Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educacin Superior I.U.T.

Pedro Emilio Coll Puerto Ordaz Estado Bolvar

Profesor: Jos Pulgar

Bachiller: Quijada Janneth C.I.: 20.806.624

Marzo, 2014

NDICE Pg. Introduccin Manual De Normas Y Procedimientos Administrativos Definicin Ventajas Desventajas Clasificacin Por su contenido Funcin especifica General y especifica Tipos de manuales Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos Conclusin Referencias Bibliografas 03 04 04 04 05 06 06 08 11 12 15 17 18

INTRODUCCIN

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y procedimientos en la ejecucin operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un rea especializada en el estudio de sistemas de la organizacin o, en su caso, utilizar los servicios de consultara externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una gua sobre la gua sobre la actuacin individual o por funciones, como consecuencia lgica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo.

Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparacin de un manual de organizacin que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las polticas a seguir, la estructura y funciones, las tcnicas, mtodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Definicin Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea

responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo. Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

Ventajas Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las

modificaciones necesarias en la organizacin.

 Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos. Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin

Desventajas Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

 Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados

Clasificacin Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos

Por Su Contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

 Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y

responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza

de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debindose separar en secciones

Funcin Especfica: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la

funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin

comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera. Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de

manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal,

lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente mas detallados que un manual de procedimientos

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General: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Especifico: Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin. Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a

determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.

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 Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de una rea especifica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc. Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especifica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc

Tipos De Manuales Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:

Manual de organizacin: El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdicoadministrativo, atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin,

objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define concretamente las funciones

encomendadas a cada una de las unidades administrativas que integran la institucin, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la institucin, cuyo fin es lograr que

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todos sus integrantes logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.

Manual de polticas: El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas por una institucin, en este documento se indican la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin. Este Manual puede incluir las polticas generales de la institucin, as como de las unidades administrativas de la misma. Un manual de polticas es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de una institucin.

Manual de procedimientos y normas: El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades de una institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin eficiente de las mismas, generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.

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Los manuales de procedimientos contienen un

conjunto de

definiciones operacionales, sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir para la consecucin de bienes o servicios determinados. Adems, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representacin grfica de la secuencia de actividades para hacerla ms fcilmente comprensible.

Manual para especialistas: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a

determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.

Manual del empleado: Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros.

Manual de propsitos mltiples: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento.

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GENERALES

PARA

ELABORAR

MANUALES

Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

Planeacin del trabajo: Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin.

Aplicacin de Tcnicas de Investigacin: Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo.

Anlisis de la Informacin: En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin. Describir ese hecho o situacin. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos crticamente. Ordenar establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento. cada elemento de acuerdo a criterios previamente

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Estructuracin.- En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos.

Validacin De La Informacin.- Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas.

Autorizacin Del Manual.- Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento.

Distribucin.- Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

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CONCLUSION La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, y es por ello, que tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin administrativa.

El establecimiento de Manuales Administrativos en las Instituciones Pblicas contribuye a mejorar la gestin en las instituciones, pues estos suministran a los funcionarios un medio para recibir instrucciones, informaciones, y mtodos para realizar sus tareas, as como instruirse en los detalles de las polticas generales y administrativas de la institucin. La elaboracin de este tipo de instrumentos tcnico administrativos es una actividad necesaria para continuar con el fortalecimiento del esquema orgnico - funcional de las Instituciones Pblicas, de tal manera que los diferentes niveles de competencia garanticen la congruencia y coordinacin de sus acciones, eviten duplicidad y/o desagregacin innecesaria de funciones, y se consecuentemente se facilite a prestacin de los servicios con los niveles de calidad y efectividad requeridos.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFAS

Albers

Mohrman,

Susan.

Diseo

de

Organizacin.

Addison-Wesley

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Enrique Benjamn Franklin Fincowsky. Organizacin de Empresas, Anlisis, diseo y estructura. McGraw-Hill.

Gibson James L. Organizaciones. Conducta, estructura, proceso. Tercera Edicin, primera reimpresin. McGraw-Hill/Interamericana, Mxico, 1996.

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