IMPLEMENTASI PRINSIP KESELAMATAN PASIEN DALAM PELAYANAN KEFARMASIAN DI RUMAH SAKIT (Dalam rangka Akreditasi JCI)

Dr Arjaty Daud MARS

Medication Management Use (MMU) Standard JCI

MMU 1 Organization & Management

MMU 2 Selection & Procurement

MMU 3 Storage

MMU 4 Ordering & Transcribing

MMU 5 Preparing & Dispensing

MMU 6 Administration

MMU 7 Monitoring

8/27/13

Organization & Management

Pengorganisasian Instalasi Farmasi Struktur dan Tanggung jawab Komite / Panitia Farmasi Terapi Kebijakan MMU Review dokumen Medication management system setiap tahun
8/27/13

Kebijakan MMU (Medication Management Use)

- Penetapan Formularium - Selection and Procurement - Storage - Ordering & Transcribing - Prescribing & Dispencing - Administration - Monitor : Efek Samping Obat Medication Error KTD & Near miss
8/27/13

Seleksi dan pengadaan Selection & Procurement

Pemilihan dan pengadaan obat secara rutin dan cito Penetapan Formularium Notifikasi /Informasi bila obat tidak tersedia / Stock obat kosong ke Dokter Penulis resep dan diberikan saran obat pengganti lain, Penyampaian tertulis bahwa ada obat tertentu yang Kosong Pabrik/Distributor Mekanisme pengadaan bila obat tidak tersedia diluar hari kerja/ libur atau bila Gudang Farmasi tutup
8/27/13

Penyimpanan /Storage
In all locations that medications are stored, the following is evident: 1. Medications are stored under conditions suitable for product stability. 2. 3. 4. Controlled substances are accurately accounted for according to applicable laws and regulations. Medications and chemicals used to prepare medications are accurately labeled with contents, expiration dates, and warnings. Concentrated electrolytes are not stored in care units unless clinically necessary, and when stored in care units there are safeguards in place to prevent inadvertent administration (scored at IPSG.3, MEs 1 and 2). All medication storage are as are periodically inspected according to hospital policy to ensure medications are stored properly. Organization policy define show medications brought in by the patient are identified and stored.

5. 6.

8/27/13

OBAT LASA ( Look Alike Sound Alike )

Penyimpanan

a. Obat yang bentuknya mirip TIDAK BOLEH diletakkan berdekatan. b. Walaupun terletak pada kelompok abjad yang sama, harus diselingi dengan minimal 2 (dua) obat non kategori LASA diantara atau ditengahnya.

1. Daftar Obat LASA 2. Obat yang tergolong LASA Diberi Stiker 3. Obat LASA tidak disimpan berdekatan
8/27/13

MEDICAL ERROR -- LASA

Slips

Error in Execution

10

Similar Vials: Cefazolin and Vecuronium

Similar Vials: Atropine & Phenylephrine

11

Medication Cart Drawer

12

LASA

High Alert

Penyimpanan OBAT HIGH ALER

Obat High Alert adalah : Obat - obat yang secara khusus terdaftar dalam ka mempunyai risiko tinggi dapat menyebabkan cede (harm) apabila terjadi kesalahan (medication error) d penanganan dan penggunaannya.

at

8/27/13

 Daftar Obat high Alert

Penyimpanan OBAT HIGH ALERT

Diberi Stiker Obat high alert harus disimpan di tempat terpisah, akses terbatas/ Restrictic area , di IBS, IGD,HCU ICU, ICCU, NICU, PICU dan diberi label yang jelas Setiap satelit farmasi, ruang rawat, poliklinik harus memiliki daftar obat high alert dan panduan penanganan obat high alert.

Penyimpanan OBAT HIGH ALERT ELEKTROLIT PEKAT

Elektrolit pekat tidak boleh berada di ruang perawatan, kecuali di kamar operasi jantung dan unit perawatan intensif (ICU) dengan syarat disimpan di tempat terpisah, akses terbatas dan diberi label yang jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak disengaja. Peresepan, penyiapan, pemberian elektrolit pekat mengikuti prosedur penanganan obat high alert. Instalasi Farmasi menyediakan premixed solution untuk elektrolit KCl infus

KCl 7,46% Natrium bikarbonat 8,4% Magnesium sulfat 20% dan 40% NaCl 3%

Penyimpanan OBAT EMERGENCY

Daftar obat emergency Terkunci Perbekalan farmasi emergency meliputi : obat - obat yang terdaftar sebagai obat emergency dan alat kesehatan yang tergolong emergency di RSUP Fatmawati. Obat emergency : ruang perawatan dalam lemari emergency IGD dalam kit (kotak) emergency Ambulan dalam kit (kotak) emergency IBS dalam kit (kotak) emergency.
8/27/13

Trolly Emergency

8/27/13

Penyimpanan OBAT HIGH ALERT NARKOTIKA

Penyimpanan obat Narkotik Double Lock Terdokumentasi pemakaian dan Stocknya

8/27/13

Obat Recall
Contoh Kategori Obat yang diRecall : 1. Obat rusak 2. Obat kadaluarsa 3. Direcall oleh pihak berwenang

8/27/13

Ordering & Transcribing

Ordering obat secara verbal :

Pemintaan obat secara verbal diperbolehkan dalam keadaan emergency dengan Pengejaan huruf berdasarkan Abjad. Permintaan obat han dan TIDAK DIIJINKA NARKOTIKA A = alpha J = juliet S = siera
B = bravo C = charlie D = delta E = echo F = foxtrot G = golf H = hotel I = india
8/27/13

K = kilo L = lima M = mike N = november O = oscar P = papa Q = quebec R = romeo

T= tango U = uniform V = victor W = whisky X= x-ray Y= yankee Z= zulu

Ordering & Transcribing

Peresepan / Prescribing
Yang berhak menulis resep adalah dokter yang memiliki Surat izin praktik di RS Menulis singkatan yang baku di Buku Daftar Singkatan RS Tidak menulis singkatan yang DILARANG dalam buku Daftar Singkatan Seluruh peresepan pasien dicatat dalam Dokumen Rekam Medik pasien oleh Dokter
8/27/13

CRITICAL STEP FOR PHARMACIST PROCESSING OF ORDERS

Cek Order
R eview & penilaian resep Verifikasi pertanyaan dengan dokter

Proses Order
Entri data komputer Review Data pasien Pemilihan obat yang tepat di komputer Review & Penilaian alert komputer

Persiapan
Memilih & mempersiapkan obat Memeriksa tanggal kadaluarsa produk Menghitung, mengukur atau peracikan produk Pembubuhan label yang benar Double memeriksa resep Kembalikan lagi kontainer ke lokasi yang tepat

Peracikan obat
Menilai riwayat pasien Memberikan obat kepada perawat atau pasien yg benar Menyediakan konseling kepada pasien atau pendidikan kepada perawat
8/27/13 23

Poor handwriting
Lotrison or Lotrimin ?

Coumadin or Kemadrin ?

Doxorubicin or Daunorubicin ?

Pentobarbital or Phenobarbital ?

LOOK ALIKE SOUND ALIKE

Arjaty/IMRK/2008

JANGAN GUNAKAN SINGKATAN

Examples

Intended dose of 4 units in patient history interpreted as 44 units. U should be written out as unit.

Examples

Intended dose of .4 mg interpreted as 4 mg from medication order. Should be written as 0.4 mg.

Examples

Intended recommendation of less than 10 was interpreted as 4. < should be written out as less than.

8/27/13

32

Using Technology to Reduce Medication error CPOE or BPOC / BBCR

Sejak laporan IOM tahun 1999 ,

penggunaan CPOE telah membantu mereduksi medication errors. Penelitian menunjukkan CPOE mereduksi error sebesar 55%. Idealnya, pemesanan ini diintegrasikan dengan informasi lain dari pasien spt pemeriksaan laboratorium.

Ordering & Transcribing

Penyelarasan obat / Medication Reconciliation Penyelarasan obat adalah membandingkan antara daftar obat yang sedang digunakan pasien dan obat yang akan diresepkan agar tidak terjadi duplikasi atau terhentinya terapi suatu obat (omission). Penulis resep harus melakukan penyelarasan obat (Medication reconciliation) sebelum menulis resep.

8/27/13

Preparing & Dispencing

Seluruh obat dilakukan Pengkajian resep dan Penggunaan obatnya.

Untuk obat Kemoterapi dilakukan Aseptik Dispencing dalam keadaan steril sesuai prosedur yang berlaku

8/27/13

Administration
Pemberian obat kepada pasien dengan Prinsip 5 B :
Benar obat Benar dosis Benar rute Benar waktu Benar Pasien

Patient self administration ??

8/27/13

8/27/13

PERBEKALAN FARMASI YANG DIBAWA PASIEN DARI LUAR

1. Pasien tidak diperbolehkan membawa perbekalan farmasi dari luar RS untuk digunakan selama perawatan di RS.

2. Jika melanggar ketentuan tersebut, maka pasien/keluarga pasien menandatangani surat pernyataan bahwa pasien/keluarga pasien bertanggung jawab atas akibat penggunaan perbekalan farmasi yang dibawa. 2. Perbekalan farmasi yang dibawa oleh pasien harus diperiksa mutunya secara visual dan dicatat dalam Formulir Perbekalan Farmasi Yang Dibawa Pasien.

3. Perbekalan farmasi tersebut disimpan di farmasi dalam wadah terpisah dan diberi label yang jelas / dikembalikan kepada keluarga pasien untuk di bawa pulang

Monitor Efek Samping Obat (MESO) (Pemantauan dan Pelaporan)

Efek Samping Obat

Pemantauan dan Pelaporan efek samping obat dikoordinasikan

oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Obat yang diprioritaskan untuk dipantau efek sampingnya adalah obat baru yang masuk Formularium dan obat yang terbukti dalam literatur menimbulkan efek samping serius. Efek samping yang harus dilaporkan ke Panitia Farmasi Terapi adalah yang berat, fatal, atau meninggalkan gejala sisa.

8/27/13

Monitor (Pemantauan dan Pelaporan Efek Samping Obat)

Pemantauan efek samping obat harus didokumentasikan dalam Formulir Pelaporan Efek Samping Obat dan dicatat dalam rekam medik. Petugas pelaksana pemantauan dan pelaporan efek samping obat adalah dokter, perawat, apoteker di ruang rawat / Poliklinik Laporan Efek Samping Obat dikirimkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi Departemen ke Panitia Farmasi dan Terapi tingkat untuk dievaluasi dan tembusan ke Komite Mutu dan Keselamatan Pasien

8/27/13

 Medication Error KTD & Near miss

Monitor (Pemantauan dan Pelaporan Medication Error)

Setiap kesalahan obat yang ditemukan wajib dilaporkan oleh petugas yang menemukan/terlibat langsung dengan kejadian tersebut atau atasan langsungnya.

Jenis Insiden Medication error yang harus dilaporkan:

1. 2. 3. 4. 5. Kejadian Nyaris Cedera/KNC Kejadian Tidak Cedera/ KTC Kejadian Tidak Diinginkan/KTD Kejadian Sentinel Kondisi Potensial cedera

8/27/13

JENIIS INSIDEN
1. KEJADIAN SENTINEL Suatu KTD yang menyebabkan kematian atau cedera serius
2. KEJADIAN TIDAK DIHARAPKAN (KTD) Insiden yang mengakibatkan cedera pada pasien 3. KEJADIAN TIDAK CEDERA (KTC) Insiden yang sudah terpapar kepada pasien tapi tidak menimbulkan cedera
4. KEJADIAN NYARIS CEDERA (KNC) Insiden yang belum terpapar kepada pasien

5. KONDISI POTENSIAL CEDERA (KPC) Kondisi yang berpotensial menimbulkan cedera tapi belum terjadi insiden

Definitions Actual SE Examples Response

JCI can review RCA Add to SE Database Conduct RCA Not subject to SE definition Evaluate process at triennial survey

SE Policy

Patient death from medication misadministration

Significant misadministration -- patient survives Adverse events "Important single events"

"reviewable"

On-going data collection

Full range of Near Miss events,

Majority of medication errors

High Risk Processes

LAPORAN INSIDEN INTERNAL

KTC

ALUR PELAPORAN INSIDEN KESELAMATAN PASIEN (IKP)

UNIT

H
LINE MANAGER
INCIDENT REPORT 48 HOUR

PSC IN
CEO

IHPSC PERSI

ADVERSE EVENT / NEARMISS

LINE MANAGER

Grading
TAKE ACTION BLUE / GREEN YELLOW/ RED

SIMPLE INVESTIGATION

INCIDENT REPORT & / SIMPLE INVESTIGATION

RECOMENDATION

Analysis / Regrading

A+ B =C

RCA

B
REPORT

Feed back

LEARNING / (RECOMENDATION)

EXTERNAL REPORT

DO & DONT
JANGAN melaporkan incident lebih dari 48 jam JANGAN menunda incident report dengan alasan di follow up atau ditanda tangani JANGAN menambah catatan medis pasien bila telah tercatat dalam incident report JANGAN meletakkan incident report sebagai bagian dari rekam medik pasien JANGAN membuat copy incident report untuk alasan apapun CATATLAH keadaan yang tidak diantisipasi

RISK ASSESSMENT TOOLS

lRisk Matrix Grading lRoot Cause Analysis lFailure Mode and Effect Analysis

RISK GRADING MATRIX

Score Risiko = Dampak x Probability
l Sering digunakan l Untuk memetakan risiko terhadap Probabilitas / Frekuensi dan Dampak / Konsekuensi l Sebaiknya digunakan bersama-sama oleh pihak klinisi dan manajemen untuk menilai insiden / risiko

Risk Matrix efektif : l Mudah digunakan dan dimengerti l Mempunyai deskripsi detil dan definisi l Menerangkan bagaimana risiko dapat di mitigasi pada tingkat yang bisa ditolerir

RISK MATRIX GRADING

PROBABILITAS /FREKUENSI / LIKELIHOOD
Level 1 2 3 4 5 Frekuensi Sangat jarang Jarang Mungkin Sering Sangat sering Kejadian aktual Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun Dapat terjadi dalam 2 - 5 tahun Dapat terjadi tiap 1 - 2 tahun Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun Terjadi dalam minggu / bulan

DAMPAK KLINIS / CONSEQUENCES / SEVERITY

Level 1 2 DESKRIPSI Insignificant Minor CONTOH DESKRIPSI Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil Dapat diatasi dengan pertolongan pertama, kerugian keuangan sedang

Moderate

Berkurangnya fungsi motorik / sensorik / psikologis atau intelektual secara semipermanent / reversibel / tidak berhubungan dengan penyakit Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
Cedera luas Kehilangan fungsi utama permanent (motorik, sensorik, psikologis, intelektual), permanen / irreversibel/ tidak berhubungan dengan penyakit Kerugian keuangan besar

Major

Cathastropic

Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit. Kerugian keuangan sangat besar.

Risk Grading Matrix

Potencial Concequences Frekuensi/ Likelihood
Sangat Sering Terjadi (Tiap mgg /bln) 5 Sering terjadi (Bebrp x /thn) 4

Insignificant 1
Moderate

Minor 2
Moderate

Moderate 3
High

Major 4
Extreme

Catastropic 5
Extreme

Moderate

Moderate

High

Extreme

Extreme

Mungkin terjadi (1-2 thn/x) 3

Jarang terjadi (2-5 thn/x) 2 Sangat jarang sekali (>5 thn/x) 1

Low

Moderate

High

Extreme

Extreme

Low

Low

Moderate

High

Extreme

Low

Low

Moderate

High

Extreme

Can be manage by procedure

Clinical Manager / Lead Clinician should assess the consequences againts cost of treating the risk

Detailed review & urgent treatment should be undertaken by senior management

Immediate review & action required at Board level. Director must be informed

TABEL ASESMEN RISIKO

No. Insiden Dampak (D) 1 2 3 Probabilitas (P)

Skor Risiko (D x P) 1-25

Bands

Rangkin g Risiko

Tindakan

Penanggung Jawab

4 5 1 2 3 4 5

L MH E

1. 2. 3.

Salah operasi Salah pemberian obat

x x

x x

8 15

2 x 1

( Diisi Oleh Unit )

DEFINITIONS Medication error

errors in the process of ordering, dispensing, or administering a

medication, regardless of whether an injury occurred or whether the potential for injury was present

Adverse drug event an injury to the patient resulting from the use of medication Adverse drug reaction any unexpected, unintended, undesired, or excessive response to a medication.

8/27/13

American Journal of Health-System Pharmacists

A model of the types medication incident

Medication Error are incidents in process of : prescribing, dispensing, preparing, administering, monitoring, providing medicine advice, ADEs

ADR

Near miss
8/27/13

SCOPE OF PROBLEM MEDICATION ERROR

of the 1010 medication errors review
298 (30%)

57 (6%) 245 (24%)

ON

410 (41%)
213; doi:10.1136/qshc.2005.016733 Quality and Safety in Health Care 2006;15:208-

Failure points where medication errors occur

Prescribing Transcribing Dispensing Administering

39%

12%

11%

38%
JAMA 1995Jul5,274(1):29-34

Medication Error - formula

Percentage of errors, Numerator =Total number of Errors observed (Significant & Non Significant)

Denominator = All doses observed that were administered plus doses ordered and not administered (Opportunity for error)

Example
Jumlah obat yang akan dibeirkan pada 20 pasien dalah 47 obat(Opportunities of error)

Setelah diobeservasi ternyata terjadi :

3 medication errors saat pemberian dan 1 omitted( ordered but not administered).

The Omitted dimasukkan dalam numerator dan denominator.

3+1 47+ 1 x 100 = 8.3%

Representation

Safety begins with you

Dont wait for someone else