INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PBLICO

IGNACIO AMADEO RAMOS OLIVERA YUNGAY

ANALISIS, DISEO E IMPLEMETACION DE UN
SISTEMA DE INFORMACIN QUE MODELA EL
PROCESO DE LOS REGISTROS CIVILES
PROVINCIALES
PRESENTADO POR:
AGUILAR HUINCHO, Etso E!"#$%&
PA' SILVA, Est(%! Ros)&
PA' SILVA, R$t( Ro*"o&
PARA OPTAR EL TITULO DE:
PROFESONAL TCNCO EN: COMPUTACN E NFORMATCA
ASESOR:
ARANA DAZ MGUEL LCURGO
YUNGAY+ ANCASH + PER
,-./
Dedicamos el presente trabajo de
investigacin a nuestros padres quienes
nos apoyaron y guiaron en todo momento
por las sendas del buen camino para
continuar y seguir adelante a pesar de los
obstculos que se presentaron.
EL EQUIP.
AGRADECIMIENTO
El sincero agradecimiento al nstituto Superior de Educacin Publico
"gnacio Amadeo Ramos Olivera", por acogernos durante los tres aos y
brindarnos la oportunidad de formarnos como profesionales en la carrera
tcnica de Computacin e nformtica.
As mismo la gratitud a todos los docentes que laboran en la institucin
quienes con sus experiencias, orientaciones y apoyo, permitieron
cristalizar nuestros objetivos personales y profesionales.
De la misma manera al Gerente General y la Municipalidad Provincial de
Yungay y al personal administrativo que labora en el rea de registro civil
por el apoyo brindado en la recoleccin de informacin de las actividades
ms relevantes realizadas por esta rea . Finalmente el reconocimiento
al Jefe de la Unidad Acadmica del rea Tecnolgica Profesor Arana
Diaz Miguel Licurgo por asesorarnos durante la planificacin,
organizacin y ejecucin del trabajo denominado: ANALISIS,
DISEO E IMPLEMETACION DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN QUE MODELA EL PROCESO DE LOS
REGISTROS CIVILES PROVINCIALES
EL EQUPO.
RESUMEN
Las Oficinas de Registros Civiles presentes en las municipalidades
provinciales de nuestro pas tienen la funcin de inscribir, organizar y
mantener los hechos y actos relativos al estado civil de los ciudadanos
que habitan en su jurisdiccin. Estos actos civiles son definidos como
nacimientos, matrimonios y defunciones. En la mayor parte de los
municipios provinciales, los procesos relacionados al registro civil se
realizan manualmente y no se cuentan con herramientas que faciliten las
tareas inherentes y garanticen la integridad y disponibilidad de la
informacin sensible que manejan. La misin de consolidar la base de
datos nacional de los actos civiles de las personas, no puede, en el corto
plazo, llegar a automatizar las funciones de las oficinas registrales
provinciales. Es por esta causa que la herramienta desarrollada
en este proyecto de tesis, recoge los procedimientos y prcticas definidos
por el organismo regulador, para luego en el mediano o largo plazo la
informacin pueda ser reutilizada con fines de carcter nacional Para
desarrollar este trabajo de tesis, se relev toda la informacin del
proceso de registros civiles para finalmente, sobre la base de etapas
presentadas en este documento como captulos y con el soporte de una
metodologa de desarrollo, se llegue a desarrollar la herramienta de
registros civiles, herramienta que sobre la base de los requerimientos de
una municipalidad provincial fue completamente desarrollada.
En el primer captulo de este documento se presenta un marco
terico relacionado al registro de los hechos vitales considerando el
registro y modificacin de los mismos. Asimismo, se presenta el plan del
proyecto de la solucin y las tecnologas que actualmente desarrollan
este proceso.
En el segundo captulo se muestra el anlisis de la solucin, indicando la
metodologa de desarrollo de la herramienta, los requerimientos a ser
atendidos, los usuarios a los que el sistema ira orientado y finalmente la
viabilidad del sistema.
En el tercer captulo se presenta el diseo de la herramienta, que
incluye: las tecnologas utilizadas, la arquitectura implementada, la
descripcin de los mdulos considerados en la herramienta y los planes
de prueba respectivos.
En cuanto al cuarto captulo se presenta la implementacin de la
herramienta, los estndares utilizados en su codificacin y las pruebas
de cada uno de los componentes.
Finalmente se presentan las observaciones, conclusiones y
recomendaciones para un trabajo futuro.
EL EQUPO.
INTRODUCCIN
La Sociedad representa una infinita cantidad de relaciones entre los
individuos que la conforman. En consecuencia, el Estado, se define como la
estructura que hace la Sociedad para poder mantener un control y orden
sobre dichas relaciones.
De la relacin entre Sociedad y Estado se desprende la necesidad de este
ltimo por mantener un registro de habitantes que le permita contar con
informacin actualizada respecto a las cantidades, edades y niveles de relacin
entre los mismos. Dicha informacin le permite adicionalmente al Estado,
conocer las posibilidades, limitaciones y ventajas que posee para emprender
proyectos de desarrollo (construccin de carreteras, hospitales, escuelas,
etc.), de apoyo social (campaas de registro, vacunacin, exmenes mdicos,
etc.), de organizacin social (matrimonios masivos, censos, etc.), entre otros.
Por otra parte, todos los ciudadanos, desde su nacimiento, tienen la
necesidad de ser reconocidos por el Estado. Este reconocimiento les permitir
ejercer sus derechos y deberes civiles. Una persona no puede desempearse
en el medio en el que habita, si es que el Estado no ha identificado
su existencia. En
consecuencia, una persona no identificada no puede
acceder a su identificacin,
no puede reconocer a sus hijos, no puede
trabajar, no puede acceder a prstamos o financiamientos, y tampoco
presentar denuncias ante la polica, entre muchas otras actividades.
Por lo tanto, un medio importante para que el Estado pueda sentar las bases
de su desarrollo y por el cual las personas puedan ser legalmente reconocidas
por ste y la Sociedad es el Registro del Estado Civil.
El registro del estado civil en nuestro pas ha sido administrado desde sus
inicios por las actualmente denominadas Oficinas de Registro Civil (OREC),
muchas de las cuales se ubican en las municipalidades de nuestro territorio.
Sin embargo, dado el gran volumen de informacin que administran las
oficinas registrales (OREC), en muchas de ellas se hacen presentes prcticas
incorrectas y demoras en los procesos de atencin, consulta, registro y
emisin de documentacin referente a los actos civiles de los ciudadanos,
tambin llamados hechos vitales, como son los nacimientos, matrimonios,
defunciones, entre otros. Por lo tanto, es necesario contar con una herramienta
que modele el proceso de los registros civiles mediante el desarrollo de las
principales actividades del proceso, las cuales permitan agilizar los procesos
anteriormente mencionados, y a partir de ellos obtener informacin
oportuna y fiable. Asimismo, esta informacin podr ser posteriormente
utilizada por el Registro Nacional de identificacin y Estado Civil (RENEC),
organismo regulador del proceso, en su
objetivo de consolidar la base de datos
nacional de los ciudadanos.
INDICE
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMAN
INTRODUCCION
CAP0TULO I
GENERALIDADES
1.1. dentificacin de Problema............................................................... 8
1.2. Marco Conceptual ......................................................................... 10
1.2.1. Las Actas y los Libros Registrales..................................... 12
1.2.2. Anotaciones Marginales y Observaciones ........................ 12
1.2.3. Formato de Actas (Material de Registro)........................... 13
1.2.4. Diagramas de Flujo de los procesos de Nacimiento,
matrimonios, defuncin y rectificacin .......................................... 13
1.2.5. Matriz de Riesgos del Proceso .......................................... 24
1.3. Plan del Proyecto .......................................................................... 27
1.3.1. Plan del Proyecto alineado a PMBOOK ............................. 27
1.3.2. Diagrama WBS ................................................................... 28
1.3.3. Lista de Actividades ........................................................... 29
1.3.4. Diagrama de Gantt ............................................................. 29
1.4. Estado del Arte.............................................................................. 29
1.4.1. Aplicaciones Nacionales en Produccin............................ 33
1.4.2. Aplicaciones en Provincias y Registros civiles Provinciales
en Produccin .................... 33
1.4.3. Soluciones Comerciales Adquiridas .................................. 34
1.4.4. Soluciones en el Extranjero en Produccin ....................... 35
1.5. Descripcin y Sustentacin de la Solucin .................................. 39
1.5.1. Descripcin ........................................................................ 39
1.5.2. Sustentacin ...................................................................... 41
CAP0TULO II
AN1LISIS
2.1. Metodologa de la Solucin............................................................ 43
2.1.1.Desarro terativo................................................................... 45
2.1.2. Modelado....................... 45
2.1.3. Fases de Desarrollo............................................................ 46
2.2. dentificacin de Requerimientos .................................................. 48
2.2.1. Requerimientos y Mdulos del Sistema ............................. 48
2.2.2. Descripcin de Usuarios del Sistema ................................ 50
2.2.3. Perfiles Profesionales de los Usuarios del Sistema ........... 51
2.2.4. Descripcin de los Casos de Uso....................................... 53
2.3. Anlisis de la Solucin .................................................................. 58
2.3.1. El Diagrama de Clases de Anlisis .................................... 58
2.3.2. Anlisis Tcnico Econmico .............................................. 63
2.3.3. Viabilidad ............................................................................ 66
CAP0TULO III
DISEO
3.1. Arquitectura ................................................................................... 68
3.1.1. Definicin de Arquitectura y Estndares de Desarrollo....... 68
3.1.2. Las Capas del Sistema....................................................... 70
3.1.3. El patrn de diseo MVP ................................................... 71
3.1.4. Diagrama de Clases de Diseo.......................................... 72
3.1.5. Arquitectura fsica .............................................................. 75
3.1.6. Arquitectura de la aplicacin............................................... 77
3.2. Diseo de nterfaz Grafica ............................................................ 78
3.2.1. El inicio de Sesin ............................................,................. 78
3.2.2. El Men del Sistema .......................................................... 80
3.2.3. Las Operaciones Registrales o Procesos ......................... 80
3.2.4. La Digitalizacin................................................................. 82
3.2.5. Las Anotaciones Marginales.............................................. 84
CAP0TULO IV
CONSTRUCCIN
4.1. Construccin ................................................................................. 85
4.1.1. Propuesta de Desarrollo .................................................... 85
4.1.2. Tecnologas ....................................................................... 87
4.1.3. Arquitectura del Proyecto .................................................. 87
4.2. Pruebas ......................................................................................... 90
4.2.1. Requerimientos de Pruebas ............................................... 90
4.2.2. Estrategia de Pruebas ........................................................ 91
4.2.3. Casos de Prueba del Sistema ............................................ 91
OBSERVACONES
CONCLUSONES
RECOMENDACONES Y TRABAJOS FUTUROS
REFERENCAS BBLOGRFCAS
ANE2OS
ANEXO A: Catalogo de Requerimientos
ANEXO B: ERS
ANEXO C: Documento Tcnico de Arquitectura
ANEXO D: Anlisis de Tecnologas ANEXO E: Diagrama de Base de
Datos ANEXO F: Plan del Proyecto
ANEXO G: Plan de Pruebas
CAP0TULO I
GENERALIDADES
En el primer captulo se presenta el enfoque del proyecto, cuyo contexto
fue descrito en la introduccin de este documento. Asimismo se definirn
los conceptos y terminologas del proceso involucrado, la planificacin de
tareas para el desarrollo y la descripcin de cmo se resuelve
actualmente el problema.
.&.& I3%t"4"*5*"6 3% P!o78%95:
En el Per el registro del estado civil es dependiente de la funcin
del estado y contribuye al mismo ofreciendo al pblico el
servicio deregistro, depuracin, documentacin, custodia,
actualizacin y certificacin de actas relacionadas a sus hechos
vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones). El registro de
estado civil proporciona as, la versin oficial y permanente sobre
los hechos vitales de las personas.Las Municipalidades provinciales
y distritales del territorio nacional, por su ubicacin geogrfica y por
el volumen de poblacin a la cual sirven, carecen de la parte
jurdica y sobre todo tcnica que les permita contar con reas de
registros civiles estructuradas capaces de organizar las
actividades de la informacin
registral sobre los hechos vitales y
actos modificatorios del estado civil.
Existe un promedio de 1828 registros civiles entre distritos y
provincias, 1548 en centros poblados menores y ms de 100 en
comunidades nativas [1].
La necesidad que tiene cada municipalidad provincial a diferencia
de otras es la de contar con un rea de registro civil organizada con
capacidad de brindar un servicio eficiente, confiable y seguro en la
medida de sus recursos. Para aliviar esta necesidad, se requiere
contar con un sistema de informacin que almacene digitalmente,
en una primera fase, la informacin referente a los libros registrales
de nacimiento, matrimonio civil y defuncin de todos los ciudadanos
inscritos anteriormente desde el inicio de las actividades del registro
civil presente en una Municipalidad. Asimismo, culminada esta fase
se debe dar inicio a una segunda, que comprenda el desarrollo de
los sub-procesos de registro, rectificacin, certificacin y consulta
de actas. Estos sub-procesos y el almacenamiento de actas
digitalizadas permitirn modelar el proceso de los registros civiles.
Para modelar el proceso del los registros civiles a travs de una
herramienta de Software se debe considerar el desarrollo de un
sistema a medida, el cual permita realizar la tareas
fundamentales del proceso las cuales se enfocan en la tratamiento
de actas de nacimiento, matrimonio y defuncin de los ciudadanos
anteriormente inscritos, y en la emisin de actas relacionadas
a los nuevos registros, teniendo en cuenta, la frecuente
actualizacin que se efecta al proceso al suceder cambios
dentro del marco del estado civil (reconocimientos, divorcios,
rectificaciones, anulaciones entre otros). Finalmente, luego
de conseguir lo propuesto, el software debe permitir ser aplicado en
aquellas municipalidades que estn dispuestas a contar con este
servicio y adaptarse a los recursos de cada institucin.
Por otra parte, el sistema debe permitir a las reas de
registro civil de las municipalidades, ofrecer un servicio de calidad
con reduccin de costos por el servicio. Se debe poner mucho
nfasis en el desarrollo de una base estndar para los procesos
de registro, de acuerdo a lo estipulado por el RENEC, organismo
regulador del proceso, y para la digitalizacin de actas las cuales
constituyen documentos histricos y por lo tanto patrimonios de la
Nacin.
Cabe mencionar que el resultado de este modelado del proceso,
desarrollado en municipalidades provinciales, favorecer los
objetivos del organismo regulador RENEC, los cuales, buscan
consolidar la base de datos nacional de hechos vitales y
asimismo lograr sistematizar el proceso del registro civil que desde
sus inicios (aproximadamente 1916) cont con un funcionamiento
manual y limitado, ocasionando malestar en los ciudadanos que
deban emplear este tipo servicio con la finalidad de registrarse y
ser reconocidos por el estado Considerar el desarrollo de una
base estndar en el desarrollo de una herramienta para los
procesos de registro y de modelado del proceso es de suma
importancia en el objetivo de RENEC, debido a que actualmente
por resolucin jefatural N924-2005-JEF/RENEC del ao 2005 se
ha dispuesto la incorporacin real, efectiva y progresiva de todas
las Oficinas de Registro Civil al RENEC como se indica en [17],
situacin que en cinco aos slo ha conllevado a la unin de
veintitrs Oficinas Registrales, orientndose inicialmente a las de
Lima. Esto no hace ms que probar la necesidad de fomentar
el mejoramiento de los registros civiles, los cuales en las
provincias de nuestro territorio no sern mejorados antes de un
mediano o largo plazo.
.&,& M5!*o Co*%:t$58:
La trayectoria histrica de los registros civiles en el Per y por ende,
de la identificacin de las personas, se remonta a los tiempos de la
colonia cuando era la glesia Catlica la que cumpla, de acuerdo a
cnones eclesisticos, las funciones registrales de los hechos
vitales. En la poca republicana viene a ser el Estado el que se
hace cargo de dichas funciones propias del Derecho Civil, lo que se
conoce universalmente como la secularizacin de dicho proceso,
delegndose en una primera fase esas responsabilidades a las
Autoridades Polticas como son las prefecturas, subprefecturas y
gobernaciones (Decreto del 21 de junio de 1852) y posteriormente a
las municipalidades (decreto del 29 de noviembre de 1856). Cabe
mencionar que aproximadamente desde 1916 se formaliz en las
municipalidades la custodia de los registros civiles como
consecuencia de prdidas o destrucciones de libros registrales por
hechos fortuitos o delictivos.
En la actualidad la funcin registral civil y el proceso de
identificacin ciudadana estn a cargo del RENEC y se delegan
funciones registrales a los registradores en las diferentes
municipalidades del pas.
En el Per el registro de estado civil desarrolla las
siguientes actividades relacionadas a los hechos vitales
(nacimientos, matrimonios y defunciones):Registro: inscripcin de
nacimientos, matrimonios y defunciones [2]. Depuracin: verificacin
del contenido que cada acta (folio) o pgina que tiene un libro de
nacimientos, matrimonios y defunciones.
Documentacin: sustentos que son solicitados al ciudadano para el
registro de un acta de nacimiento, matrimonio y defuncin [2].
Archivo: control adecuado de libros en zonas seguras.
Custodia: libros de registros civiles existentes en cada municipalidad
desde la creacin de los mismos hasta la fecha.
Actualizacin: actualizacin de los actos modificatorios con relacin
a las actas de nacimiento, matrimonio y defuncin [2].
Certificacin: emisin de las actas relacionadas a los hechos vitales
y sus caractersticas relativas a su esfera personal y familiar.
Asimismo, dentro de la materia de registros civiles, los hechos
inscribibles son los siguientes:
Los nacimientos.
Los matrimonios.
Las defunciones.
Las resoluciones que
declaran la nulidad de matrimonio y el divorcio.
Las sentencias de
filiacin.
El reconocimiento de
hijos.
Las adopciones.
Los cambios o
adiciones de nombre y las rectificaciones.
La declaracin de
muerte presunta, el reconocimiento de existencia y la ausencia por
desaparicin forzada.
Los dems actos que la
ley seala.
Para que el Estado peruano pueda planificar y llevar a cabo sus
programas de desarrollo, en beneficio de los ms necesitados, es
preciso que cuente con informacin estadstica actualizada de
todos sus ciudadanos, la cual es obtenida en base al registro de
hechos vitales y actos que modifican el estado civil (nacimientos,
matrimonios y defunciones) [2]. Es en la inscripcin de los
nacimientos, matrimonios y defunciones donde radica la importancia
de la labor de un Registrador del estado civil, quien deber estar
preparado para cumplir a cabalidad con el rol encomendado por el
estado como se menciona en [3].
El registro de estado civil cumple dos funciones principales referidas
en [4]: Funcin jurdica.- informacin existente de acuerdo a ley y
por lo tanto se considera verdadera y confiable.
Funcin estadstica.- luego de registrar los hechos vitales y
matrimonios, la informacin es remitida a una base de datos
estadstica, muy importante para la formulacin de los planes de
desarrollo del pas.
.&,&.& L5s A*t5s ) 8os L"7!os R%;"st!58%s:
El procedimiento registral consta de un conjunto de acciones
que tienen por finalidad inscribir los hechos vitales y actos
modificatorios del estado civil de los ciudadanos. Un acta de
registro es el documento oficial que constituye la prueba de
la ocurrencia de un hecho vital (nacimiento, matrimonio,
defuncin) o acto, en el cual se incluyen determinadas
caractersticas. Los libros constan de un nmero determinado
de actas de registro proporcionados por el RENEC,
dividindose cada acta en una matriz (acta principal u original
que contiene los datos del titular y a partir de la cual se
emiten las copias certificadas que sean solicitadas) y una
reserva (tambin se le conoce como duplicado o desglosable,
y contiene exactamente los mismos datos que el Acta Matriz.
Este acta debe conservarse en un lugar seguro hasta cuando
el RENEC la requiera para la implementacin del archivo
fsico nacional). Los libros deben ser organizados de tal
manera que faciliten su localizacin, permitiendo de esta
manera, un acceso inmediato a la informacin contenida en
ellos. Estos libros deben clasificarse por nacimiento,
matrimonio y defuncin para luego ordenarse por orden
de antigedad y con una numeracin correlativa. Los libros
registrales tienen una numeracin correlativa anual; es por
ello que cada libro se inicia desde el nmero uno, seguido del
ao correspondiente.
Es necesario manejar los libros registrales, tomando todas
las medidas de seguridad necesarias para que no se
deterioren; paralelamente a ello se debe controlar cada
expediente, los que contienen documentos de sustento de
una inscripcin realizada. Estos expedientes deben
clasificarse (al igual que los libros registrales) en nacimientos,
matrimonios y defunciones, procediendo a ordenarlos con
relacin al nmero del libro, folio y fecha en que se produjo la
inscripcin (fecha de ingreso de la documentacin) [4].
.&,&,& Aot5*"o%s M5!;"58%s ) O7s%!<5*"o%s:
Dentro de los procesos de registro e inscripcin de los
hechos vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones), es
necesario contemplar los actos modificatorios de los
mismos. Para sto, se considera la creacin de las
anotaciones marginales cuyo texto refiere las modificaciones
posteriores a la creacin de las actas de nacimiento,
matrimonio o defuncin. De esta manera, las consultas
posteriores realizadas sobre un determinado acta mostrarn
los datos originales del documento y adicionalmente, en la
parte inferior, reflejarn de manera especifica las
modificaciones a las que se ha sujetado.
Las anotaciones marginales son de tres tipos:
Administrativos, judiciales y notariales como se describe en
[5]. Las anotaciones de tipo administrativo involucran
correcciones a errores generados por el registrador. Mientras
que las anotaciones de tipo judicial y notarial involucran
orden de cumplimiento para la modificacin del acta sujeto a
documentacin de sustento. En el primer caso es el Registro
Civil quien dictamina la modificacin de un acta mediante una
resolucin Registral. En el segundo caso es el Juez o el
Notario quien emite la resolucin ordenndose la rectificacin
o modificacin del contenido del acta.
Las observaciones, por su parte, permiten la subsanacin de
errores regstrales efectuados en el acto del registro; de igual
manera refieren la descripcin de la ley por la cual se crea la
partida para el caso de nacimientos, especificacin de los
datos de los expedientes elaborados por las municipalidades
en cuestin de matrimonios y oficios policiales y judiciales en
el caso de defunciones.
.&,&/& Fo!95to 3% A*t5s =M5t%!"58 3% R%;"st!o>:
Son formatos oficiales (impresos, distribuidos y
controlados por el RENEC) utilizados para la
inscripcin de nacimientos, matrimonios y defunciones.
Por lo tanto, una oficina de registro de estado civil debe
contar con una persona de nivel tcnico o superior, con
disposicin a brindar un buen servicio. Asimismo debe
contar con los recursos necesarios como material registral
(proporcionados por el RENEC [6] y material de oficina para
el desempeo correcto de las funciones adems de una PC
que agilice el proceso de registro, mantenimiento y
certificacin de actas.
.&,&?& D"5;!595s 3% F8$@o 3% 8os :!o*%sos 3% N5*"9"%to,
95t!"9o"os, 3%4$*"6 ) !%*t"4"*5*"6:
Los hechos vitales son definidos como nacimientos,
matrimonios y defunciones. Cada uno de los mencionados
est conformado por una serie de actividades que obedecen
a la casustica del contexto en el cual se desarrolla la
inscripcin o rectificacin.
Para conocer el proceso de inscripcin de los diferentes
hechos vitales y las rectificaciones de los mismos se
elaboraron diagramas de flujo de dichos procesos, sobre la
base de los procedimientos elaborados por el RENEC
definidos en [6] y sobre la base de las entrevistas a
registradores civiles de Oficinas Registrales. Asimismo, para
un mayor entendimiento del proceso y de cmo una solucin
de software beneficia el proceso de los registros civiles
(mencionado en la identificacin del problema), se ha
considerado la utilizacin de un software de apoyo al
modelado de proceso en los flujos que se muestran en
adelante. Por supuesto, que en la realidad el proceso se
desarrolla de forma manual a excepcin de la digitalizacin
que es parte de la propuesta a ser implementada, de la cual
se tratar ms adelante.
Los flujos elaborados se muestran a continuacin.
Los Nacimientos La
ilustracin 1-1 muestra el proceso de registro de los nacimientos.
El proceso se inicia cuando el cliente acude a la oficina de registro
civil para solicitar orientacin respecto al trmite de un acta de
nacimiento; acto seguido presenta los documentos de sustento
para su evaluacin. El Registrador civil, verifica los sustentos y el
tipo de nacimiento a registrar. Si es un caso de adopcin, el
registrador civil, solicitar el sustento judicial para proceder con el
registro correspondiente. Asimismo ubica el acta de nacimiento
anterior, para efectuar la cancelacin u anotacin de marginal con
conocimiento del jefe de registro civil, quien emitir la resolucin
para realizar la anotacin marginal en el acta en mencin. El
registrador civil, verifica que los sustentos que conforman el
expediente registral, estn completos y sin observaciones para su
posterior archivo. Luego de preparar el expediente registral, el jefe
de registro civil se encarga de visar los documentos de sustento
para que acto seguido se ingrese los datos al sistema,
conjuntamente con la bsqueda de otros registros de nacimiento
coincidentes; en el caso de ubicar un registro coincidente, se
identificar el acta y se determinar si guarda relacin con el
inscrito y los declarantes, en caso contrario se da pase a la
emisin e impresin del acta, proporcionndole una copia
certificada al cliente.
Si la inscripcin de nacimiento fuera por la va ordinaria o
extempornea, se aplica los plazos de inscripcin
respectivamente (30 das y ms de 30 das calendarios).
Para esto el registrador civil, debe validar los sustentos
presentados y elaborar el expediente registral. Una vez
elaborado el mismo, ste es revisado y visado por el jefe del
rea, quien emitir la resolucin registral de aprobacin u
observacin. El expediente completo, previo VB, del jefe de
registro civil, se utiliza para efectuar el registro del
nacimiento, verificando coincidencias con otros registros de
nacimiento ya inscritos e ingresados al sistema. Esta opcin
se utiliza para evitar una doble inscripcin o una usurpacin
de identidad.
Luego de haber efectuado el registro del nacimiento, sea
ordinario o extemporneo, se da lugar a la impresin y
certificacin del acta en mencin. Asimismo, se proporciona
al cliente una copia gratuita certificada segn ley, mientras
que los originales sern derivados al rea de digitalizacin y
archivo correspondiente.
Los Matrimonios La ilustracin 1-2 muestra el proceso de
registro de los matrimonios. El proceso se inicia con la presencia
de uno o de los dos contrayentes que acude al registro civil
portando el acta de celebracin que les fuera entregado por parte
del funcionario responsable que celebr el matrimonio civil das
antes. Si el matrimonio civil se celebr en el extranjero y no fue
registrado en el consulado peruano de ese pas, dicho registro
deber efectuarse en el registro civil de la jurisdiccin donde
actualmente radica la pareja, tomando en consideracin que el
plazo para este proceso es de 90 das, desde el momento en que
uno de los contrayentes ingresa al pas. Excedido este plazo el
proceso se realiza judicialmente. Cuando el registro del
matrimonio civil no excede del plazo previsto, el registrador civil
valida los documentos de sustento y elabora el expediente
matrimonial, para elevarlo ante el jefe de registro civil, quien revisa
los sustentosdel exp. R egistral, dar su V B y
autorizar el registro correspondiente.
El registrador civil ingresa los datos al sistema, verificando si
hay coincidencia en otros registros ya inscritos. En el caso de
no presentarse alguna observacin, se emite el acta y se
efecta la entrega de una copia certificada al contrayente o
los contrayentes. Luego de cumplir con el proceso, el acta se
enva al rea de digitalizacin para su escaneo y archivo
correspondiente.
Si el registro de matrimonio civil no es de extranjeros, sino un
registro ordinario, de menores o judicial, el registrador civil se
encarga de armar el expediente matrimonial, verificar el
contenido de cada sustento, segn el caso que se presente.
Luego se remite el expediente al jefe del registro civil para
que lo revise y d su VB. Luego de autorizado se inicia el
proceso de ingreso de datos al sistema, adems de verificar
posibles coincidencias con otros registros. De no encontrar el
registrador civil observacin alguna, se encargar de registrar
y emitir el acta de matrimonio en copia certificada para los
contrayentes, mientras que los originales sern derivados al
rea de digitalizacin y archivo correspondiente
Las Defunciones La
ilustracin 1-3 muestra el proceso de registro de las defunciones.
Este proceso se inicia cuando el ciudadano acude al registro civil
para informar sobre el fallecimiento de un familiar o declarar el
deceso de una tercera persona. El registrador civil, informa al
declarante qu que documentos debe presentar, asimismo verifica
los sustentos que el ciudadano presenta para efectuar el
registro de defuncin. Es en este momento en que el registrador
civil identifica el tipo de defuncin que se ha de registrar. Luego de
la verificacin, se elabora el expediente registral para inscribir el
acta de defuncin, acompaado de los sustentos que amerita
dicha inscripcin.
Una vez elaborado el expediente registral, se verifican los
plazos de inscripcin de defuncin y si se presenta una
observacin en el proceso de verificacin de sustentos o en
el expediente creado, se dar lugar a la subsanacin, o a la
presentacin de un sustento adicional que se requiera para
proceder con el registro. En caso no se pueda subsanar
inmediatamente la observacin, se comunicar al ciudadano
para que pueda regularizar o subsanar dicha observacin.
Cuando no hay observacin en el expediente registral, el
registrador civil optar por registrar el acto de defuncin en el
sistema. Sin embargo si se detecta una posible homonimia, el
registro se realizar manualmente, en caso contrario se
contina con el proceso.
El registrador civil opta por emitir una copia certificada del
acta de defuncin al declarante, seguidamente, el jefe de
registro civil, da su VB y consolida las actas de defuncin
gestionadas durante el da. Una vez completado el proceso
de registro de Defuncin, se remite al rea de digitalizacin
para su correcto escaneo.
Las Anotaciones
Marginales La ilustracin 1-4 muestra el proceso de registro de las
anotaciones marginales. Las anotaciones marginales surgen de
las rectificaciones o modificaciones que los usuarios optan por
realizar, por haberse presentado errores u omisiones en el
contenido de los hechos vitales. Es el cliente, quien solicita ante el
registro civil, segn sustentos la modificacin de un hecho vital, el
registrador civil recepciona los documentos presentados por el
ciudadano para su verificacin y validacin de los mismos.
Una vez revisado los sustentos para la anotacin marginal y
visados por el jefe de registro civil, se proceder a la
verificacin manual y por sistema de posibles registros
coincidentes que pudieran obrar en los archivos del registro
civil. En el caso de no presentar observacin alguna el
proceso de rectificacin, se dar lugar a la elaboracin
del expediente registral junto con los sustentos
presentados por el usuario para proceder con la anotacin
correspondiente. Este procedimiento, una vez culminado,
dar lugar a una anotacin que quedar registrada en el
acta.
Digitalizacin de actas
La ilustracin 1-5 muestra el proceso de registro de la
digitalizacin de actas. El proceso de digitalizacin comienza con
la recepcin fsica de las actas originales creadas en el da, los
cuales sern verificadas previamente en el sistema. Una vez
ubicada y comparada con el fsico, el digitalizador proceder al
escaneo del acta, ingresando nmero de acta o nmero de
etiqueta. Luego de este acto el digitalizador, remitir al jefe de
registro civil el total de actas digitalizadas con sus respetivos
nmeros de serie, indicando el tipo de hecho vital que se registr.
Luego proceder a archivar el acta reserva (fsico) para su
consolidacin mensual. Slo en el caso que el acta registrada no
figure en el sistema de registros civiles, el acta ser separada
hasta regularizar su actualizacin en el sistema, con conocimiento
al Jefe de registro civil para los fines convenientes. En cuanto a los
hechos vitales creados anteriormente, slo se codificarn
mediante series y se escanearan para visualizar su contenido va
sistema, en el caso que se presente muy ilegible su contenido y
muy deteriorado, ser separado y puesto en conocimiento del Jefe
de registro civil para las acciones que amerite la subsanacin.
.&,&A& M5t!"B 3% R"%s;os 3%8 P!o*%so
Dentro del proceso de los registros civiles, se identifican riesgos
asociados al proceso debido a la carencia de controles que mitiguen
los mismos. La existencia de un software que d soporte al proceso
completo, beneficia que estos riesgos disminuyan su probabilidad de
ocurrencia. Sobre la base del problema identificado, se presenta en la
tabla 1-1 los riesgos del proceso y los posibles controles asociados,
los cuales en varios casos consideran la necesidad de una
herramienta de software.
RIESGOS DE LA MATERIA
REGISTRAL CONTROLES
Error involuntario en el registro de
hechos vitales
Con el uso del nuevo aplicativo, el
registrador civil, se apoyar en las
opciones que tiene para minimizar el
riesgo de errores en el contenido del
acta, que lo conllevara una posible
rectificacin notarial, judicial y
administrativa
Actas con nmeros de serie iguales,
provenientes de logstica del RENEC
Al contar con un aplicativo, se
efectuar la recepcin y asignacin
del material registral asignado al
registrador civil, detectndose
duplicidad en las series,
separndolas en el acto y solicitando
su subsanacin ante el RENEC.
Registro de hechos vitales creados
antes de la aplicacin con
observaciones de doble inscripcin
y/o usurpacin de identidad.
Efectuar la revisin mensual de los
registros que se crean asignados a
un registrador, quien a su vez
informar al jefe de registro civil de
las posibles coincidencias para su
cancelacin.
Los libros de hechos vitales fsicos
son susceptibles al deterioro o a una
posible prdida
Esta aplicacin permite utilizar el
sistema para verificar los contenidos
de cada folio, expedir actas y emitir
certificaciones.
RIESGOS DE LA MATERIA
REGISTRAL CONTROLES
Los libros de hechos vitales fsicos no
cuentan con una serie de
identificacin.
Mediante el etiquetado de folios en
los libros de hechos vitales y luego de
ser digitalizados, se llevar un mejor
control de los libros.
nformacin disponible limitada para
la atencin de usuarios que requieren
de servicios de emisin, certificacin
y registro de hechos vitales.
Mediante la aplicacin se disminuye
la demora en la verificacin de
informacin y mejora la calidad de
atencin.
Registro indebido de hechos vitales,
sin contar con los requisitos y
consideraciones para su correcta
inscripcin
Con esta aplicacin este tipo de actos
quedarn controlados,
establecindose un procedimiento y
una gua para el correcto registro del
acta.
Registro de hechos vitales utilizando
los duplicados de libros fsicos y no
originales (acta matriz)
Con esta aplicacin se efectuar el
registro y la impresin en ambas
actas matriz y reserva, para luego ser
digitalizadas
Actas registradas manualmente con
datos ilegibles, borroneados y con
enmendaduras
La aplicacin permite minimizar los
errores, borrones y o enmendaduras,
efectundose el registro, siguiendo la
gua de procedimientos.
Certificacin y emisin de hechos
vitales en formatos propios del
municipio, sin control del material a
utilizar
RENEC proporciona actualmente los
libros de hechos vitales, siendo la
aplicacin una buena herramienta de
control y utilizacin.
Anotaciones marginales registradas
manualmente por el funcionario
responsable en hechos vitales
duplicados y no en los libros
originales
Con esta aplicacin, mediante uso de
claves el jefe de registro civil ser el
responsable de efectuar una o ms
anotaciones marginales.
Comisiones de firma del registrador
civil y del declarante en hechos
vitales, sin sustento que justifique su
registro.
Luego que la aplicacin permita la
impresin de las actas, estas sern
firmadas por los declarantes y
visadas por el jefe de registro civil.
RIESGOS DE LA MATERIA
REGISTRAL CONTROLES
Cancelacin manual de registros
inscritos en los libros de hechos
vitales (reserva - matriz), sin estar
sujetos a las normas del registro civil
Mediante esta aplicacin, la parte
mecanizada, nos permite efectuar
una cancelacin e imprimirla en
ambas actas( matriz - reserva)
Libros de hechos vitales
desaparecidos por actos subversivos
y/o fenmenos naturales, sin contar
con una justificacin del registro
probablemente creado.
Se efectuar una reinscripcin, slo
para este tipo de casos, con la mayor
responsabilidad y con conocimiento al
ente rector (RENEC)
Hechos vitales registrados en libros
informales no autorizados por la
entidad competente, anterior a la
aplicacin.
Actualmente los libros son
suministrados por el RENEC,
asimismo el aplicativo nos permite
registrar los hechos vitales en ese
tipo de formato para evitar la
informalidad.
Carencia de autorizacin para
registrar hechos vitales en una
comunidad que se encuentre dentro
de la jurisdiccin del registro civil
provincial.
Luego de que la comunidad sea
autorizada para registrar hechos
vitales, su visado y digitalizacin se
efectuarn en este registro civil.
Dificultad en el acceso al registro de
hechos vitales para personas con
mayor grado de vulnerabilidad a la
identificacin (ncapacitados).
Se establecer una va de acceso
entre lo manual y el sistema para
llegar a este grupo humano, una vez
registrado se escaneara el hecho vital
y se archivara.
Frecuencia en la certificacin de
actas por medio de la mecanografa,
alterando y omitiendo, las
observaciones de su contenido.
Esta aplicacin nos permite reducir la
emisin de un acta manual. Se
registra, se digitaliza y se archiva.
Certificacin manual y con VB de
un funcionario municipal, no
autorizado a certificar actas de
hechos vitales a travs de extractos
Esta aplicacin contar con una base
de datos de registradores civiles
autorizados para registrar y emitir
extractos y certificaciones de hechos
vitales.
T5785 .+. M5t!"B 3% R"%s;os ) Cot!o8%s 3%8 P!o*%so 3% R%;"st!os C"<"8%s
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CONCLUSIONES
Una vez realizado el estudio, anlisis, diseo del sistema de informacin
para el registro y control de los procesos de gestin de Almacn de la
empresa Agrcola y Ganadera Chavn de Huantar S.A., se concluye lo
siguiente:
1. El rea de almacn acarreaba una problemtica a la hora de
registrar toda la informacin pertinente a las actividades de su
gestin, seguido de un control deficiente de los procesos de Almacn
por parte de los trabajadores, ya que no se tena la disponibilidad o
acceso inmediato, ni la integridad y certeza de la informacin, por lo
que afectaba en la obtencin de respuestas inmediatas ante
cualquier situacin, en el proceso de toma de decisin, y en general
al logro de sus objetivos.
2. Para las primeras fases en el desarrollo de la metodologa, la
formulacin permiti especificar las metas de la aplicacin y la
definicin de los roles de usuario. La fase de planificacin del
proyecto consisti en determinar el mbito del software, los costos
beneficios y el plan de trabajo de la aplicacin. La fase de anlisis
permiti generar los requerimientos del sistema.
3. El diseo del sistema utilizando el Lenguaje Unificado de
Modelado UML permiti tener una visin detallada y explicativa de
los requisitos definidos, especificando su funcionamiento de acuerdo
al estudio realizado.
4. Despus de combinar los datos y aplicando tcnicas de
programacin con restricciones sobre ellos, se logr que la aplicacin
generara una o varias alternativas para que el usuario, elija la(s) que
le permita(n) una mejor gestin de control.
5. El desarrollo de un sistema de informacin, no hace referencia
exclusivamente a la tarea de codificacin, se refiere a una seria de
pasos o procedimientos para la creacin de un producto, incluyendo
tambin aspectos como el modelado del negocio y las tareas de
anlisis y diseo.
RECOMENDACIONES
1. El proyecto del Sistema nformtico para la gestin del rea de almacn en
AyG Chavn de Huantar S.A. no se encuentra integrado al resto de las reas
de la empresa por lo cual recomendamos en un futuro considerar integrar un
sistema de compras y de contabilidad que trabajen en conjunto con el de
Almacn.
2. Analizar la factibilidad de crear ms mdulos al Sistema de Almacn, como
por ejemplo uno que se encargue de generar las estadsticas del movimiento
del almacn con cuadros grficos que ayuden al entendimiento de la
informacin brindada con las estadsticas numricas que se presentan en los
reportes respectivos.
3. El rea de produccin tambin es un punto crtico de la empresa por lo cual
es necesario que sea integrada al rea de almacn.
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