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ADMINISTRACION DEL TIEMPO


Administrar nuestro tiempo implica decidir como alcanzar nuestras metas ms importantes de la manera ms efecti a! El tiempo " su #esti$n dependen de una %a&ilidad''! Por lo tanto es al#o (ue podemos aprender'''''''!! " para eso e)isten m*todos Para ser efecti os e incrementar nuestro ni el personal de producti idad de&emos ser capaces de desarrollar la %a&ilidad de administrar nuestro tiempo personal eficazmente +tep%en Co e" %a desarrollado arias teor,as de la efecti idad %umana desarrollando la %a&ilidad de %acer primero lo primero " lle ando el control de nuestras metas- nuestros o&.eti os " nuestras acciones en un tiempo determinado al cual le %emos asi#nado determinadas prioridades! Esta&lezca primero lo primero Este %&ito de efecti idad interpreta la idea de la administraci$n personal- " su aplicaci$n inteli#ente posi&ilita (ue las personas puedan encontrar la diferencia entre lo importante " lo ur#ente para ser ms efecti as! Este es el %&ito de la se#unda creaci$n o creaci$n f,sica- el (ue resulta &sico para comprender la calidad de las decisiones " acciones en el d,a a d,a! E)isten arias #eneraciones de aplicaciones inteli#entes respecto a la administraci$n del tiempocada una de las cuales %a lo#rado un a ance sustanti o con respecto a la anterior/ 0esde la primera&asada en las notas " listas de tareas1 pasando por la se#unda- apo"ada en las a#endas1 %asta la tercera- fundamentada en la administraci$n del tiempo! +tep%en R! Co e" %a propuesto una cuarta (ue encuentra su sustento en la matriz de administraci$n personal- en la (ue cada acti idad puede ser clasificada se#2n dos criterios/ 34 5r#encia- a(uellas acti idades (ue re(uieren una acci$n inmediata1 " 64 Importancia- a(uellas acti idades (ue tienen (ue er con los resultados! As,- cada acti idad es suscepti&le de clasificarse en los si#uientes cuadrantes/ 5r#ente e importante/ Administraci$n por crisis1 No ur#ente e importante/ Administraci$n proacti a1 5r#ente " no importante/ Administraci$n reacti a1 " No ur#ente " no importante/ Administraci$n inefecti a! Resulta o& io (ue es el se#undo cuadrante el (ue resulta cla e para el lo#ro de la efecti idad!

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MATRIZ DE COVEY

Cuadrante 6 - Importantes pero no urgentes Cuadrante 3 7 Importante y urgente Es el cuadrante de la pre enci$n- la planificaci$n- la Es el cuadrante de las crisis- de los pro&lemas recreaci$n- de reconocer " apro ec%ar nue as " apremiantes- de las tareas (ue se encen! &uenas oportunidades Es el cuadrante de la calidad- el (ue nos permite Es el espacio de los desaf,os- en el cual aplicamos la prepararnos para incrementar nuestra capacidad para e)periencia- nos desen ol emos " producimos! e.ecutar cual(uier acti idad! Pero o.o- por(ue muc%as eces %a" acti idades importantes (ue no se atienden " se uel en 7El tiempo con la familia- tiempo para m, ur#entes! 9Es decir- lo ine ita&le4 7Acti idades f,sicas- acti idades de a#rado- %o&&ies 7Pro"ecto con fec%a de entre#a! 7una cena!- salir con ami#os 7:untas- reuniones 7or#anizarse +OLO COLOCAR 8 +OLO COLOCAR 3

Cuadrante 8 - Lo urgente pero no importante Es el cuadrante de las interrupciones- de las reuniones improducti as " no importantes- de las acti idades acuciantes Es el cuadrante de la trampa! ;uc%as eces nos estacionamos en *l para satisfacer las necesidades " las prioridades de los dems! 9Es el tra&a.o aplaza&le4 Interrupciones! Correspondencia- informes- papeles de rutina Asuntos (ue %a" (ue %acer- "- cuanto antes me.or! COLOCAR 3<

Cuadrante = 7 No urgente, no importante Es el cuadrante de las tri ialidades- de la p*rdida del tiempo! Es el de la p*rdida de tiempo! Contestar el tel*fono (ue suena A&rir la puerta- &uscar caf*- salir a comprar Contestar un e7mail cadena No confunda lo (ue %izo en esta esfera con lo (ue de&e u&icar en el cuadrante COLOCAR TO0A+ LA+ >5E >5IERAN 9 no tienen importancia al#una4

;uc%as personas- de las (ue dicen (ue no tiene tiempo para %acer ms cosas- o (ue estn mu" ocupadas- es posi&le (ue centren sus idas en el cuadrante uno " el tres! ;*todo/ Cuando se desocupe el primer cuadrante sale un tema del se#undo cuadrante " entra uno del tercer cuadrante al se#undo " as, sucesi amente!!

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Cmo desarro ar e !"#ito de a administra$in persona %


0efina en forma prioritaria los o&.eti os " metas (ue de&er alcanzar en el corto- mediano " lar#o plazo! 0ecida so&re a(uello (ue no es ur#ente pero s, importante en su ida ! ! ! " determine actuar en consecuencia! Precise sus roles " o&.eti os- esfu*rcese por cumplirlos ! ! ! " renu* elos! Esta&lezca un modelo de conducta (ue le permita ser plenamente interdependiente! Efecti ice sus resultados definiendo pre iamente la .erar(u,a de sus o&li#aciones! Tra&a.e " comprom*tase diariamente so&re su ictoria pri ada! Practi(ue a diario el uso de su planificador 9a#enda4 para marcar d,a a d,a la diferencia! NO SEA ESCLAVO DEL CRONOGRAMA, SI REVSELO UNA VEZ AL DA

CLAVES PARA MEJOR ADMINISTRAR SU TIEMPO


1. el tiempo e !" #e$!# o limit%&o, %$epte el 'e$'o (!e "o '%) tiempo p%#% to&o, po# e o $o"$*"t#e e e" l% t%#e% impo#t%"te ) !#+e"te ,. e"-#e"te l% t%#e% $o" %$tit!& #el%.%&%, tome el $o"t#ol ) &e$i&% $o"$ie"teme"te (!e t%#e% #e%li/%# !"% po# 0e/ 1. &e.e &e t#%t%# &e e# !" pe#-e$$io"i t%, iemp#e e po i2le '%$e#lo to&o !" po$o me.o#, pe#o +e"e#%lme"te l% p*#&i&% &e tiempo (!e !po"e me.o#%# %l+o to&%03% m4 "o 0%le l% pe"% 5. t#%t% t! l!+%# &e t#%2%.o $omo el e p%$io p%#% lo+#%# e m46imo #e"&imie"to 7. $#e% !" %m2ie"te e" t! l!+%# &e t#%2%.o (!e pote"$ie t! e"e#+3% ) $#e%ti0i&%& 8. &i t#i2!)e mome"to &e &e $%" o, %lime"t%$i9", m: i$%, #el%.%$i9" ;. tom% t! tiempo p%#% &e-i"i# $o" $l%#i&%& &o"&e (!ie#e lle+%#, "o $o##% , &ete#mi"% l% &i#e$$i9" <. e t%2le$e met% ) o2.eti0o po# e $#ito, $o" pl%/o , -e$'% &e-i"i&% , 0ie"&o $l%#%me"te &o"&e (!ie#e e t%# l!e+o &e $!mpli# l% t%#e%, $omo l% 0i !%li/% te#mi"%&%, p%#% (!e t! $e#e2#o l% e"tie"&% 2ie" =. %p#e"&e % '%$e# $9mo&o lo i"$9mo&o, t#%t% &e e"$o"t#%# $omo &i0e#ti#te '%$i*"&olo 1>. $#e% el '42ito &e pl%"i-i$%# to&o lo &3% . Al pl%"i-i$%# !"o e %"ti$ip% % lo %$o"te$imie"to ) p!e&e e.e#$e# $o"t#ol o2#e ello , 11. o#&e"% l% t%#e% &e %$!e#&o % ! impo#t%"$i% ) %$t:% e" $o" e$!e"$i%, e &i $ipli"%&o 1,. % l% 'o#% &e pl%"i-i$%# pie" % iemp#e e" lo #e !lt%&o , "!"$% e" l% t%#e% 11. p#e0* po# %"ti$ip%&o $!4"to tiempo te lle0%#4 &e %##oll%# !"% t%#e%, "o e% m!) optimi t%, &%te tiempo #e%le , ) !" po$o 'ol+%&o 15. e0it% &i t#%$$io"e , m%"te"te e"-o$%&o, olo '%/ !"% $o % po# 0e/ ) te#m3"%l% &e !"% ol% 0e/, "o &e.e % me&i% 17. #e0i % t! pl%"i-i$%&o# e" l% "o$'e %"te &e %$o t%#te, ) #e-!e#/ote &i%#i%me"te po# lo $o" e+!i&o 18. e" l% t%#e% &e +#%" e"0e#+%&!#% $#e% !" m%p% ) &i03&el% e" p%#te &4"&ole -e$'% % $%&% !"% &e l% !2t%#e% 1;. p#ep%#% po# %"ti$ip%&o l% #e!"io"e $o" $l%#i&%& &e lo (!e (!ie#e $o" e+!i# 1<. %p#e"&e % li&i%# $o" lo i"e pe#%&o, e0%l:% l% t%#e% ) p#e0* lo %$o"te$imie"to (!e %p%#e$e" o po&#3%" %p%#e$e# (!e &i to# io"%#4" l% -e$'% p#o+#%m%&%

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1=. ele0% t! e6pe$t%ti0% !" po$o $%&% &3%, el imp%$to po iti0o &el #e-!e#/o e e0%l!%#4 $omo i"$#eme"to &e p#o&!$ti0i&%& %l $%2o &e !" %?o ,>. iemp#e pl%"i-i(!e ! &3% $o" !" 17@ &e ! tiempo p%#% imp#e0i to (!e o" i"e0it%2le , % 3 e0it%#4 el e t#* ,1. e0ite !tili/%# p%pele !elto p%#% %"ot%$io"e , ! e !"% %+e"&% p%#% %"ot%# ! i&e% ) #e+i t#o &e tel*-o"o ,,. $#ee el '42ito &e &e.%# l% $o % e" !" mi mo itio $!%"&o l% '%)% !tili/%&o ,1. '%+% !"% #!ti"% &e p#ep%#%$i9" &i%#i% ) #e0i e l% t%#e% p#o+#%m%&% ) #e% 3+"ele tiempo ) -e$'% i '%) $%m2io &e p#io#i&%& ,5. %#$'i0e #4pi&%me"te ! p%pele , mi"imi$e %l m46imo %l %pil%# p%pele ,7. $omie"$e #e%li/%"&o l% t%#e% m% $omple.% ) pe %&% p#ime#o ) l!e+o i+% po# l% me"o $ompli$%&% ,8. tome %$$i9" %'o#% AAAYABBB ,;. $#ee !"% li t% &e e0e"to -!t!#o (!e p!e&% #e0i %# pe#i9&i$%me"te ) % 3 po&#4 %"ti$ip%# t%#e% p%#% $!mpli# lo pl%/o p#e0i to ,<. &e&i(!e !"% em%"% p%#% $'e(!e%# $omo e t4 !tili/%"&o ! tiempo, &ete#mi"e e" (!e e t4 +% t%"&o ! 'o#% &el &3% ,=. #e$o"o/$% $!%"&o e "e$e %#io '%$e# !" $%m2io &e &i#e$$i9", #e0i e ! p#o)e$to e"$!e"t#e ot#% -o#m% &e lle0%#lo % $%2o i "o e t4" -!"$io"%"&o, !tili$e l% $#e%ti0i&%& 1>. m%"te"+% #e+i t#o &e $!%"to e &emo#% e" p#o)e$to o t%#e% p%#% te"e# !"% #el%$i9" p%#% p#o+#%m%$io"e -!t!#% 11. e0%l:e (!e t%#e% iemp#e &e.% p%#% m% t%#&e, &e $!2#% l% $l%0e , &i0i&% e to p#o$e o e" pe&%/o pe(!e?o m% -4$ile &e #e%li/%# e i"t*"telo &e "!e0o 0i !%li/%"&o l% t%#e% o p#o)e$to te#mi"%&o 1,. %p#o0e$'e l% i"e#$i% (!e +e"e#% po"e# e e" mo0imie"to, $!%"&o $omie"$e !" p#o)e$to p#o$!#e %0%"/%# lo m46imo po i2le e" el mi mo 11. ope e l% $o" e$!e"$i% &e po te#+%# l% t%#e% 15. !" 2!e" #e-o#/%"te e" !" $omp#omi o p:2li$o (!e #e-!e#$e ! &ete#mi"%$i9" &e lle+%# % $o" e+!i# !"% met%C.D4+%loBB 17. pie" e %"te &e %$t!%#, t#%$e !" 2#e0e pl%" &e %$$i9" 18. $o"0ie#t% e" !" .!e+o t#%" -o#m%# l% t%#e% te&io % e" &i0e# i9" 1;. 0e"/% l% po te#+%$i9", po te#+%"&o l% po te#+%$i9" 1<. '%+% &o $ol!m"% , !"% (!e &i+% p%#% (!e (!ie#o po te#+%# l% t%#e% ) ot#% lo 2e"e-i$io (!e me #epo#t%#4 i l% #e%li/o, % 3 te"&#4 m%)o#e %#+!me"to p%#% tom%# l% &e$i i9" 1=. $omie"$e % &e %##oll%# l% #ep!t%$i9" &e e# !"% pe# o"% (!e '%$e (!e l% $o % !$e&%" Comie"$e 'o) ) ! 0i&% te"&#4 el tiempo m% e6te" o (!e e6i teC.el !)o

Ali&% T%llo"i R. A+o to ,>>5

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