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GED ECM :Alfresco

Alfresco est une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) : elle propose une gestion de contenu d'entreprise complte : gestion documentaire, collaboration, gestion de cycle de vie, gestion de connaissance, gestion de contenu Web, archives et enregistrements tout type de contenu et intgration d'images Alfresco est un projet open-source, utilisant des standards ouverts, et bas sur la

technologie J2EE : une architecture moderne qui utilise les derniers outils open-source pour optimiser les performances, et la Programmation Oriente Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularit et ladaptabilit de lapplication. Alfresco permet de grer les documents lectroniques (GED) au sein dune entreprise et
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fournit des services de recherche et de catgorisation du contenu. L'architecture logicielle - 100% Java et bas sur des standards ouverts - Entrept de classe entreprise, forte intgrit des donnes. - Intgre le meilleur des composants Open Source. - Modularit et personnalisation : architecture simple. - Hautement extensible et adaptable. - Architecture distribue. - scuris aux donnes et contenus transmis directement au rfrentiel. - Haute disponibilit. - Quelques logiciels libres utiliss par Alfresco :Spring, Hibernate, MyFaces, OpenOffice.org, Log4J, PDFBox, EHCache Les apports d'Alfresco - La rutilisation de composants prouvs. - Des fonctionnalits avances et une grande facilit de prise en main. - Nombreuses possibilits de paramtrage et d'extension. - Une aide prcieuse la formalisation des procdures et processus. - Une licence ouverte et offrant de nombreuses liberts.

- Performance: La plus rapide des solutions de gestion de contenu open source ... et de loin. La plus rsistante la monte en charge. - Simplicit d'utilisation : Recherche avance. Interface utilisateur de type lecteur rseau. Evolutif et ouvert : S'intgre facilement aux autres applications. - Standards Utilisation de formats et protocoles standards, ouverts et uniquement / Logiciel libre. Modle de fonctionnement ax sur le service aux utilisateurs et l'innovation permanente. Les services d'Alfresco Alfresco offre un ECM avec une interface trs simple d'accs qui facilite la conduite du changement tout en offrant de manire transparente une gamme de servies trs complte. CIFS (Systme de fichiers virtuels) Remplace les disques partags tout en offrant la mme interface d'utilisation, Systme de rgles Configuration de rgles pour automatiser les processus manuels et garantir la conformit des documents, Recherche la Google Recherche directement depuis FireFox ou IE7, Navigation la Yahoo Extraction automatique des mtadonnes et catgorisation, SmartSpaces Espace de collaboration, Gestion du cycle de vie totalement transparent. Contribution - Systme de virtualisation de fichiers rendant la solution aussi simple qu'un lecteur partag. - Synchronisation CIFS. - Portal Access JSR-168. Catgorisation des documents
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documents

- Extraction automatique des mtadonnes et catgorisation. Recherche avance - Intgration native d'OpenSearch pour FireFox ou IE7 fdrant plusieurs instances d'Alfresco ou d'autres bases Open Search. Gestion des documents et Moteur de conversion - Services de conversion Office vers ODF/PDF, PowerPoint vers Flash. Bibliothques de Services - Check-In/Out - Gestion versions mineures et majeures. - Audit Crateur, Mise jour, Date de cration, Date de modification. Collaboratif - Modle d'Espace Facilitant la cration de structures d'espaces, de contenus, modles, rgles, - Forum Discussions sur le modle de fils de discussions,
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- Workflow simple fonctionnant avec emailing (Approuv/rejet), - Notification par Email et flux RSS. Workflow intgr - Intgration de jBPM Support de workflow labor. - Tableau de bord des tches personnalisable. - Conformit - Cycle de vie du document scuris. Scurit - Authentification et gestion des utilisateurs, groupes et rles. - Niveau de scurit par document. - "Single Sign-On" travers NTLM ou LDAP. Description des principales taches Notion d'espace
- Un espace est un dossier, Il peut contenir tout type d'lment, On peut y associer

une description et un icne, On peut y crer des sous espaces.


- Espace avanc : Rgles de contenu et Travail collaboratif. - Un espace apparat comme un dossier partag dans le voisinage rseau.

Notion de contenu
- Un contenu est un fichier ou un document, il est compos de plusieurs lments : Le

contenu proprement dit, Les informations propos du contenu (meta-donnes), Type (document, vido, audio, images, XML, HTML, ...), Proprits (langue, crateur, date, catgoris, Liens vers des contenus associs..).
- HTML ou texte cre et dit en ligne : Editeur riche dans le navigateur. - Tlchargement depuis Alfresco vers un poste :

Fonctionnalit du navigateur (enregistrer sous). Partage rseau, FTP ou WebDAV.

- Verrou, partage de copie, discussion, ...

Suivi de version
- Permet la conservation des versions prcdentes d'un lment - Par dfaut, une nouvelle version est cre quand un document est cre ou

sauvegard.
- L'historique est consultable, et il est possible de visualiser des versions anciennes ou SIAT .Tl : (+216) 71 799 744 .Fax : (+216) 71 798 363

de revenir une version antrieure. Recherche


- Recherche combine contenu / proprits - Recherche plein texte : Chaque mot du contenu, quelque soit le format

pertinence base sur le nombre de mots correspondants.


- Gestion de proprits : par catgorie, plage de dates, selon vos rgles. - Recherches mmorisables.

Les modles d'espaces


- Modles rutilisables d'espaces et de contenu. - Mise disposition de modles standardiss (diffrents projets avec diffrentes

structures, documents standardiss, gestion standardise).


- Cration d'espaces bass sur d'autres espaces. - La cration de modle est aussi simple que celle d'un espace standard.

Collaboration et droits
- Les espaces sont normalement lisibles par tous, mais modifiables uniquement par le

propritaire, configurable, il est possible de rendre des espaces privs et empcher la lecture.
- Il est possible d'inviter des utilisateurs dans un espace et leur donner un rle. - Les utilisateurs peuvent tre associs un groupe.

- Un systme de notification par mail existe. - On peut associer une discussion (de type forum) un lment. - Le contrle des droits peut se faire jusqu'au niveau document.

Les droits et rles


- Utilisateur : Visualisation des espaces et des commentaires. - Editeur : Utilisateur + mise jour du contenu, dition des proprits. - Contributeur : Utilisateur + ajout de contenu, Edition des proprits. - Collaborateur : Editeur+ Contributeur. - Coordinateur : Contrle complet + Invitation des autres personnes. - Extensible et modifiable - Existence d'une gestion de groupes.

Les actions sur un contenu


- Permettent d'effectuer une large gamme d'actions sur un contenu. - Les actions peuvent tre agrges en une squence applicable en un seul passage. SIAT .Tl : (+216) 71 799 744 .Fax : (+216) 71 798 363 - Les actions possibles :

Ajouter un aspect Versionnable, Catgorisable, ... Ajouter un workflow. Transformer le contenu. Extraire les mta-donnes. Spcialiser le type. Exporter / importer le contenu.

Rgles de gestion
- Les rgles apportent de l'intelligence un espace. - Workflow simple :

tapes de validation ou de rejet Dplacement ou copie dans d'autres espaces Possibilit de chaner les workflows

- Les workflows sont en gnral lis un espace : Peuvent tre appliqus sur un

lment simple.
- Dclenchement sur des vnements

Un contenu apparat dans un espace Un contenu disparat d'un espace.

- Les conditions :

Nom, catgorie Format, proprit. Une ou plusieurs conditions remplir.

- Les actions associes :

Identiques aux actions sur le contenu. Possibilit d'enchaner les actions.

- Un espace peut contenir plusieurs rgles : toutes seront appliques dans l'ordre

spcifi. Catgories
- Tout contenu peut tre rattach une ou plusieurs catgories. - Hirarchie taxinomie ontologie : Une catgorie peut avoir plusieurs catgories

parentes.
SIAT .Tl : (+216) 71 799 744 .Fax : (+216) 71 798 363 - C'est une aide la recherche. - Les proprits peuvent tre catgorises.

Dossiers rseau
- Offre un accs au contenu directement depuis une machine Windows (ou autre

grant les protocoles CIFS, FTP ou WebDAV).


- Permet la connexion de lecteurs rseau. - S'ouvre comme tout dossier du voisinage rseau

Possibilit d'ajout de raccourcis. Un espace Alfresco = un dossier.

- Permet le glisser-dposer vers et depuis Alfresco. - Permet l'dition directe depuis tout logiciel. - Les dossiers rseau peuvent tre des espaces avancs (avec des rgles). - Possibilit de travail hors-ligne (porte document).

Gestion des processus mtier


- Une description prcise de tous vos processus. - Un diteur graphique de dfinition des workflows. - Possibilit de communiquer avec des applications tierces. - Une liste de tches disponibles dans le tableau de bord des utilisateurs.

Les services avancs


- Fonctionnement en haute disponibilit : Sauvegarde chaud Synchronisation - Fonctions de rplication de dpts : Rplication de tout ou partie des donnes - Capacit fonctionner en grappe

Multiples entrepts Multiples points d'accs

- Authentification unique (SSO) sur protocole NTLM

Imprime Ecran Alfresco :

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En fin et aprs lajout des dossiers Des archives on obtient une arborescence comme indique le figure ce dessous :

-Racine de dossier dArchivages des achats et des acquisitions. -Les sous dossiers qui contiennent dautres sous dossiers ou les documents dachats et des acquisitions

-Archivages des dossiers traits par le conseil dadministration

-Archivages des Courier Electronique

..

..

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Exemple Structure de Dossier et documents des Achats Et Acquisitions:


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Le sous dossier Factures de dossier Achats Et Acquisitions contient trois documents :


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Vous pouvez raliser diffrents actions sur un dsossier :

Vous pouvez raliser diffrents actions sur un document :

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Les documents sont structurs et organises en fonction de leur contenu, et des mots cl prcises .Par exemple un utilisateur veut ajouter une nouvelle facture, il suivre les tapes suivantes : -Choisir le menu : -choisir lemplacement du document:

Puis les proprits qui prsentent le figure ce dissous (nom, type, encodage, type de contenue) sont remplie automatiquement avec le systme aprs lanalyse de fichiers ajoute.

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Puis :

Enfin Le document sera ajoute dans son emplacement.

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