PK 13 Kawalan Dokumen dan Rekod

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) MS ISO !!1"#!!$ SEKOLAH%SEKOLAH &ILA'AH (ANGSAR ) PUDU

PROSEDUR KUALITI

PK 13 PENGURUSAN KA&ALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

Hak *+,-a Te.,el+/a.a 0 Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu | # 6anua.+ #!17 8 Kelua.an !39P+ndaan !!

Muka Surat 1

PK 13 Kawalan Dokumen dan Rekod

1. OBJEKTIF a: P.o5edu. +n+ 2e.-u1uan un-uk men1ela5kan -a-a;a.a kawalan dokumen kua l+- + 2a4+ mema5-+kan 5emua dokumen 3an4 d+4unakan dalam 5+5-em ,en4u.u5an kual+-+ mema-u/+ 5-anda.d dan ,.o5edu. 3an4 -ela/ d+-e-a,kan: 2: P.o5edu. +n+ 2e.-u1uan 5u,a3a .ekod d+kendal+kan den4an ;eka, dan -e.a-u. 5ela.a5 den4an ,e.un-ukan undan4%undan4< ,e.a-u.an dan ,+awa+an 3an4 -ela/ d+-e-a,kan: 2. SKOP

P.o5edu. +n+ d+4una ,aka+ ole/ Pen4u.u5 Kual+-+ &+la3a/ (an45a. ) Pudu dan 5emua 5ekola/ dalam S+5-em Pen4u.u5an Sekola/ Kual+-+ (SPSK)2e.mula da.+ ,.o5e5 ,en3ed+aan /+n44a ,elu,u5an Dokumen dan Rekod Kual+-+ 2e.kenaan: Rekod Kual+-+ me.an4kum+ ,.o5e5 men4enal ,a5-+< men3+m,an< 5emula dan ,elu,u5an .ekod%.ekod kual+-+ 2e.+ku- " #:1 #:# #:3 #:7 #:= #:> #:@ #:$ #: #:1! #:11 #:1# #:13 #:17 #:1= #:1> #:1@ #:1$ #:1 #:#! 3. men1a4a< menda,a-kan

Kawalan Dokumen (Sek53en 7:#:3) Pen4u.u5an Rekod Kual+-+ (Sek53en 7:#:7) Ka1+an Semula Pen4u.u5an (Sek53en =:>:3) La-+/an S-a? (Sek53en >:#:#) P.o5edu. Kual+-+ P.o5e5 (Sek53en @:1) Aduan Pelan44an (Sek53en @:#:3) Pen4u.u5an Pe.ole/an< Pem2a3a.an dan Pen4u.u5an S-o. (Sek53en @:7:1) Pen+la+an Pem2ekal (Sek53en @:7:1) Iden-+?+ka5+ dan Kemuda/ke5anan (Sek53en @:=:3) Ha5+l Aud+- Dalaman (Sek53en $:#:#) Kawalan Pe.k/+dma-an 'an4 T+dak Aku. (Sek53en $:3) Pen3ed+aan 6adual &ak-u Pelak5anaan PdP Pen;e.a,an PdP Pen4u.u5an (+m2+n4an Pen4endal+an Pe,e.+k5aan Pen4u.u5an Pen44unaan Pu5a- Sum2e. Pen4u.u5an Pen-ak5+.an (e.a5a5kan Sekola/ (P(S) T+ndakan Pem2e-ulan (Sek53en $:=:#) T+ndakan Pen;e4a/an(Sek53en $:=:3)

RUJUKAN 3:1 3:# 3:3 3:7 3:= 3:> 3:@ Manual Kual+-+ P.o5edu. Kual+-+ Lam,+.an Kual+-+ Dokumen Sokon4an A.a/an Pe.2enda/a.aan A.a/an Pe.k/+dma-an Panduan S+5-em Aa+l (a4+ A4en5+%a4en5+ Ke.a1aan

Hak *+,-a Te.,el+/a.a 0 Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu | # 6anua.+ #!17 8 Kelua.an !39P+ndaan !!

Muka Surat 1

PK 13 Kawalan Dokumen dan Rekod

4. DEFINISI 4.1 Dokumen Kuali i Dokumen 3an4 men1ad+ .u1ukan 5ema5a melak5anakan ak-+B+-+< d+dokumenkan dalam 5+5-em ,en4u.u5an kual+-+: Dokumen +-u +ala/ " a: Dokumen dalaman 3an4 -e.d+.+ da.+,ada" +: Manual Kual+-+ ++: P.o5edu. Kual+-+ Lam,+.an Kual+-+ 3an4 -e.d+.+ da.+,ada" +: (o.an4 Kual+-+ ++: *a.-a Al+. Dokumen Sokon4an 3an4 -e.d+.+ da.+,ada" +: Pekel+l+n4 Kema1uan Pen-ad2+.an Awam ++: A.a/an Pe.2enda/a.aan +++: Su.a- S+a.an dan Pekel+l+n4 Kemen-e.+an Pela1a.an Mala35+a +B: Su.a- S+a.an Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu B: Aal5a?a/ Pend+d+kan Ke2an45aan B+: Ak-a Pend+d+kan 1 >

2:

;:

4.2 Dokumen Te!ka"al Semua dokumen kual+-+ 5ama ada dalam 2en-uk 2e.;e-ak a-au 2en-uk C*DC< d+2e.+ nom2o. 5al+nan -e.kawal: 4.3 #akil Pen$u!u%an Pen4awal dokumen 3an4 akan men4eda.kan dokumen ke,ada ,ene.+ma 3an4 d+da?-a. dalam Sena.a+ Eda.an: &ak+l Pen4u.u5an (&P) akan men4ema5k+n+kan Da?-a. Dokumen Induk 5e.-a mema5-+kan dokumen 3an4 -ela/ d+2a-alkan -+dak d+4unakan 5e2a4a+ .u1ukan ole/ 5emua 5ekola/ d+ &+la3a/ (an45a. ) Pudu: 4.4 Pen$u!u% Kuali i &an Ke ua Ju!uau&i Pe4awa+ Un+- 6am+nan Kual+-+< Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu 3an4 d+lan-+k un-uk men4u.u5< men4awal dan men4eda. dokumen%dokumen 3an4 d+4unakan dalam 5+5-em ,en4u.u5an kual+-+: Pen4u.u5 Kual+-+ &+la3a/ (an45a. ) Pudu (PD&(P) dan Ke-ua 6u.uaud+- &+la3a/ (an45a. ) Pudu (K6&(P) d+lan-+k ole/ T+m2alan Pen4a.a/ Pela1a.an: Pen4u.u5 Kual+-+ Sekola/ (PDS) dan Ke-ua 6u.uaud+- Sekola/ (K6S) d+lan-+k ole/ Pen4e-uaEGu.u (e5a. Sekola/:

Hak *+,-a Te.,el+/a.a 0 Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu | # 6anua.+ #!17 8 Kelua.an !39P+ndaan !!

Muka Surat 1

PK 13 Kawalan Dokumen dan Rekod

4.' Peme$an$ Dokumen Me.u1uk ,ada nama ,eme4an4 dokumen 5e,e.-+ 3an4 ada dalam Sena.a+ Induk Eda.an Te.kawal Un+- 6am+nan Kual+-+ &+la3a/ (an45a. ) Pudu dan Sekola/: &P PD&(P K6&(P P G( GPK PDS K6S % &ak+l Pen4u.u5an % Pen4u.u5 Kual+-+ % Ke-ua 6u.uaud+% Pen4e-ua % Gu.u (e5a. % Gu.u Penolon4 Kanan % Pen4u.u5 Kual+-+ Sekola/ % Ke-ua 6u.uaud+- Sekola/

4.( Ja"a ankua%a Pen$u!u%an Dokumen Kuali i Pen4u.u5 Kual+-+ &+la3a/ (an45a. ) Pudu< Ke-ua 6u.uaud+- &+la3a/ (an45a. ) Pudu dan Pen3ela.a5%Pen3ela.a5 P.o5edu. Kual+-+ 3an4 men3ed+akan Dokumen Kual+-+ dan d+lan-+k ole/ T+m2alan Pen4a.a/ Pela1a.an: 4.) De*ini%i Reko& Kuali i a: 2: ;: d 4.+ Rekod Kual+-+ me.u,akan 2uk-+ 5e5ua-u ak-+B+-+ 3an4 -ela/ d+lak5anakan: Mewu1udkan .ekod kual+-+ 2e.mak5ud ,.o5e5 men3ed+akan .ekod 2e.ka+-an 5e5ua-u ak-+B+-+: Men4u.u5 .ekod kual+-+ 2e.mak5ud ak-+B+-+ men4kla5+?+ka5+< men4+ndek5< mem?a+l dan men4ema5 k+n+ 5e5ua-u .ekod: Melu,u5kan .ekod 2e.mak5ud men4am2+l -+ndakan men4elua.kan .ekod da.+ 5+m,anan dan d+/a,u5kan: P.o5e5 +n+ d+lakukan ,ada ak/+. 5e5ua-u -em,o/ 5+m,anan: &ak+l Pen4u.u5an +ala/ 4u.u 3an4 d+lan-+k 5e;a.a .a5m+ ole/ Pen4e-uaEGu.u (e5a. un-uk meman-au ,en4u.u5an .ekod%.ekod kual+-+: Sin$ka an % &ak+l Pen4u.u5an % Pen4u.u5 Kual+-+ % Ke-ua 6u.uaud+% Pen4e-ua % Gu.u (e5a. % Gu.u Penolon4 Kanan % Pen4u.u5 Kual+-+ Sekola/ % Ke-ua 6u.uaud+- Sekola/ % S+5-em Pen4u.u5an Kual+-+

&P PD&(P K6&(P P G( GPK PDS K6S SPK

Hak *+,-a Te.,el+/a.a 0 Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu | # 6anua.+ #!17 8 Kelua.an !39P+ndaan !!

Muka Surat 1

PK 13 Kawalan Dokumen dan Rekod

'.

TAN,,UN,JA#AB DAN TINDAKAN

TINDAKAN RUJUKAN

TAN,,UN,JA#AB

'.1 DOKU-EN KUALITI

Pen4u.u5 Kual+-+ Dae.a/ 1: Mewu1ud dan men4awal Dokumen Kual+-+ 3an4 -e.d+.+ SPSK PK 13%1 Sena.a+ Induk da.+,ada " Dokumen Kual+-+ +: Manual Kual+-+ ++: P.o5edu. Kual+-+ +++: Lam,+.an Kual+-+ +B Dokumen Sokon4an Iden-+?+ka5+ Dokumen Kula+-+

#: Mem2e.+ +den-+?+ka5+ ke,ada Dokumen Kual+-+

3: Mem2ua- ,+ndaan ke,ada +den-+?+ka5+ Dokumen Kual+-+ PK 13%3 Rekod 5ek+.an3a"% P+ndaan Dokumen a: (e.laku ,e.u2a/an ,ada Be.5+ 5+5-em ,en4u.u5an kual+-+ 3an4 d+4unakan: 2: (e.laku F,e.u2a/an ,ada ?un4+ u-ama o.4an+5a5+ Pen4u.u5 Kual+-+ Sekola/ PK13%# Rekod 7: Menda?-a. Dokumen Kual+-+ den4an mem2e.+ nom2o. Kawalan dokumen kawalan PK 13%7 Rekod Pene.+maan =: Men4eda.kan Dokumen Kual+-+ ke,ada ,eme4an4 Dokumen Kual+-+ dokumen: S+5-em Pen3+m,anan >: Men3+m,an Dokumen Kual+-+ den4an kaeda/ 3an4 5e5ua+: Iden-+?+ka5+ Penu-u,anE @: Dokumem Kual+-+ 3an4 lama d+2e.+ +den-+?+ka5+ Pem2a-alan ,enu-u,anE,em2a-alan: Rekod Pelu,u5an $: Melak5anakan ,elu,u5an Dokumen Kual+-+ men4+kuPe.a-uu.an Pelu,u5an Rekod Awam< Ak-a A.k+2 Ne4a.a #!!3:

Hak *+,-a Te.,el+/a.a 0 Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu | # 6anua.+ #!17 8 Kelua.an !39P+ndaan !!

Muka Surat 1

PK 13 Kawalan Dokumen dan Rekod

'.2 REKOD KUALITI

Pen4u.u5 Rekod Sekola/ 1: Men3elen44a.a .ekod%.ekod 5e2a4a+ 2uk-+ ,ema-u/an 5-anda.d melalu+ kaeda/ 3an4 2e.+ku-3"% a: Menda?-a. dan mem2e.+kan nom2o. .u1ukan un-uk 5e-+a, .ekod: 2: Men3+m,an .ekod%.ekod men4+ku- ?a+l 3an4 5ela.a5 den4an Ak-a A.k+2 Ne4a.a: ;: Sena.a+ Penda?-a.an Aa+l E Aolde. E Rekod S+5-em Pen3+m,anan Rekod

Men3ed+akan kaeda/ 3an4 5e5ua+ 2a4+ men4e5an S+5-em Pe.4e.akan ,e.4e.akan .ekod: Rekod Sena.a+ Pelu,u5an

d: Men4enal ,a5-+ dan men3ena.a+kan .ekod%.ekod 3an4 ,e.lu d+lu,u5kan e: Melak5anakan ,elu,u5an Rekod men4+kuPe.a-u.an Pelu,u5an Rekod Awam< Ak-a A.k+2 Ne4a.a #!!3: Sek+.an3a -e.da,a- lan4ka/%lan4ka/ 3an4 -+dak mema-u/+ 5,e5+?+ka5+< am2+l -+ndakan ,em2e-ulan (Ru1uk PK 1= " Pen4u.u5an Kawalan Pe.k/+dma-an 'an4 T+dak Aku.)

Rekod Pelu,u5an

(.
Bil. 1: #: 3: 7: =: > @ $

DOKU-EN DAN REKOD KUALITI

Jeni% Reko& Tem.o/ Loka%i

Sena.a+ Induk Dokumen Kual+-+ Rekod Kawalan Dokumen Akuan Pene.+maan Dokumen Kual+-+ Rekod P+ndaan Rekod Awam Rekod Kewan4an Sena.a+ ?a+l 3an4 -+dak ak-+? dan d+-u-u,: Sena.a+ ?a+l 3an4 d+lu,u5kan: Da?-a. Aa+l

1 -a/un 1 -a/un 1 -a/un 1 -a/un = -a/un @ -a/un = -a/un = -a/un = -a/un

6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH 6PNEPP&ESEKOLAH

Hak *+,-a Te.,el+/a.a 0 Pe1a2a- Pela1a.an &+la3a/ (an45a. ) Pudu | # 6anua.+ #!17 8 Kelua.an !39P+ndaan !!

Muka Surat 1