A u d tare arm fou rm elor Aud it a rie fo lelu olr

A 39

Auditarea formulelor
Vi s-a \ntmplat probabil s` crea]i o formul` complex` care s` returneze rezultate nea[teptate. A]i divizat-o pe mai multe coloane pentru a vedea dac` este ceva ce v-a sc`pat, apoi a]i reconstruit-o. Excel v` ofer` \nc` o solu]ie, mai eficient`: s` evalua]i formula dvs. cu ajutorul barei de instrumente Auditarea formulelor. Facilit`]ile pe care aceasta le ofer` sunt de cele mai multe ori indispensabile pentru a descifra formule imbricate pe multe niveluri [i/sau cu multe argumente.

Cuprins

Auditarea cu tasta F9 ............................................................ A 39/002 Bara de instrumente pentru audit .......................................... A 39/003 Auditarea formulelor pas cu pas .......................................... A 39/007 List` de control .................................................................... A 39/013

RENTROP & STRATON

Informa]iile din acest capitol v` ajut` la...

... verificarea rapid` a formulelor folosind tasta F9 ... identificarea rapid` a referin]elor implicate \ntr-o formul` ... verificarea pas cu pas a unei formule

R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/002

Auditarea formulelor

Auditarea cu tasta F9
V.S.: Lucrez \n Departamentul de Resurse Umane [i am preluat atribu]iile unui coleg care s-a pensionat. Acesta a creat un fi[ier cu toate datele angaja]ilor. |n fi[ier exist` o formul` complex` pentru validarea codului numeric personal. Exist` vreo posibilitate de a vedea u[or ce anume returneaz` fiecare argument [i de a verifica astfel corectitudinea datelor?
Atunci cnd trebuie s` evalua]i un argument sau o parte a unei formule, tasta F9 v` scoate din impas. Este suficient s` intra]i \n celul` (fie cu dublu clic, fie cu F2) sau direct \n bara de formule, s` selecta]i expresia a c`rei valoare dori]i s-o vede]i [i s` ap`sa]i F9. |n locul expresiei va ap`rea afi[at chiar rezultatul acesteia.

Tasta F9

Selec]ia din exemplul de mai sus, LEN(A2), este \nlocuit` cu 12, valoarea func]iei (vezi imaginea urm`toare).

Consilier Excel pentru afaceri

Auditarea formulelor
Astfel, pute]i vedea con]inutul unei referin]e, valoarea returnat` de o func]ie simpl` sau chiar rezultatul \ntregii expresii. Dup` folosirea tastei F9 p`r`si]i celula ap`snd tasta Esc pentru a preveni alterarea expresiei. Dac` totu[i a]i ap`sat Enter [i dori]i s` reveni]i la forma ini]ial`, apela]i imediat (\nainte de salvarea fi[ierului) meniul Edit Undo (sau combina]ia de taste Ctrl + Z).

A 39/003

Bara de instrumente pentru audit

|n Excel 97 pute]i afi[a bara de intrumente pentru audit accesnd meniul View Toolbars Customize. Aici bifa]i Auditing [i apoi \nchide]i fereastra de dialog.

Primul buton, Trace Precedents, genereaz` la ap`sare s`ge]i dinspre celula curent` c`tre celulele implicate \n formul`. Dac` celula curent` nu con]ine o formul`, ve]i auzi doar un semnal sonor, f`r` vreo afi[are vizual`. Dac` celulele la care se face referire con]in la rndul lor formule, la o a doua ap`sare, vor fi afi[ate alte s`ge]i, dinspre cele din urm` spre formulele ce le con]in.

Butonul 1

R&S

RENTROP & STRATON

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/004

Auditarea formulelor
Al doilea buton, Remove Precedent Arrows, \nl`tur` succesiv s`ge]ile, \n ordinea invers` afi[`rii lor.

Butonul 2

Butonul 3

Al treilea buton, Trace Dependents, permite identificarea celulelor ce fac referire \n formulele pe care le con]in la celula curent`. La fel ca [i Trace Precedents, prin ap`s`ri succesive pe buton, se pot identifica toate celulele care au ca referin]` indirect` celula curent`. Acest buton este deosebit de util cnd dori]i s` [terge]i o celul` [i trebuie s` v` asigura]i c` ea nu este implicat` \n vreo formul` care ar putea s` fie astfel alterat`.

Butonul 4

Al patrulea buton, Remove Dependent Arrows, \nl`tur` succesiv s`ge]ile, \n ordinea invers` afi[`rii lor.

Consilier Excel pentru afaceri

Auditarea formulelor
S`ge]ile pot fi de trei feluri:

A 39/005

3 tipuri de s`ge]i

continue-albastre, avnd \ntr-un cap`t o bulin` (celula la care se face referire), iar \n cel`lalt un vrf (celula care con]ine referin]a). Acestea indic` celulele din aceea[i foaie de calcul cu formula; \ntrerupte-negre, avnd \ntr-un cap`t o bulin`, iar \n cel`lalt iconi]a unui tabel. Acestea indic` referin]e din alte foi de calcul (sau chiar fi[iere) dect foaia curent`; continue-ro[ii, indic` celulele care genereaz` erori.

Dublu clic pe linie v` permite selectarea celulei din cap`tul cel`lalt al s`ge]ii. |n cazul \n care referin]a este c`tre o alt` foaie sau fi[ier deschide fereastra de dialog Go To unde pute]i selecta celula pe care dori]i s-o vede]i. Al cincilea buton, Remove All Arrows, [terge toate s`ge]ile din fi[ierul curent. S`ge]ile vor fi [terse la orice introducere de date \ntr-o celul` oarecare sau la salvarea fi[ierului. Dac` dori]i s` p`stra]i aceste s`ge]i, pute]i doar s` printa]i zona dorit` cnd acestea sunt afi[ate. Al [aselea buton, Trace Error, func]ioneaz` \n aceea[i manier` cu Trace Precedents, dar numai \n cazul \n care celula examinat` con]ine o eroare. Diferen]a const` \n faptul c` toate s`ge]ile pn` la ultima referin]` sunt afi[ate de la prima ap`sare.

Butonul 5

RENTROP & STRATON

Butonul 6

R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/006

Auditarea formulelor

V.S.: Pe coloana Validare din foaia de calcul Validare CNP apare eroarea #VALUE!. |n acela[i timp, \ntr-o celul` al`turat` exist` o alt` eroare #DIV/0!. Aceast` celul` n-ar fi trebuit s` con]in` nimic. Iat` cum pute]i identifica de unde vine eroarea \n vederea corect`rii acesteia: verifica]i dac` formula seam`n` cu cele de mai sus [i/sau mai jos; identifica]i celulele implicate \n formul` folosind Trace Error; cnd \n celul` se face referire la o alt` celul` cu eroare, verifica]i-o [i pe aceasta. |n cazul nostru este vorba despre o formul` diferit` de cele din jur, cu referire la o celul` ce con]ine eroare. Corec]ia se face u[or prin: [tergerea con]inutului celulei singulare (C6); copierea pe coloana Validare a formulei corecte, fie de mai sus, fie de mai jos. Al [aptelea buton, New Comment, are aceea[i func]ie ca meniul Insert Comment: permite inserarea unui comentariu.
Consilier Excel pentru afaceri

Identificarea erorilor

Butonul 7

Auditarea formulelor
Al optulea buton, penultimul, Circle Invalid Data, \ncercuie[te toate celulele care nu respect` regulile stabilite la validare. |n foaia Validare CNP, pentru coloana CNP s-a facut validarea ca celula s` nu accepte dect [iruri de lungime 13 caractere. Validarea f`cdu-se doar la introducerea datelor, [i nu la afi[area lor prin formule (se execut` doar cnd se iese din modul editare prin ap`sarea tastei Enter), celulele pot avea [i valori care nu respect` condi]iile puse. Astfel de celule vor fi \ncercuite, ca \n figura de mai jos.

A 39/007

Butonul 8

Al nou`lea buton, ultimul, Clear Validation Circles, \nl`tur` toate cercurile de validare.

Butonul 9

Auditarea formulelor pas cu pas

RENTROP & STRATON

|n Excel 2003 pute]i afi[a bara de instrumente pentru audit accesnd meniul View Toolbars Formula Auditing.

Trei butoane \n plus Consilier Excel pentru afaceri

R&S

A 39/008

Auditarea formulelor
Excel 2003 aduce \n plus trei butoane primul [i ultimele dou` (vezi imaginea de pe pagina anterioar`): Error Checking, Show Watch Window [i Evaluate Formula.

Butonul Error Checking

Primul buton, Error Checking, permite verificarea fiec`rei formule ce returneaz` mesaj de eroare (#DIV/0!, #NAME? etc). |n figura de mai jos este evaluat` celula singular` ce con]ine o \mp`r]ire la zero [i afi[eaz` mesajul #DIV/0!.

Op]iunea Help on this error deschide fereastra de ajutor pentru eroarea curent`. Op]iunea Show Calculation Steps deschide fereastra de evaluare pas cu pas [i are aceea[i func]ie ca [i ultimul buton de pe bara de instrumente Formula Auditing. Op]iunea Ignore Error permite trecerea la eroarea urm`toare f`r` evaluarea celei curente. Op]iunea Edit in Formula Bar mut` cursorul \n bara de formule [i permite corectarea formulei.
Consilier Excel pentru afaceri

Auditarea formulelor
Op]iunea Options deschide urm`toarea fereastr` de dialog:

A 39/009

Set`rile pe care aceast` fereastr` le permite sunt:

Set`ri permise

Enable background error checking bifa]i pentru a permite Excel s` afi[eze posibilele erori pe m`sur` ce lucra]i. Afi[area const` \ntr-un mic triunghi colorat \n col]ul din stnga sus al celulei suspecte. Culoarea implicit` este verde. Error Indicator Color permite alegerea culorii triunghiului de semnalizare a posibilelor erori. Evaluates to error value debifa]i dac` dori]i ca Excel s` nu evalueze celulele ce con]in formule care au ca rezultat erori. Text date with 2 digit years bifa]i dac` dori]i ca Excel s` considere eroare celulele formatate ca text [i

RENTROP & STRATON

R&S

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/010

Auditarea formulelor
care con]in date calendaristice cu anul format din 2 cifre.

Number stored as text debifa]i dac` dori]i ca Excel s` nu evalueze celulele ce con]in numere [i sunt formatate ca text. Inconsistent formula in region bifa]i dac` dori]i ca Excel s` semnaleze celule ce con]in formule diferite de cele din regiunea din care fac parte. Formula omits cells in region bifa]i dac` dori]i ca Excel s` semnaleze formulele ce omit celulele adiacente. Unlocked cells containing formulas bifa]i dac` dori]i ca Excel s` considere celulele neblocate ce con]in formule ca eroare [i s` afi[eze un mesaj de avertizare. |n cazul prezentat, pute]i proteja fi[ierul, l`snd neblocate doar celulele din foaia de calcul Baza date, unde se introduc datele, pentru a preveni [tergerea sau modificarea accidental` a formulelor de validare de c`tre ter]e persoane. Formulas referring to empty cells bifa]i dac` dori]i ca Excel s` considere referin]ele c`tre celule goale ca erori [i s` le semnaleze. List data validation error bifa]i pentru a permite Excel s` afi[eze o list` cu posibilele ac]iuni corective, asociat` fiec`rei celule cu eroare. Reset Ignored Errors ap`sa]i acest buton \n cazul \n care a]i ales s` ignora]i anumite erori [i dori]i totu[i s` le reevalua]i.
Consilier Excel pentru afaceri

Auditarea formulelor
Op]iunile Next [i Previous permit trecerea la eroarea urm`toare, respectiv la cea precedent`. Urm`toarele nou` butoane de pe bara de instrumente Formula Auditing au aceea[i func]ie ca [i \n Excel 97. Butonul Show Watch Window deschide fereastra cu ajutorul c`reia se pot urm`ri valorile returnate de formule la modificarea datelor \n foaia de calcul sau \n fi[ier. Aceasta este util` mai ales atunci cnd celula cu formula se afl` \n alt` foaie dect celula la care se face referire. |n figura urm`toare, este urm`rit` celula B2 din foaia de calcul Validare CNP, aceea care con]ine mesajul returnat de func]ia de validare. Introducnd un alt CNP \n celula C2 din foaia Baza date, celul` la care se face referire \n foaia Validare CNP, se poate vedea rezultatul returnat de formul` f`r` a fi nevoie s` v` \ntoarce]i la ea.

A 39/011

Butonul Show Watch Window

RENTROP & STRATON

Butonul Evaluate Formula permite evaluarea pas cu pas a argumentelor formulei, dar [i evaluarea referin]elor imbricate. |n figura urm`toare, este evaluat` formula din celula B2 a foii Validare CNP (indicat` la Reference prin Validare CNP!$B$2). |n caseta Evaluation, pute]i
Consilier Excel pentru afaceri

Butonul Evaluate Formula

R&S

A 39/012

Auditarea formulelor
vedea exact formula introdus` \n celula analizat`. Primul argument pe care Excel \l va calcula este subliniat.

Argumentul evaluat

La fiecare ap`sare a butonului Evaluate, un argument este \nlocuit \n caseta Evaluation cu valoarea acestuia, iar linia de subliniere se mut` la urm`torul argument pe care Excel \l va calcula. Dac` valoarea returnat` este tot o referin]` [i dori]i s` o urm`ri]i [i pe aceasta, pute]i ap`sa butonul Step In \n mod repetat pn` ajunge]i la o valoare. Pute]i reveni la pasul anterior ap`snd Step Out.

|n figura de mai sus, la prima ap`sare a butonului Step In, referin]a subliniat`, A2, a fost \nlocuit` cu valoarea ei,
Consilier Excel pentru afaceri

Auditarea formulelor
adic` Baza date!C2. Aceasta fiind tot o referin]`, la o nou` ap`sare a butonului Step In, va fi evaluat` la rndul ei, ob]inndu-se valoarea pe care o con]ine, adic` CNP corespunz`tor. Step In va fi activ att timp ct evaluarea returneaz` o referin]`, dezactivndu-se \n momentul \n care a fost returnat` o constant` (num`r, text etc). Ap`snd repetat Step Out, pa[ii sunt executa]i \n sens invers. Cu o nou` ap`sare pe Evaluate, pute]i trece la urm`torul argument. Pute]i \ncheia \n orice moment auditarea ap`snd pe Close. Spre deosebire de F9, evalu`rile efectuate cu func]ia Evaluate Formula nu altereaz` formula. De asemenea, Evaluate va afi[a toate argumentele \n ordinea \n care Excel le calculeaz`, nefiind posibil` o evaluare par]ial` ca \n cazul folosirii tastei F9.

A 39/013

Evaluare par]ial`

List` de control
Pentru

evaluarea rapid` a unui argument sau a unei por]iuni dintr-o formul`, selecta]i bucata dorit` [i ap`sa]i F9. Anula]i ap`snd tasta Esc. a ajunge u[or dintr-o celul` la referin]a pe care o con]ine, ap`sa]i Trace Precedents [i apoi executa]i dublu clic pe s`geata ce indic` acea referin]`.

RENTROP & STRATON

R&S

Pentru

Pentru

a afi[a toate s`ge]ile c`tre celulele implicate \ntr-o formul` ce are ca rezultat o eroare, ap`sa]i Trace Error.

Consilier Excel pentru afaceri

A 39/014
Pentru

Auditarea formulelor
a g`si rapid toate celulele care nu respect` valid`rile dintr-o foaie de calcul ap`sa]i Circle Invalid Data. a urm`ri valoarea unei formule aflate \ntr-o alt` foaie de calcul dect celula analizat` folosi]i Show Watch Window. a evalua pas cu pas o formul` folosi]i Evaluate Formula.

Pentru

Pentru

Consilier Excel pentru afaceri