REDACCION DE INFORMES

EL INFORME
El informe es un documento (cientfico, tcnico o comercial) cuyo propsito es comunicar informacin a un nivel ms alto en una organizacin. Se refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (investigaciones, estudios o trabajos), aporta los datos necesarios para una cabal comprensin del caso. propone o recomienda la mejor solucin posible para el hecho tratado. No es literatura, sino informacin.

CARACTERSTICAS Es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente. Es ledo como una obligacin de trabajo por el destinatario.

Es preparado en una situacin especfica y

cumple una necesidad de informacin para tomar una decisin por parte del nivel superior.

Se caracteriza tambin por el uso optativo

de cuadros, grficos, fotografas u otro tipo de material documental.

 Es factual: cuando se aportan opiniones personales,

conclusiones, recomendaciones o solicitudes, se las denomina como tales y sus fundamentos se dan a conocer al lector.

Contiene la metodologa usada para reunir la

informacin.

Recurre al vocabulario y fraseologa tcnicos, y

elude las formas meramente literarias.

El lector del informe es generalmente un solo

individuo y, a veces, un grupo estrechamente unido por razones de trabajo o de funcin.

PROBLEMAS MS COMUNES EN LA ELABORACIN DE INFORMES

Omisin:
consiste en dejar de decir por olvido, mal criterio
o intencionadamente, algo importante o simplemente necesario para la cabal comprensin del mensaje. Se evita recordando que toda informacin completa debe contener respuesta a las preguntas clsicas: quin?, qu?, dnde?, cundo?, por qu? y cmo?

Redundancia: es la repeticin innecesaria de una idea ya

expuesta, lo cual alarga sin razn el texto y cansa al lector. Sin embargo, no toda repeticin es forzosamente redundante y se la admite slo cuando se la emplea para reforzar la expresin.

 Exageracin:
Consiste en presentar un hecho o asunto fuera de lo natural, ordinario o conveniente. Se puede minimizar o maximizar un asunto, es decir, presentarlo en su expresin mnima o mxima y, en ambos casos, se lo saca de su justa importancia.

 Irrelevancia:

Se incurre en este defecto cuando se agregan detalles mnimos o aspectos insignificantes o claramente sobreentendidos, de lo que resulta una confusa nivelacin de lo principal y lo accesorio. En un escrito informativo, no literario, una de las exigencias ms imperativas es la de expresar lo importante y sustancial de un tema, y nada ms, porque se supone que el lector clave est en condiciones intelectuales y profesionales de sobreentender los detalles. Distinguir entre lo principal y lo accesorio no es un asunto slo de redaccin, sino un problema de naturaleza intelectual y, por lo tanto, es muy difcil de regular.

 Indefinicin:
consiste en evitar la toma de una decisin o compromiso en un informe, para lo cual se recurre a expresiones vagas, no categricas.

Confusin:
las oraciones y los prrafos deben estar organizados y construidos con total claridad y nitidez, de manera que el pensamiento transmitido resulte cristalino. Los prrafos largos y las intercalaciones conspiran contra este criterio. Cada prrafo debe encerrar una sola idea importante o general, a lo sumo dos.

 PROPSITO.

El lector necesita saber desde el principio

por qu razn se le somete determinada informacin. En general, se espera del lector una decisin de su parte, la aprobacin de una decisin o la toma de conocimiento de un hecho acaecido. Por ello, antes de escribir el texto, el informante ya ha analizado a fondo el asunto y hallado la suficiente justificacin para emitir el escrito: esto debe decirlo desde el comienzo.

METODOLOGA.

En

ciertos casos, sobre todo cuando se narra un hecho, se describe una situacin, o se someten resultados de averiguaciones o investigaciones, es de rigor anticipar al lector el mtodo o procedimiento con que se han recogido los datos u obtenido las conclusiones, pues estas referencias son de valor primordial para que el lector pueda dictaminar sobre la materia sometida a juicio.

 CUERPO O DESARROLLO.
En esta parte del informe se presentan, de manera cronolgica y detallada todo lo que se quiere informar al superior, empleando para ello un vocabulario tcnico y profesional. Se narran los hechos verificados por el autor de manera : Clara, Precisa Concisa. Describiendo todo de manera muy detallada, ubicando el informe en: Modo Tiempo Lugar

LA CONCLUSIN: Como se ha visto hasta ahora, el informe es un encadenamiento lgico de ideas. El ltimo paso de esta serie es la conclusin. En ella se reafirma la posicin inicial denunciada por el informante y se recomienda y aconseja la decisin, o se efecta la peticin que corresponda.

CONCLUSIONES.
En sntesis, las conclusiones son deducciones lgicas derivadas de los problemas expuestos, analizados y discutidos, a partir de los hechos reales. Equivale a un sumario sinttico de lo expuesto. Ninguna conclusin puede ofrecerse que no est apoyada en lo dicho en el cuerpo.

 RECOMENDACIONES.
De las conclusiones obtenidas por el informe, ste sugiere o recomienda a su lector la actitud que juzga conveniente adoptar. Por consiguiente, la recomendacin debe satisfacer estos tres requisitos: o Qu debe hacerse. o Quin debe hacerlo. o Cundo debe ser hecho.

PARTES DE UN INFORME
QUE
Que paso que fue, que sucedi

COMO

Paso ,como fue,

CUANDO Cuando fue, hora ,tiempo. DONDE PORQUE PARA QUE

Sitio, lugar. Por un accidente, por descuido. Para traza ,para el jefe