Apostila TCE Arquivologia Darlan Eterno

Arquivologia
Prof. Darlan Eterno

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Arquivologia
Professor: Darlan Eterno
Sumrio
Introduo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07
Arquivos Conceitos e Defnies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07
Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Funo dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Classificao dos Arquivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Princpios Arquivsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 09
Arquivos x Bibliotecas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Classificao dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Teoria das Trs Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Avaliao de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Emprstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Fase Intermediria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
rgos/Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Legislao Arquivstica (Recortes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Exerccios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
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Noes de Arquivologia
Introduo
A formao dos arquivos est relacionada necessidade de registrar e conservar registros
das aes e de fatos da vida humana para fins e prova e de informao. As sociedades antigas
procuravam de alguma forma, seja por smbolos ou pela escrita, registrar traos de sua cultura
e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.
Os suportes se diversificaram atravs dos tempos, os avanos tecnolgicos dos meios de
reproduo e difuso, aliados a burocratizao da mquina administrativa colaboraram para
o gigantesco aumento da informao. Este fenmeno, denominado exploso informacional,
influenciou as prticas e tcnicas arquivsticas contemporneas, tornando a disciplina
arquivstica cada vez mais essencial no contexto das organizaes pblicas e privadas.
Arquivos Conceitos e Defnies
Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos (art. 2 da Lei n 8.159/1991). Assim sendo, pode-
se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim de
que sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os
documentos de arquivo possuem as seguintes caractersticas:
a) Imparcialidade: est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre em
determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma
ao humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico,
como por exemplo, a compra de um material.
b) Autenticidade: os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos so acumulados de acordo com as atividades da instituio,
ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relao entre si e com as atividades
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico e
no como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,
mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
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Finalidade dos Arquivos
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade que
o produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade. Eles
so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da
instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o
seu passado e a sua evoluo.
Funo dos Arquivos
A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua
responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.
Classifcao dos Arquivos
a) Natureza dos documentos
Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo
especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes
que, devido as caractersticas do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu
armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo especializado constitudo por documentos
resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do
suporte onde a informao encontra-se registrada. So exemplos de acervos especializados os
arquivos mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extenso
Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da
instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guarda documentos provenientes
de diversos setores de uma instituio.
c) Estgios de evoluo
Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm chamado de teoria
das trs idades. A Lei n 8.159/1991, define em seu art. 8, estes trs estgios da seguinte
maneira:
arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas frequentes.
arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
TCE Noes de Arquivologia Prof. Darlan Eterno
d) Entidades mantenedoras:
Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser
divididos em:
arquivos pblicos: so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal,
estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por
empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
arquivos privados: so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em
decorrncia de suas atividades. (Lei n 8.159/1991, art. 11). Exemplo: arquivos comerciais,
institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm
podem ser chamados de arquivos privados.
Princpios Arquivstcos
a) Princpio da organicidade
A organicidade diz respeito a relao natural entre documentos de um arquivo, em decorrncia
das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva,
pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no
contexto da organizao dos conjuntos documentais.
b) Princpio da provenincia (respeito aos fundos)
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
c) Princpio da pertinncia
Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico.
d) Princpio da unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram
produzidos. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,
mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
e) Princpio da reversibilidade
Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode
ser revertido, se necessrio.
f) Principio da cumulatividade
Princpio segundo o qual o arquivo uma formao orgnica, progressiva e natural.
g) Princpio do respeito ordem original (ordem primitiva)
Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenao (arranjo) original dada pela
entidade, pessoa ou famlia que o produziu

h) Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio
no autorizada ou adio indevida. Este princpio deriva do princpio da provenincia.
i) Princpio da Territorialidade
Princpio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do
territrio em que foram produzidos.
Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informao, os arquivos no devem ser confundidos
com as bibliotecas, visto que as operaes destinadas ao tratamento tcnico da informao so
distintas. Cada uma destas reas, embora trabalhem com a informao, fazem uso de tcnicas
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca
Caractersticas Arquivo Biblioteca
Tipo de
Suporte
Documentos manuscritos, audiovisuais.
Apresentam-se em exemplares nicos
ou em nmero limitado de vias. Ou seja,
em regra os documentos de arquivos
possuem exemplares nicos, mas no
caso de haver obrigaes recprocas
como, por exemplo, em um contrato,
podem haver quantas vias (cpias)
quanto o nmero de pessoas envolvidas
nesta operao.
Documentos impressos e
audiovisuais, que se apresentam
em exemplares mltiplos, ou seja,
uma mesma obra criada em vrios
exemplares e pode estar presente
em mais de uma biblioteca.
Entrada de
documentos
Acumulao natural: so produzidos
em decorrncia do desempenho das
atividades administrativas da instituio.
Os livros ingressam biblioteca
por meio da compra, permuta e
doao.
Tipo de
conjunto
Fundos: conjunto de documentos unidos
pela origem.
Os livros formam colees que so
reunidas pelo contedo.
Finalidade
(origem)
funcional, administrativa cultural, tcnica e cientfica.
Tipo de
Classificao
Baseia-se nas atividades da instituio Utiliza-se de procedimentos
predeterminados
Classifcao dos documentos de arquivo
Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:
a) Quanto natureza do assunto:
ostensivos (ordinrios): documentos que no possuem restrio de acesso.
sigilosos: documentos que sofrem restrio de acesso, cuja divulgao ponha em risco
a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
b) Quanto espcie:
Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996). A espcie
modelo documental escolhido para se registrar a informao arquivstica. Exemplo: ofcio,
portaria, ata.
c) Quanto ao tipo (tipologia):
De acordo com a sua utilizao as espcies documentais recebem funes especficas dentro
das instituies, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configurao
que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: Ata de
reunio, certido de casamento, boletim de frequncia e etc. A formao dos tipos documentais
feita por meio da juno: espcie documental e funo (atividade), conforme tabela abaixo:
Espcie Documental Documental Funo (Atividade) Tipologia
Ata Reunio Ata de Reunio
Certido Casamento Certido de casamento
d) Quanto ao gnero:
textuais: documentos que contm informao em formato de texto. Exemplo: atas e
ofcios;
sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros
fonogrficos. Exemplo: cds de msica , fitas K7;
cartogrficos: so os documentos que contm representaes geogrficas, arquitetnicas
ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas e perfis;
filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de
imagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Exemplo:
fitas videomagnticas;
iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou
no, contendo imagens estticas. Exemplo: fotografias , negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos;
microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de
imagens. Exemplo: microfilme, microficha, carto-janela;

informtico: documentos criados, armazenados e utilizados em computador. Exemplo:
disquete, disco rgido, arquivo do Excel.
e) Quanto forma:
Diz respeito ao estgio de preparao e de transmisso de documentos. Este pode se
apresentar em forma de original, cpia ou de minuta (original reduzido).
f) Quanto ao formato:
Corresponde a configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado, como por exemplo, caderno e livro.
Teoria das Trs Idades
fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conforme
os valores documentais e a frequncia de uso para a instituio produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao
documental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que
deve ser temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o valor
secundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos
para outros fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deve
ser preservado de maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quando
comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quando
contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo
ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1 Idade (fase corrente): tambm conhecida como fase ativa, composta pelos documentos
que possuem maior potencial de uso dentro das instituies e devem ser guardados em
locais prximos aos de sua produo, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos
so de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criao decorre
das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros
setores da instituio, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2 Idade (fase intermediria): conhecida tambm como fase semiativa, composta por
documentos de consulta eventual para a instituio produtora. O arquivamento desses
documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a
finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno. Nesta fase os arquivos
aguardam a sua destinao final, que poder ser a eliminao ou a guarda permanente.
c) 3 Idade (fase permanente): tambm chamada de fase inativa, composta por documentos
que perderam o uso administrativo e que so preservados em funo do seu valor histrico,
probatrio e informativo e por esta razo jamais podero ser eliminados. Os documentos
desta fase, resguardadas as restries de sigilo, tm o seu acesso franqueado (liberado). Os
documentos que provam a origem/criao da instituio (contrato social, ato constitutivo);
sua evoluo (relatrio de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto,
regimento interno) so considerados de guarda permanente.
Esquema Representatvo Teoria das Trs Idades
Operaes de destnao:
*transferncia: passagem de documentos fase intermediria.
*recolhimento: passagem de documentos fase permanente.
Arquivos Correntes
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio
produtora, e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a
tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades
desempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e
destinao.
Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das reas
e setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer o
controle de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua localizao
e segurana.

Rotnas de Protocolo
Para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
Recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em duas
categorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que trata
de contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da
anlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.
Registro: os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou em
sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nome
do remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos.
Autuao: aps o registro, os documentos so numerados (autuados) conforme sua ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm significa a criao de processo.
Classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa pode
ser executada com o auxlio do plano de classificao adotado pela instituio.
Movimentao (expedio/distribuio): consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatrios. A distribuio uma movimentao dentro da prpria instituio,
enquanto que a expedio consiste na entrega de documentos ao usurio externo
instituio ou a outras filiais de instituio.
Controle da tramitao: so as operaes destinadas a registrar a localizao do
documento dentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de
protocolo ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade
ao processo de controle de tramitao.
Procedimentos Administratvos
Alm das atividades citadas no tpico anterior, no protocolo so realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espcie
documental denominada processo e a outra que trata da espcie documental denominada
correspondncia.
Processo
Definio
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo
sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
Abertura (atuao)
Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. A abertura
de processo dever ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma pea
preferencialmente original, ou de uma cpia autenticada. importante ressaltar que as
mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em
peas de processo . No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais
como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo.
Operaes
Desentranhamento
a retirada de folhas ou peas, mediante despacho da autoridade competente. O
desentranhamento poder ocorrer por interesse da administrao ou pedido do interessado,
sendo necessria insero de Termo de, desentranhamento aps ltimo despacho , para
registrar esta operao.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas
ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.
Ressalta-se que vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.
Desmembramento
a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro mediante despacho
da autoridade, utilizando-se Termo de Desmembramento, para registrar este retirada.
Juntada
a unio de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A juntada ser
realizada por meio da anexao ou apensao.
Juntada por anexao: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s) a 01
(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado
e que contenham o mesmo assunto. A anexao realizada quando h a dependncia entres
processos. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como
principal e um ou mais como acessrios.
No quadro abaixo esto alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:
Processo Principal Processo Acessrio
Auto de Infrao Defesa contra Auto de Infrao
Aquisio de Material Prestao de Contas
Licena sem vencimentos Cancelamento de Licena

Juntada por apensao: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no, conservando cada processo a sua identidade e independncia.
Avaliao de Documentos
Tendo em vista que impossvel preservar tudo que acumulado pelas instituies, e o fato de
existirem documentos de guarda temporria e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer
critrios para realizar a avaliao dos documentos.
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, dever ser constituda, em cada instituio, uma comisso
multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas reas tcnicas denominada
Comisso Permanente de Avaliao. Tal comisso ser responsvel pela elaborao da tabela
de temporalidade de documentos, Instrumento resultante da avaliao que define prazos de
iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediria, sua destinao final (eliminao
ou guarda permanente, bem como a alterao de suporte.
A tabela de temporalidade possui as seguinte caractersticas:
fornece informaes sobre a alterao do suporte da informao, ou seja, define quais
documentos sero digitalizados ou microfilmados pela instituio;
elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao, composta por servidores
responsveis pelos setores da instituio.
para ser aplicada aos documentos da instituio, a tabela dever ser aprovada por
autoridade competente.
ao prazos se baseiam na legislao em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislao em vigor.
Os documentos de arquivo no cumprem um prazo de guarda nico, este perodo de reteno
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim no se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornaro
de guarda permanente aps 40 anos da sua produo. O quadro a seguir foi extrado da Tabela
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de
documentos.
Figura 2 Recorte de Tabela de Temporalidade Resoluo n 14/2001 do Conarq
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTER-
MEDIRIA
DESTINAO
FINAL
OBSERVAES
001 MODERNIZAO E
REFORMA ADMINISTRATIVA
PROJETOS, ESTUDOS E
NORMAS
Enquanto vigora 5 anos
Guarda
permanente
002 PLANOS, PROGRAMAS
E PROJETOS DE TRABALHO
5 anos 9 anos
Guarda
permanente
010 ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
Enquanto vigora 5 anos
Guarda
permanente
Arquivamento
Arquivamento de Documentos
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e
pastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao. Para
que os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivados
de maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem ser
devidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta tarefa
executada com o auxlio do plano de classificao.
Plano de classifcao
Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos documentos,
ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano tem
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio no
exerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizado
pelo Poder Executivo Federal

Modelo de Plano de Classifcao
000 ADMINISTRAO GERAL
001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAO SOCIAL
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL
Operaes de Arquivamento
Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento:
inspeo: exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se o
ele seguir para o arquivamento.
estudo: leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia de
outros documentos que tratam de matria semelhante.
classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
codificao: insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamento
adotado: letras, nmeros, cores.
ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao
dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.
Mtodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que
chamamos de mtodos de arquivamento.
A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar quantos
forem necessrios para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) mtodos padronizados: dividem-se em variadex, automtico e soundex. Esta obra abordar
somente o variadex, visto que os demais mtodos padronizados no tm aplicao prtica
nos arquivos brasileiros.
Variadex: utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada sequncia de letras recebe uma cor especfica.
Exemplo:
sequncia a, b, c, d, e ................prata
sequncia f, g, h, i, j................ouro
b) mtodos bsicos: dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.
alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes
feita de acordo com as regras de alfabetao.
geogrfico: utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal de
busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: por
estado, pas ou cidade.
numrico: utiliza nmeros para a recuperao da informao s. Divide-se em simples,
cronolgico e dgito-terminal.
Simples os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada ou
registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.
Cronolgico utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.
Dgito-
terminal
os documentos so arquivados conforme uma sequncia numrica composta de
seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da sequncia se d da direita
para a esquerda.
Exemplo: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
Ideogrfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-
se em:
alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a
ordenao enciclopdica.
numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal,
duplex e unitermo.
Sistemas de Busca
A busca dos documentos realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde
a busca feita diretamente no local onde o documento est arquivado; e por meio do sistema
indireto, que aquele em que a busca feita com a ajuda de ndices ou de instrumentos auxiliares.
Os mtodos alfabtico e geogrfico so os nicos mtodos do sistema direto, ou seja, os nicos
mtodos que no adotam ndices. Os mtodos numricos so do sistema indireto, portanto,
adotam ndices para a localizao dos documentos.
Alm destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi-indireto O mtodo
alfanumrico, que combina letras e nmeros, o nico que integra este ltimo sistema de busca.
Emprstmo
No arquivo atividade de emprstimo deve ser formalizada por meio de um indicador, denominado
guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar
a sua remoo temporria. A guia-fora tem como finalidades a cobrana de pastas ou documentos
que no tenham sido devolvidos no prazo estipulado e o rearquivamento de documentos

Fase Intermediria
Nesta fase, os documentos apresentam baixa frequncia de uso para a instituio acumuladora;
no entanto, por razes administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo at que seja
estabelecida a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente. Com a
finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno e utilizao, os documentos da
fase intermediria podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos.
Os depsitos de guarda intermediria devem possuir grande capacidade de armazenamento,
eles so construdos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de
segurana para a preveno de desastres.
Atvidades
Para cumprir a sua funo, os arquivos intermedirios executam as seguintes atividades:
coordenao do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos
enviados pelos setores a realiza a conferncia e o arquivamento das caixas:
atendimento a consultas dos setores/rgos depositantes quando os documentos forem
solicitados
aplicao da tabela de temporalidade ao documentos que ainda no tiverem sua destinao
estabelecida.
seleo de documentos: separa os documentos sem que sero eliminados daqueles que
sero recolhidos guarda permanente.
recolhimento (envio) de documentos fase permanente.
Gesto de Documentos
A gesto documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida,
com vista racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso primrio e avaliao dos
mesmos.
A gesto de documentos definida como o conjunto de procedimentos referentes s atividades
de produo, tramitao, uso e avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei n
8.159/1991). A implantao da gesto de documentos realizada por meio de trs etapas:
produo: consiste na elaborao de documentos conforme a sua essencialidade para a
administrao; prev o estabelecimento de critrios para a padronizao de formulrios,
correspondncias e demais documentos gerados, e orientaes para a utilizao racional
dos recursos informticos e de reproduo. A produo racionalizada reduz custos com a
produo de documentos e facilita o seu manuseio.
utilizao: inclui as atividades de protocolo, organizao e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediria; contempla a elaborao de normas de acesso e
recuperao da informao.
destinao: etapa que estabelece a destinao final dos documentos, mediante a anlise
dos valores que eles apresentam para a instituio produtora.
Objetivos da Gesto de Documentos
Segundo o Arquivo Nacional (Gesto de Documentos Conceitos e Procedimentos Bsicos,
1995) a gesto de documentos tem os seguintes objetivos:
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de
documentos;
melhorar a eficincia da administrao acumuladora dos documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria
ao governo e aos cidados;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente
por seus valores histrico e cientfico;
assegurar a eliminao dos documentos desprovidos de valor
assegurar o uso adequado das tcnicas de alterao do suporte da informao (digitalizao/
microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas
de gesto da informao.
rgos /Sistemas de Arquivo
De acordo com a legislao Arquivstica, identifica-se a existncia dos seguintes rgos/sistemas
de arquivo:
a) Arquivo Nacional: rgo que possui entre outras competncias, a gesto e o recolhimento
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei n
8.159/1991)
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados. O Conarq o rgo central do SINAR.
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem
por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos
documentos de arquivo. (Art. 1 do Decreto n 4.073/2002)
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados. O SINAR foi criado pelo Decreto n 4.073/2002.
O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
(Art. 10 do Decreto n 4.073/2002)
d) SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistmica,
as atividades de gesto de documentos, no mbito da Administrao Pblica Federal.
Conforme o decreto n4915/2003. Integram o SIGA:
I como rgo central, o Arquivo Nacional;
II como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de
gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes;
III omo rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes.

Recortes da Legislao
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE
1991.
Dispesobreapoltcanacionaldearquivos
pblicoseprivadosedoutrasprovidncias
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que
o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a proteo especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento
cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os
fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos, no
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos
de mbito federal, estadual, do Distrito Federal
e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
2 A cessao de atividade de instituies
pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so
identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de
consultas frequentes.
2 Consideram-se documentos
intermedirios aqueles que, no sendo
de uso corrente nos rgos produtores,
por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos
por instituies pblicas e de carter pblico
ser realizada mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia.
Art. 10. Os documentos de valor permanente
so inalienveis e imprescritveis
LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO
DE 2011.
Regula o acesso a informaes previsto no inciso
XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37
e no 2 do art. 216 da Constituio Federal;
altera a Lei n 8.112, de 11 de dezembro de
1990; revoga a Lei n 11.111, de 5 de maio de
2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991; e d outras providncias.
CAPTULO II
DO ACESSO A INFORMAES E DA SUA
DIVULGAO
Art. 8 dever dos rgos e entidades
pblicas promover, independentemente de
requerimentos, a divulgao em local de fcil
acesso, no mbito de suas competncias, de
informaes de interesse coletivo ou geral por
eles produzidas ou custodiadas.
1 Na divulgao das informaes a que se
refere o caput, devero constar, no mnimo:
I registro das competncias e estrutura
organizacional, endereos e telefones
das respectivas unidades e horrios de
atendimento ao pblico;
II registros de quaisquer repasses ou
transferncias de recursos financeiros;
III registros das despesas;
IV informaes concernentes a
procedimentos licitatrios, inclusive os
respectivos editais e resultados, bem como
a todos os contratos celebrados;
V dados gerais para o acompanhamento
de programas, aes, projetos e obras de
rgos e entidades; e
VI respostas a perguntas mais frequentes
da sociedade.
Art. 9 O acesso a informaes pblicas ser
assegurado mediante:
I criao de servio de informaes
ao cidado, nos rgos e entidades do
poder pblico, em local com condies
apropriadas para:
a) atender e orientar o pblico quanto ao
acesso a informaes;
b) informar sobre a tramitao de
documentos nas suas respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos
de acesso a informaes; e
II realizao de audincias ou consultas
pblicas, incentivo participao popular
ou a outras formas de divulgao.
CAPTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO
INFORMAO
Seo I
DO PEDIDO DE ACESSO
Art. 10. Qualquer interessado poder
apresentar pedido de acesso a informaes aos
rgos e entidades referidos no art. 1 desta
Lei, por qualquer meio legtimo, devendo o
pedido conter a identificao do requerente e a
especificao da informao requerida.
1 Para o acesso a informaes de
interesse pblico, a identificao do
requerente no pode conter exigncias que
inviabilizem a solicitao.
2 Os rgos e entidades do poder
pblico devem viabilizar alternativa de
encaminhamento de pedidos de acesso por
meio de seus stios oficiais na internet.
3 So vedadas quaisquer exigncias
relativas aos motivos determinantes da
solicitao de informaes de interesse
pblico.
Art. 11. O rgo ou entidade pblica dever
autorizar ou conceder o acesso imediato
informao disponvel.

1 No sendo possvel conceder o acesso
imediato, na forma disposta no caput, o rgo
ou entidade que receber o pedido dever, em
prazo no superior a 20 (vinte) dias:
I comunicar a data, local e modo para se
realizar a consulta, efetuar a reproduo ou
obter a certido;
II indicar as razes de fato ou de direito
da recusa, total ou parcial, do acesso
pretendido; ou
III comunicar que no possui a informao,
indicar, se for do seu conhecimento, o rgo
ou a entidade que a detm, ou, ainda,
remeter o requerimento a esse rgo ou
entidade, cientificando o interessado da
remessa de seu pedido de informao.
2 O prazo referido no 1 poder
ser prorrogado por mais 10 (dez) dias,
mediante justificativa expressa, da qual ser
cientificado o requerente. [...]
Seo II
DOS RECURSOS
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a
informaes ou s razes da negativa do acesso,
poder o interessado interpor recurso contra a
deciso no prazo de 10 (dez) dias a contar da
sua cincia.
Pargrafo nico. O recurso ser dirigido
autoridade hierarquicamente superior que
exarou a deciso impugnada, que dever se
manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informao pelos
rgos ou entidades do Poder Executivo Federal,
o requerente poder recorrer Controladoria-
Geral da Unio, que deliberar no prazo de 5
(cinco) dias se:
I o acesso informao no classificada
como sigilosa for negado;
II a deciso de negativa de acesso
informao total ou parcialmente classificada
como sigilosa no indicar a autoridade
classificadora ou a hierarquicamente
superior a quem possa ser dirigido pedido
de acesso ou desclassificao;
III os procedimentos de classificao de
informao sigilosa estabelecidos nesta Lei
no tiverem sido observados; e
IV estiverem sendo descumpridos prazos
ou outros procedimentos previstos nesta Lei.
1 O recurso previsto neste artigo somente
poder ser dirigido Controladoria-
Geral da Unio depois de submetido
apreciao de pelo menos uma autoridade
hierarquicamente superior quela que
exarou a deciso impugnada, que deliberar
no prazo de 5 (cinco) dias.
2 Verificada a procedncia das razes
do recurso, a Controladoria-Geral da Unio
determinar ao rgo ou entidade que
adote as providncias necessrias para dar
cumprimento ao disposto nesta Lei.
3 Negado o acesso informao pela
Controladoria-Geral da Unio, poder ser
interposto recurso Comisso Mista de
Reavaliao de Informaes, a que se refere
o art. 35.
Seo III
DA CLASSIFICAO DA INFORMAO
QUANTO AO GRAU E PRAZOS DE
SIGILO
Art. 23. So consideradas imprescindveis
segurana da sociedade ou do Estado e, portanto,
passveis de classificao as informaes cuja
divulgao ou acesso irrestrito possam:
I pr em risco a defesa e a soberania
nacionais ou a integridade do territrio
nacional;
II prejudicar ou pr em risco a conduo de
negociaes ou as relaes internacionais
do Pas, ou as que tenham sido fornecidas
em carter sigiloso por outros Estados e
organismos internacionais;
III pr em risco a vida, a segurana ou a
sade da populao;
IV oferecer elevado risco estabilidade
financeira, econmica ou monetria do Pas;
V prejudicar ou causar risco a planos ou
operaes estratgicos das Foras Armadas;
VI prejudicar ou causar risco a projetos
de pesquisa e desenvolvimento cientfico
ou tecnolgico, assim como a sistemas,
bens, instalaes ou reas de interesse
estratgico nacional;
VII pr em risco a segurana de instituies
ou de altas autoridades nacionais ou
estrangeiras e seus familiares; ou
VIII comprometer atividades de
inteligncia, bem como de investigao ou
fiscalizao em andamento, relacionadas
com a preveno ou represso de infraes.
Art. 24. A informao em poder dos rgos e
entidades pblicas, observado o seu teor e em
razo de sua imprescindibilidade segurana da
sociedade ou do Estado, poder ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
1 Os prazos mximos de restrio de
acesso informao, conforme a classificao
prevista no caput, vigoram a partir da data de
sua produo e so os seguintes:
I ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II secreta: 15 (quinze) anos; e
III reservada: 5 (cinco) anos.
2 As informaes que puderem colocar
em risco a segurana do Presidente e Vice-
Presidente da Repblica e respectivos
cnjuges e filhos(as) sero classificadas
como reservadas e ficaro sob sigilo at o
trmino do mandato em exerccio ou do
ltimo mandato, em caso de reeleio.
3 Alternativamente aos prazos previstos
no 1, poder ser estabelecida como
termo final de restrio de acesso a
ocorrncia de determinado evento, desde
que este ocorra antes do transcurso do
prazo mximo de classificao.
4 Transcorrido o prazo de classificao
ou consumado o evento que defina o seu
termo final, a informao tornar-se-,
automaticamente, de acesso pblico.
5 Para a classificao da informao
em determinado grau de sigilo, dever ser
observado o interesse pblico da informao
e utilizado o critrio menos restritivo possvel,
considerados:
I a gravidade do risco ou dano segurana
da sociedade e do Estado; e
II o prazo mximo de restrio de acesso
ou o evento que defina seu termo final.
Seo IV
DOS PROCEDIMENTOS DE
CLASSIFICAO, RECLASSIFICAO E
DESCLASSIFICAO
Art. 27. A classificao do sigilo de informaes
no mbito da administrao pblica federal de
competncia:
I no grau de ultrassecreto, das seguintes
autoridades:
a) Presidente da Repblica;
b) Vice-Presidente da Repblica;
c) Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exrcito e
da Aeronutica; e
e) Chefes de Misses Diplomticas e
Consulares permanentes no exterior;
II no grau de secreto, das autoridades
referidas no inciso I, dos titulares de autarquias,
fundaes ou empresas pblicas e sociedades
de economia mista; e
III no grau de reservado, das autoridades
referidas nos incisos I e II e das que exeram
funes de direo, comando ou chefia, nvel

DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo e
Assessoramento Superiores, ou de hierarquia
equivalente, de acordo com regulamentao
especfica de cada rgo ou entidade,
observado o disposto nesta Lei. [...]
Seo V
DAS INFORMAES PESSOAIS
Art. 31. O tratamento das informaes pessoais
deve ser feito de forma transparente e com
respeito intimidade, vida privada, honra e
imagem das pessoas, bem como s liberdades e
garantias individuais.
1 As informaes pessoais, a que se
refere este artigo, relativas intimidade,
vida privada, honra e imagem:
I tero seu acesso restrito,
independentemente de classificao de
sigilo e pelo prazo mximo de 100 (cem)
anos a contar da sua data de produo, a
agentes pblicos legalmente autorizados e
pessoa a que elas se referirem; e [...]
CAPTULO VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 35. [...]
1 instituda a Comisso Mista de
Reavaliao de Informaes, que decidir, no
mbito da administrao pblica federal, sobre
o tratamento e a classificao de informaes
sigilosas e ter competncia para:
I requisitar da autoridade que classificar
informao como ultrassecreta e secreta
esclarecimento ou contedo, parcial ou
integral da informao;
II rever a classificao de informaes
ultrassecretas ou secretas, de ofcio
ou mediante provocao de pessoa
interessada, observado o disposto no art. 7
e demais dispositivos desta Lei; e
III prorrogar o prazo de sigilo de informao
classificada como ultrassecreta, sempre por
prazo determinado, enquanto o seu acesso ou
divulgao puder ocasionar ameaa externa
soberania nacional ou integridade do
territrio nacional ou grave risco s relaes
internacionais do Pas, observado o prazo
previsto no 1 do art. 24.
2 O prazo referido no inciso III limitado
a uma nica renovao.
DECRETO N 7.724, DE 16 DE MAIO DE
2012.
Vigncia Regulamenta a Lei n 12.527, de 18 de
novembro de 2011, que dispe sobre o acesso
a informaes previsto no inciso XXXIII do caput
do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2
do art. 216 da Constituio.
CAPTULO III
DA TRANSPARNCIA ATIVA
Art. 7 dever dos rgos e entidades promover,
independente de requerimento, a divulgao
em seus stios na Internet de informaes de
interesse coletivo ou geral por eles produzidas
ou custodiadas, observado o disposto nos arts.
7 e 8 da Lei n 12.527 de 2011.
CAPTULO IV
DA TRANSPARNCIA PASSIVA
Art. 9 Os rgos e entidades devero criar
Servio de Informaes ao Cidado SIC, com o
objetivo de:
I atender e orientar o pblico quanto ao
acesso informao;
II informar sobre a tramitao de
documentos nas unidades; e
III receber e registrar pedidos de acesso
informao
Pargrafo nico. Compete ao SIC:
I o recebimento do pedido de acesso
e, sempre que possvel, o fornecimento
imediato da informao;
II o registro do pedido de acesso em
sistema eletrnico especfico e a entrega de
nmero do protocolo, que conter a data de
apresentao do pedido; e
III o encaminhamento do pedido recebido
e registrado unidade responsvel pelo
fornecimento da informao, quando
couber.
DECRETO N 7.845, DE 14 DE NOVEMBRO
DE 2012.
Regulamenta procedimentos para credenciamento
de segurana e tratamento de informao
classificada em qualquer grau de sigilo, e dispe
sobre o Ncleo de Segurana e Credenciamento.
Seo IV
DA EXPEDIO, TRAMITAO E
COMUNICAO
Art. 26. A expedio e a tramitao de
documentos classificados devero observar os
seguintes procedimentos:
I sero acondicionados em envelopes duplos;
II no envelope externo no constar
indicao do grau de sigilo ou do teor do
documento;
III no envelope interno constaro
o destinatrio e o grau de sigilo do
documento, de modo a serem identificados
logo que removido o envelope externo;
IV o envelope interno ser fechado,
lacrado e expedido mediante recibo, que
indicar remetente, destinatrio e nmero
ou outro indicativo que identifique o
documento; e
V ser inscrita a palavra PESSOAL no
envelope que contiver documento de
interesse exclusivo do destinatrio.
Art. 27. A expedio, a conduo e a entrega
de documento com informao classificada em
grau de sigilo ultrassecreto sero efetuadas
pessoalmente, por agente pblico autorizado,
ou transmitidas por meio eletrnico, desde
que sejam usados recursos de criptografia
compatveis com o grau de classificao da
informao, vedada sua postagem.
Art. 28. A expedio de documento com
informao classificada em grau de sigilo
secreto ou reservado ser feita pelos meios
de comunicao disponveis, com recursos de
criptografia compatveis com o grau de sigilo ou,
se for o caso, por via diplomtica, sem prejuzo
da entrega pessoal. [...]
Exerccios
Arquivo: Conceitos e Defnies
1. (ESAF CVM 2010) Acerca do conceito de
arquivo, assinale a opo correta.
a) Sua finalidade primeira o registro da
memria institucional.
b) So os conjuntos documentais
produzidos por pessoa jurdica,
enquanto os produzidos pelas pessoas
fsicas so chamados de manuscritos.
c) So colees de documentos
acumulados por interesse cientfico.
d) Coleo de manuscritos histricos,
reunidos por uma pessoa jurdica ou
fsica.
e) So acumulados no curso das
atividades, servindo de prova das
transaes realizadas.
2. (Cespe TJ/RR 2012) O arquivo caracteriza-se
por ser um conjunto orgnico, resultado das
atividades de uma pessoa fsica ou jurdica,
e no uma coleo de documentos de
diversas fontes.
3. (Cespe ABIN 2010) Quando separado do seu
conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence,
o documento de arquivo perde muito do
seu significado.
4. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar
arquivo tambm a instituio ou o servio
que tem a custdia de documentos, com
a finalidade de fazer o processamento
tcnico, garantir a conservao e promover
a utilizao dos arquivos.
5. (ESAF MF 2012) A principal fnalidade dos
arquivos
a) a conservao de documentos para a
histria.
b) servir administrao.
c) manter os documentos de valor
secundrio.
d) organizar conjuntos de peas e objetos
de valor para a memria.
e) preservar os documentos de valor
patrimonial.
6. (Empasial/Memorial da Amrica Latina-
SP/1999) Arquivo composto por fotografias,
discos, fitas, slides, CDs, microformas ou
disquetes que merecem tratamento
diferenciado no apenas quanto ao
armazenamento mas tambm quanto ao
registro, acondicionamento, controle e
conservao, definio de:
a) arquivo histrico.
b) arquivo comercial.
c) arquivo especializado.
d) arquivo rotativo.
e) arquivo especial.
7. (Cespe STM 2011) Entre as caractersticas
dos documentos de arquivo, incluem-se a
tridimensionalidade e a existncia de diversos
tipos, naturezas, formas e dimenses.
8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma
organizao pblica podem ser constitudos
de documentos originrios das atividades
meio e fim e produzidos em variados
suportes documentais, inclusive o digital.
9. (Cespe EBC 2012) Por ser um conjunto de
documentos produzidos e acumulados por
instituies ou pessoas, os documentos de
arquivo so inter-relacionados e sua gesto
deve contemplar o conjunto, e no o item
documental isoladamente.

10. (ESAF MF 2012) So caractersticas do
documento de arquivo, exceto,
a) a imparcialidade.
b) a naturalidade.
c) a emulao.
d) a autenticidade.
e) a interrelao.
11. (Cespe CNJ 2013) Uma caracterstica
do documento de arquivo o seu inter-
relacionamento com outros documentos e
com a atividade da qual ele resultado.
12. (Cespe MI 2013) Nos processos de
trabalho, independentemente da natureza
do negcio, as organizaes pblicas ou
privadas produzem e recebem informaes
que, registradas, tornam-se documentos de
arquivo.
13. (Funiversa SESI 2010) Quanto abrangncia
de sua atuao, os arquivos podem ser
setoriais e gerais ou centrais. Com relao
aos arquivos setoriais, assinale a alternativa
correta.
a) tm sob sua custdia documentos
resultantes da experincia humana em
um campo especfico.
b) So os que se destinam a receber
documentos correntes provenientes
dos diversos rgos.
c) conservam os documentos em razo de
seu valor histrico ou documental.
d) So aqueles estabelecidos junto aos
rgos operacionais.
Classifcao dos Documentos de
Arquivo
14. (FCC TRE/SP 2012) Original, cpia, minuta
e rascunho diferentes estgios de
preparao e transmisso de documentos
correspondem ao conceito de:
a) espcie.
b) formato.
c) forma.
d) suporte.
e) tipo.
15. (ESAF MF 2012) So gneros documentais
encontrados nos arquivos, exceto:
a) documentos textuais.
b) documentos audiovisuais.
c) documentos cartogrfcos.
d) documentos iconogrfcos.
e) documentos tridimensionais.
16. (Cespe DPF Escrivo 2009) Documentos
iconogrficos so aqueles em formatos e
dimenses variveis, com representaes
geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.
17. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofcio,
memorando, aviso, circular e relatrio
so exemplos de formatos documentais
existentes em rgos pblicos.
18. (Cespe TJ/RR 2012) Entre os gneros
documentais considerados documentos de
arquivo se incluem documentos tridimensionais,
textuais, audiovisuais e cartogrficos.
31
19. (FCC DNOCS 2010) Documentos iconogrficos
so aqueles
a) com dimenses e rotaes variveis,
contendo registros fonogrficos.
b) em suportes sintticos, em papel
emulsionado ou no, contendo
imagens estticas.
c) em suporte flmico resultantes da
microrreproduo de imagens,
mediante a utilizao de tcnicas
especficas.
d) em formatos e dimenses variveis,
contendo representaes geogrficas,
arquitetnicas ou de engenharia.
20. (Cespe/TRT/17 Regio/2009) Relatrio de
atividades, fita magntica, ata de reunio e
carto de visita so exemplos de tipologias
documentais.
21. (CESPE ABIN/2010) Mapas e plantas fazem
parte do gnero documental conhecido
como cartogrfico.
22. (Cespe MPE/PI 2012) O tipo documental
consiste na associao entre a espcie
documental e a funo que o documento
representa. So exemplos de tipos
documentais: o memorando, o ofcio, o
relatrio, a carta e a fotografia.
23. (Cespe TRE/RJ 2012) Os arquivos de uma
organizao podem conter diversos gneros
documentais, como o textual, o audiovisual
e o cartogrfico.
24. (Cespe ANATEL 2012) Relatrio de
atividades anuais um tipo documental.
25. (ESAF CVM 2010) O gnero documental
integrado por documentos que contm
imagens em movimento, com ou sem som,
conhecido como:
a) fotogrfico.
b) microgrfico.
c) iconogrfico.
d) filmogrfico.
26. (Consulplan TSE 2012) "Boletim de
ocorrncia e certido de nascimento
configuram-se como exemplos
de____________documental.
Assinale a alternativa que completa
corretamente a afirmativa anterior.
a) Forma.
b) Espcie.
c) Formato.
d) Tipo.
Princpios Arquivstcos
27. (Cespe MPU 2010) A naturalidade dos
documentos arquivsticos deve-se ao fato
de cada registro documental assumir um
lugar nico tanto na estrutura documental
do grupo ao qual pertence quanto no
universo documental.
28. (Cespe SERPRO 2013) Quando aplicado aos
documentos, o principio de respeitos aos
fundos origina o centro de documentao
de uma instituio.
29. (Cespe TRE/MS 2013) O princpio da
territorialidade desconsidera o contexto de
produo dos documentos.

30. (Cespe ANATEL 2012) A existncia de um
fundo de arquivo origina-se do princpio da
pertinncia.
31. (Cespe ANCINE 2012) O princpio de
provenincia, quando aplicado aos arquivos
da ANCINE, gera um conjunto de fundos
documentais.
32. (ESAF CVM 2010) O princpio da ordem
original pode ser definido como:
a) princpio segundo o qual os
documentos deveriam ser
reclassificados por assunto sem ter em
conta a provenincia e a classificao
original.
b) princpio segundo o qual o arquivo
produzido por uma entidade coletiva,
pessoa ou famlia no deve ser
misturado aos de outras entidades
produtoras.
c) princpio segundo o qual todo
procedimento ou tratamento
empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessrio.
d) princpio segundo o qual o arquivo
deveria conservar o arranjo pela
entidade coletiva, pessoa ou famlia
que o produziu.
33. (Cespe MPE/PI 2012) O princpio bsico
da arquivologia que rene todos os
documentos gerados por uma mesma
fonte geradora de arquivo em um fundo
conhecido como princpio da provenincia
ou de respeito aos fundos.
34. (Cespe ABIN/2011) O princpio da provenincia
consiste em procedimentos lgicos e prticos
que visam mesclar os conjuntos documentais
produzidos e acumulados por diversas
entidades coletivas, pessoas ou famlias no
decorrer de suas atividades.
35. (Cespe EBC 2011) O carter orgnico dos
documentos de arquivo decorre do fato
de que esses documentos so produzidos
e recebidos como resultado das atividades
desenvolvidas em uma organizao, seja ela
pblica ou privada.
36. (Cespe TRE/MS 2013) Os princpios da
provenincia e da pertinncia tm o mesmo
sentido, que respeitar a origem dos
documentos.
37. (Cespe ABIN 2010) De acordo com
o princpio da ordem original, todo
procedimento ou tratamento empreendido
em arquivos pode ser revertido a sua forma
original.
38. (Cespe DPF Escrivo 2009) A instabilidade
institucional, uma das principais
caractersticas da administrao pblica
brasileira, geralmente motivada pela fuso,
separao, extino e criao de rgos
pblicos, enseja uma srie de problemas
para a gesto dos arquivos desses rgos.
Para lidar com esses problemas, o princpio
da pertinncia o conceito adequado.
39. (Cespe FUB 2009) O princpio segundo o qual
o arquivo deveria conservar a organizao
dada pela entidade coletiva, pessoa ou
famlia que o produziu conhecido como
princpio da pertinncia.
33
Arquivo x Biblioteca
40. (Cespe SERPRO 2013) Alm dos
documentos produzidos pelo SERPRO,
so considerados documentos de arquivo
aqueles colecionados por diversos motivos.
41. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos de
arquivo podem ser elaborados em um nico
exemplar ou , em cados especficos, serem
produzidos em um limitado nmero de
cpias.
42. (Cespe ANTAQ 2009) Os documentos de
arquivo no so objeto de coleo, mas
produtos e subprodutos das funes e das
atividades de uma organizao pblica ou
privada e das atividades de uma pessoa
fsica.
43. (Cespe DPF Escrivo 2009) O tamanho do
acervo documental e a sua complexidade
definem se o fundo de arquivo de uma
instituio pblica ou privada um fundo
fechado ou aberto.
44. (Cespe TRE/BA 2010) Os documentos de
arquivo devem ser organizados a partir dos
mesmos princpios aplicados na organizao
das bibliotecas, principalmente no que se
refere aos mtodos de classificao.
45. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) O
arquivo da Polcia Federal compe-se de
documentos colecionados referentes a
assuntos de interesse dos servidores desse
rgo.
46. (Cespe TJ/RR 2012) Em regra, deve-se
produzir mais de um exemplar de um
documento de arquivo.
47. (Funiversa SESI 2010) Acerca dos arquivos,
assinale a alternativa correta.
a) os documentos so provenientes de
vrios lugares, adquiridos por doao.
b) os documentos existem em numerosos
exemplares.
c) os documentos so produzidos e(ou)
recebidos para atender as necessidades
administrativas.
d) o mtodo de avaliao aplica-se a
unidades isoladas.
e) o mtodo de classificao utiliza
procedimentos predeterminados.
48. (Cespe TSE 2007) possvel estabelecer
uma srie de diferenas entre arquivo
e biblioteca. Acerca dessas diferenas,
assinale a opo correta.
a) Os documentos de arquivo devem
existir em numerosos exemplares e os
de biblioteca, em um nico exemplar
ou em limitado nmero de cpias.
b) Os documentos de arquivo so
produzidos e conservados com
objetivos funcionais e os de biblioteca,
com objetivos culturais.
c) Os documentos de arquivo so
colecionados de fontes diversas
e os de biblioteca, por atividades
organizacionais.
d) Os documentos de arquivo so
classificados a partir de mtodos
predeterminados e os de biblioteca,
pelas particularidades das atividades
geradoras.

49. (Cespe TRE/RJ 2012) Os documentos de
arquivo so produzidos e(ou) recebidos
para o atendimento de objetivos culturais e
histricos.
50. (Cespe MPU 2010) Em regra, a incluso de
documentos em um arquivo ocorre por
compra ou permuta de fontes mltiplas.
Teoria das Trs Idades
51. (Cespe DPU 2010) Os arquivos correntes,
conhecidos como fase pr-arquivo, so
constitudos por documentos de valor
administrativo.
52. (Cespe MS 2008) O arquivo setorial
aquele estabelecido juntos aos rgos
operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.
53. (Cespe MPU 2010) Dada a importncia da
preservao dos documentos que compem
o arquivo corrente de determinado setor de
trabalho, recomenda-se o arquivamento
desses documentos em local afastado do
referido setor.
54. (Cespe FUB 2011) Nas empresas, os tipos
de arquivamento decorrem da frequncia
de uso ou consulta de documentos e
informaes.
55. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos correntes
so alocados perto dos seus usurios
diretos, devido grande possibilidade de
uso que apresentam, e so conhecidos
tambm como arquivos ativos.
56. (Cespe EBC 2011) Os arquivos setoriais
cumprem funes de arquivo permanente e
arquivo histrico.
57. (Cespe EBC 2011) Documentos com
alta frequncia de uso ou com grande
possibilidade de uso fazem parte de um
arquivo corrente.
58. (Cespe EBC 2011) Para que um sistema
de arquivo funcione adequadamente,
necessrio que haja, alm dos arquivos
correntes, arquivos intermedirios em
todas as unidades da organizao.
59. (Cespe DPF 2009 Escrivo) O acesso
aos documentos recolhidos ao arquivo
permanente, por natureza, restrito, e
esses documentos podem ser consultados
apenas com autorizao da instituio que
os acumulou.
60. (Cespe EBC 2011) Para serem considerados
permanentes, os documentos devem
manter o valor primrio.
61. (Cespe DFTRANS 2008) No arquivo corrente,
o arquivamento do tipo horizontal o mais
adequado, por facilitar a localizao dos
documentos.
62. (Cespe ME 2008) Os arquivos correntes so
de acesso restrito e devem ficar prximos
dos usurios diretos.
35
63. (Cespe ECT 2011) A identificao
do valor primrio nos documentos
implica a necessidade de mant-los
permanentemente.
64. (FCC TRE/PB 2007) O valor mediato, quando
atribudo aos documentos de arquivo,
equivale ao valor:
a) primrio.
b) fiscal.
c) legal.
d) probatrio.
e) secundrio.
65. (Cespe MPS 2010) Fase corrente a fase em
que os documentos esto ativos, em curso
ou que, mesmo sem movimentao, ainda
so muito consultados pela administrao
e, por isso, so conservados junto aos
rgos produtores.
66. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo 2010)
Quanto aos arquivos correntes, assinale a
alternativa correta.
a) So constitudos sempre por
documentos em suporte papel.
b) No tm restrio consulta.
c) A destinao final sempre a
eliminao.
d) So formados pelos documentos
arquivsticos em tramitao.
67. (Cespe ANP 2012) Quando o documento
de arquivo tem uma grande possibilidade
de uso, ele deve ser considerado como
documento do arquivo corrente.
68. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento
de documentos no tipo horizontal
recomendado para arquivos correntes.
69. (Cespe EBC 2011) A transferncia de
documentos dos arquivos correntes para
os intermedirios deve ser feita mediante
registro em uma listagem de transferncia.
70. (Cespe IFB 2011) A transferncia dos
documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermedirio realizada quando
a frequncia de uso de tais documentos
diminui e quando eles perdem determinado
valor.
71. (Cespe INSS 2008) A existncia de valor
primrio uma das caractersticas do
arquivo intermedirio.
72. (Cespe SERPRO 2013) Ao se implantar um
programa de gesto documental, o acesso
aos documentos que apresentam valor
imediato ser restrito ao setor.
73. (Cespe MPU 2010) O valor primrio dos
documentos no arquivo intermedirio
crescente.
74. (Cespe FUB 2008) O documento de arquivo
transferido ao arquivo intermedirio
permanece com o acesso restrito
unidade que o acumulou, podendo, com a
autorizao da unidade acumuladora, ser
acessado por outras unidades.
75. (Cespe TRE/MG 2009) O arquivo
intermedirio, conhecido tambm como
arquivo inativo, resultante da transferncia
de documentos do arquivo corrente.
76. (Cespe CNJ 2013) A organizao dos
documentos de arquivo na fase corrente
deve ser realizada de modo diferente daquela
adotada na fase intermediria. Essa diferena
explicada pelo fato de os documentos terem
usos distintos nessas duas fases.
77. (Cespe CNPQ 2011) O elevado valor
primrio dos documentos, que indica a
necessidade de mant-los prximos de
seus usurios diretos, determina a presena
desses documentos no arquivo corrente.

78. (Cespe DPU 2010) As atividades tpicas
dos arquivos correntes so: o protocolo, a
expedio, o arquivamento, o emprstimo e
a consulta de documentos.
Instrumentos de Gesto de
Documentos
79. (Cespe ANCINE 2012) A exemplo das
demais agncias reguladoras, a ANCINE
responsvel pela elaborao de suas
prprias tabelas de temporalidade de
documentos da atividade meio.
80. (Cespe SERPRO 2013) O reconhecimento
da espcie documental um elemento
fundamental para a correta classificao de
um documento de arquivo.
81. (Cespe ANAC 2012) A avaliao dos
documentos de arquivo feita com base no
princpio da ordem original.
82. (Cespe SERPRO 2013) O prazo de guarda
indicado para os documentos do arquivo
impresso de cinquenta anos.
83. (Cespe CNJ 2013) A avaliao dos
documentos de arquivo feita com base
na tabela de temporalidade que, alm
dos prazos de guarda nas idades corrente
e intermediria, indica a eliminao ou
guarda permanente dos documentos.
84. (Cespe IBRAM 2009) Os documentos
pblicos destinados eliminao, aps
cumprirem o prazo estabelecido no edital
de eliminao de documentos, devem ser
incinerados.
85. (Vunesp BNDES 2001) A tabela de
temporalidade organiza a transferncia de
documentos ao arquivo permanente.
86. (Cespe DPU 2010) O instrumento auxiliar
adotado na gesto de documentos
que possibilita o arquivamento e,
posteriormente, a recuperao desses
documentos denomina-se plano de.
a) descarte.
b) reteno.
c) arquivamento.
d) avaliao.
e) classificao.
87. Assinale a alternativa incorreta:
a) (Cespe MMA 2009) O cdigo de
classificao deve ser anotado na
primeira folha do documento.
b) (Cespe Anvisa 2007) Documentos
transferidos a arquivos intermedirios
devem conservar a classificao que
lhes foi dada nos arquivos correntes.
c) (Cespe IBRAM 2009) A classificao
ajuda a definir a organizao fsica dos
documentos arquivados, constituindo-
se em referencial para a sua
recuperao.
d) (Cespe TRE MA 2009) A avaliao de
documentos de arquivo executada
com a aplicao do cdigo de
classificao.
e) (Cespe STM 2011) Nos arquivos
corrente e intermedirio, os prazos
de guarda dos documentos devem ser
expressos em anos ou pela indicao da
vigncia dos documentos.
88. (Cespe MPU 2010) Os prazos de guarda dos
documentos nos arquivos do tipo corrente
e intermedirio devem ser definidos
com base na legislao pertinente e nas
necessidades administrativas.
37
89. (Cespe CNPQ 2011) O processo de
elaborao do cdigo de classificao de
documentos de arquivo estabelece relao
direta com as funes e as atividades
desenvolvidas no rgo ou na empresa.
90. (Cespe CNPQ 2011) O cdigo de classificao
de documentos de arquivo aplicado a partir
da transferncia do documento do arquivo
corrente para o arquivo intermedirio.
91. (Cespe CNPQ 2011) A tabela de
temporalidade de documentos independe
da realizao de classificao para avaliar os
documentos de arquivo.
92. (Cespe TJ/RR 2012) Constitui informao da
tabela de temporalidade a determinao
do tempo de guarda dos documentos nos
arquivos intermedirios.
93. (Cespe MCTI 2012) A classificao dos
documentos produzidos e(ou) recebidos
pela atividade-meio do MCTI feita a partir
do Cdigo de Classificao de Documentos
de Arquivo, elaborado pelo Conselho
Nacional de Arquivos.
94. (Cespe STM/2011) O cdigo de classificao
construdo a partir da estrutura
organizacional do rgo ou empresa em que
ele vai ser aplicado, sendo uma reproduo do
organograma desse rgo ou dessa empresa.
95. (Cespe MI 2013) Os documentos de
arquivo devem ser classificados a partir
de um cdigo ou plano de classificao
de documentos baseado nas funes e
atividades desenvolvidas no rgo.
96. (Cespe SERPRO 2013) O gnero do
documento uma informao relevante
para a determinao dos prazos de guarda
dos documentos de arquivo.
97. (Cespe TRE MS 2013) Ao lidar com
os documentos, usa-se a tabela de
temporalidade como instrumento para a
a) avaliao.
b) codificao.
c) classificao.
d) descrio.
e) indexao.
rgos/Sistemas de Arquivo
98. (Cespe Ancine 2012) A ANCINE, por ser
uma agncia reguladora, no precisa seguir
as orientaes do Sistema de Gesto de
Documentos de Arquivo (SIGA).
99. (Cespe TJ/RR 2012) Os arquivos do TJ/RR
so considerados arquivos federais, razo
por que devem ser organizados conforme
as orientaes do Sistema de Gesto de
Documentos de Arquivo (SIGA).
100. (ESAF MF 2012) Identifique, entre as
opes a seguir, quem elabora a poltica
arquivstica brasileira).
a) O Sistema Nacional de Arquivos.
b) O Sistema de Gesto de Documentos e
Arquivos.
c) O Sistema de Servios Gerais.
d) O Conselho Nacional de Arquivos.
101. (Cespe ANAC 2012) Os documentos da
ANAC considerados de valor permanente
devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
102. (Cespe MPU 2013) Compete ao
arquivo nacional definir as normas gerais
e estabelecer as diretrizes para o Sistema
Nacional de Arquivos bem como promover
o inter-relacionamento de arquivos pblicos
e privados.

Protocolo
103. (Cespe TJ/RR 2012) O recebimento e a
classificao incluem-se entre as rotinas do
protocolo, atividade exercida no mbito dos
arquivos correntes.
104. Alm das atividades de recebimento,
registro e classificao, cabe tambm ao
protocolo realizar destinao dos documentos.
105. (Cespe CNJ 2013) O controle da
tramitao dos documentos pelos vrios
setores de uma organizao uma atividade
de protocolo.
106. (Cespe Serpro 2013) A classificao
de documentos uma rotina do setor de
protocolo.
107. (Cespe EMBASA 2010) Uma das atividades
realizadas pelo servio de protocolo a
classificao de documentos, no caso de
instituies que possuam um cdigo ou
plano de classificao de documentos.
108. (Cespe CNJ 2013) Os elementos
utilizados para o registro de documentos
nos servios de protocolo so metadados
desses documentos.
109. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de
protocolo, ao receber uma correspondncia
sigilosa, dever abri-la para fazer o registro
e encaminh-la, com alta prioridade, ao
destinatrio.
110. (ESAF DNIT 2013) So atividades do
protocolo, exceto:
a) o registro de documentos.
b) a expedio de documentos.
c) a classificao de documentos.
d) a eliminao de documentos.
e) a distribuio de documentos.
111. (Cespe ANCINE 2012) A expedio de
documentos uma atividade exercida
exclusivamente pelo protocolo.
112. (Cespe MCTI 2012) A distribuio
de documentos, uma das atividades de
protocolo, desenvolvida em todos os
setores de uma organizao.
113. (Cespe TRE/MS 2013) a distribuio e
a tramitao de documentos acontecem,
atualmente, somente em meio eletrnico.
114. (Cespe CNJ 2013) Nos rgos do Poder
Judicirio, apenas os processos judiciais
devem ser objeto de controle por parte dos
servios de protocolo.
115. (Cespe FUB 2011) Protocolo designa
o servio encarregado de recebimento,
registro, distribuio e expedio de
documentos. Tambm responsvel pela
classificao, pelo controle da tramitao
e pela autuao de documentos, ao
mediante a qual o documento passa a
constituir um processo.
116. (Cespe Serpro 2013) O emprstimo de
documentos uma atividade do setor de
protocolo.
117. (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve
registrar todos os documentos que entram
na instituio, independentemente de eles
terem natureza arquivstica.
118. (Cespe MMA 2009) A incluso de dados
sobre o documento em uma base de dados
conhecida como registro de documentos
e faz parte das atividades de protocolo,
vinculadas aos arquivos correntes.
39
119. (Cespe EBC 2011) O procedimento a
ser adotado no caso de recebimento de
correspondncia ostensiva realizar a
abertura dos envelopes e proceder leitura
para encaminhamento, observando a
existncia de antecedentes.
120. (Cespe STJ 2008) Processo o termo
geralmente usado na administrao pblica
para designar o conjunto de documentos
reunidos em capa especial, e que vo sendo
organicamente acumulados no decurso de
uma ao administrativa ou judiciria.
121. (Cespe TSE 2007) A juntada por anexao
significa a unio definitiva de um ou mais
processos a um outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.
122. (Cespe TRE/MS 2013) A anexao
a juntada do documento ou processo a
outro processo, prevalecendo o nmero do
processo mais recente.
Legislao de Acesso a Documentos
Pblicos
123. Os documentos considerados sigilosos
so classificados em ultrassecretos, secretos
e confidenciais.
124. (Cespe SERPRO 2013) O prazo
de restrio de acesso a documento
ultrassecreto de vinte anos; findo esse
perodo, ele ser de acesso pblico.
125. (Cespe TRE/AL 2012) acesso restrito
a um documento ultrassecreto deve ser
mantido por
a) 10 anos.
b) 15 anos.
c) 20 anos.
d) 25 anos.
e) 5 anos.
126. (Cespe ANATEL 2012 ) So trs as
classificaes de sigilo de documentos:
ultrassecreta, secreta e reservada.
127. (Cespe ANCINE 2012) O prazo limite
de restrio ao acesso a informaes
classificadas como secretas em poder de
entidade pblica, como a ANCINE, por
exemplo, de, no mximo, cinco anos.

Emprstmo
128. (FCC TRE/SP 2012) A remoo temporria
de um documento assinalada, no arquivo,
por meio de
a) jaqueta.
b) microficha.
c) guia-fora.
d) etiqueta.
e) clipe.
129. (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar
temporariamente um documento da
unidade de arquivamento, para emprstimo
ou consulta, deve-se colocar, no lugar do
documento, um indicador denominado
fantasma ou ficha-fantasma.
Arquivamento de Documentos
130. (Cespe ANAC 2009) O mtodo de
arquivamento dos documentos de arquivo
deve ser definido a partir da natureza dos
documentos e da estrutura da organizao
que os produz ou recebe.
131. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha
do mtodo de arquivamento no arquivo
corrente determinada pela espcie ou
pelo gnero do documento.
132. (Cespe Aneel 2010) O mtodo numrico-
cronolgico considerado um mtodo de
arquivamento bsico.
133. (CESPE SEPRO 2013) O mtodo de
arquivamento de documentos por assunto
dependente de interpretao arquivstica, o
que o torna, portanto, um mtodo de difcil
aplicao.
134. (Cespe TRE/MS 2013) A ordenao pelo
sistema numrico cronolgico determina
que os documentos sejam organizados
conforme sua sequncia numrica,
dispensando o ndice alfabtico remissivo.
135. (Cespe ANTAQ 2009) O mtodo numrico
simples determina a numerao sequencial
dos documentos, dispondo os nmeros em
trs grupos de dois dgitos cada um. Por
exemplo: 52-63-19.
136. (Cespe SERPRO 2013) Com relao
forma de busca de documentos, o mtodo
geogrfico de arquivamento classificado
como integrante do sistema direto.
137. (Cespe TRE/RJ 2012) A disposio
de documentos pelo nome dos clientes
corresponde ordenao do tipo unitermo.
138. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A organizao
do arquivo corrente com pastas intituladas
atas, correspondncia, contratos, acordos,
fax, pareceres etc. corresponde a uma
classificao por assunto.
139. (Cespe STM 2011) Por meio do mtodo
Variadex, atribui-se um nmero ao
documento, em ordem crescente, de acordo
com a entrada deste no arquivo.
140. (Cespe TRE/MS 2013) A ordem geogrfica
prev que os verbetes sejam ordenados por
temas.
141. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O mtodo
numrico simples atribui um nmero a cada
pasta de cliente (pessoa fsica ou jurdica),
obedecendo ordem de entrada ou de
registro, sem qualquer preocupao com a
ordenao alfabtica.
41
142. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos,
no sistema numrico simples, so agrupados
em sequncia numrica, exigindo o ndice
alfabtico remissivo.
143. (Cespe STM 2011) No mtodo numrico
simples, um mtodo de arquivamento do
tipo direto, no se faz necessrio consultar
um ndice para localizar o documento.
144. (Cespe SEBRAE 2010) O mtodo duplex
de arquivamento baseia-se nas espcies
documentais, razo por que exige a criao
de pastas diferentes para cada espcie;
por exemplo: uma para cartas, outra para
relatrios, outra para contratos.
145. (Cespe SERPRO 2013) No sistema direto
de arquivamento de documentos, a busca
pela informao depende essencialmente
da utilizao de instrumentos de pesquisa.
Gesto de Documentos
146. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a Lei
n 8.159/1991, a gesto de documentos
compreende o conjunto de procedimentos
e operaes tcnicas referentes a produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento
de documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao ou
transferncia para guarda permanente.
147. (ESAF DNIT 2013) A fase do programa
de gesto de documentos onde ocorre a
eliminao de documentos conhecida
como
a) conservao de documentos.
b) destinao de documentos.
c) produo de documentos.
d) utilizao de documentos.
148. (TJ/AL 2012) A fase da gesto de
documentos que compreende a elaborao
do instrumento de classificao dos
documentos de arquivo a da:
a) destinao.
b) difuso.
c) utilizao
d) criao.
e) produo.
149. (Cespe Telebras 2013) As operaes
tcnicas da gesto de documentos so
realizadas nas fases corrente, intermediria
e permanente. Os documentos
correntes so aqueles em tramitao; os
intermedirios so aqueles que, mesmo sem
movimentao, ainda so consultados com
frequncia, por razes administrativas; e os
permanentes so aqueles com uso pouco
frequente, de carter histrico e cultural.
150. (Cespe MPU 2010) Considera-se
gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas
referentes a produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.
151. (Cespe MPU 2010) A produo, uma das
fases bsicas da gesto de documentos,
engloba as seguintes atividades de protocolo:
recebimento, classificao, registro,
distribuio e tramitao dos documentos.
152. (Cespe PRF 2012) A gesto de
documentos envolve operaes tcnicas
como produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento.
153. (Cespe SERPRO 2013) A atividade de
expedio de documentos, includa na fase
de utilizao dos documentos, no parte
do programa de gesto de documentos.
154. (Cespe MPU 2010) Na fase de produo
de documentos, o arquivista deve evitar a
duplicao e a emisso de vias desnecessrias,
alm de poder sugerir a criao ou extino
de modelos e formulrios.

G a b a r i t o : 1 . E 2 . V 3 . V 4 . V 5 . B 6 . E 7 . F 8 . V 9 . V 1 0 . C 1 1 . V 1 2 . V 1 3 . D 1 4 . C 1 5 . E 1 6 . F
1 7 . F 1 8 . F 1 9 . B 2 0 . F 2 1 . V 2 2 . F 2 3 . B 2 4 . V 2 5 . D 2 6 . D 2 7 . F 2 8 . V 2 9 . B 3 0 . F 3 1 . F 3 2 . D
3 3 . V 3 4 . F 3 5 . V 3 6 . F 3 7 . F 3 8 . F 3 9 . F 4 0 . F 4 1 . V 4 2 . V 4 3 . F 4 4 . F 4 5 . F 4 6 . F 4 7 . C 4 8 . B 4 9 . F
5 0 . F 5 1 . F 5 2 . V 5 3 . F 5 4 . V 5 5 . V 5 6 . F 5 7 . V 5 8 . F 5 9 . F 6 0 . F 6 1 . F 6 2 . V 6 3 . F 6 4 . E 6 5 . V
6 6 . D 6 7 . V 6 8 . F 6 9 . V 7 0 . F 7 1 . V 7 2 . V 7 3 . F 7 4 . V 7 5 . F 7 6 . F 7 7 . V 7 8 . V 7 9 . D 8 0 . F 8 1 . A
8 2 . F 8 3 . V 8 4 . F 8 5 . F 8 6 . E 8 7 . D 8 8 . V 8 9 . V 9 0 . F 9 1 . F 9 2 . V 9 3 . V 9 4 . F 9 5 . V 9 6 . F 9 7 . A
9 8 . F 9 9 . F 1 0 0 . D 1 0 1 . V 1 0 2 . F 1 0 3 . V 1 0 4 . F 1 0 5 . V 1 0 6 . V 1 0 7 . V 1 0 8 . V 1 0 9 . F 1 1 0 . D 1 1 1 . V
1 1 2 . F 1 1 3 . F 1 1 4 . F 1 1 5 . V 1 1 6 . F 1 1 7 . F 1 1 8 . V 1 1 9 . V 1 2 0 . V 1 2 1 . V 1 2 2 . F 1 2 3 . F 1 2 4 . F 1 2 5 . D
1 2 6 . V 1 2 7 . F 1 2 8 . C 1 2 9 . V 1 3 0 . V 1 3 1 . F 1 3 2 . V 1 3 3 . V 1 3 4 . F 1 3 5 . F 1 3 6 . V 1 3 7 . F 1 3 8 . F 1 3 9 . F
1 4 0 . F 1 4 1 . V 1 4 2 . V 1 4 3 . F 1 4 4 . F 1 4 5 . F 1 4 6 . F 1 4 7 . B 1 4 8 . C 1 4 9 . F 1 5 0 . V 1 5 1 . F 1 5 2 . V 1 5 3 . F 1 5 4 . V

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