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PROCEDIMIENTO
 

PROCEDIMIENTO

 

Título: Mejoramiento Continuo

 

Fecha:11/11/2008

Clave:GMCO-1.0-6-01

Versión:01

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I. OBJETIVO

Definir la metodología para la aplicación de las acciones necesarias para eliminar las No conformidades que se presenten en los Procesos que conforman los Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, así como el análisis de la causa raíz cuando se presenten No Conformidades repetitivas, que impacten al sistema ó que sean criticas en la operación, con el fin de evitar su reaparición o prevenir su ocurrencia.

II. ALCANCE

El procedimiento inicia entre las oportunidades de Mejora detectadas en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad para el sector público y finaliza la verificación la eficacia de la acción.

III. RESPONSABLES

Los funcionarios responsables del desarrollo de las actividades del procedimiento son:

Área

Cargo

 

Representante ante la Dirección

Director de Área

Jefe de Grupo

Líderes del Proceso

Dependencias

Coordinador Sistema Gestión de Calidad para Sector Público

involucradas

Profesional de Apoyo al Sistema de Sector Público

Gestión

de Calidad del

Funcionarios Involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad del Sector Público

Auditores Interno de Calidad

Responsable de las Actividades de Mejora

 

Es importante mencionar que la modificación y actualización del procedimiento, estará en cabeza del Equipo de Gerencia de los Procesos, quien es el responsable del procedimiento y de informar al Grupo de Organización y Calidad Aeronáutica de la Oficina Asesora de Planeación, para el trámite y publicación de

Revisado por:

Vo.Bo Oficina Asesora de Planeación:

Aprobado por:

Carmen Rosa Murcia Calderón

Carmen Rosa Murcia Calderón

Jair Orlando Fajardo Fajardo

Jefe Grupo Organización y Calidad Aeronáutica

Jefe Grupo Organización y Calidad Aeronáutica

Jefe Oficina Asesora de Planeación

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IV. DEFINICIONES

Acción Correctiva:

situación indeseable.

Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Corrección: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

Control de No conformidad: acciones emprendidas respecto a una situación no conforme con el propósito de resolver la no conformidad.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.

No Conformidad:

Aeronáutica Civil).

Incumplimiento de un requisito. (Legales, cliente, usuarios , o los establecidos por la

Objetivo de Mejoramiento: corresponde al objetivo que se plantea mejorar de acuerdo al incumplimiento o problema a fin de eliminar y prevenir la ocurrencia de la No Conformidad detectada.

Plan de Acción para solucionar la causa raíz: Es en el cual se define la (s) actividad (es), la persona responsable de la misma y la fecha en que se realizara ese plan de acción, con el fin de eliminar la causa raíz de la No Conformidad detectada

Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.

Requisito: necesidad establecida, generalmente implícita u obligatoria.

V.

PUNTOS IMPORTANTES

Trimestralmente el Comité de Dirección hace seguimiento al avance de los planes de acción, a partir del informe presentado por el representante de la Dirección, quien consolida la información que le reportan los Equipos de Gerencia de Proceso.

Trimestralmente, se realiza seguimiento a las acciones implementadas verificando su ejecución y eficacia. Si durante el seguimiento detectan que persiste el problema real o potencial se hace la respectiva anotación en el formato de acciones de mejoramiento. Si la acción es eficaz se reporta como cerrada en el mismo formato.

Los Planes establecidos y se les hace seguimiento mensual de su avance por parte los Equipos de Gerencia de Proceso.

VI.

EXPLICACIÓN

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El personal involucrado en la actividad del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, debe detectar la oportunidad de mejora para dar solución a una no conformidad real o potencial o con el fin de realizar una corrección.

Que pueden generarse a raíz de:

Revisiones por la Dirección

Reporte de Atención a Terceros (PQRS)

Informes de Auditorias

Análisis de Datos

No Conformidades de la actividad

Mejoras de la actividad.

Novedad Interna

Riesgos

  • 2. DILIGENCIAR LA NO CONFORMIDAD EN EL FORMATO SOLICITUD ACCIONES DE MEJORA

Quien haya detectado la oportunidad de mejora o la no conformidad en el sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, debe diligenciar el formato de Solicitud de Acciones de Mejora Ítems:

–Proceso a mejorar – Origen – Datos –Detectado por – Cargo –Dependencia –Problema

El personal involucrado en el Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, que detecte la oportunidad de mejora es el encargado de diligenciar el formato de Solicitud de Acciones de Mejora.

  • 3. FORMATO DE SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

  • 4. ENTREGAR A LA COORDINACION DEL SGC MEJORA, PARA SU TRAMITE

EL FORMATO DE SOLICITUD DE ACCION DE

El personal involucrado en el Sistema de Gestión de Calidad para del Sector público, debe entregar el formato de solicitud Acciones de Mejora, a la Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector, para darle continuidad al trámite del mismo.

  • 5. RECIBIR FORMATO DE ACCIONES DE MEJORA DILIGENCIADO

La Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público / Profesional de Apoyo al S.G.C., deben recibir el formato de acciones de mejora diligenciado.

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La Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad / Profesional de Apoyo al S.G.C., le corresponde entregar el formato de acción de mejora al área respectiva de acuerdo a la No conformidad generada, para su respectivo diligenciamiento.

  • 7. RECIBIR FORMATO DE SOLICITUD ACCIONES DE MEJORA

El Representante ante la Dirección / Jefe de Grupo / Líder del proceso debe proceder a recibir el formato

de solicitud de Acciones de Mejora, para que este continúe con el proceso.

  • 8. ESTABLECER EL TIPO DE ACCION A TOMAR

Según el problema se debe determinar si se realiza corrección o hay la necesidad de tomar otro tipo de

acción, como por ejemplo: Acción Correctiva o Acción Preventiva.

En primera instancia y dependiendo del Proceso al cual se le ha generado la No Conformidad, será el Representante ante la Dirección / Jefe de Grupo / Líder del Proceso o a quien éste delegue, el responsable de evaluar y determinar si se requiere corrección, acción correctiva o preventiva, actividad que debe realizarse en conjunto con el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público / Profesional de Apoyo al S.G.C., toda vez que se debe realizar un análisis a las No Conformidades detectadas, ya que en dado caso pueden ser repetitivas, de impacto al S.G.C. ó ser de criticidad en la operación, para lo cual dependiendo el problema se debe decidir el tipo de acción a seguir.

Al determinarse el tipo de acción se debe ingresar además en la información a la Herramienta de Mejora Continua para realizar trámite y análisis. Ubicada en la información institucional Bog 7- Intranet.

  • 9. ¿ES CORRECCIÓN?

Si se requiere acción correctiva o preventiva pasar a la Actividad No.10 de lo contrario continuar en la Actividad No.11.

10. DILIGENCIAR EN EL FORMATO LA(S) ACTIVIDAD(ES) PARA ELIMINAR LA NO CONFORMIDAD.

El Representante ante la Dirección / Jefe de Grupo / Líder del Proceso o el funcionario asignado es el encargado de determinar la(s) actividad(es) para corregir la No Conformidad, sin embargo en dado caso también puede ser determinada por el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, cuando el proceso a mejorar sea alguno de los inherentes a la Coordinación. La corrección que se va a realizar debe quedar estipulada en el ítem 10 del respectivo formato.

Continuar ingresando información en la Herramienta de Mejora Continua.

11. DETERMINAR CAUSA RAIZ DE LA NO CONFORMIDAD

De requerirse generar acción correctiva o preventiva, se hará necesario determinar la causa raíz del problema, mediante la herramienta de Diagrama Causa-Efecto, para lo cual este diagrama define varios factores al considerar las posibles causas, como son Método, Talento Humano, Proveedores, Recursos, materiales, maquinas, mediciones y Medio Ambiente, de los cuales dependiendo el problema detectado se podrán elegir uno ó dos ó tres ó los que se requieran de los factores especificados anteriormente, es decir no siempre se tendrán que analizar los factores. Por ello el diagrama presenta cuatro campos en blanco que permiten colocar la elección de los factores a evaluar como son los campos (que se encuentran en

blanco).

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Continúe ingresando información en la Herramienta de Mejora Continua.

  • 12. DILIGENCIAR LOS CAMPOS DE SEGUIMIENTO Y PLAN DE ACCION DEL FORMATO DE ACCIONES DE MEJORA

Una vez se determine que tipo de acción que se va a tomar, se debe diligenciar el tipo de acción que se

efectuará ya sea preventivo o correctivo, fecha en que se realiza la acción además del plan de acción que se ejecutara para eliminar la no conformidad.

Para los planes generados por los resultados de las auditorias, estas acciones son registradas en el plan de administración de riesgos, si los hallazgos identificados se consideran críticos y en el plan de mejoramiento del proceso de la herramienta de mejora continua.

  • 13. ENTREGAR FORMATO DE ACCION DE MEJORA A LA COORDINACION S.G.C

El Representante ante la Dirección / Jefe de Grupo / Líder del Proceso o el funcionario asignado debe entregar el formato de Solicitud de Acciones de Mejora totalmente diligenciado a la Coordinación del

Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público.

  • 14. RECIBIR FORMATO DE ACCIONES DE MEJORA

La Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público/ Profesional de Apoyo al S.G.C

debe proceder a recibir el formato de solicitud de Acciones de Mejora, para continuar con el proceso.

  • 15. AFECTAR EL BALANCE DE ACIONES DE MEJORA

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad / Profesional de Apoyo al S.G.C, debe actualizar el

Balance Acciones de Mejora. Esta actividad se realiza en el sistema.

  • 16. FORMATO GESTIÓN PARA LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS

  • 17. FORMATO DE RESUMEN DE GESTIÓN DE ACCIONES DE MEJORA

  • 18. ¿EL SEGUIMIENTO CORRESPONDE A UNA CORRECCIÓN?

Si el seguimiento es a una corrección pasar a la actividad No. 29 de lo contrario continuar en la actividad

No. 19.

  • 19. HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO, DILIGENCIANDO ESPACIO EN LA

SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

El Auditor Interno de Calidad es el encargado de hacer seguimiento a las actividades cuando las Acciones de Mejora son generadas por Auditoria de lo contrario el seguimiento será llevado a cabo por el Representante ante la Dirección / Jefe de Grupo / Líder del Proceso / Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el sector público / Profesional de Apoyo al S.G.C.

  • 20. FORMATO DE SOLICITUD ACCIONES DE MEJORA

El responsable de realizar el seguimiento a las actividades, de eliminación de la causa raíz

  • 21. DEFINIR TIEMPO PARA LA EFICACIA

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El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector pública, será el que determine el tiempo de eficacia de las acciones de mejora, incluyendo las acciones que sean generadas por Auditoria, el tiempo se definirá de acuerdo al impacto del problema.

  • 22. REALIZAR EFICACIA DE LA ACCIÓN

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, debe verificar la fecha de eficacia

de la acción establecida y realizar la eficacia de la acción de mejora.

  • 23. DILIGENCIAR ESPACIO EN SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el sector público debe diligenciar la verificación de

la eficacia en el formato de solicitud de acciones de mejora.

  • 24. FORMATO DE SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

  • 25. ¿LAS ACTIVIDADES FUERON EFICACES?

Si las actividades de mejora fueron eficaces continuar en la Actividad No.26, de lo contrario retornar a la

Actividad No.9.

  • 26. AFECTAR RESUMEN DE GESTION DE ACCIONES PARA LA MEJORA

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el sector público, debe actualizarse en la

herramienta de mejora continua. Esta actividad se realiza en el sistema ubicado en la información institucional Bog 7- Intranet.

  • 27. RESUMEN DE GESTIÓN PARA LAS ACCIONES PARA LA MEJORA

  • 28. ANALISIS DE DATOS

Realizar un Análisis de Datos, con el fin de generar los indicadores que estén determinados para el proceso correspondiente a cada Carta de Proceso, así mismo el análisis que se debe generar en la Herramienta de mejora continúa, esta labor es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público.

  • 29. HACER SEGUIMIENTO Y DILIGENCIAR ESPACIO EN LA SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

El Representante ante la Dirección / Jefe de Grupo / Líder del Proceso / Auditor Interno de Calidad / Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público / Profesionales de Apoyo al S.G.C., asignado es el responsable de realizar el seguimiento a las actividades definidas para eliminar la No Conformidad, debe llevarlo a cabo teniendo en cuenta las fechas de ejecución de las actividades estipuladas, para ello debe diligenciar, así como fecha de seguimiento, responsable de realizar el seguimiento, firma y Observaciones del formato de Solicitud de Acciones de Mejora.

  • 30. FORMATO SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

  • 31. ¿SE ELIMINO LA NO CONFORMIDAD?

Si se elimino la No Conformidad continuar en la Actividad No.32, de lo contrario pasar a la Actividad No.34.

  • 32. ESCRIBIR LA CAUSA DEL POR QUÉ NO SE ELIMINO LA NO CONFORMIDAD

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Cuando el responsable de realizar el seguimiento determine que con dichas actividades no se elimino la No Conformidad, debe justificar el por qué en el aparte de Observaciones de acuerdo a la información suministrada por el responsable y el Líder del Proceso.

  • 33. FORMATO DE SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

  • 34. AFECTAR BALANCE DE ACCIONES DE MEJORA EN LA HERRAMIENTA DE MEJORA CONTINUA

El Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público, debe afectar balance de

Acciones de Mejora con la información correspondiente, donde se realiza en la herramienta de mejora continua.

  • 35. RESUMEN DE GESTIÓN PARA LAS ACCIONES PARA LA MEJORA

  • 36. ¿SE IDENTIFICARON CAMBIOS DE DOCUMENTACIÓN?

Si la se establecieron cambio de la documentación continúe con la actividad 37, en caso contrario realice la actividad 28.

  • 37. REALIZAR LA SOLICITUD DE CAMBIO DOCUMENTAL

S e realiza la solicitud para el cambio de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad para ello se realiza el formato de solicitud de elaboración, anulación o modificación de Documentación del Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público.

  • 38. SOLICITUD DE ELABORACIÓN, ANULACIÓN Ó MODIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

VII.

PUNTOS DE CONTROL

Actividad

¿Qué se controla?

¿Con qué

¿Quién lo

Riesgos

frecuencia?

controla?

asociados

       

Incumplimiento

Que toda acción no

normativos y

conforme sea

Personal

legales

2-Diligenciar la no conformidad en el

potencial o real se

Cada vez que se presente

Involucrado en el Sistema de

Riesgos

formato solicitud

este documentando

una no

Gestión de

económicos,

acciones de mejora

para su respectivo

conformidad

Calidad para el

recursos,

análisis y tramite de su solución

Sector Público

Accidentes o

incidentes

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Actividad

¿Qué se controla?

¿Con qué

¿Quién lo

Riesgos

frecuencia?

controla?

asociados

     

Representante

Incumplimiento

Que cada líder

normativos y

ante la Dirección / Jefe de Grupo /

legales

 

7-Recibir formato de

responsable de proceso reciba el

Cada vez que

Líder del Proceso /

Riesgos

solicitud acciones

Formato de

se presente

económicos,

de mejora

Acciones de mejora

una no

Coordinador de

operativos,

 

para su

conformidad

Calidad para el

recursos,

correspondiente tramite.

Sector Público/ Profesional de

Accidentes o

Apoyo al S.G.C ..

incidentes

 

Que se este

 

Representante

Incumplimiento

efectuando el

normativos y

 

10-Diligenciar en el

correspondiente

ante la Dirección / Jefe de Grupo /

legales

formato la(s) actividad(es) para

tramite de las acciones de mejora

Cada vez que

Líder del Proceso /

Riesgos

tanto de forma física

se presente

económicos,

eliminar la no

del formato de

una no

Coordinador de

operativos,

conformidad.

acciones de mejora,

conformidad

Calidad para el

recursos,

 

como en la Herramienta de

Sector Público/ Profesional de Apoyo al S.G.C ..

Accidentes o

mejora continua

incidentes

       

Incumplimiento

Que las acciones

normativos y

legales

 

22-Realizar eficacia

propuestas con las correspondientes

Cada vez que

Coordinador de

Riesgos

de la acción

actividades se

se presente

Calidad para el

económicos,

 

estén llevando

una no

Sector Público

operativos,

acabo para la

conformidad

recursos,

solución de la no conformidad

Accidentes o

incidentes

 

Que se este evaluando en

de Calidad

Cada vez que

Coordinador de

Incumplimiento

 

28-Análisis de datos

impacto de las no

se presente

Calidad para el

normativos y

 

conformidades en el Sistema de Gestión

una no conformidad

Sector Público

legales

VIII.

NORMATIVIDAD APLICABLE

 

Ley 909 de 2005

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Decreto 2770 de 2005

 

Ley 87 de 1993 - articulo 4

Ley 872 artículos

4 i, 5 a

Resolución 048 de 2004 Contaduría General de la Nación

Resolución Orgánica 05544 de 2003 Contraloría General de la República

IX.

ANEXOS

Herramienta de Mejora Continua

Formato de Acciones de Mejora

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