Access+2007 Verrou 2

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Support de cours Access

Version 2007

Access version 2007 copyright Outils-bureautique.com
2

I . P RESENTATI ON GENERAL E D ACCESS . . . . . . . . . . . . . 4
A. DEFINITION ..................................................................... 4
B. POURQUOI EXCEL ET POURQUOI ACCESS .................................. 4
C. INTERET DUN SGBDR .......................................................... 4
D. SIX TYPES DOBJETS ........................................................... 5
E. PRESENTATION GENERALE DES OBJETS .................................... 5
1. Une Table ............................................................................................................................. 5
2. Une Requte ........................................................................................................................ 6
3. Un Formulaire ..................................................................................................................... 6
4. Un Etat ................................................................................................................................. 6
5. Une Macro ........................................................................................................................... 6
6. Un Module ............................................................................................................................ 6
I I . L A TABL E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
A. DEFINIR LA STRUCTURE DES TABLES ....................................... 7
1. Deux mode de !iualiation " ......................................................................................... #
2. $articularit% de c&am' ................................................................................................ #
3. $lu en d%tail ur le c&am' ........................................................................................... (
B. GESTION DES DONNEES DANS LA TABLE ................................. 10
1. )e enre*itrement ....................................................................................................... 1+
2. ,etion *%n%rale de la table .......................................................................................... 12
I II . CL ES P RI MAI RES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1. Rec&erc&e 'ar la cl% 'rimaire " ..................................................................................... 14
2. -r%ation d.une cl% ............................................................................................................. 14
3. /u''rimer la cl% 'rimaire " ............................................................................................ 15
4. -l% ur deux c&am' " ..................................................................................................... 15
5. $articularit% de la cl% 'rimaire " ................................................................................. 15
I V. REL ATIONS ENTRE L ES TABL ES . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1. $rinci'e *%n%ral ................................................................................................................ 16
2. D%0inir le relation ........................................................................................................ 1#
3. ,etion de relation ...................................................................................................... 1(
V. L A REQUETE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
A. PRINCIPES GENERAUX ........................................................ 1
B. CREATION DUNE REQUETE .................................................. !0
1. D%0inition de crit1re ................................................................................................... 21
2. )e t2'e de requte ..................................................................................................... 24
Sommaire

3
VI . L E FORMULAIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . !6
A. CREATION DU FORMULAIRE .................................................. !6
B. PERSONNALISER LE FORMULAIRE ........................................... !7
1. Mode 0ormulaire.............................................................................................................. 2#
2. Mode 'a*e ......................................................................................................................... 2#
3. Mode cr%ation .................................................................................................................. 2(
C. TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE ............................................ "1
1. Touc&e de d%'lacement ................................................................................................ 31
2. Filtre3 tri et rec&erc&e .................................................................................................. 31
D. LES SOUS#FORMULAIRES .................................................... "!
1. $rinci'e de ou40ormulaire ...................................................................................... 32
2. -r%ation 0ormulaire ........................................................................................................ 32
VI I . L $ ETAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . "4
A. CREATION D$UN ETAT AUTOMATIQUE .................................... "4
1. Mode %tat et mode a'er5u ........................................................................................... 34
2. Mode 'a*e ......................................................................................................................... 34
3. Mode cr%ation .................................................................................................................. 34
B. CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT ............................... "5
C. OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS .......................... "6
D. LES ETIQUETTES .............................................................. "%
VI II . TRANSFERT DE DONNEES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . "
A. COPIER & COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS ............................... "
B. COPIER & COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL ............................... "
I X. GESTI ON DES L I STES DEROUL ANTES . . . . . . . . . . . . 40
A. LISTE DEROULANTE TAPEE MANUELLEMENT .............................. 40
B. LISTE DEROULANTE LIEE A UNE AUTRE TABLE .......................... 40
C. MODIFIER LE CONTENU D$UNE LISTE DEROULANTE .................... 4!

4
I. PRESENTATION GENERALE D ACCESS
A. DEFINITION
Access : "L'armoire de classement en informatique"

Access est associ aux logiciels de la famille des S.G.B.D.R. (Systme de Gestion de Base de
Donnes Relationnelle).

Cela permet des grer des volumes importants de donnes, rpartis par nature dans des entits
(les clients, les fournisseurs, les produits).
Les relations mises en uvre entre ces entits nous permettront ensuite d'effectuer des
recherches, d'afficher l'cran ou d'imprimer des lments rpartis dans ces diffrentes entits.
B. POURQUOI EXCEL ET POURQUOI ACCESS
Le mode filtre dans Excel permet de grer une base qui ne contiendra qu'une seule table.
L'impression sera uniforme.

Access intervient si l'on doit grer des donnes rparties dans plusieurs tables avec
ventuellement des requtes mmoriser et des modes d'impression divers et varis.
C. INTERET D UN SGBDR
)e 'rinci'e d6un /,7DR et de ne 8amai aiir de in0ormation redondante.

/i le coordonn%e du client ont d%89 %t% aiie3 lor de l6enre*itrement de a commande3 on
ne !a a00ecter 9 la commande que le code client qui 'ermettra 'ar le 8eu de relation de
retrou!er toute e coordonn%e.

$ar le tra!ail a!ec le requte3 nou 'ourron a!oir 9 tout moment3 la lite exacte de
commande 'a%e 'ar le client a2ant 'our code -1. )e nom aurait %t% une mau!aie cl%3
'uique 'luieur client 'eu!ent a!oir le mme nom.

)e 0ormulaire et %tat 'ermettront d6a!oir une !iion imultan%e ur 'luieur table :le
table dan ;cce le 'ermettent aui<.

De in0ormation commune 'ou!ant e trou!er ur 'luieur table3 la RE);T=>? 'ermettra
d.%tablir une liaion entre ce enre*itrement.

5
D. SIX TYPES D OBJETS
De TABLES 'our toc@er le donn%e.
De REQUETES 'our raembler le donn%e requie 'ro!enant d.une ou 'luieur table.
De FORMULAIRES 'our a00ic&er le donn%e 'ro!enant de table ou de requte 'our le
lire3 le modi0ier ou aiir de nou!elle donn%e.
De ETATS 'our im'rimer le donn%e ou le anal2e.
De MACROS 'our automatier de tAc&e.
De MODULES 'our toc@er le code Microo0t ;cce 7aic que !ou 'ou!eB r%di*er 'our
'eronnalier3 o'timier ou %tendre !otre bae de donn%e.
E. PRESENTATION GENERALE DES OBJETS

1. Une Tabl e
U'( )*+,( (-) .' ('-(/+,( 0( 01''2(- 3(,*)45(- 6 .' -.7() -8294:4;.(.
)e table or*anient le donn%e en colonne :-C;M$/< et en li*ne :E?RE,=/TREME?T/<.
-&aque c&am' contient un %l%ment d.in0ormation ur une 0ic&e. -&aque enre*itrement
contient l.enemble de in0ormation relati!e 9 une 0ic&e.

6
2. Une Requt e
U'( 3(;.<)( (-) .'( ;.(-)41' ;.( ,1' 81-( 6 ,* +*-( 0( 01''2(-. L* 3281'-( (-) :1.3'4(
0*'- .'( :(.4,,( 0( 3281'-(- 0='*/4;.(-.
>n 'eut " ;00ic&er de donn%e reli%e 'ro!enant de 'luieur table
Modi0ier de !aleur dan la 0euille de donn%e de la requte et mettre 9 8our
la table
3. Un Formul ai re
U' :13/.,*43( -(3) 6 *::49>(3 () 6 /104:4(3 0(- 4':13/*)41'- 0*'- ,* +*-(
('3(?4-)3(/(') 8*3 ('3(?4-)3(/(').

)e donn%e 'ro!iennent *%n%ralement d.une table ou d.une requte. =l et com'o% de
CONTROLES tel que de Bone de texte3 de cae 9 coc&er3 de lite d%roulante. >n 'eut
2 ra8outer de %l%ment *ra'&ique.
$our cr%er un 0ormulaire on 'eut utilier le aitant qui 'oeront le contrDle 'ar d%0aut
et !ou 'ourreB 'eronnalier le 0ormulaire.
4. Un Et at
L(- 2)*)- -(35(') 6 *::49>(3 () 6 4/834/(3 0(- 4':13/*)41'- 0( 51)3( +*-( 0( 01''2(-.

=l et 'oible d.e00ectuer de re*rou'ement ur 'luieur ni!eaux et d.%tablir de calcul.
)e donn%e d.un %tat 'ro!iennent *%n%ralement d.une table ou d.une requte.
5. Une Macro
U'( /*931 (-) .' ('-(/+,( 0*9)41'- *.)1/*)4-2(-.

-elle4ci 'ermettront d.automatier de tAc&e et 'ourront tre attac&%e 9 de contrDle3 9
de 0ormulaire3 de %tat.
)e coneiller 'eut aider 9 r%di*er de macro im'le.
6. Un Modul e
L(- /10.,(- -1') 0(- .'4)2- 0( 910(- 3204?2(- 0*'- ,( ,*'?*?( A99(-- B*-49.

>n 'eut %crire et utilier de module 'our automatier et 'eronnalier la bae de donn%e
d.une mani1re tr1 rec&erc&%e.

7
II. LA TABLE

A. DEFINIR LA STRUCTURE DES TABLES
U'( )*+,( (-) .' ('-(/+,( 0( 01''2(- 3(,*)45(- 6 .' -.7() -8294:4;.(.

)e table or*anient le donn%e en colonne :-C;M$/< et en li*ne :E?RE,=/TREME?T/<.
-&aque c&am' contient un %l%ment d.in0ormation ur une 0ic&e. -&aque enre*itrement
contient l.enemble de in0ormation relati!e 9 une 0ic&e.

1. Deux modes de vi sual i sat i on :
Mode cr%ation :action ur la tructure de la table<
Mode 0euille de donn%e :action ur le donn%e<
2. Part i cul ari t s des champs

UtilieB la touc&e F1 'our obtenir de l.aide 'our c&acune de 'ro'ri%t% 9
'eronnalier.
N1/ 0. 9>*/8 @ 64 caract1re maximum3 code interdit. E F G.
E'ace3 accent non recommand%. ?om court et im'le
T=8( 0( 01''2(- @ ?ature de la donn%e 9 aiir dan le c&am'
T(A)( @ R%er!% 'our le libell%3 maxi 255 caract1re
M2/1 @ Texte lon* de 32+++ car maxi3 il ne 'eu!ent 'a tre index%.
N./234;.( @ T2'e num%rique
D*)(B>(.3( @ T2'e num%rique date ou &eure
M1'2)*43( @ T2'e num%rique3 'r%ciion 8uqu.9 15 c&i00re 9 *auc&e de la
!ir*ule et 4 9 droite.
N./231A.)1 @ ?ombre automatiquement incr%ment% 'ar ;cce 9 c&aque
nou!el enre*itrement. >n ne 'eut 'a le mettre 9 8our.

8
O.4BN1' @ T2'e de donn%e 'ou!ant tre ;cti0 ou =nacti0 :cae 9 coc&er<.
=l ne 'eu!ent 'a tre index%.
L4*4-1' OLE @ $our lier l.enre*itrement 9 une ima*e :!iible en 0ormulaire et
%tat<. =l ne 'eu!ent 'a tre index%.
P4C9( 714')( " $ermet de 'ointer un ou 'luieur 0ic&ier
L4(' >=8(3)(A)(@ $our 'ermettre une aiie d6adree qui era li%e directement
aux 'a*e cit%e.
3. Pl us en dt ai l sur l es champs
*D T=8( 0( 01''2(- TEXTE
F13/*) " $aram%tra*e d.un 0ormat automatique 9 a''liquer a'r1 la aiie de donn%e.
$eronnaliation 'our n.im'orte quel t2'e de donn%e "
E -aract1re de texte :caract1re ou e'ace< requi.
F -aract1re de texte non requi.
G Force tou le caract1re en tre en minucule.
H Force tou le caract1re en tre en ma8ucule.
Format Donnes mmorises Donnes affiches
@@@-@@-@@@@ 465043799 465-04-3799
@@ @@ @@ @@ @@ 0478505050 04 78 50 50 50
> durand DURAND
< Durand Durand
M*-;.( 0( -*4-4( " $ermet de 'r%d%0inir le mode de aiie dan le c&am'3 il rem'lace le
0ormat. -e maque 'eut tre d%0init 'ar l.aitant :Hitu% 9 droite de la
'ro'ri%t%<.
+ -&i00re obli*atoire de + 9 I I -&i00re 0acultati0 de + 9 I
) Une lettre obli*atoire J Une lettre o'tionnelle
; -&i00re ou lettre obli*atoire a -&i00re ou lettre 0acultati0
K -aract1re ui!ant comme un caract1re litt%ral
L2?('0( " ?om qui rem'lacent le nom de c&am' dan le table en mode de donn%e ou
'our le %tiquette de contrDle dan le 0ormulaire et %tat.
V*,(.3 8*3 02:*.) " Laleur automatique 'ro'o%e 'ar d%0aut
MDate:< 'our obtenir le date
MTem':< 'our l.&eure
MDate:<NTem':< 'our la date et l.&eure
V*,40( -4 " $ermet de d%0inir de r1*le de !alidation 'our une table. -ontient une !aleur
ou une ex'reion.
>100 Entre 10 et 50 Entre A* et C* <>0

9
M(--*?( -4 (33(.3 " Texte )ibre qui .a00ic&era dan une boite de dialo*ue en ca de aiie
non acce't%e 'ar la 'ro'ri%t% !alide i.
)e deux 'ro'ri%t% ci4deou a*ient en binDme
N.,, 4')(304) " >ui MO le c&am' exi*e une !aleur ?on MO aucune !aleur exi*%e
C>*I'( 540( *.)134-2( " >ui autorie %!entuellement l.e'ace 9 la 'lace d.une aiie
Exem'le le 'lu retricti0 dan la aiie " O.4 ur ?ull interdit et N1' ur c&aPne !ide
autori%e MO eule une aiie i*ni0icati!e era acce't%e.
I'0(A2 " $ermet d.a''liquer un index ur ce c&am' en ca de rec&erc&e 0r%quente. >n
'eut indexer a!ec ou an doublon.
+D T=8( 0( 01''2(- MEMO
)e 'rinci'e et le mme que 'our le texte au0 que ce t2'e et detin% 9 de la aiie de
commentaire.
9D T=8( 0( 01''2(- NUMERIQUE
T*4,,( 0. 9>*/8 @
>ctet " nombre com'ri entre + et 255 :1 octet<
Entier " Entre 432+++ et N32+++ :2 octet<
Entier lon* " Entre 42 milliard et N2 milliard :4 octet<
R%el im'le " $r%ciion ur 6 c&i00re a'r1 la !ir*ule :4 octet<
R%el double " $r%ciion ur 1+ c&i00re :( octet<
0D T=8( 0( 01''2(- MONETAIRE
T2'e identique au num%rique a!ec le c&oix du mon%taire. -e t2'e et recommand% dan le ca
de calcul contenant de d%cimale et n%ceitant de arrondi tr1 'r%ci.
(D T=8( 0( 01''2(- DATE B JEURE
F13/*) @ >n 'eut 'eronnalier le 0ormat ou c&oiir dan la lite de 0ormat.
Date3 *%n%ral " ;00ic&e Date etQou &eure ui!ant la 0ra''e
;utre 0ormat ex'liqu% 'ar un exem'le
)e 'aram%tra*e utilie la codi0ication ui!ante "
:D T=8( 0( 01''2(- N./23A.)1
$ermet d.incr%menter en automatique un c&am' 'our c&aque nou!elle li*ne. -ela 'ermet entre
autre de d%0inir une cl% 'rimaire ur un c&am' ind%'endant et automatique. -ela 'ermet
d.%tablir de relation entre table ur un c&am' *%r% ind%'endamment de autre c&am'.

$our %tablir une relation ur un com'teur
=l 0aut d%clarer le c&am' de t2'e N./231A.)1 ur la table cDt% 1
=l 0aut d%clarer le c&am' de t2'e N./234;.( a!ec le 0ormat E')4(3 L1'? ur le
table li%e

10
?D T=8( 0( 01''2(- OUI B NON
$ermet d.utilier de cae 9 coc&er a!ec deux !aleur 'oible :LR;= ou F;UR<
>D T=8( 0( 01''2(- LIAISON OLE
$ermet de m%morier de lien >)E a!ec un 0ic&ier contenant une ima*e. -ette ima*e ne era
'a !iible dan le table mai dan le 0ormulaire et %tat.
4D T=8( 0( 01''2(- LIEN JYPERTEXTE
$ermet de m%morier de lien !er une 'a*e Seb3 une adree e4mail ou un 0ic&ier.
7D T=8( 0( 01''2(- PIECE JOINTE
$ermet de m%morier de lien 'our ou!rir un ou 'luieur 0ic&ier aoci%. ;ttention3 la
modi0ication de la 'i1ce 8ointe de!ra tre obli*atoirement demand%e 'ar ;cce. )a 'i1ce
8ointe et toc@%e directement dan la bae. )a bae 'eut ra'idement a!oir une taille
!olumineue.
B. GESTION DES DONNEES DANS LA TABLE
1. Les enregi st rement s
)a table doit tre obli*atoirement enre*itr%e 'our 'ermettre la aiie
Tabulation ou Entr%e -&am' itu% 9 droite
/&i0t Tabulation -&am' itu% 9 *auc&e
F2 Mode /%lection ou Mode modi0ication
D%but de li*ne :mode %lection< ou d%but de c&am' :mode
modi0ication<
Fin Fin de li*ne :mode %lection< ou Fin de c&am' :mode modi0ication<
-TR) 1
er
c&am' du 1
er
Enre*itrement
-TR) Fin

1
er

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Dernier
nouveau
Pour
rechercher

11

).enre*itrement et automatiquement au!e*ard% ur dique d1 que l.on quitte la
li*ne de aiie
*D A''.,*)41' (' 91.3- 0('3(?4-)3(/(')
Ec&a' " annule c&am' en cour
2
1me
Ec&a' " annule enre*itrement en cour

Dan le ca oT une r1*le de !alidation et !iol%e3 on ne 'ourra quitter la li*ne
qu.a'r1 une aiie correcte ou l.annulation com'l1te de la aiie de l.enre*itrement
en cour :2 0oi Ec&a'<
+D R(9>(39>( 0199.33('9(
Une rec&erc&e d.occurrence 'ourra tre a''liqu%e dan un c&am' de la table ou ur la table
com'l1te
1Q /%lectionneB la colonne concern%e 'ar la rec&erc&e :o'tionnel<
2Q -lic ur le ruban ;ccueil et le bouton

ou clic droitU
Rec&erc&er

>n 'eut aui ta'er
dan la barre en ba
de l.%cran
l.occurrence rec&erc&%e
9D S.8834/(3 .' ('3(?4-)3(/(')
1Q /%lectionneB le ou le enre*itrement !oulu
2Q ;cti!eB la touc&e /u''r ou le ruban ;--UE=)U /u''rimer l.enre*itrement
=l 0audra con0irmer la u''reion dan une boPte de dialo*ue
0D M104:4(3 ,* 832-(')*)41' 0( ,* )*+,(
)a 'r%entation retera tr1 aut1re3 n%anmoin !ou 'ourreB modi0ier le %l%ment ui!ant "

Largeur de colonne
Slection dune colonne
Hauteur des lignes
Slection de lenregistrement

12
(D M4-( (' 8*?(
)a mie en 'a*e et retreinte :mar*e U orientation 'a'ier<
7outon >00ice U ;'er5u a!ant im'reion U bouton Mie en 'a*e
:D L4/83(--41'
7outon >00ice 4 =m'reion
=m'reion %lecti!e "
1Q /%lectionneB le enre*itrement ur la 0euille de donn%e3
2Q Fic&ier U =m'rimer et acti!eB l.o'tion /%lection
?D T34 0(- ('3(?4-)3(/(')-
)e tri 'eut 'orter ur 'luieur c&am'3 mai il et a''liqu% en 'riorit% de *auc&e 9 droite
1Q -lic ur la colonne er!ant de cl% de tri
2Q -lic ur le bouton 'our un tri croiant ou ur 'our un tri d%croiant
3Q -lic ur le bouton E00acer tri

2. Gest i on gnral e de l a t abl e
*D C184(3 # C1,,(3
=l et 'oible de co'ier un c&am'Qou un enre*itrement 'our le coller dan un autre :Menu ou
7outon<
)a co'ie 'eut .e00ectuer en li*ne ou en colonne entre le table
+D C184(3 & C1,,(3 8*3 *71.)
1Q /%lectionneB l.enre*itrement 9 co'ier et ;ccueil U -o'ier
2Q ;cti!eB le menu Ruban accueil U -oller 'ar a8out
;!ant de quitter l Venre*itrement il 0aut modi0ier le contenu du c&am' de la cl%
'rimaire 'our %!iter le mea*e d.erreur li% 9 la aiie d.un doublon.
9D D28,*9(/(') 0.'( 91,1''(
1Q /%lectionneB la colonne et lAc&er le clic
2Q -liqueB ur la barre *rie de la colonne %lectionn%e et *lier !er le 'oint
d.inertion.
0D M*-;.(3 .'( 91,1''(
1Q /%lectionneB la colonne
2Q Ruban ;ccueil U *rou'e enre*itrement U commande 'lu
>u -lic droit U Maquer

13
(D A::49>(3 ,(- 91,1''(- /*-;.2(-
1Q Ruban ;ccueil U *rou'e enre*itrement U commande 'lu
-lic droit U ;00ic&er le colonne
:D F4?(3 .'( 1. 8,.-4(.3- 91,1''(- 6 ,293*'
1Q /%lectionneB le colonne :en continu<
2Q Ruban ;ccueil U *rou'e enre*itrement U commande 'lu U Fi*er le colonne
$our le lib%rer c&oiir le menu Ruban ;ccueil U *rou'e enre*itrement U commande
'lu U lib%reB le colonne

)e colonne lib%r%e ne e re'oitionnent 'a 9 leur 'lace d.ori*ine
?D M104:4(3 ,* 81,49(
Toute la table ubira le mme attribut
;ccueil U $olice
>D F4,)3(3 .'( )*+,(
)e 0iltre 'ermet de modi0ier 'ro!ioirement le tri d.une table a!ec 'luieur cl% 'oible.
-ela 'ermet aui de d%0inir de crit1re 'our n.a00ic&er que le enre*itrement
r%'ondant 9 ce crit1re.
On peut filtrer directement sur la colonne (cf pratique sur Excel)
Le bouton Options avances pour utiliser dautres techniques de
filtre
Dont Filtre/ Tri avanc pour activer lassistant requte
4D S.8834/(3 .'( )*+,(
1Q Fermer la table 9 u''rimer
2Q /%lectionneB la table et -lic droit U /u''rimer

Dan le ca de relation a!ec o'tion =nt%*rit% r%0%rentielle3 il era n%ceaire de
u''rimer la relation3 'our 'ou!oir u''rimer la table.

14
III. CLES PRIMAIRES

U'( 9,2 834/*43( (-) .' 9>*/8 1. .'( 91/+4'*4-1' 0( 9>*/8- ;.4 02-4?'( 0( /*'4C3(
.'4;.( 9>*;.( ('3(?4-)3(/(') 0$.'( )*+,(.
)a cl% 'rimaire 'ermettra d.%tablir de relation 'ar d%0aut entre table. D.autre 'art3 elle
acc%l1re l.extraction de donn%e.
-ette cl% 'ermettra aui dan ;cce d6%tablir le 8ointure entre le table.

EA(/8,( 0( 9,2 @
-ode client qui 'ermet d6identi0ier de mani1re unique un client.
?W /%curit% ociale
R%0%rence 'roduit

C10( 9,4(') N1/ A03(--( CP K
-+1 DUR;?D $lace de la *are 6I++1
-+2 DUR;?D 1( rue de la mairie 6I6++
-+3 DUR;?D 1( rue de la boure 6I++2

)e nom ne 'ermet 'a une identi0ication unique du client3 on code le 'ermet
1. Recherche par l a cl pri mai re :
=ma*ineB4!ou dan un er!ice d6une oci%t% de !ente 'ar corre'ondance qui tra!aille ur
toute la France. )e client Mic&el Du'ont a d%m%na*% et !ou a''elle 'our modi0ier on
adree.
=l a oubli% on code client3 !ou alleB de!oir rec&erc&er 'ar on nom. Lou alleB de!oir enuite
d%0iler le client du nom DU$>?T 'our arri!er ur Mic&el3 et 'our 0inir trou!er la bonne
!ille3 la bonne adree E
=ma*ineB maintenant cette mme rec&erc&e ur le code client3 !ou alleB c&erc&er ur une
eule colonne et !ou n6aureB 'lu qu69 lui demander 6il 6a''elle bien Monieur Mic&el
DU$>?TH
2. Crat i on d une cl
/i !ou ne d%0inieB 'a !ou mme une cl%3 ;cce 'ro'oe lor du 1
er
enre*itrement de la
table de la ra8outer3 il ra8oute un c&am' contenant un incr%ment automatique.

Slectionnez la ligne ou les lignes par CTRL et cliquez sur le bouton
>u Ruban >util de table U cr%ation U bouton -l% $rimaire

$our une 9,2 834/*43( 91/81-2(3 il et coneill% de cr%er une cl% nomm%e
manuellement dan la 0entre de index et de c&oiir le c&am' aini que l.ordre

15
d.inter!ention de ce c&am' dan la cl%.
3. Suppri mer l a cl pri mai re :
;cti!eB le menu Ruban >util de table U cr%ation U bouton =ndex
/%lectionneB la li*ne de la cl% 'rimaire
;cti!eB la touc&e /u''r
4. Cl sur deux champs :
/%lectionneB d6abord le deux c&am' :-TR) i %lection dicontinue<
-lic ur le bouton -l% 'rimaire.
5. Part i cul ari t s de l a cl pri mai re :
-ette cl% et d%clar%e comme c&am' index% an doublon.

C>*/8 4'0(A2 " c&am' incrit dan la table de index dan ;cce. -ela 'ermet d6acc%l%rer la
rec&erc&e ur ce c&am'.

S*'- 01.+,1' " Deux enre*itrement dan cette table ne 'ourront 'a a!oir la mme !aleur
dan le c&am' d%clar% en cl% 'rimaire.

16
IV. RELATIONS ENTRE LES TABLES

1. Pri nci pe gnral
)e 'rinci'e d6un /,7DR et de ne 8amai aiir de in0ormation redondante.

/i le coordonn%e du client ont d%89 %t% aiie3 lor de l6enre*itrement de a commande3 on
ne !a a00ecter 9 la commande que le code client qui 'ermettra 'ar le 8eu de relation de
retrou!er toute e coordonn%e.
-ode client :cl% 'rimaire< -ode client :cl% %tran*1re<

Table '1re Table 0il

)e code client de la table client :table '1re< et d%clar% cl% 'rimaire
)e code client dan la table de commande :table 0il< et d%clar% cl% %tran*1re :on 'eut lui
aocier un X 'our bien le '%ci0ier !iuellement<.

Un client :cDt% U?< 'eut 'aer 'luieur commande :-Dt% in0ini<.

$ar le tra!ail a!ec le requte3 nou 'ourron a!oir 9 tout moment3 la lite exacte de
commande 'a%e 'ar le client a2ant 'our code -1. )e nom aurait %t% une mau!aie cl%3
'uique 'luieur client 'eu!ent a!oir le mme nom.

)e 0ormulaire et %tat 'ermettront d6a!oir une !iion imultan%e ur 'luieur table :le
table dan ;cce 2++# le 'ermettent aui<.

De in0ormation commune 'ou!ant e trou!er ur 'luieur table3 la RE);T=>? 'ermettra
d.%tablir une liaion entre ce enre*itrement.

17
Exem'le " le 910( 9,4(') 'ermet de relier la table client contenant le adree 9 une table
de commande contenant uniquement le commande 'a%e 'ar le client. -ela %!ite de
reaiir 'our c&aque commande le coordonn%e com'l1te du client. )e redondance %!it%e
'ermettent un *ain de 'lace aini que l.aurance d.une mie 9 8our de in0ormation Yre et
e00icace.

)e relation 'eu!ent tre d%0inie 'ar d%0aut entre le table ou occaionnellement dan le
requte. Elle 0acilitent la lecture de la bae de donn%e 'ar ;cce et la cr%ation de autre
ob8et :Requte3 Formulaire3 Etat<

)e relation tandard ont le 3(,*)41'- 0( )=8( U' 6 8,.-4(.3-3 qui i*ni0ie que c&aque
enre*itrement de la table '1re 'eut tre aoci% 9 1 ou 'luieur enre*itrement de la table
0il.

L(- 9>*/8- 3(,42- 0145(') *5143 ,( /</( T=8( 0( 01''2(- L() /</( :13/*) 81.3 0.
'./234;.(D

EA9(8)41' 6 ,* 3C?,( " )e c&am' de t2'e -om'teur :Table '1re< era reli% 9 un
c&am' de t2'e ?um%rique U Entier )on* dan la table 0il 'our autorier une relation
de t2'e 1 9 'luieur.
2. Df i ni r l es rel at i ons

De relation 'eu!ent tre *%n%r%e dan le requte mai ne 'ermettent 'a
d.acc%der au 'aram1tre ur la *etion de l.int%*rit% r%0%rentielle.

1Q Fermer toute le table
2Q Menu OUTILS DE BASES DE DONNEES & RELATIONS
3Q -&oiir 'ar double4clique le table ou requte !oulue et 0ermer la 0entre
4Q -liqueB ur le c&am' de la table '1re et 0aire *lier la ouri !er le c&am' corre'ondant
dan la table 0il.

18
5Q ;cti!eB l.o'tion ;''liquer ,4')2?34)2 32:23(')4(,,( dan la meure ou !ou d%ireB interdire
la aiie d.une !aleur dan le c&am' de la cl% %tran*1re de la table 0il qui n.a 'a encore %t%
aii dan le c&am' de la cl% 'rimaire de la table '1re.

6Q ;cti!eB %!entuellement le o'tion /())3( 6 71.3 (' 9*-9*0( et Qou E::*9(3 (' 9*-9*0(.

METTRE ; Z>UR E? -;/-;DE
/i acti0 " )a modi0ication de la !aleur de la cl% 'rimaire dan la table '1re im'lique
la modi0ication de la cl% %tran*1re dan la table 0il.
/i inacti0 " =l n.et 'a 'oible de modi0ier le contenu d.une cl% 'rimaire dan la
table '1re.

EFF;-ER E? -;/-;DE
/i acti0 " )a u''reion d.un enre*itrement cDt% table '1re im'lique la
u''reion de tou le enre*itrement cDt% table 0il.
/i inacti0 " )a u''reion d.un enre*itrement cDt% table '1re et interdite.

)e bouton T=8( 0( 714').3( 'ermet d.a00iner le en de la relation

Une relation de U' 6 .' 'eut tre utili%e dan le ca ou de in0ormation de mme
nature doi!ent tre aiie dan de table di00%rente 'our de raion
d.or*aniation de la bae de donn%e3 de con0identialit% de donn%e. =l et 'lu
im'le de *%rer ce donn%e dan la mme table.

=l et 'oible de ne rien aiir cDt% table 0il dan la cl% externe au0 i
'%ci0ication dan le 'ro'ri%t% de ce c&am'. -ela 'ermet de 'ou!oir 0inir un
enre*itrement ur la table 0il mme i la table '1re n.a 'a %t% actuali%e.
3. Gest i on des rel at i ons
).%tabliement de ce relation interdira aui la u''reion de table li%e. -elle4ci de!ra
tre 'r%c%d%e d.une u''reion de relation.

)a 0entre de relation 'ermet de %lectionner certaine table et de demander l.a00ic&a*e
de relation directe ou indirecte a!ec le table c&oiie. )a u''reion d.une table de la
0entre ne modi0ie en rien le relation %tablie.

19
V. LA REQUETE
Une requte 'ermet de d%0inir de crit1re de %lection a0in d6a00ic&er le donn%e qui !ou
int%ree dan la bae. Une requte 'eut tre ba%e ur une ou 'luieur table en mme
tem'.
A. PRINCIPES GENERAUX
L* 3(;.<)( (-) .'( ;.(-)41' 81-2( 6 ,* +*-( 0( 01''2(-

Elle 'ermet de ,43( dan une mme 0euille de r%'one de donn%e 'ro!enant de table
di00%rente3 et de 'ou!oir extraire le in0ormation !oulue r%'ondant 9 de crit1re.

Elle 'ermet de er!ir 04')(3/204*43( entre une ou 'luieur table et le 0ormulaire et
%tat.

Elle 'ermet de cr%er de 9*,9.,- ur le c&am'3 ce nou!eaux c&am' calcul% eront !u 'ar
le 0ormulaire ou table reli% comme un c&am' normal de table.

Elle 'ermet 0*?43 ur de table en !ue de modi0ication3 de u''reion ou de ra8out
automati%.

Elle 'ermet la /104:49*)41' de donn%e d6une table :corre'ond au mode 0iltre d6une table<

Plusieurs types de requte :

Requte SELECTION
Requte ACTION :Mie 9 8our3 ;8out3 -r%ation de table3 /u''reion<
Requte ANALYSE CROISE 'our de anal2e 9 double entr%e

Une fois la requte dfinit, le menu Outils de requte Excuter ou le bouton permettra
d'afficher une feuille de donnes contenant les enregistrements slectionns.

20
B. CREATION D UNE REQUETE

1Q ;00ic&er le ruban -r%er U *rou'e ;utre
2Q -liqueB ur le bouton -r%ation de requte
3Q -&oiir la ou le table !oulue3 on une autre requte

).%cran en mode cr%ation de la requte et le ui!ant "

)e table im'liqu%e

)e c&am' !oulu
)e ou le crit1re

)e c&am' !oulu dan la 0euille de r%'one ont 9 in%rer de 'r%0%rence dan l.ordre !oulu.
=l era n%anmoin 'oible de le a00ic&er dan un ordre di00%rent ur la 0euille de r%'one.

-&aque c&am' in%r% 'ourra tre tri% en ordre croiant ou d%croiant :li*ne Tri<. )e
'riorit% ur le cl% eront d%0inie 'ar l.ordre d.inertion de c&am' dan le colonne de la
*rille d.interro*ation :de *auc&e 9 droite<.

Un c&am' 'eut tre 'o% ur la *rille d.interro*ation :'our
er!ir de crit1re< et ne 'a tre a00ic&% ur la 0euille de r%'one

Le bouton Excuter pour obtenir la feuille de donnes contenant les rponses

Le bouton Affichage permet de choisir le mode daffichage de la requte.

21
1. Df i ni t i on des cri t res
;cce traduit i 'oible !otre crit1re en 2ntaxe ;cce.

Recherche Frappe Traduction Access
Le caractre gnrique toile remplace une chane de caractre et peut tre utilis avec les champs
dclars en type texte et date.
Mots commenant par MO MO* Comme MO*
Mots contenant MO *MO* Comme MO*
Occurrence contenant le mot
mairie
*mairie* Comme *"mairie"*
Recherche dun dpartement 69* Comme "69"*
Pour les autres types de donnes
Suprieur
>1000
>31/1/2008
>CA*
>1000
>#31/1/2008#
>"CA"*
Infrieur
<1000
<31/1/2008
<CA*
<1000
<#31/1/2008#
"CA"*
Suprieur ou gal x >=x
Infrieur ou gal x <=x
Entre 1000 et 2000
1
er
semestre 2004
Entre 1000 et 2000
Entre 1/1/2009 et 30/6/2009
Entre 1000 Et 2000
Entre #1/1/2009# Et #30/6/2009#
Diffrent de mot
Toutes les villes sauf Lyon
Pas mot
Pas Lyon
<>Lyon
Pas "mot"
DURAND + DUPONT DURAND OU DUPONT "DURAND" Ou "DUPONT"
Paris ou Lyon ou Lille
Dans(Paris;Lyon;Lille)
Paris ou Lyon ou Lille
Dans("Paris";"Lyon";"Lille")
"Paris" Ou "Lyon" Ou "Lille"
Champs vides null Est Null
Champs non vides pas null Est Pas Null
Critre dans un contrle d'un
formulaire (actif)

=Formulaires![Catgories]!
[Code catgorie]

=l et coneill% de ta'er le mot r%er!% ;cce en minucule3 il eront con!erti a!ec la
1
1re
lettre du mot en ma8ucule :'a MO $a<
*D L(- 934)C3(- 0( 91/8*3*4-1' @
O /trictement u'%rieur OM /u'%rieur ou %*al
[ /trictement in0%rieur [M =n0%rieur ou %*al
[O Di00%rent de

)e caract1re \ utili% dan un crit1re ur une date d%clenc&e une anal2e de la date
comme du texte. =l 0audra alor re'ecter le mme 0ormat que celui d%clar% dan la

22
table
Ex " \Q+5Q2++I 'our rec&erc&er tout mai 2++I

)a requte contenant 'luieur 934)C3(- -.3
,* /</( ,4?'( !a extraire le
enre*itrement r%'ondant imultan%ment 9
tou le crit1re.

)a requte contenant 'luieur 934)C3(- -.3
,* /</( 91,1''( !a elle extraire tou le
enre*itrement r%'ondant 9 l6un ou l6autre
de crit1re ou 9 tou.
+D R(;.<)( 8*3*/2)32(
]uand le crit1re !arie 9 c&aque ou!erture de la requte3 on d%0init une !ariable en lieu et
'lace. )e crit1re era aii dan une boite de dialo*ue 9 l.ou!erture.
$our 'ermettre de aiir de crit1re de %lection dan de boite de dialo*ue 9 l6ou!erture
directe ou indirecte d6une requte. ; la 'lace du crit1re3 on ta'e un libell% entre FG qui et le
nom du 'aram1tre et qui 'ermet de d%0inir en mme tem' le texte de la boite de dialo*ue.

Dan la li*ne crit1re du c&am' 9 renei*ner3 ta'eB "

ME')3(N ,* 5*,(.3 51.,.( 81.3 9( 9>*/8O 'our extraire une donn%e

C1//( ME')3(N ,* 5*,(.3 51.,.O 'our extraire une donn%e et 'ou!oir utilier dan la
boite d6entr%e le caract1re de rem'lacement :ex " \ 'our tou<

E')3( MS*4-43 ,* 1
C3(
5*,(.3O E) MS*4-43 ,* 0(3'4C3( 5*,(.3O 'our extraire une
%lection

-e 'aram1tre 'eu!ent tre utili% imultan%ment ur de c&am' di00%rent.

=l 0audra %!entuellement le d%clarer dan la 0entre du menu Requte U $aram1tre dan
l6ordre d6a''arition !oulu et a!ec le t2'e de donn%e attendu. $our cela ta'eB dan la 1
1re

colonne le nom du 'aram1tre aii entre le FG et c&oiir le t2'e dan la 2
1me
colonne.
9D C>*/8- 9*,9.,2-
Une requte 'ermet de contruire et d6a00ic&er de calcul.
R('1//(3 ,(- 4')4).,2- 0( 91,1''(
1Q Dan la li*ne c&am' de la *rille d6interro*ation3 cliqueB de!ant la 11re lettre du
c&am'
2Q Ta'eB le nom !oulu ui!i de @

23
Exem'le " )i!re em'runt% " Em'runt%
:?ou!eau nom< :nom du c&am'<

C32*)41' 0( 9*,9.,
M%t&ode manuelle

)e calcul 6ex'rime dan la li*ne -&am' de la *rille d6interro*ation ou la 0orme ui!ante "
N1/ 0( ,* 91,1''( @ MC>*/8O1823*)(.3MA.)3( 9>*/8O
>u N1/ 0( ,* 91,1''( @ MC>*/8O1823*)(.3C1'-)*')(
Exem'le " ?om colonne"F$rix unitaireG\F]uantit%G\3

Un c&am' calcul% et non modi0iable ur la 0euille de r%'one ou le 0ormulaire
attac&% 9 la requte

M%t&ode a!ec aitant

)6aitant ou!re le *%n%rateur d6ex'reion qui 'ermettra de lier un %l%ment a!ec un autre
%l%ment ext%rieur. =l er!ira aui 'our a''eler de 0onction 'r%d%0inie d6;cce.
=l 0aut im'%rati!ement enre*itrer la requte d6utilier le c&am' de la requte dan cet
aitant.

)a 1
1re
ection 'ermet de c&oiir le t2'e et l6ob8et concern% ou le 0onction
)a 2
1me
ection 'ermet de c&oiir le nom c&am' ou la cat%*orie de la 0onction
)a 3
1me
ection 'ermet de %lectionner la 0onction !oulue

C() *--4-)*') (-) .)4,4-*+,( 0*'- ,* 02:4'4)41' 0(- 934)C3(- 'our le lier 9 de
%l%ment externe 9 la requte en cour :exem'le " crit1re aii dan le contrDle
d6un 0ormulaire<.

F13/*)(3 ,(- 32-.,)*)-

Un c&am' 'eut tre 0ormat% dan la requte
1Q -lic ur le bouton ^Feuille de 'ro'ri%t%^ ou
2Q -&oiir le 0ormat etQou dan la 'ro'ri%t% l%*ende ta'eB %!entuellement le libell% de la
colonne.

24
2. Les t ypes de requt e
*D R(;.<)(- A9)41'- @ 4 )=8(-
R(;.<)( 932*)41' 0( )*+,(
Une table era automatiquement cr%er lor de on ex%cution. /i une table
du mme nom exite d%893 elle era %cra%e a'r1 con0irmation dan une boite de dialo*ue.
R(;.<)( *71.)
)e enre*itrement %lectionn% eront a8out% 9 une table exitante. :;ttention 9 la *etion
automatique de cl% dan la table de detination<.
R(;.<)( /4-( 6 71.3
)e enre*itrement %lectionn% eront mi 9 8our dan la table concern%e. )a 0ormule ou le
nou!elle donn%e e ta'e dan la li*ne Mie 9 8our.
R(;.<)( -.883(--41'
)e enre*itrement %lectionn% eront u''rim%.

+D M*'48.,*)41' 0( 9(- 4 3(;.<)(- @
1Q >n *%n1re la requte %lection a!ec le c&am' et le crit1re de %lection
2Q >n ex%cute une 0oi la requte 'our !%ri0ier la co&%rence de crit1re
3Q >n c&oiit dan le menu Requte le t2'e de requte !oulu et on termine l6in0ormation de la
requte ui!ant la nature de celle4ci.
4Q >n ex%cute la requte 'ar le menu >util de requte U Ex%cuter ou le bouton

>n 'eut a00ic&er la 0euille de donn%e qui !a tre concern%e 'ar cette
requte an l6ex%cuter imm%diatement.

9D R(;.<)(- A'*,=-( 9314-2( @
Elle 'ermettent de contruire un tableau 9 double entr%e. Elle er!iront 9 e00ectuer de
anal2e c&i00r%e ou 9 d%0inir le entr%e d6un *ra'&ique. -e tableaux croi% 'eu!ent tre
*%n%r% dan Excel.
Troi donn%e 9 d%0inir " U' 1. 8,.-4(.3- c&am' en ,4?'(3 .' c&am' en 91,1''( et .' c&am' en
5*,(.3.

Une 2
1me
entr%e en li*ne 'eut 'ermettre de demander une omme ur un c&am' et
aini d6obtenir le cumul 'ar c&am' entr% en li*ne.

25
0D R(?31.8(/(') 0*'- .'( 3(;.<)(
)e re*rou'ement 'ermet de maquer de li*ne de d%tail 'our de in0ormation identique.
/eul le c&am' concern% doi!ent tre in%r% dan la *rille d6interro*ation.
1Q -&oiir le c&am'
2Q -lic ur le bouton ou le menu >util de requte 4 -r%er U Totaux
3Q Dan la li*ne >'%ration c&oiir le t2'e d6o'%ration 9 a''liquer.
L'option O permettra d'insrer un champ non affich et de poser un critre sur ce champ

(D R(;.<)( SQL
Access reconnait le mode SQL. Attention, la syntaxe utilise est quelques peu diffrentes de celle
utiliss par les bases de donnes SQL.
1/ On dfinir sa requte en mode QBE 2/ On peut ensuite passer en mode affichage
SQL

3/ Ce qui nous donne le rsultat en mode SQL sur Access

>n 'eut acti!er l.o'tion Direct /]) et utilier la 2ntaxe /])

26
VI. LE FORMULAIRE

Un 0ormulaire et un %cran 'eronnali% qui 'ermet de aiir ou de !iualier le donn%e
d6une ou 'luieur table. =l 'ermet de c&oiir indi!iduellement la 'oition de %l%ment3 leur
t2le3 le 0ond d6%cran.
)e donn%e ont tou8our toc@%e dan le table.
>n 'eut cr%er 'luieur 0ormulaire 'our une mme table3 cela 'ermet aini de 'eronnalier
la aiie de in0ormation en 0onction de ^l6utiliateur^.
Trois modes d'affichage :
Mode cr%ation " 'our modi0ier la tructure
Mode 0ormulaire " 'our aiir dan un %cran 'eronnali%
Mode 0euille de donn%e " 'our aiir ou !iualier en mode tableau

A. CREATION DU FORMULAIRE
=l et coneill% d6e00ectuer la cr%ation 'ar l6aitant et enuite de le 'eronnalier.
1Q -lic ur l6on*let de 0ormulaire
-&oiir la cr%ation 'ar aitant
4 -olonne im'le :un enre*itrement maximum 'ar 'a*e %cran<
4 -ontinu :colonne im'le en continu<
4 Tableau :%tiquette de c&am' en &aut et enre*itrement le un ou le autre<
4 Tableau croi% d2namique
;8outer le c&am' !oulu dan le 0ormulaire
H $our a8outer le c&am' %lectionn% G 'our enle!er le c&am'
HH $our a8outer tou le c&am' GG 'our enle!er tou le c&am'
2Q Enre*itrer le 0ormulaire

27
B. PERSONNALISER LE FORMULAIRE

1. Mode f ormul ai re

Permet de saisir les donnes, les visualiser.

Pour naviguer dans les enregistrements
1
er
enregistrement prcdent
Suivant dernier
Nouvel enregistrement
Pour une recherche rapide

Bouton actif si un filtre est mis en place : Permet dactiver ou dsactiver le filtre choisi
2. Mode page

En mode page, pour avoir un aperu du formulaire avec une simulation des donnes. Vous
pourrez ainsi le r agencer les champs et dappliquer une mise en forme.

Le ruban Format

Groupe police Mise en forme Quadrillage Gestion des contrles Mise en forme automatique

On peut cliquer glisser un champ
pour le dplacer

Le ruban Rorganiser pour la gestion des contrles

Pour
slectionner
lenregistre-
ment en
cours

28
Redfinir l'ordre de tabulation
)6ordre de tabulation !a 'ermettre de d%0inir l6ordre de d%'lacement du cureur en aiie.
$ar d%0aut3 cet ordre d%'end de l6ordre de cr%ation de contrDle et non de a 'oition.

R.+*' & R213?*'4-(3 # O303( 0( )*+.,*)41'
-lic ur le bouton automatique
>u /%lectionneB la li*ne 9 d%'lacer3 lAc&eB le clic et d%'lacer la li*ne !er le 'oint
d6inertion !oulu.

>n 'eut aui modi0ier l.ordre de tabulation dan le mode cr%ation.
3. Mode crat i on

En mode cr%ation le 0ormulaire 'eut tre enti1rement 'aram%tr%
*D U' :13/.,*43( (-) 91'-)4).2 0( -(9)41'- @
E')<)( 0( :13/.,*43( :&aut du 0ormulaire3 1 'ar 0ormulaire<
E')<)( 0( 8*?( :!iible 9 l6im'reion3 1 'ar 'a*e<
D2)*4, :1 ection 'ar enre*itrement<
P4(0 0( 8*?( :!iible 9 l6im'reion3 1 'ar 'a*e<
P4(0 0( :13/.,*43( :ba du 0ormulaire3 1 'ar 0ormulaire<
+D U' :13/.,*43( (-) 91'-)4).2 0( 91')3P,(- @
=l 'ermettront de aiir de in0ormation de nature di00%rente.

Le slecteur
d'enregistrement
Section dtail
Section Entte
Section pied

29
" T=8(- 0( 91')3P,(- @
-ontrDle d%'endant " =l era aoci% 9 un c&am' d6une table ou d6une requte
-ontrDle ind%'endant " =l contiendra du texte3 une ima*e 0ixe ou une !aleur non
toc@%e dan la bae
-ontrDle calcul% " =l contiendra une ex'reion qui 'ourra combiner un c&am' etQou de
contante
$our modi0ier la nature d6un contrDle3 il 0audra u''rimer l6ancien et en re'oer un nou!eau.

)a 'lu'art de contrDle ont contitu% de deux %l%ment " L$2)4;.())( qui 'ourra tre
renomm%e ou u''rim%e et le 91')3P,( qui mettra 9 8our le c&am' aoci%.
9D D(-9348)41' 0(- 91')3P,(-

Slectionne les lments encadrs. Un objet touch sera slectionn. La slection peut aussi
s'effectuer l'aide de la touche SHIFT (Slection discontinue)

L'assistant contrle doit tre actif si vous dsirez utiliser les assistants lors de la cration de
certains contrles (liste droulante, case option, boutons de commande)

Affiche un texte. Etiquette indpendante d'un champ. CTRL ENTREE pour saisir dans deux
lignes.

Les zones de texte peuvent contenir des expressions ou tre associes un champ
d'une table ou d'une requte.
Elles peuvent afficher plusieurs lignes de donnes
Elles peuvent des contenir des expressions
Elles peuvent tre dotes de barres de dfilement

Contrle groupe d'options. Cette zone sera associ obligatoirement un champ de type
numrique (1,2,3) correspondant au numro de l'option choisie. L'assistant en facilite la
cration.

L'option est utilise pour rajouter un groupe dj pos une option supplmentaire. Sinon les
options se dfinissent lors de la cration du groupe.

La case cocher sera associe un seul champ de type Oui/Non et permettra d'activer ou
de dsactiver l'option voulue.

Bouton bascule. Idem que les options ou cases cocher. Diffre par l'apparence. On peut les
utiliser dans un groupe d'options.

La liste modifiable permet de choisir une donne dans une liste droulante saisie
manuellement ou associe une table ou une requte. Cette liste est dite modifiable si on
autorise la saisie de donnes absentes de la liste.

La zone de liste permet de choisir une donne dans une liste saisie manuellement ou
associe une table ou une requte. Aucune donne non prvue dans la liste ne pourra tre
saisie.

Le graphique permet d'exprimer les donnes sous forme de graphique.

Cadre d'objet indpendant qui permet d'insrer une image fixe dans les formulaires ou tats.

30

Cadre d'objet dpendant qui permet d'afficher une image, un graphique ou tout objet stock
dans une table Access. Ce type de contrle est associ un champ de type OLE

Contrles sous-formulaires, sous tats. Il permet d'incorporer un autre formulaire ou tat
dans un dj existant. (trs utilis dans les relations 1 n). Maximum de 2.sous objets dans le
formulaire principal.

L'outil rectangle permet de dessiner des rectangles ou carrs (SHIFT pour obtenir un carr)

L'outil trait pour tracer des traits (SHIFT pour obtenir un trait droit ou 45)

L'option Saut de page permet d'insrer un saut dans une section. Pour insrer le saut avant
ou aprs la section, il est conseill de passer par les proprits de la section.

Insrer un champ de type Lien hypertexte

Insrer un champ de type pice jointe

Bouton de commande pour associer un bouton une macro ou un vnement.

0D I'-23(3 .' 91')3P,(
/i ce contrDle doit tre aoci% 9 un c&am' d6une table ou d6une requte "
1Q -&oiir le menu Mode -r%ation U Ruban cr%ation
2Q -&oiir dan la boite 9 outil le t2'e de contrDle 9 cr%er
3Q /%lectionneB le nom du c&am' 9 aocier 9 ce contrDle et cliqueB *lier !er le
0ormulaire

)a Bone 'oint%e corre'ond 9 l6em'lacement du contrDle et non de on %tiquette.

/i le contrDle et ind%'endant3 on le 'oe directement an 'aer la lite de c&am'.

(D D28,*9(3 ,(- 91')3P,(-
Clic sur un carr ou sur le bord pour choisir l'lment du contrle dplacer.

Etiquette Contrle Les deux
seule seul

:D C1.,(.3- 0(- 91')3P,(- () 0. )(A)(
)a 'alette de couleur et acceible 'ar le menu R.+*'#C32*)41'. Elle er!ira 9 modi0ier le
t2'e et l6%'aieur de la bordure encadrant le contrDle. ?ou 'ou!on c&oiir la couleur du
texte3 la couleur du 0ond :ou bouton tran'arent 'our l6i*norer<3 la couleur de la bordure :ou
bouton tran'arent<. =l et 'oible aui d.e00ectuer de mie en 0orme conditionnelle.

Etiquette Contrle

31

)e couleur ont acceible 'ar le 'ro'ri%t% et 'ourront tre c&oiie dan un
'anel 'ro'o% ou dan le 'ectre :K 9 droite de la 'ro'ri%t%<

C. TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE

1. Touches de dpl acement
F2 Mode modification ou mode slection

Champ suivant

Champ prcdent
PG SUIV
Page vers le bas ou mme champ sur l'enregistrement suivant si 1 seule
page cran
PG PREC
Page vers le haut ou mme champ sur l'enregistrement prcdent si 1
seule page cran
1
er
champ ou dbut de champ (suivant le choix avec F2)
Fin Dernier champ ou fin du champ (suivant le choix avec F2)
CTRL 1
er
champ du 1
er
enregistrement
CTRL Fin Dernier champ du dernier enregistrement
CTRL PAG SUIV Champ en cours sur enregistrement suivant
CTRL PAG PREC Champ en cours sur enregistrement prcdent
F5 Atteindre un numro d'enregistrement (taper le numro)
CTRL
Quitte le sous formulaire et se positionne dans le champ prcdent du
formulaire principal
CTRL Dplace au 1
er
champ du formulaire principal
F6 Section suivante
F6 Section prcdente
F4 Ouvre une liste modifiable
CTRL Alt Espace Restitue la valeur par dfaut.

2. Fi l t re, t ri et recherche
)e caract%ritique ont identique 9 celle 'r%ent% dan l6%tude de table.
I, :*.03* 9,4;.(3 -.3 ,( 9>*/8 0*'- ,( :13/.,*43( *. ,4(. 0( -2,(9)41''(3 .'( 91,1''(.
-0" -&a'itre abord% dan le table.

32
D. LES SOUS#FORMULAIRES
1. Pri nci pe des sous- f ormul ai res
)e ou40ormulaire 'ermet de aiir imultan%ment de in0ormation dan deux table li%e
'ar une relation de 1 9 n. :troi maxi<

)a table itu%e 9P)2 1 dan la relation era aoci%e au :13/.,*43( 834'948*,.
-elle itu%e 9P)2 ' era aoci%e au -1.-#:13/.,*43(.

-e 2 0ormulaire eront !iible ou deux nom di00%rent3 il et 8udicieux de leur
donner le mme nom a!ec un u00ixe 'our le di00%rencier.

2. Crat i on f ormul ai re

*D C32*)41' 8*3 ,$*--4-)*') *.)1/*)4;.(

/%lectionner la table ou la requte
-liqueB ur le bouton qui 'ermettra de *%n%rer automatiquement un 0ormulaire a!ec
%!entuellement un ou40ormulaire i une relation _ '1re40il ` exite.

+D C32*)41' (' 01.+,( *::49>*?(

/%lectionner la table ou la requte
-liqueB ur le bouton qui 'ermettra de *%n%rer automatiquement un 0ormulaire a!ec un
double a00ic&a*e :mode 0ormulaire N mode 0euille de donn%e<.

9D C32*)41' Q (' /10( 8,.-4(.3- 2,2/(')- R

$ermet d.a00ic&er le c&am' cDte 9 cDte3 un enre*itrement 'ar li*ne

33

0D O8)41' Q 8,.- 0( :13/.,*43(- R

)e mode aitant 'ermet d.%laborer le 0ormulaire %ta'e 'ar %ta'e

;cti!eB la 1
1re
table et %lectionneB le c&am' de la 1
1re
table.
-&oiir enuite la 2
1me
table et %lectionneB le c&am' de cette 2
1me
table.
>n 'eut enuite c&oiir le 0ormat d6a00ic&a*e du ou 0ormulaire :ou 0ormulaire " 9
l6int%rieur du 0ormulaire 'rinci'al ou du 0ormulaire attac&% " bouton qui ou!rira le ou
0ormulaire dan une 0entre<.

(D T*+,(*. 9314-2 0='*/4;.(
Permet de gnrer un tableau crois dynamique dans Access

34
VII. L$ ETAT

U' 2)*) 8(3/() 0( 8*3*/2)3(3 .' /10( 0$4/83(--41'.

=l e cr%e comme un 0ormulaire.
A. CREATION D$UN ETAT AUTOMATIQUE

Slectionner la table ou la requte et cliquez sur le bouton tat pour gnrer un tat
automatique.

1. Mode t at et mode aperu

L( /10( 2)*) 'ermet de !iualier l.%tat 9 l.%cran3 a!ec une 'oibilit% de e
d%'lacer 'ar la touc&e Tabulation.

L( /10( A8(3S. 'ermet d.e00ectuer un a'er5u a!ant im'reion.
2. Mode page
;'r1 a!oir cr%e l.%tat3 le mode 'a*e 'ermet de 'aram%trer cet %tat.
3. Mode crat i on

$ermet de 'aram%trer c&aque %l%ment de l.%tat

35
B. CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT

$ermet de cr%er un %tat %ta'e 'ar %ta'e.

Exem'le " -r%er un r%'ertoire de in0ormation de no ad&%rent a!ec un re*rou'ement ur la
11re lettre du nom :)e ;3 7H<

Remarque " )6%tat 'eut tre modi0i% dan
a tructure mai enuite on ne le !oit
qu6en a'er5u ou en im'reion

)e mode cr%ation 'our 'eronnalier
l6%tat.

*D U' 2)*) (-) 91'-)4).2 0( -(9)41'- @
En-tte d'tat : S'imprime une seule fois sur la 1re page de l'tat
En-tte de page : S'imprime en haut de chaque page
En-tte de groupe : S'imprime en haut de chaque groupe demand
Dtail : S'imprime une fois par enregistrement
Pied de groupe : S'imprime une fois en bas du groupe effectu
Pied de page : S'imprime une fois pas page en pied de page
Pied d'tat : S'imprime une fois sur la dernire page de l'tat

36
+D D(.A /10(- 0$*::49>*?( @
Mode cr%ation " 'our modi0ier la tructure
Mode 0euille de donn%e " 'our aiir ou !iualier en mode tableau
9D G(-)41' 0(- -*.)- 0( 8*?(
-lic droit ur $ied de *rou'e U 'ro'ri%t% /aut de 'a*e " ^;'r1 c&aque ection^ 'ermet
d6im'oer un aut de 'a*e a'r1 c&aque *rou'e.
ou ;00ic&a*e U Trier et *rou'er U 'ro'ri%t% /ection in%cable ur le *rou'e " ^,rou'e entier^
'our 0orcer i 'oible 9 mettre le *rou'e ur la mme 'a*e.

C. OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS
Les groupes et tri dans les tats

On peut slectionner des lments de plusieurs
tables

T2'e de lecture de table

On peut choisir le critre de lecture de ces
champs

Regroupements
>n 'eut e00ectuer de re*rou'ement ur
certain crit1re.

Les options de regroupement diffrent suivant le
type de donnes :

37
)e nombre de caract1re i le c&am' et de t2'e texte
Exem'le " 1 caract1re ur le nom 'ermet de re*rou'er le client 'ar ordre al'&ab%tique
a!ec une ru'ture ur la 1
1re
lettre du nom
)e moi ou l6ann%e i le t2'e de donn%e et de t2'e date
)a !aleur du 'a i le t2'e de donn%e et num%rique
Exem'le " 1++ 'our e00ectuer un re*rou'ement tou le 1++.

-e 'aram1tre c&oii lor de l6aitant 'ourront tre modi0i% ult%rieurement 'ar le menu
Calculs par groupe

>n 'eut demander de totaux ur le c&am' de t2'e
num%rique

$eronnalier le tri

En mode cr%ation3 le bouton _ Re*rou'er et trier ` acti!e une 0entre en ba de
l.%cran 'our *rou'er et trier.

Ra8outer de totaux

En mode cr%ation3 le bouton Totaux 'ermet de ra8outer de calcul.

38
D. LES ETIQUETTES

Pour obtenir l'assistant, dans le ruban Crer, cliquez sur le bouton
Etiquettes

Lou 'ou!eB utilier de 0ormat 'r%d%0ini
d%89 'aram%tr%

)e 0iltre 'ar 0abricant 'ermet de d%0inir le
0ournieur de la 'lanc&e utili%e

-&oiir le 0ormat

;'r1 a!oir c&oii le t2le de 'olice3 !ou
de!eB ici d%0inir le c&am' 9 inclure.
$ener 9 0aire de e'ace entre le c&am'
Utilier la touc&e Entr%e 'our aller 9 la li*ne

Lou 'ou!eB d%0inir le tri ce qui %!itera de
de!oir le 0aire une 0oi le %tiquette coll%e
ur le en!elo''e.

)e mode cr%ation 'ermet de 'aram%trer le %tiquette :'oliceH<

39
VIII. TRANSFERT DE DONNEES
Limportation de donnes peut tre effectue de diffrentes manires.

A. COPIER & COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS

1/ Vrifier la cohrence des donnes copier.

En effet, les colonnes sous Excel doivent se prsenter dans le mme ordre que sur la table Access
vise.
Les donnes doivent tre de type identique

2/ Effectuer la copie
\ /%lectionner le donn%e ou Excel :an le titre itu% dan le entte de colonne<
-o'ier

\ >u!rir la table ;cce et %lectionner le entte de colonne
-&oiir Edition 4 coller i la table ne contient 'a d.enre*itrement
-&oiir Edition U coller 'ar a8out3 i cette table contient de enre*itrement et i
!ou ou&aiteB ra8outer le donn%e.

/i une erreur ur!ient3 ;cce cr%e une table de erreur. -elle4ci 'ourra tre u''rim%e.

Remarque : si la table nexiste pas dans Access, on peut directement coller le tableau entier sur le
module des tables sans avoir la crer au dpart. Il faudra ensuite affiner les types de donnes
de cette nouvelle table.

B. COPIER & COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL

Pas de cohrence vrifier

\ /%lectionner le donn%e ou ;cceN -o'ier
\ Ouvrir le tableau Excel et cliquez sur la 1ere cellule de destination + Coller

Access version 2007
IX. GESTION DES LISTES D

Elles permettent de slectionner un lment partir d'une liste. Cela vite la frappe.
A. LISTE DEROULANTE TAP
Si la liste est positionne dans la table avant la gnration des formul
seront directement appliques dans les formulaires.

Nous verrons en point 2, comment positionner des listes dans les formulaires.
En mode cration, on choisit le type de donnes et ensuite on ouvre la liste type de donnes et
utilise l'option "Assistant liste de choix"

Puis SUIVANT et modifiez ventuellement le nom de l'tiquette associe au champ
B. LISTE DEROULANTE LIE
Rsultat voulu : Lors de la saisie, on pourra choisir dans une liste droulante les valeurs qui
pourront tre saisies dans la table lie.

Table des thmes (Table source)
ne pourra pas taper dans la tab
des thmes, aussi pourquoi ne pas mettre une liste droulante pour savoir les codes thmes
existants ?

Dans la table des activits o l'on
doit saisir les codes thmes, pour
faciliter la saisie, nous pouvons
attacher au champ code thme une
liste droulante permettant de
visualiser les codes existants et de
slectionner au lieu de taper.

Nous allons utiliser l'assistant liste de choix, accessible partir des types de donnes.
copyright Outils
GESTION DES LISTES DEROULANTES
LISTE DEROULANTE TAPEE MANUELLEMENT
Si la liste est positionne dans la table avant la gnration des formulaires, les listes droulantes
seront directement appliques dans les formulaires.
Nous verrons en point 2, comment positionner des listes dans les formulaires.
En mode cration, on choisit le type de donnes et ensuite on ouvre la liste type de donnes et
utilise l'option "Assistant liste de choix"

et modifiez ventuellement le nom de l'tiquette associe au champ
LISTE DEROULANTE LIEE A UNE AUTRE TABLE
: Lors de la saisie, on pourra choisir dans une liste droulante les valeurs qui
pourront tre saisies dans la table lie.
Table des thmes (Table source) Table des activits (Table lie avec intgrit rfrentielle). On
ne pourra pas taper dans la table des activits une valeur Code thme n'existant pas dans la table
o l'on
doit saisir les codes thmes, pour
saisie, nous pouvons
attacher au champ code thme une
liste droulante permettant de
visualiser les codes existants et de


copyright Outils-bureautique.com
40
EROULANTES
NUELLEMENT
aires, les listes droulantes

En mode cration, on choisit le type de donnes et ensuite on ouvre la liste type de donnes et on

et modifiez ventuellement le nom de l'tiquette associe au champ
E A UNE AUTRE TABLE
: Lors de la saisie, on pourra choisir dans une liste droulante les valeurs qui
Table des activits (Table lie avec intgrit rfrentielle). On
le des activits une valeur Code thme n'existant pas dans la table

Access version 2007

On ira chercher le contenu de la liste droulante dans une autre table

Choisir la table qui contiendra les lments choisir dans la liste droulante

Table des thmes

Choisir les colonnes de la table qui devront apparatre dans la liste droulante
Code thme (ce sera l'lment stocker)
Libell thme (indication complmentaire qui permettra de slectionner coup sr le bon code
thme)

copyright Outils

On ira chercher le contenu de la liste droulante dans une autre table

Choisir la table qui contiendra les lments choisir dans la liste droulante

Choisir les colonnes de la table qui devront apparatre dans la liste droulante
(ce sera l'lment stocker)
(indication complmentaire qui permettra de slectionner coup sr le bon code

41

(indication complmentaire qui permettra de slectionner coup sr le bon code
Access version 2007

Dfinir les colonnes afficher dans la liste droulante ainsi que la largeur des colonnes

Slectionnez la colonne (Code thme) qui contient les lments stocker.

C. MODIFIER LE CONTENU
copyright Outils

colonne (Code thme) qui contient les lments stocker.

MODIFIER LE CONTENU D$UNE LISTE DEROULAN

Modifier le contenu d'une liste droulante tape manuellement

Sur le champ concern, allez sur l'onglet

Liste de choix (dans les proprits)

42
D$UNE LISTE DEROULANTE
Modifier le contenu d'une liste droulante tape manuellement

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