2 - Estructuracin de fases y requerimientos del proyecto

Presentacin Este material de formacin est dedicado al estudio de la estructuracin de las fases y los requerimientos del proyecto, con lo cual se establece la segunda etapa que se llevar a cabo en la formulacin de un proyecto, para ello contar con todos documentos necesarios para realizarlo. Inicialmente, se plantea en forma de sntesis lo que se quiere obtener una vez finalizado el estudio de la documentacin propuesta en esta actividad de aprendizaje, se contina como las caractersticas y ordenamiento de las actividades. Finalmente, se toman las definiciones de: fase, recurso y actividad, para el establecimiento, estudio de las caractersticas y ordenamiento de las actividades, con los que se dan orientaciones tiles para integrar los conocimientos adquiridos en la actividad de aprendizaje 2. Conocimientos de concepto Procesos de interpretacin, argumentacin y proposicin. Fundamentos de estadstica. Caractersticas del prototipo de producto. Conocimientos de proceso Establecer las actividades, requerimientos y fases del proyecto.

1. Estructuracin de las fases y los requerimientos del proyecto

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La intencin de este material de formacin adems de estructurar los requerimientos y definir las fases basado en las actividades que se llevarn a cabo en el proyecto, es articular lo estudiado con los contenidos de la formulacin de su proyecto, as como los requerimientos indispensables en cada una de ellas para alcanzar el propsito de este. Nota: las fases o ciclos de un proyecto son tres; la primera corresponde a la formulacin, la segunda a la ejecucin y la tercera a la evaluacin, no se pueden confundir con las que se desarrollan en esta actividad de aprendizaje, que parte del establecimiento de actividades, recursos y costos, para abordarla en dos fases. Es pertinente precisar que las cuatro actividades de aprendizaje tratadas se ajustan completamente a la primera fase o ciclo que corresponde a la que se ha denominado formulacin del proyecto. Ahora, tal vez cuando se vaya a gestionar la ejecucin del proyecto sea preciso describir las fases pendientes: ejecucin y evaluacin. Para la determinacin de los requerimientos y la estructuracin de las fases teniendo en cuenta las actividades que se podrn en marcha en el proyecto, se determina la concepcin de actividad que abordar y sus caractersticas, enseguida se har el ordenamiento de las que fueron identificadas y por ltimo, se da la orientacin para la programacin. 1.1. Caractersticas de cada actividad

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Una vez establecido el problema, objetivos y justificacin se contina con la segunda etapa de la formulacin del proyecto, en otras palabras con uno de los componentes que estructura los datos bsicos de este, es decir las actividades, que se determinan para alcanzar el objetivo que se tenga. Para iniciar es preciso establecer Qu es una actividad? La que se define segn Farlex Inc, (2013) como: Conjunto de trabajos o acciones que se hacen con un fin determinado o son propias de una persona, una profesin o una entidad. Actividad ser entendida en el contexto de la actividad de aprendizaje 2, como el conjunto de tareas que se llevan a cabo para cumplir la meta de esta, la cual requiere de recursos humanos, herramientas, materiales, conocimientos tecnolgicos y cientficos, tcnicas para su concrecin y recursos financieros asignados a esta, con un costo determinado. Es conveniente documentar las caractersticas de cada una de las actividades como: descripcin de tareas a realizar, recursos requeridos, resultados, inicio, finalizacin y tiempo requerido para llevarla a cabo. Esto permite al momento que se presenten imprevistos durante la realizacin del proyecto, direccionarlos en forma correcta y reducir los errores en el proceso. Para cada actividad, se debe determinar si su realizacin depende del inicio o la finalizacin de otras, lo anterior contribuir a la identificacin y anlisis de sus caractersticas para hacer una buena organizacin, que en gran medida redundar en una buena planeacin. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la concatenacin para una correcta ejecucin entre las actividades. Cules son las actividades de su proyecto? Estas se clasifican segn los recursos que necesita para ponerlas en juego. Tambin, se deben seleccionar las afines a un proceso, equipo o herramienta que se utilice y se organizan en un grupo determinado, esto aplica a todas las actividades planteadas. Fase se definen como: Estado diferenciado en el proceso o desarrollo de algo. (Farlex Inc, 2013)

A modo de sntesis, las fases se pueden visionar a partir de lo expuesto sobre las caractersticas y seran dos: la primera denominada ordenamiento de actividades y la segunda es programacin, estas se describen a continuacin. 1.2. Ordenamiento de las actividades

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Para el ordenamiento, organizacin, coordinacin en el tiempo y espacio de todas las actividades que hay que realizar para el logro de los resultados, le ser de ayuda el siguiente ejemplo: Una empresa desea sacar al mercado una nueva versin de un reloj despertador digital dirigido a la poblacin juvenil. El ingeniero a cargo hace un sondeo entre sus compaeros de las posibles actividades por realizar, entre las que encuentra:
1. Encuesta a jvenes como posibles usuarios del reloj despertador digital. 2. Definicin de requerimientos para la nueva versin del reloj despertador. 3. Diseo conceptual de la nueva versin de reloj despertador digital. 4. Definicin de materiales, equipos y talento humano necesarios. 5. Diseo preliminar de la nueva versin del reloj. 6. Diseo mecnico, elctrico y electrnico detallados del reloj. 7. Construccin del prototipo de reloj despertador. (ICFES, s.f.)

A partir del listado de actividades que se detall anteriormente, se puede notar que este proporciona una visin de lo que se debe realizar, entonces se pueden desglosar las actividades, teniendo presente: el personal, las instalaciones, los materiales, el equipo, las herramientas, entre otros aspectos que se requieran para realizar las tareas propuestas. Cmo lo va a hacer? Se debe pensar en las distintas actividades requeridas para alcanzar cada una de las metas.

1.3. Programacin

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Un modelo sencillo de planificacin de las actividades en el tiempo que las contenga puede ser representado mediante una matriz de cuatro columnas; en la primera columna se designa el nmero de la actividad, la segunda tiene la descripcin, la tercera el responsable y la cuarta la duracin, mientras las filas son proporcionales a las actividades que se planteen. Una vez se tienen establecidas las actividades, se procede a precisar los recursos requeridos para ejecutarlas. Para ello se considera en primer lugar Qu es un recurso? y este se define como: Medio del que se dispone para satisfacer una necesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo. (WordReference.com, 2013)

Entonces un recurso es una persona, una empresa, un instrumento, una mquina, una herramienta, un material o el dinero necesario para llevar a cabo una actividad. Para especificar los recursos que se requieren en el proyecto, se toman los asignados a cada tarea y enseguida se elabora un listado de todos. Luego se puede empezar a hacer los diferentes listados como: materiales, recursos humanos, herramientas, equipos y otros que se requieran. Por ltimo, se recomienda consultar la informacin dispuesta en los siguientes enlaces: Formulacin y gestin de proyectos: recursos requeridos para el desarrollo del proyecto. Formulacin y gestin de proyectos: formulacin de actividades.

Dichos enlaces se encuentran disponibles en el botn: Materiales del programa / Materiales de apoyo / Enlaces externos / Enlaces externos: Actividad de aprendizaje 2; esta informacin le permitir ampliar y determinar con precisin las actividades, los recursos, el personal y el tiempo para concretar su proyecto. Es importante hacerse algunas preguntas, puesto que ello facilita llevar a cabo lo que se ha mencionado, estas son: Qu debe producir el proyecto para crear las condiciones bsicas que permita la concrecin del objetivo?, Con qu tareas se obtienen los resultados esperados? y Qu recursos son requeridos para obtenerlos y lograr el objetivo?

Referencias Farlex Inc. (2013). Actividad. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en http://es.thefreedictionary.com/actividad Farlex Inc. (2013). Fase. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en http://es.thefreedictionary.com/fase Fotolia. (2004). Ausweg aus dem Labyrinth. Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/55717328 Fotolia. (2004). Group of business people assembling jigsaw puzzle. Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/53004851 Fotolia. (2004). Problem Analyse Lsung. Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/56733823 Fotolia. (2004). Weekly calendar with green and red thumbtack s. Consultado el 17 de octubre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/42426786 ICFES. (s.f.). Mdulo formulacin de proyectos de ingeniera. Consultado el 20 de septiembre de 2013, en http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:YF7eroXFy4IJ:www.ic fes.gov.co/examenes/component/docman/doc_download/251-formulacion-deproyectos-deingenieria%3FItemid%3D+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=co&client=firefox-a WordReference.com. (2013). Recurso. Consultado el 16 de septiembre de 2013, en http://www.wordreference.com/definicion/recurso

Control de documento Nombre Autor Hugo Garca Caldern Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor Grado 20 Guionista Lnea de produccin Dependencia Fecha Centro de Diseo Tecnolgico Industrial Septiembre (CDTI) de 2013 Regional Valle Centro Agroindustrial Regional Quindo Octubre de 2013

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