PROF.ING.GR.

I PIPER CORNELIA

GHID PRACTIC PENTRU CREAREA UNEI BAZE DE DATE LA DIRIGENIE

BACU 2013

ISBN 978-973-0-15045-2

Contents Cap. 1. ARGUMENTUL ............................................................................................. 3 Cap.2. REALIZAREA BAZEI DE DATE......................................................................... 7 2.1. Generaliti ................................................................................................... 7 2.2. Interfaa grafic cu utilizatorul ...................................................................... 9 2.3. Lansarea n execuiei i nchiderea programului Access .............................. 11 1.4. Crearea unei baze de date nou .............................................................. 13

2.5. Tabele - operaii principale .......................................................................... 15 2.6. Relaii ntre tabele ....................................................................................... 30 2.7. Formulare .................................................................................................... 33 2.8. Interogri .................................................................................................... 37 2.9. Rapoarte ..................................................................................................... 42 Cap. 3. CONCLUZII FINALE ..................................................................................... 52 3.1. Domeniul de utilizare .................................................................................. 52 3.2. O baz de date cu informaii la nivelul clasei a XIIa ..................................... 52 4. BIBLIOGRAFIE .................................................................................................... 59

Cap. 1. ARGUMENTUL n acest lucrare am realizat o prezentare succint a modului de utilizare a aplicaie Access, cu exemplificare prin crearea unei Baze de date cu informaii despre colectivul unei clase de elevi. tiut fiind utilizarea calculatorului n redactarea, nregistrarea i transmiterea datelor, consider c aceast aplicaie poate fi folosit n munca la catedr de ctre profesorii-dirigini i nu numai. De asemenea tema ar putea fi mbogit (continuat) prin realizarea unor tabele, interogri complexe, rapoarte, formulare cu diferite situaii : elevi transferai, elevi cu abandon colar, elevi cu situaii nencheiate la diferite discipline, elevi cu corigene, elevi cu medii sczute la purtare pentru absente sau alte situaii, elevi cu burse sociale, elevi navetiti, etc. Lucrarea de fa i propune crearea unei baze de date care s cuprind mai multe tabele reunite ntr-o colecie ce beneficiaz de mai multe faciliti. Tabelele incluse ntr-o baz de date prezint urmtoarele avantaje : Nume lungi pentru cmpuri i tabele; Titluri pentru cmpuri; Valori implicite pentru cmpuri; Formate de afiare; Chei de indexare primare; Relaii persistente. n orice activitate, indiferent de domeniul n care se desfoar, exist o latur informaional. Aceasta nseamn c n cadul acestor activiti se prelucreaz informaii, prelucrarea realizndu-se ntr-o msur tot mai mare cu ajutorul calculatorului. Informaiile prelucrate cu ajutorul s istemelor de calcul se numesc date. Datele trebuiesc stocate, organizate, prelucrate i regsite. O dat se caracterizeaz printr-un nume care reprezint identificatorul datei i un tip care reprezint modul de memorare i prelucrare a datei. Un ansamblu de date de acelai tip formeaz o colecie de date. ntre datele dintr-o colecie se pot stabili relaii sau legturi. Dac unei colecii de date i se asociaz un mecanism de identificare (selectare) a datelor componente se obine o structur de date. -

De ce o clas de liceu? Pentru c la nivelul unei astfel de clase trebuiesc ntocmite foarte multe tabele cu date de diferite tipuri : - Date personale ( nume, prenume, domiciliul); - Date colare (medii, absene, corigene, situaii nencheate, burse, premii, transferai, cu abandon colar); - Date de examen ( atestat profesional, probe pentru examenul de bacalaureat); - Date privind preocuprile extracolare; - Caracterizarea psihologic. Datele reprezint aadar informaii care fac obiectul prelucrrii pe sistemele de calcul i pot fi: Elementare (numite i simple sau scalare) atunci cnd sunt indivizibile n raport cu prelucrrile la care pot fi supuse. Compuse (numite i complexe) atunci cnd sunt alctuite din mai multe date elementare, deci sunt la rndul lor divizibile n date mai simple.[1]. O dat scalar se definete, din punct de vedere logic prin trei elemente: identificator, atribute i valori, iar din punct de vedere fizic corespunde unei anumite zone de memorie de o anumit valoare. Identificatorul este un simbol sau un nume care se asociaz datei, pentru a o distinge de alte date sau tip de dat. Valorile datei se definesc printr-o proprietate care poate fi de tip ntreg, real, text etc. Atributele precizeaz proprieti ale datei i ele determin modul n care acesta va fi tratat n procesul de prelucrare.[2]. Aceast baz de date poate fi extins i cu tabele ce urmresc traseul profesional al elevilor pentru a crea o imagine a eficienei curriculumului preuniversitar. Access ca parte integrant a pachetului Microsoft Office vine n completarea facilitilor oferite de lucru cu foile de calcul tabelar, asigurnd stocarea i prelucrarea unui volum foarte mare de date. Avantajele folosirii bazelor de date Access, prin comparaie cu foile de calcul tabelar constau n : 1. 2. 3. 4. Organizarea datelor; Restructurarea datelor n tabele relaionale; Implementarea sistemului de relaii; Posibilitatea memorrii oricrui tip de informaie;
4

5. Folosirea eficient a memoriei ; 6. Colaborarea cu alte aplicaii; 7. Navigarea n reeaua Internet. O baz de date reprezint un ansamblu de fiiere de date organizate n principal ca : - tabele de date (table) - formulare pentru introducerea datelor n tabele (form) - interogri ( queries) simple (dintr -un tabel) sau complexe (din mai multe tabele) - rapoarte (report), sinteze din datele tabelelor. Prin urmare, o baz de date se definete ca fiind un ansamblu de date elementare sau structurate, accesibile unei comuniti de utilizatori. O definiie mai apropiat de reprezentarea fizic ar fi cea conform creia o baz de date este un ansamblu de fiiere intercorelate, care conin nucleul de date necesare unei aplicaii informatice complexe.[1]. O baz de date permite extinderea cu mai multe tabele. ntr-o baz de date sunt nregistrate date despre obiecte reale sau abstracte, dar i asocierile (relaiile) care se pot stabili ntre acestea. Spunem c ntre datele unei baze de date exist o interdependen logic. Considerarea interdependenelor ce se pot stabili ntre coleciile de date memorate ntr-o baz de date contribuie la asigurarea integritii funcionale a bazei de date.[1]. O tabel reprezint o structur n care se pot memora date de diferite tipuri care descriu elementele unei mulimi. Datele pot fi puse n eviden n nregistrri (rnduri) i cmpuri (coloane). n tabela elevi prezentat mai jos, o nregistrare conine informaii despre un anumit elev, iar un cmp ( de exemplu<email>) conine informaii de acelai tip pentru fiecare nregistrare.

Crearea unei tabele se realizeaz n dou etape: - n prima etap se stabilete structura tabelei, specificndu-se numele cmpurilor, lungimile acestora, precum i tipul informaiilor care vor fi introduse n fiecare cmp; - n a doua etap se ncarc efectiv informaiile n tabel. Dei modul de abordare poate nu se ridic la cel mai nalt nivel din punctul de vedere al aplicaiilor bazelor de date actuale trebuie avut n vedere faptul c lucrarea se adreseaz n primul rnd celor implicai n activitatea de nvmnt preuniversitar: profesorilor - dirigini. Ceea ce s-a dorit n primul rnd de la aceast aplicaie a fost obinerea rapid i ct mai exact a unei baze de date astfel nct acesta s poat fi folosit mai departe n alte tipuri de probleme care necesit acest lucru. tiut fiind utilizarea calculatorului n ntocmirea diferitelor situaii colare, consider c aceast aplicaie poate fi folosit n munca la catedr de ctre profesorii-dirigini i nu numai. De asemenea tema ar putea fi continuat prin realizarea unor tabele, formulare, interogri i rapoarte referitoare la evoluia profesional a elevilor dup terminarea liceului etc.
6

Cap.2. REALIZAREA BAZEI DE DATE

2.1. Generaliti Pentru realizarea unei baze de date am ales programul Access ce face parte din sistemul de operare Windows XP Profesional oferit de firma Microsoft i face parte din familia Windows, dintre care amintim Windows 95, Windows Me, Windows 2000. Windows XP Professional este produsul unei combinaii ntre caracteristicile de securitate, stabilitate i lucru n reea, din Windows 2000 i caracteristicile multimedia i de divertisment din Windows Me. Astfel c Windows XP Professional poate nlocui att Windows 2000 ct i windows 9X pentru sistemele desktop. Windows XP Professional ofer o interfa grafic inteligent, adaptabil ctre utilizator i o concepie modular orientat spre obiecte (fiier, director). Windows XP Professional ofer urmtoarele faciliti : - scurteaz timpul de pornire prin folosirea unei tehnici numit prencrcare; - dup ncrcarea sistemului, meniul Start sfieaz cele mai folosite programe; - programe de tip expert (wizard) care simplific operaii frecvente : imprimarea fotografiilor, copierea lor pe uniti de CD, etc. - noi sugestii de asisten (Help) sub form de liste care ofer informaii despre o aciune n curs; - Internet Explorer 6.0, un navigator pe reeaua Internet, o versiune mbuntit; - Permite tehnica de glisare i fixare ( drag and drop) a obiectelor (director, fiier) cu ajutorul mouse-ului ( dispozitiv periferic de intrare); - Ofer mai mult stabilitate, care provine din folosirea simultan a mai multor programe (multitasking preemptiv), ceea ce presupune planificarea
7

procesorului pe niveluri de prioritate, pentru fiecare program lansat i permite utilizatorului lansarea unei noi operaii simultan cu execuia alteia. Mediul de program Access se poate folosi pe orice calculator cu urmtoarele cerine minime: - sistem de operare Windows - microprocesor INTEL Pentium cu urmtoarele caracteristici: o gama frecvenelor maxime : 450 MHz; o dimensiunea regitrilor : 32 bii; o magistrala de date extern : 64 bii; o magistrala memoriei : 32bii o memorie maxim : 4Gb o memorie cache ncorporat : 8Kb pentru instruciuni i 8Kb pentru date la primele tipuri, ajungnd la 2Mb n prezent, o coprocesor matematic cu unitate de calcul n virgul mobil (FPU) inclus.[3]. - hard disk-ul de capacitate cuprins ntre 10Mb i 260 GB (80 GB) - memorie RAM de 256; 1024MB - CD - ROM - monitor CRT(cu tub catodic) sau LCD ( cristale lichide) - mouse. La instalarea sistemului de operare Windows, acesta nlocuiete versiunea DOS a sistemului vechi cu una mai nou, compatibil cu sistemul Windows instalat. Lansarea sistemului de operare Windows nu poate fi fcut dect dac se iniializeaz calculatorul prin apsarea butonului RESET i se rencarc sistemul de operare.

2.2. Interfaa grafic cu utilizatorul Interfaa grafic cu utilizatorul (GUI= Graphical User Interface) a devenit o component dominant a sistemelor de operare ale microcalculatoarelor (Windows). GUI folosete n locul comenzilor : ferestre, pictograme (iconuri), meniuri i cursorul grafic ( mouse). Ferestrele ( windows) sunt zone ale ecranului n care se pot desfura activiti legate de introducerea datelor i afiarea rezultatelor pentru aplicaiile utilizatorilor. Pictogramele (icons) sunt mici desene ce reprezint sugestiv comenzi, fiiere sau aplicaii ce pot fi activate cu ajutorul mouse -ului. Meniurile, care conin comenzile pe care le pot executa aplicaiile sistem sau utilizator. Cursorul grafic, care poate lua diferite forme ( sgeat, clepsidr, etc.) n funcie de natura activitii desfurate de sistemul de operare sau aplicaie. Desktop-ul, care desemneaz poriuni din ecran pe care sunt rezidente pictogramele i meniul sistemului de operare. Dup lansarea n execuie a sistemului de operare, pe ecran apar o serie de reprezentri sugestive numite pictograme, aranjate n funcie de opiunile furn izate la instalarea sistemului.[4]. O parte din acestea sunt:

- configuraia calculatorului la care se lucreaz My computer conine unitatea de memorie extern : - unitatea floppy - A: ; - hard disk - C: ; D: ; - unitatea CD-ROM - E: ;

- depozitarea fiierelor i dosarelor care se terg

- locurile mele din reea Mai apar o serie de pictograme care sunt specifice anumitor aplicaii instalate n sistem, iar n partea de jos a ecranului apare bara de TASK-uri (TASK BAR). E are trei componente de baz : - meniul START; - lista TASK- urilor; - zona SETTING

Windows XP ofer posibilitatea accesului la programe, prin intermediul butonului Start sau prin alte modaliti. - PROGRAMS : o list cu toate aplicaiile instalate pe calculatorul respectiv. - DOCUMENTS : permite selectarea unui document care a fost deschis anterior. - SETTINGS (setare parametri) : permite modificarea de ctre utilizator a unor parametri ai meniului Windows i, de asemenea, accesul la fereastra de control pentru efectuarea diverselor operaii de instalare sau dezinstala re a unor programe sau echipamente periferice. De asemenea, permite accesul la configurarea imprimantelor i a parametrilor barei de task -uri. - SEARCH : se utilizeaz pentru a specifica diverse criterii pentru cutarea unui fiier/director (dup nume, locaie, data modificrii, dimensiune i coninut) sau calculator (pentru calculatoarele legate ntr -o reea de calculatoare).
10

- HELP : deschide o fereastr principal de ajutor a utilizatorului i caut orice informaie de care are el nevoie. Permite i executar ea de mici exemple. - RUN (rulare): se utilizeaz pentru lansarea n execuie a unei aplicaii. - SHUT DOWN (nchidere): se utilizeaz pentru a nchide sesiunea de lucru, oferind mai multe posibiliti: 1. Turm Off oprirea calculatorului 2. Restart repornire 3. Stand By pauz, n ateptare. Soft-ul de aplicaii cuprinde: - fiierul word procesor de texte cu extensia .doc - fiierul excel de calcul tabelar cu extensia .xls - fiierul power point de prezentri profesionale cu extensia .ppt - fiierul access sistem de gestionare a bazelor de date cu extensia .mdb - fiierul paint editor de imagini pe bii cu extensia .bmp - poze cu extensia .jpg sau .gif

2.3. Lansarea n execuiei i nchiderea programului Access Lansarea n execuie : START ALL PROGRAMS MICROSOFT ACCESS. Dac pe ecran exist o pictogram sub care scrie Microsoft Access se poate porni aplicaia printr-un dublu clic pe aceast iconi. nchiderea programului: File Exit Clic pe meniul de control - Close
11

ALT + SPACE este activat meniul de control de unde se alege opiunea Close ALT + F4 Deschiderea unei baze de date existente Pentru a deschide o baz de date existent se poate alege una din urmtoarele posibiliti: Metoda 1 Dac aplicaia Microsoft Access este deschis: File - Open apsm pe pictograma existent n bara de instrumente , CTRL + O Se va deschide fereastra Deschidere (Open) n care se va specifica: Unitatea i folderul n care a fost salvat baza de date (prin deschiderea listei combinate Privire n) Numele bazei de date pe care dorim s-o deschide Tipul (formatul )bazei de date care se deschide alegem calea unde se afl baza de date Obs. Extensia unei baze de date Access este mdb.

12

Numele bazei de date Deschiderea se realizeaz as tfel : a) printr-un dublu clic pe numele bazei de date; b) printr-un clic pe numele bazei de date dup care se apas butonul Deschidere. Metoda 2 n partea de jos a meniului File, exist n ordinea folosirii, ultimele fiiere accesate. Printr-un clic pe numele celui dorit se va deschide fiierul respectiv.

1.4. Crearea unei baze de date nou Se acceseaz aplicaia Access i crearea unei noi baze de date se poate realiza astfel: Pasul I File - New
13

printr-un dublu clic pe simbolul CTRL + N Pasul II

din bara de instrumente;

n urma acestei aciuni, lng marginea din dreapta ecranului se afieaz panoul de activitate (taskbar), n care se va efectua un clic pe comanda Baz de date necompletat (Blank Database)

Pasul III Se afieaz fereastra de dialog cu numele Fiier nou baz de date (File New Database) specializat n crearea bazelor de date noi, n care vom stabili: Unitatea i folderul n care se va crea baza de date (n cmpul Salvare n (Save in)) Numele bazei de date (n cmpul Nume fiier (File name)) Tipul bazei de date care se realizeaz prin selectarea din lista combinat (Tip fiier (Save as type))

Salvarea unei baze de date Cnd se creeaz o baz de date, ea este salvat automat cnd i se stabilete numele. Dup fiecare modificare a structurii unui tabel, formular sau alt tip
14

obiect, programul Access nu permite nchiderea obiectului sau a bazei de date fr lansarea n execuiei a operaiei de salvare. Astfel pe ecran se va afia ntotdeauna o fereastr de avertisment care cere confirmarea utilizator ului privind efectuarea operaiei de salvare. Pentru realizarea operaiei de salvare se d comanda Yes. n marea majoritate a cazurilor (de exemplu n procesul de introducere a noilor articole ntr-un tabel) modificrile se salveaz automat. Acesta este motivul pentru care comenzile de salvare Save i Save As sunt aproape tot timpul dezactivate.

Salvarea un fiier Access File - Save CTRL + S se

apas

pictograma ce se afl pe bara de instrumente

Afiarea /ascunderea barelor de instrumente

Barele de instrumente se pot afia/ascunde astfel: View Toolbars se afieaz un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile programului de gestiune a bazelor de date. Numele barelor afiate pe ecran sunt precedate de caracterul de bifare. Pentru afiarea unei bare se execut un clic pe numele barei dorite. Pentru a ascunde o bar deja afiat se aplic un clic pe numele barei.

2.5. Tabele - operaii principale 1. CREAREA I SALVAREA UNUI TABEL Se deschide programul Microsoft Access Fiier Nou din partea dreapt a ecranului de alege opiunea Baz de date necompletat
15

 se salveaz baza de date cu un nume i se alege locaia unde vrem s salvm baza de date i se va deschide fereastra de mai jos din care alegem modul de realizare a unui table.

Un tabel poate fi creat prin urmtoarele moduri: 1. Creare tabel prin modul Vizualizare proiect 2. Creare tabel utiliznd Expertul 3. Creare tabel prin introducere de date CREAREA TABELULUI PRIN MODUL VIZUALIZARE PROIECT Se selecteaz butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut dublu clic pe opiunea Creare tabel n modul Vizualizare proiect (Create table in Design View). Se va afia fereastra de proiectare a tabelului .

16

Acest fereastr conine: 1. bara de titlu n care apare numele implicit al tabelului Tabel1 (Table1) 2. o bar care conine trei butoane: - Nume cmp (Field Name) - Tip de date (Data Type) - Descriere (Description) 3. O subfereastr numit Proprietile cmpurilor (Field Properties). n partea dreapt se afieaz un ajutor care se adapteaz la situaia actual. 4. Cursorul de text apare n prima celul liber a coloanei Numele cmpului (Field Name) Observaii n celula liber a coloanei Nume cmp (Field Name) se tasteaz numele cmpului. Lungimea maxim a unui nume de cmp este 64 de caractere. Po t fi utilizate litere (minuscule, majuscule, ntre care nu se fac distincie n prelucrare), cifre, spaii i diferite caractere speciale, cu excepia : punctului, semnului de exclamare, accentul grav i paranteze ptrate. Dup introducerea numelui cmpulu i

17

se trece n coloana Tip de date (Data Type) prin tasta TAB sau cu ajutorul sgeilor sau printr-un clic n cmpul dorit. Coninutul celulei Tip de date (Data Type) se transform implicit n tip de date Text. n partea dreapt a celulei apare o sgeat care indic existena unei liste care conine toate tipurile de date admise de programul Access dup care printr -un clic se selecteaz tipul dorit. Tipurile cele mai uzuale sunt: Text, Numr (Number), Dat/Or (Date/Time), Moned (Currency), Autonumero tare (AutoNumber), Da/Nu (Yes/No). Tip dat Text Memo Caracteristici pentru iruri de maxim 255 caractere pentru iruri cu lungime mai mare dect 65536 caractere. pentru numere ntregi sau cu zecimale. pentru date calendaristice. pentru valori monetare. Se folosete pentru a evita rotunjirea n timpul calculelor. Ofer o precizie de 15 cifre la ntregi i 4 la zecimale. pentru serii incrementate automat cu 1 sau cu valori aleatoare. De obicei se folosete pentru cheia principal a tabelei. pentru datele logice. pentru legarea/ncorporarea obiectelor prin mecanismul OLE: documente Word, imagini, fiiere de sunet, tabele n Excel, fiiere create n alte aplicaii. pentru reinerea adreselor URL (a unor

Number (Numeric) Date/Time (Dat/Or) Currency (Moned)

Autonumber (Autonumerotare)

Yes/No (Da/Nu) OLE Object (Obiect OLE)

Hyperlink

18

pagini web). Lookup Wizard (Expert cutare) se utilizeaz pentru a crea un cmp care s permit selectarea valorilor posibile la popularea cu date a tabelei.

n coloana Descriere (Description) se introduce o scurt descriere a informaiei care va fi memorat n cmpul actual. Este recomandat completarea celule i de descriere dei este opional. Dac este cazul, cu ajutorul subferestrei Proprietile cmpurilor (Field Properties) de obicei se configureaz proprietile Dimensiune cmp (Field Size) i Format. Proprietate Field size (dimensiune cmp) Efect permite fixarea mrimii zonei alocate coloanei. determin modul n care putem afia cmpul. permite introducerea unui ablon care s controleze modul de introducere a datelor. precizarea numrului de zecimale. denumirea sub care va aprea coloana n formularele sau rapoartele utilizator. Implicit este trecut numele cmpului. permite precizarea valorii iniiale n cmpul respectiv pentru un nou articol. permite specificarea unei reguli de validare, o condiie pus asupra valorii introduse pentru a fi acceptat n tabel.

Format Input Mask (Masc intrare)

Decimal Places (Zecimale) Caption (Legend)

Default Value (Valoare implicit) Validation Rule (Regul de validare)

19

Validation Text (Text de validare)

specific mesajul afiat n cazul introducerii unei valori eronate n cmp. specific acceptarea sau respingerea valorilor nule n coloan.

Required (Obligatoriu)

Allow Zero Length lungimea zero)

(Se

permite permite sau nu tratarea unui ir de lungime zero drept valoare valid. Se folosete pentru tipul Text sau Memo. indic prezena sau absena unui index pentru coloan. este proprietate a tipului Autonumber i arat cum va fi generat noua valoare: prin incrementare sau aleatoriu.

Indexed (Indexat) New Value (Valoare nou)

Pentru completarea altor cmpuri se vor repeta paii precedeni. Se stabilete cheia primar a tabelului. Valorile depuse ntr-un cmp cu atributul de cheie primar permit identificarea unic a articolelor din tabel. n acest scop se efectueaz un clic pe numele cmpului care va fi cheia primar i: - se acioneaz butonul de comand Cheie Primar (Primary Key) de pe bara de instrumente - Editare (Edit)- Cheie Primar (Primary Key) - clic dreapta Cheie primar Se salveaz tabelul - prin acionarea butonului de pe bara de instrumente - Fiier (File) Savare (Save). n fereastra de dialog Table Name se introduce numele tabelului, tabelul astfel salvat nc nu conine nici un articol (a fost salvat doar structura tabelului). Pentru introducerea de informaii n tabelul salvat se comut n modul de vizualizare de tip foaie de date: - Vizualizare (View) Foaie de lucru (Datasheet View) - Butonul Deschidere aflat n fereastra Baze de date Programul Access pune la dispoziia utilizatorului dou moduri de vizualizare:

20

- modul de vizualizare de tip proiect Vizualizare (View) Vizualizare n mod proiectare (Design View). - modul de vizualizare de tip foaie de date Vizualizare (View) Foaie de lucru (Datasheet View). Configurarea proprietilor dimensiunea cmpului (Field Size) n cazul cmpurilor de tip text, propritatea dimensiunea cmpului (Field Size) stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse n cmpul respectiv. Valoarea implicit a acestei proprieti este egal cu 20, iar valoarea maxim este 255. n cazul cmpurilor de tip numr, propritatea dimensiunea cmpului (Field Size) stabilete domeniul de valori numerice care pot fi memorate n cmpul respectiv. Aceast proprietate este configurat de obicei cu valorile: Octet (Byte), ntreg (Integer), ntreg Lung (Long Integer), Simpl precizie (Single) i Dubl precizie (Double). Valoarea implicit este Long Integer. Domeniile corespunztoare acestor valori sunt urmtoarele: Octet (Byte): Numerele ntregi din intervalul [0,255] ntreg (Integer): Numerele ntregi din intervalul [-32768, 32767] ntreg Lung (Long Integer): Numerele ntregi din intervalul [-2147483648, 2147483647] Simpl precizie (Single): Numere cu zecimale, din intervalul [-3,4*1038, 3,4*1038] Dubl precizie (Double): Numere cu zecimale, din intervalul [-1,7*10308, 1,7*10308] Configurarea proprietilor Format. n cazul datelor de tip Numr (Number), Dat/Or (Date/Time), Moned (Currency) proprietatea Format stabilete modul n care programul Access va afia (formata) informaiile introduse n cmp. Aceast proprietate se refer numai la modul de afiare a datei, nu i modul de memorare al ei. Formatele de afiare depind de tipul cmpului. Observaie
21

Dac se dorete introducerea unui numr real ntr -un cmp trebuie ca din fereastra : proprietile cmpului s se fac urmtoarele precizri: Dimensiune cmp: Dubl precizie sau simpl precizie Zecimale: 2 Adugarea articolelor noi ntr-un tabel n fereastra de baze de date se efectueaz clic pe butonul Se execut dublu clic pe numele tabelului (sau clic pe numele tabelului i se execut clic pe butonul Deschidere sau Vizualizare (View) Foaie de lucru (Datasheet View) ) Se introduc datele Obs. Trecerea de la un cmp la altul se poate face cu tasta TAB, cu sgeile sau cu ajutorul mouse-ului. Navigarea ntre articolele unui tabel Butoanele barei de navigare, situat n partea inferioar a ferestrei de vizualizare tip foaie de date a unui tabel, permite o deplasare rapid ntre articolele tabelului respectiv.
Primul articolul Articolul precedent

Articolul urmtor sfritului tabelului

captu
Articolul urmtor Ultimul articol

tergerea articolelor unui tabel - Se selecteaz nregistrarea - Clic dreapta pe selecie tergere nregistrare sau Editare tergere nregistrare
22

- se afieaz o fereastr n care se cere validarea aciunii de tergere . Adugarea unui cmp nou unui tabel existent Se afieaz tabelul n modulul de vizualizare Tip Proiect Se selecteaz linia de cmp naintea cruia se adaug noul cmp Se efectueaz clic pe Inserare Rnd (Insert Rows) sau din meniul Inserare Rnduri (Insert Rows) sau clic dreapta i se alege opiunea Inserare Rnd Se creeaz o nou linie n care se definete numele, tipul i descrierea cmpului Se salveaz informaiile (Ctrl+S sau butonul Save ).

tergerea datelor memorate ntr-un cmp al unui articol Se poziioneaz cursorul n celula care se dorete tears tergerea caracterelor aflate n faa cursorului se va face cu tasta Backspace iar celor aflate dup cursor se va face cu Delete. Pentru anularea modificrilor efectuate n cmpul actual se va apsa tasta ESC.

Utilizarea comenzii Undo Anularea comenzilor se poate face cu ajutorul comenzii Undo din Edit sau prin activarea butonului aflat pe bara Foaie de date table.

tergerea unui tabel Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz tabelul care vrem s-l tergem Editare Delete sau se activeaz butonul Se confirm tergerea.

23

Operaii ntr-un tabel Formatarea caracterelor dintr-un tabel Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Format Font n fereastra Font se pot stabili urmtoarele caracteristici: - fontul - stilul fontului - dimensiunea caracterelor - culoarea - sublinierea caracterelor Obs. Formatarea se va face pentru toate caracterele ce aparin tabelului. Formatare foaie de date Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Format Foaie de date n fereastra Formatare foaie de date se poate stabili urmtoarele: - efectul celul (plat, ridicat, adncit) - afiarea liniei de grile (orizontale, verticale) - culoarea fundalului - culoarea liniei de gril - stilul liniei i chenarul
24

Stabilirea nlimii unui rnd Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Format nlime rnd Se stabilete nlimea rndului. Stabilirea limii unei coloane Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Format Lime coloan Se stabilete limea coloanei. Ascunderea unei coloane dintr-un tabel Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Se fixeaz cursorul n coloana care dorim s-o ascundem Format Ascundere coloan. Reafiarea unei coloane dintr-un tabel care a fost ascuns Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul

Se selecteaz numele tabelului

25

Se efectueaz clic pe butonul Format Reafiare coloan Se bifeaz numele coloanei care se dorete a fi reafiat Se activeaz butonul nchidere.

Redenumirea unei coloane Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Clic dreapta pe numele coloanei Redenumire coloan Se scrie de la tastatur numele dorit. nserarea unei coloane Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz clic pe butonul Se poziioneaz cursorul n coloana n fa creia se dorete nserarea Inserare Coloan. Duplicarea sau copierea tabelelor Se deschide o baza de date i se selecteaz un tabel Operaia de copiere a unui tabel ntr-o alta de acelai tip se face selectnd File Export. n fereastra care se deschide se alege baza de date unde vrem s copiem tabelul selectat Se poate copia doar structura sau se poate copia coninutul mpreun cu structura.
26

Modificarea unei coloane n interiorul unui tabel Aceast operaie poate fi realizat att n modul de vizualizare tip foaie de dat, ct i n modul de vizualizare tip proiect. 1. n modul de vizualizare tip foaie de dat : Se selecteaz un clic pe numele de cmp pe care dorim s -l mutm i se trage cu mouse-ul n noua poziie. 2. n modul de vizualizare tip proiect Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului pe care-l dorim s-l mutm i se trage cu mouse-ul n noua lui poziie.

Sortarea nregistrrilor Se deschide fereastra bazei de date Se efectueaz clic pe butonul Se selecteaz numele tabelului Se efectueaz c lic pe butonul Se efectueaz clic pe butonul pentru sortarea ascendent (n ordine cresctoare) sau nregistrri Sortare ascendent Se efectueaz clic pe butonul pentru sortarea descendent (n ordine descresctoare) sau nregistrri Sortare descendent. Crearea unui tabel cu ajutorul Expertului Din fereastra Baz de date se execut dublu clic pe opiunea Creare Tabel utiliznd Expertul i se va deschide urmtoarea fereastr:

27

Din cmpul Exemple de tabele se alege o opiune din lista afiat. Din cmpul Exemple de cmpuri se aleg opiuni pentru cmpurile tabelului. Acestea se mut n Cmpurile din tabel cu ajutorul butoanelor aflate n dreapta. - mut cmpul selectat din list - mut toate opiunile din list Redenumirea unui cmp selectat se face prin activarea butonului Redenumire Cmp ( Rename Field). Se va deschide o fereastr n care vom trece noul nume. Dup fixarea cmpurilor tabelului se activeaz butonul Urmtorul i de va deschide fereastra de mai jos n care vom da un nume tabelului i vom rspunde la ntrebarea Dorii ca expertul s defineasc o cheie primar?

28

Prin activarea butonului Urmtorul se va deschide fereastra urmtoare:

Crearea tabelului prin introducerea de date Din fereastra Baz de date se execut dublu clic pe opiunea Crearea tabelului prin introducerea de date i se va deschide fereastra de mai jos: Modificarea numelui coloanei se face prin clic dreapta i alegem din lista afiat Redenumire Coloan.
29

2.6. Relaii ntre tabele Crearea unei relaii ntre tabelele unui baze de date O relaie reprezint o legtur informaional ntre datele a dou ta bele. Ea este asigurat prin apariia aceluiai cmp n ambele tabele. Rolul relaiilor este de a stabili cum decurg unele date sau cum unele date le completeaz pe altele. Relaiile sunt necesare n formarea unor sinteze a informaiilor din baza de date. Exist trei tipuri de relaii care se pot stabili ntre dou tabele: Relaia de unu la unu, notat mai scurt 1 1. Ea se stabilete n momentul n care fiecrei nregistrri din tabelul T1 i corespunde cte o singur nregistrare n tabelul T2 sau nici una. Relaia de unu la mai muli , notat mai scurt 1 n. . Ea se stabilete n momentul n care unei nregistrri din tabelul T1 i corespund mai multe nregistrri n tabelul T2. Relaia de mai muli la mai muli, notat mai scurt n n. Ea se caracterizeaz prin faptul c o nregistrare din tabela T1 poate avea n coresponden mai multe nregistrri din tabela T2 i o nregistrare din tabela T2 poate fi simultan n relaie cu mai multe nregistrri din tabela T1. Stabilirea relaiilor ntre tabele se realizeaz astfel: Se activeaz fereastra principal Access
30

 Instrumente (Tools) Relaii (Relationship) sau butonul de pa bara Baz de date n fereastra Relaii este deschis fereastra de dialog Afiare tabel, din care se selecteaz tabelele, pe rnd, n ordinea relaionrii, i se Adaug n Relaii.

Schimbarea ordinii ntre tabele se face prin tragerea unei tabele n locul celeilalte i invers, n fereastra Relaii. Dup selectarea tabelelor se realizeaz relaionarea, adic se trage din prima tabel, cmpul prin intermediul cruia se face legtura peste cmpul cu aceeai denumire din tabela a doua. n acest moment, cursorul ia forma unui mic dreptunghi band. La eliberarea butonului mouse-ului, se deschide o fereastr de dialog pentru precizri suplimentare asupra relaiei stabilite. n aceast fereastr se verific dac operaia de tragere cu mouse-ul a fost executat corect. n coloana din stnga (Tabel/Interogare Tabel/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului primar i numele cheii primare. n coloana din dreapta (Tabel/ Interogare corelat - Related
31

table/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului asociat precum i numele cheii strine. Dac este cazul, aceste date pot fi modificate n interiorul ferestrei.

La baza acestei ferestre se menioneaz o caset text cu tipul relaiei. Unu - la - mai - muli Relaie de tipul de la unul la mai muli, n care unul din cmpuri puse n coresponden are atributul de cheie primar (sau are un index unic) Relaie unu la unu, n care ambele cmpuri puse n coresponden au atributul de cheie primar (sau au un index unic) Relaie nedeterminat, n care nici unul dintre cmpurile puse n coresponden nu are atributul de cheie primar (i nu au index unic). Pentru a evita acest tip de relaie, unuia din cmpurile puse n coresponden i se va atribui atributul de cheie primar (sau se va crea un index unic)

Unu la unu

Nedefinit

Dac se activeaz butonul Tip asociere din fereastra Editare relaii se va deschide o csu de dialog n care putem alege proprietile asocierii:
32

Se confirm prin apsarea butonului Creare.

relaia

stabilit

Se nchide fereastra Relaii, confirmndu-se salvarea relaiei proiectate Reafiarea ferestrei Relaii : - se va activa butonul (Relationship). sau Instrumente (Tools) Relaii

Reafiarea ferestrei Editare Relaii - clic dreapta pe linia care reprezint relaia fcut ntre cele dou tabele - Editare Relaii.

tergerea unei relaii - clic dreapta pe linia care reprezint relaia fcut ntre cele dou tabele tergere

Reafiarea ferestrei Afiare Tabel - clic dreapta n fereastra Relaii - Afiare Tabel sau activarea butonului

2.7. Formulare CREAREA I SALVAREA UNUI FORMULAR

33

 Se deschide fereastra Baze de date Se activeaz butonul Formulare din partea stng a ferestrei Baze de date Dublu clic pe opiunea Creare formular utiliznd Expertul n fereastra afiat Expert Formular stabilim - numele tabelul pentru care dorim s realizm un formular - cmpurile pe care le dorim n acest formular prin selectarea cmpului i activarea butonului sau folosind butonul care transfer toate cmpurile n subfereastra numit Cmpuri selectate.

se activeaz butonul Urmtorul se alege aspectul formularului (Coloane, Tabele, Foaie de date, Stnga dreapta, PivotTable, PivotChart) se activeaz butonul Urmtorul se alege stilul formularului (Estompare, Expediie, Grafic Sumi, Gresie, Hrtie de orez, Industrial, Internaional, Piatr, Schem, Standard) se activeaz butonul Urmtorul se d un nume formularului i se alege una din opiunile: - Deschidere formular pentru afiarea sau introducerea informaiilor
34

- Modificare proiect formular se activeaz butonul Terminare i se va afia formularul se pot introduce nregistrri

Pentru introducerea unei nregistrri noi n tabelul aferent formularului se va execut un clic pe butonul . Pentru modificarea unei nregistrri din tabel se va cuta nregistrarea dorit cu ajutorul butoanelor aflate pe bara nregistrare i se va edita. tergerea unei nregistrri dintr-un formular se va poziiona cursorul pe acea nregistrare Editare tergere nregistrare sau activarea butonului Vizualizare Machet.

de pe bara

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor din antetul i subsolul unui formular Formularele pot conine , n afara seciunii detalii, i: - seciunea de antet a formularului - seciunea de subsol a formularului Afiarea/ ascunderea seciunii de antet i de subsol ale unui formular se selecteaz formularul se activeaz butonul Proiect

35

 pentru a introduce spaiu pentru antet se trag n jos liniile care delimiteaz seciunea Antet formular de Detaliere seciunile de antet i de subsol fiind afiate se pot introduce imagini, etichete.

Afiarea/ascunderea casetei de instrumente: Vizualizare Bare de Instrumente Caset de instrumente Pentru a introduce un text n zona antetului sau a subsolului se va activa butonul . Dup acionarea acestui buton se selecteaz o zon de antet/subsol unde se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a introduce o imagine grafic n zona antetului sau a subsolului se va activa butonul . Dup acionarea acestui buton se selecteaz o zon de antet/subsol unde se va poziiona imaginea. Se afieaz o fereastr de dialog cu ajutorul creia se selecteaz imaginea dorit. tergerea etichetelor i a imaginilor din zona de antet /subsol se face prin selectare i acionarea tastei Delete.

tergerea unui formular Se selecteaz formularul din fereastra Baze de date

36

 Editare Delete sau tasta Delete sau butonul

nchiderea unui formular Fiier nchidere sau

Salvarea unui formular Fiier Salvare sau

2.8. Interogri O interogare este o modalitate de selecie i combinare a datelor provenind din una sau mai multe surse, care servete la realizarea rapoartelor, formularelor, etc. O interogare va fi reinut ntr-un fiier de cereri i la execuie va determina obinerea unui set dinamic de date, numit Dynaset. Orice modificare a datelor n tabelele surs conduce la modificarea rezultatului (a Dynaset -ului). De asemenea, orice modificare n Dynaset conduce la modificri n tabelele surs. Seturile de date dinamice obinute pe execuia interogrii nu se memoreaz ca atare, ci se genereaz automat la lansarea interogrii. Spunem c rezultatul interogrii este un fiier virtual de date. O interogare poate avea ca surs de date alt interogare interogare multipl. Tipuri de interogri 1. Interogri simple (de selecie)- select query 2. Interogri pentru actualizare delete query, updete query i append query 3. Interogri ncruciate sau bidimensionale crosstab query Interogrile se pot crea interactiv: - prin intermediul ferestrei QBE (Query By Example)
37

- folosind aplicaia Query Wizard - prin scrierea unor comenzi SQL Crearea unei interogri 1. Se activeaz butonul Fereastra afiat conine cele dou modaliti de creare a unei interogri: Creare interogare n modul Vizualizare proiect Creare interogare utiliznd Expertul 2. Se execut dublu clic pe Creare interogare n modul Vizualizare proiect i se va afia pe ecran dou ferestre: Afiare de tabel (Show table) care conine trei file: - Tabele (Tables) afieaz lista tuturor tabelelor din baza de date - Interogri (Queries) afieaz lista tuturor interogrilor bazei de date, create anterior - Ambele (Both) afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din baza de date Interogare1: Interogare de selectare (Select Query)

3. Se execut dublu clic pe numele tabelului sau interogrii pe care se bazeaz noua interogare i se acioneaz butonul Adugare (Add) 4. Se repet pasul precedent pentru fiecare tabel sau interogare pe care se bazeaz noua interogare. Dup alegerea tuturor obiectelor necesare noii interogri se

38

nchide fereastra Afiare tabel (Show Table). n urma acestei comenzi se activeaz fereastra Interogare de selecie (Select Query). 5. Se stabilesc relaiile ntre tabele (interogri) sau modificarea tipului relaiilor existente. Aceast operaie se poate realiza n interiorul ferestrei Interogare de selecie (Select Query). 6. Se adaug cmpul implicat pe grila situat n partea inferioar a ferestrei Interogare de selecie (Select Query). Din lista corespunztoare liniei de Cmp (Field) se alege numele cmpului dorit. Automat pe linia Tabel (Table) se afieaz numele tabelului care conine numele cmpului respectiv. O alt variant de adugare a unui cmp este efectuarea unui dublu clic pe numele cmpului din fereastra tabelului ce este afiat n fereastra Interogare de selecie (Select Query). Tragerea pe gril a caracterului * este echivalent cu tragerea pe gril a tuturor numelor de cmpuri din tabelul ales. Pentru fiecare cmp al grilei pot fi stabilite: - criterii de sortare (celulele din linia Sortare (Sort)) - criterii de selectare a articolelor (celulele din linia Criterii(Criteria)) - cmpurile vizibile ale interogrii (celulele din linia Afiare (Show) ) 7. Se salveaz interogarea prin efectuarea unui clic pe butonul Salvare (Save) dndu-se un nume interogrii. ,

8. Rezultatele interogrii pot fi vizualizate prin acionarea butonului Executare (Run) Observaii 1. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie s fie ncadrate de o pereche de ghilimele, iar cele de tip date calendaristice de o pereche de #. 2. Mulimea operatorilor utilizai n stabilirea criteriilor : Operator Semnificaie Valorile selectate Expresia introdus n celula Criterii

39

< <=

Mai mic Mai egal Egal mic

<1200.3 sau <=Date()-10

Numere mai mici dect 1200,3 Cel puin cu 10 zile n urm

=13 =Date()

Numere egale cu 13 Data curent Mulimea valorilor (numelor) de la Popescu pn la sfritul alfabetului Mulimea valorilor (numelor) care ncep cu litera N pn la sfritul alfabetului Numere mai mari dect Numere diferite de 2 Mulimea valorilor diferite de USA

>=

Mai mare sau >=Popescu egal >=N

> <>

Mai mare Diferit

>235 <>2 Not SUA

3. Dac n aceeai linie de criterii se introduc mai multe criterii, acestea vor fi separate prin operatorii AND, OR sau NOT. Operator Semnificaie Expresia introdus n Valorile selectate celula Criterii And Conjuncia logic (operatorul I) >=5 And <=10 Numere mai mari sau egale dect 5 i mai mici sau egale dect 10 And Zile calendaristice mai mari dect 1 decembrie 2002 i mai mici dect 31 decembrie 2002 Numere mai mari dect 77sau
40

>#12/01/02# <#12/31/02

Or

Disjuncie

>77 or <55

logic (operatorul SAU) Not Negaia logic (operatorul NU) Not 55

mai mici dect 55

Numere diferite de 55

4. Dac se cere realizarea unei sortri n funcie de valorile coninute n mai multe cmpuri, programul Access va sorta secvenial de la stnga la dreapta, adic primul criteriu de sortare este specificat de coni nutul cmpului situat n poziia stng. 5. ntr-o interogare pot fi incluse cmpuri doar pentru stabilirea criteriilor de selectare sau de sortare. Pentru a implica apariia unui cmp n cadrul informaiilor de ieire ale interogrii, n linia Afiare (Show) a cmpului se va selecta cutia de selectare corespunztoare: - reprezint un cmp ascuns - reprezint un cmp afiat Editarea unei interogri O interogare creat anterior poate fi editat. Se deschide interogarea n modul Proiect. Operaiile fundamentale de editare sunt urmtoarele: 1. Adugarea, tergerea sau modificarea criteriilor utilizate n interogare. 2. Adugarea, tergerea sau deplasarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare Pentru a aduga un nou cmp grilei de interogare, cmpul respectiv trebuie selectat cu ajutorul mouse-ului ntr-o celul liber a liniei Cmp (Field). Exist posibilitatea de a aduga tabele noi n grila de interogare prin afiarea ferestrei Afiare Tabele (Show Table) prin activarea butonului Interogare - Afiare Tabel. tergerea unui cmp de pe grila de interogare se face astfel: - se selecteaz coloana corespunztoare cmpului - se apas tasta Delete
41

sau

Mutarea unei coloane se face prin tragerea ei cu mouse-ului n noua locaie. Limea coloanelor grile de interogare se face prin poziionarea cursorului de mouse pe marginea vertical din dreapta selectorului de coloan i se face o tragere orizontal. 3.Ascunderea sau reafiarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare se realizeaz folosind casetele de selectare plasate n linia Afiare. Afiarea articolelor unei interogri Metoda1 se selecteaz interogarea se activeaz butonul Deschidere Metoda 2 Dublu clic pe numele interogrii tergerea unei interogri Se selecteaz interogarea Se efectueaz clic pe butonul sau se acioneaz tasta DELETE Se afieaz fereastra de avertisment. Operaia de tergere de interogare trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No 2.9. Rapoarte CREAREA I SALVAREA UNUI RAPORT 1. n fereastra bazei de date se execut un clic pe butonu l Rapoarte (Reports) . 2. Dublu clic pe comanda Creare raport utiliznd Expertul (Create report by using Wizard) se va afia urmtoarea fereastr a expertului:

42

n aceast fereastr se stabilete: - tabelul din lista Tabele/Interogri - Cmpurile necesare din tabelul ales Se activeaz butonul Urmtorul (Next) Se afieaz fereastra urmtoare n care grupeaz articolele din raport, n funcie de valorile coninute ntr-un cmp specificat .

43

Dac se dorete gruparea articolelor n funcie de valorile unui cmp s pecificat se activeaz butonul . Se pot selecta mai multe niveluri de grupare.

Se activeaz butonul Urmtorul (Next)

44

n fereastra care se afieaz se stabilete ordinea de sortare a valorilor din cmpurile, care pot fi plasate n seciunea de detaliere ale raportului. Observaie n aceast seciune pot fi sortate numai cmpurile care nu sunt utilizate pentru grupri. Operaia de sortare a articolelor din seciunea de detalii poate fi realizat dup cel mult patru cmpuri, n ordine cresctoare sau descresctoare.

Se activeaz butonul Urmtorul (Next) n fereastra afiat se va stabili : - modul de aezare a raportului pe pagin Alternativ (Stepped) Bloc (Block) Schia 1 (Outline 1) Schia 2 (Outline 2) Aliniere stnga 1 (Align Left 1) Aliniere stnga 2 (Align Left 2) - orientarea paginii utilizate Portret (Portrait) Vedere (Landscape)
45

Fereastra conine i o caset de selectare. Dac aceasta este selectat, atunci limea cmpurilor vor fi ajustate de programul Acces s astfel nct toate cmpurile s ncap n pagin.

Se activeaz butonul Urmtorul (Next) n fereastra care se afieaz se stabilete stilul raportului.

46

Se activeaz butonul Terminare. Raportul creat este salvat automat i este afiat n modul de vizualizare examinare naintea imprimrii (Print Preview). Editarea unui raport creat anterior Se selecteaz raportul Se activeaz butonul Proiect

47

Un raport este compus din mai multe seciuni: - seciunea de detalii (Detail) se repet pentru fiecare articol n momentul n care raportul este afiat n modul de vizualizare examinare naintea imprimrii - seciunea antet i subsol al raportului (Report Header i Report Footer) - seciunea antet i subsol al paginii (Page Header i Page Footer) - antete i subsoluri pentru un numr de 10 nivele de grupare Antetele i subsolurile aferente paginii se pot afia/ascunde astfel Vizualizare Antet/Subsol de pagin (View Page Header/Footer). Antetul i subsolul de pagin definesc elementele care vor fi imprimate n partea de sus i jos a fiecrei pagini. Antetele i subsolurile aferente raportului se pot afia/ascunde astfel Vizualizare Antet/Subsol de raport (View Report Header/Footer).

48

Antetul de raport apare numai pe prima pagin a raportului i joac rolul unui titlu pentru ntregul raport. Subsolul de raport apare numai pe ultima pagin a raportului.

Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura unui raport Cmpurile afiate n seciunea de detalii a unui raport sunt reprezentate cu ajutorul controalelor de tip text (Test Box). Prin operaii simple, efectuate cu ajutorul mouse-ului, aceste cutii text se pot muta n alt locaie a raportului, prin care se modific modul de afiare a cmpurilor n structura raportului. Pentru mutarea unui control se va utiliza urmtorul algoritm: Se execut un clic pe controlul care urmeaz s fie mutat ntr -o alt locaie a raportului. Pentru selectarea mai multor controale, n timpul selectrii lor se ine apsat tasta SHIFT. n jurul controlului apar opt ptrele utilizate n procesul de redimensionare. Se indic marginea superioar a controlului, moment n care cursorul mouse ului se transform ntr-o mn cu cinci degete ntinse. n acest moment se trage controlul ntr-o nou locaie. n momentul n care se ajunge la locaia dorit, se elibereaz butonul mous e-ului. Pentru a terge un control se efectueaz un clic pe controlul respectiv i se acioneaz tasta DELETE.

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor n anteturile i subsolurile unui raport Adugarea textelor Se deschide raportul n modul de vizualizare proiect. Caseta de instrumente trebuie s fie afiat. Pentru afiarea acesteia se procedeaz astfel: Vizualizare Caset de Instrumente sau se activeaz butonul Se efectueaz clic pe butonul din Caseta de Instrumente. .

49

Se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona irul de caractere. Se tasteaz irul de caractere.

Modificarea textelor Dublu clic pe caseta text i se face modificarea dorit.

Adugarea unei imagini Se deschide raportul n modul de vizualizare proiect. Caseta de instrumente trebuie s fie afiat. Pentru afiarea acesteia se procedeaz astfel: Vizualizare Caset de Instrumente sau se activeaz butonul Se efectueaz clic pe butonul din Caseta de Instrumente. .

Se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieaz o fereastr de dialog prin care se selecteaz imaginea dorit.

tergerea unei etichete sau imagini Se selecteaz eticheta sau imaginea Se acioneaz tasta DELETE.

tergerea unui raport Se deschide fereastra bazei de date Se activeaz butonul Rapoarte Se selecteaz raportul care dorim s-l tergem Se activeaz butonul sau se activeaz tasta DELETE sau Editare tergere
50

Se afieaz o ferestr de advertisment. Operaia de tergere trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No. Salvarea unui raport Se efectueaz clic pe butonul de comand sau Fiier Salvare

nchiderea unui raport Se activeaz butonul sau butonul Inchidere

Pregtirea rezultatelor 1. Vizualizarea nainte de imprimare a unui tabel, formular sau raport. nainte de a lansa n execuie operaia de imprimare a unui tabel, formular sau raport, se recomand vizualizarea obiectului care se va imprima. 2. Vizualizarea naintea imprimrii se poate realiza prin activarea butonului Fiier Examinare naintea imprimrii (File Print Preview). Configurarea opiunilor referitoare la pagina utilizat n procesul de imprimare 1. Se deschide tabelul, interogarea, formularul sau raportul Observaie Tabelul i interogarea trebuie s fie deschise n modul de vizualizare tip foaie de date sau n modul de vizualizare naintea imprimrii. Un formular sau un raport poate fi deschis n orice mod de vizualizare. 2. Fiier Iniializare pagin (File Page Setup). Se afieaz o ferestr de dialog format din filele Margini (Margins), Pagin (Page), eventual i Coloane (Columns). n fila Margini se stabilete dimensiunea zonei de imprimare (cele patru margini msurtorile se dau n inch).
51

sau

n cazul formularelor i rapoartelor prin caseta de s electare Imprimare numai date (Print Data Only)se stabilete dac se vor imprima doar datele i se omite imprimarea etichetelor, bordurilor, liniilor de reea, imaginile grafice ale liniilor i cutiilor. n cazul imprimrii tabelelor sau articolelor livrate de o interogare prin caseta de selectare Imprimare anteturi (Print Headings) se poate cere imprimarea anteturilor

Cap. 3. CONCLUZII FINALE 3.1. Domeniul de utilizare Lucrarea se adreseaz n primul rnd celor implicai n activitatea de nvmnt preuniversitar: profesorilor- dirigini, secretare. Ceea ce s-a dorit n primul rnd de la aceast aplicaie a fost obinerea rapid i ct mai exact a unei baze de date, astfel nct acesta s poat fi folosit mai departe la alte clase care necesit utilizarea unor astfel de informaii.

3.2. O baz de date cu informaii la nivelul clasei a XIIa Baza de date este format din mai multe tabele, relaii ntre tabele, formulare i rapoarte. Tabelul elevi este creat n modul vizualizare proiect. Scriem pe rnduri denumirea cmpurilor: - cmpul ID - de tip numeric(autonumr) i are atribut de cheie primar - cmpul CNP de tip text pe 13 caractere - cmpurile Nume, prenume, nume printe de tip text pe 30 caractere - cmpul telefon de tip numr ntreg - cmpul email de tip hyperlink
52

- cmpurile sex, adresa, naionalitatea, mediul - de tip text pe 50 caractere

Coloanele din tabel sunt completate prin deschiderea tabelului n Foaie de date (lucru).

La acest tabel putem aduga cmpuri : premiul de tip yes/no; putem redenumi cmpuri : n loc de adres numim localitatea; putem terge coloane: nume printe.

53

Tabelul medii cuprinde urmtoarele cmpuri : - nr.matricol de tip numr ntreg - cod de tip autonumr i cu atribut de cheie primar - media de tip numr cu dubl precizie i zecimale - absene de tip numr ntreg - promovat de tip Yes/No

54

Tabelul cu numr matricol cuprinde urmtoarele cmpuri : - ID de tip autonumr cu atribut de cheie primar - Nr.matricol de tip numr ntreg - Nume; prenume de tip text cu 30 caractere

Relaiile ntre tabele ( Relationships) sunt de unu-la-mai-muli :

55

Formularele( Forms) sunt realizate n modul Expert (Wizard) pe baza unui tabel sau interogare, din care alegem cmpurile. De asemenea se alege aspectul formularului.

56

Interogrile (Queries) sunt create n modul Vizualizare proiect (Design view). Pot fi simple, create dintr-un tabel, sau complexe, create din mai multe tabele. Query 1 (meniune) medii <= 8.50 and >8.00

Query 2 (premiul III) medii <= 9.00 and >8.50

Raportul se realizeaz n modul Expert (Wizard), alegnd cmpurile din tabele i interogri. Se poate printa.

57

58

4. BIBLIOGRAFIE

[1]. Nechita, Elena Curs Baze de date, Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu [2]. Schnakovszky, Carol Curs Baze de date, Universitatea Vasile Alescandridin Bacu [3]. Rotar, Dan Curs Arhitectura calculatoarelor, Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu [4]. Rotar, Dan - Curs Sisteme de Operare, Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu 5. Nstase, Pavel Baze de date Microsoft Access 2000, Editura Teora, Bucureti 2003 6. Johnson, Steve - Microsoft Windows XP, Editura Teora, Bucureti 2003 http://www.romaniaeuropa.com/cartionline/carti_informatica/

59