BENCHMARKING Y LA DIRECCIN

Ricardo Plaza Montao

El Benchmarking es una tcnica en la que se comparan los procesos de una organizacin con aquellos de organizaciones similares a fin de analizar formas de mejorar dichos procesos en la propia organizacin. Es un acercamiento sistemtico utilizado para identificar mejores prcticas, siendo una tcnica que permite aprender sobre los xitos de otros en un rea donde el equipo est tratando de hacer mejoras.

Es de gran utilidad para el personal gerencial y equipos de trabajo especfico. Se recomienda involucrar en el uso de esta herramienta a un experto en el proceso que se va a estudiar/ analizar.

Beneficios para la Empresa El benchmarking resulta particularmente poderoso cuando todos los integrantes de la compaa se comprometen en el proceso debido a que concentra la atencin en los objetivos de negocios correctos. Beneficios para los Administradores El benchmarking le permite al administrador conocer nuevas prcticas que otros emplean y que pudieran ser mejores que aquellas que mantiene en uso.

"El benchmarking es un proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prcticas y el propsito es el mejoramiento organizacional" (M. Spendolini, 1992).

La importancia del benchmarking no se encuentra en la detallada mecnica de la comparacin, sino en el impacto que pueden tener estas comparaciones sobre los comportamientos. Se puede considerar como un proceso til y necesario para llegar a realizar mejoras y cambios. Este proceso continuo de comparar actividades, tanto en la misma organizacin como en otras empresas, lleva a encontrar la mejor; para luego intentar copiar esta actividad generando el mayor valor agregado posible. Hay que mejorar las actividades que generan valor y reasignar los recursos liberados al eliminar o mejorar actividades que no generen valor (o no sea el deseado).

1. Planificacin: compuesto por: Identificar qu se va a someter a benchmarking: La clave para determinar a qu se le debe aplicar benchmarking es identificar el producto o servicio sustantivo de la organizacin. Identificar organizaciones comparables: Se deben comparar cosas comparables. Determinar el mtodo de recopilacin de datos: Pueden ser por fuentes internas como base de datos de bibliotecas, revisiones internas o publicaciones internas. O puede ser por fuentes externas como la asociaciones profesionales, seminarios, publicaciones sobre el sector, informes especiales del sector, publicaciones funcionales del giro o peridicos funcionales.

2. Anlisis Describir la discrepancia con el desempeo actual: Una vez que tengamos los datos de las mejores prcticas, el siguiente paso es compararlo con las operaciones internas y encontrar la brecha comparativa. Describir los niveles de desempeo futuro: Una vez definidas las brechas ser necesaria la proyeccin de los niveles de desempeo futuro.

3. Integracin Comunicar y obtener colaboracin: Hay que seleccionar el mtodo de comunicacin y organizar los hallazgos para su mejor presentacin y comprensin. Instalar metas operativas: Es necesario examinar las metas actuales de nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en la bsqueda.

4. Accin Ejecutar los planes: se debe definir la actividad o tarea que se quiere realizar y hay que considerar el respaldo de la organizacin para la puesta en prctica. Implementacin: Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de la estructura funcional ya existente. Calibrar el benchmarking: Se busca permanentemente mejores prcticas.

5. Maduracin Prcticas completamente integradas a los procesos.

Un hospital estadounidense introdujo mejoras en su servicio de urgencias despus de realizar un exhaustivo anlisis de la garanta de 30 minutos de Dominos Pizza, y que una cafetera consigui el xito basndose en la decoracin del mtico bar que aparece en la cinta Pulp Fiction (Tiempos Violentos). Y es que un antiguo proverbio chino, escrito por el general Sun Tzu autor de El Arte de la Guerra, dice que si conoces a tu enemigo te conoces a ti mismo.

El benchmarking, tambin llamado comparacin referencial , es una de las prcticas de negocios ms populares y efectivas, y no se limita a ningn rea en especial ni a un cierto tamao de empresa. En resumen, esta herramienta consiste en hacer una comparacin entre tu negocio y la competencia (tanto directa como indirecta), as como con comercios lderes en otras industrias u otros mercados con la intencin de descubrir y analizar cules son sus estrategias ganadoras y, de ser posible, aplicarlas en tu propia empresa.

De hecho, los nuevos modelos de benchmarking recomiendan que no slo se investigue a los competidores, sino ms bien a referentes de liderazgo de empresas, ya sean individuos o agrupaciones e, incluso, a personajes ficticios que podran servirte de inspiracin.

David T. Kearns, quien fuera director de Xerox Corporation, fue tambin uno de los iniciadores de este concepto y lo defina como el proceso continuo de medir productos, servicios y prcticas contra competidores ms duros o aquellas compaas reconocidas como lderes en la industria

Para aprovechar al mximo esta efectiva prctica en tu negocio debes seguir ciertos pasos: 1. Concete a ti mismo: Antes de decidirte a desarrollar esta investigacin debes hacer un Anlisis FODA de tu propia empresa, as como un anlisis de su rendimiento actual. Es decir, define cules son sus puntos fuertes y cules los dbiles, as como las oportunidades y amenazas que existen en el mercado.

En este punto es esencial que realices una planeacin y definas: qu esperas obtener del proceso y cul ser tu mtodo de investigacin (entrevistas, encuestas, anlisis de participacin del mercado, visitas presenciales, seguimiento online, entre otras).

2. Conoce a tu competencia: En un Plan de negocio bien realizado se debe establecer tanto la competencia directa como la indirecta y los sustitutos de tu empresa o proyecto. Identifica cmo est la participacin del mercado y quin es el lder de esa industria en particular. Es muy importante que elabores bien este reporte, puesto que a partir de ste podrs elegir a las empresas que investigars.

No obstante, tambin puedes tomar otras compaas o individuos (incluso no reales) que, aunque no se dirijan a tu mismo mercado o no pertenezcan a tu giro, puedan entregar valiosos ejemplos de buenas prcticas de negocios. En realidad, nunca sabes de dnde pueden venir las mejores ideas.

3. Encuentra sus fortalezas: Una vez que hayas elegido a las empresas visita sus instalaciones y su pgina de Internet, pide referencias, observa sus campaas publicitarias o de marketing y contctalos en las redes sociales. Otra buena fuente de informacin son los empleados y proveedores. Despus de haberlos observado, detalla cules son sus fortalezas y cules sus debilidades.

Debes enfocarte en aquellas prcticas que los hacen lderes o los mantienen por arriba de ti, puesto que stas son las que te servirn para potenciar tu empresa. Pero tambin puedes observar prcticas incorrectas para t mejorarlas; as podrs cubrir un hueco en sus servicios y conquistar a los clientes inconformes.

4. Aplcalo en tu empresa: Aprovecha la informacin que recabaste para mejorar la situacin de tu compaa. Puedes copiar ciertas prcticas (claramente, mientras sea legal), mejorarlas o adaptarlas a tu mercado.

Recuerda que si aplicars algn cambio o modificacin en tu empresa se lo debes de comunicar a tus empleados y colaboradores, as como las nuevas metas a alcanzar.

Adems, los resultados de tu benchmarking es un elemento que deberas incluir en tu Plan de negocio para conseguir mayor credibilidad ante posibles inversionistas. Sin embargo, debes tener muy presente que, aunque muchas de estas prcticas funcionen en ciertos mercados, no aseguran que tambin lo hagan en el tuyo.

5. Evaluacin: Siempre que apliques nuevas estrategias o prcticas en tu empresa necesitas evaluar su desempeo. Acrcate a los indicadores que corresponden en cada rea; es decir, si el cambio fue en recursos humanos observa el nivel de rotacin de personal y compralo; o si fue en servicio al cliente, revisa los nmeros en las ventas.