INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA EDUCATIVA UNIDAD DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONES Documento de integracin y operacin del Grupo de trabajo

estratgico de TIC
Objetivos

HOJA PROCESO FECHA

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EMG - 02

Definir los roles y responsabilidades, para cada proceso que se efectu dentro de la UTIC, con el fin de obtener un buen funcionamiento de la mismo. Implantar, la segregacin de roles y responsabilidades con la finalidad de que se reduzca la posibilidad de que un solo individuo ejecute o administre un proceso o actividad crtica. Apoyar en los procesos en los que sea requerido, con el fin de mantener una adecuada organizacin de la UTIC.

Alcance El grupo de trabajo estratgico de TIC deber: I. Supervisar las asignaciones efectuadas, apoyndose en el sistema de gestin y mejora de los procesos de la UTIC que se opera en el proceso OSGP- Operacin del sistema de gestin y mejora de los procesos de la UTIC. II. Implantar controles para asegurar que los roles y responsabilidades se ejerzan de acuerdo a las asignaciones efectuadas. III. Definir los tramos de actividades a los diversos actores en cada proceso o actividad. Roles Nombre del rol Presidente Descripcin breve del rol Responsable de coordinar y dirigir las sesiones del Grupo trabajo estratgico de TIC. Responsable de formular y emitir las convocatorias, expedir la orden del da y cuidar que los asuntos del GTETIC se asienten en los formatos correspondientes, as como de los acuerdos de cada una de las sesiones. Responsable de analizar los asuntos a tratar en cada una de las sesiones del grupo de trabajo. Perfil Titular de la UTIC

Secretario Ejecutivo

Administrador de Proyectos

Vocal

Administrador de Infraestructura, Soporte y Telefona.

Asesor

Responsable de proporcionar asesora en materia de tecnologas de la informacin, y administrativa, en relacin a los asuntos tratados por el grupo de trabajo. Podr intervenir para aclarar aspectos tcnicos o administrativos relacionados con los asuntos o acuerdos sometidos a la

Documentador, Ingeniero de Infraestructura.

Invitado

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consideracin del GTETIC. Responsabilidades Rol

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Descripcin de la responsabilidad a) Coordinar y presidir las sesiones del grupo de trabajo; b) Autorizar las convocatorias y el proyecto de orden del da de las sesiones ordinarias y extraordinarias; c) Dirigir los debates y conservar el orden en el desarrollo de las sesiones; d) Autorizar la celebracin de las sesiones extraordinarias solicitadas por cualquiera de los integrantes del grupo de trabajo; e) Emitir su voto para cada uno de los aspectos que deban decidirse; f) En caso de empate, emitir su voto de calidad; g) Informar semestralmente al Director General del INIFED o cuando ste as lo requiera, las actividades y resultados obtenidos por el grupo de trabajo; y h) Las dems que sean necesarias para cumplir con lo anterior. a) Formular y enviar las convocatorias, remitiendo oportunamente a cada uno de los integrantes del grupo de trabajo, la informacin en medio electrnico de la reunin a celebrarse; b) Vigilar la correcta expedicin de la orden del da y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los soportes documentales necesarios; c) Cuidar que los asuntos del grupo de trabajo se asienten en los formatos respectivos, y se levante el acta de cada una de las sesiones, vigilando que el archivo del grupo de trabajo est completo y actualizado, cuidando su conservacin por el tiempo mnimo que marcan los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal; d) Firmar el formato de los asuntos que se sometan al grupo de trabajo; e) Firmar las actas de las reuniones a las que hubiese asistido; y f) Emitir su voto para cada uno de los aspectos que deba decidirse. a) En su caso, enviar al secretario ejecutivo con la suficiente anticipacin, previa a la reunin, 5 das hbiles antes de la emisin de la convocatoria para las sesiones ordinarias y 3 das para las extraordinarias, los documentos de los asuntos que deban someterse a consideracin del grupo de trabajo debidamente signados por el responsable de la informacin; b) Analizar el orden del da y los documentos sobre los asuntos a tratar, as como pronunciar las opiniones, comentarios y recomendaciones que estimen pertinentes; c) Firmar las actas de las reuniones a las que hubieses asistido; y d) Emitir su voto para cada uno de los aspectos que deban aprobarse. a) Proporcionar asesora en materia de tecnologas de la informacin y administrativa, en relacin con los asuntos tratados

Presidente

Secretario Ejecutivo

Vocal

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Asesor

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Invitado

por el grupo de trabajo; y b) Firmar las actas de las reuniones a las que hubiesen asistido. a) nicamente tendrn participacin en los casos en que el presidente o secretario ejecutivo considere necesaria su intervencin, para aclarar aspectos tcnicos o administrativos relacionados con los asuntos o acuerdos sometidos a la consideracin de la Comisin; y b) Firmar las actas de las reuniones a las que hubiesen asistido.

Participantes Nombre y cargo del servidor pblico Rol o roles a desempear

Observaciones

Emmanuel Ruiz Hernandez

Presidente

Subgerente de Informtica Titular de la UTIC

Rosalinda Muoz Gonzalez

Secretario Ejecutivo

Administrador de Proyectos

Jos Edgar Ramrez Domnguez

Vocal

Administrador de Infraestructura

Julio Beltran Castillo

Vocal

Administrador de Soporte

Abraham Ornelas Hernandez

Vocal

Administrador de Telefona

Karen Anaid Escalera Melo

Asesor

Documentador

Gustavo Israel Vzquez Cabrera

Asesor

Ingeniero de infraestructura

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Funcionamiento del Grupo: Programacin de sesiones ordinarias

Las sesiones del grupo de trabajo se celebrarn trimestralmente, salvo que no existan asuntos a tratar, en este caso se dar aviso oportuno a los miembros del GTETIC.

Programacin de sesiones extraordinarias La programacin de la sesiones extraordinarias podrn celebrarse en caso de que se diera alguno de los supuestos siguientes: Por estar en riesgo un servicio crtico de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones del INIFED. Por requerirse un cambio en la estrategia de seguridad de la informacin que impacte en la operacin del INIFED. Por cambios presupuestales que impacten directamente al desarrollo de los proyectos.

Descripcin del funcionamiento del Grupo

Se realiza un calendario anual de las reuniones del GTETIC (Grupo de Trabajo Estratgico de TIC). Se realizan reuniones donde previamente se enva la minuta de temas a tratar por correo electrnico. Se realiza la sesin, se firma la lista de asistencia y se toman acuerdos. Se informa y se da seguimiento a los acuerdos. Los invitados se definen de acuerdo al tema de reunin. Las firmas de aprobacin para los acuerdos son las del Presidente, del Secretario Ejecutivo y Vocales.

Otros elementos para el funcionamiento del Grupo Las reuniones del GTE se celebrarn en los trminos siguientes: Las sesiones se llevarn a cabo cuando asistan al menos el 50% ms uno de los integrantes con derecho a voz y voto.

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Las decisiones, se adoptarn por mayora de votos (la mitad ms uno), o por unanimidad (100%). El presidente del grupo de trabajo (GTE), contar con voto de calidad para el caso de empate. En ausencia del presidente del grupo de trabajo, las sesiones no podrn llevarse a cabo. En cuanto a la designacin de suplentes por parte de los integrantes del GTETIC, estos debern desempear alguna de las actividades de las que est a cargo el integrante del Grupo de Trabajo que no pueda acudir a la sesin. Los integrantes o suplentes del grupo de trabajo tendrn derecho a voz y voto, los asesores e invitados solo tendrn derecho a voz.

El orden del da deber indicar lugar y fecha, junto con los documentos correspondientes a cada reunin, se entregar a los integrantes del grupo de trabajo (GTETIC), a travs de medios de comunicacin previamente acordados o establecidos por el grupo de trabajo, cuando menos 5 das hbiles de anticipacin para reuniones ordinarias y 2 das hbiles para extraordinarias. En caso de inobservancia a dichos plazos, la reunin no podr llevarse a cabo. De cada reunin celebrada un miembro del rea encargada de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones levantar acta, la cual ser firmada por todos los asistentes a la misma.

Invariablemente se incluir en el orden del da, un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las reuniones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, solo podr incluirse asuntos de carcter informativo.

Firmas de elaboracin, revisin y autorizacin

ELABOR Karen Anaid Escalera Melo

REVIS Y APROB Emmanuel Ruiz Hernandez Subgerente de Informtica