OPTI PROTOKOL: KNJIGA1 - UPRAVLJANJE I VOENJE PROJEKATA

POGLAVLJE 2: BAZNI DOKUMENTI

SADRAJ
UVOD
1 OSNOVNA UPUTSTVA I OBJANJENJA
2 UPUTSTVO O ORGANIZACIJI PROJEKTA
3 OPTA SPECIFIKACIJA
4 ADMINISTRATIVNI PROTOKOLI
5 KOORDINACIONA UPUTSTVA
6 TABELE DOSTAVE DOKUMENATA
7 PLAN KLASIRANJA DOKUMENATA

UVOD
Da izvri pokretanje rada na ugovoru rukovodilac projekta pristupa izradi sledeih baznih
dokumenata:
- osnovna uputstva i objanjenja,
uputstvo o organizaciji projekta,
opta specifikacija,
administrativni protokoli,
koordinaciona uputstva, tabele dostave dokumenata,
plan klasiranja dokumenata
Navedeni dokumenti daju informacije samo za odreeni ugovor.
Izuzimajui pojedina koordinacioan uputstva, koja se mogu izraditi tek u toku odvijanja
ugovora, pomenuti bazni dokumenti su hitnog karaktera u onoj mjeri u kojoj uslovljavaju
pokretanja ugovora. Oni mogu biti predmet revizija zavisno od potreba koje se javljaju tokom
odvijanja poslova na ugovoru.
Gore navedeni dokumenti su vodilja za sve uesnike (Naruilac PETROLINVEST, partneri,
kooperanti). U narednoj tabeli je preciziran predmet za svaki od ovih dokumenata.

Dokument

Administrativni protokoli

Predmet

. Veze
. Veze
. Veze
. Veze

sa Naruiocem
sa davaocima licenci
sa partnerima
sa kooperantima (1)

Primalac

Naruilac PETROLINVESTpartneri Davaoci licenci

PETROLINVEST - partneri
PETROLINVEST - partneri kooperanti

(1) Po potrebi.

1. OSNOVNA UPUTSTVA I OBJANJENJA

Osnovna uputstva i objanjenja imaju za cilj da predstave ugovor kroz definisanje i
objanjavanje svih ugovornih elemenata, a posebno onih koji su kritini ili specifini.
Ova uputstva i objanjenja izdaje rukovodilac projekta u uskoj vezi sa Komercijalnim sektorom.
Osnovna uputstva i objanjenja se dostavljaju svim funkcionalnim i operativnim uesnicima
ugovora u PETROLINVESTU i kod partnera.
Ova uputstva predstavljaju prvi informativni dokument zbog ega je vano da budu dostavljena
u najkraem roku.
Osnovna uputstva i objanjenja treba da se to je mogue vie podudaraju sa nie navedenim
tipskim nacrtom. Podrazumjeva se naravno da su mogue izmjene u skladu sa ugovornim
potrebama:

UVOD
Ova uputstva i objanjenja imaju za cilj da predstave ugovor kroz definisanje i objanjavanje
svih sastavnih elemenata ugovora.

1) VRSTA UGOVORA
tip (klju u ruke, inenjering + FOB, cost + fee, itd.),
predmet (broj, tip i kapacitet postrojenja koja treba izgraditi),
naziv Naruioca i njegova privredna i politika situacija,
mjesto izgradnje postrojenja i njihova geografska okolina.

2) FINANSIJSKI ASPEKT
Opti finansijski uslovi ugovora koji zasluuju da budu saopteni uesnicima na
ugovoru u svrhu to boljeg izvrenja njihovih zadataka (potekoe vezane uz
kreditiranje, itd.).

3) UGOVORNE USLUGE I ISPORUKE

granice usluga i isporuka koje se tiu svakog postrojenja i/ili svake specijalnosti (po
krupnim stavkama) za:
projektovanje,
opremu,
izgradnju,
putanje u pogon, eksploataciju.

4) ROKOVI
projektovanje (preliminarni projekti, rekvizicije, izvedbeni projekti, itd.),
oprema (nabavka, isporuka, itd.),
izgradnja (otvaranje gradilita, mehanika ispitivanja na hladno, itd.),
putanje u pogon (priprema, uvoenje are, proizvodni pogon, ispitivanje radnih
karakteristika, itd.),
eksploatacija (trajanje, itd.).

5) GARANCIJE
mehanike garancije (predmet i trajanje),
garancije radnih karakteristika (predmet i voenje ispitivanja).

6) RIZICI
penali (projektovanje, oprema, mehanike garancije, garancije radnih karakteristika,
itd.),
odredba o ponitenju ugovora,
razno.

7) PARTNERI
nazivi partnera,
uloga i raspodjela usluga i isporuka za svakog partnera (po krupnim stavkama).

8) DAVAOCI LICENCI
nazivi davalaca licenci,
saeti opis usluga koje pruaju davaoci licenci (vezujui se po mogunosti za ugovore
sa licencorima).

9) OBAVEZE NARUIOCA
usluge i isprouke koje obezbjeuje Naruilac za:
5

 projektovanje,
opremu,
izgradnju,
putanje u pogon,
eksploataciju.

2. UPUTSTVO O ORGANIZACIJI PROJEKTA

Uputstvo o organizaciji projekta ima za cilj da precizira organizaciju usvojenu za dotini ugovor
kao i raspodjelu poslova izmeu pojedinih uesnika na ugovoru.
Ovo uputstvo je od bitne vanosti za dobro odvijanje ugovor. Ono treba da bude to je mogue
preciznije, naroito u pogledu razgranienja izmeu pojedinih uesnika (posebno u sluaju
velikog ugovora).
Uputstvo o organizaciji projekta izdaje rukovodilac projekta uz saglasnost Direkcije
PETROLINVESTA i nakon izdavanja poetnog budeta (vidi poglavlje 4. taka 1.1.). Uputstvo
je namjenjeno PETROLINVESTU i njegovim partnerima, a po potrebi se dostavlja i Naruiocu.
Za izradu ovog uputstva treba koristiti sledei tipski nacrt

1) TIP ORGANIZACIJE
Precizira se usvojeni tip organizacije u skladu sa definicijama datim u poglavlju 1 ove knjige uz
navoenje specifinosti dotinog ugovora.

2) PODJELA POSLOVA
Daje se detaljan opis pojedinih uesnika i poslova koji pripadaju svakom od njih (projektovanje,
nabavka, izgradnja, putanje u pogon, grupe za koordinaciju, itd.).

3) ORGANIGRAMI
Definiu se razni organigrami uz navoenje imena svih odgovornih lica odreenih za dotini
ugovor.

4) NUMERISANJE UGOVORA
Broj oznaka ugovora zavisi od potekoa u voenju odreenog ugovora.
Vie brojnih oznaka moe da se dodjeli:
a) djelovima ugovora (grupe projekata, grupe za koordinaciju, itd.)
b) prema raspodjeli nainjenoj saglasno ugovornim obavezama PETROLINVESTA prema
Naruiocu ili prema partnerima:
fiksni dio,
deo cost + fee,
deo cost.
Napomene:
nain finansiranja moe da dovede do obrazovanja dodatnih brojeva ugovora,
brojeve ugovora dodjeljuje rukovodilac projekta.

3. OPTA SPECIFIKACIJA
Opte projektne podloge, neophodne za izvrenje svih usluga PI-a, se navode u dokumentu
nazvanom Opta specifikacijija.
Ovaj dokument je namjenjen svim zainteresovanim u PETROLINVESTU i kod njegovih
partnera i kooperanata koji su zadueni za: bazno projektovanje, detaljno projektovanje,
nabavku, ugovaranje radova, pripremu gradilita, izgradnju i putanje u pogon.
Opta specifikacija, u naelu, proizilazi iz ugovora. Ona treba da bude formalno odobrena od
strane Naruioca svaki put kada je to mogue i to na poetku ugovora. Stoga ova specifikacija
ne treba da sadri nikakvu informaciju poverljivog ili strogo internog karaktera.
Napomena:
Svaka informacija koja je strogo rezervisana za PETROLINVEST i/ili njegove partnere i/ili
njegove kooperante se daje kroz koordinaciona uputstva (vidi taku 5).
Opta specifikacija se sastavlja to je vie mogue u skladu sa sljedeim tipskim nacrtom,
ukljuujui pri tom sve to je specifino za odreeni ugovor:

1) USLOVI GRADILITA
a) geografska situacija
oblast,
okolina (industrija, poljoprivreda, itd.),
rastojanja od velikih centara saobraajne veze itd.
b) razmjetaj
Opis karakteristika razmjetaja postrojenja ili tvornice (nadmorska visina, postojanje
vodotokova, prilazi, preliminarna dispozicija, itd.) .

c) priroda tla
Preciziranje svih karakteristika tla (kvalitet, nosivost, dubina zamrzavanja, nivo podzemnih
voda, itd.) .
d) klimatski uslovi
Navoenje svih klimatskih uslova, a naroito proraunskih vrijednosti temperatura, vlanosti,
vjetrova, pjeanih oluja, kie, snijega, seizmike, itd.

2) POMO]NI MEDIJI
Za svaku vrstu pomonog medija i za svaki poedini kvalitet precizira se raspoloiva koliina
(ukljuujui i trenutnu maksimalnu koliinu), sastav, temperaturu, pritisak, rizici prekida u
snabdjevanju i odgovarajue usvojene proraunske vrijednosti.
Pomoni mediji obuhvataju vodu, paru, kondenzat, elektrinu energiju, azot, zrak pod
pritiskom, goriva, itd.

3) EFLUENTI
Preciziranje propisa i obaveznih zahtjeva koji se odnose na odvoenje gasnih, tenih i vrstih
efluenata.

4) SIGURNOST
Preciziranje propisa koji odreuju mjere za:
protivpoarnu zatitu, zatitu osoblja, zatitu opreme,
posebne zahtjeve (signalizaciju na dimnjacima, zatitu od buke itd.)

5) PROPISI, KODOVI I STANDARDI

Preciziranje svih propisa, kodova i standarda prema kojim e se izvesti sva projektovanja,
izrada i montaa. Propise, kodova i standarde treba, po mogunosti, navesti po oblastima
primjene.

10

b) Jedinice mjera
Preciziranje jedinica mjera za izraavanje.
mase,
duine, vremena,
pritiska, snage, toplotne energije, jaine struje, itd.

7) OGRANIENJA GABARITA
Preciziranje maksimalnih gabaritnih dimenzija koje se moraju potovati pri transportu cestom,
eljeznicom, vodenim putem ili avionom.

8) NUMERISANJE
Preciziranje naina numerisanja:
opreme,
postrojenja, grupacija postrojenja, zona, itd.
uz navoenej tipskih primjera za svaki pojedini sluaj.
Napomena:
Numerisanje se moe dati kao poseban dokument ili kao prilog u zavisnsoti od obima
podataka.

11

OPTE
Ovim administrativnim protokolom se definiu administrativni odnosi izmeu preduzea
Petrolinvest d.o.o.
Tvornika 3
71000 Sarajevo
(u daljem tekstu PI)
i
Sisecam Soda Lukavac d.o.o.
Prva ulica 1
75300 Lukavac
(u daljem tekstu SSL)
Potpisivanjem Generalni ugovora o poslovno tehnikoj saradnji na investicionim projektima,
gore navedena preduzea su se sloila oko poslovno tehnike saradnje strunjaka PI i SSL u
toku pripremne faze pokretanja proizvodnih kapaciteta i rekonstrukciji i dogradnji postojeih i
novih proizvodnih linija u SSL-u.
2) ODNOSI IZMEU SISECAM SODA LUKAVAC I PETROLINVESTA
predstavnici,
podaci za prepisku:
adrese,
reference,
numerisanje,
jezik,
potpisnici,
dostavljanje (primaoci i broj primjeraka).
podaci za sastanke:
predmet,
uestalost,
uesnici,
izdavanje i potpisivanje zapisnika.
odnosi na gradilitu,
organigram projekta.

3) NUMERISANJE
Preciziranje numerisanja:
aktivnosti,
opreme,
12

 postrojenja, zona, itd.

Napomena:
Za opremu se daje samo princip numerisanja.

13

4) PROJEKTOVANJE
Pod ovom stavkom se obuhvataju svi dokumenti namjenjeni Naruiocu uz preciziranje
eventualnih aktivnosti Naruioca i uslova (na primer, rokovi odobravanja pojedinih
dokumenata):
opta specifikacija,
posebna tehnika pravila za projektovanje i izgradnju,
nacrti i dokumenti PETROLINVESTA,
nacrti i dokumenti isporuilaca,
specifikacije opreme,
rekvizicije.
Dostavljanje (primaoci i broj primjeraka) navedenih dokumenata se navodi u tabeli dostave
dokumenata u vidu posebnog priloga protokolu.

5) NABAVKA
Definisanje svih dokumenata uz navoenje uzajamnih aktivnosti Naruioca i
PETROLINVESTA u svakoj etapi nabavke:
lista isporuilaca,
zahtjevi za ponude,
uporedne tabele i izbor isporuilaca,
narudbe,
potvrde o prijemu narudbe,
fakturisanje,
relans,
inspekcija,
prijem u tvornici isporuioca,
transport

14

Dostavljanje (primaoci i broj primjeraka) navedenih dokumenata se navodi u tabeli dostave

dokumenata u prilogu protokola.
Napomena:
Lista isporuilaca se daje kao poseban dokument ili kao prilog protokolu u zavisnosti od broja
isporuilaca.

6) IZGRADNJA
Preciziranje svih odnosa izmeu Naruioca i PETROLINVESTA na gradilitu:
predstavnici,
prepiska, izvjetaji o napredovanju,
narudbe gradilita,
prijem instalacija.
Dostavljanje dokumenata namjenjenih Naruiocu se navodi u tabeli dostave dokumenata u
prilogu protokola.

7) PLANIRANJE
Navodjenje raznih dokumenata (planinzi, krive napredovanja, izvjetaji o napredovanju, itd)
koji se odnose na projektovanje, nabavku, izgradnju i putanje u pogon, a bie izdavani u toku
odvijanja ugovora.
Dostavljanje navedenih dokumenata se navodi u tabeli dostave dokumenata u prilogu
protokola.

8) NALOZI ZA IZMJENU
Preciziranje procedure i obrazaca za izdavanje naloga za izmjenu.

9) PUTANJE U POGON
Preciziranje vrste dokumenata koji de biti izdati (programi, procedure, uputstva za rukovanje,
itd) i naina eventualnog uea Naruioca.

15

5. KOORDINACIONA UPUTSTVA
Putem koordinacionih uputstava se daju opte procedure koje definiu i/ili dopunjuju i/ili
preciziraju:
projektne podloge,
usluge,
raspodjelu poslova,
odvijanje poslova,
za razne izvrioce aktivnosti ekipa projekta Odsjek za projektovanje kooperanti gradilite,
itd.).
Koordinaciona uputstva obuhvataju, sve oblasti:
administraciju,
kontrolu trokova i rokova,
projektovanje,
nabavku,
ugovaranje radova, izgradnju,
putanje u pogon.
Ova uputstva izrauje rukovodilac projekta ili odgovorna lica za koordinaciju uz saglasnost
rukovodioca projekta.
Koordinaciona uputstva se razlikuju od uputstva ekipe projekta koja izdaju rukovodilac projekta
ili inenjeri projekta i koja predstavljaju instrukcije u okviru definisanih procedura.

16

6. TABELE DOSTAVE DOKUMENATA

Dokumenti ugovora, koji ukljuuju sve organizaciane jedinice PETROLINVESTA se, u principu,
sistematski dostavljaju zainteresovanima.
Ovi dokumenti potiu bilo izvana (Naruilac, licencori, partneri, isporuioci, itd.), bilo od raznih
organizacionih jedinica PETROLINVESTA, ukljuujui i gradilite.
Tabele dostave navedenih dokumenata priprema rukovodilac projekta u saradnji sa svim
uesnicima na ugovoru, a posebno sa sekretarijatom ekipe projekta. Osnova za izradu tabela
dostave dokumenata su nie navedene tabele iz predmetnog poglavlja Opteg protokola.
Tabela I
Bazni dokumenti.
Tabela II
Prepiska sa vanjskim uesnicima (Naruilac licencori kooperanti partneri isporuioci
pediteri itd.).
Tabela III
Rukovoenje.
Tabela IV
Proces.
Tabela V
Posebna tehnika pravila za projektovanje i izgradnju.
Tabela VI
Opti i posebni uslovi izvoenja.
Tabela VII
Rekvizicije i specifikacije izraene u Odsjeku za projektovanje.

17

Tabela VIII
Rekvizicije i specifikacije izraene za aktivnosti ugovaranja radova.
Tabela IX
Nacrti PETROLINVESTA.
Tabela X
Nacrti isporuilaca.
Tabela XI
Nabavka.
Tabela XII
Ugovaranje radova.
Tabela XIII
Transport
Tabela XIV
Gradilite (izgradnja i putanje u pogon).
Napomena:
Rukovodilac projekta treba da:
dopuni kolone predviene za vanjske uesnike (Naruilac - partneri licencori
pediteri kooperanti izvoai radova isporuioci) u skladu sa administrativnim
protokolima i/ili ugovornim klauzulama,
- izmjeni i/ili dopuni navedene tabele prema potrebama, putajui pritom naznaenu
minimalnu dostavu.

18

Navedene tabele dostave dokumenata su napravljene u cilju postizanja efikasnosti uz

istovremenu utedu materijala, vodei rauna o sljedeem:
a) Sekretarijat
Uz ekipu projekta se formira samo jedan sekretarijat koji klasira sva dokumenta upuena ekipi
projekta.
b) Kruenje dokumenata
Dokumenti krue u ekipi projekta i vraaju se u sekretarijat projekta koji ga odlae u
odgovarajue registratore.
c) Nabavka
Pretpostavljena je sljedea ema dostave:
TIP

Ekipa projekta
Sekretarij
at

A Glavna oprema

Odsjek realizacije

Nabavka

Relans

B Ostala oprema i
cjevovodni materijal

Nabavka

Relans

Inspekcija
x

C Instrumentacija

D Elektro-oprema

Dosije Nabavka
Dosije Relans

B+C+D

A+B+D

19

d) Dosije Nabavka i dosije Relans

Dokumente koji se odnose na jednu narudbu sekretarijat ekipe projekta odlaze samo u dva
dosijea:
dosije Nabavka koji obuhvata: rekvizicije DI i DA sa specifikacijama,
zahtjev za ponudu,
tehnike i komercijalne uporedne tabele,
izabrana ponuda,
dopis ili teleks o saglasnosti Naruioca (po potrebi),
dopis i/ili teleks o namjeri ugovaranja narudbe,
potvrda o prijemu narudbe,
prepiska sa isporuiocem,
dosije Relans koji obuhvata:
rekvizicija DA sa specifikacijama,
narudba sa svim prilozima,
potvrda o prijemu narudbe,
LOD-ovi komentarisanih nacrta koji se otpremaju isporuiocu,
prepiska sa isporuiocem,
dokumenti PETROLINVESTA (vidi tabelu XI),
dokumenti isporuioca (vidi tabelu X),
dokumenti vezani za transport (vidi tabelu XIII).
Napomena:
Dosije Relans klasira sekretarijat ekipe projekta, a geografski je smjeten kod relansera.
e) Nacrti isporuilaca
Nacrti isporuilaca se ne klasiraju kod ekipe projekta. Klasiranje, auriranje i arhiviranje ovih
nacrta vre, s potpunom odgovornou, odgovarajui inenjeri specijalisti.
Inenjer specijalista dobija od isporuioca 2 kopije nacrta: 1 ozolid kopija i 1 transparent kopija.
Broj potrebnih kopija adreuje specijalista i dostavlja ih zainteresovanima kopirajui
transparent potreban broj puta.

20

7. PLAN KLASIRANJA DOKUMENATA

Plan klasiranja dokumenata propisuje nain klasiranja svih dokumenata (prepiska, nacrti,
uputstva, itd) primljenih ili izdatih od strane sekretarijata projekta.
Ovaj plan izrauje rukovodilac projekta i dostavlja ga svim lanovima ekipe projekta. Pri izradi
plana klasiranja se polazi od opteg plana klasiranja dokumenata datog u Knjizi 8 poglavlje 9
Opteg protokola.
Plan klasiranja dokumenata je od velike vanosti za odvijanje ugovora obzirom da svaki
klasirani dokument treba da bude pronaen i upotrebljen u najkraem roku.