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MODELO DE PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Capa
Sumário
Etapa da Concepção
1. Introdução
Descrever a idéia principal do evento; o reconhecimento de suas oportunidades e necessidades; as
alternativas para supri-las; as estimativas de tempo e recursos necessários; o estabelecimento das
diretrizes; as coletas de informações a respeito da empresa, participantes, patrocinadores, parceiros,
apoiadores, entidades e outras instituições que possam estar relacionadas ao evento e ainda a
estimativa dos resultados desejados.
Etapa do Pré-Evento
2. Análise da viabilidade do evento
2.1 Objetivos do evento
2.2 Definição do público-alvo
2.3 Estratégias gerais do evento
2.3.1 Análise das variáveis ambientais
2.3.2 Análise dos concorrentes
2.3.3 Definição de local
2.3.4 Definição de data e horário
2.3.5 Estratégia de divulgação/comunicação
2.4 Análise da matriz PFOA
2.5 Coordenação do evento
3. Tema do evento
4. Objetivos e justificativas
5. Classificação do evento
5.1 Por área de interesse
5.2 Em relação ao público-alvo
5.3 Por abrangência
5.4 Por frequência
5.5 Por dimensão
6. Tipologia do evento
7. Local do evento
8. Data, horário e duração do evento
9. Público-alvo e previsão de participantes
10. Programação do evento
11. Recursos materiais
11.1 Material de expediente
11.2 Material de participante
11.3 Equipamentos em geral
11.4 Mobiliário
11.5 Material de higiene e limpeza
11.6 Material de segurança e proteção
11.7 Medicamentos de primeiros socorros e emergência
11.8 Materiais diversos
12. Recursos humanos
12.1 Contratação de profissionais especializados
12.2 Uniformes
12.3 Alimentação dos profissionais
12.4 Treinamento dos profissionais
Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni
13. Prestação de serviços e fornecedores
12.5 Contratação de empresas prestadoras de serviços e fornecedores
14. Taxas, impostos, tributos e comissões

15. Alvará e autorizações

16. Comercialização do evento


16.1 Captação e prospecção de recursos
16.1.1 Patrocínio, apoio e parcerias
16.1.2 Doações e auxílios governamentais
16.2 Comercialização de espaços e anúncios
16.3 Comercialização de produtos e merchandising
16.4 Taxas de ingressos, inscrições
17. Estratégia de comunicação
17.1 Convite
17.2 Assessoria de imprensa
17.2.1 Press-release
17.2.2 Press-kit
17.3 Meios de comunicação
17.3.1 Rádio, TV, Jornal, Revista
17.3.2 Cartazes, Folders, Mala Direta
17.3.3 Site
17.3.4 PDV
17.3.5 Outros meios
17.4 Outras ações
18. Orçamento – Análise de despesas e receitas
18.1 Fluxo de Caixa – Cash Flow
18.2 Orçamento geral
19. Cronograma do evento
Etapa do Trans-Evento
20. Execução e operacionalização do evento
20.1 Serviço de secretária
20.2 Serviço de recepção
20.3 Sala de recepção ou sala Vip
20.4 Sala de imprensa
20.5 Infra-estrutura interna
20.6 Infra-estrutura externa
20.7 Cerimonial
20.8 Pesquisa de opinião
20.9 Check-list

Etapa do Pós-Evento
21. Análise de resultados
21.1 Questionário de avaliação
21.2 Pagamentos de profissionais e empresas prestadoras de serviço
21.3 Devolução de materiais para a empresa contratante
21.4 Desmontagem dos equipamentos
21.5 Divulgação Pós-evento
21.6 Balanço financeiro
21.7 Avaliação de resultados

22. Considerações finais

Anexos

Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni


Briefing
Orçamentos
Contratos

Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni