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By: JUAN CARLOS VALDERA YSLA LA COORDINACION EN LA EMPRESA INTRODUCCION Al comenzar este tema empezaremos con este ejemplo

: Hace algunos Aos un grupo musical participo en un gran recital. La partidura desarrollada haca que los diferentes grupos de instrumentos intervinieran en forma aisladas y paulatina, Cada uno de esos grupos pudo demostrar individualmente su particular sonido y habilidades. Al cabo de un rato un miembro de la orquesta, el director, que no tocaba ningn instrumento y que, por lo tanto, aparentemente era el menos importantes, con un toque mgico de su batuta logr armonizar los sonidos individuales de manera que no fue posible indentificarlos ya que separadamente, pero en cambio de todos ellos surgi una meloda maravillosa. En este ejemplo vemos claramente como la coordinacin se hace visible en este grupo, de como La disposicin ordenada del esfuerzo del grupo para dar unidad de accin con vistas a un propsito comn. Aqui desarrollaremos los conceptos, sus principios, los diferentes tipos de coordinacin y como lograr una coordinacin efectiva.

La Coordinacin La coordinacin es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organizacin con eficacia. Sin coordinacin, la gente perdera e vista sus papeles dentro de la organizacin y enfrentara la tentacin de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organizacin. El grado de coordinacin depender de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicacin entre unidades, o se pueden

beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de coordinacin. Cuando el intercambio de informacin es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interaccin entre unidades. Un grado importante de coordinacin con toda probabilidad beneficiar un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente estn cambiando y existe mucha interdependencia. Adems, las organizaciones que establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de coordinacin. La coordinacin es la tercera funcin de la autoridad. Nos ensea con acierto, la distincin funcin de la autoridad. Nos ensea con acierto, la distincin entre pericia y coordinacin: la pericia implica la adopcin de una buena decisin. La coordinacin est encaminada a que todos los miembros del grupo adopten la misma decisin o, ms precisamente, decisiones coherentes, combinadas para conseguir la finalidad establecida. La coordinacin concretiza la aplicacin de los principios de Administracin de mayor trascendencia, tales como autoridad, delegacin, divisin del trabajo, unidad de mando y otros de no menos significacin. La coordinacin ha sido as conceptuada como el aspecto ms importante que se debe lograr toda empresa o institucin, como prueba de su misma validez, puesto que a travs de ella se puede medir la correcta aplicacin de todos los otros principios administrativos y se pueden evaluar tambin el grado de integracin de sus miembros en el espritud de cuerpo, disciplina social que tienen, su estabilidad, etc. Constituye as la coordinacin una prueba de equilibrio de la empresa o institucin, puesto que como muy bien lo manifiesta Mooney expresa los principios in toto, es decir que todos los otros elementos estn contenidos en ella, por que: ". Son los principios mendiante los cuales funciona la coordinacin hacindose efectiva. IMPORTANCIA DE LA COORDINACION La importancia que tienen la coordinacin y la forma operativa en que ella se puede desenvolver sin necesidad de fricciones y ante un mismo objetivo social aceptado y defendido por todos los miembros de un grupo, se pueden ilustrar por medio de la labor que realiza un equipo bien integrado, sea ste deportivo o cultural. La coordinacin, al punto de que ha sido considerada como el proceso ms trascendente de la empresa, que adems de poner de manifiesto los principios administrativos, permite evaluar tambin el grado de integracin de sus miembros en el espritu de cuerpo, la disciplina social que tienen, su estabilidad, etc. Constituye as la coordinacin una prueba del equilibrio de la empresa o institucin. MODALIDADES DE LA COORDINACION. Dada por sentada la importancia de la coordinacin en la empresa o instituccin, surge la interrogante de cmo vamos a desarrollar el proceso inherente a la integracin de esos esfuerzos cooperativos para el logro de los objetivos de la organizacin. La dotrina sustenta distintos criterios de coordinacin. Unos consideran como mtodos de coordinacin los procesos de planificacin, la creacin de comisiones y la celebracin de reuniones y conferencias. Otros, representantes de la gran mayora, consideran dos tipos de coordinacin internamente relacionados. Existen dos maneras bsicas de coordinar: Por organizacin, es decir, por la inter-relacin de las distintas divisiones de trabajo dentro de una estructura, basada en al autoridad, de manera que el trabajo pueda ser coordinado por medio de rdenes e instrucciones que los superiores dan a sus subordinados y que extienden la coordinacin desde el vrtice hasta las bases generales de la estructura. Por medio el dominio de una idea, es decir mediante la aparicin y desarrollo de una unificacin de propsitos, en las mentes de quienes emprenden algo mancomunadamente, de

manera que cada trabajador adoptar sus tareas a las de otros, con la habilidad y el entusiasmo necesarios. La coordinacin como proceso de integracin presenta dificultades y complejidades que dependern de la institucin. En organizaciones de poca magnitud esta funcin se torna sencilla. Empero, en instituciones de gran envergadura la coordinacin toma un carcter diferente. Para Gulick "la organizacin, como medio de coordinacin, implica la creacin de un sistema de autoridad a travs del cual el objetivo o propsito central de una empresa se vaya plasmado en hechos, gracias a los esfuerzos combinados de muchos especialistas cada uno de los cuales acta dentre de su especializacin en un momento y lugar determinado. La experiencia ha demostrado que una organizacin de esta naturaleza requiere no slo el trabajo de muchos hombres en distintos lugares y momentos determinados, sino tambin la existencia de una labor integradora de parte de quienes tienen cargos de direccin. El problema de la coordinacin se transforma, por lo tanto,en el problema de Establecer entre la unidad ejecutiva y las unidades encargadas de las distintas tareas (divisiones de trabajo) en la periferia, un sistema apropiado y eficiente de comunicacin y control." Para resolver los problemas que esa falta de delegacin coordinadora le producir, debe establecer o mantener un sistema complementario que le permita que los propios subordinados por inciativa y conviccin autocoordinen sus labores. EFICIENCIA DE LA COMUNICACION. El problema de la coordinacin requiere un eficiente sistema de comunicacin y control. Para armonizar las actividades de la empresa propone cuatro etapas: 1.- Primera Etapa: Definir la tarea que se va a ejecutar. 2.-Segunda Etapa: Nombar un director a quien se encargue de poner el proyecto en ejecucin. 3.-Tercera Etapa: Determinar la naturaleza y el nmero de tareas (unidades de trabajo) en que es preciso dividir el proyecto que se va a ejecutar. Esta divisin depender del tamao y naturaleza de la obra y del estado del progreso tcnico y social en un momento dado. 4.-Cuarta Etapa: establecer y perfeccionar un sistema de direccin y control (estructura de autoridad) entre el director y las unidades encargadas de las distintas fases del trabajo (las unidades que corresponden a la divisin de trabajo adoptada). La coordinacin tienen mayores probabilidades de lograrse cuando grupos funcionales interesados participan directametne en al orientacin de las nuevas polticas y en la toma de decisiones. El sentido de participacin y de hacer propios los objetivos sociales, logra no slo la constitucin de un adecuado espritu de cuerpo, sino que adems facilita grandemente la coordinacin. El conocimiento de cmo se armonizan las labores que a cada uno corresponden y sus motivos, con los propsitos generlaes de la empresa o institucin permite una fusin de intereses, es decir, integrar las colaboraciones aisladas. COORDINACION VERTICAL Y HORIZONTAL El ejecutivo situado en la cspide de la organizacin, en su condicin de lder asume la principal actividad coordinadora de la empresa o institucin, al procurar integrar las polticas y acciones de la organizacin en un todo coherente y armnico. Pero esta actividad tiene sus lmites; as como las institucin cuenta con una serie de rganos ejecutivos, asesores y operativos, creados para auxiliar a la autoridad mxima, el mismo fundamento humano y

administrativo que origina esta segregacin, tambin motiva la vigencia de otros niveles de coordinacin, en principio, separados de la gerencia principal. Coordinacin Vertical En la teora administrativa el principio de la coordinacin vertical, al igual que en el estricto campo de la organizacin, tienen en la autoridad. Cuando el Presidente de la Repblica o el ejeciutivo de cualquier empresa, coordina las actividades de los departamentos de la institucin, realiza una coordinacin de tipo vertical, puesto que ejerce una autoridad directa sobre los titulares de los departamentos, la cual le permite integrar los esfuerzos institucionales en busca de interrelaciones armnicas. Esta misma autoridad y responsabilidad la tienen los jefes de los diferentes departamentos y unidades de la institucin en el campo especfico de sus funciones, a quienes tambin les corresponde coordinar las mismas, para interrelacionarlas entre s y con los dems rganos de la empresa. En ese orden de ideas, los dems ejecutivos de la organizacin contraen la responsabilidad de ejercer su autoridad para lograr la coordinacin de las actividades o funciones puestas a su cargo. Como puede advertirse, la coordinacin viene a constituir uno de los elementos de mayor incidencia en la vida de la organizacin, en razn de que est presente en todos sus niveles. Coordinacin Horizontal A diferencia de la coordinacin vertical, la horizontal, desprovista de autoridad y de mando depende de la aplicacin del conocimiento. Para Mooney en todas las organizaciones la coordinacin horizontal es el principio que indoctrina a todos y cada uno de los miembros del grupo para acondicionarlo hacia el objetivo comn, asegurando de esta manera el mximo de eficiencia colectiva y de inteligencia en la prosecucin del objeto. Esta coordinacin puede manifestarse de diferentes maneras y niveles. Por ejemplo, la reunin de dos o ms ejecutivos o supervisores de un mismo departamento, para tratar de coordinar la poltica de nuevos precios en la empresa, representa una coordinacin horizontal, puesto que no predominar no a la autoridad como en la vertical, sino las ideas y adoctrinamiento. PRINCIPIOS PARA LOGRA LA COORDINACION Mary Parker Follet, postul cuatros principios fundamentales para alcanzar un esfuerzo sincronizado y con ellos dio una de las mayores contribuciones que se han ofrecido en este importante campo. 1.El Principio del Contacto Directo: establece que la coordinacin debe lograrse a travs de relaciones colaterales u horizontales, para lo cual hay que tener un ambiente adecuado para el intercambio de ideas y de iniciativas y para la toma de decisiones conjuntas en el respectivo nivel, sin que sea necesario que ellas sean del conocimiento y sancin previa de la superioridad. A travs de este principio se establece implcitamente que la coordinacin se logra en la primera instancia, no a travs de formalismos, sino de un espritu conciliador; adems, debe comenzar de abajo hacia arriba. La gente intercambia ideas, ideales, prejuicios y prpositos ms eficientemente mediante el contacto y comunicaciones personales que por otros mtodos y por medio del entendimiento que se logra con ello, encuentran la frmula para satisfacer al mismo tiempo el objetivo social y sus propsitos personales. 2.El Principio de La Coordinacin en las Labores de Poltica y Planificacin: establece la conveniencia de lograr una armonizacin formal de criterios y de esfuerzos desde las etapas primarias.

Se reconoce en este principio la importancia de esas labores como guas de las realizaciones de la empresa o institucin y las difilcultades que se pueden presentar para coordinar las operaciones, si antes no ha habido un conocimiento y discusin sobre las metas polticas y los planes de trabajo. El Principio de la Reciprocidad : de todos los factores hace nfasis en que, al igual que los otros aspectos administrativos de una empresa o institucin, la coordinacin es la resultante de interrelacionar esfuerzos, y no un producto aislado. Este principio est implcito en la misma concepcin de que la coordinacin debe ser el objetivo interno de toda empresa e institucin, ya que es a travs de ella como se amalgaman todos los esfuerzos individuales. 4.El Principio de la Coordinacin como proceso ininterrumpido: reconoce el dinamismo que tiene toda organizacin y, por lo tanto, la necesidad de que se hagan ajustes peridicos para mantener esa armona de esfuerzos. La coordinacin mediante este principio se considera adems como un mtodo horizontal de integracin, no vertical, que destaca la importancia del entendimiento de actividades, capacidades y habilidades de los otros miembros, para lograr la cooperacin entre todos ellos. Por eso es necesario un buen sistema de comunicaciones. A travs de ese entendimiento se resuelven por ajustes los problemas, puesto que las fuentes conflictivas desaparecen. Las Comunicaciones como Importante Medio y Coordinacin Se ha hecho hincapi en que uno de los medios ms efectivos para lograr una coordinacin satisfactoria es a travs del dominio de la idea o adoctrinamiento. Para ello, es indispensable que existan medios adecuados de comunicacin entre todos los individuos de la organizacin, a fin de que para los mismos aspectos formalistas tales canales permitan guiar las instrucciones sobre cmo se debe ejercer la autoridad y cmo se debe dar cuenta del cumplimiento de los deberes. En toda comunicacin hay cinco elementos bsicos: La comuncacin inicial. La transmisin de la comunicacin. El estmulo para llevarla a Cabo. La recepcin de la comunicacin. La reaccin que produce la comunicacin. Las publicaciones internas en una empresa o institucin, en especial en aquellas de cierto tamao son un importante instrumento coordinador, al ofrecer un medio de divulgacin sobre algunos de los dos siguientes aspectos: 1)Manuales Administrativos: sirven para reunir la informacin que todo miembro de la organizacin debe conocer para poder coordinar sus labores con la de otros, o para utilizar similares procedimientos. 2)Boletines del y Para el Personal. Como otro medio complementario para el logro de la coordinacin de las labores, estn ciertas publicaciones de carcter interno, que ofrecen al personal noticias peridicas sobre aquellos aspectos ms importante que acontecen en la empresa. Los Comits tienen grandes ventajas como medios de coordinacin horizontal, al permitir una participacin libre de todas las personas que los constituyen, en la discusin y toma de decisiones de carcter tcnico o normativo.

El comit sirve para satisfacer tales propsitos coordinadores co o el medio o lugar de intercambio de opiniones y como el instrumento administrativo que permite constituir una unidad de criterio que servir de cartabn para las actuaciones de sus diferentes participantes. CONCLUSIN. Al concluir este trabajo estamos en la capacidad de conocer el concepto de la coordinacin sus propsitos y el adoctrinamiento que consiste en la aceptacin de los objetivos sociales de la empresa o institucin. La coordinacin se convierte en el objetivo interno, ya que por su medio se satisface el principio inspirador de la administracin, del logro de un propsito a travs del esfuerzo cooperativo. Tambin descubrimos que para que haya una buena coordinacin se necesita adems la presencia de una autoridad coordinadora, la cual puede ejercerse verticalmente por autoridad formal u horizontalmente por autoridad tcnica. As como los medios de comuncacin y los principios para llevar una buena coordinacin a cabo en la empresa. Y unos de los datos ms importantes que hemos adquiridos en es tema es que para coordinar esfuerzos y lograr cooperacin pareciera necesario que toda empresa tenga un sistema de valores y objetivos comunes o compartidos a fin de alcanzar la respectiva accin conjunta.