He podido observar que la mayor parte de la gente sale adelante en el tiempo que los otros desperdician.

Henry Ford

Dormir: 25 aos Ver la televisin: 8.3 aos Trabajar: 7.5 aos Comer: 6 aos Limpiar la casa: 5 aos Esperar: 5 aos Asearse: 4.1 aos Soar: 4 aos Leer libros: 6.9 meses Hacer deporte: 4.4 meses Buscar las llaves: 3 meses Afeitarse: 76 das Pintarse los labios: 11 das Tener orgasmos: 10 horas

En esto se gasta una vida (calculado sobre un promedio de vida de 75 aos)

 En los lugares de trabajo, actualmente se experimenta una creciente presin para terminar cuanto antes cualquier tarea. Por eso es absolutamente necesario tener la habilidad de gestionar bien el tiempo. Usted debe ser capaz de trabajar de manera eficiente para tener la seguridad de poder obtener los resultados que desea y que requiere su empleo.

Esquema de la Administracin del Tiempo

URGENTE (Reaccin) Atencin inmediata NO URGENTE

IMPORTANTE (Iniciativa) Productividad Oportunidad

URGENTE /
IMPORTANTE

IMPORTANTE /
NO URGENTE

NO IMPORTANTE

URGENTE / NO IMPORTANTE

NO URGENTE / NO IMPORTANTE

Excelencia personal
Urgente
Cuadrante 1: Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas apremiantes Cuadrante 3: Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas. No Urgente Cuadrante 2: Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera. Cuadrante 4: Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo.

Importante

No Importante

Cmo optimizar el uso del tiempo?

Establecer Responsabilidades, Prioridades y Objetivos

Eliminar actividades innecesarias

Delegar tanto como sea posible

Fijar horario para distribuir el tiempo Obtener el mximo Provecho del tiempo con mayor energa

Dejar espacio para Situaciones inesperadas

Manejar las Interrupciones

Cmo Manejar las Interrupciones

Interrupcin: Accin de entorpecer la continuacin de una cosa.

Trate las interrupciones con firmeza, cumpliendo las tareas planificadas con el mximo rigor. Respete su tiempo, y los otros tambin lo harn.

Ladrones del Tiempo

Hay factores que nos roban nuestro tiempo: una visita no anunciada ni esperada, una llamada telefnica imprevista, una persona sin prisas que no valora ni su tiempo ni el nuestro, etc... Es misin nuestra el descubrir a esos Ladrones de Tiempo y adoptar las medidas necesarias. Algunos de ellos y cmo contrarrestarlos:

 "Hay quien se engaa pensando que todo sera ms fcil sin las continuas llamadas de telfono, reuniones eternas o interrupciones desafortunadas que nos roban el tiempo.

Es importante cambiar de punto de vista. No se trata de que las interrupciones nos restan minutos, sino de que nosotros no sabemos cmo gestionarlas."

Ladrones del Tiempo

Temas de Papeleo: Clasificando los papeles en dos grandes grupos de tiles e intiles, los tiles archivndolos (para una accin inmediata o una accin futura), los intiles tirndolos a la papelera. Para ello deberemos de manejar los papeles una sola vez y filtrarlos a la recepcin. Compromisos: No aceptar un compromiso inesperado sin plantearnos su utilidad u oportunidad. Deberemos dar a los compromisos el mismo tratamiento que al tema del papeleo separndolos en tiles (ineludibles e inevitables) e intiles. En caso de compromisos evitables, stos podrn resolverse mediante una llamada telefnica, delegando a otras personas, mediante una reunin de trabajo e incluso mediante correspondencia.

Ladrones del Tiempo

Interrupciones: No interrumpirnos a nosotros mismos prolongando en exceso los ratos de descanso en vez de dedicarnos a cosas importantes ni permitir que los dems nos provoque ms estrs con las interrupciones que nos realizan y nos aparten de la concentracin. Delegacin deficiente por parte de nuestros Jefes: Hacindoles partcipes de nuestras capacidades para que deleguen en nosotros de la forma adecuada.

Ladrones del Tiempo

Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento. Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del da y procurar ceirse a l para evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la reunin cuando se llegue a ellos.

Ladrones del Tiempo

Papeleo y lectura. Mejor redactar slo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, slo para los documentos necesarios y hacindola con cierta rapidez. Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada da a archivar nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena. Comunicacin ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los dems realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme prdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atencin y preguntar si algo no nos queda claro.

Ladrones del Tiempo

Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los ms difciles de corregir. No hay recetas mgicas. La nica forma de cambiar es con voluntad.
Interrupciones por llamadas telefnicas: Planificar las llamadas o pensar con antelacin sobre la manera de exponer el asunto a tratar, lo que repercutir asimismo en una reduccin de tiempo.

Y personales como:
Indiferencia. Tensin y preocupaciones.

Obsesin por lo trivial.

Inconstancia, dejar tareas inconclusas. Impuntualidad.

Descubra en qu malgasta el tiempo

Cules son las interrupciones ms frecuentes en mi trabajo o en mi vida que me impiden alcanzar los objetivos que me planteo?

Cules son sus "ladrones de tiempo"? Gasta usted demasiado tiempo en navegar en Internet, leer correos electrnicos, o haciendo llamadas personales? Use un formulario de registro de sus actividades para tener un cuadro ms realista sobre lo que usted hace.

Ladrones del Tiempo

Se interrumpe a s mismo si: Tiene desordenado su lugar de trabajo. Prolonga los tiempo que dedica a la comida o al caf. Da largas a las cosas. Dilata. Se detiene frecuentemente a hablar con los compaeros de trabajo. Lee artculos interesantes cuando debera estar haciendo otras cosas. Resuelve asuntos particulares en tiempo de oficina. No mide el tiempo que le dedica al Internet

PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZARSE

Identifica como empleas tu tiempo Lleva peridicamente un registro, o una agenda

Encuentra las principales causas de prdida de tiempo

Analiza tu agenda o registro diario del tiempo

Revisa tus mtodos de trabajo y utiliza el proceso administrativo para organizarte

Utiliza: Fichas de organizacin personal. agendas y allgate de la tecnologa.

Cmo manejar las Interrupciones

Establecer un tiempo lmite respetable Plantear de antemano que ests ocupado Permanecer de pi Reunirse en la oficina de otra persona Evitar conversaciones al margen Ir al grano sin temor a interrumpir Ser impositivo con el tiempo, pero amable con la gente Tener un reloj a la vista

Existen otros.... pero todos ellos tienen un comn tratamiento y pueden ser evitados de una sola forma:

Planificando y organizando tu tiempo y no permitiendo que se rompa tu programacin.

Ladrones del Tiempo

Un NO dicho a tiempo nos ayudar a delimitar qu compromisos podemos aceptar y a cules debemos renunciar.

El tiempo que requiere una tarea crece en proporcin al nmero de veces que se interrumpe y reanuda.

Administracin del Telfono

Llamadas recibidas:
D prioridad a llamadas de emergencia. Solicite el objetivo de la llamada, lo mismo que nombre y empresa que representa. Llamadas a efectuar: las llamadas deben ser breves y efectivas. Para esto: Debe tener una idea clara del objetivo de la llamada. Explicar el propsito de la llamada con la mayor anticipacin posible. Apuntar aspectos que desea destacar. Antes de terminar la llamada haga confirmaciones y convenga la realizacin de otra llamada de ser necesario.

Administracin del Telfono

Algunas personas no slo pierden el tiempo propio sino que le hacen perder el tiempo a usted con interrupciones. Preprese para decir cosas como: En qu puedo servirle? Es un gusto tener noticias suyas, aunque ahora slo tengo cinco minutos para hablar con Ud..
Es importante hacerlos ir al grano con frases como: Lo que requiere usted es. Le hago una llamada corta porque slo tengo algunos minutos

Mi personalidad y el manejo de las interrupciones

Impaciencia Dilacin Distraccin Indolencia