00 Kt 720.00 Kt 720.00 Kt 670.00 Kt

310.00

750.00 kt

230.00

(150.00)

230.00

540.00

670.00 Kt

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

32

Penjelasan lanjut mengenai format. (a) (b) (c) (d) (e) Tarikh urusniaga berlaku Perihal urusniaga No. rujukan bagi dokumen kewangan Urusniaga yang diambil kira didalam dokumen kewangan Baki amanah setelah mengambil kira urusniaga-urusniaga dalam dokumen kewangan yang disediakan. Baki ini perlu disesuaikan dengan Laporan C350 Jabatan Akauntan Negara. f1 f2 f3 f4 (f) Perkhidmatan atau bekalan yang telah dipertanggungkan/dibuat pesanan/diterima semasa Perkhidmatan atau bekalan seperti para f1/dibuat bayaran semasa. Perkhidmatan atau bekalan seperti para f2 belum dibuat bayaran semasa. Perkhidmatan atau bekalan seperti para 3 belum dibuat bayaran terkumpul.

Baki untuk tujuan kawalan ke atas akaun amanah oleh pihak Jabatan.

Perkiraan: e = baki hari sebelum dimedan e - tolak urusniaga debit - campur urusniaga kredit.

f4 g

= =

baki f4 hari sebelum campur f3 semasa. medan e tolak medan f4

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

33

SENARAI SEMAK AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

SENARAI SEMAK AKAUN DEPOSIT Pewujudan Sesuatu Akaun Deposit Kemukakan surat permohonan kepada Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA) untuk kelulusan serta mendapatkan kod akaun deposit. Surat permohonan hendaklah mengandungi:1) Tujuan/kegunaan Akaun Deposit yang perlu dinyatakan dengan jelas dan tempoh akaun akan digunakan. 2) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pengendalian Akaun Deposit. Pengendalian Akaun Deposit Sediakan daftar deposit.

Pastikan Lejar Deposit dikemaskinikan apabila terimaan dan bayaran dibuat atau sekurangnya setiap bulan.

Pastikan laporan (flimsi) C350 daripada Pejabat Perakaunan diterima setiap bulan.

Sahkan baki laporan Pejabat Perakaunan adalah bersamaan dengan baki dalam lejar deposit Kementerian/Jabatan.

Sekiranya berbeza, sediakan penyata penyesuaian dan kemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

Hantar senarai baki perseorangan deposit pada setiap suku tahun. (NOTA : Ibu Pejabat perlu mengumpul semua senarai baki perseorangan, pengesahan baki dan penyata penyesuaian untuk dikemukakan kepada JANM (BPOPA) setelah disemak dan disatukan). 34

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN DI PERINGKAT PTJ Pastikan semua urusniaga terimaan (kt) dan bayaran (dt) seperti tercatit di dalam lejar deposit diambil kira dalam ruangan debit dan kredit Laporan C350.

Gunakan format penyata penyesuaian mengikut Pekeliling Penutupan Akaun Kerajaan Persekutuan setiap tahun.

Pastikan amaun di penyata penyesuaian sebelumnya di laraskan dalam bulan semasa.

Hantar pengesahan baki dan penyata penyesuaian ke Pejabat Perakaunan dan ibu pejabat kem/jab.

Jika berbeza sediakan penyata penyesuaian dan hantar kepada Pejabat Perakaunan dan ibu pejabat kem/jab.

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

35

SENARAI SEMAK AKAUN AMANAH Pengwujudan Akaun Amanah . Sediakan Buku Akaun Amanah (BAA)

Pastikan segala urusniaga di rekodkan di dalam BAA

Pastikan segala urusniaga dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan untuk diperakaunkan.

Pastikan baki BAA sentiasa dikemaskini.

Pastikan laporan Pejabat Perakaunan FLIMSI diterima

C350/laporan bulanan terperinci amanah A441/laporan bulanan amanah mengikut Jabatan

Sahkan baki FLIMSI bersamaan dengan baki BAA. Hantar pengesahan baki ke Pejabat Perakaunan.

Jika baki FLIMSI berbeza dengan baki BAA, sedia penyata penyesuaian. Hantar penyata penyesuaian setiap bulan ke Pejabat Perakaunan.

36

Penyediaan Penyata Penyesuaian Bulanan Di Peringkat PTJ Pastikan semua urusniaga terimaan (Kt) dan bayaran (Dt) seperti tercatit dalam BAA diambil kira dalam ruangan (Kt) dan (Dt) di flimsi C350.

Gunakan format penyata penyesuaian mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 18 Tahun 2001

Kredit di Pejabat Perakaunan tiada diambil kira oleh PTJ.

Sumbangan yang diterima terus melalui akaun bank Pejabat Perakaunan. Kesilapan kunci masuk oleh Pejabat Perakaunan. Baki bawa hadapan dari tahun lepas seperti di dalam C350 dan A441. Faedah pelaburan belum di catit dalam BAA.

Debit di PTJ tiada diambil kira oleh Pejabat Perakaunan.

Baucar bayaran/jurnal telah dihantar ke Pejabat Perakaunan belum diproses. Baucar bayaran/jurnal telah sedia, telah direkodkan dalam BAA belum dihantar ke Pejabat Perakaunan. Kesilapan kunci masuk oleh Pejabat Perakaunan. Baki tahun lepas tidak di bawa ke hadapan di dalam C350

37

Debit di Pejabat Perakaunan tiada diambil kira oleh PTJ. Kesilapan kunci masuk oleh Pejabat Perakaunan. Pelarasan yang dilakukan oleh Pejabat Perakaunan.

Kredit di PTJ tiada diambil kira oleh Pejabat Perakaunan Penyata pemungut PTJ belum diproses di Pejabat Perakaunan. Pelarasan Rekod oleh PTJ belum diproses di Pejabat Perakaunan. Kesilapan kunci masuk oleh Pejabat Perakaunan.

Pastikan amaun di penyata penyesuaian bulan sebelumnya dilaras dalam bulan semasa.

Hantar Pengesahan baki dan penyata penyesuaian ke Pejabat Perakaunan setiap bulan.

(Nota: Ibu pejabat perlu mengumpulkan semua penyata penyesuaian PTJ di bawah kawalannya dan kemudiannya menyediakan penyata penyesuaian yang disatukan peringkat jabatan dan dikemukakan kepada JANM (BPOPA). Sila sahkan baki mengikut Laporan A441.

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

38

Tindakan Kementerian/Jabatan Bagi Tujuan Penutupan Akaun Awam Tahunan. Sahkan baki akhir amanah bersamaan dengan FLIMSI terkini yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan.

Jika berbeza, sedia penyata penyesuaian dan kemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

Sedia penyata terimaan dan bayaran amanah dan kemukakan kepada Ketua Audit Negara sebanyak 4 salinan sebelum 31hb Mac tahun berikutnya.

Penyata Terimaan dan Bayaran yang lengkap hendaklah mengikut format seperti SPP Bil. 18 Tahun 2001

PLK12/wang/hanafi/jurutaip

39

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN DEPOSIT

SISTEM AKAUN PUSAT JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA _________________________________________________________________ PENGESAHAN BAKI AKAUN AMANAH / DEPOSIT SEPERTI PADA.

KOD : Saya mengesahkan baki Akaun Amanah/deposit kod . Mengikut Laporan Sistem Akaun Pusat adalah Bersamaan dengan baki mengikut rekod Jabatan

Berbeza dengan baki mengikut rekod Jabatan dan disertakan penyata penyesuaian bagi menerangkan perbezaan tersebut.

2. Saya juga mengesahkan bahawa Arahan-arahan Perbendaharaan seperti di bawah dipatuhi: (A.P 155) Akaun ini masih/tidak diperlukan (A.P 159) Baki dalam akaun subsidiari Jabatan disesuaikan dengan Akaun Utama Jabatan ini. (A.P 162) Tindakan ke atas akaun deposit yang tidak dituntut selepas 12 bulan __________________________________________________________________ ( ) Pegawai Pengawal Cop Jabatan

40

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH/AKAUN DEPOSIT KOD NO :. SEPERTI PADA

Baki mengikut Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ Debit/Kredit* Tambah Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira Oleh PTJ/PK yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir) Debit-Debit di buku PTJ/PK yang menyelenggara akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir) Kurang Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira Oleh PTJ/PK yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir) Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/Kredit* * Potong mana yang tidak berkenaan ___________________________________________________________________ Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan : Disahkan Oleh Nama Jawatan Tandatangan :
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

..

-----------------------------

: : :

: : :

41

SENARAI A PENYATA KREDIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ/PK JABATAN YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH Jabatan PTJ/PK Kod Amanah No. Rujukan : : :

Bil

Tarikh

Butiran

Amaun

JUMLAH Disediakan Oleh Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

: : : : : : : :

42

SENARAI B PENYATA DEBIT DI BUKU PTJ/PK YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR Jabatan PTJ/PK Kod Amanah No. Rujukan : : :

Bil

Tarikh

Butiran

Amaun

JUMLAH Disediakan Oleh Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan : : : : : : :

43

SENARAI C PENYATA DEBIT DI AKAUN PEJABAT PEMBAYAR YANG TIDAK DIAMBILKIRA OLEH PTJ/PK JABATAN YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH Jabatan PTJ/PK Kod Amanah No. Rujukan : : :

Bil

Tarikh

Butiran

Amaun

JUMLAH Disediakan Oleh Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

: : : :

: : :

44

SENARAI D PENYATA KREDIT DI BUKU PTJ/PK YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH YANG TIDAK DIAMBILKIRA DI DALAM AKAUN PEJABAT PEMBAYAR Jabatan PTJ/PK Kod Amanah No. Rujukan : : :

Bil

Tarikh

Butiran

Amaun

JUMLAH Disediakan Oleh Nama Jawatan Tandatangan Disemak Oleh Nama Jawatan Tandatangan
PLK12/wang/hanafi/jurutaip

: : : :

: : :

45