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BPMN

EN EL MODELADO DEL NEGOCIO

Qu es BMPN?
Business Process Model and Notation (BPMN) es una notacin grfica que describe la lgica de los pasos de un proceso de Negocio.

Esta notacin ha sido especialmente diseada para coordinar: La secuencia de los procesos Los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades.

BPMN proporciona un lenguaje comn para que las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma clara, completa y eficiente.

De esta forma BPMN define la notacin y semntica de un Diagrama de Procesos de Negocio (Business Process Diagram, BPD).

Business Process Diagram - BPD


BPD es un diagrama diseado para representar grficamente la secuencia de todas las actividades que ocurren durante un proceso, basado en la tcnica de Flow Chart, incluye adems toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis.

BPD es un diagrama diseado para ser usado por los analistas, quienes disean, controlan y gestionan procesos. Dentro de un Diagrama de Procesos de Negocio BPD se utiliza un conjunto de elementos grficos, agrupados en categoras, que permite el fcil desarrollo de diagramas simples y de fcil comprensin, pero que a su manejan la complejidad inherente a los procesos de negocio.

Por qu es importante Modelar con BPMN?


BPMN es un estndar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.

BPMN es independiente de cualquier metodologa de modelado de procesos. BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementacin de estos.
BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organizacin.

ELEMENTOS BPMN
1 OBJETOS DE FLUJO Son los principales elementos grficos que definen el comportamiento de los procesos. Dentro de los objetos de Flujo encontramos: a) Eventos b) Actividades c) Compuertas

1 OBJETOS DE FLUJO
a) Eventos: Son algo que sucede durante el curso de un proceso de negocio, afectan el flujo del proceso y usualmente tienen una causa y un resultado. Los elementos inicio, fin y temporizador, son eventos y a su vez se encuentran clasificados en 3 tipos.

Dentro de BPMN existen muchas formas de iniciar o finalizar un proceso e igualmente existen muchas cosas que pueden llegar a suceder durante el transcurso del proceso, por lo tanto existen diferentes tipos de eventos de inicio, eventos de fin y eventos intermedios.

1 OBJETOS DE FLUJO
b) Actividades: Estas representan el trabajo que es ejecutado dentro de un proceso de negocio. Las actividades pueden ser compuestas o no, dos tipos de actividades existentes son:

Existen diferentes tipos de tareas: *Simple *Automticas *Manuales *De usuario

Existen tambin diferentes subprocesos: *Embebido *Reusable


Que permiten diagramar con ms profundidad los procesos suministrando ms informacin y claridad al lector.

1 OBJETOS DE FLUJO
c) Compuertas: Son elementos del modelado que se utilizan para controlar la divergencia y la convergencia del flujo.

Los 5 tipos de compuertas son: o Compuerta Exclusiva o Compuerta Basada en eventos o Compuerta Paralela o Compuerta Inclusiva o Compuerta Compleja

2 OBJETOS DE CONEXIN
Son los elementos usados para conectar dos objetos del flujo dentro de un proceso. Las lneas de secuencia conectan los objetos de flujo, y las asociaciones (las lneas punteadas que permiten asociar anotaciones dentro de algunos flujos)

Existen 3 tipos de objetos de conexin: o Lneas de Secuencia o Asociaciones o Lneas de Mensaje

3 CANALES
Son elementos utilizados para organizar las actividades del flujo en diferentes categoras visuales que representan reas funcionales, roles o responsabilidades. o Pools o Lanes

4 ARTEFACTOS
Los artefactos son usados para proveer informacin adicional sobre el proceso. Existen 3 tipos: o Objetos de Datos o Grupos o Anotaciones

EJEMPLO ILUSTRATIVO

PROCESO DE SOLICITUD DE CRDITO


El Proceso de Solicitud Crdito gestiona las actividades necesarias para recibir, analizar y aprobar solicitudes registradas por los clientes de una entidad financiera.
Una versin simplificada de este proceso consta bsicamente de un registro de la solicitud, donde el cliente manifiesta su inters de adquirir un crdito y presenta su solicitud junto con la documentacin requerida a la entidad. Luego se realiza una verificacin de la informacin presentada por el cliente, se realiza el anlisis o estudio de la solicitud de crdito y por ltimo se realizan las actividades necesarias para hacer efectivo el crdito o informar el rechazo al cliente.

Como se puede observar, dentro de un Diagrama de procesos de negocio existe un conjunto de elementos grficos que permiten representarlo.

Los diagramas de procesos de negocio estn contenidos en objetos conocidos como pools que permiten representar las entidades responsables en un proceso o simplemente identificarlo. BPMN tambin permite diagramar las diferentes reas o participantes que intervienen dentro del proceso. Estos separadores se conocen como lanes. En este caso el pool recibe el nombre de Crdito y los lanes representan la Oficina, la fbrica de crdito y el rea de operaciones.

Se pude distinguir en el diagrama 3 tipos diferentes de elementos que describen el comportamiento del proceso: Las tareas que representan el trabajo que se realiza en un punto del proceso; los eventos , que en este caso solo se utilizan para identificar el inicio y el fin del proceso; los elementos de decisin, conocidos en BPMN como Compuertas y que se representan mediante rombos , que indican un punto de divisin en el flujo.
Dichos elementos se encuentran conectados por lneas de secuencia, que muestran cmo fluye el proceso.

Un Evento de inicio ,

indica el comienzo del proceso.

Los procesos pueden iniciar de distintas formas, BPMN provee diferentes tipos de eventos de inicio: Simple Mensaje Seal

Se tienen 2 tareas . La primera representa el registro de la informacin de la solicitud de crdito y la segunda, la verificacin de la informacin del solicitante. Una vez se realiza la verificacin de la informacin, el flujo encuentra una Compuerta de decisin . En este caso, dicha compuerta evala si la informacin se verific correctamente o si hay alguna inconsistencia.
Si la informacin se verific correctamente se proceder a estudiar el crdito, de lo contrario se finalizar el proceso. Note que solo se escoge un camino de los 2 posibles basado en datos del proceso, por esta razn, la compuerta utilizada aqu recibe el nombre de Compuerta exclusiva.

Algo similar ocurre una vez se estudia el crdito: la compuerta exclusiva Solicitud Aprobada? evala el resultado del estudio del crdito y dependiendo de ste, notifica el rechazo de la solicitud o procede a desembolsar el monto del crdito.
Al final de este proceso se encuentra un Evento de fin terminal, indicando la terminacin del proceso. Como puede observar, el proceso se termina cuando el solicitante fue rechazado, la solicitud de crdito no fue aprobada o ya se realiz el desembolso del crdito.

PROCESO DE COTIZACIN DE PLANES TURSTICOS


Este proceso gestiona las solicitudes de cotizacin de planes tursticos que los clientes hacen a una agencia de viajes. Cuando un cliente hace una solicitud, es necesario que el agente de viajes determine los costos y disponibilidad de cada uno de los servicios que el cliente incluy en su solicitud.
Una vez se ha determinado esto, se procede a consolidar un plan turstico que se enva al cliente junto con el valor del mismo. Si el cliente est interesado en el plan se inicia una gestin de ventas, de lo contrario el proceso finaliza.

El proceso inicia con la actividad Solicitar Cotizacin donde el cliente manifiesta su inters en un plan turstico y describe las caractersticas que desea del mismo. El cliente puede solicitar planes que incluyan alquiler de vehculo, hotel y tiquetes. De acuerdo a los servicios que escoja, se debern hacer las gestiones necesarias para determinar disponibilidad y costo de los mismos.

La compuerta inclusiva permite que solo se habiliten las actividades de gestin relacionadas a los servicios que el cliente desea, es decir que los caminos no son excluyentes y se puede seguir uno o ms de los 3 disponibles. Para garantizar que el proceso no contine hasta que las gestiones de los servicios solicitados no hayan sido finalizadas, se utiliza la misma compuerta inclusiva como compuerta de convergencia o sincronizacin, esto quiere decir que la compuerta permitir que el flujo contine cuando todos los caminos activos lleguen a ella.

Una vez gestionados los servicios solicitados, el agente de viajes deber consolidar un plan turstico basado en la disponibilidad y costos de los mismos. Posteriormente la propuesta se enviar al cliente va correo electrnico, esto se modela en BPMN mediante una tarea la tarea de Script .
Este tipo de tarea permite el ingreso de un script en un lenguaje que el motor de procesos de negocio pueda ejecutar.

A continuacin se encuentra en el diagrama una Compuerta basada en eventos . Esta compuerta representa un punto de decisin en el proceso, pero dicha decisin no depende de datos del proceso sino de eventos que ocurran.
En este caso pueden ocurrir dos eventos: el evento sin especificar de Recibir respuesta del cliente, que se ejecuta de forma manual por el agente de viajes una vez ha recibido una respuesta positiva del cliente, o el evento de temporizacin Esperar respuesta, que espera un tiempo especfico por la respuesta del cliente. El primer evento que ocurra habilitar el flujo relacionado a l y el otro ser deshabilitado. Esto quiere decir que si el cliente no enva una respuesta a la cotizacin despus de un tiempo determinado, el proceso finalizar al encontrar un evento de fin .

En caso de que el cliente d una respuesta positiva a la propuesta enviada, se deber iniciar una gestin de ventas representada en el diagrama por un Sub proceso . Un subproceso es una actividad compuesta de un conjunto de tareas. Es compuesto dado que esta figura incluye a su vez un conjunto de actividades y una secuencia lgica (proceso) que indica que dicha actividad puede ser analizada en ms detalle.
En este caso, ste subproceso representa todas las actividades que el rea de ventas deber realizar para entregar el servicio al cliente y facturarlo. Finalmente, el flujo termina al encontrar el evento de fin .

PROCESO DE GENERACIN DE ORDENES DE COMPRA


Este proceso tiene como objetivo generar rdenes de compra automticamente de acuerdo a los niveles de inventario de una materia prima especfica y gestionar su aprobacin, ingreso en los sistemas contables de la empresa y envo al proveedor.

Suponiendo que se cuenta con un sistema que permite medir el nivel de inventario de una materia prima en tiempo real.
Una vez que el inventario alcanza un nivel de inventario determinado (punto de reorden) se genera una orden de compra. El Evento de inicio condicional nos permite modelar esta situacin ya que ste se activa cuando una condicin de negocio se cumple y da inicio al proceso. Posteriormente, un PDF de la orden de compra con todos los datos necesarios debe ser generado automticamente. Para esto utilizamos una tarea de tipo Servicio , que indica que es ejecutada sin intervencin humana, ya sea por una aplicacin automtica o por un servicio Web. Todas las rdenes de compra generadas deben ser aprobadas por el Jefe Administrativo, por lo que sta persona debe revisar el PDF generado y decidir si la aprueba o no.

La Compuerta exclusiva Orden Aprobada? se utiliza para determinar el flujo que se seguir de acuerdo a la decisin del Jefe Administrativo.
Si la orden fue rechazada, el proceso finalizar. Por otra parte, si la orden fue aprobada se podrn ejecutar 2 tareas en paralelo. La primera es el envo de la orden de compra al proveedor para que ste gestione la entrega; la segunda es el ingreso de la orden de compra en el ERP de la compaa.

Esta situacin de negocio se representa mediante el uso de una Compuerta Paralela que habilita 2 caminos para su ejecucin simultnea.

En el primer flujo paralelo encontramos un nuevo tipo de tarea, la tarea de Script . Este tipo de tarea permite el ingreso de un script en un lenguaje que el motor de procesos de negocio pueda ejecutar. En este caso, el script est relacionado al envo de la orden de compra a travs de un correo electrnico, al proveedor de la materia prima de la orden.

Por otro lado, en el segundo flujo vemos una tarea de Servicio con un evento adjunto .
El evento adjunto es un evento de captura de error .

Esta tarea permite ingresar la orden de compra en el ERP de la compaa a travs de una interfaz, sin embargo, si durante la ejecucin de la tarea automtica se presenta algn error (cada del servicio, error de conexin etc.), se disparar el evento de error y se activa la tarea siguiente a ste. En este caso, dicha tarea se habilita para el ingreso de la orden de compra al ERP de forma manual por parte del Departamento de Compras.

Finalmente encontramos dos compuertas para la convergencia de flujos.


La compuerta exclusiva sincroniza los flujos de la actividad de Enviar Orden al ERP y Actualizar ERP manualmente, es decir, toma dos caminos entrantes y genera uno saliente. De igual forma, la compuerta paralela sincroniza los flujos habilitados anteriormente en paralelo. Una vez que los dos caminos llegan a sta compuerta el flujo termina al encontrar el evento de fin .

PROCESO DE GESTIN DE INCIDENTES


El proceso de gestin de incidentes tiene como objetivo atender y solucionar cualquier tipo en de falla que tenga como resultado interrupcin de un servicio tecnolgico que impida el desarrollo de las actividades dentro de una organizacin.
El proceso inicia con el reporte de un incidente por parte de un usuario del servicio, posteriormente dicho incidente debe ser atendido por personal tcnico quien deber buscar una solucin en el menor tiempo posible, informar de sta al cliente y dejar registro del procedimiento que trajo como resultado la solucin del incidente, en una base de datos. Finalmente el caso es cerrado.

El siguiente diagrama representa una situacin ms compleja del proceso anterior al incluir aquellas actividades que se llevan a cabo de forma excepcional cuando el incidente es muy grave o no es posible solucionarlo en un tiempo establecido.

El usuario reporta el incidente en la primera actividad del proceso, luego, se lleva a cabo un conjunto de actividades destinadas a garantizar la solucin del mismo en un tiempo establecido.
Esto se representa mediante el subproceso de Analizar y Solucionar. Este proceso tiene 2 eventos adjuntos, ambos son eventos de escalamiento y representan la activacin de flujos excepcionales una vez se recibe un escalamiento desde el flujo del subproceso.

Sin embargo existe una diferencia entre los dos eventos adjuntos. Si se observan detenidamente las figuras que representan los eventos se ver que son diferentes. La primera tiene bordes continuos , la otra no .
Conceptualmente significa que el primer evento interrumpe la ejecucin del subproceso, es decir, que una vez se lanza este evento, cualquier flujo pendiente dentro del subproceso se cancelar y se activar el flujo de excepcin relacionado en el proceso principal, mientras que en el segundo evento , una vez ste es lanzado se activar el flujo de excepcin relacionado en el proceso principal pero los flujos pendientes dentro del subproceso seguirn habilitados.

Para entender mejor la utilidad especfica de cada uno de eventos adjuntos al subproceso de Analizar y Solucionar se observa el flujo asociado a ste subproceso:

Diagrama 5. Subproceso de Anlisis y Solucin

El subproceso consta bsicamente de una actividad, los dems elementos se utilizan para controlar condiciones relacionadas a la solucin del incidente.
Una compuerta basada en eventos , la cual habilita uno de los flujos posibles basado en el evento siguiente a ella que primero ocurra y deshabilita los dems. En este caso, si la persona que est solucionando el caso no lo resuelve dentro de un plazo especfico, se habilita el camino superior y se lanza un evento de escalamiento. Este evento est relacionado al segundo evento adjunto al subproceso en el proceso principal y activa un flujo de excepcin que notificar al usuario acerca de la demora de su solucin.

Por otro lado, la persona que atiende el caso puede llegar a una solucin o encontrar que el incidente es un problema porque se ha presentado en repetidas ocasiones, por lo que requerir una gestin adicional. Estas condiciones son evaluadas por la compuerta exclusiva Resultado de la Actividad, que habilitar el flujo correspondiente segn las condiciones de negocio.

Si el incidente fue solucionado, se habilita el primer camino y el subproceso finaliza para seguir con el flujo normal del proceso principal, de lo contrario, si se identific un problema, se lanza un evento de fin de escalamiento que activar el primer evento adjunto al subproceso .
Este evento habilitar un flujo excepcional que iniciar las gestiones del problema en el subproceso de Gestionar Problema.

PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES: UTILIZACIN DEL SUBPROCESO TRANSACCIONAL


Los procesos transaccionales se utilizan para coordinar mltiples actividades que necesitan ser completadas de manera exitosa. Un proceso de solicitud de viajes comprende las actividades necesarias para recibir y gestionar solicitudes de viaje presentadas por empleados de una compaa.
Este es un proceso sencillo si no se tienen en cuenta eventos inesperados que puedan ocurrir y que afectan drsticamente el desarrollo del proceso.

Diagrama 7. Proceso de Solicitud de Viajes

El proceso consta de 3 actividades:


Primero el solicitante ingresa la informacin relacionada al viaje, posteriormente el departamento administrativo debe hacer las gestiones de las reservas que el empleado solicit y finalmente enviarle la informacin relacionada a las mismas una vez stas han sido confirmadas.

Las actividades relacionadas al subproceso de reservas seran las siguientes:

Diagrama 8. Subproceso de Reservas

El departamento administrativo puede gestionar simultneamente las reservas de automvil, hotel y/o tiquetes segn lo haya solicitado el empleado.
Una vez que todas las reservas necesarias han sido gestionadas, el subproceso finaliza. Sin embargo mltiples situaciones inesperadas pueden surgir durante el desarrollo del proceso.

Supongamos que el departamento administrativo ha gestionado exitosamente la reservacin de automvil y hotel. Al momento de reservar los tiquetes no encuentra disponibilidad de vuelo en ninguna aerolnea para la fecha deseada. El automvil y el hotel ya han sido reservados para dicha fecha, por lo que ser necesario deshacer dichas reservas y notificar al empleado de la imposibilidad para reservar el vuelo en esa fecha. Lo anterior se puede modelar de la siguiente manera:

Diagrama 9. Subproceso de Reservas con actividades de compensacin

Se encuentra un nuevo tipo de evento adjunto a las distintas actividades relacionadas a la gestin de las reservas, el Evento de Compensacin .
Este evento se utiliza para activar un flujo de excepcin una vez es lanzado. En este caso, los flujos de excepcin representan actividades que deben ser ejecutadas de forma manual para actuar frente a una situacin inesperada.

Si por ejemplo, la reserva de vuelo no se pudo realizar, pero la reserva de hotel y auto ya haban sido confirmadas, el evento de compensacin se activar y se habilitarn las actividades de compensacin de Cancelar Auto y Cancelar Hotel para que el departamento administrativo cancele dichas reservas.

Se puede intuir que al compensar las actividades del subproceso, el proceso principal no seguir el flujo normal, en este caso, no se notificara al empleado que las reservas han sido exitosas porque no lo fueron. Para tener esto en cuenta se debe modificar la diagramacin del proceso principal:

Diagrama 10. Proceso de Solicitud de Viajes con evento de cancelacin

El subproceso transaccional

Este tipo de subproceso habilita la ejecucin de un protocolo de transaccin, esto quiere decir, que se habilita la ejecucin de los posibles resultados de una transaccin: Cancelacin, compensacin y error.

Ya se vio como diagramar la compensacin de las actividades del subproceso, ahora ser necesario habilitar la cancelacin del mismo. Para ello se utiliza el evento adjunto de Cancelacin .
Este evento se lanza una vez finalizadas las actividades de compensacin del subproceso y habilita un flujo de excepcin para el proceso principal. En este caso dicho flujo de excepcin enviar una notificacin al empleado para informar que las reservas no han podido ser ejecutadas, a travs de una tarea de script .

El ltimo posible resultado de una transaccin: El error. Este ocurre cuando algo inesperado sucede y no hay un procedimiento definido para hacerle frente.

Supongamos que la reserva de tiquetes se hace mediante una tarea de servicio ..

Diagrama 11. Subproceso de Reservas con actividad automtica

Si durante la ejecucin de la tarea automtica se present un error (cada de servicio, error de conexin) se deber finalizar el subproceso y activar un flujo de excepcin en el proceso principal.
Para que el error pueda ser capturado se debe adjuntar un evento de error a los lmites del subproceso.

Diagrama 12. Proceso de Solicitud de Viajes con evento de cancelacin y error

Una vez se lanza el evento de error adjunto al subproceso de Reservas, se habilita un flujo de excepcin que notificara a la persona idnea sobre el surgimiento del error para que sta ejecute las acciones necesarias.

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