CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN CAJA Y BANCOS EFECTIVO EN CAJA 1. Los fondos de caja chica se manejan a travs de fondos fijos?

2. Se ha responsabilizado de cada Fondo de Caja a una sola persona o existen varias responsables? 3. Los fondos fijos de la empresa son razonables para sus necesidades? Cuntos fondos de Caja Chica existen? 4. Estn los desembolsos de Caja chica debidamente respaldados por comprobantes? 5. Por lo que se refiere a estos comprobantes: a. Se hacen en tal forma que dificulten su alteracin? b. Estn firmadas por las personas que dispusieron del efectivo? c. Se presentan para su inspeccin a la persona que firma los cheques cuando sta firma el cheque de reembolso? d. Estn aprobados por un funcionario responsable? e. Se cancelan con un sello fechador que diga PAGADO una vez que se firma el cheque de desembolso? 6. Los cheques de rembolso Se expiden a favor de la persona encargada del fondo? 7. Est prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivo cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas? 8. Se efectan arqueos por sorpresa por los auditores internos a algn funcionario autorizado, peridicamente? 9. Los reembolsos de fondos Son aprobados por alguna persona que no sea el cajero y que verifique la correccin de los comprobantes? EFECTIVO EN BANCOS 10. El dinero en efectivo recaudado por cobranzas y/o ventas se remesa diariamente y por sus totales a bancos? 11. La siguiente documentacin est guardada por un empleado diferente al cajero? a. Facturas no cobradas, b. Letras por cobrar. 12. Estn todas las cuentas de bancos y las personas que firman contra ellas autorizadas por el Directorio? 13. Existe la costumbre de notificar al banco independientemente cuando una persona autorizada por la firma abandona el empleo o la compaa? 14. Estn registradas las cuentas bancarias de la empresa en libros de contabilidad? 15. Se registran en libros las transferencias de un banco a otro? 16. Se registran los cheques girados en forma correlativa, segn su numeracin y fecha de giro? CONCILIACIONES BANCARIAS 17. Las cuentas bancarias, son conciliadas por alguien que no firme cheques o que no tenga a su cuidado fondos o libros de caja? 18. Se concilian las cuentas bancarias mensualmente? 19. Se revisan las boletas de depsito al banco por persona distinta a la que hizo el depsito? 20. Las conciliaciones son verificadas por un empleado responsable? 21. Existen cheques girados y no cobrados con antigedad mayor a 90 das? RECOMENDACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO EN CAJA Y BANCOS INGRESOS: a. Cobros directamente en la caja debern estar respaldadas por copias de notas de venta o de recibos prenumerados.

b. Ingresos recibidos por correo , la correspondencia deber ser abierta por persona distinta al cajero, quien listar los valores recibidos y contra la firma, se entregar al cajero. c. Ingresos recibidos por cobradores en base a una relacin que originalmente formula el departamento de cobranzas, el cobrador entregar directamente a la caja, el efectivo recibido, obteniendo firma el cajero de haberlo recibido. d. Cobros efectuados por agentes viajeros. Debern establecerse sistemas para que estos enven peridicamente los cobros o de ser posible, los depositen en la cuenta bancaria de la empresa. e. L a suma de los ingresos deber depositarse diariamente en la cuenta bancaria de la compaa. EGRESOS: a. Todos los egresos debern hacerse por medio de cheque. b. Los cheques debern ser nominativos. c. La firma en los cheques deber ser mancomunada de dos o ms funcionarios independientes. d. Conviene utilizar una mquina protectora de cheques. e. Todos los comprobantes debidamente cancelados se anexarn al cheque antes de su firma, para que sean revisados antes de la autorizacin. f. Al expedir los cheques y al registrarlos, se debe respetar la secuencia numrica. FONDOS FIJOS: a. Debe establecerse con un importe suficiente para las necesidades de la empresa. b. Se utilizar solamente para cubrir pagos menores. c. Se debe fijar el importe mximo de los pagos. d. S e establecer la oportunidad para reembolsos del mismo. e. Los comprobantes y vales deben autorizarse previamente a su pago. f. La custodia del fondo fijo deber recaer en persona distinta al cajero. OTROS: a. El personal que maneja el efectivo, debe de estar debidamente afianzado. b. Auditora interna practicar arqueos de sorpresa en forma peridica. c. La s conciliaciones bancarias debern realizarse por personal independiente al cajero. CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR 1. Aparte de los empleados que llevan el libro mayor de cuentas por cobrar o los supervisores inmediatos hay alguna otra persona que desempee algunas de estas responsabilidades? a. Autoriza notas de crdito o autoriza descuentos, devoluciones o bonificaciones a los clientes? b. Persigue la cobranza de las cuentas por cobrar o autoriza la cancelacin de cuentas incobrables? c. Maneja o registra efectivo? d. Enva estados de cuentas a sus clientes? e. Determina el vencimiento de las cuentas por cobrar? f. Comprueba los estados de cuentas por cobrar? g. Investiga y ajusta conceptos dudosos? 2. Existe una separacin definida entre: a. Las labores de los empleados que llevan las cuentas corrientes? b. Las labores del cajero, almacenista, facturador y empleados de embarque? 3. Se revisan y aprueban los pedidos de clientes antes de que los autorice el

departamento de crdito u otro departamento semejante? 4. Los empleados del departamento de embarque niegan el acceso al personal que desempea sus funciones en el almacn y visceversa, respecto de las mercancas que se encuentran bajo su custodia? 5. Los embarques se hacen solamente por pedidos autorizados? 6. Se requieren alguna orden escrita y numerada para la salida de mercanca del local? 7. Son esas rdenes controladas por la oficina de tal manera que aseguren que todas las rdenes de salida sean facturadas? 8. Los datos de estas rdenes son revisados por: a. Otro empleado del almacn? b. Un empleado de embarque? 9. Se obtienen comprobantes satisfactorios de que los clientes hayan recibido la mercanca que se le enva? 10. El departamento de facturacin enva directamente copias de sus facturas al departamento de cobranzas? 11. El departamento de facturacin hace un resumen de sus facturas para pasarlo directamente al departamento de contabilidad? 12. Se controlan numricamente las facturas por alguna persona que no sea empleado del departamento de facturacin? 13. Se cotejan las facturas con los documentos de embarque para asegurarse de que todos ellos se han facturado? 14. Existe un control apropiado sobre las cuentas incobrables canceladas? 15. Se continan las gestiones de cobro despus de que las cuentas incobrables son canceladas en la contabilidad? 16. Se examinan peridicamente las facturas y se concilian contra los saldos de las cuentas respectivas por un empleado independiente al encargado del auxiliar de cuentas por cobrar? 17. Los cobradores firman la relacin de cobranza que se les encarga para su cobro? RESERVAS PARA CUENTAS DUDOSAS 1. La empresa ha puesto en forma escrita sus polticas de crdito? Sino, prepare un resumen breve de estas polticas. 2. El responsable de las funciones de crdito: a. Aprueba a los clientes nuevos? b. Establece lmites de crditos a los clientes? 3. Se prepara un expediente de crdito para cada cliente? 4. Incluye informes sobre sus estados financieros, su reputacin crediticia y su solvencia? 5. Personal de auditora interna revisa el departamento de crdito? Si lo hace indique la fecha de la ltima revisin. 6. Con que frecuencia se revisan las cuentas? 7. Se determinan los vencimientos de cuentas peridicamente para revisarlas? DEPOSITOS 1. Las remesas recibidas por correo se entregan al cajero directamente por la persona que abre la correspondencia? 2. Se prepara una lista de cheques o giros recibidos? 3. Los ingresos son depositados diariamente en su totalidad y tal como fueron recibidos? 4. Existe control adecuado sobre anticipos de clientes, ventas al contado y otros, mediante el uso de cajas registradoras, equipos informticos, notas de venta

numeradas? 5. Los cheques devueltos por le banco por cualquier causa son entregados directamente a un empleado diferente de aquel que hace los depsitos? RECOMENDACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO EN CUENTAS POR COBRAR Al efectuar la revisin del sistema de control interno y de los procedimientos contables en una auditora, es muy comn que se usen cuestionarios que incluyan los puntos esenciales que servirn de gua para evaluar el sistema implantado. A continuacin, se describe la mecnica del procedimiento a seguir, haciendo la salvedad de que los requisitos que se expondrn dependern de las necesidades y caractersticas especiales de cada empresa en particular, as como de magnitud, etc. As tenemos: 1. En relacin con la verificacin de la autenticidad de las cuentas y los documentos por cobrar, el auditor deber cerciorarse de que: a. Exista una segregacin de las funciones de crdito, el control de mercancas o servicios, la facturacin de los mismos, contabilizacin de los adeudos, custodia de la evidencia documental, cobranza e ingresos por cobros realizados. b. Se facturen todas las ventas. c. Se usen formas numeradas previamente para pedido de los clientes, las requisiciones del almacn, notas de remisin y/o listas de embarque y facturas en forma progresiva. d. Se autoricen las ventas. e. Se verifique en forma independiente la facturacin, segn la magnitud del negocio, en cuanto a cantidades, precios, condiciones de venta y operaciones aritmticas. f. Las actividades estn separadas entre los encargados de los registros auxiliares de cuentas y documentos por cobrar y aquellos de quienes dependan de movimientos en las cuentas del mayor, as como la informacin por canales distintos para unos y otros. g. Se verifiquen los ingresos a caja con crdito a las cuentas de los compradores, incluyendo la recuperacin de las cuentas incobrables. h. Exista sistema interno para confirmar por correspondencia, los saldos a cargo de los diversos deudores. 2. En cuanto a la propiedad de presentacin de los adeudos en el balance, de debe tomar en cuenta: a. El sistema de autorizacin para efectuar las transacciones relacionadas con cuentas y documentos por cobrar de todas clases. b. El criterio que se sigue para la clasificacin de los adeudos y la consistencia en su aplicacin. El manejo contables de estas cuentas y la vigilancia sobre sus vencimientos. 3. Sobre el estudio de la valuacin y las probabilidades de cobro de los adeudos, se debe tener presente: a. Los requisitos para el otorgamiento de crdito. b. Las polticas de garanta requeridos. c. El funcionamiento de la cobranza. d. L a informacin constante sobre la antigedad de los adeudos. e. L apoltica determinante del tratamiento contable a las cuentas incobrables. f. El control sobre las devoluciones, rebajas y los descuentos. CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS 1. Existe el sistema de inventarios perpetuos sobre todas las partidas de

inventarios? 2. Ese sistema se lleva sobre cantidades y valores? 3. Los valores segn tarjetas Son confrontados con los registros de contabilidad? 4. El Gerente o algn funcionario autorizado Compara peridicamente los porcentajes de utilidad bruta? 5. La partida de los inventarios son fsicamente controladas peridicamente? 6. Se ajustan los libros por las diferencias encontradas al hacerse el control peridico? 7. Esos ajustes son aprobados por algn funcionario autorizado por la gerencia de la compaa? 8. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventarios fsicos? 9. Los inventarios fsicos estn sujetos a: a Una supervisin adecuada? b Un doble recuento por alguien que no trabaje en almacn? c Verificacin especial cuando sea necesario? 10 A hacer los inventarios fsicos la empresa considera los artculos que deben ser dados de baja? 11 Todas las existencias de la empresa estn bajo el control de uno o varios responsables 12 Existen algn control sobre las mercaderas que por considerarse obsoletas han sido dadas de bajas en libros, pero que fsicamente se encuentran en almacn? 13 Los artculos estn convenientemente protegidos contra deterioros fsicos? 14 Existe la obligacin a rendir informes sobre los artculos obsoletos, que tengan poco rendimiento o cuya existencia sea excesiva? 15 Se tiene el control adecuado sobre: a Artculos dados en consignacin b Artculos recibidos en comisin? 16 Sale nicamente el material del alancen amparado por una requisicin autorizada? 17 El sistema en uso asegura mediante requisiciones pre numeradas u otro control que todas las entregas de mercanca se registren? 18 Respecto a las mercaderas en poder de consignacin, de proveedores, de clientes, etc.: A Existe registro en donde se controla dichas mercaderas? B Se hace recuentos fsicos peridicos de mercaderas por empleados de la empresa? 19 Se revisan los precios, las sumas y los clculos aritmticos de los inventarios fsicos? 20 Se ha creado el pasivo correspondiente por todos aquellos incluidos en el inventario que no se hubieran liquidado a la fecha del balance? 21 Todos los artculos facturados peor no entregados a la fecha del balance han sido excluidos del inventario? 22 Los resultados que se obtienen del sistema de costos Arrojan costos razonable para efectos de valorizacin de inventarios y la toma de decisiones? RECOMENDACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS Al iniciar cualquier tipo de auditora es de vital importancia tomar en cuenta por principio, el control interno existente. En la cuenta de inventarios, este aspecto es imprescindible y deber cubrir los siguientes puntos, en la inteligencia de que se aumentarn o disminuirn en funcin del negocio de que se trata y sus consiguientes necesidades: 1. Control sobre la custodia fsica de los inventarios.

2. Control por medio de registros adecuados, de las existencias fsicas. 3. Comparacin peridica de los registros con los saldos de las cuentas del mayor. 4. Registro oportuno de todo lo que se recibe, as como del pasivo corriente. 5. Control y registro de los embarques, as como su facturacin oportuno. 6. Control sobre la obtencin, el manejo y la custodia de la evidencia documental que ampare las entradas y salidas de inventarios de propiedad de la empresa y de los recibos en consignacin. 7. Planeacin y toma de inventarios fsicos, su recopilacin, valuacin y comparacin con libros as como la investigacin de las diferencias obtenidas. 8. Los mtodos que se hayan utilizado para la valuacin de los inventarios, incluyendo las bases para determinar los elementos del costo de produccin en el caso de empresas industriales. 9. Comprobacin y verificacin por parte de los empleados de la empresa, de las operaciones aritmticas de los recuentos fsicos finales o peridicos. 10. Estudios e investigaciones encaminadas a la determinacin de existencias de inventarios daados, obsoletos, pasados de moda, intiles. 11. Elaboracin de informes, determinando su contenido, vale de oportunidad, a quienes se entregan , su grado de control, etc. 12. La separacin de funciones en cuanto al registro, a la custodia, compra, recepcin y al embarque de los inventarios. 13. la contratacin de servicios de vigilancia y de seguros adecuados que cubran los riesgos inherentes al manejo de inventarios. 14. El establecimiento de fianzas del personal que interviene en el manejo de los inventarios. CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO 1. Por lo que se refiere a las adquisiciones de activo fijo de poca importancia Existe una poltica definida acerca de su capitalizacin? 2. Si la empresa hace gastos de instalacin o construcciones de maquinarias, utilizando sus propios empleados, controla dichas erogaciones por medio de: A Nomina de salarios? B Comprobantes o plizas? a. registro auxiliar? 3 Las adiciones a las cuentas de maquinaria y equipo se inician con una orden o requisicin que muestran la necesidad de efectuar la inversin y el costo estimado de ella? 4. Los registros del activo fijo contienen la suficiente informacin y detalle que permita registrar el valor de adquisicin, depreciacin y consiguiente evaluaciones? 5. Existe una poltica definida sobre autorizacin en activo fijo? 6. Las personas que tienen a su cuidado el activo fijo Estn obligadas a reportar cualquier cambio habido, como ventas, traspasos, bajas excedentes, movimientos, etc.? 7. Se han efectuado revaluaciones voluntarias? Qu criterios han primado? 8. Se hacen peridicamente inventario fsico del activo fijo y se comprara con los registros respectivos? 9. Los recuentos fsicos se hacen bajo la supervisin de empleados no responsables del cuidados y control de estas propiedades? 10 La diferencia de importancia encontrada entre los recuentos y los libros que lleva el departamento de contabilidad Se han informado a la gerencia?

RECOMENDACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO DE INM UEBLES MAQUINARIAS Y EQUIPO Es siempre una buena prctica tener presente que los registros contables para inmuebles, maquinarias y equipo al igual que cualquier otro objeto, puedan justificarse nicamente hasta el punto que se les d una utilizacin inteligente. Parte de su trabajo, al recomendar cambios, es asegurarse de que el personal del cliente sea adiestrado en el uso de los nuevos registros y que, en los altos niveles de la gerencia, existe la conviccin de que los resultados perseguidos, son necesarios para la conduccin ordenada de la empresa. Por lo general se reconoce que los diversos elementos bsicos, tanto del control interno cono de inmuebles maquinarias y equipo son los siguientes: CONTROL DE ADQUISICIONES En organismos, cuyas operaciones financieras se controlan mediante presupuestos, las adiciones al activo fijo se planean por lo general, mucho antes de su compra. La planeacin puede consistir en provisiones por cantidades globales, establecidas al principio de cada ao para varios departamentos o anlisis detallados que describen uno por uno los activos que van a adquirirse. Independientemente del desglose o an de la existencia de un presupuesto es prctica comn que las compras de importancia sean autorizadas por algn comit administrativo, por ejemplo, un comit de equipo dependiente del consejo de administracin o del funcionario principal. Cualquiera que sea la autoridad bsica, los elementos del control son: a. Un examen independiente respecto a la necesidad del nuevo equipo, la eleccin de un fabricante o contratista mediante concursos u otros medios, la decisin acerca del precio, el costo de instalacin y otros costos y mtodo de financiamiento, la aprobacin para disponer, tanto fsicamente como en las cuentas respectivas del equipo reemplazado, as como de los costos relativos, pasados y en perspectiva y una revisin despus de que se haya terminado, del costo y de otros detalles de la construccin o compra. b. Las decisiones respecto a compras o contratos se acompaan y por lo general de alguna forma de autorizacin, como puede ser una orden de trabajo. Cuando se terminan construcciones o adquisiciones de cierta importancia, es necesario un informe del costo para auxiliar al comit de equipo en su revisin y aprobacin del proyecto; tal informe deber coincidir con los libros de contabilidad a cierta fecha y mostrar la distribucin de los costos entre las unidades contables por establecerse, con explicaciones respecto a las variaciones totales o en detalle de las estimaciones originales y de los costos similares incurridos en otra parte. c. Las disposiciones de los activos fijos de importancia que no se reponen mediante adquisiciones, con frecuencia se consideran en el mismo grupo en uno similar, cuyos registros debern reflejar tales detalles, como las razones de su remocin, el examen de mtodos alternativos de disposicin, la seleccin del mejor postor, el valor en libros, la depreciacin acumulada y el tratamiento de los saldos remanentes. d. Siempre que cualquiera de estos elementos, falte o se haya aplicado imperfectamente, el auditor deber recomendar en trminos especficos, las mejoras de procedimientos necesarias para apegarse a normas, tales como las descritas anteriormente. e. La forma ms satisfactoria del control interno sobre herramientas pequeas, troqueles y moldes, es estudiar peridicamente el inventario y la depreciacin, capitalizando entre la formulacin de uno y otro inventario, partidas cuyo importe exceda de una cantidad establecida, como tambin la depreciacin acumulada calculada, cuando menos en parte de la experiencia adquirida. En el libro de costos, se anotar el precio de costo menos la depreciacin de varios aos que deber ser

adecuada en forma razonable con la vida del modelo, los cambios en la produccin y el volumen de esta, la gerencia debe de seguir una prctica sin alteraciones en la aplicacin de los controles contenidos en la contabilidad. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES El mismo cuidado que se tienen en relacin con las compras del equipo, deber ejercerse sobre las operaciones de conservacin y reparacin. El comit de equipo o su equivalencia a menudo la supervisa y emite rdenes de trabajo abierto o en blanco para reparaciones extraordinarias o de emergencia. En algunos casos se establece un departamento por separado a cargo de un ingeniero de conservacin, quien reporta todo al funcionario principal de la empresa. En otros la responsabilidad cae sobre el intendente de la planta ocasionalmente sin ninguna restriccin en los gastos. Obviamente estas son prcticas muy variables. Pero en todo caso habr una delegacin de autoridad acordada para la conservacin y reparacin de alguna acordada para la conservacin y reparacin dada a alguna unidad individual o administrativa, rdenes de trabajo o su equivalente, estimacin de los costos actuales y un inters activo por parte de la gerencia para mantener niveles de bajo costo, ya establecidos o para buscar costos inferiores a los actuales. MAYOR AUXILIAR DEL EQUIPO Resulta de valor para cualquier empresa, sin importar su tamao. Podr ser difcil implantarlo despus de varios aos de no tenerlo, pero las dificultades que se presenten al iniciar su implantacin y el pequeo gasto para mantenerlo al da, posteriormente son recompensados ampliamente al contar con costos ms exactos, planeacin ms inteligente y control interno ms seguro. Una norma prctica para este auxiliar lo constituye el uso de una tarjeta para cada unidad contable, en el cual aparecen datos relativos a la localizacin, identificacin, fecha de compra, al costo de adquisicin y otros informes de su estado y despus de su retiro la causa y la cantidad obtenida por su venta o desecho. Cuando por ejemplo, esta informacin se escribe o perfora en tarjetas krdex, donde las tarjetas pueden primeramente servir como un auxiliar mayor detallado y despus de que se ha dispuesto de esos activos, se convierten en la base de estudio de los retiros y de valor inestimable en la formacin de tasa de depreciacin. INFORMACIN INTERNA Cuando los activos fijos de una empresa se hallan distribuidos en varias plantas o locales, pueden implantarse un mtodo de informacin interna y con cierta facilidad, mediante el cual los empleados encargados de los registros del activo fijo en cada sitio, formularn informes mensuales o trimestrales de su existencia o condicin. Estos informes sirven para verificar los detalles del mayor auxiliar de equipo y proporcionar informacin inapreciable para los responsables de las provisiones para depreciacin y las reservas acumuladas. CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR COMPRAS 1. Se necesita autorizacin escrita para efectuar todas las compras? 2. Los pedidos de compras son autorizados por un funcionario responsable? 3. Los pedidos de compras estn numerados correlativamente? 4. Se emiten informes escritos de todos los materiales recibidos? 5. Esos informes son controlados por numeracin? 6. El departamento de contabilidad recibe directamente una copia de la orden de compra? 7. Se basa el departamento de contabilidad en las rdenes de compra para hacer sus asientos? 8. Se verifican las compras en el departamento de contabilidad:

a. Contra las rdenes de compra? b. Contra los avisos de entrega? c. Contra los informes de recepcin? 9. Se han establecido responsabilidades para la verificacin de facturas, en los aspectos de: a. Precios? Cargos por fletes? b. Clculos? 10. Existe control apropiado para rdenes de compra abiertas, futuras y compras bajo contrato? 11. Se toman todas las providencias para asegurarse de que el departamento de recepcin hace un recuento de mercancas al recibirlas? 12. Una copia del informe de recepcin de mercancas se enva directamente al departamento de contabilidad? 13. Hay procedimientos suficientes para asegurarse de que se hacen reclamaciones por todos los faltantes o artculos que se reciben deteriorados? 14. Se tramitan en el departamento de almacn las devoluciones sobre compras? 15. Se preparan guas de remisin para dichas devoluciones? 16. Son examinados los comprobantes de compras y de gastos por un funcionario o empleado responsable, con el fin de cerciorarse de que los documentos comprobatorios estn completos y de que se han cumplido con los requisitos establecidos? 17. La distribucin de los gastos se hace o se revisa en el departamento de contabilidad por alguna persona competente? 18. Hay alguna persona responsable que revise las facturas y la correccin de los clculos aritmticos? 19. Se comprueban que no existen dobles pagos al cancelar las facturas? 20. La relacin de cuentas por pagar se obtienen cuando menos una vez al mes y se confronta con el libro mayor? 21. Los adelantos a proveedores se consideran como cuentas por cobrar? PAGOS DE CHEQUES 1. Las siguientes aprobaciones de alguna persona autorizada se requieren en los comprobantes antes de ser pagados: a. Aprobacin de precios? b. De recepcin de mercaderas? c. De sumas, clculos, descuentos, etc? d. De la cuenta a la cual debe de ser cargado? 2. Se ha prohibido firmar individual o mancomunadamente en blanco? 3. Todos los cheques para reembolsar caja chica se hacen a favor del responsable de lka custodia de fondos de la caja chica? 4. La firma de cheques antes de estar stos llenos est terminantemente prohibido? 5. Se requiere de dos firmas en los cheques? 6. Los cheques sin usar estn debidamente guardados de tal manera que se eviten ser utilizados sin autorizacin? DOCUMENTOS POR PAGAR 1. Quines son las personas encargadas de aceptar letras de cambio? 2. Se prepara algn registro de documentos por pagar? 3. El registro de documentos por pagar permite: a. Compararlo fcilmente con la cuenta de control? b. Conocer exactamente loas intereses por pagar acumulados? c. Determinar los pagos hechos? d. Determinar el pago de intereses?

4. Se necesita cuando menos la firma de un directivo en los documentos por pagar? 5. Se prepara un estado de documentos por pagar con vencimientos mensuales? 6. Se concilia peridicamente ese registro con la cuenta de control? 7. Se guardan convenientemente los documentos pagados? 8. En el caso de que el banco que carga una letra no la devuelva se reclama por escrito? RECOMENDACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR Los objetivos del control interno general para cuantas por pagar son tres declaraciones bsicas: a. Proteccin b. Informacin c. Eficiencia Dichas declaraciones enfocadas al pasivo, se traducirn en la implementacin de polticas, sistemas y medios en general, para contraer, conocer, registrar y liquidar pasivos; salvaguardando por estos medios, los intereses de la entidad econmica y teniendo como consecuencia de la adhesin a ellos un control informativo eficiente. Por lo tanto para efectos del control interno indicados para cuentas por pagar el pasivo es el resultado de la adquisicin de acticos, como el incurrimiento en un gasto o la conversin de otra partida de pasivos, asimismo, la liquidacin habitual del pasivo es mediante un pago. Por lo tanto, para efectos del examen del auditor, el control interno se estudia y evala en gran parte al examinarse las reas de compra y los desembolsos en efectivo, complementndose con la verificacin del establecimiento de algunas mediad especficas de control, para lo cual, el sistema de cuestionarios resulta ser el ms aplicable. Es de notar que regularmente este tipo de cuestionarios, se encuentran prediseados, por lo que siempre ser necesario hacer las adiciones, supresiones y modificaciones en terminologa que procedan a efecto de hacerlo aplicable, especficamente a la empresa de que se trate. MEDIDAS DE CONTROL QUE DEBEN SER CONSIDERADAS 1. Debern existir una adecuada separacin de funciones y distribucin de labores y procedimientos, de tal manera que quien registre los pasivos: a. No tenga acceso a la caja ni a los almacenes. b. No est autorizado para firmar cheques o documentos. 2. Ser conveniente la existencia de una persona o departamento que, sin tener ingerencia en la aceptacin, el registro y la liquidacin de pasivos: a. Efecte revisiones peridicas. b. D respuestas a las solicitudes de confirmacin de saldos que lleguen a recibirse. c. Solicite peridicamente estados y cuenta a los acreedores de la empresa, reciba las respuestas y efecte las comparaciones, conciliaciones e investigaciones que en cada caso procedan. 3. Debern tener implantados registros auxiliares de cada cuenta de pasivo y ser comparados mensualmente contra la cuenta de control. 4. Peridicamente deben prepararse relaciones de las cuentas colectivas acreedoras para su revisin, por parte de los funcionarios que proceda. 5. Los ajustes de las cuentas de pasivo (incluyendo la cancelacin de saldos deudores) deben de ser aprobados por un funcionario competente para ellos. 6. Debe de existir un adecuado control y una adecuada vigilancia sobre los pagos anticipados a proveedores. 7. En la aceptacin y el pago de documentos por pagar , se aprecia que :

a. Los prstamos documentados deben ser autorizados especficamente facultados para ello. b. Debe de requerirse un mnimo de dos firmas en los documentos aceptados por la empresa. 8. En cuanto a los pasivos acumulados, se toma en cuenta que: b. Deben de crearse regularmente provisiones por todos los conceptos que en cada caso proceda, tales como impuestos, gratificaciones, indemnizaciones, comisiones. asistencia tcnica, regalas, etc. c. El clculo de las provisiones para impuestos, deber estar basado en las leyes respectivas. d. Las dems provisiones deben constituirse e incrementarse, sobre clculos estadsticos y bases constantes o sobre las clasulas de contratos celebrados. 9. Sobre los pasivos contingentes se requiere que : a. Deben existir cuentas en las que se contabilicen las obligaciones contingentes, resultantes de: - Documentos descontados. - Garantas otorgadas, incluyendo aquellos que sean por obligaciones de afiliados. - Avales otorgados. - Juicios legales. - Convenios de recompra. - Otros. b. Deber requerirse autorizacin apropiada, tanto para obligar contingentemente a la empresa como para la cancelacin contables de su registro. c. Deber existir una comunicacin formal, entre la persona encargada de formular los estados financieros y el directivo o los directivos clavel de la empresa, para que haya conocimiento de las contingencias existentes y en su caso, se tome nota de ellas al formular los estados financieros. d. Conviene que el responsable de la formulacin de los estados financieros, tenga acceso a las actas de las Juntas del Consejo de Administracin y a los contratos celebrados, para el mismo objeto. CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO REESULTADOS ACUMULADOS 1. Se cancelan anualmente las cuentas de resultados contra la perdida o ganancia del ejercicio, se tiene expediente por separado para el control e integracin por separado para el control e integracin anual de las mismas? 2. Concuerdan los resultados presentados con las declaraciones de impuestos correspondientes? 3. Se han realizado las asambleas de accionistas en tiempo y forma? 4. Se han registrado todos los acuerdo con implicaciones de los accionistas en la contabilidad? RECOMENDACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO DE RESULTADOS ACUMULADOS a. Evitar la emisin de certificados sin autorizacin. b. Tener la seguridad de que hay una contabilizacin apropiada de las emisiones de acciones de capital. c. Los certificados no debern firmarse antes de su emisin. d. Los certificados y sus matrices correspondientes deben de estar numerados previamente. e. Los certificados cancelados deben inutilizarse. f. Tratndose de acciones nominativas stas deben estar anotadas en un registro de accionistas.

g. Los cupones de dividendos ya pagados deben autorizarse. h. Los ttulos de acciones canjeadas por otros deben de cancelarse. i. Debe de existir un adecuado control sobre la forma de pago de los dividendos. j. Deben cubrirse oportunamente los impuestos sobre dividendos. k. Los acuerdos de asamblea deben cumplirse.