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Manuel tabli en 2008

DESCRIPTIF DES TRAVAUX A REALISER LORS DES REPORTING MENSUELS

Tous les mois, la comptabilit gnrale doit produire un reporting compos de diffrentes pices comptables comme le bilan et le compte de rsultat, et de divers tableaux de gestion. Ces tats doivent de par leurs fiabilits et leurs frquences, aider aux prises de dcision de la Direction (investissements entre autres). Comme il nest pas envisageable de faire mensuellement un arrt aussi exhaustif que celui de fin danne, il est ncessaire de rpertorier les oprations indispensables la pertinence des arrts mensuels. Il existe donc toute une srie de travaux effectuer que lon retrouve dans le tableau de bord situ dans K:\FA\Tableau de bord afin davoir un arrt le plus juste possible dans le laps de temps imparti. En effet, toute les filiales du groupe doivent rendre leur reporting au plus tard J+7. Ce descriptif prsente donc les tapes suivre pour ldition de ce reporting puis les diffrents axes damlioration envisageables.

1. LES ETATS NECESSAIRES A LARRETE

Comme nous disposons de plusieurs logiciels pour effectuer les oprations de comptabilit et de trsorerie, il existe des interfaces entre ces diffrentes applications ainsi quentre les modules dun mme logiciel. Il est donc primordial de matriser et de contrler ces interfaces afin de garantir la fiabilit des donnes. La premire tche consiste traiter au cours du mois les ventuelles anomalies dinterface. La seconde, une fois le mois coul, permet de vrifier la cohrence des comptes centralisateurs aliments par ces interfaces. Les tats peuvent donc tre classs en deux catgories : les quotidiens et les mensuels.

1.1. Etats quotidiens, description et correction

Il sagit des tats signalant une erreur dinterface entre les diffrents logiciels et modules. ACP, ACR, BIL et GLD sont diffrents modules (de comptabilit fournisseur, comptabilit client, facturation et comptabilit gnrale) de notre ERP BPCS alors que TRS est un logiciel de trsorerie interfac BPCS servant surtout grer les rglements, quils soient fournisseurs ou clients. Les informations doivent donc pouvoir circuler sans perte selon le schma ci-aprs. La correction de ces tats avant la fin du mois en cours est ncessaire aux cadrages des comptes centralisateurs clients, fournisseurs et bancaires effectus laide des tats mensuels. 1 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

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A ACP

SAT 300 INC

GJW GLD TRS INC GLD 310

INC SAT 300 ACR BIL GJW

: module

: point de contrle

Flche noires ( Flches bleues ( Flches rouges ( Flche verte (

) : flux ACP vers TRS et GLD correspondant aux factures fournisseurs ) : flux ACR/BIL vers TRS et GLD correspondant aux factures clients ) : flux TRS vers ACP/ACR GLD correspondant aux rglements clients et fournisseurs ) : flux TRS vers GLD correspondant aux critures saisies sur tiers divers

SAT 300 : fichier des critures en erreurs entre ACP et TRS (rentrant dans TRS) INC : fichier des critures erreurs entre TRS et ACP/ACR/GLD (sortant de TRS) GJW : fichier des critures erreurs lentr de GLD GLD310 : critures en erreurs dans GLD

Edition SAT300 : gnre en cas danomalie par le robot journalier sur limprimante B1CGSTD1. Ltat comprend une liste des codes erreurs utiliss expliquant lorigine de lanomalie. Pour corriger lcriture, il faut utiliser les menu TRS 16, 1, 2. Sur le dernier cran, reporter le numro dordre de ltat afin daccder la premire des deux pages regroupant lensemble des informations sur lcriture puis corriger le ou les champs ncessaires. Selon le code erreur, lintervention de linformatique peut tre ncessaire, la modification dans le menu tant impossible. 2 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 Edition INC : gnre en cas danomalie par le robot journalier sur limprimante B1CGSTD1. Cette dition est extrmement rare. Voir avec linformatique afin de rgulariser.

GJW : le menu GLD200 permet de lancer ltat sur les annes souhaites, gnrant ainsi dans le spool de lutilisateur autant dtat que danne contrle. Il sagit simplement de la liste des critures en erreurs, non intgres dans GLD.
GLD200D-01 19/03/08 S44DA789 Saisir critres. *** FRANCE-AIR *** Edition interface sq. JCTHOME AREJCTHS1 14:19:20

Socit Exercice Prde Ecritures

10 08

10

13 999999

Traitement

(0=Interactif 1=Batch)

Ces erreurs sont principalement dues des pices clients saisies sur lanne prcdente. Seul le service informatique est mme de corriger en modifiant lanne dimputation. Il y a galement tous les mois dans ltat N les virements trangers effectus en avance par la comptabilit fournisseur mais ceci nest pas une anomalie, ils seront intgrs leurs dates relles de dbit. Cependant, il arrive que certains de ces virements soient en erreur (fournisseur inhabituel en attente). Dans ce cas, vrifier si les dates sont similaires dans TRS et GLD et passer dans le cas contraire une OD de rgularisation avec extourne afin davoir le bon montant dans la comptabilit gnrale.

Menu GLD 310 : il faut le lancer manuellement et le paramtrer tel que ci-dessous (appeler le menu puis faire F12).
GLD310-01 S44DA789 *** FRANCE-AIR *** Consultation des EJ AREJCTHS1 JCTHOME 18/03/08 09:05:05

Socit N priode Exer Du N criture au N criture Affich. Stat erreur Nn-imput Imput

10 1 8

999999

+ +

Y Y Y

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F1=Aide F3=Fin F4=Invite Aucun enreg trv correspond au statut de journal slectionn.

Etant donn quil nexiste pas dtat global, il faut lancer loption sur la totalit des priodes et annes voulues afin didentifier dventuelles critures non intgres. Celles-ci seront rvises dans loption 2 de GLD puis valides afin dtre intgres automatiquement dans les traitements journaliers. Les erreurs les plus frquentes sont les suivantes : - Journaux AP Ecart de quelques centimes entre le dbit et le crdit d au recalcul des factures en devises. Simplement modifier de 1 centime le montant des premires lignes autant de fois que ncessaire. - Journaux BL Lien entre la section analytique et le compte comptable non cr. Il faut vrifier si la combinaison demande est cohrente. La plupart du temps, il sagit dune erreur au niveau de la section. Dans le cas o il nest pas possible de faire la modification, il faut transmettre une demande de rgularisation linformatique. Compte comptable non renseign. Le paramtrage a mal t effectu et GLD ne peut indiquer le compte. Il faut rechercher lorigine de lcriture afin de modifier les paramtres errons, puis corriger le BL. Priode clture. La pice ne peut sintgrer dans GLD cause de sa date errone. Seul le service informatique est mme de corriger en modifiant la priode et la date dimputation. NB : ce problme rcurent est en cours danalyse par le service informatique afin de supprimer dfinitivement ce souci. Il sagit du mme problme que celui du paragraphe GJW mais il est beaucoup plus frquent ici. - Journaux TR Il sagit de pices TRS diverses, saisies sur une priode clture. Linformatique doit se charger de la correction. Les personnes saisissant ces pices doivent tre plus vigilantes. - Autre journaux : ces erreurs sont trs rares. Il convient de les traiter au cas par cas avec si besoin est, laide de linformatique.

1.2. Etats mensuels, paramtrage et dition Ces tats vont permettre de cadrer diffrents comptes centralisateurs clients et fournisseurs. Appeler IBM au 04 72 18 44 49 afin de mettre ces tats dans une file dattente spciale, prvue pour tourner aprs le dernier traitement journalier du mois. Cette opration peut se faire nimporte quel moment dans le mois.

Facture A Recevoir : menu PUR option 48. Cet tat ntant pas rtroactif, il est impratif quil soit gnr avant tout mouvement de stock sur M+1.
PR210D-01 S44DA789 Saisir critres. Numro Fournisseur Date rception Dpt/OA Devise Date remplacement taux change 0/00/00 *** FRANCE-AIR *** OA reus mais non valoriss AREJCTHS1 JCTHOME 18/03/08 08:26:00

0/00/00

99999 310308 99 999 (DMY)

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Type mtt T T=Dev de transaction B=Dev de base

Traitement

(0=Interactif 1=Batch

Portefeuille dtaill client non remis en banque (EDIPORTCLI) : menu TRS option 2, 2, 1, 6. Cet tat nest pas rtroactif, il doit donc tre gnr avant tout mouvement sur les comptes clients en M+1.
FRANCE AIR SELECTION Edition du portefeuille clients 18/03/08

Affichage en devise . Premier n de tiers banque ?

1 1=Devise de Base

2 = Devise de rglement

Dernier n de tiers banque ? 99 99999999

Date d'chance limite. . .

99/99/9999

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Portefeuille client non remis en banque (EDIPORCCLI) : menu TRS option 2, 2, 1, 7. Cet tat nest pas rtroactif, il est donc soumis aux mmes contraintes que prcdemment.
FRANCE AIR SELECTION Edition port. cumul par banque 18/03/08

Affichage en devise . Premier n de tiers banque ?

1 1=Devise de Base

2 = Devise de rglement

Dernier n de tiers banque ? 99 99999999

Date d'chance limite. . .

99/99/9999

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Portefeuille client remis lencaissement (EDIPORTBQE) : menu TRS option 2, 2, 1, 9. Cet tat nest pas rtroactif, il est donc soumis aux mmes impratifs que prcdemment.
FRANCE AIR SELECTION Affichage en devise . Premier n de tiers banque ? Dernier n de tiers banque ? 99 99999999 1 1=Devise de Base 2 = Devise de rglement Edition du portefeuille en banque 18/03/08

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Date chance dbut . . . . Date chance fin . . . . . 99/99/9999 (1=Escompte 2=Encaissement)

Type de remise . . . . . . . 2

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Balance fournisseur (EDIBALANCE) : menu TRS option 11, 1, 9. Cet tat tant rtroactif, il est possible de ne le lancer quen dbut de mois. Pour des raisons de simplification, il est paramtr en mme temps que les autres. Il faut galement noter que le numro fournisseur rentr en fourchette haute dpend des comptes nouvellement cres. Il convient donc de le mettre jour si ncessaire.

FRANCE AIR CRITERE

Edition de la balance

18/03/08

Catgorie tiers . . . F FOURNISSEUR < Par n de tiers . . . >

Par payeur

Slection Premier n Tiers. ? Dernier n Tiers. ? Date dbut. . . . . Date fin. . . . . . FR 000000 FR 003000 Edition des lments 31/03/2008 Archivs . . . . . . N (O=Oui N=Non)

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Balance notes de frais (EDIBALANCE) : mme menu que ci-dessus.


FRANCE AIR CRITERE Edition de la balance 18/03/08

Catgorie tiers . . . F FOURNISSEUR < Par n de tiers . . . >

Par payeur

Slection Premier n Tiers. ? Dernier n Tiers. ? Date dbut. . . . . Date fin. . . . . . FR 090000 FR 099999 Edition des lments 31/03/2008 Archivs . . . . . . N (O=Oui N=Non)

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Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Balance client (EDIBALANCE) : menu TRS option 11, 1, 9.


FRANCE AIR CRITERE Edition de la balance 18/03/08

Catgorie tiers . . . C CLIENT < Par n de tiers . . . >

Par payeur

Slection Premier n Tiers. ? Dernier n Tiers. ? Date dbut. . . . . Date fin. . . . . . CL 001002 CL 999999 Edition des lments 31/03/2008 Archivs . . . . . . N (O=Oui N=Non)

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Les comptes clients infrieurs au CL 001002 sont des comptes de ferraillage et ne sont pas des comptes clients proprement parler, ils sont donc exclus de la slection.

Tous ces tats sont gnrs dans le spool de lutilisateur.

2. CADRAGE DES DIFFERENTS COMPTES CENTRALISATEURS

2.1. Rappel sur les chanes comptables Far : le 408110 est aliment deux reprises : lors de la rception du matriel en stock (D607000 / C408110) puis lors de la saisie de la facture (D408110 / C401). Fournisseurs : les 401 sont dabord aliments par la saisie des factures. Lors des rglements, les critures sont les suivantes : (D401 / C512) la date dmission du chque ; (D401 / C512) la date dchance du virement ; (D401 / C403) la date dmission du BORF puis (D403 / C512) la date dchance. Notes de frais : le 428690 est aliment la saisie comme une facture. Les rglements sont aussi identiques aux factures fournisseurs. Clients : les 411 sont dabord aliments par la saisie des factures. Lors des rglements, les critures sont les suivantes : (D512 / C411) la date de saisie du chque ; (D512 / C411) la date dchance du 7 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 virement : (D413 / C411) la date de la saisie du BORC puis (D511 / C413) la date de la remise en banque et enfin (D512 / C511) la date dchance.

2.2. Cadrage du FAR Celui-ci est fait par la compta auxiliaire qui rapproche le montant de ltat vu prcdemment de celui du solde du compte 408110 dans lequel sont enregistrs les rceptions et rgularisations de marchandises. Ltat des carts dextournes imprim automatiquement et mensuellement sur la B1CGSTD1 peut servir justifier dventuels carts. Normalement il ne sagit que de centimes. Mais dans le cas de la rgularisation dun trs vieil OA, deux cas sont possibles. Soit la comptabilit fournisseur a forc le PR utilis lors de la rception et le compte mouvement, soit elle a laiss le systme passer lcriture. Dans les deux cas, ltat va faire apparatre la rgularisation comme une erreur, mais seul le deuxime va ncessiter une OD afin de rgulariser le 408110, le systme dbitant et crditant le mme compte, le 607000000. Les carts de quantit ne sont pas prendre en compte.

2.3. Cadrage des comptes 401 fournisseurs La balance fournisseur dite prcdemment est rapprocher de la fourchette de comptes suivants : 401110 402250 lexception des 401999 (compte d OD fournisseur) et 402190 (jetons de prsence). Un cart de quelques centimes est normal (du au recalcul et arrondi diffrent dans le cas de factures en devises), il faudra rgulariser par OD la fin de lexercice. En cas dcart plus important, voici la marche suivre : Edition dune balance fournisseurs TRS sur la priode concerne (options 11, 1, 9) :
FRANCE AIR CRITERE Catgorie tiers . . . F FOURNISSEUR < Par n de tiers . . . > Par payeur 0 Edition de la balance 31/03/08

Slection Premier n Tiers. ? Dernier n Tiers. ? FR 000000 FR 003000 Edition des lments Date dbut. . . . . Date fin. . . . . . 1/03/2008 31/03/2008

Archivs . . . . . . N (O=Oui N=Non) Entre =Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Lancement de la requte GJDMTCPT de la bibliothque JCT selon les options suivantes (voir annexes) :
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR Zone JDACCT Test RANGE Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) '401110000' '402250000'

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AND AND JDYEAR JDPERD EQ EQ 2008 03

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Il faut ensuite rcuprer la requte sous Excel (voir annexes) afin de pouvoir comparer les deux tats (bien retraiter les rsultats des ventuels montants en 401999 et 402190). Trier alors par numro de fournisseurs afin de faire des sous totaux par fournisseurs. Il ne reste plus qu comparer les soldes des deux tats gnrs afin de mettre en vidence lcart.

2.4. Cadrage des comptes 403 fournisseurs Le cadrage seffectue en comparant les tats TRS et GLD paramtrs le premier jour ouvr de la faon suivante : TRS : option 11, 3, 14
FRANCE AIR SELECTION Affichage en devise . . . 1 1=Devise de base 2=Devise de transaction Edition portefeuille fournisseurs 21/03/08

Tiers banque dbut ?

Tiers Banque Fin . ? 99 99999999

Date chance dbut

Date chance fin .

99/99/9999

Prsentation par payeur

0=Par factur

1=Par payeur

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

GLD : menu CFI option 4


GLDE110-01 S44DA789 *** FRANCE-AIR *** Extraction et ditions Balances/Comptes AREJCTHS1 21/03/08 JCTHOME 11:15:15

Saisir critres type d'tats, slection critures et prsentation. Puis Entre

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Socits : Socits de . . . . . 10 + 10 Dtail socits . . . O (O/N) Dure considrer : Anne . . . . . . . . 8 Priodes de . . . . . 1 03 Plage de compte examiner : Position de dbut plage . . . 1 Longueur plage. . . . . . . . 9 Tranche de comptes : Comptes de. . . . . . 403000000 Prsentation : Dtail des comptes. . . . . . O Rupture/longueur N C/G . . . 1 Priodes cumules . . . . . . O F1=Aide F3=Fin F4=Invite + Consolidation . . . . . . . N (O/N)

(1 13) (1 20) (1 20) (O/N) (120) (O/N) 403999999 N (O/N) N (O/N) N (O/N)

Saut entre comptes. . . . . diter soldes zro. . . . diter mouvements zro. .

En cas dcart vrifier sil est gal celui des 401.Sinon vrifier que les critures de fin de mois ont bien t gnres dans GLD. Si la fin du mois est un week-end ou un jour fri, linterface ne va gnrer les critures de remise que le soir du premier jour ouvr du mois suivant alors quelles seront bien prises en compte dans ltat TRS. Lcart sera alors identique celui des comptes 512.

2.5. Cadrage du compte 428690 notes de frais Il faut comparer la balance paramtre en fin de mois au solde du compte dans GLD. Il ny a en gnral jamais dcart sur ce compte. Si toutefois cela se produisait, il faut relancer la balance TRS sur la priode concerne et faire une requte GLD sur le compte et la priode. La mthode est la mme que pour le 401.

2.6. Cadrage des comptes 411 client Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant la balance lance prcdemment au solde des fourchettes de comptes suivant : 411110 411250 et 416110 416250. En cas dcart, vrifier tout dabord sil y des diffrences sur les autres comptes de la chane des effets clients. Si cest la cas il sagit dune ou plusieurs remises en erreur. Dans ce cas, il est prfrable de travailler dabord avec les comptes 511 puis les 413. Sinon suivre lexemple ci-dessous : Ecart de 160.08 sur le cadrage de juillet 2008. Le principe est le suivant : lancer simultanment deux requtes dans TRS (TRSMTCPT) et GLD (GJDMTCPT) donnant la somme des factures et avoirs clients saisies sur la priode concerne afin de retrouver lcart. Puis refaire les mmes requtes en modifiant les montants jusqu mettre lcart en vidence. TRS
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND Zone CMPIE CDPIE CTTIER CTELTT Test RANGE RANGE EQ EQ Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 00,00 160,08 20080701 20080731 'CL' '1'

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Zone T01.CTTIER T01.CCTIER T02.ALRSO1 T01.CTELTT T01.CNPIE F3=Exit F12=Annuler Texte Type de tiers Code tiers RAISON SOCIALE Type lment de trsorerie N de pice F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 8 26 1 9 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

GLD
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND Zone JDYEAR JDPERD JDACCT JDJRN JDAMT Test EQ EQ RANGE LIKE RANGE Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2008 07 '411110000' '416250000' 'BL%' 0,00 160,08

Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler

Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser

Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Ce qui donne les rsultats suivants : TRS 424 631,03 GLD 424 465,53 soit un cart de 165,50. Il y a une diffrence de 5,42 due la saisie dune pice sur des priodes diffrentes dans les comptabilits. Refaisons maintenant les mmes requtes mais avec une fourchette de montant de 100,00 160,08. Cela donne : TRS 225 726,34 GLD 225 726,34. Toutes les pices de ces montants sont donc correctes. Avec une fourchette de 75,00 100,00 nous avons : TRS 75 920,72 GLD 75 842,77 soit une diffrence de 77,95. TRS
000103 000104 000105 000106 000107 000108 000109 000110 000111 000112 000113 000114 000115 000116 000117 000118 000119 000120 N CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL client 350037 009104 160043 330170 170051 690761 001006 920528 921275 590728 930968 780026 950464 009117 001006 751183 001006 770543 RAISON SOCIALE TET n pice MISSENARD QUINT B SA 1 28082084 VENTES COMPTOIR VENISS 1 28085266 DL THERMIQUE SARL 1 28090264 ADELEC SARL 1 28090327 CASSERON MICHEL ENTREP 1 28094306 MATAL SA 1 28094791 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28084280 AIR CLIMAT SERVICES 1 28086492 MULTICLIMAT 1 28090071 SEV SAS 1 28080133 EIFFAGE CONSTR. MULTIS 1 28085041 ROUGNON 1 28087653 CELIUM Energies IDF 1 31072008 VENTES COMPTOIR RENNES 1 28082992 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28085927 RAVELLI CLIMAT SERVICE 1 28084809 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28084259 HOTTES CLEAN SARL 1 28088498 Date 8/07/07 8/07/11 8/07/23 8/07/23 8/07/31 8/07/31 8/07/10 8/07/15 8/07/22 8/07/02 8/07/10 8/07/17 8/07/31 8/07/08 8/07/15 8/07/10 8/07/10 8/07/18 Montant 77,74 77,74 77,74 77,74 77,74 77,75 77,76 77,82 77,84 77,85 77,86 77,86 77,95 77,98 77,98 77,99 78,03 78,04

11 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 GLD


000102 000103 000104 000105 000106 000107 000108 000109 000110 000111 000112 000113 000114 000115 000116 000117 000118 000119 Pd 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 Jour BL3748 BL3660 BL3682 BL3721 BL3721 BL3754 BL3754 BL3674 BL3689 BL3716 BL3644 BL3676 BL3699 BL3664 BL3687 BL3676 BL3674 BL3705 Amount 77,69 77,74 77,74 77,74 77,74 77,74 77,75 77,76 77,82 77,84 77,85 77,86 77,86 77,98 77,98 77,99 78,03 78,04 Prft Cntr 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 Account Number 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411130000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411130000 411110000 411130000 411110000 Description

Facturation Facturation

Facturation

Une premire pice a t mise en vidence, il faut continuer jusqu avoir la totalit de lcart recherch.

2.7. Cadrage des comptes 413 client Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant ltat global lanc prcdemment au solde de la fourchette de compte suivant : 413000 413999. Si cart il y a, vrifier si le lien est avec les 411 ou avec les 511. Dans le premier cas, appliquer la mthode des 401 en esprant que les clients multiples nempchent pas le cadrage (ces clients nont pas les mmes numros dans GLD/TRS et peuvent donc gner le pointage). Sinon travailler avec les 511, le pointage tant beaucoup plus facile.

2.8. Cadrage des comptes 511 client Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant ltat lanc prcdemment au solde de la fourchette de comptes suivant : 511001 511009. Vrifier en premier lieu la comptabilisation des critures dans GLD (problme de fin de mois) puis si ce nest pas la source de lcart, vrifier si lcart correspond une remise sur la banque concerne. Si cela ne correspond toujours pas il faut rechercher par requte le numro GLD des remises et vrifier quelles sont bien toutes passes pour le bon montant. Ex : remise du 22/05/08 sur le CCF pour les chances et les montants suivants : 4 768.69 20/05/08 35 614.77 21/05/08 112 266.55 31/05/08 Pour la remise au 31/05/08, le montant de 5.12 pour le client 671008 est compos dune seule facture.
FRANCE AIR Visu. des relevs de compte client au 23/05/08 23/05/08 Rf. tiers CL 671008 POMPAC SA Tl. Compta: 0388430600 Rglement par LCR CLIENT 30 jours le FIN DE MOIS Option SFAC. . 16000,00 Date obtention 12/06/02 Devise client:

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Crdit interne Date de validit Affichage en devise de base : EUR Date pice Rfrence Solde Lettre Nb. relances Non chu 22/04/08 21/05/08 29/04/08 20/05/08 F 28049116 CF 181956 31/05/08 LCRC 31/05/08 CCF 000570718CF 1 F 28052240 CF 181956 31/05/08 LCRC 31/05/08 CCF 000570513CF 1 -----------------------------------Solde du mois de rfrence 04.08 -----------------------------------14/05/08 F 28056832 183655/DI009 30/06/08 15/05/08 A 28902661 28056832 30/06/08 -----------------------------------0/00/00 EURO F10=Info complmentaire Dbit Crdit

152,79 152,79 5,12 5,12 -------------- --------------------------- -------------307,83 87,94 -------------- --------------

Entre=Validation F3=Fin F12=Prcdent F15=Commentaires F17=Edition F16=Commentaires particulier F13=Devise F18=Edition par FAX

Il faut faire une requte sur la fourchette de comptes (411 511), le client et le montant :

AND/OR AND AND AND

Zone JDAMT JDYEAR JDPERD JDACCT JDREF1

Test LIST EQ EQ RANGE EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 5,12 -5,12 2008 05 '511000000' '511999999' '671008'

Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler

Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser

Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Affichage du rapport

Pd

Jour Entry

Amount

Prft Cntr

Account Number

Description

Date 000001 5 CS3669 5,12 0000000 000002 000003 000004 000005 TOTAUX FINALS 000006 TOTAL 0,00 ****** ******** Fin du rapport ********

511006000

REMISE 005930531

Nous avons donc ici le numro de la remise REMISE 005930531 et allons pouvoir lancer la requte suivante :

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AND AND AND JDYEAR JDACCT JDDESC JDJRN EQ EQ EQ EQ 2008 '511006000' 'REMISE 005930531' CS3669

Voici le rsultat :
Affichage du rapport Largeur du rapport . . . : 113 Premire ligne afficher . . B Premire colonne afficher . Ligne ....+....1....+....2....+....3....+....4....+....5....+....6....+....7....+....8....+.... 9....+...10....+...11... Pd Jour Amount Prft Cntr Account Number Description Entry Date 000111 5 CS3669 134,80 0000000 511006000 REMISE 005930531 000112 5 CS3669 257,83 0000000 511006000 REMISE 005930531 000113 5 CS3669 95,94 0000000 511006000 REMISE 005930531 000114 5 CS3669 401,62 0000000 511006000 REMISE 005930531 000115 5 CS3669 395,58- 0000000 511006000 REMISE 005930531 000116 5 CS3669 220,16 0000000 511006000 REMISE 005930531 000117 5 CS3669 181,29 0000000 511006000 REMISE 005930531 000118 5 CS3669 1648,75 0000000 511006000 REMISE 005930531 000119 5 CS3669 60,22 0000000 511006000 REMISE 005930531 000120 5 CS3669 535,22 0000000 511006000 REMISE 005930531 000121 5 CS3669 100,31 0000000 511006000 REMISE 005930531 000122 5 CS3669 257,76 0000000 511006000 REMISE 005930531 000123 5 CS3669 335,77 0000000 511006000 REMISE 005930531 000124 5 CS3669 40,94 0000000 511006000 REMISE 005930531 000125 000126 TOTAUX FINALS 000127 TOTAL 112266,55 ****** ******** Fin du rapport ********

Le montant est donc correct. Il convient de faire la mme chose pour la totalit des remises susceptibles dtre en erreur. Une fois le cadrage effectu, passer une criture afin de solder les 511. Les remises non chus sont en effet retraites en 413.

2.9. Cadrage des comptes 512 banque Celui-ci seffectue laide des tats de rapprochement dits par la comptabilit fournisseur et dune impression dcran GLD des comptes 512101 512109. Une fois ces lments en main, il faut renseigner le fichier Excel suivant : K:\Rvision\N\Classe 5\Ecart ERB TRS GLD N.xls Il faut noter que les effets escompts sur la BNP sont systmatiquement en cart. En effet, TRS ne sait pas grer ce type de rglement. La comptabilit gnrale est elle correcte. Ne pas oublier de mentionner les ventuels carts dus aux problmes de comptabilisation des effets chance du dernier jour du mois. En cas dcart, il convient de procder de la faon suivante. Editer une balance de contrepartie de la banque et de la priode concerne (TRS option 11, 1, 11) :
FRANCE AIR Edition grand livre de contrepartie 23/05/08

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Manuel tabli en 2008


CRITERE

N de tiers dbut . . .? N de tiers fin . . . .?

BQ CCF BQ CCF

H S B C H S B C

Date dbut. . . . . . . . Date fin . . . . . . . . . . . .

1/04/2008 30/04/2008 1 2 1-Devise du compte 2-Devise de base 1-Factures par factures 2-Par remises 3-Par rglements

Devise d'dition

Type d'dition. . . . . .

Entre=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Prcdent

Vrifier si lcart est reprable (une seule criture ou plusieurs du mme type) puis sinon lancer une requte paramtre comme suit :

Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND Zone JDYEAR JDPERD JDACCT Test Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) EQ 2008 EQ 04 EQ '512106000'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Transfrer la requte dans Excel afin de pouvoir pointer les deux tats et mettre lcart en vidence.

3. SOCIAL

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Manuel tabli en 2008 Etant donn le caractre confidentiel des paies, le service des RH gre ces dossiers laide dun logiciel totalement indpendant de BPCS. Comme la paie est arrte relativement tt, cela permet de travailler sur ces comptes rapidement en commenant donc par le cadrage.

3.1. Contrle intgration en comptabilit Une fois la paie gnre et en attente dintgration, IBM envoi un mail dans lequel figure la liste des comptes mouvements ainsi que le montant global des critures. De leur cot, les RH transmettent les documents permettant les vrifications. Le livre de paie doit correspondre au fichier dIBM. Le solde du compte 421000 (Rmunrations dues) doit correspondre au montant des Nets ngatifs passs par la paie sur le mois en cours tant donn que ces montants ne sont pas rgls. Les soldes du 426000 (Avances permanentes) et du 274300 (Prts au personnel) doivent correspondre aux listes transmises. Le 425000 (Acomptes) doit tre sold en fin de mois. En cas dcart, il sagit presque systmatiquement dune mauvaise comptabilisation entre les comptes 421, 425 et 426. Dans ce cas, une simple OD de compte compte suffit. Sinon, prendre contact avec les RH.

3.2. Suivi des comptes dorganisme sociaux. Le fichier CPTE SOCIAUX20NN du rpertoire K:\Rvision\N\Social permet de vrifier si les montants passs par la paie correspondent bien ceux rgls. Rentrer tout simplement les montants saisis en comptabilit. En cas dcart minime (quelques euros), il faut passer une OD de rgularisation (annuelle). Si lcart est plus important, il faut se rapprocher des RH aprs avoir vrifier quune OD ncessaire ne soit pas indique sur la fiche transmise la compta auxiliaire.

3.3. Mouvement de personnels et sections analytiques. Tous les mois le service des RH transmet les tats des arrives et dparts du mois. Ceux-ci sont repris dans un fichier spcifique des mouvements de personnel (K:\Revision\20NN\Social\Mvt 20NN.xls) et dans un fichier des sections analytiques du personnel de FRANCE AIR (K:\Revision\20NN\Sections analytiques 20NN.xls). Les mises jour mensuelles (nouveaux arrivants et changement de service) sont transmettre la comptabilit auxiliaire ainsi quaux personnes imputant les frais relatifs aux vhicules et la tlphonie. Il faudra donc vrifier rgulirement que les imputations sont correctement effectues. Une requte donnant les informations saisies soit par note de frais soit par frais gnraux doit tre lance telle que ci-dessous :
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND AND Zone JDYEAR JDPERD JDJRN JDACCT JDREF1 Test EQ EQ LIKE RANGE GT Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2008 05 'AP%' '600000000' '699999999' '090000'

16 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Une fois le fichier constitu, rajouter une colonne afin de navoir que les 4 derniers chiffres du numro de section (formule Excel =droite ). Dans la colonne suivante, valider une formule de recherche sur ce numro 4 chiffres dans le fichier des sections analytiques et rapatrier la section et le nom puis comparer. Les ventuels diffrences devront tre corriges et signales aux personnes concernes afin que leurs fichiers soient correctement mis jour.

3.4. Contrle masse salariale Le service du personnel transmet les dclarations de cotisations sociales afin de les pointer mensuellement avec la comptabilit (K:\Rvision\20NN\Social\Contrle masse salariale 20NN FRANCE AIR.xls). Dans un premier temps renseigner longlet Dclaration afin que celui-ci alimente longlet Journal de paie . Renseigner alors les donnes manquantes en prenant en compte uniquement les sommes soumises lURSSAF. Par exemple, les IJSS sont soumises partiellement (rubrique 1096 et 1100). Cest aussi le cas des RTT, seule la rubrique 7062 tant concerne. Au niveau des indemnits de dpart la retraite, les comptes 641403 et 404 sont bien prendre en compte. Leurs libells se rapportent aux impts et non lURSSAF (IDEM DEPART RETRA IMPOS ou NON IMPOS). En cas dcart important, il faut se rapprocher des RH. 3.5. Contrle des taux de provision de taxes sur salaires gnrs par les critures de paie En dbut dexercice, puis tous les mois, nous pouvons vrifier si les taux utiliss lors de la gnration de la paie sont corrects. Le fichier Taux paie 20NN dans K:\Rvision\20NN\Social permet cette opration, en particulier pour : Formation professionnelle : les critures de paie alimentant le 447330 correspondent au versement effectuer en N+1 lADEFIM soit un taux aujourdhui de 0.70%. Ce taux est calcul par rapport la base URSSAF. Le versement aux diffrents FONGECIF est lui provisionn par un abonnement dfini par la comptabilit gnrale en dbut danne. Effort de construction : Vrifier que le taux de 0.45% est bien appliqu en faisant le rapport avec la base URSSAF. Taxe dapprentissage : le montant de la taxe brute doit correspondre au criture gnres par la paie.

4. TRAVAUX SUR LES DIFFERENTS COMPTES

Une fois tous les cadrages effectus, le travail de rvision peut commencer. Un tableau de bord est disponible dans le rpertoire K:\FA \Tableau de bord\Tableau de bord des travaux priodiques 20N.xls. Cet outil de travail est renseigner au fur et mesure afin de vrifier si les tches les plus importantes pour larrt 17 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 sont bien effectues. Ne pas hsiter galement le complter dventuelles nouvelles tches en fonction de lvolution des dossiers traits. Dautres comptes non lists dans le tableau sont galement suivre, ils seront dtaills par la suite. Dans la majorit des cas, les comptes sont suivis laide dun fichier Excel mettre jour mensuellement laide de la requte suivante : Requte GJDMTCPT de la bibliothque JCT paramtrer en fonction des besoins.
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND Zone JDYEAR JDPERD JDACCT Test EQ EQ EQ Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2008 07 '604100000'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Il faut noter que les comptes sont classs dans le rpertoire K:\Revision\20NN par classe puis par numro.

4.1. Le tableau de bord

Les abonnements Les abonnements sont dtermins au dbut de chaque exercice. Ils permettent de lisser les charges les plus importantes en affectant chaque mois 1/12 du montant annuel. Les abonnements sont transmis pour partie par le contrle de gestion, les dpenses informatiques tant galement valides par le responsable informatique. Les autres sont dtermins par la comptabilit gnrale. Les abonnements BFA clients sont fixs daprs les prvisions de GAR. Il convient de faire un point sur ces montants tous les trimestres afin dtre le plus prs possible de la ralit. Labonnement pour la convention est calcul daprs le budget. Cependant, celle-ci ayant lieue en dbut danne, le cot rel permet dajuster labonnement la charge relle. Les abonnements du CE sont calculs daprs lestimation de la masse salariale de lanne concerne. La rgularisation a lieue sur N+1, une fois le montant dfinitif connu. Les abonnements FONGECIF et HANDICAPES sont calculs daprs le montant N-1. Lajustement a lieu en fin danne, les rglements de ces cotisations ayant lieu sur N+1. 18 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 La facture CREDIRISK tant tablie en N-1, elle est saisie en tant que charge constate davance. Cotisation professionnelle : seules les plus importantes sont abonnes (UNICLIMA et CSM), soit daprs les factures reues en dbut danne soit daprs le montant annuel N-1. Le montant de l IFA est calcul par la comptabilit gnrale. Sur les deux premiers mois, mouvementer les comptes 635510/448690 ; une fois le paiement de mars effectu, lcriture devient 635510/486100, le montant global de l IFA tant transfr dans ce compte. Labonnement TVS est calcul tous les trimestres daprs le listing fourni par la responsable du parc auto. Labonnement pour les dividendes des filiales est rvis une fois les assembls gnrales effectues (en principe au mois de mai). Le tableau rcapitulatif des abonnements se trouve dans K:\Revision\20NN\Classe 4\ABONNE20NN.xls, une copie figure en annexe.

Les stocks Les stocks sont valoriss chaque fin de mois. Un fichier dtaill des articles (K:\Revision\20NN\Classe 3\Stocks MM-20NN.xls) est gnr en lanant un transfert paramtr par linformatique. Le solde est comparer avec ldition STOVAL obtenu par les menus INV, option 30 puis 24 ainsi quavec le montant communiqu par le service de la gestion des stocks. Ces trois montants doivent correspondrent ( 1K). Une fois cette vrification effectue, le fichier est trait trimestriellement selon la procdure en vigueur (K:\Revision\Dossier Permanent FA\FA DP comptable\Procdures comptables\Stocks) afin de calculer la provision pour dprciation. Le coefficient de provision ainsi obtenu sert au calcul des trois mois concerns.

Le transport sur ventes Etant donn limportance du compte de transport sur ventes, une provision est calcule mensuellement afin de pallier au dcalage de saisie. En labsence de logiciel ddi la gestion du transport, la provision mensuelle est tablie daprs le CA hors enlvement. Le pourcentage utilis est dtermin daprs la moyenne de lanne prcdente ajuste des prvisions de lanne. Il doit tre rvis sil ne correspond pas la ralit. Le fichier de suivi est le suivant K:\Revision\20NN\Classe 6\Transports 20NN.xls, il doit tre mis jour daprs la requte CADTRPT qui doit tre modifie chaque fois :
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND AND Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit Zone JDACCT JDJRN JDPERD JDYEAR JDDCDT Test RANGE LIKE EQ EQ RANGE Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F9=Insrer Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) '624210000' '624220000' 'AP%' 03 2008 20080301 20080331 Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement

19 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


F12=Annuler F13=Dessin F20=Rorganiser F24=Autres touches

Une fois le montant du mois dtermin pour vrification, il faut rajouter une ligne afin davoir les montants par date de pice (Zone JDDCDT) et la modifier pour chaque priodes ncessaires. On a donc le montant de transport sur vente enregistr la date de larrt indpendamment des dates de saisies et de factures. Puis, il faut renseigner le CA et lenlvement du mois dans longlet Rcap daprs les tats COGNOS (cube des ventes pour le CA, puis cube des expditions, filtre flux des expditions pour les enlvements). Deux comptes de transports spcifiques sont aussi renseigner. Le transport de FAI est calculer daprs le CA ralis (prendre 2% des ventes du mois indiqus dans ltat COGNOS Vente FRANCE AIR FAI du rpertoire Spcifique GLO). Pour le transport de la SNAC, ces derniers font parvenir en dbut de mois le dtail des factures que nous devons recevoir. En parallle, renseigner le fichier K:\Revision\Classe 6\Transport SNAC 20NN.xls. Ajuster alors le montant transmis par la SNAC des ventuelles factures dj saisies. La provision mensuelle se calcule donc de la faon suivante : ajouter le montant des factures 20NN saisie sur lanne aux provisions FAI et SNAC afin davoir le montant global 20NN. Calculer le montant thorique en prenant le pourcentage du CA hors enlvement. Provisionner la diffrence par une OD avec extourne. NB : le fichier sert aussi au transport sur achat et rapprovisionnements. Dans ces cas il ne sagit que de vrification, la provision pour dcalage tant en principe valable toute lanne.

Rgularisation RTT et charges Au mois de janvier, les RH provisionnent la totalit des RTT de lanne venir. Cette provision est ajuste chaque mois en fonction des mouvements de personnels et des jours rellement pris et gnrs. Comptablement, nous considrons que les jours gnrs sont consomms au fur et mesure. Il faut donc annuler chaque fin de mois la provision. Les comptes 428109 et 438809 ainsi que les 641109 et 645809 doivent tre solds. Il arrive frquemment que le 641109 ne le soit pas entirement. Il faut donc passer une OD complmentaire dans le compte 658100 au fur et mesure des carts constats.

Travaux sur comptes courants Au niveau groupe, il est prvu par les conventions que les socits en excdent de trsorerie prte aux autres afin dviter de passer par un tablissement bancaire. La comptabilit auxiliaire transmet les documents ncessaires afin dajuster les diffrents comptes courants groupe. Deux types dcritures sont passer : lajustement des comptes courants par la comptabilisation des intrts du mois et la provisions des intrts restants payer (avec extourne). Une fois ces OD enregistres, les soldes des comptes doivent correspondrent aux fiches transmises.

Intrts de retards des filiales Les conventions groupe prvoient des intrts de retard entre filiales si les chances ne sont pas respectes. La comptabilit auxiliaire calcule mensuellement les intrts dus. Ils sont provisionnes avec extourne sur le mois concern puis factur par la comptabilit auxiliaire le mois suivant.

Intrts courus sur CDN Des certificats de dpt ngociables sont souscris rgulirement auprs de nos diffrentes banques. Etant donn la valeur trs leve de ces placements, les intrts sont dun montant consquent et donc provisionns. Le calcul et le suivi se fait par lintermdiaire du fichier K:\Revision\Classe 5\508800 20NN.xls. Daprs les caractristiques du ou des CDN, remplir le fichier afin de calculer chaque mois le montant de la provision. 20 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 Agios bancaires Les agios sont calculs chaque mois banque par banque par la comptabilit auxiliaire alors quils sont facturs au trimestre. Vrifier que les agios ne sont pas saisis sur les banques et provisionns ce qui doit effectivement ltre.

Provisions COGNOS Sous ce terme sont regroupes diffrentes provisions dtermines daprs une dition COGNOS du CA mensuel affect par agences (SpcifiqueGLO\CApourcaculfgx). En renseignant la colonne CA du mois de longlet COREM du fichier K:\Revision\Arrts mensuels\M-20NN\ELTSCM20NN.xls daprs ltat prcdent, les provisions sont calcules automatiquement. Longlet SFAC correspond la provision de lassurance crdit. Longlet ORGANIC dcompose par section analytique la provision de cette dclaration. Longlet FACTREL affecte un cot dmission de factures aux comptoirs FRANCE AIR. Longlet RC dfini par section un cot prvisionnel de lassurance responsabilit civile .Bien noter que les diffrents taux utiliss doivent tre mis jour en fonction des volutions des dossiers concerns. Le dernier onglet est transmettre au crdit client.

Provision intrimaire Transmise par les RH elle est rapprocher du fichier K:\Revision\20NN\Classe 6\621100 20NN.xls une fois celui-ci mis jour. Provisionner le montant des RH ajust si ncessaire des factures dj saisies.

BFA client Les Bonifications de Fin dAnne sont nombreuses et prennent diffrentes formes. Dun point de vue commercial on distingue trois types de BFA : celles concernant les grands comptes, les directeurs de rgions et les groupements. Comptablement la distinction peut tre faite soit par priode de facturation (mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) soit par compte comptable (622230 ou 709700). Les montants de lanne en cours sont abonns. Afin de pouvoir suivre plus facilement ces donnes, le fichier K:\Revision\20NN\Classe 4 \408622230 20NN.xls doit tre utilis. Le tableau rcapitulatif par anne permet de faire prcisment le point sur les BFA des annes prcdentes et de calculer si ncessaire le montant des provisions reprendre. Longlet mensuel permet lui de suivre la dcomposition du solde du compte au mois le mois et plus prcisment les BFA priodiques de lanne en cours. Un maximum dinformations doit tre saisi. Les montants tant trs importants, ce compte doit tre imprativement justifi tous les mois et les abonnements vrifis tous les trimestres.

Rapprochements bancaires en euros et en devises Les premiers sont gnrs dans TRS une fois valids par la comptabilit auxiliaire. Le travail de vrification des soldes ayant t effectu auparavant, il reste provisionner si besoin les mouvements bancaires non saisis en comptabilit et vrifier que les pices restantes sont bien justifies. Les seconds doivent tre fait manuellement (car nous ne rcuprons pas quotidiennement les relevs comme nous le faisons avec les banques en Euros) laide des fichiers ERB XX GBP 20NN.xls du rpertoire K:\Revision\20NN\Classe 5. Une fois ceci fait, il faut remplir le fichier Bque devises 20NN.xls du mme rpertoire afin de calculer la provision mensuelle pour gain ou perte de change. NB : ne prendre en compte que les critures ayant t traites en banque.

Les immobilisations 21 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 BPCS ne pouvant grer le suivi des immobilisations (calcul des amortissements par exemple), nous utilisons un logiciel ddi, ABEL. Celui-ci ntant pas interfac nous devons chaque mois resaisir les factures. La base est galement mise jour en fonction des sorties et des transferts dimmobilisations. Une fois lensemble des modifications effectues, les tats rcapitulatifs dABEL (solde des comptes, acquisitions et sorties) doivent correspondrent la fois la comptabilit, au tableau rcapitulatif Excel et au tableau des investissements. Le tableau rcapitulatif est transmettre au contrle de gestion une fois valid (attention colonne virement poste poste toujours gale 0). Il existe deux autres fichiers concernant les immobilisations toujours dans le rpertoire K:\Revision\20NN\Classe 2. Les acomptes sur immobilisations (238000) sont simplement lists, les immobilisations en cours (231500) une fois mises jour sont transmettre au service informatique principalement (voir avec les autres services qui pourraient tre concerns) afin quil nous prcise la date de mise en service ventuelle NB : les immobilisations des filiales franaises et de la holding sont galement gres avec ABEL.

Emprunts Les intrts et remboursements sont saisis chaque chance par la comptabilit auxiliaire. La mise jour du fichier est galement de leur ressort. Pointer les fichiers avec la fourchette de compte correspondante dans GLD320 (16410).

4.2. Comptes divers Une fois les points du tableau de bord valids, il existe dautres comptes pour lesquels le travail effectuer comprend une particularit.

Provisions pour risques et charges La partie haute (compte 151100) est mise jour tous les trimestres en fonction des informations ( rclamer) du service juridique. Le 151500 nest ventuellement mouvement quaux mois de dcembre et janvier lors du calcul pour perte de change fournisseurs. La partie basse (compte 158100) est mise jour trimestriellement en fonction des informations ( rclamer) de la RH.

Ferraillage (707800) : Une fois mis jour, ce fichier est transmettre sous format papier au responsable de la gestion des stocks.

Compte de refacturation (467110) Thoriquement ce compte devrait tre 0 en fin de mois. Cependant, il arrive que certaines demandes de refacturation ne parviennent la comptabilit auxiliaire que tardivement. Le compte est donc laiss tel quel pour rgularisation le mois suivant. En fin danne ce compte doit tre imprativement sold, si ncessaire par OD.

Compte 401999, 411999 et 512999 Ces comptes servent enregistrer toutes les OD fournisseurs, clients et bancaires de fin de mois. En effet, les comptes centralisateurs ne sont jamais mouvements manuellement pour cause de cadrage.

Compte avoir tablir (419800) 22 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 Daprs les conventions groupe, une ristourne de 4% sur le CA effectu est accorde FAE. Ces 4% sont grs par abonnement et contrls daprs une dition mensuelle de COGNOS (Spcifiques GLO\Ventes FA FAE). En cas dcart significatif, il convient dajuster la provision et den informer FAE. Un certain nombre de nos fournisseurs sont refacturs. Ceci peut tre justifi par des frais supplmentaires sur un chantier cause du fournisseur. Ces frais lui sont alors rpercuts. Le tableau de suivi (Solde cpt refact.xls) doit donc tre mis jour mensuellement daprs la balance client. Il faut si ncessaire ajuster les provisions jusquen N-1, les achats se chargeant du recouvrement. Les litiges de transport sont galement facturs aux transporteurs afin que ceux-ci nous indemnisent du montant prvu contractuellement. Un tableau est donc suivre selon le mme principe, la logistique devant suivre les comptes envoys par le crdit client.

Compte dacompte 409100 Ce compte est aliment par la comptabilit auxiliaire daprs les diffrentes demandes quelle reoit. Les prestations dj effectues la date de larrt et dun montant suprieur 1000 sont provisionnes. Si un acompte concerne une immobilisation, il faut le transfrer dans le 238000 quelque soit son montant.

Compte davoir recevoir (409800 / 409810) Le 409800 comprend la BFA mensuelle de la SNAC transmise par leur comptabilit, les abonnements des BFA fournisseurs de lanne en cours et N-1 ainsi que les factures en attente de rgularisation. Le fichier doit tre transmis tous les mois la comptabilit auxiliaire pour suivi. Les abonnements N doivent tre rviss au mois de juin et septembre si ncessaire. Le 409810 est aliment par les mouvements de stocks lors de retour de matriel, la contrepartie tant les avoirs fournisseurs. Les carts ventuels sont traits par OD dans le 607888888 aprs validation si ncessaire auprs du responsable de la gestion des stocks ( relancer si ncessaire pour des avoirs non reus).

Compte 514000 (fichier CCP) Le relev de compte du CCP ntant pas rcupr comme les autres banque Euro par COMBAC, il convient de faire un ERB manuel. Celui-ci est ralis par la comptabilit auxiliaire daprs les relevs bancaires et les critures GLD.

Fichier suivi de taux de change Accessible dans le rpertoire K:\Revision\20NN\Classe 5, il est compos de plusieurs onglets. Trois servent au suivi des taux et sont mis jour chaque semaine afin de vrifier la cohrence des variations. Les deux autres correspondent au dtail des comptes de gain et perte de change et sont aliments chaque mois. Ils doivent tre vrifis par sondage.

Achat de marchandises (607000) Ce fichier est complter laide de la requte CPT607. Cette dernire donne la dcomposition du 607 en fonction des diffrents journaux et donc des diffrents mouvements alimentant le compte. Il doit tre envoy au contrle de gestion tous les mois pour vrification de la marge. ADEFIM (447331) Cf. procdure K:\Revision\Dossier permanent FA\FA DP comptable\Procdures comptables\Formation\ Gestion priode de professionnalisation et DIF.doc .

Comptes de formation (625105 / 625605 / 622615) Ces comptes sont envoys trimestriellement aux RH pour pointage. Si erreur il y a, passer les OD ncessaires. 23 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 Informatique (611200 / 611220 / 613530 / 615610) Ces comptes sont aliments principalement par les abonnements dfinis avec linformatique en dbut danne. Le fichier sert donc de contrle de ces abonnements. Il est pointer avec JPMA tous les trimestres lexception du 613530 dfini par contrats.

Compte 706000 / 706100 / 706600 Rgulirement des avoirs devant tre imputs sur le 707100 (principalement) sont saisis sur ces comptes. Il faut donc vrifier que les pices correspondent bien de la prestation. Pour cela aller sur le compte client dans TRS (option 11, 2, 1) rechercher lavoir. Le numro de la facture dorigine est indiqu aprs le numro de lavoir. Faire alors une requte tel que ci-dessous :
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR Zone JDYEAR JDREF2 Test EQ EQ Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2007 ' 27015275'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Le numro de la facture indiqu correspond lavoir 28904353 (alimentant le 706000). Le fait quil commence par 27 signifie que la facture a t gnre en 2007. Noter galement les deux espaces prcdent le numro. Le rsultat de la requte indique que seul le 707100 a t mouvement par la facture. Il convient donc de passer une rgularisation. Longlet rcapitulatif sert de base au retraitement du cadrage du CA.

Compte 707 Il sagit dun fichier transmettre mensuellement au contrle de gestion regroupant les OD impactant les comptes de vente de marchandises. La requte CPT707 doit tre paramtre de la faon suivante :

Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND Zone JDYEAR JDPERD Test EQ EQ Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2008 03

24 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


AND AND JDJRN JDACCT NLIKE RANGE 'BL%' '707000000' '707999999'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

5. VERIFICATION DE LETAT MENSUEL DES PR

Etant donn que les stocks sont valoriss au PR toutes les fins de mois, il apparat ncessaire de suivre rgulirement les volutions de ces mmes PR. Chaque mois, le robot dite sur la B1CGST1 un tat donnant les variations des PR M/M-1 suprieurs 6%. Cet tat est transfr selon la procdure dcrite en annexe dans le fichier K:\Rvision\20NN\Situation 20NN\Etat PR 20NN.xls . Comme ce fichier comprend de nombreuses lignes, il convient de faire une slection supplmentaire afin de pouvoir effectuer la vrification. Aujourdhui, seules les augmentations de plus de 100 %, les diminutions de plus de 50 % et les variations de plus de 100 sont vrifis. Prenons par exemple, une des lignes de fvrier 2008 :
FRN 2335 VAR 21% ARTICLE DESIGNATION 885547 SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 PR 03/08 PR 02/08 ECART 1712.28 1411.48 300 .80 PS 1425.59

F2A

FRA

Cet article correspond bien notre slection avec 300 euros dcart.

Tout dabord, il faut aller chercher le numro de lOA. Le calcul ayant t dclench sur fvrier, un ou plusieurs OA ont donc t rgulariss sur cette priode. Menu INV300, option F21=historique, site blanc, filtre C (saisie de facture) et dpt blanc.
INV300-05 S44DA789 Art 885547 Filtres Trans C Grpe Clsse Type Trans C *** FRANCE-AIR *** Consultation des stocks + SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 + Dpt . + *ALL UU 100,00 Date 26/02/08 AREJCTHS1 25/03/08 JCTHOME 15:33:50 Site .. + Date dbut 0/00/00 En stck 0,000 Affctn cde 0,000 Reserv S/O 0,000 En cde 0,000 Solde Lot

UM vtes UU UM achat 3F UM stock UU % rendt X SPECIAL Nplan/formle N Rf Dp/empl. qt 951443 A1 1,000

F1=Aide

F3=Fin

F4=Invite

F5=Raff.

F8=Avant

F11=Dt.

F24=Fnct.sup.

LOA qui nous intresse est le 951443. Nous avons besoin maintenant du numro de la facture et du montant valid sur celle-ci. Menu PUR 300 ou 309 dtaill (F11)
PUR309D3-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08

25 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


S44DA789 Consultation achats JCTHOME 15:34:46 Fourn 2335 Adr liv 0103 F2A FRANCE AIR BEYNOST CHEMIN DES BARMETTES RUE DES BARRONNIERES ZA des 2B B.P. 406 BELIGNEUX 01 01360 BEYNOST 01704 0478065472 FR MR PIERRE-ANTOINE ROUER *Devise de cde* OA Lgn T Art/march Dp UM Qt cde Qt reue Qt vlrse 951443 1 0 885547 A1 UU 1,00 1,00 1,00 Art Prv. cot 1411,48000 Qt en ctr Sais 10/01/08 Liv 24/01/08 Due 28/01/08 Rec. 28/01/08 Fac 28/01/08 08/010700 Desc SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 EUR Cmmntre

F1=Aide

F3=Fin

F4=Invite

F7=Arrire

F8=Avant

F11=Dt.

F24=Fnct.sup.

Le numro est le 08/010700. Voyons maintenant le dtail de cette pice. Menu ACP310
ACP310-02 Tt *** FRANCE-AIR *** Dtail des factures AREJCTHS1 JCTHOME 25/03/08 15:36:33

Socit 10 + FRANCE AIR Fourn 2335 + F2A Devise + * DEVISE TRANSACTION * Base rgl.ann 2587075,68 Statut Facture Dvse Date fact. Dte ch.Montant facture Montant restant Description A rgler Date rem. Montant remise Remise disponible Rgl 08/010840 EUR 31/01/08 5/05/08 79,57 0,00 Rgl 08/010841 EUR 31/01/08 5/05/08 216,44 0,00 Rgl 08/010842 EUR 31/01/08 5/05/08 712,88 0,00 Rgl 08/010805 EUR 31/01/08 5/05/08 155,60 0,00 Rgl 08/010835 EUR 31/01/08 5/05/08 329,25 0,00 2 Rgl 08/010700 EUR 28/01/08 5/05/08 2047,89 0,00 Rgl 08/010698 EUR 28/01/08 5/05/08 401,76 0,00 Rgl 08/010699 EUR 28/01/08 5/05/08 636,87 0,00 Rgl 08/010605 EUR 24/01/08 5/05/08 292,86 0,00 Rgl 08/010606 EUR 24/01/08 5/05/08 925,00 0,00 Rgl 08/010607 EUR 24/01/08 5/05/08 4259,45 0,00 Rgl 08/010608 EUR 24/01/08 5/05/08 533,38 0, + 1=Sl pr vent C/G 2=Sl pr dtails OA 3=Sl pr dtails rglement F1=Aide F3=Fin F4=Invite F7=Arrire F8=Avant F11=Dt. F12=Annul. F13=Bascul F14=Rglts F15=Ouvert/ferm/ts F16=Devise ACP310-04 Tt *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08 Consult dettes-valorisat.ordres dachat Facture Date imput. Base rgl.ann Dpt Emplct A1 Qt valor. 1,000

JCTHOME

15:37:45

Socit 10 FRANCE AIR Fourn 2335 F2A * DEVISE TRANSACTION * L.fc 1 N OA 951443 Lgne Article 1 885547

08/010700 26/02/08 2587075,68 Montt valor. 1712,28

F1=Aide

F3=Fin

F7=Arr

F8=Avant

F12=Annul.

F17=Dist.C/G

F20=Dtail rgt

Le montant valid est donc de 1712,28/1=1712,28. Vrifions maintenant le prix tarif :


Menu PUR300 puis F17 PUR300D1-01 *** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08

26 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


S44DA789 Consultation achats JCTHOME 14:56:55

N DA/OA Nfournisseur Art/march Cde client Devise Demandes Tarifs actifs O.A. soldes

+ 885547

(Blanc=tous) (0=OA 1=DA) (Y=Actifs Blanc=Tous) (O=oui/ N=non/' '=Tout)

F1=Aide F3=Fin F4=Invite F14=Hist. F16=Consult.stocks PUR300D6-01 S44DA789 Ordres achat Art 885547 Dlai obt Pltq obtn Stk min UMA UU

F17=Tarifs 25/03/08 15:38:59 0,000 0,000 0,000 0,000

Achtr 0,000

*** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 Consult. tarifs JCTHOME SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 Cls 3F Rcp MEN 0,000 En stck Rcp. ANN 0,000 En cde Tlle lot 1,000 Affec.cde Cot std 1425,59000 Affctn OF

Typ Fourn Contrat Quantit (1-4) Prix 0 2335 B080108 1,000 1411,48000 Date 8/01/08 EUR 0,000 0,00000 Dbt 8/01/08 0,000 0,00000 Jusq 8/01/09 0,000 0,00000 Dern.cot 1712,28000 Nom fourniss

Quantit (5-8) Prix 0,000 0,00000 0,000 0,00000 0,000 0,00000 0,000 0,00000

F1=Aide

F3=Fin

F4=Invite

F7=Arrire

F8=Avant

F24=Fnct.sup.

Le prix dachat tant de 1411,48 , il ne correspond pas celui valid. Dans ce cas, il convient de vrifier sur la facture si laccord du service concern a bien t appos validant le nouveau montant. Ici cest le STA qui a autoris la saisie de ce prix. Pour larticle 885547 une augmentation du PR de 300,80 est donc justifie dun point de vue mathmatique par le calcul suivant : (Qt en stock fin 01/08 x PR 01/08) + (Achat 02/08 x coefficient transport fournisseur) PR 02/08 = Qt en stock fin 01/08 + Qt achet en 02/08 Soit ((0x1411,48) + (1712,28x1)) / (0+1) = 1712,28 Le coefficient de transport est consultable dans le menu PUR, option 77. La mme procdure est appliquer lensemble des articles devant tre vrifis. Le fichier K:\Rvision\20NN\Situation20NN\PR dtail 20NN.xls peut tre utile afin de recalculer le PR si celui-ci semble incohrent. Les variations ne pouvant tre expliques sont suivis dans le fichier K:\Rvision\20NN\Situation 20NN\Etat PR 20NN.xls transmis ensuite linformatique par lintermdiaire dun SVP. 27 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008

6. CADRAGE CA COGNOS / COMPTABLE

Les tableaux de bord transmis par le contrle de gestion figurant dans le reporting sont tablis dans COGNOS. Il faut donc vrifier que les deux CA correspondent. Le tableau Cadrage CA se trouve dans le rpertoire Rvision\20NN. Une impression dcran sert renseigner la fourchette de compte BPCS alimentant les ventes de marchandises. Le montant OD correspond au fichier 707000 , le ferraillage est donn par le fichier ferraillage 20NN . Pour le retraitement des factures diffrentes des types 1 ou 7, il convient de lancer la requte FACTURE7 en paramtrant la priode ncessaire :
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND Zone SIINVD SITYPE Test RANGE NLIST Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 20080501 20080531 '1' '7'

Fin Zone SITYPE SIJRNO SICUST SIINVN SIINVD F3=Exit F12=Annuler Texte Invoice Type Journal Reference No Customer Original Document Number Invoice Date F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 1 6 6 0 8 0 8 0 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Le retraitement de COGNOS se fait laide du fichier des 706 dcrit auparavant. Il suffit de prendre le montant total des pices passes sur les diffrents 706 et de le retraiter dans COGNOS celui-ci ne faisant pas de distinction entre les marchandises et les prestations. Un cart jusqu quelques milliers deuros semble normal .

7. INTERCOS

Plusieurs fois par an, aux mois de mai, septembre, novembre et dcembre, nous devons raliser les INTERCOS c'est--dire lister et pointer lensemble des oprations intra groupe afin de pouvoir les retraiter correctement lors de ltablissement du bilan annuel consolid. Toutes les filiales adressent leurs tats la comptabilit gnrale qui se charge de la rconciliation de la totalit des documents. Afin de faciliter les rconciliations, le fichier K:\Revision\N\Consolidation\MM-20NN\FA MM200NN doit tre utilis. Les diffrents onglets renseigner sont les suivants : 28 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 CLT : correspond aux soldes de chaque compte client de la filiale la fin du mois concern ainsi que les montants des ventuels effets non chus. VTES MDSES : correspond aux ventes marchandises effectues la filiale. Afin de renseigner le tableau il faut utiliser la requte INTERCOCLT. Celle-ci se paramtre diffremment selon la priode et le client.
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND Zone JDYEAR JDDCDT JDJRN JDREF1 Test EQ RANGE LIKE EQ Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2008 20080501 20080531 'BL%' '001029'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDACCT JDDESC F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Account Description F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 20 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

VTE PREST : correspond aux ventes prestations effectues la filiales. Afin de renseigner le tableau il faut utiliser la requte INTERCOCLT ci-dessus (NB il est prfrable de la paramtrer en sortie dtaille contrairement VTE MDSES qui est plus pratique en rcapitulative). FRN : correspond aux soldes de chaque compte fournisseur de la filiale la fin du mois concern ainsi que les montants des effets non chus. ACHAT MDSES : correspond aux achats marchandises effectus auprs de la filiale. Afin de renseigner le tableau, il faut utiliser la requte INTERCOFRN. Celle-ci se paramtre diffremment selon la priode et le fournisseur et en deux temps : obtenir dabord le total enregistr sur le mois puis la dcomposition par date de facture en rajoutant la zone JDDCDT.
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND AND Zone JDYEAR JDPERD JDJRN JDREF1 JDDCDT Test EQ EQ LIKE EQ RANGE Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...) 2008 05 'AP%' '02063' 20080501 20080530 Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDACCT JDDESC Texte Period Journal Entry Amount Account Description Long Dc 2 0 6 15 2 20 20

29 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


F3=Exit F5=Rapport F9=Insrer A suivre.. F11=Noms uniquement

ACHAT PRESTA : correspond aux achats de prestations auprs de la filiale. Afin de renseigner le tableau, il faut utiliser la requte ci-dessus (NB il est prfrable de la paramtrer en sortie dtaille contrairement ACHAT MDSES qui est plus pratique en rcapitulative). Une fois ces onglets renseigns, il est possible de complter les intercos proprement parler sans omettre les provisions ou reprises de provisions de lanne prcdente et en cours. Il est conseill de remplir mensuellement les onglets achat et vente. Cela permet danticiper dventuel problme ou retard de saisie des pices concernes afin dtre en phase lors de la rconciliation ainsi que de provisionner si ncessaire des pices manquantes lors dun arrt. Enfin, remplir le fichier Suivi intercos M20NN du rpertoire mentionn au dbut du paragraphe lorsque tous les documents sont disponibles.

8. REPORTING

Une fois la quasi-totalit des critures passes, il faut diter une balance afin de vrifier les soldes des comptes et dtecter dventuelles anomalies. Pour cela paramtrer le menu CFI option 4 de la manire suivante :
GLDE110-01 S44DA789 *** FRANCE-AIR *** Extraction et ditions Balances/Comptes AREJCTHS1 JCTHOME 22/05/08 16:17:30

Saisir critres type d'tats, slection critures et prsentation. Puis Entre Socits : Socits de . . . . . 10 + 10 Dtail socits . . . O (O/N) Dure considrer : Anne . . . . . . . . 8 Priodes de . . . . . 1 4 Plage de compte examiner : Position de dbut plage . . . 1 Longueur plage. . . . . . . . 9 Tranche de comptes : Comptes de. . . . . . 100000000 Prsentation : Dtail des comptes. . . . . . O Rupture/longueur N C/G . . . 1 Priodes cumules . . . . . . O

+ Consolidation . . . . . . . N (O/N)

(1 13) (1 20) (1 20) (O/N) (120) (O/N) 999999999 N (O/N) N (O/N) N (O/N)

Saut entre comptes. . . . . diter soldes zro. . . . diter mouvements zro. .

Ensuite, il faut utiliser une icne de transfert paramtre par linformatique afin dimporter le fichier sous Excel et vrifier les soldes. Lorsque la balance dfinitive est dite, il faut la traiter afin de sortir le bilan, le compte de rsultat, la CAF et les SIG. Pour cela il faut : Lancer GENERAFI sur la machine approprie. Importer la balance. Crer deux dossiers M-N/M-N-1 et M-N/M-1-N, le premier servant au reporting et le second uniquement aux Solde Intermdiaire de Gestion. Lancer les calculs sur les options A, B, D, G en utilisant successivement les options slectionner tout, initialiser et calculer. 30 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 Les ditions peuvent alors se faire : bilan, compte de rsultat, bilan dtaill, compte de rsultat dtaill, CAF 1 an et SIG (avec le dossier M-N/M-1-N pour lequel il convient de faire galement les mmes calculs). Ltat des SIG tant le seul a ne pas tre repris tel quel dans le reporting, il convient de le re-saisir dans Excel afin davoir la bonne prsentation (sur deux pages, mensuel et cumul, le fichier tant crer dans K:\Revision\20NN\Arrt mensuels\M-20NN). Le fichier des Equifi est galement renseigner. Il se trouve sous le chemin suivant : K:\Dfi\Compta\Equifi. Une fois celui-ci rempli, il faut en transmettre un exemplaire au crdit manager afin de vrifier les prvisions de BFR. Imprimer les diffrentes pages de garde afin de les intercaler dans le reporting. Le fichier se trouve dans K:\Revision\\20NN\Arrt mensuels\M-20NN. Le reporting est compos de diffrents tableaux de gestion dans un ordre dfini. Le contrle de gestion transmet la quasi-totalit des tableaux de bord lexception du tableau client transmis par le crdit client. Lordre des pices est le suivant : garde, SIG mensuel et cumul, bilan et compte de rsultat synthtiques, garde, bilan et compte de rsultat dtaills, garde, Equifi et CAF, garde puis les diffrents tableaux de bord soit : Compte de rsultat FRANCE AIR format groupe cumul Compte de rsultat FRANCE AIR format plurimensuel Ralesti MB PR/PS Produit N/N-1 MB PR/PS Produit N/Prv Tableau de bord produit Tableau de bord march Tableau de bord VPI Frais gnraux par comptes Frais gnraux par sections Balance DSO par rgions Tableau de bord crdit client Tableau de bord achats Tableau de bord service client Tableau de bord qualit Tableau de bord ressources humaines Le reporting sera ensuite distribu aux personnes mentionnes sur la page de prsentation.

9. PREVISION DU BFR

Tous les mois nous devons transmettre la comptabilit auxiliaire les prvisions pour le mois en cours des autres crances, autres dettes, dettes fiscales et sociales et charges constates davances ncessaires au calcul de la prvision du BFR. Pour cela il faut utiliser le fichier CTRL PREV BFR N du rpertoire K:\Rvision\20NN. Une fois larrt mensuel termin, il faut mettre jour les donnes afin de comparer la prvision au rel sur le mois coul. En cas dcart important, rechercher lorigine afin den tenir compte pour les prochaines prvisions.

31 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 La prvision du mois en cours se fait en tenant compte des diffrents abonnements qui seront valids sur le mois et des saisies ayant eu lieue en M-1 et N-1. Les fichiers de suivis des comptes dabonnement peuvent tre mis jour par avance et servent donc de base aux prvisions de diffrents comptes.

10. AXES DAMELIORATION Dans le cadre dun changement de logiciel, il apparat ncessaire de tenir compte de plusieurs points sur lesquels le nouveau programme doit apporter des volutions significatives.

Les Interfaces Le premier point concerne le problme des multiples cadrages effectuer cause des diffrentes interfaces. Rduire au strict minimum ces interfaces serait un gage de fiabilit ainsi quun gain de temps apprciable. Le problme est que cela parait peut envisageable. En effet, passer dun intgr comme BPCS un logiciel spcifique multiplie les applications et donc les interfaces qui sont encore plus complexes grer. Il est donc ncessaire de les contrler parfaitement. Il est ncessaire galement de pouvoir faire voluer les interfaces sans pertes de qualits et sans problmes techniques. La quantit de donnes transfrer dun logiciel un autre pose galement problme. Aujourdhui certains champs comme par exemple le numro des factures fournisseurs ne sont pas transfrs dans tous les modules, ce qui rend impossible le suivi des rglements fournisseurs dans TRS. Nous devons donc tre en mesure de rcuprer toutes les donnes dont nous avons besoin sans contraintes techniques.

Rvision des comptes Un autre point essentiel est la facilit avec laquelle les comptes pourront tre consults. Actuellement BPCS affiche les critures du dtail dun compte tel que ci-dessous :
GLD320-05 S44DA789 *** FRANCE-AIR *** Consult. soldes comptes C/G Dtail des EJ 8 0,00 ELECTRICITE Solde clture AREJCTHS1 JCTHOME Prde 14/08/08 09:52:03 8

Socit 10 Compte 606120.000 Stock dbut mois

71788,95

Actions : 1=Sl. EJ Date Description Mtt AP9750 15/01/08 F c12/2007 EDF 66566 831,60 001244 2/01/08 OD LOCAUX 2007 1200,00CM0128 31/01/08 PROV 2008 DECAL 1M L 583,00 AP0279 11/02/08 F cons0108 EDF 824,33 AP0787 11/03/08 F cons0208 EDF 68111 710,32 AP1420 10/04/08 F cons0308 EDF 510,42 AP1858 13/05/08 F cons0408 EDF 73647 278,23 AP2326 9/06/08 F cons0508 EDF 89367 203,15 AP2871 7/07/08 F cons0608 EDF 277,39 AP9750 15/01/08 F ab0101010308 EDF 315,66 CM0128 31/01/08 PROV 2008 DECAL 1M L 121,00 AP0758 7/03/08 F ab01030105 EDF 316,12 F1=Aide F3=Fin F7=Arrire F8=Avant F11=Dt. F12=Annul. F17=Rcap.montant

qt 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000

On peut constater que lcriture CM0128 est clate car elle comprend plusieurs sections analytiques alors que nous sommes en consultation par comptes et non par sections. A noter galement que les dates des critures ne se suivent pas. Ces deux problmes rendent impossible la lecture dun compte directement dans BPCS. Cest 32 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 pourquoi la plupart des comptes rviser sont transfrs dans Excel afin dy tre analyss. Une consultation pratique est ncessaire.

Les dates de saisies Il nest pas possible de dterminer dans TRS des priodes sur lesquelles les personnes peuvent saisir les diverses pices. Il en rsulte comme vu en dbut de manuel, des critures saisies diffrentes dates (par exemple rien nempche de saisir une criture en date du 01/01/1901 ou 31/12/2099). Il en est de mme pour les pices clients en particulier les avoirs. Il est donc ncessaire de pouvoir empcher la saisie sur des priodes cltures.

Les sections analytiques Ds quune section nest plus valide, il est ncessaire de pouvoir empcher la saisie sur celle-ci, ce qui nest pas possible avec le logiciel actuel et est donc lorigine de nombreuses erreurs et corrections. La fiabilit de la comptabilit analytique sera amliore.

La validation des donnes saisies Aujourdhui, selon le type dune criture et le module dans lequel elle est saisie, son intgration dans le systme comptable ne se fait pas au mme moment. Par exemple, les critures fournisseurs ne sont plus modifiables une fois saisies, contrairement aux OD de comptabilit gnrale (modifiable au cours de la journe). Il en est de mme dans TRS, les critures bancaires de compte compte ne peuvent tre modifies par opposition aux critures dAssedic par exemple. Il est souhaitable davoir le mme traitement pour lensemble des critures et plus prcisment la possibilit de corriger dans la journe une erreur constate.

La saisie des factures Etant donn le nombre de factures saisies quotidiennement dans notre systme, il apparat trs important que le nouveau menu soit le plus convivial possible tout en ne ngligeant pas les points suivants : une gestion plus facile des devises et des OA, un grand nombre de lignes dispositions pour les factures de frais gnraux, un champ de libell plus long ou multiple afin davoir le maximum dinformations en comptabilit gnrale, un calcul correct de la TVA.

La saisie des rglements clients La aussi, le nombre de rglements quotidiens induit une trs bonne ergonomie.

Le lettrage des comptes Le lettrage devra galement tre plus performant que ce qui existe aujourdhui, le fait de limiter les modules devrait tre bnfique (deux lettrages pour les comptes fournisseurs aujourdhui, un dans TRS, un dans ACP).

Gestion des taux de change Il est impossible aujourdhui de grer correctement les taux de change en raison de la complexit du systme (trop de modules) et de son fonctionnement (impossibilit dutiliser un taux spcifique). Ce point doit donc tre grandement amlior.

Rglements fournisseurs La gestion des rglements doit galement tre simplifie par rapport ce que nous connaissons aujourdhui. 33 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 A savoir : possibilit de saisir diffrents types de rglements simultanment sans que cela ne pose problme, possibilit en cas derreur au niveau des dates de LCR dannuler les critures la mme date que lerreur.

Requtes Il est impratif davoir la possibilit de faire facilement les diffrentes requtes que nous sommes amens effectuer. La vrification des PR doit permettre de remonter jusquau calcul dtaill. Les requtes ncessaires la rvision des comptes doivent tre effectues plus simplement (avec un seul fichier de donnes, les champs sont donc tous accessibles et ont des noms uniformiss).

34 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 ANNEXES Pour lancer une requte Il faut appeler la ligne de commande (F21) afin de valider linstruction WRKQRY. Lcran suivant apparat alors :
Gestion d'analyses Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE. Option . . . . . . 2 1=Crer 2=Modifier 3=Copier 4=Supprimer 5=Afficher 6=Imprimer la dfinition 8=Lancer par lots 9=Lancer Nom, F4 pour liste Nom, *LIBL, F4 pour liste

Analyse . . . . . . Bibliothque . .

gjdmtcpt JCT

F3=Exit

F4=Invite

F5=Rafficher

F12=Annuler

Option : action effectuer (2 systmatiquement) GJDMTCPT correspond au nom de la requte. Cest celui-ci qui sert la plupart du temps renseigner les fichiers Excel (F4 permet davoir la liste des requtes disponibles dans la bibliothque de lutilisateur slectionn). Bibliothque : nom de la bibliothque dans laquelle se trouve la requte. Lcran suivant est celui-ci :
Dfinition de l'analyse Analyse . . . . . : Bibliothque . : GJDMTCPT JCT Option . . . . . : CCSID . . . . . . : MODIFIER 65535

Indiquez vos options, puis faites ENTREE. F21 pour choisir toutes les options. 1=Choisir Opt > > > > > > > > > F3=Exit Option de dfinition d'analyse Choisir les fichiers Dfinir les zones rsultat Choisir les zones et leur squence Choisir les enregistrements Choisir les zones de tri Choisir la squence de classement Choisir le formatage des colonnes Choisir les fonctions rcapitulatives du rapport Dfinir les ruptures de contrle Choisir le type et la nature de la sortie Indiquer les options de traitement F5=Rapport F12=Annuler

35 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008


F13=Dessin F18=Fichiers F21=Toutes les options

Loption slectionner est la zone Choisir les enregistrements ce qui amne lcran de paramtrage :
Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR Zone Test Valeur (Zone, Nombre, 'Caractres', ou ...)

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin F9=Insrer F20=Rorganiser Long Dc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Une fois paramtr, la requte sexcute en appuyant sur F5.

Description des diffrentes zones de la requte GJDMTCPT :


JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT JDDESC JDREF1 JDDCDT JDYEAR JDREF2 JDDCRF Period Journal Entry Amount Profit Center Account Description Reference 1 Document Date Year Reference 2 Document Reference Mois de lcriture Numro du journal Montant Section analytique Compte comptable Libell de lcriture Numro du tiers Date de la pice Anne Numro des pices clients (2 espaces avant le n) Numro fournisseur des factures fournisseurs

Les valeurs de ces paramtres ncessitent selon la recherche des ctes.

Les oprations principales sont les suivantes :


EQ NE LT GT RANGE LIST LIKE NLIKE Egal Diffrent Infrieur Suprieur Compris Liste de plusieurs valeurs pour un critre Commence par Ne commenant pas par

Il peut tre ventuellement ncessaire de modifier dautres options comme : Choisir les zones et leur squence : permet de slectionner les zones afficher lors du rsultat de la requte ( modifier sil porte sur des lments fournisseurs ou clients). Choisir les zones de tri : des tris sur plusieurs zones sont possibles. 36 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc

Manuel tabli en 2008 Choisir les fonctions rcapitulatives du rapport : permet de dfinir les zones soumises aux oprations de somme, moyenne et comptage entre autre. Dfinir les ruptures de contrle : permet de choisir les zones sur lesquelles sappliquent les oprations cidessus. Choisir le type et la nature de la sortie : permet de choisir entre une sortie dtaille ou rcapitulative (dune somme par exemple). Une fois le rsultat affich, slectionner les donnes copier dans Excel en les encadrant la souris, puis effectuer un copier coller.

Transfrer une requte dans Excel. Il ne faut pas excuter la requte en faisant F5 mais F3. Sur le nouvel cran, modifier lexcution en slectionnant loption 1 et non 3. Un fichier sera alors gnr quil convient de transfrer dans un premier temps dans un rpertoire temporaire. Pour cela, appeler la ligne de commande (F21) afin de valider linstruction CPYSPLF. Lcran suivant apparat alors :
Copier un fichier spoule (CPYSPLF) Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE. Fichier spoule . . . . . . . Fichier BD de destination . Bibliothque . . . . . . . Travail . . . . . . . . . . Utilisateur . . . . . . . Numro . . . . . . . . . . Numro de fichier spoule . . Nom de systme de travail . Fichier spoule cr: Date de cration . . . . . Heure de cration . . . . Membre de destination . . . Remplacement ou ajout enregs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . qpquprfil jct *LIBL arejcths1 jcthome *ONLY *ONLY *ONLY *FIRST *REPLACE Nom Nom Nom, *LIBL, *CURLIB Nom, * Nom 000000-999999 1-999999, *ONLY, *LAST, *ANY Nom, *ONLY, *CURRENT, *ANY Date, *ONLY, *LAST Heure, *ONLY, *LAST Nom, *FIRST *REPLACE, *ADD

Fin F3=Exit F4=Invite F5=Rafficher F13=Mode d'emploi invite Paramtre FILE obligatoire. F10=Autres paramtres F24=Autres touches F12=Annuler +

QPQUPRFIL : le nom du fichier gnr JCT : le nom du rpertoire temporaire utilis ARE est lcran sous lequel le fichier a t gnr. Utilisateur : le profil de la personne ayant lanc ltat. Si plus dun tat a t gnr, il faut renseigner galement le numro de ltat (ces informations sont accessibles dans les tats de lutilisateur). Puis faire un transfert AS400 / Windows (paramtr sur le poste par linformatique), le fichier est alors accessible dans Excel.

Sur les copies dcran, les zones surlignes en jaune sont celles renseigner pour le paramtrage des tats et des requtes.

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Manuel tabli en 2008 Les OD sont saisies dans un fichier Excel : OD XXX.xls (ou XXX sont les initiales de la personne concerne). Le fichier est donc accessible toute la comptabilit. Paramtrage des priodes. La cration dun reporting mensuel implique de grer de faon rigoureuse les dates de saisie des pices en comptabilit. Pour cela, il existe plusieurs menus paramtrer le premier jour du mois ouvr dans GLD afin de limiter au maximum la saisie sur une priode clture. Menu GLD01 option 7 Fichier des priodes : dfini la priode sur laquelle les OD de comptabilit gnrale et les factures fournisseurs peuvent tre saisies. Menu GLD01 option 32 Imputation des critures Mois en cours : modifier le mois puis sortir en faisant F3 (vrifier si besoin est que la modification a bien t valide). Menu GLD01 option 33 Imputation des critures Mois supplmentaire : mme manipulation que cidessus pour le mois antrieur. Menu GLD01 option 34 Imputation des sous systmes : dfini la fourchette des priodes pour lesquelles le robot va intgrer les critures.

38 K:\DFI\compta\Procdures comptables ou fiscales\procdures d'arrts\Manuel arrt mensuel des comptes.doc