Vous êtes sur la page 1sur 18

Gestion Paie sous Excel

XLPaie ( Systme de rmunration algrien )

XLPaie

Dune simplicit dconcertante et une grande richesse fonctionnelle, XLPaie est un classeur Excel conu pour assurer la gestion courante de la paie et la gestion administrative du personnel dune petite entreprise (en Algrie) de 10 60 personnes. Ses routines crites en Visual Basic pour Applications viennent renforcer la puissance de calcul incontestable des fonctions internes dExcel. Le classeur XLPaie compte 30 feuilles de calcul accessibles par des liens hypertextes ou par dclenchement des macros douverture. ( Mot de passe : dz31 en minuscule modifiable par lutilisateur) Gestion des fichiers Socit Raison sociale de lentreprise Paramtres et Constantes de paie Organismes N Adhrent CNAS N R.C N Identification fiscale N article dimposition N Compte Bancaire / CCP Tables Rubriques de paie paramtrables Nomenclature des postes de travail Liste des banques de domiciliation Grille des salaires Galerie photos du personnel Salaris Identification des salaris Consultation des fiches signaltiques Modification ou annulation des fiches Gestion des absences Traitement de la Paie Choix du type de paie Chargement automatique rub. habituelles Saisie des lments de paie ICA Cotis. Et ICA impos. automatique Calcul et modification instantans Archivage de la paie individuelle Clture annuelle R.A.Z automatique de lhistorique paie Report automatique de lICA semestrielle Suppression automatique du personnel sorti Affichage et Impression Bulletins de paie Affichage par groupe de 2 Bulletins Impression format A4 ou pr imprim

Ventilation des salaires Affichage rcap par rubrique Rubriques renseignes (Cpte, Gain Retenue) Montant des charges (CNAS/VF) Impression de la rcap Salaires par agent Salaires par rubriques slectionnes tats de virement et de paiement Fiche fiscale annuelle de lagent Dclaration annuelle CNAS Bordereau denvoi CNAS Disquette de liaison CNAS tat annuel 301 bis Attestation de travail Titre de cong Quitus de dpart Avis de fin de contrat pour les CDD Tableau de bord Tableau annuel des absences

Journaux

Documents

Alertes vnements A lapproche dune fin de contrat A lapproche dune mise la retraite Evolution dune anciennet Configuration Minimale
Pentium IV 1 Go RAM: 1Go minimum System: Windows XP/Seven/Win.8 MS Office 2003 ou 2010 (versions Idales) Rsolution 800x600 (minimale)

Attention ! cette application est conforme la rglementation algrienne en matire de rmunrations (scurit sociale , impt sur le revenu global , congs pays ) Prcautions dutilisation de ce classeur Rsolution de lcran 800x600 (plein cran) ou plus (fentre adapte) MS Office Excel par ordre de prfrence 2003, 2010,2007 Macros actives obligatoirement louverture du classeur Mot de passe accs : dz31 (modifiable par lutilisateur) puis cliquer sur licne porte ouverte Construction des bases de donnes avant les calculs de la paie (respecter les tapes) 1 Fiche employeur modifier et renseigner intgralement 2 Fiche Banque complter ou modifier 3 Fiche Rubriques de paie complter sans oublier n de compte dimputation comptable 4 Fiche Nomenclature des postes complter 5 Grille des salaires par catgorie ou par catgorie socioprofessionnelle 6 Fiche individuelle du personnel renseigner tous les champs si possible Les bulletins sont dits sur papier A4 ou pr imprim comme photo ci suit :

Ne jamais quitter lapplication avec CTRL+ALT+Suppr. Vous risquerez de perdre vos barres doutils. Dans ce cas relancez lapplication et fermez-la avec le bouton Quitter

Pour les utilisateurs dExcel 2010, il faut activer les macros dans Activer le contenu

- Pour les utilisateurs dExcel 2007, il faut activer les macros dans Options

Pour les utilisateurs dExcel 2003, il faut activer les macros comme ci-dessous

Dveloppeur : A. BRAIKI - E-mail : kadoran49@hotmail.fr - Mobile : (213) 07.72.78.26.71 DES TUTORIELS EN VIDEO VOUS SERONT FOURNIS A LACHAT

Etape 1 : Fiche EMPLOYEUR


Ordre 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Etiquette Nom ou Raison sociale Abrviation Adresse E-Mail Tl./Fax N R.C Champ de saisie Nom complet de lentreprise Le sigle de lentreprise Ladresse de lentreprise Son adresse lectronique N de tlphone et fax N du registre de commerce N daffiliation la scurit sociale X X X X X X X X X X Obligatoire X X X X X Facultatif

N Adhrent CNAS N Article dimposition N identifiant Fiscal N Compte bancaire Taux retenue S.S Taux Cotisation S.S Charges S.S FNPOS Mot de Passe Confirmez Code Agence CNAS Nom Agence CNAS 1 Signataire 2 Signataire Code S.U Code C.A.F Code A.F Code P.S Dure lgale de Travail

N attribu par la rgie des impts N attribu par la rgie des impts Compte bancaire de lentreprise Taux de retenue S .S employ Taux de cotisation employeur Charges de scurit sociale Taux fond de participation O.S Cl daccs Reprise de la mme cl Agence laquelle est rattache X X X

Lentreprise La personne qui signe les docum. La personne qui signe les docum. Femme au foyer Complment allocations familiales Allocations familiales Prime de scolarit Dure mensuelle lgale en Heures

X Rserv Rserv Rserv Rserv X

PS : pour les numros plusieurs chiffres insrer lapostrophe avant de saisir le n Ex. 966 2000 4658 5427 1

Etape 2 : Fiche Banques

Etape 3 : Fiche Grille des Salaires

Cas Grille disponible : slectionner selon le cas dans la liste droulante par C .S.P ou Catgorie et actualiser la grille Cas absence de Grille : recenser les salaires de base en vigueur dans lentreprise et les insrer en fonction des qualifications dans les cases correspondantes.

Etape 4 : Fiche Postes de travail

N attribu automatiquement

Poste de travail

Slectionner dans la liste droulante le collectif du poste de travail Slectionner dans la liste droulante le groupe socio professionnel auquel est rattach le poste de travail

Etape 5 : Fiche Rubriques de Paie

Slectionner dans la liste droulante le mode de calcul

Avec la collaboration de votre comptable mettez jour l imputation comptable de chaque rubrique. Slectionner dans la liste droulante + pour Gain pour retenue

N.B : Ne jamais laisser de lignes vides lintrieur de la liste

Etape 6 : Fiche Salari A.


Ordre

Masque de saisie : Identification (Cliquer sur Salari puis Nouveau)


Etiquette Champ de saisie Sur 6 chiffres de prfrence. Par ex. 100213 signifie que cet agent est le 13me tre recrut pendant le mois de fvrier 2010. En minuscule ou majuscule Abrger les prnoms trs longs Format date jj/mm/aaaa Abrger les noms trs longs Drouler la combo et slectionner Drouler la combo et slectionner Drouler la combo et slectionner Drouler la combo et slectionner Ne pas dborder le champ de saisie Drouler la combo et slectionner Format date jj/mm/aaaa Format date jj/mm/aaaa Drouler la combo et slectionner Drouler la combo et slectionner Drouler la combo et slectionner Service/Section ou Dpartement Total des salaires imposables juillet dcembre de lexercice prcdent X X X X X X X X X X X X X X Obligatoire Facultatif

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

N de Pointage NOM Prnom N le A Groupe Sanguin Sexe Sit Famille Niv. Formation Adresse Sce National Date Mobil. Date recrutement Type contrat Fonction Classification Structure Affectation Ica Impos. 1Sem. N de Scurit Sociale

X X X X X

Tel quil est transcrit sur la carte Slectionner le code banque dans la N de Compte Bnq/CCP combo puis saisir le numro de compte dans le champ contigu Indiquer la date dexpiration du contrat si cest un CDD Nombre de mois travaills dans une autre entreprise. Total des salaires de poste juillet dcembre de lexercice prcdent Si 2 ou plusieurs lieux distincts Automatiques Non saisissables

21 22 23 24

Fin Contrat Exp. Acquise Ica Cot. 1Sem. Lieu de travail Groupe SocioProfession. Collectif Travailleurs Salaire de Base Salaire Brut Mens.

X X X X

25

Cliquez sur Valider pour archiver la saisie. La rapidit de larchivage dpendra de la performance de votre machine. Larchivage dune fiche didentification deffectue en 18 secondes sur un Dualcore 2.53
PS : pour les numros plusieurs chiffres insrer lapostrophe avant de saisir le n - Ex. 966 2000 4658 5427 1

Etape 7: Fiche Elments de Paie B.


Ordre 01 02 Mois N Identificat.

Masque de saisie : Elments de Paie


Etiquette Champ de saisie Slectionner le mois dans la combo Slectionner le n agent dans la combo Slectionner le type de paie dans la combo : Norma = Paie normale .Vous pouvez reconduire la paie du mois prcdent qui s affiche sil ny a aucun changement effectuer. Compl = calcul dun cong annuel ou compl ment de paie quand le seul bulletin ne suffit pas ; dans ce cas vous bloquez le salaire de base de lemploy en modifiant sa position dans sa fiche didentification. Regul = Rappel de paie ou rgularisation Simulat. = simulation de paie non archivable Obligatoire X X Facultatif

03

OK !

04 05 06

Colon.Code Rub Colon. Base/Mt Colon.Taux/Nbre

Saisir le code rubrique et le libell saffiche Donnez la base multiplier ou le Montant Donnez le taux ou nombre multiplier par Cas de calcul dun cong en cours ( partant du 01/07/Ex.prced Au 30/06/Ex.en cours ) Cliquer ICA cotis. pour insrer le 1/12 des salaires de poste perus du 1juillet exercice prcdent au 30 juin exercice en cours Cliquer ICA Impos pour insrer le 1/12 des salaires imposables perus du 1juillet exercice prcdent au 30 juin exercice en cours ( voir vido ) Cas de calcul dun Solde de Tout Compte incluant le cong annuel en cours et celui de lanne suivante (voir vido). P.S : si le mois slectionn est dans le 2 semestre l ICA qui sera restitue sera celle du 2 semestre en cours. Donc si vous voulez insrer l ICA du 1 semestre plus celle du 2 semestre de lexercice prcdent, vous slectionnez un mois du 1 semestre en cours (janvier juin), vous insrez vos donnes puis vous revenez la priode dans laquelle vous travaillez. Pour archiver cette paie Affichage bulletin non encore archiv

X X X

07

Choix ICA

08 09

Valider Aperu

X X

Etape 7 bis: Masque de Saisie Paie


5

Aperu

1 Le bouton saffiche en rouge pour signaler que cette paie est dj enregistre, si vous la validez vous aurez le choix soit de la modifier soit la supprimer. 2 - Pour insrer les montants ICA cotisables puis imposables en choisissant au pralable 1 mois du 1 semestre pour les congs allant du 01/07/An-1 au 30/06/An en cours 1 mois du 2 semestre pour les congs allant du 01/07/An en cours au 30/06/An+1 3 - Affichage du bulletin en prparation non encore archiv (bulletin expresse) 4 - Affichage de la calculette du systme 5 - Actualiser laffichage des lments de paie de la priode slectionne et du mme Salari slectionn. 6 - Sil vous arrive de calculer 1 paie normale et une autre complmentaire pour 1 agent Nutilisez pas un mme code rubrique dans les 2 bulletins ; crez des codes rappel
Note : le temps darchivage des lments de paie de 60 bulletins se situe entre 15 et 20 Secondes sur un PC Dualcore 2,53 Ghz 2 Go Ram . Si votre machine est plus puissante Le temps darchivage sera encore plus rduit. Voir vido

Etape 8 : Excution des commandes rserves

Aprs avoir saisie le mot de passe cliquer ici

Remise zro des bases de donnes slectionnes

Saisir dans le mot de passe COMPTE pour modifier dans le module Rubriques les numros de compte rservs puis cliquer sur le titre de la colonne IMPUTATION COMPTABLE dans le mme module.

Cas de calcul de cong annuel pour lensemble des salaris, vous bloquez tous les salaires de base en saisissant BLOQUE dans le mot de passe et la fin du traitement vous saisissez dans la mme case DEBLOQUE pour rtablir lactivit des salaris.

10

COMMENT EFFECTUER UNE PAIE ORDINAIRE

3 9 4

5 1 - Sassurer que vous tes bien en Paie normale 2 - Slectionner dans la liste droulante le mois de traitement

3 - Slectionner dans la liste droulante le numro didentification (Matricule) Rsultat : Les informations concernant lagent slectionn saffichent immdiatement lcran. Si lagent peru une paie prcdente, les rubriques du mois prcdent rapparaissent dans la zone de saisie, sinon passer au 4point 4 - Dans la colonne Code Rub. saisir le code la rubrique attribuer, le libell saffiche immdiatement. 5 - Dans la colonne 3 saisir la base de calcul dans le cas de 2 variables ncessaires ou le montant 6 - Dans la 4me colonne quand vous saisissez un nombre le taux saffiche immdiatement, supprimer le % sil sagit dun nombre et non dun taux. Rsultat : Les bases SS/IRG et le Net Payer saffichent au fur et mesure en bas de la page. 7 - Cliquer sur la commande VALIDER , 2 messages saffichent respectivement : Patientez et OK ! une fois la validation termine. 8 - Pour quitter cliquer sur licne Porte ouverte , il vous sera demand si vous voulez sauvegarder la paie ; ne rpondez par OUI que lorsque la paie de tout votre personnel est termine. Vous pouvez contrler le nombre de paies calcules ct du point vert, celui-ci devient rouge pour signifier que la paie affiche est valide. 9 - Quand le point est vert cela signifie que cette paie nest pas encore valide ; quand vous validez il devient rouge VOIR TUTORIEL VIDEO A CETTE ADRESSE http://www.4shared.com/rar/0BgOE8oi/Paie_normale.html

11

PROCEDURE DE CALCUL DE LINDEMNITE DE CONGE ANNUEL

Notez bien que la priode de rfrence prise en compte pour le calcul de lindemnit de cong annuel est compose de deux semestres dont le premier stend du 1 juillet au 31 dcembre de lanne prcdente et le second du 1 janvier au 30 juin de lexercice en cours. Cest pour cette raison que lapplication XLPaie ncessite la prsence de 3 semestres pour le calcul automatique du 1/12me. Ces priodes sont rparties comme suit : Pour la premire partie, la somme des salaires perus pendant le 2 semestre de lexercice prcdent et qui doit tre saisie manuellement mais uniquement au cours de la premire utilisation de lapplication (voir figure ci-dessous) ; par la suite la sauvegarde se fera automatiquement la clture/ouverture de lexercice (voir vido)

Fig.1 -

Fig.2

Pour la deuxime partie, la somme des salaires perus pendant le premier semestre de lexercice en cours constituera la deuxime priode pour le calcul du 1/12me de lindemnit de cong. Linsertion automatique se fera par le biais de la commande Choix I.C.A (voir figure ci-dessous).

Fig.3 Enfin la somme des salaires perus pendant le deuxime semestre de lexercice en cours constituera la premire priode pour le calcul du 1/12me de lindemnit de cong de lanne prochaine. Cette Indemnit peut tre libre en cas de dpart du travailleur avant la clture de lexercice (voir vido). Procdure de linsertion automatique Cas pratique : Considrons 1 travailleur ou un groupe de travailleurs devant partir en cong le mois de novembre 2013. 1re tape : 1) Dans le module Salaris slectionner la fiche didentification du travailleur concern puis cliquer sur Modifier 2) Saisir sil y a lieu, en face de Base Cot.1Sem la somme des salaires de poste perus par le travailleur durant le 2me semestre 2012. Fig.1 3) Saisir sil y a lieu, en face de Base Impos.1Sem la somme des primes et indemnits imposables perues par le travailleur durant le 2me semestre 2012 puis le nombre de mois travaills. Fig.2 4) Dans Position bloquer le salaire de base du travailleur et valider. Sil sagit dun groupe de travailleurs il vaut mieux bloquer lensemble dans la page daccueil en procdant comme suit : a- Devant Mot de passe saisir : bloque puis cliquer sur le cadenas et confirmer le blocage. b- Pour dbloquer tous les salaires de base saisir : debloque puis cliquer sur le cadenas et confirmer le dblocage. Note : Les points 2 et 3 devront tre effectus uniquement sil sagit dune premire utilisation de lapplication XLPaie, sinon les bases cotisables et imposables sont dj sauvegardes lors de la clture/ouverture de lexercice.

12

2me tape : 1) Slectionner le mois de juillet mme si vous tes au mois de novembre pour pouvoir insrer le 1/12me de la priode 01/07/2012 30/06/2013 2) Slectionner le travailleur concern dans la liste droulante 3) Dans liste Choix I.C.A cliquer sur ICA Cotis. pour insrer la rubrique 101 avec le montant calcul. Fig.3 4) Dans liste Choix I.C.A cliquer sur ICA Impos. pour insrer la rubrique 201 avec le montant calcul. Certains employeurs par leur interprtation personnelle des textes nattribuent pas cette rubrique ; vous de trancher. 5) Slectionner le mois de novembre, puisque cest le mois pendant lequel va tre pay lindemnit de cong de lexercice 2013. 6) Valider et refaire la mme opration pour les autres travailleurs sil y a lieu.

13

CALCUL DES HEURES SUPPLEMENTAIRES

Rubrique 110 = Pour payer des heures normales non majores Rubrique 111 = Pour payer des supplmentaires majores 50%, 75% ou +. Voir Photo ci-dessus Si vous devez payer des heures supplmentaires majores plusieurs taux dans le mme bulletin, vous crez dans le module Rubriques une ou deux nouvelles rubriques en procdant de la faon suivante :

LIBELLE = HEURES SUP.75% S.I.N +/= S = +

BASE DE CALCUL = Heures Suppl. ( slectionner dans la liste droulante) IMPUTATION COMPTABLE = le compte dimputation comptable Le code de la rubrique sera cr automatiquement.

14

EXEMPLE DE PAIE INFERIEURE A 1 MOIS


Cas dun agent recrut au cours de la dernire semaine du mois

Code Rub.103 : Indemnit de nuisances pour 5 jours de travail Code Rub.114 : Pour lui payer les 5 jours soit 40 heures de travail, nous dduisons le nombre dheures non travailles (173,33 133,33 = 40) Code Rub.204 : Prime de panier pour 5 jours de travail Code Rub.205 : Prime de transport pour 5 jours de travail. La rubrique 114 sera applique pour tout agent nayant pas travaill tout le mois pour raison autre que les absences non rmunres conventionnelles (absence, maladie, AT etc.)

NB : Notez que la retenue IRG a t ramene au mois comme lexige le code des impts.

15

GENERER UN NOUVEL EXERCICE


1. Slectionner le fichier XLPaie13.xls

2.

Dupliquer le fichier XLPaie13.xls en appuyant sur la touche Ctrl et tirer le pointeur de la souris vers un espace vide.

3. Renommer le fichier dupliqu XLPaie14.xls

16

4. Double-cliquer sur le nouveau fichier XLPaie14.xls pour louvrir et lancer la commande Clture dans le module Employeur pour actualiser le nouvel exercice.

5. Si la procdure a t excute convenablement, vous aurez ce message :

6. la fin de lopration vous obtiendrez ce message :

7. Votre application est maintenant actualise et prte lexploitation. (Voir vido)

17

Sarl Dimmas 60, Rue BENTCHOUK Mourad - ORAN Adhrent : 3100478053


By A.BRAIKI

BULLETIN DE PAIE
PERIODE : Janvier (N) 2014
EMPLOI

NOM :
MATRICULE

TROUSSI Khaled
AFFECTATION

110 303
DATE D'ENTREE

Commercial
SIT.FAM CLASSIFICAT. MP

AGENT COMMERCIAL
N de Compte N de Sc. Soc. 79 1452 3326 51 VERSEMENTS Cong

02 mars 2010

M 1

M-3

/1

Vir.

027 276541244879583
BASE/MONTANT TAUX/NBRE

17,5
RETENUES

ELEMENTS DE REMUNERATION

100 SALAIRE DE BASE 102 I.E.P 104 P.R.I 203 PRIME DE CAISSE 204 PRIME DE PANIER 205 PRIME DE TRANSPORT 302 FEMME AU FOYER 303 ALLOCATIONS FAMILIALES 307 RET. AVANCES S/SALAIRE

6,00% 11,00% 3500 180 90 800 60 1500 22,00 22,00 1

15 599,70 935,98 1 715,97 3 500,00 3 960,00 1 980,00 800,00 60,00 1 500,00

Base S.S Base IRG

18 251,65 26 049,00

Retenue S.S Retenue IRG

1 642,65 1 924,80

NET A PAYER

23 484,20

Sarl Dimmas 60, Rue BENTCHOUK Mourad - ORAN Adhrent : 3100478053


By A.BRAIKI

BULLETIN DE PAIE
PERIODE : Janvier (N) 2014
EMPLOI

NOM : 110 904


DATE D'ENTREE

DJIBOUKHAOUI Brahim
AFFECTATION

MATRICULE

Production
SIT.FAM CLASSIFICAT. MP

AGENT POLYVALENT
N de Compte N de Sc. Soc. 81 5541 0078 51 VERSEMENTS Cong

05 sept 2010

OS3 / 1

966 9662000142588320
BASE/MONTANT TAUX/NBRE

17,5
RETENUES

ELEMENTS DE REMUNERATION

100 SALAIRE DE BASE 102 I.E.P 103 IND. NUISANCES 104 P.R.I 204 PRIME DE PANIER 205 PRIME DE TRANSPORT

40 180 80

5,00% 22,00 12,00% 22,00 22,00

11 439,78 571,99 880,00 1 372,77 3 960,00 1 760,00

Base S.S Base IRG 18

14 264,54 18 70 0,73

Retenue S.S Retenue IRG

1 283,81

NET A PAYER

17 960,73