Dez Coisas a No Dizer em um Relatrio de Auditoria

Richard Chambers, CIA, CGAP, CCSA, compartilha suas reflexes pessoais e insights sobre a profisso de auditoria interna. Nunca vou me esquecer da minha professora de Ingls da stima srie dizendo para a turma No o que voc diz, mas sim como voc diz, que conta. Naturalmente, ela estava exagerando, mas o argumento permanece: A forma como dizemos alguma coisa pode fazer diferena. Um relatrio de auditoria bem escrito deve ser um chamado ao, mas um relatrio mal escrito pode resultar em aes inapropriadas ou em ao nenhuma. Em alguns casos, a m redao de relatrios pode danificar relacionamentos profissionais ou prejudicar ativamente a reputao de um auditor. Pequenas coisas podem significar muito e, s vezes, uma pequena mudana em como uma recomendao redigida pode fazer toda a diferena na forma como as sugestes so recebidas. Recentemente, comecei minha prpria lista e perguntei a diversos grupos de auditores quais palavras ou frases nunca devem ser usadas em relatrios de auditoria. Perguntei at minha amiga, Sally Cutler, a distinta consultora de redao de relatrios de auditoria interna. No geral, recebi muitas respostas. Algumas sugestes valem ser repetidas ento, aqui est meu novo top 10 de coisas a no dizer em um relatrio de auditoria. 1. No diga A gerncia deve considerar Relatrios de auditoria devem oferecer recomendaes slidas para aes especficas. Quando nossa recomendao de apenas considerar algo, at o chamado ao mais urgente pode ficar nebuloso. Auditor nenhum quer uma resposta da gerncia que diga apenas Ok, vamos considerar. 2. No use palavras evasivas. tentador complementar nossas frases com parece que ou nossa impresso ou parece haver. Pode parecer mais seguro evitar ser especfico, mas, quando voc usa muitas expresses evasivas, principalmente na mesma frase, voc corre o risco de no estar apresentando fatos bem embasados. Os leitores do relatrio precisam saber que podem confiar em nossos fatos e o uso exagerado de expresses evasivas pode fazer recomendaes slidas parecerem muito com palpites. 3. Economize seus intensificadores. Como podem dar nfase, palavras como claramente, significante, bem ou muito podem parecer o oposto de palavras evasivas. Na verdade, esses intensificadores so to inespecficos que podem ser outro tipo de evaso. Os intensificadores geram perguntas como significante em comparao com o qu? e claramente de acordo com os critrios de quem? Se voc usar intensificadores livremente, dois leitores do mesmo relatrio podem ter impresses bem

diferentes: nmeros como 23% ou US$ 3 bilhes contam uma histria, mas o que realmente significa muito grande? 4. O problema raramente universal. bom ser especfico, mas h um perigo em palavras como "tudo", "nada", "nunca" ou "sempre". "Voc sempre" e "voc nunca" podem ser palavras extremas que podem incentivar os leitores a buscar por excees regra, em vez de examinar a questo real. Pode-se dizer que voc testou 10 transaes e nenhuma foi aprovada j no se pode dizer que as operaes nunca so aprovadas. 5. Evite culpar. O objetivo dos relatrios de auditoria interna trazer uma mudana positiva, no atribuir culpa a algum. Estamos mais propensos a alcanar a adeso de nossos leitores quando nossos relatrios se provam neutros, em vez de confrontantes. O objetivo chegar causa raiz, em vez de apontar o culpado. No h problema em identificar o responsvel pela execuo das aes de uma recomendao mas no vale dizer: "Foi culpa do Fred." 6. No diga que "a gerncia falhou." Fazer afirmaes como "a gerncia no conseguiu implementar os controles adequados" invariavelmente irritar aqueles com quem estamos contando para implementar as aes corretivas. Simplesmente indicar a condio, sem atribuir culpa por meio de palavras como "falha", tem maior probabilidade de resultar nas aes corretivas necessrias e de ajudar a preservar nossa relao com a gerncia, para a prxima vez que conduzirmos uma auditoria em sua rea. 7. "Auditado" das antigas. H alguns anos, as pessoas submetidas a uma auditoria eram frequentemente chamadas de "auditados." Hoje, muitos especialistas acreditam que a expresso tem conotaes negativas e que "auditado" implica algum que sofre a ao de um auditor. A auditoria interna tornou-se um processo colaborativo e termos como "cliente de auditoria" e "consumidor da auditoria" indicam que estamos trabalhando com a gerncia, e no trabalhando nela. 8. Evite o jargo tcnico desnecessrio. Toda profisso precisa de certa quantidade de jargo tcnico, mas quanto mais pudermos evitar falar a lngua da auditoria, mais poderemos ter certeza de que a mensagem clara. Se voc usar mais de uma frase como ou "controles "modo de transacionais", "metodologia de amostragem estratificada"

transferncia assncrono" em uma nica pgina de um relatrio de auditoria, no se surpreenda quando alguns de seus leitores desistirem da leitura, antes mesmo de chegar ao final do relatrio. 9. Evite pegar todo o crdito para si

 tentador, nos relatrios de auditoria, usar frases como "a auditoria interna descobriu" ou "ns encontramos". A gerncia, muitas vezes, pode entender que voc est pegando para si o crdito de identificar algo que j no estava to bem escondido. Fica parecendo que voc passou a perna na gerncia e ainda deu mais uma rasteira de brinde. 10. Se soa impressionante, voc provavelmente precisa reescrever. Trabalhe para que seus leitores se lembrem de suas recomendaes e apliquem as aes no para impressionar com palavras pomposas e frases exageradas. Evitar o jargo apenas o comeo: tente substituir "atravs" por "por meio de", "agora" por "no momento atual" e "ento" por "de modo a", por exemplo. Eu gosto de usar o teste da quinta srie: se um aluno inteligente da quinta srie no consegue entender seu relatrio, pode ser que esteja desnecessariamente complicado. Tomemos por exemplo esta frase de um relatrio real de auditoria interna que basicamente diz que pequenas coisas podem acrescentar: "Durante o exame anteriormente mencionado das contas, conduzido pelos auditores internos, a equipe avaliou o impacto cumulativo dos itens individualmente insignificantes e, ao faz-lo, tomou como apropriado considerar se tais impactos tenderam a compensar um ao outro ou, contrariamente, a resultar em um efeito cumulativo combinado no mesmo sentido e, portanto, a se acumular, em uma quantidade significante. Disse o suficiente. E mais um pouco. Listas como essa so, muitas vezes, muito pessoais. Tenho certeza de que minha lista vai gerar alguma controvrsia - tanto com relao s coisas que inclu, quanto em relao s que no inclu. Ento, vamos abrir o dilogo. O que mais est na sua lista de principais coisas a nunca dizer em um relatrio de auditoria?
Postado em 21 de outubro de 2011 por rchambers