Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre.

Extensin Punto Fijo Materia: Electiva.

Realizado por: Javier Borges C.I 24.426.541

Punto Fijo, Enero 2014.

Introduccin

A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayora de las empresas deben conceder crditos y mantener inventarios. Para la mayora de las empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversin considerable que se determina a travs del volumen de ventas a crdito esta inversin se considera como propiedades de un negocio, el dinero, las mercancas y las cuentas por cobrar a los clientes estn ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancas y stas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, inicindose as un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa. La administracin de cuentas por cobrar tiene por objetivo el mostrar las diferentes acciones a seguir para tomar la decisin sobre la conveniencia de otorgar crdito a los clientes, conocer las diferentes alternativas que se tienen para lograr el cobro de estas cuentas y cul es el costo financiero de cada una de ellas, para seleccionar la ms viable en cuanto a costo y tiempo, situacin que se reflejar en un mejor flujo de efectivo. El objetiv del trabajo es explicar los elementos que se usan para otorgar un crdito a un cliente y los procesos que se usan para la cobranza de clientes en diferentes situaciones.

Las cuentas por cobrar. Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de prstamos, son crditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores ms lquidos disponibles tales como efectivo, aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser cobrados. Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crdito y Cobranza, Contabilidad, Tesorera y Finanzas. Las cuentas por cobrar son el total de todo el crdito extendido por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posicin Financiera Representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Desde el punto de vista del administrador financiero la cantidad en pesos de las cuentas por cobrar se puede dividir en dos partes. Una de ellas representa los desembolsos de caja efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra, es la diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los productos. La porcin de desembolso de caja es la inversin real de la empresa en cuentas por cobrar; lo estante representa utilidades contables. Objetivo de las cuentas por cobrar Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compaa. Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin.

El departamento de mercadotecnia de la empresa por lo general tiende a considerar las cuentas por cobrar como un medio para vender el producto y superar a la competencia. Por lo regular se observa que la mayora de los

vendedores, por ejemplo, se inclinan hacia una poltica de crdito muy liberal, porque favorece las ventas. Si la competencia ofrece crdito, la propia empresa tendr que hacerlo tambin para proteger su posicin en el mercado. Esto se puede aplicar a una tienda de departamentos que se ve obligada a ofrecer a sus clientes tarjetas de crdito para poder competir, lo mismo que a una empresa internacional de ingeniera que tiene que otorgar o arreglar crdito a largo plazo como parte de sus operaciones a fin de competir con xito por la adjudicacin de contratos de construccin de presas, refineras y otros grandes proyectos de inversin de capital. Muchas veces ha sucedido que la empresa que ofrece

facilidades de crdito como parte de sus servicios ha triunfado en la licitacin, a pesar de que otras firmas, que no ofrecan arreglos de crdito, presentaron presupuestos ms bajos. Aunque los vendedores de la empresa recomienden una poltica de crdito muy liberal, corresponde al director de finanzas cuidar que la ciudad de crdito que se otorgue sea ptima y lleve a la empresa hacia sus objetivos generales. Esto exige que las cuentas por cobrar maximicen las utilidades y ofrezcan un rendimiento atractivo. Es necesario comparar los costos y los riesgos de la poltica de crdito con las mayores utilidades que se espera habrn de generar. Tambin se tratar de evitar que se otorgue crdito a clientes potenciales que probablemente tendrn dificultades para pagar o que inmovilizarn los recursos de la empresa |demorando el pago por largo tiempo. No conviene financiar a clientes que

ofrecen demasiado riesgo o que requieren un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversin slo es rentable marginalmente porque absorbe recursos que se podran usar para financiar otros proyectos ms atractivos.

Como se ver ms adelante, si el rendimiento de la inversin en cuentas por cobrar adicionales es inferior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas, se debe rechazar la inversin adicional en esas cuentas.

Determinacin del nivel de las cuentas por cobrar. Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos y clientes mucha, por ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administracin de la inversin en clientes para precisar cul de las alternativas es la ms conveniente. Administracin de Cuentas por Cobrar. Cmo ya hemos estudiado, la administracin del capital de trabajo es clave en las organizaciones por cuanto tiene impacto en sus medidas de rentabilidad, liquidez y riesgo. Ahora veremos la administracin de cuentas por cobrar como uno de las herramientas ms importantes que tiene al alcance el administrador financiero para optimizar el capital de trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la empresa. Polticas de crdito y cobranza El administrador financiero debe hacer un profundo anlisis sobre el impacto que tiene un cambio en las polticas de crdito y cobranza, sobre la rentabilidad, liquidez y riesgo de la empresa. La flexibilizacin de las polticas de crdito (normas crediticias para aceptacin de cuentas, trminos de crdito: plazo, lmites de crdito, descuentos otorgados, trminos especiales) puede estimular la demanda, pero genera un costo por llevar cuentas por cobrar adicionales, y un mayor riesgo de prdidas por cuentas incobrables.

La posibilidad de flexibilizar las polticas de crdito encuentra sus lmites fundamentalmente en tres variables:

1. El mercado. Dado que las organizaciones juegan en el mercado, las acciones de los competidores no pueden ser ignoradas ya que van a tener influencia en el impacto que tienen los cambios en la poltica de crdito sobre las ventas. 2. La capacidad de produccin. En la medida que la flexibilizacin estimula la demanda, esa demanda incremental tiene que poder ser satisfecha. 3. Los flujos de caja. No podemos olvidar que va a haber una mayor demanda en inversin en capital de trabajo. Con estos elementos bsicos vamos a sensibilizar una extensin de los trminos de crdito y evaluar entonces la conveniencia o no de realizar dichos cambios en funcin de la mayor o menor rentabilidad que estos generen a la empresa.

Utilidad del computador en las cuentas por cobrar. Los sistemas de cuentas por cobrar llevan registros de cantidades que deben los clientes, a partir de datos generados por las compras y los pagos realizados por los clientes. Estos generan facturas para los clientes, extractos mensuales a clientes e informes de manejo de crdito. A travs del computador se realiza lo siguiente: Registro de la informacin de crdito. Contiene los primeros contactos hechos con los clientes, a travs de pedidos o solicitudes de crdito. Antes de que se efecte la venta a crdito el acreedor debe investigar el caso. Este registro, precisamente, es para mantener la informacin sobre los clientes provenientes de las fuentes utilizadas como informes de agencias estados financieros, referencias comerciales y bancarias. El registro debe estar diseado de manera que pueda ser capaz de almacenar futuras

referencias, de manera que pueda hacer adiciones en la medida que se reciban nuevas informaciones.

Procesamiento electrnico de datos (ped). Los procedimientos estudiados hasta ahora en el presente trabajo bibliogrfico para la administracin del flujo efectivo de fondos generados por las cuentas por cobrar, tienen su base en el manejo de un flujo fsico de informacin. Es decir, para acelerar los cobros y hacer ms lentos los pagos, el medio ms utilizado por organizaciones menos eficientes es la transferencia de papel. Sin embargo, cada vez ms los fondos fluyen en forma electrnica, tanto para los cobros como para los pagos. Las razones de esta evolucin son de dos tipos: Los cambios en las regulaciones de las instituciones financieras y los avances en los sistemas de informacin basados en computadoras as como en las comunicaciones electrnicas han permitido una competencia mayor entre las instituciones financieras. A la mayora de estas instituciones se les ha permitido ofrecer una diversidad de mucha mayor amplitud de cuentas e instrumentos. Esta mayor flexibilidad ha afectado tambin a los mecanismos de pago.

Generalidades de las cuentas por cobrar. Estn constituidas por crditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad. Diversas aplicaciones en el manejo de la cartera real.

El Sistema de Cartera surge como una necesidad de la empresa para satisfacer a sus clientes ms importantes otorgando un crdito definido a travs de polticas generales de la empresa. Los clientes ms importantes son evaluados en su solvencia moral y econmica como un medio de garantizar la recuperabilidad de la cartera. Para la aprobacin de un crdito a sus mejores clientes la empresa debe solicitar una garanta bancaria igual al cien por ciento de sus transacciones. Este valor es luego cancelado a la empresa en un plazo de hasta 30 das. As mismo los niveles de autorizacin de crdito para evitar posibles malas interpretaciones o autorizaciones de crdito inadecuadas son evaluados al interior de la empresa. Por lo tanto esto no constituye un alto riesgo crediticio, puesto que el crdito es celosamente vigilado por el Jefe del rea y en casos de montos ms elevados para las compaas relacionadas, por el Gerente de la empresa. Por tanto existe un menor riesgo de contraer cuentas malas o incobrables. En muchos casos de crditos las empresas otorgan una extensin del crdito en un plazo especfico con cargo de intereses. En otras empresas esto no se cumple, por lo tanto las Cuentas por Cobrar se hacen efectivas en el plazo indicado y se convierten en un activo verdadero en ese tiempo. El objetivo del Sistema de Cartera surge como necesidad de responder a los requerimientos de la Gerencia de otorgar crditos a sus principales clientes dndole facilidades cmodas de pago, acorde a su solicitud previamente establecida. Esta aplicacin tiene como finalidad manejar toda la informacin referente a la cartera, la misma que interacta con los mdulos de Caja / Bancos y Facturacin.

Funcionamiento de un Sistema de manejo de la cartera real

Descripcin del Proceso La aplicacin de Cartera est integrada a los mdulos de Facturacin y Caja / Bancos. En esta aplicacin se recibe informacin de facturas, notas de dbito, notas de crdito que alimentan al Sistema en el procesamiento diario. La actualizacin de los archivos de la aplicacin es inmediata y su procesamiento es centralizado. Al ejecutar el proceso, el Sistema procede a evaluar los crditos aprobados y generar las correspondientes Notas de Crdito. Al cierre se genera un archivo temporal que contiene el detalle de las facturas de los distribuidores y compaas relacionadas que optaron por el crdito, con las que al final del da el sistema genera una Nota de Crdito y se la enva al sistema de Cartera de la empresa matriz.

Mdulos Integrados al Sistema de Cartera Caja/Bancos. De la aplicacin de Caja/Bancos se recibe la informacin de los comprobantes de pago, notas de dbito y notas de crdito. Facturacin. De la aplicacin de facturacin se reciben las facturas de las compaas relacionadas (Agrcolas, industriales, ganaderas), de los principales distribuidores y otros clientes. Procesos. 1. Manuales

El ingreso de informacin que alimenta al Sistema de Facturacin y Caja es digitado por el receptor de la transaccin por tanto constituye el procesamiento manual que interacta con el Mdulo de Cartera. 2. Automatizados Los procesos del sistema son automatizados pues toma la informacin de otros mdulos y realiza los respectivos clculos y distribucin de informacin a las dems bases del Sistema.

Reglas de la tabla de decisin. Las tablas de decisin son: a) La Seccin Identificacin de condiciones: se detalla una condicin por rengln. Se llaman condiciones a situaciones variables que pueden ocurrir (por .ej.: tipo de cliente, monto de ventas, antigedad, etc.). b) Seccin Identificacin de acciones: se describen todos los pasos que se deben realizar. Se llaman acciones a los distintos comportamientos que se asumirn en funcin de los valores que tomen las condiciones. Se escriben en el orden en que deben ser ejecutadas (por .ej.: calcular descuento, calcular retencin, pedir materiales, etc.). c) Seccin Valores de condiciones: se indican valores de las condiciones indicadas en la primera seccin, dependiendo del tipo de tabla de decisin (de entrada limitada o extendida) que se construya para representar el proceso. d) Seccin Valores de acciones: se indican valores de las acciones descriptas en la segunda seccin, dependiendo del tipo de tabla de decisin (de entrada limitada o extendida) que se confeccione.

Una vez confeccionada la tabla, quedarn determinadas las reglas de decisin. Estas son proposiciones que se leern verticalmente, partiendo desde la seccin Valores de Condiciones y descendiendo por la seccin Valores de Acciones. Ventajas Ms concreto cuando se busca una respuesta. Para una situacin concreta puede ser ms claro. Sencillo de hacer y de interpretar.

Limitaciones No permite ver la secuencia. No se puede observar la lgica del programa.

Conclusin. Las cuentas por cobrar constituyen el crdito que la empresa concede a sus clientes a travs de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artculos o servicios. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayora de las empresas recurren al ofrecimiento de crdito. Las condiciones de crdito pueden variar segn el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crdito similares. El objetivo que se persigue con respecto a la administracin de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, tambin debe prestarse atencin a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administracin de stas. En la utilidad del computador en las cuentas por cobrar los sistemas de cuentas por cobrar llevan registros de cantidades que deben los clientes, a partir de datos generados por las compras y los pagos realizados por los clientes. A travs del computador se realiza lo siguiente procesos como el registro de informacin del crdito que tiene y el procesamientos de los datos lo que hace mejor en el proceso de la cuentas por cobrar.