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Hoja de clculo
Microsoft Excel:
Captulo 3 - Referencias,
frmulas y clculos
lvarez, S., Bravo, S.,
Departamento de Informtica y automtica
Universidad de Salamanca
lvarez, S., Bravo, S. Universidad de Salamanca -2-
Sumario
1. Referencias
2. Frmulas
3. Orden de ejecucin de las operaciones en Excel
4. Funciones
5. Autocalcular
6. Errores tpicos
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Referencias: hojas
Para hacer referencia a las celdas de una hoja se usar el
nombre de la hoja. Por defecto Excel denomina las hojas
como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.
Si queremos dar un nombre elegido por nosotros a una
hoja basta con hacer doble clic, o bien usar el men
contextual (botn derecho del ratn).
Operaciones
sobre hojas
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Referencias: nombres o grupos de
celdas (I)
Para referirse a una celda o a un grupo de celdas podemos
utilizar el conjunto de direcciones de todas las celdas del
grupo o asignar un nombre al grupo. Ventajas:
Los nombres son ms descriptivos y fciles de recordar
Cuando se mueve una celda se lleva su nombre con ella
Se pueden utilizar los nombres en expresiones o frmulas
Restricciones para los nombres de celdas o grupos
Hasta 255 letras, dgitos, subrayados o puntos
Comienzan por una letra o un subrayado
No pueden ser direcciones de celdas
No es sensible a maysculas y minsculas
El nombre debe ser nico para todo el libro
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Referencias: nombres o grupos de
celdas (II)
Para dar nombre a la celda o
al grupo de celdas, se puede
usar el cuadro nombre
Seleccione la/s celdas
Escriba un nombre
Tambin puedo utilizar el
men Insertar > Nombre >
Definir nombre
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Referencias: nombres o grupos de
celdas (III)
Tambin se puede usar el contenido de una de las celdas
del grupo para dar nombre al resto. Pudindose usar la
celda superior, inferior, izquierda o derecha.
Seleccionar el grupo de celdas
Elegir men Insertar > Nombre > Crear
Celda que se usa
para dar nombre
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Referencias: nombres o grupos de
celdas (IV)
Los nombres que se han dado a las celdas (o grupos)
aparecen en la lista desplegable del cuadro nombre
Eligiendo un nombre se selecciona la celda o grupo de
celdas
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Referencias: nombres o grupos de
celdas (V)
Los nombres se pueden usar para referirse a celdas o
grupos de celdas de la misma forma que las direcciones de
celdas. Por ejemplo: queremos que se muestre en otra
celda la suma de un grupo de celdas al que se le ha dado
un nombre, de esta forma se puede usar la funcin
SUMA(nombre) en la barra de frmulas:
Celda en la que se
inserta la frmula
Barra de frmulas
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Referencias: relativas
Cada celda tiene una direccin asociada: letra de fila +
nmero de columna, por ejemplo: A1
Cuando en una frmula se utiliza la direccin de una celda
tal cual, al copiar la frmula se traslada la referencia de
celda en la misma media que la frmula es trasladada. Esto
se debe a que las direcciones de celdas se interpretan como
referencias relativas.
Si en B3 se hace referencia a la
celda B2, en realidad se est
haciendo referencia a la celda que
est en la misma columna pero
una fila por encima. Qu pasar
si extiendo la frmula a B4?
B4=B3+1=2+1=3
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Referencias: absolutas
Si queremos que cuando se copie la frmula se respete la
celda indicada y no se traslade, se debe usar una
referencia absoluta.
Para que se trate de una referencia absoluta hay que poner
el signo $ delante de la letra y delante del nmero.
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Referencias: grupos de celdas
Para hacer referencia a un rango de celdas (seccin
rectangular de celdas) se pone la referencia de la celda de
la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y la referencia
de la esquina inferior derecha.
Ejemplo: A1:B2 tambin $A$1:$B$2
Si se quieren referencias a grupos disjuntos de celdas, se
juntan los rangos con un punto y coma (;)
Ejemplo: A1:B2;C3:D4
Y si se quiere hacer referencia a celdas de otras hoja, basta
colocar delante de la referencia el nombre de la hoja y un
smbolo de admiracin (!).
Hoja2!A1:B2
Tambin Hoja1:Hoja2!A1:B2 (mismas celdas de varias hojas)
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Frmulas
Para introducir una frmula en una celda basta con
comenzar con una signo igual (=), tal y como hicimos con
las operaciones aritmticas bsicas.
Las frmulas son expresiones que combinan referencias a
celdas, valores literales, operadores y funciones.
Los valores literales numricos se escriben de la forma
normal, utilizando la coma como separador decimal y las
cadenas de caracteres se encierran entre comillas dobles
(").
Literal num.
Frmula
operadores referencias
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Orden de ejecucin de las
operaciones en Excel
Cuando en una frmula se utilizan varios operadores, Excel
realiza las operaciones en el siguiente orden:
1. Las negaciones (cambio de signo)
2. Porcentajes
3. Exponenciaciones
4. Multiplicaciones y divisiones
5. Sumas y restas
6. Concatenaciones
7. Comparaciones
Si se quiere hacer que se evale antes una operacin,
basta con utilizar parntesis.
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Funciones
Excel proporciona una amplia coleccin de funciones
predefinidas para manipular y extraer informacin de los
datos de una hoja de clculo
Cada funcin tiene un nombre nico
Para ejecutar la funcin, se pone en la frmula su nombre
seguido de parntesis. Entre los parntesis se colocan los
argumentos si es que admite alguno.
Los argumentos son datos con los que trabaja la funcin. stos
pueden ser literales (numricos o alfanumricos) o referencias
a celdas.
Ejemplo: =SUMA(A1:B2)
La funcin devuelve un resultado.
Si se conoce la funcin se puede escribir directamente en la
barra de frmulas.
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Funciones: categoras
Funciones matemticas y trigonomtricas: SUMA,
PRODUCTO, RAIZ, SENO, COSENO,.
Funciones estadsticas: MAX, MIN, PROMEDIO, DISTR.NOM
(distribucin normal), DESVEST (desviacin estndar),.
Funciones lgicas: Y, O, NO, .
Funciones financieras: clculo de intereses, clculo de
valores de una inversin, .
Funciones de fecha y hora: AHORA, DIA, MES, DIA, .
Funciones sobre texto: CONCATENAR, MAYUS (a
maysculas), MINUS (a minsculas), .
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Funciones: insertar (I)
Celda en la que
se pone la funcin
Barra de frmulas
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Funciones: insertar (II)
Problema: Contar el nmero
de alumnos que han aprobado la
asignatura.
Solucin:
Utilizar la funcin estadstica
CONTAR.SI()
Esta funcin tiene dos
argumentos:
Rango: rango de celdas que
se desea contar
Criterio: condicin en forma
de nmero, expresin o texto
que determina las celdas que
deben contarse
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Funciones: insertar (III)
Resultado
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Funciones: consideraciones (I)
Cuando cambien las celdas sobre las que trabaja la funcin,
se recalcular automticamente la funcin para actualizar el
valor de la celda en la que se encuentra sta.
Algunas funciones slo pueden trabajar sobre listas (celdas
consecutivas de una fila o de una columna) o sobre
matrices (rea rectangular de celdas).
Tambin puede haber argumentos opcionales en las
funciones. Por norma general, los argumento obligatorios
aparecen en negrita y los opcionales sin ella.
Las frmulas se pueden copiar y desplazar (cortar y pegar).
Sin embargo, cuando se desplaza una frmula, las
referencias a las celdas permanecen tal como estaban.
Si se desea otro comportamiento usar el Pegado especial
(valores)
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Funciones: consideraciones (II)
No se permiten referencia circulares: una celda que se
referencia a s misma.
Se pueden analizar las referencias de las frmulas o las celdas
en la que se referencia otra celda por medio de la barra
Auditora
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Autocalcular
Es una facilidad de Excel que permite
conocer el resultado de una funcin
antes de colocarla en una celda de
forma definitiva.
Slo sirve para las seis funciones ms
utilizadas
Pasos:
Seleccionar el grupo de celdas
Pulsar el botn derecho del ratn sobre
la barra de estado
Una vez seleccionada la funcin, en la
barra de estado se muestra el resultado
que se obtendra.
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Errores tpicos
Cuando se comete un error en una frmula, en la celda no
se ve ningn resultado, sino una indicacin del tipo de error
que se ha cometido en la frmula:
####
La columna no es lo bastante ancha para mostrar el dato.
#DIV/0!
La frmula intenta dividir por cero
#NOMBRE?
Algn nombre de funcin o de celdas es incorrecto
#VALOR!
Alguna casilla contiene un valor que no se puede utilizar
#REF!
Hay alguna referencia a una celda que no es vlida
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Hoja de clculo
Microsoft Excel:
Captulo 3 - Referencias,
frmulas y clculos
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