Access 2000

Introducere
vnd n vedere c suntei fiine umane, bnuiesc c avei ceva de lucru; de

fapt, s-ar putea s avei chiar multe de fcut, acestea fiind ngrmdite
stngaci n biroul dumneavoastr sau chiar pe Internet, i de asemenea s-ar
putea ca cineva, spre exemplu eful dvs (sau n cazul n care lucrai acas: ego-
ul dvs.) s v fi sugerat cum c Access 2000 v-ar putea ajuta s rezolvai mai
multe probleme ntr-un timp mai scurt, s scpai de acele grmezi amintite
anterior i n general s-l facei fericit pe inspectorul dumneavoastr.
Aadar, ai luat Access 2000 i iat-v!
Dac suntei dezorientat n loc s fii organizat, nucit n loc de productiv, sau
pur i simplu pierdut n toat tevatura cu bazele de date, este clar c avei
nevoie de Access 2000 pentru Windows pentru aMICI.
Aceast carte are scopul de a v explica Access 2000 pe ndelete, fr a v
transforma neaprat ntr-un tocilar i la urma urmei, ce v-ai putea dori mai
mult? (Ei bine, ai putea dori ciocolat, dar cei de la Marketing au spus c nu
pot mpacheta i buturi rcoritoare sau ngheate mpreun cu aceast carte).
Nu trebuie s fii neaprat tocilari
pentru a utiliza aceast carte
De fapt, nici nu se pune problema s v transformai n tocilari; tot ceea ce avei
nevoie este s cunoatei cteva lucruri despre calculatoare i despre Windows
pentru a obine tot ceea ce este mai bun de la Access 2000 pentru Windows
pentru aMICI. n paginile care urmeaz, presupun c vei:

Avea Microsoft Windows 98, 95 sau NT 4 i Access 2000 pentru
Windows instalate pe calculatorul dvs. (dac avei ntregul Office 2000, cu
att mai bine).
Pentru a instala Office 2000 pe sistemul dvs. Windows NT, acesta din urm
trebuie s aib instalate Service Pack 3 sau 4. n cazul n care Access 2000
funcioneaz deja, nu mai trebuie s v facei griji: suntei gata de decolare!
A
_________________________ Access 2000 pentru Windows pentru aMICI

2
Dac Office 2000 cere NT Service Pack, putei ncerca s-l preluai accesnd
adresa http://support.microsoft.com/support/ntserver/Content/ServicePacks/
Cunoate elementele fundamentale legate de Windows 95, 98 sau NT
(depinde pe care l folosii).
Dori s lucrai cu baze de date create de alte persoane.
Dori s folosii i s creai interogri, rapoarte i machete ocazionale.
Dori s creai propria baz de date.
Fi utilizat alte versiuni ale Access (dei aceasta nu este o cerin n ceea ce
v privete).
Vestea cea bun este c pentru a determina Access 2000 s lucreze pentru dvs.
nu trebuie s tii mai nimic (sau s v preocupai) despre proiectarea tabelelor,
tipurile cmpurilor, bazele de date relaionale sau alte elemente legate de bazele
de date; tot ceea ce trebuie s tii se afl n aceast carte care abia ateapt s
fie citit.
S aruncm o privire la ceea ce va urma
Pentru a v face o idee aproximativ referitoare la ceea ce va urma, am alctuit
o prezentare sumar a celor ase pri ale crii. Important de meninut este
faptul c fiecare parte acoperi un subiect din Access 2000, iar capitolele
fiecrei pri reprezint o analiz n detaliu.
Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau
Datele?
Chiar de la nceput, aceast carte v rspunde la ntrebarea liric: Este o ce
de date? - o baz de date, evident. Aceast carte v ofer informaiile necesare
pentru a nelege conceptul de baz de date, prin prezentarea nc de la bun
nceput a unei treceri n revist a conceptului de baze de date n general i n
cazul particular al Access 2000. De asemenea, aceast parte conine i sugestii
referitoare la rezolvarea problemelor cu (sau chiar fr) Access 2000. Dac
suntei pe cale de a proiecta o nou baz de date Access 2000 pentru a rezolva
vreo problem care v nelinitete, citii aceast seciune n primul i n primul
rnd (deoarece s-ar putea s v rzgndii).
Partea II: Tabele cu adevrat tentante
n mod discutabil, tabelele (n cadrul crora triesc datele) sunt miezul
acestei imposibile nvlmeli a bazelor de date i de fapt fr tabele nici n-ai
Introducere ___________________________________________________

3
mai avea ce date s mai hruii. Acest parte v ofer informaiile de care avei
nevoie pentru a proiecta, alctui, utiliza , modifica i n general a coexista n
aceeai camer cu tabelele Access 2000.
Partea III: Gsirea unui rspuns final
la orice problem (Ei, i dumneavoastr
acum, nu chiar orice problem !)
Dac tebelele se afl n centrul universului Access, atunci interogrile
reprezint primul inel al planetelor. n Access, interogrile adreseaz ntrebrile
cheie; practic, ele scot la iveal acele rspunsuri pe care dvs. le bnuii a fi
ascunse undeva n cadrul datelor respective. Pe lng acoprirea acestui
subiect (legat de interogri), n aceast parte se explic de asemenea modul n
care trebuie s rspundei unor probleme (ntrebri) mai nesemnificative,
utiliznd opiunile Find, Filter i Sort- fraii mai mici ai interogrii.
Partea IV: Transformarea tebelului dvs.
ntr-o carte
Uneori nu este suficient s vizualizai datele doar pe ecran i dorii s le
imprimai, pentru ca munca dvs. s strluceasc ntr-adevr. Partea a IV a
prezint sistemul rapoartelor Access, o parte a software-ului dedicat n
ntregime i n egal msur obinerii informaiilor dorite pe pagina imprimat
precum i aducerii dvs. n pragul nebuniei.
Partea V: Vrjitori, Machete
i alte chestii mistice
n anumite momente, tehnologia atinge cote magice (dovada o putei obine
aruncnd o singur privire la panoul de comand al modernelor cuptoare cu
microunde). Aceast parte prezint unele arii mistice ale Access, ajutndu-v s
rezolvai problemele mai rapid i mai eficient, s solicitai ajutor vrjitorilor, i
chiar s v aventurai un pic n programare. Avnd n vedere faptul c
posibilitile nelimitate ale Internet-ului pot afecta online anumite elemente, v
recomand s citii cu atenie aceast parte pentru informaii referitoare la noile
faciliti ale conexiunii Web n Access 2000 - sunt ntr-adevr uimitoare!

4
Partea VI: Partea zecilor
Imediat ce auzii c este o carte pentru Amici, v gndii probabil la
necuviincioasa Parte a zecilor, seciune care prezint o mulime de sfaturi i idei
grozave pe i sper c i n capul dumneavoastr. Aici putei gsi cte pun din
toate elementele prezentate pn n acel moment, inclusiv sfaturi legate de
salvare i soluii pentru cele mai comune probleme care v ateapt n Access
2000.
Semnificaia textului haios
Din cnd n cnd, trebuie s-i poruncii Access-ului s fac un lucru sau altul;
de asemenea, exist momente n care programul v trimite propriile mesaje i
comentarii (aa c purtai-v frumos - comunicarea este asemenea unei strzi cu
dou sensuri). Pentru a v ajuta s difereniai cele dou tipuri de mesaje cele
de la om la calculator i viceversa - le-am formatat diferit. Avei n continuare
cele dou tipuri de mesaje formatate aa cum apar i pe parcursul crii.
This is something you type into the computer.
This is how the computer responds to your command.
Avnd n vedere c acesta este un progam Windows, nu vei fi nevoii s
introducei date toat ziulica va trebui s folosii i mouse-ul. Dei nu folosesc
un font prea grozav pentru aciunile la care va trebui s utilizai mouse-ul, sper
c dvs. cunoatei deja elementele de baz; pentru orice eventualitate, ns, avei
prezentate n continuare mutrile pe care le putei face cu mouse-ul pentru ca
Access 2000 s funcioneze (i de asemenea orice alt program Windows):

Clic: Poziionai vrful pointerului mouse-ului (vrful sgeii) pe
elementul din meniu, pe buton, caset de validare sau orice altceva dorii i
apoi apsai i eliberai rapid butonul stng al mouse-ului.
Dublu-clic: Poziionai pointerul mouse-ului ca i cnd ai dori s dai
executai, dar pclii-l n ultimul moment, dnd clic de dou ori succesiv
i rapid.
Clic i tragei (evideniere): Poziionai vrful pointerului mouse-ului la
locul n care dorii s ncepei evidenierea i apoi apsai i inei apsat
butonul stng al mouse-ului. n timp ce meninei apsat butonul mouse-
ului, tragei pointerul peste ceea ce dorii, iar atunci cnd ai ajuns la
acesta, eliberai butonul.
Clic-dreapta: Clic-ul dreapta funcioneaz similar clic-ului, exeptnd
faptul c dvs. exersai lucrul cu butonul dreapta n loc de cel stnga.
Introducere ___________________________________________________

5
Bineneles c i meniul Access 2000 vi se va prea la ndemn. Atunci cnd
doresc ca dvs. s alegei un element din bara de meniuri, instruciunea va aprea
de genul:
Choose FileOpen Database
Dac credei c mouse-ul ar trebui s stea doar n guri, putei utiliza literele
subliniate ca taste de comenzi rapide pentru a deine controlul asupra Access
2000, cu ajutorul tastaturii. Pentru a utiliza combinaiile rapide de tastele, inei
apsat tasta Alt i apsai literele subliniate. In exemplul anterior, combinaia
rapid de taste este Alt + F, O, dar s nu cumva s apsai i virgula - am
folosit-o doar pentru ca dvs. s putei citi mai uor comanda.
Dac nu suntei nc familiar cu gimnastica efectuat cu roztoarea, sau dac
dorii s nvai mai multe despre Windows n general, procurai-v un
exemplar din numeroasele titluri Windows For Dummies (fiecare versiune de
Windows a beneficiat de unul), de la IDG Books Worldwide.
Localizarea punctelor de atracie
Pentru a fi sigur c anumite informaii cu adevrat preioase din cadrul acestei
cri vor iei eviden, am recurs la o alt modalitate de prezentare a acestora,
mai precis: am utilizat aceste grozave pictograme pentru a marca textul care
merit ntr-adevr atenia dvs.(dintr-un motiv sau altul).
Sfaturile sunt de fapt nite cuvinte pline de nelepciune care v sunt de ajutor,
promindu-v reducerea risipei de timp, energie i poate chiar ceva pr.
Aadar, de fiecare dat cnd vedei un sfat, acordai-i o secund pentru a-l citi.
Pictograma Nu uita! evideniaz acele lucruri care sunt prea importante
pentru a fi uitate.
Uneori, cnd n latura mea ntunecat de tocilar i strecor prin carte i cteva
prostioare tehnice. Pictograma Chestiuni tehnice v protejeaz de detaliile
obscure prin prezentarea unor faciliti de evitare a acestora. Dac v tii o fire
aventuroas, citii chestiunile tehnice; s-ar putea s le considerai interesante.
Pictograma Atenie! spune totul prin ea nsi: Sntatea datelor dvs. poate fi
pus n pericol n cazul n care nu luai n considerare informaiile respective.
Aadar, este bine s acordai atenie i s luai n considerare aceste pictograme
pentru a v pstra bazele de date intacte i fericite.
Rotia noului IntelliMouse de la Microsoft aduce cteva inovaii interesante
Access-ului 2000. Aceast pictogram marcheaz de fapt sfaturi privind
S
F
A
T
S
F
A
T


6
economisirea timpului sub forma celor mai noi elemente adugate la mulimea
de mecherii ce se pot realiza cu mouse-ul.
Stabilirea direciei de navigare
a voiajului
Acum, nu a mai rmas nimic care s v rein s experimentai minunile
Access-ului 2000. Astfe, croii-v drum ctre Access 2000 For Windows For
Dummies, aruncai manualele Microsoft ntr-o gaur neagr i plonjai n
Access 2000.

Dac suntei nceptor n privina programului i nu tii ce drum s
alegei, ncepei cu parcurgerea prezentrii generale din Capitolul 1.
Dac avei intenia s realizai o baz de date v salut i v recomand s
parcurgei Capitolul 4 pentru a afla sfaturi de proiectare i dezvoltare.
Cutai ceva anume? Incercai la Cuprins sau Index, sau pur i simplu
cutai prin toat cartea pn gsii ceea ceva interesant.
Drum bun!

Partea I
Cine a aprut mai nti:
Baza sau Datele ?

Al 5lea val de Rich Tennant

OH, DA; I NCEARC S NU INTRODUCI
O PAROL GREIT.

n aceast parte
otul are un nceput. Aa este n natur, n tiin i tot la
fel se ntmpl i cu perioarele care se rostogolesc pe
cravata dvs. Aadar, nu exist alternativ mai potrivit
la a ncepe aceast carte cu o privire general asupra locului n
care se ivete ideea unei baze de date - este de fapt sclipirea din
mintea unei persoane.
Aceast parte ncepe cu o privire eretic asupra rezolvrii
problemei i se continu pentru a acoperi toate aspectele noului
program Access 2000. Un pic mai ncolo n aceast parte vei
descoperi secretele unei bune organizri a datelor i ndrumri
referitoare la locul n care putei apela la ajutor n cazul n care
lumea Access- ului 2000 v-a dobort.
Acestea fiind zise, consider c aceast parte este un punct de
pornire potrivit n cazul n care nu tii mai nimic despre
conceptul de baz de date sau doar despre Access 2000. In
oricare din aceste cazuri, bun venit la bord!

T
Capitolul 1
O privire general n doar
37 de minute
n acest capitol
Lansarea programului
Deschiderea unei baze de date daja existente
O baz de date bun nseamn mai mult dect doar cteva tabele
Localizarea unei nregistrri
Modificarea unei nregistrri
Imprimarea unui raport
Solicitarea ajutorului
Salvarea schimbrilor
Cum s nchidei programul atunci cnd ai terminat de realizat cele dorite

ste timpul spovedaniei. Probabil c vor fi necesare mai mult de 37 de minute
pentru a citi toat chestia asta de la nceput pn la sfrit, dar la fel de bine s-
ar putea s v ia mai puin timp n cazul n care suntei deja familiarizat cu
programul sau dac suntei un cititor de mare vitez. n orice caz, acest capitol v
ofer o privire general asupra Access 2000 de la nceput pn la sfrit (i nu
glumesc deloc).
Deoarece cel mai potrivit mod de a ptrunde n Access 2000 este s l accesai
practic, acest capitol v ia ntr-un tur de for slbatic i galopant al software-
ului, prezentndu-v elementele pe care probabil c dvs. i Access le facei
zilnic. Acest capitol este ceva de genul O zi din viaa, proiectat s v
prezinte chestiunile importante i s v indice alte pri i seciuni ale crii n
care putei gsi informaii mult mai detaliate referitoare la respectiva problem.
Dac suntei nceptor n privina Access 2000, acest capitol este cel mai indicat
pentru a porni. Dac suntei deja familiarizat cu versiunile anterioare ale
E
_____________________ Partea I: Cine a aprut mai nti: Baza sau Datele?

10
Access, v recomand totui s frunzrii acest capitol pentru a vedea cum au
evoluat lucrurile. Bucurai-v de cltorie!
La nceput era Access 2000 (dar nc
nu mergea)
Mainria este tcut, ecranul este ntunecat i lipsit de imagini iar dvs. nu prea
terminai treaba de fcut. Plcut cum este, situaia nu mai poate continua aa-
este timpul s pornii Access 2000.
Spre deosebire de vremurile trecute (napoi pn n anii 80) cnd putea fi
deosebit de complicat s v trezii calculatorul i s rulai un program de baze
de date, acum este extraordinar de uor s pornii Access 2000. Iat paii de
urmat:
1. Pregtii-v psihic pentru sarcina care o avei de realizat.
Dac este nainte de prnz, bei o ceac de cafea. Dac este dup prnz,
ncercai o ciocolat.
2. Facei clic pe butonul Start i apoi pe Programs din meniul derulant.
Pn aici, totul este n regul, dar acum intervine sarcina dificil: s
localizai chiar programul Access 2000.
3. Dac meniul Programs conine Access 2000 (ca n Figura 1-1), facei
clic pe acesta pentru a porni programul.
Atunci cnd pornii programul, apare reclama Microsoft, logo-ul su,
urmat la scurt timp de caseta de dialog din figura 1-2. Dac vedei aceast
caset de dialog pe ecran, nseamn c Access merge cu succes i deci
putei trece la urmtoarea seciune.
Dac nu putei gsi pictograma Access 2000 n meniul Programs nseamn
c este posibil ca persoanele din compania dvs. care utilizeaz calculatorul
s fi ascuns pictograma altundeva n meniu. In acest caz, cutai un meniu
special sub meniul Start, intitulat ceva de genul Applications sau Microsoft
Office (aa cum se poate observa n Figura 1-3). Dac nici astfel nu putei
gsi Access 2000, sau dac programul nu pornete, investii-v banii ntr-
o cutie cu prjiturele cu ciocolat i nuci i apoi, pentru a primi ajutor
mituii-v guru-ul dvs. preferat n materie de calculatoare.
Capitolul 1: O privire general n doar 37 de minute _____________________

11

Fig. 1-1:
Pentru un
program
detept,
Access
2000 nu
i-a ales
prea bine
ascunz-
toarea.
Fig. 1-2:
n sfrit
avem
succes -
Access
2000
merge.

12

Deschiderea unei baze de date deja
existente
Aducerea la via a programului este un nceput promitor dar nu consituie
scopul final. n orice caz, Access 2000 fr o baz de date este asemenea unui
CD player care nu conine un CD: plcut de privit, dar pe care nu-l putei folosi
pentru a dansa pe muzica sa. ncrcarea bazei de date este urmtoarea aciune
de pe lista succeselor.
Fiierele tip baz de date se mpart n dou categorii distincte: unele care deja
exist i altele care nu exist. ansele de succes i ctig sunt n favoarea dvs.
dac lucrai cu o baz de date deja creat (n fond, alctuii o baz de date o
singur date dar o utilizai pentru totdeauna). Dac este aa cum am spus pn
acum, citi continuare- aceast seciune v este dedicat. Dac suntei ntr-o
pas turcoaz i dorii s creai o baz de date nou, consultai Capitolul pentru
a primi ajutor referitor la proiectarea i crearea bazelor de date.
Dac tocmai ai pornit Access 2000 i ecranul dvs. arat ca n figura 1-2, putei
deschide o baz de date ntr-o clipit. Dac baza de date pe care dorii s o
deschidei se afl n partea inferioar a casetei de dialog, dai dublu-clic pe
numele su.
S
F
A
T
Fig. 1-3:
Uneori,
Access
2000 v
pune la
cutri
ceva mai
dificile.

13
Dac baza de date pe care o dorii nu se afl n caseta de dialog care
introductiv, urmai paii:
1. Dai dublu-clic pe opiunea More Files a casetei de dialog introductive
pentru a vizualiza o list a bazelor de date ale dosarului curent.
n urma acestei aciuni va aprea caseta de dialog Open, aa cum putei
observa n Figura 1-4.
2. Dai dublu-clic pe baza de date care v intereseaz.
Dup un moment, baza de date va deschide Access i vei putea ncepe s
lucrai.
Dac baza de date pe care dorii s o utilizai nu este afiat nici n caseta de
dialog Open nseamn c aceasta se afl n alt dosar. Pentru a beneficia de
ajutor referitor la localizarea bazei de date dorite pe hard disk sau n reea,
trecei direct la Capitolul 6 (mai precis la seciunea intitulat Compania Bo
Peep avea nevoie de opiunea Find File).
Dac ai lucrat ceva vreme cu Access (ai imprimat rapoarte, ai verificat o
machet sau dou i v-ai ocupat timpul cu asemenea lucruri, n general), iar
acum dorii s deschidei o alt baz de date, urmai paii:
1. Alegei File Open Database sau facei clic pe butonul Open Database
de pe bara de instrumente.
Efectul acestor comenzi va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Open (cea
care este prezent n Figura 1-4 pentru a v ncnta privirea).
2. Dai dublu-clic pe numele bazei de date pe care dorii s o utilizai.
Dac respectiva baz de date nu este afiat, s-ar putea s fie nevoie s
pornii ntr-o urmrire pentru a o vna pe mititica. Pentru a obine mai
multe informaii ajuttoare referitoare la funciile casetei de dialog Open
(funcii de cutare a bazelor de date), trecei direct la seciunea Compania
Bo Peep avea nevoie de opiunea Find File din Capitolul 6.
S
F
A
T

14

S dm un ocol ferestrei bazei de date
De obicei, atunci cnd se deschide o baz de date, aceasta apare pe ecran aa
cum se poate observa i n Figura 1-5. Dac dorii s vizualizai diferite pri (n
limbajul Access 2000 acestea se numesc de fapt obiecte) ale bazei de date ca de
exemplu tabele, interogri, machete etc., tot ceea ce trebuie s facei este s
executai clic pe unul din butoanele aflate n partea stng a ferestrei respective,
mai precis sub bara Objects.
Rezulatul obinut n urma acestei aciuni va fi afiarea obiectelor selectate n
restul ferestrei.
Dup deschiderea bazei de date, putei jongla cu elementele sale:

Pentru a deschide o tabel, executai clic pe butonul Tables i dai dublu-
clic pe cea pe care dorii s o vizualizai.
Pentru a rula un raport, o interogare sau o machet, executai clic pe
butonul corespunztor i apoi dai dublu-clic pe elementul cu care dorii s
lucrai.
Atunci cnd v-ai sturat de aceast baz de date, nchidei-o prin
efectuarea unui clic pe butonul Close Window (acea caset aflat n colul
din dreapta sus cu i care are semnul X) sau prin alegerea FileClose.
Dac ns suntei un fan al tastaturii, combinaia de taste Ctrl+W face
treaba complet, fr a deranja ctui de puin mouse-ul.
n cazul n care dorii s aflai mai multe datalii referitoare la lucrul cu
extraordinara interfa Access 2000 (alturi de toate metodele posibile pe
care le putei folosi pentru a v juca cu ea), consultai Capitolul 2.
Fig. 1-4:
Caseta de
dialog
Open, n
toat
gloria sa.

15
Dac s-a gsit vreun suflet cumsecade care s-i fi investit timpul pentru a v
face viaa mai uoar, atunci cnd vei deschide baza de date va aprea automat
un ecran de ntmpinare (denumit i tablou de comand) asemeni celui din
Figura 1-6. Nu intrai n panic: acesta este un lucru favorabil! Ceea ce nu este
prea mbucurtor este faptul c probabil acest tablou este particularizat pentru
compania dvs. i deci nu v pot da mai multe detalii referitoare la opiunile
respective (mi pare tare ru, dar globul meu magic de cristal s-a spart cu ceva
vreme n urm). n acest caz trebuie s gsii persoana responsabil pentru
crearea sau/i ntreinerea tabloului de comand i s-i oferii nite prjiturele n
schimbul unor informaii ajuttoare.

Dac ecranul dvs. de ntmpinare conine opiunile ilustrate n Figura 1-6, v
putei considera norocoi. Chiar eu v pot ajuta s nelegei acest ecran
deoarece a fost creat utiliznd chiar unul dintre numeroasele modele ale
S
F
A
T
Fig. 1-5:
Va aprea
o baz de
date
normal.
Fig. 1-6:
O baz de
date care
are drept
faad
un ecran
foarte
modern tip
tablou de
comand.

16
Vrjitorului Baz de date. Pentru a afla mai multe amnunte referitoare la
ecranul de ntmpinare i la modul n care a fost realizat toat treaba,
consultai Capitolul 4.
Cum s gsii bomboane pe parcelele cu
iarb
Nu neleg de ce se face atta tam tam pe tema modului n care copiii pot fi
determinai s mnnce diferite feluri. De exemplu, dac dorii ca precolarii s
mnnce ceva, lsai-i s ia respectiva mncare afar i s o scape mai nti n
grdin de preferat imediat dup ce ai utilizat maina de tiat iarb pe pajitea
dvs. n mod cu totul i cu totul inexplicabil, acoperirea mncrii cu iarb
proaspt tiat pare s fac totul mai apetisant n ochii celor mai tineri.
Localizarea unor nregistrri anume n tabela dumneavoastr Access pare a fi o
metod copilreasc de cutare a bomboanei prin iarba lipicioas. Indiferent
dac dorii s gsii nume, prenume, cifre din cadrul unor numere sau coduri
potale, Access 2000 face ca localizarea intelor dvs. s fie mult mai simpl i
infinit mai puin confuz.
Iat o modalitate de a localiza nregistrrile:
1. Deschidei tabela n care dorii s se realizeze cutarea.
Dac nu tii cum s deschidei o tabel, citii seciunea precedent.
2. Facei clic pe cmpul dup care dorii s se realizeze cutarea.
Efectul va fi acela c beiorul care clipete (cursorul) va sri n
interiorul cmpului respectiv, artndu-v astfel c ntr-adevr, Access
2000 v-a auzit (mcar de aceast dat).
3. Alegei Edit Find sau facei clic pe butonul Find de pe bara de
instrumente.
Efectula va fi apariia casetei de dialog Find and Replace (Figura 1-7).
Access 2000 afieaz numele cmpului curent n seciunea intitulat Look
in a casetei de dialog. Pentru a cuta n interiorul altui cmp, trebuie s
executai clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl imediat n dreapta
numelui cmpului i apoi s alegei cmpul dorit din lista autoderulant.
4. Introducei textul pe care dorii s-l gsii n caseta de text
corespunztoare intitulat Find What (Figura 1-8).

17
Trebuie s fii foarte ateni la ortografiere deoarece Access 2000 caut
exact ceea ce a introdus dvs!
5. Apsai tasta Enter sau facei clic pe butonul Find Next pentru a
ncepe cutarea
Cutarea ncepe i probabil se va termina nainte ca dvs. s v dai seama.
n cazul n care Access 2000 gsete o nregistrare care corespunde, o va
evidenia aa cum putei observa i dvs. n Figura 1-9.
Dac nici o nregistrare nu corespunde criteriilor de cutare, apare o caset
de dialog mare i extrem de amabil care v informeaz c Microsoft
Access a teriminat de efectuat cutarea nregistrrilor fr a gsi vreuna
care s se potriveasc. (Dac Asistentul Office se afl pe ecran, el va fi cel
care v va informa n oapt n legtur cu rezultatele cutrii, scutindu-v
de lovitura care v-ar fi pricinuit-o imensa caset de dialog.) n cazul n
care apare acest mesaj, facei clic pe OK i zmbii n timp ce dispare
caseta de dialog, apoi verificai nc o dat ceea ce ai introdus n caseta de
text Find What deoarece probabil c ai tastat ceva greit. Dac aceasta
este cauza, reparai-v greeala i ncercai din nou s cutai ceea ce ai
dorit.

Fig. 1-7:
Caseta de
dialog Find
and
Relpace,
la ordinele
dvs.

18

n mod automat, Access 2000 ncearc s gseasc un cmp din tabel care
conine exact i numai ceea ce ai introdus dvs. ca element de cutat. Aadar, n
cazul n care ai introdus Kaufeld n caseta de dialog Find, Access 2000 nu va
gsi o nregistrare care conine spre exemplu Kaufeld School of Creative
Writing. De ce? Ei bine, deoarece acea nregistrare nu se potrivete exact cu
elementul cutat, adic cu Kaufeld potrivirea este doar parial!
(Uneori calculatoarele sunt att de meticuloase !) Pentru a face ca Access 2000
s accepte att potrivirile pariale ct i cele totale, schimbai setarea seciunii
Match din cadrul casetei de dialog Find and Replace de la Whole Field la Any
Part of Field.

S
F
A
T
Fig. 1-8:
Pregtit
pentru a
cuta o
nregis-
trare.
Fig. 1-9:
Uraaa -
clientul
Nelson a
fost
localizat!

19
Dac nici astfel nu putei gsi nregistrarea, fie trebuie s consultai
Capitolul 10 pentru a afla mai multe detalii legate de caseta de dialog Find,
fie cutai un guru (prin mprejurimi) care s v acorde asisten personal.
6. Atunci cnd ai terminat, facei clic pe Close sau apsai tasta Esc
pentru a nchide caseta de dialog Find.
Putei face mult mai multe mecherii cu comanda Find, aa c asigurai-v
c ai citit Capitolul 10 nainte de a v impresiona colegii de servici.
Butonul dreapta al mouse-ului ofer i el cteva modaliti complexe de
localizare a nregistrrilor, dar voi pstra aceste trucuri pentru Capitolul 10.
Realizarea unor schimbri
Din pcate pentru cultivatorii de fructe i fermierii care cresc vacil de lapte,
viaa nu ofer mereu doar piersici i smntn. Clienii dvs. se mut, numrul
de telefon al companieie dvs. i modific prefixul, iar disfuncionalitile
digitale v dau peste cap abilitile de tastare. Oricare ar fi motivul, probabil c
sarcinile slujbei dvs. includ rezolvarea variatelor probleme legate de baza de
date suntei un norocos!
Nu este deloc dificil s schimbai datele introduse n tabele. De fapt, este chiar
uor s efectuai modificri. n lista care urmeaz, am evideniat paii strici pe
care trebuie s-i urmai. Reinei c schimbrile fcute de dvs. sunt salvate
automat. Atunci cnd ai terminat de lucrat la o nregistrare, Access modific
chiar n acel moment informaia din baza de date. Dac ai fcut o greeal,
apsai imediat Ctrl+Z pentru a anula modificrile efectuate s nu cumva s
amnai aceast aciune pe mai trziu!
Iat o remarc istea din partea Asociaiei celor venic nervoi : fii foarte
ateni atunci cnd efectuai modificri asupra nregistrrilor din baza de date
deoarece realizarea unor schimbri este facil dar revenireala forma iniial a
nregistrrilor poate fi cu adevrat dificil. Access 2000 v poate ajuta s
anulai numai ultima modificare efectuat.
Dac suntei pregtii s aducei modificri unei nregistrri, urmai paii:
1. Trecei la vizualizarea tabelului pe ecran ca foaie de date sau ca
machet.


20
n oricare din aceste dou cazuri, datele dvs. sunt agate pe ecran i
arat grozav.
2. Dai clic n cadrul cmpului unde dorii s facei modificarea.
Efectul va fi apariia unui beior care clipete (cursorul) n cadrul
cmpului i modificarea formei pointerului n I-beam (Beior).
3. Realizai modificrile necesare.
Atunci cnd modificai nregistrrile n Access 2000, toate tastele de
editare standard funcioneaz normal (adic tastele Home, End Backspace
i Delete). Pentru detalii de la tast la tast, consultai Capitolul 6.
4. Atunci cnd cmpul arat exact aa cum dorii, apsai Return pentru
a salva modificrile realizate.
De ndat ce apsai Return, datele sunt salvate i vorbesc serios cnd
spun salvate. Dac imediat dup aceasta v decidei c ai fi preferat
vechea form a datelor, apsai combinaia de taste Ctrl+Z sau alegei Edit
Undo Typing.
Raportarea rezultatelor
Includerea tuturor acelor minunate detalii n tabelele dvs. este un lucru minunat,
dar i mai minunat este contemplarea tuturor nregistrrilor unei foi imprimate
i aici intervine sistemul de rapoarte al Access 2000.
Cu Access 2000 este foarte simplu s facei astfel nct baza dvs. de date s
arate grozav. Programul are tot felul de opiuni pentru rapoarte i n plus l mai
conine pe Vrjitorul Raport care v ajut s rzbii prin toat chestiunea asta
dificil cu rapoartele. Pentru mai multe informaii referitoare la toate facilitile
cu adevrat grozave ale rapoartelor, parcurgei Partea IV.
Deoarece imprimarea unui raport este unul dintre cele mai comune lucruri pe
care le realizeaz oamenii cu Access 2000 (cine a spus c datorit calculatorului
se va putea trece la birourile care nu mai necesit hrtie?), urmtorii pai v
ndrum n aceast privin:

S
F
A
T

21
1. n cazul n care afiarea bazei de date arat ca n Figura 1-10, facei
clic pe butonul Reports.
Dac lucrai cu o machet particularizat sau cu o aplicaie particularizat
ncorporat Access care este specific companiei dvs., executai clic pe
opiunea Reports (sau pe orice alt opiune care sun ca aceasta) i urmai
instruciunile sistemului. Nu v pot oferi mai multe detalii deoarece
sistemele variaz foarte mult de la o companie la alta. Imi pare ru!
2. Executai clic-dreapta pe raportul pe care dorii s-l imprimai.
n locul n care este poziionat mouse-ul dvs., va aprea un meniu.
3. Din meniul derulant alegei Print (Figura 1-11).
Access 2000 afieaz o caset de dialog mititic n mijlocul ecranului
pentru a v comunica cum evolueaz imprimarea. Atunci cnd aceasta a
luat sfrit, caseta de dialog dispare fr urm.
Dac v rzgndii n timp ce raportul este n curs de imprimare i dorii s
oprii procesul, facei clic pe Cancel din cadrul casetei de dialog so-hows-
the-print-job-going?

Fig. 1-10:
Un singur
clic este
de ajuns
pentru a
afia toate
rapoartele
curente.

22
S
F
A
T

Ajutorul se afl la deprtare de numai cteva clic-uri

Oriunde v-ai afla n Access 2000, ajutorul
se afl ntotdeauna prin apropiere. Dei
Capitolul 3 prezint n detaliu opiunile
ajutorului, iat pentru nceput una dintre
acestea.
Dac suntei n dilem i nu v tii ce s
facei n continuare, apsai F1 n partea
superioar a tastaturii, adic cea care este
tasta de ajutor universal Windows. Tasta
F1 face s apar fie venic-sftuitorul
Asistent Office, fie o caset de dialog plin
pn la refuz cu subiecte de ajutor de la
trecerea n revist a celor mai noi i
grozave chestiuni legate de Access 2000 i
pn la incredibil de trivialele explorri ale
macrocomen-zilor.
Dac nu avei chef s cutai singuri,
punei ntrebarea dorit Asistentului Office
sau facei clic pe eticheta Find din partea
superioar a ferestrei i cutai subiectul
care v intereseaz. n orice caz, rspunsul
se afl la deprtare de numai o clip!

Fig. 1-11:
Viola un
meniu
Print
instan-
taneu.

23
Cum s salvai ceea ce ai trudit din
greu
De fapt, nu ar fi pres multe de spus legat de subiectul acesta Access 2000
salveaz efortul depus de dvs., iar aceast caracteristic a sa este benefic i
totodat, ei bine, nu att de bun.
Caracteristica de salvare automat Access 2000 este benefic deoarece este un
element n minus la mulimea care v perturb viaa. Fie c ai introdus o
mulime de noi nregistrri, fie c ai refcut vreo dou care erau puin greite,
munca dvs. este salvat automat.
Pe de alt parte, aceast caracteristic nu este chiar att de bun deoarece
Access 2000 nu acord nici un pic de atenie informaiilor pe care le salveaz
pur i simplu salveaz tot. Dac ai ters din ntmplare 237 de nregistrri i
apoi ai executat vreo dou clic-uri rzlee, putei spune adio nregistrrilor i
bine v-am gsit copiilor de siguran.
Am amintit acestea ntr-o seciune anterioar, dar merit s le repet: atunci cnd
modificai nregistrrile din tabele, v rog s avei grij: ruinarea unei
nregistrri nu dureaz mai mult de o secund. Nu lsai s vi se ntmple o
astfel de tragedie. (Acesta a fost un anun al autorului din partea serviciului
public.)
Vasta discuie despre copiile
de siguran
Bnuiesc c ai mai auzit chestiunile astea, dar tocilarul n materie de
calculatoare personale care zace n mine nu mi-a permis s las ca acest capitol
s se ncheie fr a aminti cteva cuvinte despre realizarea unor copii de
siguran pentru bazele dvs. de date. Chiar dac glumesc pe aceast tem,
realizarea unor astfel de copii este o parte vital a utilizrii Access 2000 (sau,
de fapt a oricrui alt program).
De ce sunt aceste copii de siguran att de importante? Imaginai-v, pentru
numai o clip, cum ar fi viaa fr calculatorul dvs. i nu v lsai copleii de
amintirile despre afacerile din Indeprtatele vremuri bune ale anilor 70 ci
gndii-v la ce s-ar ntmpla dac ntr-o diminea ai ajunge la locul de munc
i v-ai da seama c nu exist nici un calculator care s v atepte acolo. Nici
unul. Zero barat. Biroul este gol nici o scrisoare de afaceri, nimic altceva de
primit, nici o list cu clieni, absolut nimic.Toate erau pe calculator, dar acum


24
calculatorul nu este altceva dect istorie, trecut. (Cu siguran c asta sun ca
definiia mea pentru o zi proast.)
n cazul n care nu dorii s spunei adio afacerii dvs., avei nevoie de un plan
serios pentru realizarea copiilor de siguran. Chiar dac suntei doar dvs. i
calculatorul personal, scriei cteva notie despre modul n care funcioneaz
procesul de realizare a copiilor de siguran- aceste notie trebuie s cuprind
anumite chestiuni cum ar fi:

Ct de des sunt realizate copiile de siguran? Putei pune aceast
ntrebare altfel, mult mai bine i anume: Ct de multe informaii v putei
permite s pierdei?. Dac informaiile dvs. se schimb zilnic (de exemplu
aa cum este cazul unui sistem de contabilitate), trebuie s facei aceste
copii o dat pe zi sau o dat la dou zile. Dac folosii calculatorul n
principal pentru a rula jocuri de aventur i folosii Access-ul ct de rar
posibil, operaiunea este necesar doar o dat pe sptmn sau o dat la
dou sptmni. Bineneles c nici o regul universal nu este pe placul
tuturor.
Unde sunt depozitate discurile sau benzile copiilor de siguran? n
cazul unui incendiu, acestea vor fi distruse foarte comod mpreun cu
calculatorul, dac sunt pstrate chiar n apropierea sa. Aadar, dac este
posibil, pstrai-v copiile de siguran n alt cldire sau mcar n alt
camer.
Cum putei s realizai copii de siguran ale datelor? Alctuii o
procedur n mai muli pai mpreun cu o metod prin care s v dai
seama ce band sau disc vei stabili pentru a o (l) utiliza n acest proces.
Cum putei restaura datele? Alctuii din nou un proces cu mai muli
pai. Este bine ca paii s fie simpli i uor de neles, deoarece mintea dvs.
nu va mai fi foarte clar n cazul unei tragedii dup care trebuie s
restaurai datele distruse.
Dup ce ai stabilit schema de realizare a acestor copii, facei o prob i
ncercai s restaurai datele, pentru a v asigura c sistemul dvs. funcioneaz.
Este mult mai bine s aflai acest lucru nainte ca discul s v moar dect dup
ce s-ar ntmpla una ca asta. Rezervai-v vreo dou ore pentru a v asigura c
eforturile dvs. v vor fi rspltite din plin n acea zi crucial cnd v va muri
drive-ul discului. Vei vedea dvs. c mi vei mulumi mai trziu.
Dac v aflai n mediu unei corporaii, este posibil ca persoanele de la
Departamentul de informatic s v realizeze n mod automat copii de
siguran. Pentru a ti acest lucru cu certitudine, telefonai-le i ntrebai-i acest
lucru.
S
F
A
T
S
F
A
T

25
Cum s realizai o ieire triumftoare
Dac a venit vremea s terminai pe ziua de azi, facei-o aa cum trebuie:
1. Dac avei deschis vreo baz de date, alegei FileClose sau facei
clic pe butonul Windows-ului 95/98 Close Window din colul dreapta
sus al ferestrei bazei de date.
Eu sunt de mod veche i nu am ncredere n program ca el s nchid
toate aplicaiile de unul singur fr a strica ceva. De cte ori este posibil,
nchid toate fiierele manual nainte de a nchide programul.
2. nchidei Access 2000 prin alegerea FileExit.
Dac ai terminat cu totul pentru o zi, putei continua i nchide i Windows-ul
95/98. Pentru a realiza aceasta, facei clic pe butonul Start i apoi pe Shut
Down. Atunci cnd Windows v ntreab dac suntei siguri c vrei acest lucru,
executai clic pe Yes. Dup ce Windows 95/98 face tot ceea ce este necesar s
fac un soft nainte de a se duce la culcare, nchidei calculatorul i evadai ctre
trmul libertii.

Capitolul 2
Familiarizarea cu elementele
nconjurtoare, asemenea
unei persoane primitive
n acest capitol
Ce este cu aceast interfa?
Haidei s aruncm o privire la simpaticele ferestre!
S vedem ce-i cu barele de instrumente
Cum s dai ordine direct din meniuri
Cum s facei diferite trucuri folosind butonul dreapta al mouse-ului

tunci cnd vizitai un ora necunoscut totul nu este altceva dect emoie,
distracie i totodat furstrare. Vizitarea diferitelor locuri, recunoaterea
unor atracii turistice faimoase i descoperirea unor locuri noi n vederea
folosirii crii dvs. de credit face ca totul s fie distractiv, iar dac v rtcii de-
a binelea dar totui v-ai ntlnit cu un vecin care era prin trecere, ei bine,
putei spune c totul devine emoionant. Oricum, n oricare din aceste cazuri
este foarte frustrant s nu fii capabili s putei gsi drumul de ntoarcere.
Dac v-ai simit comfortabil atunci cnd ai lucrat cu versiunile anterioare ale
Access, ndrumarea mouse-ului dvs. prin Access 2000 va fi asemenea
conducerii unui automobil prin oraul dvs. natal, numai c douzeci de ani mai
trziu. Locurile v par familiare, darapar cteva surprize ca de exemplu: Unde
au mutat oare acel element al meniului? Era chiar deasupra, ... oh, ia te uit:
jumtate din meniu a disprut nu, stai, iat-l. Mmm mai vreau cafea.
Cunosc prea bine aceast senzaie. Nimic nu poate fi mai ru dect s vedei
cum cantitatea de munc sporete n timp ce descifrai alt program. Acest
A

28
capitol v ajut s nu cdei n aceast capcan prezentndu-v un tur prin
mprejurimile Access-ului 2000, acoperind toate aciunile obinuite pe care le
vedei i cu care avei de-a face pe ecran, de la fereastra principal pn la bara
de instrumente i chiar i dincolo de aceasta. Mituii pe cine trebuie i bucurai-
v de cltorie deoarece este ntr-adevr o ocazie nemaipomenit de a v relaxa
cu Access 2000.
Este timpul s nelegei elementele pe
care le vedei
Avnd n vedere faptul c Access 2000 rmne totui un program Windows
95/98, prima oprire a acestei cltorii ilustrate i voioase este fereastra
principal a programului. Figura 2-1 ilustreaz o apariie obinuit a Access-
ului 2000, mai precis fereastra baz de date (care va fi discutat ulterior n
cadrul acestui capitol).

Butonul Control Menu
Bara de titlu
Meniul principal
Fereastra baz de date
Bara de instrumente
Butoane utilitare
Fig. 2-1:
Access
2000, n
toat
gloria sa.
Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare__________________

29
Pentru a realiza majoritatea lucrurilor n Access trebuie s fii familiarizai cu
nou pri ale ferestrei principale. n paragrafele care urmeaz voi descrie pe
scurt fiecare dintre aceste pri. Dac suntei chiar nceptor n ceea ce privte
Windows 95/98, ar trebui s avei n vedere faptul c va trebui s luai un
exemplar al crii Windows 98 pentru aMICI de Andy Rathbone (publicat
de Editura Tehnic). Chiar eu v promit c traiul dvs. cu Windows 95/98 va fi
mult mai plcut i mai puin complicat dac v vei procura aceast carte.

Butonul Control Menu: Pentru a deschide meniul Control, facei clic pe
cheia Access. Sincer vorbind, acest meniu este de baz n ceea ce
privete realizarea unor lucruri care sunt de nasul tocilarilor. Totui,
datorit faptului c prin dublu-clic putei face ca Access 2000 s dispar,
cred c n ciuda tendinelor sale de tocilaracest buton are totodat i ceva

36
S
F
A
T
dein controlul asupra instrumentelor pentru filtrare (instrumente care v ajut
s localizai diferite elemente n baza dvs. de date). Astfel, n loc s v chinuii
s gsii aceste instrumente pentru filtrare prin vreun meniu, este mult mai bine
s le avei chiar n faa ochilor dvs., la deprtare de un singur clic.
Din pricina faptului c barele de instrumente exist i sunt folositoare pentru
chiar orice ocazie, le voi descrie pe parcurs. S nu cumva s v ngrijorai dac
nu v putei aminti ceea ce fac toate butoanele, deoarece v spun un secret: nici
chiar eu nu pot s-mi amintesc chiar totul despre ele. n cazul n care suntei un
mptimit al butoanelor, v recomand s citii seciunea imediat urmtoare
pentru o cuvntare util referitoare la SfaturileEcran, mai precis la sistemul
ncorporat tip aid-memoire pentru butoanele barelor de instrumente, sistem al
programului Access 2000.

Quick ce face acest buton de fapt?
Access 2000 are 29 de bare de instrumente
diferite. (n regul, este o statistic puin
cam tmpiic, dar cu aceasta urmresc eu
ceva credei-m.) Fiecare bar de
instrumente are mmm o mulime de
butoane. Aadar, este aproape imposibil ca
cineva (nici chiar programatorii) s-i poat
aminti ce rol au toate aceste Sbutoane. De
fapt, cine ar dori mcar s ncerce?
Din pcate, barele de instrumente se
dovedesc a fi aproape nefolositoare dac nu
tii ce pot face acele butoane. Pentru a
rezolva aceast problem, Microsoft a venit
cu ideea SfaturilorEcran descrieri sumare
care apar atunci cnd poziionai pointerul
mouse-ului pe un buton al barei de
instrumente.
Pentru a vedea SfatulEcran al unui buton,
trebuie doar s meninei pointerul mouse-ului
pe butonul n cauz. Ateptai o secund i
(buf!) apare SfatulEcran. Dac cumva
poziionai pointerul mouse-ului, ateptai
cuminei i tot nu se ntmple nimic, s-ar putea
ca SfatulEcran s fie nchis. Pentru a le
deschide, dai clic-dreapta oriunde pe bara de
instrumente i apoi selectai Customize din
meniul care apare. Atunci cnd apare caseta de
dialog Customize, facei clic pe eticheta
Options. Asigurai-v c la rubrica Show
ScreenTips de pe bara de instrumente apare
semnul de validare. Pentru a face s dispar
caseta de dialog, facei clic pe Close.

Capitolul 2: Familiarizarea cu elementele nconjurtoare__________________

37
n cazul n care avei probleme referitoare la vizualizarea micuelor imagini de
pe fiecare buton, nu v jenai i spunei-i Access-ului s le mreasc. Pentru a
realiza acest lucru, dai clic-dreapta pe orice bar de instrumente i apoi
selectai Customize din meniul derulant care apare. Dup ce apare caseta de
dialog Customize, facei clic pe eticheta Options. n partea inferioar a paginii
Options, executai clic pe caseta de validare Large Icons i vei observa c
Access 2000 va mri imediat pictogramele de aproximativ patru ori fa de
dimensiunea anterioar. Dac v hotri c era totui mai bine nainte cnd
erau mai mici, tot ceea ce trebuie s facei pentru a le readuce la acea
dimensiune este s deselectai caseta de validare. Facei clic pe butonul Close
din partea inferioar a ferestrei pentru a termina treaba.
Meniuri, meniuri peste tot (alturi de
combinaii de taste rapide care
funcioneaz la fel de bine)
Dac este s spun adevrul, trebuie s recunosc faptul c nu sunt prea multe de
spus despre meniurile din Access 2000. Principalul lucru pe care l vei observa
cu siguran este faptul c acestea se vor schimba de fiecare dat cnd facei
ceva nou, deoarece au apus acele vremuri cnd exista un singur program cu un
singur meniu. n prezent dispunem de meniuri contextuale care au opiuni
diferite n funcie de ceea ce facei la momentul respectiv.
Cu toate acestea, exist unele lucruri care rmn neschimbate pe veci. Iat n
continuare o prezentare pe scurt a truismelor despre meniuri n general:

n cazul n care mouse-ul dvs. nu mai funcioneaz

42
cunoate efectiv informaia, aa c ai face bine s rsfoii acest capitol i s
descoperii opiunile pe care le avei.
Dac nu suntei pe deplin siguri, apsai
tasta F1
Indiferent unde v aflai n Access 2000, ajutorul este disponibil prin simpla
apsare a unei taste: apsai F1 i mndrul Asistent Office intr n aciune
(Figura 3-1). Asistentul, o nou facilitate Office apare n cadrul tuturor
aplicaiilor Office 2000 i tot el este de fapt personajul care l nlocuiete pe
vechiul Vrjitor Rspuns, simplificnd totodat i mai mult procesul de
oferire i de obinere a ajutorului. Asistentul Office este cel care poate face
diferite acrobaii n momentele sale animate distractive, fr s v pretind vreo
sum de bani n plus.

Cnd l solicitai pe Asistent, acesta se strduiete s i dea seama ce dorii s
realizai n Access 2000 i v sugereaz 10 subiecte de ajutor pe care le
consider relevante. Dac cumva una dintre acestea 10 se potrivete cu ceea ce
v intereseaz pe dvs. (i din proprie experien v spun c aa se ntmpl de
cele mai multe ori), facei clic pe butonul aflat lng subiectul respectiv i
Asistentul v va prezenta informaiile.
Asistentul este un ghicitor destul de bun, dar nu ofer chiar ntotdeauna
subiectele potrivite. Pentru astfel de momente, acest personaj uimitor este
dotat cu o caset n care v putei formula singuri ntrebarea, caset aflat n
partea inferioar a ferestrei. In continuare voi prezenta o procedur alctuit din
Fig. 3-1:
Asistentul
Office v
raporteaz
n legtur
cu tot
ceea ce-i
cerei (dar
s nu
exagerai
i dvs.
cerndu-i
cafea).
Capitolul 3: Cum putei apela la ajutoare online ca St. Bernard i altele ________

43
mai muli pai pentru ca dvs. s tii cum s utilizai aceast minunie a
tehnologiei moderne pentru a-i pune Asistentului o anumit ntrebare.

1. Facei clic pe fereastra Asistentului Office sau apsai tasta F1.
n urma acestei aciuni v TD0T15 1 Tf0.7551 0 20(i)0.c0 Tw7.3245p(c0lJ/TT12 )40687.7(a208 w[ s)]TJ Tr- 002 Tc0.1626 Tw[(i )5.8(p)-5.5(e)2.2s TD0 Tc0 Tw<0103>Tj/TT13 61u068 Tc0.0-22. n.s6.8(n)3.45c5l6 75( ).4889 0 TD0.0169 3016788c- Tfmc p

45
Pentru a stabili funcionarea sistemului tradiional de ajutor trebuie mai nti s
renunai la Asistentul Office (s-l nchidei). Dai clic-dreapta pe Asistent i
apoi alegei Options din meniul derulant. Rezultatul va fi apariia unei ferestre
cu mult prea multe casete de validare, iar dvs. o vei deselecta prin efectuarea
unui clic pe aceea dintre ele care se numete Use of Office Assistant. Dai apoi
clic pe butonul OK i prin aceasta l-ai nchis cu succes pe Asistent pn n
momentul n care vei selecta din nou caseta de validare n cauz.
n continuare alegei HelpMicrosoft Access Help de pe bara de meniuri. Va
apare fereastra Help care arat ca n Figura 3-4 i care este mprit n dou
subferestre, n cea din stnga fiind prezentate subiectele de ajutor, iar n cea din
dreapta informaiile detaliate cu privire la subiectul selectat. Cele trei tab-uri
din partea stng v ofer diferite posibiliti de a gsi rspunsurile dorite.
Astfel, exist o metod pentru fiecare, n funcie de cum dorii s facei
cutarea. Seciunile care urmeaz v prezint fiecare dintre aceste trei tab-uri
de obinere a ajutorului, n ordinea utilitii: Contents, Answer Wizard i Index.

Haidei s cutm prin cuprins!
Eticheta Contents este destinat celor care caut ocazional sau persoanelor
crora le place s sape n Cuprinsul unei cri, cutnd un anumit lucru. Iat
cum trebuie s-l folosii:
Fig. 3-4:
Sistemul
Help este
gata s v
serveasc.

46
1. Facei clic pe eticheta Contents.
Fereastra Help v afieaz toate subiectele de ajutor disponibile, lng
fiecare dosar cu astfel de subiecte aflndu-se o pictogram bej.
Pictograma reprezentnd o carte semnific faptul c la rndul su, acel
dosar duce la alte subiecte de ajutor sau la documente Help specifice.
2. Gsii un subiect Help care pare interesant i dai dublu-clic pe el.
n acel moment, sistemul deschide subiectul de ajutor ales, schimb
pictograma bej din dosar nchis n dosar deschis (ce drgu!) i v prezint
o list anume a documentelor de ajutor (a se vedea Figura 3-5).

Documentele de ajutor sunt reprezentate printr-o pictogram a unei pagini
cu linii (dar probabil c v-ai imaginat c le-ai fcut chiar dvs.).
Dac alegei un subiect greit, dai nc o dat dublu-clic pe numele
subiectului respectiv pentru a-l face s dispar.
Dac executai clic pe semnul plus (+) care se afl chiar naintea
pictogramei bej se va deschide sau nchide dosarul respectiv.
3. Repetai pasul 2 pn cnd gsii ceea ce cutai.
Dup ce ai terminat de citit un astfel de document, executai clic pe
butonul Help Topics pentru a putea revedea pagina Contents.
S
F
A
T
S
F
A
T
Fig. 3-5:
Iat
informaia
de care am
nevoie!

47
Formulai ntrebri destinate Vrjitorului
Rspuns
Urmtorul tab de ajutor este Answer Wizard. Acesta este o versiune
mbuntit i foarte necesar a anticei opiuni Find, care era absolut arhaic.
Datorit cuceririlor uluitoare ale tehnologiei moderne, Vrjitorul Rspuns
reuete ca numai pe baza cuvintelor cheie introduse de dvs.s fac s apar
informaiile pe care le dorii. Pentru a-l face pe Vrjitor s intre n aciune,
urmai paii:
1. Facei clic pe eticheta Answer Wizard.
Aa cum probabil v ateptai, pe ecran va apare Vrjitorul Rspuns
Dac utilizai ajutorul pentru prima dat, sistemul v comunic faptul c
trebuie s alctuiasc mai nti o list nainte ca dvs. s putei ncepe
cutarea. ncercai s urmai cu mult calm prompterele care apar i dac
reuii aceasta nseamn c foarte curnd vei fi pregtii pentru a trece la
pasul 2.
2. n cadrul casetei din partea superioar a ferestrei introducei cteva
cuvinte cheie care descriu cel mai bine ceea ce cutai.
Dup ce ai terminat de introdus ceea cele dorite, facei clic pe Search sau
apsai tasta Enter. Vrjitorul va cuta subiectele care se potrivesc cu
elementele dvs. i afieaz o list cu identificri posibile n partea
inferioar a ecranului.
3. Defilai prin lista aflat n partea inferioar a ferestrei pn gsii
ceva care seamn cu subiectul dumneavoastr.
Atunci cnd (i dac) ai gsit un subiect care v intereseaz (Figura 3-6),
executai clic pe acesta pentru a putea vedea documentul respectiv.
Cum putei examina index-ul
Dac preferai s v scufundai n index dect s facei un tur de for
zgomotos de-a lungul cuprinsului, facei clic pe eticheta Index. Acesta
funcioneaz asemenea unui index obinuit al unei cri, numai c este automat.
Iat cum se folosete index-ul:
S
F
A
T

50
Opiunea Whatzis (Whats this?)
Dei Whatzis nu este termenul tehnic pentru acest element al meniului, eu cred
totui c ar trebui s fie (uneori, programatorii tia ar trebui s fie mai creativi
atunci cnd dau denumiri diferitelor lucruri). Elementul n discuie este de fapt
opiunea Whats This? din meniu (Help Whats This), adic care are desenat
un pointer de mouse cu unsemn de ntrebare peste el. Eu i spun elementul
Whatzis iar ele este de fapt instrumentul dumneavoastr rapid care v ajut s
aflai ce face n cadrul Access 2000 orice element al meniului i/sau orice
buton.
Iat cum funcioneaz micuul:
1. Alegei HelpWhats This?
Efectul va fi apariia unui semn de ntrebare mai mare ntr-o parte a
pointerului mouse-ului, iar cu aceasta Access 2000 dorete s v comunice
c suntei n modul Whatzis.
2. Selectai elementul din meniu sau facei clic pe butonul despre care
dorii s

54
Microsoft v ofer o multitudine de numere de telefon pentru ocazii de aceste
gen.
Dac telefonai la unul dintre aceste numere vei plti conversaia, dar primele
dou rspunsuri sunt gratuite.

Pentru a accesa serviciul telefonic de asisten tehnic Access 2000,
formai 425-635-7050 (dac sunai din Statele Unite ale Americii). La
acest numr fiinele umane sunt disponibile de luni pn vineri de la ase
dimineaa pn la ase seara, ora Pacificului (cu excepia srbtorilor
legale).
n Canada, numrul pentru asisten tehnic gratuit este 905-568-2294.
Personalul avizat lucreaz la linia canadian de luni pn vineri, de la ora
opt dimineaa pn la opt seara, ora estului.
Dup dou apeluri, cursa gratuit se termin i este timpul s folosii cartea
dumneavoastr de credit i s facei adiionale.

Pentru a obine rspunsuri rapide la ntrebrile dumneavoastr legate de
Access la orice or din noapte sau din zi, sunai la 800-936-5500 (dac
telefonai din Canada sau Statele Unite ale Americii). Soluiile oferite la
acest numr de telefon cost 55$ pe incident, cu excepia cazului n care
compania dumneavoastr are un contract anual cu Microsoft. Aadar, ce
este un incident? Conform opiniilor Microsoft, un incident este alctuit din
toate telefoanele care se refer la aceeai problem (sau ceva de genul
acesta). Surprinztor este faptul c dac sunai de mai multe ori pentru a
rezolva o problem, pltii pentru un singur telefon i ceea ce este i mai
drgu legat de plata asistenei tehnice este faptul c exist personal care
s v rezolve problemele 24 de ore pe zi. Sper c vei obine ntr-adevr
acele informaii pentru care ai pltit.
Dac dorii s punei o ntrebare simpl, banal cum ar fi de exemplu
Care este numrul versiuniiactuale a Microsoft Access? (sau Cum este
vremea n Redmond, Washington?), sunai la Departamentul de vnzri al
Microsoft care are numrul de telefon 800-426-9400. Personalul avizat
abia ateapt telefonul dumneavoastr de luni pn vineri, de la 6:30
dimineaa pn la 5:30 seara, ora Pacificului.
Dac suntei surzi sau avei probleme cu auzul i avei un modem TT sau
TDD, sunai la 206-635-4948 de luni pn vineri ntre orele 6:00 dimineaa
i 6:00 seara, ora Pacificului.
Acest numr poate fi folosit pentru toate produsele Microsoft. (Word,
Excel, PowerPoint i altele).

Partea a II-a
Tabele cu adevrat
tentante


Baza dumneavoastr de date a fost reparat, dar
nainte de a v face recomandrile noastre legate de
copiile de siguran, a dori s v pun o ntrebare:
Cte liste index credei c vor ncpea pe pereii
camerei dumneavoastr n care avei calculatorul?

______________________________ Partea II: Tabele cu adevrat tentante

58
Paginile care urmeaz v vor divulga secretele legate de cmpuri, tabele i baze
de date n toat gloria lor. Capitolul conine totul despre termenii legai de
bazele de date pe care trebuie s-i cunoatei, sfaturi pentru a proiecta tabele i a
putea alege cmpurile dorite precum i detalii legate de asamblarea diferitelor
elemente pentru realizarea unor baze de date grozave.
Dei de obicei nu-mi place s fac mare caz de terminologia tehnologiei de vrf,
de data aceasta este absolut necesar. Spre binele dumneavoastr, v rog s luai
foarte n serios informaiile din prima seciune a acestui capitol. Termenii bazei
de date descrii n aceast seciune apar peste tot n Access 2000. Oricnd
realizai o interogare, proiectai o machet sau realizai un raport, termenii abia
ateapt, gata s-i zpceasc i s nu-i bage n seam pe cei care nu sunt destul
de bine pregtii. Pregtii-v pentru atacul lor petrecnd mai mult timp n
seciunea cu termeni care se gsete n cadrul acestui capitol (bineneles c i
restul capitolului este important, aadar simii-v liberi de a citi n continuare
dup ce devenii experi n terminologia bazelor de date).
Termeni legai de bazele de date cu care
avei de-a face i pe care trebuie s-i
tii
Un moment, nu srii peste seciunea asta numai din cauz c este legat de
terminologie! Am ncercat s reduc la minimum posibil prerile i aprecierile
mele legate de tehnologie, dar pur i simplu trebuie s tii mcar cteva cuvinte
nesuferite dar magice nainte de a face o incursiune n elementele legate de
dezvoltarea bazelor de date.
n cazul n care vi s-a fcut ru deoarece nu v-ai dat seama c ceea ce facei
dumneavoastr este s dezvoltai o baz de date, lsai deoparte cartea pentru un
moment, inspirai adnc de cteva ori i nu uitai c nu este altceva dect un
simplu calculator i nu ceva ntr-adevr important cum ar fi de exemplu putii,
zmeurile sau crema de ciocolat.
Cei civa termeni pe care trebuie s-i tii apar n seciunile urmtoare. Vei
gsi de asemenea i cte o explicaie sumar a fiecruia, i n plus un ghid de
traduceri pentru persoanele care trec de la baze de date Windows importante
cum ar fi dBASE, FoxPro i Paradox la Access 2000.
Termenii apar n ordinea fireasc, adic de la cea mai mic parte a unei baze de
date pn la cea mai mare. Tocmai din acest motiv s-ar putea spune c este un
fel de versiune nu foarte reuit a cntecului pe care l cnt n unele zile fr
ntrerupere copiii mei puricele de pe negul de pe broasca de pe nodul de pe
S
F
A
T
Capitolul 4: Proiectarea i realizarea unui adpost pentru datele dvs. ________

59
buteanul din gaura de pe fundul mrii. Definiiile se bazeaz una pe cealalt,
a c ntr-adevr, are sens s ncepei cu datele i s v croii drum, s naintai
spre baza de date.
Datele (informaiile dumneavoastr)
Datele sunt informaiile pe care le stocheaz, le ncurc i le stivuiete Access
special pentru dumneavoastr. De fiecare dat cnd v scriei numele pe o
machet (ncepnd cu numele i nu cu prenumele, bineneles) se spune c
furnizai date. n cadrul abordrii alambicate a lumii de ctre un program de
baze de date, numele dumneavoastr poate fi stocat ca o simpl dat (numele
ntreg cu sau fr iniiala tatlui), ca dou date (prenume i nume) sau chiar ca
mai multe date (titlu, prenume, iniiala tatlui, nume i sufix). Detaliile depind
de modul n care persoana care proiecteaz baza de date stabilete cmpurile
acesteia (nu v ngrijorai cu privire la acestea deoarece vor fi discutate pe larg
n seciunea imediat urmtoare.

dBASE, FoxPro, Paradox i aproape toate celelalte programe de baze de
date sunt de acord n privina faptului c datele ar trebui s se numeasc
pur i simplu date. S nu v ateptai ca aceast cooperare s continue i
mai departe de termenul nregistrare pentru c la acesta se i termin de
altfel.
Programele de baze de date interpreteaz datele diferit fa de oamenii
obinuii ca dumneavoastr sau ca mine. Dac vedei undeva scris 16773,
tii cu siguran c este un numr, deoarece aceast recunoatere ine i de
intuiie. Access 2000 precum i alte programe de baze de date
interpreteaz aceast informaie fie ca un numr, fie ca un grup de
caractere (depinde de tipul cmpului n care este stocat informaia). n
cadrul acestui capitol, la seciunea Zburdnd printre cmpuri vei ntlni
mai multe detalii referitoare la acest comportament ciudat. Spre binele
sntii dumneavoastr, v rog s v asigurai c putei s suportai
aceast ciudenie deoarece uneori v poate determina s v prindei
urechile n problemele care apar.
Cmpurile (cmruele care adpostesc
datele dumneavoastr)
Datorit faptului c nimeni nu dorete ca datele s nu aib un loc n care s fie
depozitate, vrjitorii tehnicii au creat cmpurile care nu sunt altceva dect
locuri unde pot locui datele dumneavoastr. Fiecare cmp conine un anumit tip
de date. De exemplu, pentru a obine informaii despre o colecie de card-uri de
baseball, cmpurile dumneavoastr pot conine: fabricantul, numele juctorului,
poziia n clasament, anul, echipa la care joac, starea fizic i aa mai departe.


60
Fiecare dintre aceste elemente constituie un cmp unic n cadrul bazei
dumneavoastr de date.

Aa cum toate programele ca dBASE, FoxPro i Paradox sunt de acord n
privina semnificaiei termenului date, la fel se ntmpl i n cazul
semnificaiei termenului cmp.
Programele ncep s nu mai fie de acord atunci cnd este vorba despre
tipurile speciale de cmpuri disponibile. Doar pentru faptul c obinuiai s
lucrai ntr-un anumit fel n Paradox nu nseamn neaprat c aceeai
metod va funciona i n Access 2000. Pentru mai multe detalii, rulai cu
mare vitez spre seciunea Zburdnd printre cmpuri care se afl la
deprtare de numai dou pagini.
nregistrrile (camerele unei locuine)
Dac dispunei de cmpuri este un nceput foarte bun, dar dac v oprii la
acestea cum putei ti care nume i corespunde crui prenume? Trebuie s existe
ceva care s fac legea printre aceste cmpuri dezordonate, iar ceva este o
nregistrare. Toate cmpurile despre un card de baseball din colecia
dumneavoastr, o singur nregistrare contabil, sau o (un) ce o fi aceea (acela)
creia(cruia) dorii s-i inei evidena cu ajutorul Access 2000 sunt toate
cunoscute ca fiind o nregistrare. n cazul n care avei dou card-uri de baseball
n colecia dumneavoastr, nseamn c avei dou nregistrri n baza
dumneavoastr de date , adic una pentru fiecare card (Bineneles, asta
nseamn totodat i c avei o colecie foarte redus, dar de fapt asta se
subnelegea).

ntr-un final, ca urmare a similitudinii dintre dBASE, FoxPro i Paradox,
s-a czut de acord n privina termenului nregistrare (ns bucuria se
termin aici).
Fiecare nregistrare dintr-o tabel are exact aceleai cmpuri, dar (de
obicei) acestea conin date diferite. Apropo, cuvntul tabel mi-a scpat n
ultima propoziie deoarece acesta este urmtorul termen pe care trebuie s-
l tii (i n plus mi place nespus de mult s scriu proz n care s se mai
furieze i termeni noi).
Tabelele (locuinele din mprejurimi)
O tabel este o colecie de nregistrri care descriu date asemntoare.
Cuvintele cheie pe care trebuie s le reinei din ultima fraz sunt: date
asemntoare. Toate nregistrrile unei tabele conin cmpuri cu date
asemntoare. Informaiile despre colecia de card-uri de baseball s-ar putea s
ncap ntr-o singur tabel. Acelai lucru s-ar putea ntmpla i cu informaiile

61
contabile. n orice caz, o singur tabel nu ar putea face fa simultan card-
urilor de baseball i informaiilor contabile. Combinarea celor dou ar da
natere unui nou concept (i ar putea face astfel nct contabilitatea s devin
distractiv), dar nu va merge cu siguran n Access 2000.

n principiu, Paradox i FoxPro sunt de acord cu semnificaia dat
tabelelor de ctre Access 2000. (Ce drgu din partea lor!)
dBASE are propriile sale idei cu privire la toat chestiunea aceasta cu
tabelele i de aceea prefer termenul de fiier de baze de date.
Ai observat c am spus la un moment dat c colecia card-urilorde
baseball ar putea ncpea ntr-o singur tabel? Nu m voi mai nvrti n
jurul acestei idei deoarece nici eu nu cred c fizic este posibil ca o singur
tabel s poat nmagazina nregistrri despre toate card-urile
dumneavoastr. Pentru a rezolva totui aceast problem a nmagazinrii
datelor, putei s utilizai tabele relaionale. Pentru moment, asta este tot
ceea ce trebuie s tii, dar v sftuiesc s inei seam de faptul c este
foarte important s nelegei acest subiect. Pentru a-l citi pe larg, aruncai
o privire i la seciunea Fiierele simple fa-n fa cu bazele de date
relaionale: s nceap disputa!.
Baza de date (comunitatea)
O baz de date Access 2000 (sau un fiier de baze de date termenii pot fi
interschimbai) este o colecie a tuturor elementelor care au legtur cu un
anumit set de informaii. O baz de date conine toate tabelele, interogrile,
rapoartele, machetele i alte chestiuni cu care Access 2000 v vine n ajutor
pentru a v putea gestiona datele. Astfel, n loc s stocai separat fiecare dintre
aceste elemente pe disc, unde se pot pierde, pot fi poziionate greit sau chiar
terse accidental, ele sunt grupate ntr-un singur fiier colector.

dBASE i FoxPro o numesc catalog. Din punct de vedere conceptual,
cataloagele sunt asemenea bazelor de date, cu singura diferen c
catalogul reprezint un fiier separat care tot ceea ce face este s listeze
fiierele despre care dumneavoastr spunei c sunt relaionale. n Access
2000 o baz de date chiar conine tabele, rapoarte i altele i face deci mai
mult dect s le organizeze.
Paradox nu are nimic asemntor cu nici un fiier de baze de date din
Access 2000. Cel mai apropiat de acest concept este un subdosar care
conine toate tabelele, interogrile, rapoartele i machetele.

62
Zburdnd printre cmpuri
V mai amintii? Cmpul este locul unde locuiesc datele dumneavoastr; un
cmp conine o singur informaie. n cazul n care stocai informaii despre o
colecie de cri, s-ar putea ca fiierul dumneavoastr de baze de date s
foloseasc cmpuri ca: titlu, autor, data obinerii dreptului de tiprire, editura,
ediia, preul i aa mai departe. Fiecare dintre aceste elemente reprezint un
cmp unic.
Tinnd cont de multitudinea tipurilor de date existente n lume, Access 2000v
ofer o varietate de tipuri de cmpuri pentru a v stoca datele. De fapt, Access
2000 v pune la dispoziie zece tipuri de cmpuri diferite. La prima vedere cele
zece posibiliti nu par s ofere prea mult flexibilitate, dar credei-m c nu
este aa! i dac toate acestea nu au fost suficiente pentru extraordinarul
atottiutor al bazelor de date, Access 2000 v pune la dispoziie un cmp care
poate fi accesat cu ajutorul Vrjitorului Cutare n cadrul cruia putei
specifica coninutul posibil al cmpului, iar datorit opiunilor cmpurilor putei
particulariza de asemenea i cmpurile pentru a se potrivi ntocmai cu nevoile
dumneavoastr. Toate acestea i altele v pot oferi chiar i floricele de porumb;
probabil la aceasta lucreaz i inginerii de la Microsoft.
Fiecare cmp v ofer un anumit numr de opiuni pentru a face particularizarea
incredibil de folositoare. De asemenea, putei solicita informaii, putei testa o
nregistrare pentru a vedea dac este ntr-adevr ceea ce dorii i dup aceea
putei formata automat cmpul aa cum dorii dumneavoastr. n Capitolul 7
gsii tot ceea ce dorii s tii despre aceast chestiune grozav.
Toate tipurile de cmpuri le gsii n urmtoarea list, iar ordinea de apariie
este aceeai cu cea care apare pe ecran n Access 2000. Eu v sftuiesc s nu v
strduii s nelegei care este motivul pentru care cineva dorete s foloseasc
un tip sau altul. Tot ceea ce trebuie s facei este s v concentrai pe acelea de
care avei dumneavoastr nevoie, facei o not referitoare la celelalte tipuri pe
care s-o pstrai n minte i continuai-v lucrul.

Text: Acest cmp conine text litere, numere i orice combinaie de acest
fel (care s nu aib mai mult de 255 de caractere). Ceea ce nu trebuie s
uitai este faptul c numerele dintr-un cmp text nu mai sunt de fapt simple
numere; ele sunt doar o grmad de caractere adunate ntr-un cmp.
Trebuie s avei foarte mare grij la acest aspect atunci cnd proiectai
tabele n baza dumneavoastr de date.
Totui mai exist nc o setare despre care trebuie s tii cte ceva i
anume dimensiunea. Atunci cnd creai un cmp text, Access 2000 dorete
s tie cte caractere va trebui s conin cmpul. Acest element se
numete dimensiunea cmpului. Dac creai un cmp intitulat Prenumei
stabilii ca dimensiunea acestuia s fie 6, Joseph va putea fi coninut de
S
F
A
T


63
acest cmp, ns Jennifer nu va ncpea, tocmai din cauza dimensiunii.
Aceasta ar putea fi o problem. O regul de aur este de a-i atribui cmpului
o dimensiune mai mare dect credei iniial c v-ar trebui. Este simplu s
lrgii cmpul chiar mai mult dect v trebuie, dar este foarte periculos s-l
micorai. Apropo, realizarea operaiilor chirurgicale asupra cmpurilor
este descris pe larg n Capitolul 9.
Memo: Acesta este un cmp text cu adevrat mare. Acest tip de cmp este
extraordinar de bun n cazul n care dorii s-l folosii pentru notie,
descrieri detaliate i orice altceva care necesit spaiu mult. Cmpurile
memo, pot conine informaii de pn la 64000 de caractere, adic aproape
18 pagini de text.
Number: Aa cum probabil ai intuit deja, acest cmp conine numere
adevrate. Cu ajutorul acestor cmpuri putei aduga sau scdea anumite
elemente i putei chiar s calculai calea dumneavoastr ctre celebritate
i mbogire. Cmpurile simbol monetar sunt un tip aparte al cmpurilor
numerice. Dac lucrai cu dolari i ceni (sau lire i pence), utilizai un
cmp simbol monetar. Dac avei alte nevoi legate de numere, ncercai s
folosii un cmp numeric.
Date/Time: Timpul nu st s atepte pe nimeni (iar n cazul n care
ntrziai la ntlnire, s-ar putea ca nici prietenul(a) s nu v mai atepte).
Utilizai un astfel de cmp pentru a evidenia momentele importante ale
vieii. Aceste cmpuri memoreaz timpul, data sau o combinaie a celor
dou, depinde de formatul pe care l folosii. Cam inconsecvent, nu-i aa?
Currency: n cadrul unei baze de date Access 2000, acesta este locul n
care se opresc verziorii, iar dac tot este vorba de asta, trebuie s
menionez c la fel se ntmpl i cu lirele, mrcile i yenii. Utilizai acest
cmp pentru a ine evidena banilor, a preurilor, a sumelor creditelor i a
altora. Dac dorii s introducei numere care reprezint altceva dect cele
enumerate mai sus, utilizai cmpul Number.
AutoNumber: Dac ar fi s spun care este acea facilitate care face ca
Access 2000 s fie un produs cu adevrat grozav, a numi-o chiar pe
aceasta. Cmpul AutoNumber face exact dup cum spune i numele su:
de fiecare dat cnd introducei o nou nregistrare, acesta ia o valoare
egal cu un numr generat automat. Imaginai-v: de cte ori introducei
un client nou n tabela dumneavoastr, Access 2000 genereaz automat
numrul clientului. Acest tip de cmp constituie un avantaj real pentru
persoanele ca mine sau ca dumneavoastr deoarece n trecut, trebuia s fi
avut un atestat de programator pentru a realiza un astfel de cmp. Cu
Access 2000 ns, totul se reduce la executarea unui clic de mouse.
Yes/No: Cnd avei nevoie de un simplu Da sau Nu, acesta este cmpul pe
care trebuie s-l utilizai. In funcie de formatul pe care l alegei, acest
cmp conine variantele: Yes/No, True/False sau On/Off.

64
OLE object: Probabil c nu vei utiliza niciodat acest tip de cmp
deoarece este una dintre acele faciliti ale Access 2000. OLE (care se
pronun O-Ley) provine de la Object Linking and Embedding (legarea i
obiectului) i este o tehnologie foarte puternic. Dac trebuie neaprat s
tii mai multe despre cmpul OLE object, ntrebai-l pe Asistentul Office
sau procurai-v un exemplar din cartea Access 2000 Bible care-i are ca
autori pe Cary Prague i Michael Irwin.
Hyperlink: n cazul n care utilizai Access 2000 n cadrul reelei
companiei dumneavoastr sau utilizai Internetul foarte intens, acest tip de
cmp v este destinat. Datorit acestui tip de cmp (i ntr-o msur mai
mic magiei reelei asigurat de Microsoft Internet Explorer 5.0), Access
2000 nelege i reine limbajul legturilor speciale care face ca Internet-
ul s fie un loc att de grozav. Pentru mai multe detalii legate de acest nou
tip de cmp i pentru multe altele legate de mecheriile Internet Access
2000 consultai Capitolul 21.
Lookup Wizard: Una dintre cele mai puternice faciliti ale unui program
de baze de date este tocmai cea de cutare (lookup). Astfel, introducerea
datelor se face mai rapid (i cu mult mai puine greeli a aduga eu)
datorit faptului c valoarea corect a unui cmp este aleas de
dumneavoastr dintr-o list prestabilit. Nimic de tastat, nici o grij, nici o
problem; mi se pare un truc ntr-adevr folositor. In unele programe de
baze de date, adugarea acestei opiuni este un lucru cu adevrat dificil.
Din fericire, Vrjitorul Cutare al Access 2000 face ca procesul s fie
ct mai puin dureros. Pentru detalii referitoare la acest Vrjitor,
ntrebai-l pe Asistentul Office.
Pentru nceput haidei s trecem peste
cmpuri ca gtele prin ap
Pentru a v da un start bun n cursa bazelor de date, Tabelul 4-1 v prezint
cteva dintre cele mai obinuite cmpuri care sunt deja nelipsite n cadrul
bazelor de date de pe ntreg mapamondul. n aceast tabel vei gsi unele
cmpuri vechi dar folositoare precum i ceva exemple special adaptate la
elementele noului mileniu.


65
Tabel 4-1 Un cmp pentru fiecare ocazie
Numele
cmpului
Tipul
cmpului
Dimensiune
a cmpului
Coninutul
cmpului
Formula de
adresare
Text 4 Doamn, Domnioar, Domnule
Prenume Text 15 Prenumele persoanei
Iniiala
tatlui
Text 4 Iniiala tatlui persoanei; permite
nregistrarea a dou iniiale i a semnelor de
punctuaie
Nume Text 20 Numele persoanei
Ocupaie Text 25 Ocupaia sau funcia
Companie Text 25 Numele companiei la care lucreaz
Adres 1,
Adres 2
Text 30 Conine dou cmpuri deoarece n zilele
noastre, adresele unor firme sunt chiar dificil
de localizat.
Ora Text 20 Numele oraului
Stat,
Provincie
Text 4 Statul sau provincia; nscriei numele potrivit
datelor pe care dorii s le stocai.
Cod Potal Text 10 Codul potal; reinei c acesta este reinut
ca text i nu ca un numr.
Tara Text 15 Nu este necesar dac lucrai ntr-o singur
ar.
Numrul
telefonului
de la
servici
Text 12 Numrul de telefon de la servici; dac dorii
s folosii i prefix, putei mri dimensiunea
la 17.
Numrul
de fax
Text 12 Numrul de fax
Numrul
telefonului
de la
domiciliu
Text 12 Numrul de telefon de la domiciliu (numai
pentru persoanele care mai triesc)
Numr
telefon
mobil
Text 12 Numrul de telefon mobil sau cel de la
main
Adres de
e-mail
Text 30 Adresa de e-mail de pe Internet
Site de
Web
Hiperleg
tur
* Adresa paginii de Web; acest cmp este
dimensionat automat.
Telex Text 12 Numrul standard al telex-ului; dac avei
inclus i serviciul de primire al rspunsurilor,
folosii dimensiunea de 22.
SSN Text 11 U.S. Social Security Number (codul numrului
unde persoanele se pot nscrie la asisten
social)

66

S nceap jocul numelui cmpului!

Dintre toate programelede baze de date
Windows, cred c Access 2000 are cele mai
simple reguli de denumire a cmpurilor.
Reinei urmtoarele trei chestiuni i numele
cmpurilor dumneavoastr vor fi mereu n cea
mai bun stare.
n primul rnd, ncepei cu o liter sau cu o
cifr. Dup introducerea primului caracter,
putei utiliza orice liter sau numr i, de
asemenea, putei introduce i spaii.
n al doilea rnd, avei grij ca numele
cmpului s fie scurt i uor de neles. Dei
sunt rezervate 64 de caractere pentru numele
cmpului, s nu ndrznii nici mcar v
gndii la utilizarea ntregului spaiu. Acum s
nu fii suprcioi i s dai nume precum N1
sua AZ773 dect n cazul n care ar avea
vreo semnificaie pentru compania sau
organizaia la care lucrai.
n cele din urm, n cadrul numelui cpului
dumneavoastr putei s utilizai litere,
numere i ocazional chiar i cte un spaiu.
Chiar dac Access 2000 v permite s
folosii tot felul de semne de punctuaie
ciudate, eu v sftuiesc s nu o facei.
Aadar, axai-v pe denumiri simple pentru ca
lucrrile pe care le realizai cu ajutorul Access
2000 s nu devin ele nsele probleme.

Toate mostrele de mai sus sunt cmpuri text, chiar i cele pentru numerele de
telefon i aceasta din pricina faptului c Access 2000. Nu uitai faptul c exist
o diferen evident ntre un numr i un ir de caractere, mai ales dac acest ir
reprezint un numr de telefon sau un numr de identificare guvernamental.
Urmtoarele sfaturi rapide ar trebui s v menin pe calea cea dreapt pentru
crearea unor cmpuri fr cusur:

Exist o modalitate destul de simpl de a v da seama cnd este cazul s
introducei un numr ntr-un cmp text n loc s-l introducei ntr-un cmp
numeric. Aadar, facei un test i ntrebai-v: Voi face vreodat operaii
matematice cu acest numr?. Dac rspunsul este da, trebuie s-l
introducei ntr-un cmp numeric, iar n caz contrar, ntr-un cmp text.
Vrjitorul Tabel conine cmpuri deja realizate pentru tabelele
dumneavoastr. Pentru mai multe detalii legate de acest subiect, consultai
seciunea intitulat Crearea de tabele printr-o simpl atingere a baghetei
magice din cadrul acestui capitol.
S
F
A
T

67
Fiierele simple fa-n fa cu bazele de
date relaionale: s nceap disputa!
Spre deosebire de ngheate, maini i zilele de var, tabelele din baza
dumneavoastr de date se gsesc ntr-o gam mai restrns de variante: tabele
simple i relaionale. Acestea dou v explic modul n care tabelele dvs.
stocheaz informaiile n baza de date. i abia acum vine partea interesant:
atunci cnd alctuii o baz de date nou trebuie s alegei ce stil de organizare
folosete baza dumneavoastr de date. Nu o lsai s v necjeasc, chiar dac
decizia nu v aparine n totalitate. Urmtorul paragraf v povestete pe scurt
despre fiecare tip de organizare (Capitolul 5 conine i el o mulime de detalii
referitoare la acest subiect).
O baz de date este fie un fiier simplu, fie relaional i niciodat amndou
simultan.
Fiiere simple: rspunsuri simple pentru
nevoi simple
n cadrul unui sistem simplu (cunoscut i sub denumirea de fiier simplu), toate
datele sunt ngrmdite mpreun ntr-o singur tabel. Un folder care conine
numere de telefon este un exemplu ct se poate de bun de fiier simplu.
Numele, adresele i numerele de telefon, cu alte cuvinte toate datele sunt
nghesuite ntr-un singur loc (ntr-o baz de date). S-ar putea s apar i dubluri;
de exemplu n cazul n care o persoan are trei linii telefonice acas, numele i
adresa acesteia sunt listate de trei ori n cadrul folder-ului respectiv, dar asta nu
constituie o problem prea important. n general, baza de date funcioneaz aa
cum trebuie.
Baze de date relaionale: soluii complexe
pentru probleme complicate
Pe cealalt parte a monedei se afl sistemul relaional (sau baza de date
relaional). Bazele de date relaionale ncearc s utilizeze ct mai puin spaiu
posibil prin eliminarea informaiilor care apar de dou ori n aceeeai baz de
date (tocilarii le numesc informaii redundante). Pentru a realiza acest lucru,
bazele de date relaionale mpart datele dumneavoastr n cteva tabele, fiecare
dintre acestea coninnd o parte din toate datele.
Relund exemplul anterior cu agenda telefonic, o tabel dintr-o baz de date
relaional poate conine numele clientului i adresa iar alt tabel poate conine
S
F
A
T

68
numerele de telefon. Datorit acestui lucru, persoana mitic care are trei linii
telefonice apare o singur dat n tabela cu numele clienilor (n fond, este o
singur persoan) dar are trei nregistrri distincte n tabela cu numerele de
telefon (cte unul pentru fiecare linie telefonic). Utiliznd o baz de date
relaional, sistemul stocheaz informaiile personale ale clienilor o singur
dat, fcd astfel o economie de spaiu pe disc.
Cheia ctre aceast tehnologie avansat este denumit de fapt chiar aa: cmpul
cheie (sau cmpul legtur). Toate tabelele dintr-o baz de date relaional
conin acest cmp special. Datele acestuia se unesc i totodat ele corespund
nregistrrilor din cadrul diferitelor tabele. Cmpul cheie este asemenea unui
bon pentru ridicarea comenzii pe care l primii atunci cnd dai un film la un
magazin local pentru a fi procesat. Pentru a intra din nou n posesia filmului,
dumneavoastr i artai bonul respectivului angajat, bon ce are nscris i
numrul comenzii. Acel numr reprezint conexiunea (legtura) ntre
dumneavoastr i filmul dumneavoastr, pentru ca angajatul magazinului s-l
poat identifica. De asemenea, n cartea de telefoane de exemplu, probabil c
fiecare client are un numr de identificare unic. Tabela numere de telefon
conine numrul de identificare al clientului cu numrul de telefon
corespunztor. Pentru a ti cine (ce persoan) are un anumit numr de telefon,
tot ceea ce trebuie s facei este s cutai numrul de identificare respectiv n
tabela care conine numele clienilor. Fr ndoial c pentru a afla numrul de
telefon al unei anumite persoane pe aceast cale trebuie urmai mai muli pai
dect ar fi fost necesar n cazul sistemului simplu, dar sistemul relaional
economisete spaiu pe disc (neacceptd nume care s apar de dou ori, adic
dubluri) i n acelai timp reduce ansele de apariie a erorilor.
Nu disperai, chiar dac procesul v pare complicat, deoarece bazele relaionale
chiar sunt complicate. Acesta este i motivul pentru care Capitolul 5 explic pe
larg acest concept, avnd chiar i exemple referitoare la modul n care se
desfoar procesul i diferite avertismente pentru ca nu cumva dumneavoastr
s v transformai ntr-un tocilar specializat n baze de date. Spre binele
dumneavoastr, fii ngduitori atunci cnd v luptai cu bazele de date.
Atunci cnd este cazul, nu este o ruine s solicitai ajutor vecinului
dumneavoastr care este specialist n calculatoare.
n concluzie, ce semnificaie au toate
acestea pentru dumneavoastr?
n acest moment sper c avei idee care este diferena ntre un fiier simplu i o
baz de date relaional. Ei, bine acum tii, dar v pas ctui de puin? Da,
bineneles. Fiecare dintre acestea are propriile avantaje i dezavantaje n ceea
ce privete baza dumneavoastr de date.

S
F
A
T

69
Sistemele simple sunt uor de realizat i de ntreinut (o foaie de lucru
Microsoft Excel poate fi un exemplu bun.) i sunt excelente pentru lucruri
simple ca de exemplu. Liste de pot electronic, agende telefonice i
colecii video. Cu alte cuvinte, fiierele simple sunt de fapt soluii simple
pentru probleme simple.
Sistemele relaionale sunt cu adevrat folositoare i chiar strlucesc n
cazul unor probleme importante de afaceri cum ar fi de exemplu inerea
contabilitii unei firme, inventarierea i realizarea chitanelor. Dac avei
de rezolvat o problem nesemnificativ (de genul unei liste de pot
electronic sau a unei baze de date care conine membrii unei organizaii),
s-ar putea ca acest mod de abordare s fie mai complicat de ct v-ar trebui
de fapt.
Oricine poate alctui un sistem de baze de date simplu i cnd spun
oricine, nseamn chiar oricine. Pentru a realiza o baz de date relaional
solid este nevoie de dibcie i antrenament (i n unele ri chiar i licene
de tocilari). n orice caz, dac avei dubii, nu v sfiii i ntrebai un
specialist n baze de date care v poate ajuta!
Probabil c firma dumneavoastr (sau cea la care lucrai) are o mulime de
informaii stocate n baze de date relaionale. Pentru dumneavoastr este foarte
important s nelegei i s cunoatei modul n care putei utiliza sistemele
relaionale i de aceea, elemente legate de acest subiect putei gsi pe parcursul
ntregii cri i n special n Capitolul 5, unde putei afla cum s tratai relaiile
dintre tabele.
Pe de alt parte, nu v recomand s ncepei s construii un sistem de baze de
date relaionale de unul singur. Dac suntei siguri c avei nevoie de o astfel
de baz de date lsai-v ajutai de Vrjitorul Baz de date sau de un guru
prietenos pentru a v ajuta s dai via bazei de date. Sunt multe de priceput
cu privire la modul n care conlucreaz cmpurile pentru a forma relaii
(imaginai-v o conexiune ntre biologie i prima dumneavoastr or de
informatic). Prima dat lsai-v ndrumai i abia apoi ncercai s realizai
singuri un astfel de sistem.
Apropo, chiar dac Access 2000 este un program de baze de date relaionale,
realizeaz sisteme simple chiar bunicele. Oricum, Access 2000 este
programul potrivit, fie c dorii un sistem simplu, fie c dorii unul relaional.

70
Tabelele grozave se realizeaz pornind
de la proiectri grozave
Suntei pe punctul de a deschide calculatorul i de a porni Access 2000. Am
spus suntei pe punctul i nu c suntei pregtii pe deplin. Pentru a realiza
efectiv acest lucru, mai trebuie s facei ceva i anume s proiectai tabelele
pentru baza dumneavoastr de date. Stiu prea bine c pare a fi necesar mult
scribologeal, dar este absolut necesar s alctuii baze de date de calitate.
Atunci cnd creez sisteme pentru clienii mei, aceasta este metoda pe care o
urmez ntocmai (Ei bine, am omis s v spun c mai este un pas pe care l fac,
pas care const n faptul c eu mi iau liber dup-amiaza deoarece uneori,
proiectarea poate da dureri de cap; n rest, metoda este aceeai).
1. Luai o map cu foi de hrtie i ceva cu care s scriei.
n ciuda minunilor care se pot realiza cu ajutorul calculatoarelor i a
Windows-ului, unele lucruri se pot face mult mai bine pe hrtie. Pe lng
acest aspect, n cazul n care proiectarea bazei de date nu prea merge aa
cum ar trebui, n orice moment avei posibilitatea de a mzgli ceva pe
foaia de hrtie.
2. Alctuii descrieri sumare ale rapoartelor, listelor i a altor lucruri pe
care dorii s le realizeze sistemul.
La prima vedere, aceast metod pare a fi bazat pe principiul viitor-trecut.
De ce s se nceap cu chestiunile care rezult din sistem? Deoarece aceste
rapoarte i alte asemenea lucruri sunt adevratul motiv pentru care realizai
baza de date. Dac nu putei s obinei cea ce dorii, care este rostul unui
asemenea sistem? Nu v ngrijorai dac nu putei face o list perfect i
complet; strduii-v s alctuii o list care s conin aproape toate
elementele dorite, pentru c putei reveni oricnd asupra celor scrise i
putei aduga tot ceea ce mai dorii.
3. Pe alt foaie de hrtie schiai nite exemple de rapoarte, liste i alte
asemenea chestiuni pe care le-ai niruit la pasul 2.
n acest moment, scopul nu este acela de a crea proiecte detaliate ale
rapoartelor, ci de a v da seama care sunt informaiile de care avei nevoie
pentru a realiza chestiunile acelea care vor rezulta din baza de date
(rapoartele, listele, etichetele potale i orice altceva). Gndii-v bine la
cum ai dori s arate cele mai importante rapoarte i scriei pe hrtie ce ai
vrea s conin ele. Aceast list devine harta ctre cmpurile bazei de date
(n fond, nu putei imprima o etichet potal dac baza dumneavoastr de

71
date nu stocheaz adresele undeva). Iar acum c avei o imagine a direciei
spre care v ndreptai, este timpul s completai nite detalii.
4. Pentru fiecare cmp din lista dumneavoastr scriei un nume, tipul
cmpului, iar n cazul cmpurilor text, specificai i dimensiunea.
Nu trebuie s srii acest pas chiar dac v-ai gndit s utilizai Vrjitorul
Baz de date atunci cnd realizai tabela. Cu toate c aceti Vrjitori
stabilesc automat dimensiunea i numele cmpului, avei totui
posibilitatea s particularizai cmpurile dup cum dorii.
5. Organizai-v cmpurile n unul sau mai multe tabele.
Cutai datele care se potrivesc aa cum ar fi de exemplu nume, adrese i
numere de telefon pentru o baz de date de contacte, sau numrul de
identificare al produselor, descrierea, distribuitorul, costul i preul de
vnzare pentru un sistem de inventariere. Dac avei multe cmpuri sau
dac nu mai avei nici o idee de a le armoniza, solicitai ajutor
prietenosului dumneavoastr guru.
Ultimul pas este i cel mai dificil, dar o dat cu exersarea lui v va prea mai
uor. Pentru a cpta experien, creai cteva baze de date de prob cu ajutorul
Vrjitorului Baz de date i fii ateni la modul cum se potrivesc. Alegei un
domeniu la care v pricepei (contabilitate, programarea evenimentelor
importante sau, n cazul n care v asemnai cu mine, colecionarea C.D.-
urilor) i uitai-v la modul n care l-au realizat profesionitii de la Microsoft.
Deschidei diferitele tabele n modul de vizualizare Design (n cadrul ferestrei
baz de date, facei clic-dreapta pe numele tabelului, apoi selectai Design din
cadrul meniului derulant. Ce cmpuri au intrat n fiecare tabel? De ce au
organizat lucrurile astfel? De asemenea, aruncai o privire i reinei i modul n
care interacioneaz tabelele n cadrul bazei de date. Pentru aceasta, facei clic
pe butonul Relationship de pe bara de instrumente (Figura 4-1). Access 2000 va
afia fereastra Relationships, care v prezint grafic legturile existente ntre
tabelele din baza de date. Pentru a desfiina legturile, urmai liniile dintre
tabele.
S
F
A
T
S
F
A
T

72

Pentru mai multe detalii legate de modul de vizualizare Design, consultai
seciunea Realizarea manual a tabelelor, aa cum fceam n trecut care va
urma n cadrul acestui capitol (Butonul Relationships este explicat pe larg n
cadrul Capitolului 5).
n sfrit este timpul s realizai o baz de
date
Dup citirea acestei cri din scoar-n scoar, dup ce ai umplut topuri ntregi
de hrtie cu diferite notie i dup ce ai nfulecat dou-trei farfurii cu floricele
de porumb, a sosit i momentul cel mare: este timpul s realizai baza de date!
Acesta este i pasul la care realizai fiierul master care v susine tabelele,
rapoartele, machetele i alte asemenea chestiuni. n plus, dac utilizai
Vrjitorul Baz de date, avei avantajul c n cadrul acestui pas se creaz
toate tabelele, rapoartele i machetele dumneavoastr, aadar, este o situaie
asemntoare cazului n care ai face toate cumprturile dintr-un singur loc.
Dac n trecut ai lucrat cu alt program de baze de date, s-ar putea ca n mintea
dumneavoastr, termenul baz de date s aib semnificaia de loc n care se
stocheaz datele dumneavoastr. n Access 2000, acest loc poart denumirea
de tabel. Tabelele convieuiesc n cadrul bazei de date, alturi de alte
elemente diferite pe care dumneavoastr le creai pentru a v face treaba. Dac
nici dup aceste precizri nu avei o idee clar cu privire la termenii amintii,
S
F
A
T

Fig. 4-1:
Facei clic
pe butonul
Relation-
ships
pentru a
putea
vizualiza
relaiile
dintre
tabelele
unei baze
de date.

73
citii din nou seciunea precedent intitulat Termeni legai de bazele de date
cu care avei de-a face i pe care trebuie s-i tii.
Fr a mai face atta tevatur, iat cum s creai o baz de date:
1. Pornii Access 2000, aceasta n cazul n care nu este pornit deja.
tiu, tiu c tii, dar tot trebuie s menionez chestiunea asta, deoarece este
de datoria autorului.
2. Alegei FileNew din cadrul meniului principal (Figura 4-2) sau facei
clic pe butonul barei de instrumente New Object.

3. Cnd apare caseta de dialog New, facei clic pe eticheta Databases.
Fereastra New Database apare pe ecran, prezentndu-v un ir artos al
modelelor Vrjitorului Baz de date care sunt gata s v asiste.
Fig. 4-2:
Pentru a
crea o
baz de
date este
necesar un
singur clic.

74

Dac abia ai pornit Access 2000, ecranul dumneavoastr arat ca n Figura 4-4.
n acest caz, facei clic pe butonul radio Access database wizards, pages, and
projects i apoi i apoi facei clic pe OK pentru a aprea fereastra New
Database care v ofer ajutorul pe care-l ofer modelele Vrjitorului Baz de
date pe care vi le ofer Access 2000.

Pentru a realiza manual o baz de date nou, facei clic pe butonul radio
Blank Access database.
4. Defilai prin list pn cnd gsii un model al Vrjitorului Baz de
date care se aseamn cel mai mult cu ceea ce dorii s facei
dumneavoastr i apoi facei dublu-clic pe acesta.
S
F
A
T
Fig. 4-3:
Fereastra
New
Database
care v
ofer att
de multe
modele
de-ale
Vrjito-
rului,
ntr-un
timp att
de scurt.
Fig. 4-4:
Dac
tocmai ai
pornit
Access
2000,
realizarea
unei baze
de date
este chiar
i mai
uoar.

75
Pentru a crea manual o baz de date, facei clic pe eticheta General al
ferestrei New Database i facei dublu-clic pe pictograma Database aflat n
colul din stnga-sus al ferestrei.
n orice caz, efectul va fi apariia casetei de dialog New Database.
5. Introducei un nume pentru baza dumneavoastr de date i apoi facei
clic pe Create (Figura 4-5).

Pentru a stoca baza de date n alt dosar dact n cel implicit (de obicei n
dosarul My Documents), alegei un dosar diferit prin efectuarea unui clic pe
sgeata ndreptat n jos care se afl alturi de Save in i cutai prin
structura arborescent a dosarelor pn-l gsii pe acela care v intereseaz
(pe care-l cutai).
V-a apucat cumva durerea de cap din cauza acestei discuii despre dosare,
structuri arborescente i alte asemenea elemente? n acest caz, crile
Windows 95 For Dummies, Windows 98 For Dummies i Windows NT For
Dummies, toate avndu-l ca autor pe Andy Rathbone constituie remediul
perfect. Citii-le o dat nainte de culcare i chiar i n timpul zilei, dup caz.
Dac v apare o caset de dialog i v ntreab dac dorii sau nu s nlocuii
un fiier existent, Access 2000 v anun c pe disc exist deja o baz de
date cu numele dat de dumneavoastr. Dac acest lucru constituie o noutate
pentru dumneavoastr, facei clic pe No i ncercai s gsii alt nume pentru
baza dumneavoastr de date. Pe de alt parte, dac ai intenionat s nlocuii
vechea baz de date cu cea nou, facei clic pe Yes i continuai.
Fig. 4-5:
O nou
baz de
date este
pe cale s
apar.

76
6. Smntnii descrierile sumare de tipul sunt pe cale s din fereastra
care a aprut pentru a vedea ce are de spus Vrjitorul i apoi facei
clic pe Next pentru a continua.
Dac alegei opiunea Database vedei o baz de date goal (Figura 4-6).
Pentru a crea tabele pentru noua dumneavoastr baz de date, trecei la
seciunea urmtoare a acestui capitol.

7. Dac dorii s adugai sau s nlturai unele fiiere standard din baza
de date pe care o realizeaz pentru dumneavoastr nsui vrjitorul,
luai-v inima-n dini i facei acest pas n cadrul casetei de dialog Fields
(Figura 4-7). i apoi facei clic pe Next.
Dac nu inei neaprat s facei vreo modificare, lsai caseta goal i facei
clic pe Next.
8. Acum c ai trecut de partea dificil, Vrjitorul v va solicita prerea
n legtur cu nite aspecte estetice. n primul rnd, Vrjitorul v va
cere prerea n legtur cu stilul dorit pentru afiajele pe ecran ale
bazei dumneavoastr de date. Facei clic pe opiuni pentru a vedea care
sunt disponibile i apoi dublu-clic pe cea pe care o dorii.
Dei soia m va acuza c m amestec din nou, v recomand s pstrai
opiunea Standard. i celelalte sunt sunt simpatice, dar v vor lua mai mult
timp pentru a fi ncrcate. Dac trebuie s adugai cteva elemente de
diversitate bazei dumneavoastr de date, ncercai opiunile International,
Sumi Painting sau Stone care nu v vor ncetini deloc ritmul de lucru.
Fig. 4-6:
Da, este
goal aa
cum i
trebuie.

77

9. Alegei stilul pentru rapoartele dumneavoastr ( n sfrit) i facei
clic pe Next.
Ca i n pagina anterioar, facei clic pe opiuni pentru a vedea caer sunt
disponibile. Pentru acest pas nu am de fcut nici o recomandare prea
grozav, doar aceea c ar trebui s o alegei pe aceea care v place i s
trecei la urmtorul pas.
10. Denumii-v capodopera i facei clic pe Next.
Vrjitorul v ofer cu amabilitate un nume implicit dat de el, dar avei
libertatea de a alege altul prin introducerea unui nume nou n caseta din
partea superioar a ferestrei.
11. Dac v intereseaz graficele, spunei-i Vrjitorului Baz de date s
adauge i o ilustraie rapoartelor dumneavoastr.
Pentru a alege o imagine, facei clic pe caseta de validare Yes Id like to
include a picture i apoi facei clic pe butonul Picture pentru a alege graficul
care dorii s apar n rapoartele bazei de date.
12. Facei clic pe butonul Finish pentru a finaliza realizarea bazei de date.
Vrjitorul va scoate nite sunete ciudate un timp, inndu-v la curent cu
stadiul de realizare al bazei de date. (aa cum este ilustrat n Figura 4-8).
Vrjitorul Baz de date v permite s creai un ecran tip tablou de comand
foarte prietenos, de genul celui pe care eu l folosesc pentru a ine evidena
coleciei mele de cri (Figura 4-9).
Acum c baza de date este gata, frunzrii capitolele 6 i 7 pentru a citi
informaii referitoare la introducerea datelor, particularizarea tabelelor i
acomodarea cu noul element adugat.
Fig. 4-7:
Cmpurile
mi par a fi
noi i
artoase.

78

Crearea de tabele printr-o simpl
atingere a baghetei magice
Adugarea unei tabele nou la o baz de date existent se poate realiza uor cu
ajutorul Vrjitorului Tabel Access 2000. Acesta v ofer o gam larg de
cmpuri prefabricate din care putei alege ce dorii, iar n plus, tot el este cel
care face n culise toat treaba murdar legat de crearea tabelelor, pentru ca
dumneavoastr s v putei concentra pe lucruri mult mai importante (ca de
exemplu s v ntrebai cnd se termin programul de lucru pentru ziua
respectiv).
Cu ajutorul Vrjitorului, dumneavoastr mai mult asamblai o tabel dect
s-l construii efectiv. Vrjitorul v prezint mulimi nsemnate de piese i
pri componente, iar dumneavoastr nu trebuie dect s alegei ceea ce dorii i
s mergei mai departe.
Fig. 4-8:
Vrjitorul
la lucru-
baza dvs.
de date se
afl la
deprtare
de doar
cteva
momente.
Fig. 4-9:
Ptiu, ia
privii: o
baz de
date
realizat
instan-
taneu!

79
Aceast prezentare v ajut n cazul n care nu tiai nimic despre realizarea
tabelelor. n acest moment, n loc s v mai ngrijoreze detaliile cum ar fi
tipurile cmpurilor i dimensiunile acestora, v ngrijoreaz chestiunile mai
importante ca de exemplu denumirile cmpurilor i scopurile pentru care sunt
folosite acestea. Dup realizarea ctorva tabele, probabil c nu vei mai folosi
Vrjitorul Tabel. In acest caz, acesta v incomodeaz, practic el stnd n
calea dumneavoastr i aceasta deoarece tii deja ce cmpuri dorii i cum s le
realizai. Si totui Vrjitorul are i puncte slabe. S sperm c Persoanele
Importante care realizeaz Software-ul vor mbunti aceste elemente care
trebuie perfecionate nainte ca Access 2000 s ajung n librrii i pe la
standurile de vnzare cu amnuntul. Dar, deoarece nu pot fi sigur c vor rezolva
cu adevrat problemele, paii care urmeaz conin note pentru a v proteja
genunchii digitali de zgrieturi i scrijeleli n zonele problematice.
Fr a mai face prea mult tevatur, iat ce trebuie s facei pentru a-i cere
Vrjitorului s v ajute s realizai o tabel:
1. Alegei FileOpen sau facei clic pe butonul Open Database de pe
bare de instrumente pentru a deschide fiierul baz de date care
necesit o nou tabel.
Baza de date va aprea n fereastra sa de pe ecran.
Dac vedei cumva o form ciudat n loc de fereastra baz de date (cea
din figura 4-10), facei clic pe butonul Windows Close pentru a nchide
macheta i apoi facei clic pe butonul Restore (al treilea din dreapta) al
ferestrei baz de date care se ascunde n colul din stnga jos al
ecranului. Acum, baza dumneavoastr de date este gata i v ateapt.

S
F
A
T
Fig. 4-10:
Descotoro-
sii-v de
tabloul de
comand
i
vizualizai
baza de
date.

80
2. Facei clic pe eticheta Tables care se afl sub bara Objects a ferestrei
Database i apoi facei dublu-clic pe Create table by using wizard
pentru a ncepe procesul de creaie.
Dac totul merge aa cum trebuie, va apare pe ecran caseta de dialog Table
Wizard (ca n Figura 4-11). Dac apare cumva alt fereastr bizar,
nchidei acea fereastr i facei din nou acest pas.

3. Facei clic pe un model de tabel pentru a fi afiate cmpurile
disponibile.
V mai amintii de acele puncte slabe pe care le-am menionat mai
devreme? Lista Sample Tables este una lung; de fapt este un talme-
balme. Tabelele sunt ngrmdite n list fr ns a se gsi ntr-o
anumit ordine, iar lista nu conine nici o descriere a cmpurilor i a ceea
ce fac ele de fapt. Dac vei cuta n dicionar termenul user friendly
(uor de utilizat i de neles), aceast caset de dialog n-o vei gsi printre
exemple. Pentru a v nelege mai bine cu aceast caset de dialog, citii
seciunea urmtoare i care se intituleaz Elementele evideniate ale
modelelor de tabele. Aceasta conine cteva sfaturi care s v ghideze
prin mlatina de date care bolborosete.
Vrjitorul Tabel v ofer tot felul de cmpuri prefabricate pentru a le
asambla ntr-o tabel.
4. Facei dublu-clic pe cmpurile pe care le dorii n tabel.
Atunci cnd facei dublu- clic, numele cmpului sare n coloana Fields
in my new table. Selectai cmpurile n ordinea n care dorii s apar n
tabel. Nu v ngrijorai dac ai greit ordinea unuia (sau ordinea a dou
cmpuri) deoarece este foarte simplu s rezolvai aceast problem ulterior
Fig. 4-11:
S-l
salutm cu
toii pe
grandiosul
Vrjitor
Tabel!

81
(n Capitolul 9 gsii amnunte referitoare la modul n care putei face
acest lucru).
Dac v plac (i v trebuie) toate cmpurile unei anume tabele, facei clic
pe butonul >>. Acest buton copiaz ntregul set de cmpuri al tabelului.
Pentru a nltura un cmp pe care l-ai ales din greeal, facei clic pe
numele cmpului i apoi pe butonul <. Pentru a nltura toate cmpurile i
pentru a ncepe din nou alegerea lor, facei clic pe butonul <<.
Dac nu v place numele actual al unui cmp din noua dumneavoastr
tabel, facei clic pe numele acestuia i apoi pe Rename Field. Introducei
noul nume al cmpului n caseta de dialog i facei clic pe OK pentru a
definitiva schimbarea. Prea simplu, nu-i aa?
5. Repetai paii 4 i 5 pn cnd tabela dumneavoastr este populat
cu cmpuri (ca de exemplu n Figura 4-12).

6. Dup ce ai terminat de ales cmpurile, facei clic pe Next, pentru a
continua.
Pn aici, totul este n ordine; acum trecei la lucruri simple. Pe ecran,
informaiile despre cmpuri dispare deoarece Vrjitorul vrea s tie
cteva chestiuni generale despre tabel.
7. Introducei un nume pentru tabel i facei clic pe Next atunci cnd ai
terminat.
Informaia referitoare la numele tabelului dispare, pentru a fi nlocuit cu
ecranul relaiilor tabelului.
Pentru moment nu fii preocupai de setrile cheilor primare deoarece
despre acestea se va discuta mai trziu (n Capitolul 5).
S
F
A
T
Fig. 4-12:
Dup
ce ai
rearanjat
cmpurile
dup
dorin,
este
timpul s
continua
ceea ce ai
nceput.

82
S
F
A
T
8. Dac aceast tabel are legturi cu oricare dintre celelalte tabele ale
bazei de date, facei clic pe butonul Relationships i explicai n ce fel
sunt legate tabelele unul de cellalt i apoi facei clic pe Next.
Vrjitorul Tabel este chiar inteligent la chestiunile acestea care in de
relaii ntre tabele. De fapt, Vrjitorul depisteaz cmpurile care ar putea
lega aceast tabel nou de cele deja existente n baza de date i v
comunic rezultatele acestei aciuni n cadrul casetei de dialog.
Dac ai crezut cumva c ar exista o relaie, dar Vrjitorul nu a depistat-
o, facei clic pe nregistrarea tabelului care are acea legtur n cadrul
casetei de dialog i apoi facei clic pe Relationship. In continuare urmrii
prompterele care apar pe ecran pentru a v explica cum funcioneaz
legtura.
n Capitolul 5 gsii mult mai multe detalii legate de relaiile dintre tabele.
In cazul n care nu v este foarte clar cum se realizeaz legturile dintre
tabele i motivele pentru care se fac aceste legturi, consultai Capitolul 5.

Elementele evideniate ale modelelor de tabele
n sperana c voi reui s fac astfel nct
Vrjitorul Tabel s fie mai folositor, v
sunt prezentate mai jos cteva descrieri
sumare ale ale modelelor de tabele. Aceast
list nu prezint toate modelele, ci doar pe
acelea despre care cred eu c sunt cele mai
folositoare.
Multe dintre aceste tabele sunt unite ntre
ele (conin legturi), pentru a forma baze de
date relaionale. De exemplu, Telefoane,
Contacte, Tipuri de contacte i De realizat
funcioneaz mpreun ca un singur sistem.
Nu v mai deranjai s punei la un loc toate
piesele cu Vrjitorul Tabel pentru a face
un ntreg i utilizai n schimb Vrjitorul
Baz de date; credei-m, este mult mai uor.
Mailing List: Informaii generale (nume,
adres, i aa mai departe) mai ales
despre participanii la seminarii
Contacts: O tabel care conine toate
informaiile despre clieni; stocheaz
detalii despre clienii dumneavoastr
Customers: Ai ghicit: este o list
complet cu informaii despre clieni,
care conine i un cmp pentru adresa de
e-mail.
Employees: O tabel cu informaii
consistente despre angajai; un exemplu
bun pentru gradul de detaliere pe care-l
poate avea o singur tabel
Events: Este nemaipomenit pentru a
ntlni persoane care fac planificri i
care pregtesc personalul, stabilindu-i
singure informaiile de care au nevoie.
Orders: Tine evidena datelor despre
comenzile clienilor
Order Details: Conine elementele
fiecrui ordin de livrare.
Products: Informaii generale despre
produse, pentru un sistem de vnzari i
pentru un catalog
Reservations: Gestioneaz rezervrile la
diferite evenimente i chitanele pltite n
avans
Service Records: Un exemplu grozav de
tabel care gestioneaz informaiile
despre apelurile unui service.
Tasks: Tine evidena lucrurilor care
trebuie realizate.
Chiar ai terminat!


83
9. ntr-adevr ai terminat; facei clic pe Finish pentru a finaliza treaba
i a realiza noua tabel.
Fereastra final v ofer alte cteva opiuni interesante care v ajut s
economisii timpul i pe care ar trebui s le luai n considerare nainte de a
v repezi la butonul Finish. Pentru ca dup nchiderea Vrjitorului
proiectul tabelului s fie direct n modul Design, facei clic pe butonul
radio Modify the table design i apoi facei clic pe butonul Finish. Pentru
ca Vrjitorul s v prezinte o machet de introducere rapid a datelor,
facei clic pe butonul radio cu urmtorul nume interminabil: Enter data
into the table using a form the wizard creates for me, apoi inspirai adnc
de cteva ori i facei clic pe Finish.
Uf, ai reuit! Tabela i ocup locul n baza dumneavoastr de date
(Figura 4-13).

Realizarea manual a tabelelor, aa
cum fceam n trecut
Dei automatizarea este n general un lucru extraordinar, uneori parc ne st n
drum. De exemplu, apreciez faptul c folosind o anumit chestiune automat
pot opri televizorul printr-o simpl btaie din palme. Aceast facilitate devine
ns o adevrat problem cnd mi umplu timpul ascultnd cntecul meu
preferat i zpcesc televizorul din greeal.
De asemenea, Vrjitorul Tabel v face viaa mai uoar la nceput, dar n
curnd ajungei s tii mai multe dect acesta despre ceea ce dorii s facei. Nu
v ngrijorai; cnd suntei pregtii pentru a fi independeni, Access 2000 v va
dovedi c are o cale direct pentru a realiza tabele manual.
S
F
A
T
Fig. 4-13:
Iat noua
tabel:
chestia
asta chiar
a mers!

84
De fapt, avei dou posibiliti simple de a realiza o tabel fr a apela la
Vrjitorul Tabel. Cea mai simpl cale de a realiza acest lucru este modul de
vizualizare Datasheet, n care Access 2000 afieaz o foaie de date goal i
dumneavoastr trebuie doar s ncepei s introducei date. Dup ce ai terminat
de introdus tot ceea ce dorii, Access 2000 asociaz nregistrrilor
dumneavoastr diferite tipuri de cmpuri, n funcie de datele respective.
Singura problem este c Access 2000 interpreteaz greit datele i v las pe
dumneavoastr s atribuii manual tipurile cmpurilor. Nu v recomand s
utilizai modul de vizualizare Datasheet dac vrei s realizai ceva mai
complicat dect o tabel simpl. Pare o idee simpatic la nceput, dar n cele din
urm v vei pierde rbdrile i de aceea v sftuiesc s utilizai modul de
vizualizare Design.
Modul de vizualizare Design constituie modalitatea formal, aproape
plictisitoare de a realiza baze de date noi. n acest mod, deinei control deplin
aspura cmpurilor noii tabele. Nu v speriai numai pentru c ecranul arat
complicat ci naintai ncet, urmai informaiile scrise n pai i totul va fi bine
(n aceast privin credei-m).
Pentru a crea manual o tabel nou, facei o croazier printre aceti pai:
1. Alegei FileOpen de pe bara de meniuri, apoi facei dublu-clic pe
baza de date care necesit o tabel nou.
Efectul acestor aciuni va fi apariia pe ecran a fiierului baz de date.
Dac n locul acesteia se ivete o machet artoas i dorii s dispar,
facei clic pe butonul Windows Close care se afl n colul din dreapta sus,
apoi pe butonul Restore al ferestrei bazei de date pentru ca partea central
s apar pe ecran.
De asemenea, putei face clic pe butonul Open Database de pe bara de
instrumente (de fapt, asta o tiai deja).
2. Facei clic pe butonul Tables care se afl n partea stng a ferestrei
Database i apoi dublu-clic pe Create table in Design view.
Access 2000 afieaz pe ecran o machet goal de proiectare a tabelului
care arat ca cea din Figura 4-14.

S
F
A
T

85

V mai amintii de meniunea mea anterioar despre realizarea tabelelor n
modul de vizualizare Datasheet? Dac avei ntr-adevr dureri teribile,
suntei n plin agonie i facei lucrurile n modul cel mai complicat, facei
dublu-clic pe opiunea Datasheet View i utilizai-o pentru a realiza tabela
cea nou. De asemenea, dac dorii sfaturi extraordinare referitoare la
lucrul cu o foaie de date, consultai Capitolul 8 (credei-m avei nevoie de
tot ajutorul pe care-l putei obine).
3. Introducei numele cmpului i apoi apsai tasta Tab pentru a
continua.
Cursorul se mut n coloana Data Type. Vedei, chestiunile astea manuale
nu sunt chiar aa de nesuferite, nu-i aa?
4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a fi listate toate tipurile
de cmpuri disponibile, executai clic pe tipul pe care dorii (Figura
4-15) i apoi apsai Tab pentru a continua.
S
F
A
T
Fig. 4-14:
O foaie de
date nou-
nou,
ateptnd
cu
nerbdare
instruciu-
nile dvs.

86

Cursorul se mut n cmpul Description.
n cazul n care creai un cmp Text, trebuie s ajustai dimensiunea
acestuia (cea implicit este 50, ceea ce nseamn prea mult aproape pentru
oricine). Facei clic n caseta Field Size aflat n pe ecran n stnga-jos
nainte de a nainta cu Tab, apoi introducei dimensiunea corect a
cmpului.
5. Introducei o descriere clar i concis a ceea ce conine acest cmp i
apoi apsai nc odat Tab pentru a muta cursorul napoi n coloana
Field Name.
Acest pas este ntr-adevr important! Informaia Description apare pe bara
de stare, n partea inferioar a ecranului i este un text de ajutor automat. V
rog insistent s v rupei din timpul dumneavoastr i s scriei o
descriere a cmpului, deoarece aceasta va face ca tabelele s fie att de uor
de utilizat nct nu v va veni s credei.
6. Repetai paii de la 4 la 6 pn cnd toate cmpurile sunt la locul lor
(Figura 4-16).
Ce sentiment de realizare! Tabela dumneavoastr cea nou este aproape
gata pentru lucru.
7. Selectai FileSave pentru a pstra tabela pe disc sau facei clic pe
butonul Save de pe bara de instrumente.
8. n cadrul casetei de dialog, introducei numele pe care dorii s-l
utilizai pentru tabel i apsai pe tasta Enter.
S
F
A
T

Fig. 4-15:
Putei
selecta
oricare
dintre
tipurile de
cmpuri
(date)
disponibile

87
Drept rspuns, este posibil ca Access 2000 s v trimit o caset de
dialog prin care s se plng c Nu este specificat nici o cheie primar
(There is no primary key defined). Prin intermediul acestui mesaj vrea s
v comunice faptul c tabela dumneavoastr nu va avea nici o ordine
anume (n mod automat). Facei clic pe Yes n cadrul casetei de dialog
pentru a crea un cmp cheie i apoi consultai Capitolul 5 pentru a afla mai
multe despre toat treaba asta cu cmpul cheie.

9. Bucurai-v de noua dumneavoastr tabel!
Nu este ru deloc, mai ales c ai realizat totul fr intervenii
automatizate! Felicitri pentru o treab bine fcut.

Fig. 7-7:
Cmpurile
sunt toate
la locurile
lor,
aadar
este
timpul s
supunem
tabela unui
test de
rezisten
la stress.

Capitolul 5
Relaii, chei i indexuri
(i motivele pentru care
v-ar interesa cu adevrat)
n acest capitol
Cum s v organizai cu ajutorul unei chei primare
Despre legturi
Cum s realizai legturi ntre tabelele dumneavoastr
Indexurii v pot ajuta s v micai mai repede

n fiecare an lucrurile se repet iar i iar: facei ct mai mult folosind ct mai
puine elemente; lucrai ct mai inteligent i nu din greu. De fapt, acestea nu
sunt probleme ele constituie nite oportuniti pentru a realiza ceva. V ntrebai
de ce scriu astfel de gnduri minunate ntr-o carte haioas ca aceasta? Deoarece
acest capitol este un leac parial (considerai-l mcar att) pentru aceste fraze
care v ntristeaz.
Trebuie s facei ct mai multe ntr-un timp ct mai scurt, corect? Dac v aflai
n aceast situaie, citii totul despre facilitatea oferit de indexuri n Access
2000. Aceast facilitate va face ca interogrile dumneavoastr s zboare,
sortrile s cnte,iar prul dumneavoastr s stea n poziia actual ca i cum ar
fi dat cu fixativ. Suntei cumva invadai de oportuniti din pricina redundanei
datelor care v-a infestat tabelele? Eliminai aceste probleme cu ajutorul unui
cmp cheie poziionat strategic. O astfel de cheie v asigur c nregistrrile
apar o singur dat (i numai una) n tabel.
i cu treaba aceea legat de baza de date relaional cum rmne? Este posibil
ca ntre tabele s existe relaii n adevratul sens al cuvntului, sau acestea sunt
doar platonice? Datorit minunilor instrumentului Relationships n Access 2000
tabelele dumneavoastrconlucreaz mai bine ca niciodat. Bineneles c


90
efortul depus pentru a realiza potrivirea ntre tabele care s se transforme
ulterior ntr-o relaie de succes nu este deloc mai mic dect n cazul persoanelor,
dar oricum, nu trebuie s v ngrijorai. Datorit sfaturilor din acest capitol, vei
deveni n scurt timp ???
Bucuria (i necesitatea) unei chei
primare
Cheia primar a unei tabele este un cmp special n cadrul tabelelor
dumneavoastr i trebuie s reinei c aproape orice tabel pe care o creai ar
trebui s aib o cheie primar. De ce? Deoarece v menine datele mai
organizate i deoarece muli tocilari (i nu avem nevoie de mai multe.
Trebuie s tii cteva lucruri despre cheia primar nainte de a v repezi s
creai una:

n primul rnd, o tabel poate avea o singur cheie primar. O singur
tabel poate avea multe indexuri, dar numai o cheie primar.
Access 2000 indexeaz automat cmpul cheii primare (acesta este i unul
din motivele pentru care o cheie primar face ca baza dumneavoastr de
date s lucreze puin mai rapid). Dac dorii s aflai mai multe informaii
despre indexuri, inclusiv motivele pentru care sunt considerai cel mai bun
lucru de la apariia brnzeturilor ambalate individual consultai ultima
seciune a acestui capitol intitulat Cum s realizai un index al drumului
dumneavoastr spre celebritate, mbogire i interogri vizibil mai
rapide.
Dac creai o tabel nou fr o cheie primar, Access 2000 v ntreab
automat dac vrei s adugai una. Dac spunei Da (Yes), programul
v creeaz cu mult plcere un cmp AutoNumber la nceputul tabelului
dumneavoastr i o stabilete ca fiind cheie primar. Dac se ntmpl
cumva ca primul cmp s aib tipul AutoNumber, Access 2000
desemneaz acest cmp ca fiind cheia primar, fr a mai aduga ceva la
tabel (da, ntradevr, acesta este un motiv destul de bun pentru a pune ca
prim cmp ntr-o tabel, unul de tip AutoNumber).
n cea mai mare parte a timpului, cheia primar este reprezentat de un
singur cmp, dar n situaii, mprejurri speciale, poate fi reprezentat i de
dou sau mai multe cmpuri. n terminologia tehnic, acest tip este
cunoscut sub denumirea de cheie multicmp. Marele neajuns al acestei
chei este simplul fapt c este un chin s o folosii. Dac avei vreodat
dorina de a crea o cheie multicmp, oprii-v pentru un moment i
ncercai s v autoconvingei s nu facei acest pas. Dac i dup ce ai
fcut ce v-am ndemnat tot suntei ferm convini c o astfel de cheie este
rspunsul la problemele dumneavoastr, prindei-l cu lasoul pe guru-ul

Capitolul 5: Relaii, chei i indexuri _________________________________

91
dumneavoastr local i ntrebai-l ce prere are cu privire la problema
respectiv.
Numai anumite tipuri de cmpuri pot fi chei primare. Toate cmpurile care
sunt de tip Text, Number, Date/Time, Currency, Yes/No i AutoNumber
pot fi chei primare, de unde rezult i faptul c cele de tip Hyperlink, OLE
i Memo nu pot fi chei primare.
Cheia primar sorteaz automat nregistrrile dintr-o tabel. Aceast
facilitate este o parte a chestiunii organizatorice pe care am menionat-o
mai devreme, adic v pstreaz elementele din tabel curate i bine
rnduite.
n mod implicit, valorile din cmpul cheii primare trebuie s fie unice. In
fond, dac nu sunt unice, cum putei spera s gsii vreun element? Spre
deosebire de multe alte programe de baze de date, Access 2000 nu ine
cont de locul unde este poziionat cmpul cheii primare n cadrul tabelului.
Acesta poate fi primul cmp, ultimul cmp sau vreun cmp din mijloc.
Decizia de poziionare a acestuia v aparine n totalitate. Spre bunstarea
sntii dumneavoastre, v recomand s punei primul cmp din tabel ca
fiind cel al cheii. De fapt, ar fi bine s v facei un obicei din acest lucru.
Toate cheile primare trebuie s aib un nume, exact aa cum i cmpul are
un nume. Ceea ce urmeaz s v spun ar putea fi ca un oc pentru
dumneavoastr, aa c v recomand s stai jos i s nu v ridicai: Access
2000 denumete automat toate cheile primare PrimaryKey. Nu m ntrebai
de ce ai dori ca n primul rnd s denumii cheia primar. Poate c
programatorilor de la Microsoft le era fric de faptul c cheia primar ar
putea face o criz de identitate din cauza faptului c aceast cheie era
mereu identificat dup numele cmpului.
Dei cmpul Yes/No poate fi un pretendent posibil pentru statutul de cheie
primar, suntei limitai de faptul c putei avea maximum dou nregistrri
(Yes i No) n tabela dumneavoastr. Cred c nici nu mai are rost s spun
c mai mult ca probabil c nu vei dori s utilizai un cmp Yes/No ca
cheie primar n orice tabel.
Pentru a nominaliza un cmp pentru rolul de cheie primar, urmai paii:
1. Deschidei tabela n modul de vizualizare Design.
Dac nu suntei obinuii cu acest pas, probabil c nu ar trebui s v
amestecai n problema cheilor primare. V recomand s mai citii
Capitolele 1 i 4 nainte de a trece la urmrirea problemei legate de cheia
primar.

92
S
F
A
T

Alegerea cmpului corespuztor este o problem cheie

Ce anume face ca un cmp cheie s fie bun?
Cum l gsii pe cel potrivit, corespunztor?
Acestea sunt ntr-adevr nite ntrebri bune;
de fapt, sunt cele dou cele mai importante
ntrebri despre o cheie primar.
Criteriul de vrf pentru determinarea unui
cmp cheie care s fie bun este unicitatea.
Valorile unui cmp cheie trebuie s fie unice.
Access 2000 nu tolereaz valori
redundante ale cheilor. Fiecare nregistrare
care se face ntr-un cmp trebuie s fie
singura de acel fel. Dac v gndii c n
viitor vei face mult munc de creaie legat
de tabele, atunci ar trebui ca pe unul din
pereii biroului dumneavoastr s pironii
fraza Gndete original.
Avnd cuvntul unic ntiprit bine de tot n
mintea dumneavoastr este timpul s cutai
un cmp cheie n tabela dumneavoastr.
Avei vreun cmp care nu conine date
redundante?
Dac avei o cheie natural, este grozav.
Folosii-o! Dac nu avei, creai un cmp unic
adugnd tabelului dumneavoastr un cmp
AutoNumber. Acest tip de cmp insereaz
automat un numr nou, unic n fiecare
nregistrare a tabelului dumneavoastr.
AutoNumber ine chiar i evidena numerelor
pe care le tergei pentru ca Access s nu le
mai utilizeze. Access are grij de toate
detaliile pentru ca dumneavoastr s nu v
preocupai de programarea propriu-zis i de
alte mecherii care fac programele s mearg
aa cum trebuie. Aadar, cmpul
AutoNumber se preocup de aceste aspecte
n locul dumneavoastr.

2. Facei clic-dreapta pe butonul de lng cmpul pe care l-ai ales drept
cheie primar.
Efectul va fi apariia pe ecran a unuia dintre acele meniuri derulante
nemaipomenite. Dac dorii s aflai cteva lucruri referitoare la cum s
alegei cmpul potrivit pentru a fi cheie primar, consultai seciunea
alturat intitulat Alegerea cmpului corespuztor este o problem
cheie.
3. Din meniul care apare alegei Primary Key (Figura 5-1).
Pe buton va aprea simbolul unei chei micue. Acum prima cheie este
stabilit!

93

Divulgarea secretelor unei relaii
fructuoase
n Capitolul 4 v-am prezentat subiectul bazelor de date relaionale. Ca o scurt
recapitulare, v spun c bazele de date sunt de dou feluri. n cazul fiierului
simplu toate datele sunt ngrmdite ntr-un singur fiier mare. Motivul
pentru care se numete fiier simplu este c din punct de vedere organizatoric,
este simplu; exact ca n cazul unei companii cu o singur poziie pentru
nomenclatorul de meserii.
La polul opus se afl bazele de date relaionale, n cazul crora datele sunt
mprite n dou sau mai multe tabele. Access 2000 folosete un cmp de
legatur pentru a lega tabelele relaionale ntre ele. De exemplu, o singur
tabel poate conine numele clienilor i adresele n timp ce alt tabel conine
evidena plilor n timp ale clienilor. Informaiile legate de credite sunt legate
de adresa clienilor printr-un cmp de legtur care n acest exemplu probabil c
este un fel de numr de nregistrare al clientului respectiv.

De obicei, cmpul de legtur este cheia primar a primei tabele, n timp
ce pentru cea de-a doua tabel reprezint un cmp fr prea mult
importan i prost crescut. De exemplu, probabil c tabela cu clieni (din
exemplul anterior) este aranjat n dup numrul clientului, n timp ce
datele despre credite sunt organizate dup numrul de plat.
Tabelele nu ncep n mod misterios i magic s aib diferite relaii doar
pentru c sunt coninute n cadrul aceleiai baze de date, ci trebuie ca
dumneavoastr s-i explicai Access-ului 2000 care este treaba cu relaiile,
ar acesta se va ocupa de detalii. Instruciuni referitoare la modul cum
putei face acest lucru (chiar acest lucru) gsii n seciunea urmtoare.
Fig. 5-1:
Cheia
primar
este
creat (iar
nregistr-
rile se
bucur).

94
Cmpurile care vor fi legate ntre ele trebuie s conin acelai tip de date.
De asemenea, reinei: cmpurile de acelai fel se ngrmdesc mpreun
n lumea cea ciudat a bazelor de date. ncercai s spunei chestia asta de
trei ori la rnd i repede.
Atunci cnd legai dou tabele, ntre ele va exista o legtur care este de un
anumit din cele patru existente. Dei aceste informaii in de latura tehnic, s
tii c Access 2000 este ndrgostit de acei termeni, i n consecin v rog
s v oprii un moment pentru a le citi.

Relaiile una-la-una: sunt cele mai simple, dar nu se ntlnesc prea des.
Iat cum ar fi o astfel de relaie: o nregistrare din prima tabel are legtur
cu o singur nregistrare din cea de-a doua tabel. ntorcndu-ne la
exemplul anterior, dac un client are un singur (unul i numai unul) cont
de credit nregistrat, atunci ntre tabelele de credite i clieni exist o
legtur de tip unu-la-unu.
Relaiile una-la-mai multe este un gen de relaie mai des ntlnit. n cazul
acestui tip de relaie, o nregistrare din prima tabel are legturi cu mai
multe tabele din cea de-a doua tabel. Este posibil ca de exemplu un
anume cumprtor s se aprovizioneze de mai multe ori de la magazin, i,
n consecin o nregistrare client este legat de mai multe nregistrri de
vnzri din tabela cu tranzacii.
Relaiile de tip mai multe-la-una sunt inversul celor anterioare (una-la-mai
multe). Multe tranzacii sunt legate de un singur client (un client care
dorim s fie fericit).
Relaiile Mai multe-la-mai multe sunt foarte complicate (exact aa cum
este i n via). n acest caz, mai multe nregistrri dintr-o tabel au
legturi cu mai multe nregistrri din alt tabel. ntr-un magazin oarecare,
fiecare vnztor vinde mai multe produse diferite i la rndul su, fiecare
produs este vndut de mai muli vnztori diferii. Pentru a putea avea
mcar sperana c vei nelege ceva din toate aceste legturi, mai avei
nevoie de nc o tabel la mijloc, pentru a juca rolul de poliist n circulaia
rutier. n acest exemplu, tabela aflat n rolul poliistului de circulaie ar
conine nregistrri ale vnzrilor efectuate care s coreleze un numr de
identificare al vztorului cu un numr de identificare al produsului. Sun
nucitor, nu? Credei-m, de fapt aa i este. Crearea i utilizarea tabelelor
n cazul unei relaii mai multe-la-mai multe aparin strict domeniului
specialitilor n baze de date (i nici chiar acestora nu le plac).
Primele trei tipuri de relaii sunt foarte obinuite, mai ales n cazul n care lucrai
pentru o corporaie. Dac suntei un ntreprinztor particular simpatic, dac avei
un trei bun i urmai calea cea dreapt i ngust, s sperm c nu vei ntlni
niciodat o relaie mai multe-la-mai multe. ns, dac ntlnii una, cred c va
fi cazul s v facei rezerve de mncare proast i s lsai deoparte acel cuvnt
prin care ai defini un tehnofil nfometat care tie Access 2000.


95
Cum s stabilii diferite relaii ntre
tabelele dumneavoastr cu ajutorul
facilitii de creare a legturilor
n Access 2000, procedurile prin care se realizeaz legturile ntre tabele se pot
vedea. Aadar, n cazul Access 2000 nu vei ntlni situaii ca n cazul Paradox-
ului unde totul se face pe ascuns, (mai precis prin spatele datelor
dumneavoastr) sau ca n cazul FoxPro-ului unde exist acel dans prenupial
tehnic. n Access 2000 putei privi tabelele, putei trasa linii i ocupai-v de
afacerea dumneavoastr. Ursc s spun chestiunea asta, dar realizarea
legturilor dintre tabele este de fapt un lucru amuzant. Reinei urmtoarele trei
limitri:

Putei face legturi numai ntre tabele care aparin aceleiai baze de date.
mi pare ru, dar aa se deruleaz viaa n marele ora.
Dei putei realiza legturi i ntre interogri i tabele, acest lucru iese
totui din tiparele obinuite. Pentru a afla mai multe detalii referitoare la
acest aspect, consultai cartea Access 2000 Bible (de la IDG Books
Worldwide, Inc.).
Spre deosebire de Paradox i FoxPro dumneavoastr trebuie s-i precizai
foarte clar Access 2000 cum sunt legate tabelele ntre ele. Trebuie s tii
c aceast precizare nu poate fi fcut pe fug deoarece realizarea
legturilor este un ntreg proces formal n Access 2000 (un fel de dans la
un mare Bal).
Iat ce trebuie s facei (i cum s facei) dac suntei gata s stabilii nite
relaii formale ntre tabelele dumneavoastr nepasionate:
1. n cadrul fereastrei baz de date alegei ToolsRelationships sau
facei clic pe butonul Relationships de pe bara de instrumente.
Efectul va fi apariia ferestrei Relationships care probabil c n acel
moment va fi goal.
Dac unele sunt deja listate n acea fereastr, nseamn c cineva (sau
vreun Vrjitor) a stabilit deja relaiile acelei baze de date. Dac lucrai
ntr-o corporaie, v rog insistent s v oprii n acest stadiu i s solicitai
asisten colegilor dumneavoastr care lucreaz la Serviciul de Sisteme
Informatice, nainte de v mai chinui cu baza de date.
2. Alegei RelationshipsShow Table din meniu sau facei clic pe
butonul Show Table de pe bara de instrumente.

96
Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Show Table care conine
tabelele bazei de date curente.
3. Facei clic pe prima tabel implicat n aceast relaie n devenire i
apoi facei clic pe Add.
Repetai procesul i pentru celelalte tabele pe care le dorii. Pe msur ce
adugai tabele, pe ecran apare o cte fereastr mic pentru fiecare tabel,
fereastr care conine cmpurile respectivei tabele. Aceste ferestre le putei
vedea lng caseta de dialog Show Table din Figura 5-2.

4. Cnd ai terminat de adugat tabelele, facei clic pe Close.
Acum, c avei tabelele n cadrul ferestrei, suntei gata s ncepei
stabilirea relaiilor! (Deja simii c va fi o adevrat btlie?)
5. Stabilii cele dou ferestre care dorii s aib legturi. n continuare,
defilai prin lista cu cmpuri din cadrul fereastrei fiecrei tabele pn
n momentul n care pe ecran sunt vizibile cele dou cmpuri de
legtur.
n Access 2000, pentru a putea realiza o relaie trebuie ca n prealabil s
vedei pe ecran cele dou cmpuri de legtur.
6. Poziionai pointer-ul mouse-ului pe unul din cmpurile ntre care
dorii s existe o legtur i meninei apsat butonul mouse-ului.
V-am spus c aceleai persoane care au fcut i dezvoltat vechiul joc
Twister au proiectat i programul care realizeaz relaiile ntre bazele de
Fig. 5-2:
Trei din
cele patru
tabele ale
mele, n
momentul
efecturii
antrenam
entului
legat de
relaii.

97
date. Nu? Mmm, trebuie s-mi fi scpat. Ei bine, citii n continuare,
oricum vei descoperi aceste lucruri destul de curnd.
7. n timp ce meninei apsat butonul mouse-ului, trecei mouse-ul de la
un cmp de legtur la altul.
Efectul va fi faptul c pointerul mouse-ului se va transforma ntr-un
dreptunghi. n momentul n care acesta se afl lng cmpul de legtur
(ca n Figura 5-3), eliberai butonul mouse-ului.
n acest moment, pe ecran apare o caset de dialog n care sunt detailate
relaiile care se vor realiza n curnd.
Access 2000 este foarte pretenios la acest pas i de aceea trebuie s
poziionai vrful mouse-ului chiar lng cmpul cu care realizai legtura.
n figura 5-3 am vrut s realizez o legtur ntre cmpul AuctionID din
tabela Auctions i cmpul cu acelai nume din tabela Items. Am fcut clic
pe AuctionID din tabela Auctions, apoi am meninut apsat butonul
mouse-ului i am pus pointerul cel dreptunghiular al mouse-ului chiar
lng cmpul AuctionID al tabelului Items. n acest moment, tot ceea ce
trebuie s fac este s eliberez butonul mouse-ului i relaia este realizat.

8. Asigurai-v c numele tabelelor i ale cmpurilor din caseta de dialog
sunt corecte. Cnd sunte siguri c acestea sunt corecte, facei clic pe
butonul Create (Figura 5-4).
Fig. 5-3:
Cu ajutorul
unui plan
bine
realizat i
a unei
mini
ferme
poate
ncepe o
relaie
care
utilizeaz
AuctionsID

98

Dac numele tabelelor sau ale cmpurilor listate n caseta de dialog sunt
greite, facei clic pe Cancel i repetai paii de la 5 la 7.
Pentru ca dumneavoastr s observai c tabelele sunt legate, va apare o
linie (ca n Figura 5-5).

9. Pentru a realiza o legtur ntre alte dou tabele, ntoarcei-v la
pasul 4 i luai-o de la capt.
Cnd ai terminat, s-ar putea ca fereastra Windows s arate puin cam
dezordonat, cam cum este cea din figura 5-6. Pentru a face puin ordine,
S
F
A
T
Fig. 5-4:
Aceast
relaie are
deja un
nceput
promitor.
Fig. 5-5:
Potrivirea
a fost
realizat
iar
Auctions
i Items
sunt de
acum
mpreun.

99
poziionai pointerul mouse-ului pe bara de titlu a ferestrei unei tabele i
apoi facei clic i tragei aceast fereastr n alt parte a ecranului (Figura
5-7). Acest proces nu schimb nimic n cadrul relaiei ci doar mut
fereastra i astfel, lucrurile ncep s arate mai ngrijite i mai elegante.

Fig. 5-6:
Cu astfel
de relaii,
s-ar putea
crede c
este o
oper
romantic.
Fig. 5-7:
Aa este
mai
ngrijit,
mai
ordonat ca
s nu mai
spun c
este i mai
uor de
neles.

100
Cum s realizai un index al drumului
dumneavoastr spre celebritate,
mbogire i interogri vizibil mai
rapide
Pssst dumneavoastr cu cartea. Da, dumneavoastr. Venii aici pentru un
moment. Dorii s alfai cteva informaii referitoare la software-ul
dumneavoastr? tiu un sfat bomb care v va da peste cap! Sfatul meu are
nite efecte uluitoare: face ca interogrile dumneavoastr s mearg mai repede,
sortrile s poat fi fcute ct ai clipi i previne manifestarea redundanei n
cadrul tabelelor dumneavoastr. Nemaipomenit, nu-i aa? Aha, deci suntei
interesai, nu? OK, n cazul acesta, iat care este tirea.
Facilitatea cea grozav i aproape secret n cauz este un index. Un index
Access 2000 funcioneaz asemenea unui index obinuit din cri. Atunci cnd
dorii s gsii ceva ntr-o carte, este foarte rapid i uor s srii direct la
index, s descoperii faptul c informaia se gsete la pagina 731 i apoi s v
ntoarcei imediat la pagina respectiv. Utilizarea index-ului este mult mai
rapid dect cutarea pasajului corect (dorit) prin ntoarcerea paginilor una dup
alta ntr-o cutare fr speran.
Un index Access 2000 funcioneaz asemenea unui index al unei cri cu
singura diferen c n loc s fie afiate numerele paginilor, index-ul ine
evidena numerelor nregistrrilor. Cnd sortai sau interogai o tabel utiliznd
un cmp indexat, index-ul este cel care face cea mai mare parte a lucrului.
Acesta este i motivul pentru care indexurii mresc uluitor viteza interogrilor
i a sortrilor; index-ul permite interogrii s obin informaia pe care o caut
fr a fi nevoie s cercetai toat tabela pentru a o gsi.
Iat cteva idei aleatoare despre indexuri:

Majoritatea tipurilor de cmpuri (text, number, yes/no, i aa mai departe)
pot fi utilizate mpreun cu indexurii. n orice caz, nu putei indexa un
cmp de tip hiperlegtur, memo i OLE.
Fiecare cmp a unei tabele poate fi indexat.
La fel ca i n cazul cheii primare, un index poate avea un nume unic care
este diferit de numele cmpului.
Cmpurile cheie primare sunt indexate automat (consultai seciunea
anterioar pentru a afla mai multe detalii despre chei i cmpuri cheie).
Dei indexurii fac astfel nct sortrile, indexrile i interogrile s fie mai
rapide, realizarea prea multor indexuri pentru o singur tabel ncetinete
S
F
A
T

101
mersul lucrurilor, de fapt. Astfel, adugarea unor nregistrri noi la o tabel
cu mai multe indexuri dureaz puin mai multe dect adugarea la o tabel
complet neindexat. n primul caz, Access 2000 are nevoie de acel timp n
plus pentru a actualiza toi acele indexuri din culise.
Indexurii fie c permit apariia redundanei n tabela dumneavoastr, fie c
o previn. Alegerea v aparine; dar cum facei ca ea s fie potrivit pentru
tabela dumneavoastr? n majoritatea cazurilor vei dori s permitei
manifestarea redundanei; marea excepie este cazul cmpurilor cheie
primare. Access 2000 indexeaz mereu cmpurile cheie primare ca fiind
No duplicates; n fond, sunt sigur c nu dorii s avei doi clieni cu acelai
numr de identificare. Setarea No duplicates i comunic Access-ului
2000 s se asigure c nu exist dou nregistrri care s conin aceeai
valoare n cmpul indexat.
Pentru a afia indexurii tabelelor, deschidei tabela n vizualizarea Design
i facei clic pe butonul Indexes aflat pe bara de instrumente.
Programatorii de la Microsoft au fcut astfel nct crearea index-ului s fie o
operaie destul de simpl. Iat cum funcioneaz:
1. Dup ce ai deschis tabela n vizualizarea Design, facei clic pe numele
cmpului pe care dorii s-l indexai.
Cursorul intermitent va ateriza n numele cmpului.
2. Facei clic pe caseta Indexed a etichetei General din Field Properties.
Cursorul, cel care dorete mereu s v mulumeasc sare n caseta
Indexed. Efectul va fi apariia unei sgei ndreptate n jos n dreapta
casetei.
Dac n Indexed nu exist nici o nregistrare, atunci nseamn c acest
cmp nu lucreaz cu indexuri. Orict de mult ai dori s indexai un cmp
memo, OLE sau hiperlegtur, nu este posibil.
3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a lista opiunile index-
ului dumneavoastr. Alegei tipul de index pe care-l dorii din lista
care apare (Figura 5-8).
De cele mai multe ori, alegei Yes (Duplicates OK), iar n cazurile speciale
cnd dorii ca fiecare nregistrare s aibe o valoare unic n acest cmp
(ca de exemplu numerele de identificare ale clienilor din tabela
dumneavoastr cu clieni), alegei Yes (No Duplicates).
4. Pentru ca schimbarea s fie definitiv, facei clic pe butonul Save de
pe bara de instrumente sau alegei FileSave.


102
n funcie de dimensiunea tabelului dumneavoastr, s-ar putea ca realizarea
tabelului dumneavoastr s dureze o ceva. S nu fii surpsini dac va
trebui s ateptai cteva momente pn ce Access 2000 termin de fcut
treaba.

Pentru a nltura un index, urmai paii anteriori. La pasul 3, alegei No din
meniul autoderulant. Access 2000 va terge index-ul cmpului fr a mai scoate
vreun sunet sau a mai comenta ceva.

S
F
A
T

Fig. 5-8:
Realizarea
unui index
este o
operaie
care
const
ntr-un
singur clic.
Capitolul 6
Date noi, date vechi i date
care necesit returi
n acest capitol
Deschiderea bazelor de date i a tabelelor
Adugarea noilor nregistrri
Modificarea unei nregistrri
tergerea nregistrrilor care nu au nici un sens
Ce s facei dup ce spunei oops!

entenabilitatea este un cost substanial care se ntlnete n cazul tuturor
lucrurilor care merit s fie pstrate pe aceast planet. Despre orice astfel
de lucruri ai vorbi: o cas,o main, un radiocasetofon, un televizor, un
copil, un animal de cas sau orice altceva plin de importan, pstrarea
lucrurilor de mare pre n bun stare de funcionare cost mai mult dect credem
noi c ar costa atunci cnd le obinem.
Oricum, datele dumneavoastr sunt o excepie a acestei reguli i datorit
instrumentelor din Access 2000, mentenabilitatea datelor este simpl, relativ
nedureroas i v cost mai puin dect v ateptai. De fapt, actualizarea
datelor dumneavoastr este unul dintre scopurile principale ale programului.
Acest capitol v prezint elemente de baz legate de mentenabilitatea
datelor:adugarea unor nregistrri noi, tergerea unor nregistrri vechi i
remedierea celor care au probleme. Dac dorii s aflai cteva sfaturi
referitoare la mentenabilitatea tabelelor (cum ar fi adugarea de coloane noi,
redenumirea cmpurilor i aa mai departe), consultai Capitolul 9.
M

104
Cum s tragei tabela dumneavoastr
n atelierul digital
Din cauza faptului c nregistrrile se ngrmdesc n tabele, trebuie ca mai
nainte de a v ngrijora n privina acestora s deschidei tabela respectiv. La
fel ca i nregistrrile, i tabelele prefer s aib companie i astfel ele
convieiuiesc n cadrul bazelor de date. Bazelor de date nu le pas nici de cum
de altceva dect de ele nsele, aa c le-ai putea gsi hoinrind prin vreun
dosar, clocind pe vreo dischet sau inndu-se scai pe vreun drive de reea.
Acea concentrare de fore moderne semnific pur i simplu faptul c primul pas
pe calea spre mentenabilitatea nregistrrilor este deschiderea bazei de date.
Avei la dispoziie cteva modaliti diferite de a deschide o baz de date, dar n
cele din urm vei descoperi c toate funcioneaz la fel.
Dac tocmai ai deschis Access 2000, programul afieaz o caset de dialog
imens (Figura 6-1) care v ofer posibilitatea de a crea baze de date noi, de a o
redeschidei pe cea cu care ai lucrat recent, sau de a pribegi ntr-o alt caset de
dialog pentru a deschide orice baz de date care v zgndrete imaginaia.

Pentru a utiliza una dintre bazele de date listate n partea inferioar a
casetei de dialog, facei dublu-clic pe numele su i Access 2000 deschide
automat baza de date.
Dac baza de date pe care o dorii nu se afl printre cele de pe list, facei
dublu-clic pe opiunea More Files pentru a deschide caseta de dialog Open.
Aceast caset v ofer acces liber la toate tabelele din dosarul curent.
Cum? Baza de date pe care o dorii nu este nici acolo? n acest caz,
consultai seciunea Compania Bo Beep avea nevoie de opiunea Find
Fig. 6-1:
Este
cumva
prea la
ndemn,
sau ce?
Capitolul 6: Date noi, date vechi i date care necesit returi _____________

105
File pentru a afla cteva sfaturi referitoare la uluitoarele faciliti de
localizare a fiierelor, faciliti care se gsesc n meniul Tools al casetei de
dialog Open.
Dac avei chef s creai o tabel nou, trebuie s citii alt capitol. Trecei
la Capitolul 4, unde se afl toate chestiunile legate de crearea unei tabele.
Toate aceste sugestii sunt bune i frumoase dac Access 2000 abia a vzut
lumina zilei, ns ce se ntmpl dac acest program este deja pornit? n acest
caz, modalitatea de deschidere a bazei dumneavoastr de date este total diferit.
Iat cum funcioneaz:
1. Alegei FileOpen Database sau facei clic pe butonul Open Database
de pe bara de instrumente.
Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Open.

2. Defilai prin list pn gsii baza de date pe care o cutai.
Dac baza de date pe care o dorii nu este n cadrul listei, aceasta se
ntmpl probabil din cauza faptului c poate se afl pe alt drive sau n
cadrul reelei locale. Pentru a o cuta, facei clic pe sgeata ndreptat n
jos din caseta Look in (de-a lungul casetei de dialog Open) pentru a vedea
o list a driver-elor locale i cele de reea. Facei clic pe drive-ul pe care
dorii s cutai, iar Access 2000 va afia o list a tuturor bazelor de date i
a dosarelor din directorul curent al drive-ului respectiv.
Fig. 6-2:
Iat baza
de date pe
care o
cutam.

106
Pentru a simplifica lucrurile, adugai cteva scurtturi listei
dumneavoastr Favorites; printre acestea trecei i cele mai des utilizate
arii de reea, dosare de pe hard disc sau orice alt suport (de exemplu datele
plictisitoare ale companiei dumneavoastre) pe care stocai fiierele Access.
Pentru mai multe amnunte legate de scurtturi consultai una dintre
urmtoarele cri ale autorului Andy Rathbone: Windows 95 For Dummies
(ediia a doua), Windows 98 For Dummies, sau Windows NT 4 For
Dummies ( de la IDG Books WorldWide. Inc.).
3. Cnd gsii baza de date, deschidei-o prin efectuarea dublu-clic pe
numele su.
Baza de date se deschide ornat ca n Figura 6-3. Aceast fereastr v
prezint modul n care se comport o baz de date normal i manierat
atunci cnd este ntr-o o companie civilizat. Restul capitolului este scris
avnd n vedere acest lucru (c bazele de date se comport civilizat).

n locul unei casete de dialog etichetate poate aprea un anumit ecran
introductiv (cunoscut sub numele de tablou de comand). Access v
comunic faptul c baza dumneavoastr de date fie c conine ceva
programare particularizat, fie c a fost creat cu Vrjitorul Baz de
date. Probabil c dumneavoastr avei nite machete speciale care v ajut
s interacionai cu informaiile din baza de date. Din pcate, nu v pot
spune mai mult de de att, deoarece posibilitile sunt nesfrite. Cea mai
bun sugestie pe care v-o pot oferi este s solicitai ndrumri tocilarului
dumneavoastr preferat care tie baze de date.
4. Facei clic pe butonul Tables de sub bara Objects, asta n cazul n care
acesta nu este deja selectat.
S
F
A
T
S
F
A
T
Fig. 6-3:
Pe ecran
se
deschide
o baz de
date
obinuit.

107
Butonul Tables al barei Objects va afia tabelele bazei dumneavoastr de
date.
5. Facei dublu-clic pe tabela pe care dorii s o editai.
Ecranul se va umple cu datele dumneavoastr, afiate fluent n vizualizarea
Datasheet.
Adugarea acelui ceva
Unele sarcini sunt mai frustrante dect situaia n care ai face bagajele pentru a
pleca n vacan i apoi ai v-ai da seama c ai uitat s punei ceva (i mereu se
ntmpl s fie ceva important). n realitate, aceast descoperire este de fapt un
comar care se repet, ns n lumea digital a Access-ului 2000, adugarea
unui articol i chiar adugarea unei sute de articole n plus la baza
dumneavoastr de date este foarte simpl de fcut.
De fapt, pentru a aduga o alt nregistrare ntr-o tabel nu trebuie dect s
urmai civa pai. Urmtoarele instruciuni presupun faptul c dumneavoastr
ai deschis deja fiierul baz de date i c ai selectat tabela cu care dorii s
lucrai (dac nu ai fcut acestea, urmai instruciunile din seciunea anterioar).
Iat cum putei aduga o nregistrare nou n tabela dumneavoastr:
1. Alegei Insert New Record sau facei clic pe butonul New Record
din partea inferioar a ferestrei foaie de date.
Access 2000 v rspunde prin deschiderea unei nregistrri goale n tabela
dumneavoastr i mutarea cursorului n acel loc. (privii Figura 6-4)

Fig. 6-4:
i astfel
a luat
fiin o
nou
nregis-
trare.

108
n cadrul multor baze de date, primul cmp este unul de tip AutoNumber,
deoarece acesta face o treab foarte bun atribuind clienilor numere de
identificare unice, numere de participare sau orice alt tip de numr la care
v gndii. n acest moment al procesului este normal ca un cmp
AutoNumber s stea pur i simplu i s se holbeze la dumneavoastr,
deoarece acest cmp nu ncepe s lucreze dect la pasul urmtor.
2. Putei ncepe s introducei informaiile dumneavoastr.
Dac primul cmp este de tip AutoNumber, apsai tasta Tab i ncepei s
introducei n cel de-al doilea cmp. De ndat ce ncepei s introducei,
cmpul AutoNumber genereaz un numr nou i l afieaz n cadrul
cmpului.
Dac vi se pare c AutoNumber (cmpul AutoNumber) a srit un numr
atunci cnd a creat o intrare pentru nregistrarea dumneavoastr cea nou
(aa cum este n Figura 6-5), nu v panicai, deoarece cmpul i aduce
aminte ultimul numr pe care l-a atribuit i insereaz n mod automat
numrul care urmeaz. Atunci cnd un cmp AutoNumber sare peste un
numr, nseamn c ai introdus (sau mcar ai nceput s introducei) o
nregistrare i apoi ai ters-o.
3. Cnd ai terminat, apsai tasta Tab pentru a aduga o alt
nregistrare sau, dac ai dorit s adugai o singur nregistrare,
continuai-v treaba.
n afar de acestea nu mai avei nimic altceva de fcut, deoarece Access
2000 salveaz automat noua nregistrare n timp ce o introducei. Este
super, nu?

S
F
A
T
Fig. 6-5:
nregistra-
rea se
contureaz
imediat,
n ciuda
numero-
taiei
ciudate.

109
S
F
A
T

Compania Bo Peep avea nevoie de opiunea Find File

Referindu-m la responsabilitile companiei
Bo Beep, trebuie s precizez faptul c
acestea nu au fost prea mari n acest caz.
Tot ceea ce trebuia s fac era s
urmreasc cteva animale i s se asigure
c ele stteau aproximativ n acelai loc
(vorbind din punct de vedere geografic).
Imaginai-v ce haos!
Indivizii cei simpatici care au creat Access
2000 cunosc prea bine faptul c bazele de
date au tendina de a fugi i a se rtci din
cnd n cnd, asemenea unor oi rtcitoare,
i de aceea au inclus opiunea Find File n
meniul Tools aflat n partea superioar a
casetei de dialog Open. Prin alegerea
Tools Find, va apare caseta de dialog Find
care conine o groaz de opiuni de cutare
extraordinare, dar dintre toate opiunile
disponibile, cutarea File Name este cea mai
folositoare (se pare c i programatorii de la
Microsoft au fost de acord cu acest lucru
deoarece au facut astfel nct aceast
opiune s fie cea implicit).
Dac tii mcar o parte din numele fiierului
baz de date, introducei-o n caseta Value din
colul din dreapta jos al ferestrei. Access 2000
afieaz toate bazele de date din dosarul
curent care se potrivesc cu textul cutat.
Pentru a face ca Access 2000 s lucreze din
greu (i s v ajute mai mult), spunei-i s
caute i n subdosarele dosarului curent. Putei
face acest lucru executnd clic pe caseta de
validare Search Subfolders aflat chiar sub
caseta Value. Access 2000 cutreier prin
dosarul curent i subdosarele acestuia, cutnd
bazele dumneavoastr de date rtcite.
Adevrata for a sistemului Find File este
dezvluit abia atunci cnd i spunei Access-
ului s caute pe un drive ntreg. Facei clic pe
sgeata Down n cadrul casetei Look in (aflat
n colul din stnga jos al ferestrei Find) i
alegei un drive local sau de reea din meniul
autoderulant. Aproape imediat, calculatorul
dumneavoastr ncepe s se rostogoleasc
prin dosarele de pe drive, cutnd aici, acolo i
peste tot fiierele care se potrivesc
specificaiilor dumneavoastr.

Dac v rzgndii i dorii s distrugei noua nregistrare adugat, alegei
EditUndo Saved Record sau apsai Ctrl+Z i apoi, cnd Access 2000 v
ntreab n legtur cu tergerea nregistrarii facei clic pe Yes. Dac opiunea
Undo Saved Record din meniu nu este disponibil, facei clic pe nregistrarea
pe care tocmai ai adugat-o i apoi alegei EditDelete Record. Ca i mai
nainte, atunci cnd suntei ntrebai dac suntei siguri n legtur cu tergerea
respectiv facei clic pe Yes.
S
F
A
T

110
Cum putei efectua modificri asupra
datelor deja existente
Chiar dac informaiile dumneavoastr sunt nghesuite ntr-o tabel, este
foarte simplu i uor s ajungei la ele i s facei diferite modificri. De fapt,
editarea datelor dumneavoastr este att de simpl nct nici eu nu tiu dac
acesta este un aspect pozitiv sau unul negativ.
Ori de cte ori defliai ntr-o tabel, v rog s fii ateni i s avei grij,
deoarece Access 2000 nu v avertizeaz nainte de a salva modificrile
efectuate asupra unei nregistrri, chiar dac acestea sunt accidentale,
ntmpltoare. (Dac a fi unul dintre acei autori care in predici nesfrite, a fi
realizat o parte important i scris cu mult responsabilitate despre modul n
care aceast facilitatea a Access-ului 2000 poate face s mearg copiile de
siguran regulare. Din fericire nu sunt un astfel de autor, aa c nici mcar nu
voi meniona acest subiect.).
Pentru a face o modificare n cadrul unei nregistrri, n primul rnd trebuie s
cutai nregistrarea dorit prin tabel pn o gsii. Facei clic pe cmpul pe
care dorii s-l modificai i cursorul ca o scobitoare care clipete se va muta n
cmpul respectiv.
Dac avei IntelliMouse-ul Microsoft, folosii rotia acestuia pentru a v deplasa
rapid prin tabel. Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la cum putei
defila printre datele dumneavoastr cu ajutorul rspunsului dat de Microsoft
Roii celei mari, adic IntelliMouse-ul, consultai Capitolul 8.
Ceea ce facei n continuare depinde de modificrile pe care dorii s le facei
asupra cmpului:

Dac dorii s nlocuii ntregul cmp, apsai tasta F2 pentru a evidenia
datele i mai apoi pentru a introduce noua informaie. Noua intrare o
nlocuiete n totalitate pe cea veche.
Pentru a repara o parte a datelor dintr-un cmp, facei clic pe cmp i
folosii tastele direcionale sgeat stnga i dreapta pentru a poziiona
cursorul scobitoare exact acolo unde dorii s facei schimbarea. Apsai
tasta Backspace pentru a nltura caracterele aflate n stnga cursorului i
Delete pentru a le nltura pe cele aflate n dreapta. Introducei noile
caractere dorite prin tastarea lor.
Dac suntei n cadrul unui cmp tip Time/Date i dorii s inserai data
curent, apsai Ctrl+; (punct i virgul). Pentru a insera timpul curent,
apsai Ctrl+: (dou puncte).

111
Cnd ai terminat cu nregistrarea, apsai Enter pentru ca schimbrile
dumneavoastr s fie salvate. Dac v rzgndii i dorii s revenii la datele
originale apsai esc sau Ctrl+Z pentru a anula editrile efectuate. Dac utilizai
un telefon cu disc, v rog s ateptai operatorul de reea (mmm, poate c am
dat prea multe telefoane n ultimul timp).
Nu apsai pe Enter pn cnd suntei absolut siguri cu privire la modificrile
pe care le-ai introdus. Dup ce le-ai salvat, datele vechi se duc pe apa smbetei
i deci nu mai putei reveni asupra lor, nu mai putei s le aducei napoi.
Cum s scpai de nregistrrile nedorite
Nu are nici un sens s tot plngei pe lng nregistrrile nedorite. Atunci cnd
vine vremea s v luai rmas bun de la acestea, facei-o repede i fr prea
mult osteneal. Iat cum putei s face acest lucru:
1. Avnd tabela deschis, facei clic-dreapta pe butonul din stnga
nregistrrii pe care dorii s o tergei.
Efectul va fi afiarea meniului derulant standard care apare atunci cnd
facei clic-dreapta pe un element.
Asigurai-v c facei clic-dreapta pe nregistrarea corect nainte de a
trece la urmtorul pas. Dac descoperii greeala n acest moment este mult
mai puin dureros dect s v dai seama mai trziu.
2. Alegei Delete Record din meniul derulant.
Access 2000 face un efect-ecran extraordinar i nghite pe viu
nregistrarea veche.
3. Cnd Access 2000 afieaz caseta de dialog din Figura 6-6, luai o
pauz scurt i reflectai nc o dat la problema tergerii
nregistrrii.

S
F
A
T

Fig. 6-6:
Access
2000 v
pune
ntrebarea
crucial:
Suntei
siguri?

112
Dac suntei siguri, facei clic pe Yes i dai-o uitrii.
Dac nu suntei ctui de puin siguri n aceast privin, facei clic pe No
i mai gndii-v ceva timp nainte de a mai exersa comanda Delete
Record pe orice alt element din tabela dumneavoastr.
n locul casetei de dialog Are you sure, s-ar putea ca Access 2000 s
afieze o caset de dialog ca n Figura 6-7. Acest mesaj semnific faptul c
orict de mult ai dori s tergei nregistrarea respectiv, nu o vei putea
face. n acest caz, lucrai cu o tabel care are legturi cu alte tabele (tabele
relaionale). Access 2000 nu v va permite s nlturai nregistrarea
deoarece n cealalt tabel exist alte nregistrri care sunt legate de cea pe
care dorii s o omori. mi pare nespus da ru, dar nu putei scpa de
aceasta. Dac dorii cu tot dinadinsul s tergei nregistrarea, solicitai
ajutor unui uciga de date (sau specialistului dumneavoastr local n
calculatoare) s fac pentru dumneavoastr toat aceast treab murdar
deoarece aceast problem este mult mai complicat dect se poate vedea
cu ochiul liber.

Cum s refacei o editare nereuit
Am de fcut doar dou sugestii n legtur cu nlturarea unor pri ale unei
editri nereuite. Din pcate, nici una dintre acestea nu este un elixir super-
grozav care s v napoieze n mod magic datele pierdute. A fi vrut ca n
ncheierea capitolului s am veti mai bune s v dau, dar tocmai am intrat n
criz de titluri.
Prima sugestie este ca nainte de a salva orice modificare fcut, s o verificai
de dou ori. Dac modificarea este important, facei triplu-clic pe ea. Dac nu
suntei siguri c este corect, apsai tasta Enter i facei modificrile dorite n
tabel. Dac nu suntei siguri n privina datelor, nu salvai modificrile fcute.
Este preferabil ca n primul rnd s primii rspunsuri la ntrebrile pe care le
avei i apoi s v simii liberi de a edita nregistrarea.
Cea de-a doua sugestie este de a avei i s pstrai o copie de siguran bun
pentru a recupera rapid datele care v lipsesc i pentru a v putea continua
Fig. 7-7:
Aceast
nregis-
trare nu
pleac
nicieri.

113
lucrul. S tii de la mine c copiile de siguran bune sunt fr pereche. Dac
avei astfel de copii, se ntmpl o serie de lucruri pozitive: probabilitatea de a
pierde datele este redus considerabil, eful dumneavoastr v va promova n
funcie, camaradul de via i va dedica necondiionat ntreaga existen
dumneavoastr i n plus ai putea ctiga chiar i la loterie (Dac este s spun
adevrul, copiile de siguran fac doar unul dintre aceste lucruri, dar, dup cum
bine tii, intenia conteaz).


114

Capitolul 7
Cum putei determina tabelele
dumneavoastr s gndeasc
cu ajutorul formaturilor,
mtilor i al validrilor
n acest capitol
S aflm unde locuiesc setrile
Formaturi mai bune pentru date mai simpatice
Cum v putei folosi de mtile de introducere pentru a ine la distan datele incorecte
Cum putei folosi validrile pentru a face testri detaliate

amenii de tiin au detaliat incredibil de mult explicaiile interminabile
referitoare la ce nseamn verbul a gndi, dar definiia dat de mine este
mult mai simpl. Aadar, dac vedei dragoni n nori, dac v mirai de
aventurile ntlnite n joaca unui copil, sau dac v ntrebai cum cresc florile
nseamn c gndii.
Indiferent dac utilizai definiia dat de mine sau una dintre cele ale experilor,
un lucru este cert: tabelele Access 2000 nu gndesc. Dac avei cumva viziuni
de comar cum c ai citi acest capitol i apoi ai elibera din greeal Tabela
care i devoreaz pe rivalii Microsoft, nu v temei; aa ceva nu se va ntmpla
(n orice caz, nu credei c dac un astfel de scenariu ar putea deveni realitate,
Microsoft ar fi intervenit pn acum?).
Acest capitol v explic cum s catalogai ajutorul pe subiecte al tabelului
dumneavoastr i cum s prevenii ptrunderea unor date greite n tabela
dumneavoastr. Capitolul se concentreaz pe trei instrumente diferite:
O

116
formaturi, mti i reguli de validare. Aceste trei instrumente pot suna cam
tehnic, dar credei-m c le putei face fa.
Fiecrui instrument i-am dedicat cte o seciune; aadar, n cazul n care
cutai o informaie anume, simii-v liberi de a trece direct la partea n care
gsii acea informaie (i nu v sinchisii de acele calculatoare din col care
discut filozofie).
Cum s gsii locul n care s facei
modificrile
Prima prticic de cunotine pe care trebuie s o avei pentru a face toate
aceste modificri nemaipomenite n tabela dumneavoastr este s tii unde
anume s le facei. Din fericire, toate cele trei opiuni se gsesc n acelai loc,
mai precis n eticheta General a ferestrei Table Design.
Pentru a trece tabela n vizualizarea Design, urmai paii de mai jos i apoi,
pentru detalii legate de utilizarea unui format, de introducerea mtilor sau de
validarea unui cmp din tabela dumneavoastr, consultai seciunea potrivit
din capitol.
1. Dup ce ai deschis baza de date, facei clic pe tabela pe care dorii s
o modificai i apoi facei clic pe Design (Figura 7-1).

Tabela trece n vizualizarea Design, artndu-i punctele vulnerabile i
plictisitoare lumii ntregi.
S
F
A
T
Fig. 7-1:
Pregtii-
v pentru
o munc
de
proiectare
serioas.
Capitolul 7: Cum putei determina tabelele dvs. s gndeasc ____________

117
Apropo, dac tabela dorit se afl deja n vizualizarea Datasheet, pentru a
trece la vizualizarea Design trebuie s facei doar clic pe butonul Design
aflat n partea stng a barei de instrumente.
2. Facei clic pe numele cmpului cu care dorii s lucrai.
Eticheta General din seciunea Field Properties (aflat n partea inferioar
a ferestrei) afieaz detaliile cmpului curent, ca n figura 7-2. Acum
suntei pregtii s ncepei lucrul!
3. Facei clic n caseta potrivit a seciunii Field Properties (de-a lungul
prii inferioare a ferestrei) i introducei modificrile dorite.
Fiecare dintre urmtoarele trei elemente: Format, Input Mask i Validation
Rule are cte o caset proprie (chiar i Validation Text are caseta proprie,
dar pentru a afla mai multe detalii despre aceasta trebuie s consultai
seciunea despre validri care se afl tot n cadrul acestui capitol; n acest
moment, aceste informaii sunt nc secrete).

4. Dac dorii s lucrai cu alte cmpuri, revenii la pasul 2 i reluai
procesul.
Unui cmp i putei aduga simultan una, dou sau trei elemente de
inteligen. Atunci cnd facei clic pe alt cmp, Access 2000 salveaz
automat modificrile efectuate.
5. Cnd ai terminat, nchidei tabela pentru a salva modificrile
efectuate.
Este clar c utilizarea formaturilor, a mtilor i a validrilor presupune mult
mai multe detalii, dar paii pe care trebuie s-i urmai pentru a ncepe lucrul
S
F
A
T

Fig. 7-2:
Pregtii-
v pentru
c avei de
lucru cu
cmpul
Quantity.

118
sunt aceiai, indiferent de instrumentul pe care l utilizai. Seciunile urmtoare
trateaz separat fiecare instrument , deci putei continua cu cititul pentru a afla
discuiile despre punctele forte ale instrumentelor.
A formata poate nsemna a vedea
mai bine
Formaturile modific numai modul n care vedei datele pe ecran, nu i modul
n care sunt stocate acestea n tabela dumneavoastr. Dei formatrile nu le vin
de hac erorilor dumneavoastr, totui ele fac ca informaiile s arate pur i
simplu minunat (i acest aspect valoreaz ceva n zilele noastre).
Trebuie s tii c fiecare tip de cmp are propriul set de formaturi i trebuie s
acordai o atenie deosebit tipului de cmp cu care lucrai. Folosirea unui
format greit este ceva frustrant i fr sens (i Cel de Sus tie c exist destule
aspecte frustrante i fr sens, fr a mai vorbi despre altele) deoarece datele
dumneavoastr nu vor arta niciodat aa cum trebuie, indiferent de ct de mult
vei ncerca.
Pentru a preveni aceast greeal, urmtoarele informaii despre formatri sunt
organizate dup tipul cmpului. n funcie de tipul cmpului cu care lucrai
consultai seciunea potrivit pentru opiunile de formatare disponibile. Apropo,
dac comanda dumneavoastr de formatare nu merge de prima dat (aa mi se
ntmpl i mie), facei dublu-clic pe tipul cmpului i apoi mai analizai nc o
dat comenzile de formatare i vei vedea c vei putea descoperi problema ntr-
un timp foarte scurt.
Cmpurile text i memo
n acest caz avei patru posibiliti. Din pcate, spre deosebire de alte tipuri de
cmpuri, n caseta de text Format nu exist exemple alctuite dinainte. Bnuiesc
c acest lucru nseamn c aceste dou tipuri de cmpuri sunt mari i tari i
prin urmare nu au nevoie de ajutor.
Iat cele patru opiuni de formatare pe care le avei pentru cmpurile text i
memo:

Simbolul mai mare (>) face ca tot textul din cmpul respectiv s scris cu
majuscule, indiferent de tipul literelor introduse. Astfel, dei Access 2000
stocheaz datele aa cum au fost introduse, ele vor aprea scrise doar cu
litere mari. Pentru a utiliza aceast opiune tot ceea ce trebuie s facei este
s punei semnul mai mare n caseta de text Format.

119
S
F
A
T

Simbolul mai mic (<) face exact inversul semnului mai mare. Simbolul mai
mic v prezint tot textul cu litere mici. Dac ai introdus textul i cu litere
mici i cu litere mari, Access 2000 l afieaz numai cu litere mici. Ca i n
cazul semnului mai mare, numai datele afiate suport schimbrile pentru
a-i proteja pe inoceni; n rest, datele sunt stocate tot ca text cu litere mici
i mari. Aplicai acest format introducnd simbolul mai mic (unul
singur) n caseta de text Format.
Semnul coad de maimu (a rond, adic @) determin Access-ul s
afieze n cadrul cmpului fie un caracter, fie un spaiu. n cazul n care
datele cmpului sunt mai mici dect formatul, Access 2000 adaug nite
spaii n plus pentru a se potrivi lungimii formatului. De exemplu, dac un
cmp utilizeaz ca format @@@@@@, dar datele acestuia au lungimea
de doar trei caractere (cum ar fi Tim sau now), Access 2000 afieaz trei
spaii i apoi datele. Dac ns datele cmpului au lungimea de patru
caractere, formatul nceputul nregistrrii cu dou spaii. Vedei cum
funcioneaz semnul coad de maimu? (Destul de ciudat, nu-i aa?)
Semnul i (&) este formatul implicit i nseamn afieaz un caracter dac
este vreunul de afiat; dac nu este nici unul, nu ntreprinde nimic. De ce
s mai creez un format special pentru aceast opiune cnd este de fapt
opiunea implicit a Access 2000? Momentan nu tiu; rmne un mister
pentru mine.
Apropo, spre deosebire de situaiile semnelor mai mare i mai mic care
solicit un singur simbol pentru ntregul cmp, aici trebuie s includei cte
un semn coad de maimu sau i pentru fiecare caracter din cmp.

Hei Access, pstreaz-mi locul!

Acest sfat este catalogat ca fiind un Sfat de
Tocilar, dar este att de folositor nct a
trebuit s ncerc i s v spun despre ce este
vorba. Uneori cnd introducei datele trebuie
s srii peste un cmp text deoarece nu avei
la ndemn informaia respectiv. Nu ar fi
nemaipomenit dac Access 2000 ar marca
automat cmpul ca fiind alb pentru a v
reaminti s revenii mai trziu i s completai
informaiile.
Pentru a v reui acest truc nu este necesar
s fii un magician extraordinar deoarece
Access 2000 poate crea pentru
dumneavoastr un astfel de format de text
particularizat. Iat cum putei face acest
lucru: introducei @; Unknown [Red] n
caseta de text Format
n cazul n care cmpul nu conine o valoare,
aceast notaie ciudat afieaz cuvntul
Unknown cu rou. Trebuie s introducei
comanda exact aa cum este exemplul
(ghilimele, paranteze drepte, cemai, tot),
pentru c altfel nu va funciona. Putei nlocui
cuvntul Unknown cu orice alt cuvnt pe care-
l dorii deoarece comanda nu ine cont de
cuvntul pe care-l scriei ntre paranteze.


120
Cmpurile number i currency
Indivizii cei simpatici de la Microsoft au fcut tot ceea ce era mai dificil legat
de cmpurile number i currency. Ei au realizat ase cele mai obinuite
formaturi i le-au aezat ntr-un meniu autoderulant care se afl chiar n caseta
de text Format. Pentru a stabili un cmp number sau currency, facei clic pe
caseta de text Format i apoi pe sgeata ndreptat n jos care apare n partea
dreapt a casetei. Figura 7-3 ilustreaz meniul autoderulant ncrcat cu
variantele dumneavoastr.

Fiecare nume al fiecrui format se afl n partea stng a meniului. Cealalt
parte v prezint o mostr a modului n care funcioneaz formatul. Iat o
analiz detaliat a celor mai obinuite variante:

General Number: Acesta este formatul implicit al Access 2000. El
afieaz exact ceea ce introducei dumneavoastr n cmp fr a mai face
nici o modificare editorial.
Currency: Acest format face ca un cmp number standard s arate
asemenea unui cmp currency (simbol monetar). Prezint datele cu dou
zecimale, nlocuindu-le cu zerouri n cazul n care nu exist. Acest format
este i cel care adaug simbolul monetar respectiv, precum i punctuaia,
conform setrilor Regional Settings din Windows Control Panel.
Fixed: Acest format afieaz datele cmpului sub forma unui numr precis
de zecimale. n mod implicit, acest format rotunjete numerele la dou
zecimale. Pentru a preciza un alt numr de zecimale, folosii setrile
Decimal Places aflate imediat sub setarea Format.
Standard: Acest format face acelai lucru ca i Fixed i n plus adaug un
separator pentru mii. Modificai numrul decimalelor schimbnd setarea
Decimal Places.
Percent: Acest format este folosit n special pentru procentaje. Returneaz
un procentaj cu numr obinuit de zecimale cum ar fi de exemplu
transformarea lui .97 n 97%. S nu uitai s introducei datele respective
ca zecimale (.97 n loc de 97); altfel, Access 2000 afieaz nite procentaje
Fig. 7-3:
Alegei
formatul
visurilor
dumneavo
astr
direct din
meniu.

121
cu adevrat uluitoare, remarcabil. Pentru a gsi o soluie n cazul n care
este afiat 0.00% sau 1.00%, consultai paragraful urmtor.
Dac numerele introduse de dumneavoastr sunt rotunjite la cel mai apropiat
numr ntreg i sunt mereu afiate cu zerouri n locul zecimalelor, modificai
setarea Field Size (cea care se afl imediat deasupra casetei de text Format) de
la Long Integer la Single. Aceast setare i comunic Access-ului 2000 s nu
uite de partea zecimal a numrului. Pe msur ce introducei numrul, Access
2000 l rotunjete n mod implicit la unul ntreg. (Calculatoare idioate!)
Cmpurile date/time
Asemenea opiunilor de formatare Number i Currency, i cmpurile data/time
au un set de formaturi ncorporate disponibile din meniul autoderulant. Facei
clic pe caseta de text Format i apoi pe sgeata ndreptat n jos aflat n partea
dreapt a casetei; supusul meniu din Figura 7-4 se va ivi imediat, gata s v
serveasc.
Alternativele sunt destul de uor de neles, dar doresc s v dau vreo dou
sfaturi:

Atunci cnd utilizai una dintre formaturile mai mari precum General Date
sau Long Date, asigurai-v c coloana datelor este destul de larg pentru a
afia datele n ntregime. Altfel, datele chipee nu au nici un sens, deoarece
lipsete o bun parte a lor.
Dac baza de date este utilizat de mai mult de o singur persoan, este
preferabil alegerea unui format care ofer mai multe informaii unuia care
ofer mai puine informaii. Formatul meu preferat este Medium Date
deoarece ofer luna i ziua. Altfel, o dat cum este 3/7/99 ar putea provoca
confuzie pentru c persoanele din diferite ri interpreteaz acest format
diferit.

S
F
A
T
Fig. 7-4:
Un format
pentru
fiecare
dat, i o
dat
pentru
fiecare
format.

122
Cmpurile Yes/No
Cam att se poate spune despre un cmp cu trei opiuni. Aa cum ilustreaz i
Figura 7-5, alternativele de formatare prezente ale dumneavoastr sunt limitate.
n mod implicit, cmpurile Yes/No sunt setate pentru formatarea Yes/No
(uneori programatorii sunt att de detepi nct nici nu ne vine s credem).
Simii-v liberi s ncercai i alte opiuni, mai ales dac au mai mult sens n
tabela dumneavoastr dect cmpurile Yes i No.

Pentru a fi afiate propriile dumneavoastr alternative n loc de plictisitoarele
Yes i No, trebuie s introducei un format particularizat. Aceast procedur
funcioneaz foarte asemntor cu formatul text particularizat descris anterior n
acest capitol. Un exemplu bun de format este ceva de genul: ;In stock
[Green];REORDER[Red]. Dac elementul respectiv se afl n stoc, textul In stock
apare scris cu verde; dac nu, apare un avertisment REORDER scris cu rou.
Dac dorii, nlocuii aceste cuvinte cu unele pe care le dorii, deoarece Access
2000 afieaz orice scriei dumneavoastr ntre ghilimele, fr s ia vreo decizie
editorial cu privire la coninut. Asigurai-v c Display Control de sub eticheta
Lookup (de lng eticheta General) este setat pe Text Box deoarece n caz
contrar, s-ar putea ca n cmpul dumneavoastr s apar casete de validare
Ce reprezint de fapt datele mascate?
Dei au o denumire hazlie, mtile de introducere reprezint nite filtre care v
permit s introducei numai anumite date n cmpul respectiv. n cazul n care
acestea sunt asociate i cu anumite validri (discutate pe larg mai departe n
acest capitol) nseamn c cmpurile tabelului dumneavoastr sunt foarte bine
protejate mpotriva informaiilor necorespunztoare.
O masc de introducere este de fapt o serie de caractere care i comunic lui
Access 2000 la ce fel de date s se atepte a fi introduse n acest cmp. Dac
dorii ca un anumit cmp s conin numai numere i nici mcar o liter, o
S
F
A
T
Fig. 7-5:
Lcaul
formatului
este cam
... gol.

123
masc de introducere este cea care v poate ajuta n acest sens i cea care poate
realiza efectiv acest lucru. O masc poate rezolva i situaia invers (numai
litere i nici un numr) i aproape toate combinaiile ntre acestea. Mtile de
introducere sunt stocate n zona Input Mask a etichetei General a cmpului,
mpreun cu restul elementelor descrise n acest capitol.
Mai mult de jumtate din cmpurile unei tabele Access 2000 pot avea propriile
lor mti de introducere. nainte de a crea masca trebuie s tii exact cum art
datele cmpului. n cazul n care scopul dumneavoastr este de a stoca adrese,
crearea unei mti care s permit introducerea exclusiv a literelor ntr-un
cmp nu este de nici un folos. Trebuie s cunoatei datele respective
ndeaproape nainte de a v prosti cu mtile de introducere.
Mtile de introducere funcioneaz cel mai bine cu date scurte i foarte
consecvente. Toate numerele i combinaiile de numere i litere care seamn
sunt nite candidai exceleni pentru un astfel de rol. Numerele care reprezint
un cod pentru piesele de schimb, unitile de msur pentru stocuri, codurile
potale, numerele de telefon i numerele de la asisten social pur i simplu
v implor s folosii mti pentru a v asigura c n cmp vor fi introduse
datele corecte.
Putei crea o masc de introducere n unul din urmtoarele dou moduri: putei
introduce manual masca sau i putei cere ajutor Vrjitorului Masc. Si, ca i
cum ar avea noroc, Vrijtorul Masc de introducere nu este nici foarte
strlucit; cu alte cuvinte se poate spune c acesta cunoate numai elemente
legate de cmpurile text i dat i chiar i n aceast situaie Vrjitorul nu v
ofer dect cteva opiuni pentru a v face via mai uoar. Pentru a realiza
mai mult de att trebuie s v trosnii articulaiile i s o facei manual.
Utilizarea Vrjitorului Masc de
introducere
Dac realizai o masc pentru un numr de telefon, un numr al asistenei
sociale, un cod potal al Statelor Unite ale Americii sau pur i simplu pentru un
cmp date and time, Vrjitorul Masc de introducere v va ajuta cu mare
bucurie. Vrjitorul Masc de introducere nu se pricepe la altceva n afar de
aceste cmpuri, aa c nu-i cerei ajutor dac avei alte probleme care nu sunt
legate de cmpurile de tip time/date sau text.
Pentru a solicita ajutor Vrjitorului, urmai paii:
1. Dup ce avei fiierul baz de date deschis, facei clic pe tabela cu care
dorii s lucrai i apoi pe Design.
S
F
A
T
S
F
A
T

124
Efectul va fi trecerea tabelului n modul de vizualizare Design.
2. Facei clic pe numele cmpului pe care dorii s-l modificai.
Eticheta General a seciunii Field Properties (jumtatea inferioar a
ferestrei) afieaz detaliile cmpului curent.
3. Facei clic pe caseta Input Mask.
Cursorul sare pur i simplu n caseta Input Mask, iar la dreapta acesteia apare
un buton mic cu trei puncte care este de fapt butonul Build care intr n aciune
n cadrul pasului urmtor.
4. Facei clic pe butonul Build din partea dreapt a casetei de text Input
Mask.
Efectul va fi apariia Vrjitorului, care va avea o descindere
spectaculoas cum este ilustrar i n Figura 7-6.

Putei folosi Vrjitorul numai cu cmpuri de tip date i text. Avei grij
i nu-l nfuriai pe Vrjtor incitdu-l s lucreze cu un alt tip de cmp.
Dac Access 2000 se plnge de faptul c Vrjitorul nu este instalat
nseamn c nu ai fcut opiunile corespunztoare atunci cnd ai instalat
Access 2000 (nu v necjii dac primii acest mesaj de eroare; i eu am
pit la fel). Pentru a rezolva problema, luai CD-ROM-ul original Access
2000 sau Office 2000 i punei-l n drive-ul dumneavoastr de CD-ROM.
Inchidei Access 2000 i apoi alegei StartSettingsControl Panel. In
fereastra Control Panel facei dublu-clic pe Add/Remove Programs i
urmai ntocmai prompterele care apar pentru a instala instrumentele de

Fig. 7-6:
Vrjitorul
Masc de
introducere
nu face
prea multe,
dar se
strduiete
din greu.

125
dezvoltare Access 2000. Dac v aflai n cadrul unei corporaii i nu avei
CD-ROM-ul master original, luai legtura cu colegii de la Departamentul
de informatic pentru a primi ajutor.
5. Facei clic pe varianta dorit i apoi pe Next.
Caseta de dialog afieaz codul meschin din spatele mtii i pe lng
acesta i alte cteva informaii (Figura 7-7).

Dac alegei opiunea Password (Figura 7-6) nu v mai rmne de fcut
nimic altceva, aa c putei face clic pe Finish.
6. Dac vrei s v jucai cu masca de introducere i s vedei dac face
ntr-adevr ceea ce dorii dumneavoastr, facei clic pe zona Try It din
partea inferioar a casetei de dialog. Cnd ai terminat, facei clic pe
Finish pentru a utiliza masca cu cmpul dumneavoastr.
Efectul va fi apariia mtii n zona Input Mask pe ecranul proiectrii
tabelului (putei face clic pe Cancel pentru a renuna la treaba cu masca
cea meschin i pentru a-l face pe Vrjitor s dispar).
Dac facei clic pe Next n loc s facei clic pe Finish, Vrjitorul v
ofer o alternativ secret legat de stocarea caracterelor mpreun cu
datele dumneavoastr. Vrjitorul vrea s tie dac dorii ca ghilimelele,
slash-urile i parantezele pe care le afieaz masca de introducere a datelor
s fie stocate n tabela dumneavoastr mpreun cu datele introduse.
Opiunea implicit n acest caz este No i v recomand s o lsai aa.
Pentru a finaliza procesul, facei clic pe Finish.

Fig. 7-7:
Iat ce
spune
Vrjitorul
c avei
nevoie.

126
Realizarea manual a unei mti
Unele proiecte sunt mai satisfctoare dect dac ai face chiar dumneavoastr
ceva. Realizarea unei mti de introducere a datelor cu propriile dumneavoastr
mnue, cu nervi tari i cu ajutorul acestor instruciuni v-ar putea da acelai
sentiment de reuit (Dac se ntmpl aa, v rog s solicitai n cel mai scurt
timp ajutor profesional deoarece v aflai n pericolul de a deveni un tehnoid).

Treaba pe care o fac mtile de introducere a datelor nu este extraordinar
de complicat, dar adesea se ntmpl ca o masc s par complicat dup
ce a fost realizat. Chiar i n acest caz nu trebuie s v ngrijorai. Dup ce
v familiarizai cu aceste elemente, realizarea mtilor de introducere
puternice vi se va prea foarte simpl.
Prietenii mi-au spus acelai lucru despre ski-ul acvatic, dar pe parcursul
primei mele lecii am bnuit c ei ncercau ntr-adevr s m nece i s
fac astfel nct s par un accident nevinovat al sporturilor pe ap. Avei
cuvntul meu de onoare c realizarea mtilor de introducere a datelor n
Access 2000 nu aduce nimic cu situaia anterioar (n afar de aceasta,
cum v putei neca n faa unui calculator?).
Dispunnd de o introducere ncurajatoare, pregtii-v s v suflecai mnecile
i repezii-v asupra goop-ului alfabetic al mtilor de introducere. Pentru
proiectarea i utilizarea unei mti de introducere a datelor trebuie s urmai
doar civa pai:
1. Luai o foaie de hrtie i scriei un exemplu de date a cror
introducere n tabel ar fi permis de ctre masc.
Aa cum am amintit mai devreme n acest capitol, primul pas din procesul
mtilor de introducere este cunoaterea datelor.
Dac informaiile pe care le stocai au variaii uoare (cum este cazul
codurilor pentru piesele de schimb care se termin fie cu o combinaie
liter/numr, fie cu una liter/liter), luai i exemple ale diferitelor
posibiliti pentru ca masca dumneavoastr de introducere a datelor s le
accepte pe toate.
2. Facei o descriere simpl a datelor n care s apar i specificarea
elementelor care sunt obligatorii i care sunt opionale.
Dac mostra dumneavoastr este un cod pentru piese de schimb
asemntor lui 728816ABC7, scriei ase numere, trei litere, un numr
deoarece toate aceste pri sunt obligatorii. Dac avei vreo variaie, nu
uitai s permitei introducerea acestora. Diferena ntre un numr i o
liter sau un numr poate fi decisiv, vital.
S
F
A
T

127
Informaiile obligatorii trebuie s fie introduse n cmp (asemenea unui
numr de telefon). Elementele opionale nu sunt mai mult de att: sunt pur
i simplu opionale (cum ar fi de exemplu un cod pentru zon sau un
numr de anex). Access 2000 utilizeaz coduri diferite pentru datele
obligatorii i opionale aa c trebuie s facei deosebire ntre ele.
3. Creai o masc de introducere pentru datele dumneavoastr utiliznd
codurile din Tabelul 7-1.
Croirea drumului prin tabel i realizarea mtii sunt lucruri simple
deoarece dumneavoastr tii ce tip de date stocai (numere, litere, sau
altele), tii de cte caractere avei nevoie.i dac fiecare dintre acestea este
obligatoriu sau opional.
Pentru a include ghilimele, un salsh sau o parantez n masc
dumneavoastr punei un backslash n faa acesteia. Pentru a include mai
multe caractere, punei ghilimele nainte i dup ele. De exemplu, masca
pentru un numr de telefon cu cod pentru zon este! \(999) 000\-000.
Pentru a ncadra ntre paranteze codul ariei i pentru a pune nc un spaiu
ntre codul ariei i numrul de telefon, aceast masc utilizeaz i
backslash-ul i ghilimelele (pentru a afla care este motivul pentru care am
folosit semnul de exclamare n acest exemplu consultai seciunea Semnul
exclamrii: l ndrgii de ndat ce-l cunoatei).
Iat o ntrebare-fulger aa, pentru a vedea dac suntei ateni: Codul de arie
din exemplul anterior este obligatoriu sau opional? Dar numrul de
telefon? De ce? Scriei un rspuns lung i detaliat pe o foaie de hrtie
foarte mic, apoi rupei-o n bucele mici i aruncai-o n aer precum
confettiile. Ce este aa amuzant?
4. n cazul n care cmpul dumneavoastr conine litere i dorii ca
acestea s fie scrise mereu numai cu litere mari, adugai simbolul mai
mare (>) la nceputul mtii dumneavoastr.
Pentru a fi scrise mereu numai cu litere mici, folosii semnul mai mic (<)
n loc de semnul mai mare.
Acum suntei pregtii s-i spunei lui Access 2000 despre masca
dumneavoastr de introducere.
5. Urmai paii de la nceputul capitolului (Cum s gsii locul n care
s facei modificrile); cnd ajungei la pasul 3, facei clic pe caseta
Input Mask.
Cursorul scobitoare care clipete sare pur i simplu n aceast caset,
fiind pregtit pentru a ncepe aciunea.
S
F
A
T
S
F
A
T

128
6. Introducei cu mare grij masca dumneavoastr n zona Input Mask a
seciunii Field Properties (privii Figura 7-8).

Nu v speriai dac masca arat ca o versiune literar a monstrului
Frankenstein; frumuseea este un element opional n lumea tehnologiei.
7. La sfritul mtii adugai ;;_ (dou semne punct i virgul i o
liniu de subliniere)
Aceste trei caractere i comunic lui Access 2000 s afieze o liniu de
subliniere acolo unde dorii s apar fiecare liter. Acest pas nu este
obligatoriu, dar cred c mtile de introducere au mai mult sens dac au i
aceast opiune. Bineneles c avantajele i beneficiile dumneavoastr pot
varia.
8. Facei clic pe butonul Table View de pa bara de instrumente pentru a
verifica munca dumneavoastr.
ncercai s introducei ceva n cmpul cu masca tocmai realizat. Aceasta
ar trebui s previn situaiile n care s-ar ncerca introducerea unor
informaii incorecte. Dac nu funcioneaz, trecei tabela din nou n modul
de vizualizare Design (facei clic pe butonul Design View aflat n partea
stng a barei de instrumente) i facei cteva rectificri.
Dac adugai o masc unei tabele existente, aceasta nu poate descoperi
datele incorecte care sunt deja introduse n tabel. Pentru a verifica aceste
date trebuie s facei clic pe fiecare intrare din cmpul cu masc (da, ai
neles corect: aceasta nseamn c va trebui s facei clic pe fiecare
nregistrare a cmpului respectiv din tabel). Dac este ceva n neregul,
Access 2000 v comunic ns numai dup ce facei clic.
Fig. 7-8:
Introdu-
cerea unei
mti
pentru
cmpul
Code.

129
S
F
A
T

Tabel 7-1 Coduri pentru masca de introducere
Tipul caracterelor Codul obligatoriu Codul opional
Numai cifre (de la 0 la 9) 0(zero) 9
Cifre i semnele +/- Nu este disponibil # (semnul american pentru pound)
Numai litere (de la A la Z) L ? (semnul ntrebrii)
Numai litere sau cifre A a (trebuie s fie liter mic)
Orice caracter sau spaiu & (i) C

Semnul exclamrii: l ndrgii de ndat ce-l cunoatei

Mie mi-a luat ceva timp s m obinuiesc cu
semnul exclamrii, dar n orice caz mtile
mele de introducere au fost foarte fericite
i fr acest semn. Nici chiar explicaiile
fiierului de ajutor online al lui Access 2000
nu m-au fcut s-mi schimb prerea
(Bnuiesc c n cazul n care explicaiile
acestui fiier ar fi avut sens, ar fi existat o
ans s m influeneze).
n timp ce m jucam cu exemplul numrului de
telefon mi-am dat seama n cele din urm ce rol
are semnul exclamrii i de ce este att de
folositor. Acest semn i comunic lui Access
2000 c trebuie s umple cmpul cu informaii
ncepnd din dreapta i nu din stnga. Dei
aceast noiune poate suna asemenea unor
blbieli incoerente ale unui tocilar supra
cofeinizat, constituie de fapt un lucru
important; lsai-m s v art de ce.
n cazul exemplului cu numrul de telefon,
codul zonei este opional, dar numrul n sine
este obligatoriu. Dac nu include i semnul de
exclamare n masc, Access 2000 m las s
sar peste codul zonei i s introduc un numr
de telefon n spaiile pentru numrul de telefon.
Totul pare a fi n regul, ns aceasta se
ntmpl pn aps pe Enter. Dup ce fac
aceast aciune, numrul meu de telefon de
apte cifre este afiat ca fiind (555) 121-2.
nu este exact ceea ce m gndeam eu i
aceasta deoarece Access 2000 a introdus
numerele din stnga, ncepnd cu numerele
opionale din codul zonei (numerele pe care nu
le-am introdus).
Prin adugarea semnului exclamrii la masca
de introducere, Access 2000 ncepe umplerea
mtii cu date de la dreapta. De aceast dat,
numrul de telefon apare pe ecran ca fiind ( )
555-1212, care reprezint exact ceea ce mi-am
dorit dintotdeauna.
Apropo, semnul exclamrii poate fi introdus
oriunde n cadrul mtii, dar ar fi bine s
ncercai s v obinuii s-l punei la nceput
sau la sfrit. V sugerez s facei astfel nct
semnul exclamrii s fie primul caracter din
masc din simplu motiv c aflndu-se n
aceast poziie va fi imposibil s-l uitai.


130
Validrile: Testul digital de alcoolemie
Cel de-al treilea instrument (i poate cel mai puternic) al Rzboiului mpotriva
datelor incorecte este validarea. Cu o validare, Access 2000 testeaz ntr-adevr
datele primite pentru a se asigura c sunt ceea ce ai dorit dumneavoastr n
tabel. Dac datele nu sunt corecte, validarea afieaz un mesaj de eroare (nu
avei ncotro; trebuie s v strduii s nelegei ce spune) i v foreaz practic
s introducei datele din nou.
Ca i celelalte opiuni din acest capitol, validrile se afl n cadrul etichetei
General a zonei Field Properties. Dou elemente se refer la validri: Validation
Rule i Validation Text. Regula este chiar validarea respectiv. Textul este
mesajul de eroare pe care dorii s-l afieze Access 2000 atunci cnd sunt
introduse date care nu se supun validrii.
Validrile funcioneaz cel mai bine cu cmpuri de tip number, currency i date.
Realizarea unei validri pentru un text este posibil, ns trebuie s tii c
validrile devin foarte complicate ntr-un timp foarte scurt. Pentru a v proteja
sntatea i a v pstra coafura intact, Tabelul 7-2 v prezint cteva validri
gata realizate care acoper cele mai obinuite necesiti. Acestea sunt organizate
dup tipul cmpului i prin urmare, este foarte simplu s gsii regula de
validare care se potrivete cel mai bine scopului dumneavoastr.
Am inclus diferite tipuri de exemple pentru a v atrage atenia asupra puterii
operatorilor logici pe care i folosesc validrile. Simii-v ndrituii de a
combina i a potrivi operatorii n funcie de necesitate i dorin. Jucai-v cu
acestea i s vedem ce putei realiza!

Atunci cnd utilizai AND, nu uitai c pentru a fi respectat regula trebuie
s fie adevrate ambele pri ale validrii.
n cazul lui OR, numai una dintre pri trebuie s fie adevrat pentru ca
ntreaga regul s fie respectat.
Avei mare grij atunci cnd combinai exemplele >= i <= pentru c este
foarte simplu s apar accidental o situaie care nu va fi adevrat
niciodat (cum ar fi <=0 AND >=100).

S
F
A
T

S
F
A
T

131

Tabelul 7-2 Validri pentru multe situaii
Tipul cmpului Regula de validare Definiie
Numr > 0 Trebuie s fie mai mare ca zero
Numr <> 0 Nu poate fi zero (trebuie s fie diferit de
zero)
Numr > 0 i < 100 Trebuie s fie ntre 0 i 100 (exclusiv)
Numr >= 0 i <= 100 Trebuie s fie ntre 0 i 100 (inclusiv)
Numr <= 0 sau >= 100 Trebuie s fie mai mic dect 0 sau mai
mare dect 100 (inclusiv)
Dat >= dat ( ) Trebuie s fie data de astzi sau o dat
ulterioar
Dat >= dat ( ) sau Is Null Trebuie s fie data de astzi, o dat
viitoare sau s rmn gol
Dat < dat ( ) Trebuie s fie o dat anterioar celei de
astzi
Dat >= #1/1/90# i
<=dat ( )
Trebuie s fie o dat ntre 1 ianuarie 1990
i astzi (inclusiv)


132

Capitolul 8
Cum s facei astfel nct
foile dumneavoastr de date
s danseze
n acest capitol
nvrtindu-v n jurul foii de date
Ajustarea lrgimii coloanelor, a nlimii rndurilor i multe altele
Vizualizarea foii de date cu un font total diferit
Schimbarea fundalului

ste cam plictisitor s avei o foaie de date nou care s arate i s
funcioneze asemenea oricrei alte foi de date existente. Unde este
creativitatea n acest caz? Unde este unicitatea? Unde sunt viaa, libertatea i
urmrirea, cutarea ultimelor nouti extraordinare?
n mod sigur Access 2000 este un program de baze de date i bazele de date nu
sunt cunoscute n general ca fiind sufletul petrecerii, dar aceasta nu nseamn c
suntei prins ntr-o lume monoton a foilor de date care arat la fel. Acest
capitol examineaz instrumentele pe care le avei la dispoziie pentru a
transforma chiar i cea mai sumbr foaie de date ntr-o prezentare grozav i
uoar de parcurs a datelor dumneavoastr.
Paginile care urmeaz se concentreaz pe subiectul trucurilor foilor de date,
adic lucruri pe care s le facei atunci cnd lucrai cu informaii ntr-o foaie de
date. Aceste trucuri funcineaz i cu foi de date din tabele i cu foi de date din
dynasets; aadar utilizai-le pentru a hoinri prin foile de date i pentru a
mbunti, s perfecionai toate foile de date pe care le ntlnii. Dac nu ai
auzit pn acum de dynasets nu v ngrijorai deoarece sunt dezbtute pe larg n
Partea a IIIa.

E
S
F
A
T

134

Rtcind din loc n loc
Atunci cnd apare o tabel n modul de vizualizare Datasheet, Access 2000 v
ofer o fereastr cu datele dumneavoastr. Acea fereastr afieaz un anumit
numr de rnduri i coloane, dar ceea ce vedei dumneavoastr cu siguran c
nu este ntregul matrapazlc (asta n cazul n care nu avei o tabel cu adevrat
mic). Pentru a putea vedea mai mult trebuie s v deplasai prin tabel, ceea ce
nseamn s mutai fereastra pentru a vedea ce altceva se mai afl pe acolo.
Access 2000 v ofer cteva modaliti de a hoinri printr-o foaie de date.
Alegerea uneia dintre acestea depinde de ct de departe dorii s ajungei:

Pentru a v deplasa de la un cmp la altul: folosii sgeile direcionale
dreapta i stnga (). Acelai efect l putei obine executnd clic cu
mouse-ul pe sgeile barelor de defilare orizontale.
Pentru a v deplasa ntre nregistrri: ncercai sgeile direcionale sus
i jos ( ). Dac suntei un mptimit al mouse-ului, facei clic pe sgeile
de la sfritul barei de defilare verticale.
Pentru a afiata o nou pagin de date: Tastele PgUp i PgDn (n
funcie de tastatura pe care o avei dumneavoastr aceste taste pot fi
denumite Page Up i Page Down). PgUp i PgDn ajut la defilarea
vertical prin foaia de date, iar Ctrl+PgUp i Ctrl+PgDn v ajut la
defilarea orizontal. Acelai efect l putei obine prin efectuarea unui clic
pe barele de defilare.

Tabelul 8-1 ofer o imagine asupra acestui proces dintr-un punct de vedere gen
o combinaie de taste dup alta. n acest moment, parcurgnd sfaturile de
deplasare anterioare i tabelul care urmeaz, cunoatei cam toate modalitile
de a v deplasa printr-o foaie de date Access 2000.

Capitolul 8: Cum s facei astfel nct foile dvs. de date s danseze__________

135
Tabel 8-1 Deplasarea ntr-o tabel
Combinaia de taste sau tasta
de control
Ce se ntmpl
Ctrl+End Se deplaseaz la ultimul cmp al ultimei
nregistrri din tabel
Ctrl+Home Se deplaseaz la primul cmp al primei
nregistrri din tabel
Ctrl+PgDn Defileaz un ecran la dreapta
Ctrl+PgUp Defileaz un ecran la stnga
Trece cu o nregistrare mai jos n tabel
End Se deplaseaz la ultimul cmp al nregistrrii
curente
Home Se deplaseaz la primul cmp al nregistrrii
curente
Bara de defilare orizontal Defileaz o fereastr mai la dreapta sau mai la
stnga n cadrul tabelului
Se deplaseaz cu un cmp mai la stnga n
cadrul nregistrrii curente
Rotia IntelliMouse Rotii rotia pentru a defila prin tabel mai sus
sau mai jos cu trei nregistrri deodat (aceast
facilitate este disponibil numai cu mouse-ul
IntelliPoint i cu software-ul de driver.)
Butonul roti IntelliMouse Apsai rotia asemenea unui buton i aceasta
va deveni o super tast direcional; defilai un
rnd sau o coloan deodat prin tabel (aceast
facilitate este disponibil numai cu mouse-ul
IntelliPoint i cu software-ul de driver.)
PgDn Defileaz un ecran mai jos
PgUp Defileaz un ecran mai sus
Se deplaseaz mai la dreapta cu un cmp n
cadrul nregistrrii curente
Se deplaseaz mai sus cu o nregistrare n cadrul
tabelului
Bara de defilare vertical Defileaz mai sus sau mai jos cu o fereastr n
cadrul tabelului

136
Cum putei vedea mai mult sau mai
puin din datele dumneavoastr
Primul element de pe lista de adaptare a foii de date este s v pierdei vremea
cu aspectul foii dumneavoastr de date i credei-m c avei destule chestiuni
cu care s v ocupai timpul. La prima vedere, foaia dumneavoastr de date
pare destul de pmnteasc, asemntoare celei din Figura 8-1. Pentru a o
dichisi un pic, putei modifica lrgimea coloanei, nlimea rndului i ordinea
coloanelor i de asemenea mai putei s ancorai o coloan n timp ce restul
coloanelor defileaz mprejur. La naiba, putei chiar s facei astfel nct
coloanele s dispar temporar.

Fiecare dintre urmtoarele seciuni examineaz cte o tehnic de modificare a
modului cum arat datele dumneavoastr. Putei utiliza o opiune (cum ar fi
lrgimea coloanei) sau mai multe opiuni; dumneavoastr decidei. Fiecare
ajustare este independent de celelalte i, n plus, aceste schimbri nu afecteaz
cu nimic datele dumneavoastr; tot ceea ce fac ele este s determine apariia
diferit a datelor pe ecran.
Majoritatea comenzilor pot fi accesate cu ajutorul mosue-ului, dar unele dintre
ele v trimit napoi la bara de meniuri. Dac o comand se gsete n ambele
locuri, s tii c funcioneaz la fel, indiferent de unde o accesai.

Fig. 8-1:
Ambele
coloane
ItemName
i
Description
sunt
ngustate
brutal.

137

IntelliMouse-ul: O nou modalitate de a v deplasa din loc n loc

Dac ai fost binecuvntai cu un
IntelliMouse Microsoft nou i cu software-
ul su special de drive IntelliPoint nseamn
c avei un instrument n plus pentru a
defila printre foile de date Access 2000.
Intre cele dou butoane obinuite,
IntelliMouse-ul se mndrete cu o roti
care se comport ca un al treilea buton.
Acionarea rotiei are ca efect defilarea a
cte trei linii deodat n sus i n jos n
cadrul foii dumneavoastr de date.
Efectul executrii unui clic pe roti i al
tragerii este mutarea ferestrei prin foaia de
date n direcia n care micai mouse-ul
(Aceast manevr funcioneaz ntocmai
unei metode clic i tragere cu singura
diferen c n locul butonului stnga
mouse folosii rotia mouse-ului.).
Dac petrecei o bun parte din timp cu
Access 2000 sau srind de la o aplicaie
Office 2000 la alta, v sugerez s testai
mouse-ul dumneavoastr. Fiecare program
utilizeaz rotia mouse-ului puine diferit,
dar toate programele (chiar i Windows-ul
nsui) o utilizeaz pentru a v face viaa
mai uoar.

Dup ce ai fcut oricare dintre aceste modificri tabelului dumneavoastr nu
uitai s-i spunei lui Access 2000 s salveze aceste schimbri ale tabelului
pentru c n caz contrar toat munca dumneavoastr cea dificil este pierdut pe
vecie. Pentru a-l ateniona pe Access 2000 fie c alegei FileSave din bara de
meniuri, fie c nchidei pur i simplu fereastra, caz n care Access 2000 v
ndeamn s salvai noua formatare.
Modificarea limii coloanei
Cu toate c Access 2000 este destul de inteligent, are probleme atunci cnd vine
vremea s-i dea seama ct de larg trebuie s fie o coloan. De fapt, Access
2000 renun la a se mai gndi att i seteaz toate coloanele la aceeai lrgime
i astfel unele fiind mult prea largi pentru informaiile coninute, iar altele mult
prea nguste. Mie mi se pare c aceast soluie este cam slbu pentru un
program puternic cum este Access 2000.
Stabilirea unei lrgimi noi a unei coloane este o operaie rapid; iat ce avei de
fcut:


138
1. Dac avei tabela n modul de vizualizare Datasheet, punei pointer-ul
mouse-ului pe bara vertical aflat n dreapta cmpului nume
(Figura 8-2).
Pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o bar cu sgei mplntate pe
fiecare parte.
2. Facei clic i inei apsat butonul stnga mouse n timp ce micai
corespunztor mouse-ul.
Pentru a lrgi coloana micai mouse-ul la dreapta iar pentru a o ngusta
micai mouse-ul la stnga.

3. Atunci cnd lrgimea este cea dorit, eliberai butonul mouse-ului.
Precum arat i Figura 8-3, coloana cu noua sa dimensiune este ancorat.

Fig. 8-2:
Gata
pregtit
pentru a
lrgi
coloana.
Fig. 8-3:
Aa arat
mult mai
bine!

139
Modificarea nlimii rndului
Access 2000 se descurc ceva mai bine n aceast problem a nlimii rdurilor
dect n problema lrgimii coloanelor. Aadar, acesta las n mod automat
destul spaiu pentru a separa rndurile simultan cu afiarea pe ecran a unor
informaii ndestultoare. Si totui Access 2000 mai are destule elemente de
mbuntit deoarece dumneavoastr nu putei vedea toate datele din cmpurile
cele mai lungi ale tabelului. Modificarea nlimii rndului rezolv aceast
problem prin afiarea mai multor date n fiecare cmp, numrul coloanelor
afiate pe ecran rmnnd acelai.
Ca i n cazul modificrii limii unei coloane, i n cazul ajustrii nlimii
rndului pentru a obine rezultatul dorit sunt necesare doar cteva clic-uri:
1. n timpul vizualizrii tabelului dumneavoastr n modul Datasheet
poziionai pointer-ul mouse-ului n partea stng a ferestrei pe linia
dintre oricare dou rnduri ale foii dumneavoastr tabelare (Figura
8-4).

Pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o bar orizontal cu sgei
mplntate vetical.
2. Facei clic i inei apsat butonul stnga mouse apoi micai mouse-ul
pentru a modifica nlimea rndului.
Pentru a mri nlimea rndului micai mouse-ul n jos. Micai mouse-ul
n sus pentru a micora nlimea rndului i a-i pune amprenta asupra
datelor din cmpul respectiv.
Fig. 8-4:
Va aprea
(sau va
disprea?)
un rnd
mai nalt.

140
3. Atunci cnd nlimea cmpului este cea dorit, eliberai butonul
mouse-ului.
Access 2000 reafieaz tabela care are acum o nou nlime pentru rndul
respectiv (privii Figura 8-5).
Reorganizarea coloanelor
Atunci cnd aranjai tabela nu v gndii prea mult la modul n care se succed
cmpurile i implicit coloanele (care cmp urmeaz crui alt cmp). De cele
mai mult ori datele apar pe ecran exact aa cum dorii dumneavoastr ns
uneori este necesar s facei puin agitaie.

Pentru a muta un cmp ntr-o poziie diferit n cadrul foii de date utilizai paii
urmtori:
1. Facei clic pe numele cmpului coloanei pe care dorii s o mutai apoi
facei clic i inei apsat butonul stnga mouse.
ntreaga coloan se ntunec i pointer-ul mouse-ului se schimb ntr-o
sgeat cu o caset mic la baz (privii Figura 8-6).
2. Tragei coloana la destinaia nou.
n timp ce micai mouse-ul apare i o bar ntunecat care se mic ntre
coloane, artndu-v unde va ateriza coloana atunci cnd eliberai
butonul mouse-ului. Dac eliberari butonul mouse-ului din greeal
nainte de apariia barei ntunecate, Access 2000 nu va muta coloana. n
Fig. 8-5:
Datele
umplu
automat
noul spaiu
al
cmpului.

141
acest caz reluai procedura de la pasul 1 (i inei mouse-ul strns de
aceast dat).

3. Cnd coloana este n poziia dorit eliberai butonul mouse-ului.
Coloana, datele i toate cele se mut n noul loc (privii Figura 8-7).

Cum s ascundei o coloan
Ascunderea unei coloane este una dintre acele faciliti care par complet
neimportante pn n momentul n care avei nevoie de ele i atunci ele
valoreaz ct greutatea lor n aur. Dac dorii ca o anumit coloan s nu fie
afiat temporar pe ecran, pur i simplu ascundei-o pe micu. Datele sunt nc
n tabel dar nu apar pe ecran. Prea grozav, nu-i aa?
Fig. 8-6:
Suntei
pregtii
pentru a
muta acea
coloan.
Fig. 8-7:
Aducerea
i
poziiona-
rea coloa-
nei n
vederea
unei
aterizri
lente i
plcute.

142
Pentru a ascunde o coloan, urmai paii:
1. Avnd tabela n modul de vizualizare Datasheet, facei clic-dreapta pe
numele coloanei pe care dorii s-o ascundei.
ntreaga coloan se ntunec i apare un meniu derulant.
2. Alegei Hide Columns din meniu (privii Figura 8-8).
{Uff!} Coloana dispare.
Pentru a ascunde mai multe coloane deodat, facei clic i tragei peste numele
coloanelor pe care dorii s le facei s dispar i apoi alegei FormatHide
Columns.

Cnd suntei pregtii pentru a aduce napoi coloanele afectate temporar, urmai
paii:
1. Alegei FormatUnhide Columns.
Efectul va fi apariia unei casete de dialog mici n care sunt listate toate
cmpurile tabelului curent. Cmpurile care au un semn de selectare n
caseta de lng ele sunt deja afiate.
2. Facei clic pe oricare dintre casetele de validare neselectate care se
afl chiar lng coloana respectiv pe care dorii s o vedei din nou
pe ecran i apoi facei clic pe butonul Close (privii Figura 8-9).
S
F
A
T
Fig. 7-7:
Jocul de-a
v-ai
ascunselea
cu
coloanele.

143

n funcie de numrul de cmpuri din list, s-ar putea s fie necesar s
defilai ceva pentru a gsi toate cmpurile.

Efectuarea unor modificri de proiectare n modul
de vizualizare Datasheet; pericol, Will Robinson!

Pn n acest moment, toate elementele
discutate n acest capitol modific numai
modul n care arat foaia dumneavoastr de
date, fr a exista i modificri asupra
tabelului de sub aceasta. Mutarea sau
ascunderea coloanelor, schimbarea lrgimii
coloanelor i ajustarea nlimii rndurilor,
toate acestea sunt setri inofensive care fac
pur i simplu ca lumea dumneavoastr
digital s fie un loc mai plcut.
Povestea ia ns o alt ntorstur cnd vine
vorba de opiunile Rename Column, Insert
Column, Lookup Column i Delete Column
care se afl n cadrul meniului derulant care
apare prin executarea unui clic-drepta mouse.
De fapt aceste opiuni modific structura
tabelului dumneavoastr, aa c luai-o ncet
i tratai-le cu grij!
Opiunea Rename Column schimb numele
cmpului, iar opiunea Insert Column adaug
o coloan nou n foaia de date ceea ce se
traduce de fapt ntr-un cmp nou din tabel.
Opiunea Lookup Column pornete
Vrjitorul Cutare i v ajut s inserai o
coloan pentru datele extrase dintr-o alt
tabel, iar opiunea Delete Column sugereaz
ceea ce face prin chiar numele su, adic
terge o coloan (reamintii-v c Access
2000 anuleaz numai ultima aciune
efectuat de dumneavoastr, a c v
recomand s nu tergei nimic pn n
momentul n care suntei absolut siguri c
acesta este lucrul pe care trebuie s-l facei,
adic s distrugei respectivul element).
Aadar, cu ajutorul acestor opiuni putei
modifica structura tabelului. Dac dorii s
aflai mai multe amnunte despre aceste
opiuni i despre modul n care trebuie s
acionai pentru a le utiliza n siguran,
consultai Capitolul 9 (este foarte important).

Fig. 8-9:
Aha, am
descoperit
locul n
care se
ascunde!

144

nghearea unei coloane
Dac avei mai multe cmpuri ntr-o tabel, probabil c nu ncap toate n
fereastr. Pe msur ce defilai dintr-o parte n alta a tabelului, cmpurile apar
constant ntr-o parte a ferestrei i dispar din cealalt parte. Ce se ntmpl ns
dac dorii s v uitai la o coloan care se afl tocmai ntr-o parte a tabelului n
timp ce v uitai la cmpurile aflate n cealalt parte?
Secretul const n nghearea coloanei la locul su. Aceast aciune ancoreaz
o coloan n partea stng a ferestrei astfel nct ea s rmn n acelai loc n
timp ce dumneavoastr defilai fericii nainte i napoi prin tabel. Bineneles
c exist i un pas de dezgheare; doar nu vrei ca tabelele dumneavoastr s
rceasc, aa-i?
Iat paii pe care trebuie s-i urmai pentru a nghea o coloan:
1. Facei clic-dreapta pe numele coloanei pe care dorii s-o ngheai.
Coloana se ntunec i apare de acum ateptatul meniul derulant.
2. Din meniul derulant alegei Freeze Columns.
Acum coloana este ancorat la locul su i putei defila cu impunitate
nainte i napoi prin tabela dumneavoastr (i nu avei nici restricii).
Dac dorii s ngheai mai mult de o coloan selectai coloanele prin inerea
apsat a tastei Shift i prin efectuarea unui clic pe numele coloanelor.
Meninerea apsat a tastei Shift i executarea clic-ului pe numele coloanelor
formeaz grania de coloane pe care dorii s le ngheai. Facei clic pe
numele primei coloane, inei apsat tasta Shift i apoi facei clic pe numele
celei de-a doua coloane pentru a evidenia toate coloanele dintre acestea. Atunci
cnd toate coloanele pe care dorii s le ngheai sunt evideniate, alegei
FormatFreeze Columns din bara de meniuri i imediat toate coloanele sunt
ancorate pe locul respectiv.
Cnd dorii s dezgheai coloanele, alegei FormatUnfreeze All Columns.
S
F
A
T

145
Jucnd-v cu fonturile n tabela
dumneavoastr
Access 2000 fiind programul dumneavoastr de baz nclinat spre afaceri v
afieaz tabela cu un font de baz nclinat spre afaceri. Cu toate acestea, acest
lucru nu nseamn c suntei obligai s meninei acel font pe vecie (acesta este
un lucru bun deoarece acel font iniial este plictisitor). Dumneavoastr deinei
controlul asupra fontului, stilurilor i chiar i asupra culorii cu care v apar
datele. Decizia v aparine, aa c de ce s nu v trii viaa la maxim i s nu
ncercai s dai un nou look tabelului dumneavoastr?
Aceste setri se aplic ntregii tabele i nu doar unui anumit rnd sau unei
anumite coloane.
Pentru a schimba fontul, stilul sau culoarea tabelului dumneavoastr, urmai
paii:
1. Avnd tabela n vizualizarea Datasheet, alegei FormatFont.
Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Font.
2. Facei clic pe opiunea dumneavoastr din lista Font aflat n partea
stng a casetei (privii Figura 8-10).

Access 2000 v prezint o previzualizare a fontului respeciv n caseta
Sample aflat n partea dreapt a casetei de dialog.

Fig. 8-10:
Acest font
este
grozav,
dar oare
va arta
bine n
tabel?

146
Cel mai bine este s alegei un font True Type dect oricare alt opiune.
Fonturile True Type au ca simbol un dublu T, simbol aflat n list chiar
lng ele.
3. Facei clic pe stilul preferat din lista Font style.
S-ar putea ca unele fonturi s nu aib toate opiunile stilului obinuit
(normal, bold adic aldin, italic adic cursiv i bold italic adic aldin
cursiv). Opiunile pe care le avei depind de modul n care au fost instalate
fonturile pe sistemul dumneavoastr. Pentru mai multe detalii referitoare la
fonturi i fiiere de fonturi consultai crile urmtoare: Windows 95 For
Dummies (ediia a doua), Windows 98 For Dummies sau Windows
NT 4 For Dummies care-l au ca autor pe Andy Rathbone (IDG Books
Worldwide, Inc.).
4. Pentru a alege o alt dimensiune a fontului facei clic pe un numr din
lista Size.
Ca i n cazul stilului, exist i fonturi care nu sunt disponibile n toate
mrimile.
Dac alegei un font True Type la pasul 2, stabilirea
dimensiunii nu este o problem deoarece fonturile True Type
pot fi dimensionate dup dorin (Windows le d orice mrime
necesar).
Dac la pasul 2 ai fcut clic pe un font de imprimat (acelea
care au alturi o pictogram a unei imprimante), alegerea
mrimii fontului poate fi limitat doar la cteva dimensiuni.
Morala povetii este s folosii fonturile True Type ct mai intens posibil.
5. Dac dorii o culoare nou, facei clic pe sgeata de lng caseta Color
i alegei culoarea preferat din meniul autoderulant care apare.
Aproape ai terminat; acum este timpul s v uitai la caseta Sample i s
vedei dac opiunile dumneavoastr arat bine mpreun. Dac nu arat
bine, facei clic pe Cancel i reluai toat procedura de la pasul 1.
6. Pentru a seleciunile dumneavoastr de font facei clic pe OK.
Acum, foaia de date afieaz tabela dumneavoastr cu noul su look
rafinat (privii Figura 8-11).
S
F
A
T
S
F
A
T

147

Cum s facei astfel nct datele
dumneavoastr s arate tridimensional
Aceast modificare de final este pur cosmetic, dar s tii c chiar i tabelelor
le place s se simt confortabil n ceea ce privete modul n care arat. Access
2000 v ofer cteva opiuni tridimensionale i care arat grozav pentru foaia
dumneavoastr de date. Dac exist cumva vreo soluie la problema legat de
foile de date care sunt plictisitoare din cauza modului n care arat, 3-D
(dimensiunea tridimensional) este aceea (deoarece opiunile tridimensionale
servesc tocmai acestui scop).
Pentru a v transforma foaia de date ntr-o oper de art grozav, urmai paii:
1. Din bara de meniuri alegei FormatDatasheet.
Efectul va fi apariia pe ecran a casetei de dialog Datasheet Formatting.
2. Pentru a obine un look grozav tridimensional facei clic pe unul din
butoanele radio Raised sau Sunken din aria Cell Efect (privii Figura
8-12).
n caseta Sample putei previzualiza seleciunea dumneavoastr (eu cred
c Raised arat bestial i este o opiune cu care este foarte simplu de lucrat,
dar bineneles c asta este prerea mea, este preferina mea).
Dac nu dorii ca liniile de gril (adic liniile care separ rndurile i
coloanele) s v umple fr sens foaia de date, lsai opiunea Flat la Cell
Efect i facei clic pe casetele de validare Gridelines Shown pentru a
rmne goale.
S
F
A
T
Fig. 8-11:
napoi
la paleta
de desenat
fonturi.

148
3. Cnd ai terminat, facei clic pe OK.
Foaia de date se schimb n conformitate cu seleciile dumneavoastr,
exact cum este ilustrat n Figura 8-13.

Dac nu suntei cu adevrat valoroi n privina combinaiilor de culori,
lsai de-o parte setrile culorilor. In cazul meu, din cauza faptului c n
mod regulat am tendina de a purta mbrcminte cu linii i ecosez, l las
pe Access 2000 s se descurce singur cu aceast opiune.

Fig. 8-12:
Alegerea
este
fcut; s
vedem ce
am
realizat.
Fig. 8-13:
Mmda, mi
convine!
Capitolul 9
Sfaturi de modificare a tabelului
cu propriile dumneavoastr
mnue
n acest capitol
Negarea standard a fenomenului autor ngrijorat
Adugarea unui cmp la tabelul dumneavoastr
ndeprtarea unui cmp de care nu mai avei nevoie
Schimbarea numelui unui tabel

chimbrile fac parte din via, cel puin n cazul n care suntei proprietarul
unei case. O pat de vopsea colo, un perete nou dincolo i n scurt timp casa
dumneavoastr devine un talme-balme din cauza faptului c treburile nu prea
se termin niciodat. De exemplu, soia mea a renunat s mai spere n legtur
cu modernizarea prizelor electrice din casa noastr cea veche. Am lucrat la
acestea vreo trei ani sau ceva de genul sta i n final am reuit s termin de
aranjat opt prize, alte opt au rmas de rezolvat,dar nu a rmas nimeni care s
aib grij i de acestea. Am reparat cam o priz pe trimestru, i aceasta s-a
ntmplat de obicei pentru c eram impulsionat de faptul c trebuia s bag n
priz ceva care nu se potrivea cu priza veche.
Pe de alt parte, bazele mele de date au o poveste cu totul diferit. In acest caz
sunt un Bob Vila digital cu toate elementele bine organizate i actualizate. Cnd
m apuc s modific un tabel termin treaba chiar acolo i n acel moment. Soia
mea spune c aceast diferena are de-a face cu aversiunea mea fa de munca
fizic, dar adevratul motiv sunt de fapt instrumentele pe care le ofer Access
2000 pentru a fi rezlovate toate treburile (asta i n plus faptul c ciocanele pur
i simplu nu m simpatizeaz).
S

150
Fie c adugai un cmp nou, c nlturai unul vechi sau c facei alte
modificri subtile care afecteaz tabelul dumneavoastr sau datele din acesta,
trebuie s tii c acest capitol v ghidez prin ntreg procesul. Asigurai-v c
citii prima seciune a capitolului nainte de a ncerca s practicai chirurgia pe
tabelele dumneavoastr. Acolo v ateapt cteva capcane nendurtoare pe
care doresc s le ratai cu siguran.
Chiar dac putei realiza unele probleme din acest capitol n vizualizarea
Datasheet, n general nu v recomand aceast abordare. In cazul vizualizrii
Datasheet, dac exist ceva care nu merge aa cum trebuie, o simpl modificare
fcut n aceast vizualizare se poate transforma rapid ntr-un dezastru de date
inimaginabil. Aadar, n loc s lucrai n vizualizarea Datasheet, mai bine
operai modificrile necesare n vizualizarea Design, unde avei control deplin
asupra procesului. Paii acestui capitol v poart prin multitudinea de asemenea
modificri realizate n vizualizarea Design.
Acest capitol poate pune n pericol
design-ul tabelului dumneavoastr
Sunt ntru totul de acord cu a v face un comentariu plcut, dar acum chiar nu
este momentul.
Pentru a crea o atmosfer ct mai adecvat acestui capitol am vrut s ncep cu
imagini mari i foarte colorate ale unor elemente care de obicei i n mod
implicit au desenat pe ele semnul pericol- nu atingei, aa cum sunt de pild
aligatorii agili, leii care rag i caseta Accept s m verificai de pe formularul
dumneavoastr de nregistrare a impozitului pe venitul global. Redactorul meu
mi-a sugerat s folosesc mai bine o pictogram de avertizare. n numele
compromisului (i din cauza faptului c n zilele de astzi este foarte dificil s
gseti redactori buni) am fost de acord cu propunerea sa.
V rog ca pe parcursul acestui capitol s pii n vrful degetelor i aceasta
deoarece v jucai cu infrastructura ntregului dumneavoastr sistem de baze de
date. O singur greeal (i n special cele ce in de tergere) poate cauza cderi
masive de pr, frustrri puternice i modificri pe scar larg ale datelor
dumneavoastr. Pe scurt: este grav.
Capitolul 9: Sfaturi de modificare a tabelului cu propriile dvs. mnue _______

151
Adugarea unui cmp nou chiar
lng pian
Indiferent de ct de bine v plnuii treburile, uneori pur i simplu uitai s
includei un anumit cmp atunci cnd proiectai tabelul dumneavoastr. Sau, se
mai poate ntmpla ca dup ce utilizai tabelul o vreme s descoperii nite date
neprevzute care necesit un adpost. Fr a ine cont de circumstane, Access
2000 nu face mare caz din problema adugrii unui cmp nou.
Adugarea unui cmp nou n tabelul dumneavoastr nu dureaz dect un
moment. nainte de a ncepe aceast aciune, asigurai-v c cunoatei
urmtoarele informaii. Aceast presupune un proiect bun n hrtie i creion, aa
c nfcai-v instrumentele i gndii-v la urmtoarele elemente:

Exemple tipice ale datelor care vor fi coninute n cmpul respectiv
Tipul cmpului (text, number, yes/no, i aa mai departe)
Dimensiunea necesar a cmpului pentru a putea cuprinde datele
respective (dac este cazul)
Numele pe care v gndii s-l dai cmpului respectiv
Care anume este locul cmpului n cadrul design-ului tabelului

O coloan este acelai lucru cu un cmp?

Rspunsul la aceast ntrebare liric (o
coloan este acelai lucru cu un cmp?) este
da. In jargonul programului Access 2000,
coloanele i cmpurile sunt de fapt unul i
acelai lucru. Cnd suntei n modul de
vizualizare Datasheet i inserai o coloan
ntr-un tabel, dumneavoastr adugai de fapt
cte un cmp nou fiecrei nregistrri. Dac
alctuii un cmp n vizualizarea Design, ceea
ce facei nu este altceva dect s creai o
coloan nou pentru foaia de date. Oricum ai
spune-o (sau ai realiza-o), obinei acelai
rezultat.
Aadar, cnd se deosebete un cmp de o
coloan? Acestea difer atunci cnd editai
datele dintr-o nregistrare anume. Dac
modificai codul potal al unei persoane
ntr-un tabel de adrese, nu modificai
ntreaga coloan ci schimbai numai
valoarea cmpului acelei nregistrri.
Iat un sfat care v va ajuta s facei
diferena ntre cei doi termeni: atunci cnd
Access 2000 v vorbete despre coloane
nseamn c se refer la un cmp anume al
fiecrei nregistrri din tabel. Atunci cnd
programul se refer la un cmp, nseamn
c se raporteaz la datele unei pri a unei
nregistrri anume.


152
Avnd aceste informaii la ndemn, suntei pregtii s alctuii un cmp nou.
Pentru a aduga cmpul n modul de vizualizare Design, urmai paii:
1. Avnd fiierul baz de date deschis, facei clic-dreapta pe tabelul cu
care dorii s lucrai i alegei Design View din meniul derulant care
apare.
Efectul va fi apariia structurii tabelului n modul de vizualizare Design.
2. Evideniai rndul unde dorii s inserai cmpul dumneavoastr cel
nou prin executarea unui clic pe butonul rndului aflat la stnga
coloanei Field Name.
La prima vedere unele lucruri par simple, dar dificil de explicat; iar acest
pas face parte din acest gen de lucruri. Acestea fiind zise, aruncai o privire
la Figura 9-1 pentru a v ajuta s nelegei mai bine aceast manevr.
Un singur clic micu selecteaz tot rndul; grozav, nu-i aa?
3. Din meniul principal alegei InsertRows.
Access 2000 insereaz un rnd drgu, gol exact acolo unde ai fcut clic.
Tot ceea ce exist sub acel rnd se mut mai jos cu un rnd pentru a face
loc pentru noul sosit.
Nu v ngrijorai n legtur cu datele dumneavoastr; Access 2000 are
grij de efortul depus. Inserarea unui rnd nou nu afecteaz cu nimic nici
un element din tabel. Stergerea unui rnd (descris pe larg n seciunea
urmtoare a acestui capitol) este o alt poveste, dar abia mai trziu vei afla
mai multe amnunte referitoare la aceast problem.
4. Facei clic pe zona Field Name a noului rnd i apoi introducei
numele noului cmp.
Numele cmpului se revars uor n zona text.
S
F
A
T

153

5. Apsai Tab pentru a v muta n coloana Data Type i apoi facei clic
pe sgeata ndreptat n jos pentru a alege tipul de date al cmpului
din lista autoderulant (privii Figura 9-2).

Dac nu suntei siguri ce tip de dat se potrivete cel mai bine pentru acest
cmp, ntoarcei-v la Capitolul 4.
6. Apsai tasta Tab pentru a trece n zona Description i apoi
introducei o descriere sumar a chestiunilor pe care le conine acest
cmp.
Dei acest pas este opional, v recomand cu ardoare s adugai i o
descriere; credei-m pe cuvnt!
Fig. 9-1:
Pentru a
selecta un
rnd ntreg
facei clic
pe butonul
din stnga.
Fig. 9-2:
Alegei un
tip de date
din list.

154
7. Salvai modificrile efectuate prin alegerea FileSave sau prin
efectuarea unui clic pe butonul Save aflat pe bara de instrumente.
Felicitri, tiam eu c putei s o facei!
Cum s v luai la revedere de la un
cmp (i de la toate datele acestuia)
Vremurile se schimb i acelai lucru se ntmpl i cu necesitile locurilor de
stocare a datelor dumneavoastr. Atunci cnd unuia din cmpurile
dumneavoastr i-a trecut vremea, trimitei-l la Tabelul Cel De Sus din Ceruri
prin tergerea lui din proiectul dumneavoastr. Atunci cnd scpai de un cmp,
scpai de asemenea i de toate datele din cmpul respectiv. Probabil c deja
tii acest lucru, ns chestiunea este att de important nct doresc s m
asigur n aceast privin.

Distrugerea unui cmp terge toate datele acestuia. Avei cu grij!
Dac datele din tabel sunt importante pentru dumneavoastr facei o copie
de siguran nainte de a terge oricare dintre cmpurile tabelului, deoarece
ntotdeauna este mai simplu s facei astfel copii de siguran. i astfel,
cnd s-a dus, este bun dus.
Dac datele din cmp nu sunt importante, de ce s v mai deranjai cu
acest pas? Mai bine ducei-v i facei ceva amuzant!
Iat cum s tergei un cmp din tabelul dumneavoastr:
1. Avnd baza de date deschis, facei clic-dreapta pe tabelul pe care
intenionai s-l modificai i apoi, din meniul derulant alegei
DesignView.
Efectul va fi apariia pe ecran a ferestrei Design, plin pn la refuz cu
proiectul tabelului dumneavoastr.
2. Facei clic pe butonul gri aflat n partea stng a zonei Field Name pe
care intenionai s o tergei.
Acest pas are ca efect evidenierea cmpului condamnat astfel nct toate
celelalte cmpuri s tie ce se va ntmpla i care este victima.
3. Din meniul principal alegei EditDelete Rows.
Efectul va fi apariia pe ecran a Dialogului Condamnrii care v va ntreba
dac dorii ntr-adevr s facei aceast fapt (privii Figura 9-3). Dac

155
Asistentul Office v ajut n permanen cu Access 2000, nseamn c v
ofer o versiune un pic mai prietenoas a Dialogului Condamnrii, dar
ntrebarea rmne aceeai.
4. Pentru a terge cmpul facei clic pe Yes, iar dac v rzgndii, facei
clic pe No.
Dac tergei cmpul i imediat dup aceea ai fi dorit s nu o fi fcut,
apsai Ctrl+Z sau alegei EditUndo Delete (privii Figura 9-4) i
cmpul dumneavoastr revine imediat din lumea de dincolo.

5. Pentru ca tergerea s fie definitiv, alegei FileSave sau facei clic
pe butonul Save de pe bara de instrumente.
Cuvntul cheie al acestui pas este definitiv, ca i atunci cnd se spune de
care nu vom mai auzi si cu care nu ne vom mai intlni vreodat. Dup
efectuarea acestui pas nu mai putei reveni la ce a fost nainte; ceea ce s-a
dus s-a dus.
S
F
A
T
Fig. 9-3:
Nu facei
clic pe
acest
buton
dect dac
suntei
absolut
siguri c
dorii acel
lucru.
Fig. 9-4:
V-ai
rzgndit?
Pentru a
aduce
cmpul
napoi
facei clic
aici.
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

169
Selectarea vieii pe Terra
Foarte puine baze de date sunt organizate de la nceput sub forma unor liste
alfabetice plcute i convenabile. Aadar, ce vei face atunci cnd efa
dumneavoastr v va solicita ca ntr-o or s-i prezentai pe birou ntreaga lume
sortat impecabil?
Bineneles c soluia este comanda Sort care este chiar uor de utilizat. Aceast
comand se afl n cadrul meniului Records i de asemenea se mai gsete pe
cele dou butoane (Sort Ascending sau Sort Descending).

Butonul Sort Ascending realizeaz o sortare alfabetic de sus n jos, aa
nct nregistrrile care ncep cu A sunt la nceput iar cele care ncep cu Z
se afl la sfrit.
Butonul Sort Descending face exact operaiunea invers astfel nct
nregistrrile care ncep cu Z sunt la nceput, iar cele care ncep cu A sunt
la sfrit.
Comanda Sort se descurc cu datele i numerele la fel de uor. Butonul Sort
Ascending organizeaz numerele de la cel mai mic la cel mai mare i datele de
la cele mai vechi la cele mai recente. Butonul Sort Descending poziioneaz
numerele cele mai mari sau datele cele mai recente la nceputul listei.
Pentru a utiliza comanda Sort, facei clic pe cmpul pe care dorii s-l sortai i
apoi pe unul din butoanele Sort Ascending sau Sort Descending. Efectul va fi
modificarea ordinii nregistrrilor dumneavoastrr astfel nct cmpul selectat
s fie organizat n ordine numeric sau alfabetic. Figura 10-4 ilustreaz lista
clienilor de la licitaie sortat dup cmpul Last Name.

S
F
A
T
Fig. 10-4:
Dac dorii
s v
organizai
datele
dup o
categorie
anume,
facei clic
pe acea
categorie
nainte de
a ncepe
lucrul.
________________ Partea III: Cum s ne organizm i s ne meninem astfel
170
Tot ceea ce este att de interesant trebuie s aib neaprat un comportament
ciudat. Aa cum m i ateptam de altfel, comanda Sort are ciudeniile sale
atunci cnd lucreaz cu numere n cadrul unui cmp de tip text. Atunci cnd
sortai un cmp care are numere amestecate cu spaii i litere (aa cum ar fi
adresele strzilor), Access 2000 pune n ordine numerele ca i cnd ar fi litere i
nu numere. Din pcate, aceasta nseamn c Access 2000 va pune 10608 W.
Vermont nainte de 119 Spring Mill (iar aceasta deoarece cifra 0 aflat pe
poziia a doua a primului numr este mai mic dect 1de pe poziia a doua a
celui de-al doilea numr). Ei bine, presupun c doar la att v putei atepta din
partea unui program. Aa este viaa pe crrile digitale!
Filtrarea nregistrrilor care au
elemente comune
Uneori trebuie s vedei un grup de nregistrri care au aceeai valoare ntr-un
cmp (toate afieaz un ora anume, o anumit meserie sau un anumit gen de
cri, iar Access 2000, acest program care este gata oricnd s v sar n ajutor
dispune de un instrument special pentru acest scop i anume comanda Filter.
Filtrul folosete criteriile dumneavoastr i afieaz toate nregistrrile care se
potrivesc, deci care ndeplinesc criteriile, realiznd un mini-tabel care conine
doar acele nregistrri care se potrivesc cerinelor dumneavoastr. Este
asemenea unei interogri instante, cu toat munca suplimentar, cu toat
tevatura i cu tot ceea ce se mai afl pe lng acestea (i bineneles c fr o
putere extraordinar).
Comenzile Filter se afl n cadrul meniului Records i pe bara de instrumente.
Access 2000 v ofer patru comenzi unice de filtrare: Filter by Selection, Filter
by Form, Filter Excluding Selection i Advanced Filter/Sort. Fiecare comand
are aceleai funcii de baz dar care sunt particularizate cu anumite elemente
care sunt ataate (de genul clopoei i fluierturi). Seciunile care urmeaz
descriu primele trei opiuni. In cazul n care dorii detalii despre facilitatea
Advanced Filter/Sort putei consulta Capitolul 11.
Filtrele funcioneaz n cadrul tabelelor, machetelor i interogrilor. Dei putei
folosi un filtru i pentru un raport, realizarea acestui lucru este cu totul i cu
totul diferit (i nu n sensul fericit al cuvntului). Fiecare seciune dintre cele
care urmeaz se concentreaz pe aplicarea filtrelor n tabele, dar aceleai
concepte se folosesc i atunci cnd lucrai cu interogri sau machete.

S
F
A
T
Capitolul 10: Cutri rapide folosind opiunile Find, Filter i Sort _________

171
Opiunea Filter by Selection
Comanda Filter by Selection este cea mai simpl dintre cele trei comenzi de
filtrare pe care le putei folosi. Aceasta presupune c dumneavoastr ai gsit
deja o nregistrare care se potrivete. Utilizarea acestei opiuni seamn ntr-o
oarecare msur cu nharea unei persoane dintr-o mulime i strigarea
urmtoarei propoziii n regul, toi cei care sunt ca el s se adune aici.
Pentru a folosi opiunea Filter by Selection, facei clic pe cmpul n care se afl
informaia care dorii s fie ntlnit pentru ca nregistrrile s fie considerate ca
fiind potrivite. De exemplu, s presupunem c dumneavoastr cutai doar acele
elemente care au o ofert de exact 30.00 $ (nici mai mult, nici mai puin,
deoarece filtrele nu neleg conceptele de genul greather than(mai mare
dect). Atunci cnd gsii un element care ndeplinete condiia, facei clic pe
cmpul Minimum Bid (pe numele cmpului, oricare al fi acela) i apoi pe
butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente. Access 2000 afieaz
imediat un tabel care conine numai elementele care au o ofert minim de
exact 30.00$ (privii Figura 10-5). Bineneles c n loc de a utiliza butonul de
pe bara de instrumente putei selecta RecordsFilterFilter by Selection din
meniul principal, dar n acest caz, butonul de pe bara de instrumente
funcioneaz puin mai rapid.

Cnd ai terminat de utilizat filtrul, facei clic pe butonul Remove Filter de pe
bara de instrumente pentru ca tabelul sau macheta dumneavoastr s revin la
afiarea sa obinuit.
Fig. 10-5:
Opiunea
Filter by
Selection
gsete
nregistr-
rile care se
potrivesc
cu criteriul
evideniat.
Capitolul 11
Punei o ntrebare simpl
i primii 10000 de rspunsuri
n acest capitol
Definirea unei interogri
Cum s rspundei la ntrebrile simple folosindu-v de filtrarea sau sortarea avansat
Cum s spai n adncuri cu ajutorul interogrilor
Chemai-l pe Vrjitorul Interogare simpl

dat, cineva mult mai detept dect mine a observat c cele mai interesante
lucruri din via nu apar din rspunsurile pe care ni le ofer viaa ci din
ntrebrile pe care le punem de-a lungul timpului. ntr-un fel sau altul, tot ceea
ce tim, adic fiecare dram de informaie pe care o cunoatem provine din
ntrebrile pe care le puneam cu voce tare, ponderat de tare sau chiar le opteam
pe furi studentului sau elevului din banca alturat n sperana c poate acesta
i va asuma riscul de a aborda problema n clas, n locul nostru.
Bazele de date se supun n destul de mare msur acestei reguli a vieii. Nu este
deloc uor s adunai toate informaiile ntr-o baz de date i nici aceast
colectarea n sine nu face ca datele s fie mai uor de utilizat (n fond, cnd ai
terminat, tot ceea ce avei este o grmad electronic alctuit din aceleai
chestiuni care nainte locuiau n dulapuri). Adevrata putere a unei baze de
date provine din ntrebrile pe care le punei dumneavoastr i din rspunsurile
pe care vi le ofer.
Access 2000 (i n general toate bazele de date) folosete propria terminologie
pentru ntrebrile puse bazei dumneavoastr de date i le denumete (pe aceste
ntrebri) interogri care sunt de fapt animale tehnologice foarte viclene care
sunt cuprinse n acest capitol.
O
178
Capitolul ncepe cu o introducere a nobilei (i deseori misterioasei) arte de a
pune ntrebri referitoare la informaiile bazei dumneavoastr de date. In
continuare, capitolul trateaz elementele fundamentale ale celei mai simple
interogri, care este att de uoar nct programatorii i-au dat un nume
derutant, mai precis Advanced Filter/Sort cu scopul de a menine atmosfera
neclar. Din acel punct, capitolul v cluzete i mai adnc ctre jungla datelor
unde descoperii adevrata putere a lui Access 2000, adic interogarea Select.
Dac primele dumneavoastr cteva interogri dau rezultate ciudate, nu v
ngrijorai; aa ncep ele n cazul tuturor (chiar i n cazul meu). Nu este uor s
stpnii interogri, ns rsplata primit n final este imens. Luai-o ncet,
avei rbdare cu voi niv i binedispunei-v cu gndul c au existat i alii
care au bttorit aceast cale naintea dumneavoastr; cale numit Mmm,
acesta nu este rspunsul la ntrebarea pe care am crezut c am pus-o.
Interogarea bazei dumneavoastr de
date este distractiv i aductoare de
profit
Dintre toate facilitile grozave ale lui Access 2000, interogrile primesc
medaliile ca fiind eroii ai Btliei pentru sporirea performanei la locul de
munc. Interogrile v ajut s nelegei toate datele pe care dumneavoastr,
colegii dumneavoastr de servici i o mulime de mii de alte persoane le-ai /
le-au introdus orbete de-a lungul prea multor ore, zile, luni, ani, migraiilor
bianuale ale psrilor i mai ales de-a lungul prea multor zboruri cosmice ale
sateliilor.
Aa cum tabelele v pregtesc datele de lucru prin alinierea tuturor informaiilor
n rnduri i coloane ordonate, i interogrile ncep s pun la treab datele prin
ndeprtarea detaliilor neeseniale i evidenierea misterelor sumbre. Cnd
utilizai interogrile, datele dumneavoastr ncep s v rsplteasc pentru toat
munca depus.
Toate aceste elemente legate de interogri sun grozav i totui mai rmne o
ntrebare: Ce naiba este o interogare?. Dac este s dau un rspuns simplu,
pot spune c o interogare este o ntrebare despre datele unuia sau mai multor
tabele din baza dumneavoastr de date. Interogrile alctuiesc liste, numr
nregistrrile i chiar realizeaz calcule bazate pe datele ce se ascund n baza de
date.
S
F
A
T
Capitolul 11: Punei o ntrebare simpl i primii 10000 de rspunsuri______

179
Interogrile descoper chestiuni cum ar fi de exemplu numrul mosoarelor de
fire de mtase rou-nchis care se afl n depozitul dumneavoastr, ce clieni au
cumprat crema cu cactui pentru fa (n ambele sortimente: cu sau fr epi) i
modul n care vremea afecteaz vnzrile de pizza la domiciliu. Pe scurt,
interogrile concentreaz toat fora n spatele datelor dumneavoastr din
Access 2000.
n mod magic, interogrile nu se rezum doar la a rspunde la ntrebri; acelea
dintre ele care sunt mai avansate pot aduga sau terge nregistrri din tabelele
dumneavoastr, pot calcula numere intermediar, pot face analize statistice, iar
cu ajutorul unor sfaturi potrivite de la Microsoft ar putea probabil s v spele i
cinele.
Acest capitol nu este destul de mare pentru a conine totul despre interogri dar
v ofer un nceput promitor Pentru a afla toate detaliile legate de interogri,
cutai i prin celelalte capitole ale acestei pri.
Pornii la drum cu o interogare simpl
(filtrarea/sortarea avansat)!
La prima vedere poate v ntrebai care este motivul pentru care mi pierd atta
timp discutspre interogri cnd de fapt primul element tehnic din acest capitol
este un filtru. Credei-m, aceste lucruri nu sunt att de lipsite de noim precum
par.
Cei care au creat Access 2000 stiu foarte bine faptul c diferitele cautri solicit
tehnici variate n care exist cutri diferite, aceste include dou instrumente
software de cutare: filtrele i interogrile.
Filtrele cel mai simplu instrument dintre cele dou amintite mai sus caut rapid
datele dorite de dumneavoastr (oricare ar fi acestea) ntr-un singur tabel.
Filtrele sunt nite instrumente rapide, dar nu extraordinar de detepte sau
flexibile. De exemplu n cauzul n care dorii s vedei rapid o list a tuturor
nregistrrilor care conin persoanele care triesc n statul Nevada, un filtru este
perfect. Dac dorii mai mult de att, atunci un f
182
Realizarea unei interogri simple,
, de fapt a unui filtru
ncepei-v aventura filtrului cu aarea instrumentului de baz al
programului Access 2000, Advanced Filter/Sort. Iat cum putei face acest
lucru:
1. Deschidei tabelul pe care dorii s-l interogai.
Cu puin noroc i cu nite adieri din Est, tabelul dumneavoastr apare
brusc pe ecran.
Instrumentul Advanced Filter/Sort funcioneaz i n cazul machetelor.
Dac v credei mari aventurieri (sau dac folosii datele dumneavoastr n
machete gata-realizate) dai-i o ans filtrului pentru a-i dovedi utilitatea.
Filtrarea unei machete este aproape exact acelai lucru cu filtrarea unui
tabel i prin urmare, tot ceea ce trebuie s facei este s urmai paii de mai
jos:
2. Stabilii ce ntrebare dorii s punei i care sunt cmpurile implicate.
S-ar putea s dorii o list a produselor care se afl n inventar de mai mult
de 60 de zile, a clienilor care locuiesc n oraele Munchen sau
Amsterdam, a crilor scrise de autorul dumneavoastr preferat sau a
reetelor care conin spanac i se pot pregti n mai puin de o or. Orice ai
dori, descoperii care este cmpul din tabelul dumneavoastr care conine
rspunsul la ntrebarea pus i stabilii cu exactitate care este ntrebarea.
Dac ntrebarea dumneavoastr conine mai multe cmpuri (aa cum este
problema reetelor de mai sus) sau mai multe opiuni (aa cum este
exemplul anterior referitor la oraul de reedin al clientului), nu avei nici
un motiv s v ngrijorai, deoarece filtrele i la fel de bine i interogrile
pot face fa ntrebrilor cu mai multe cmpuri sau celor cu mai multe
opiuni.
3. Selectai RecordsFilterAdvanced Filter/Sort din meniul principal.
Fereastra Filter nu este nimic altceva dect o fereastr interogare
simplificat. Filtrul arat, se comport i acioneaz foarte mult asemenea
unei interogri reale. Pentru a nu complica lucrurile, fereastra Filter
dispune de mai puine surle i trmbie ca oricare alt fereastr
S
F
A
T

183
interogare. Mai multe detalii legate de interogrile complete putei afla
ulterior n cadrul acestui capitol, aa c n cazul n care este absolut
nevoie putei trece direct la seciunea urmtoare.
4. Facei clic pe prima caset a rndului Field i apoi pe sgeata
ndreptat n jos care apare n partea dreapt a casetei Field.
Meniul autoderulant listeaz toate cmpurile tabelului dumneavoastr.
5. Facei clic pe primul cmp pe care l-ai identificat la pasul 2.
Amabil ca ntotdeauna, programul Access 2000 trece numele cmpului n
caseta Field n cadrul grilajului interogrii. Pn aici, totul este n regul.
6. Pentru a sorta rezultatele filtru dup acest cmp anume, facei clic pe
caseta Sort i apoi pe sgeata care apare i care este ndreptat n jos.
Selectai Ascending sau Descending din meniul autoderulant.
Dac dorii s vedei rezultatele n aceeai ordine n care apar datele
dumneavoastr, nu trebuie s parcurgei acest pas deloc. Aadar, trecei
peste el.
Ordine ascendent nseamn o aezare de la cel mai mic la cel mai mare,
n timp ce ordinea descendent nseamn o aezare de la cel mai mare la
cel mai mic (Din anumite motive, niciodat n-am putut s fac deosebirea
ntre aceastea dou).
7. Facei clic pe caseta Criteria care se afl sub cmpul dumneavoastr.
Introducei ntrebarea la care trebuie s rspund filtrul.
Setarea criteriului este partea cea mai complex a realizrii interogrii,
aadar este elementul decisiv al ntregului proces. Criteriul constituie de
fapt ntrebarea dumneavoastr formatat ntr-un mod pe care s-l neleag
Access 2000. Realizarea unei interogri cu criteriul corespunztor poate
implica luarea n considerare a numeroase chestiuni, ns tabelul 11-1 v
ofer o introducere rapid n acest proces.
Dac dorii s ptrundei n adncurile lumii logicii Booleane, limbajul
criteriilor programului Access trecei la Capitolul 13.

S
F
A
T
184
Tabel 11-1 Operatori de comparaie
Denumirea Simbol Semnificaia
Equals Nici unul Filtrul afieaz toate nregistrrile care se potrivesc exact cu
ceea ce introducei dumneavoastr. Exemplu: pentru a gsi toate
elementele de la clientul 37 mai departe, introducei numrul 37
n rndul Criteria.
Less Than < Acest operator listeaz toate valorile care sunt mai mici dect
criteriul dumneavoastr. Exemplu: introducerea >30 n cmpul
MinimumBid identific toate ofertele care tind de la 29.99$ spre
infinit.
Greather
Than
> Acest operator listeaz toate valorile din cmp care sunt mai mari
dect criteriul dumneavoastr. Exemplu: >30 scris n cmpul
MinimumBid identific toate ofertele care sunt mai mari dect
30$ (adic ncepnd de la 30.01$).
Greather
Than or
Equal To
>= Acest operator funcioneaz ca i operatorul Greather Than, cu
singura deosebire c primul include i toate intrrile care sunt
egale cu criteriul ales de dumneavoastr. Exemplu: introducerea
>=30 localizeaz toate valorile de la 30 la infinit.
Less Than
or Equal To
<= Dac adugai semnul = criteriului Less Than, interogarea
dumneavoastr va conine toate nregistrrile care au valori mai
mici sau egale cu valoarea criteriului. Exemplu: <=30 nu conine
doar acele nregistrri care au valori mai mici dect 30, ci i pe
cele a cror valoare este chiar 30.
Not Equal
To
<> Acest operator localizeaz toate intrrile care nu ndeplinesc
criteriul. Exemplu: Dac dorii o list a tuturor nregistrrilor n
afara acelora a cror valoare este 30, introducei <> 30.

8. Dac ntrebarea dumneavoastr conine mai multe valori posibile
pentru acest cmp, facei clic pe caseta Or i introducei criteriul
urmtor.
Referitor la opiunile Or, trebuie s v precizez c putei include ct de
multe dorii, numai s avei grij s derulai n jos pentru a putea vizualiza
rndul nou destinat criteriului dumneavoastr.
Dac introducei o mulime de linii Or, vi se pare c primele intrri dispar;
s tii de la mine c acest fapt nu trebuie s v ngrijoreze, deoarece ceea
ce se observ nu nseamn neaprat c ai ncurcat lucrurile. Motivul
acestei ntmplri este faptul c Access 2000 derulat puin tabelul pentru a
face loc criteriului nou. Facei clic pe sgeata ndreptat n sus de pe bara
de derulare pentru a putea vedea din nou intrrile dumneavoastr originale.
S
F
A
T

185
9. n cazul n care ntrebarea dumneavoastr implic mai multe cmpuri
repetai de la pasul 4 pn la pasul 8.
Avnd toate criteriile la locul lor, este timpul s v supunei filtrul la o
curs de prob.
10. Dac dorii s pornii filtrul, selectai FilterApply Filter/Sort de pe
bara de meniuri sau facei clic pe butonul Apply Filter de pe bara de
instrumente.
Dup un moment de meditaie (sau, m rog, ceea ce face Access 2000
atunci cnd calculeaz ceva), vizualizarea tabelului dumneavoastr se
modific i sunt afiate pe ecran numai nregistrrile care ndeplinesc
criteriul ales (privii Figura 11-2). Destul de grozav, nu?

Pentru a vedea din nou toate datele, facei clic pe butonul Apply Filter nc
o dat. nregistrrile filtrate se altur suratelor lor nefiltrate, fiind martorii
unui moment emoionant de rentoarcere digital la plaiurile strbune (mi
pare ru, acesta este romanticul care slluiete n mine).
Dac-l iubii cu adevrat (pe acest filtru) i vrei s-l mai utilizai n viitor,
facei clic pe butonul Save As Query care se afl pe bara de instrumente (i care
are pictograma unui disc cu o plnie deasupra). Programul Access 2000
afieaz o caset de dialog n care v ntreaba cum dorii s denumii
interogarea. Introducei un nume i apoi facei clic pe OK. De ndat, Access
2000 v salveaz filtrul ca interogare, incluzndu-l i pe acesta mpreun cu
celelalte de acelai fel pe pagina Queries a ferestrei baz de date.
S
F
A
T
Fig. 11-2:
Ta da!
Datele
dvs.
filtrate
mrlu-
iesc
mndre pe
ecran.
186
Suntei torturai de ntrebrile
dificile? ncercai o interogare de calibru
industrial!
Uneori nu avei nevoie dect de informaii care se obin simplu i rapid; cu alte
cuvinte, dorii s punei ntrebarea, s primii rspunsul i apoi s v continuai
viaa. Cu toate acestea, n alte momente, v sunt necesare analizele,
introspecia, precum i ideile stabilite de comun acord; cu alte cuvinte,
informaiile dumneavoastr v solicit ceva munc. Datorit instrumentelor
Access 2000, aceast munc se poate realiza mult mai simplu.
Instrumentul de interogare de baz, realizat pentru a v face viaa mai uoar
este Select Query. De cnd informaticienii i folosesc toat creativitatea n
timp ce scriu programe, au tendina de a-i denumi operele n funcie de
lucrurile pe care le realizeaz software-ul i deci o interogare Select, n acest
caz. Aceste interogri aleg nregistrrile care se potrivesc din cadrul bazei
dumneavoastr de date i afieaz rezultatele n conformitate cu instrucunile
dumneavoastr.
Spre deosebire de predecesorul su din acest capitol, o interogare Select ofer
tot felul de opiuni utile i puternice. Aceste opiuni v ofer posibilitatea s:

Utilizai mai multe tabele ntr-o singur interogare. Datorit faptului c
interogrile Select neleg latura relaional a programului Access 2000,
acest tip de interogare poate coordona date din mai multe tabele.
Ca la obinerea rezultatelor s fie afiate numai cmpurile dorite de
dumneavoastr. Nu avei nevoie de toate cmpurile din tabel n cadrul
rspunsului dumneavoastr? Nici o problem! Interogrile Select conin
bine cunoscuta setare Show care i transmite programului Access 2000
care sunt cmpurile pe care dorii s le vedei.
Aranjai cmpurile n ordinea n care dorii s apar la afiarea rezultatelor.
Organizai-v rspunsurile cu ajutorul cmpurilor unde dorii s apar, fr
a modifica nimic n tabelul dumneavoastr original.
Listai att de multe intrri (care ndeplinesc condiiile) cte avei nevoie,
iar acest lucru este posibil datorit opiunii Top Value pe care v-o pune la
dispoziie interogarea Select. Dac avei nevoie doar de primele cinci, 25
sau 100 de nregistrri, sau chiar de un procentaj ca 5% sau 25%,
programul Access 2000 v satisface dorina cu ajutorul setrii Top Value.

187
Seciunea urmtoare cuprinde elementele de baz legate de realizarea unei
interogri Select cu un singur tabel, dar celelalte capitole ale acestei pri v
prezint buntile menionate mai sus cu lux de amnunte.
Realizai o interogare mai bun i
rspunsurile vor bttori calea spre
monitorul dumneavoastr
Crearea unei interogri Select seamn foarte bine cu proiectarea unor chestiuni
precum filtrul sau sortarea avansat, ns interogarea de fa conine n plus
cteva butoane i manete interesante. Pai urmtori parcurg procesul i v ofer
cteva sfaturi despre diferite chestiuni avansate, sfaturi pe care nu ai dori s le
scpai:
1. Deschidei baza de date pe care dorii s-o interogai i apoi facei clic
pe butonul Queries care se afl n partea stng a ecranului.
Access listeaz toate interogrile existente (presupunnd c avei ceva) i,
n plus, v ofer o mulme de opiuni pentru alctuirea interogrii.
2. Stabilii ce ntrebare utilizai pentru interogare, ce cmpuri trebuie s
v furnizeze rspunsurile i care sunt cmpurile pe care le dorii la
rezultatele dumneavoastr.
Din cauza faptului c interogrile Select v ofer posibilitatea s alegei
ntre diferite setri detaliate, dumneavoastr trebuie s avei n vedere mai
multe opiuni dect n cazul facilitii Advanced Filter/Sort. Cu toate
acestea, pas de baz este acelai. Care sunt cmpurile care conin datele pe
care le dorii? Care sunt cmpurile de care avei nevoie la oferirea soluiei?
Gndii-v bine i cu grij deoarece aceste decizii alctuiesc de fapt baza
important a interogrii dumneavoastr.
3. Facei dublu-clic pe Create query in Design view.
Ecranul se modific i dumneavoastr obinei dou ferestre noi: un ecran
gol Select Query i o caset de dialog mai mic intitulat Show Table.
4. n cadrul casetei de dialog Show Table, facei clic pe tabelul pe care
dorii s-l folosii i apoi pe Add. Pentru a scpa de caseta de dialog
Show Table, executai clic pe Close.
S
F
A
T
188
n partea superioar a ferestrei Select Query, programul Access 2000
afieaz o fereastr mic n care sunt listate toate cmpurile tabelului, aa
cum este ilustrat i n Figura 11-3.

5. Selectai primul cmp pe care-l dorii pentru interogarea
dumneavoastr prin executarea unui clic pe sgeata ndreptat n jos
din caseta Field i apoi prin executarea unui nou clic pe numele
cmpului din meniul autoderulant.
Access 2000 pune numele tabelului n caseta Table n mod automat i
presupune faptul c dumneavoastr dorii s includei cmpul n
razultatele, presupunere care se materializeaz prin selectarea casetei
Show.
De asemenea, putei defila prin lista de cmpuri din fereastra mic
(fereastra care se afl n partea superioar a ferestrei interogare) i facei
dublu-clic pe fiecare cmp care dorii s fie n interogare. Pe msur ce
executai dublu-clic, programul Access trece numele cmpurilor n grila
interogrii. n ceea ce m privete, v pot spune c prefer acest mod de
lucru n general, dar mai ales atunci cnd ncep s lucrez cu interogri cu
mai multe tabele (situaie care este descris pe larg n capitolul urmtor).
6. Repetai de la pasul 5 mai departe pn n momentul n care toate
cmpurile dorite se afl n gril.
Acum suntei gata pentru a modifica opiunile de sortare.
S
F
A
T
Fig. 11-3:
n fereas-
tra intero-
gri apare
tabelul
dvs. cu o
strlucire
distins.

189
7. Pentru a sorta rezultatele interogrii dup un cmp anume, facei clic
pe caseta Sort a cmpului, apoi pe sgeata ndreptat n jos i apoi
selectai Ascending sau Descending din meniul autoderulant.
Ca i n cazul filtrrii sau sortrii avansate, programul Access 2000 v
ofer opiunile pe care le ndrgii de la mic la mare i de la mare la mic.
Dac-i spunei lui Access 2000 s sorteze dup mai multe cmpuri, acesta
ncepe cu cmpul care este cel mai aproape de partea stng a grilei
interogrii i abia apoi sorteaz i celelalte cmpuri, n cazul n care
ntlnete nregistrri care au primul cmp identic. Pentru a afla mai multe
amnunte despre modul n care putei ine sub control sortrile, consultai
seciunea intitulat Aezai totul n ordinea dorit de dumneavoastr.
8. Dac dorii ca un anumit cmp s nu apar n cadrul rezultatelor,
deselectai caseta Search a cmpului respectiv.
Odat ce ai redus numrul cmpurilor care fac parte din rspunsul cel
important, continuai cu pasul urmtor care ine de criterii.
9. Introducei criteriul pentrru fiecare cmp care face parte din
ntrebare.
Interogrile Select folosesc aceleai reguli ca i cele prezente n cazul
facilitii Advanced Filter/ Sort, inclusiv toi operatorii prezentai n
Tabelul 11-1 (anterior n cadrul acestui capitol). Dac avei nevoie de un
criteriu Or (de exemplu pentru clienii din statul Indiana sau Illinois),
folosii liniile Or din gril (aa cum este ilustrat n Figura 11-4).

S
F
A
T
Fig. 11-4:
Cnd avei
nevoie de
mai multe
criterii
pentru un
singur
cmp,
folosii
linia Or.
190
S
F
A
T

Aezai totul n ordinea dorit de dumneavoastr
Access 2000 dispune de un instrument pentru
sortarea rezultatelor dintr-o interogare. n
fond, interogrile nu presupun nici mai mult
nici mai puin dect exectuarea unui clic pe
caseta cea micu intitulat Sort i apoi
specificarea uneia dintre opiunile Ascending
sau Descending, n funcie de moda din
sezonul respectiv.
Singura problem a acestui aranjament este
c programul Access 2000 sorteaz automat
rezultatele de la stnga la dreapta. Aadar,
dac dorii o singur sortare, nseamn c
aceast ordine nu conteaz prea mult. Dac
dorii ns dou sortri (de exemplu dac dorii
s organizai rezultatele i dup cmpul
Customer ID i dup cel intitulat Item ID),
coloana care este cea mai apropiat de partea
stng a interogrii devine automat sortarea
primar, n rolul celui de-al doilea (sau de-al
treilea) cmp de sortare aflndu-se oricare alt
cmp.
Preluarea controlului asupra ordinii de sortare
nu este dificil, dar nu este nici evident. Din
cauza faptului c programul Access 2000
privete grila interogrii i face sortrile de la
stnga la dreapta, trucul pe care-l putei face
const n a muta coloana care dorii s fie
prima (i care este folosit pentru
instruciunea de sortare principal) n partea
stng a grilei (numai un specialist n
calculatoare poate avea o soluie ca aceasta,
nu?).

Pentru a muta o coloan n gril, poziionai
vrful pointer-ului mouse-ului n caseta gri
mignon care se afl chiar deasupra numelui
cmpului din cadrul grilei interogrii. Cnd
mouse-ul se transform ntr-o sgeat
ndreptat n jos facei clic o singur dat.
Dintr-o dat, cmpul ales este evideniat
special pentru dumneavoastr (S nu v fie
team; evidenierea cmpului a fost cea mai
dificil parte a ntregului proces).
Avnd pointer-ul mouse-ului ndreptat spre
acceai zon gri aflat chiar deasupra numelui
cmpului, face clic i tragei cmpul la noua
sa poziie din cadrul grilei. Pe msur ce
mutai mouse-ul, o bar neagr se mut prin
gril, artndu-v unde va fi poziionat cmpul
atunci cnd vei elibera butonul mouse-ului.
Informaia cmpului apare din nou pe ecran
stnd n noua sa cas i fiind fericit i ferit
de orice pericole.
Pe lng modificarea ordinii de sortare a
interogrii dumneavoastr, cu ajutorul acestui
truc de mutare se modific i ordinea pe care
o au cmpurile la afiarea rezultatelor
interogrii. Avei libertatea deplin de a muta
elementele aici, acolo sau oriunde, n funcie
de necesitile dumneavoastr. Chestiunea
asta reprezint de fapt o flexibilitate sporit,
nu?
Datorit puterii lor superioare, interogrile Select au nite operatori
speciali n plus n cadrul seciunii Criteria, operatori care se adaug celor
din tabel. Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la operatorii
mai mult dect grozavi scoi din ntreaga colecie a Domnului Boole,
trecei la Capitolul 13.
10. Aruncai o ultim privire la toat capodopera, inspirai adnc i
facei clic pe butonul Run.
Dup cteva (sau poate dup multe) momente n care a programul a
ronit i a meditat, rezultatele interogrii dumneavoastr apar dintr-o
dat pe ecran, artnd ca n Figura 11-5.
Dac ceea ce vedei nu este ntocmai ceea ce ai crezut c ai solicitat (nu
aa se ntmpl n cazul calculatoarelor?), verificai de dou ori
instruciunile interogrii dumneavoastr. Problemele obinuite sunt legate
de ncurcarea semnelor mai mare (>) cu semnul mai mic (<), omiterea
semnului egal (=) n cazul condiiilor n care se folosesc semnele mai mare
sau egal sau pur simplu greeli de ortografie survenite n cazul denumirii
unei regiuni, a unui stat sau a unui cod potal.

Dac ndrgii aceast interogare Select (ntr-un mod prietenos i util), facei
clic pe butonul Save de pe bara de instrumente (care arat ca o dischet).
Access 2000 va face s apar din senin o caset de dialog micu n care v
ntreab cum dorii s v denumii interogarea. Introducei un nume i apoi
facei clic pe OK. Access 2000 stocheaz interogarea alturi de celelalte
surate n zona Queries a bazei dumneavoastr de date.
Toto, crezi c ne poate ajuta
Vrjitorul?
Pe lng interogrile Advanced Filter/Sort i Select Query, putei s v bazai
pe Vrjitorul Simple Query. De asemenea, dac tii cum s realizai
interogri manuale cu ajutorul funciei New Query, Vrjitorul Simple Query
este o nimica toat. Asemenea tuturor celorlali vrjitori din Access 2000, i
S
F
A
T
S
F
A
T
Fig. 11-5:
Iat-le;
sunt
rezultatele
pe care
doream!
192
acesta v preia sarcina de a avea grij de munca din spatele cortinei, dar
trebuie ca dumneavoastr s introducei informaiile despre criteriile de cutare
i despre sortare (dar pot mcar s visez).
Urmtoarea dat cnd facei clic pe comanda New din cadrul etichetei Query,
alegei Simple Query Wizard n loc de New Query. Cnd facei aceste lucruri
apare vrjitorul cu surle i trmbie, aa cum este ilustrat i n Figura 11-6.

Vrjitorul v cere s i furnizai trei seturi de informaii:

Prima, Tables/Queries v permite s selectai tabelele care dorii s fie
utilizate n aceast interogare. Facei clic pe sgeat pentru a vedea lista
autoderulant i alegei alegei ceea ce dorii dintre variantele disponibile.
Nu v ngrijorai; Vrjitorul este inteligent i pune toate interogrile i
tabelele bazei de date curente.
Dup ce ai ales tabelele care s fie utilizate, caseta Available Fields v
prezintt cmpurile disponibile ale tabelului. Trecei aceste cmpuri n
caseta Selected Fields prin selectarea cmpurilor dorite i executarea unui
clic pe butonul >. In cazul n care tii c dorii s utilizai toate cmpurile
bazei de date facei clic pe butonul > pentru a vedea transferul tuturor
acestora.
Dac v hotri c nu mai dorii un anumit cmp pe care deja l-ai
transferat, selecta acel cmp din caseta Selected Fields i facei clic pe
butonul <. Dac vrei s ndeprtai toate cmpurile selectate facei clic pe
butonul <<.
Cnd ai terminat s-i spunei vrjitorului ce cmpuri c foloseasc facei clic
pe butonul Next. Vrjitorul se gndete o clip i apoi v ntreab dac dorii
multe detalii-Detail (adic s vedei fiecare cmp al fiecrei nregistrri) sau
dac dorii s vedei numai un sumar-Summary (care adun automat toate
Fig. 11-6:
Vrjitorul
Interogare
simpl al
lui Access
aranjeaz
datele pe
care le
dorii ntr-o
singur
interogare.

193
cmpurile numerice din tabelul dumneavoastr). Alegei opiunea dorit i
facei clic pe Next.
Pasul final, ilustrat n Figura 11-7 v roag s v denumii interogarea. Dac
dorii s dichisii puin interogarea i s adugai nite elemente adiionale
grozave selectai butonul radio Modify the query design care-i comunic
vrjitorului s v trimit interogarea nou creat n atelier pentru a mai lucra la
ea. Pe de alt parte, dac suntei mulumii de opiunile dumneavoastr pn n
acest moment selectai butonul Open the query to view information pentru a
vedea vizualizarea Datasheet.

Ultima caset de validare a acestui ecran (Display Help on working with the
query?) deschide automat un fiier Help care v explic cum v putei
particulariza interogarea. Dup ce alegei ceea ce dorii suntei pregtii pentru a
face clic pe butonul Finish pentru a vedea ce ai realizat manual.

Fig. 11-7:
Vrjitorul
v solicit
s
introducei
numele
interogrii
i se ofer
s v ajute
mai mult.
Capitolul 12
Cutarea simultan n
mai multe tabele
n acest capitol
Setarea interogrilor cu mai multe tabele
Folosirea ajutorului oferit de Vrjitorul Interogare
Realizarea interogrilor cu mai multe tabele, n vizualizarea Design

nterogarea unui singure tabele la un moment dat se situeaz sub ateptrile
unui program de baze de date relaionale. In fond, programele de baze de date
relaionale, aa cum pretinde c este i programul Access 2000, i folosesc tot
timpul i toat energia ncurajndu-v s v organizai datele n mai multe
tabele. Dar de ce ar face una ca asta dac nu au inclus o modalitate de a lega
mpreun tabele diferite i nici o modalitate de a v pune ntrebri inteligente?
(Da, ar putea s fac acest lucru numai pentru a fi enervante, dar s presupunem
c aici nu va fi cazul.)
n concordan cu calitatea de membru al Clubului aplicaiilor de bazelor de
date relaionale din America, programul Access 2000 conine ntr-adevr
instrumente nentru interogarea mai multor tabele. Din cauza faptului c acest
proces face parte din acelea misterioase, capitolul se concentreaz pe apelarea
la Vrjitorul Interogare pentru a v ajuta s parcurgei procesul cu bine.
Pentru persoanele care au o nclinaie spre latura tehnic, trebuie s menionez
c n acest capitol este prezentat modalitatea cu ajutorul creia putei realiza
manual o interogare cu mai multe tabele.
Nu este nici o ruine s utilizai ajutorul oferit de vrjitor atunci cnd realizai
o interogare cu mai multe tabele. Procesul nu este simplu; nu uitai faptul c
unele persoane urmeaz o facultate pentru a studia bazele de date; totui,
Vrjitorul Interogare face pentru dumneavoastr tot ceea ce este mai dificil.
I
S
F
A
T
196
Cteva idei generale despre interogrile
cu mai multe tabele
S-ar putea ca pentru a folosi datele dumneavoastr la maxim s fie nevoie s
consultai informaiile dintr-o mulime de tabele (de fapt, dac lucrai n cadrul
unei organizaii, este de la sine neles c trebuie s combinai date din mai
multe tabele). Din fericire, programul Access 2000 este cunoscut mai ales sub
denumirea de baz de date relaional datorit faptului c v permite s stabilii
relaii ntre diferite tabele cu care lucrai. Aceast facilitate relev faptul c
interogrile programului Access 2000 pot analiza datele din dou sau mai multe
tabele i (cu ajutorul i ndrumarea dumneavoastr) poate recunoate
informaiile care se potrivesc.
De cele mai multe ori, o interogare cu mai multe tabele funconeaz asemenea
unei interogri cu o singur tabel. Tot ceea ce trebuie s facei este pur i
simplu s-i comunicai lui Access 2000 c utilizai informaii din mai multe
tabele i restul treburilor le face programul.
Programul Access 2000 pstreaz legturile dintre tabele bazei dumneavoastr
de date. De obicei (dumneavoastr sau persoanele din cadrul Departamentului
sistemelor informatice), dumneavoastr realizai aceast legtur cnd proiectai
pentru prima dat baza de date. Atunci cnd construii tabelele i i le organizai
cu ajutorul unor cmpuri cheie speciale, ceea ce facei dumneavoastr de fapt
este s pregtii tabelele pentru a funcona mpreun cu interogrile.
Cmpurile cheie reprezint lipiciul care unete tabelele din Access 2000.
Interogrile utilizeaz aceste legturi pentru a realiza perechi formate din
nregistrri care se potrivesc. De exemplu, in Figura 12-1, casa de licitaii
consider c persoanele care ofer obiecte pentru a fi licitate sunt clienii lor.
De asemenea, casa de licitaii trebuie s in evidena clienilor si (care sunt de
fapt vnztorii), pentru a se cunoate persoanele crora trebuie trimii banii
obinui din vnzarea obiectelor licitate. Pentru a putea ine evidena clienilor,
casa de licitaii are nevoie de o tabel intitulat Customers. Aceast tabel este
realizat, iar din cauza faptului c fiecare obiect are un alt vnztor (sau cum se
mai spune, un alt client al casei de licitai), tabela Items are un cmp intitulat
Seller ID n care este stocat o valoare care-i corespunde unei nregistrri unice
din tabela Customers. Cmpul SellerID din tabela Items i comunic
programuui Access 2000 cine este vnztorul obiectului respectiv(cunoscut i
sub denumirea de client al casei de licitaii).
Cmpul SellerID nu reprezint un cmp cheie n tabela Items din cauza faptului
c scopul principal pentru care a fost creat acesta este s in evidena obiectelor
S
F
A
T

197
care sunt vndute. Totusi, si pentru tabela Items exista un cmp cheie care este
denumit ItemID. Acest cmp cheie este unic i este i foarte necesar, deoarece,
n fond casa de licitaii nu poate vinde acelai obiect de dou ori. Pentru cazul
n care sunt necesare mai multe informaii despre vnztor, casa de licitaii
dispune de tabela Customers care conine cmpul CustomersID i care este unic
din cauza faptului c nu este dorit prezena redundant a informaiilor despre
client n cadrul tabelului Customers.

nainte de a construi o mulime de interogri cu mai multe tabele, trebuie s
nelegei cum funcioneaz tabelele din baza dumneavoastr de date. Cu alte
cuvinte, trebuie s tii care sunt cmpurile pe care le utilizeaz aceste tabele
pentru a lega datele ntre ele. Dac nu tii, nseamn c o cutai cu lumnarea
(i necazul se arat n cadrul machetelor interogrilor care nu v comunic
nimic util). Pentru a afla mai multe detalii despre relaii (n general) i despre
instrumentele de realizare a relaiilor pe care vi le pune la dispoziie programul
Access 2000, consultai Capitolul 5.
Apelai la Vrjitorul Interogare!
Vrjitorul Interogare nu ar mai putea fi considerat un vrjitor n adevratul
sens al cuvtului dac tot ceea ce ar putea face ar fi s creeze interogri cu o
singur tabel. Din fericire, este un vrjitor pe cinste, iar asta datorit faptului
c nelege i detaliile interogrilor cu mai multe tabele.
Pentru a crea o interogare cu mai multe tabele, urmai paii:
Fig. 12-1:
n cadrul
unei intero-
gri cu mai
multe tabe-
le, acestea
sunt lega-te
pentru a
putea par-
taja datele.
198
1. n cadrul ferestrei baz de date, facei clic pe butonul Queries care se
afl sub bara Objects aflat n partea stng a ferestrei.
Fereastra baz de date listeaz toate interogrile care convieuiesc n cadrul
bazei de date.
2. Pentru a porni Vrjitorul Interogare simpl, facei dublu-clic pe
Create query by using wizard.
Efectul este apariia ferestrei Simple Query Wizard. n cazul n care
fereastra v pare cunoscut, nu v mirai, deoarece ntr-adevr, ea este cea
pe care ai utilizat-o la crearea interogrilor cu o singur tabel. i totui,
acesta poate realiza i interogri cu mai multe tabele, la o simpl btaie din
palme (i bineneles i cu un clic de mouse).
3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl chiar lng caseta
Tables/Queries, aa cum este ilustrat n fugura 12- 2 i apoi facei clic
pe numele primei tabele pe care dorii s-l includei n aceast
interogare.
Lista Available Fields se modific i afieaz cmpurile disponibile din
tabel (probabil c dumneavoastr v-ai dat seama deja de acest lucru).
4. Facei dublu-clic pe fiecare cmp pe care dorii s-l includei n
interogare.
Dac ai fcut clic pe un cmp pe care nu trebuia, tot ceea ce trebuie s
face pentru a repara greeala este s facei dublu clic pe lista Selected
Fields i cmpul sare imediat napoi n seciunea Available Fields din
cadrul ferestrei.
5. Cnd ai terminat de adugat cmpuri din tabela respectiv, repetai
pasul 3 i 4 pentru a putea prelua cmpurile dorite i din urmtoarea
tabel pe care dorii s-l folosii n interogare.
Dup ce listai toate cmpurile dorite n cadrul zonei Selected Fields,
trecei la pasul urmtor.

199

6. Facei clic pe Next pentru a continua procesul de realizare a
interogrii.
Efectul poate fi apariia unui ecran care seamn uimitor de mult cu cel din
Figura 12-3. n cazul n care nu se ntmpl aa, nu intrai n panic! Dac
n loc de acest lucru programul Access 2000 v solicit s atribuii un
nume interogrii, trecei mai departe la pasul 8.

Fig. 12-2:
Apelai la
ajutorul
oferit de
Vrjitorul
Interogare
simpl
pentru a a
realiza
interogri
cu mai
multe
tabele.
Fig. 12-3:
n cazul n
care
vrjitorul
realizeaz
o interoga-
re cu mai
multe
tabele, are
nevoie de
mult mai
multe
informaii
din partea
dvs.
200
Dac includei cmpuri din dou tabele care nu au legturi, n momentul n
care facei clic pe Next apare Asistentul Office al programului Access
2000. Acesta v reamintete faptul c tabelele trebuie s fie relaionale i
v sugereaz s rezolvai aceast problem nainte de a v continua
procesul. De fapt, dac spun c Asistentul v sugereaz nu este chiar
corect, deoarece ceea ce face acesta este s v roage politicos s rezolvai
problema legat de acele relaii nainte de a ncerca s realizai interogarea.
Dac apare aceast eroare, facei clic pe butonul OK care se afl n cadrul
mesajului Asistentului Office, pentru a trece direct n fereastra
Relationships. Rezolvai problema relaiilor i apoi pornii Vrjitorul
Interogare pentru a rencepe procesul. Dac dorii s aflai mai multe
detalii legate de relaii, consultai Capitolele 4 i 5.
7. Dac Vrjitorul v spune s alegei ntre o interogare Detail i una
Summary, facei clic pe butonul care se afl imediat lng opiunea
dorit de dumneavoastr i apoi facei clic pe OK.
Dac alegei opiunea Detail, aceasta creaz o foaie de date care listeaz
toate nregistrrile care se potrivesc cu interogarea. Aa cum reiese i din
numele acestei opiuni, putei fi siguri c vei obine toate detaliile
posibile.
n cazul n care alegei Summary, acesta i comunic vrjitorului c nu
dorii s vedei fiecare nregistrare, ci dorii s vedei numai un sumar al
informaiilor. Dac dorii s facei vreo modificare anume, facei clic pe
caseta de dialog Summary Options care est ilustrat n figura 12-4. Alegei
opiunile de sumar pe care le dorii din lista respectiv i apoi facei clic pe
OK.

S
F
A
T
Fig. 12-4:
Nu sunt
prea multe
opiuni de
sumar, dar
cele pe
care le
avei la
dispoziie
sunt utile.

201
8. Introducei un titlu pentru interogarea dumneavoastr n caseta de
text i apoi facei clic pe Finish.
Interogarea se gndete bine de tot, iar Access 2000 afieaz rezultatele pe
ecran, aa cum este ilustrat i in Figura 12-5. Felicitri, ai reuit!

Suflecai-v mnecile pentru a realiza
interogarea manual
Trebuie s tii c utilizarea unui Vrjitor pentru realizarea interogrilor cu
mai multe tabele nu constituie ntotdeauna cea mai bun soluie. Poate v aflai
n situaia n care interogarea este prea complex sau necesit un sumar mai
special (sau poate c pur i simplu n acel moment nu v simii n stare s v
mai batei capul cu Vrjitorul Interogare). Ei bine, tocmai pentru acele
momente n care realizarea manual a unei interogri este cea mai bun soluie
exist vizualizarea Design pe care v recomand s-o folosii.
Dei uneori aceast vizualizare (Design) pare complicat, nu avei de ce s v
temei. Ba chiar, a putea paria c dup ce v vei obiui cu acest mod de lucru
v vei da seama c de fapt preferai s realizai interogri n acest fel (ce gnd
teribil!).

Fig. 12-5:
Vizualizarea
Datasheet a
sumarului
interogrii
cu mai
multe
tabele.
202
S
F
A
T

Un crd de gte, ???

Oare exist vreun nume comun pentru un grup
de Vrjitori? Dac nu exist, s tii c ar
trebui, deoarece programul Access 2000 este
nesat pn la refuz cu o ntreag pleiad de
asisteni magici. Capitolul 11 vi-l prezint pe
Vrjitorul Interogare simpl, cel mai util
vrjitor pentru ceea ce avei nevoie
dumneavoastr n mod obinuit n legtur cu
programul Access 2000.
Cu toate acestea, irul de vrjitori nu se
termin aici, deoarece Access 2000 mai are
nc trei vrjitori care ateapt cu nerbdare
chemarea dumneavoastr: Crosstab Query
Wizard, Find Duplicates Query Wizard i Find
Unmatched Query Wizard.
Din pcate, nu toi vrjitorii sunt aa direci
cum este Vrjitorul Interogare simpl.
Aadar, din cei patru care mai rmn,
Vrjitorul ncruciare este singurul pe care l
utilizez n mod curent oamenii obinuii. Dac
dorii s aflai mai multe detalii legate de
Vrjitorul ncruciare, consultai Capitolul 14.
Cei doi vrjitori care au mai rmas (Find
Duplicates Query i Find Unmatched Query
Wizard) sunt att de ciudai nct este mai bine
s nici nu v pese de ei.

n continuare iat cteva gnduri de nceput pentru a v nsenina ziua un pic
nainte de a intra n detaliile vizualizrii Design:
Nu este o idee prea bun s realizai relaii ntre tabelele dumneavoastr
nainte de terminarea proiectrii i de construirii bazei dumneavoastr de
date. Trebuie neaprat s v spun c este mult mai bine s realizai relaiile
n cadrul interogrii, pentru c pe viitor vei putea modifica design-ul
tabelului dumneavoastr fr a mai fi nevoie s tergei i relaiile dintre
bazele de date. Din momentul n care proiectarea i realizarea bazei de
date sunt gata, realizarea relaiilor pentru bazele de date poate fi poate fi
chiar foarte util pentru actualizrile automate ntre tabele. Dac dorii s
aflai mai multe despre realizarea legturilor ntre tabele, consultai
Capitolul 5.
Dac tii cum s realizai interogri cu o singur tabel, nseamn c
suntei deja pe drumul cel bun n privina creeri interogrilor cu mai multe
tabele, datorit faptului c procesul este aproape acelai.
Pentru a realiza manual o interogare cu mai multe tabele n vizualizarea Design
(aa cum cu puin noroc i buni obinuia s le fac), urmai paii:
1. Facei clic pe butonul Queries care se afl imediat sub bara Objects,
aflat la rndul ei n partea stng a ferestrei baz de date.
S
F
A
T

203
Fereastra baz de date listeaz toate interogrile dumneavoastr, dnd
semne c este pregtit.
nainte de a ncepe aventura cu o interogare cu mai multe tabele, asigurai-
v c acestea sunt relaionale. Dac nu suntei foarte siguri n aceast
privin, revenii la fereastra baz de date i facei clic pe butonul
Relationships care se afl pe bara de instrumente. Dac dorii s aflai mai
multe amnunte legate de relaiile dintre tabele, consultai Capitolul 5.
2. Facei dublu-clic pe Create a query in Design view.
Dup o secund, apare caseta de dialog Show Table, iar n spatele acesteia
vei vedea o fereastr interogare goal n care mai trziu se va contura
interogarea respectiv.
3. Facei dublu-clic pe numele primei tabele pe care dorii s-l includei
n interogare.
Efectul este apariia unei ferestre micue pentru tabel n fereastra
interogare (privii Figura 12-6).
4. Repetai pasul 3 pentru fiecare tabel pe care dorii s o adugai.
Atunci cnd ai terminat, facei clic pe Close pentru a face s dispar
caseta de dialog Show Table.
n cazul n care apar nite linii ntre tabelele, n cadrul interogrii
dumneavoastr, nu este cazul s v speriai (privii Figura 12-7), pentru c
acesta este realmente un lucru bun care arat c programul Access 2000
tie ntr-adevr s lege dou tabele.

Fig. 12-6:
Prima
tabel i
ocup
locul
cuvenit n
interogare.
204

Dac ai terminat de adugat tabele la interogarea dumneavoastr, dar nu
exist nici mcar o linie ntre acestea, Access 2000 v comunic faptul c
nu are nici cea mai mic idee cum ar putea s relizeze o legtur nre acele
tabele. In acest caz, cea mai bun soluie este s renunai la interogarea
respectiv prin nchiderea ferestrei interogrii i apoi s utilizai butonul
Relationships, n vederea realizrii unor relaii.
5. Adugai cmpuri n cadrul grilei interogrii prin executarea dublu-
clic pe acestea n casetele de dialog ale tabelelor (aa cum este ilustrat
n Figura 12-8). Repetai acest pas pentru fiecare cmp pe care dorii
s-l adugai n interogare.
Alegei cmpurile n ordinea n care dorii s apar n cadrul rezultatelor
interogrii. Trebuie neaprat s v spun c putei alege cmpuri din toate
tabelele (deci din orice tabel) din partea superioar a ferestrei interogare.
In fond, acesta este i motivul pentru care ai inclus toate acele tabele la
nceputul interogrii.

Fig. 12-7:
Programul
Access
2000 tie
cum s lege
tabela
Auctions de
Auctioneers.

205

Dac ai ales din greeal un anumit cmp, putei redresa foarte uor acest
lucru, prin executarea unui clic pe intrarea numelui cmpului, aflat n grila
interogrii, i apoi prin selectarea EditDelete Column (aceast opiune
ciudat) de pe bara de meniuri. Efectul obinut este dispariia intrrii
incorecte a cmpului respectiv (mai precis a coloanei acestuia).
6. Avnd cmpurile bine poziionate, oprii-v un moment pentru a
stabili ordinea de sortare, bineneles, numai n cazul n care dorii
una. Dac dorii ca sortarea s se fac dup un cmp anume, facei
clic pe caseta Sort, care se afl sub numele cmpului i apoi facei clic
pe sgeata ndreptat n jos care apare la marginea casetei Sort. Facei
clic fie pe Ascending, fie pe Descending (figura 12-9).
Dac dorii ca sortarea s se fac dup mai multe cmpuri, repetai acest
pas.

Fig. 12-8:
Putei
aduna
laolalt,
ntr-o
singur
interogare
cmpuri
din mai
multe
tabele.
Fig. 12-9:
Sortarea A
nseamn
c
parcurge-
rea se va
face
ascendent.
206

7. Pentru fiecare cmp, n cadrul casetei Criteria stabilii informaiile de
selectare ale interogrii.
Chiar dac aceasta este o interogare cu mai multe tabele, dumneavoastr
stabilii criteriile n acelai mod n care fceai i n cazul interogrilor cu o
singur tabel. Dac dorii s primii ajutor suplimentar, consultai
Capitolul 11.
8. Dac dorii s includei n interogare un cmp, dar nu dorii ca acesta
s apar n cadrul rezultatelor finale, deselectai opiunea Show
corespunztoare cmpului respectiv.
Probabil c nu vei avea nevoie niciodat de acest pas, dar tocilarul care
zace n mine mi cere s v spun i aceste lucruri.
9. Revedei nc o dat rezultatele muncii dumneavoastr, iar dac
suntei absolut siguri c arat aa cum trebuie, salvai interogarea
prin alegerea FileSave.
10. n cadrul casetei de dialog Save As, introducei un nume pentru
interogare i apoi facei clic pe OK.
Doar nu dorii ca toat munca dumneavoastr dificil s se duc pe apa
Smbetei doar pentru c nu salvai interogarea respectiv!
11. Rugai-v s ias bine i apoi alegei QueryRun (sau facei clic pe
butonul Run) pnetru a rula interogarea.
Ei, cum a mers? Ai obinut rspunsul la care ai sperat? Dac nu, trecei
interogarea n vizualizarea Design pentru a o mai cizela un pic.
12. Alegei ViewDesign View (sau facei clic pe butonul Design).
Tinei-o tot aa pn cnd interogarea dumneavoastr arat aa cum trebuie
i nu cumv s uitai s salvai modificrile efectuate, prin alegerea
FileSave.

Capitolul 13
Lei I uri SAU
tigri? Oh, Doamne!
n acest capitol
Clarificarea diferenei care exist ntre funciile AND (i) i OR (sau)
Utilizarea funciei AND
Utilizarea funciei OR
Utilizarea funciilor AND i OR n cadrul aceleai interogri

u ct lucrai mai mult cu programul Access 2000, cu att ntrebrile
dumneavoastr adresate datelor dumneavoastr vor fi mai complexe. Si
astfel, treptat treptat, sortarea ascendent sau descendent, de la stnga la
dreapta sau de la dreapta la stnga, precum i filtrarea repetat, toate acestea nu
mai sunt de ajuns deoarece acum dorii ca datele s mrluiasc n cadrul
aranjamentului stabilit, n timp ce dumneavoastr imitai diferite animale (Ei
bine, dintotdeauna v-ai stabilit eluri nalte.)
Interogrile programului Access 2000 v pot determina datele s fac tot genul
de trucuri, dar chiar i acestea au nevoie de ajutor pentru a putea realiza cele
mai uluitoare prestidigitaii. Ei bine, n acest moment apare Dr. Boole mpreun
cu asistenii si. Folosind priceperea nemaintlnit a asistenilor Booleani,
interogrile dumneavoastr pot escalada nlimi uluitoare, pot face acrobaii
uluitoare i v pot amuza i amei pe dumneavoastr i colegii dumneavoastr.
S-ar putea s-l uimeasc chiar i pe eful dvs.!
Acest capitol se concentreaz pe prezentarea celor doi mari operatori ai
programului Access 2000, i anume AND i OR. Aadar, n acest capitol vi se
explic ce fac aceti operatori, cum fac ceea ce fac i (cel mai important lucru)
de ce v-ar psa de aceti operatori. Pregtii-v pentru a merge ntr-o cltorie
C
208
slbatic prin lumea logicii, iar n privina datelor dumneavoastr, fixai-le bine
centurile de siguran!
Haidei s comparm operatorul AND
cu OR!
AND i OR sunt stelele cerului Boolean. n limbajul scris i vorbit, conjuncia
i (AND) leag frazele ntre ele, alctuind un tot unitar, n timp ce conjuncia
sau (OR) v pune la dispoziie o mulme de opiuni din care putei alege pe
aceea pe care o dorii. n lumea bazelor de date, aceste dou conjuncii au cam
aceleai funcii.
De exemplu, dac pdurile sunt pline de lei i tigrii, v putei atepta ca ambele
rase s anticipeze venirea dumneavoastr. Pe de alt parte, dac pdurile sunt
pline de lei sau tigrii, atunci tii cu siguran c unul sau altul se afl acolo, dar
nu v ateptai n nic un caz s le vedei pe amndou. n terminologia folosit
n cazul bazelor de date, AND nseamn ambele, n timp ce OR nseamn unul
din ele (Pe legea mea, asta seamn cu o or de gramatic!).
Iat n continuare o regul care v va ajuta s nu ncurcai aceti operatori
niciodat:

AND v limiteaz interogarea, fcdu-o mai restirctiv.
OR pune la dispoziie ntreaga interogare, deci vor exista mai multe
nregistrri care se vor potrivi.
Dac ncepei s cutai o persoan cu ochi albatri i pr rocat i care s fie
mai nalt de 1,82 metri i s fie de sex masculin, avei un grup destul de
restrns de candidai (iar eu, cu siguran c nu m aflu printre ei). Pe de alt
parte, dac dorii s gsii persoane cu ochi albatri sau pr rocat sau care s fie
mai nalte de 1,82 metri sau care s fie de sex masculin, ar nsemna c s-ar
potrivi jumtate dintre persoanele care au lucrat la aceast carte, inclusiv
cinele meu.
Cum putei gsi elemente care se afl
ntre statul Kansas i Oz
Una dintre cele mai obinuite interogri se refer la listarea elementelor care se
ncadreaz ntre dou valori bine determinate. De exemplu, s-ar putea s dorii


209
s gsii toate nregistrrile care au fost introduse dup 1 ianuarie 1999 i
nainte de 1 ianuarie 2000. Pentru a realiza acest lucru, putei utiliza un criteriu
de tip AND.
Utilizarea unui astfel de criteriu nu este complicat deloc. Punei cele dou
condiii pe aceeai linie i separai-le printr-un AND. Figura 13-1 v ilustreaz
ecranul interogare, n cadrul cruia cmpul DateIn din tabela Items al bazei de
date Auctions este restricionat la date din anul 1999. Apropo, nu v ngrijorai
n privina semnelor diez; Access 2000 pune aceste semne n mod automat doar
pentru a simi c a contribuit i el ntr-un mod ct se poate de util la reaizarea
interogrii dumneavoastr. Stai un pic! De cnd se pun semne diez lng date?
Numii-l un efect secundar al apei potabile din Redmond care a fcut ca
inginerii s aib astfel de idei ciudate; oricum, din anumite motive, diez-urile
trebuie introduse numai n cazul datelor.
Privii atent formula din interogare. Access 2000 ncepe procesarea interogrii
prin examinarea minuioas a nregistrrilor din tabel i formularea primei
ntrebri a criteriului de validare Inregistrarea a fost introdus pe 1 ianuarie
1999 sau dup aceast dat? In cazul n care nregistrarea a fost introdus
nainte de aceast dat, programul Access 2000 o ignoreaz i trece mai
departe, la urmtoarea. Dac nregistrarea a fost introdus dup 1 ianuarie 1999,
Access 2000 pune a doua ntrebare: Inregistrarea a fost introdus nainte de 1
ianuarie 2000?. Dac rspunsul este da, programul include i aceast
nregistrarea n cadrul rezultatelor. Dac nu, nregistrarea este respins i
Access 2000 trece mai departe, la urmtoarea. Reinei c comparaia folosete
semnele mai mare sau egal cu pentru prima dat (1 ianuarie 1999), deoarece
dumneavoastr dorii s includei nregistrrile care au fost introduse n prima
zi a anului.
Acest tip de instruciune, adic ntre, poate fi folosit pentru orice tip de date.
Putei lista valori numerice care se afl ntre dou numere, nume care au
anumite litere, sau date care se ncadreaz ntr-o anumit perioad din calendar.
Programului Access 2000 nici c-i pas ce fel de date testai!
Cnd realizai o interogare de tip ntre, asigurai-v c combinai ct de corect
posibil operatorii mai mare dect i mai mic dect cu criteriile care trebuie.
Dac le ncurcai, interogarea dumneavoastr nu va funciona deloc! De
exemplu, nici o nregistrare nu a putut fi creat simultan nainte de 1 ianuarie
1999 i dup 1 ianuarie 2000. nregistrarea a putut fi introdus ntre aceste date
(cum era n exemplul anterior), dar nu poate ndeplini simultan cele dou
condiii. Dac schimbai ns operatorul AND cu OR, interogarea poate
funciona chiar foarte bine, datorit faptului c o singur nregistrare poate fi
realizat nainte de prima sau dup cea de-a doua.
210

Folosii mai muli operatori AND: i apoi
ce se va ntmpla?
Una dintre caracteristicile cele mai bune ale programului Access 2000 (ca s nu
mai vorbim de aceast carte) este flexibilitatea sporit. n general, n cadrul
unei interogri, Access 2000 v ofer posibilitatea de a face tot ceea ce v
poftete inimioara. De exemplu, Access 2000 nu v oblig s folosii un singur
criteriu pe fiecare linie a interogrii; nu, la naiba! Putei include attea criterii
cte dorii. Programul Access 2000 interpreteaz criteriul ca i cnd ai fi
introdus cte un operator AND ntre fiecare dou dintre ele.
Interogrile cu mai multe criterii sunt complicate. Fiecare criteriu pe care dori
s-l adugai trebuie s fie poziionat pe acelai rnd. Cnd rulai interogarea,
programul Access 2000 mai nti verific fiecare nregistrare pentru a se asigura
c ndeplinete toate condiiile expresiilor rndului cu criterii din interogare, i
abia apoi trece nregistrarea n tabela cu rezultate. Figura 13-2 ilustreaz o
interogare care are trei criterii. Din cauza faptului c toate trei se afl pe acelai
rnd, Access 2000 le trateaz ca cnd ar face parte dintr-o expresie enorm
de tip AND. Aceast interogare returneaz ca rezultat doar acele nregistrri
care sunt legate de licitaiile care au avut loc la The Ranch i care au avut ca
obiect de adjudecare diferite mrfuri oferite de clientul cu numele Donati i
care pentru care oferta a fost de maxim 25$, adic pentru care s-a licitat o sum
de maxim 25$.
Atunci cnd avei o baz de date mare i dorii s limitai rezultatele obinute la
un anumit numr minim de nregistrri, cel mai eficient mod de a realiza acest
lucru este combinarea ctorva criterii.
Fig. 13-1:
Funcia
AND
localizeaz
toate
datele
ntre 1
ianuarie
1999 i 1
ianuarie
2000.

211
Trebuie s reducei rezultatele chiar mai mult de att? (Wow, eful
dumneavoastr este chiar dur!) Datorit faptului c Access 2000 afieaz
rezultatele n vizualizarea Datasheet, toate instrumentele grozave ale acestei
vizualizri funcioneaz mpreun cu interogarea; instrumente cum ar fi de
exemplu vechiul dumneavoastr prieten, filtrul. Pentru a limita i a friciona
un pic rezultatele interogrii dumneavoastr, tot ceea ce avei de fcut este s
utilizai oricare dintre comenzile de filtrare (alegnd RecordsFilter). Dac
avei nevoie de o rememorare rapid cu privire la filtre, revenii la Capitolul 10.

Suntei o vrjitoare bun, sau una rea?
Deseori dorii s gsii un grup de nregistrri care ndeplinesc una dintre
numeroasele condiii (cum ar fi de exemplu identificarea persoanelor care
locuiesc n Frana sau Belgia sau n Statele Unite ale Americii). Acest tip de
cutare cere un criteriu de tip OR, care este maestrul opiunilor numeroase.
Programul Access 2000 face ca utilizarea unui criteriu de tip OR s fie chiar
prea simpl, avnd n vedere c nu trebuie s utilizai dect cuvinte. Nu trebuie
s introducei deosebit, nu trebuie s cumprai nimic, i nici nu va fi nici un
vnztor care s strige dup dumneavoastr. De fapt, opiunea OR se afl chiar
n caseta de dialog a interogrii Access i ateapt ordinele dumneavoastr.
Pentru a putea altura mai multe criterii i a le include n aceeai expresie
imens de tip OR, trebuie s scriei fiecare criteriu pe cte o linie aflat n
partea inferioar a interogrii. Fiecare linie poate conine criterii pentru orice
cmp dorii dumneavoastr, chiar i n cazul n care exist o alt linie cu alt
criteriu care se adreseaz aceluiai cmp.(Credei-m pe cuvnt, n realitate
S
F
A
T
Fig. 13-2:
Localizarea
nregistrrii
dvs. care
ndepline-
te toate
condiiile
impuse.
212
este mult mai simplu dect pare.) Exemplul ilustrat n figura 13-3 are trei
criterii n acelai cmp, adic n cmpul Animals. Prin poziionarea acestora pe
linii diferite, interogarea caut nregistrri care conin lei sau uri sau tigri.

Bineneles c putei pune criteriile i pe coloane diferite. De exemplu, figura
13-4 ilustreaz tabela Items al bazei de date Auctions, urmrindu-se obiectele
care au fost aduse de familia Donati sau care au n cmpul MinimumBid o sum
mai mic sau egal cu 30$.

De remarcat faptul c fiecare criteriu se afl pe o linie separat. Dac criteriile
s- ar fi aflat pe aceeai linie, ar fi trebuit s realizai o operaie de tip AND, i ar
fi aprut ca rezultate finale numai nregistrrile care ar fi ndeplinit ambele
condiii.
Figura 13-5 v prezint rezultatele interogrii, iar meniunile din dreapta v
indic motivul pentru care a fost acceptat fiecare nregistrare. Reinei c avei
cteva nregistrri care ndeplinesc una dintre condiii i cteva nregistrri care

Fig. 13-3:
Comanda
ncorporat
OR v
permite s
gsii toate
bestiile
nfricoe-
toare din
pdure.
Fig. 13-4:
Putei
realiza un
criteriu de
tip OR i
prin
poziio-
narea
condiiilor
n cmpuri
diferite.

213
ndeplinesc ambele condiii. Dac ai fi realizat aceast interogare ca fiind una
de tip AND, v-ar fi fost returnate numai acele nregistrri care ar fi ndeplinit
ambele condiii.

Cnd folosii AND i OR i cnd AND
sau OR?
Uneori, utilizarea unuia dintre operatorii AND i OR nu este de ajuns, deoarece
trebuie s punei o ntrebare referitoare la cteva grupuri de nregistri diferite.
Astfel, o parte a ntrebrii implic limitarea accesului grupurilor de nregistrri
n cadrul rezultatelor finale (limitare care se realizeaz cu ajutorul criteriului
AND), iar alte pri permit accesul liber al nregistrilor care se bazeaz pe
criterii diferite (ceea ce se realizeaz cu ajutorul criteriului OR).
Avei mare grij cu aceste criterii, deoarece n scurt timp devin foarte
capricioase. Aadar, n cazul n care o interogare ajunge n punctul n care
suntei zpcii de toat treaba asta cu condiiile i nu mai tii care criteriu And
a fost influenat de ultimul criteriu Or, nseamn c v-ai mpotmolit de tot. n
acest caz trebuie fie s reluai totul de la capt, fie s cerei ajutor unui specialist
n baze de date.
Cel mai important lucru pe care trebuie s-l reinei este acela c fiecare linie
OR (fiecare linie care conine un criteriu) este evaluat separat. Dac dorii s
combinai mai multe criterii diferite, trebuie s v asigurai c fiecare linie OR
reprezint un aspect clar a ceea ce facei dumneavoastr.
De exemplu, n cazul bazei de date Auctions, ar fi extrem de util de tiut care
obiecte vor fi adjudecate pentru sume mai mici de 30$ sau care pentru vor fi
adjudecate pentru sume mai mari de 100$, n cadrul unei singure licitaii.
Identificarea obiectelor care s se gseasc n aceste plaje de preuri nseamn

Fig. 13-5:
Analiznd
rezultatele
interogrii.
214
utilizarea unei condiii de tip OR. (Dac ai fi ncercat s gsii obiecte scoase la
licitaie care s aib n cadrul cmpului MinimumBid o sum cuprins ntre 30$
i 100$, ai fi utilizat un criteriu de tip AND n locul criteriului OR.) Utilizarea
unei condiii OR implic faptul c criteriile sunt poziionate pe linii separate.
n orice caz, limitarea nu este suficient, deoarece dumneavoastr nu dorii
dect acele obiecte care sunt sunt scoase la licitaie ntr-un singur loc (n
exemplul de fa, locul este The Ranch). Pentru ca aceast interogare s
funcioneze, trebuie s repetai locul unde are loc licitaia pe fiecare linie care
conine o condiie OR. Felicitri, avei un puiu de interogare cu combinaii
AND/OR ct se poate de sntos i viguros!
Pentru a organiza aa cum trebuie aceast interogare, trebuie s avei o linie cu
dou criterii. Unul dintre criterii va solicita acele obiecte de licitaie care cost
mai puin de 30$ i care sunt scoase la vnzare la prima cas de licitaii, n timp
ce al doilea criteriu cheam la raport nregistrrile care reprezint obiecte ce
cost peste 100$ i care sunt scoase la vnzare la prima cas de licitaii. Din
cauza faptului c criteriile se afl pe dou linii diferite, programul Access 2000
le interpreteaz ca o condiie de tip OR. Figura 13-6 ilustreaz cele dou
condiii AND una OR. (A putea s fac aici o glum despre treaba asta cu o
linie care i ofer un AND de ajutor altei linii, dar ar nsemna s sar calul.
Sunt sigur c-mi vei mulumi mai trziu pentru acest lucru.)

Fig. 13-6:
Toate
criteriile
aflate pe
aceeai
linie sunt
funcii
AND i
limiteaz
cutarea.
Criteriile
de pe linii
diferite
sunt
funcii OR
i extind
cutarea.

215

Atunci cnd revizuii criteriile, privii fiecare linie separat, pentru a v asigura
c acea linie reprezint un grup care dorii s fie inclus n cadrul rspunsului
final. Dup aceasta, verificai dac liniile individuale conlucreaz tr-adevr
pentru a obine rspunsul dorit de dumneavoastr:

Criteriile AND se amplaseaz toate pe acelai linie i sunt evaluate
mpreun.
Criteriile OR se amplaseaz pe linii separate, fiecare linie fiind evaluat
separat.
Dac avei criterii pe care dorii s le utilizai n cadrul unei condiii de tip
OR, trebuie s inei cont de faptul c ele trebuie s se repete pe fiecare
dintre liniile separate.
Ca i n cazul celorlalte interogri, nici n acest caz nu trebuie s utilizai
aceleai cmpuri pe fiecare linie care conine un OR. De fapt, fiecare rnd poate
fi de sine stttor. De exemplu, Figura 13-7 ilustreaz un criteriu prin
intermediul cruia se dorete s fie identificate acele obiecte care sunt vndute
de familia Donati la prima cas de licitaii sau obiectelecare au fost vndute
pentru mai puin de 100$ la cea de-a doua cas de licitaii. Observai faptul c
ambele rnduri folosesc locaia casei de licitaii (a locului respectiv), dat
obiectele care sunt combinate cu aceste informaii sunt diferite i se afl i pe
rnduri diferite.

Pentru a aduga nc o condiie OR, tot ceea ce trebuie s facei este s
completai un alt rnd. De ndat ce apsai tasta Enter, putei utiliza barele de
defilare aflate n partea dreapt a ecranului pentru a vedea i alte rnduri ale
interogrii. Acestea, chiar dac nu sunt etichetate, toate funcioneaz ca rnduri
separate ale unei condiii de tip OR.

Fig. 13-7:
Rndurile
dvs. OR
pot fi
situate n
cmpuri
diferite.
Capitolul 14
Cum s le nvai pe interogri
s gndeasc i s numere
n acest capitol
Utilizarea rndului Totals
Cum putei grupa intrrile
Funciile Count i Sum pe nelesul dumneavoastr
Utilizarea interogrilor pe mai multe tabele
Alegerea celor mai bune valori
Utilizarea altor funcii variate

ste foarte plcut s primii rspunsuri rapide la ntrebri simple legate de
elementele din cadrul bazei dumneavoastr de date, ns n via exist
lucruri mult mai importante i mai frumoase dect aflarea cu exactitate a
numrului de persoane din oraele Montreal i Bombay care au cumprat perii
pastelat colorate, pentru masaj ntre lunile ianuarie i mai ale anului anterior.
Dar ce se ntmpl dac dorii s tii care este suma total de bani cheltuit de
aceste persoane pentru achiziionarea periilor pentru masaj? Si dac dorii s
tii care a fost numrul comenzilor fcute de acetia? Sau poate c ai dorit s
vedei care sunt cele 25 de orae n care s-au cumprat cele mai multe perii?
Aa cum ai i nceput probabil s v obinuii, Access 2000 vine i v scoate
din ncurctur. Ei bine, din punct de vedere tehnic ceea ce v salveaz
ntr-adevr sunt calculele interogrii i instrumentele de msurare ale
programului Access 2000.
Calculele interogrii realizeaz elemente de matematic simpl, numr
nregistrrile pereche i fac alte cteva tipuri de trucuri, ns toate acestea pot
avea loc numai n condiiile n care dumneavoastr tii cum s le solicitai
E
218
ajutorul acestor bijuterii ale programului Access 2000. Instrumentul
programului Access 2000 intitulat Top Values v ajut simplu i rapid s v
concentrai asupra nregistrrilor care se potrivesc cel mai bine criteriilor
dumneavoastr. Acest capitol v explic mecanismele interne ale acestor funcii
utile. Citii n continuare i punei interogrile la treab!
Cum s totalizai tot ceea ce
v iese n cale
Pe lng faptul c rspund la ntrebrile puse de dumneavoastr, interogrile
Select mai pot face i calcule uoare cu date din tabelele dumneavoastr. De
exemplu, dac-i transmitei programului Access 2000 s listeze toi clienii din
Germania, acesta poate ca pe lng listare s fac i altceva cum ar fi s-i
numere pe aceti clieni, operaie care nu v cost nimic n plus. Grozav
afacere!
Primul pas pe care trebuie s-l facei pentru a introduce un total n cadrul
interogrii dumneavoastr este s adugai rndul Total n grila acesteia
(programul Access 2000 are setat implicit opiunea de a nu afia acest rnd,
aceasta de dragul de a pstra interogrile ct mai simple posibil). n timp ce
interogarea se afl pe ecran, selectai ViewTotals din meniul principal sau
facei clic pe butonul Totals. Figura- 14-1 ilustreaz ecranul Select Query care
are rndul Totals deja adugat.

Simbolul care se afl pe butonul Totals reprezint litera greceasc sigma, care
nseamn a aduna totul. Acest simbol este utilizat de matematicieni, ingineri i
alte persoane cu dificulti de comunicare interpersonal atunci cnd acetia au
nevoie de un total.
Fig. 14-1:
Rndul
Total se
afl ntre
rndul
Table i
rndul
Sort.

219
Pentru a utiliza rndul Total, mai nti trebuie s alctuii o interogare obinuit
Select, aa cum facei dumneavoastr de obicei. Si astfel, pe msur ce adugai
cmpuri n gril, rndul Total se umple automat cu intrarea Group By. Aceasta
i comunic programului Access 2000 s organizeze rezultatele interogrii n
grupuri, n funcie de cmpul respectiv. In plus, funcia Group By previne
manifestarea redundanei n cadrul rezultatelor dumneavoastr. De exemplu, o
interogare normal care conine numai cmpul DateIn listeaz toate datele la
care au sosit obiectele la licitaie. In acest caz, dac exist patru obiecte care au
sosit la aceeai dat, aceasta apare de patru ori n list. Dac activai ns
opiunea Group By, programul Access 2000 genereaz o list unic care conine
toate datele la care au fost adugate obiecte noi pentru licitaie (aa cum este
ilustrat i n Figura 14-2), n care nu se ntlnete deloc redundana.
Si astfel, dei este posibil ca unele obiecte s fi sosit n aceeai zi(ceea ce
nseamn c n baza de date exist cteva nregistrri care au aceeai dat), nici
o dat nu apare de mai multe ori. Dac nu ai utiliza instruciunea Group By,
interogarea ar lista data respectiv ori de cte ori ar ntlni-o n baza de date.

Dac avei mai multe cmpuri care apar cu opiunea Group By, rezultatele
interogrii prezint fiecare combinaie unic a celor dou cmpuri. De exemplu,
Figura 14-3 ilustreaz o interogare care conine instruciunea Group By n
fiecare din cmpurile Item Name i DateIn, iar Figura 14-4 v prezint
rezultatele interogrii.

Fig. 14-2:
Instruciu-
nea By
Group
listeaz
fiecare
intrare a
cmpului o
singur
dat.
Fig. 14-3:
Interogrile
listeaz
toate
elementele
i perechile
lor care toc-
mai sosesc,
n timp ce
sunt sorta-
te dup
dat.
220

n Figura 14-4, fiecare nregistrare prezint fiecare obiect care a fost adugat i
data la care a sosit. De observat este faptul c pentru date cum este de exemplu
2 februarie, cteva obiecte diferite sunt listate ca fiind aduse pentru a fi vndute
la licitaie. Pe de alt parte, atunci cnd sunt aduse mai multe obiecte de acelai
tip (aa cum este de exemplu obiectul Asst hardback books care a fost adus la
data de 18 ianuarie), apariia acelui tip de obiect are loc o singur dat, din
cauza faptului c numele de identificare al acestuia a fost acelai pentru fiecare
dintre acele nregistrri n parte.
Trebuie neaprat s v sftuiesc ca atunci cnd folosii Group By s pii cu
mare grij deoarece acesta este un instrument foarte puternic, dar n acelai timp
exist i pericolul ca din greeal s abuzai de el sau s-l utilizai greit (de fapt
adevrul este c m trec fiorii cnd m gndesc de cte ori am ncurcat
rezultatele din cauza acestui lucru). Cu ct utilizai mai multe cmpuri alturi de
o interogare Total, cu att vor fi mai bune rezultatele dumneavoastr. Uneori,
dac avei doar dou sau trei cmpuri n interogare, rezultatele devin ciudate
(aa cum putei observa i din nota anterioar referitoare la acele volume de
cri).
Cum s realizai o numrtoare
ntr-adevr valid
Dei este foarte util s listai intrrile unui cmp fr a se manifesta redundana,
trebuie s tii c rndul Total poate face mult mai multe lucruri. Aadar, o alt
opiune foarte util este instruciunea Count care, dup cum i spune i numele,
numr nregistrrile pereche din tabela dumneavoastr i afieaz totalul n
cadrul rezultatelor interogrii.
Pentru a putea utiliza instruciunea Count, trebuie ca n interogarea
dumneavoastr s existe cel puin dou intrri: una care s creeze grupurile (cu
Fig. 14-4:
Interogarea
listeaz
elementele
n ordine,
n funcie
de cmpul
Dateln.

221
ajutorul opiunii Group By prezent n rndul Totals), iar cealalt s numere (cu
ajutorul opiunii Count prezent n rndul Totals).
Selectai funcia Count prin executarea unui clic pe celula rndului Total n
cadrul cmpului unde dorii s fie efectuat numrtoarea. Dup ce facei clic,
apare un buton cu o sgeat ndreptat n jos. Pentru a vedea o list
autoderulant cu toate funciile, facei clic pe acel buton i vei observa c una
dintre funcii este chiar Count, cea de care avei nevoie dumneavoastr.
Cea mai dificil parte a acestei operaiuni este alegerea cmpului unde dorii s
fie efectuat numrtoarea. Dac dorii s numrai fiecare nregistrare care se
potrivete, trebuie s fii absolut siguri c cmpul pe care-l utilizai are o intrare
unic pentru fiecare nregistrare n parte. De exemplu, Figura 14-5 ilustreaz
interogarea pe care o folosete Dorothy pentru a afla numrul membrilor din
fiecare tagm.

n cadrul rndului Total al cmpului Guild, Dorothy utilizeaz instruciunea
Group By, iar pentru cellalt cmp al ei din aceast interogare folosete
LastName. Pentru a face aritmetic, ea introduce instruciunea Count n rndul
Total al cmpului LastName. Opiunea Group By i comunic programului
Access 2000 s grupeze nregistrrile n funcie de intrarea din cmpul Guild,
iar Count i comunic s numere nregistrrile fiecrui grup (tagm),
numrtoarea crescnd cu unu de fiecare dat cnd este ntlnit o nregistrare
care are specificat i numele de familie. Din cauza faptului c toi mnccioii
au nume de familie, aceast instruciune semnific faptul c programul Access
2000 contorizeaz numrul mnccioilor din fiecare tagm. Figura 14-6
ilustreaz rezultatele cutrii lui Dorothy.

Fig. 14-5:
Programul
Access
2000
calculeaz
numrul
membrilor
din fiecare
tagm.
222

Cum putei realiza numrtoarea cu
ajutorul ncrucirilor pe mai multe
tabele
Unele tipuri de informaii se preteaz n mod obinuit la a fi grupate pe dou
categorii. De exemplu, n cazul voturilor se utilizeaz destul de des gruparea pe
sexe (care n mod tradiional se face n funcie de dou opiuni) cu scopul de a
mpri i a analiza rezultatele obinute la fiecare ntrebare n parte. Bineneles
c i dumneavoastr putei realiza o astfel de analiz detaliat n cadrul
programului Access 2000, cu ajutorul unei interogri pe mai multe tabele (sau
intertabelar).
Figura 14-7 v prezint modul n care arat rezultatele unei ncruciri. Dei
poate nu tii sau nu ai mai ntlnit n acest context cuvntul ncruciare, mai
mult ca sigur c vei recunoate modul n care funcioneaz. Aceast ncruciare
reprezint o analiz detaliat a informaiilor de la licitaie, n funcie de statele
n care domiciliaz clienii i de locul (casa de licitaii) n care au fost vndute
obiectele lor. Fiecare rnd reprezint un stat diferit, iar fiecare coloan
reprezint cte o casa de licitaii. Fiecare caset din tabel conine numrul
clienilor din acel stat care au vndut obiecte n cadrul acelei case de licitaii.

Fig. 14-6:
Faimoasa
numr-
toare a
membrilor
tagmei
este gata.
Fig. 14-7:
Vizualizarea
Datasheet a
unei intero-
gri pe mai
multe
tabele.

223
Grilajul interogrii pe mai multe tabele conine dou rnduri, mai precis Total
i Crosstab (aa cum se poate observa i n Figura 14-8). Interogrile pe mai
multe tabele conin ntotdeauna trei cmpuri. Row Heading este folosit pentru
definirea categoriilor rndului, Column Heading i comunic programului
Access 2000 unde poate gsi categoria coloanei, iar cel de-al treilea cmp i
comunic de unde provin valorile ncrucierii.

Ambele cmpuri folosite ca titluri conin instruciunea Group By pe rndul
Total. Cmpul care este utilizat pentru valoare conine funcia (de obicei aceasta
este Count, Sum sau Avg) care este utilizat n scopul calculrii valorilor pentru
tabel.
De asemenea, putei utiliza unul sau mai multe criterii pentru a include n sumar
numai acele nregistrri care dorii dumneavoastr. Ca i n cazul celorlalte
interogri din acest capitol, putei realiza acest lucru prin adugarea unor criterii
unui cmp care a fost utilizat deja. Cea mai simpl modalitate de a realiza acest
lucru este s adugai un alt cmp la interogare, folosind instruciunea Where
(astfel nct cmpul s nu apar n cadrul rezultatelor) i apoi s-i adugai
criteriile dorite.
Bineneles c nu trebuie s facei manual toate aceste lucruri. Vrjitorul
Interogare pe mai multe tabele v cluzete paii pe care trebuie s-i parcurgei
pentru a realiza o interogare obinuit pe mai multe tabele. V sftuiesc s
profitai de aceast ocazie, pentru c n caz contrar, vrjitorul ncepe s se
simt singur. Pentru a porni Vrjitorul Incruciare, deschidei baza
dumneavoastr de date i apoi facei clic pe butonul barei Queries Options
(pn aici, nimic deosebit). n cadrul ferestrei baz de date, facei clic pe
butonul New i apoi facei dublu-clic pe Vrjitorul Interogare pe mai multe
S
F
A
T
S
F
A
T
Fig. 14-8:
n cadrul
unei intero-
gri pe mai
multe tabe-
le, un cmp
devine Row
Heading, alt
cmp devine
Column
Heading, iar
altul devine
Value.
224
tabele. Pentru a avea succes n privina ncrucirilor v sftuiesc s urmai
ndeaproape sfaturile vrjitorului.
Chiar adun tot?
Pe rndul Total, n locul funciilor Count, Where sau Group By putei utiliza i
alte funcii. Una dintre cele mai utilizate funcii este Sum, care totalizeaz
datele din unul sau mai multe cmpuri numerice ale tabelului dumneavoastr.
De exemplu, putei utiliza doar funcia Sum i cmpul MinimumBid din tabela
Items al bazei de date Auction. Pentru a crea o interogare care realizeaz un
total, adugai cmpul MinimumBid grilei interogrii dumneavoastr i utilizai
instruciunea Sum pe rndul Total. Restul grilei lsai-o goal. Inregistrrile
sunt grupate i apoi valorile cmpului MinimunBid sunt adunate pentru a se
realiza suma respectiv. Prin rularea interogrii dumneavoastr vei obine suma
total a tuturor ofertelor minime, aa cum se poate observa i din Figura 14-9.

Ca i n cazul funciei Count, i n cazul funciei Sum putei realiza o combinare
a acesteia cu alte instruciuni (sau cu nite criterii), tot n cadrul rndului Total.
De exemplu, ai putea dori s aflai care este totalul pentru fiecare numr Seller
ID (numr de identificare al fiecrui vnztor). Pentru a realiza acest lucru, tot
ceea ce trebuie s facei este s adugai cmpul Seller ID, cu o instruciune
Group By n interogarea dumneavoastr, aa cum este ilustrat n Figura 14-10.

Fig. 14-9:
Insumai
toate valo-
rile dintr-un
cmp folo-
sind funcia
Sum!
Fig. 14-10:
Cnd utili-
zai rndul
Total, fieca-
re cmp tre-
buie s con-
in o intra-
re. n cazul
de fa, cal-
culez totalul
ofertelor
minime pen-
tru fiecare
vnztor n
parte.

225
Cnd vei rula interogarea vei observa rezultatele aa cum sunt prezentate i n
Figura 14-11; mai precis spus: fiecare numr de identificare al clientului este
listat separat, avnd ataat i totalul ofertelor sale minime.

Dac dorii ca n locul numrului de identificare al vnztorului s fie afiat
numele acestuia, tot ceea ce trebuie s facei este s realizai o interogare cu mai
multe tabele a cror legtur cu tabela Customers se face prin intermediul
numrului de identificare (ID). Pentru a finaliza procesul (n cazul considerat
drept exemplu), la opiunea Group By utilizai cmpul LastName n locul
cmpului SellerID, aa cum este ilustrat i n Figura 14-12. i astfel, atunci
cnd rulai interogarea, n locul unei listri obinuite a numerelor de identificare
ale vztorilor, infromaiile sunt organizate dup numele de familie, nume
alturi de care se afl i totalul ofertelor minime ale fiecrei persoane.

Fig. 14-11:
Dac com-
binai cm-
pul Seller
ID cu Group
By, obinei
valoarea to-
tal a ofer-
telor mini-
me pentru
fiecare vn-
ztor n
parte.
Fig. 14-12:
Utiliznd
tabela
Customer
putei s v
organizai
interogarea
mai bine n
funcie de
numele
vnztorului
dect n
funcie de
numrul de
identificare.
226

Iat i o delicates de la coala programului Access 2000 intitulat Dac tot
ai ajuns pn aici: Mai am o sugestie, n plus fa de cele anterioare: putei
activa funcia Sort i astfel s obinei lista respectiv ordonat descresctor
(de la cel mai mare la cel mai mic), n funcie de orice cmp din interogarea
dumneavoastr. Pentru a realiza acest lucru trebuie s introducei instruciunea
Descending pe linia Sort, chiar sub cmpul pe care dorii s-l sortai.
Figura 14-13 ilustreaz interogarea Auction n cadrul creia se va realiza o
sortare descresctoare n cmpul MinimunBid.
Rezultatele interogrii sunt prezentate n Figura 14-14.
Pentru a afla mai multe elemente referitoare la rndul Sort consultai
Capitolul 11. Dac suntei curioi n legtur cu sortarea (n general), revenii la
Capitolul 10.

S
F
A
T

Fig. 14-13:
Este foate
simplu s-l
punem pe
Access
2000 s
sorteze
ofertele
cele mai
mici n
ordine
descresc-
toare.
Fig. 14-14:
Rezultatele
se afl toa-
te la un loc,
i n ordine
descresc-
toare, de la
cel mai
mare la cel
mai mic.

227

n via exist mult mai multe lucruri
n afar de funciile Sum i Count
S nu cumva s rmnei cu ideea c lumea intrerogrilor ncepe se termin
cu funcile Sum i Count. Programul Access 2000 conine multe alte funcii
care pot fi folosite pentru a organiza a evalua i, n general pentru a v da seama
ce vor s spun datele dumneavoastr. Cteva dintre cele mai cunoscute i mai
utile funcii sunt listate n Tabelul 14-1.
Fiecare intrare din tabel conine numele funciei i o descriere sumar a
modului n care acioneaz. Fiecare funcie poate fi aleas din lista
autoderulant de pe linia Total.

Tabelul 14-1 Funciile programului Access i modul n care acioneaz
Funcia Efectul utilizrii
Group By Organizeaz rezultatele interogrii din cmpul respectiv
Sum Insumeaz toate valorile din cmpul respectiv
Avg Calculeaz media valorilor din cmpul respectiv
Min V comunic cea mai mic valoare identificat de interogare.
Max V informeaz care este cea mai mare valoare identificat de
interogare.
Count V comunic numrul inregistrrilor care ndeplinesc criteriile
interogrii dumneavoastr
First Returneaz prima nregistrare pe care programul Access 2000 o
descoper c ndeplinete criteriile interogrii
Last Returneaz ultima nregistrare care se potrivete i pe care o
gsete Access 2000; cu alte cuvinte, este opusul funciei First
Expression Ii comunic programului Access 2000 c dumneavoastr dorii s
avei un cmp calculat (pentru mai multe detalii consultai
Capitolul 15)
Where Ii comunic lui Access 2000 s considere i s utilizeze acest cmp
ca parte a criteriilor interogrii.

Capitolul 15
Cum s v facei calculele
pentru a gsi calea spre
celebritate i mbogire
n acest capitol
Cum putei dezvolta o expresie
Relizarea unor calcule mai mai complexe
Calcularea cmpurilor text
Utilizarea facilitatea Expression Builder

na dintre cele mai importante reguli ale realizrii bazelor de date este
aceea conform creia o tabel ar trebui s conin ct mai puine cmpuri
cu putin. Tabelele de dimensiuni mai mici se ncarc mai repede, sunt mai
uor de ntreinut i de urmrit i mai mult dect att, ocup mult mai puin
spaiu pe disc.Un cmp n plus nu reprezint mare lucru, considerat aa, de unul
singur, dar n momentul n care tabela dumneavoastr conine cteva sute de mii
de nregistrri, prezena acestui cmp se simte din plin.
Si deci ce fac profesionitii pentru a avea i a-i menine tabelele ct mai puin
voluminoase? Ei bine, rspunsul este c acetia reuesc acest lucru prin
pstrarea informaiilor strict necesare i prin utilizarea calculelor pentru pentru
a obine tot ceea ce mai doresc. De exemplu, dac tabela dumneavoastr conine
preul de vnzare en-gros i cel de vnzare en-detail al unui obiect, atunci de ce
v-ai mai obosi s inei i rata profitului? Atunci cnd avei nevoie de ea
folosii un cmp calculat pentru a obine aceast rat a profitului ntr-o clipit.
Un cmp calculat preia informaii din alt cmp din baza de date i face cteva
calcule aritmetice pentru a v oferi informai noi. De fapt, un cmp calculat
poate prelua date din mai multe cmpuri pentru a combina informaile i a crea
U
230
un cmp cu totul i cu totul nou, bineneles, aceasta numzi n cazul n care este
ceea ce dorii dumneavoastr.
Acest capitol v arat cum s realizai tot felul de calcule, n cadrul
interogrilor. Aadar, aici gsii tot ceea ce dorii, de la sume simple i pn la
ecuaii complexe.
Dei exemplele din acest capitol se refer la cmpuri calcultate din interogri,
aceeai idee general se aplic i n cazul cmpurilor calculate din cadrul
rapoartelor. Dac dorii s aflai cteva sfaturi despre calcularea cmpurilor i a
rapoartelor, trecei direct la Capitolul 20.
Calcule simple
Atunci cnd dorii s creai un cmp calculat n cadrul unei interogri, trebuie
ca mai nti s v dai seama care sunt cmpurile de care avei nevoie pentru
calcul, i abia apoi s identificai tabelele care conin acele cmpuri. Interogarea
trebuie s conin toate tabelele de pe lista dumneavoastr. Dac cmpurile
convieuiesc n aceeai tabel, trebuie s includei o singur tabel n interogare
(Figura 15-1). n cazul n care cmpurile se gsesc n mai multe tabele,
asigurai-v c nu uitai s trecei n partea superioar a ecranului interogare
toate tabelele care conin acele cmpuri pe care dorii s le utilizai n calcule. In
caz contrar, programul Access 2000 nu poate face calculele (chiar dac uneori
face nite ghiduii uluitoare, Access 2000 rmne tot un biet program care nu
este extraordinar de inteligent i care devine confuz foarte uor).

S
F
A
T
Fig. 15-1:
Pentru a
calcula pre-
ul ateptat
pentru un
obiect anu-
me, avei
nevoie doar
de cmpu-
rile Mini-
mumBid i
ItemName
(pentru a ti
ce obiect
este).

231
ncepei realizarea cmpului calculat prin exectarea unui clic n caseta de nume
goal a cmpului coloanei n care dorii s apar rezultatele. In loc s selectai
un cmp existent, introducei calculele pe care dorii s le execute Access 2000.
Aa cum probabil bnuii deja, programul Access 2000 folosete o sintax
special pentru a construi cmpurile calculate. Aadar, nu putei s introducei
pur i simplu add these together and display the result (adaug toate aceste
mpreun i afieaz rezultatul), deoarece este prea simplu i de neneles.
n fond, dumneavoastr introducei calculele aa cum ai face-o n cazul unui
calculator de buzunar, cu diferena c n locul ctorva numere avei numele
cmpurilor. Cheia ntregului proces este semnul parantezei drepte ([]). Pentru
a-l face pe Access 2000 s neleag care parte a calculelor o reprezint
cmpurile, punei paranteze drepte nainte i dup numele cmpurilor. Access
2000 recunoate n mod miraculos faptul c toate intrrile se refer la cmpurile
din tabela dumneavoastr. Aadar, toate elementele pe care le mai gsete
programul Access 2000 n cadrul calculelor (cum ar fi de exemplu numerele)
sunt interpretate ca fiind constante (acest termen preluat din limbajul tocilarilor
matematicieni nseamn de fapt este ceea ce afirm c este).
Folosind exemplul cu licitaia, s presupunem c n urma analizelor efectuate
reiese faptul c majoritatea obiectelor se vnd n medie cu 47% mai mult dect
oferta minim; n acest caz, pentru a calcula preul estimativ trebuie s adugai
47% la valoarea cmpului MinimumBid. Pentru a realiza acest lucru, formula
este:
[MinimumBid] + ([MinimumBid]*.47)
Parantezele drepte care sunt nainte i dup cmpul MinimumBid i ntiineaz
pe Access 2000 c acesta este un cmp din tabel nu doar o poriune de text
care face parte din calcul. Din cauza faptului c .47 care se afl la sfritul
expresiei nu are paranteze drepte nainte dup, Access 2000 presupune c v
referii la valoarea numeric .47. Aadar, dat fiind faptul c programul Access
2000 nu este att de inteligent nct s recunoasc semnul de procentaj, este
absolut necesar s transformai procentele n zecimale (deci 47% devine 0.47).
Calculele sunt poziionate pe linia Field, oriunde n interogarea dumneavoastr.
Figura 15-2 ilustreaz calculele n devenire, calcule care se afl n caseta goal
Field, chiar lng cmpul MinimumBid. Figura 15-3 v prezint cu mndrie
formula final.

S
F
A
T
232

Trebuie s introducei manual n formul numele fiecrui cmp, deoarece
nu putei s tragei pur i simplu numele cmpului din lista tabelului; n
cazul n care ai face acest lucru, Access 2000 ar considera c dorii ca
acela s fie adugat ca un cmp de sine stttor (ceea ce nu este ntocmai
ceea ce ai avut n minte).
n cazul n care interogarea dumneavoastr trece de marginea casetei Field,
nu trebuie s v facei probleme deoarece Access 2000 nu uit nici un
element, chiar dac acesta nu apare pe ecran. Dac dorii un sfat rapid
referitor la ajustarea grilei interogrii pentru a face un pic de loc n plus,
citii seciunea urmtoare intitulat Nu vi se pare c acea caset este
nencptoare?.
Pentru a include cmpuri din mai multe tabele ntr-un singur calcul,
comunicai-i lui Access 2000 numele tabelului pentru fiecare cmp din
interogare n parte. Tinei-v bine pentru c detaliile devin destul de
ciudate. Pentru a include numele tabelului mpreun cu cmpul n calcule,
introduce acest nume n paranteze drepte, apoi un semn de exclamare i
apoi numele cmpului, i acesta ntre paranteze drepte. Aadar, n final, va
arta ceva de genul: [table]![field] ([tabel]![cmp]). Da, aa este; pare a fi
un ritual de nfrire tare ciudat.
Cnd rulai o interogare care conine un calcul, programul Access 2000
realizeaz o foaie de date n care v prezint cmpurile pe care le-ai precizat, i
n plus mai adaug o coloan pentru cmpul calculat. Figura 15-4 ilustreaz
Fig. 15-2:
Utilizarea
parantezelor
drepte l
face pe
Access
2000 s pri-
ceap c
este vorba
de un cmp.
Fig. 15-3:
Iat i for-
mula final
pentru pre-
ul estima-
tiv pentru
obiectele
dvs. de
vnzare.
S
F
A
T

233
S
F
A
T

foaia de date cu numele obiectelor, cu oferta minim i cu cmpul calculat care
conine preul estimativ pentru fiecare obiect n parte.

Nu vi se pare c acea caset este nencptoare?

S-ar putea s nu fie afiate toate calculele
dumneavoastr deodat din pricina faptului c
caseta cmpului din grila interogrii este prea
mic. Asta este, nu v putei atepta la mai
mult; n fond, nu aa se comport un calculator?
Dei interogarea stocheaz toate calculele
dumneavoastr, s-ar putea ca programul Access
2000 s nu fie n stare s afiieze toate
elementele n acelai timp.
Dac v trezii nytr-o astfel de situaie, avei la
dispoziie dou modaliti de a trece mai
departe: fie c introducei datele n continuare,
avnd ncredere n faptul c acestea sunt
stocate n cadrul cmpului respectiv, fie c
lrgii cmpul pn n momentul n care devine
destul de larg pentru a afia toat formula. De
pild eu, dei sunt o fire foarte ncreztoare,
obinuiesc s rediemnsionez grila interogrii
deoarece mi place s m asigur n privina
faptului c calculele interogrii mele sunt
corecte.
Pentru a mri dimensiunea cmpului, mutai
pointer-ul mouse-ului n caseta gri aflat
deasupra numelui cmpului apoi facei clic i
tragei marginea din dreapta a casetei. Pointer-
ul mouse-ului se transform ntr-o linie modern
bidirecional care reprezint cursorul de
redimensionare oficial al sistemului de operare
Windows. Tragei mouse-ul spre dreapta att
ct este nevoie i vei vedea c n timp ce facei
acest luccru, caseta se lrgete. In momentul n
caseta este destul de mare, eliberai butonul
mouse-ului.

Fig. 15-4:
Calculul
chiar
merge!
234
Observai faptul c coloana destinat afirii preului estimativ este etichetat
un pic cam ciudat. Aadar, lsndu-l pe Access 2000 cu ale lui, acesta a venit cu
denumirea inteeligent Expr1 care nseamn Expression 1. Expr1 este numele
implicit dat primei expresii (sau primei formule) din calcul. Modificarea titlului
expresiei este uor de realizat. Dac mai aruncai o privire la grila interogarii
dup ce ai creat o expresie, vei observa c programul Access 2000 a introdus
numele de cmp implicit, adic Expr1 nainte de calculul respectiv. Pentru a
atribui cmpului respectiv alt nume trebuie pur i simplu s selectai Expr 1 i
s introducei ceea ce dorii dumneavoastr (aa cum este ilustrat n Figura
15-5).

S-ar putea ca pe lng schimbarea numelui cmpului s dorii i modificarea
formatului acestuia. Pentru a modifica formatul cmpului, facei clic-dreapta pe
cmpul din grila interogrii i selectai opiunea Properties din meniul derulant.
n cadrul casetei de dialog Field Properties (ilustrat n Figura 15-6) facei clic
pe linia Format i apoi pe butonul care apare n partea dreapt a cmpului (cea
sgeata ndreptat n jos).

Din lista autoderulant care apare, selectai tipul formatului pe care dorii s-l
utilizai pentru cmpul respectiv. Pentru exemplu nostru, alegei Currency.
Figura 15-7 ilustreaz tabela care rezult dup ce ai schimbat numele cmpului

Fig. 15-5:
Cuvintele
introduse
naintea
expresiei
constituie
de fapt
eticheta
calculului
terminat.
Fig. 15-6:
Pentru a
modifica
formatarea
cmpurilor
dvs.,
utilizai
caseta de
dialog Field
Properties.

235
din Expr1 n Expected Price i dup ce ai ales formatul Currency pentru toate
valorile.

Calcule mai mari, mai bune (i mult mai
dificile)
Dup ce ai prins gustul calculelor simple, putei s v lrgii repertoriul cu
operaii mult mai puternice, cum ar fi utilizarea calculelor multiple i
realizarea expresiilor care preiau valori din alte calcule din cadrul aceleiai
interogri. Bineineles c toate aceste chestiuni se adaug la atuurile deja
amintite ale programului Access 2000, adic la flexibilitate i la potenialul real
al interogrilor.
Mai adugai un calcul; haidei, mai
adugai dou!
Programul Access 2000 face ca introducerea mai multor calcule n cadrul
aceleiai interogri s fie destul de simpl. Aadar, dup ce realizai primul
calcul, repetai procesul n cadrul urmtoarei casete goale Field. Introducei
calcule n grila interogrii pn nu mai putei;Access 2000 este foarte voios i
v v permite s continuai att ct dorii.
Figura 15-8 v prezint modul n care arat mai multe calcule n cadrul grilei
interogrii. Interogarea conine trei calcule etichetate Expr1 Expr2 i Expr3. Si
Expr2 i Expr3 utilizeaz cmpul MinimumBid (Expr 3 mai folosete i
Fig. 15-7:
Cu ajutorul
seciunii
Format a
casetei de
dialog Field
Properties
putei sta-
bili un for-
mat anume
pentru
orice cmp.
236
valoarea din cel de-al doilea calcul, dar acest lucru este prezentat pe larg n
seciunea urmtoare).
Utilizarea aceluiai cmp n mai multe calcule este ct se poate de legal.
Programul Access 2000 nu se supr deloc (De fapt, probabil c acesta se i
bucur de proces ntr-un mod digital ciudat).

Cum putei utiliza aceeai expresie pentru a
rezolva diferite probleme
Una dintre cele mai tari trucuri ale cmpurilor calculate presupune folosirea
soluiei obinute n cmpul calculat ca parte a altui calcul din aceeai interogare.
Aadar, calculul nu numai c creeaz un cmp nou n cadrul rezultatelor
interogrii ci n plus furnizeaz date i altor calcule din aceeai interogare, ca i
cum n ar fi exista nc un cmp adevrat n tabel.
Dei detaliile nu sunt complicate, tehnica aceasta se nvecineaz cu regatul
magic al tehnologiei de vrf. Eu v sftuiesc s pii cu mare grij deoarece o
greeal mic fcut ntr-un calcul se poate transforma foarte rapid ntr-o
greeal uria n momentul n care alte calcule utilizeaz un numr certat cu
ordinea.
Fiecare calcul primete un nume (textul care se gsete naintea acestuia n
cadrul grilei interogrii), care fie c este cel implicit, adic Expr1, fie c este
unul mult mai colorat cum ar fi de exemplu DaysInStock. Pentru a folosi
rezultatele unor calcule ca elemente ale altor calcule, tot ceea ce trebuie s
face este s introducei numele primului calcul ntre paranteze drepte. Pe scurt,
trebuie s tratai primul calcul ca i cum ar fi un cmp al tabelului
dumneavoastr.
Interogarea din Figura 15-8 v arat cum este aplicat aceast tehnic.
Rezultatul celui de-al doilea calcul (etichetat ca Expr2) face parte din cel de-al
treilea calcul (Expr3). De reinut este faptul c arat ca un cmp obinuit din
interogare; adic programul Access 2000 nu percepe diferit acest cmp.
S
F
A
T
Fig. 15-8:
Aceast
interogare
folosete
trei expresii
diferite.

237
Dei aceste formule dau rezultate corecte, cmpurile ar fi mult mai bine
organizate i mai curate dac ar avea nume mai sugestive i formaturi mai
logice. Figura 15-9 ilustreaz grila interogrii dup ce numele cmpurilor au
fost schimbate n DaysToSell, AmountAbove i Increase. Observai faptul c
dac modificai numele celui de-al doilea cmp (cel care face scderea ntre
preul de vnzare actual i oferta minim de la licitaie) trebuie s modificai i
referina cmpului din cea de-a treia formul, n exemplul de fa trebuie s
schimbai Expr2 cu AmountAbove.

Ca n majoritatea cazurilor, exist mai multe modaliti de a realiza calculele.
Dup ce vei privi un moment Figura 15-9 v vei putea da seama c afiarea
elementului AmountAbove nu este neaprat necesar; putei doar s includei
inforamiile pentru cmpul respectiv direct n formula cmpului Increase.
Aadar, n acest caz n loc s avei AmountAbove, formula va fi:
([Actual Price]-[MinimumBid]) / [MinimumBid]
Modalitatea pe care o alegei depinde de dumneavoastr.
Figura 15-10 prezint rezultatele interogrii dup utilizarea acestor formula.
Putei observa destul de uor c n loc s afieze toate elementele, lista conine
le conine doar pe acelea care au fost vndute (i deci cele care au cmpurile
ActualPrice i DateOut). n Capitolul 11 se discut pe larg problema stabilirii
acestui gen de criterii, dar pentru a v remprospta memoria voi meniona i
aici faptul c tot ceea ce trebuie s face este s adugai cmpul Status i s
introducei cuvntul Sold pe rndul Criteria.
S
F
A
T
Fig. 15-9:
Asigurai-
v c refe-
rinele din
cmpurile
calculate
sunt puse
ca la
carte.
S
F
A
T
238

Cum s-l facei pe Access 2000 s v
solicite nite detalii
Uneori s-ar putea s dorii s folosii n formule o valoare care nu se afl n baza
dumneavoastr de date. Dac ti deja care este valoarea respectiv, putei s o
introducei pur i simplu n formul, aa cum ai folosi de exemplu .47 n loc de
47 (scris ca procent); consultai seciunea Calcule simple din acest capitol.
Totui, dac preferai s introducei valoarea n timp ce rulai interogarea, pot s
v spun c i acest lucru este uor de realizat. Trebuie doar s creai un nume de
cmp pe care s-l folosii n formula dumneavoastr. De exemplu, putei opta
pentru calcularea cmpului ExpectedPrice prin utilizarea unui procent pe care
v planificai s-l introducei atunci cnd rulai interogarea. Imaginai-v c
acest cmp este denumit PercentIncrease. Dumneavoastr vei crea cmpul
calculat folosind formula:
[MinimumBid] +(MinimumBid]*[PercentIncrease])
Atunci cnd rulai interogarea, Access 2000 afieaz o caset de dialog ca cea
prezentat n Figura 15-11. Aceast caset de dialog v permite s introducei o
valoare pentru creterea pe care o ateptai.

Fig. 15-10:
Iat
rezultatele
calculelor
dumneavoa
str pentru
elementele
care s-au
vndut deja
la licitaie.
Fig. 15-11:
Access
2000 v
solicit s
dai o
valoare
pentru
calculul
dvs.

239
Atunci cnd apare caseta de dialog, introducei pur i simplu valoarea creterii
ateptate (sub forma unei valori zecimale) i vei vedea c Access 2000 este cel
care face totul n continuare. Aceast opiune nseamn c putei folosi aceeai
interogare cu diferite valori pentru a vedea modul n care sunt afectate
rezultatele dumneavoastr de modificarea acestor valori.
Cum s folosii cuvintele
Cmpurile numerice nu sunt singurele pe care le putei utiliza pentru calcule.
DE fapt, deseori se dovedete ca realizarea unui calcul n care este utilizat un
cmp text s fie mai util. Figura 15-12 prezint una dintre cele mai obinuite
formule de baze de date care este utilizat pentru a combina cmpurile
FirstName i LastName cu scopul de a v oferi numele complet.

Aceast formul este aclctuit din cmpul FirstNAme, un simbol pentru i,
apoi un spaiu ntre ghilimele urmat de alt simbol i, iar apoi cmpul
LastName:
[FirstName]& &[LastNAme]
Cnd rulai interogarea, Access 2000 preia informaiile din cele dou cmpuri i
le transform ntr-un tot unitar, insernd un spaiu ntre ele. Rezultatele acestei
interogri sunt prezentate n Figura 15-13.

Fig. 15-12:
Putei
transforma
un nume
ntr-un
cmp de
calcul.
Fig. 15-13:
Iar acum,
numele
este din
nou
complet.
240
Reinei faptul c fiecare nume apare ca i cum ar fi ntr-o etichet a unei liste
de pot electronic. Acest gen de calcul cu cmp text ca preluarea informaiilor
din baza de date i transformarea lor ntr-un format mult mai lizibil s fie mult
mai simpl.
i iat-l pe salvatorul Expression
Builder!
Realizarea cmpurilor calculate prezint dou probleme: n primul rnd, trebuie
ca dumneavoastr s v nchipuii cam cum ar trebui s arate formula i cam ce
ar trebui s exprime i apoi s tii cum s o introducei astfel nct s o
recunoasc i programul Access 2000.
Din pcate, Access 2000 nu v poate ajuta n privina primei probleme, dar v
poate ajuta n privina celei de-a doua. Pentru a primi ajutor n privina crerii
unui cmp calculat aa cum dorete Access 2000, trebuie doar s facei clic pe
butonul Build i s-l dai la iveal pe Expression Builder.
Expression Builder are mai multe pri, aa cum putei observa n Figura 15-14.
Partea superioar este zona n care putei crea expresia, iar imediat sub aceasta
se afl operatorii pe care-i putei folosi pentru a lucra cu informaile n cadrul
expresiei dumneavoastr.
Primul grup de operatori rezolv operaii matematice simple: adunri, scderi,
nmuliri i mpriri. Urmtorul operator , adic simbolul pentru i(&) are
aceeai funcie pe care o ndeplinete pentru combinarea a dou cmpuri.

Fig. 15-14:
Facilitatea
Expression
builder
adun la un
loc tot ceea
ce trebuie,
astfel nct
dvs. s nu
mai fii
nevoii s
facei acest
lucru.
Expresiile sunt adunate laolalt chiar aici.
Acestea sunt instrumentele dumneavoastr
n aceast zon sunt nscrise
detalii ale unor elemente
Acestea sunt elementele
dosarelor dumneavoastr
Aceste dosare conin o parte
din bazele dumneavoastr de date.

241
Urmtoarele dou grupuri de operatori efectueaza comparatii logice. Acesti
operattori construiesc expresii similare formulelor folosite in cimpul Criteria. i
returneaza valoarea logic True (adevarat) sau False (fals). Trebuie mentionat
faptul ca ultimele doua butoane ale acestor grupuri va permit sa introduceti i
paranteze (de asemenea puteti introduce aceste simboluri chiar de la tastatura,
ceea ce de multe ori se dovedeste a fi mult mai usor de realizat).
Partea inferioara a casetei de dialog este alcatuita din trei ferestre. Fereastra din
stinga contine dosarele unor parti diferite ale programului Access 2000, inclusiv
toate informatiile din tabelele dumneavoastr.
Pentru a adauga un cmp din tabelele dumneavoastr trebuie sa deschideti
dosarul Tables i apoi sa deschideti dosarul care contine tabelul pe care doriti
sa-l utilizati dumneavoastr .Efectul va fi apariia unei liste care contine toate
cimpurile acelui tabel, n mijlocul ferestrei. Dac dorii ca n cadrul unei
expresii sa adaugati un cmp, tot ceea ce trebuie s facei este s executai
dublu-clic pe acesta (pe cmp). Figura 15-15 ilustreaz Expression Builder-ul
avand deschis dosarul Items, iar elementul Minimum Bid fiind deja adaugat in
cadrul expresiei.

Retinei faptul c atunci cnd utilizai Expression builder-ul pentru a adauga
un cmp va aparea i numele tabelului n faa numelui cmpului, ntre cele dou
existnd semnul exclamarii. Asadar, va aparea:
[Table Name] ![ Field Name]
Celelalte dosare afisate n partea stng a ferestrei conin mult mai multe
informatii. Uneori, informaiile sunt organizate pe categorii n cadrul dosarului
respectiv. De exemplu,dosarul Functions, conine o mare varietate de funcii
predefinite, unele dintre acestea fiind, poate, folosite, definite fiind i de
dumneavoastra n cadrul bazei dumneavoastr. Aceste funcii pot fi utilizate
pentru a efectua calcule cu informaii preluate din baza de date.
Fig. 15-14:
Putei gsi
un cmp n
partea
inferioar a
Builder-ului
i-l putei
aduga
executnd
dublu clic
pe el.
242
Pentru a uliliza una din functiile ncorporate, trebuie doar s deschidei dosarul
Functions, s selectai o categorie de funcii dintre cele aprute n fereastra din
mijloc i apoi s consultai lista care apare fereastra din dreapt pn cnd
intlnii functia pe care dorii s o utilizai. Figura 15-16 ilustreaz dosarul
Build In Functions deschis, avnd afiate funciile Financial (financiare) n
fereastra din dreapta. Pentru a selecta o categorie de funcii, tot ceea ce trebuie
s facei este s executai clic pe numele categoriei care se afl n fereastra din
mijloc. Dac dorii s selectai o funcie, facei dublu clic pe aceasta, fereastra
din dreapta.

Celelalte dosare conin i ele numeroase bunturi. Dosarul Constante
conine constante care sunt definite pentru a fi utilizate n cadrul comparaiilor ,
inclusiv valorile logice True i False, i altele care pot fi, de fapt, cmpuri
goale. Dosarul Operator conine simboluri utilizate pentru crearea expresiilor.
Categoria Arithmetic (aflat n dosarul Operators) conine patru operatori care
sunt disponibili i sub forma butoanelor. De asemenea, mai conine simbolul
accentului circumflex (^), care este utilizat n cazul exponenilor (pentru
ridicrile la putere); M O D, care este utilizat pentru a returna valoarea restului
rezultat n urma rezultatului unei operaii de imprire; i backslash-ul care este
utilizat pentru returnarea prii intregi a ctului mpririlor. Aadar, dac se
folosee aceast ultim facilitate, rezultatul mpririi lui 5 la 2 (5/2) va aprea
ca fiind 2, iar dac se folosete 5MOD 2, rezultatul returnat va fi 1, adic restul
mpririi.
n cele din urm, Common Expressions v permite s introducei diferite
elemente obinuite. Acestea sunt cele mai utile pentru cazul n care dorii s
creai un raport, i tocmai din acest motiv vor fi dezbtute pe larg n
Capitolul 20.
Fig. 15-16:
n stnga
jos, putei
vedea o
prezentare
general a
funciei pe
care ai
selectat-o.

243
Dac dorii s aflai mai multe detalii despre operaii i alte instrumente practice
diferite ale Expression Builder-ului, alertai-l pe Asistentul Office prin
executarea unui clic pe Help din fereastra Expression builder. Asistentul Office
v ofer sfaturi, v pune la dispoziie diferite explicaii i mostre ale tuturor
lucrurilor pe care Expression builder-ul tie s le fac.
Unul dintre avantajele utilizrii acestei faciliti este aceea c v ajut s v
reamintii ceea ce avei de fcut. De exemplu, atunci cnd realizai o expresie,
Expression builder-ul nu v va permite s poziionai dou cmpuri unul lng
cellalt aa, pur i simplu. Figura 15-17 v arat ce s-ar ntmpla dac ai face
dublu-clic pe cmpurile DateOut i DateIn, unul dup cellalt.

Observai parantezele n form de unghi (cele dou semne mai mic dect,
poziionate unul dup altul), Expr i din nou acele paranteze, de data aceasta sub
forma unor semne mai mare dect ..
<<Expr>
care apar ntre cele dou cmpuri. Ei bine, toate acestea v aduc aminte c
trebuie s introducei o expresie ntre cele dou cmpuri. Dac facei clic pe
<<Expr>, ntregul text va fi evideniat i apoi, n continuare putei efectua clic
pe unul dintre operatori pentru a-l insera ntre cele dou cmpuri (de exemplu
semnul minus).

S
F
A
T
Fig. 15-17:
Expression
Builder-ul
v infor-
meaz cnd
trebuie s
introducei
un operator
n cadrul
unei
expresii.
Capitolul 16
Arta simpl de a crea
diagrame
n acest capitol
Suferinzi din cauza procesului
Inlocuirea datelor deja introduse
Stergerea datelor
Actualizarea datelor

pot spune cu mna pe inim c n cazul unei tabele Access 2000 este
extraordinar de simplu s ndreptai o greeal de introducere a datelor,
deoarece totul se rezum la vreo dou clic-uri, la ceva introducere de date i la
gata, problema s-a rezolvat!
Ce se ntmpl ns dac trebuie s modificai 26281 de nregistrri? Ei bine,
asta nseamn c foarte brusc acea chestiune simpl s-a transformat ntr-o
mulime de clic-uri i introducere de date, clic-uri i iar introducere de date i
aa mai departe. Aadar, editarea unei tabele ntregi nu mi se pare a fi doar o
trebuoar (aa cum era cazul anterior, cnd discutam doar despre o
nregistrare), ci mai degrab seamn cu o ncercare de a spla o mulime de
elefani cu o singur periu de dini.
Din fericire, programul Access 2000 dispune de o mulime de instrumente
destinate editrii i organizrii la scar larg. Aceste instrumente v permit s
aducei modificri semnificative bazei dumneavoastr de date, fr s v obosii
prea tare degetele pentru a realiza acest lucru. Acest capitol v prezint
instrumentele programului Access 2000 i v ofer i exemple referitoare la
modul de utilizare al acestora n vederea rezolvrii problemelor reale cu care v
confruntai n viaa real i care seamn cu problema mulimii de elefani.

V
246
Mai nti de toate, iat un sfat de la
naul nostru cel grijuliu
V rog, da, v rog chiar cu mare patos s citii cu mare atenie acest capitol.
Interogrile prezentate n cadrul acestuia sunt nite instrumente minunate, dar
care se pot transforma la fel de bine n nite sbii incredibile cu dou tiuri.
Dac le folosii aa cum trebuie, aceste instrumente de editare automat v ajut
s economisii o groaz de timp. Din pcate, dac exist ceva care nu merge
bine, printr-un singur clic se poate ntmpla ca micile imperfeciuni s provoace
neplceri imense i deci s v strice tabela. Lund n considerare aceste
elemente, v sftuiesc ca ori de cte ori intenionai s tergei, s modificai sau
s adugai date n cadrul tabelelor dumneavoastr cu ajutorul vreunei
interogri prezentate n carte, s v facei totui puin timp i s realizai o copie
de siguran a ntregii baze de date, sau mcar a tabelei respective.
Pentru a realiza o copie de siguran a tabelei deschidei fiierul baz de date,
facei clic pe butonul Tables aflat n partea stng i apoi facei clic-dreapta pe
tabela pe care intenionai s-o editai, urmnd ca mai apoi s selectai opiunea
Copy din meniul derulant. Facei clic- dreapta oriunde n fereastra bazei de date
i selectai opiunea Paste din meniul derulant. Aceasta are ca efect apariia
casetei de dialog Paste Table As. Introducei numele pe care dorii s-l dai noii
tabele (cum ar fi de exemplu Copie de siguran a tabelei Customer) i apoi
facei clic pe OK. Nu trebuie s v facei probleme n legtur cu ordinea
butoanelor radio din caseta de dialog, deoarece setrile implicite funcioneaz
chiar bine.
Cel mai simplu mod de a v ndrepta
greelile este nlocuirea acestora
Interogrile pentru editare automat sunt un arsenal extraordinar, dar nainte de
a da la iveal cele mai mari i importante arme, v prezint o tehnic folositoare
n cazul editrii la scar redus. S-ar putea ca tehnica s vi se par banal, dar
este foarte la ndemn, aa c v sftuiesc s nu v lsai pclii de simplitatea
acesteia.
Poate v-ai i dat seama c tehnica despre care v relatez este de fapt comanda
Replace, cea care reuete s transforme o greeal din tabela dumneavoastr
ntr-o nou valoare (care sper s fie corect). Atunci cnd deschidei o tabel n
S
F
A
T

247
modul de vizualizare Datasheet i dorii s fie afiat caseta de dialog
prezentat n Figura 16-1, putei alege comanda Replace din meniul Edit.

n cadrul acestei casete de dialog, putei introduce informaiile care se afl n
baza dumneavoastr de date (cuvntul greit) n caseta Find What i introducei
informaia corect n caseta Replace. Dup ce ai introdus textul respectiv n
cele dou cmpuri, butoanele aflate pe partea dreapt devin active; putei utiliza
aceste butoane pentru a defila prin datele dumneavoastr, modificnd
elementele dorite pe msur ce parcurgei datele.
Dac n cadrul datelor dumneavoastr scrieti greit cuvntul mnccios (ursc
momentele cnd mi se ntmpl aa ceva) i trebuie s-l modificai (corectai)
peste tot unde apare, tot ceea ce trebuie s facei este s scriei forma greit n
caseta Find What, forma corect n caseta Replace With i s facei clic pe
butonul Replace All. Calculatorul dumneavoastr pornete n mare grab i
ndeplinete porunca, nlocuind fiecare apariie a cuvntului specificat n caseta
Find What cu cuvntul precizat n caseta Replace With.
Access v permite s inei procesul sub control i ca atare, comanda Replace
are n plus i alte opiuni fa de cele pe care le cunoatei deja de la comanda
Find (discutat pe larg n cadrul Capitolului 10):

Dac facei clic pe opiunea Match Whole Field care poate fi accesat cu
ajutorul sgeii ndreptate n jos, Access nelege s caute doar acele
cazuri n care infformaiile din caseta Find What se potrivesc n ntregime
cu o intrare dintr-o tabel. Aadar, dac datele din tabela dumneavoastr
conin i alte caractere n cadrul cpului respectiv (chiar i o singur liter
n plus), opunea Match Whole Field i spune programului Access 2000
s sar peste acea nregistrare, nelund-o n considerare.
Butonul Find Next evideniaz urmtorul element care se potrivete i
care se afl n tabela dumneavoastr, schimbnd astfel elementul selectat
la momentul respectiv. Opunea Find Next este foarte uor de utilizat i
este foarte la ndemn n cazul n care dorii s modificai doar anumite
date, fr a le afecta pe celelalte.
Fig. 16-1:
Caseta de
dialog
Replace v
permite s
corectai
informaiile
greite.
S
F
A
T
248
Butonul Replace i comunic programului Access c trebuie s modifice
elementul selectat n momentul respectiv i apoi s treac la urmtorul care
se potrivete.
Replace All este aa-zisul buton Marele Kahuna al casetei de dialog.
Acesta i d mn liber programului Access s opereze modificrile dorite
de dumneavoastr, fr s v mai ntrebe nimic n plus.
Dac editarea nu v reuete, amintii-v de minunata opiune Undo pe care o
avei la dispoziie i pentru apelarea creia nu trebuie dect s selectai
EditUndo din meniul principal sau s apsai combinaia de taste Ctrl+Z.
Diverse interogri pentru diferite treburi
Dei interogrile Select ndeplinesc majoritatea poruncilor n cadrul
programului Access, ele nu sunt singurele din universul Access. Interogrile
Select reprezint doar un tip din cele cteva tipuri de interogri puse la
dispoziia dumneavoastr pentru a v amuza i a le utiliza. Putei schimba tipul
de interogare pe care-l vei folosi, prin selectarea unei opuni noi din meniul
Query (care se gsete n vizualizarea Query Design) sau prin utilizarea
butonului Query Type aflat pe bara de instrumente Query Design View). Cnd
facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat n partea dreapt a butonului Query
Type, apare o list de tipuri de interogri, aa cum se poate observa i din
Figura 16-2.

S
F
A
T
Fig. 16-2:
Iat un
veritabil
platou plin
cu tipuri de
interogri,
care a
aprut
datorit
butonului
Query
Type.

249
Ultimele patru tipuri de interogri (Make-Table, Update, Append i Delete) sunt
reprezentate cu un semn de exclamare, iar aceasta tocmai pentru a v reaminti
c aceste tipuri de interogri modific cu adevrat modul n care sunt organizate
informaiile dumneavoastr. Cnd lucrai cu aceste patru tipuri de interogri,
putei folosi butonul Query View pentru a previzualiza nregistrrile asupra
crora va opera interogarea. V recomand din suflet s realizai aceast
previzualizare nainte de a utiliza orice interogare (dintre cele menionate
anterior), deoarece acesta este singurul mod n care v putei asigura c
modificrile pe care le facei sunt tr-adevr cele pe care intenionai s le facei.
n cazul celor mai multe tipuri de interogri, diferena ntre utilizarea butonului
Run i a butonului Query este insignifiant, dar n momentul n care folosii
interogarea Delete sau interogarea Update aceast diferen este de-a dreptul
vital. Cnd utilizai butonul Query View mpreun cu aceste dou funcii,
putei vizualiza rezultatele fr a modifica de fapt baza dumneavoastr de date;
dac ns utilizai butonul Run, informaiile este modificat pentru totdeauna (ei
bine, aceasta numai n cazul n care nu avei o copie de siguran, care, fie
vorba ntre noi ai i fcut-o deja, nu-i aa?).
V aflai la: Delete Query
Trebuie neaprat s tii c cea mai simpl interogare este Delete Query. Din
pcate, aceasta este i una dintre cele mai periculoase (M ntreb oare de ce n
cazul programelor de calculator cuvintele simplu i periculos se potrivesc de
minune?). Realizarea unei interogri Query este similar realizrii unei
interogri Select. De fapt, ele sunt identice, excepie fcnd modul n care se fac
setrile cu privire la tipul interogrii. Inainte de a realiza o interogare Delete,
creai mai nti o interogare Select pentru a testa criteriile dumneavoastr i
pentru a v asigura c interogarea va localiza nregistrrile pe care le dorii ntr-
adevr. De ndat ce tii c criteriile funcioneaz aa cum trebuie, transformai
interogarea Select ntr-una Delete folosindu-v de setarea Query Type de care
am amintit mai devreme.
n continuare v voi prezenta pas cu pas modul de realizare a unei interogri
Delete.
1. Creai o interogare normal Select.
2. Stabilii criteriile dorite de dumneavoastr pentru a gsi
nregistrrile pe care dorii s le tergei.
3. Rulai interogarea Select pentru a v asigura c aceasta localizez
ntr-adevr doar nregistrrile cu care dorii s se lucreze. Dac
250
interogarea Select localizeaz i alte nregistrri, modificai
criteriul astfel nct nregistrrile n plus s nu mai fie localizate
de interogarea dumneavoastr.
4. Revenii la vizualizarea Design i folosii-v de lista autoderulant
Query Type pentru a alege interogarea Query sau alegei Delete
din meniul Query.
Cnd trecei la interogarea Delete, numele aflat n bara Title se
modific i linia Sort devine linia Delete. Figura 16-3 ilustreaz un
ecran tipic Delete Query. Acesta terge toate nregistrrile din tabelul
Customers (Clieni) pentru care numele de familie ncepe cu litera
H. De reinut este faptul c informaiile necesare pentru localizarea
registrrilor se afl deja n interogare deoarece a fost convertit din
interogarea iniial Select pe care am folosit-o cu scopul de a evidenia
aceste nregistrri.

5. Pornii interogarea.
Programul Access afieaz un mesaj prin care v ntreab dac suntei
siguri c vrei s tergei nregistrrile i v reamintete c dup ce vei
face acest pas, nu vei mai putea recupera datele. Scrnii cu putere
din dini, amintii-v c avei o copie de siguran a datelor din tabelele
dumneavoastr (deoarece ai realizat aceast copie nainte de a porni
procesul), copie care se va dovedi foarte folositoare n cazul n care nu
v merge treaba i apoi facei clic pe Yes. Dac v dai seama c totul
nu este altceva dect un vis urt i de fapt dorii cu tot dinadinsul s
pstrai acele nregistrri n tabela dumneavoastr, facei clic cu mare
grij pe No.
Fig. 16-3:
Fereastra
Delete
Query
terge
datele
nedorite
de dvs.

251

6. Interogarea se afl n aciune i i vede de treaba ei.
Dac ai fcut clic pe Yes, programul Access pornete n cutarea
nregistrri lor care se potrivesc cu criteriul ales (adic acelea care
ndeplinesc condiia impus) i le terge din tabel. Asta este tot ceea
ce trebuie s facei.
Este foarte important s tii c nu putei anula modificrile realizate cu
interogarea Delete. Dup ce tergei aceste nregistrri, ele dispar-punct. Asta
nseamn c dispar pe vecie i c nu se va mai auzi de ele niciodata. Ei bine,
suntei siguri c acesta este rezultatul pe care ai dorit s-l obinei?
Putei crea interogri Delete care folosesc mai multe tabele pentru a gsi
informaiile dorite. In orice caz, dac urmai aceast cale trebuie s fii foarte
ateni deoarece numrul modificrilor pe care le facei poate crete incredibil de
mult, dac lucrurile nu merg aa cum ar trebui. V sftuiesc nc o dat s facei
o copie de siguran a bazei dumneavoastr de date s facei mai nti o
interogare Select pentru a evidenia nregistrrile pe care dorii s le tergei.
Atunci cnd dorii s tergei nregistrri care se afl n mai multe tabele,
realizarea acestor modificri devine puin mai complicat. Programul Access
este capabil doar s bnuiasc, s ghiceasc cnd este cazul s tearg
nregistrrile care sunt legate ntre ele, cu alte cuvinte, fiecare nregistrare este
legat de o singur nregistrare din alt tabel. Cnd v uitai la grila de relaii
aflat n partea superioar a ecranului Query, legturile de tip una-la-una au n
dreptul lor cte un punct. Legturile de tip una-la-mai multe sunt indicate printr-
o sgeat groas de culoare neagr , i sunt acelea care apar n cazul n care
avei nevoie de o prim interogare pentru a terge toate nregistrrile care se
potrivesc i care se afl n prima tabel, iar de o a doua interogare pentru a
terge nregistrarea care se afl la cellalt capt al legturii.
n funcie de setrile bazei de date, programul Access ar putea chiar s nu v
permit s tergei nregistrrile. Eliminrile de tip una-la-mai multe se gsesc
ntr-o zon foarte tehnic i susceptibil intitulat integritatea referinelor,
ceea ce s-ar traduce cam n modul urmtor: nregistrrile trebuie s figureze
ntr-o tabel deoarece nregistrrile care se potrivesc depind de cele din alte
tabele. Integritatea referinelor face ca viaa s devin ciudat, ns multe baze
de date ncorporate folosesc acest concept deoarece ne asigur asupra faptului
c greelile uriae nu sunt accidentale. Dac lucrai la o companie important i
credei c trebuie s tergei date, dar n urma acestei aciuni apar tot soiul de
erori legate de integritatea referinelor, luai legtura cu colegii dumneavoastr
I`bD``DPTd4@`PR``PRD$q@@$t9wIp3A 0 `PG@@ @@@ qX8'8-$@p pbS hGe1}rrj0$0$(3tpD-D@$phG0`1sR@xx `R G1}PD@$s,p`DG4dt@q@0AD%$:bq@b m@h@g0(E$p'0e0:00`0SHpq`y`p$
260
vrjitori rapoarte pentru a v cluzi pe drumul care presupune parcurgerea
pailor de proiectare a unui raport.
Probabil c ai abordat acest capitol din cauza faptului c eful dumneavoastr
dorete un raport chiar n acest moment, aa c paginile care urmeaz v conduc
la Fabrica AutoReport, unde un grup mic de spiridui digitali abia ateapt s
creeze un raport rapid pentru dumneavoastr. Dac eful dumneavoastr v
impune un timp limit, ultima seciune a acestui capitol (i celelalte capitole din
aceast parte) v ajut s mai aranjai un pic raportul realizat, transformnd-l
astfel ntr-o frumusee, acesta fiind nc un atribut pe lng cel de obiect al
adevrului.
Elementele de baz ale facilitii
AutoReport pentru obinerea
informailor n timp util
Gndii-v la facilitatea AutoREport ca la linia dumneavoastr personal de
asamblare a informaiilor. Instrumentele AutoReport exceleaz n realizarea
anumitor lucruri. AutoReport construiete un raport tip tabel simplu n
conformitate cu specificaiile date de dumneavoastr. ncurajai software-ul,
spunei-i ceea ce dorii i raportul dumneavoastr este ca i gata.
Dei AutoReport lucreaz cu o singur tabel la un moment dat, totui v ofer
mai multe variante i construiete dou tipuri de rapoarte: Columnar i Tabular,
ambele organiznd aceleai date ns n moduri diferite:

Rapoartele automate Tabular pun toate informaile pentru fiecare
nregistrare pe un singur rnd, fiecare cmp avnd coloana sa. Formatul
tabular poziioneaz numele cmpurilor deaspura fiecrei coloane (deseori
aranjndu-le astfel nct nici dumneavoastr nu mai tii care este
nceputul, care este sfritul i ce reprezint acela) i ngrmdete toate
coloanele pentru ca totul s se ncadreze aa cum trebuie n plan orizontal
pe o singur pagin.
Rapoartele automate Columnar organizeaz fiecare ntregistrare n plan
vertical pe pagin, n dou coloane - una pentru numele cmpurilor i alta
pentru coninuturile cmpurilor. Trebuie precizat faptul c n general,
fiecare ntregistrare ncepe de pe propria sa pagin.
Nu am un rspuns foarte nelept pentru cazul n care m-ai ntreba cnd s
utilizai primul tip de raport automat i cnd s-l folosi pe al doilea. Alegerea
este mai mult o chestiune ce ne de preferinele i gusturile dumneavoastr i
S
F
A
T
Capitolul 9: Cum s facei fa unei baze de date _____________________

261
de estetic. Singurele informaii pe care vi le pot oferi sunt acelea c formatul
Tabular este n general mult mai folositor dac raportul dumneavoastr are o
mulme de nregistrri cu cmpuri mici, n timp ce formatul Columnar este n
general de preferat n cazul rapoartelor cu cmpuri de dimensiuni mari dar care
au mai puine nregistrri.
Fie c alegei formatul Columnar, fie c Tabular, simii-v n largul
dumneavoastr i modificai creaia rapoartelor automate aa cum dorii
dumneavoastr. Folosii raportul deja realizat ca punct de plecare i apoi
adugai titluri, antete, subsoluri, formatri de tot soiul i multe altele. Din
cauza faptului c AutoReport realizeaz doar un raport normal Access 2000, o
excursie rapid n modul Design care v pune la dispoziie toate instrumentele
de formatare i dezvoltare a unui raport ar fi binevenit. Dac dorii s aflai
mai mult informai referitoare la formatri, antete i alte elemente mecherii
nemaipomenite disponibile n cadrul sistemului raport, trecei la Capitolele 19
i 20.
Cum s punei n micare roile
progresului informaional
Chiar dac facilitatea AutoReport conine instrumente distincte pentru
construirea rapoartelor Columnar i Tabular, vestea bun este c ambele sisteme
funcioneaz exact la fel. Singura diferen ntre aceste dou stiluri este modul
de organizarea a datelor n cadrul raportului final. De asemenea, din punct de
vedere al modului de funcionare sunt identice.
Pentru a crea un raport automat Columnar sau Tabular parcurgei urmtorii
pai:
1. Facei clic pe butonul Reports de pe bara Objects aflat n cadrul
ferestrei baz de date i apoi facei clic pe New.
Efectul este aparitia pe ecran a casetei de dialog New Report care
prezint toate tipurile de rapoarte care v stau la dispoziie.
2. n funcie de necesitile dumneavoastr informaonale, facei clic
pe AutoReport: Columnar sau AutoReport:Tabular.
Dup ce ai fcut clic pe opunea AutoREport dorit din lista prezentat,
graficul ferestrei New Report se transform intr-o imagine n miniatura a
aspectului raportului (aa cum este ilustrat i in Figura 17-1). Nu-i aa c-i

S
F
A
T
Capitolul 10: Despre hiperlegturi i Pagini Web _____________________

271
Eticheta Tab
Eticheta Tab il informeaz pe Access 2000 in legtur cu foaia de hrtie pe care
v vei tipri raportul; aceasta nseamn c informaile oferite se refer la
dimensiunea, hrtiei, forma acesteia i imprimanta n care inei hrtia
respectiv i care va fi folosit pentru lucrul propus. n cadrul etichetei Page a
casetei de dialog Page Setup dumneavoastr vei lua cteva decizii
fundamentale legate de modul n care va arta raportul dumneavoastr
(Figura 17-7).

Caseta Orientation seteaz direcia n care va fi imprimat pe hrtie raportul
dumneavoastr. Opiunea implicit este Portrait (este forma n care este scris
aceast carte i n care apar majoritatea revistelor). Alternativa pe care o avei la
dispoziie este Landscape, a crui nume provine de la faptul c atunci cnd este
pictat un anumit peisaj, cel care realizeaz acest lucru (deci pictorul) trebuie
s-i ntoarc pnza pe orizontal pentru a se ncadra toate elementele. De
asemenea, paginile raportului Landscape sunt pe orizontal, oferindu-v mai
mult spaiu pe aceast direcie, dar mai puin spaiu pe vertical.
Alegerea ntre Portrait i Landscape este mult mai important dect credei
dumneavoastr. Pentru rapoartele de tip Tabular, orientarea Landscape afieaz
mai multe informaii n fiecare cmp datorit faptului c coloanele sunt mai
largi. Din pcate, de-a lungul procesului coloanele devin mai nguste (n fond,
foaia de hrtie este doar att de mare ct este; mai mare nu poate fi). Rapoartele
Columnar nu se potrivesc aproape de loc cu orientarea Landscape deoarece de
obicei ele necesit mai mult spaiu pe vertical dect pe orizontal.
Fig. 17-7:
Caseta de
dialog Page
Setup este
cea care
pregtete
terenul
pentru un
raport pe
deplin
folositor.
S
F
A
T
272
Celelalte opiuni pe care le avei la dispoziie n cadrul etichetei Page sunt
determinate de particularitile (respectiv de capacitatea) imprimantei
dumneavoastr. Cele dou liste autoderulante ale seciunii Paper din eticheta
mai sus amintit v permit s alegei dimensiunea (Size) hrtiei pe care dorii s-
o utilizai (Figura 17-7). Lista autoderulant Source v ofer opunea de a
folosi sursa dumneavoastr obinuit de alimentare cu hrtie (varianta
AutoSelect Tray), alt surs automat sau de a alimenta manual imprimanta cu
hrtie.
Ultima parte a etichetei Page v permite s alegei o imprimant anume pentru
acest raport. Putei utiliza fie imprimanta implicit -Default Printer (Access va
folosi imprimanta pe care-I spune Windows-ul s o foloseasc, indiferent care
este aceasta), fie una anume opiunea Use Specific Printer (n care alegei chiar
dumneavoastr imprimanta). De cele mai multe ori, putei lsa de o parte
aceast setare; ea este folositoare numai atunci cnd dorii s forai raportul s
fie tiprit la o imprimant anume indicat de dumneavoastr. Dac facei clic pe
butonul radio Use Specific Printer, butonul Printer prinde via. Facei clic pe
acesta i alege o imprimant dintre cele disponibile.
Eticheta Columns
Dup ce a terminat cu eticheta Page nseamn c suntei gata s facei clic pe
eticheta Columns (Figura 17-8). Abia acum ncepe distracia!

Fig. 17-8:
Eticheta
Columns
din cadrul
casetei de
dialog Page
Setup v
permite s
reproiectai
raportul.

273
Eticheta Columns a casetei de dialog Page Setup este mprit n trei seciuni:

Grid Settings: Tine controlul numrului de coloane pe care le folosete
raportul dumneavoastr i al distanei la care se vor afla diferite elemente
(unele de altele).
Column Size: Ajusteaz nlimea i limea coloanelor dumneavoastr.
Column Layout: Determin modul n care Access 2000 amplaseaz
datele n coloane (i folosete un grafic uor de neles pentru a v ilustra
situaia respectiv).
Setarea implicit a seciunii Grid Settings este de o coloan pe pagin, dar
putei schimba foarte uor setarea pentru a o adapta raportului dumneavoastr.
Tot ceea ce trebuie s reinei este c dac raportul dumneavoastr are mai
multe coloane v va arta mai puine informaii pentru fiecare nregistrare. Dac
vei dori s folosii att de multe coloane nct unele informaii nici s nu mai
aib loc, vei vedea un avertisment asemntor cu cel ilustrat n Figura 17-9.

Dac numrul coloanelor selectate de dumneavoastr se ncadreaz n totalitate
(sau dac suntei dornici s nu vedei o parte din informaiile unor cmpuri),
facei clic pe OK pentru a vedea o imagine a modului n cae va arta
documentul dumneavoastr cu mai multe coloane.
Seciunea Grid Settings din cadrul etichetei Columns ajusteaz i ea spaierea
rndurilor i a coloanelor:

Row Spacing: Pentru a ajusta spaiul (msurat ntr-o anumit unitate de
msur) ntre rndurile orizontale, facei clic pe caseta Row Spacing i
introducei mrimea (spaiului) care dorii s apar ntre fiecare dou
rnduri. V mai precizez o dat c aceast setare este o chestiune ce ine de
preferinele personale.
Column Spacing: Ajustai lrgimea coloanelor dumneavoastr. Dac o
micorai, creai mai mult spaiu, dar intrrile dumneavoastr vor fi mai
dificil de citit.

Fig. 14-9:
Este posibil
s nu putei
ncadra mai
multe coloa-
ne pe o sin-
gur pagin.
274
Seciunea intitulat Column Layout care se afl n partea inferioar a etichetei
Columns v permite s stabilii modul n care vor fi organizate coloanele n
cadrul paginii. Aici avei dou opiuni:

Down, then Across: Access 2000 ncepe o nou nregistrare n aceeai
coloan (dac nregistrarea anterioar nu a ocupat ntreaga pagin). DE
exemplu, pe o pagin, intregistrarea 13 incepe dup inregistrarea 12 (cu
condiia s existe spaiu suficient), iar nregistrrile 14 i 15 vor aprea n
cea de-a doua coloan.
Across, then Down: Access ncepe nregistrarea 13 dup nregistrarea 12
i apoi pune nregistrarea 14 sub 12, i 15 sub 13 i aa mai departe.

Capitolul 18
Pentru realizarea etichetelor,
a diagramelor i a rapoartelor
multinivel beneficiai de
ajutorul Vrjitorilor
n acest capitol
Imprimarea etichetelor cu ajutorul facilitii Label Wizard
Adugarea graficelor cu ajutorul facilitii Chart Wizard
Organizarea raportului dumneavoastr
Utilizarea facilitii Report Wizard
Crearea nivelelor grupate
Adugarea sumarelor

apoartele automate, discutate n capitolul anterior reprezint doar vrful,
partea vizibil a iceberg-ului rapoartelor Access. Dac avei nclinaie spre
aa ceva putei folosi programul Access 2000 pentru a genera rapoarte mult
mai complexe. Ba mai mult dect att, putei crea diferite materiale tiprite -
cum ar fi etichetele pentru pot diagramele - la care nu v-ai gndit niciodat
ca la nite rapoarte. Nu cumva s v descurajai - Access v ofer ajutorul unor
Vrjitori amabili i manierai care v vor cluzi de-a lungul cltoriei
dumneavoastr de creare a rapoartelor.
R
276
Crearea etichetelor
Cnd se ntmpl ca expedierea unui mare volum de scrisori s devin o
chestiune presant, nimic nu se compar cu un teanc de etichete potale care
fac ca ziua dumneavoastr s fie bun. In astfel de momente, programul Access
2000 v vine n ajutor cu Label Wizard (Vrjitorul Etichet), unul dintre
vrjitorii programului Access.
Label Wizard formateaz datele dumneavoastr pentru a putea fi utilizate n
cazul oricrui tip de etichet cu orice dimensiune. As vrea s v amintesc cteva
tipuri de etichete: etichete potale, etichete de fiier, etichete de livrare, etichete
de nume - i lista poate continua la nesfrit. Cea mai grozav chestie este c
Label Wizard face pentru dumneavoastr tot ceea ce este mai greu, iar aceasta
la simpla unduire a baghetei magice.
n trecut, unul dintre cele mai dificile aspecte legate de realizarea etichetelor era
s faci astfel nct software-ul s neleag care era aspectul final dorit al
etichetelor. Este foarte clar c la un moment dat chiar inginerii de la Microsoft
s-au confruntat cu aceast situaie i au suportat aceast grea suferin, deoarece
ulterior ei au reunit descrierile detaliate ale sutelor de etichete de la cei mai
cunoscui productori de astfel de articole n cadrul facilitii intitulate Label
Wizard. Dac ai folosit etichete de la Avery, Herma, Zweckform sau oricare alt
productor de astfel de articole, amintit in lista vrjitorului, tot ceea ce trebuie
s facei este s-I comunicai acestuia numrul produsului de la fabricantul
respectiv. Vrjitorul stabilete dimensiunile raportului dumneavoastr n
conformitate cu specificaiile productorului. Asta este cam tot ceea ce se poate
face pentru uurarea muncii dumneavoastr; mai mult de att nu se prea poate.
nainte de a apela la Label Wizard, gndii-v cam ce informaii dorii s fie
prezente pe etichete. In cazul n care nu dorii o etichet cu toate informaiile
din tabel, trebuie s creai o interogare care s aleag elementele potrivite i
corecte din tabelul dumneavoastr, care s le sorteze i, n general care s le
pregteasc pentru cltoria ctre hrtia lipicioas pe verso. Pentru mai multe
informaii referitoare la acest aspect revenii la seciunile legate de interogri
care au fost prezentate n cadrul acestei cri n Partea III.
Avnd la dispoziie tabelul sau interogarea respectiv() putei realiza cu
siguran etichetele dorite. Pentru a v crea raportul Label dorit, parcurgei paii
urmtori:
1. n cadrul ferestrei baz de date facei clic pe butonul Reports aflat
pe bara Objects.
S
F
A
T

277
Access afieaz rapoartele existente n baza dumneavoastr de
date.(S-ar putea ca Access s spere n tcere c dumneavoastr vei
crea un raport nou care va fi adugat la lista existent, dar adevrul
este c nimeni nu tie care sunt gndurile intime i visurile
programelor din ziua de azi.)
2. Pentru a crea un raport nou, facei clic pe New.
Efectul este apariia casetei de dialog New Report care v prezint
toate tipurile de rapoarte disponibile, inclusiv pe foarte importantul
Label Wizard.
3. n cadrul listei cu tipuri de rapoarte, facei clic pe Label Wizard.
Imaginea micu din stnga listei se transform intr-o pagin de
etichete care dovedete c programul Access 2000 v-a neles corect
doleanele (aa cum este ilustrat i n Figura 18-1).

4. n continuare, facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat n
partea inferioar a casetei de dialog. n cadrul listei
autoderulante, facei clic pe interogarea sau tabelul pe care dorii
s-o (s-l) folosii mpreun cu etichetele.
Vrjitorul este gata, iar datele ateapt, aa c este timpul s creai
nite etichete!
5. Inspirai adnc i apoi facei clic pe Ok pentru a lansa Label
Wizard.
n urma unei activiti intense i glgioase a discului, Vrjitorul
face prima sa scamatorie i afieaz caseta de dialog din Figura 18-2.
Fig. 18-1:
Programul
Access
2000 se
pregtete
s v ofere
sfaturi
vrjitoreti
despre
etichete.
278
6. Facei clic pe s
280

9. Alegei font-ul, dimensiunea, grosimea i culoarea textului de pe
eticheta dumneavoastr i apoi facei clic pe Next.
Putei alege orice font disponibil n Windows: putei s modificai
dimensiunea textului, grosimea acestuia (font weight, cum i se spune
n termeni tehnici) i chiar s adugai litere italice, subliniate sau o
nou culoare de text. (Pentru aceasta avei nevoie de o imprimant
color, deoarece n caz contrar v vei alege cu setarea la Henry Ford,
adic Putei alege orice culoare dorii, numai negru s fie.) Pe
msur ce facei modificrile dorite, textul mostr aflat n partea
stng a ferestrei reflect schimbrile intervenite, adic setrile
curente.
Din pcate, formatrile alese de dumneavoastr se aplic la tot textul
de pe fiecare etichet. Dac adugai litere italice, atunci ntreaga
etichet i fiecare etichet- va suferi aceast schimbare. Prin urmare,
v sftuiesc s fii foarte ateni cnd adugai formatrile speciale i
s fii mai zgrcii n a le folosi deoarece chestiunile mici afecteaz
multe elemente.
10. Alegei datele care dorii s apar pe eticheta dumneavoastr i
introducei orice alt text care mai trebuie s apar.
n acest moment, dumneavoastr trebuie s-I spunei Vrjitorului
care sunt datele din tabel sau din interogare care dorii s fie trecute
pe etichet i unde s fie trecute. Ei bine, dumneavoastr ai mai fcut
chestia asta: selectai cmpurile dorite din lista Available Fields din
stnga facei clic pe butonul > pentru a transfera cmpul n caseta
Fig. 18-3:
Alegei (cu
isteime)
fontul care
dorii s fie
folosit
pentru
ntreaga
etichet.
S
F
A
T

281
Prototype Label care se afl n partea dreapt. In orice caz, aceast
procedur are o dificultate destul de sczut. Label Wizard tiprete
cmpurile exact aa cum I-ai spus dumneavoastr, iar acest lucru se
poate observa i in Figura 18-4.

Dac dorii ca cmpurile s se afle pe rnduri separate, apsai Enter sau folosii
o tast direcional pentru a trece la rndul urmtor. Cnd facei dublu-clic pe
un cmp (sau facei clic pe butonul >), acela trece ntotdeauna pe linia
evideniat n caseta Prototype Label. Programul Access 2000 estimeaz
numrul de linii care poate fi tiprit pe eticheta dumneavoastr n funcie de
dimensiunea acesteia i de cea a font-ului pe care-l utilizai.
Dac dorii s imprimai un caracter anume, un cuvnt sau alt mesaj text pe
fiecare etichet, facei clic n locul n care dorii s apar i apoi introducei textl
dumneavoastr. De exemplu, pentru a introduce o virgul ntre oraul, statul sau
provincia de pe etichetele dumneavoastr potale, selectai cmpul City,
introducei virgula, apsai tasta pentru spaiu i apoi selectai cmpul
StateorProvince. Astfel, n momentul n care Access tiprete fiecare etichet, el
pune numele oraului, adaug o virgul apoi trece restul informaiilor.
11. n momentul n care cmpurile arat pur i simplu minunat (sau
mcar destul de drgu), facei clic pe Next.
Cnd forma este gata, Label Wizard i concentreaz atenia pe
problema sortrii etichetelor.
12. Alegei cmpul dup care Access va sorta etichetele (aa cum este
ilustrat n Figura 18-5) i apoi facei clic pe Next.
Fig. 18-4:
n sfrit,
este timpul
s trecei
buntile
pe
etichet!
S
F
A
T
282
Singurul pas care a mai rmas de fcut este denumirea raportului i
salvarea sa pentru generaiile viitoare.
13. Introducei un nume pentru raportul etichet i apoi facei clic pe
Finish pentru a v vedea creaia n aciune.
S sperm c etichetele arat minunat i funcioneaz perfect. Dac
etichetele sunt aproape de ceea ce ar trebui s fie, dar tot mai sunt
necesare cteva retuuri, facei clic pe butonul Design view care se
afl pe bara de instrumente(cea care arat asemenea unui triunghi cu
un creion lng el) i modificai design-ul aa cum dorii.

Utilizarea facilitii Chart Wizard n
cadrul raportului dumneavoastr
n general, rapoartele reprezint doar o colecie de cuvinte i numere organizat
ntr-un anumit fel pentru a v permite s nelegei corect informaile
respective. Cu toate acestea, uneori cuvintele i numerele nu pot oferi o imagine
foarte clar i o descriere foarte sugestiv a povetii respective. n astfel de
momente, antidotul perfect este o diagram, aceasta fiind ingredientul care
umple capetele, cozile i alte pri ale imaginii informaionale ale raportului
dumneavoastr, asemenea ingredientelor care se ndeas n curcani de
Thanksgiving Day. Dup cum bine se tie, vorbele zboar i ceea ce rmne
este doar imaginea care valoreaz o mie de cuvinte (aa c v sftuiesc s
adugai cteva diagrame care, dac v gndii mai bine v dai seama c vor
duce i la cruarea ctorva copaci).
Fig. 18-5:
Alegei
cmpul pe
care-l va
folosi
Access
pentru a v
sorta
etichetele.

283
Programul Access 2000 conine un Vrjitor nemaipomenit de potrivit n astfel
de ocazii. Salutai-l pe Chart Wizard creatorul penultimelor diagrame tip
structur radial, a minunatelor diagrame tip bar i a delicioaselor linii i
toate acestea prin simpla unduire a baghetei magice (la care se adaug cteva
clic-uri de mouse).
n cadrul programului Access 2000, Chart Wizard este una dintre facilitile de
genul instaleaz-o cnd ai nevoie de ea. Aadar, nu fii surprini dac imediat
dup pasul trei programul de instalare Office 2000 prinde via i solicit CD-ul
de instalare Office 2000. Dac lucrai la o companie important solicitai
ajutorul colegilor dumneavoastr de la departamentul Sisteme Informatice (dac
lucrai pe cont propriu, aruncai o privire prin biroul dumneavoastr - CD-ul
respectiv trebuie s fie pe acolo pe undeva).
Pentru a construi o diagram (sau grafic, cci putem folosi i acest termen din
moment ce cuvintele sunt sinonime n sensul dat de programul Access) trebuie
s avei cel puin dou cmpuri (dar nu mai mult de ase). Un cmp conine
numerele care vor fi sursa realizrii barelor , a liniilor, a bucilor de plcint
(adic a prilor structurii radiale) sau a altor reprezentri grafice din diagrama
dumneavoastr, iar cellalt (cel de-al doilea) trebuie s contin etichetele
identificate prin diferite numere (n caz contrar, diagrama dumneavoastr pare
voluminoas dar nu spune nimic). Trebuie precizat faptul c toate cmpurile
trebuie s provin dintr-o tabel simpl sau dintr-o interogare.
Datorit faptului c Vrjitorul comunic fluent n cazul diferitelor tipuri de
diagrame, este foarte simplu s identificai forma care se potrivete perfect
datelor dumneavoastr. Vrjitorul v ofer cinci tipuri principale de diagrame
i anume:

Area charts: Aceste diagrame care sunt de fapt o combinaie intre cele de
tip linie i diagramele tip structur radial ilustreaz modul n care se
modific totalul unui grup de figuri de-a lungul timpului. Este tipul de
diagram care se potrivete perfect situaiilor n care dorii s evideniai
grafic modul n care se totalizeaz costurile i profiturile n calculul
venitului total, de-a lungul mai multor trimestre.
Bar, Cone, and Column charts: Aceste diagrame, care reprezint de fapt
variaiuni pe tema diagramelor linie utilizeaz bare orizontale i verticale
pentru a afia datele dumneavoastr. Sunt foarte potrivite pentru cazurile
n care dorii s comparai diferite grupuri de date ntre ele (cum ar fi de
exemplu vnzrile trimestriale de-a lungul mai multor ani).
Line charts: Acum, diagrama clasic de la orele de Geometrie (v mai
aducei aminte?) revine n for sub form electronic n lumea digital i
v pot asigura c este foarte potrivit pentru ilustrarea i urmrirea trend-
urilor (tendinelor) de-a lungul timpului.
S
F
A
T
284
Pie and Donut charts: Aceste diagrame preiau o serie de numere i le
afieaz ca procent din total. Este tipul de diagram potrivit n situaiile n
care dorii s evideniai cu ct a contribuit o anumit divizie la profitul
total al corporaiei, cte persoane din diferite ri au cumprat un anumit
produs i orice altceva care se potrivesc abordrii o felie din ntreaga
plcint. (bineneles c ele ar aduce un plus de savoare micului dejun,
mai ales dac lng ele s-ar afla i un cappuccino aburind sau o ceac
grozav de ciocolat cald).
XY and Bubble charts: Aceste diagrame sunt ca un fel de unchi i
veriori ciudai de gradul trei ai familiei de diagrame Access. Din punct de
vedere tehnic, ele evideniaz dou serii de date fa de o a treia (cum ar fi
de exemplu afiarea numrului femeilor care au vizitat clubul n fiecare
lun n funcie de grupa veniturilor). Mai pe romnete spus, nu v
ncurcai cu astfel de diagrame dect n cazul n care avei un motiv extrem
bine ntemeiat.. Aceste diagrame sunt nemaipomenite pentru ingineri,
economiti, statisticieni, oricine altcineva care nu au ce face n timpul
liber.
Datorit asistenei competente i utile oferite de Vrjitor, construirea
diagramei inimii dumneavoastr nu v ia dect cteva minute. Iat cum
funcioneaz treaba:
1. Facei clic pe butonul Reports n cadrul ecranului baz de date i
apoi facei clic pe New.
Si astfel apare caseta de dialog New Report, afind cu mndrie
opiunile raportului dumneavoastr.
2. n cadrul listei care apare facei clic pe Chart Wizard.
Pan n acest moment totul este n regul, adic Access 2000 crede c
doriti o diagram (i n cadrul pasului urmtor i vei i confirma
suspiciunea).
3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl lng caseta de
text Choose the table or query i apoi alegei tabela sau
interogarea necesar diagramei dumneavoastr. Cnd ai
terminat, facei clic pe OK.
Ei bine, la comanda dumneavoastr, Access deschide tabela sau
interogarea selectat de dumneavoastr, arunc o privire nuntru i
apoi afieaz cmpurile disponibile pentru diagrama dumneavoastr.
4. Selectai cpurile numerice i text necesare pentru diagrama
dumneavoastr, apoi facei clic pe Next.

285
De cnd lumea i pmntul, aceast fereastr care conine o mulime
de cmpuri seamn foarte bine cu oricare dintre suratele ei de acelai
tip din acest program. Pentru a aduga i/sau a ndeprta cmpuri din
lista respectiv folosii semnele mai mare (>) i mai mic (<) sau
butoanele >> i << care au aceeai funcie dar mut toate cmpurile
disponibile.
Dup ce ai terminat, facei clic pe Next pentru a v continua aventura
grafic.
5. Access afieaz mostre din fiecare grafic pe care tie s-l realizeze.
Facei clic pe imaginea tipului de grafic dorit i apoi facei clic pe
Next.
n momentul n care dumneavoastr facei clic pe fiecare diagram
(aa cum este ilustrat n Figura 18-6), Vrjitorul v prezint o scurt
descriere a aceleia i v ofer cteva sfaturi tehnice referitoare la
modul su de funcionare.
6. Vrjitorul v explic cum s afiai datele n diagrama
dumneavoastr, dar pn la urm v permite s facei toate
modificrile dorite. n momentul n care diagrama arat aa cum
dorii dumneavoastr (adic se potrivete tuturor ateptrilor,
dorinelor i speranelor dumneavoastr sau pur i simplu n
momentul n care v-ai sturat de toat chestiunea asta) facei clic
pe Next.
Dei Vrjitorul acoper cam tot ce se poate spune despre diagramele
respective n cadrul acestei ferestre, dumneavoastr putei modifica tot
ceea ce vedei. Tragei i plasai cmpuri din coloana din stnga
ferestrei n poziii diferite n cadrul graficului, facei dublu-clic pe
elementele acestuia pentru a modifica opiunile lor sumare i tot ceea
ce mai dorii dumneavoastr. Facei clic pe buto-nul Preview Chart
(cel care st tcut n colul din stnga sus al ferestrei, aa cum este
ilustrat i n Figura 18-7) pentru a vedea cum arat diagrama pn n
acest moment.

S
F
A
T
286

Fiecare tip de grafic v ofer cam aceleai opiuni (adic ele sunt uor diferite),
i prin urmare v sftuiesc s v oprii pentru o clip i s meditai la
posibilitile pe care le avei la dispoziie. In sfrit, dac exist ceva care merge
neateptat de prost facei clic pe Cancel i refacei graficul (nu-i aa c uneori
calculatoarele sunt chiar de mare ajutor?).
7. n cadrul acestui ecran final introducei un nume pentru graficul
dumneavoastr cel nou, apoi facei clic pe Finish pentru a vedea
rezultatul muncii dumneavoastr.
Fig. 18-6:
Access
prezint i
descrie
diagramele
disponibile
asemenea
unei mini
galerii de
art.
Fig. 18-7:
Facei
modificrile
dorite
apoi
previzuali-
zai diagra-
ma-n curs
de realizare
cu ajutorul
acestui
buton care
este la
ndemn.

287
Pentru a aduga sau a ndeprta legenda, pentru a vizualiza graficul
sau pentru a-l trece n modul Design View n vederea efecturii unor
operaii chirurgicale utilizai butoanele radio care apar n cadrul
acestui ecran.
Programul Access va aduga graficul n paginia Reports a bazei
dumneavoastr de date. De ce face acest lucru? Pai drept s v spun
nici eu nu prea tiu; dar cine credei c tie? Ei, ce mai, Access este
doar un program soft, asta titi i dumneavoastr!
Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la diagrame i la modul n
care le putei utiliza cel mai bine v sftuiesc s v procurai o carte bun care
trateaz subiectul discuiilor libere sau al realizrii prezentrilor tehnice. De
obicei aceste cri conin o seciune referitoare la tot soiul de diagrame, la
modul n care s le proiectai, la datele de care avei nevoie pentru a le realiza
(pentru fiecare n parte) i la stilul care se potrivete cel mai bine cu informaiile
respective.
Crearea unor rapoarte mai evoluate
AutoReport Wizard (despre care s-a discutat anterior n Capitolul 17) realizeaz
rapid rapoarte simple dintr-o singur tabel sau dintr-o singur interogare. Cnd
avei nevoie (dumneavoastr sau mai degrab eful dumneavoastr) de ceva
foarte urgent, AutoREport Wizard se dovedete a fi instrumentul perfect.
Uneori rapoartele dumneavoastr trebuie s apeleze la mai multe elemente,
detalii, tipuri de organizare sau pur i simlu la mai multe date. In cazul acestor
rapoarte mai complexe v sftuiesc s apelai la Report Wizard care v poate
oferi o mn de ajutor. Acest maestru al prezentrilor informaionale v permite
s adugai cmpuri din ct de multe tabele dorii i s le organizai pe ct de
multe nivele dorii dumneavoastr. Fiecare nivel nou va avea o seciune
particularizat n cadrul raportului, precum i un antet i un subsol special.
Aadar, v asigur c dup o rund cu Report Wizard, datele dumneavoastr nu
vor mai dori s plece n alt parte.
Crearea unor rapoarte complexe presupune parcurgerea unui numr mai mare
de pai dect era necesar n cazul rapoartelor simple, dar v asigur c rezultatele
pe care le vei obine merit efortul suplimentar pe care va trebui s-l depunei.
Din cauza faptului c rapoartele complexe include mult mai multe opiuni, paii
care trebuie parcuri pentru a obine raportul dorit sunt mprii n mai multe
seciuni n conformitate cu tema respectiv, iar fiecare seciune conne cteva
S
F
A
T
S
F
A
T
288
explicaii referitoare la ceea ce realizeaz setrile i la modul n care trebuie
folosite.
Primul pas: Lansarea Vrjitorului i
alegerea unor cmpuri
La sfrit, un raport multi nivel arat diferit fa de forma sa iniial, dar ambele
pornesc de la aceeai situaie iniial, aa c ncepei-v cltoria
dumneavoastr de creare a raportului cu urmtorii pai:
1. Facei clic pe butonul Raports care se afl sub bara Objects, n
partea stng a ecranului principal baz de date.
Ca de obicei, Access afieaz rapoartele din baza dumneavoastr de
date.
2. Pentru a crea un raport nou, facei clic pe New.
Efectul este apariia casetei de dialog New Report care v prezint
toate tipurile de rapoarte care v stau la dispoziie. (Deja v-ai
plictisit? Nu v facei probleme; chestiile grozave sunt pe cale s
apar!)
3. Facei clic pe Report Wizard (care se afl n cadrul listei
respective) i apoi pe OK.
Dup o clip va aprea caseta de dialog care este ilustrat n Figura
18-8. Este foarte posibil ca aceasta s v par cunoscut deoarece este
aproape identic cu prima caset de dialog a lui Simple Query Wizard
din Capitolul 12. (mcar avei avantajul c nu trebuie ntotdeauna s
v luptai cu aspecte diferite ale casetelor de dialog)
n cazul lui AutoReport Wizard, acesta era momentul n care trebuia
s alegei o tabel sau o interogare pentru a o utiliza n raportul
dumneavoastr; n cazul lui Report Wizard, aceast mutare se execut
abia la pasul urmtor.

S
F
A
T

289

4. Alegei prima tabel sau interogare care conine cmpurile de
care avei nevoie pentru raportul dumneavoastr din lista
autoderulant Tables/Queries.
Cnd selectai tabela sau interogarea, lista Available Fields este
actualizat n vederea prezentrii tuturor componentelor pe care le
conine elementul selectat.
5. Selectai cmpurile pe care le dorii n cadrul raportului prin
dublu-clic pe numele cmpului sau prin executarea unui singur
clic, utiliznd butoanele cu semnele mai mare dect(>, >>) sau mai
mic dect (<, <<).
Butoanele cu semnul mai mare mut cmpurile n lista Selected
Fields, iar butoanele cu semnul mai mic dect ndeprteaz cmpurile
din lista respectiv.
Dei tiu c este foarte distractiv s tot facei clic pe butoane, trebuie
s v spun c cel mai simplu mod de a muta un cmp dintr-o parte n
alte este cel care const n executarea unui dublu-clic. Indiferent de
partea n care se afl cmpul iniial, executarea unuie dublu-clic are ca
efect mutarea cmpului n partea opus, adic n lista opus.
6. Dup mutarea tuturor cmpurilor dorite n partea Selected Fields
din cadrul casetei de dialog revenii la Pasul 4 i reluai procesul
pentru urmtoarea tabel care conine cmpuri de care avei
nevoie n raportul dumneavoastr. Dup ce sunt listate toate
Fig. 18-8:
Vrjitorul
Raport v
permite s
adugai
cmpuri din
orice tabel
sau
interogare
n baza dvs
de date.
S
F
A
T
290
cmpurile n partea Selected Fields a casetei de dialog, facei clic
pe Next. Efectul va fi apariia ferestrei ilustrate n Figura 18-9.
Dac nu vedei aceast fereastr (cea ilustrat n Figura 18-9, nu
trebuie s disperai. Aadar, dac suntei n aceast situaie trecei la
sectiunea urmtoare. Acest ecran apare numai dac Report Wizard
consider c trebuie s-l vedei i dumneavoastr, iar n cazul n care
apare acesta v permite s alegei cmpul pe care-l utilizai pentru a
organiza raportul. DE asemenea, ecranul afiez o pagin de prob
care se bazeaz pe analiza amnunit a datelor dumneavoastr de
ctre Report Wizard (da, asta chiar nseamn c Vrjitorul a ghicit!)

Programul Access 2000poate face o estimare corect sau incorect a
modului n care dorii s apar datele (totui, nu trebuie s uitai c
este doar un program), aa c v sftuiesc s fi ateni s analizai
atent fiecare opiune de organizare a raportului i s decidei care
dintre acestea realizeaz o afiare a informaiei n cel mai eficient mod
posibil. Pentru a vedea un mod de organizare diferit, trebuie doar s
facei clic pe una din opunile .aflate n partea stng a casetei de
dialog (opiunile by).
Cnd facei clic pe una dintre aceste opiuni, acel cmp se separ de
celelalte cmpuri i apare n partea de sus a paginii afiate ca
exemplu, ca mostr (privii Figura 18-9). Prin urmare, toate
informaile din seciunea Details a raportului dumneavoastr (partea
principal) vor fi organizate dup valorile acelui cmp.
Fig. 18-9:
Acest
ecran v
permite s
alegei
modul n
care dorii
s fie
grupate
informaiile.


291
Dac nu dorii ca nregistrrile s fie sortate pe grupuri, este n regul. Tot ceea
ce trebuie s facei este s executai un clic pe ultima intrare a listei by (n cazul
de fa este vorba despre intrarea by Customers). Din motive pe care eu nu le
pricep deloc (dar care probabil c au un anumit sens pentru vreun programator
lunatic de nu tiu unde), aceast aciune face ca programul Access 2000 s
ngrmdeasc toate nregistrrile la un loc, afindu-le fr a le sorta pe
grupuri.
Vrem mai multe grupuri! Vrem mai multe
grupuri!
Pn n acest moment, toi paii care trebuie parcuri sunt aceiai, indiferent c
dorii s construii un raport cu un singur nivel sau un raport multinivel. Facei
clic pentur a aprea ecranul ilustrat in Figura 18-10.

Access 2000 avanseaz n ceea ce privete organizarea, prin adaugarea mai
multor opuni de grupare adic mai multe grupuri bazate pe mai multe cmpuri
diferite fa de cel specificat de dumneavoastr n ultima seciune. Caseta de
dialog din Figura 18-10 listeaz cmpurile disponibile n partea stng a
ferestrei. Alegei ct de multe sau ct de puine dorii i apoi. Pentru a aduga
un grup nou bazat pe un cmp anume, facei clic pe numele cpului i apoi pe
butonul > (cel cu semnul mai mare). Vrjitorul va modifica pagina exemplu
pentru a v ilustra cum arat raportul dumneavoastr acum, cnd mai are un
grup n plus. De altfel, un asemenea exemplu este ilustrat i in Figura 18-11.
S
F
A
T
Fig. 18-10:
Report
Wizard ia o
turnur
interesant.
292

Ce facei ns n situaia n care dorii ntr-adevr s v organiza raportul dup
numele de familie si apoi n cadrul gruprii LastName dup locaie? Ei bine, n
acest caz tot ceea ce trebuie s facei este s rearanjai cmpurile cu ajutorul
butoanelor Priority (aa cum este ilustrat n Figura 18-11). Dac evidenai un
cmp i facei clic pe butonul Priority cu sgeata ndreptat n sus, cmpul se
mut cu un nivel mai sus (n cadrul organizrii existente). Dac facei clic pe
butonul cu sgeata ndreptat n jos, cpul evideniat se mut cu un nivel mai
jos (se mut la nivelul inferior).
Dac evideniai mai multe cmpuri, cmpul de la cel mai nalt nivel se va muta
dac vei face clic pe butonul cu sgeata ndreptat n sus; iar cmpul de la
nivelul inferior se va muta dac vei face clic pe butonul cu sgaeta ndreptat
n jos. Apoi, dac repetai aciunea i facei clic din noupe acelai buton, cel
care se va muta conform regulii de mai sus este urmtorul cmp. CU aceast
facilitate v putei juca orict dorii dumneavoastr, mai precis pn n
momentul n care raportul este organizat aa cum dorii dumneavoastr.
Fiecare cmp pe care l-ai selectat pentru a v organiza raportul d natere unei
seciuni, iar fiecare dintre aceste seciuni are propria sa zon de antet subsol
care poate conine informaii din baza dumneavoastr de date sau informaii pe
care le adugai direct la raportul dumneavoastr cu ajutorul lui Design View
dup ce Vrjitorul i termin treaba.

Fig. 18-11:
Adugai
mai multe
grupuri
pentru a
face ca din
punct de
vedere al
organizrii,
totul s
devin mai
ngust.
S
F
A
T


293
Selecionarea detaliilor
Dup alegerea cmpurilor pentru grupurile raportului dumneavoastr facei clic
pe Next pentru a continua cu setrile ordinii de sortare, aa cum este ilustrat i
n Figura 18-12.

Cmpurile care nu sunt grupate sunt denumite de ctre Programul Access 2000
ca fiind Detail records. Ecranul ilustrat n Figura 18-12 v permite s sortai
nregistrrile respective n funcie de cmpurile rmase pe care le putei
organiza ascendent sau descendent. Dac doriti ntr-adevr s facei acest lucru,
trebuie doar s selectai cmpul dorit din lista autoderulant i apoi s facei clic
pe butonul din dreapta pentru a modifica ordinea de sortare de la ascendent (n
cazul creia literele pornesc de la A se termin la Z) la cea descendent (de la
Z la A). S nu m ntrebai de ce nu este posibil ca aceast trecere de la
ascendent la descendent s fie fcut de ctre sgeat (sortarea mai multor
cmpuri este discutat pe larg n cadrul Capitolului 10).
Se poate observa c n jumtatea inferioar a acestei casete de dialog se afl un
buton denumit Summary Options. Dac dorii s apar caseta de dialog ilustrat
n Figura 18-13, trebuie doar s facei clic pe acest buton (daca pe ecran nu
observai nici un buton intitulat Summary Options nseamn c raportul
dumneavoastr nu conine cmpuri numerice). Aceast caset de dialog v
permite s-i comunicai programului Access 2000 c dorii ca el s nsumeze
datele dumneavoastr cu ajutorul unor instrumente statistice, acest lucru
nsemnnd inclusiv realizarea unor totaluri (Sum), medii (Avg), minimuri (Min)
i maximuri (Max). Aadar, analizai cu atenie casetele aflate lng operaiile
care dorii s fie executate asupra cmpurilor din raportul dumneavoastr.
Fig. 18-12:
Stabilii
ordinea de
sortare a
raportului
dvs. cu
numai
cteva
clic-uri
rapide.
294
n Figura 18-13 este ilustrat situaia conform creia compania de licitaii
dorete ca programul Access 2000 s adune toate preurile minime de pornire
pe fiecare grup (acesta este scopul pentru care apare semnul de validare la
opiunea Sum) i s afieze media preului minim de pornire a fiecrui grup
(care este de fapt scopul lui Avg).

n partea dreapt a casetei de dialog Summary Options exist o opune
intitulat Show. Dac dorii s vedei i datele sumarul, facei clic pe butonul
radio Detail and Summary. Dac dorii s vedei doar informaiile sumarizate
facei clic pe butonul radio Summary Only. Ultima caset de validare din cadrul
acestei casete de dialog este Calculate percent of total for sums, iar dac facei
clic pe acest buton, programul Access 2000 calculeaz totalul cmpului
respectiv i v comunic procentul cu care particip fiecare nregistrare la
totalul calculat.
Modificri ca la mama acas!
Dup ce ai terminat cu Summary Options i v-a ntors la Report Wizard,
facei clic pe Next pentru a lucra la aspectul final al raportului (ilustrat n Figura
18-14).
Fereastra Layout a lui Report Wizard v ofer o serie ntreag de aspecte pagin
gata de utilizat, tocmai pentru ca raportul dumneavoastr s arate grozav i n
acelai timp s fie i uor de citit. Aadar, facei clic pe stilurile respective din
cadrul casetei Layout i apoi contemplai exemplul aspectului pagin ilustrat n
partea stnga a ecranului. Aici, opiunile dumneavoastr variaz n funcie de
datele raportului dumneavoastr.
Fig. 18-13:
Access
2000 poate
face
calcule
statistice
cu datele
din raportul
dvs. Pot
spune c le
face chiar
mai bine
dect mine.

295
Pagina Orientation v permite s decidei dac raportul dumneavoastr va fi
tiprit cu orientarea Portrait (cu latura lung n plan vertical) sau Landscape (cu
latura lung n plan orizontal). Este momentul s v repet c aceast opiune
depinde de preferinele dumneavoastr i de mprejurrile respective. In
general, dac avei o mulime de cmpuri mici sau cteva cmpuri mari,
orientarea Landscape este cea mai potrivit. n cazul n care avei mai pune
cmpuri, indiferent de form sau mrime v sftuiesc s optai pentru orientarea
Portrait.
Trebuie neprat s v spun c caseta de validare intitulat Adjust field width so
all fields fit on the page are un rol foarte important. Dac aceasta caset este
selectat (ceea ce apare ca opune implicit), programul Access 2000 potrivete
forat toate cmpurile dumneavoastr pe pagin, i aceasta chiar dac pentru
ndeplinirea acestei cerine trebuie s cam storcoeasc unele cmpuri. DE fapt
aceasta este o opiune de nalt clas, dar are i ea un neajuns mic i nensemnat
vis-a-vis de care trebuie s fii nelegtori. Neajunsul const n faptul c n
timpul procesului super-tiinific de strivire a cmpurilor, acestea pot deveni
prea mici pentru a afia datele pe care le conine. De exemplu, este posibil ca un
cmp care conine numele Harriet Isa Finkelmeier s poat afia numai Harriet
Isa Fink n urma procesului de potrivire, adic dup storcoire. Cu siguran c
restul numelui nu s-a pierdut pe drum, dar nici nu apare n raport. Dac nu
selectai caseta de validare, prpogramul Access 2000 pune pe pagin attea
cmpuri cte pot ncpea fr a modifica dimensiunea vreunuia dintre acestea.
Ca urmare a acestui fapt, cmpurile care nu se ncadrez pe pagin nu apar
deloc, dar cmpurile care apar sunt tiprite la dimensiunea lor normal, adic la
dimensiunea lor glorioas.

S
F
A
T

Fig. 18-14:
Programul
Access
2000 v
ofer
cteva
opiuni
pentru
aspectul
final al
raportului
dvs.
296
Pentru a aprea i a vedea o caset de dialog care v permite s alegei pentru
raportul dumneavoastr unul dintre cele ase stiluri predefinite trebuie s mai
facei o dat clic pe butonul Next. Fereastra din stnga v ofer o imagine
pentru a v face o idee despre modul n care arat raportul care are stilul
respectiv. Aici este din nou cazul s v precizez ca este o chestiune care ine de
gusturi, de preferine i nu de ceea ce credei c este corect. A adar, v
sftuiesc s o alegei pe cea care v place cel mai mult s continuai ceeaa ce
avei de fcut.
n cele din urm, suntei gata de a face clic pe butonul Next pentru ultima dat.
In cadrul ecranului final v vei denumi raportul, aciune prin care obiectul
muncii dumneavoastr (raportul) va fi salvat i va primi numele pe care i l-ai
dat.
Dac dorii s modificai design-ul raportului dumneavoastr, nainte de a face
clic pe Finish putei face clic pe butonul Modifiy reports design. Dac urmai
aceast procedur, programul Access 2000 deschide vizualizarea Design a
raportului i de aici n colo putei zpci raportul dup dorina inimii
dumneavoastr. n Capitolul 19 vi se explic pe larg modul n care putei
modifica i formata rapoartele dumneavoastr pentru a crea propriul
dumneavoastr look.

Fig. 18-15:
Wow, n
sfrit am
realizat un
raport
profesio-
nist!
Capitolul 19
Este uimitor ce poate face
o formatare ct de mic!
n acest capitol
Trecerea la vizualizarea Design
Lucrul cu seciunile unui raport
Marcarea casetelor de text i a etichetelor
Previzualizarea muncii dumneavoastr
Cum s punei facilitatea AutoFormat s lucreze pentru dumneavoastr
Desenarea liniilor i a casetelor
Cum putei aduga diagrame la rapoartele dumneavoastr
Exportarea rapoartelor ctre Microsoft Word i Excel

ot spune c n cadrul programului Access 2000, Report Wizard este un
prieten grozav. Dup o serie rapid de 20 de ntrebri electronice, el
realizeaz un raport informativ i artos, special pentru dumneavoastr. Ei bine,
mcar raportu este informativ, deoarece n ceea ce privete cealalt latur, cea a
proiectrii, acum fie vorba nttre noi, Vrjitorului I-ar prinde chiar bine nite
cursuri de proiectare.
Dei Vrjitorul Raport din programul Access 2000 face tot ceea ce poate,
rezultatele nu sunt chiar ntotdeauna cele de care avei neovie dumneavoastr.
Ei bine, inginerii inteligeni de la compania Microsoft au anticipat aceast
probelm i au lsat deschis o porti special pentru dumneavoastr. Aceasta
este denumit Design view, iar n cadrul acestei vizualizri putei modifica
orice dorii, iar cnd spun orice nseamn chiar orice care ine de schia
raportului dumneavoastr. Aadar, suntei liberi s reorganizai casetele de text,
P
298
s adugai textul dorit, s evideniai anumite casete de text cu ajutorul unor
borduri i linii i n fine, tot ceea ce v mai dorete inimioara.
Acest capitol v cluzete paii de-a lungul unui ir de tehnici de ajustare i
reglare foarte accesibile i apreciate, specifice vizualizrii Design. Avnd aceste
informaii, rapoartele dumneavoastr vor deveni n scurt timp motiv de invidie
pentru restul persoanelor din birou (i credei-m c pentru a v ncepe ziua
liber cu bine nu exist nimic mai bun dect un raport foarte invidiat).
Ducei imediat raportul la atelierul de
reparaii i mbuntiri al vizualizrii
Design!
Prima oprire pe care o vei face n expediia dumneavoastr care ai dori s se
ncheie cu gsirea unei infiri mai plcute a raportului dumneavoastr-va fi
chiar la vizualizarea Design. n orice caz, nu putei face nici o modificare
asupra raportului dumneavoastr att timp ct acesta nu este ridicat cu cricul i
pus pe ramp n cadrul vizualizrii Design. Din fericire, programul Access v
ofer cteva modalitai simple de a v remorca raportul pentru acea reglare att
de necesar. Modul concret n care putei realiza acest lucru depinde de stadiuli
locul n care v aflai n acel moment n programul Access 2000:

Dup crearea unui raport cu Report Wizard, Vrjitorul v ntreab dac
dorii s previzualizai ceea ce ai realizat sau dac dorii s modificai
schia acestuia (chiar i Vrjitorul tie c abilitile sale de proiectare au
cteva deficiene ce ar putea fi mbuntite!). Dac dorii s trimitei
capodopera realizat de Vrjitor direct n vizualizarea Design facei
clic pe butonul radio Modify the reports design.
Dac raportul este deja previzualizat pe ecran putei trece la vizualizarea
Design prin executarea unui clic pe butonul Design View, buton care se
afl pe bara de instrumente.
Dac v aflai n fereastra Database i dorii s trecei la vizualizarea
Design trebuie s facei clic pe butonul Reports care se afl sub bara
Objects i apoi s facei din nou clic pe numele raportului asupra cruia
dorii s facei modificri. Pentru a deschide raportul n vizualizarea
Design, facei clic pe butonul Design (care se afl chiar deasupra listei
raportului din cadrul ferestrei Database).

299
Indiferent de metoda utilizat, programul Access 2000 v trimite (pe
dumneavoastr i pe raportul dumneavoastr) la ecranul vizualizrii Design
care seamn foarte mult cu Figura 19-1. Acum suntei gata s v reparai
raportul acela!

S cnte Ceata lui Piigoi! (mpreun cu
marcatorii)
Dac privii un raport n vizualizarea Design vei remarca c programul Access
2000 afieaz o mulime de marcatori care nu sunt grupai ntr-o singur ceat,
ci n mai multe (ceat sau seciune, cum li se spune n limbajul specific
programului Access 2000). Marcatorii v arat unde plnuiete programul
Access 2000 s poziioneze casetele de text i textul care va aprea n raportul
dumneavoastr final. De asemenea, marcatorii v ofer o idee asupra modului
n care programul are de gnd s fac formatarea tuturor elementelor.
Access 2000 dispune de dou tipuri de marcatori, pe care-i utilizeaz n funcie
de informaiile pe care le conine raportul:

Fig. 19-1:
Vizualizarea
Design v
pune la
dispoziie
toate
instrumen-
tele nece-
sare pentru
a modifica
rapoartele
dvs.
300
Text boxes: Casetele de text sunt cele care afieaz datele unui anumit
cmp din raportul dumneavoastr. Trebuie s v spun c n cadrul
vizualizrii Design fiecrui cmp care dorii s apar n raportul final i
corespunde o caset de text. De asemenea, trebuie s tii c n cazul n
care raportul nu conine vreuna din casetele de text corespunztoare unuia
dintre cmpurile tabelei dumneavoastr nseamn c datele acelui cmp nu
vor fi prezente n raportul final.
Labels: Etichetele sunt de fapt marcatori de text obinuii care afieaz n
cadrul raportului un fel de mesaj text. Uneori, acestea sunt singurele care
apar n cadrul raportului (cum ar fi de exemplu Informaiile acestui raport
sunt confideniale.S fie clar!); alteori, ns, ele nsoesc o caset de text
pentru a informa persoanele care citesc raportul asupra datelor pe care le
analizeaz (de exemplu Customer ID sau Right Shoe Size).
Marcatorii sunt organizai n seciuni care corespund diferitelor pri ale
raportului dumneavoastr. Seciunile sunt cele care stabilesc unde i ct de des
se va repeta un anumit cmp sau mesaj text n cadrul raportului dumneavoastr.
Raportul proiectat n Figura 19-2 afieaz cele trei cele mai obinuite seciuni:
Report Header, Page Header i Detail. Sgeile aflate n stnga numelor
seciunilor v arat care sunt marcatorii pe care-i conine fiecare seciune.

Aceste seciuni lucreaz n echipe care se ntind i acoper toat zona Detail.
Cred c este destul de uor s v imaginai care sunt echipele (de exemplu:
Report Header lucrez cu Report Footer i Page Header lucreaz cu Page
Footer). n Figura 19-3 sunt prezentai colegii de servici ai seciunii ilustrate n
Figura 19-2.
Fig. 19-2:
Fiecare
raport are
trei seciuni
de baz:
Report
Header,
Page
Header i
Detail.

301

Iat cum funcioneaz cele mai obinuite seciuni (asta include i detalii
importante cum sunt de pild locul frecvena apariiei seciunilor n cadrul
raportului tiprit):

Report Header: Tot ceea ce apare n antetul raportului este tiprit chiar la
nceputul acestuia. Informaile sunt tiprite o singur dat i apar n partea
superioar a primei pagini.
Page Header: Informaiile din antetul paginii sunt tiprite n partea
superioar a fiecrei pagini, iar singura excepie este chiar prima pagin a
raportului, pe care Access 2000 va tipri mai nti antetul raportului i abia
apoi antetul paginii.
Detail: Trupul raportului, deci chestiunea cuprins n seciunea Detail este
cel (cea) care acoper aproape integral fiecare pagin a raportului. Trebuie
menionat faptul c seciunea Detail se repet pentru fiecare nregistrare
din raport.
Page Footer: Cnd fiecare pagin este aproape plin, programul Access o
finiseaz prin imprimarea subsolului de pagin n partea inferioar a
acesteia.
Report Footer: n partea de jos a ultimei pagini, chiar sub subsolul de
pagin se afl subsolul raportului.
S tii c chiar dac suntei obinuii, ai auzit des de ei sau i cunoatei pe
Glenn Miller, Claude Bolling sau John Philip Sousa, aceste lucruri nu v vor fi
de nici un folos atunci cnd vine vorba de o ceat (sau seciune, hai treac-
mearg) sau mai multe din programul Access 2000 (mi pare ru, dar nu m-am
putut abine s menionez termenul ceat fr s fac o aluzie ct de mic la
muzic). Din cauza faptului c noi tim c ntrebrile legate de o ceat sau de
mai multe (sau haidei s le spunem totui seciuni, dac aa preferai
dumneavoastr) sunt foarte importante pentru rapoartele dumneavoastr, ne-am
gndit s v venim n ajutor i astfel v pot spune c n Capitolul 20 se discut
aceste probleme pe larg. Capitolul 20 conine informaii referitaore la inserarea
i modificarea seciunilor, precum i la modul n care le putei convinge s fac
tot felul de calcule automate.
Fig. 19-3:
Page
Footer i
Report
Footer i
oglindesc
anteturile.
S
F
A
T
302
Formatarea acestui, acelui, acestor i
acelor elemente
Trebuie neprat s itii c cu ajutorul barei de instrumente Formatting ilustrat
n Figura 19-4 putei mbunti cu dibcie aproape orice ine de design-ul unui
raport. Fie c dorii s schimbai culoarea textului, fie c dorii s modificai
dimensiunea fontului, sau efectele vizuale din jurul casetei de text, pot s v
asigur c aceast bar de instrumente conine toate buntile de care avei
nevoie.

Cmpul Go to
Fontul
Dimensiunea fontului
Aldin
Italic
Subliniat
Aliniat la stnga
Centrat
Aliniat la dreapta
Culoarea de fundal
Culoarea Fontului
Culoarea liniei sau a bordurii
Grosimea liniei sau a bordurii
Efecte speciale
Bara de instrumente Formatting
Caseta de text selectat
Fig. 14-9:
Imediat ce
selectai o
caset de
text intr n
aciune
instrumen-
tele pentru
formatarea
caracteris-
ticilor
raportului
dvs.

303
Pentru a ajusta diferite elemente din raportul dumneavoastr cu ajutorul
instrumentelor din bara de instrumente Formatting, parcurgei urmtorii pai:
1. Facei clic pe elementul pe care dorii s-l formatai.
n primul rnd vreau s v asigur c Access formateaz n egal
msur orice caset de text, etichet sau caset. De ndat ce facei
clic pe ceva apare o grmjoar de casete mici i negre, cam aa cum
este ilustrat n Figura 19-5 (Nu v fie team: casetele mici i negre
sunt un semn bun!).

2. Pentru a obine formatarea dorit facei clic pe butonul barei de
instrumente care realizeaz ceea ce dorii dumneavoastr.
n cazul majoritii instrumentelor de formatare formatul cel nou apare
i poate fi observat imediat. Unele instrumente (cum ar fi cele pentru
culoare, borduri i efecte tridimensionale - 3D, de exemplu) v ofer
n plus i o list de opuni autoderulant. Aceste opiuni vor fi
prezentate detaliat mai trziu, n cadrul acestui capitol, aa c
momentan nu trebuie s v facei griji n privina lor.
3. Repetai paii 1 i 2 pentru toate casetele text pe care dorii s le
modificai.
Dac facei o greeal n timpul formatrii i dorii s-o ndreptai,
alegei Edit Undo Property Setting. Uff! n sfrit Access ndeprteaz
ultima formatare aplicat de dumneavoastr.

Fig. 19-5:
Rezultatul
este
selectarea
marcatoru-
lui de cmp
pentru
informaiile
etichetei.
S
F
A
T
304

Seciunile urmtoare v prezint unele dintre cele mai obinuite sarcini de
formatare care v vor reveni vreodat. Tot ceea ce trebuie s facei este s
urmai instruciuniel i vei vedea c n cel mai scurt timp raportul
dumneavoastr va arta ca o combinaie ntre Mona Lisa i un formular pentru
impozitul global (cred c acesta este un compliment, i totui, pentru asta va
trebui s m ntorc dup revan).

Cum s preluai controlul asupra raportului dumneavoastr

Pe lng buntile obinuite pe care le
ntlnii n fiecare zi i la fiecare pas n
programul Access (cum ar fi ethichetele i
casetele de text), mai putei aduga raportlui
dumneavoastr tot felul de elemente
fascinante denumite elemente de control.
Aceste elemente pot fi adugate la raportul
dumneavoastr utiliznd caseta de
instrumente a vizualizrii Design (insula
flotant plin cu butoane care se afl pe
undeva pe ecranul dumneavoastr).
Unele elemente de control funcioneaz
numai pentru anumite i cu anumite tipuri de
cmpuri. De exemplu, o caset de validare
poate afia grafic valoarea unui cmp de tip
Yes/No (ca s nu mai vorbim de ct de bine
arat elementele de control pe pagina-
super!).
Ei bine, dar orice lucru care pare att de
simplu trebuie s aib i ceva (mcar ct de
puin) complicat i bineneles c elementele
de control se ridic la nlimea acestor
ateptri i ca atare nu fac excepie de la
aceast constatare. Programul Access 2000
conine civa Vrjitori ai elementelor de
control tocmai pentru a elimina partea
neplcut i dureroas a ntregului proces.
Asemenea friorilor lor din orice parte a
programului, i aceti Vrjitori v cluzesc
paii pentru ca dumneavoastr s putei crea
linitii elementele de control dorite, n
binecunoscuta manier pas-cu-pas. De obicei,
dup ce dumneavoastr ai pus un element
de control n raportul respectiv Vrjitorii
elementelor de control revin la via automat.
Dac creai un element de control nou
i vedei c Vrjitorul respectiv nu
apare s v dea o mn de ajutor, mai
verificai o dat dac butonul Wizard este
activ (acest buton se afl n partea
superioar a casetei de instrumente i este
mpodobit cu pictograma unei baghete
magice). Dac butonul este activ, arat ca i
cum l-ar fi mpins cineva puin mai nuntru.
Dac nu suntei siguri care este situaia
precis, facei clic pe buton de cteva ori
pentru a sesiza diferena.
Unele elemente de control (n special Line,
Rectangle, Page Break i elementele de
control ale imaginii) sunt prezentate mai
trziu n cadrul acestui capitol. Urmtorul
capitol conine sfaturi referitoare la utilizarea
elementelor de control pentru crearea
sumarelor n cadrul raporatelor dumnea-
voastr


305
Colorai-v raportul!
S tii c nimic nu nvioreaz i nu face dintr-un raport plictisitor i tmpiel
un raport mai luminos dect o pat de culoare. Programul Access 2000 face ca
colorarea s devin mult mai simplu de realizat datorit butoanelor Font/Fore
Color i Fill/Back Color. Acestea se gsesc pe prietenoasa noastr bar de
instrumente Formatting (pn aici nici o surpriz).
Ambele butoane schimb culoarea marcatorilor de text din raportul
dumneavoastr, dar se difereniaz ntre ele prin modul concret n care
realizeaz aceast schimbare:

Butonul Font/Fore Color schimb culoarea textului dintr-o caset de text
sau culoarea marcatorului etichet.
Butonul Fill/Back color modific culoarea de fundal a marcatorului dar nu
afecteaz cu nimic culoarea textului.
Pentru a selecta culoarea pe care dorii s-o utilizai facei clic pe sgeata din
dreapta butonului Font/Fore Color sau Fill/Back Color. Dup apariia meniului
culorilor facei clic pe culoarea pe care dorii s-o folosii. De remarcat este
faptul c culoarea petnru care ai optat apare i de-a lungul butonului de pe bara
de instrumente.
Pentru a schimba culoarea unei casete de text sau a unei etichetei din cadrul
raportului dumneavoastr, facei clic pe marcatorul cu care dorii s lucrai.
Pentru a schimba culoarea fontului facei clic pe butonul Font/Fore Color, iar
pentru a modifica culoarea fundalului facei clic pe butonul Fill/Back Color i
vei observa c setrile sunt aplicate i vor putea fi vizualizate pe ecran n doar
cteva clipe, asemenea etichetei din Figura 19-6 care poart cu mndrie strai
nou de srbtoare de culoare gri (fundalul).

Pentru a schimba culoarea textului dintr-o caset de text sau a textului unei
etichete putei utiliza i butonul Font/Fore Color. Aa cum putei observa i n
Figura 19-7 n care a fost folosit un text alb care plutete pe un fundal negru,
Fig. 19-6:
Putei colo-
ra fundalul
oricrui
element din
raportul
dvs.
306
este foarte simplu s creai efecte speciale alegnd culori contrastante pentru
elementele de deasupra (textul) i fundal.

Trebuie s fii foarte ateni cnd alegei culorile deoarece dac alegei acceai
culoare i pentru text i pentru fundal, va prea c textul a disprut pur i
simplu! Totui, dac vi se ntmpl aa ceva, tot ceea ce trebuie s facei este s
alegei Edit Undo Property Setting pentru a reveni la setrile iniiale ale
culorilor totul va fi ca nainte.
Cum s v jucai cu lucrurile
Simii nevoia s facei puin curenie? Pai ce s v spun, este foarte simplu s
mutai aproape orice element din raportul dumneavoastr(caset de text,
etichet, linie, i alte astfel de elemente). De fapt, mutarea lucrurilor este att de
simpl nct trebuie s lucrai foarte ncet i s fii foarte ateni pentru a nu muta
i elemente al cror loc nu trebuie schimbat.
Dac dorii s mutai o linie, o caset, o etichet sau o caset text, executati
paii urmtori:
1. Facei clic pe elementul pe care dorii s-l mutai.
n acest moment apar o mulime de ptrele negre care-l nconjoar,
acesta fiind modul prin care programul Access 2000 v comunic
faptul c elementul este selectat.
Dac avei probleme legate de selectarea unei linii, ncercai s facei
clic la sfritul acesteia. Astfel de probleme se mai ntmpl din cauza
faptului c din anumite motive, programului Access 2000 i trebuie
ceva timp de gndire pn s-i dea seama care sunt inteniile
dumneavoastr, respectiv c dorii s selectai linia. Adar, se pare c
executarea unui clic la sfritul liniei l ajut pe program s-i
imagineze cam ce dorii de la el.
Fig. 19-7:
Pentru a re-
aliza exact
efectul do-
rit de dvs.,
combinai
i ameste-
cai culori-
le!

S
F
A
T


307
2. Mutai pointer-ul mouse-ului la unul din capetele elementeului
selectat.
Cnd executai acest pas, pointer-ul mouse-ului se transpform ntr-o
mnu. Nu-i aa c-i haios?
3. Apsai i inei apsat butonul stnga mouse i apoi tragei
elementul n noua sa poziie.
Pe msur ce mutai mouse-ul, mnua traseaz conturul obiectului
selectat de dumneavoastr-oricare ar fi acesta. (n funcie de placa
video a calculatorului dumneavoastr, mnua ofer fie posibilitatea
vizualizrii modului n care se face mutarea obiectului ca atare, fie
doar a conturului acestuia care hoinrete pe ecran.)
4. n momentul n care elementul planeaz deasupra noii sale locaii,
eliberai butonul mouse-ului.
Dac ceva nu merge aa cum ar trebui i dorii s anulai mutarea
respectiv, alegei EditUndo Property Setting sau apsai combinaia
de taste Ctrl+Z (tasta universal de anulare -Undo). Ei bine, ave
noroc, deoarece Access 2000 este foarte ierttor cnd este vorba de
astfel de lucrurui.
n unele rapoarte Access 2000 (i cnd spun unele m refer n primul rnd la
cele create de Columnar Report Wizard), caseta de text i eticheta fiecrui cmp
din raport sunt lipite unele de altele, acest lucru nsemnnd c la mutarea
uneia se mut i cealalt automat. In acest caz, dac dorii s o mutai pe una
dintre ele iar cealalt s rmn nemicat trebuie s modificai un pic
procedura de mai sus. Aadar, dac v aflai n aceast situaie urmaii paii
anteriori, numai c n loc s mutai cursorul la unul dintre capetele
marcatorului, mutai-l pe unul dintre ghidajele mari (n form de ptrat)
prezentate n Figura 19-8.

S
F
A
T

Fig. 19-8:
Pentru a
muta
separat o
etichet
sau o case-
t de text
folosii ghi-
dajele mari.
Mut eticheta
Mut cmpul
308
Ghidajul din stnga are rolul de a muta eticheta.
Ghidajul aflat n mijlocul celor doi marcatori are rolul de a muta caseta de
text.
n momentul n care pointer-ul mouse-ului este poziionat pe ghidaj, cursorul se
transform ntr-un deget arttor, iar acesta este semnul c putei trece la pasul
3, adic s apsai i s inei apsat butonul mlouse-ului i apoi putei s face
mutarea dorit. Dup ce ai poziionat caseta de text n locul dorit trebuie s
eliberai butonlu mouse-ului. Dac pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o
sgeat bidirecional (care are rolul de a redimensiona elementul respectiv i
nu de a-l muta) n loc s se transforme ntr-un deget, ncercai s pozionai
pointer-ul mouse-ului pe ghidajul cel mare nc o dat.
Celelalte tipuri de rapoarte (de exemplu Tabular Reports sau Labels) nu
combin cele dou elemente-eticheta i caseta de text- aa cum se ntmpl n
cazul rapoartelor de tip Columnar. In cazul unor astfel de rapoarte, fie c nu
apare nici o etichet, fie c apare o singur dat, n cadrul seciunii Page
Header. Pentru cazul n care etichetele nu sunt legate de casetele text
corespunztoare trebuie menionat faptul c ele apar separat, fr a avea fiecare
ghidaje mari ca cele din Figura 19-8.
Pentru a redimensiona caseta de text dorit utilizai ghidajele mici aflate la
marginile acesteia. De exemplu, dac v dai seama ca informaile unei casete
de text nu sunt vizibile n ntregime, facei clic pe aceasta i folosii ghidajele
mici pentur a mai lrgi un pic caseta respectiv. Dac caseta conine multe
informaii putei s o facei mai nalt; caz n care programul Access
rearanjeaz informaile pe mai multe rnduri.
Mrimea spaiului dintre marcatori determin spaul care va aprea ntre
elementele respective atunci cnd vei tipri raportul. Mrirea acestui spaiu
ofer raportului dumneavoastr un aspect mai degajat, iar micorarea acestuia
v permite s avei un volum mai mare de informaii pe fiecare pagin.
Apropiai-v de ceea ce este mai frumos!
Din punct de vedere organizatoric, liniile i bordurile marcator realizeaz nite
lucruri minunate pentru raportul dumneavoastr. Concret, ele atrag ochii
cititorilor ctre anumite pri ale paginii, ctre anumite seciuni .ale raportului
dumneavoastr i n general mbuntesc o pagin care altfel ar fi fost
searbd. Bara de instrumente conine trei butoane folositoare pentru a ataa cu
mare vitez diverse linii i borduri: butonul Line/Border Color, butonul
Line/Border Width i binecunoscutul buton Special Effects.


309
Cum putei colora liniile i bordurile
Butonul Line/Border Color v ajut s schimbai culoarea liniilor care
marcheaz bordura unei casete de text i liniilor trasate n cadrul raportului
dumneavoastr cu instrumentul Line. Acest buton funcioneaz exact ca
butoanele Back Color i Font/Fore Color (acestea dou n cazul textului), aa c
presupun c tii deja multe lucruri despre utilizarea lor (Este ceva comfortant,
nu-i aa?).
Dac dorii s schimbai culoarea unei linii sau a bordurii unui marcator urmai
paii:
1. Pentru a selecta o linie sau un marcator trebuie s facei clic pe ea
(el).
Nu uitai c pentru a selecata o linie trebuie s facei clic la sfritul
acesteia deoarece n sens contrar nu vei reui dect s facei clic i iar
clic degeaba (adic fr a reui vreodat s o selectai).
2. Facei clic pe sgeata care se afl lng butonul Line/Border
Color.
Efectul este apariia pe ecran a unei palete de culori autoderulant care
conine(ca n Figura 19-9).

3. Facei clic pe varianta aleas din curcubeul de opiuni care v este
oferit.
Cum s modificai grosimea liniilor i a bordurilor
dumneavoastr
Pe lng faptul c pute colora linii i borduri, mai putei s stabilii i grosimea
acestora:
Fig. 19-9:
Alegei tot
ceea ce v
dorete
inimioara
din ntreaga
palet de
culori.
310
1. Facei clic pe linia sau pe marcatorul de text cu care dorii s
lucrai.
2. Pentru a fi afiate opiunile privind stabilirea grosimii liniilor i
bordurilor facei clic pe butonul Line/Border Width.
Toate opiunile pentru dimensionarea liniilor i bordurilor sunt
prezentate ca numr de puncte-points (unde cuvntul point, care este
un cuvnt tmpiel, reprezint de fapt inci). Meniul respectiv ofer
opuni cum ar fi: linie subire (jumtate de punct),linie cu grosimea de
un punct, de dou puncte, de trei puncte, de patru puncte, de cinci
puncte i chiar i Linia Monstru cu grosimea de 6 puncte care a
devorat ntreg oraul Toronto (O linie de 6 puncte msoar inci
grosime, dar dac o vei folosi n cadrul unui raport v asigur c va
prea chiar grosu.).
3. Facei clic pe orice tip de opiune Line/ border width pe care o
dorii.
Pentru chestiunea n discuie pot spune c asta-i cam tot! Bineneles
c la fel ca i n cazurile anterioare, dac ai greit ceva legat de
subiectul n cauz l putei repara prin alegerea instruciunilor
EditUndo Property Setting. Asadar, ncercai toate opiunile ct de
mult i de des dorii!
Cum s adugai efecte speciale liniilor i bordurilor
dumneavoastr
Putei modifica stilul bordurii unui marcator folosindu-v de butonul Special
Effects. n spatele acestui buton se ascund ase opiuni, aa cum se poate
observa i n Figura 19-10.

Fig. 19-10:
Iat i cele
ase
opiuni de
bordur
Special
Effects.
Umbrit
Afundat
Drept
Ridicat
Gravat
Sculptat

311
Opiunile Sunken i Raised schimb de fapt culorile a dou laturi ale casetei de
text , iar efectul obinut este un look tridimensional al casetei. Selectarea unei
bvorduri afundate face ca eticheta sau caseta de text s par ca i cum ar fi
mpins ctre text; iar o bordur ridicat creaz impresia c caseta
dumneavoastr rsare din text. Figura 19-11 v ofer un exemplu de bordur
ridicat i unul de bordur afundat. Diferena este izbitoare, nu-i aa?
(bineneles c glumesc!)

n timp ce opiunea Chiseled v d impresia c porunea inferioar a bordurii
casetei dumneavoastr de text este ridicat, opiunea Etched d impresia c
bordura este gravat n fundalul din jurul casetei de text. Culorile casetei
dumneavoastr de text i ale fundalului raportului afecteazmodul n care vor
arta aceste borduri. Figura 19-12 ilustreaz exemple ale celor dou tipuri de
borduri.

Folosirea opiunii Shadow duce la adugarea unei umbre n partea din dreapta
jos a casetei de text. Opiunea Flat adaug o bordur tip linie simpl, adic o
bordur standard de jur-mprejurul casetei.
Dac dorii s adugai efecte speciale la bordurile marcatorilor urmai aceiai
pai de baz pe care i-ai fi parcurs pentru a modifica dimensiunea sau culoarea
unei borduri, adic:
1. Facei clic pe marcatorul a crui bordur dorii s o modificai
Fig. 19-11:
Ei bine,
putei
spune care
este
diferena
dintre cele
dou?
Fig. 19-12:
Cu siguran-
c nu pu-
tei s
facei abs-
tracie de
deosebirea
dintre aces-
te dou
efecte!
312
2. Pentru a fi afiate cele ase opiuni pe care le avei la dispoziie
trebuie s facei clic pe sgeata care se afl lng butonul Special
Effects.
3. Facei clic pe efectul special pe care dorii s-l adugai.
Dac nu putei accesa toate butoanele din lista autoderulant Special Effects,
putei trage lista n afara barei de meniuri. Pentru aceasta trebuie doar s facei
clic pe sgeata ndreptat n jos pentru a afi lista i apoi s facei clic pe bara
aflat n partea superioar a zonei de afiaare. Cnd tragei pointer-ul n jos spre
stnga, (n afara bordurii listei) va aprea un dreptunghi punctat, de aceeai
dimensiune i form ca i lista respectiv care v va nsoi pe parcursul
cltoriei. n momentul n care putei vedea ntregul dreptunghi eliberai
butonul mouse-ului. Ta daaaa! Doamnelor i domnilor, am onoarea s v
prezint bara de instrumente flotant care afieaz opiunile Special Efefects.
Cum s modelai textul
Instrumentele aflate n partea stng a barei de instrumente modific stilul
textului din caseta selectat de dumneavoastr. Putei alege fontul (forma
actual a caracterleor folosite pentru a afia textul de fa) i dimensiunea
acestuia i mai putei opta ca textul s fie aldin, italic sau subliniat. Tot ceea ce
trebuie s facei pentru a obtine toate acestea este s utilizai butoanele pentru
formatare pe care le putei vedea i n Figura 19-13.

Pentru a modifica fontul sau dimensiunea acestuia trebuie doar s facei clic pe
sgeata care se afl n partea dreapt a casetei tip list Font sau Font Size i apoi
s selectai ceea ce dorii din lista autoderulant care apare. Pentru a activa sau
dezactiva caracteristicile bold, italic sau underlined selectai textul respectiv i
facei clic pe butonul corespunztor. n cazul n care facilitatea aleas este
activ, atunci cnd facei clic pe ea aceasta devinde inactiv, adic practic

S
F
A
T
Fig. 19-13:
Aceste
instrumente
modific
look-ul
textului
dvs.
Afieaz modul n care arat literele
Caseta de control a dimensiunii literelor
Face ca textul s fie aldin
Face ca textul s fie italic
Subliniaz textul

313
dumneavoastr o dezactivai. n momentul n care aceste faciliti de formatare
sunt active, butonul pare a fi mpins cu for pe suprafaa barei de instrumente.
De asemenea, dumneavoastr putei decide modul n care s fie aranjat textul n
cadrul etichetelor i al casetelor de text. Pentru a modifica modul de aranjare al
textului pentru o etichet sau o caset de text trebuie doar s selectai
marcatorul dorit i s facei clic pe unul dintre cele trei butoane pentru aliniere
care se afl pe bara de instrumente.

Aliniaz textul la stnga
Aliniaz textul la dreapta
Centreaz textul
n Figura 19-14 ambele etichete din stnga-sus sunt aliniate la stnga, dar
casetele de text variaz puintel. Cea din dreapta-sus este aliniat la dreapta, dar
cea de dedesubtul acesteia este aliniat la stnga. Dup cum putei vedea,
casetele de text care nu sunt aliniate aa cum trebuie sunt puintel cam
deranjante. Pentru a putea realiza raportul cel mai artos posibil trebuie s fii
ateni la detaliile minore cum ar fi de exemplu etichetele, i modul de aliniere a
datelor. Efortul dumneavoastr s-ar putea materializa n ceva care s fac o
distincie clar ntre un raport dificil de citit i un obiect al cosmeticii
informaionale.

Haidei s ne uitm pe furi!
Dup ce v-ai fit ndeajuns prin vizualizarea Design, vei ajunge la un
moment dat n punctul n care vei dori mai degrab s vedei raportul final
dect s contemplai magia tehnic care a fost folosit pentru a crea produsul
final. Orict de mult imaginaie ai avea, v spun foarte clar c este foarte
Fig. 19-14:
Putei
modifica
aliniamen-
tul textului
dvs. pentru
casetele de
text i
etichete.
ActualPrice
ItemID 16
$475,00
Aliniere stnga Aliniere dreapta
314
dificil s vizualizai modul n care va arta practic totul, adic modul n care se
vor ncadra toate elementele cnd vei tipri raportul. Pentru a v veni n ajutor,
programul Access 2000 v pune la dispoziie dou instrumente diferite pentru a
v previzualiza raportul.

Layout Preview: Atunci cnd alegei Layout Preview, programul Access
2000 ia o parte din datele dumneavoastr i le aranjeaz pentru a v da o
idee despre modul n care vor aprea datele n raportul
final.Previzualizarea ilustreaz numai o parte a datelor (ca un fel de
mostr), fr a face calcule finale pe care dumneavoastr le-ai menionat.
Ideea este de a vedea cum arat raportul i nu de a revedea calculele pe
care le conine, nu? Pentru a vedea Layout Preview facei clic pe sgeata
ndreptat n jos aflat lng butonul Report View i apoi selectai Layout
Preview din lista autoderulant care apare, aa cum este prezentat i n
Figura 19-15.
Print Preview: Dac dorii s v fie oferit o previzualizare a ntregului
raport, adic una care s conin calcule finisate i toate datele selectai
Print Preview prin executarea unui clic pe butonul Print Preview (sau
putei urma o cale mai lung, adic s facei o plimbare prin mprejurimi,
s facei clic pe sgeata ndreptat n jos aflat lng butonul Report View
i apoi s selectai Print Preview din lista autoderulant prezentat n
Figura 19-15).

Indiferent de modul de abordare, vei vedea un ecran Print Preview asemntor
celui din Figura 19-16. Diferitele elemente ale raportului dumneavoastr apar
aa cum vor aprea atunci cnd vei tipri raportul. Dac ajungei la aceast
faz i dorii s modificai ceva din ceea ce vedei pe ecran, putei folosi
elementele de control aflate n partea superioar a ferestrei Print Preview.

315

Dac dorii s aflai mai multe informaii legate de utilizarea facilitii Print
Preview i Layout Preview consultai Capitolul 17.

Fig. 19-15:
Dac dorii
s vedei
cum va
arta
raportul
dvs. alegei
Layout
Preview;
dac dorii
s vedei
ntreg
raportul
alegei
Print
Preview.
Fig. 19-16:
Opinea
Print
Preview v
prezint
exact
modul n
care va
arta
raportul
dvs. cnd l
vei tipri.

S
F
A
T

316
Cum putei utiliza facilitatea
AutoFormat pentru a obine un raport
artos
Dac dorii s modificai modul n care arat raportul dumneavoastr (ntregul
raport) prin executarea unui singur clic sau prin executarea a dou clic-uri
simple simplue utilizai butonul AutoFormat. n momentul n care facei clic
pe acest buton, programul Access 2000 v ofer cteva pachete de formatri
diferite care reseteaz totul ncepnd de la fontul titlului i pn la culoarea
liniilor care despart elementele raportului dumneavoastr.
Pentru a utiliza facilitatea AutoFormat parcurgei paii urmtori:
1. Facei clic pe aria gri goal de sub Report Footer.
Aceast aciune ar putea suna puin ciudat avnd n vedere c este
vorba de primul pas, dar v asigur c exist un motiv care i pe mine
m depete (sau mcar de aceast dat). Executarea unui clic n
aceast zon reprezint cel mai simplu mod de a a-I comunica
programului Access 2000 c nu dorii s selectai doar anumite pri
(seciuni) ale raportului dumneavoastr. Dac se ntmpl s selectai
numai o anumita seciune a raportului i s utilizai comanda
AutoFormat, efectul const doar n modificarea coninutului aceleia.
Dei uneori o asemenea precizie poate fi binevenit, n majoritatea
cazurilor vei dori ca AutoFormat s refac i deci s acioneze asupra
ntregului raport.
2. Facei clic pe butonul AutoFormat de pe bara de insturmente.
Efectul este apariia casetei de dialog care listeaz variatele seturi de
opiuni pentru formatare pe care le avei la dispoziie.
3. Facei clic pe numele formatului dorit i apoi facei clic pe OK (ca
n Figura 19-17).
Programul Access 2000 actualizeaz toate elementele din raportul
dumneavoastr conform noului look selectat.
Dac se modific numai cteva casete de text dintr-o secune, iar majoritatea
raportului rmne neschimbat revenii la pasul 1 relua pasul acela legat de
executarea unui clic n zona gri. Snsele ca dumneavoastr s fi selectat o

317
singur secune atunci cnd ai fcut clic pe opiunea AutoFormat sunt destul
de mari.

Pentru a crea propriile dumneavoastr formatri putei utiliza butonul
Customize si putei fi siguri c programul Access 2000 le va salva pe pagina
AutoFormat, n vederea unei utilizri n viitoar. Aadar, trebuie doar s
formatai raportul folosindu-v de un set de fonturi, de culori i borduri pentru
toate elementele acestuia, apoi s facei clic pe AutoFormat. In cadrul casetei de
dialog AutoFormat, facei clic pe Customize. Dup ce ai ajuns n acest punct
putei opta pentru adugarea noii formatri create de dumneavoastr n lista
existent sau pentru nlocuirea unei formatri mai vechi cu cea nou. V
sftuiesc s nu redefinii nici una dintre formatrile implicite, ci, n cazul n care
dorii s adugai nou dumneavoastr format n lista respectiv s creai o nou
intrare AutoFormat. Denumi-v formatarea apoi facei clic pe Close ca s
scpai de caseta de dialog.
Cum s aranjai totul n cel mai scurt
timp
Trebuie s v spun c atunci cnd ncepei s tot mutai diferite elemente din
raportul dumneavoastr este foarte simplu s v jucai cu el, dar numai dac nu
arat aa cum trebuie din punct de vedere al aspectului, al alinierii, etc. De
exemplu, poate c ai poziionat titlurile coloanelor n Page Header i
informaiile prezente n cadrul aceleiai pagini, dar mai jos, n cadrul unei linii
Detail. Bineneles c ai dori ca anteturile s fie aliniate cu casetele de text, dar
este foarte posibil ca simpla mutare manual a elementelor n diferite locuri din
pagin i aprecierea ochiometric s nu v fie de nici un folos.
Fig. 19-17:
Alegei
look-ul care
v place i
aplicai-l
ntregului
raport.

S
F
A
T
318
Liniile de gril de pe fundalul ecranului v pot fi de mare ajutor n ceea ce
privete pozionarea elementelor pe ecran prin alinierea lor paralel cu liniile
verticale sau cu diferite puncte de pe ecranul Design. Cnd mutai un obiect n
cadrul unui raport putei alege FormatSnap to Grid pentru a vedea dac
obiectul respectiv st aliniat fa de aceste puncte sau dac putei muta obiectul
printre puncte aa cum dorii dumneavoastr.
ntotdeauna cnd mutai un obiect i opiunea Snap to Grid este activat vei
observa c colul din stnga sus al obiectului este aliniat fa de un anumit punct
al grilei. Dac alegei aceast comand cnd redimensionai obiectul respectiv,
prile laterale ale obiectului mutat vor fi aliniate fa de punctele grilei.
Figura 19-18 v prezint cteva obiecte pe care le-am mutat pe anumite poziii
pe ecran. Am poziionat elementele n coloana din stnga cu ajutorul comenzii
Snap to Grid i am mai poziionat elementele n coloana din dreapta cu propriile
mele mnue, adic fr ajutorul comenzii Snap to Grid. De reinut este faptul
c marcatorii etichete din coloana din stnga sunt aliniai foarte bine, n timp ce
casetele de text din partea dreapt sunt mprtiate pe toat pagina. i m-am
ostenit att de mult pentru ndeplinirea visului meu de a deveni chirurg!

Celelalte comenzi ale meniului Format pe care le-ai putea considera utile
pentru aranjarea obiectelor n cadrul raportului dumneavoastr sunt:

Align: Putei alege dou sau mai multe obiecte i le putei alinia ntre ele
(unul fa de altul) sau fa de liniile de gril. Selectarea opiunilor Left,
Right, Top sau Bottom duce la alinierea unei pri (partea stng, dreapt,
de sus dau de jos) a elementelor selectate. De exemplu, dac selectai trei
obiecte i alegei FormatAlignLeft, acestea (obiectele)vor fi mutate
astfel inct marginile lor din stnga s fie perfect aliniate. n mod implicit,

Fig. 19-18:
Facilitatea
Snap to
Grid v
ajut s v
pstrai
rapoartele
bine
organizate
i curate
fr a abu-
za de nervii
dvs.

319
programul Access 2000 mut obiectele astfel nct s fie aliniate cu
obiectul din extremitatea stng.
Size: Putei modifica dimensiunea unui grup de obiecte prin simpla
selectare a obiectelor i apoi prin alegerea unei opiuni din submeniul Size.
De exemp[lu, puteti alege Sizeto Fit, care are ca efect ajustarea
dimensiunii elementelor de control astfel nct fiecare dintre acestea s fie
destul de mare pentru a putea pstra informaile connute. Alegei Size
to Grid pentru a ajusta elementele de control astfel nct toate colurile
acestora s fie pozionate pe punctele grilei. De asemenea, mai putei
ajusta elementele de control unele fa de altele.
Dac alegei Sizeto Tallest, Sizeto Shortest, Sizeto Widest sau
Sizeto Narrowest, fiecare caset din grupul selectat va fi ajustat
conform caracteristicii respective. Cu a lte cuvinte, dac selectai un grup
de elemente de control i apoi alegei Sizeto Tallest, fiecare element de
control selectat va fi redimensionat astfel nct s aib nlimea egal cu
cea a celui mai inalt element de control din grupul selectat.
Horizontal Spacing, Vertical Spacing: Folisii aceste comenzi pentru a
distana uniform un grup de obiecte care a fost selectat. Aceast facilitate
poate fi foarte util dac dorii s separai elementele din titlul unui raport.
Tot ceea ce trebuie s facei pentru ca Access 2000 s realizeze o
distanre uniform este s selectai elementele grupului respectiv i apoi
s alegei FormatVertical SpacingMake Equal.
n Figura 19-19 sunt ilustrate patru etichete i casete de text care apar n
partea superioar a imaginii i care sunt cam amestecate i mai sunt
ilustrate n partea inferioar a paginii nc patru etichete i casete de text,
elemente care au fost amplasate cu ajutorul comenzii Make Equal.

Fig. 19-19:
Comanda
Make Equal
realizeaz o
amplasare
uniform a
marcatorilor
pe pagin.
320
Cum s desenai propriile
dumneavoastr linii
Pentru a face ca raportul dumneavoastr s fie puin mai uor de citit putei
alege o cale foarte simpl i anume aceea de a aduga linii care s delimiteze
diferitele seciuni. Pentru a aduga astfel de linii n raportul dumneavoastr
parcurgei paii urmtori:
1. Deschidei caseta cu instrumente prin executarea unui clic pe
butonul intitulat Toolbox care se afl pe bara de instrumente.
Pariez c nu putei spune asta de cinci ori consecutiv rapid!
2. n cadrul casetei cu instrumente facei clic pe Line.
Cnd selectai instrumentul Line, cursorul calculatorului dumnea-
voastr se transform ntr-o cruce nsoit de o linie nclinat spre
dreapta-jos.
3. Facei clic n locul din care dorii s porneasc linia, trage ctre
locul unde dorii s se termine i apoi eliberai butonul mouse-
ului.
Access va aduga o linie de-a lungul caii indicate de dumneavoastr.
Dac dorii s mai dichisii liniile create putei folosi diferitele butoane de pe
bara de instrumente (deja prezentate n cadrul acestui capitol). De exemplu,
dac dorii s schimbai culoarea unei linii, grosimea acesteia i look-ul su
folosii butoanele Line/Border Color, Line/Border Width, i Special Effects.
Pentru a desena casete n jurul unor elemente (n jurul fiecrui element n parte)
din raportul dumneavoastr putei utiliza instrumentul Box. Aadar facei clic
pe punctul n care dorii s fie pozionat colul din stnga-sus al casetei
dumneavoastr i tragei forma respectiv n jos pn la colul din dreapta-jos.
Si iat c dup ce eliberai butonul mouse-ului, caseta este gata!
Inserarea ntreruperilor de pagin
De cele mai multe ori, ntreruperile de pagin nu ocup o poziie prea nalt n
clasamentul de prioriti al rapoartelor. n schimb, pe dumneavoastr v
preocup lucruri cum ar fi alinierea datelor i aranjarea lor pe linii i coloane,

321
realizarea unor sumaruri care s funcioneze i alegerea nuanei potrivite a
culorii mov (sau acea culoare aducea mai mult cu un roz-maroniu?) care s
poat fi aplicat liniilor i bordurilor etichetelor dumneavoastr.
i totui, cteodat poate c dorii cu adevrat s-I comunicai programului
Access 2000 care credei dumneavoastr c este locul unde ar trebui s se
termine o pagin a raportului. Ei da, poate c dorii ca fiecare pagin s se
ncheie cu executarea unui anumit calcul, sau pur i simplu s avei nite
informaii care s stea grupate pe aceeai pagin. Oricare ar fi motivul,
inserarea unei ntreruperi de pagin este la fel de uor i de rapid de realizat
cum este i executarea unui clic.
Dac dorii s inserai o ntrerupere de pagin n raportul dumneavoastr Access
2000, urmaii paii:
1. Facei clic pe butonul Page Break aflat n caseta cu instrumente.
Pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o cruce subiric nsoit de o
pagin, ceea ce semnific faptul c suntei pe cale de a face ceva care
implic utilizarea unei anumite pagini (A dori ca la un moment dat
n viitor s fiu angajat pentru a proiecta pointere de mouse pentru
programele Windows. V putei imagina punndu-v n locul
dirigintelui clasei din care face parte copilul dumneavoastr i fcnd
o descriere a ceea ce nseamn s realizezi ceea ce am spus mai sus,
adic n ce const o asemenea munc?).
2. Poziionai crucea cea subiric acolo unde dorii s se afle
ntreruperea de pagin i apoi facei clic pe butonul stnga mouse.
Efectul este apariia ctorva semne mici i negre n. partea stng a
raportului. Credei sau nu, eu tot trebuie s v spun c aceast notaie
mrunt reprezint de fapt chiar marcatorul ntreruperii de pagin. De
acum ncolo acesta este locul de unde va ncepe o nou pagin.
Dac dorii s nlturai o ntrerupere de pagin pe care ai adugat-o cu atta
grij facei clic pe marcatorul acesteia i apoi apsai tasta Delete. Iat c a
disprut cu totul! Dac dorii s mutai ntreruperea de pagin facei clic pe ea,
apsai i inei apsat butonul mouse-ului i apoi tragei marcatorul n noua
locaie. n momentul n care ntreruperea de pagin planeaz deasupra punctului
de aterizare, eliberai butonul mouse-ului pentru a poziiona corect ntreruperea.

S
F
A
T
322
Dichisii un pic mprejurimile cu ajutorul
ctorva imagini
Dac dorii s v dichisii un pic raportul v pot spune c adugarea unei
imagini reprezint una dintre modalitile cele mai sigure. Pentru a crea un
cadru n care s putei copia o imagine din colecia dumneavoastr clip art
putei utiliza butonul Image din caseta de instrumente.
Imaginile sunt grozave, dar v sftuiesc s adugai imagini numai n zona
Report Header sau Page Header. Dac introducei o imagine n seciunea Detail
(de exemplu), este foarte posibil ca aceasta s se repete de att de multe ori
nct raportul s arate ca i cum dumneavoastr ai fi dorit ca acesta s conin
multe imagini i doar cteva informaii n loc ca acesta s conin doar cteva
imagini care s mai ncing atmosfera creat de datele prezentate.
Dac nu avei o imagine pe care s dorii s-o utilizai dar avei una pe cale de a
se finaliza i a prinde via v putei aduga un obiectul OLE folosidu-v de
opiunea Unbound Object Frame. OLE (abreviere care provine de la object
linking and embedding) v permite s introducei pe pagin un obiect, n acelai
timp pstrndu-se legtura acestuia cu fiierul original. Aadar, orice modificri
aduse fiierului original se vor reflecta i asupra obiectului din raportul
dumneavoastr. Legtura poate fi fcut cu o imagine sau orice tip de fiier care
accept tehnologia OLE.
Cnd facei clic pe orice imagine sau pe instrumentul intitulat Unbounded
Object Frame v alegei cu un pointer sub forma semnului plus, butonul
imaginii aflndu-se n dreapta-jos. Ei bine, odat ajuni aici, putei folosi acest
instrument pentru a desena o caset pe ecran.

Dac folosii instrumentul Image: Programul Access 2000 deschide
caseta de dialog Picture pe care o putei folosi pentru a localiza imaginea
pe care dorii s-o inserai.
Dac folosii instrumentul Unbounded Object Frame: Access 2000
deschide caseta de dialog Insert Object astfel nct dumneavoastr s putei
alege tipul obiectului de inserat. Aceast opiune v permite s inserai
obiecte de diferite tipuri, de la imagini grafice la fiiere de sunet digital;
putei s inserai chiar i o foaie de lucru Excel (m refer la ntreaga foaie
de lucru!). Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la magia
tehnologiei OLE, consultai cartea OLE For Dummies, autori John Mueller
i Wallace Wang.)

S
F
A
T


323
Mai putei aduga imagini raportuli dumneavoastr i prin decuparea sau
copierea acestora din alt program, memorndu-le n Clipboard i apoi lipindu-le
n locul dorit. Aceast tehnic este cea mai simpl i de fapt i singura care este
simpl i cu ajutorul creia putei insera doar o anumit parte a imaginii dintr-
un fier.
Trimitei rapoartele dumneavoastr spre
rezolvare diferitelor programe din
(Microsoft) Office
V spun cu toat sinceritatea de care pot da dovad c putei face o groaz de
chestii cu programul Access 2000, dar n unele situai se poate ntmpla ca alte
programe s poat rezolva un anumit lucru mai bine dect programul de fa i
astfel s poat s v fac viaa mai uoar. Inginerii de la compania Microsoft
au nzestrat programul Access 2000 cu capacitatea de a trimite direct informaii
altor programe Microsoft.
Trebuie s v spun (nu-i aa?) c elementul cheie al acestei mecherii este
succesiunea ToolsOffice Links (mai precis opiunea Office Links) care se
acceseaz pornind de la meniul principal. Acesta conine trei opiuni: dou
pentru trimiterea raportului dumneavoastr n Microsoft Word i una pentru
expulzarea ctre Excel.
De la Access la Word
Opiunea Word i spune progarmului Access 2000 c trebuie s converteasc
diferitele elemente din raportul dumneavoastr n diferite forme pe care le
nelege Word-ul i apoi s construiasc produsul final sub forma unui
document nou de tip Word. De fapt programul Access deschide automat
documentul n Word (i asta special pentru dumneavoastr). Bineneles c
aceasta se poate ntmpla numai n cazul n care avei o copie n Word iar
calculatorul dumneavoastr are destul de mult memorie pentru a rula simultan
ambele programe, respectiv Word i Access.
Probabil c dac avei o carte despre Word, aceasta se intituleaz Word 2000
pentru Windows pentru aMICI, autor Dan Gookin (Editura Tehnic). Am
presupus corect? Ei, aa-i?

S
F
A
T

S
F
A
T

324
De la Access la Excel
Opiunea Analize It with MS Excel preia raportul dumneavoastr (sau orice
informaii la care lucrai n Access 2000) creaz o foaie de date i apoi
formateaz datele asemenea unei foi de lucru Excel. Fiecare linie a raportului
are propriul su rnd, iar informaiile care alctuiesc coloanele n raportul
dumneavoastr Access 2000 devin coloane separate pe foaia de lucru Excel.
Asta nseamn c calclatorul dumneavoastr ruleaz programul Excel i
afieaz cea mai nou creaie a dumneavoastr. Aadar, putei folosi orice
instrument Excel (inclusiv diagramele) pentru a analiza, a interpreta i n
general pentru a abuza de datele dumneavoastr
Dac dorii s aflai mai multe informaii referitoare la modul n care putei
determina programul Excel 2000 s fac nite mecherii impresionante la care
dumneavoastr poate c nici nu v-ai fi gndit procurai-v un exemplar al crii
Excel 2000 pentru Windows pentru aMICI!, autor Greg Harvey (Editura
Tehnic).
De la Access la Mail Merge
Butonul Merge It este disponibil numai atunci cnd lucrai cu o tabel sau cu o
interogare. Spre deosebire de alte butoane care v fur informaiile i fug cu
ele, executarea unui clic pe butonul Merge It (sau alegerea comenzii Merge It)
duce la pornirea lui Mail Merge Wizard. Acest Vrjitor v cluzete paii pe
drumul pe care trebuie s-l parcurgei pentru a lega baza dumneavoastr de date
de un document Word Mail Merge.

S
F
A
T
Capitolul 20
Anteturi i subsoluri pentru
grupuri, pagini ba chiar i pentru
rapoarte ntregi (pe legea mea!)
n acest capitol
Cum s ajungei la coninutul seciunilor
Gruparea i sortarea nregistrrilor dumneavoastr
Ajustarea dimensiunii seciunilor
Modificarea aspectului final al raportului dumneavoastr
Cum s deinei controlul asupra anteturilor i subsolurilor
Cum s introducei expresii n cadrul subsolurilor
Adugarea datelor i numerotarea paginilor

rjitorii sunt ct se poate de folositori n ceea ce privete realizarea
raportelor, dar asta este cam tot ceea ce pot face ei pentru dumneavoastr.
Aadar, chiar dac suntei ajutai de un Vrjitor, tot trebuie s tii cte ceva
despre modul n care putei grupa cmpurile raportului dumneavoastr cu
scopul de a obine cele mai bune rezultate. De asemenea, este foarte posibil ca
dup o anumit perioad dup ce ai terminat raportul s fie nevoie s facei
ceva modificri n ceea ce privete modul de organizare sau s modificai
diferitele sale componente pentru a v satisface necesitile care se afl ntr-o
schimbare permanent. Pentru a rezaliza tot felul de astfel de modificri asupra
raportului dumneavoastr trebuie s trecei n vizualizarea Design i s realizai
manual schimbrile dorite.
Nu intrai n panica! Acest capitol a fost gndit astfel nct s v vin n ajutor
i s putei rezolva aceste probleme epoase. n cadrul acestui capitol v voi
explica concret care este logica care se ascunde n spatele gruprii cmpurilor
unui raport i v voi prezenta cteva dintre opiunile pe care le avei la
V
326
dispoziie pentru grupurile dumneavoastr. De asemenea, v voi cluzi paii
prin pdurea vizualizrii Design care este o zon periculoas; asta n cazul n
care a existat vreodat o asemenea pdure.
Fiecare lucruor la locul lui
Secretul unei organizri de succes a unui raport rezid n modul n care realizai
poziionarea marcatorilor (care n limbajul curent al programatorilor sunt
cunoscui sub denumirea de elemente de control) pentru etichetele i cmpurile
din proiectul raportului respectiv. Fiecare parte a proiectului raportului este
mprit n seciuni (n alte programe de baze de date fiecare seciune poart
denumirea de ceat-tii, doar am mai discutat asta i n Capitolul 19, nu?) care
reprezint de fapt diferite pri ale raportului dumneavoastr. Faptul c o
anumit parte a raportului se afl n nu-siu-ce seciune depinde de aspectul
final al raportului:

Columnar: n cazul unui raport obinuit de tip Columnar (Figura 20-1),
descrierile cmpurilor apar pentru datele fiecrei nregistrri. Acest aspect
arat n acest fel tocmai din cauza faptului c att descrierile cmpurilor
ct i zonele de date se afl n aceeai seciune a raportului i anume n cea
intitulat Detail. De asemenea, din cauza faptului c titlul raportului se afl
n seciunea Report Header, va fi tiprit o singur dat, adic chiar la
nceputul raportului.
Tabular: n cazul acestui tip de raport, setrile sunt diferite fa de cel
anterior, iar aceste cuvinte sunt susinute i de ilustrarea din Figura 20-2.
Aadar, n acest caz titlul este tiprit la nceputul raportului, ca i n cazul
rapoartelor de tip Columnar, dar asta este cam tot ceea ce au n comun cele
dou tipuri de rapoarte. n continuare, n loc ca descrierile cmpurilor s
hoinreasc mpreun cu datele dumneavoastr, ele sunt mutate n
seciunea Page Header.Prin urmare, n loc ca ele s fie tiprite pentru
fiecare nregistrare n parte ele vor fi tiprite o singur dat pe pagin.
Bineneles c zonele de date se afl n seciunea Detail i sunt singure
singurele (fr a mai avea amabila companie a descrierilor pentru
cmpuri).
nelegerea pe deplin a conceptului de seciune este o condiie de baz pentru
realizarea oricrei intervenii chirurgicale dificile asupra raportului dumnea-
voastr sau pentru a porni n grab i a realiza un raport de la nceputul
nceputului. n caz contrar, gruprile raportului dumneavoastr nu vor funciona
aa cum ar trebui, cmpurile nu vor fi la locul lor i viaa alturi de programul
Access 2000 vi se va prea mult mai puin satisfctoare dect poate fi.

327
Cel mai important element legat de seciuni pe care trebuie s-l nelegei este
acela c coninutul fiecrei seciuni este tiprit numai n anumite cazuri (adic
cnd se ntmpl anumite evenimente). De exemplu, informaiile coninute n
Page Header apar i se repet n partea superioar a fiecrei pagini, n timp ce
informaiile coninute in seciunea Report Header sunt tiprite numai pe prima
pagin.

V spun cu toat sinceritatea c atunci cnd analizai cele mai tinuite seciuni
ale raportului dumneavoastr i v conducei aciunile n consecin este foarte
simplu s inei sub control toate seciunile; deci:

Fig. 20-1:
Seciunile
raportului
n vizualiza-
rea Design.
n cazul
unui raport
Columnar,
etichetele
se afl n
stnga
cmpurilor
i se repet
pentru
fiecare
nregistrare
n parte.
Fig. 20-2:
n cazul
unui raport
Tabular,
etichetele
sunt
folosite ca
titluri de
coloan
pentru
cmpuri i
apar o
singur
dat.
328
Details: Poate ai i observat deja c n centrul fiecrui raport se afl
seciunea Detail. Access tiprete elemente acestei seciuni de fiecare dat
cnd trece la o nou nregistrare. Aadar, raportul dumneavoastr va
conine cte o copie a seciunii Details pentru fiecare nregistrare din
tabel.
Group headers and footers: Dup ce trecei de seciunea Details este
foarte posibil s ntlnii marcatori pentru unul sau mai multe seciuni de
grup. n Figura 20-3, informaiile din raport sint grupate dup cmpul
AuctionID i apoi dup cmpul LastName (acest lucru l putei deduce din
faptul c barele seciunilor sunt intitulate AuctionID Header i LastName
Header-aa c barele secunilor v informeaz care este cmpul utilizat
pentru grupare).

Seciunile de grup se vor gsi ntotdeauna sub forma unor perechi: antetul
grupului i subsolul grupului. n cadrul design-ului raportului seciunea
Header se afl deasupra seciunii Details, iar seciunea Footer se afl
ntotdeauna sub cea intitulat Details. Informaiile din aceste seciuni se
repet pentru fiecare valoare a cmpului grupului. De exemplu, n cazul
raportului din Figura 20-3 informaiile din seciunea AuctionId Header vor
fi tiprite pentru fiecare numr de identificare n parte. n cadrul seciunii
fiecrei licitaii, programul Access va repeta informaiile din seciunea
LastName Header pentru fiecare client n parte.
Page Header and Page Footer: Deasupra i dedesubtul seciunilor de
grup vei gsi Page Header i Page Footer. Acestea apar n partea de sus i
n partea de jos a fiecrei pagini i se numr printre acele cteva seciuni
Fig. 20-3:
Gruparea
nregistrri-
lor dup
cmpul
AuctionID
i apoi dup
cmpul
LastName.

329
care nu depind de (n sensul c nu sunt supuse) coninutul nregistrrilor
dumneavoastr. Informaiile din secunile intitulate Page Footer i Page
Footer pot fi utilizate pentru a gsi anumite pagini ale raportului
dumneavoastr.
Report Header and Footer: Seciunile care se afl la extremitile
raportului dumneavoastr sunt Report Header i Report Footer. Primul
dintre acestea apare la nceputul raportului dumneavoastr, iar cel de-al
doilea (n ordinea enumerrii) apare la sfritul raportului. Spre deosebire
de alte seciuni care se ntlnesc de mai multe ori n cadrul aceluiai raport,
Report Header i Report Footer nu apar n raportul dumneavoastr dect o
singur dat.
Aadar, ce face programul Access 2000 cu toate seciunile astea cnd
realizeaz un raport; la ce-i folosesc? Pi, procesul este ceva de genul:
1. Access ncepe cu tiprirea seciunii Report Header n partea superioar
a primei pagini.
2. n continuare va fi tiprit seciunea Page Header, asta n cazul n care
ai optat pentru apariia coninutului acestei seciuni pe prima pagin
(n caz contrar, programul Access 2000 tiprete coninutul respectiv
n partea superioar a fiecrei pagini, n afar de prima)
3. n cazul n care raportul dumneavoastr conine i grupuri, i va face
apariia i seciunea Group Headers pentru primul set de nregistrri.
4. Programul Access 2000 tiprete rndurile Detail pentru fiecare
nregistrare din primul grup abia n momentul n care fiecare antet s-a
aezat i st cuminel la locul lui.
5. Dup ce a terminat cu toate rndurile Detail pentru primul grup,
programul Access 2000 tiprete subsolul su.
6. Dac avei mai multe grupuri, Access reia procesul de la nceput i
pornete la drum cu tiprirea antetului grupului care urmeaz pentru ca
mai apoi s tipreasc rndurile Detail ale acelui grup i n final s
tipreasc subsolul corespunztor.
7. Programul Access 2000 tiprete seciunea Page Footer la sfritul
fiecrei pagini.
8. Cnd a terminat i cu ultimul grup, Access tiprete seciunea Report
Footer care, asemenea seciunii Report Header apare o singur dat n
cadrul unui raport.
330
Da, ntr-adevr, este grozav s avei la dispoziie toate aceste anteturi i
subsoluri, dar se pune ntrebarea ce putei face cu toate acestea?

De obicei seciunea Report Header ofer informaii generale despre raport.
Aceast seciune este foarte potrivit pentru introducerea titlului
raportului, pentru tiprirea datei calendaristice i a informailor referitoare
la versiunea respectiv.
Seciunea Page Header conine informaiile care dorii s apar la
nceputul fiecrei pagini (cum ar fi data calendaristic, sigla companiei la
care lucrai sau orice altceva).
De obicei antetul fiecrui grup face o scurt descriere a coninutului acelui
grup i o trecere n revist a denumirilor pe care le au cmpurile lor.
n general, subsolul fiecrui grup conine informai precise i la obiect
cum ar fi calculele i numrtorile. In exemplul nostru, subsolul grupului
AuctionID poate conine un calcul care nsumeaz elementele gsite la
Minimum Bids.
Seciunea Page Footer (care apare la sfritul fiecrei pagini) conine
numrul paginii i cmpuri cu data calendaristic a rapoartelor. Dac
considerai c informaiile sunt foarte importante pentru compania
dumneavoastr, cred c n cadrul subsolului ar trebui s scriei ceva de
genul Strict secret (ei, nu credei c avocaii companiei dumneavoastr
ar fi mndrii de dumneavoastr?)
V pot spune cu siguran c atunci cnd va veni vremea s tiprii
seciunea Report Footer, singurele informaii rmase neamintite pn
atunci vor reprezenta de fapt un sumar al celor ntmplate n cadrul
raportului. De asemenea, n cadrul acestei seciuni mai putei include i
informaii legate de persoanele de contact. (pe cine trebuie s sune
solicitanii pentru a putea pune ntrebri despre raport).
Gruparea nregistrrilor
n cazul n care proiectai un raport de la bun nceput i dorii s creai grupuri
originale cu mnuele dumneavoastr i s deinei controlul asupra lor putei
utiliza caseta de dialog Sorting and Grouping. n orice caz, poate c mult mai
important este faptul c chiar dac v folosii de un Vrjitor pentru a v crea
raportul dumneavoastr tot putei utiliza aceasta caset de dilaog pentru a deine
controlul asupra modului n care se va comporta raportul si a locului n care
apar informaiile.

331
Atunci cnd Report Wizard realizeaz un raport pentru dumneavoastr, el va
introduce automat cte un antet un subsol pentru fiecare grup dorit de
dumneavoastr. Aadar, dac vei dori ca Report Wizard s grupeze datele dup
cmpul AuctionID, acesta va crea automat seciunile AuctionID Header i
AuctionID Footer. Bineneles c nu v poate impune nimeni s v limitai doar
la ceea ce face Vrjitorul, a c dac suntei un aventurier (sau cel puin v
credei unul) putei aduga i mai multe la munca Vrjitorului, realiznd
propriile dumneavoastr seciuni de grupuri.
Trebuie s tii c dac dorii s creai astfel de seciuni proprii trebuie s inei
cont de elementul cheie care este caseta de dialog Sorting and Grouping,
ilustrat n Figura 20-4. Aceasta dirijeaz modul n care se va face organizarea
nregistrrilor n raportul dumneavoastr. Fiecare seciune de grup din raportul
respectiv este introdus automat n lista de sortare grupare (indiferent dac
seciunea a fost creat de dumneavoastr sau de Vrjitor). De asemenea,
putei avea i intrri n plus care sorteaz nregistrrile, chiar dac acestea
(intrrile) nu duc la crearea propriilor anteturi.

Pentru a realiza propriile dumneavoastr grupri parcurgei paii urmtori:
1. Alegei ViewSorting and Grouping
Efectul este apariia casetei de dialog Sorting and Grouping.
2. Facei clic pe o linie goal care se afl sub Field /Expression.
Vei vedea c n acel loc va aprea cursorul cel subirel care licrete i
va mai aprea butonul sgeat ndreptat in jos.
3. Pentru a fi afiat o list cu cmpurile pe care le putei utiliza
pentru grupare trebuie s facei clic pe sgeata ndreptat n jos,
apoi s facei clic pe cmpul dorit.
Fig. 20-4:
Putei modi-
fica modul
de organi-
zare al rapor-
tului dvs.
fr a mai
face o vizit
Vrjitorului
(din OZ).
Acest semn arat c se face o grupare
Proprieti
332
Programul Access 2000 va aduga o linie nou pentru acel cmp n
lista Sorting and Grouping. n mod implicit, Access ii propune s fac
o sortare ascendent (de la cel mai mic la cel mai mare) a datelor din
cmpul respectiv.
4. Pentru a-i spune programului Access 2000 c de fapt
dumneavoastr dorii ca intrarea s fie un grup desvrit trebuie
s facei clic pe zona Group Header care se afl n partea
inferioar a casetei de dialog. Aadar, facei clic pe sgeata
indreptat n jos care apare n caset i apoi selectai Yes din
meniul autoderulant care apare.
n culise, programul Access 2000 adaug la design-ul raportului
dumneavoastr o nou seciune de grup. Dac dorii s adugai i un
subsol noului dumneavoastr grup trebuie s repetai acest pas n zona
Group Footer a casetei de dialog.
5. Dup ce ai terminat, nchidei caseta de dialog.
Asta este tot; grupul dumneavoastr cel nou se afl la locul lui!
Dac dorii s ndeprtai un grup facei clic pe butonul gri aflat lng linia
grupului intitulat Field/Expression i apoi apsai pe Delete. Apoi, n
momentul n care Access v ntreab cu disperare dac dorii ntr-adevr s
tergei grupul, facei clic pe Yes. (Ha, ha, ha, i-ai fcut-o!)
Observai c primele dou intrri din Figura 20-4 au lng ele un simbol aparte.
Acesta indic faptul c celelalte grupuri sunt sortate sau organizate n cadrul
acestuia (se face sortarea unui grup, apoi se face sortarea up alt criteriu/cmp,
dar n cadrul primului grup, adic dup prima sortare etc.). Dac grupai
nregistrrile dup mai multe cmpuri (aa cum este i cazul raportului),
simbolul se va repeta n lista respectiv pentru fiecare cmp al gruprii
respective.
Dac vrei s schimbai ordinea diferitelor grupuri, tot ceea ce trebuie s facei
este s revenii la caseta de dialog Sorting and Grouping (pentru a ajunge la
aceasta trebuie s alegei ViewSorting and Grouping). n continuare facei
clic pe butonul gri care se afl lng grupul pe care dorii s-l mutai, apoi facei
clic i tragei grupul ctre noua sa locaie. Vei observa c programul Access
2000 va modifica design-ul raportului conform celor mai recente opiuni
exprimate de dumneavoastr.
Cnd schimbai ordinea grupurilor trebuie s fii foarte precaui! Este foarte
simplu s facei o modificare care la prima vedere nu prea prea important i

S
F
A
T


333
apoi s v dai seama c de fapt, n raportul dumneavoastr nimic nu mai este la
locul lui i nu mai are ordinea dorit. Aadar, v sftuiesc printete ca nainte
de a face cine tie ce modificri de amploare (care s v afecteze raportul) s v
rezervai cteva momente si s salvai raportul (alegei FileSave). Dac vei
face acest lucru vei vedea c n cazul n care ceva nu merge aa cum trebuie i
raportul ajunge s fie desfigurat, puteti s nchidei raportul fr a salva
modificrile efectuate (prin selectarea FileClose). Ahhhh, ce bine! Raportul
original este n siguran, este nevtmat!Uraaa!
n partea inferioar a casetei de dialog Sorting and Grouping apar proprietile
grupului care este selectat n acel moment.

Primele dou proprieti, adic Group Header i Group Footer se refer la
opiunea dumneavoastr conform creia dorii sau nu ca grupul respectiv
s conin o seciune Group Header, o secune Group Footer sau ambele
seciuni.
Opiunea Group On se refer la modul n care programul Access 2000
creaz grupurile pentru acea valoare. Dac dorii s aflai mai multe
amnunte referitoare la acest aspect citii seciunea imediat urmtoare
intitulat Tmpielule, grupeaz o dat!.
Ultima proprietate intitulat Keep Together decide dac informaiile
grupului respectiv trebuie imprimate pe aceeai pagin, stabilete dac
prima linie Detail i titlurile grupului respectiv trebuie tiprite pe aceeai
pagin sau dac programul Access 2000 poate mpri informaiile oricum
dorete, avnd n vedere faptul c n orice caz informaile vor aprea pe o
pagin sau pe alta.
Sub proprietatea Keep Together exist trei opiuni:
No: i comunic lui Access 2000 c poate face tot ceea ce dorete.
Whole Group: i comunic programului c trebuie s tipreasc tot grupul
pe aceeai pagin (de la Header la Footer).
With first detail: i comunic lui Access c trebuie s tipreasc pe
aceeai pagin toate informaiile ncepnd de la antetul grupului i pn la
seciunea Detail a primei intrri a grupului (inclusiv). Dac dorii s v
asigurai c fiecare pagin va ncepe cu un set de titluri trebuie s alegei
aceast opiune.

334
S
F
A
T

Haide domle, grupeaz o dat!
Grupurile reprezint una dintre facilitile
mult prea grozave pentru a fi ludate i care
fac ca rapoartele programului Access 2000
s fie att de flexibile. Dar stai! De fapt,
grupurile mai au i alte puteri magice
neexploatate care se ascund n spatele
setrii Group On, aflat n cadrul casetei de
dialog Sorting and Grouping. Aceast setare
i comunic programului Access cnd este
cazul s creeze un nou grup de nregistrri n
cadrul raportului. Caseta de dialog v pune la
dispoziie dou opiuni Each Value i Interval,
care au menirea de a v satisface plcerea
de a grupa.
Pentru Access, alegerea opiunii Each Value
semnific faptul c intrrile identice trebuie
s fie grupate la un loc. In cazul n care
exist o diferen ct de mic ntre valorile
cmpului respectiv, programul Access 2000
va aciona n consecin i le va repartiza n
grupe diferite. Setarea Each Value este
foarte potrivit n cazul n care dorii s
facei o grupare n funcie de numerele de
identificare ale clienilor, de numerele de
identificare ale agenilor comerciali, sau alte
numere de identificare. Dac dumneavoastr
lucrai cu nume, v pot spune c alegerea
acestei setri nu este deloc indicat. Aceast
contraindicaie rezult din simplul fapt c n
cazul unor variaii ct de mici (cum ar fi
Kaufield n loc de Kaufeld) numele respective
vor face parte din propriul lor grup-adic
fiecare nume va reprezenta un grup.
Opiunea Interval funcioneaz diferit fa de
opiunea anterioar. Aadar, aceasta i
comunic programului Access 2000 dac v
intereseaz s organizai elementele pe
intervale. In cazul n care rspunsul este
afirmativ, programul intr n aciune. Modul
concret n care este privit i interpretat
aceast opiune (Interval) de ctre Access
depinde de cmpul de grupare, respectiv de
tipul acestuia: numeric sau text.
Dac dorii s grupai un cmp numeric
folosind opiunea Interval, programul Access
2000 va executa numrtoarea n funcie de
setarea respectiv i va reui s fac
grupurile dorite de dumneavoastr. De
exemplu, dac intervalul specificat de
dumneavoastr este 10 Access va grupa
toate nregistrrile care au valoarea cuprins
ntre 0 9, ntre 10 i 19, ntre 20 i 29 i
a mai departe.
Pentru a nelege mai bine cum funcioneaz
toat chestiunea asta cu intervalele n
general i cum funcioneaz setarea Interval
n cazul unui cmp de tip text trebuie s v
ntoarcei n timp (cam pn la vrsta cnd
erai n coala general) i s v gndii cum
v explica doamna nvtoare toat treaba
aia cu alfabetul i cu succesiunea cuvintelor
n ordine alfabetic. Aadar, cred c v
amintii c primele erau a-urile i apoi urmau
b-urile, iar n cazul n care erau dou cuvinte
care ncepeau cu A, pentru a le aranja corect
trebuia s luai n considerare i cea de-a
doua liter, nu? n contiunare, dac i cea de-
a doua liter a celor dou cuvinte coincidea,
dumneavoastr trebuia s ncercai cu cea
de-a treia i a mai departe pn n
momentul n care lista avea ordinea dorit
sau expira timpul.
Dar ce legtur au minunatele amintiri ale
leciilor de gramatic din copilrie cu
opunea Interval i cu cmpurile text? Pe
scurt, aceast opiune (Interval) reprezint
numrul caracterelor din fiecare nregistrare
pe care le citete programul Access 2000
atunci cnd face gruparea. Dac intervalul
specificat este unu, Access 2000 va grupa
intrrile doar dup prima liter; dac
intervalul specificat este doi, programul va
lua n considerare att prima ct i a doua
liter a fiecrui cuvnt.
De exemplu, dac alegei ca interval 1, 2 sau
3, cuvintele adineauri i adiere vor ateriza
n aceeai grup din cauza faptului c primele
trei litere sunt comune. Pentru ca aceste
dou cuvinte s fie repartizate n grupuri
diferite ar trebui s specificai ca interval
numrul 4 sau un numr i mai mare.


335
Cum putei modifica dimensiunea unei
seciuni
Este foarte posibil ca n decursul proiectrii rapoartelor dumneavoastr s apar
o problem legat de stabilirea dimensiunii spaiului fiecrei seciuni n parte.
De obicei cnd tiprii o seciune, fie ea Page Header, Section Header sau
Detail, spaiul ocupat este identic cu cel prezentat pe ecranul Design. De cele
mai multe ori (n general) dumneavoastr dorii ca spaiul irosit pe orice pagin
s fie ct mai puin, iar pentru aceasta procedai la nghesuirea grupurilor.
Totui, trebuie s inei cont de faptul c seciunile dumneavoastr trebuie s fie
destul de mari pentru a putea include toate elementele dorite, adic marcatorii i
celelalte elemente. Dac dorii s aflai cum s creai seciuni care-i pot
modifica dimensiunea n funcie de informaiile coninute, trecei direct la
seciunea urmtoare intitulat Modificarea aspectului final.
Din fericire, modificarea dimensiunii seciunilor se poate face destul de uor.
Figura 20-5 ilustreaz cursorul de redimensionare care apare atunci cnd
poziionai pointer-ul mouse-ului deasupra prii de sus a barei care corespunde
seciunii respective. Acest truc de redimensionare funcioneaz un pic cam
aiurea, n sensul c bara pe care o mutai mrete sau micoreaz dimensiunea
secunii anterioare i nu a seciunii n dreptul creia se afla cursorul.

Modificarea aspectului final
Majoritatea elementelor cu care v putei stpni raportul le putei obine prin
stabilirea proprietilor raportului. Dei setarea proprietilor este un subiect
care ine mai mult de formatare, trebuie s tii c acesta devine util numai dup
ce v-ai mprit raportul n seciuni.
Cursorul de redimensionare
Fig. 20-5:
Cursorul de
redimensio-
nare v
permite s
modificai
dimensiune
a antetului,
a subsolului
i a
seciunilor
de detaliu.
336
Cum s facei s arate bine ntregul raport
Pentru a ajusta formatarea ntregului raport facei dublu-clic pe caseta mititic
din colul din stnga sus al ferestrei raportului (cnd acesta este n vizualizarea
Design) i vei vedea c va aprea caseta de dialog ilustrat n Figura 20-6.
Jucai-v cu titlurile paginilor!
n cadrul casetei de dialog Report, o importan aparte o au elementele de
control ale etichetei Format care stabilesc n ce caz vor fi imprimate seciunile
Page Header i Page Footer. Setarea implicit pentru Page Header i Page
Footer este All Pages, ceea ce nseamn c Access va imprima cte un antet
cte un subsol pe fiecare pagin a raportului. Dac dorii ca pe prima i pe
ultima pagin (unde sunt tiprite Report Header i REport Footer) s nu fie
tiprite seciunile Page Header i Page Footer, alegei Not with Rpt Hdr, sau
Not with Rprt Ftr-n cazul subsolului. In acest caz, seciunea Page Header va fi
tiprit pe toate celelalte pagini.

La rndul ei, i seciunea Page Header v pune la dispoziie o groaz de opiuni.
Pentru a aprea caseta de dialog Page Header facei dublu-clic pe Page Header.
Probabil c caseta de dialog arat la fel cu cea din Figura 20-7.
Butonul Properties
Fig. 20-6:
Dac v
aflai n
vizualizarea
Design i
facei
dublu-clic
pe butonul
Properties,
efectul pe
care-l vei
obine va fi
deschiderea
casetei de
dialog
Report.

337

Visible: Aceast caset de dialog v permite s stabilii dac antetul de
pagin trebuie s apar sau nu.
Height: Pe msur ce facei clic i tragei antetul n sus sau n jos pe ecran,
Access stabilete automat aceast proprietate (proprietatea Height). Pentru
a preciza o dimensiune exact (de exemplu dac suntei siguri c dorii ca
zona antetului s aib 4 centimetri n nlime), introducei-o n aceast
seciune i vei vedea c Access va folosi automat unitile de msur pe
care le-ai ales chiar pentru Windows.
Back Color: Dei la prima vedere vi se va prea c este foarte simplu s
setai aceast proprietate, fii siguri c programul Access 2000 nu v-ar
putea lsa s scpai doar cu introducerea cuvntului albastru ca culoare
aleas. Nu, nu asta deoarece programul dorete un numr tehnic care s
descrie culoarea oferind detalii neplcute prestabilite. Din fericire,
generarea acestui numr este foarte simpl. Dac dorii s schimbai
culoarea unei anumite seciuni facei clic pe aceast caset i apoi pe
butonul micu i gri care apare la dreapta intrrii respective. Acest buton
aduce la via o palet de culori. In continuare, facei clic pe opunea
dorit, iar de aici ncolo lsai-l pe Access 2000 s se ocupe de nesuferitul
la de numr al culorii respective a crui destinaie final va fi caseta Back
Color.
Dei cu ajutorul casetei de dialog Report properties putei modifica i
culoarea fundalului seciunii Page Header, eu consider c acelai lucru il
putei obine i printr-o modalitate mult mai simpl care const n
executarea unui clic pe seciunea respectiv (cnd suntei n vizualizarea
Design) i apoi n utilizarea listelor autoderulante de pe bara de
instrumemnte Formatting.
Special Effect: Aceast proprietate modific efectul vizual al antetului,
adic cam cum face butonul Special Effect n cazul marcatorilor din
Fig. 20-7:
Dvs. putei
stabili mo-
dul n care
va arta
antetul
paginii cu
ajutorul
casetei de
dialog Page
Header
properties.

S
F
A
T
338
raport. Cu toate acestea, n acest caz opiunile dumneavoastr sunt limitate.
Facei clic pe caseta Special Effects i apoi pe sgeata ndreptat n jos
care apare, pentru a vedea lista care v st la dispoziie. Alegei Flat (care
este setarea implicit), Raised sau Sunken.
Cum s pstrai laolalt tot ceea ce este bun
Opiunea Grp Keep Together din cadrul etichetei Format a casetei de dialog
Report properites va influena i valoarea liniei Keep Together pe care ai setat-
o cnd a fost vorba de alt caset de dialog i anume Sortiong and Grouping
(consultai partea Gruparea nregistrrlior care se gsete n acest capitol).
Dac dorii s aplicai criteriul Keep Together pentru toate paginile raportului
dumneavoastr trebuie s alegei Per Page. n cazul n care raportul
dumneavoastr are mai multe coloane i dorii s aplicai criteriul amintit mai
sus tuturor coloanelor, alegei Per Column.
Formatarea anumitor seciuni ale
raportului dumneavoastr
Care este ns situaia n cazul n care nu dorii s schimbai formatarea
ntregului raport ci doar a unei seciuni a acestuia (de exemplu antetul pentru un
singur grup)? Pai, foarte simplu! Cnd suntei n vizualizarea Design facei clic
pe Group Header pentru a chema la datorie caseta de dialog prezentat n
Figura 20-8.

Cu ajutorul opiunii Force New Page dumneavoastr putei stabili dac
modificarea grupului respectiv face ca informaia s treac automat pe o nou
pagin. Cnd setai aceast opune putei stabili i dac treruperea de pagin
va fi numai ainte de antet, numai dup subsol sau n ambele locuri. n acelai
Fig. 20-8:
Aceast
caset de
dialog v
permite s
v pierdei
vremea cu
o singur
seciune a
raportului
dvs.

339
mod, dumneavoastr putei controla modul in care se opereaz cu nceputurile
i sfriturile de seciune n cazul rapoartelor cu mai multe coloane (cum ar fi
de exemplul ca un grup s nceap ntotdeauna de la o alt coloan). Ca i n
cazul casetelor de dialog anterioare, dumneavoastr stabilii dac grupul se
pstreaz compact sau nu i dac seciunea va fi vizibil sau nu.
Poate c n cadrul acestei casete de dialog cele mai importante setri sunt Can
Grow, Can Shrink i Repeat Section.

Dac opiunea Can Grow este activat, seciunea se va lrgi att
ct este nevoie, adic innd cont de datele pe care le conine.

Opiunea Can Grow este util mai ales atunci cnd imprimai un raport
care conine cmpuri Memo. n acest caz vei stabili dimensiunea
cmpului astfel nct s corespund doleanelor dumneavoastr, apoi vei
putea utiliza proprietatea Can Grow pentru a-i permite lui Access 2000 s
ajusteze nlimea n funcie de informaile coninute.
n cazul n care opiunea Can Shrink este activat, nseamn c seciunea
poate cpta i dimensiuni mai reduse, cum ar fi de exemplu cazul n care
unele cmpuri sunt goale. Pentru a utiliza opiunile Can Grow i Can
Shrink, trebuie s le avei n vedere att n ceea ce privete seciunea
respectiv ct i n ceea ce privete elementele din cadrul acesteia,
elemente care trebuie s aib dimensiuni ce pot fi i ele mrite sau
micoarate.
Opiunea Repeat Section poate fi folosit pentru a vedea dac n cazul
divizrii unui grup pe mai multe pagini sau coloane diferite, programul
Access 2000 repet titlul pe paginia nou (sau paginile noi, asta n cazul n
care seciunea este att de mare nct se ntinde pe mai mult de dou
pagini).
Modificai elementele unul cte unul
Trebuie neaprat s v spun c dublu-clic-ul nu este folosit doar n cazul
seciunilor. Dac dorii s modificai formatarea unui element din raportul
dumneavoastr, fie el un cmp, o etichet sau orice altceva ce ai mai adugat n
el, tot ceea ce trebuie s facei este s executai dublu-clic pe element cnd
acesta se afl n vizualizarea Design. Dup aceasta vei vedea c programul
Access 2000 v va conduce ctre o caset de dialog nemaipomenit cu ajutorul
creia vei putea cuta tot soiul de noduri n papur (din punct de vedere tehnic,
bineneles).

S
F
A
T

340
Completarea seciunilor
Dei programul Access 2000 conine i cteva setri implicite pentru anteturi i
subsoluri, acestea nu sunt particularizate i nici prea ingenioase. Aadar,
prerea mea este c dumneavoastr putei realiza mult mai multe lucruri cu
anteturile subsolurile dect simpla afiare a etichetelor pentru datele pe care
le avei. n cadrul acestor seciuni putei crea expresii i mai putei insera text
care s fie de fapt o prezentare a datelor dumneavoastr sau care s fie un
rezumat al acestora. Si acum sunt sigur c putei spune c acest tip de antet i
subsol v va impresiona prietenii, va avea o anumit influen asupra colegilor
dumneavoastr cu care lucrai i-l va convinge pe eful dumneavoastr c
meritai tot sprijinul i toat aprecierea sa.
naintea grupului
Modul n care poziionai etichetele n cadrul seciunilor raportului (i aici m
refer la seciunile Header) determin modul n care va arta i va funciona
acesta, aa c va trebui s v punei mintea la contribuie atunci cnd vei
umple anteturile cu acel ceva. De asemenea, sunt sigur c dumneavoastr
dorii s fii siguri c toate titlurile raportului sunt uor de neles i c
reprezint nite informaii cu adevrat utile (adic chiar dac ai umplut
antetul cu ele, nu sunt nite informaii de umplutur).
Trebuie s tii c atunci cnd organizai un raport ntr-un anumit mod putei s
v jucai i s manevrai diferitele tipuri de anteturi ct de mult dorii. ncercai
i dumneavoastr toate opiunile pe care le avei la dispoziie i vedei cam care
este treaba. i nc ceva: este foarte posibil s v surprind modul n care se vor
repeta informaiile n cadrul raportului.
De exemplu, n Figura 20-9 este ilustrat o configuraie de antet n vizualizarea
Design, configuraie care este foarte obinuit. Figura 20-10 v prezint acelai
raport, cu deosebirea c de aceast dat este n acune. n acest caz, titlurile
coloanelor apar deasupra denumirii casei de licitaii (care este The Ranch).
Descrierile titlurilor coloanelor apar n partea superioar a fiecrei pagini
deoarece aparin seciunii Page Header. Bineeles c nu se poate spune c acest
exemplu are un aspect defectuos (ci din contr), dar ceea ce v pot spune eu cu
certitudine este c putei obine aceleai rezultate i n alte moduri.


341

Figurile 20-11 i 20-12 ilustreaz un aranjament diferit (de cel din Figurile 20-9
i 20-10) al aceluiai raport. In acest caz, titlurile DateIn, Minimum Bid i Item
Name apar de fiecare dat cnd este tiprit antetul LastNAme. Acest aranjament
este puin mai uor de citit dect versiunea din Figura 20-10 datorit faptului c
descrierile coloanelor sunt chiar deasupra coloanelor corespunztoare.

Fig. 20-9:
Raportul
Auctions n
vizualizarea
Design.
Fig. 20-10:
Iat cum
arat de
fapt
raportul
Auctions!
Fig. 20-11:
Alt aranja-
ment pen-
tru acelai
raport, adi-
c pentru
cel intitulat
Auctions.
De remar-
cat este
poziia
anteturilor.
342

Cnd comparai imaginile s-ar putea s observai c unele etichete (cum ar fi
LastName) au fost mutate, iar diferitele seciuni au fost redimensionate. n plus,
liniile folosite pentru a marca nceputul i sfritul seciunii Page Header au fost
mutate pentru a ncadra perfect spaiul total final.
n subsoluri putei include toate
informaiile dorite!
De cele mai multe ori subsolurile sunt utilizate pentru a realiza statistici sumare
i pentru a prezenta informaii generale despre subiectul respectiv. Figura 20-13
ilustreaz marcatorii care apar n mod obinuit ntr-un raport simplu Access
2000.

De cele mai multe ori, marcatorii din subsol nu fac altceva dect s tipreasc
numrul paginii sau un alt text, dar asta nu nseamn c nu putei include i
chestiuni mai complexe. Fii foarte ateni la Figura 20-13 i mai ales la primul
cmp al fiecrui subsol. Aceste cmpuri conin formule care arat tare ciudat i
complicat! Fiecare dintre aceste formule este de fapt o combinaie de text i
valoarea actual a cmpului din raport, iar aceast combinaie servete la
Fig. 20-12:
Aa arat
noul aranja-
ment n mo-
dul Print
Preview.
Comparai
acest ra-
port cu cel
din Figura
20-10.
Fig. 20-13:
Putei alege
ceea ce
dorii
dintr-o
groaz de
subsoluri!
Unele expresii nu sunt simple deloc!

343
realizarea unei note informative pentru raport. Figura 20-14 ilustreaz
rezultatele acestor bucele complicate de magie automat.

n exemplul dat, respectivul nume de familie este introdus mpreun cu un text
standard (Summary for), iar pentru a numra nregistrrile grupului respectiv
se folosete o anumit funcie. Partea final a expresiei este folosit doar pentru
a v informa dac propoziia se termin cu cuvntul record sau records.
Pentru a v ajuta s nelegei mai bine formula folosit pentru a realiza aceast
ultim bucic de magie, Figura 20-15 v prezint expresia chiar n cadrul lui
Expression Builder.

Reinei faptul c numele dintre parantezele drepte reprezint de fapt cmpuri
ale bazei de date. Ultima parte a expresiei, adic cea de dup If este cea care
observ dac propoziia se termin cu forma pentru singular, adic detail
record sau cu forma pentru plural Detail records. Programul poate face
aceast difereniere deoarece numr nregistrrile i dac suma acestora este
unu nseamn c va tipri forma pentru singular; dac suma este orice alt numr
mai mare dect 1, programului i este foarte clar c va tipri forma pentru
Fig. 20-14:
Iat care
sunt
rezultatele
muncii
depuse
(ilustrate n
Figura
20-13).
Aceste propoziii au fost realizate graie calculelor complexe.
Fig. 20-15:
Iat i
cteva
expresii pe
care sunt
sigur c nu
dorii s le
alctuii
singuri
singurei.

344
plural. Dac nu ar fi existat nici o nregistrare, seciunea n-ar mai fi fost tiprit
deloc, i nu ar mai fi aprut nici sumarul seciunii.
Aceste chestiuni de baz au fost fcute
special pentru nsumare
Programul Access 2000 conine multe funcii, dar cele prezentate n
Tabelul 20-1 ctig premiul pentru Cele mai utilizate ntr-un raport al unui
om normal. Aceste funcii realizeaz diferite nsumri ale cmpurilor din
raportul dumneavoastr.

Tabel 20-1 Funcii rezumat
Funcia Descrierea funciei Exemplu
Sum Insumeaz toate valorile cmpului Sum(MinimumBid)
Maximum Identific cea mai mare valoare din lista
valorilor cmpului din aceast seciune
Max([MinimumBid ])
Minimum Identific cea mai mic valoare din lista
valorilor cmpului din aceast seciune
Min ([MinimumBid])
Average Calculeaz media tuturor valorilor cmpului
listate n seciunea respectov
Avg([MinimumBid])
Count Numr cte valori sunt listate pentru cmpul
respectiv n seciunea cu pricina
Count([MinimumBid])

Dac facei dublu-clic pe un cmp calculat din raport nseamn c deschidei
caseta de dialog Properties, caset care arat ca cea din Figura 20-16. Dac
dorii s alegei un format pentru a v afia informaiile putei folosi prima linie
a etichetei Format Aceste element de control eset cel mai util pentru a stabili
care va fi look-ul raportului dumneavoastr. De asemenea, avei la dispoziie
diferite opiuni pentru a stabili dac dorii ca dublurile unui cmp s fie afiate
sau nu i pentru a mai stabili dac n cazul n care toate intrrile pentru acelai
cmp au aceeai valoare se vor afia toate sau vor fi lsate i spaii libere.
Aceste opiuni sunt foarte folositoare n seciunea Detail, unde s-ar putea s
dorii (de fapt mai mult ca sigur) s fie afiat numai prima nregistrare din mai
multe cu aceeai valoare pentru cmpul respectiv.


345

Eticheta Data conine patru intrri dintre care una este Control Source care v
ofer informai despre calcule. Cea mai simpl modalitate de a ajunge la
aceast pagin este executarea unui dublu-clic chiar pe cmpul respectiv i apoi,
dup apariia casetei de dialog Properties, executarea unui clic pe eticheta Data.
n partea inferioar a etichetei Data se afl o opiune unde trebuie s precizai
dac intrarea este sau nu este o sum care se actualizeaz mereu. Acest element
i spune programului Access 2000 dac trebuie ca de fiecare dat cnd apare
antetul corespunztor s porneasc iar cu totalul de la zero sau dac trebuie doar
s adune ntr-una pn cnd realizeaz un total imens. Dac setarea este No,
nseamn c de fiecare dat cnd este tiprit antetul grupului (adic de fiecare
dat cnd se modific intrrile cmpului de grupare), totalul redevine 0.
Dac Running Sum este setat pe Over Group sau Over All, atunci valoarea din
grupul anterior este adunat cu cea a celorlalte grupuri. Aceast setare se poate
dovedi foarte folositoare n cazul n care v este necesar un total mare sau o
medie mare a unui grup de nregistrri. V recomand s folosii aceast opiune
pentru a realiza calcule cum ar fi aflarea mediei unor regiuni n cadrul unui
raport care prezint informaii pe scurt despre regiuni.
Cu ajutorul opiunii Over Group calculul poate continua pentru toate grupurile
acelei seciuni (i cnd spun seciune m refer la orice seciune care se afl ntre
antetul grupului i subsolul grupului). Cu Over All, calculul poate contiuna
indiferent de modul n care se modifi grupul.
Numerele paginilor i datele calendaristice
Dac dumneavoastr dorii, Access poate insera n cadrul anteturilor i
subsolurilor anumite informaii. Dintre toate, cel mai important lucru (deci care
merit s fie reiunut) este acela c Access poate insera numrul paginii i data
calendaristic respectiv folosind comenzile Page Number i Data and Time
care se afl sub meniul Insert.
Fig. 20-16:
Caseta de
dialog
Properties
v permite
s stabilii
mai multe
elemente
dect ai fi
crezut
vreodat.

S
F
A
T

346
Hei, ce pagin este aceasta?
Caseta de dialog din Figura 20-17 va aprea numai dup ce vei alege Insert
Page Number.

n cadrul acestei casete de dialog avei la dispoziie cteva opiuni pentru a v
satisface plcerea de numerotare a paginilor:

Format: Dac dorii ca Access 2000 s tipreasc i cuvntul Page nainte
de numrul paginii alegei Page N; dac dorii ca Access s calculeze
numrul total de pagini i s precizeze acest lucru i n cadrul fiecrei
pagini, dup specificarea numrului acesteia, alegei opune Page N of M.
(i v va afia spre exemplu Page 2 of 15, adic Pagina 2 din 15.)
Position: Aceast opune l informeaz pe Access cu privire la seciunea
n care trebuie s fie imprimat numrul paginii, adic dac seciunea este
Page Header sau Page Footer.
Alignment: Aceast opiune v permite s stabilii poziia pe care o va
avea numrul paginii. Facei clic pe sgeata din extremitatea dreapt a
casetei tip list i defilai printre opiuni. Drum bun!
Show Number on First Page: Dac dorii ca numrul paginii s fie afiat
i pe prima pagin a raportului dumneavoastr trebuie s selectai aceast
caset de validare. n schimb, dac dorii ca prima pagin s rmn
imaculat i s nu fie numerotat, trebuie s v asigurai c aceast caset
de validare este deselectat.
Dac dorii s modificai modul n care este realizat numerotarea paginilor
raportului dumneavoastr, n primul rnd trebuie s tergei manual cmpul
numr de pagin prin executarea unui clic pe acesta apoi prin apsarea tastei
Fig. 20-17:
n cadrul
acestei
casete de
dialog dvs.
putei modi-
fica modul
n care va
aprea
numrul
paginilor
raportului
respectiv.


347
Delete. Dup ce numrul a disprut i dac mai dorii n continuare s inserai
alte numere de pagini alegei InsertPage Numbers.
Cnd spui c ai imprimat raportul?
Dac alegei InsertDate and Time va fi afiat caseta de dialog prezentat n
Figura 20-18. n cadrul acestei casete de dialog, cele mai importante opiuni pe
care trebuie s le luai n seam sunt Include Date i Include Time.

Dup aceasta putei alege formatul dorit pentru dat i or.Trebuie s v spun c
pentru aceasta avei la dispoziie un numr de variante limitat.
Dumneavoastr nu putei fi cel (cea) care alege locul n care vor aprea data i
ora deoarece programul Access 2000 le va pune ntotdeauna n cadrul seciunii
Page Header. Totui, dac v tii mai mecheros v dau un sfat: folosii
comenzile Cut i Paste pentru a muta marcatorii datei i orei n cadrul seciunii
dorite, Ok?

Fig. 20-18:
Putei s
v confe-
sai pro-
gramului
Access i
n legtur
cu preferin-
-ele dvs.
referitoare
la modul de
afiare al
datei pe
raport.

S
F
A
T

Partea a V-a
Vrjitori, machete
i alte chestiuni magice


PRIETENA MEA A FCUT O ANALIZ A VIEII MELE CU AJUTORUL
UNEI FOI DE CALCUL I A REZULTAT DIAGRAMA ASTA. DUP CUM
I POI DA SEAMA, CEA MAI MARE SPERAN A MEA ESTE CA EA S
TREAC DE LA SPECIALIZAREA AUTOMATIC LA SPECIALIZAREA
TERAPIE RECUPERATORIE.

n aceast parte
artea a Va v prezint elemente care sunt mult mai presus dect
nite explicaii raionale (Oare cum i-ar sta frazei steia pe post
de concluzie final?). Cele patru capitole ale sale v prezint o
mare varietate de chestiuni care sunt foarte utile dac sunt folosite
fiecare n parte dar care mpreun nu fac nici doi bani deoarece nu au
legtur unele cu altele. Cnd v vei apuca s le citii vei vedea c
singurul lucru pe care il au n comun aceste elemente este acela c
ele nu au legtur cu nimic altceva.
Capitolul 21 (destul de potrivit zilelor noastre) v face s simii c v
aflai cu adevrat n secolul 21 (att dumneavoastr ct i datele
dumneavoastr) i reuete acest lucru prin nglobarea Internet-ului -
una dintre cele mai faimoase faciliti ale lui Access 2000.
De asemenea, v sftuiesc s consultai neaprat Capitolul 22 pentru
a afla totul despre machetele programului Access 2000 (Of Doamne,
tocilarul din mine ncepe s-i fac simit prezena!). Machetele sunt
cu adevrat puternice i flexibile, iar creerea lor este cu adevrat
distractiv! DA, ai citit binedistractiv!
Capitolul 23 v poart ctre minunata lume a importului i exportului
de date. Acest capitol v arat cum s analizai tot ceea ce se poate
din tabelele dumneavoastr(Poate c ar fi bine ca dumneavoastr s
ncepei s citii aceste capitole i ntre timp eu s ncerc s-mi
ascund latura de tocilar nainte s fie prea trziu.)

P
Capitolul 21
Trimiterea datelor pe Web
n acest capitol
Ce tie Access 2000 despre Internet
Introducerea i folosirea hiperlegturilor
Cum putei s v publicai creaiile pe Web
Elemente complexe care v pot provoca cderea prului (Avei grij s nu chelii!)

a, este ct se poate de adevrat: nu am fost n stare s creez singur aa
ceva. Ieri, programul Access era doar o baz de date, un instrument n plus
cu care s v manipulai datele i s le vehiculai pe hard-disc-ul dumneavoastr
sau n cadrul reelei locale. Astzi, Access 2000 reprezint o surs a
informailor de pe Internet i intranet. Dac avei o dorin nebun de a v
altura revoluiei online, sau dac tnjii dup distracia i profitul de pe
autostrada electronic, sunt absolut sigur i v pot spune i dumneavoastr c
programul Access 2000 (ca de altfel i restul de programe din pachetul Office
2000) este gata s v ofere toate acestea.
Acest capitol arunc o privire scurt asupra tehnologiei care se ascunde n
spatele noilor posibiliti online ale programului Access 2000 i apoi prezint
cteva detalii despre hiperlegturi i despre publicarea bazelor de date on line.
Capitolul se ncheie cu cteva subiecte de discuie complexe menite s v
satisfac plcerea de a descoperi i alte lucruri (Si v rog s m credei c aceste
elemente complexe au nite standarde att de nalte nct depesc i vechea
scal de valori a tehnotocilarilor).
Chiar de la nceput, acest capitol v prezint impetuos lucruri cum ar fi Internet-
ul, intranet-urile corporaiilor i World Wide Web. Dac toi termenii tia v
duc cu gndul la o teorie a unei conspiraii bazate pe tehnologie, este un semn
ct se poate de clar c trebuie s v relaxai puin (n fond, doar nu credei c ar
putea fi angajate attea fore pentru a pune mna doar pe dumneavoastr). Dup
ce v-ai odihnit puin i suntei binedispus, procurai-v un exemplar al crii
The Internet For Dummies, ediia a 6-a, de John Levine, Carol Baroudi i
Margaret Levine Young (publicat de IDG Books WorldWide, Inc.) i citii ct
D

__________________Partea a V-a: Realizarea unor elemente particularizate

352
de mult putei. Dac dorii s ncercai Internet-ul ntr-o atmosfer plcut i
fr pic de stres, procurai-v cartea America Online For Dummies, ediia
a 5-a, scris chiar de subsemnatul i pregti-v de distracie! n orice caz,
trebuie s petrecei ceva timp descoperind mai multe secrete legate de lumea
online, deoarece informaiile sale sunt vitale pentru urmtorii ani ai carierei
dumneavoastr (Acest lucru este foarte important!).
Programul Access 2000 i Internet-ul:
O pereche made in Redmond
n prezent, se pare c toi productorii de software i promoveaz produsele pe
Internet. Nimeni nu poate spune dac acesta este cursul natural al lucrurilor sau
doar echivalentul marketingului pentru o situaie cum ar fi o cstorie cu
fora, oricum cert este c toat lumea d iama n spaiul cibernetic.
Din fericire, armonizarea Internet-ului cu programul Access 2000 este perfect,
iar dac ar fi s lum in considerare o scal pentru a aprecia aceast potrivire,
nivelul atins ar fi cel mai inalt posibil. BAzele de date reprezint o completare
fireasc (mai bine zis perfect) a cunoscutului sistem informaional al Net-ului,
World Wide Web-ul. Acesta ofer ntotdeauna mult interactivitate i un mediu
de prezentare foarte flexibil. Totui, pn n prezent, publicarea unei baze de
date pe Web era un proces complex care v solicita mult timp, efort i o voin
nemaipomenit de a v smulge cu veselie prul de pe cap cu tot cu rdcin!
Pentru ca acest proces de publicare a datelor s fie puin mai simplu i s nu v
solicite att de intens podoaba capilar, compania Microsoft a venit cu o soluie
pentru a ngloba Net-ul direct n programul Access 2000. Cheia magiei din
culisele scenei este o nou tehnologie Microsoft intitulat ActiveX.
De fapt, ActiveX constituie rspunsul companiei Microsoft la o alt inovaie
Internet foarte cunoscut: Java. Deocamdat nu trebuie s fii stresai de
tehnologie deoarece am s v dau nite veti bune: dac dorii s-l determinai
pe Access 2000 s cnte dueturi cu Internet-ul sau cu intranet-ul companiei
dumneavoastr, nu trebuie s tii nici mcar o boab tehnic despre ActiveX
sau Java. Tot ceea ce trebuie s facei este s reinei c Active X este o
versiune extra-super a tehnologiei OLE (Object Linking and Embedding),
tehnologie care v permite s stocai o baz de date Access ntr-un document
Microsoft Word i s realizai i alte numere de magie tehnologic. ActiveX are
faciliti care le ntrec cu mult pe cele ale tehnologiei OLE, deoarece el tie s-
i fac treaba cu precizie i n cadrul reelelor, nefiind limitat doar la executarea
diferitelor lucruri legate de hard drive-ul calculatorului dumneavoastr.

Capitolul 11: Macrocomenzi ca la mama acas _______________________

353
Dac v ntreab cineva care v este prerea despre ActiveX sau despre Java,
spunei i dumneavoastr ceva de genul Att ActiveX ct i Java sunt nite
tehnologii redutabile i foarte promitoare. S nu cumva s v prind c n
formularea rspunsului dumneavoastr omitei cuvntul redutabil deoarece
acesta face parte dintre acele cuvinte-cheie tip slogan pe care nu-l nelege
nimeni dar cu care toi sunt de acord.
Puterea de Internet a programului Access 2000 provine direct de la Internet
Explorer, navigatorul Microsoft Web i este transmis printr-o conduct
nemaipomenit intitulat ActiveX. Cnd vei lucra cu hiperlegturi, cnd vei
naviga pe Net cu ajutorul unei machete sau cnd vei cuta intranet-ul
companiei dumneavoastr vei vedea c Internet Explorer este cel care face
toat munca din spatele cortinei. Chiar i atunci cnd pare c programul Access
2000 este foarte preocupat de toate lucrurile, s tii i dumneavoastr c
informaiile Internet provin direct de la Internet Explorer. A, i nc ceva:
tehnologia ActiveX face ca totul s par impecabil.
Pentru a-l determina pe Access 2000 s fac tot felul de scamatorii cu Internet-
ul trebuie s instalai Internet Explorer 5.0 (bineneles c i versiunile mai noi
sunt binevenite; n definitiv, numai Cel de Sus poate ti cte versiuni noi mai
creaz cei de la Microsoft pn la momentul n care vei citi dumneavoastr
aceast carte). Pe lng aceast instalare mai trebuie s fii conectai i la
Internet (sau la intranet-ul companiei dumneavoastr), iar conexiunea trebuie s
foloseasc fiierul intitulat Winsock (pe 32 bii), care este incorporat n
Windows (Internet Explorer 5.0 nu merge cu Winsock pe 16 bii- imi pare ru
pentru dumneavoastr, dar asta este viaa!). Aadar, Winsock reprezint nc o
pies care face parte din codul Windows i care le ajut pe aplicaii s
converseze cu Internet-ul.
Dac nu cunoatei toate detaliile tehnice referitoare la conectarea la Internet a
calculatorului dumneavoastr, nu este nici o problem, dar absolut nici una
deoarece avei voie s punei ntrebri. n acest caz, v sugerez ca nainte de a
merge mai departe s-i consultai pe specialitii n IT din compania
dumneavoastr. Dac suntei pe cont propriu i nu avei la ndemn un
departament de specialiti din cadrul organizaiei la care lucrai, ncercai s
apelai la provider-ul dumneavoastr de Internet i s s-i solicitai ajutorul,
deoarece la urma urmei i pltii i pentru aa ceva, nu?
Hiperlegturile astea chiar nu pot lua o
pastil pentru a se mai calma puin?
Chiar n centrul discuiei despre Internet se afl nimeni altul dect cuvntul
hiperlegtur. Dei aceasta sun mai degrab ca i cum ar fi un fel de
prezentatoare a vreunui joc televizat cu audien mare, hiperlegturile sunt de

S
F
A
T


354
fapt nite compartimente speciale de stocare a elementelor cu care dorii s
obinei diferite legturi. De asemenea, trebuie s tii c hiperlegturile v pot
conecta la o mulme de locaii Internet i intranet, aa cum se prezint i n
Tabelul 21-2.

Tabelul 21-1 Hiperlegturile din Access 2000
Legtura Descriere
file:// Deschide un fiier local sau unul de pe reea
ftp:// File Transfer Protocol (standard Internet utilizat pentru transmiterea
de fiiere de pe un calculator pe altul); face legtura cu un server FTP.
Gopher:// Face legtura cu un server Gopher din reea sau cu Internet-ul.
http:// Hypertext Transfer Protocol (protocol specializat pe transmisia
documentelor de tip hypertext); deschide o pagin World Wide Web.
mailto Trimite e-mail-uri ctre o adres Internet sau ctre o adres din
reeaua local.
News Deschide un grup de tiri Internet(newsgroup-conferine pe reeaua
USENET organizate n mai multe grupuri ce includ comp, soc i alt)

Tabelul 21-1 conine cei mai cunoscui i obinuii marcatori care sunt utilizai
n prezent. Dac dorii s vedeti o list complet a marcatorilor care-i sunt
cunoscui lui Access 2000 apsai tasta F1 pentru a deschide sistemul de Help al
programului i apoi cutai cuvntul hyperlink.
Dac navigai cu regularitate Wolrd Wide Web-ul, muli dintre marcatorii
afiai vi se vor prea familiari. Dei majoritatea acestora sunt adaptate la
aplicaiile pentru Internet/ intranet, programul Access 2000 poate utiliza
hiperlegturile i pentru a identifica documentele Microsoft Office stocate n
interiorul firmei. Aadar, v spun clar c aceast tehnologie este att de flexibil
nct nici nu are limite; sau, ba da are, dar limita este cerul.
Cum s adugai un cmp de tip
hiperlegtur la tabela dumneavoastr
Sunt sigur c nu putei fi att de haini inct s lsai hiperlegturile s tot
hoinreasc fr a avea o locuin stabil, nu? i uite asa programul Access
2000 mai dispune i de un nou tip de cmp creat special pentru astfel de
date.Probabil c dumneavoastr ai i ghicit c acest cmp de care vorbesc se
intituleaz cmpul tip hiperlegtur. Figura 21-1 v prezint structura unei
tabele care conine i un cmp de tip hiperlegtur. Se poate observa c acest
cmp seamn aproape n totalitate cu celelalte cmpuri care-l nconjoar.

355
Nu se poate spune c pentru a aduga un cmp de tip hiperlegtur la o tabel
de-a dumneavoastr exist cine tie ce pai speciali, deoarece chiar nu exist!
Aadar, tot ceea ce trebuie s facei este s urmai aceiai pai pe care i-ai urma
dac ai dori s adugai orice alt tip de cmp la tabela respectiv.
1. Deschidei tabela n vizualizarea Design.
Vei observa c pe ecran va aprea o fereastr cu sturctura tabelei.
2. n continuare, facei clic pe punctul n care dorii s apar noul
cmp i apoi alegei din meniul principal InsertRows.
Efectul acestor acuni ntreprinse de dumneavoastr va fi apariia unui
rnd liber(gol) n cadrul structurii tabelei dumneavoastr, aa cum este
ilustrat i n Figura 21-2.
3. Introducei un nume pentru cmpul respectiv i apoi apsai pe
Tab sau poziionai cursorul n coloana Data Type.
Cmpurile de tip hiperlegtur au i ele nume, la fel cum se ntmpl i
n cazul celorlalte tipuri de cmpuri. Acum, ce Dumnezeu, doar nu
vrei s se simt ale nimnui!
4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl n coloana Dat
Type, alegei Hyperlink din meniul autoderulant i apoi, dup ce
ai terminat apsai pe Tab.
Asta a fost cam toat magia- trebuie s urmai aceiai pai ca i n
cazul oricrui alt tip de cmp (Asadar, chiar dac sunt puin mai
speciale, cmpurile de tip hiperlegtur se comport ca i celelalte
cmpuri ale din vizualizarea Design.).
5. Introducei o scurt descriere a cmpului, bineneles numai in
cazul n care dorii s o facei.
6. Pentru a salva modificrile efectuate, alegei din meniul principal
FileSave.
Ei i uite aa noul cmp tip hiperlegtur i ocup locul n tabel, cu
mndrie (aa cum este ilustrat i n Figura 21-3).


356

Fig. 21-1:
Acest tabel
conine un
cmp de tip
hiper-
legtur.
Fig. 21-2:
Iat cum se
creaz un
spaiu nou
pentru un
cmp nou!

357

Introducerea hiperlegturilor (i folosirea
lor, bineneles)
n definitiv, hiperlegturile sunt tot date, aa c nu trebuie s ntreprindei nimic
aparte pentru a le convinge s fac parte din tabelele dumneavoastr. De fapt,
tot ceea ce trebuie dumneavoastr s facei este s butonai tastatura!
ntr-adevr, recunosc c hiperlegturile arat puin altfel dect datele normale (a
se vedea Figura 21-4), dar nu este nimic ru n asta; totul este OK. De cele mai
multe ori, hiperlegturile sunt asemenea cmpurilor obinuite; trebuie s se
distreze i ele un picut.

Fig. 21-3:
Adugareaa
unei hiper-
legturi se
face la fel
cu aduga-
rea oricrui
alt tip de
cmp.
Fig. 21-4:
Hiperleg-
turile sunt
echipate
automat cu
formatri
speciale.

358
Dei majoritatea hiperlegturilor stocheaz adrese World Wide Web sau alte
adrese Internet, de fapt ele pot face legtura cu orice element din lumea asta.
Datorit marcatorilor flexibili, hiperlegturile identific i nteleg totul despre
paginile Web, despre serverele intranet, despre obiectele bazelor de date
(rapoarte, machete i alte asemenea), ba chiar mai mult, hiperlegturile neleg
chiar i documentele Microsoft Office aflate pe calculatorul dumneavoastr
personal sau pe alt calculator din reea.
Avnd n vedere toate informaiile de mai sus, v pot spune c utilizarea
hiperlegtuilor este i ea foarte simpl. Concret, iat care sunt paii:
1. Conectai-v la reeaua local sau la Internet.
nainte de a consimi s-i fac apariia, Internet Explorer trebuie s
tie cu siguran c totul este n regul i funcioneaz. (Ce software de
prima mn i totodat copilros!)
2. Deschidei baza de date Access 2000 pe care dori s-o utilizai i
apoi deschidei tabelul care conine acele hiperelegturi minunate.
De-abia acum ncepe distracia!
3. Facei clic pe hiperlegtura dorit.
Dup cteva momente de gndire profund, Internet Explorer apare pe
ecran, afind site-ul Web gsit la destinaia aleas de dumneavoastr,
cum putei vedea i n Figura 21-5. Dac destinaia legturii este alta
dect un site Web, Windows deschide automat programul
corespunztor necesar pentru a se putea descurca cu marfa pe care o
are de oferit legtura respectiv (Nu-i aa c atunci cnd funcioneaz,
tehnologia este uluitoare?).

Fig. 21-5:
i iat c
site-ul Web
apare ct ai
face clic!

359
S
F
A
T

Cteva cuvinte despre World Wide Web
(i motivele pentru care v-ar psa de WWW)

Dei toat chestiunea asta lelgat de
hiperlegturi v poate prea i suna ca
fiind ceva care face reclam tehnologiei
de vrf, v spun cu mna pe inim c de
fapt este foarte important. Din ce n ce
mai multe afaceri i expun
informaiile pe World Wide Web. De
asemenea, din ce n ce mai multe
companii ii creaz intranet-uri (servere
de Web particularizate care ofer
informaii tuturor angajailor conectai
la reeaua respectiv).
Noile faciliti ale programului Access
2000 l poziioneaz pe acesta n
mijlocul agitaiei Web i intranet, iar
acest lucru reprezint o oportunitate
extraordinar pentru dumneavoastr.
Tot ceea ce se tie despre Web i
tehnologia intranet este att de nou
nct se situeaz n afara granielor
organizatorice. Astfel, sarcinile care n
trecut reveneau n mod obinuit unor
specialiti n calculatoare, n prezent
aterizeaz n donemiul artelor
grafice, n marketing i aproape oriunde
altundeva. De asemenea, se remarc
apariia peste noapte a unor posturi noi,
apariie cauzat de lupta continu care
se d ntre companii i noile i
puternicele faciliti de comunicare ale
Web-ului. Poate v sun cam haotic
chestia asta, dar chiar aa este!
Dac suntei interesai ca viaa
dumneavoastr profesional, cariera
dumneavoastr s urmeze un nou curs
n firma n care lucrai, este posibil ca
tocmai cunoaterea elementelor legate
de Web s constituie modalitatea de
obtinere a celor dorite. Aadar, fie c v
reorientai spre dezvoltarea site-urilor
Web, spre managementul informaiei
sau c v facei propria firm de
consultan Web, sunt sigur c va fi o
alegere extraordinar, care v va oferi
posibiliti inedite. Cu alte cuvinte:
plonjai direct n miezul probelmei i
descoperii elementele care v ateapt!

Cum putei trimite datele
dumneavoastr pe Web
Acum cnd Access 2000 conine cele mai grozave informaii, de ce s nu
mprtii aceast bucurie i celorlali colegi ai dumneavoastr, sau chiar s le
publicai astfel nct s le vad toat lumea? Fie c realizai un site comercial n
care avei n vedere satisfacerea dorinelor de obinere a faimei i pe ctigarea
de premii on line, fie c realizai un internet care s funcioneze ntre
departamente i care s determine o schimbare major n compania
dumneavoastr, programul Access 2000 conine toate instrumentele de care
avei nevoie pentru a trimite datele direct pe Web (aadar, obinei forma dorit
n doar cteva momente!).

360
Dei pentru a construi pagini Web cu ajutorul programului Access 2000 nu
trebuie s tii nimic despre HTML, probabil c pn s terminai proiectul, tot
vei ti cte ceva. Dac dorii s nvai treptat elementele legate de HTML i
s evitai o trecere prea brusc care s-ar putea dovedi dureroas, v sftuiesc s
citii cartea HTML 4 For Dummies de Ed Tittel i Steve James sau s v
procurai un exemplar al crii Creating Cool HTML4 Web Pages de Dave
Taylor (ambele cri au fost publicate de IDG Books WorldWide, Inc.).
Cu ajutorul programului Access 2000 v putei publica datele n dou moduri:
static i dinamic. Alegerea variantei pe care o vei folosi pentru proiectul
dumneavoastr se face n funcie de echipamentul, scopurile i cunotinele pe
care le avei la ndemn. Iat o scurt comparaie a celor dou opiuni:

Static: Aceast opiune convertete ceea ce dorii dumneavoastr din
Access 2000 n HTML. Numele acestei opiuni reflect faptul c
chestiunea pe care o convertii nu se modific de-a lungul timpului; deci
are loc un fel de fotografiere a datelor dumneavoastr. Dac adugai mai
multe nregistrri n tabel i dorii s fie incluse i aceastea n chestiunea
pentru Web va trebui s realizai nc o dat toate paginile Web.
Conversiunea static reprezint o opiune nemaipomenit pentru listele de
adrese i cataloagele care nu se modific prea des. De asemenea, aceast
opiune constituie un punct de plecare foarte potrivit atunci cnd analizai
posibilitile i facilitile oferite de Web. Selectnd FileExport putei
converti aproape orice obiect Access 2000 (tabel, interogare, machet i
raport) ntr-o pagin Web static (Pentru mai multe amnunte referitoare la
exportarea fiierelor consultai secunea urmtoare.).
Dynamic: n loc s creeze o pagin HTML simpl care conine toate
datele dumneavoastr, opiunea Dynamic realizeaz o delicates
nemaipomenit pe care Access 2000 o denumete pagin de accesare a
datelor. Aceasta reprezint o pagin HTML care ofer oamenilor
posibilitatea de a accesa datele dumneavoastr, astfel nct acetia s poat
vedea (i chiar s i modifice) informaiile respective prin reeaua
companiei sau de pe Web. Paginile de accesare a datelor pot fi combinate
numai cu tabele i interogri Access.
Datorit lui Data Access Page Wizard, realizarea unei pagini de accesare a
datelor nu este dificil deloc. Si totusi, din cauza faptului c toat magia asta
tehnic solicit o cooperare serioas i fructuoas ntre serverul Web,
programul Access 2000 i baza dumneavoastr de date, nu se poate spune c
implementarea noii pagini de accesare a datelor este chiar o treab pentru
nceptori. Pentru mai multe informatii referitoare la aceast problem
consultai seciunea intitulat Ce-i i cu aceast pagin de accesare a datelor?
(tot n cadrul acestui capitol).

S
F
A
T


361
Chiar dac detaliile care v sunt necesare pentru a face s funcioneze o pagin
de accesare a datelor pot solicita i intervenia unei persoane cu pregtire n
acest domeniu(care poate fi i cheal; ca i mine de altfel), practic oricine poate
crea o astfel de pagin dac este ajutat de Vrjitor. Procesul se desfoar
asemntor cu Form Wizard sau Report Wizard. Iat detaliile pas cu pas:
1. Deschidei baza de date care conine datele destinate intranet-ului
sau Web-ului.
Iat c fereastra baz de date a i srit pe ecran!
2. Facei clic pe butonul Pages de pe bara Objects aflat n partea
stng a ferestrei.
Fereastra baz de date se modific i afieaz trei opiuni legate de
paginile de accesare a datelor.
3. Facei dublu-clic pe opiunea Create data access page by using
wizard (aa cum este ilustrat i n Figura 21-6)
Dup o activitate intens gratuit a hard drive-ului i face apariia i
Data Access Page Wiazaard (n sfrit!).

4. Pentru a fi afiat o list cu tabelele i interogrile bazei de date
curente trebuie s facei clic pe steata ndreptat n jos care se
afl in caseta Tables/Queries. Facei clic pe cea pe care o dorii n
cadrul paginii de accesare a datelor.
Fereastra Available Fields v prezint toate cmpurile tabelei sau
interogrii selectate. S v spun un secret: draguele cmpuri ateapt
cu nerbdare s trecei la pasul 5.
Fig. 21-6:
Pentru a-l
chema la
datorie pe
Data
Access
Page
Wizard
trebuie s
facei clic
chiar aici!

362
5. Pentru fiecare cmp pe care dorii s-l introducei n pagina de
accesare a datelor trebuie s executai aceleai micri, adic s
facei clic pe numele acestuia i apoi din nou clic pe butonul care
are inscriponat semnul mai mare (>).
Cmpurile selectate sar bucuroase n lista Selected Fields.
Pentru a selecta toate cmpurile posibile n lista Selected fields trebuie
s facei clic pe butonul >> (cel pe care semnul mai mare apare de
dou ori). Dac dorii s ndeprtai un cmp, facei clic pe intrarea sa
din lista Selected Fields i apoi din nou clic pe butonul < (cel care are
semnul mai mic). Dac dorii s tergei toat lista i s ncepei totul
de la capt, facei clic pe butonul << (cel pe care semnul mai mic
apare de dou ori).
6. Repetai paii 4 i 5 pentntru fiecare tebel i interogare pe care
dori s o includei. Dup ce ai terminat cu toate cmpurile, facei
clic pe Next.
Datorit faptului c paginile de accesare a datelor sunt foarte detepte
i neleg pe deplin ce nseamn s existe mai multe tabele relaionale
i neleg i modul de funconare al acestora putei insera n aceeai
pagin de accesare chiar i cmpuri din mai multe tabele. Dac dorii
s aflai mai multe detalii legate de relaiile, legturile dintre date este
cazul s revenii la Capitolul 5. Dac dorii sfaturi referitoare la alte
tipuri de relaii v sftuiesc s consultai un consilier specializat.
7. Dac dorii ca datele dumneavoastr s apar pe grupuri n cadrul
noii pagini de accesare a datelor trebuie s facei clci pe cmpurile
cu ajutorul crora dorii s realizai subgrupuri ale nregistrrilor
i apoi s executai clic pe butonul > (cel cu semnul mai mare)-i
astfel grupurile vor fi adugate. Dup ce ai terminat, facei clic pe
Next.
Dup ce s-a realizat gruparea, programul Access 2000 trece mai
departe la sortarea informaiilor i la realizarea unui sumar al acestora.
Grupurile unei pagini de accesare a datelor au acelai rol i pot fi
utilizate n acelai mod n care pot fi utilizate i grupurile din cadrul
unui raport.Pentru mai multe detalii despre gruparea datelor revenii la
Capitolul 18.
8. Pentru a sorta i mai mult nregistrrile selectai un cmp de pe
pagina Sort order and summary information. Dup ce ai terminat
facei clic pe Next.

S
F
A
T

S
F
A
T


363
De cele mai multe ori nu este nevoie s aranjai datele nc o dat
deoarece pn n acest moment ele au fost deja tiate i spnzurate
de cteva ori datorit opiunilor de grupare. Dac chiar avei gnduri
negre pentru datele dumneavoastr, s tii c avei libertatea de a
aduga nc maxim patru niveluri de sortare i sumarizare.
9. La sfrit, programul Access 2000 v va solicita s atibuii un titlu
paginii respective. Asadar, introducei titlul dorit i apoi facei clic
pe Finish.
Vrjitorul face glgie mare, se rotete, se-nvrtete ce mai: face
puin parad! Dup perioada de ateptare care este destul de mare
pentru a demonstra c intregul proces este incredibil de complex,
Vrjitorul v livreaz pagina de accesare n forma sa final, aa cum
se poate observa i n Figura 21-7.

10. V sftuiesc s testai noua pagin. Acest lucru se poate realiza
prin pornirea navigatorului dumneavoastr Web i ncrcarea
paginii, cu scopul de a arunca o privire rapid (aa cum este
ilustrat n Figura 21-8).
Dac dorii ca aceast pagin s fac parte dintr-un site comercial de o
dimensiune impresionant v sftuiesc s vizualizai pagina cu mai
multe navigatoare. S-ar putea s fie nevoie s modificai puin fiierul
pentru ca aceasta s arate bine (sau mcar acceptabil) atunci cnd este
vizualizat cu diferite navigatoare.

Fig. 21-7:
Iat pagina
de accesare
a datelor n
forma sa
final! (tre-
buie s re-
cunoatei
c arat
grozav i
pare
folositoare)

364
S
F
A
T

Ce-i i cu aceast pagin de accesare a datelor?

Paginile de accesare a datelor sunt destul de
grozave deoarece ele ofer date de ultim or
(mai bine zis de ultim secund) prin
intermediul celui mai cunoscut sistem
informaional al Internet-ului. M ntreb foarte
sincer ce altceva v-ai mai putea dori? Ei bine,
la fel de sincer vorbind, ai putea spune c ai
dori ca procesul implementrii s fie mai puin
complex.
Pentru ca dinamicele pagini Web s
funcioneze este necesar ca o ntreag armat
de produse Microsoft s lucreze mpreun i n
perfect armonie n spatele cortinei. Chiar
dac credei c acum tii i avei ceea ce v
trebuie pentru a realiza cele dorite (i aici m
refer la faptul c tii Access 2000), v anun
c aceasta este numai o treime din povestea
pe care trebuie s-o cunoatei.
Urmtorul articol de pe lista cu cele trei
elemente este nsui server-ul dumneavoastr
de Web. Sistemul cel voluminos (de exemplu
un server Web conectat direct la Internet)
necesit un server Microsoft Windows NT pe
care s funconeze produsul Microsoft Internet
Information Server (n cazul n care credei c
toat chestia asta complicat sun foarte
preios i super tehnic trebuie s recunosc c
avei dreptate.). Exist anse foarte mari ca
dumneavoastr s vei nevoie de ajutor pentru
asamblarea, rsucirea i n general pentru a-l
face pe sistem s vi se supun.
Totui, n cazul n care intele dumneavoastr
nu sunt att de nalte este posibil s putei s
v descurcai i singuri. Asadar, n cazul unui
server Web de dimensiuni reduse i care
funcioneaz n cadrul unei reele locale, putei
ncera s utilizai produsul Microsoft Personal
Web Server. Acesta utilizeaz pe post server
Web multi funcional un simplu calculator
Windows conectat la reea. Totui, trebuie s
avei n vedere faptul c este acesta este doar
un produs de volum redus destinat reelor
locale i prin urmare s nu v ateptai la cine
tie ce performane (S nu cumva s credei
c putei accesa Internet-ul de pe un astfel de
server!). Vestea bun este c dac
dumneavoastr ai cumprat deja un CD cu
Microsoft Office 2000 este posibil s avei
chiar acest software de care tocmai v-am
vorbit.
Dac dorii s aflai mai multe detalii despre
una dintre aceste opiuni apsai tasta F1 sau
facei clic pe Asistenul Office, introducei
numele server-ului Web i apoi apsai Enter.


365

Elemente complexe pentru acele
momente n care v simii nite
veritaibili tocilari
Dac simii c problemele discutate pn acum n acest capitol v limiteaz i
v inhib pornirile tewhnologice nu trebuie s v ngrijorai deoarece inutul din
care se trag aceste informaii este foare bogat i prin urmare mai sunt destule
subiecte de discutat. Iat cteva idei care sper c v vor trezi interesul, v vor
menine tonusul ridicat, vor duce la perfecionarea paginilor Web i v vor ajuta
s reuii s avei nite machete Access 2000 care s arate grozav.
Trebuie s tii c fiecare element are o descriere sumar, iar pentru ca
Asistenul Office s v ofere toate detaliile pe care le ateptai, trenbuie s
specificai cel puin un cuvnt.
Export to HTML: acestea sunt cuvintele pe care trebuie s le introducei dac
dorii s aflai c:

Exportarea bazelor de date, a raportelor i a machetelor direct ca pagini
HTML statice se face prin alegerea FileExport. Pentru a v converi
datele ntr-o pagin Web care nu poate fi clintit sub nici o form (adic
care este static) trebuie s executai doar un clic sau vreo dou clic-uri
Fig. 21-8:
Iat o
treab
destul de
bunicic
avnd n
vedere
faptul c a
rezultat
dintr-un
software
cam slbu!

366
rapide. Aceast opiune este grozav n cazul n care tii foarte bine
HTML i dorii s realizai rapid cteva pagini cu informaii pregtite
pentru scamatorii manuale. Cutai: export to HTML.
Introducei hiperlegturile dorite direct n rapoartele i machetele
dumneavoastr! Programul Access 2000 v permite s atasai
hiperlegturi direct butoanelor de comenzi, etichetelor sau imaginilor.
Dac v intereseaz aa ceva v sftuiesc s cutai dup cuvintele cheie:
add hyperlink to form.
Creai fiiere ablon HTML pentru ca tabelele dumneavoastr pe care le
exportai s arate, s se comporte i s fie echipate la fel. Dac creai
mama tuturor site-urilor Web de baze de date, v asigur c cu ajutorul
fiierelor ablon vei economisi o groaz de timp. n plus, aceastea fac ca
site-ul dumneavoastr s arate profesionist i bine (din punct de vedere al
dotrii). Cutai: HTML template files.
Adugai un navigator Web oricrei machete Access 2000. Aadar, vei
putea naviga prin documentele Web accesndu-le direct dintr-o machet
(fra a mai fi necesar s trecei de la Access 2000 la navigatorul Web).
Aceast facilitate v ofer nite posibiliti incredibile n ceea ce privete
intranet-urile organizaiilor i Internet-ul. Cutai dup cuvintele cheie:
Web page on a form.
Aceste faciliti reprezint doar faada (partea vizibil) a tuturor posibilitlor
pe care vi le pune la dispoziie progarmul Access 2000. Pe lng faptul c
lucreaz cu Net-ul, Access 2000 coopereaz foarte fructuos i cu ceilali
membrii ai pachetului de programe Microsoft Office 2000. Exist att de multe
lucruri referitoare la acest subiect (referitoare la programele care interacioneaz
ntre ele) care merit s fie cunoscute nct Microsoft a realizat chiar un fiier
imens pe aceast tem. Uimitor este faptul c fiierul poate fi consultat gratis pe
Internet. Dac dorii s obinei mai multe detalii referitoare la aceste lucruri v
sftuiesc s-i solicitai ajutor Asistentului Office care v poae oferi informaii
despre kit-ul Office 2000.

S
F
A
T

Capitolul 22
Realizarea machetelor
care arat superb
i funcioneaz extraordinar
n acest capitol
S aruncm o privire asupra machetelor programului Access 2000
Cum s realizai o machet utiliznd facilitatea Form Wizard
Cum s realizai machete simple cu ajutorul AutoForm Wizard

achetele de hrtie sunt sufletul oricrei ntreprinderi. Dac ele n-ar fi
existat, probabil c viaa ar fi fost mai simpl i am fi avut mai muli
copaci, dar acest comentariu se abate de la subiect, aa c trec mai departe. Din
cauza faptului c viaa real este oglinda n care se uit cu atenie i pe care o
analizeaz inginerii de sistem (i de multe ori aceast imagine i descurajeaz)
atunci cnd proiecteaz diferite programe, programul Access 2000 dispune de
posibilitatea dorit dintotdeauna de a vizualiza i a lucra cu machete.
Cu toate acestea, dumneavoastr nu trebuie s v fie team, deoarece machetele
electronice sunt de nenumrate ori mai prietenoase dect suratele lor mai
demodate, i m refer aici la ngrozitoarele PBF-uri (machete bazate pe hrtie).
De fapt, s-ar putea chiar s v dai seama c v place s v jucai cu machete
n Access 2000 (Dac vi se ntmpl aa ceva, s nu mai spunei nimnui!).
Acest capitol prezint lucrurile pe care le pot face machetele n folosul
dumneavoastr, cteva modaliti diferie de a realiza machetele i de asemenea,
v ofer cteva sfaturi pentru a v particulariza machetele astfel nct s se
potriveasc ntocmai cerinelor i dorinelor dumneavoastr.
M
____________________________________________ Introducere n

369
Machetele de taxe i cele de date sunt
animale foarte diferite
Toate machetele sunt diferite, adic nu sunt realizate la fel. Machetele din hrtie
se pot transforma ntr-o clipit n veritabile avioane de hrtie, ocup mult
spaiu, sunt greu de actualizat, i (n funcie de numrul machetelor implicate)
pot constitui chiar un adevrat pericol iminent pentru securitatea dumneavoastr
n cazul n care se strng att de multe nct sunt aezate sub forma unui teanc
de hrtii. Pe de alt parte, machetele programului Access 2000 se pot actualiza
ntr-un mod foarte simplu, sunt uor de memorat nici nu prea se ntmpl s
constituie un risc n ceea ce privete securitatea dumneavoastr (dei
proiectarea unei machete v poate pune n pericol productivitatea, deoarece este
distractiv).
n Access 2000, machetele sunt un fel de versiune digital a suratelor lor de
hrtie, dar asemnarea dintre cele dou se oprete la numele lor; de aici ncolo,
totul este diferit. Machetele programului Access 2000 au diferite avantaje fa
de machetele de hrtie care au devenit demodate, i v vor termina dac suntei
obinuii s defilai printre datele dumneavoastr n vizulizarea Datasheet. n
continuare va voi prezenta cteva exemple referitoare la modul n care
machetele Access 2000 v pot ajuta s vizualizai datele mai uor.
Scpai din ghearele vizualizrii Datasheet: n loc s defilai nainte i
inapoi prin foaia de date, concentrai-v la un moment dat pe o singur
nregistrare ale crui date se ntind pe un singur ecran.
Facei modificri dup dorin: n momentul n care nevoile
dumneavoastr se modific, deschidei macheta n vizualizarea Design i
actualizai-o. Avantajul este c, spre deorsebire de utilizarea suratele lor de
hrtie, n acest caz nu trebuie s v facei griji n privina reciclrii celor
10000 de copii rmase din vechea machet.
Vizualizai datele aa cum dorii dumneavoastr: Programul Access
2000 v permite s luai un set de date i s-l prezentai n attea tipuri de
machete diferite cte dorii dumneavoastr, fr a fi necesar s introducei
din nou datele. Creai o machet special pentru tipii care introduc datele,
alt machet pentru analitii dumneavoastr, i o a treia chiar pentru
dumneavoastr. Machetele bine proiectate au avantajul inegalabil c ofer
informaiile corecte persoanelor care trebuie, fr a oferi i date de care
acetia nu au nevoie.
Vizualizai intrrile dintr-un tabel sau rezultatele unei interogri:
Machetelor le este la fel de uor s extrag date din tabele sau din
______________________________________Partea a VI-a: Partea zecilor

370
interogri. Machetele bazate pe interogri sunt extraordinar de flexibile
deoarece afieaz ntotdeauna cele mai noi informaii.
Combinai date din tabele ntre care exist legturi: O machet poate
afia date din mai multe tabele relaionale. De asemenea, mai trebuie s
tii c machetele utilizeaz automat relaiile care exist n cadrul bazei
Asemenea rapoartelor i interogrilor, i machetele sunt stocate n fiierul baz
de date i se gsesc n spatele butonului lor particularizat, aa cum este ilustrat
i in Figura 22-1. Machetele sunt obiecte Access 2000 desvrite , astfel nct
dumneavoastr putei face tot felul de mecherii cu ele.

n funcie de necesitile dumneavoastr, putei urma orice modalitate de a
realiza machete. Dac mergei pe varianta Form Wizard, trebuie s tii c
aceasta v ofer o abordare foarte tacticoas prin care suntei luai de mnu,
purtai printr-un lan de ntrebri i abia apoi vei putea beneficia de
vizualizarea nou produsei machete care, sincer s fiu nu prea are nici sare, nici
piper. Cele trei instrumente AutoForm realizeaz aceleai machete ca i Form
Wizard, dar spre deosebire de cea din urm, nu v ntreab nimic. n cele din
urm, n cadrul abordrii manuale, programul Access 2000 stabilete un tip de
machet goal, v pune la dispoziie o caset de instrumente plin cu bunti
care in de machete, d noroc cu dumneavoastr i apoi dispare pentru a face
ceva hazliu n timp ce dumneavoastr realizai o machet da capo al fine.
Eu sunt adeptul lucrurilor simple i prin urmare acest capitol v explic pe larg
cum s v folosii de facilitile Form Wizard i AutoForm n vederea realizrii
unor machete de baz pentru dumneavoastr. Capitolul se ncheie cu niruirea
unor sfaturi i mecherii pentru a transforma aceste Capodopere de Vanilie n
Machete cu adevrat nemaipomenite.
Fig. 22-1:
Este foarte
relaxant s
tiu c
machetele
se afl
acolo unde
le-am lsat.

S
F
A
T
____________________________________________ Introducere n

371
Cum s creai o machet printr-o
singur atingere a baghetei magice
n cazul machetelor proiectate pe calculator (v rog s sesizai c nu am spus
machete uluitoare sau machete incredibil de utile), cea mai simpl cale spre
cel mai bun rezultat este utilizarea facilitii FormWizard. Ca i n cazul
celorlali vrjitori ai programului Access 2000, FormWizard v ndrum prin
procesul de creaie, bombardndu-v cu ntrebri ntr-o asemenea msur nct,
uneori, dumneavoastr ai vrea s-i spunei s mai creasc odat i s mai
hotrasc i singur, fr a v mai sci att!
Pentru a folosi facilitatea FormWizard i pentru a o face s funcioneze, urmai
paii:
1. Deschidei fiierul baz de date i facei clic pe butonul Forms de
pe bara Objects aflat n partea stng a ferestrei.
Programul Access 2000 afieaz o list a machetelor aflate n baza
dumneavoastr de date. Dac lista respectiv este goal nu trebuie v
panicai, deoarece tocmai suntei pe cale de a schimba ceva n aceast
privin.
2. Facei clic pe New.
n urma acestei aciuni va aprea caseta de dialog New Form.
Data viitoare cnd vei dori s creai o machet, n loc de utilizarea lui
New putei s facei dublu-clic pe Create form, astfel utiliznd
opiunea vrjitorului. Gndii-v la aceast opiune ca la un fel de
scurttur ctre brlogul vrjitorului.
3. Facei dublu-clic pe Form Wizard din cadrul casetei de dialog
(ilustrat n Figura 22-2).
n acest moment, hard-disc-ul calculatorului scoate nite sunete ca i
cum s-ar lupta cu el nsui. Dup ce nu se mai aud aceste zgomote,
Vrjitorul Form pornete n aciune.
4. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos n cadrul casetei
Tables/Queries pentru a lista tabelele i interogrile din baza
dumneavoastr de date i apoi selectai acela care conine
cmpurile pe care dorii s le vizualizai cu aceste machete.

S
F
A
T

372
Vrjitorul Form listeaz cmpurile disponibile. Acum spunei-i
vrjitorului c dorii s fie afiat macheta.
5. Facei dublu- clic pe un nume al unui cmp din lista Available
Fields pentru a include a fi inclus n macheta dumneavoastr.
Dac dorii s vedei toate cmpurile, facei clic pe butonul >> aflat n
mijlocul ecranului. Pentru a ndeprta un cmp ales din greeal, facei
dublu-clic pe numele su n lista Selected Fields i vei vedea cum
cmpul revine n acea parte a casetei de dialog intitulat Available
Fields.

6. Repetai procesul pentru fiecare cmp destinat machetei. Dup ce
ai terminat cu toate cpurile, facei clic pe Next (ca n
Figura 22-3).

S
F
A
T
Fig. 22-2:
Amintindu-i
Vrjito-
rului Form
despre
Fig. 22-3:
Cmpurile
sunt gata,
aa c este
timpul s
mergem
mai
departe.
____________________________________________ Introducere n

373
7. Dac selectai cmpuri din mai multe tabele, Vrjitorul Form se
oprete pentru un moment pentru a v ntreba cum dorii s fie
organizate datele n cadrul machetei dumneavoastr. Facei clic pe
opiunea dorit din lista aflat lng numele cmpului din partea
stng a casetei de dialog i apoi facei clic pe Next.
Dac n acest momentVrjitorul Form v pune vreo ntrebare
referitoare la aspectul machetei, trecei la pasul urmtor.
8. n continuare, Vrjitorul Form dorete s tie cum dorii s fie
afiate datele n cadrul machetei. Pstrai opiunea Columnar (sau
Datasheet, dac aceasta este opiunea implicit pe ecranul
dumneavoastr) i apoi facei clic pe Next.
Acesta este nc un caz care face parte din acelea n care programul
Access 2000 are att de multe opiuni cte sunt necesare pentru o bun
funcionare. Dac ai vzut deja caseta de dialog despre care v-am
vorbit la pasul 7, probabil c ecranul dumneavoastr nu v prezint
dect dou opiuni: Tabular i Datasheet. Pe de alt parte, dac ai srit
peste pasul 7 i ai trecut direct la pasul 8, ar trebui s v apar pe ecran
patru opiuni anume: Columnar, Tabular, Datasheet i Justified.
Vrjitorul v ofer doar acele opiuni pe care el le consider cele mai
potrivite pentru datele dumneavoastr (bineneles c uneori, acest gen
de ajutor mai ru v ncurc i tocmai acesta este motivul pentru care
scriu eu aceste cri. Microsoft ine-o tot aa!).
Celelalte dou, adic Tabular i Justified sunt interesante, dar ele
realizeaz machete cu adevrat complicate cu care nu se lucreaz prea
uor i care pot fi particularizate mai greu. Pe viitor, dac se ntmpl
vreodat s fii prini cu munca i s dorii s petrecei momente mai
intime cu programul Access 2000, ncercai i un alt format.
9. Pentru a dichisi o machet simpl, vrjitorul folosete pentru
afiarea datelor dumneavoastr culori i stiluri de fundal foarte
interesante Pentru moment, facei clic pe opunea Standard
(ilustrat n Figura 22-4) i facei clic pe Next pentru a continua.


374

Majoritatea culorilor i a combinaiilor de fundal ncetinesc viteza
machetelor dumneavoastr i reduc performanele acestora. Dac
trebuie chiar neaprat s fie ceva culoare n machetele dumneavoastr,
utilizai setrile Colorful of Stone. Acestea v ofer culori vii fr ca
acest lucru s afecteze performanele machetelor dumneavoastr.
10. Introducei un titlu sugestiv pentru macheta dumneavoastr n
caseta What title do you want for your form? care se afl n partea
superioar a ecranului Form Wizard.
n mod implicit, Vrjitorul Form v propune ca nume pe cel al
tabelei din care ai preluat datele pentru macheta dumneavoastr, dar
eu v rog insistent s introducei un alt nume mai sugestiv dect acela.
11. Dup ce ai terminat, facei clic pe Finish.
Dup cteva momente (sau cteva minute, n cazul n care avei un
calculator mai puin performant), noua dumneavoastr machet apare
pe ecran, gata de aciune (Figura 22-5).
Fig. 22-4:
Dei opiu-
nile sunt
atrg-
toare, v
sftuiesc
ca la nce-
put s fii
adepii
simplitii.
____________________________________________ Introducere n

375

Vrjitorul Form salveaz automat macheta ca fiind o parte a procesului de
creaie, aa c nu trebuie s o salvai manual i s o denumii.
Producia de mas n cea mai bun
form: Machete scoase la Fabrica
automat
De cnd eram copil m-a fascinat lumea afacerilor i modul de funcionare al
acesteia. Practic, trecerea de la produsele manufacturizate la liniile de
asamblare automat ale lui Henry Ford m-a uluit total (Da, eram un pic mai
diferit fa de alii, dar de ce v intereseaz asta?). Linia de asamblare automat
avea punctele sale forte i slabe, dar pentru mine, citatul care intotdeauna a
reprezentat de fapt definiia liniilor automate alte lui Ford era: Putei alege
orice culoare dorii, numai negru s fie.
Lund n considerare acest citat, permitei-mi s v urez Bun venit! la Fabrica
AutoForm. Motto-ul nostru este: Putei alege orice machet dorii, numai s fie
una din cele trei pe care le realizm. Ah, iat i bucuriile oferite de
managmentul produciei flexibile
Programul Access 2000 susine c machetele automate sunt de fapt vrjitori,
ns din moment ce ele sunt att de limitate-, am vrut s spun axate pe un
Fig. 22-5:
Noua
machet nu
este chiar
Mona Lisa,
dar nici nu
este o
mzglitur
oarecare.

S
F
A
T


376
anumit element-eu cred c nu pot fi considerate ca fiind adevrai magicieni.
Lsnd la o parte faptul c au aceeai denumire, fiecare din cele trei machete
realizeaz un alt tip de machet:

Opiunea Columnar realizeaz o machet clasic, de genul o registrare pe
fiecare pagin
Opiunea Tabular realizeaz o machet destul de grozav, de tip mai multe
nregistrri pe pagin, dar pregtii-v s facei cteva operaii estetice
pentru a scpa de colurile dure pentru a face ca macheta s fie tr-adevr
util (Figura 22-6).
Datasheet creaz (acum inei-v bine:) o machet care arat, se comport,
miroase i simte asemenea unei foi de date clasice. Pentru a v convinge i
singuri privii Figura 22-7. Dar exist vreo persoan care s aib nevoie de
o machet care se crede a fi o foaie de date? (Eu cred c nu, dar oricum cei
de la Microsoft nu m ntreab aa ceva niciodat.)

Utilizarea machetelor automate este un proces rapid. n ciuda presupuselor
statuturi de Vrjitori, machetele automate seamn mai mult cu angajaii
temporari din birouri: trebuie doar s le artai datele, s v retragei, i, nainte
de a v da seama, macheta este gata. Iat detaliile procesului:
1. Avnd baza de date deschis, facei clic pe butonul Form aflat pe
bara Objects din partea stng a ferestrei bazei de date i apoi
facei clic pe New.
Efectul este apariia pe ecran a casetei de dialog New Form, care este
gata s v ajute.
Fig. 22-6:
Machetele
de tip
Tabular
sunt ultra-
moderne,
dar acele
titluri sunt
mai mare
ncurctura.
____________________________________________ Introducere n

377

2. n funcie de look-ul pe care l dorii, facei clic pe AutoForm:
Columnar, AutoForm: Tabular, AutoForm: Datasheet.
Programul Access 2000 evideniaz numele mini-Vrjitorului
potrivit.
3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos care se afl lng caseta de
text Choose the table, sub lista Wizard.
Efectul este apariia unei liste de tabele i interogri autoderulante a
bazei de date.
4. n cadrul listei autoderulante, facei clic pe tabela sau interogarea
care dorii s ofere informaii machetei. Dup ce ai terminat,
facei clic pe OK.
Respectivul mini vrjitor ii incepe treaba bine precizat i macheta
dumneavoastr cea nou apare pe ecran n doar cteva minute.
5. Dac v place macheta, pstrai-o pentru eternitate alegnd
FileSave sau fcnd clic pe butonul Save aflat pe bara de
instrumente. In momentul n care apare caseta de dialog Save As,
introducei un nume pentru machet i apoi facei clic pe OK.
Spre deosebire de Vrjitorul Form, machetele automate nu salveaz
automat machetele pe care le creeaz, aa c va trebui s salvai
macheta manual. Aceasta va fi adugat bazei dumneavoastr de date
pe butonul Forms.
Fig. 22-7:
Aceasta
este chiar o
foaie de
date sau
doar o
machet
care se d
drept foaie
de date?
Numai
propriet-
ile tiu
acest lucru.

378
Cum s dai ultima strlucire
folosindu-v de chirurgia plastic
Am o ntrebare pentru dumneavoastr, i v rog s-mi spunei adevrul gol-
golu, chiar dac doare, bine? Nu dai napoi tocmai acum, deoarece v solicit
prerea dumneavoastr just n legtur cu acest lucru! Suntei gata? Ei bine, ai
opta fr ezitare s muncii din greu n cadrul atelierului de introducere de date
din Figura 22-8, sau ai opta ca ntre 2 seturi de tenis s facei s apar cteva
nregistrri n Figura 22-9?. Avei tot timpul s rspundei.

Chiar dac v vine s credei sau nu, aceste imagini reprezint de fapt acelai
tip de machet. Mda, este foarte adevrat! Imaginea nainte din Figura 22-8
ilustreaz o machet tip coloan standard, ieit direct din Fabrica AutoForm
Fig. 22-8:
nainte: O
machet
plictisitoare
creat de
automatiza-
re software
indiferent
i
monoton.
Fig. 22-9:
Dup:
Aceeai
machet
recuperat
din
adncurile
disperrii
digitale
datorit
chirurgiei
plastice.
____________________________________________ Introducere n

379
a seciunii anterioare. Imaginea Dupa, din Figura 22-9, i ea o machet tip
coloan standard apare ca fiind mult mai echilibrat, pus la punct, frumoas i
uor de utilizat dup o singur vizit la Scoala Doctorului John pentru Machete
incompetente din punct de vedere operaional. Pentru a realiza transformarea,
am mutat cmpurile, am adugat nite elemente grafice pentru a mpri
macheta i am schimbat ordinea tabulatorilor pentru a face ca introducerea
datelor s se poat realiza intuitiv.
Din cauza faptului c coala este o instituie privat i mic, ea nu dispune de
spaiu suficient pentru miile de mii de machete care necesit cu disperare acest
gen de tratament. Aadar, n loc de a trimite machetele dumneavoastr la coala
mea, voi trimite coala mea la dumneavoastr. Aceast seciune v echipeaz cu
kit-ul cu instrumente de baz utilizat de chirurgi fruntai ai machetelor
recunoscui n toat ara. i astfel, n doar cteva cilpe, machetele
dumneavoastr cele demodate se vor transforma n mainrii performante de
introducere a datelor, utile din punct de vedere funcional i plcute la vedere.
Trecerea unei machete n vizualizarea
Design
nainte de a putea face oricare dintre modificrile amintite mai sus trebuie ca
macheta s fie n vizualizarea Design. Programul Access v ofer dou
modaliti simple de a ajunge la acest mod de vizualizare, n funcie de locul n
care se ntmpl s v aflai n momentul respectiv:

Dac v aflai n fereastra baz de date facei clic pe butonul Forms de
pe bara Objects pentru a lista machetele disponibile i apoi facei clic pe
macheta pe care dorii s-o modificai, terminnd prin efectuarea unui alt
clic pe Design.
Dac v aflai n fereastra machet, facei clic pe butonul Design aflat
pe bata de instrumente sau alegei ViewForm Design din meniu.

S nu cumva s-i permitei vizualizrii Design s v streseze! Pare mai
complicat dect viaa de zi cu zi, dar nu este nici o problem, deoarece nu este
chiar aa. Aadar, dac ceva nu merge aa cum ar trebui, iar dumneavoastr
stricai macheta, din greeal, tot ceea ce trebuie s facei pentru a remedia
situaia este s alegei FileClose din meniu. Cnd programul Access 2000 v
ntreab dac dorii s salvai modificrile efectuate, fii amabili i facei clic pe
No. Acest pas face s dispar toate modificrile oribile pe care le-ai adus
machetei. Dup aceasta inspirai adnc de cteva ori pentru a v calma nervii i
apoi reluai de la nceput procesul de proiectare.


380
Mutarea cmpurilor
Pentru a muta un cmp n cadrul vizualizrii Design, urmai paii:
1. Poziionai pointer-ul mouse-ului oriunde n cadul cmpului pe
care dorii s-l mutai.
Putei face poziionarea pe numele cmpului sau pe caseta unde va
ajunge valoarea cmpului. V asigur c oricare dintre acestea este la fel
de potrivit pentru ceea ce facei dumneavoastr.
Dac cmpul este deja selectat (adic dac numele acestuia este
ncadrat de o caset decorat cu ptrele micue i mate), facei clic pe
orice spaiu liber al machetei dumneavoastr pentru a deselecta
cmpul, apoi ncepei cu pasul 1. Dac nu facei aa cum v-am spus,
programul Access se zpcete i crede c dorii s facei altceva nu
doar s mutai cmpul.
2. Apsai i inei apsat butonul stnga-mouse.
Efectul obinut este acela c pointer-ul mouse-ului se transform ntr-o
mnu care reprezint de fapt modalitatea folosit de programul
Access 2000 pentru a v spune c este pregtit s mute ceea ce dorii
dumneavoastr. Ciudat rspuns, nu-i aa?
3. Tragei cmpul n noua sa locaie.
Pe msur ce mutai cmpul, dou casete se mut i ele de-a lungul
cursorului pentru a v arta exact unde va ateriza cmpul.
4. n momentul n care cmpul se afl n poziia dorit, eliberai
butonul mouse-ului.
i astfel, cpul este poziionat n locul dorit.
Dac nu v place locul n care a aterizat cmpul, l putei muta din nou
sau putei apsa combinaia de taste Ctrl+Z pentru a anula mutarea i a
relua totul de la nceput.
Adugarea liniilor i a casetelor
Cele dou butoane aflate n apropierea prii inferioare a vizualizrii Design v
permit s facei urmtoarele:

S
F
A
T
____________________________________________ Introducere n

381

S creai linii n macheta dumneavoastr.
S creai casete (sau margini) n macheta dumneavoastr.

Iat cum putei folosi aceste instrumente:
1. Facei clic pe instrumentul dorit.
Pentru a v arta c instrumentul a fost selectat, acesta va fi impins
inauntru, ca n cazul unui buton de control.
2. Poziionai pointer-ul mouse-ului acolo unde dorii s ncepei linia
sau acolo unde dorii s fie colul unei casete, apoi apsai i inei
apsat butonul stnga-mouse.
inta este important, dar este foarte important s tii c n orice
moment putei anula sau muta graficul dac proiectul nu merge aa
cum trebuie.
3. Mutai cursorul n punctul n care se va termina linia sau la colul
opus al casetei dumneavoastr, n funcie de elementul pe care
dorii s-l adugai i apoi eliberai butonul mouse-ului.
Efectul este apariia pe ecran a linei sau a casetei respective.

Cnd adugai o linie sau grafice caset, nu uitai c sunt disponibile i cteva
efecte speciale, n funcie de elementul adugat:

Liniile pot fi drepte sau curbe. Chiar dac i celelalte opiuni par a fi
disponibile, cnd lucrai cu o linie, ele arat asemenea celor curbe.
Casetele beneficiaz de toate opiunile referitoare la efecte speciale, aa
cum putei observa i n Figura 22-10.
Pentru a utiliza aceste efecte speciale, desenai linia i caseta dumneavoastr i
apoi facei clic dreapta pe ea (dac este o linie, facei clic dreapta la sfritul
acesteia). Alegei Special Effects din meniul derulant i apoi facei clic pe
efectul care v place cel mai mult.

S
F
A
T


382

Dac dorii s v particularizai i mai mult linia sau caseta dumneavoastr,
ncercai setrile Border. ncepei cu deschiderea casetei de dialog Special
Effects aa cum am descris anterior i apoi facei clic pe butonul Format.

Border Style modific modul n care arat linie, avnd opiuni care variaz
de la linie solid pn la linie punctat.
Border Color modific culoarea liniei.
Border Width permite modificarea liniei de la o linie subiric la o linie
groas i lbrat de 6 puncte.
Facei experimente cu setrile pentru a veni cu cele mai bune combinaii pentru.
dumneavoastr. Ca i n cazul setrilor efectelor speciale, dup ce ai terminat,
facei clic pe butonul X pentru a nchide caseta Properties.
Modificarea ordinii de succesiune a
cmpurilor
Modificarea ordinii de succesiune a cmpurilor nu este att de simpl si
amuzant ca celelalte opiuni ale acestei seciuni, dar cu siguran v va aduce
satisfacie. Dac mutai cmpurile n cadrul machetei i apoi ncercai s folosii
macheta, imediat ce v mutai de la un cmp la urmtorul cu ajutorul tastei Tab
descoperii c acestea (cmpurile) i amintesc vechea ordine. Pentru a rezolva
aceast problem trebuie s modificai proprietatea Tab Index (proprietate a
cmpurilor).
Fig. 22-10:
Casetele
sunt de
departe, cel
mai stilizat
element
grafic.

____________________________________________ Introducere n

383
Modificarea ordinii cmpurilor este o sarcin puin mai tehnic dect desenarea
casetelor, dar totui nu se poate spune nici c este superioar (din punct de
vedere al dificultaii) pilotrii unei aeronave Boeing 747. Acum, dac tot am
pus lucrurile la punct, s v spun cum pute modifica ordinea de succesiune a
cmpurilor:
1. Avnd macheta deschis n vizualizarea Design, alegei View
Tab Order.
n urma acestei aciuni se va deschide caseta de dialog Tab Order,
afind cmpurile n ordinea curent.
2. Facei clic pe butonul mic aflat n stnga cmpului cu care dorii s
lucrai (aa cum este ilustrat i n Figura 22-11).

Ca rspuns la clic-ul dumneavoastr, cmpul este evideniat (Nu-i aa
c este ceva deosebit?).
Pentru ca programul Access 2000 s stabileasc automat ordinea de
succesiune pentru toate cmpurile din machet, facei clic pe butonul
Auto Order aflat n partea inferioar a casetei de dialog Tab Order.
Programul Access 2000 stabilete ordinea innd cont de locul n care
se afl cmpul n cadrul machetei. Pornete de sus din partea stng a
machetei si o parcurge pn la cellalt capt, trecnd apoi mai jos cu o
linie i relund procesul. Cmpurile au o anumit ordin de succesiune
pe orizontal (cmpuri pe linia unu, cmpuri pe linia doi, i asa mai
departe).
3. Facei clic i tragei cmpul n noua sa poziie pe care o va avea n
ordinea de succesiune.
Pe msur ce tragei cmpul se mic i o bar de culoare gri nchis,
indicnd locul n care va fi poziionat acesta n cadrul ordinii de

S
F
A
T
Fig. 22-11:
Cmpul
HomePhone
este gata
de
decolare!

384
succesiune. Cnd bara este la locul potrivit, eliberati butonul mouse-
ului. Access este foarte asculttor si mut cmpul n noua sa pozie n
cadrul ordinii sale de succesiune.
4. Repetai paii 2 i 3 pentru orice alte cpuri pe care dorii s le
modificai.
Programului Access nu-I pas ct de mult lucrai la modificarea ordinii
de succesiune a cpurilor; prin urmare, juca-v ct v poftete
inimioara.
5. Dup ce ai terminat de modificat ordinea de succesiune, facei clic
pe OK.
Caseta de dialog Tab Order dispare n acel loc n care-i duc existena
toate casetele de dialog cnd nu sunt pe ecran.
6. Facei clic pe butonul Form View de pe bara de instrumente i
testai-v munca.
Dac mai exist cmpuri care nu funcioneaz aa cum ar trebui, inei
minte care sunt i apoi parcurgei din nou paii anteriori pentru a
rezolva problema.

Capitolul 23
Dac dragostea se afl
pretutindeni, de ce nu pot
s export datele ctre aceasta?
n acest capitol
Trecerea datelor n Access 2000
Cum s stabilii cnd este cazul s importai date i cnd s realizai legturi
ntre ele
Vorbind n diversele limbi strine ale datelor
Cum putei trimite datele dumneavoastr lipsite de orice grij n lumea exterioar
cea crud i rece

n ziua de azi, dac dorii s avei un succes real nu este suficient s tii s
vorbii numai limba matern. Astfel, pentru a putea atinge culmile reuitei,
dumneavoastr trebuie s cunoatei cteva limbi strine. Ca exemplu v pot
spune c eu vorbesc fluent engleza american, limb pe care englezii get beget
o consider ca fiind un substitut jalnic care este folosit pentru a zngni bnuii.
Avnd n vedere munca mea, trebuie s v spun c am fost nevoit s studiez i
alte cteva variante de limbi strine ale indigenului Tocilar, variante cum ar fi:
Windows, DOS, limba strin $%@&#! folosit pentru depanare, i dialectul
ezoteric Macintosh (care este deosebit de antrenant i totodat dificil deoarece
toate cuvintele sale arat i se comport la fel).
Programul Access 2000 este i el poliglot datorit faptului c numrul limbilor
strine din lumea sa electronic este cu mult mai mare dect numrul limbilor
strine care se pot ntlni n cazul unei adunri generale a Naiunilor Unite.
Pentru a v simplifica viaa, programul Access 2000 se ocup de foi de calcul,
de cteva baze de date concurente chiar de fiiere de text vechi. Datorit
acestei facilita, dumneavoastr putei interschimba date cu orice surs de date
dintre cele enumerate mai sus. Trebuie neaprat s v mai fac o dezvluire:


386
programul Access 2000 este unul dintre cele mai flexibile programe pe care le-
am vzut vreodat. (i credei-m c am vzut o groaz de programe!)
Acest capitol v prezint posibilitile programului Access 2000 de a importa i
exporta date, modul n care funcioneaz acestea i multitudinea de utilizri pe
care le putei da acestora. n cazul n care dumneavoastr lucrai cu programul
Access 2000 sau cu orice alt program (aproape cu oricare) v pot spune cu
siguran c acest capitol v va fi de folos deoarece la un anumit moment (i
asta va fi ct de curnd) vei remarca c unele date nu sunt la locul potrivit, i
atunci oare cine va trebui s le mute? Pai da, chiar dumneavoastr!
Cum s importai numai cele mai bune
informaii pentru bazele dumneavoastr
de date
Programul Access 2000 dispune de dou modaliti pe care le utilizeaz pentru
a prinde datele n ghearele sale lacome. Una dintre aceste modaliti este
importul de date care presupune traducerea datelor dintr-un format strin n
formatul fiierelor baze de date Access 2000 (n opinia celor de la Microsoft,
toate datele de pe mapamond ar trebui stocate n acest format al bazelor de date
Access.). Cealalt modalitate este legarea datelor, modalitate care const n
construirea unui pod, a unei puni de legtur ntre datele externe i Access
2000.
Dac ai lucrat cu versiuni mai vechi ale programului Access, probabil tii c
legarea era denumit ataare. Dei conceptul este acelai, s-a modificat doar
numele, i aceasta tocmai pentru a-i deruta pe cei inofensivi i nevinovai.
Descrierea formaturilor fiierelor
Indiferent dac dumneavoastr importai date sau facei legturi ntre acestea,
programul Access 2000 nu pricepe dect anumite formaturi ale datelor.
Tabelul 23-1 v prezint cele mai des folosite i mai obinuite tipuri de fiiere
cu care interacioneaz Access. V vine s credei sau nu, intrrile acestui tabel
acoper majoritatea tipurilor de date stocate pe calculatoarele persoanale din
lumea ntreag.

S
F
A
T

____________________________________________ Introducere n

387
Tabel
23-1
Lista limbilor strine pe care le pricepe programul
Access 2000
Program
Extensia
fiierului
Versiuni Caracteristici
Access .MDB 2.0, 7.0, 97 Chiar dac acestea au acelai nume,
versiunile folosesc formaturi de fiiere
uor diferite fa de Access 2000.
dBASE .DBF III, III+, IV, V Acesta este unul dintre cele mai
cunoscute formaturi existente; foarte
multe programe folosesc formatul dBASE.
FoxPro .DBF 2.0, 2.5, 2.6,
3.0
Acesta este cellalt program baz de date
al lui Microsoft; uneori nu este direct
compatibil cu dBASE.
Paradox .DB 3.x, 4.x, 5.x O baz de date de la Borland- rivala
celorlalte.
Excel .XLS 2.0, 3.0, 4.0,
5.0, 7.0, 8.0
Dei este o biat foaie de calcul, multe
persoane folosesc Excel-ul ca un simplu
manager al bazelor de date cu fiiere
simple.
Lotus 1-2-3 .WKS,
.WK1,
.WK3
1.x, 2.x, 3.x, 4.x Fost cndva cea mai cunoscut foaie de
calcul din mprejurimi.
Text .TXT N/A Acesta este formatul parafrazat dac
toate celelalte variante au euat.
Programul Access 2000 accept i
nelege att fiierele text cu dimensiuni
prestabilite ct i cele
Rich Text
Format
.RTF N/A Acesta este un format foarte potrivit i
foarte bun pentru multe procesoare de
text deoarece ofer posibilitatea folosirii
unei game mult mai largi de formatri
dect n cazul fiierelor de tip text.
Active
Server
Pages
.ASP N/A Acesta este un limbaj special pentru
serverul Internet Information al lui
Microsoft care-I comunic acestuia ce
trebuie s fac pentru a genera HTML-uri.
HTML .HTM,
.HTML
Mult mai multe
dect v putei
imagina
Codurile paginilor Web care fac ca o
pagin web s fie o pagin web.

388

Dei programul Access 2000 se descurc destul de bine cu procesul de
traducere din alte limbi strine, dumneavoastr trebuie s fii ateni la anumite
ciudenii care pot aprea. In continuare v voi prezenta cteva sfaturi pe care
ar trebui s le memorai i s le avei n minte ntotdeauna cnd jucai jocul
Renumitul salvator al datelor i care ar trebui s v ajute s facei astfel nct
chiar i informaiilor aflate n primejdie s le putei oferi o nou via lipsit de
griji n Access 2000:

V sftuiesc ca atunci cnd lucrai cu fiiere dBASE i FoxPro s inei o
eviden ct se poate de strict a fiierelor index (fiiere care-i sunt
necesare programului Access 2000 pentru a putea lucra cu tabelele
respective) care-i duc zilele pe lng bazele de date. n cazul n care
Access nu gsete fiierul index sau dac l gsete dar acesta este corupt,
ncercai s revocai mesajul prin care sistemul v solicit fiierul index i
verificai dac importul de date a funcionat aa cum trebuia.
De asemenea, trebuie s v informez c programul Access 2000 nu poate
realiza legturi cu tabele Paradox care nu au chei primare i nu poate face
nici modificri n cazul acestor tabele. Dac dorii s rezolvai aceste
probleme trebuie s folosii programul Paradox pentru a crea o cheie
primar n tabela respectiv i apoi trebuie s realizai legtura ntre tabel
si Access 2000.
Este bine s nu uitai c datele din tabelele Paradox nu sunt stocate ntr-un
singur fiier. Un lucru foarte obinuit este ca pe lng fiecare fiier .DB s
miune i cte un fiier .PX (indexul primar) i unul .MB (date de tip
memo M vine de la memo, dar chiar n-am idee de la ce ar putea veni
litera B?). Dac copiai o tabel Paradox de pe un calculator pe altul, v
sftuiesc s avei mare grij i s v asigurai c ai copiat toate fiierele
care nsoesc fiierul de baz (adic tovarii si de drum).
Pentru a fi siguri c informaiile care provin din alte programe bazate pe
foi de calcul sunt complete i stabile, v sftuiesc s le verificai de dou
ori. i cel mai important dintre toate, asigurai-v c toate intrrile din
fiecare coloan (cmp) sunt de acelai tip (sunt toate numere, text sau ce or
fi ele, numai la fel s fie!). n caz contrar, importul nu va funciona aa
cum trebuie (i tii voi prea bine ct de ingduitoare sunt programele n
cazul unor scpri nesemnificative ca acestea!).
Dac avei probleme cu importarea unui anumit format ai putea ncerca s
folosii vechiul program de baze de date pentru a deschide fiierul
respectiv, i apoi s exportai tabelele bazei de date ca fiiere text (da,
sigur: de fapt programatorii folosesc denumirea formal care este ASCII).

S
F
A
T
____________________________________________ Introducere n

389
Este posibil ca textul s fie cam dificil de manevrat dar avantajul este c
acesta este tipul de date cel mai cunoscut oamenilor (sau calculatoarelor,
m rog).
Nu uitai ca ntotdeauna inainte de a importa date,de a exporta date sau de a
pleca ntr-o scurt vacan s facei nite copii de siguran. V spun din proprie
experient c sfatul specialistului n calculatoare ncepe cam aa Ei bine, ar
trebui ca totul s funcioneze corect, dar persoanele inteligente vor fi
pregtite mereu pentru ceea ce este mai ru. Iat i concluzia final: nainte de a
ncerca vreuna din tehnicile prezentate n acest captiol facei copii ale bazelo
Importarea sau legarea fiierelor
dumneavoastr
Detaliile referitoare la importul fiierelor i la legarea acestora difer (foarte
mult) de la caz la caz i depind de tipul de fier pe care-l importai. Totui, eu
sunt un gentelman i v prezint n continuare metodologia (paii) general pe
care trebuie s-o urmai i s-o respectai pentru a porni de la nceput n direcia
corect. Dei instruciunile enumerate se refer n principal la import, ele conin
i note ajuttoare referitoare la legarea fiierelor.
Suntei gata s facei o piruet pe ritmul polcii importului de date?
Ateniencepe!
1. Deschidei baza de date Access 2000 n care dorii s atragei
datele.
Dac nu suntei obinuii cu acest pas, nu trecei mai departe ci oprii-
v aici! nainte de a ncerca s importai ceva, revenii la Capitolul 1
pentru a petrece ceva timp i a v obinui cu programul Access 2000.
2. Alegei File Get External Data Import.
Efectul acestei alegeri este aparia casetei de dialog din Figura 23-1.
3. Facei clic pe sgeata ndreptat n jos din caseta Files of type (cea
amplasat n partea inferioar a ferestrei) i apoi executai un nou
clic pe tipul de dat pe care dorii s-l importai. Dac este necesar
putei s utilizai caseta tip list Look in pentru a naviga ctre
fiierele dorite.
Caseta de dialog afieaz fiierele care corespund cerinelor
dumneavoastr. Asigurai-v c ai ales tipul de fier corect, deoarece


390
n caz contrar programul Access 2000 nu va lista fiierul pe care-l
cutai n caseta de dialog.
Dac baza dumneavoastr de date are o extensie bizar (cum ar fi
.FOO, .DTA, sau .XXX) la sfritul numelui de fiier, este posibil ca
programul Access 2000 s nu poat face nimic cu acesta. n acest caz,
tot ceea ce putei face este s solicitai ajutor celor de la serviciul de
asisten tehnic sau informaticianului din zona respectiv.

4. Facei dublu-clic pe fiierul pe care dorii s-l importai.
Acesta este momentul n care procesul o ia n direcii diferite n funcie
de formatul fiierului pe care dorii s-l importai i n funcie de
aciunea pe care dorii s-o intreprindei: s importai date sau s
realizai o legtur. n concluzie, singurul sfat inteligent pe care vi-l pot
oferi este s inei degetele ncruciate, s urmai instruciunile de pe
ecran cu mare atenie, s inei cont de sfaturile pe care vi le-am dat
mai inainte, s fii optimiti i s v relaxai tiind c ai fcut copii de
siguran nainte de a ncepe acest proces sordid (S nu cumva s aud
c nu ai realizat copii de siguran!).
Iat i un ultim gnd asternut pe hartie: Dac importati ceva i procesul dureaz
o venicie, nseamn c este foarte posibil ca programul Access s se lupte cu
erorile aprute n cazul datelor aflate la grani. Apsai combinaia de taste
Ctrl+Break pentru a opri procesul aflat n derulare (importul) i verificai erorile
evidente ale datelor importate (poate fi vorba despre date incorecte sau corupte,
date din foi de calcul prost organizate, index-uri stlciate i aa mai departe).
Fig. 23-1:
Asigurai-
v c
alegei tipul
de dat
corespun-
ztor!

S
F
A
T

____________________________________________ Introducere n

391

nvai cum s trimitei datele ntr-o
cltorie lung i fr ntoarcere
Urmtoarea explicaie va fi foarte scurt deoarece doresc s stai treji, nu s
adormii: exportul de date seamn foarte bine cu importul, fiind diferit numai
acolo unde nu seamn.
Hmm, dac m gndesc mai bine, cred totui c explicaia a fost mult prea
scurt.
Exportarea unei tabele presupune jreorganizarea datelor pe care le conine sub
un alt format. La fel ca i n cazul importlui de date, dac dumneavoastr
considerai c este necesar l putei pune pe Access 2000 s joace rolul
translatorului i v asigur c programul v poate poate traduce datele ntr-o
mulime de limbi strine. Lista principal a formaturilor este aceeai cu cea
amintit n cazul importurilor (n acest capitol).
Problema principal pe care trebuie s-o avei n vedere atunci cnd exportai
date este c ele se pot pierde pe drum. Trebuie s v spun c formaturile de
stocare nu sunt toate la fel (n fond, nu sunt toate realizate de Microsoft, iar asta
poate fi considerat o chestie pozitiv). Aadar, dac datele dumneavoastr
artau bine (chiar nfloritoare) n tabela dumneavoastr Access 2000, asta nu
nseamn c la destinaie (s spunem n Paradox sau FoxPro) datele vor fi
cazate n csute confortabile i pe msura dimensiunii lor. Tipurile speciale de
date Access 2000 cum ar fi autoNumber, Yes/No, Memo i OLE v vor crea
probleme mai mult ca sigur. Deci va trebui s fii pregtii s rezolvai nite
probleme originale pentru a determina datele s funcioneze aa cum dorii
dumneavoastr i nu cum doresc ele.
De asemenea, probleme v pot crea i numele cmpurilor. Programul Access
2000 este foarte ngduitor n ceea ce privete denumirea pe care o putei da
unui cmp. Pe de alt parte, programul dBASE este foarte despotic n ceea ce
privete denumirile cmpurilor. Aceast atitudine poate duce la existena mai
multor cmpuri care au acelai nume; frustrant problem (i cu o uoar tent
umoristic), nu? De exemplu, este posibil ca n cazul n care dumneavoastr
exportai o tabel Access 2000 care conine mai multe cmpuri intitulate
Projected2000Sales, Projected2000Net i Projected2000Overhead, s v trezii
cu neplcuta situaie n care denumirile finale ale cmpurilor (adic la
destinaie) s fie toate la fel. Asadar, fii pregtii s petrecei ceva timp reglnd
exportul astfel inct n final s se desfoare aa cum ai dorit i ai crezut
dumneavoastr.

392
S
F
A
T

Iat dilema: import sau legtur? - ei bine, depinde de la caz la caz

Din cauza faptului c programul Access 2000
v pune la dispoziie dou modaliti diferite
de a obine datele se nate urmtoarea
ntrebare: Ce metod ar trebui s folosesc? Ei
bine, avnd n vedere faptul c toat
chestiunea asta se realizeaz cu ajutorul unui
calculator, rspunsul este foarte simplu:
depinde.
Rspunsul depinde In cea mai mare msur de
cellalt program i de norocul pe care-l are
acesta n privina acomodrii cu modul de
organizare. Inc mai utilizai cellalt program
pentru a actualiza datele? Exist i alte
persoane care folosesc programul pentru a
accesa datele? Dac rspunsul este afirmativ
nseamn c este cazul s realizai o legtur
cu Access 2000. Aceast opiune v permite
s v jucai cu datele,dar n acelai timp le
pstreaz i n formatul original astfel nct s
fie posibil utilizarea lor i de ctre alte
persoane.
Pe de alt parte, dac cealalt aplicaie a fost
pus la naftalin, iar dumneavoastr trebuie
s jucai rolul eroului salvator, v sftuiesc s
importai datele pentru totdeauna i s Ie
oferii un adpost nou i confortabil. Ideea
este c nu are nici o logic s pstrai un
format de date care a fost dat utirii i de care
nu-I mai pas nimnui.

Paii pe care trebuie s-i executai pentru a exporta o tabel sunt mult mai
simpli dect cei pentru a importa o tabel. Asadar, iat paii:
1. Dup ce ai deschis baza de date facei clic pe tabela pe care dorii
s-o exportai.
Asa cum probabil c v i ateptai, numele tabelei este evideniat
astfel nct s-l vad toat lumea.
2. Alegei File Export din meniul principal.
Caseta de dialog Export Table apare pe ecran foarte bucuroas.
3. Facei clic pe sgeata ndereptat n jos aflat n caseta Save as
type pentru a fi listate formaturile de exportare disponibile, apoi
facei clic pe formatul dorit (ca n Figura 23-2).
____________________________________________ Introducere n

393

Dac formatul cutat de dumneavoastr se afl n Tabelul 23-1, dar nu
se afl n lista de pe ecran, rulai programul de instalare a lui Access
2000 nc o dat (oh, ce bucurie, ce ncntare!) i instalai formatul
respectiv pe sistemul dumneavoastr. Este posibil ca pentru realizarea
acestei proceduri s fie nevoie s solicitai ajutorul colegilor
dumneavoastr de la Departamentul de sisteme informaonale, dar
acest lucru depinde de fapt de locul n care este inut copia
programului Access 2000 i de identitatea persoanei care tine sub cheie
discurile de instalare.
Ce se ntmpl ns dac dumneavoastr urmai aceti pai i
programul Access 2000 tot nu nelege ce este cu acel fiier de date?
Iat un ultim truc pe care-l putei ncerca, dar v atrag atenia c acesta
este chiar ultimul ultimul truc. Revenii la programul dumneavoastr
mai vechi (cel n care ai creat aceste fiiere de date iniial) i cutai s
vedei dac acesta are vreo opiune de exportare. Dac are, ncercai s
exportai datele n unul din formaturile pe care le nelege Access 2000
(dac dorii o list complet a acestora revenii la Tabelul 23-1, tot n
cadrul acestui capitol).
Aceast situaie este foarte primejdioas, i astfel, de cte ori exportai
i importai date exist riscul s le zpcii i s nu mai obinei pe
deplin rezultatul dorit. Avnd n vedere faptul c procesul prin care
importai / exportai nu este perfect i are i el hibele sale, va trebui s
fii foarte ateni la tot ceea ce intreprindei, deci s pii cu mare grij
(i nainte de a v apuca de treab s facei i cteva copii de siguran
ale fiierelor originale).
Fig. 23-2:
Cred c o
foaie de
lucru Excel
2000 ar fi
chiar foarte
potrivit
pentru
prietenii
mei mai
comozi care
nu s-au mai
obosit s
nvee i
Access
2000.

S
F
A
T


394
4. Dac dorii ca denumirea tabelei respective s fie alta, facei clic
pe caseta tip list File name, evideniai numele curent al tabelei i
apoi introducei un nume nou.
Dac tabela provine din lumea antic DOS sau Windows 3.x, nu uitai
c trebuie s v limitai la opt caractere (litere, cifre sau diferite
combinaii ale acestora). Nu trebuie s v facei absolut nici o grij n
ceea ce privete extensia corespunztoare(partea care este alctuit din
trei caractere i care urmeaz dup punctul de dup denumirea
fierului) deoarece de aceasta se va ocupa automat chiar programul
Access 2000 n persoan.
5. Dac dorii s salvai fiierul proaspt exportat ntr-un dosar
diferit de cel curent va trebui s folosii caseta tip list Save in
aflat n partea superioar a ferestrei pentru a-I explica lui Access
2000 care va fi noua destinaie a fiierlui.
Dac dorii ca fiierul s rmn n continuare n dosarul n care v
aflai la momentul respectiv, srii peste acest pas i trecei mai
departe.
6. Adunai-v toate forele i facei clic pe Save (Figura 23-3).

Dac procesul va fi un succes nu vei obine nici un rspuns din partea lui Access
2000, dar acest lucru este ntr-un acord perfect cu adevratul stil al
calculatoarelor. Dumneavoastr vei auzi acel ceva numai in cazul n care exist
vreun element care merge ngrozitor de prost. Din fericire, exist cteva
asemenea lucruri care merg prost de fiecare dat cnd se fac exporturi, aa c
probabil c calculatorul v privete arogant chiar n acest moment cnd citii
aceste rnduri.

Fig. 23-3:
i ncru-
ciarea
degetelor
v poate
aduce
noroc.
Capitolul 24
Diagnosticianul: o combinaie
ntre Dr. Freud, Dr. Watson
i Dr. Jekyll destinat
datelor dumneavoastr
n acest capitol
Realizai legturi i elemente relaionale cu ajutorul facilitii Table Analyzer
Cum s ajutai bazele de date s se documenteze singure
Cum s v ferii de Performance Analyzer

ac nu a fi tiut cum stau lucrurile, a fi intitulat acest capitol Oh, desigur,
asta face el! (i a fi spus-o cu un sarcasm diabolic). n fond,
Diagnosticianul se angajeaz s fac cele trei lucruri care se afl foarte aproape
de inima unei persoane, de dorinele acesteia: s converteasc automat fiierele
simple n baze de date relaionale, s ofere informaile necesare bazelor de date
i diferitelor pri ale acestora (adic tabelelor, interogrilor, machetelor,
rapartelor i altora), i s analizeze structura tabelelor dumneavoastr pentru a fi
sigur c totul este aranjat n cel mai bun mod posibil. Dec pe lng toate
acestea Diagnosticianul ar ti s i gteasc (sau mcar s comande pizza), ar fi
foarte posibil ca un tocilar miop pasionat de calculatoare s se ndrgosteasc
de Diagnostician (bineneles c din greeal)!
Cu toate c n ultimii ani tehnologia a parcurs o distan impresionant, eu cred
c tot nu a ajuns la nivelul la care v-ai fi ateptat dumneavoastr. Aceast
situaie se ntlnete i n cazul Diagnosticianului el promite mai multe dect
poate realiza efectiv. Dac privim aspectul pozitiv al situaiei se poate spune
c Diagnosticianul face o mulime de lucruri deosebite i prin urmare merit s
existe un capitol care s-I fie destinat, un capitol n care s se vorbeasc numai
despre el, adic un loc unde s fie ridicate n slvi cele dou virtui ale sale dar
D

396
n care s fie amintite printre picturi i neajunsurile sale (Cred c din cele trei,
numai una este bun.).
El taie, spnzur i construiete baze de
date relaionale
Unii afirm c cea mai mare promisiune a Diagnosticianului se ascunde n
spatele comenzilor ToolsAnalyzeTable. Acest program (m refer la
Diagnostician) pretinde c poate transforma un fiier simplu ntr-o baz de date
relaional cu intervenie minim din partea persoanleor i n acelai timp mai
poate verifica erorile de ortografiere a datelor.
Dac trebuie s spun adevrul, chestiunea este c Diagnosticianul ncearc din
greu s converteasc fieirul simplu ntr-o baz de date relaional, dar din
cauza faptului c el nu este dect un simplu program, se ntmpl (cum li se
ntmpl i altor programe) ca uneori s se zpceasc i s se ndrepte n
direcia greit. Totui, eu v recomand s-i dai o ans Diagnosticianului i
asta deoarece este foarte posibil ca n cazul tabelei dumneavoastr s
funcioneze aa cum trebuie, iar n acest caz nseamn c ai economisit
o ton de timp i de efort.
Diagnosticianul lucreaz cel mai bine n cazul n care avei un fiier simplu care
conine mult informaii care se repet. De exemplu, imaginai-v un fier
simplu n care sunt stocate informaii referitoare la nchirieri de casete video. n
acest caz, fiecare nregistrare conine informaii despre clientul respectiv i
informaii despre caseta nchiriat. Dac exist un client care nchiriaz
simultan ase casete nseamn ctabela va avea ase nregistrri separate care
conin numele clientului, adresa acestuia i alte informaii, toate acestea
aprnd n cazul fiecreia dintre cele ase casete. Dac nmulii tot ce v-am
spus cu 100 (de clieni) vei ajunge la acel fier simplu care nu mai este deloc
simplu n sensul c devine o nvlmjeal pe care nu o mai poate descurca dect
Diagnosticianul.
Avnd n vedere acest exemplu, iat ce pai trebuie s urmai pentru a-l
chinui, am vrut s spun pentru a-l chema pe Vrjitorul diagnostician
(Table Analyzer Wizard):
1. Dup ce deschidei baza de date, alegei succesiunea Tools
Analyze Table din meniul principal.
Vei vedea c dup o perioad de gndire ntrerupt de activitatea hard-
discului apare pe ecarn i caseta de dialog Table Analyzer Wizard
(ca n Figura 24-1).

S
F
A
T
____________________________________________ Introducere n

397
2. Primele dou ecrane sunt interesante, dar au caracter exclusiv
educativ. In orice caz, v recomand s le citii numai dac dorii i
apoi s facei clic pe Next.
Facei clic pe Next pn v apare ecranul din Figura 24-29 (care ar
trebui s se gseasc la deprtare de exact dou clic-uri de pasul 1) i
apoi oprii-v.
3. Facei clic pe numele fiierului simplu care vrei s fie obiectul
supus magiei relaionale i apoi executai un nou clic pe Next.
Dei unii spun c nu este dect o superstiie, eu cred cu trie c n astfel
de mprejurri ncruciarea degetelor mi poate aduce noroc.
4. Vrjitorul diagnostician dorete s tie dac trebuie s analizeze
tabelul i s v ofere sugestii referitoare la modul n care ar trebui
s funcioneze tabela. Facei clic pe butonul radio Yes (n cazul n
care acesta este deja selectat, nu trebuie s mai facei clic) i apoi
nc un clic pe Next.
Acest pas este cel mai important din ntregul proces. Aadar, vrjitorul
diagnostician pornete n aciune i afieaz cteva diagrame de tip
bar orizontal pentru a v arta cum avanseaz proiectul. Dup ce
bara Analysis Stage (Fazele analizei) parcurge tot drumul pn la final,
nseamn c Vrjitorul diagnostician si-a terminat treaba. Odat
terminat analiza, i aceasta fiind complet, se poate spune c
rezultatele vor arta cam ca cele din Figura 24-3.

S
F
A
T
Fig. 24-1:
Pn acum
totul este
n regul,
adic apare
diagnosti-
cianul.

398

5. Dac v place ideea pe care v-a oferit-o Vrjitorului diagnostician,
denumii tabelele respective prin executarea unui clic pe fiecare
dintre ele i apoi mai facei un clic pe butonul Name Table (cel care
are pictograma unui creion care scrie ceva pe tabel). Dup ce ai
terminat, facei clic pe Next.
Fig. 24-2:
Pregtindu-
v s
trecei la
aciune i
s facei
ceea
cetrebuie
s faceti.
Fig. 24-4:
Rezultatele
sunt un pic
cam ciuda-
te, dar nu e
ru, mai
ales c nu
este vorba
dect de un
hardware
(echipa-
ment)
amrt.
____________________________________________ Introducere n

399

n cazul n care nu suntei siguri ce vrea s fac Vrjitorul
diagnostician, sau vi se pare c planul su nu are nici o logic (i asta
chiar se poate ntmpla uneori, chiar dac v vine s credei sau nu),
facei clic pe Cancel i solicitai ajutor unei fiine umane (consultai
seciunea Dac avei dubii, apelai la o fiin uman).
Dac Vrjitorul diagnostician v recomand s nu mprii tabela,
facei clic cu mare grij pe butonul Cancel i apoi bucurai-v c ai
fcut o treab bun, deoarece acesta este modul n care Vrjitorul
diagnostician v comunic faptul c tabelul dumneavoastr arat bine
aa cum este n prezent.
6. Vrjitorul diagnostician dorete s-i artai care sunt cmpurile
cheie pentru tabele. Pentru a indica un cmp cheie facei un clic pe
un cmp din tabwel i apoi un nou clic pe butonul Key.
Acest pas v permite s nlocuii multe dintre acele intrri cu numr de
nregistrare unic generate automat de Vrjitor.
V sftuiesc ca nainte de a trece la paii urmtori s v asigurai c
fiecare tabel are un cmp cheie.
7. Avnd in vedere faptul c structura este aproape complet,
Vrjitorul diagnostician i va ndrepta acum atenia ctre erorile
de introducere a datelor (de ortografie) din baza de date. Asadar,
n cazul n care acesta va gsi nregistrri care par s fie corecte, cu
excepia unor neconcordane nesemnificative, v va solicita
ajutorul pentru a soluiona problema aprut (ca n Figura 24-4).
Pentru a face reparaiile necesare, urmai instruciunile de pe
ecran.

S
F
A
T

S
F
A
T

400

V spun de la bun nceput c s-ar putea s avei de corectat multe
nregistrri (acest lucru depinde de starea fizic i psihic a datelor
dumneavoastr). Avei rbdare, Vrjitorul diagnostician v ajut a
cum poate el mai bine!
8. Dup ce ai terminat cu corectarea, Vrjitorul diagnostician se
ofer s va ajute s creai o interogare care arat i se comport ca
tabela dumneavoastr original. Dac avei rapoarte i machete
care merg mpreun cu fiierul simplu, lsai-l pe Vrjitor s
creeze interogarea n locul dumneavoastr (care este specificat ca
fiind aciunea implicit). n caz contrar, facei clic pe butonul
radio No. Dup ce ai terminat facei clic pe Finish.

Fig. 24-4:
V vei
convinge
singuri c
tocmai
problema
care pare
s dea de
furc se
rezolv
uor.
____________________________________________ Introducere n

401

Dac avei dubii, apelai la o fiin uman

Este foarte posibil ca Diagnosticianul tabelei
dumneavoastr s nu nteleag o iot din
aceasta i s se mpotmoleasc n mod
uimitor, chiar dac de fiecare dat se
strduiete din greu. i astfel, n cazul n care
se ntmpl aa ceva nseamn c mingea este
din nou n terenul dumneavoastr, ceea ce v
oblig s rezolvai singuri proiectul.
Dac dorii s transformai un fiier simplu
ntr-o baz de date relaional i nu tii de
unde s ncepei v sftuiesc s ncepei de la
raionul de gustri rapide al supermarket-ului
din zon. Asadar, cumprai ceva bunturi
(de preferin ciocolat) i mituii-l pe
specialistul n baze de date care tii
dumneavoastr c ar putea s v ajute.
i, n cazul n care baza de date este foarte
important pentru afacerile dumneavoastr
sau pentru viata dumneavoastr n general (i
ar trebui s fie, pentru ca altfel nu cred c
v-ai mai fi trguit att), cred c pentru a reui
s v ndeplinii sarcinile merit efortul de a
beneficia de ajutorul unor fiine umane.

Documentarea ingredientul de nelipsit
pentru tocilarul din dumneavoastr
Scuzai-m un pic deoarece trebuie s-mi pun jobenul de specialist i ochelarii
de tocilar. Sunt sigur de un lucru: lumea are nevoie de mult mai mult
documentare(de fapt, niciodat nu se poate spune c este ndestultoare). i
astfel, precis lucrurile ar sta altfel dac n via am fi mai bine informai.
(V mulumesc pentru ntelegerea acordat i drept rsplat mi scot costumaia
de specialist.)
De fapt, cred c documentarea i documentaia sunt ultimele lucruri la care v-ai
gndi n momentul de fa i totui eu v spun cu certitudine c ambele sunt
foarte importante, mai ales n cazul n care dorii s facei ceva pentru afacerea
dumneavoastr. Eu tiu c dumneavoastr abia dac avei timp s facei baza de
date s funcioneze i s o testai, dar v spun cu toat sinceritatea c trebuie
neaprat s v i documentai n legtur cu toate lucrurile pe care le facei.
Stiu c atunci cnd este vorba de a v documenta pentru treaba pe care trebuie
s o facei se ntmpl la fel ca n majoritatea cazurilor, adic are loc un fel de
cntrire a situaiei: nevoia arztoare versus lipsa de timp. Asadar, ce ar trebui
s fac persoana respectiv n aceast situaie? Chemai Bibliotecarul!

402
Aceast a doua bucat a Diagnosticianului navigheaz prin toate elementele
bazei dumneavoastr de date (i cnd spun totul nseamn chiar totul) i v
furnizeaz la documente de nu v vedei! Acest personaj adun informaii att
de ascunse, ba chiar secrete (pentru unii), nct cred c unele dintre ele ar
constitui chiar elemente de noutate pentru programatori.
Partea bun este c Bibliotecarul lucreaz pe cont propriu. Pe bune! Dac vrei
s v convingei nu trebuie dect s-l pornii, s-i orientai spre o baz de date i
s plecai s ciugulii cte ceva. Cnd v vei ntoarce vei vedea c raportul
Bibliotecarului este gata i v ateapt. (Uff!) n sfrit am dat de documentare
rapid!
Iat ce trebuie sfacei pentru al pune pe Bibliotecar s lucreze la baza
dumneavoastr de date:
1. Dup ce ai deschis baza de date alegei Tools Analyze
Documentor (din meniul principal).
i uite-asa apare pe ecran Database Documentor (care pn atunci a
slluit pe hard disc) asemenea unei psri Phoenix digitale (Bine,
bine, tiu c am nite porniri poetice extraordinare, dar asta doar din
cauza faptului c deocamdat m ncnt gndul c programul ar putea
s realizeze documentarea n locul meu).
2. Cnd v aflai n caseta de dialog Documenter, facei clic pe
eticheta All Object Types i apoi din nou clic pe butonul Select All
pentru a v fi oferite toate documentele pe care le conine baza
dumneavoastr de date (ca n Figura 24-5). Dup ce ai trecut de
aceast faz, facei clic pe OK pentru a ncepe procesul.

Fig. 24-5:
Un clic v
garanteaz
c va fi
inclus
absolut tot
ceea ce
dorii.
____________________________________________ Introducere n

403
Bibliotecarul ncepe s examineze toate obiectele bazei de date,
ncepnd de la tabele, continund cu interogri, machete i rapoarte i
terminnd cu alte astfel de elemente. Nu trebuie s v speriai dac
vedei c machetele dumneavoastr apar pe ecran n timpul procesului
(numai pentru cteva momente) deoarece aa este normal s se
ntmple.
Trebuie s v spun de la bun nceput c de cele mai multe ori procesul
dureaz destul de mult, aa c ar fi foarte potrivit ca n acest timp
dumneavoastr s luai masa de prnz sau s bei o cafea.
Dup ce termin, Bibliotecarul v ofer un raport plin cu informaii
despre baza de date (cum se poate observa i n Figura 24-6.)
3. Pentru a obine rezultatele pe hrtie, facei clic pe butonul Print
aflat pe bara de instrumente sau alegei File Print.
Dac dorii s pstrai raportul pentru posteritate, alegei File Save
as Table i apoi denumii-v tabela.

Fig. 24-6:
Informaiile
sunt aici,
scrise
negru pe
alb, iar
dumnea-
voastr
abia dac
ai ridicat
un deget ca
s obinei
toate
acestea.

404
Lsai-l pe Diagnosticianul
de performan s fac experimente
cu tabelele altcuiva
De obicei nu vin aa, pur i simplu s v dau sfaturi n care s nu m implic
deloc i s las totul n seama dumneavoastr, dar mi-e team c Diagnosticianul
de performan merit s fie excepia care confirm regula.
Nu a vrea s m nelegei greit, dar sunt absolut sigur c aceast facilitate
promite mult. In fond, cui nu i-ar plcea o chestiune care pretinde c poate spa
i cerceta tabelele dumneavoastr, c poate descoperi mecheriile tehnice care
se dovedesc a fi cheile care conduc la o performan superioar i pe lng toate
acestea c mai poate s le i implementeze? Hai, v rog, mcar acum lsai de-o
parte tentaia de a v bga coada i lsai pe altcineva (preferabil s fie o
persoan pe care nu o agreai) s apeleze la Diagnosticianul de performan i
s vedei care este rezultatul asupra datelor acelei persoane.
Trebuie s v mrturisesc c de cte ori am ncercat, Diagnosticianul a avut
nite idei cam slbue, cum ar fi schimbarea tipului cmpului care conine codul
potal din text n ntreg (tip integer)-sugestie pe care o ntlnesc mai mereu.
Sincer vorbind, lA ct de detepte se presupune c sunt calculatoarele, eu cred
c ar trebui s ne ofere nite sugestii mult mai bune i impresionante (n sensul
bun). Este adevrat c am ncercat de mai multe ori cteva combinaii posibile
oferite de program (inclusiv cele ce vizau problemele legate de tipul cmpului),
ns am remarcat c per total, facilitatea Performance Analyzer nu a avut de
spus niciodat ceva folositor.
Eu zic s depozitai informaiile despre aceast facilitate ntr-un cotlon al minii
dumneavoastr i s o ncercai n mileniul urmtor cnd va aprea pe pia
produsul informatic Access 3000.

Partea a VI-a
Partea zecilor


SFATUL CHEIE AL CELUI DE-AL CINCILEA VAL: PENTRU A SPORI
VITEZA APLICAIEI, LOVII CU PUTERE, RAPID I N MOD REPETAT
TASTA ASOCIAT COMENZII RESPECTIVE. CALCULATORUL VA
SESIZA NERBDAREA DUMNEAVOASTR I VA OPERA CU DATELE
RESPECTIVE MULT MAI REPEDE DECT DAC AI FI FOST N
SITUAIA N CARE STTEAI I ATEPTAI. SFAT: ACEST PROCEDEU
MAI POATE FI FOLOSIT N CAZUL BUTOANELOR DE LA LIFT I AL
SEMNALELOR DE LA SEMAFOR.

n aceast parte
e acum tradiionala Parte a Zecilor, furnizorul
informaiilor organizate numeric, paznicul numrtorii
sacre de la 1 la zece i nu n ultimul rnd partizanul tradiiei
seriei de cri pentru aMICI.
Oricare dintre crile pentru aMICI se termin cu o
Parte a Zecilor, despre care cred c este un fel de deznodmnt
al fiecrei cri din aceast serie. n orice caz, partea final a
acestei cri conine nite chestiuni pe care le putei folosi
astzi, de care s-ar putea s avei nevoie mine i chestiuni
destinate meninerii dumneavoastr pe aceast lungime de
und. Am ncercat ca n aceast parte s fie cte ceva pentru
fiecare; n consecin, citii cu atenie fiecare capitol i uitai-v
dac gsii chestiunea pe care am scris-o pentru
dumneavoastr.
Apropo, nici un animal nu a fost rnit, folosit sau consultat n
vederea transmiterii acestor informaii ctre dumneavoastr; cu
alte cuvinte, am vrut s tii c pentru testarea acestui produs
nu s-au fcut experiene pe animale (dei, din cnd n cnd, pe
parcursul realizrii acestui proiect mi-am adus aminte s-mi
hrnesc cinele). Cu toate acestea, a existat un specialist care s-
a suprat puin, dar sunt sigur c-i va trece.

D
Capitolul 25
Zece combinaii rapide de taste
pentru economisirea timpului
n acest capitol
Taste de comenzi rapide care v ajut s economisii timp, energie i nervi

oar pentru c Windows 95/98 este considerat a fi cel mai nou sistem de
operare pentru utilizatori nu nseamn c de acum ncolo nu vei mai
avea nevoie de tastatur. De fapt, programul Access 2000 dispune de
cteva taste de comenzi rapide care sunt de fapt elemente secrete pe care le
putei folosi atunci cnd vei avea nevoie i pe care le gsii numai n cadrul
acestei oferte speciale al crui element de baz este tastatura.
Acest capitol pune accent pe zece combinaii rapide de taste grozave realizate
pentru a v face viaa puin mai uoar. Unele dintre acestea introduc datele
automat, altele realizeaz o editare mai rapid, iar altele sunt numai pentru
amuzament.
Pentru selectarea ntregului cmp
folosii tasta F2
Aceasta este la ndemn atunci cnd dorii s inlocuii o adres lung sau un
cmp care conine o descriere. Aadar, n acest caz, dect s v luptai cu
mouse-ul pentru a v asigura c ai selectat tot ceea ce se afla n cmp, mai bine
apsai tasta F2 i problema este rezolvat de la sine. Aceast tast o putei
folosi att n vizualizarea Datasheet ct i n vizualizarea Form.
D
______________________________________ Partea a Vi-a: Partea zecilor

408
Dac dorii s inserai data curent
folosii Ctrl+; (punct i virgul)
Aceast combinaie rapid de taste i cea care va urma nu numai c v ajut s
econimisii timpul, dar v ajut i n privina acurateii. Ai greit vreodat
introducerea unei date calendaristice dn cauza faptului c v grbeai sau din
cauza faptului c tastatura nu a putut s-o scrie corect? Ei bine, Combinaia de
taste Ctrl+; rezolv complet aceast problem, realiznd totul pentru
dumneavoastr. Pentru a executa aceast comand ca la carte, prima dat
apsai tasta Ctrl, inei-o apsat i n acest timp apsai tasta pe care se afl
punctul i virgula. Este important de tiut c aceast combinaie rapid de taste
poate fi utilizat att n vizualizarea Datasheet ct i n vizualizrea Form.
Dac dorii s inserai ora curent,
folosii combinaia rapid de taste
Ctrl+: (dou puncte)
Aceasta este o alt cale de a obine o acuratee sporit. Aadar, pentru a insera
ora curent, tot ceea ce trebuie s facei este s apsai mai nti tastele Ctrl i
Shift, iar n timp ce le inei apsate s apsai tasta cu simbolul dou puncte.
Dei aceast combinaie rapid de taste este folosit pentru a introduce semnul
dou puncte, trebuie s apsai i de acum obinuita Shift+; (punct i virgul).
Trebuie s mai precizez faptul c aceast combinaie poate fi utilizat att n
vizualizarea Datasheet ct i n vizualizarea Form.
Pentru ca valoarea inserat a cmpului
curent s fie aceeai cu cea din
nregistrarea anterioar, utilizai
combinaia de taste Ctrl+ (apsotrof)
Deseori se ntmpl ca atunci cnd introducei date s ntlnii o mulime de
nregistrri care conin aceleai informaii; de exemplu, persoane din acelai
ora i acelai stat. n loc s introducei informaia redundant n fiecare
nregistrare n parte, mai bine folosii combinaia rapid de taste Ctrl+
(apostrof) care tiprete informaia respectiv foarte rapid. Aceast combinaie

Capitolul 13: Topul celor zece noi faciliti ale Excel 2000_______________

409
poate fi folosit att n cazul vizualizrii Datasheet ct i n cazul vizualizrii
Form.
Cu toate acestea, combinaia Ctrl+ (apostrof) nu se laud cu puteri
supranaturale; de fapt, aproape c spune Ei bine, vd c v aflai n cmpul
City. In cadrul ultimei nregistrri, oraul a fost Tucumcari i prin urmare pariez
c dorii ca i aceast nregistrare s conin acelai lucru. Dup accea,
valoarea din ultima nregistrare va fi copiat de ndat n nregistrarea curent
(bineneles c aceast chestiune funcioneaz pentru orice cmp i nu doar
pentru informaiile din adrese).
Pentru a insera un sfrit de linie folosii
combinaia Ctrl+Enter
Atunci cnd o intrare lung dintr-un cmp text sau memo pare s nu mai aib
sfrit, ntrerupei aceast monotonie prin inserarea unui sfrit de linie. Trebuie
menionat faptul c sfriturile de linie bine poziionate fac ca datele
dumneavoastr s fie mai lizibile. Aceast combinaie poate fi utilizat att n
vizualizarea From ct i n vizualizarea Datasheet.
Pentru a aduga o nou nregistrare
folosii combinaia Ctrl++ (semnul
plus)
Dei aceast combinaie rapid de taste pare haioas (dumneavoastr cum ai
scrie semnul +, fr a-l pronuna), ea v ajut s v continuai lucrul atunci cnd
suntei ntr-un mod de editare mai dificil. Datorit faptului c nu mai suntei
nevoii s v mprii ntre tastatur i mouse, viteza dumneavoastr de lucru
va crete i acelai lucru se va ntmpla i cu acurateea datelor introduse. S-ar
putea ca aceast combinaie de taste s vi se par ciudat dar ea poate fi folosit
i sub urmtoarea form Ctrl+= (semnul egal). Bnuiesc c acei guru ai
programului Access 2000 i-au nchipuit c datorit faptului c n cazul
majoritii tastaturilor semnele + i = se afl pe aceeai tast, este mult mai uor
s v amintii c + nseamn s adugai ceva, de exemplu o nregistrare i c
semnul = i are rostul abia dup acesta. Cred c nu mai avei nici un dubiu n
privina faptului c acest combinaie rapid de taste poate fi utilizat att n
vizualizarea Datasheet ct i n vizualizarea Form.

410
Dac dorii s tergei nregistrarea
curent, folosii combinaia Ctrl+-
(semnul minus)
Avei i nregistrri inutile, respingtoare i enervante n cadrul tabelului
dumneavoastr? Ei bine, combinaia rapid de taste Ctrl+- ndeprteaz
nregistrrile pe care dorii s le tergei, fr a provoca prea mult suferin. Ca
i surata ei, combinaia Ctrl++, i aceasta poate fi folosit n vizualizrile
Datasheet i Form.
Pentru a salva o nregistrare, folosii
Shift+Enter
Dup o editare lung i dificil, este indicat s v asigurai c nregistrarea este
salvat printr-o combinaie rapid ca Shift+Enter. Aceasta l atenioneaz pe
Access 2000 c ai terminat ntr-adevr lucrul i c suntei gata pentru a pstra
pentru posteritate tot ceea ce ai realizat. Programul execut indicaia preioas
i v salveaz imediat modificrile. Utilizai aceast formaie de taste n
vizualizarea Datasheet sau Form. Credei-m, este o combinaie care v ajut s
economisii timp!
Pentru a anula ultimele modificri
efectuate, folosii combinaia de taste
Ctrl+Z
Toat lumea ar trebui s rein acest lucru. Facilitatea Undo este una ce are o
oarecare vechime n utilizare, dar care este i foarte valoroas. Lund n
considerare tendina programului Access 2000 de a v salva munca automat
atunci cnd trecei la altceva, trebuie s v spun c poate face chiar mai mult de
att pentru dumneavoastr: v poate ajuta s nu avei eecuri. Adar, dac
lucrurile nu merg aa cum trebuie, s nu cumva s v panicai! Facei doar att:
ncercai combinaia rapid de taste Ctrl+Z. Aceasta poate fi utilizat aproape
oriunde n cadrul programului Access 2000 i chiar mai mult dect att, adic n
cadrul multor aplicaii Windows.

411
Dac dorii s deschidei obiectul
selectat n vizualizarea Design, folosii
tastele Ctrl+Enter
Hei, ce-i asta? n Access 2000 combinaia Ctrl+Enter face dou lucruri
simultan? Da, avei perfect dreptate! Atunci cnd editai un tabel n
vizualizarea Datasheet sau Form, combinaia Ctrl+Enter insereaz un sfrit
de linie. Spre deosebire de aceste dou situaii, n cazul n care v aflai n
vizualizarea Database, putei folosi aceeai combinaie rapid de taste pentru a
deschide brusc un obiect n vizualizarea Design. Lsai mouse-ul pentru
persoanele obinuite, iar dumneavoastr folosii tastatura!

Capitolul 26
Zece crize obinuite i sfaturi
utile pentru a le putea depi
n acest capitol
Rezolvarea unor probleme obinuite care v pun n dificultate
Tabele plasate greit
Cum s modificai numerele n mod misterios
Cum s facei s dispar fiierele i nregistrrile
ntrebri neformulate

colo unde sunt calculatoare exist i software, deoarece un calculator nu
nseamn nimic fr software. Acolo unde este software exist i
probleme, deoarece software-ul care nu creaz probleme este evident
nvechit i fr ndoial c trebuie nlocuit.
Problemele fac parte din via. Atunci cnd problemele afecteaz direct sau
indirect datele dumneavoastr preioase, ele par i mai nfricoetoare. Acest
capitol prezint doar zece probleme pe care le-ai putea ntlni n timpul
utilizrii lui Access 2000. Dac problema dumneavoastr se afl printre acestea,
ncercai soluia pe care v-am prezentat-o. Dac nu se afl printre acestea zece
consultai Capitolul 3 n cadrul cruia vei gsi alte sfaturi privind obinerea
ajutorului.
nc ceva: Succes! (S tii c vorbesc serios!)
A

414
Dac realizai mai multe tabele
punei-le n baze de date diferite
Plasarea greit a tabelelor dumneavoastr este o greeal uor de fcut la
nceput, mai ales dac ai mai lucrat i cu alte programe de baze de date cum ar
fi Paradox sau FoxPro. Aceste sisteme stocheaz fiecare tabel ntr-un fiier
separat. Avnd aceast experien, este normal s ncepei s creai baze de date
la stnga i la dreapta, fiecare coninnd cte un tabel.
Bineneles c tabelele separate fac pentru dumneavoastr o groaz de munc n
plus n Access 2000 deoarece acest program nucit nu i poate da seama ce
ncercai s realizai. Aadar, dect s stabilii tot felul de legturi ntre o
mulime de baze de date diferite mai bine trecei toate tabelele ntr-o singur
baze de date, ceea ce reprezint modul n care Access 2000 este proiectat s
lucreze cu tabelele.
Pentru a realiza acest lucru deschideti un fiier baz de date Access, facei clic-
dreapta pe tabelul pe care dorii s l mutai i apoi, din meniul derulant care
apare selectai Copy. Acum deschidei baza de date n care dorii s mutai
tabelul. Facei clic pe butonul Tables Objects, facei clic-dreapta n lista Table
i apoi selectai comanda Paste din meniul derulant. Efectul va fi saltul
tabelului n baza de date. Pentru toate celelalte tabele orfane care fac trboi
n propriile fiiere baz de date Access, repetai procesul.
Dac credei c suntei nite aventurieri adevrai i nite persoane cu adevrat
turbulente, ncercai s v folosii noua baz de date ca hran pentru
grandiosul Diagnostician al programului Access 2000. Pentru a afla mai multe
despre Diagnosticianul lui Access 2000, consultai Capitolul 24.
Dumneavoastr tastai 73.725,
iar Access 2000 l trece automat ca
fiind 74
Rotunjirea automat v poate frustra foarte tare, ns rezolvarea acestei
probleme este chiar simpl. n mod implicit Access 2000 seteaz toate
cmpurile numerice astfel nct s accepte numerele ntregi lungi, adic
numerele fr zecimale. Aadar, trebuie s schimbai setarea la single, care este
prescurtarea de la short precision number, i nu de la hei, tu cmpule text care
oscilezi, haide s dm o petrecere mpreun cu machetele!


415
Pentru a rezolva problema deschidei tabelul n vizualizarea Design i apoi
facei clic pe cmpul care v produce istericale. Facei clic pe caseta Field Size
care se afl n partea inferioar a zonei Properties din eticheta General. Facei
clic pe sgeata ndreptat n jos care apare la sfritul casetei i apoi selectai
opiunea single din meniul autoderulant. Salvai tabelul i (voil!) gata,
problema dumneavoastr de rotunjire automat este rezolvat.
Suntei aproape absolut siguri
c aceasta nu este ntrebarea pe care
ai formulat-o
V mai amintii vechea zical Copiii spun cele mai trznite lucruri?; ei bine,
aceast problem s-ar putea transpune sub titlul Interogrile returneaz cele
mai trznite rezultate Aadar, din cnd n cnd, una dintre interogrile
dumneavoastr v ofer cele mai fascinante rspunsuri. De fapt, ele sunt att de
fascinante nct cepei s v ntrebai chiar i ce culoare o avea oare cerul n
lumea interogrilor i aceasta deoarece este evident c lumea lor este total
diferit de cea n care trii dumneavoastr.
Din pricina faptului c aceast situaie ar putea fi generat de o groaz de
lucruri, aceast problem nu are o soluie experimentat i validat, ns v pot
oferi nite pai care s v ndrume n direcia corect:
1. Asigurai-v c n interogare n-au rmas caractere rtcite.
O singur combinaie de taste greit l poate face pe Access 2000 s
porneasc ntr-o cutare de date aiurea. Punei lucrurile n ordine i
apoi ncercai s utilizai interogarea nc o dat. Dac primii n
continuare rezultate neobiuite, trecei la pasul urmtor.
2. Verificai de dou ori logica interogrii.
Suntei absolut siguri c punei ntrebarea pe care credei c o punei?
ntotdeauna Access 2000 este cel care se strduiete din greu s
neleag ntrebarea aa cum trebuie, ns dac se ntmpl cumva s
neleag greit ntrebarea, toat munca sa este n zadar. Dac alctuii
o interogare incredibil de complex, ncercai s o mprii n mai
multe interogri simple care se bazeaz una pe cealalt.
3. ncercai s nchidei interogarea i s o realizai din nou de la
nceput.

416
Din cnd n cnd se ntmpl ca interogrile s rmn blocate (n fond
nu este vorba dect despre un calculator). Dac se pare c nu exist alt
soluie care s v vin n ajutor, facei o copie de siguran a datelor
dumneavoastr i chemai-l pe vecinul dumneavoastr prietenos care
este i un guru al calculatoarelor.
Dac interogarea nu funcioneaz corespunztor nici dup ce luai aceste
msuri, rugai-l pe tocilarul dumneavoastr local s v ofere o consultaie
rapid. S-ar putea ca elementul care nu este n regul n cadrul interogrii sau n
cadrul tabelelor dumneavoastr (porcriile alea!) s fie ceva foarte subtil.
Cnd v-ai uitat nc o dat,
nregistrarea dispruse
nregistrarea era aici; chiar aici. Cuvntul cheie al propoziiei anterioare este
verbul, deoarece acesta evideniaz clar faptul c acum, nregistrarea nu se mai
afl acolo. Locul exact n care se afl nregistrarea constituie o adevrat
dilem, deoarece acest lucru nu l cunoate dect calculatorul i n general
aparatura are un anumit cod al secretelor, cod referitor la aceste detalii (iar n
cadrul acestui cod, una dintre seciuni duce la apariia situaiei n care toate
xerox-urile se stric n acelai moment).
n primul rnd nu intrase n panic. Oamenii panicoi fac lucruri ciudate iar
dumneavoastr nu trebuie s vi se ntmple acste lucru, deoarece n urmtoarele
minute va fii necesar s gndii limpede. Aadar vei putea s intrai n panic,
dar numai dup ce se limpezete situaia.
nainte de a face ceva tehnice cu ajutorul programului Access 2000 (sau de a
lovi calculatorul cu bastonul de baseball), apsai Ctrl+Z. Aceast combinaie
de taste reprezint de fapt comanda Undo. Dac nregistrarea revine, nseamn
c ai terminat. n acest caz, nchidei tabelul i panicai-v n timpul pauzei.
Dac tasta Undo nu v-a fost de folos, nseamn c s-ar putea spune c avei
ceva probleme. Urmtoarea cea mai bun soluie este s copiai nregistrarea
dintr-o copie de siguran a fiierului baz de date. Aceast soluie o putei
folosi numai n cazul n care a existat vreun moment n care ai realizat o copie
de siguran a bazei de date. Dac avei o copie pe hrtie a datelor
dumneavoastr, le putei introduce manual n baza de date n orice moment. In
cazul n care acea nregistrare era singura copie a informaiilor respective,
ridicai minile, privii calculatorul i luai-v adio, pentru c ce-ai avut ai
pierdut (v comptimesc sincer).

417
V rog, oh v rog s facei copii de siguran ale informaiilor dumneavoastr,
deoarece nu tii niciodat cnd se ivesc ntmplrile nefaste (n acest moment
punei muzic de org).
Validarea care nu a existat niciodat
Validrile sunt unele dintre facilitile mele preferate ale lui Access 2000, dar,
ca orice altceva, n cazul n care nu sunt utilizate corect, pot determina apariia
unor probleme.
Cea mai mare grij o vei avea n cazul n care localizrii unei reguli de validare
care nu poate fi valid. De exemplu, s presupunem c cineva (bineneles c nu
eu sau dumneavoastr, ci acel cineva) dorete s restricioneze un cmp anume,
astfel nct acesta s accepte numai intrri ntre 0 i 100. Pentru a realiza acest
lucru, persoana respectiv realizeaz o validare care spune <0 And >100. Din
nefericire, aceast regul nu va funciona n veci! Motivul este c persoana a
ncurcat simbolurile i a creat o regul care accept numai numere care sunt
simultan mai mici dect 0 i mai mari dect 100. Conform spuselor profesorului
meu de matematic, pe lumea asta nu exist prea multe numere de acest gen.
S nu cumva s permitei s se ntmple una ca asta validrilor dumneavoastr!
Pentru a aviza asemenea crize, scriei-v regula pe o hrtie i apoi testai-o cu
alte date de prob. Pentru a v asigura c regula funcioneaz aa cum ar trebui,
nu uitai s includei exemple de intrri corespunztoare i necorespuntoare.
Meniurile care acum apar, acum dispar
Datorit cuiva din Divizia noii faciliti grozave din punct de vedere
conceptual dar frustrant din punct de vedere funcional a companiei
Microsoft, meniurile programului Access 2000 (i toate suratele acestora din
Office 2000) nu afieaz automat toate elementele disponibile ale acestora. In
schimb, acestea ele afieaz cele mai utilizate elemente i o tres ndreptat n
jos care se afl n partea inferioar a meniului (Da, ar trebui s v fac viaa mai
uoar. Nu-i aa c este plcut s tii acest lucru?).
Tresa micu este cheia dumneavoastr spre meniul complet. Cnd facei clic pe
aceasta, meniul se extinde n mod miraculos i ajunge la dimensiunea sa
maxim, afind cu mndrie toate opiunile sale disponibile. n acest moment,
facei clic pe elementul din meniu pe care dorii.
Dup ce facei clic pe tres i selectai elementul dorit din meniul complet,
Access 2000 adaug automat acest element la versiunea trunchiat a meniului.

S
F
A
T

S
F
A
T

418
Nu putei realiza o legtur cu un tabel
FoxPro sau unul dBASE
n cadrul acestui pariu legat de legtura nereuit, partea favorit care este cel
mai probabil c va ctiga este un fiier index necorespunztor. Access 2000
are o problem proprie care ine de realizarea unei legturi cu tabele din FoxPro
sau dBASE care au indexuri necorespunztoare. nainte de a fi frustrai i chiar
nainte de a v panica, revenii la programul original, realizai din nou index-ul
i apoi ncercai legtura nc o dat. De cele mai multe ori, aceast procedur
rezolv problema.
Dac se ntmpl ca aceast problem s fie acea una la 10000 n care
elementul vinovat nu este index-ul, cumprai-v o pung de chips-uri de la
magazinul universal i invitai-l pe guru pentru a lua o gustare i a v face ceva
reparaii.
Avei mare grij cnd actualizai un fiier FoxPro sau dBASE prin intermediul
lui Access 2000. Asigurai-v c ataai i index-ul, deoarece n caz contrar
nseamn c o cutai cu lumnarea.
Cnd importai un tabel v putei
confrunta cu o nclcare a regulilor
cheilor
Chiar dac n timp ce importai un tabel apare o nclcare a regulilor cheii,
Access 2000 face tot posibilul s duc la bun sfrit sarcinile sale; problema
ns este c datele pe care le importai conin o valoare cheie care apare de dou
ori. Din cauza faptului c Access 2000 nu poate modifica arbitrar datele n
cauz, trebuie s facei o reparaie. Revenii la programul original, gsii
nregistrrile care v supr i realizai o cheie corespunztoare care s o
nlocuiasc pe cea redundant. Dup ce suntei siguri c valorile cheie sunt
unice, ncercai i iar ncercai din nou.
Fie ce-o fi, programul nu va porni
Dup ce ai ales Access 2000 din meniul Start, ecranul de ntmpinare att de
grozav al acestui program (acea imagine haioas care v ine companie atunci
cnd programului i trebuie prea mult timp pentru a se ncrca) apare lin pe

419
ecran i apoi, dintr-o dat, momentul linitit dispare pe msur ce apare caseta
de atenionare, care v anun c Windows Cant find ODD_ESOTERIC_FILE.MDB
(Nu poate gsi ODD_ESOTERIC_FILE.MDB). Ecranul de ntmpinare al lui Access
2000 dispare i dumneavoastr rmnei din nou cu ochii pironii la ecranul
Windows 95/98.
Aceast succesiune a evenimentelor se petrece din cnd n cnd, dar sincer
vorbind, acestea fac parte din convieuirea cu calculatoarele. La cursul de
depanare eu predau un imn simplu care acoper n totalitate aceast
problem: Este un fiier. Fiierele se stric uor.
Datorit faptului c mesajul de eroare a fost att de cumsecade i v-a oferit un
nume de fiier (nu toate mesajele de eroare sunt att de generoase) utilizai
Explorer pentru a cuta fiierul. Dac se afl acolo, cel mai probabil este ca
fiierul s fie corupt. Dac fiierul nu se afl acolo, ei bine, n acest caz mcar
tii care este motivul pentru care Access 2000 nu l-a gsit.
n orice caz, trebuie s nlocuii fiierul cu o versiune sntoas de pe
discurile originale cu programul Access 2000. Dac avei o copie pe CD-ROM
a programului Access 2000, operaiunea este simpl; tot ceea ce trebuie s
facei este s utilizai Windows Explorer la instalarea CD-ROM-ului, s gsii
fiierul i s s-l copiai n subdosarul Access 2000.
Dac Access 2000 se afl pe reeaua companiei dumneavoastr, luai legtura
cu prietenii dumneavoastr (asisteni) de la Sisteme Informatice pentru a v
ndruma. n acest caz, problema nu prea mai depinde de dumneavoastr.
Urai-le noroc acelor guru n calculatoare i apoi luai o pauz de cafea n timp
ce ei rezolv problema.
Vrjitorul nu-i va prsi castelul
Aceasta este o versiune mai punctual a problemei precedente care era c
programul Access 2000 nu vroia s porneasc. Acum problema este localizat
la nivelul unui vrjitor anume. Soluia este aceeai: cutai fiierul disprut,
nlocuii-l de pe discurile originale i apoi vedei dac aceast msur luat
rezolv problema. n cazul n care toate soluiile eueaz (ceea ce s-ar putea
ntmpla), luai o pung de chips-uri i chemai-l pe tocilarul dumneavoastr
preferat pentru a v ajuta.
n mod implicit, meniurile i alte casete de dialog ale programului Access 2000
afieaz toate opiunile posibile i nu doar opiunile instalate pe calculatorul
dumneavoastr. Aceasta nseamn c pe msur ce utilizai programul
Access 2000 v-ar putea spune periodic c o opiune din meniu pe care ai

420
selectat-o nu exist pe calculatorul dumneavoastr. n acest caz, scoatei
CD-ROM-ul cu programul Access 2000 i instalai-l. Dac calculatorul
dumneavoastr face parte din reeaua companiei luai legtura cu personalul de
la asisten n calculatoare deoarece s-ar putea ca acetia (cei care sunt de la
asisten) s fie cei care trebuie (sau care doresc) s se descurce singuri cu
instarea.

Capitolul 27
Zece sfaturi de la tocilarii
bazelor de date
n acest capitol
Idei grozave oferite de cele mai groaznice specimene

ndiferent c-i iubii sau i uri, experii tehnici sunt ntotdeauna cu
dumneavoastr. In orice parte v-ai ntoarce vedei pe cineva care ar putea
s tie despre tehnologie mai multe dect dumneavoastr. Mai mult ca sigur
c uneori, astfel de persoane arat haios, deseori se poarta ciudat i din cnd n
cnd par a fi cu totul rupte de realitate (tiu toate aceste lucruri din cauza
faptului c sunt unul dintre acetia i deseori mi se ntmpl ca prietenii mei s-
mi nregistreze comportamentul n loc s-o fac eu. Nu-i aa c este
extraordinar s fii iubit?).
Cu toate acestea, n momentele lor de luciditate experii tehnici au nite
adevrai bulgri de inteligen incredibili. Acest capitol reprezint o distilare
a tuturor sfaturilor valoroase pe care le-am adunat de-a lungul anilor. Unele
pri ale capitolului sunt foarte concentrate n timp ce altele sunt complet
filozofice; ce s-i facei; aa este viaa cu experii tia tehnici (dar
dumneavoastr tii deja asta).
Notai totul ntr-un document ca i cum
propria dumneavoastr via ar depinde
de acest lucru
ntr-adevr, este o osteneal. Da, este un necaz. Da, i eu fac acelai lucru (este
destul de nfricotor cnd un tip chiar ascult de propriile sfaturi). Dac
I

422
construii o baza de date, asigurai-v c notai fiecare detaliu ct de mic. Iat o
list de elemente cu care s ncepei:

Informaii generale despre baza de date: Include locaiile fiierului, o
explicaie a ceea ce face o baz de date i informaii despre modul n care
funcioneaz.
Aspectele tabelelor, inclusiv numele cmpurilor, dimensiunile acestora
i coninuturile zonelor mostr: Dac unele date provin din surse
ezoterice sau temporare (cum ar fi raportul de expediere a mrfurilor pe
care l-ai rupt n buci chiar imediat dup introducerea datelor pe
calculator), facei aceast meniune n documentaie pentru ca i alte
persoane s tie aceste lucruri.
Numele rapoartelor, o explicaie a informaiilor prezente n raport i
liste cu persoanele care primesc o copie a raportului atunci cnd
acesta este tiprit: Dac trebuie s facei cteva interogri nainte de a
alctui raportul, notai-v totul n legtur cu acest proces (sau mai bine
dect att, luai un tocilar care s v ajute s automatizai toat treaba
aceasta). De asemenea, trebuie s tii c notarea persoanelor care primesc
raportul este foarte important. Notai repede n documentaie funcia i
persoana curent care ocup postul respectiv.
Interogrile i logica acestora: Pentru fiecare interogare n parte alctuii
o explicare detaliat a ntregului mod de funcionare al acesteia mai ales
dac interogarea implic tabele multiple sau surse de date din alt parte
dect din Access (cum ar fi tabelele SQL sau alte zone foarte importante
de stocare a informaiei).
Rspundei la ntrebarea De ce?: Pe msur ce notai totul despre
baza dumneavoastr de date De ce interogrile utilizeaz acele tabele
speciale? De ce sunt trimise rapoartele tocmai acelor persoane? Mai mult
ca sigur c n cazul n care lucrai ntr-o corporaie s-ar putea s nu tii
motivele pentru care unele lucruri se ntmpl aa cum se ntmpl i nu
altfel, dar nu stric niciodat s v informai n legtur cu acele elemente.
Detalii diferite: v sftuiesc s avei i informaii referitoare la diferite
elemente cum ar fi: procesul de realizare i lista copiilor de siguran, locul
de depozitare al benzilor care conin copiile de siguran (cci facei copii
de siguran, corect?), i la ceea ce ar trebui s facei n cazul n care
caculatorul dumneavoastr nu ar funciona. In cazul n care baza
dumneavoastr de date are o funcie de afaceri deosebit de important cum
ar fi spre exemplu contabilitatea, inventarierea, inerea evidenei unui
punct de desfacere sau a unor comenzi, asigurai-v c exist i
funcioneaz i vreun proces manual de acest gen pentru ca afacerea s nu
fie afectat n cazul avarierii calculatorului; i nu uitai s inei evidena
ntregului proces!

423
Un ultim gnd: Actualizai n permanen documentaia; o dat la 6 pn la 12
luni revizuii-v documentaia pentru a sunt necesare ceva actualizri.
Documentaia este folositoare numai n cazul n care este de actualitate i dac
o mai poate nelege i altcineva n afar de dumneavoastr. De asemenea,
asigurai-v (dumneavoastr sau persoana care v nlocuiete n cadrul
departamentului) c tii cu siguran unde este pstrat documentaia. Dac
avei o versiune electronic a acesteia, facei-i i o copie de siguran precum i
un exemplar tiprit care s v fie la ndemn.
Nu v supradimensionai cmpurile
Atunci cnd realizai un tabel, oprii-v un moment pentru a atribui cmpurilor
text dimensiunea potrivit pentru datele pe care le pstrai n acele cmpuri. n
mod implicit, Access 2000 seteaz dimensiunea cmpurilor text la 50 de
caractere (o setare destul de generoas mai ales n cazul n care se ntmpl ca
cmpul s conin o abreviere de numai dou litere a unui stat oarecare).
Bineneles c 48 de spaii pentru caractere nu nseamn ceva prea grozav, dar
dac nmulii acest spaiu cu un tabel care conine 100000 de adrese ale
clienilor ajungei la un total de 4.8 MB de spaiu de stocare care nu conin
nimic; absolut nimic.
Modificai dimensiunea cmpului folosindu-v de setarea Field Size aflat n
eticheta General a vizualizrii Design.
Numerele reale utilizeaz cmpuri
de tip number
Utilizai cmpurile de tip numr pentru numere i nu pentru texte care se dau
drept numere. Calculatoarele observ diferena dintre codul potal 47201 i
numrul 47,201. Codul potal este stocat ca o serie de cinci caractere care din
ntmplare sunt cifre, n timp ce numrul este stocat ca unul ce poate fi folosit la
matematic i la tot soiul de alte chestiuni numerice amuzante (ncercai i
dumneavoastr o dat aceast chestiune cu un cmp de cod potal).
Atunci cnd alegei tipul pentru cmpul cel nou care conine numere, punei-v
o ntrebare simpl: Vei face vreodat vreun calcul sau orice altceva care are
legtur cu matematica cu acel cmp? Dac rspunsul este da, utilizai tipul
number; dac rspunsul este nu, stocai cmpul respectiv ca text i continuai-v
viaa.

S
F
A
T

424
Validrile mai bune conduc
la date mai bune
Validrile lucreaz mn n mn cu mtile cu scopul de a mpiedica datele
necorespunztoare s se apropie de tabelele dumneavoastr. Validrile sunt uor
de realizat, rapid de pus n funciune i mereu vigilente (chiar i atunci cnd
suntei att de obosii c nici nu mai vedei bine). Dac nu utilizai nc validri
pentru a v proteja integritatea bazelor de date, trebuie s menionez faptul c ar
trebui s ncepei chiar din acest moment. Trecei la Capitolul 7 i aruncai o
privire la subiectul dezbtut.
Folosii nume sugestive
Cnd realizai un tabel sau creai o baz de date, gndii-v la numele pe care le
folosii. Oare peste trei luni v vei mai aminti ce nseamn ele? Dar peste ase
luni? Oare sunt aceste nume destul de sugestive astfel nct peste ceva vreme
cnd cariera dumneavoastr va fi fost accelerat de ctre cunotinele n
Access 2000 o persoan s se uite la tabel i s-i dea seama ce realizeaz
acesta?
Acum c Windows 95/98 v ofer n sfrit posibilitatea de a alege nume mari
pentru fiiere, v rog s profitai din plin de ea. Nu este necesar s v extaziai,
dar este necesar s tii c acum nu mai avei nici o scuz pentru fiiere
denumite 99Q1bdg5. Utilizarea denumirii Q1 1999 Budget Rev 5 este mult mai
pe nelesul tuturor persoanelor implicate.
Avei mare grij cnd tergei ceva
Atunci cnd tergei valori ale cmpurilor dintr-un tabel, asigurai-v c
distrugei valorile din nregistrarea care trebuie, verificai nc o dat i abia
cnd suntei absolut siguri tergei originalul; i chiar i atunci mai putei apsa
repid combinaia de taste Ctrl+Z pentru a recupera insectua cea mic.
Ce tot attea verificri i reverificri? Aceasta deoarece dup ce tergei o
valoare dintr-un cmp i mai facei orice altceva n tabel, Access 2000 uit
complet de valoarea veche. Acea valoare este pierdut pe vecie, ca i cnd nici
nu ar fi existat. Dac tergei o nregistrare din tabel, atunci aceasta este cu
adevrat pierdut pentru totdeauna deoarece nu exist opiunea Undo pentru o
nregistrare ntreag. Dac se ntmpl cumva ca acea nregistrare s fie
important i s nu avei nici un fiier cu copii de siguran, nseamn c suntei
nite ghinioniti. Imi pare sincer ru!

425
Pstrai n permanen
copii de siguran
Nu exist nici un alt element care s poat nlocui copia de siguran curent
pentru datele dumneavoastr, mai ales n cazul n care acestea sunt vitale pentru
companie. Deseori, meninerea copiilor de siguran ntr-un loc diferit de
documentul original pentru situaia n care un dezastru ar distruge lucrul
dumneavoastr constituie un avantaj al strategiilor eficiente. Nu m credei?
Gndii-v pentru un moment la expresia nici o remunerare. Ei, acum ce
prere avei despre copiile de sigurna? M-am gndit eu c pn la urm vei
vedea lucrurile n acelai mod ca mine.
nainte de a face ceva gndii-v o dat
i nc o dat
Respectai aceast regul n cadrul oricrui pas din Access 2000 care conine
cuvntul tergere sau reproiectare. Gndii-v la ceea ce facei i apoi mai
gndii-v nc o dat. Software-ul face ca manipularea cantitilor mari de date
s fie mai uoar ca nainte, dar n acelai timp v ofer i instrumente cu care
putei s nimicii datele dumneavoastr ntr-un mod nemaintlnit de pe vremea
lui P.T. Barnum.
Cel mai bine a zis-o Thomas Watson senior, preedinte ani de-a rndul la
compania IBM: Gndii!.
Organizai-v i nu v complicai inutil
Dei la prima vedere aceste dou sfaturi pot prea diferite, de fapt ele se
ntreptrund pentru a promova valorile tocilarilor clasici cum ar fi un loc
pentru fiecare instrument ct de mic i interogarea mea a funcionat mai
repede dect a ta; sunt convins. Dac meninei calculatorul n ordine i dac
v organizai ntregul spaiu de lucru, nseamn c avei la ndemn tot ceea ce
v trebuie. Procurai-v un Barcalounger i luai o telecommand i nu va mai fi
nevoie s ieii din nou din birou.
Da, ntr-adevr, putei deveni prea organizai. De fapt, este chiar foarte simplu
s realizai acest lucru. Domolii-v dorina de organizare cu pasiunea de a
realiza treburile din ct mai puini pai. Reducei numrul dosarelor i
subdosarelor pe care le utilizai pe calculator; un maxim de cinci nivele de
dosare este mai mult dect suficient pentru aproape oricine. Dac trecei cu

S
F
A
T


426
mult de cinci nivele, organizarea dumneavoastr ncepe s-i pun amprenta
asupra productivitii (i nimnui nu-i place ideea unei scderi a productivitii,
cu att mai puin ideea tuturor acelor persoane care apar cu acele sloganuri
micue i tmpiele pentru a respecta afiele legate de meninerea bunei
dispoziii n cadrul corporaiei).
Este bine s tii cnd este momentul
s solicitai ajutor
Dac avei probleme, lsai-v deoparte orgoliul i vanitatea i cerei ajutor. Nu
este nici o ruine s spunei nu tiu i apoi s ncercai s aflai elementele
necunoscute. Aceast regul este deosebit de important atunci cnd suntei
jocheul miilor de nregistrri dintr-o baz de date i trebuie s avei controlul
asupra acestora. Civa pai mici greii i problema dumneavoastr
insignifiant se amplific i multiplic rapid, transformndu-se ntr-o criz
uria. n concluzie, cerei ajutor nainte ca situaia s devin nfricotoare.

Access 2000

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Access 2000

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Introducere

vnd n vedere c suntei fiine umane, bnuiesc c avei ceva de lucru; de

Vous aimerez peut-être aussi