Vous êtes sur la page 1sur 29

AUTOMATIZACIJA UREDA

SADRAJ Ured i njegov razvoj ................................................................................................................ 1


eISPIT.com - Online ispiti i skripte

Uredski informacijski sustav ................................................................................................. 7 Uredski poslovi ...................................................................................................................... 12 Uredski poslovi ...................................................................................................................... 17 Komunikacijski proces .......................................................................................................... 22

Ured i njegov razvoj


Ured
Fiziki prostor, dio poduzea u kojem se odvija poslovna aktivnost i donose poslovne odluke Sredite obrade poslovnih informacija u kojem se provode razliiti postupci i metode povezane s izradom, obradom, prijenosom i pohranom razliitih oblika poslovnih informacija. mjesto u kojemu menaderi, struni radnici, tajnice ili uredsko osoblje obavljanju upravljake ili administrativne poslove. Upravljaki ili administrativni poslovipripadaju u barem jednu od ovih vrsta poslova: odluivanje, manipulacija podacima, manipulacija dokumentima, komunikacija, arhiviranje.

Razvoj ureda
Zaeci rada ureda pojavljuju se sa zaecima trgovine, a razvoj ureda odvija se usporedo s razvitkom trgovine do danas. Kotruljeviu O trgovini i savrenom trgovcu 1458.g.
-Trgoveva kua mora imati na prvom katu pisarnicu pogodnu za tvoje poslove, sa stolom i mjestima za sjedenje s jedne i s dugestrane, tako da bude odijeljena od stambenog dijela kako ne bi stranci koji dolaze s tobom ugovarati smetali ukuanima. -Mora takoer drati u redu svoju pisarnu te oznaiti na svim primljenim pismima odozgo odakle su dola, te godinu, mjesec i dan primitka.. Krajem svakog mjeseca povezat eu svenjeve ta pisma skupa sa svim drugim dokumentima, kao to su ugovori, notarske isprave, kirografi, mjenice, rauni, police itd. te esve to spremiti na police svoje uredovnice koje su za to odreene. -Trgovac ne smije svoje poslovanje obavljati po sjeanju .. Pismeni dokumenti ne samo to uvaju i odravaju u uspomeni ono o emu se raspravljalo, ve se njihovim postojanjem izbjegavaju mnoge svae, prepirke i skandali.

Ured =Izdvojen prostor za poslovne namjene u kojem se: Vode poslovni sastanci, zakljuuju poslovi, provodi trgovako dopisivanje, vode trgovake knjige,

razvrstavaju i uvaju poslovne pisma i dokumenti.

Razvoj ureda Uredsko poslovanje se posebno razvilo tijekom 19 stoljea u industrijskoj epohi kada je gospodarstvo biljeilo ubrzan rast. U 20st. se ubrzavaju postupci rutinskih zadataka (rutinski zadatak: postupak obrade koji se obavlja odreenim skupom jednostavnih unaprijed odreenih aktivnosti, potpuno formalizirani) Izuavanje uredskog poslovanja Pojavljuju se nova podruja izuavanja ureda i uredskog poslovanja: unutarnja organizacija ureda, planiranje radnog prostora, ergonomija, procedure za planiranje i kontrolu rada u uredu, metodologija upravljanja uredskim osobljem i opremom. Tehnoloka rjeenja za podrku uredskom poslovanju: mehanografija, rerpografija, birotika.. Do 80-tih g. se intenzivno koriste pisai strojevi, diktirni ureaji, strojevi za raunanje, knjienje, fakturiranje, za pohranu na mikrofilm COM. Primjena informacijske tehnologije u uredu Od pojave PC-a (1981.g.) Automatizacija ureda ciljevi: racionalizirati i optimizirati tijek informacija unutar i izmeu poslovnih sustava, potaknuti kreativnost zaposlenika, integrirati poslovne komunikacije s obradom podataka, teksta i grafike. obuhvaa poslove od internog izvjeivanja do razliitih oblika korespodencijeuz obradu nebrojanih i brojanih podataka. odgovara na pitanje kako ubrzati prodaju roba ili usluga, kako smanjiti trokove poslovanja i poveati dobit te kako odrati konkurentsku sposobnost realizira se intenzivnom uporabom IT

Informacijske tehnologije za automatizaciju ureda moemo podijeliti na tehnologije komunikacijsku, znanstvenog menadmenta,

obrade teksta, obrade poslovnih informacija,

organizacije osobnog i grupnog rada i upravljanja projektima.

Ured kao dio poduzea Ured je dio organizacijske strukture koji se pojavljuje u svim poduzeima neovisno o njihovoj djelatnosti i veliini poduzea. Pojavljuje se u svim poslovnim funkcijama i na svim razinama upravljanja. Potrebno je organizirati razliite naine prenoenje u upravljanja podacima unutar poduzea i poduzea s okolinom. Informacijski sustav skup ljudi i opreme koji po odreenoj organizaciji i metodama obavlja prikupljanje obradu, pohranu i dostavu informacija korisnicima. Izgrauje se u svrhu ubrzanja izvoenja poslovnog procesa, a slui kao osnovni izvor informacija potrebnih za upravljanje i rukovoenje. dijeli se na podsustave prema kriteriju funkcija ili prema kriteriju razina odluivanja. a) Prema kriteriju funkcija Standardni PUIS -Sastoji se iz stanovitog broja podsustava, dolazi ralanivanjem, odnosno dekompozicijom: planiranja i analize poslovanja upravljanja trajnim proizvodnim dobrima upravljanja ljudskim resursima upravljanja financijama nabave materijala i sirovina proizvodnje prodaje proizvoda i usluga raunovodstva istraivanja i razvoja marketinga

b) Prema razinama menademeta Vrhunsko vodstvo (Top Management) Srednje (izvrno) vodstvo (Middle, Executive Management) Operativno vodstvo (Operational Management). S obziromna vremenski horizont, odluke: 1. Dugorone (strateke) odluke 2. Srednjerone (taktike) odluke 3. Kratkorone (operativne) odluke

Dugorone(strateke) odluke -donose se na najviim razinama memedmenta Razdoblje od nekoliko godina. (odluke o usmjeravanju poslovne politike, odluke o razvijanju ili usvajanju novih tehnologija, odluke o reorganizaciji poslovanja, odluke o aktiviranju novihproizvodnih programa, odluke o prodoru na nova trita) Posljedice su takvih odluka dugotrajne, a tete od eventualnih pogreaka u odluivanju velike. Srednjerone (taktike) odluke donose se na srednjim razinama menedmenta i njihov je vremenski doseg obino od nekoliko dana do nekoliko (manji broj) godina. Granice njihova vremenskog horizonta nije uputno openito definirati, jer ovise o posebnostima poslovnih procesa, o uvjetimau kojima se poslovanje odvija, o Tehnolokoj opremljenosti poslovnog subjekta, o Sposobnosti menedera i djelatnika, itd. Eventualne pogreke pri odluivanju na ovoj razini mogu biti znantne, ali u pravilu ne tako velike kao to su tete od pogrenih stratekih odluka. Kratkorone (operativne) odluke vrijeme od nekoliko dana i donose se na najniim razinama menedmenta. Potpomae se provoenje odluka donijetih na viim razinama, a ciljim je djelatno provoenje poslovnih procesa. Primjeri takvih odluka su odluke o dopunjavanju zaliha sirovina, odluke o izboru naina i mjesta prodaje pojedinih artikala i/ili usluga, odluke o uzimanju kratkoronih zajmova, odluke o preraspodjeli radnih zadataka meu djelatnicima, itd. tete od moebitnih promaaja pri donoenju ovakvih odluka su razmjerno male, gledano sa stajalita voenj aukupnog poslovanja, ali ipak su neizbjene. Koliina informacija raste od najvie prema niim razinama informacija. Najvii menedment treba priodluivanju razmjerno malo sintetikih informacija, (omoguiti dobivanje dobrog opeg uvida u problem) Izvrni menedment zahtijeva neto veu koliinu djelomino agregiranih informacija, Operativni menedment puno analitikih informacija koje se odnose na pojedinosti voenja poslovnih procesa.

Funkcija vrijednosti informacije u vremenu karakteristina podruja: podruje prognoziranja, kada se odgovarajua informacija dobiva i prije no to je potrebno donijeti odluku. Njena je vrijednost tada najvea podruje stvarnog (realnog) vremena u kojemu se Informacija dobiva (odnosno nastaje) upravo onda kada treba donijeti odluku. Vrijednost informacije je konstantna sve dok nije prekasno. podruja zastarijevanja, prekasno, kada odluka vie nije potrebna ili nije relevantna za daljnji tijek dogaaja (procesa). Vrijednost informacije strmo eksponencijalno pada. Suvremeni menedment i raspoloivost informacije Raspoloivost informacije: u podruju prognoziranja, odnosno u podruju stvarnog vremena, kada njena vrijednost nadmauje ili je uravnoteena s "teinom" odluke koju treba donijeti. Donoenje odluka na temelju informacija iz podruja prognoziranja zahtijeva oprez, jer znanost jo uvijek ne poznaje posve sigurne prognostike metode. Zato se u praktinim uvjetima obino postavlja zahtjev za posjedovanjem informacija iz podruja stvarnog vremena, omoguuje pravovremeno donoenje odluka.

Uredski informacijski sustav -komponenta je integriranog IS poduzea. -ine ga SW komponente za poveanje uinkovitosti osobnog rada, komponente za podrku grupnom tj. timskom radu za potporu provoenja poslovnog procesa.

Pored toga to postoji vanjska integracija uredskog inf. sustava (znai da je uredski sustav integriran s menaderskim i transakcijskim dijelom IS) postoji i unutarnja integracija komponenata uredskog IS. Uredski IS se temelji na tehnikoj infrastrukturi (HW i NW), programskim rjeenjima SW, sredstvima birotikei organizacijsku i kadrovsku komponentu. Integrira sve komponente koje ima PUIS, ali i sredstva poslovne komunikacije i birotike. Uredsko poslovanje obuhvaa

primanje i pregled, upisivanje, dostava, administrativno-tehnika obrada,

otprema, razvoenje dokumenatai njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje) i uvanje.

Dokument je pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje,mijenja,prekida ili zavrava neka slubena radnja kod organa uprave i organizacija. Dokumenti mogu biti oznaeni i odreenim stupnjem povjerljivosti. Ovisno o stupnju povjerljivosti, ovi akti mogu imati oznaku: strogo povjerljivo, povjerljivo i interno. Mogu se obraivati koritenjem klasinih birotehnikih sredstava ili automatskom obradom dokumenata. Dokumentacija ini skup dokumenata. Izvornik predstavlja izvorni dokument, koji se naziva i originalni dokument, ili skraeno original.. Ukoliko postoji samo jedan primjerak, naziva se i unikat. Izvornik je bitan za dokazivanje injenica u sudskom sporu Elektronski potpis znai skup podataka u elektronikom obliku koji su pridrueni ili su logiki povezani s drugim podacima u elektronikom obliku slue za identifikaciju potpisnika i potvrdu vjerodostojnosti potpisanoga elektronikog dokumenta. Komponente sustava uredskog poslovanja Spisi Pod spisima ne misli se samo na spise kao osnovne jedinice uredskog poslovanja, nego i na sloene jedinice kao to su predmeti i dosjei. Evidencije Evidencije u uredskom poslovanju mogu biti voene na konvencionalan nain u obliku uredskih knjiga, ali i kao kompjutorski voene baze podataka. Slubenici Osposobljenost slubenika znai i urednost vana pretpostavka koritenja dokumentacije Pravila povezuju ostale tri komponente (spisi, evidencije, slubenici) u smislenu cjelinu odreujui to i kako e se raditi, tj. odreuju sve postupke koje uredsko poslovanje obuhvaa. eksterna pravila su propisi, koje donose nadlena dravna tijela i koje su duni primjenjivati svi oni subjekti na koje se ti propisi odnose.

predstavljaju dopunu i razradu eksternih, a s druge strane mogu predstavljati i potpunu zamjenu za eksterna pravila ukoliko takva ne postoje za odreenu vrstu subjekata. interna pravila donose sami subjekti i odnose se samo na njihovo uredsko poslovanje.

injenice o potronji papira* * Izvori: Gartner& IDC prosjean slubenik koristi 10000 stranica papira godinje zaposlenici gube do 8 sati tjedno zbog nedostupnih informacija 80 % informacija jouvijek pohranjeno na papiru organizacije koriste 30 puta vie podataka nego 1999 potronja papira raste stopom od 20 % godinje Svaki stanovnik zemlje potroi 4 stabla godinje

Uredski informacijski sustav


-komponenta je integriranog IS poduzea. ine ga SW komponente za poveanje uinkovitosti osobnog rada, komponente za podrku grupnom tj. timskom radu za potporu provoenja poslovnog procesa. Pored toga to postoji vanjska integracija uredskog inf. sustava (uredski sustav integriran s menaderskim i transakcijskim dijelom IS) postoji i unutarnja integracija komponenata uredskog IS. Uredski IS se temelji na tehnikoj infrastrukturi (HW i NW), programskim rjeenjima SW, sredstvima birotikei organizacijsku i kadrovsku komponentu. Integrira sve komponente koje ima PUIS, ali i sredstva poslovne komunikacije i birotike. Prva mrea 1937. George Steblitznainio raunalo i nazvao ga Model K(itchen), (conglomeration of otherwise useless and leftover material, to solve complex calculations.) September 11, 1940 uBell Labs, Steblitzje iskoristio teleprinter sa Dartmouth CollegeaizNew Hampshirada bi prenio problem na svoje raunalo (Complex Number Calculator u New York) i dobio odgovor. * premahttp://goldenink.com/computersandnetworks.shtml Druga(e) mrea

1964, IBM System/360 1965. Dartmouth Collegenainio TSS(Time Share System) prvu mreu (Wide Area Network) Vjerojatno prvi e-mail sistem MAILBOX, koristio se na MIT-u od 1965. Pored njega je postojao i program za slanje poruka koji se zvao SNDMSG.Slanje poruka samo korisnicima istog raunala. 1966. MIT mrea za diobu resursa prvi minikompjutor za upravljanje telefonskim linijama (DEC's PDP-8). 1969 Bell Labs, napustiliMIT projekt, i razvili vlastiti OS UNIX. ARPANet, 1972. Ray Tomlinson e-mail prijedlog adrese name-of-the-user@name-of-the-computer file:///G:/automatizacija%20ureda/swift-historyindex.cfm.htm

Povezivanje raunala? 1990. Atlantasuperured, superstan Mainframeraunala terminalski nain rada Sredinom 90-tih g. 20. st. poinje se govoriti o umreenom poduzeu osnova za integracijske procese poduzea Zasniva se na konceptu DNS (digitalnog nervnog sustava) Poslovanje @ brzinom misli 1999 BillGates DNS Djelovanje poduzea se mora temeljiti na informacijama koje prikupljaju, obrauju i uvaju u elektronikom obliku Informacije, tehnologija i poslovanje meusobno su vrsto povezani Tijek informacija glavni imbenik za djelovanje poduzea Strategijsko razmiljanje ranije posebna aktivnost Postaje kontinuiran proces zasniva se na trenutnoj dostupnosti potpuno tonih informacija koje su povezane sa uobiajenim poslovnim aktivnostima Prednosti DNS-a Omoguuje poduzeu refleksnu reakciju (vrlo brza) na uvjete nastale unutar poduzea ili u njegovoj okolini Zasniva se na potpuno integriranom informacijskom sustavu poduzea Temelj za funkcioniranje je ured bez papiraDIGITALNI URED -DIGITALIZIRANI DOKUMENTI Digitalni ured Digitalizacija svih informacija Digitalizacija svih dokumenata Digitalizacija svih procesa Virtualni timovi (i u okviru poduzea, ali i izvan poduzea)

Potronja papira 2 Prema Gates-u Potronja papira se udvostruuje svake 4 godine Preko 95 % svih informacija u SAD-u jouvijek na papiru (samo 1% se uva u elektronikom obliku) Broj procesa koji se dokumentiraju na papiru raste bre nego to ih digitalna tehnologija moe zamijeniti. Potronja papira 3 Porast uporabe papira je posljedica djelovanja IT Dugi tekstovi na ekranu su nepregledni Papirnati dokumenti su vri dokaz od elektronikih (tradicija, zakoni) Papirni dokument je dio organizacijske kulture i dinamike Prua osjeaj kontrole nad sloenim procesima Nestrukturiranost poslovnih podataka 80% poslovnih podataka do njih nije jednostavno i brzo doi Ne postoje agregatne ili kumulativne informacije Strukturirati-posloitipo raznim unaprijed ili ad hockriterijima, te iz njih kreirati kvalitetnu podlogu za donoenje ispravnih poslovnih odluka. Ured bez papira? Da li je ostvariv i u kojim uvjetima Da li je te uvjete mogue promijeniti i primijeniti to mislite da li je mogue ostvariti pretpostavke o: Digitalizaciji svih informacija Digitalizaciji svih dokumenata Digitalizaciji svih procesa Stvaranje virtualnih timova Ukljuuje razliite pretpostavke: Tehnoloke Organizacijske Da li je mogue stvoriti virtualne timove?? Socioloke Psiholoke

Uredsko poslovanje Do 90-tih. G. prolog stoljea Kako ubrzati procese (specijalizacija poslova, podjela rada, mehanografskistrojevi .) Prijenos iskustava iz industrijskih pogona Kako ga integrirati u poduzeu i u okolinu Tehnolokog i Poslovnog aspekta Cilj integracije ureda Poklapa se sa poslovnim ciljevima poduzea Ubrzanje poslovanja Poveanje kvalitete informacija Poveanje konkurentnosti Banke -SWIFT 1973, komunikacija izmeu banaka telexom Nesigurna minimalni standardi Runa (10,000 telexporuka dnevno). 239 banaka iz 15 zemalja udruenje za "automatizaciju telexa". SocietyforWorldwideInterbankFinancialTelecommunication S.W.I.F.T. Cilj Sigurne, vjerodostojne, standardne financijske poruke. Cilj je bio prenijeti poruku do primatelja Trajanje prijenosa nije bilo bitno (predvieno vrijeme za 1 poruku 30 minuta) 7,863 korisnika 204 zemlje 2,518,000,000vrijeme prijenosa manje od 20 sekundi, dnevno preko 9 miliona poruka Tvornica -Ured Znaenje Ured u informacijskom drutvu -tvornica u doba industrijske revolucije Povezivanje dosadanje uredske tehnologije s informacijskom i telekomunikacijskom tehnologijom ured budunosti. Efikasnost procesa Podizanje ulaznog praga konkurentima

10

Uredski IS Osobna raunala Viekorisniki multifunkcionalni -multimedijski Poveziv Meusobno S drugim digitalnim ureajima (telefonskim, fax, TV, ) S drugim analognim ureajima (mjerni instrumenti..) Uredski poslovi -Odvijaju se po odreenim pravilima i procedurama u uredu Vrste prema sloenosti Rutinski poslovi Kreativni uredski poslovi a) Rutinski (klasini) poslovi Potpuno formalizirani Uestali Precizno odreeni postupci i metode za rjeavanje Zahtijevaju osnovne vjetine, brzo se ue Ponavljajui, umor, mogunost pogreke Predvidiva dinamika u vremenu Lako se pretvaraju u algoritam i programiraju Koritenjem IT postie se velika produktivnost b) Kreativni uredski poslovi Ne mogu se lako formalizirati Problem odreuje i nain rjeenja i potrebne informacije Metoda rjeavanja nije precizno odreena Nain rjeavanja ovisi o znanju, vjetini i sposobnostima onog tko rjeava problem Njihov broj raste Raste njihova sloenost Poveava se njihov raspon Uredsko osoblje Analitike vjetine Meuljudsko ophoenje Managerskevjetine

11

Uredski poslovi prema utjecaju na odvijanje poslovnih procesa: Obrada poslovnih podataka Izrada i analiza poslovnih izvjea Poslovno komuniciranje Upravljanje vremenom

Uredski poslovi
Odvijaju se po odreenim pravilima i procedurama u uredu Vrste prema sloenosti Rutinski poslovi Kreativni uredski poslovi

Uredski poslovi i poslovni procesi


Prema utjecaju na odvijanje poslovnih procesa: a) Obrada poslovnih podataka b) Izrada i analiza poslovnih izvjea c) Poslovno komuniciranje d) Upravljanje vremenom a) Obrada poslovnih podataka Provodi se za vrijeme poslovnog procesa, a osobito nakon izvrenja pojedine faze poslovnog procesa Poslovni dokumenti -nositelji poslovnih podataka Sadraj poslovnih dokumenata moe biti definiran zakonima i propisima Zakon o PDV-u propisuje koji se sve podaci moraju nalaziti na raunu (naziv i porezni broj prodavatelja i kupca, iznos rauna, iznos pdv-a, datum rauna) Ako sadraj dok. nije odreen zakonom onda ga odreuje poduzee samostalno Postupci pri obradi poslovnih dokumenata i. Zaprimanje poslovnih dokumenata ii. Unos dokumenata u IS iii. Evidentiranje promjena iv. Izrada novih poslovnih dokumenata v. Izrada i upravljanje obrascima

12

i.

Zaprimanje poslovnih dokumenata

Obuhvaa postupke: Klasifikacije (po vanosti, vrsti, tipu informacija) Povezivanja sa prethodnim dokumentima (ako je dio poslovnog procesa ponudanarudba,virman-faktura,reklamacija-raun) Za svaki poslovni dokument treba zabiljeiti datum i sat zaprimanja Kontrola dokumenata - Provodi se prije unosa u IS 1. Formalna kontrola Obuhvaa kontrolu osnovnih elemenata poslovnog dokumenta Naziv pravne osobe, naziv dokumenta, koliine i jedinice, novane jedinice, postojanje potpisa, iga 2. Raunska kontrola Sastoji se ponavljanja svih raunskih operacija koji se pojavljuju u poslovnom dokumentu i provodi se prilikom unosa dokumenta u IS poduzea 3. Sutinska kontrola Obuhvaa provjeru podudarnosti poslovnog dokumenta i izvrenog posla Ukljuuje i provjeru zakonske ispravnosti dokumenta

ii.

Unos dokumenata u IS

Runo pri konvencionalnom nainu obrade podataka Unos zaglavlja dokumenta Unos redaka (stavki) Kategorije programa za unos Djelomino integrirani (omoguuju poziv podataka npr. poslovnih partnera, ali nije mogue aurirati podatke izravno, veje auriranje mogue provesti samo preko posebnog aplikacijskog modula koji se mora posebno pozvati) Potpuno integrirani (omoguuju korisniku poziv i auriranje drugog aplikacijskog modula bez naputanja prvog aplikacijskog modula) Npr. iz unosa faktura dobavljaa je mogue promijeniti adresu poslovnog partnera) iii. Knjigovodstveno evidentiranje poslovnih promjena

Provodi se nakon unosa podataka s poslovnih dokumenata Moe se provoditi

13

runo (runo knjienje -novi unos) Programski (odmah nakon unosa dokumenta) Raunski postupci se odreuju prilikom razvoja programa

Poslovni proces Svaki dokument je dio procesa Na temelju unosa jednog dokumenta nastaje novi dokument (narudba fakturaotpremnica..) Hodogrami dokumenata utvruje se tijek dokumenata u poduzeu, broj potrebnih primjeraka, nain obrade, pripadajue upute i dokumentacija Obrasci za unos i ispis podataka Djelomino izraene komunikacije u kojima je standardni tekst otisnut, a specifian treba biti unesen Papirnati i elektronski (ekranski) Unos podataka runi, kompjutorski Obrada runa, komjputorska Oblik obrasca Bitna je svrha obrasca odreuje koje e informacije sadravati, broj i raspored kopija, upute za popunjavanje, kontrolne postupke koje je potrebno provoditi. Nain obrade odabir veliine i vrste papira, raspored informacija (polja) mora biti isti na povezanim dokumentima kako bi se olakao unos i kontrola (kompatibilan raspored, poveava se preglednost i smanjuje mogunost pogreke) Vrijeme uvanja Moe biti odreena zakonom Odreuje vrstu i kvalitetu dokumenata i nain uvanja Vanjske memorije- razvoj magnetski (tvrdi) diskovi(HardDisk), 1980. za PC magnetske diskete(FloppyDisc, Disquette)(1967.), trake (1951.g.), kazete 1977.g. kompaktnidiskovi(CompactDisk, CD) 1979. (Philips) DVD-i (DigitalVersatileDisc) 1990.g. Blu-ray Sony, HP, Panasonic, Philips, Pioneer, kapacitet od po strani 25 do 50 GB (dvostrano) 9 sati high-definition(HD) videa na 50GB 23 sata standardnog videa na 50GB http://en.wikipedia.org/wiki/Blue_ray

14

HD DVD Intel, Microsoft, Nec, Toshiba.. http://www.toshiba.co.jp/hddvd/eng/hddvd/hddvd_3.htm Kapacitet 30 GB po strani do 150 min videa Runi unos Treba provoditi samo jednom Izbjei viekratni unos istog dokumenta (smanjiti mogunost pogreke) Razmotriti mogunost dvostrukog unosa istog dokumenta (vanost dokumenta) Povezivanje poslovnih aplikacija (omoguuje automatizirani prijenos podataka) b) Izrada i analiza poslovnih izvjea Poslovna izvjea podloga za donoenje odluka Zahtjevi: tonost, Potpunost pravovremenost Poslovna izvjea Interna i eksterna Periodika Izrauju se za odreeno razdoblje (tjedan, mjesec, kvartal, godinu, razdoblje.. organizacijsku cjelinu) Mogu biti propisana zakonom, internim aktima, ili ugovorom) Na zahtjev po zahtjevu odgovorne osobe ili poslovnog partnera Uredske procedure pri izradi poslovnih izvjea Planiranje Prikupljanje materijala Obrada podataka Izrada izvjea Planiranje poslovnih izvjea Odreuje svrhu vrijeme izrade Utvrivanje strukture Duine Vrste podataka potrebnih za izradu Prikupljanje materijala za poslovna izvjea Materijali i podaci mogu se nalaziti U IS poduzea U dokumentima poduzea U primarnim dokumentima poduzea (analize i ankete koje provodi poduzee) Sekundarnim izvorima (asopisi, knjige, Internet)

15

Obrada podataka i izrada izvjea Prikupljene podatke i materijale je potrebno obraditi i prilagoditi svrsi izvjea Obraditi raunski i statistiki (grafikoni i tablice) Izrada izvjea zahtijeva poznavanje programskih alata koje zahtijeva priprema izvjea (obrada teksta, proraunske tablice, baza podataka, prezentacija) Analiza poslovnih izvjea Horizontalna trendovska Vertikalna strukturna Analiza financijskih pokazatelja Analiza pokria i osjetljivosti Horizontalna analiza izvjea - Trendovska Usporedba vie razdoblja Bazno razdoblje Omoguuje praenje i predvianje trendova u poslovanju Vertikalna analiza Provodi se za neko odreeno razdoblje Temelj je bilanca Mogunost usporedbe poslovanja dva poduzea Analiza financijskih pokazatelja Utvruje se sigurnost Pokazatelji likvidnosti, zaduenosti i aktivnosti uspjenost poslovanja Pokazatelji ekonominosti, profitabilnosti i investiranja

Analiza pokria i osjetljivosti -Temelji se na izvjetaju dobiti Iskazuje razliite tipove poslovnih trokova Izdvajaju se fiksni trokovi, kamate i porezi i izraunava doprinos pokria varijabilnih trokova te dobit prije kamata i poreza (bruto dobit) Izraun toaka pokria i elastinosti profita na pojedine komponente njegova nastanka Analiza poslovnih izvjea Moe se provoditi pomou raunala ili runo

16

Vana je interpretacija poslovnih pokazatelja Postupak je mogue djelomino ili potpuno automatizirati (naglaavanje bitnih informacija) Mogue je staviti i objanjenje i komentare uz odreene pokazatelje

Uredski poslovi
Poslovno komuniciranje Osnova poslovnih procesa Odvija se sustavom poslovnih komunikacija Uredske procedure pri poslovnom komuniciranju su: Planiranje Izrada Prepravljanje ili uvjebavanje Izvoenje poslovne komunikacije Aktivnosti planiranja poslovne komunikacije Utvrivanje svrhe komuniciranja Izbor stila komunikacije Razrada strukture Izbor komunikacijskoga kanala i medija Analiza sluatelja ili itatelja poruke Aktivnosti izrade poslovne komunikacije Prikupljaju se i obrauju materijali i podaci Sastavlja se i oblikuje poruka itanje i ispravljanje uvjebavanje Izvoenje poslovne komunikacije Upravljanje vremenom Tehnike za poveanje efikasnosti vremenskih utroaka Segmentiranje posla Povezivanje slinih poslova Prilagoavanje vremenskim rokovima Segmentiranje posla Svaki posao se moe podijeliti na niz segmenata Lake je upravljanje pojedinim segmentom Povezivanje slinih poslova Ako treba obaviti vie poslova poslove treba grupirati prema slinosti i obaviti zajedno Vano u situaciji kada se koriste sredstva birotike(pisai strojevi, tampai, diktirni ureaji, raunski strojevi, fotokopirni ureaji, telefaks ureaji) i kada se vie zaposlenika koristi istim ureajem

17

Mogue je planiranje vremena koritenja ovih sredstava Kada se zavre svi poslovi iz iste skupine prelazi se na poslove iz druge skupine

Prilagoavanje vremenskim rokovima Tehnika prioriteta Odmah Danas Kada vrijeme dopusti Do odreenog datuma Protokom vremena prioriteti se mijenjaju. Poslovi iz niih prioritetnih skupina se pomiu u vie prioritetne skupine. Analiza utroka vremena Utvruje se koliko vremena dnevno zahtijevaju poslovi po pojedinim skupinama Ako ista osoba obavlja poslove za vie nadreenih, onda se utvruje i po njima (managerima) Treba biti podloga za efikasnije planiranja vremena potrebnog za pojedine skupine poslova i managere Planiranje vremena Rokovnici i planeri Runi Kompjutorski Mogu sadravati i module za upravljanje prioritetima i analizu vremenskih utroaka Mogu biti individualni i timski Mogu upravljati vremenskim rokovima (projektima) Pojam i uloga poslovnih komunikacija Poslovne komunikacije znanstvena disciplina prouava pisani sustav komunikacija s motrita organizacije i sastava komunikacija Normizacije Primjenu informacijskih tehnologija u poslovanju Interdisciplinarnost poslovnih komunikacija Prouava organizaciju rada Trino poslovanje Pravnu i raunovodstvenu tematiku Informatiku Poruka treba obaviti svoju zadau

18

Teorija poslovnih komunikacija Pisani sustav komunikacija Sastoji se od teorijskih osnova Vanjskog eksternog komuniciranja Internog komuniciranja Primanje i odlaganje (arhive) zapisa Prouava razvoj i sastav pojedinih poslovnih komunikacija Imaju svoje specifino gospodarsko pismo Ostvaruje se tehnikom komuniciranja Poprima oblik masovne primjene trebaju se primijeniti uredske tehnologije kako bi se automatizirali i ubrzali poslovni procesi i postigla bolja aurnost i kvaliteta Digitalne poslovne komunikacije Temelje se na Programiranoj obradi Koritenju baza podataka kontinuiranoj obradi poslovnih procesa Visokostrunoj obradi djelatnika poduzea ovlasti Poslovni stil i poruka itatelj mora razumjeti poruku Koristimo se odgovarajuim stilom pisanja (manje ili vie slobodan ovisno o primatelju poruke i njenoj namjeni) Ekonomsko pismo Privui pozornost Prijateljski ton Voditi rauna o obiajima i navikama partnera zakonskim propisima Poslovnoj terminologiji Racionalan stil Upotrebljava se u operativnom poslovanju u kojem treba partnera obavijestiti o izvrenju posla Pojavljuje se u obliku obrazaca koji se ispunjavaju specifinim tekstom (runo ili strojno) Promotivni stil Ima zadatak pokrenuti odgovarajuu aktivnost druge strane

19

Omoguiti prezentaciju poruke tako da ju druga strana prihvati Da doe do realizacije posla ili rjeenja poslovnih tekoa

Kvalitetna poslovna komunikacija Jasna Saeta Uljudna Pravodobna Jasnoa Oblikovati poruku na nain da ju partner razumije Postii nedvosmislenost Razumljiv rjenik Gramatika i pravopisna ispravnost Poslovna terminologija (mijenja se u vremenu) Saetost kratke reenice poveava itljivost i jasnou Prijateljski i uljudan ton ravnopravnost u poslu pozitivna atmosfera Pravodobnost (potovati aurnost) Mora sadravati sve bitne elemente koji omoguuju da primatelj shvati poruku Duina poruke iskusni djelatnik sve na A4 dokument Promotivno atraktivna Promotivno svojstvo Vie informacija (popusti, rokovi plaanja, servisu, garantnom roku, mogunosti zamjene) Oblik poruke (raspored, nain isticanja) Individualnost Potpuna Poslovno atraktivna Individualna

Pravila poslovne komunikacije (Koch) Piite usmjereno na partnera Pozitivan ton Oslovljavanje punim imenom Uvod neutralan Zakljuak pozitivan Uljudnost (Molim i Hvala) Razumljivo Kratko izraavanje (jedna stranica) Kratke reenice (ne vie od 25 rijei-jezik) Logino argumentiranje (crvena nit) bez ponavljanja Izbjegavati prazne formulacije Kao da govorite telefonom Piite raznoliko (?!: ) Izbjegavajte kratice Objasnite teke pojmove Formulirajte odgovarajue snane navode Proitajte dopis nekoliko puta -pravopis gramatika

20

Zanimljivi linkovi http://www.enter-net.biz/hr/naslovnica/ http://www.trend.hr/sadrzaj.aspx

Poslovni procesi Aktivnosti proizvoaa ili prodavaa vezane uz nabavu ili prodaju robe ili usluge Sastoji se od niza operacija koji omoguuju zakljuak i realizaciju ugovorenog posla Odvijaju se putem poslovnih komunikacija i dokumentacije Faze odvijanja poslovnih procesa Inicijativa zapoinje ili kupac ili prodava Zakljuak sklapa se posao. Obje strane prihvaaju dogovorene uvjete i obvezuju se da e osao biti obavljen. Moe se izvoditi: Potpisivanjem ugovora Ispostavljanjem narudbe od kupca i potvrivanjem primanja narudbe od prodavaa Faze odvijanja poslovnih procesa -realizacija Isporuka robe (dokumenti prodavaa) Zaprimanje robe (dokumenti primatelja) Podmirenje obveze prijenos sredstava sa rauna kupca na raun prodavaa Poslovne komunikacije i faze poslovnog procesa U razliitim fazama razliite uloge U fazi promocije omoguuju stvaranje elje i potrebe za proizvodom U fazi realizacije optimirajuvrijeme realizacije narudbe i ubrzavaju protok robe i novca Pomau i kod potekoa u poslovanju Potekoe u poslovanju Dogaaju se zbog subjektivnih i objektivnih razloga Prvi korak u rjeavanju je poslovna komunikacija sudska tuba krajnje sredstvo Cilj poslovne komunikacije -ukloniti ili ublaiti negativne posljedice i nastaviti poslovnu suradnju Potekoe u poslovanju tipovi komunikacija Pournica pouruje izvrenje obveze ili plaanja Otklon neprihvaanje inicijative poslovnog partnera Opoziv storniranje inicijative ili naloga Reklamacija prigovor narueni pravni i ekonomski elementi posla Nagodba dogovor za konanu realizaciju naloga (obino odgovor na reklamaciju) Opomena izvjee prodavaa radi naplate potraivanja u naknadnom roku

21

Komunikacijski proces
Komuniciranje Proces primanja i odailjanja poruka Faze: 1.Ideja za komunikaciju 2.Ideja se transformira u poruku (ENKODIRANJE) 3.Poiljatelj alje poruku (poruka putuje kroz komunikacijski kanal) 4.Primatelj prima poruku 5.Primatelj interpretira poruku 6.DEKODIRANJE PORUKE (utvruje njeno znaenje) 7.Potvruje prijem poruke (poruka putuje kroz komunikacijski kanal) Efikasnost komuniciranja Proces komuniciranja je efikasan kada je kod obiju strana komunikacijskog kanala postignuto razumijevanje sadraja poruke kada poruka omoguuje izvrenje akcije ili usvajanje nove informacije Bitni elementi procesa komuniciranja Osobe koje komuniciraju Poruka Komunikacijski medij Bitne su znaajke svakog elementa procesa komuniciranja. Kriteriji za ralambu poslovnih komunikacija Poloaj, broj i prisutnost osoba koje komuniciraju Priroda predmeta komunikacije Cilj komuniciranja Tip komunikacijskog kanala Vrsta komunikacijskog medija Struktura i obvezatnost komunikacije Ralamba prema jednom od kriterija nije dovoljna niti potpuna.

22

Ralamba poslovnih komunikacija Vana jer se na temelju nje moe skratiti vrijeme izrade i prijenosa poruke. Treba razmotriti kako pojedini kriterij utjee na produenje ili smanjenje vremena potrebnog za pripremu i izradu poslovne komunikacije Tabl-primjer ralambe

Pravilo pripreme poslovne komunikacije opsenost pripreme i trajanje izrade je due : to je osoba manje povezana sa poduzeem to je broj osoba koje komuniciraju vei to je cilj komunikacije povezaniji s financijskim rezultatom to je broj obveza koje proizlaze iz komunikacije vei Komunikacija e zahtijevati opseniju pripremu i duu izradu i ako je predmet negativan, a osobe koje komuniciraju odsutne. Vrijeme pripreme poslovne komunikacije se mijenja Proporcionalno Poveanju udaljenosti osoba koje sudjeluju u komunikacijskom procesu Poveanju broja osoba koje sudjeluju u pripremi i komuniciranju Povezanosti cilja sa financijskim rezultatom poslovnog procesa Koliini obveza koje iz nje proizlaze Obrnuto proporcionalno Prirodi predmeta Prisutnosti osoba

Neovisno o:

23

Tipu kanala Vrsti komunikacijskog medija Utjecaj tipa kanala i tipa medija Ne utjeu znatno na duinu pripreme i izrade. Za poslovne komunikacije koje se prenose u elektronikom obliku vrijeme izrade je potrebno neznatno produiti zbog prilagodbe digitalnom prijenosu, ali e prijenos biti znatno bri. Razlike u duini pripreme izmeu govornih i pisanih poslovnih komunikacija najvie ovise o iskustvu i vjetini poiljatelja poruke ne o izboru komunikacijskog kanala. Izbor kanala i medija komuniciranja ovisi o sloenosti situacije komuniciranja uinkovitost komuniciranja ovisi o izboru kanala i medija komuniciranja Ako je situacija jednostavna mogue je izabrati siromaan medij i kanal komunikacije (formalna numerika pisana) Ako je sloena situacija treba izabrati sloeni medij i kanal(licem u lice-sastanak) Uvjeti komunikacije Razmotriti koje uvjete poiljatelj moe kontrolirati i kojima moe upravljati Nepromjenjivi uvjeti koje treba prihvatiti Potovati zakone, propise i meunarodne poslovne standarde Poslovne obiaje koji uvjetuju Formu Strukturu Obvezatnost poslovnih komunikacija Govorno poslovno komuniciranje izgovorena rije-sredstvo prijenosa poruke Cilj komunikacije zapoeti realizirati obaviti poslovni proces izvijestiti o stanju i tijeku poslovnog procesa. Govorno poslovno komuniciranje 2 Izravne Razgovor licem u lice Telefonski razgovor Sastanak Prezentacija

24

Neizravne glasovne poruke (voicemail, tel. sekretarica..) Govorno poslovno komuniciranje 3 Prema broju osoba 1:1 telefonski razgovor, razgovor licem u lice 1: N poslovne prezentacije N:N sastanak N:1 predstavljanje timskog projekta jednom manageru (vie poiljatelja 1 primatelj)

Razgovor licem u lice Neplaniran Planiran -ako osoba zapoinje razgovor -ako je unaprijed dogovoren Planiranje razgovora Odrediti svrhu Predvidjeti reakciju sugovornika Predvidjeti mogua pitanja sugovornika (pripremiti odgovore) Pripremiti pitanja za sugovornika Skrauje vrijeme trajanja Ostavlja dobar dojam kod sugovornika Poveava vjerojatnost tonosti i potpunosti odgovora Razgovor licem u lice Neplanirani razgovor Ne davati nepotpune ili nesigurne informacije koje emo poslije morati mijenjati Ostati smiren, ne pokazivati zbunjenost ili nesigurnost Ako sugovornik inzistira na informacijama a nismo u situaciji pruiti potpuno sigurne i vjerodostojne informacije obeati sugovorniku da e informacije dobiti u najkraem moguem roku. Traene informacije treba pronai i dostaviti ih u sugovorniku. Razgovor licem u lice Neformalan Formalan Ako iz njega proizlaze prava i obveze Vode se biljeke ili pisani poslovni dokumenti ee je manje formalna ili neformalna komunikacija Omoguuje trenutnu povratnu vezu i provjeravanje razumijevanja poruke. Poruka se moe pojanjavati i eventualno mijenjati ovisno o povratnoj vezi.

25

Govornik moe koristiti i fiziku privlanost (bitni neverbalni elementi arm, nastup, nain odijevanja, govor tijela). Telefonski razgovor Neplaniran Planiran Ako osoba upuuje poziv Ako je unaprijed dogovoren Planiran Utvrditi svrhu Prikupiti odgovarajue materijale Predvidjeti pitanja sugovornika i pronai odgovore Osmisliti pitanja koja e se postaviti sugovorniku Nazvati poduzee i traiti tono odreenog sugovornika Predstaviti se imenom poduzea i punim imenom i prezimenom Rei razlog poziva i ukratko objasniti predmet razgovora (Nema vizualne komponente komuniciranja)? Priprema prijema telefonskog razgovora Pozdravnu poruku tretirati kao dio promocijske aktivnosti (ostvariti pozitivno ozraje za komunikaciju) Kao dio poslovnog imida Vana je i glazba koja svira u podlozi dok sugovornik eka da se preusmjeri poziv (ugodna, moe se birati i iz prezentacijskih spotova to utjee na imidpoduzea) Ako osoba nije zaduena za odgovor na pitanje treba poziv preusmjeriti (vrijeme ekanja za sugovornika ne smije biti dugo) Sastanak Aktivnosti na pripremi Dogovaranje teme, termina i priprema dnevnog reda Priprema materijala, prikupljanje, obrada i analiza informacija Izvoenje sastanka, voenje biljeaka Izrada dokumenata nakon sastanka (followup) Priprema sastanka Termin sastanka odrediti u dogovoru sa sugovornicima tako da bude dovoljno vremena. (ostale obveze prilagoditi planiranom poetku) Zajedniki predvidjeti vrijeme trajanja (planirani kraj) Sudionicima sastanka dostaviti nekoliko dana ranije Dnevni red sastanka Potrebne materijale

26

-Primljene materijale je potrebno detaljno prouiti (eventualne dopune materijala poslati svim sudionicima izravno ili preko onog tko priprema sastanak?) -Osmisliti pitanja za raspravu. -Osoba ili osobe (dogovorom utvrditi tko e to raditi) koje vode biljeke iz kojih e nastati zapisnik -Audio ili video zapis sastanka -Svim sudionicima dostaviti zapisnik i eventualno i pratee poslovne dokumente Prezentacija Bitan dio strategije poduzea Iznose se stavovi o nekoj temi Izgrauje se imidpouzea Uvruje autoritet prezentatora Razlozi prezentiranja Informirati Uvjeriti Motivirati Zabaviti Prema razlogu prezentacije izabrat e se i stil prezentacije. Koraci izrade prezentacije Priprema Izrada Izvoenje Priprema prezentacije Odrediti Cilj prezentacije Sluatelje Mjesto Vrijeme izlaganja U skladu s time izabrati Sadraj Strukturu Pomagala

Pravila pripreme prezentacije Prezentacija treba imati jasno definiran cilj Treba biti prilagoena sluatelju (prezentator se treba prilagoditi) Optimalna duina je 20 minuta Treba imati poetak, sredinu i kraj Temu treba potkrijepiti injenicama i primjerima

27

Priprema prezentacije Prikupljanje podataka Izrada prezentacije (predvienu strukturu pretvaramo u prezentaciju) Izbor pomagala (slajdove, folije za grafoskop, uzorke, makete, modele, materijale na papiru (handouts, broure) Pojaavaju dojam i upotpunjuju prezentaciju ali ne smiju ometati njen tijek Uvjebavanje Kontrola trajanja Vane toke (naglasci) Neverbalne komponente su vrlo vane Dranje tijela Pogled, Glas Izraz lica Kretanje Gestikulacija Prezentacija Izvoenje prezentacije Nakon prezentacije prikupiti i analizirati dojmove (anketa vie sudionika) radi njenog poboljanja Da li je postignut cilj??

28

Vous aimerez peut-être aussi