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Cero

desde
Domine la planilla de clculo ms famosa
Ingreso y manejo de datos Funciones bsicas y avanzadas Grficos espectaculares! Bases de datos, impresin, macros y mucho ms!

Excel

El hardware de la PC es un tab pocas veces revelado que genera muchos miedos innecesarios. Este libro le ensear a entender los principios del funcionamiento de cada componente, ensamblarlos sin temor a equivocarse y actualizar su PC sin necesidad de recurrir a un tcnico!

>> HARDWARE / HOME >> 192 PGINAS >> ISBN 978-987-663-018-4

Cero C ero
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Excel E xcel
desde d esde

TTULO: EXCEL AUTOR: Lucas Padin COLECCIN: desde Cero FORMATO: 15 X 19 cm PGINAS: 192 Copyright MMX. Es una publicacin de Gradi S.A. Hecho el depsito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. No se permite la reproduccin parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la transmisin o la transformacin de este libro, en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrnico o mecnico, mediante fotocopias, digitalizacin u otros mtodos, sin el permiso previo y escrito del editor. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueos. Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impresin realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en febrero de MMX. ISBN 978-987-663-026-9

Padin, Lucas Excel. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora : Gradi, 2010. v. 4, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde Cero) ISBN 978-987-663-026-9 1. Informtica. I. Ttulo CDD 005.3

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Prlogo

Prlogo al contenido
El avance tecnolgico no da tregua: La mejora constante como forma de vida es el objetivo. Las planillas de clculo, de una manera u otra, estn presentes y forman parte de este avance. El conocimiento de estas herramientas es cada vez ms importante y necesario en la vida profesional. Las diversas posibilidades que nos ofrecen las convierten en una herramienta que se puede aplicar en muchos mbitos diferentes. Gran cantidad de problemas podran ser resueltos con la utilizacin de planillas avanzadas para lograr un alto nivel de eficacia. Con el avance de la informacin y con la difusin global de Internet, la incorporacin de conocimientos sobre distintas materias resulta ms sencilla. La proliferacin de artculos especializados y de libros sobre el manejo de herramientas de oficina ha logrado captar una mayor atencin y, por lo tanto, hay un conocimiento bsico por parte del pblico en general. Sin embargo, el conocimiento avanzado de las herramientas de oficina an se encuentra retrasado. Microsoft Excel 2007 nos presenta una amplia cantidad de herramientas disponibles pero, con slo conocer algunas en profundidad, podremos resolver casi cualquier problema. La clave ser siempre la manera en la que aplicamos cada una de estas herramientas, el ingenio que utilicemos para solucionar el problema. En la mayora de los casos, hay ms de una opcin para resolver un mismo problema. Por todo lo dicho, el objetivo de esta obra ser contribuir a la incorporacin de conocimientos sobre la materia, sirviendo como base para la creacin de proyectos y fomentando la utilizacin de estas herramientas. Desde este momento los dejo para que se adentren en la obra y quedo a su disposicin para contactarse ante cualquier duda o comentario. Lucas Padn lucas.padin@gmail.com

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PRELIMINARES

El libro de un vistazo
Excel 2007 nos presenta una gran cantidad de oportunidades para resolver problemas. En esta obra repasaremos sus principales funciones, comenzando desde cero, para que todos tengan la oportunidad de conocerlo a fondo.

cap#tulo 1 pRIMERoS paSoS coN ExcEl 2007


En este primer capitulo analizaremos los principales aspectos de Microsoft Excel 2007. Descubriremos su interfaz renovada, el Botn de Office y la utilidad de la cinta de opciones, orientada a las actividades. Tambin explicaremos el manejo de los comandos ms sencillos e importantes a la vez.

cap#tulo 3 coN EStIlo

FoRMato

La esttica es fundamental y, en este cuarto captulo, desarrollamos aspectos referidos a los formatos numricos y a su personalizacin, formatos automticos para cuadros e informes y los formatos condicionales.

cap#tulo 2 plaNIllaS MaS coMplEJaS


En este captulo se repasan todas las opciones para copiar y pegar; cmo realizar operaciones al pegar y transponer datos; la forma de insertar, eliminar, mostrar y ocultar filas, columnas y celdas; los comandos relacionados con las bsquedas y con los reemplazos.
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cap#tulo 4 laS FuNcIoNES b"SIcaS


Hacemos un recorrido por los distintos grupos de funciones y por la biblioteca que las agrupa. En este captulo encontramos las funciones bsicas para realizar sumas, conteos y promedios con una o varias condiciones. Tambin veremos la administracin de los rangos.
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E l l i b ro d e u n v i s t a z o

cap#tulo 5 FuNcIoNES avaN!aDaS


Este captulo muestra el potencial de las funciones condicionales, las de bsqueda y referencia, tiles para encontrar datos dentro de matrices. Tambin, las funciones ES y algunas funciones financieras para poder calcular prstamos y cuotas, y la evaluacin de errores de frmulas y su inspeccin.

cap#tulo 8 aDMINIStRacIoN DE DatoS


Las herramientas para el tratamiento de datos, la transformacin de texto, eliminar duplicados, incluir validaciones y trabajar con comentarios, organizar los datos con esquemas y aplicar subtotales son algunos de los temas de este captulo.

cap#tulo 6 oRDENaR FIltRaR


En este captulo veremos el ordenamiento de datos en general, la utilizacin de colores y de conjunto de iconos, y el mundo de los filtros (desde los ms sencillos hasta aquellos en los que podemos incluir frmulas).

cap#tulo 9 tablaS DIN"MIcaS, MacRoS E IMpRESI$N


Para terminar, explicaremos las nociones ms importantes sobre el manejo de tablas, de tablas dinmicas, macros, la ficha de opciones Programador y el Editor de VBA. Adems, daremos un vistazo a las distintas herramientas relacionadas con las impresiones.

cap#tulo 7 NocIoNES SobRE GR"FIcoS


Las opciones para generar grficos que posee Excel 2007 son muy amplias. Los diferentes tipos de grficos y el uso especfico de cada uno son tratados en este captulo.
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SERvIcIoS al lEctoR
En esta seccin encontrar informacin adicional relacionada con el contenido que le servir para complementar y profundizar lo aprendido.
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PRELIMINARES

Contenido del libro


P+6%(!( a% c('-e'#d( E% %#b+( de .' /#,-a2( C('-e'#d( de% %#b+( I'-+(d.cc#6' a E0ce% 003 004 006 010

cap#tulo 2 plaNIllaS MaS coMplEJaS 035


C()#a+, c(+-a+ 1 )e!a+ Filas y columnas Buscar y reemplazar 036 047 055

cap#tulo 1 pRIMERoS paSoS coN ExcEl 2007 011


E0ce% 2007: 8*.4 e,? 012 La #'-e+ a2 de .,.a+#( de M#c+(,( - E0ce% 2007 013 C#'-a de ()c#('e, 019 La ba++a de e,-ad( 021 La, ()e+ac#('e, b3,#ca, 022 F(+&a-(, de ce%da,, -e0-(,, b(+de, 1 ,(&b+ead(, 025 P%a'#%%a, c(' &.c"a, "($a, 029 Te&a, de d(c.&e'-( 032 Ad&#'#,-+ac#6' de /e'-a'a, 032

cap#tulo 3 coN EStIlo

FoRMato

059
060 064

E% (+&a-( de %(, da-(, U' (+&a-( c(' c('d#c#('e,

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C o n t e n i d o d e l l i b ro

cap#tulo 4
laS FuNcIoNES b"SIcaS
La b#b%#(-eca de .'c#('e, I',e+-a+ .'c#('e, F.'c#('e, de +ed('de( Funciones para el manejo de textos Nombres de rangos

077
078 082 096 099 101

cap#tulo 6 oRDENaR FIltRaR


O+de'a+ F#%-+(, F#%-+(, a/a'2ad(,

129
130 133 138

cap#tulo 5 FuNcIoNES avaN!aDaS


%a, c('d#c#('e, F.'c#('e, de b7,*.eda de da-(, Funciones ES F.'c#('e, #'a'c#e+a, Auditora de frmulas Opciones de clculos

105
106 112 118 120 123 125

cap#tulo 7 NocIoNES SobRE GR"FIcoS 145


Va&(, a "ace+ !+3 #c(, E% d#,e5( de %(, !+3 #c(, La presentacin La ficha formato 146 154 156 160

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PRELIMINARES

cap#tulo 8 aDMINIStRacI$N DE DatoS 161


He++a&#e'-a, de da-(, Los esquemas Conexiones y vnculos Revisin L(, c(&e'-a+#(, 162 171 173 174 176

SERvIcIoS al lEctoR
9'd#ce -e&3-#c(

189
190

cap#tulo 9 tablaS DIN"MIcaS, MacRoS E IMpRESI$N 177


La, -ab%a, La, -ab%a, d#'3&#ca, La, &ac+(, La impresin 178 179 182 185

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PRELIMINARES

Introduccin a Excel
Las hojas de clculo han revolucionado la forma de analizar la informacin. Desde su primera versin aparecida durante noviembre de 1987 (primera versin para PC de Microsoft Excel) hasta la versin 12 incluida en Microsoft Office System 2007, los cambios han sido variados, aunque la esencia sigue siendo la misma. Excel fue originalmente desarrollado para Apple Macintosh en 1984 y como continuacin de Multiplan. Microsoft Excel fue una de las primeras aplicaciones de hoja de clculo en utilizar una interfaz grfica con mens pull down y manejo a travs del mouse. La palabra que mejor define la versin 2007 de Microsoft Excel es evolucin, porque nos presenta una interfaz totalmente renovada y con cambios profundos en la forma de acceder a los comandos (muchas de las herramientas ya no se encuentran en el lugar donde solamos buscarlas). Para el usuario habituado a trabajar con versiones anteriores de Excel, el nuevo entorno puede generar algo de desconcierto en sus primeros usos. Con el pasar del tiempo, notaremos que esta versin 2007 de la planilla de clculo ms utilizada en el mundo es muy amigable. Sus opciones son totalmente grficas y la orientacin a la accin de las herramientas nos proporciona mayor facilidad para interactuar con nuestras planillas. En este manual, recorreremos las diferentes herramientas que Microsoft Excel 2007 pone a nuestra disposicin y veremos que, con esta nueva versin, se han solucionado varios de los inconvenientes que presentaban las anteriores, aunque algunos de ellos an quedan sin resolver.

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Captulo 1 Primeros pasos con Excel 2007

Nos introduciremos en Excel 2007, su interfaz y personalizacin. Tambin veremos los comandos ms sencillos e importantes a la vez.
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Excel 2007: qu es?


Excel 2007 es una planilla de clculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar clculos, hacer grficos y tablas, una herramienta para analizar, compartir y administrar informacin que ayuda a tomar decisiones mejor fundadas (Figura 1). Excel presenta la informacin organizada como si
FiG%"a 1. a518 6>B </7-3558 -868 >7+ 53<=+ ./ +5>678< B +518 6>B -8695/48 -868 >7+ =+,5+ -87 .+=8< B >7 1;E03-8 9>/./7 </; ;/+53C+.8< -87 eA-/5 2007.

fuera un papel cuadriculado o un plano de la batalla naval donde cada uno de los casilleros, llamados celdas, se denominan con un nmero para las filas y con una letra para las columnas; por ejemplo A1, B3, J504, etctera. De esta forma, los datos se encuentran organizados en filas y en columnas. Todas estas celdas se encontrarn dentro de hojas, y un grupo de hojas conformarn un determinado archivo, denominado libro. A travs de la siguiente gua visual, conoceremos los distintos elementos de una planilla muy simple con el objetivo de conocer sus principales partes.

da$ # O$ile#
A !(7. ! 'a. $*&a., 0) a-c$%1* ! e3c!' ('%b-*) +0! ! %)c'0%- -I.318 &3<>+5 B+<3- +a-a A+'%cac%*)!. (&Ba), 0/%'%5a * !) (ac-*. 4 c*)/-*'!. a-=3?/(. 6./! !. 0) /!(a ,0! -!,0%!-! c*)*c%(%!)/*. a1a)5a *. 4 '* 1!-!(*. !) +-*"0) % a (7. a !'a)/!.

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G%Ma &i#%al 1 l+ 95+7355+

5 7 3 1 2 4

1 2 3 4 5 6 7

Filas indicadas con nmeros. Columnas indicadas con letras. B*::* -. /E:5=4*;: aqu podemos ver y editar las frmulas de nuestra planilla. C=*-:7 -. 675+:.;: permite ingresar un nombre para que un dato se pueda identificar mejor. Datos tipo texto. Datos numricos con los que podremos realizar clculos. Operaciones y resultados. En este caso un clculo muy sencillo: una suma.

La interfaz de usuario de Microsoft Excel 2007


En Excel 2007, Microsoft nos presenta una interfaz de usuario diferente de las conocidas hasta el momento, bajo el entorno Windows. La tradicional barra de mens e iconos se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Esto significa que, segn el trabajo que se deba realizar, Excel

2007 muestra los comandos necesarios. En esta interfaz, los comandos y funciones son fciles de encontrar dentro de las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y caractersticas.

la Ba""a de he""amien$a# de acce# "L!id


Dentro de la interfaz, se presenta una pequea barra de herramientas totalmente personalizable (Figura 2), que permite tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten ms tiles o que necesitemos con mayor frecuencia.

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De manera muy sencilla podremos incluir comandos, como: !=.>7: para iniciar un libro en blanco. A+:2:: se utiliza para abrir algn libro guardado previamente. G=*:-*:: opcin para salvar los datos del libro que estamos utilizando. C7::.7 .4.,<:E62,7: para enviar la planilla actual por correo electrnico.
FiG%"a 2. !8./68< 37-5>3; +51>78< -86+7.8< ,E<3-8< .3;/-=+6/7=/; 8=;8< =/7.;E7 :>/ </; 9/;<87+53C+.8< + =;+?F< ./ 5+ 89-3I7 mE< -86+7.8<K.

I58:.;2E6 :B82-*: enva la planilla directamente a la impresora sin realizar cambios. '2;<* 8:.42526*:: nos permite visualizar cmo quedara impresa nuestra planilla. ":<70:*/C*: realiza una revisin ortogrfica. D.;1*,.: y $.1*,.:: estas opciones nos permiten volver atrs algunas acciones o hacerlas de nuevo. ":-.6 *;,.6-.6<. y ":-.6 -.;,.6-.6<.: utilidades para ordenar un grupo de datos en distintos sentidos. Adems de estas opciones, podremos acceder a personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para que incluya otros comandos.

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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

el B $Nn de FFice
Entre sus novedades, Microsoft Excel 2007 presenta, en la parte superior izquierda de la pantalla, un botn especial con el logo de Microsoft office. Este botn, denominado B7<E6 -. "//2,., incluye las opciones bsicas para el manejo de los archivos (Figura 4). Al presionar este botn, en la parte izquierda veremos una serie de opciones que nos permite trabajar con los archivos. En la parte derecha y bajo el ttulo D7,=5.6<7; :.,2.6<.;, encontraremos accesos directos a los ltimos libros que hayamos utilizado.
FiG%"a 4. $;+.3-387+56/7=/, /7 58< 9;81;+6+< ./ 803-37+, 5+< 89-387/< ./ /<=/ ,8=I7 </ /7-87=;+,+7 37-5>3.+< ./7=;8 ./5 6/7J A:,12>7.

Tambin podremos acceder a este botn utilizando el teclado. Para ello, si presionamos la tecla /, veremos que las partes principales de la barra de acceso rpido, los mens y la cinta de opciones muestran letras y nmeros que indican las teclas que permiten acceder desde el teclado (Figura 5). Por ejemplo, para poder utilizar el B7<E6 -. "//2,. debemos, luego de presionar la /, utilizar la tecla A. De la misma forma podremos continuar presionando teclas para utilizar las distintas funciones incluidas en este men.

l # c mand # del B $Nn de FFice


Los primeros comandos que incluye este botn son los que habitualmente se encuentran dentro del

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FiG%"a 5. !8.;/68< +--/./; + =8.+< 5+< 89-387/< + =;+?F< ./5 =/-5+.8, <3 9;/<387+68< / B, 5>/18, 5+ 5/=;+ 8 /5 7J6/;8 :>/ +9+;/-/ <8,;/ 58 :>/ 7/-/<3=+68<.

men A:,12>7 de cualquier programa de oficina o diseo. Las opciones !=.>7, A+:2: y G=*:-*: hacen referencia al manejo de archivos o de libros. Debemos elegir la primera opcin para crear un libro nuevo y la siguiente, para volver a ver un libro existente que hayamos guardado utilizando la tercera opcin. Veremos a continuacin algunas otras opciones dentro del Botn de Office.

G>+;.+; -87 89-387/< Si creamos nuestro primer archivo para registrar ingresos y egresos, primero deberemos volcar, para cada da de la semana, los montos respectivos y, luego, realizar la diferencia en una columna. Para guardar este archivo, podemos usar un formato diferente, si utilizamos la opcin incluida en el B7<E6 -. "//2,.: G=*:-*: ,757 (Figura 6). Al posicionar el puntero del mouse sobre la opcin, nos aparecen las principales opciones que tiene este comando: L2+:7 -. E?,.4: guarda el libro en el formato predeterminado de archivo, que tiene extensin .xlsx. Estos archivos no pueden contener macros de Visual Basic para aplicaciones ni controles ActiveX. L2+:7 -. E?,.4 1*+242<*-7 8*:* 5*,:7;: esta es la opcin que debemos elegir para guardar los archivos que posean macros. Su extensin ser .xlsm. L2+:7 +26*:27 -. E?,.4: guarda los archivos en el formato binario de Microsoft Excel 2007 (BIFF12), cuya extensin es .xlsb. L2+:7 -. E?,.4 97-2003: esta opcin nos permite guardar un archivo creado con Excel 2007 para que sea compatible con las versiones anteriores del programa. La extensin ser .xls. #DF 7 (#%: desde aqu se genera un archivo de diseo fijo que garantiza que, cuando se vea o se
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FiG%"a 6. l+ 89-3I7 G=*:-*: ,757 78< 9/;63=/ 1>+;.+; /5 +;-23?8 -87 8=;8 786,;/ 8 <+5?+;58 /7 08;6+=8< .30/;/7=/<.
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imprima, se conserve el formato deseado y que los datos no puedan ser cambiados fcilmente. "<:7; /7:5*<7;: tambin podremos guardar nuestro libro como un archivo de texto, una plantilla de Excel o una pgina web, por ejemplo. Tambin podremos acceder al comando G=*:-*: si presionamos la tecla de funciones F12 de nuestro teclado.
,757,

cin de las opciones relacionadas con el autor, el ttulo y las palabras clave del archivo, entre otras cosas (Figura 7). La segunda opcin de este comando, I6;8.,,276*: sirve para comprobar la informacin privada, que puede estar contenida y oculta dentro de un libro. La siguiente opcin es C2/:*: -7,=5.6<7, que se utiliza para darles mayor seguridad a nuestros documentos, incluyndoles contraseas. Dentro de $.;<:2602: *,,.;7 podremos conceder acceso a las personas y restringir su capacidad para imprimir, editar o copiar los contenidos del archivo. Cabe aclarar que, para utilizar esta opcin, debemos tener instalado el cliente Windows Rights Management. Tambin podremos agregar una firma digital a nuestro archivo para asegurar la integridad del libro. Adems, podremos marcar el libro como versin
-7,=5.6<7,

!;/9+;+; >7 .8->6/7=8 9+;+ <> 9>,53-+-3I7 Excel 2007 est orientado a la publicacin de los contenidos que se generan, por lo que otro de los comandos del B7<E6 -. "//2,. se llama #:.8*:*:. A travs de ste, podremos mejorar aspectos relacionados con la publicacin y distribucin de nuestras planillas. Por ejemplo, si seleccionamos la opcin #:782.-*-.;, accederemos a la edi-

FiG%"a 7. d/7=;8 ./ 5+< 9;893/.+./<, 9>/./7 37-5>3;</ /5 786,;/ ./5 +>=8; ./5 +;-23?8 B -86/7=+;38< ;/5+-387+.8< -87 <> -870/--3I7.

m &e"#e c n el $eclad
P* -!(*. ab-%- 0) a-c$%1* !. ! !' c*(a) * A+:2:, !)/-* !' B7<E6 -. "//2,., +!-* /a(b%8) 0/%'%5a) * !' /!c'a *, c*) 'a c*(b%)ac%:) ! /!c'a. C&$L+A. Pa-a .ab!- '*. a/a&*. ! */-a. *+c%*)!. ! e3c!', !b!(*. !&a- !' (*0.! 0)*. .!#0) *. .*b-! .0 )*(b-!.

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final y definitiva para que sea guardado como slo lectura si seleccionamos la opcin *:,*: ,757 /26*4 dentro del comando #:.8*:*:. Por ltimo, la opcin E3.,=<*: .4 C758:7+*-7: -. ,758*<2+242-*- (Figura 8) nos resultar muy til porque, al utilizarla, podremos ver todas aquellas cuestiones que estn incluidas en nuestro libro y que no son compatibles con versiones anteriores de Excel. l+ 9>,53-+-3I7 El comando #=+42,*: (Figura 9) nos servir para distribuir nuestra planilla a otras personas. Entre sus

opciones, %.:>2,27; -. E?,.4 permite publicar un libro en un servidor para que otros usuarios puedan tener acceso a todos los datos a travs de un explorador, utilizando Microsoft Office Excel Web Access. Con esta opcin se podrn definir las partes del libro que se desean mostrar. %.:>2-7: -. *-5262;<:*,2E6 -7,=5.6<*4 permite compartir el libro en un servidor de documentacin y C:.*: B:.* -. <:*+*37 -. -7,=5.6<7 comparte el archivo con varias personas, manteniendo una copia local de ste, sincronizada con la copia que se encuentre en el servidor para que se puedan visualizar los cambios. =;+< 89-387/< Por ltimo, dentro del B7<E6 -. "//2,. encontraremos las opciones necesarias para cerrar el archivo que estemos utilizando y para salir de Excel

FiG%"a 8. e5 C758:7+*-7: -. ,758*<2+242-*- 9/;63=/ /?+5>+; 58< -87053-=8< :>/ +9+;/-/7 +5 -869+;=3; +;-23?8< eA-/5 2007 -87 ><>+;38< :>/ 98</+7 ?/;<387/< +7=/;38;/< ./5 9;81;+6+.

FiG%"a 9. e5 -86+7.8 #=+42,*: 78< 80;/-/ 89-387/< 37=/;/<+7=/< 9+;+ 9>,53-+; 7>/<=;8< +;-23?8< 1/7/;+.8< -87 eA-/5 2007.

de#ca"Ga" el clien$e '"m


A /-a18. ! I)/!-)!/ +* !(*. !.ca-#a- !' c'%!)/! W%) *2. r%#$/. ma)a#!(!)/, !. ! .0 +7#%)a ! !.ca-#a !) !' .%/%* 2!b ! m%c-*.*"/, @@@.63-;8<80=.-86/.8@758+.</ ./=+35<.+<9A?F+635Bid=02da5107-2919-414B-a5a3-3102c7447838&.3<95+B5+71=/<.

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2007. Tambin encontraremos un botn denominado "8,276.; -. E?,.4, que nos permitir configurar mltiples cuestiones relacionadas con la personalizacin del programa para hacer ms sencillo nuestro trabajo o para adecuarlo a nuestras necesidades (Figura 10).

Cinta de opciones
La cinta de opciones es una novedad de Microsoft Office 2007; ha sido diseada para ayudarnos a encontrar con mayor facilidad aquellos comandos

FiG%"a 10. l+< 89-387/< ./ 9/;<87+53C+-3I7 ./ eA-/5 78< 9/;63=/7 -87031>;+; /5 9;81;+6+ </1J7 7>/<=;8 1><=8 B 7/-/<3.+./<..

$"a F "ma de #ali" de e(cel


Pa-a .a'%- ! e3c!', +* -!(*. $ac!-'* !. ! !' B*/:) ! o""%c! * 0/%'%5a- 'a c*(b%)ac%:) ! /!c'a. ALT+F4, ,0! a-7 +*- "%)a'%5a a 'a .!.%:) ac/0a' !' +-*#-a(a. e./! a/a&* ! /!c'a * /a(b%8) .! 0/%'%5a +a-a c!--a- */-a. a+'%cac%*)!..

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necesarios para complementar una tarea. As, los comandos se agrupan en grupos lgicos que son reunidos en fichas (Figura 11). Esas fichas se encuentran relacionadas con algn tipo de actividad y algunas slo aparecen al realizar una determinada tarea, como la ficha de grficos, que aparece al trabajar con ellos. Podemos minimizar la cinta de opciones con el comando 26252A*: 4* ,26<* -. 78,276.;, incluido en el botn que permite personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. Otra forma de minimizar y restaurar la cinta de opciones es haciendo doble clic con el mouse sobre la ficha activa de la cinta. Tambin podremos realizar esta tarea con el teclado, si utilizamos la combinacin de teclas C&$L+F1. Adems de las fichas predeterminadas que posee Excel 2007, podremos activar una nueva ficha con

herramientas para programadores. Para hacerlo debemos dirigirnos al B7<E6 -. "//2,. e ingresar a "8,276.; -. E?,.4. Una vez all, dentro de B; /:.,=.6<.; y, debajo del ttulo "8,276.; 8:26,28*4.; 8*:* <:*+*3*: ,76 E?,.4, podremos tildar la casilla 7;<:*: /2,1* #:70:*5*-7: .6 4* ,26<* -. 78,276.;. Esta opcin se encuentra oculta porque es muy especfica y slo la usan los usuarios avanzados. Tal como indica su denominacin, se incluir una nueva ficha en la cinta de opciones: la ficha #:70:*5*-7: (Figura 12). Dentro de esta ficha, hay un grupo de opciones destinado al manejo de macros, otro para la incorporacin de diferentes controles ActiveX en nuestras planillas y un grupo destinado a XML. Como ya dijimos, podremos manejar la cinta de

FiG%"a11. #3 9;/<387+68< /7 5+ /<:>37+ 370/;38; ./;/-2+ ./ +51>7+< 03-2+<, 98.;/68< +--/./; + =8.+< <>< 89-387/<.

FiG%"a12. a:>G /7-87=;+;/68< 5+< 2/;;+63/7=+< ;/5+-387+.+< -87 /5 6+7/48 ./ -I.318 &3<>+5 B+<39+;+ a953-+-387/<.
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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7

opciones a nuestro gusto, mostrndola u ocultndola cuando creamos conveniente. Adems de esto, podremos incorporar cualquier grupo de iconos (que se encuentren dentro de las fichas) a la barra de herramientas de acceso rpido, con slo hacer clic con el botn derecho del mouse sobre el grupo en cuestin y eligiendo la opcin A0:.0*: * 4* +*::* -. 1.::*52.6<*; -. *,,.;7 :B82-7.

La barra de estado
Esta barra es la pequea lnea con informacin que podemos observar debajo de las celdas y de los nombres de las hojas. Desde aqu podremos visualizar si tenemos activado el B479. *@F;. de nuestro teclado o el teclado numrico, entre otras cosas.

Adems, podremos activar las operaciones bsicas de la barra de estado para que, al seleccionar un grupo de celdas en nuestra barra, aparezca el resultado de algunas cuentas, como el promedio de los datos (si la informacin es numrica), el recuento de la cantidad de datos seleccionados y el recuento numrico, que nos dar como resultado la cantidad de nmeros que se encuentran seleccionados. Tambin podremos saber cul es valor mximo, el mnimo y la sumatoria total de los valores seleccionados. Para modificar las opciones de nuestra barra, debemos hacer clic con el botn derecho del mouse sobre ella. De esta manera, accederemos a su personalizacin, desde donde podremos activar o desactivar el clculo de las cuentas bsicas mencionadas anteriormente (Figura 13). Tambin nos da la posibili-

FiG%"a13. h+B >7 =8=+5 ./ 22 9+;E6/=;8< :>/ 98./68< 68.303-+; 9+;+ ?3<>+53C+; 5+ ,+;;+ ./ 5+ 08;6+ ./</+.+.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

dad de mostrar el nmero de pgina en el que estamos situados cuando utilizamos el modo de visualizacin de D2;.D7 -. 8B026*. Al personalizar la barra, tambin tendremos la posibilidad de incluir o remover aspectos de visualizacin, como el control de zoom o los accesos directos a las vistas (Figura 14). Entre las opciones de visualizacin, podemos optar por la vista !7:5*4 (la utilizada por defecto en Excel), D2;.D7 -. 8B026* (muestra el formato de las hojas en las que se imprimir el libro), y la '2;<* 8:.>2* -. ;*4<7 -. 8B026*, que permite ver nuestra planilla con los lugares donde se dividir al momento de realizar una impresin. Por ltimo, al costado derecho de los botones de visualizacin, existe una barra de zoom, con la que podremos ajustar el tamao de visualizacin de nuestro libro entre un mnimo de 10% y hasta un mximo de 400%.

Las operaciones bsicas


Para comenzar a trabajar con Excel, vamos a realizar un pequeo ejemplo. Armaremos un archivo muy sencillo con una lista de precios de venta y de sus respectivos costos para algunos productos de librera (Figura 15). Una vez que hayamos realizado esto, guardaremos nuestro proyecto como L2;<* -. #:.,27;.?4;?. Ahora, tomaremos el archivo donde hemos incluido la lista de precios y, en una nueva hoja, mostraremos algunos datos que reflejen unidades vendidas de cada uno de los productos y calcularemos la venta total, el costo y la utilidad bruta (Figura 16). El primer clculo que realizaremos ser para obtener el total de las ventas de cada artculo y, para esto, multiplicaremos los datos incluidos en la columna B

FiG%"a14. a =;+?F< ./ /<=8< 3-878<, /5 +--/<8 + 5+ ?3<=+ ./ <+5=8< ./ 9E137+< /< ;E93.8 B </7-3558. FiG%"a15. l>/18 +9;/7./;/68< + =;+,+4+; 5+ -8<6F=3-+ ./ 7>/<=;+< 95+7355+< 9+;+ 6/48;+; <> +<9/-=8.
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Las operaciones bsicas

(C*6<2-*-) y en la columna C (#. '.6<*), utilizando un asterisco (*) para realizar la operacin. Las operaciones que incluyamos dentro de las celdas debern comenzar con un signo igual (=), un signo mas (+) o un signo (-). Luego, en la celda D4 incluiremos la frmula =B4*C4 (Figura 17). En la siguiente columna (E), agregaremos el precio de costo para cada uno de los artculos y, en la

columna F, el valor de costo total para los artculos vendidos. Realizaremos esto de la misma forma que explicamos anteriormente, ingresando en la celda F4 el clculo =B4*E4 (Figura 18). Por ltimo, calcularemos la utilidad que nos generan estas ventas. En primer lugar, lo haremos en valores absolutos y, para esto, realizaremos la diferencia de los valores de venta y su respectivo

FiG%"a16. h/68< ./<317+.8 >7+ -85>67+ 9+;+ 5+< -+7=3.+./< ?/7.3.+< B 8=;+ 9+;+ /5 9;/-38 ./ ?/7=+ >73=+;38 ./ -+.+ 9;8.>-=8.

FiG%"a17. l+ 6>5=3953-+-3I7 ./ 9;/-38 ./ ?/7=+ B >73.+./< 78< +;;84+;E /5 =8=+5 ./ 5+< ?/7=+< ./ -+.+ +;=G->58.

FiG%"a18. l>/18 ./ 371;/<+; /<=+ 0I;6>5+, 98.;/68< -+5->5+; 5+ 1+7+7-3+ :>/ 9;8.>-/7 5+< ?/7=+<.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

costo en la columna G. Si en nuestra planilla los costos se encuentran expresados con valores positivos, tendramos que realizar una resta entre las ventas y los costos, por lo que la frmula sera =D4-F4. Si por el contrario hubisemos ingresado los costos con valor negativo, bastara con realizar la sumatoria entre estos valores, y la frmula quedara expresada como =D4+F4 (Figura 19). Para completar este simple anlisis, agregaremos en la columna H el clculo de la utilidad como porcentaje de ventas. Para esto realizaremos la divisin entre la utili-

dad en valores y las ventas, utilizando la barra invertida / para efectuar el clculo, que quedar como =G4/D4. Para extender las frmulas al resto de los productos, bastar con copiar y pegar la celda que contiene el clculo en las celdas inferiores de cada columna. Luego podemos darle formato de porcentaje a la divisin de la ltima columna para que los valores puedan visualizarse mejor. Lograremos esto presionando, dentro de la cinta de opciones I62,27, en la ficha !F5.:7, el icono correspondiente al E;<247 87:,.6<=*4, como se muestra en la Figura 20.

FiG%"a19. $+6,3F7 98.;/68< ;/+53C+; /<=8< -E5->58< -87 +51>7+< 0>7-387/< ./ eA-/5 2007, :>/ +9;/7./;/68< /7 58< 9;IA368< -+9G=>58<.

men#aje# de e""

"

A (! % a ,0! 1a4a(*. -!a'%5a) * *+!-ac%*)!. (7. c*(+'!&a. 4 c7'c0'*. c*) +'a)%''a. ca a 1!5 (7. #-a) !., +* -!(*. c*(!/!- !--*-!.. c0a) * 0)a c!' a (0!./-a !' 1a'*- #GDI'/0!, !. +*-,0! e3c!' /-a/a ! $ac!- 0)a %1%.%:) +*- c!-* * +*- 0)a c!' a 1ac9a, ,0! !. .0 !,0%1a'!)/!.

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F o r m a t o d e c e l d a s : t e x t o s , b o rd e s y s o m b re a d o s

!a"Dn$e#i#
A0),0! (7. a !'a)/! 1!-!(*. c:(* -!a'%5ac7'c0'*. (7. c*(+'!&*., +* !(*. a !'a)/a,0!, +a-a +* !- $ac!-'*. 4 %1% %- !) /8-(%)*. %./%)/a. +a-/!. ! 0)a ":-(0'a, !b!-!(*. 0/%'%5a- +a-8)/!.%. () +a-a -!a'%5a- 'a .!+a-ac%:) !) !' '0#a- ,0! c*--!.+*) a.

F "ma$ de $e($
Estas herramientas figuran en la ficha I62,27 de la cinta de opciones, en el grupo denominado F=.6<.. Bsicamente, podremos resaltar valores o ttulos de una planilla, aplicndole formato !.0:2<* o C=:;2>*. Tambin podremos activar la primera opcin, presionando la combinacin de teclas C&$L+!. El atajo de teclado para la aplicacin de la C=:;2>* a una celda ser C&$L+K. Adems de estas opciones, podremos realizar subrayados a partes de la planilla, para lo que tenemos dos opciones: un subrayado simple y uno doble. Otra forma de acceder a las opciones para mejorar el aspecto de las fuentes es presionar la marca que existe en la parte inferior derecha del grupo F=.6<.. En este caso, el camino ms corto para acceder a estas opciones ser utilizar el teclado con la combinacin de teclas C&$L+ A)I% +F. Desde la ventana que aparece, tambin podremos

Formato de celdas: textos, bordes y sombreados


Adems de los estilos que podemos aplicarles a las celdas y que desarrollaremos en profundidad ms adelante, tambin podemos mejorar el aspecto de nuestras planillas, modificando las propiedades de las fuentes y ajustando los colores de relleno de las celdas.

FiG%"a 20. !8.;/68< =;+,+4+; -87 .30/;/7=/< /<=358< B -87 08;6+=8< ./ -/5.+< :>/ 6/48;+;+7 5+ -8<6F=3-+ ./ 7>/<=;+< 95+7355+<.

!a"Dn$e#i#
A0),0! (7. a !'a)/! 1!-!(*. c:(* -!a'%5a- c7'c0'*. (7. c*(+'!&*., +* !(*. a !'a)/a- ,0!, +a-a +* !- $ac!-'*. 4 %1% %- !) /8-(%)*. %./%)/a. +a-/!. ! 0)a ":-(0'a, !b!-!(*. 0/%'%5a+a-8)/!.%. () +a-a -!a'%5a- 'a .!+a-ac%:) !) !' '0#a- ,0! c*--!.+*) a.

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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

modificar el tipo de fuente utilizada, su tamao y su color, entre otras cosas (Figura 21). Al igual que en versiones anteriores, el tamao de la fuente que estamos utilizando tambin puede ser modificado desde el men &*5*D7 -. /=.6<. que aparece en el grupo (Figura 22). Si seleccionamos algn valor en el desplegable, podremos establecer el tamao de la fuente. Una opcin adicional para modificar el tamao de la fuente es aumentar o reducir su tamao con los botones A=5.6<*: <*5*D7 -. /=.6<. y D2;526=2: <*5*D7 -. /=.6<. (Figura 23).

hacemos esto, si utilizamos la opcin D2+=3*: ,=*-:C,=4* -. +7:-., es posible rellenar con lneas el interior de un rango como si fuera una cuadrcula. En esta seccin tambin encontraremos C747: -. 4C6.*, que nos permitir aplicar diferentes colores (Figura 24). Adems del tipo de borde y su color, podremos seleccionar el estilo de la lnea si elegimos la opcin E;<247 -. 4C6.* (Figura 25). Si todas estas opciones no son suficientes, podremos encontrar algunas ms dentro de B; +7:-.;H. Excel nos mostrar la pestaa B7:-.; dentro de la ventana F7:5*<7 -. ,.4-*;.

l # B "de#
Desde la seccin D2+=3*: +7:-.; podremos dibujar bordes a mano alzada con el mouse. Cuando

el "ellen
Para aplicar un color de relleno, debemos seleccionar las celdas que queremos rellenar y elegir el color

FiG%"a 21. a:>G 98.;/68< +--/./; + 6E< 89-387/< 9+;+ 68.303-+; /5 08;6+=8 ./ 5+< 0>/7=/< -87 5+< :>/ /<=+68< =;+,+4+7.8.

%#

# del $eclad

c*(* !) 1!-.%*)!. a)/!-%*-!. ! e3c!' 4 */-*. +-*#-a(a., !' a/a&* ! /!c'a * +a-a <>,;+B+; 0) /!3/* !. C&$L+% 4, .% 1*'1!(*. a 0/%'%5a- 'a (%.(a c*(b%)ac%:) ! /!c'a., ,0%/a-!(*. !.! "*-(a/*. L* (%.(* .0c! ! c*) '*. !./%'*. !.0:2<* (C&$L+!) 4 C=:;2>* * 2<B42,* (C&$L+K). .
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F o r m a t o d e c e l d a s : t e x t o s , b o rd e s y s o m b re a d o s

que queremos aplicar de la paleta de colores. Al igual que con el manejo de los colores relacionados con los bordes, si seleccionamos la opcin *; ,747:.;H, podremos personalizar el color eligiendo entre toda la gama disponible. Existen algunas opciones adicionales para el manejo de los rellenos de las celdas, a las que debemos acceder presionando la marca que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo F=.6<. y luego ir a la pestaa $.44.67. En la ventana que se abre, podemos elegir colores, tramas y efectos (Figura 27). Cuando utilizamos el relleno de colores, la trama es slida y, al elegir un determinado color, toda la celda queda de ese color. Desde aqu tenemos la posibilidad de elegir distintas tramas para poder realizar diferentes combinaciones de colores. Tambin es posible seleccionar un color diferente para esa trama y armar infinitas combinaciones. Adems de las opciones que hemos visto para aplicar relleno a las celdas, existen los E/.,<7; -. :.44.67. Con esta opcin podremos seleccionar 2 colores y realizar efectos en degrad en distintos

FiG%"a 22. e5 ?+58; 6G7368 9;//<=+,5/-3.8 -863/7C+ /7 8, 9/;8 98.;/68< 37-5>3; >78 6/78;, <3 78< 98<3-387+68< <8,;/ /</ -+698 / 37=;8.>-368< /5 ?+58; ./</+.8 -87 /5 =/-5+.8.

FiG%"a 23. d/<./ +:>G </ 9>/./ 68.303-+; /5 =+6+H8 ./ 5+ 0>/7=/ /7 08;6+ .3;/-=+ B </7-355+.

FiG%"a 25. d/<./ +:>G 98.;/68< 37=;8.>-3; 5G7/+< 8,53->+< :>/ -;>-/7 =8.+ 5+ -/5.+.
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FiG%"a 24. #3 </5/--387+68< 5+ 89-3I7 B; ,747:.;H, 98.;/68< 9/;<87+53C+; /5 -858; :>/ ?+68< + +953-+;.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

sentidos y con diferentes combinaciones de colores (Figura 28).

a ! ne" $ d en !"Lc$ica
Ahora aplicaremos todo lo que vimos en la planilla de ventas y costos que fuimos desarrollando. En primer lugar realzaremos el ttulo de nuestra planilla, aumentando el tamao de la fuente a 18 y aplicndole los estilos !.0:2<* y C=:;2>*. Luego rodearemos toda la planilla con un borde grueso y separaremos los encabezados de las columnas del resto de los datos con una doble lnea. Incluiremos, al final del cuadro, una lnea de totales, realzndola con una fuente ms grande.

Por ltimo, aplicaremos algunos colores de relleno para resaltar algunas secciones del trabajo: un color slido para las columnas de ventas y costos totales, y una tonalidad de relleno ms oscura para la utilidad y la fila de totales con un color de texto blanco (Figura 29). De esta forma, nuestra planilla de ventas y costos tiene un aspecto mucho ms profesional, que mejora su presentacin.

la mini Ba""a de F "ma$


Al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre cualquier celda o grupo de celdas de una hoja, accederemos a una mini barra de formato (Figura 30). Desde ella podremos modificar muchas de las opciones que describimos en los prrafos anteriores.
FiG%"a 27. e7 +51>78< -+<8<, 5+ +953-+-3I7 ./ 5+< =;+6+< 9>/./ ;/<>5=+;78< ./ 6>-2+ >=353.+..

FiG%"a 28. e<=8< 08;6+=8< 78< .+7 6>-2+ 05/A3,353.+. + 5+ 28;+ ./ ./-8;+; 7>/<=;8< =;+,+48<.

edi$a" el c

n$enid de la# celda#

e' c*)/!)% * ! 'a. c!' a. .! +0! ! (* %"%ca- +-!.%*)a) * 'a /!c'a F2 * c*) *b'! c'%c .*b-! !''a. o/-a "*-(a ! $ac!-'* !. .!'!cc%*)a-'a 4 $ac!- c'%c !) 'a B*::* -. /E:5=4*;. Pa-a aba) *)a'a ! %c%:), ba./a c*) %-%#%-)*. a */-a c!' a * +-!.%*)a- E6<.:. .
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Planillas con muchas hojas

Planillas con muchas hojas


Cuando analizamos las partes de un libro de Excel en el primer captulo, indicamos que stos estn compuestos por hojas, que cada una de ellas puede albergar muchsima cantidad de datos y que, dentro de cada libro, podremos tener tantas hojas como capacidad posea nuestra PC.

hoja en la cual nos encontramos parados al momento de lanzar la instruccin. Otra opcin para realizar esta tarea es hacer clic con el botn derecho del mouse sobre alguna de las etiquetas que indican el

in#e"$a" ) elimina" h ja#


La cantidad predeterminada de hojas en un libro es de 3, pero muchas veces necesitamos introducir una mayor. Para insertar una nueva hoja, contamos con varios caminos. El ms sencillo y visual es utilizar la pequea pestaa que aparece luego de la ltima hoja que conforma nuestro libro. Con esta opcin, la hoja se agregar al final de la lista de hojas. Tambin podremos realizar esta tarea utilizando el teclado con la combinacin de teclas A)I% + F11. Con esta forma, la hoja se agregar por delante de la

FiG%"a 30. e7 eA-/5 2007, 5+< 89-387/< ./ 08;6+=8 <3/69;/ </ /7->/7=;+7 /7 /5 5>1+; 7/-/<+;38.

FiG%"a 29. !8./68< =;+,+4+; -87 58< 08;6+=8< + 7>/<=;8 1><=8, =;+=+7.8 ./ -86,37+; =8.+< 5+< 2/;;+63/7=+< :>/ ./<//68<.
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nombre de las hojas que ya existen y seleccionar la opcin I6;.:<*:H del men que aparece (Figura 31). Por ltimo, podemos realizarlo desde la opcin incluida en la ficha I62,27 en el grupo C.4-*;, desplegando las opciones de I6;.:<*: y seleccionando I6;.:<*: 173*. Al momento de eliminar una hoja, podremos elegir hacer clic con el botn derecho sobre la etiqueta de la hoja que vamos a quitar. Otra manera ser recurrir nuevamente a la ficha I62,27 en el grupo C.4-*;, desplegando las opciones de E42526*: y seleccionando E42526*: 173*.

camBia" l # n mB"e# ) l # c l "e#


Cambiar los nombres de las hojas es una accin necesaria cuando comenzamos a trabajar con esta aplicacin. En libros que posean muchas hojas, es indispensable ser organizados con los nombres y colores que asignamos a las etiquetas de cada hoja. Para poder cambiar los nombres, hacemos doble clic sobre la etiqueta de la hoja para acceder al modo edicin, que nos permite modificar su nombre (Figura 32). Como ya vimos, otra opcin para realizar el cambio de nombre es hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja correspondiente y seleccionar la opcin C*5+2*: 675+:.. Dar color a los nombres de las hojas nos permite una mejor organizacin dentro de un libro. Realizar esta tarea es muy sencillo, ya que, con slo hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja, podremos acceder a la opcin C747: -. .<29=.<*.

#elecci na" ) de#!la*a"n #


FiG%"a 31. d/<./ +:>G =+6,3F7 ?+68< + 98./; ;/+53C+; ?+;3+< =+;/+<, -868 68?/; 5+ 284+, -893+;5+ 8 -+6,3+;5/ /5 786,;/.

FiG%"a 32. l+ -+7=3.+. 6EA36+ ./ caracteres :>/ 9>/./ -87=/7/; >7 786,;/ ./ 284+ /< 31.
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Seleccionar las hojas es algo muy sencillo; podremos seleccionar varias a la vez o hasta todo el conjunto de hojas de un libro. Para realizar esto ltimo, podremos hacer clic con el botn derecho sobre la etiqueta de una de las hojas y elegir la opcin %.4.,,276*: <7-*; 4*; 173*;. Tenemos que tener en cuenta que, cuando tenemos ms de una hoja seleccionada e introducimos alguna modificacin en el formato de la hoja, de alguna celda o de un grupo de celdas, stos cambios se aplicarn en todas las hojas que se encuentran seleccionadas. Si deseamos seleccionar ms de una hoja a la vez, podremos realizar esta tarea manteniendo presionada la tecla C&$L de nuestro teclado y seleccionando con el mouse las hojas deseadas.
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Planillas con muchas hojas

Para desplazarnos entre las hojas, podremos utilizar la pequea barra de navegacin que se encuentra a la izquierda de las etiquetas de las hojas. Haciendo clic en cada uno de los iconos similares a flechas, podremos desplazarnos entre las distintas hojas. Otra forma de realizar esto ser haciendo clic con el botn derecho sobre esta pequea barra de navegacin y eligiendo la hoja a la que deseamos movernos.

lla que nos sirve para realizar las copias. As tambin podremos mover una determinada hoja a algn libro que tengamos abierto o a un libro nuevo. Si queremos mover las hojas dentro de un mismo archivo de una forma ms sencilla, bastar con arrastrarlas, pero sin tener presionada la tecla C&$L.

m #$"a" ) c%l$a"
En algunos casos, puede resultarnos til ocultar una o varias hojas de nuestro archivo para que no sea modificada por ningn usuario por error o, simplemente, por proteccin. Aunque ocultar las hojas no brinda ninguna seguridad, combinar esta opcin con algunas medidas de proteccin que trataremos durante esta obra puede resultarnos de gran utilidad. Para 7;<:*: u ",=4<*: una hoja debemos hacer clic con el botn derecho del mouse sobre su etiqueta y seleccionar la opcin que corresponda (Figura 35).

c !ia" ) m &e" h ja#


Para poder realizar copias de las hojas que forman parte de nuestro archivo, podremos realizar 2 cosas. La primera y mas sencilla ser presionar la tecla C&$L de nuestro teclado, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja que deseemos copiar y arrastrarla a otra ubicacin. Al soltar el mouse, la habremos copiado. La otra forma, ms tradicional, implica hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la hoja respectiva y seleccionar la opcin 7>.: 7 ,782*:H. En la ventana 7>.: 7 C782*:, para realizar una copia, debemos tildar la casilla C:.*: =6* ,782*. Adems de poder elegir dnde se ubicar la copia de la hoja en cuestin, tambin podremos exportar dicha hoja, es decir realizar una copia a otro archivo que tengamos abierto o a un libro nuevo (Figura 34). Una vez que aprendimos a copiar hojas, moverlas es prcticamente igual, pero ms sencillo. Podemos hacerlo de la misma manera, pero sin tildar la casi-

FiG%"a 34. !8.;/68< /5/13; 5+ >,3-+-3I7 B /5 53,;8 /7 /5 :>/ </ -;/+;E 5+ -893+ ./ 5+ 284+.

in#e"$a" &a"ia# h

ja# a la &e*

Pa-a !./*, !b!(*. (a)/!)!- +-!.%*)a a 'a /!c'a A)I% 4 .!'!cc%*)a- 'a. $*&a. a %).!-/a-; '0!#*, $ac!- c'%c c*) !' b*/:) !-!c$* .*b-! a'#0)a ! 'a. !/%,0!/a. 4 .!'!cc%*)a- I6;.:<*:, * 'a *+c%:) c*--!.+*) %!)/! !)/-* ! 'a "%c$a I62,27 !) !' #-0+* C.4-*;. .

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Temas de documento
Un tema de documento es un conjunto de elementos de diseo unificados, opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de temas de fuentes y un tema de efectos que incluy en efectos de lneas y relleno. Utilizando un tema, se puede dar formato de manera fcil y rpida a un libro entero para proporcionarle un aspecto profesional y moderno.

$ema# de d c%men$ c m!a"$id #


L*. /!(a. !' *c0(!)/* .! c*(+a-/!) !)/-! '*. +-*#-a(a. ! o""%c! 2007. c*) !./a 0/%'%a , '*#-a-!(*. 0)%"*-(% a !) !' a.+!c/* ! )0!./-*. *c0(!)/*., (a)/!)%!) * 'a (%.(a '9)!a !) /* a. 'a. +-* 0cc%*)!. ,0! -!a'%c!(*. !) 'a !(+-!.a * !) )0!./-* $*#a-.
FiG%"a 35. !8./68< 8->5=+; ?+;3+< 284+< +5 63<68 =3/698, 9/;8 <I58 98./68< 68<=;+;5+< ./ >7+ /7 >7+.

Para acceder a estas opciones, tendremos que dirigirnos a la ficha D2;.D7 -. 8B026* y al grupo &.5*;. Desde all podremos seleccionar los conjuntos de opciones predeterminados que posee la aplicacin desde el botn &.5*; (Figura 36). Si los temas predeterminados no son de nuestro agrado y en el sitio de Microsoft Office Online no conseguimos lo que deseamos, podemos personalizar un nuevo tema, seleccionando los conjuntos de colores, fuentes y efectos que deseamos y guardarlo para poder utilizarlo en otras oportunidades. Al momento de personalizar un nuevo tema, podremos optar por realizar una combinacin del conjunto de opciones de fuentes, colores y efectos de conjuntos predeterminados o, por ejemplo en el caso de las fuentes, crear un nuevo grupo. Debemos tener en cuenta que el tema que seleccionemos se aplicar para todo un libro.

Administraci n de ventanas
Muchas veces nos veremos obligados a ir de un libro de Excel a otro para revisar datos, realizar vnculos entre los archivos o consultar informacin. Otras veces podemos necesitar trabajar en una parte de la hoja y visualizar otra parte distin-

$ema# de d

c%men$ c m!a"$id #

L*. /!(a. !' *c0(!)/* .! c*(+a-/!) !)/-! '*. +-*#-a(a. ! o""%c! 2007. c*) !./a 0/%'% a , '*#-a-!(*. 0)%"*-(% a !) !' a.+!c/* ! )0!./-*. *c0(!)/*., (a)/!)%!) * 'a (%.(a '9)!a !) /* a. 'a. +-* 0cc%*)!. ,0! -!a'%c!(*. !) 'a !(+-!.a * !) )0!./-* $*#a-.

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Administracin de ventanas

ta de la misma hoja. Para poder realizar todas estas tareas de la manera ms eficiente, Excel tiene varias opciones disponibles.

inm &ili*a" !anele#


Inmovilizar o fijar paneles es una herramienta de Excel que nos permite dejar fija una parte de la pantalla, mientras estamos trabajando en otra seccin de la hoja. Esto es muy til cuando tenemos planillas muy largas o muy anchas que no pueden ser visualizadas ntegramente en la pantalla. Para poder utilizar estas herramientas, debemos dirigirnos a la ficha '2;<* y, dentro del grupo '.6<*6*, seleccionar la opcin I657>242A*: 8*6.4.;. Veremos las siguientes opciones: I657>242A*: 8*6.4.;: permite visualizar tanto filas como columnas que se encuentren por encima y a la izquierda de la seleccin actual. De esta forma, podremos visualizar encabezados de filas y colum-

nas cuando nos estemos desplazando por otra parte de la hoja. I657>242A*: /24* ;=8.:27:: slo congela la primera fila de la hoja. I657>242A*: 8:25.:* ,74=56*: slo fija la columna A.

n%e&a &en$ana
Cuando debemos trabajar en dos partes diferentes de un mismo archivo, ser de gran utilidad crear una copia de la visualizacin actual. Esta herramienta figura dentro de la ficha '2;<* en el grupo '.6<*6*, bajo el nombre de !=.>* >.6<*6*. Al realizar esto, podremos visualizar y modificar 2 partes de un mismo archivo. Podemos crear tantas nuevas ventanas como la potencia de nuestra computadora nos permita. Para poder trabajar cmodamente con ms de una ventana, ser necesario organizar su presentacin, como veremos enseguida.

"Gani*a"
Ya sea que tengamos ms de un archivo abierto o que hayamos creado una copia de visualizacin en una nueva ventana, puede resultarnos de gran utilidad visualizar todos los archivos abiertos en una sola y nica pantalla. Esta opcin figura dentro de ficha '2;<* en el grupo '.6<*6* bajo el nombre ":0*62A*: <7-7. Las diferentes opciones organizan las ventanas de distinta manera y, ms all del gusto personal, cada una de ellas es mejor para determinado tipo de trabajo o archivo: 7;*2,7 divide la ventana segn la cantidad de archivos que se encuentren abiertos, H7:2A76<*4 es ideal para planillas anchas, '.:<2,*4 es mejor para planillas con listas largas y C*;,*-* nos permite ver fcilmente el nombre de cada archivo. Si colocamos una tilde en la casilla
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FiG%"a 36. e< 98<3,5/ B 6>B </7-3558 ,><-+; 7>/?8< =/6+< /7 i7=/;7/= <3 9;/<387+68< 5+ 89-3I7 B; <.5*; .6 2,:7;7/< "//2,. "6426.H.
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1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7

'.6<*6*; -.4 42+:7 *,<2>7 (Figura 38), la organizacin que estemos realizando slo afectar a las ventanas de ese libro, y el resto de los archivos quedar abierto detrs de stos.

c%l$a" ) m #$"a"
Por ltimo, podemos indicar que es posible ocultar y mostrar ventanas presionando los iconos correspondientes dentro de la ficha '2;<* y el grupo '.6<*6* de la cinta de opciones. Podremos usar esta herramienta cuando trabajamos con muchos archivos y existen algunos que no estamos utilizando, pero deseamos que continen abiertos.
FiG%"a 38. !8.;/68< 8;1+73C+; 5+< ?/7=+7+< ./ .30/;/7=/< 6+7/;+<, :>/ -87?3/7/ 9;8,+; </1J7 /5 +;-23?8 :>/ =/71+68< :>/ >=353C+;.

di&idi"
Tambin, dentro de la misma ficha y grupo, existe la opcin D2>2-2:, que divide la ventana en sectores ajustables de nuestro libro, para poder trabajar con libertad en varias partes de la hoja a la vez. Sin recurrir a la cinta de opciones ni a sus grupos, podremos realizar esta tarea si arrastramos, hacia el centro de la pantalla, los pequeos indicadores que se visualizan sobre las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal (Figura 39).

FiG%"a 39. !8./68< +;;+<=;+; 5+< 5G7/+< .3?3<8;3+< 9+;+ +4><=+; /5 =+6+H8 ./ 5+< 9+;=/< /7 5+< :>/ </ .3?3.3I 5+ 9+7=+55+.

"e#%men
H!(*. !.c0b%!-/* 'a %)/!-"a5 ! m%c-*.*"/ e3c!' 2007 4 'a. %./%)/a. "*-(a. ! +!-.*)a'%5a-'a, a.9 c*(* !' "0)c%*)a(%!)/* !' B7<E6 -. "//2,., 'a c%)/a ! *+c%*)!. 4 'a ba--a ! !./a *. A+-!) %(*. /a(b%8) 'a. *+!-ac%*)!. b7.%ca. c*) a'#0)a. c0!./%*)!. ! "*-(a/* 4 a /-aba&a- 4 a (%)%./-a- %./%)/a. $*&a., 4, "%)a'(!)/!, a *-#a)%5a- !' !)/*-)* ! /-aba&*.

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Captulo 2 Planillas ms complejas

Desarrollaremos, ahora, algunas herramientas ms complejas de Excel 2007, que sern de gran utilidad al realizar nuestras planillas.
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2.Planillas ms complejas

Copiar, cortar y pegar


Los comandos C23-%4, C246%4 y P)+%4 son necesarios en cualquier tipo de planilla que confeccionemos, ya que es muy probable que necesitemos copiar y pegar partes de sta o, tal vez, cortar alguna porcin para ubicarla en otro lugar de la pla-

nilla, en otra hoja o en un archivo diferente. Realizar esta tarea es muy sencillo e intuitivo a la vez ya que, con solo utilizar los botones de la cinta de opciones, incluidos en la ficha I1-'-2 dentro del grupo P246%3%3)/)5 (el primero a la izquierda), podremos ejecutar estas tareas sin inconvenientes (Figura 1). Tambin podremos ejecutar estos comandos al presionar el botn derecho del mouse sobre lo que deseamos copiar, cortar o pegar y seleccionando la opcin que corresponda, o mediante el teclado: el atajo para poder copiar es CTRL+C; para cortar, es CTRL+"; y, para pegar, es CTRL+!.

El PoR!APAPElE
El Portapapeles es una especie de cofre donde se pueden ir guardando las ltimas operaciones de copiado que hayamos realizado, para luego poder pegarlas en otro momento. Cada vez que utilicemos el comando C23-%4 y tengamos activado el Portapapeles ((Figura 2), podremos ir incorporando estos elementos a nuestro cofre, para poder pegarlos cuando lo necesitemos. El Portapapeles puede recopilar los ltimos 24 elementos copiados. Todos esos elementos que forman parte del Portapapeles de Office podrn ser compartidos entre las diferentes aplicaciones de Microsoft Office. Para pegar alguno de los elementos del Portapapeles, solo debemos hacer clic sobre l, y ste se pegar en el lugar de la planilla donde nos encontremos situados. Por defecto, solamente se incorporarn elementos al Portapapeles cuando ste se encuentre activo, pero podremos modificar esto para que se active automticamente, o hacer que recopile los ltimos 24 elementos copiaredusers.com

FIG"RA 1. E3 +89+ 5+6:+D4 -7:54 +3)4397'7+248 148 (4943+8 5'7' C23-%4, C246%4 = P)+%4 *+3974 *+ E<)+1.

FIG"RA 2. P'7' ')9/;'7 +1 Portapapeles, .'= 6:+ .')+7 )1/) 84(7+ 1' 2'7)' +</89+39+ +3 1' 5'79+ /3,+7/47 *+7+).' *+3974 *+1 -7:54 P246%3%3)/)5 *+ 1' ,/).' *+ 45)/43+8 I1-'-2.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

dos, sin tener que visualizar la ventana de Portapapeles (Figura 3).

"nA n"E#A FoRmA dE coPIAR


Adems de poder copiar partes de nuestra planilla como hemos aprendido hasta ahora, existe otra manera de hacerlo: con solo arrastrar el contenido de una celda, podemos realizar una copia de la misma y, si lo deseamos, construir una serie de datos a partir de sta. Una serie es una sucesin continua de datos, ya sea numrica o relacionada, como por ejemplo los das de la semana o los meses del ao. Para construir estas series de datos, debemos arrastrar la celda o rango en cuestin desde la esquina remarcada en su extremo inferior derecho. Podremos utilizar este proceso tanto para copiar el contenido de una celda hacia celdas contiguas, como para confeccionar series de datos (Figura 4). Cabe aclarar que, si no es posible rellenar una serie a partir de la celda de origen, Excel no nos mostrar esa opcin. Al momento de arrastrar el contenido de una celda desde su extremo, surgir en forma automtica el icono llamado O3'-21)5 () %76244)//)12. Al presionarlo, podemos elegir entre diferentes opciones: C23-%4 ')/(%5: copia la celda de la misma forma que si hubiramos utilizado el comando C23-%4 de la ficha de opciones o el teclado. R)//)1%4 5)4-): confeccionar la serie corresdE hAcER
c,a%d& )ea#!0a$&* +a)ea* c&$& e#!$!%a) f!#a* & c&#,$%a* / c&$e+e$&* a#g6% e))&), '&de$&* -&#-e) a+)1* #a acc!5% $ed!a%+e #a ,+!#!dad D)5,%')4, *! ')e*!&%a$&* #a c&$b!%ac!5% de +ec#a* CTRL + $. e*+e $2+&d& +a$b!2% *!)-e 'a)a e# )e*+& de a'#!cac!&%e* de m!c)&*&f+ off!ce.

FIG"RA 3. / 8+1+))/43'248 1' 8+-:3*' 45)/E3 *+ +89+ 2+3F, '1 57+8/43'7 2 ;+)+8 1' )42(/3')/E3 *+ 9+)1'8 CTRL+C 4 '1 .')+7 *4(1+ )1/) 84(7+ +1 (49E3 C23-%4 *+ 1' ,/).' *+ 45)/43+8, ')9/;'7+248 +1 P479'5'5+1+8.

FIG"RA 4. c7+'7 8+7/+8 +8 8+3)/114, =' 6:+ E<)+1 14 7+'1/>' *+ ,472' ':942A9/)' 8/ 8+1+))/43'248 1' 45)/E3 R)//)1%4 5)4-).

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2.Planillas ms complejas

pondiente. Tambin podremos ejecutar esta opcin si, al arrastrar la celda con el mouse, mantenemos presionada la tecla CTRL. R)//)1%4 *240%625 5=/2: rellenar el formato de la celda inicial, pero no su contenido. Tambin podremos realizar esta tarea si mantenemos presionadas las teclas CTRL y MA#@S al momento de llevar a cabo el arrastre. R)//)1%4 5-1 *240%62: rellenar el contenido de la celda de origen sin tener en cuenta su formato. Es importante mencionar que, utilizando esta herramienta, adems podremos realizar algunas series con ms complejidad o que incluyan operaciones bsicas. Para lograr esto, bastar con seleccionar un rango que contenga la serie en cuestin y arrastrar su contenido como vimos en los pasos anteriores. Para completar la explicacin de este tema, debemos decir que, si vamos a construir una serie partiendo de algn mes, da de la semana o fecha,

podremos acceder a algunas opciones especficas de relleno para poder completar. Por ejemplo, si partimos de una fecha, podemos elegir solo los das de la semana, exceptuando sbados y domingos, entre otras opciones. l/89'8 5+7843'1/>'*'8 Adems de todas las posibilidades que hemos visto para el manejo de las series, tambin podremos crear listas personalizadas para incluirlas en nuestras opciones de relleno. Para esto debemos dirigirnos al B26=1 () O**-') y hacer clic en O3'-21)5 () E9')/. En la ventana que se abre, dentro de la seccin M<5 *4)'7)16)5 y bajo el ttulo O3'-21)5 34-1'-3%/)5 3%4% 64%&%.%4 '21 E9')/, debemos presionar el botn M2(-*-'%4 /-56%5 3)4521%/-;%(%5?(Figura 5). Luego, para poder rellenar celdas empleando nuestra lista, simplemente escribiremos parte de ella y realizaremos el procedimiento explicado.

FIG"RA 5. P4*7+248 )7+'7 :3' 1/89' 3:+;' 4 /25479'71' *+8*+ '1-:3' 8+))/E3 *+ 3:+897' 51'3/11'. E3 +89+ )'84, )7+'248 :3' 1/89' )43 342(7+8.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

Para avanzar con las explicaciones relacionadas con estos comandos y para poder sacar provecho de ellos, utilizaremos un ejemplo sencillo. Para continuar con la empresa que se dedica a la venta de productos de librera, imaginemos que estamos realizando un pequeo reporte de las unidades vendidas por cada uno de los vendedores durante el primer semestre del ao. Comenzaremos la construccin de nuestro ejemplo, introduciendo el nombre de cada vendedor, agregando el ttulo al informe, incluyendo rtulos en las columnas y mejorando la cosmtica de la planilla utilizando distintos estilos, lneas y colores, como hemos visto en los captulos anteriores. Luego, arrastraremos hacia la derecha el ttulo que incluye el mes para poder crear las columnas del primer semestre de ventas (Figura 6).

cos (Figura 7). Podremos utilizarla con solo presionar el smbolo de sumatoria incluido dentro del grupo M2(-*-'%4 de la ficha de opciones I1-'-2. Una de las formas de aplicar esta funcin es seleccionar las celdas que deseamos sumar y presionar el icono correspondiente de la ficha de opciones. La sumatoria resultante se ubicar en la celda posterior a las seleccionadas. Tambin podremos accionar la frmula, si nos ubicamos en donde deseamos obtener el resultado y luego seleccionamos el rango que quera-

El !o!Al
El resumen de las ventas debe tener un total para cada mes y, para esto, emplearemos la funcin S70%, que nos permitir realizar sumas de rangos numriFIG"RA 7. / :9/1/>'248 1' )42(/3')/E3 *+ 9+)1'8 ALT+=, 54*7+248 ')9/;'7 1' ,:3)/E3 S70%.

FIG"RA 6. A1 '77'897'7 +1 342(7+ *+ :3 2+8, E<)+1 348 /7A 24897'3*4 148 342(7+8 *+ 2+8+8 6:+ 4):5'7A3 1'8 )+1*'8 '77'897'*'8.
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2.Planillas ms complejas

mos sumar. Por defecto, se nos marcar el rango contiguo a la celda donde vamos a introducir la funcin. Tambin es posible realizar esta frmula en forma manual si escribimos directamente =S MA(R%1+2 % 570%4) en la celda de destino (Figura 8).

mH oPcIonE PARA PEGAR


El siguiente paso ser copiar la suma que hemos realizado a los totales de los siguientes meses. Excel interpretar en forma automtica que debe sumar el grupo de celdas que se encuentran por encima del resultado en cuestin. Al pegar celdas, ya sea con el comando incluido en la ficha de opciones o con el atajo del teclado CTRL+!, podremos acceder a las O3'-21)5 () 3)+%(2. Simplemente debemos presionar el icono de pegado que aparece prximo a la celda de destino. Si, en lugar de copiar la frmula, la arrastramos, usaremos las O3'-21)5 () 4)//)12, y no las O3'-21)5 () 3)+%(2 (Figura 9). Dentro de las O3'-21)5 encontrar: M%16)1)4 *240%62 ()
() 3)+%(2,

formato de las celdas copiadas y luego pegadas. M%16)1)4 6)0% () ()56-12: con esta opcin no se cambiar el tema de Office que posea la celda destino. C2-1'-(-4 '21 *240%62 () ()56-12: se respetar el formato de las celdas destino. S=/2 8%/24)5: de esta forma pegaremos solo los resultados de una frmula. F240%625 () 1>0)425 : 8%/24)5: nicamente se pegarn el formato de nmero y su contenido. F240%625 () 24-+)1 : 8%/24)5: se pegarn los valores resultantes de una frmula y el formato que posea la celda de origen. M%16)1)4 %1',2 () '2/701%5 () 24-+)1: ajustar el ancho de la columna destino de acuerdo a los valores de origen. S=/2 *240%62: no se pegar el contenido de la celda, sino solo su formato. !-1'7/%4 ')/(%5: solamente se pegar un link hacia la celda de origen.

podremos

o!RA Al!ERnA!I#A
24-+)1: se

mantendr el

Adems de todo lo que hemos visto, existen otras

FIG"RA 8. R+)47*+248 6:+ 1'8 ,:3)/43+8 6:+ '51/6:+248 *+3974 *+ E<)+1 )42+3>'7A3 )43 :3 8/-34 /-:'1 (=).
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

formas de pegar celdas copiadas previamente, que nos resultarn de mucha utilidad. Para ello tenemos que acceder a la lista desplegable de alternativas, para pegar presionando debajo del icono P)+%4 de la ficha I1-'-2 (Figura 10). Dentro del primer bloque de opciones, encontraremos algunas funciones,

FIG"RA 10. P'7' 1' 2'=47C' *+ 148 )42'3*48 4 .+77'2/+39'8 *+ E<)+1 2007, +3)4397'7+248 */,+7+39+8 ,472'8 *+ '))+84.

FIG"RA 9. l'8
O3'-21)5 () 3)+%(2 348

5+72/9+3 *+)/*/7 1' ,472' +3 1' 6:+ 8+ )45/'7A3 148 *'948 6:+ +89+248 24;/+3*4.
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2.Planillas ms complejas

que ya hemos explicado anteriormente, y otras que veremos a continuacin. !7'38543+7 Con esta opcin podremos intercambiar filas y columnas entre s, para poder armar un nuevo cuadro en forma invertida. Para explicar el funcionamiento de este comando, lo veremos en un cuadro en el que se incluirn la altura y el peso de algunas personas. Como podemos ver en la Figura 11, T4%15321)4 puede resultarnos de gran utilidad cuando necesitamos cambiar la orientacin de nuestros cuadros. Si accedemos a esta opcin desde P)+%(2 )53)'-%/?, podremos combinar algunos comandos al transponer. Por ejemplo, podemos elegir pegar solo valores o solo formatos. Adems de T4%15321)4, dentro de este primer bloque que estamos analizando, encontraremos una opcin para pegar todo, exceptuando los bordes. P+-'*4 +85+)/'1G Dentro del segundo bloque de opciones que estamos desarrollando, debemos destacar P)+%(2 )53)'-%/?. Desde aqu podremos acceder a todos los comandos que hemos visto y a algunas opciones

adicionales que nos pueden resultar de utilidad. La caracterstica S%/6%4 &/%1'25 nos permitir pegar un grupo de celdas evitando aqullas que, dentro del rango de origen, se encuentran vacas, es decir, en blanco (Figura 12).

hAcER c"En!A Al PEGAR


Tambin podemos realizar operaciones al pegar celdas. De esta forma, podremos sumar, restar, multiplicar y dividir las celdas de destino, de acuerdo a los valores de origen. Veamos un ejemplo para comprender su utilidad. Esta vez contamos con un resumen de ventas en unidades por zonas. Si necesitamos expresar la informacin en una unidad de medida diferente, podremos recurrir a esta utilidad. En este caso, los valores para las ventas en unidades son valores muy grandes, por lo que cambiaremos su

FIG"RA 11. P+-'*4 )53)'-%/?, /3)1:/*4 +3 +1 8+-:3*4 (146:+ *+ 1'8 45)/43+8 6:+ +89'248 '3'1/>'3*4.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

PA o A PA o 1 c'2(/4 *+ :3/*'* *+ 2+*/*'

En una celda cualquiera fuera de la tabla, escriba el nmero 1000. Utilice el atajo de teclado CTRL+C para copiar esa celda.

Seleccione el rango de la tabla donde se realizar el pegado con operaciones. Evite seleccionar los totales porque stos se actualizarn solos, por incluir una funcin que suma los valores anteriores.

Haga clic sobre P)+%4 y seleccione P)+%(2 )53)'-%/?. En las opciones seleccione la operacin D-8-(-4 y presione A')36%4.

Borre el contenido de la celda auxiliar utilizada y agregue en el ttulo la unidad de medida en la que se expresan los datos.

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2.Planillas ms complejas

exposicin: transformaremos los volmenes vendidos en miles de unidades, dividindolos por 1000.

pincel que se encuentra en el grupo P246%3%3)/)5 de la ficha de opciones I1-'-2 (Figura 13). Para usarla debemos posicionarnos sobre la celda que contiene el formato que necesitamos, presionar el icono y, luego, seleccionar la celda donde deseamos aplicar ese formato. Cabe aclarar que, si deseamos copiar un determinado formato en varias ubicaciones dentro de nuestra planilla, podremos

coPIAR FoRmA!o
Hemos mencionado que es posible P)+%4 solo los formatos de lo que copiamos. Adems de esto, para trasladar formatos entre diferentes celdas, podemos copiar directamente el formato con una utilidad especial para eso. Para lograr esto, utilizaremos el icono del

FIG"RA 12. d+8*+ +89' ;+39'3' 54*+248 )45/'7 comentarios = validaciones, 9+2'8 6:+ ;+7+248 +3 148 57E</248 )'5C9:148.

FIG"RA 13. c43 +89' .+77'2/+39' 54*7+248 97'85'8'7 +1 ,472'94 +397+ )+1*'8 )43 :348 54)48 )1/)8.
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C o p i a r, c o r t a r y p e g a r

hacer doble clic sobre el icono y luego ir seleccionando las celdas de destino.

lA REFEREncIA RElA!I#A % Ab ol"!A


Hemos visto, en el inicio de esta obra, que las filas y columnas son denominadas con nmeros y letras respectivamente. Tambin sabemos que, cuando copiamos una frmula (como vimos con el caso de la funcin S MA), el rango que se encuentra referenciado dentro de la frmula se desplazar a su nueva ubicacin con la misma relacin que tenga respecto de la celda de origen, pero respecto de la celda destino. Estas referencias son denominadas relativas. En algunos casos no queremos que nuestras frmulas se actualicen al nuevo rango, y por eso es posible fijar celdas o alguna parte de su direccin (columna o fila) para que, al momento de copiar las frmulas que contengan estas celdas, sus referencias se encuentren

relacionadas a las celdas destino. Este tipo de referencias se llaman absolutas. Antes de comenzar con un ejemplo, debemos saber que, para fijar filas o columnas, tenemos que anteponer el smbolo $. De esta forma, si deseamos fijar la columna de una referencia, introduciremos $A1, mientras que, si lo necesario es congelar la fila, utilizaremos A$1. Si deseamos fijar filas y columnas a la vez para obtener una referencia totalmente absoluta, la direccin de la celda deber ser $A$1. Esto har que, al arrastrar frmulas, las partes de la referencia que se encuentren fijas no sean alteradas y sigan tomando sus valores de la celda que fijamos. Ahora s vamos a trabajar esta explicacin con un nuevo ejemplo: esta vez elaboraremos una cuenta de resultados muy sencilla de una distribuidora de libros. Luego de tener confeccionada la cuenta de resultados en valores (Figura 14), construiremos un cuadro para expresar los montos como porcentajes de la venta.

FIG"RA 14. A51/)'248 :3'8 8:2'8 2:= 8+3)/11'8 5'7' 4(9+3+7 1'8 ;+39'8 3+9'8 = +1 7+8:19'*4 (7:94.

cAmbIAR El IGno A lA cEldA


u+!#!0a%d& P)+%(2 )53)'-%/, '&de$&* ca$b!a)#e e# *!g%& a ,% g),'& de ce#da* *! !%c#,!$&* e% ,%a ce#da e# -a#&) -1, #& c&'!a$&* / #& 'ega$&* c&% #a &'c!5% M7/6-3/-'%'-=1. A*3, #a* ce#da* de de*+!%& *e)1% $,#+!'#!cada* '&) e*+e -a#&), / ca$b!a)1% *, *!g%&.

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2.Planillas ms complejas

PA o A PA o 2 F/0'7 )+1*'8 +3 */;/8/43+8

Realice una copia del cuadro de la cuenta de resultados debajo de ste y borre las celdas con valores numricos. Denomine el nuevo cuadro con el ttulo E1 % () !)16%.

Introduzca en B11 la frmula =B4/B$4 para realizar la divisin de los valores por la venta.

3 4

Aplique el formato de porcentaje incluido dentro del grupo N>0)42 dentro de la ficha de opciones I1-'-2. Borre el contenido de la celda auxiliar utilizada y agregue en el ttulo la unidad de medida en la que se expresan los datos.

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Filas y columnas

En nuestro ejemplo, al fijar la columna, hemos podido copiar la frmula incluida en B11 al resto de las celdas del cuadro para obtener el resultado correcto. Si no hubiramos realizado ninguna fijacin en la referencia de celda incluida en la frmula, al copiarla hubiramos obtenido un resultado errneo. Para fijar celdas, cuando nos encontremos introduciendo la operacin o funcin que incluya la referencia en cuestin, podremos utilizar la tecla de F4 para poder alternar entre las diferentes variantes de fijacin.

agregarn por encima de la seleccin actual, mientras que las columnas lo harn a la izquierda de la celda activa. Para facilitar el manejo de estos comandos, pueden resultarnos de gran utilidad los atajos de teclado. Para insertar una fila o columna, podremos presionar CTRL + + (signo de suma) y, para eliminar alguna parte de nuestras hojas, debemos presionar CTRL + - (signo menos). Con ambas opciones se nos abrir un panel que nos permitir decidir de qu forma queremos llevar a cabo la insercin o la eliminacin (Figura 16). Cabe aclarar que, si deseamos insertar o eliminar una columna o fila completas, podemos seleccionar toda la fila o toda la columna y utilizar el atajo de teclado visto anteriormente. Al realizar esto mientras tenemos seleccionada la fila o columna por completo, no aparecer ninguna de las ventanas expuestas y simplemente se ejecutar la accin indicada.

Filas y columnas
Como ya sabemos, nuestras hojas estn conformadas por filas y por columnas. Es posible realizar algunas acciones sobre ellas, que nos faciliten algunas tareas y que nos permitan organizar mejor los datos o modificar, de forma sencilla, una planilla que ya tenemos hecha.

In ER!AR % ElImInAR
En muchos casos nos resultar necesario agregar o quitar filas o columnas dentro de nuestras planillas o informes. Dentro del grupo C)/(%5 de la ficha de opciones I1-'-2, encontraremos comandos especiales para hacerlo (Figura 15). Estas opciones son muy intuitivas y cada una nos permite insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas. Las filas se

FIG"RA 15. A6:C +3)4397'7+248 45)/43+8 5'7' /38+79'7 = +1/2/3'7 )+1*'8, ,/1'8, )41:23'8 = .40'8 *+ :3 1/(74.

combInAcIonE

n"m?RIcA PARA A@o % mE E

e-!+a) ca)ac+e)e* / g,!&%e* (-) e% $e*e* / a4&* %&* 'e)$!+!)1 )ea#!0a) c1#c,#&* c&% e*&* +3+,#&*. e* c&%-e%!e%+e ,b!ca) ')!$e)& e# a4& 'a)a &)de%a) *e)!e* de -a)!&* a4&*. P&) e"e$'#&, 'a)a e%e)& de 2007, #a *e)!e '&d)3a *e) 200701, / a*3 *,ce*!-a$e%+e.

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2.Planillas ms complejas

Es posible insertar varias filas o columnas en una misma accin. Para hacer esto, no es necesario que las filas o columnas se encuentren pegadas entre s, ya que solo ser necesario seleccionarlas por completo y realizar la accin deseada. Para seleccionar varias columnas o filas, podremos sostener presionada la tecla CTRL mientras procedemos con la seleccin. Como limitacin, cabe mencionar que no podremos eliminar filas y columnas en una sola accin. Por ltimo, podemos indicar que estas opciones tambin figuran dentro de los comandos disponibles que se visualizan al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre una determinada seleccin (Figura 17).

mo !RAR % oc"l!AR
Adems de poder insertar y eliminar filas y columnas, es posible ocultar algunas de ellas para visualizarlas solo cuando sea necesario. Esto es til cuando debemos generar clculos anexos que no deseamos que sean visualizados por otras personas. Podemos acceder a estas opciones desde dos lugares. El primero y ms visible se encuentra dentro de la ficha de opciones I1-'-2 en el grupo C)/(%5 (el mismo grupo donde hallamos las opciones para insertar y eliminar). All, dentro de las opciones de F240%62 y bajo el ttulo !-5-&-/-(%(, encontraremos la herramienta O'7/6%4 : 02564%4 con sus opciones (Figura 18). Si tenemos alguna fila, columna u hoja seleccionada, podremos ver estos
FIG"RA 17. d+3974 *+ 1'8 45)/43+8 6:+ '5'7+)+3 '1 :9/1/>'7 +1 (49E3 *+7+).4 *+1 24:8+, +3)4397'7+248 1'8 3+)+8'7/'8 5'7' /38+79'7 = +1/2/3'7 ,/1'8, )41:23'8 = )+1*'8.

FIG"RA 16.
I15)46%4 ')/(%5

= E/-0-1%4 ')/(%5 348 4,7+)+3 45)/43+8 8/2/1'7+8 5'7' 7+'1/>'7 */89/39'8 '))/43+8.

ElEccIIn dE FIlA % col"mnA


4%. s! de*ea$&* e#eg!) ,%a & -a)!a* f!#a* e%+e)a*, #&

P&de$&* *e#ecc!&%a) #a +&+a#!dad de ,%a c&#,$%a *! ')e*!&%a$&* CTRL + B%44% )53%'-%(2a)e$&* c&% MA#@S + B%44% )53%'-%(24%. c&% CTRL + MA#@S + B%44% )53%'-%(24%, *e#ecc!&%a)e$&* +&da #a &"a.

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Filas y columnas

PA o A PA o 3 I38+79'7 8:2'8

Realice una copia de la hoja en la que se encuentra el cuadro con las ventas en unidades por vendedor. Para eso, sitese sobre la hoja en cuestin, sobre la pestaa con su nombre presione el botn derecho del mouse y seleccione M28)4 2 '23-%4?. Luego marque la casilla C4)%4 71% '23-% y haga clic en A')36%4.

2 3

Dentro de la nueva hoja inserte una columna luego del mes de marzo. Para hacerlo, seleccione la columna E y despus presione el atajo de teclado CTRL + +.

En la columna que se ha agregado,.inserte una sumatoria utilizando la funcin S MA

Copie la frmula incluida en E5 al resto de las celdas y coloque el ttulo T26%/ 1)4 T4-0. a la nueva columna. Resalte aplicando formato N)+4-6% a los resultados y agregue un borde ms grueso sobre esta parte del cuadro para resaltar los subtotales.

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2.Planillas ms complejas

PA o A PA o 3 ()439.)

Por ltimo, copie lo realizado en la columna E a la columna I para obtener los subtotales del segundo trimestre. Realice el cambio correspondiente en el ttulo de la columna.

comandos dentro de las opciones incluidas al presionar el botn derecho del mouse sobre esa seleccin. Para fijar mejor estos conceptos, vamos a hacer un pequeo ejercicio. Para eso tomaremos el ejemplo que desarrollamos en este captulo para calcular las ventas generadas por distintos vendedores. Como primer paso, vamos a dividir el semestre en dos etapas para incluir un subtotal que sume las ventas de cada uno de los trimestres del perodo. De esta forma, hemos agregado una columna para poder incluir un subtotal trimestral. Esta tarea puede realizarse de otras maneras aumentando o disminuyendo su complejidad, ya que Excel 2007 nos brinda diferentes formas para resolver los distintos problemas
50

FIG"RA 18. d+8*+ '6:C 54*+248 24897'7 = 4):19'7 ,/1'8, )41:23'8 = .40'8 *+ ,472' 7A5/*' = 8+3)/11'.
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Filas y columnas

PA o A PA o 4 o):19'7 2+8+8

Haciendo clic sobre su encabezado, seleccione las columnas B, C y D.

Presione el botn derecho del mouse sobre la seleccin y elija la opcin O'7/6%4 del men que aparece.

Realice la misma tarea para los meses del segundo trimestre, incluidos en las columnas F, G y H.

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2.Planillas ms complejas

con los que nos encontremos. Para continuar con el ejemplo, llevaremos a la prctica algunas de las opciones aprendidas. Una vez que hemos incluido los subtotales para cada trimestre, ocultaremos los meses.

lA AlInEAcIIn
Otras de las opciones que podemos modificar son la forma de alinear el contenido de una celda y la sangra que pueden contener sus valores. Respecto de la forma de alinear, podremos utilizar opciones para ajustar el contenido de una determinada celda, tanto en alto como en ancho.

Bsicamente, estas opciones figuran dentro del grupo A/-1)%'-=1 de la ficha de opciones I1-'-2 (Figura 19). Adems de las formas habituales de alineacin para ajustar nuestros textos en las celdas, encontramos opciones adicionales para incorporar textos en forma diagonal y vertical. Para complementar las opciones visualizadas en la ficha de opciones, podemos emplear la pestaa A/-1)%'-=1 dentro de la ventana F240%62 () ')/(%5 (Figura 20). Accederemos a esta ventana al presionar sobre la marca incluida en la esquina inferior derecha del grupo de opciones A/-1)%'-=1.

FIG"RA 19. c43 +89'8 45)/43+8 54*7+248 :(/)'7 +1 )439+3/*4 *+ 3:+897'8 )+1*'8 +3 */,+7+39+8 A3-:148.

A%"dA dE E$cEl
s! e*+a$&* c&%ec+ad&* a I%+e)%e+, '&de$&* &b+e%e) a/,da e% #3%ea. c&% #a +ec#a F1, accede$&* a #a a/,da; *! 2*+a %& *e c&%ec+a e% f&)$a a,+&$1+!ca, ace$&* c#!c *&b)e e# b&+5% *!% c&%e.!5% (1%g,#& !%fe)!&) de)ec &) / *e#ecc!&%a$&* $&*+)a) c&%+e%!d& de &ff!ce &%#!%e.

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Filas y columnas

Otra forma de acceder a este contenido es seleccionar la opcin F240%62 () %/-1)%'-=1 () ')/(%5, que se muestra en la Figura 19.

c439741 *+ 9+<94 Adems de las opciones de alineacin, podremos modificar otras propiedades del contenido de las celdas para mejorar el aspecto de nuestras planillas (Figura 21). A.756%4 6)962: esta opcin nos permitir ajustar el texto de una determinada celda para que ste entre dentro de los lmites de la celda, modificando su alto para conseguir su objetivo. R)(7'-4 ,%56% %.756%4: al aplicar esta herramienta, Excel reducir el tamao de la fuente hasta que el conte-

FIG"RA 20. E397+ 497'8 )48'8, +3 +89' ;+39'3' 9'2(/B3 +3)4397'7+248 1'8 45)/43+8 5'7' 1' '*2/3/897')/E3 *+ 1' sangra.

ElEccIonAR "n RAnGo


s! $&-e$&* e# $&,*e *&b)e a#g6% #,ga) de %,e*+)a '#a%!##a, '!%+a)e$&* ,% c&%",%+& )ec+a%g,#a) de ce#da*. de e*+a f&)$a, e*+a)e$&* *e#ecc!&%a%d& ,% )a%g&. L,eg& de *e#ecc!&%a)#&, #a *!g,!e%+e acc!5% (,e )ea#!ce$&* afec+a)1 a +&d& e# c&%",%+& de ce#da* (,e #& c&$'&%e.

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2.Planillas ms complejas

nido de la celda quede dentro de sus lmites. C20&-1%4 ')/(%5: une las celdas seleccionadas en una de mayor tamao y puede utilizarse para generar encabezados de varias filas o columnas. c42(/3'7 = )+397'7 Adicionalmente a todo lo que hemos vimos hasta este punto, existe un icono dentro del grupo Alineacin, destinado a combinar celdas (Figura

22). Haciendo uso de estas herramientas podremos combinar y descombinar grupos de celdas en forma horizontal y total. Tambin es posible centrar los datos y combinarlos en una misma operacin. Su utilizacin es muy fcil e intuitiva. l' 8'3-7C' Otro aspecto para mencionar es la posibilidad de modificar la sangra del contenido de una celda. As,

FIG"RA 21. l'8 */89/39'8 45)/43+8 *+ '0:89+ = '1/3+')/E3 348 5+72/9+3 '*+):'7 )E24 8+ 2:+897'3 148 *'948.

combInAR % cEn!RAR En lA ElEccIIn


c&$b!%a) ce#da* ,%e #a* ce#da* *e#ecc!&%ada* e% ,%a 6%!ca ce#da e.+e%d!da, $!e%+)a* (,e ce%+)a) e% #a *e#ecc!5% *!)-e 'a)a ce%+)a) ,% +3+,#& e% ,% c&%",%+& de ce#da* c&%+!g,a*. A$ba* &'c!&%e* *e a##a% e% #a 'e*+a4a A#!%eac!5% de #a -e%+a%a F&)$a+& de ce#da*.

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B u s c a r y re e m p l a z a r

podremos aumentar la sangra con el icono correspondiente en el mismo grupo de opciones que venimos analizando, o si presionamos la combinacin de teclas CTRL + ALT + TAB. En caso de desear reducir esa sangra, el atajo del teclado para realizarlo es CTRL + ALT + MA#@S + TAB. Recordemos que estas opciones tambin estn dentro de la pestaa A/-1)%'-=1 de la ventana F240%62 () ')/(% que hemos estado analizando.

Buscar y reemplazar
Otras herramientas que posee Excel 2007 y que nos resultarn de gran utilidad al momento de comenzar a trabajar con planillas ms complejas son aqullas destinadas a buscar y reemplazar porciones de nuestros trabajos. Las opciones de buscar y reemplazar funcionan, bsicamente, de la misma manera. La

herramienta B75'%4 tambin puede ser activada, si presionamos CTRL + B (Figura 23). Este comando nos permite encontrar, dentro de una hoja o un libro determinado, los caracteres contenidos en los valores de las celdas o en sus frmulas. Tambin podremos realizar una bsqueda por colores o una bsqueda por formato, cuyo beneficio es la posibilidad de identificar celdas segn su color de relleno o su fuente, por ejemplo. Cuando hacemos una bsqueda, en el campo D)1642 () podemos seleccionar si deseamos llevar a cabo la bsqueda o el reemplazo dentro de la hoja activa o en la totalidad del libro. En el campo B75'%4, estableceremos si se realizar 324 '2/701%5 o 324 *-/%5 y, por ltimo, dentro del campo B75'%4 ()1642 (), podremos seleccionar el destino de esa bsqueda, cuyas opciones son: F=407/%5 (contenido de las frmulas incluidas en

FIG"RA 22. d+8*+ +89+ /)434 54*7+248 '51/)'7 */89/39'8 ,472'8 *+ )42(/3')/E3 *+ )+1*'8.

FIG"RA 23. P+89'D' 5'7' 7+'1/>'7 (F86:+*'8 )43 94*'8 8:8 45)/43+8 *+851+-'*'8.
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2.Planillas ms complejas

una hoja o libro), !%/24)5 o C20)16%4-25 (ms adelante explicaremos en detalle su utilizacin). Adems, podemos seleccionar algunas opciones adicionales, como la coincidencia de maysculas y minsculas o que el texto buscado coincida en su totalidad con el contenido de una celda. En caso de utilizar la herramienta de reemplazo, adems de todas las opciones explicadas, deberemos incluir un valor o formato que sea el que se emplear para reemplazar lo que se encuentre. Para activar el comando con el teclado, podremos presionar la combinacin de teclas CTRL + L (Figura 24).

ubicaciones de alguna de nuestras hojas y luego dirigirnos a ellas con pocos clics. Para grabar una ubicacin, debemos utilizar el C7%(42 () 120&4)5 para ingresar una etiqueta que identifique una celda o seleccin. La opcin I4 %? puede ser activada, si presionamos B75'%4 : 5)/)''-21%4 del grupo M2(-*-'%4 y luego elegimos I4 %? o con el teclado, si presionamos la combinacin de teclas CTRL + I (Figura 25). De esta forma, podremos desplazarnos a un lugar especfico de nuestro libro. La utilidad I4 % E53)'-%/? nos permitir seleccionar distintos tipos de datos incluidos dentro de una planilla, como comentarios y celdas con valores o frmulas. Tambin podremos dirigirnos a celdas con formatos condicionales, validaciones u objetos (Figura 26).

IR A
Dentro del grupo que estamos analizando, encontramos los comandos I4 %? e I4 % )53)'-%/?. Estas sencillas utilidades nos permitirn desplazarnos con mucha facilidad dentro del libro. Podremos grabar

FIG"RA 24. l' 5+89'D' */85:+89' 5'7' 7+'1/>'7 7++251'>48 '-7+-' 84(7+ 1' *+ (F86:+*' '1-:348 )'2548 = (4943+8 +85+)C,/)48 5'7' +89' ,:3)/E3.

dE PlA&AmIEn!o con El !EclAdo


P&d)e$&* ,+!#!0a) #a* +ec#a* A8P%+ / R)P%+ 'a)a $&-e)%&* '1g!%a* ac!a aba"& / ac!a a))!ba )e*'ec+!-a$e%+e. Pa)a $&-e)%&* de f&)$a &)!0&%+a#, '&de$&* ')e*!&%a) ALT + A8P%+ & ALT + R)P%+, (,e %&* $&-e)1% ,%a 'a%+a##a ac!a #a de)ec a & ac!a #a !0(,!e)da.

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B u s c a r y re e m p l a z a r

oPcIonE dE ElEccIIn
Las opciones incluidas dentro del segundo bloque de la herramienta B75'%4 : 5)/)''-21%4 (Figura 27) nos servirn para realizar selecciones de tipos de datos. Podremos trabajar sobre grupos de frmulas, comentarios, formatos condicionales, constantes y validacin de datos. Al utilizar cualquiera de estas opciones, se seleccionarn todos los rangos dentro de la hoja o rango activo que posean estas caractersticas.

FIG"RA 25. E3 +1 C7%(42 () 120&4)5 ;+248 1' +9/6:+9' 6:+ /3-7+8'248 = 6:+ 9'2(/B3 '5'7+)+ +3 1' 1/89' *+ :(/)')/43+8. E1 (49E3 E53)'-%/? 348 )43*:)/7A ' I4 % )53)'-%/?.

FIG"RA 26. +1+))/43+8 84(7+ 1'8 6:+ 54*+248 97'('0'7 )43 +89+ )42'3*4.
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2.Planillas ms complejas

ElEccIIn dE objE!o % El PAnEl dE ElEccIIn


Bsicamente, con estas dos ltimas opciones incluidas dentro de este grupo de herramientas podremos seleccionar distintos objetos existentes dentro de nuestra planilla, como formas, grfi-

cos o imgenes, elementos en los cuales iremos profundizando en los prximos captulos. El P%1)/ () 5)/)''-=1 (Figura 27) nos permitir desplazarnos entre los distintos objetos que formen parte de nuestra planilla para interactuar con ellos de forma sencilla.

FIG"RA 27. E3 +89+ 5'3+1 54*+248 ;+7 148 +1+2+3948 6:+ )439/+3+ 3:+897' 51'3/11'.

RE "mEn
e% e*+e ca'3+,#& c&%&c!$&* e#e$e%+&* $1* c&$'#e"&* c&% #&* (,e '&de$&* )ea#!0a) +a)ea* !%+e)e*a%+e*. A')e%d!$&* a ,+!#!0a) #a* &'c!&%e* )e#ac!&%ada* c&% C23-%4 / P)+%4 / a a'#!ca) &'e)ac!&%e* a# 'ega) / +)a%*'&%e) da+&*. e$'e0a$&* a c&%&ce) #a* f,%c!&%e* / e$'#ea$&* #a a,+&*,$a (S MA). Ta$b!2% de*a))&##a$&* c5$& !%*e)+a), e#!$!%a), $&*+)a) / &c,#+a) f!#a*, c&#,$%a* / ce#da*. P&) 6#+!$&, ,+!#!0a$&* #&* c&$a%d&* )e#ac!&%ad&* c&% #a* b6*(,eda* / c&% #&* )ee$'#a0&* 'a)a +)aba"a) $e"&) c&% g)a%de* -&#6$e%e* de !%f&)$ac!5%.

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Captulo 3 Con estilo y formato

A continuacin, profundizaremos sobre el formato de los datos y su personalizacin: bordes, colores de relleno, fuentes y dems.
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3.Con estilo y formato

El formato de los datos


En esta instancia, vamos a analizar los distintos formatos que podemos darles a nuestros valores. Encontraremos estas opciones dentro de la ficha I-)#)., dentro del grupo N>,%1. (Figura 1). Por defecto, las celdas poseen formato G%-%1!+, lo que significa que no tienen un formato especfico. La mayor parte de los nmeros a los que se les aplica este formato se muestra tal como se escriben. Entre los estilos que podemos aplicar de manera directa, encontramos tres botones: F.1,!3. $% ->,%1. $% #.-3!")+)$!$, E23)+. /.1#%-34!+ y E23)+. ,)++!1%2. En el primero hallamos opciones para agregar smbolos de moneda a nuestros nmeros. Se diferencia del formato monetario (explicado ms adelante) porque alinea los smbolos monetarios y el separador de decimales en una columna. Si seleccionamos la opcin M92 &.1,!3.2 $% #.-3!")+)$!$?, podremos elegir entre todas las monedas existentes. El botn E23)+. /.1#%-34!+ muestra el valor de la celda con formato de porcentaje. Tambin es posible aplicar este formato si presionamos CTRL+MA AS+% en nuestro teclado. En tanto, el botn E23)+.

,)++!1%2 muestra el valor de la celda con separador de miles. Para lograr esto, Excel 2007 aplica el formato de contabilidad, pero sin un smbolo de moneda.

Forma!o de nGmero
P$' defec)$, e! f$'"a)$ de c$#)abi!idad e()ab!ece 2 deci"a!e(. Pa'a "e $'a' !a !ec)*'a, a +ece( c$#+ie#e e!i"i#a'!$(. si )'aba a"$( c$# "i!!$#e(, %*ede (e' 4)i! ag'a#da' !a *#idad de "edida - "$()'a' !$( +a!$'e( e# "i!e( $ e# "i!!$#e(, %a'a 'ed*ci' !a ca#)idad de d1gi)$(.

Forma!o n"m=rIco
Mediante la aplicacin de distintos formatos de nmero, cambiaremos la apariencia de los nmeros sin modificarlos. El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que utiliza Microsoft Excel para realizar los clculos. Ese valor real se seguir

FIG"ra 1. L26 *250%726 180?5-'26 0>6 87-/-<%(26 621 %'')6-&/)6 % 75%9?6 () )67% /-67% ()63/)+%&/).

Forma!o de nGmero
P$' defec)$, e! f$'"a)$ de c$#)abi!idad e()ab!ece 2 deci"a!e(. Pa'a "e $'a' !a !ec)*'a, a +ece( c$#+ie#e e!i"i#a'!$(. si )'aba a"$( c$# "i!!$#e(, %*ede (e' 4)i! ag'a#da' !a *#idad de "edida - "$()'a' !$( +a!$'e( e# "i!e( $ e# "i!!$#e(, %a'a 'ed*ci' !a ca#)idad de d1gi)$(.

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El formato de los datos

mostrando en la barra de frmulas. Adems de las opciones de acceso rpido que encontramos en los iconos del grupo N>,%1., podemos emplear otros formatos. N>,%1.: se utiliza para la presentacin de nmeros en general. Se puede especificar la cantidad de posiciones decimales, el uso de un separador de miles y el modo en que se presentan los nmeros negativos. M.-%$!: muestra el smbolo de moneda predeterminado junto a los nmeros. Se puede especificar la cantidad de decimales, un separador para miles y el modo en que se mostrarn los valores negativos. F%#(!: muestra los nmeros de serie que representan fechas y horas como valores de fechas, segn el tipo y la configuracin regional especificados (Figura 2).

Los formatos de fecha que comienzan con un asterisco (*) responden a los valores establecidos en la C.-&)'41!#)=- 1%').-!+ 7 $% )$).,! del P!-%+ $% #.-31.+ de Windows (Figura 3). Los formatos sin asterisco no se ven afectados por esa configuracin regional. H.1!: es de forma similar al formato F%#(! y representa los nmeros de fechas y horas como valores de hora. Aquellos formatos que posean un asterisco tambin sern afectados por la configuracin regional de Windows. F1!##)=-: presenta un nmero como fraccin, segn el tipo de fraccin que se especifique. C)%-3;&)#.: este formato es utilizado para mostrar un nmero en notacin exponencial.

FIG"ra 2. e/ *250%72 F%#(!


+!1'! 3)50-7) 9-68%/-<%5 )/ (@%

() /% 6)0%1% ; )/ 0)6, ):35)6%(26 )1 /)75%6.

FIG"ra 3. - )/ *250%72 () F)',% '257% )/)+-(2 326)) 81 %67)5-6'2 (*), 87-/-<%5> )/ 6)3%5%(25 () *)',%6 )63)'-*-'%(2 )1 /% '21*-+85%'-B1 5)+-21%/ ()/ )48-32 ()1 )67) '%62 /).
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3.Con estilo y formato

T%63.: trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se escribe, incluso los nmeros. E2/%#)!+: se utiliza en casos especiales, como cdigos postales o nmeros de telfono. P%12.-!+)8!$!: con esta opcin podemos crear un nuevo formato para presentar textos y nmeros de la forma que necesitemos.

e !ILo de ceLda
Con los estilos podremos aplicar varios formatos en un solo paso y garantizar que las celdas presenten un formato coherente. Estos estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de formato, como fuentes, tamao de fuentes, formatos de nmeros, bordes de celda y sombreado. Excel 2007 nos ofrece varios estilos de celda predeterminados que pueden ser aplicados directamente, aunque tambin es posible crear estilos personalizados. Debemos tener en cuenta que los estilos de celdas se basan en el tema que se haya aplicado a todo el libro por lo que, al cambiar el tema, los estilos de celda se actualizarn para coincidir con el cambio realizado. Encontraremos esta herramienta dentro de la ficha de opciones I-)#)., en el grupo E23)+.2 (Figura 4). Como veremos, los estilos integrados son bastante amplios y cubren muchas de las necesidades bsicas que podemos tener al utilizarlos.

Cada uno de los grupos de estilos posee caractersticas diferentes: B4%-., ,!+. 7 -%431!+: estilos establecidos para aplicarse, por ejemplo, a celdas que puedan adoptar alguno de estos estados. D!3.2 7 ,.$%+.: estos estilos pueden ser aplicados de acuerdo al tipo de contenido que posean las celdas y de esta forma podemos identificar, por ejemplo, aquellas que poseen clculos o textos explicativos. T;34+.2 7 %-#!"%8!$.2: distintos estilos de ttulos basados especficamente en formatos de fuentes. E23)+.2 $% #%+$!2 3%,93)#.2: en esta seccin encontramos estilos en gamas de colores que se encuentran relacionados con el tema que hayamos seleccionado para el libro. F.1,!3. $% ->,%1.: estilos que incluyen los formatos numricos ms utilizados. Al hacer clic con el botn derecho sobre los estilos, podremos realizar algunas acciones como M.$)&)#!1?, D4/+)#!1? y E+),)-!1?. (Figura 5 ). Para crear un nuevo estilo, tenemos que seleccionar la opcin N4%5. %23)+. $% #%+$!?, que se abre al presionar E23)+.2 $% #%+$!. En la ventana de creacin de estilo, si presionamos el botn A/+)#!1 &.1,!3.?, accederemos a la ventana F.1,!3. $% #%+$!, donde podremos seleccionar las opciones que deseemos para nuestro estilo.

de mILLone a mILe
P$de"$( c'ea' *# f$'"a)$ #*"0'ic$ %a'a e,%'e(a' "i!!$#e( (1.000.000) e# "i!e( (1.000). Pa'a e()$ debe"$( c'ea' *# f$'"a)$ %e'($#a!i.ad$ -, e# e! ca"%$ T)/., i#g'e(a' 0,. se'/ de g'a# *)i!idad a! )'aba a' c$# #4"e'$( g'a#de( -a &*e $b)e#d'e"$( *#a +i(*a!i.aci3# dife'e#)e.

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El formato de los datos

Otra manera de crear un estilo propio es partir de la copia de uno existente, utilizando el comando D4/+)#!1?, que aparece al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre el estilo que queremos copiar. Los estilos propios que creemos se situarn dentro de una nueva seccin llamada P%12.-!+)8!$!, que visualizaremos al desplegar la totalidad de los estilos disponibles.

Forma!o de !abLa
Otra herramienta disponible en Excel 2007 que nos permite aplicar de forma sencilla todo un kit de formatos a nuestras tablas, cuadros o informes se encontrar dentro del mismo grupo E23)+.2, que hemos explicado, bajo el nombre D!1 &.1,!3. #.,. 3!"+!. De la misma forma que con los estilos, podremos

crear formatos de tablas personalizados. Al aplicar uno de estos formatos a un grupo de celdas, podemos determinar si queremos respetar o mantener el formato existente en esas celdas o si preferimos borrarlo y reemplazarlo por el nuevo. Si hacemos clic con el botn derecho sobre un estilo de tabla, aparece un men con diferentes alternativas. La opcin A/+)#!1 (7 ,!-3%-%1 &.1,!3.) solo modificar parte de los formatos, respetando aqullos que hayan sido modificados por el usuario. En cambio, A/+)#!1 7 ".11!1 &.1,!3. aplicar directamente el formato de tabla elegido (Figura 6). Cuando utilicemos esta herramienta, Excel 2007 incorporar una nueva ficha de opciones denominada D)2%<., a travs de la cual podremos modificar algunas cuestiones adicionales sobre los formatos de las

FIG"ra 4. L26 )67-/26 6) )1'8)175%1 (-9-(-(26 )1 (-*)5)17)6 +58326.

FIG"ra 5. e/ )67-/2 N.1,!+ )6 )/ C1-'2 48) 12 38)() 6)5 )/-0-1%(2.


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3.Con estilo y formato

tablas. Desde esta nueva ficha, en el grupo O/#).-%2 podremos cambiar algunas alternativas relacionadas con el estilo de tabla seleccionado (Figura 7).
$% %23)+. $% 3!"+!,

Un formato con condiciones


Adems de las distintas herramientas explicadas, existen formatos que se activarn de acuerdo al valor contenido en una celda o segn algn criterio especfico. La herramienta F.1,!3. #.-$)#).-!+ figura dentro del grupo E23)+.2 de la ficha I-)#).. El F.1,!3. #.-$)#).-!+ se basar en una serie de reglas aplicables a los datos contenidos en las celdas. Si stas se cumplen, se aplicar algn formato especfico que elijamos. De esta forma, podremos

seleccionar, por ejemplo, aquellos valores que superen una determinada cantidad. Para hacerlo, contamos con algunas reglas preestablecidas que nos facilitan la utilizacin de esta potente herramienta. La primera opcin que encontramos dentro de la herramienta se denomina R%2!+3!1 1%'+!2 $% #%+$!2. Con ella podremos asignar criterios a los contenidos de las celdas y cambiar su formato, si stas los cumplen (Figura 8). Para entender mejor cmo funcionan los formatos condicionales, vamos a utilizar un sencillo ejemplo. Esta vez formamos parte de una empresa que distribuye, en forma mayorista, productos de librera, y poseemos un detalle con la mercadera ingresada en el depsito en el ltimo trimestre del ao. Nuestro objetivo ser utilizar un formato condicional para resaltar todos aquellos ingresos que sean superiores a 50 unidades.

FIG"ra 6. c21 )67%6 23'-21)6 32()026 ()'-(-5 6- 0%17)1)026 /26 3%5>0)7526 () *250%72 48) ,%;%026 02(-*-'%(2, % 3)6%5 () %3/-'%5 812 () /26 *250%726 () 7%&/% () e:')/ 2007.

c"Idado con Lo

e !ILo

N$ e( 'ec$"e#dab!e e!i"i#a' !$( e()i!$( %'edefi#id$(, -a &*e #$ %$d'e"$( 'e()ab!ece'!$( de f$'"a (e#ci!!a #i %$d'e"$( 'e%'$d*ci'!$( e# %$c$ )ie"%$. Te#ga"$( e# c*e#)a &*e, cada +e. &*e c'ee"$( *#$ %'$%i$, 0()e (e i#c!*i'/ e# *#a #*e+a (ecci3# de#$"i#ada P%12.-!+)8!$!.

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Un formato con condiciones

Podremos emplear la opcin E2 ,%-.1 04%? para resaltar los nmeros menores que alguna cifra. Lgicamente, deberemos seleccionar un estilo diferente del anterior para poder reconocer cada formato. Adems de poder seleccionar alguno de los formatos predefinidos, podremos crear uno nuevo de acuerdo a nuestras necesidades. Para lograr esto debemos seleccionar, dentro del cuadro destinado a la seleccin del formato, F.1,!3. /%12.-!+)8!$.. Desde aqu accederemos a la ventana F.1,!3. $% #%+$!2 que ya conocemos y, en ella, podremos seleccionar las caractersticas de formato que deseemos aplicar. Adems de las opciones para resaltar nmeros mayores y menores, podemos trabajar con otros criterios: E-31%?: aqu debemos seleccionar 2 valores que servirn como criterios para establecer un rango. Se resaltarn con el formato elegido aquellas celdas con valores que se encuentren entre ambos criterios.

E2 )'4!+ !?: podremos resaltar las celdas que contengan el mismo valor que el que ingresemos aqu. T%63. 04% #.-3)%-%?: se aplicar el formato a las celdas que contengan el texto utilizado como criterio.

FIG"ra 8. L% 23'-B1 48) %3%5)') )1 35-0)5 /8+%5 126 (% /% 326-&-/-(%( () %3/-'%5 %/+81%6 '21(-'-21)6 6)1'-//%6.

FIG"ra 7. d)6() %48@ 32(5)026 %.867%5 )/ (-6)A2 () 18)675% 7%&/%.

"perEndIce $ "bEndIce
e#c$#)'a'e"$( !a( $%ci$#e( %a'a %$de' e(c'ibi' (*b1#dice(, c$"$ e# H20, $ *# (*%e'1#dice c$"$ e# "2, e# !a (ecci3# E&%#3.2 de#)'$ de !a %e()a2a F4%-3% de !a +e#)a#a F.1,!3. $% C%+$!2, &*e (e ab'e a! %'e(i$#a' !a "a'ca i#fe'i$' de! g'*%$ F4%-3% de !a ficha I-)#)..

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3.Con estilo y formato

pa o a pa o 1 - c%0&-2 () 81-(%( () 0)(-(%

Cree un cuadro con el detalle de los artculos y las cantidades que se ingresan de cada uno.

2 3

Seleccione la porcin donde se encuentran los valores de ingreso dentro de la tabla.

Haga clic en F.1,!3. #.-$)#).-!+, luego en R%2!+3!1 1%'+!2 $% #%+$!2 y, finalmente, en E2 ,!7.1 04%?.

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Un formato con condiciones

pa o a pa o 1 ('217.)

4 5

En el cuadro que se abre, introduzca el valor de condicin, en este caso, 50. Seleccione del men el formato que quiera darle a las celdas que cumplan con la condicin establecida y presione A#%/3!1.

Visualice las celdas que se encuentran resaltadas por cumplir con la condicin establecida.

U-! &%#(!?: lo interesante de este formato es la posibilidad de aplicarlo a fechas y hacer que ste se vaya actualizando de acuerdo a la fecha actual, es decir, es relativo y no absoluto (Figura 9).
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D4/+)#!1 5!+.1%2?: desde aqu (Figura 10) podremos hacer que se resalten aquellos valores que se encuentren duplicados (con la opcin D4/+)#!1) o que solo aparezcan una vez (con la opcin A-)#.).
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3.Con estilo y formato

reGLa

"perIore e InFerIore

Excel 2007 tambin nos presenta un cmulo de reglas, que pueden funcionar como criterios para establecer formatos condicionales relacionados con los valores de las celdas respecto de los valores de otras. As podremos identificar, por ejemplo, el grupo de valores superiores o inferiores de un determinado conjunto. Con esta herramienta, podremos resaltar con un color un nmero especificado de los mejores o los inferiores de un grupo. Por ejemplo, los 5 mejores salarios de un listado (Figura 11). Tambin encontramos, dentro de este grupo de reglas, aqullas que resaltan un determinado porcentaje de datos respecto de la cantidad

perteneciente al conjunto seleccionado. Por ejemplo, si dentro de un grupo de 10 datos seleccionamos un formato condicional que resalte el 20% superior, se resaltarn las 2 celdas que contengan los valores ms altos. Esto podr ser realizado con las opciones 10% ,%*.1%2? y 10% /%.1%2?, incluidas dentro de R%'+!2 24/%1).1%2 % )-&%1).1%2. Al igual que cuando trabajamos con la cantidad de datos superiores o inferiores, con estas opciones podremos seleccionar el porcentaje deseado. Otras dos opciones incluidas bajo esta modalidad son P.1 %-#),! $%+ /1.,%$).? y P.1 $%"!*. $%+ /1.,%$).? (Figura 12).

FIG"ra 9. e1 )/ '%62 () /%6 *)',%6, 2/2 32()026 )/)+-5 )175) /%6 23'-21)6 (-6321-&/)6. - 1)')6-7%026 %/+2 0>6 )63)'@*-'2, ()&)5)026 5)'855-5 % '5-7)5-26 0>6 '203/).26.

FIG"ra 11. L% '%17-(%( () (%726 48) ()6)%026 48) 6)%1 5)6%/7%(26 32(5>1 6)5 02(-*-'%(26 () %'8)5(2 % 18)675%6 1)')6-(%()6, '21 81 0>:-02 () 9.999.

FIG"ra 10. c21 )67% 23'-B1 32(5)026 -()17-*-'%5, () *250% 08; 6)1'-//%, %48)//26 9%/25)6 48) 6) )1'8)175)1 (83/-'%(26 )1 81% /-67%.
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Un formato con condiciones

BARRAS DE DATOS
Esta simple opcin de formato condicional nos permitir hacer que, dentro de los valores a los cuales les apliquemos la condicin, se vean barras cuya amplitud vare de acuerdo al valor que contenga cada celda (a mayor valor, la barra ser ms grande). Su aplicacin es muy sencilla, ya que solo debemos seleccionar el conjunto de datos donde queramos aplicar este formato, hacer clic en Formato condicional, presionar Barras de datos y elegir alguno de los colores disponibles (Figura 13).

LAS ESCALAS DE COLOR


Al igual que aplicamos las barras de datos, podremos aplicar escalas de color de acuerdo a los valores incluidos en las celdas evaluadas. En este caso, cada celda del grupo al que le hayamos aplicado este tipo de formato condicional tendr un color diferente. Existen escalas de colores predefinidas, pero tambin podremos crear las nuestras (Figura 14).

FORMATOS CONDICIONALES A TRAVS DE ICONOS


Adems de todas las opciones que nos presenta la

FIGURA 12. Al trabajar con las opciones de promedio, no hay que definir ningn criterio, por lo que solo deberemos elegir el formato que queremos aplicar.

FIGURA 13. Podremos elegir entre 6 colores predefinidos, sin tener que desarrollar una regla especial.

TABLAS Y FORMATOS CONDICIONALES


Al dar formato automtico a una tabla y luego aplicar alguna regla de formato condicional sobre sus celdas, podremos despus podremos eliminar esas reglas en forma sencilla. Se activar, dentro de las opciones de borrado, un comando especfico para ello.

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3.Con estilo y formato

herramienta F.1,!3. #.-$)#).-!+, tambin podremos agregar a los valores de nuestro conjunto de datos una variada cantidad de iconos que representen el valor dentro del grupo. Por ejemplo, podemos asignar un semforo que har que veamos de color verde aquellas celdas cuyo valor se encuentre dentro del tercio de valores ms altos; de color amarillo, la tercera parte que se encuentre en la mitad de los datos; y de color rojo, el tercio de los valores ms pequeos respecto del total.

El conjunto que est compuesto por 3 iconos dividir el 100% de los datos sobre los que se aplica el formato en 3 partes, segn los valores que posean, y asignar cada uno de los iconos de esta manera. En cambio, cuando los conjuntos de iconos estn compuestos por 4 5 figuras, el total de los datos se dividir por esa cantidad para armar los grupos a los que se les asignar un determinado dibujo (Figura 15). Cabe mencionar que es posible aplicar diferentes reglas sobre el mismo conjunto de datos. Por ejemplo, podremos establecer un formato para los 10 valores superiores de nuestro conjunto y, adems, incluir un icono que indique los diferentes grupos.

cFmo borrar reGLa


Borrar reglas es tan sencillo como crearlas, y podemos elegir entre varias opciones para hacerlo. Por un lado, podemos eliminar reglas de toda una seleccin o de un hoja entera. Debemos tener en cuenta que, cuando utilicemos esta funcin, estaremos eliminando todas las reglas de un rango u hoja (Figura 16). Si lo que deseamos hacer es eliminar solo una regla en particular, y no la totalidad de ellas, deberemos utilizar el A$,)-)231!$.1 $% 1%'+!2 $% &.1,!3. #.-$)#).-!+%2 (Figura 17), al que podemos

FIG"ra 14. p%5% )67) '%62 ):-67)1 8 )6'%/%6 () '2/25)6 -17)+5%(%6 '202 35)()*-1-(%6.

FIG"ra 15. p2(5)026 3)5621%/-<%5 %/+81%6 23'-21)6 () )67% ,)55%0-)17%, 3)52 126 )1'2175%5)026 '21 /% /-0-7%'-B1 () 12 32()5 -1'/8-5 -'2126 (-*)5)17)6 () /26 )67%&/)'-(26 325 e:')/ 2007.
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Un formato con condiciones

acceder si, dentro de F.1,!3. #.-$)#).-!+, seleccionamos la opcin A$,)-)231!1 1%'+!2?. Tambin es posible aplicar el formato condicional a tablas y a tablas dinmicas. Tanto desde el comando B.11!1 1%'+!2 como desde el Administrador, vamos a poder eliminar esos tipos de reglas.

admInI !racIFn de La reGLa e !abLecIda


Con el administrador podremos crear, editar y borrar reglas de formatos condicionales. Adems, podremos seleccionar el rango donde se apliquen los criterios, ya sea una determinada seleccin, una hoja o una tabla. Tambin podremos incluir una tilde en el campo D%3%-%1 2) %2 5%1$!$ de cada regla. Esta opcin nos permitir hacer que, cuando contemos con
FIG"ra 16. L2 0>6 5)'20)1(%&/) )6 6)/)''-21%5 )/ 5%1+2 62&5) )/ 48) ()6)%026 )/-0-1%5 /%6 5)+/%6 ):-67)17)6.

FIG"ra 17. e/ A$,)-)231!$.1


$% 1%'+!2 $% &.1,!3. #.-$)#).-!+%2

126 *%'-/-7% )/ 75%&%.2 () '5)%5, )(-7%5 ; &255%5 5)+/%6.

mD

opcIone para Lo Forma!o condIcIonaLe con Icono

A! c'ea' de f$'"a "a#*a! *#a #*e+a 'eg!a de f$'"a)$ c$#dici$#a! ba(ad$ e# -'2126, %$d'e"$( a *()a' d$( $%ci$#e( adici$#a!e(. P$de"$( -19)57-5 /% 6)/)''-B1 %a'a &*e !$( c$!$'e( de! (e"/f$'$ (ea# i#+e'($(. Ta"bi0# %$de"$( )6'21()5 /26 9%/25)6 %a'a +i(*a!i.a' ($!$ !$( ic$#$(.

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3.Con estilo y formato

varios formatos condicionales encadenados entre s y alguno de ellos sea verdadero aplicando el formato en cuestin, no se contine con la aplicacin de los siguientes formatos condicionales. Cabe aclarar que las pequeas fechas incluidas dentro de la ventana nos permitirn desplazar las diferentes reglas de formato condicional para indicar el momento de su aplicacin.

n"e#a reGLa de Forma!o condIcIonaLe


Adems de todas las formas que hemos explicado para la creacin de las reglas de formato condicional, podremos construir nuevas, utilizando el administrador o haciendo clic sobre la opcin en cuestin, incluida dentro del grupo que estamos trabajando (Figura 18). !-326 () 5)+/%6 Al crear una regla, lo primero que debemos hacer es seleccionar un tipo de regla y luego editar los cri-

terios que deseamos volcar en ella. A/+)#!1 &.1,!3. ! 3.$!2 +!2 #%+$!2 2%'>242 5!+.1%2: este tipo de regla nos permitir darle formato a las celdas del rango seleccionado de acuerdo a los valores contenidos. Entre los estilos del formato condicional, podremos elegir las escalas de 2 y 3 colores, las barras de datos y los conjuntos de iconos. En cada caso, tendremos varias opciones para ajustar y poder lograr el criterio deseado. Por ejemplo, cuando elijamos como estilo de formato condicional la opcin B!11! $% $!3.2, podremos incluir una tilde en el casillero M.231!1 2=+. +! "!11! para que no se visualicen los valores. A/+)#!1 &.1,!3. >-)#!,%-3% ! +!2 #%+$!2 04% #.-3%-'!-: desde esta opcin podremos seleccionar una caracterstica en particular para aplicar a los contenidos de la seleccin. Debemos elegir sobre qu tipo de dato se aplicar el formato condicional, y as podremos lograr, por ejemplo, que se aplique un formato sobre las celdas vacas, las celdas con errores o las que contengan fechas. Adems de elegir el tipo de dato sobre el cual actuar la regla, debemos seleccionar los valores aplicables al criterio, para lo que podremos utilizar operadores. A/+)#!1 &.1,!3. >-)#!,%-3% ! +.2 5!+.1%2 #.- 1!-'. )-&%1).1 . 24/%1).1: desde aqu podemos crear una nueva regla de superiores o inferiores. Esta opcin es muy sencilla y solo debemos indicar si buscamos afectar a los valores superiores o a los inferiores, la cantidad de datos que deseamos resaltar y, por ltimo, podremos incluir una tilde para considerar los valores indicados como porcentajes. A/+)#!1 &.1,!3. >-)#!,%-3% ! +.2 5!+.1%2
04% %23:- /.1 %-#),! . /.1 $%"!*. $%+ /1.,%$).: tal como su nombre lo indica, relacionaremos este tipo de regla con las opciones P.1 %-#),! $%+ /1.,%$).? y P.1 $%"!*. $%+ /1.,%$).?, que ya
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FIG"ra 18. e1 )67% 9)17%1% 7)1(5)026 48) 6)/)''-21%5 )/ 7-32 () 5)+/% 48) 9%026 % '5)%5 ; 686 '%5%'7)5@67-'%6.
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Un formato con condiciones

explicamos. Su utilizacin tambin es muy sencilla y, en este caso, ser posible trabajar no solo con el promedio, sino tambin con el desvo estndar. A/+)#!1 &.1,!3. >-)#!,%-3% ! +.2 5!+.1%2 >-)#.2 . $4/+)#!$.2: este tipo de regla tambin es muy sencilla y solo podremos modificar una opcin: si deseamos resaltar los datos nicos o los duplicados. U3)+)#% 4-! &=1,4+! 04% $%3%1,)-% +!2 #%+$!2 /!1! !/+)#!1 &.1,!3.: es una de las opciones ms interesantes que posee esta herramienta, ya que tiene una gran flexibilidad para adaptar las condiciones a nuestros deseos. Si bien las opciones por defecto son muy amplias y satisfacen muchas de nuestras necesidades, utilizando frmulas podremos ampliar an ms el poder de esta herramienta. Podr resultarnos de utilidad para establecer, por ejemplo, una regla respecto de valores que se encuentren ubicados en celdas diferentes a las cuales deseemos aplicar el formato condicional. Solo debemos tener en cuenta que podremos utilizar cualquier frmula (o combinacin de ellas) que arroje como resultado un valor verdadero (Figura 19), interpretado en Excel como 1. Pasemos a un ejemplo para crear algunas reglas y para poder fijar lo explicado. En este caso tenemos una lista de nuestros empleados y deseamos resaltar aquellos salarios pertenecientes a los gerentes.

FIG"ra 19. e/ 5)68/7%(2 () /% *81'-B1 87-/-<%(% ()&)5> 6)5 verdadero 3%5% 48) 6) %3/-48) )/ *250%72 ()6)%(2.

de

#Eo e !Dndar

e! de(+1$ e()/#da', *#a "edida de di(%e'(i3# *(ada e# e()ad1()ica, i#dica c*/#)$ )ie#de# a a!ea'(e !$( +a!$'e( %*#)*a!e( 'e(%ec)$ de! %'$"edi$ de *#a di()'ib*ci3#. P$de"$( deci' &*e e( e! %'$"edi$ de !a di()a#cia de cada %*#)$ de *# c$# *#)$ de da)$( 'e(%ec)$ de! %'$"edi$.

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3.Con estilo y formato

pa o a pa o 2 - FB508/% '21(-'-21%/

1 2 3 4

Retome el ejemplo utilizado para mostrar las diferentes opciones del formato condicional y agregue una nueva columna que indique el puesto de los empleados. Seleccione los datos de la columna S!+!1). sobre los cuales se aplicar el formato condicional. Inserte una nueva regla y, dentro de S%+%##).-!1 4- 3)/. $% 1%'+!, elija U3)+)#% 4-!
&=1,4+! 04% $%3%1,)-% +!2 #%+$!2 /!1! !/+)#!1 &.1,!3..

Introduzca la siguiente frmula: =SI(B2=@G%1%-3%@;1;0) en la seccin dispuesta para ello. Con esta simple frmula, se estar evaluando si las celdas de la columna P4%23. contienen el valor G%1%-3%. De ser as, se tomar un valor 9)5(%()52 (1) que activar el formato condicional y, de lo contrario, no ser aplicado.

Presione el botn F.1,!3.? para establecer las caractersticas que desee aplicar a las celdas que cumplan con la condicin establecida. Por ejemplo, en este caso se aplic un color de relleno. Cuando termine, haga clic en A#%/3!1.

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Un formato con condiciones

pa o a pa o 2 ('217.)

Presione el botn A#%/3!1 y se aplicar el formato con los criterios establecidos.

Con este ejercicio aplicamos un formato condicional relacionado con valores incluidos en otras celdas. La funcin SI que utilizamos en el ejemplo tiene como objetivo evaluar una determinada condicin y arrojar un valor verdadero (en este caso tipificado como 1) o falso (indicado como 0). Al cumplirse la condicin establecida, se activa el formato condicional elegido.

La prIorIdad de La reGLa
Para un determinado rango de celdas, puede haber ms de una regla de formato condicional que d, como resultado, verdadero. Esto determinar si las

reglas entran en conflicto o no. Veamos qu sucede en cada caso. Reglas sin conflicto: supongamos que, en una determinada celda, tenemos una regla que aplica un color de relleno celeste y, respecto de la misma celda, existe otra regla que tambin posee valor verdadero, pero aplica negrita sobre la fuente. Estas reglas no entran en conflicto y, por lo tanto, la celda quedar con color de relleno celeste y con una fuente en negrita. Reglas conflictivas: supongamos que una regla le indica a la celda que su color de relleno

Forma!o condIcIonaL
c$# !a he''a"ie#)a F.1,!3. #.-$)#).-!+ %$d'e"$( a%!ica' f3'"*!a( )a# c$"%!e a( c$"$ #ece(i)e"$(. o)'a $%ci3# e( i#c!*i' !a( f3'"*!a( &*e de)e'"i#e# !a a%!icaci3# de e()e f$'"a)$ e# ')/(%6 %8:-/-%5)6 - &*e !a( c$#dici$#e( (e e#c*e#)'e# 'efe'e#ciada( a 0()a(.

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3.Con estilo y formato

debe ser el rojo y otra, que tambin, se verifica como verdadera, que su color debe ser el celeste. En este caso hay conflicto entre las reglas y, por lo tanto, se aplicarn segn su prioridad, es decir, prevalecer aquella que se encuentre por encima de la otra, al visualizar el administrador de reglas. Esta

prioridad puede ser modificada desde el administrador de formatos condicionales (Figura 20). Otra prioridad que debemos tener en cuenta nos indica que los formatos condicionales que se apliquen tienen prioridad sobre los formatos manuales que poseen las celdas en cuestin.

FIG"ra 20. L%6 5)+/%6 6) %3/-'%1 )1 )/ 25()1 )1 )/ 48) %3%5)')1 /-67%(%6 )1 )/ a(0-1-675%(25 () 5)+/%6 () *250%72 '21(-'-21%/)6.

re

"men

e# e()e ca%1)*!$, c$#$ci"$( "/( f$'"a( de "e $'a' !a e()0)ica de #*e()'$( )'aba $(. de(a''$!!a"$( a(%ec)$( 'e!aci$#ad$( c$# !$( f$'"a)$( #*"0'ic$( - a%'e#di"$( a %e'($#a!i.a'!$(, +i"$( c3"$ da' f$'"a)$, de "a#e'a a*)$"/)ica, a c*ad'$( - a i#f$'"e(, a#a!i.a"$( !$( e()i!$( %'ede)e'"i#ad$( &*e %$(ee e,ce! 2007 - +i"$( !a "a#e'a de c'ea' !$( #*e()'$( %'$%i$(. P$' 4!)i"$, de(a''$!!a"$( e# %'$f*#didad !$( f$'"a)$( c$#dici$#a!e(, *#a he''a"ie#)a de a!)$ %$de', &*e #$( %e'"i)e 'ea!i.a' g'a#de( )a'ea( de di(e2$.

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Captulo 4 Las funciones bsicas

E("lica#em!$ la$ f& ci! e$ b*$ica$ de E(cel 2007 ) alg& !$ a$"ec%!$ 'i c&lad!$ c! l!$ #a g!$ de da%!$ ) lib#!$.
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4. Las funciones bsicas

La biblioteca de funciones
Dentro de la ficha de opciones FI=9@8/>, Excel 2007 presenta un grupo denominado B7087;?31/ 23 4@:17;:3> que incluye, divididas en distintos grupos, las frmulas que podemos aplicar (Figura 1). La utilizacin de estos comandos es bastante intuitiva y, con pocas indicaciones, podremos realizar tareas importantes. En todos los casos, cuando nos posicionemos sobre el nombre de cualquier funcin, obtendremos una pequea explicacin de su uso.

de una determinada lista de datos y realizar conteos (Figura 2).

G!$ o $"ada" !ecien#emen#e


Dentro de este grupo siempre encontraremos las funciones que hemos estado utilizando de forma reciente. Esto nos permite introducir las frmulas que emplear muy seguido sin necesidad de usar el teclado.

G!$ o Financie!a"
Aqu hallaremos las funciones relacionadas con los clculos financieros, como la aplicacin de intereses y tasas, el clculo de pagos y la amortizacin de crditos, por ejemplo (Figura 3).

G!$ o a$#o"$ma
Aqu encontraremos, adems de la funcin ')!A, algunas muy sencillas dedicadas a calcular el promedio, obtener los valores mnimos y mximos

FiG$!a 1. c),) /9<76 :- -5+<-5;9) 9-79-:-5;),6 769 <5 1+656 ,1.-9-5;-, 9-3)+165),6 +65 :< +65;-51,6.

FiG$!a 2. e3 9-:<3;),6 8<- )9962)5 -:;): .<5+165-: ;)4*1B5 :- 7<-,- =-9 -5 3) *)99) ,-:;),6 (7)9;- 15.-9169 ,- 3) 7)5;)33)) )3 :-3-++165)9 <5 9)5/6 ,- ,);6:.

F$ncione"

a!a !eali(a! con#eo"

Dentro del grupo A@?;>@9/ de la Biblioteca de funciones, tambin hay una funcin para realizar conteos numricos simples (CONTAR). El resto de las funciones de conteos estn dentro del grupo E>?/2H>?71/>, al que accederemos seleccionando esa categora, luego de presionar Insertar funcin.

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La biblioteca de funciones

G!$ o lIGica"
Este grupo (Figura 4) nos ofrece algunas funciones que nos resultarn de gran utilidad al elaborar construcciones complejas. Con la funcin 'I podremos, por ejemplo, analizar una determinada condicin y, si se cumple, realizar un clculo o accin. Si, en cambio, arroja como resultado un valor falso, podremos lograr que se haga algo diferente.

G!$ o #e&#o
Adems de trabajar con nmeros, en Excel utilizamos muchos valores que son considerados textos. Aprender a manejarnos con ellos nos permitir realizar clculos con mayor facilidad. Para esto contamos con muchas funciones que mejoran el manejo de las variables no numricas. Podemos destacar las funciones para extraer datos, como E+(&AE, DE&E-

FiG$!a 3. e5 -:;- /9<76 -5+65;9)9-46: .<5+165-: 7)9) -3 )5A31:1: ,- 796?-+;6:: +)3+<3)9 -3 valor actual neto ? 3) tasa interna de retorno ,- flujos de fondos.

FiG$!a 4. l): .<5+165-: # - , 56: 7-941;19A5 )<4-5;)9 )F5 4A: 3) 76;-5+1) ,- 3) .<5+1E5 +65,1+165)3 'I.

F$nciIn #
e" e g&)$# de a' f)"ci#"e' de (e+(#, $#de!#' e"c#"(&a& )"a f)"ci3" de"#!i"ada (. /'(a $#'ee )" 4"ic# a&g)!e"(# , c#!$&)eba 'i )" de(e&!i"ad# *a #& e' (e+(#, de*# *i1"d# # 'i # e' # a&&#ja"d# c#!# &e') (ad# c#!i a' d#b e' 'i" (e+(#, 'i "# # e'.

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4. Las funciones bsicas

CHA o I-%)IE&DA, entre algunas de las ms importantes de este grupo. Aqu tambin hallaremos algunas herramientas para poder transformar valores numricos en textos y hacer la operacin inversa.

o#!o" G!$ o" de F$ncione"


Adems de los grupos que ya vimos, Excel 2007 presenta 3 agrupaciones ms que nos resultarn de utilidad para tareas ms especficas. G9<76 BF:8<-,) ? 9-.-9-5+1) Aqu encontraremos funciones para realizar tareas de reemplazo y de bsqueda de datos en matrices. Algunas de ellas sern de vital importancia para relacionar datos como B)'CA&* y B)'CA&H G9<76 m);-4A;1+): ? ;91/6564B;91+):. Tal como su nombre lo indica, aqu podremos hallar aquellas funciones necesarias para realizar clculos matemticos especficos. Algunas de las que incluye este grupo nos resultarn de gran inters, como

G!$ o Fecha ' ho!a


Este grupo incluye todas aquellas funciones referidas al manejo de fechas y a su composicin. Podremos determinar das, meses y aos como as tambin horas, minutos y segundos (Figura 6). Tambin encontraremos funciones que arrojarn la fecha y la hora actual. Por ejemplo, AH#&A es una funcin que carece de argumentos y que se actualiza con cada evento que recalcule la celda en cuestin. Su sintaxis es, simplemente, AH#&A().

FiG$!a 6. l): .<5+165-: 9-3)+165),): +65 3): .-+0): :65 ,- /9)5 <;131,), )3 4)5-2)956: +65 ,);6: 8<- ,-*-46: )+;<)31@)9 ,- .694) 7-91E,1+).
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FiG$!a 7. l) .<5+1E5 #!an" one! 56: 7-941;19A 9-)31@)9 ,- 6;9) 4)5-9) 3) ;)9-) ,- <*1+)9 3): .13): ? +63<45): -5 .694) 15=-9:).
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La biblioteca de funciones

')!A&.'I, que nos permite realizar sumas si se cumple una determinada condicin. Aqu tambin encontraremos diferentes funciones para llevar a cabo redondeos de valores (Figura 7).

incluye a su vez 4 subgrupos con frmulas ms especficas (Figura 8). Funciones estadsticas: este grupo presenta funciones que son sumamente tiles para la realizacin de clculos estadsticos, como desvos y distribuciones. Tambin incluye aqullas que nos sirven para realizar diferentes tipos de conteos, y las ya explicadas !I" y !A+, con sus derivadas.

G9<76 mA: .<5+165-: Adicionalmente a los grupos de frmulas que hemos descrito con anterioridad, encontraremos en la biblioteca de funciones uno ms genrico an, que

FiG$!a 7. d-:,- )8<C ;)4*1B5 76,9-46: )++-,-9 ) 3) .<5+1E5 7)9) 9-)31@)9 :<4): ? :<: ,-91=),):.

FiG$!a 8. e>+-3 2007 76:-- )3/<5): .<5+165-: 7)9) 9-)31@)9 ;)9-): 4<? -:7-+C.1+):.

F$ncione" e"#adH"#ica"
Existen en este grupo funciones que permiten calcular la !#DA, la !EDIA"A y la F&EC)E"CIA de una serie de valores. Tambin podemos acceder a algunas ms especficas para calcular la covarianza (C#*A&), el desvo estndar (DE'*E'() o la distribucin de Poisson ($#I''#").

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4. Las funciones bsicas

Funciones de informacin: en este apartado se hallan las funciones que nos devolvern informacin relacionada con, por ejemplo, el formato de la celda. Tambin se incluyen las funciones especficas para la identificacin de errores.

Insertar funciones
Funciones de ingeniera: este grupo de funciones nos ofrece un conjunto de utilidades para el clculo de nmeros binarios y en distintos sistemas, y para el manejo de nmeros complejos e imaginarios. Funciones de cubo: aqu encontraremos herramientas para trabajar con cubos de datos integrados en un servidor. Hemos repasado de forma rpida todos los grupos de funciones que existen. Para poder introducir una funcin, podremos navegar dentro de la B7087;?31/ 23 4@:17;:3> hasta hallar lo que estemos buscando y, desde all introducirla o, simplemente, dirigirnos al botn I:>3=?/= 4@:17I:. Recordemos que tambin podremos acceder a esta ventana si seleccionamos la opcin I:>3=?/= 4@:17I:K incluida al final de cada grupo.

FiG$!a 9. a3 :-3-++165)9 <5) .<5+1E5, ,-*)26 ,-3 +<),96 )7)9-+-9A <5) 7-8<-D) ,-:+917+1E5 ,B:;) ? 3) +6476:1+1E5 ,:<: )9/<4-5;6:.
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Insertar funciones

En la ventana I:>3=?/= 4@:17I:, accederemos a un pequeo buscador de funciones, y tendremos la posibilidad de seleccionar la categora donde deseemos buscar (Figura 9). Luego de seleccionar la funcin deseada, si presionamos el botn A13<?/=, accederemos a una especie de asistente para la insercin de funciones (Figura 10). ste nos resultar de gran utilidad al aplicar funciones complejas que posean varios argumentos diferentes. De esta forma, tendremos una gua para facilitar nuestra tarea.

GcImo a lica!la"?
En principio, supondremos que nos encontramos en un depsito de mercadera donde debemos ingresar, en una planilla, los diferentes movimientos de entrada, salida y devoluciones de productos. Esta tarea se realiza en forma diaria, y debemos generar un resumen de los movimientos para poder analizar qu es lo que sucede con el depsito. Para lograrlo, en primer lugar volcaremos los diferentes movimientos (Figura 11). Deseamos obtener un resumen para cada mes de los movimientos indicados como E (entrada de merca-

FiG$!a 10. "-3-++165)9-46: -3 9)5/6 ,65,- :- -5+<-5;9)5 36: ,);6: 8<- .694)5 7)9;- ,-3 )9/<4-5;6 ,- 3) .<5+1E5 )731+),).
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4. Las funciones bsicas

dera), ' (salidas) y D (devoluciones efectuadas a los proveedores por mercaderas defectuosas). El primer paso ser identificar, con las fechas que poseemos, el mes y el ao, para luego poder realizar una sumatoria, teniendo en cuenta este concepto. Una manera de lograr esto es utilizar algunas celdas auxiliares, que nos servirn para llevar a cabo clculos intermedios y facilitar nuestra tarea. Para hacerlo, dentro del grupo de funciones de F316/ C 6;=/, hallaremos las siguientes: DIA: devuelve el da teniendo como argumento una fecha. Valor entre 1 y 31. !E': arroja como resultado el nmero que representa un mes. AE#: tomando una fecha como argumento, nos devuelve el ao de sta. En principio, solo nos interesa identificar el mes, pero tambin es conveniente incluir como variable el

ao para que nuestro resumen pueda funcionar de forma correcta cuando poseamos, dentro del mismo detalle, movimientos de ms de un ao. La funcin DIA posee las mismas caractersticas que las utilizadas y puede resultar de inters para resolver problemas con ms detalle.

"$ma!."i
Nuestro objetivo final es realizar sumatorias de las unidades ingresadas y sus valores para cada movimiento y mes. Esto se lograr utilizando la funcin ')!A&.'I, que hace sumatorias de valores que cumplan con una determinada condicin. Esta funcin es sumamente til ya que, si realizamos las combinaciones correctas, podremos aplicarla para llevar a cabo sumatorias con ms de una condicin. Agreguemos algunas filas por encima de nuestro

FiG$!a 11. )9) 5<-:;96 -2-4736 0-46: ,1:7<-:;6 46=141-5;6: ,- 2 4-:-:, 7-96 76,9C)5 :-9 ,- 4<+06: 4A:, :15 8<- 56: /-5-915+65=-51-5;-:.

FiG$!a 112. #)4*1B5 +)3+<3)9-46: -3 79-+16 7964-,16 ,+),) ;176 ,- 46=141-5;6, 9-)31@)5,6 3) ,1=1:1E5 -5;9- 36: 14769;-: ? 3): <51,),-:.
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Insertar funciones

a"o a a"o 1 - m-: ? )D6

1 2

Utilice las columnas H e I para realizar los clculos auxiliares.

Introduzca en la celda H4 la siguiente funcin para despejar el mes de cada fecha: =!E'(A4). Use el asistente para insertar funciones, si lo cree conveniente.

En la columna I ingrese la funcin para identificar el ao. Su sintaxis sera la siguiente: =AE#(A4).

Arrastre las frmulas ingresadas para todas las filas que posean datos.

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4. Las funciones bsicas

detalle de movimientos para poder realizar el resumen (Figura 12). La funcin ')!A&.'I posee 3 argumentos: &/:5;: es el grupo de celdas donde se encuentre la condicin que deseemos evaluar para hacer la suma. C=7?3=7;: valor o criterio que determina qu cel-

das deben sumarse. Puede estar en forma de nmero, texto, expresin o estar referenciado a una celda. &/:5;.>@9/: grupo de celdas donde se encuentran los valores que deseamos sumar, si cumplen con el criterio establecido. Si se omite, se utilizarn las celdas del primer argumento (&/:5;). Comenzemos por tratar de llevar a cabo una sumato-

a"o a a"o 2 - "<4): +65 +65,1+165-:

Sitese sobre la celda C3 y dentro del grupo de funciones !/?39F?71/> C ?=75;:;9G?=71/> incluido en la B7087;?31/ 23 4@:17;:3>, seleccione la funcin ')!A&.'I.

Utilice el asistente y seleccione como argumento &/:5; los datos que indican el tipo de movimiento, incluidos en la columna B.

Como C=7?3=7; seleccione la celda B3, donde se ha establecido la letra (E en este caso) que indica el tipo de movimiento.

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Insertar funciones

a"o a a"o 2 (+65;.)

Agregue el smbolo $ para fijar las partes de los rangos que le permitan copiar la frmula al resto de las celdas sin tener que realizar ninguna modificacin. La sintaxis completa quedara expresada as: =')!A&.'I($B$11:$B$62,$B3,$C$11:$C$62).

Copie la frmula al resto de las celdas para obtener los totales para cada movimiento.

ria de las cantidades e importes de cada movimiento. Si bien hemos podido obtener el total de cada movimiento, no tenemos la informacin detallada por mes. Poseemos como limitacin que la funcin que aplicamos solo puede trabajar con una nica condicin, por lo que en principio no podramos aplicar la condicin mes, ao y movimiento a la vez. Sin embargo, al utilizar las columnas auxiliares que agregamos en pasos anteriores, podremos establecer dentro de una nica columna toda la condicin que necesitamos. Para obtener un resumen por mes, debemos realizar
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algunas modificaciones en las frmulas introducidas. En primer lugar tenemos que incorporar las columnas auxiliares que hemos creado. Sabemos que la funcin ')!A&.'I solo contempla la posibilidad de un nico criterio. Por eso, debemos establecer una nica condicin utilizando otra funcin que nos permita unir varios elementos de texto: C#"CA(E"A&. Esta funcin figura dentro del grupo de funciones de (3B?;. Hemos elaborado una nica condicin que nos permitir utilizar ')!A&.'I. La funcin C#"CA(E"A&
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4. Las funciones bsicas

a"o a a"o 3 - $519 -3-4-5;6: ,- ;->;6

1 2 3

En la columna J agregue el ttulo C;:2717I:, sitese sobre la celda J11 e inserte la funcin C#"CA(E"A&, utilizando la B7087;?31/ 23 4@:17;:3>. Emplee el asistente y seleccione, como argumento &/:5;, los datos que indican el tipo de movimiento, incluidos en la columna B.

En el campo (3B?;1, ingrese como argumento de la funcin la celda con el tipo de movimiento (B11); en el campo (3B?;2, ingrese L-M (guin entre comillas); en el campo (3B?;3, la referencia a la celda que lleva el mes (H11); en el campo (3B?;4, nuevamente L-M y, en el campo (3B?;5, la celda que contiene el ao (I11). La funcin quedar expresada de la siguiente forma: =C#"CA(E"A&(B11,M-M,H11,M-M,I11), y el resultado arrojado en este caso ser E-11-2007.

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Insertar funciones

a"o a a"o 3 (+65;.)

Extienda la frmula al resto de las celdas auxiliares.

nos servir para realizar este tipo de tareas y, aunque no es necesario incluir guiones L-M para dividir las diferentes partes de texto que unimos, nos facilitar la lectura.

Otra manera de realizar esto es con el carcter &. Este smbolo nos permite unir texto de la misma forma que con la funcin explicada. Si hubiramos utilizado esta forma, lo frmula nos quedara expresada de la

la im

o!#ancia de Fija! celda"

A (&abaja& c#" ')!a', $&#!edi#' # c#"(e#' c#" c#"dici#"e', e' f)"da!e"(a fija& $a&(e de a' &efe&e"cia', )'a"d# $ # $&e'i#"a"d# a (ec a de f)"ci#"e' F4, ha'(a ha a& a #$ci3" de'eada. A'2 "#' a'eg)&a&e!#' de %)e, a c#$ia& a' f3&!) a', #' c0 c) #' 'iga" 'ie"d# #' c#&&ec(#'.

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4. Las funciones bsicas

siguiente manera: =B11&M-M&H11&M-M&I11. El resultado obtenido sera exactamente igual. Agregaremos nuevas filas en la parte superior de nuestro informe, destinadas a introducir el mes y el ao sobre el cual deseamos obtener el total de los movimientos del depsito. Por ltimo, tendremos que modificar la funcin de suma introducida, cambiando el criterio por el cual evala las celdas. De esta manera, con solo modificar en la parte superior el mes y el ao, podremos obtener el resumen deseado. Como podemos ver, la funcin ')!A&.'I es muy interesante y tiene un gran potencial, ya que nos da la posibilidad solucionar muchos problemas de gran complejidad, al utilizar columnas auxiliares que nos ayudan a simplificar los clculos.

!omedio."i
Al igual que la suma con condicin, la funcin $&#!EDI#.'I nos permite realizar la media aritmtica de un determinado rango de datos cuando cumplen con la condicin establecida. Su sintaxis es igual a la funcin que hemos explicado en los pasos anteriores. Para comprenderla, tomaremos el ejemplo anterior y realizaremos una copia de la hoja. Luego reemplazaremos la funcin ')!A&.'I por $&#!EDI#.'I. La forma ms rpida de hacerlo es seleccionar el grupo de celdas donde se encuentra esa funcin y presionar la combinacin de teclas C(& + para abrir la opcin &339<8/D/= dentro de las herramientas de B@>1/= C =339<8/D/=, como se ve en la Figura 13.

FiG$!a 13. l) 0-99)41-5;) B@>1/= C =339<8/D/= 56: 7-941;- )0699)9 4<+06 ;1-476 +<)5,6 5-+-:1;)46: +)4*1)9 )3/6 ,- 5<-:;9) 73)5133) 8<- :- -5+<-5;9) -5 =)916: 3</)9-:.

eGado e" ecial


c)a"d# (e"ga!#' %)e &ea i-a& a c#$ia de )" de(e&!i"ad# &a"g# $e&# '# # de #' =)369-: 8<+65;1-5- # de ') .694);6, $#d&e!#' )(i i-a& a' #$ci#"e' e+i'(e"(e' de"(&# de $35/2; 3><317/8, e" a ficha de #$ci#"e' I:717;, de"(&# de g&)$# $;=?/</<383>.

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Insertar funciones

a"o a a"o 4 - n<-=) :<4)

1 2

Sitese en la frmula establecida para obtener el total de los movimientos de entrada (E).

Reemplace el argumento &/:5; (el primero de la funcin) por la columna auxiliar donde se ha establecido el criterio a evaluar, ubicado en la columna J.

Cambie el segundo argumento (C=7?3=7;) por B6&M-M&B3&M-M&B4. Si lo desea, podr utilizar la funcin C#"CA(E"A& para resolver esta tarea.

lo" comodine"
e" #' c&i(e&i#' 'e $)ede" e!$ ea& #' c#!#di"e' (?) , (*). e 'ig"# de i"(e&&#gaci3" e%)i*a e a )" '# # ca&0c(e& c)a %)ie&a, , e a'(e&i'c#, a c)a %)ie& 'ec)e"cia de ca&ac(e&e'. Pa&a b)'ca& )" 'ig"# de i"(e&&#gaci3" # )" a'(e&i'c#, (e"d&e!#' %)e a"(e$#"e& )"a (i de (.).

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4. Las funciones bsicas

a"o a a"o 4 (+65;.)

Incluya los smbolos $ necesarios para fijar las celdas y poder copiarlas. El argumento quedara establecido de la siguiente manera: $B6&M-M&$B$3&M-M&$B$4

5 6

Copie las frmulas al resto de las celdas. Incluya los smbolos $ necesarios para fijar las celdas y poder copiarlas. El argumento quedara establecido de la siguiente manera: $B6&M-M&$B$3&M-M&$B$4.

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Insertar funciones

mJl#i le" condicione"


Todo lo que explicamos ha cumplido con su objetivo de hacernos conocer y entender que las posibilidades que nos presenta una funcin pueden ser ampliadas de acuerdo a nuestras necesidades. Adems de esto, cabe destacar que Excel 2007 posee una herramienta ms potente an. Las funciones ')!A&.'I.C#"J)"(# y $&#!EDI#.'I.C#"J)"(# nos facilitan la tarea de incluir varias condiciones y realizar clculos complejos. Estas funciones nos permiten tener hasta un mximo de 127 condiciones diferentes, que podemos aumentar si aprovechamos lo aprendido en los pasos anteriores. Su sintaxis es similar a las explicadas, y debemos tener en cuenta que los rangos de criterios y de sumas deben ser iguales en su tamao para que pueda efectuarse correctamente el clculo. Cada celda ser sumada o promediada, si cumple con todos los criterios incluidos. El orden de los argumentos es diferente entre ')!A&.'I.C#"J)"(# y ')!A&.'I. En esta nueva funcin que estamos analizando, el argumento &/:5;.>@9/ es el primero, mientras que, en ')!A&.'I, ocupaba el tercer lugar. Por su parte, la funcin $&#!EDI#.'I.C#"J)"(# tambin tiene sos mismos en el orden de los argumentos, y puede incluir hasta un mximo de 127 criterios diferentes. l6: +91;-916: Otro punto que hay que tener en cuenta al utilizar cualquiera de estas funciones es que, dentro de los criterios, podremos seleccionar valores, expresiones o hacer referencia a celdas, como ya hemos explicado. Para mostrarlo con un simple
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ejemplo, podramos expresar criterios de la siguiente manera: - 164: tomar en cuenta el valor 164. - L164M: asume el mismo criterio que el anterior. - LAM: los caracteres no numricos deben estar expresados entre comillas . - L>10M: cuando utilicemos operadores <, >, =, etctera, deberemos incluir toda la expresin entre comillas LM. En este caso, se sumarn o promediarn aquellos valores superiores a 10.

con#a!."i ' con#a!."i.conj$n#o


Tambin es preciso mencionar la existencia de funciones que, de la misma manera que las anteriores, efectan clculos aplicando criterios determinados. De esta forma, podremos realizar conteos de datos. Si volvemos al ejemplo anterior, podremos obtener la cantidad de movimientos de entrada, salida y devolucin que se realizaron en un determinado perodo. La funcin C#"(A&.'I, de la misma manera que sus similares para realizar sumas y promedios, solo acepta una nica condicin. Sin embargo, tal como hemos visto con anterioridad, tendremos la posibilidad de manipularla de tal modo que podamos emplear ms de una. Vamos a utilizar esta funcin para poder llevar a cabo el conteo de la cantidad de movimientos realizados. Retomemos el ejemplo empleado previamente y, en el grupo de celdas que han sido destinadas al resumen, agreguemos una nueva fila con estos totales (Figura 16). En la 1;8@9:/ F, que titularemos !;A7973:?;>, introduciremos la siguiente sintaxis:
=C#"(A&.'I($J$14:$J$65,$B6&M-M&$B$3&MM&$B$4).

Podremos utilizar el asistente, si lo consideramos necesario. Esta funcin solo posee 2


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4. Las funciones bsicas

argumentos, donde el primero ser el rango donde se encuentran los datos que deseamos contar y el segundo ser la condicin que apliquemos sobre stos.

mA: +91;-916: 7)9) +65;)9 Tomemos un ejemplo sencillo para demostrar la utilidad del conteo con varias condiciones. Confeccionemos una pequea matriz donde visualicemos, para diferentes unidades de negocio, si los vendedores han superado la cuota establecida en el presupuesto. Por un lado, indicaremos con un 'I a aquellos vendedores que hayan superado la cuota de venta y, con un "#, a quienes no lo hayan logrado. Luego, con la funcin C#"(A&.'I.C#"J)"(#, podremos establecer la cantidad de cuotas superadas de cada vendedor (Figura 15). Establezcamos la cantidad de cuotas de venta superadas para cada vendedor, introduciendo la siguiente frmula en la columna F: =C#"(A&.'I.

FiG$!a 14. l) :15;)>1: ,- C#"(A&.'I -: 4<? :-5+133) ? .A+13 ,- +6479-5,-9.


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Insertar funciones

C#"J)"(#(B4:E4,M'IM). Tambin

podremos realizar esto con la funcin C#"(A&.'I. Adems, vamos a realizar un nuevo clculo evaluando qu cantidad de vendedores han superado las cuotas de venta de Mochilas y Lpices y lapiceras. Para

esto aplicaremos nuevamente la misma funcin, pero esta vez seleccionaremos 2 rangos con criterios. La sintaxis de la funcin sera:
=C#"(A&.'I.C#"J)"(#(B4:B8,M'IM,C4: C8,M'IM)

(Figura 16).

FiG$!a 15. a,-4A: ,79-:;)9 );-5+1E5 ) 3) .<5+165)31,),, -: 14769;)5;;9)*)2)9 :6*9- 3) -:;B;1+) ,5<-:;9): 73)5133):.

FiG$!a 16. l) <;131,), ,-:;): .<5+165-: -: 4<? /9)5,-. c656+-93): ) .65,6 56: 7-941;19A 9-:63=-9 796*3-4): ,- .694) 4A: :-5+133).
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4. Las funciones bsicas

De la misma manera, podremos evaluar qu cantidad de vendedores han superado la cuota de venta con 3 unidades de negocio, hasta un mximo de 127 criterios.

o#!a" FI!m$la" de con#eo


Adems de todo lo comentado sobre las funciones para contar, existen algunas variantes ms. Todas estas funciones figuran dentro del grupo de funciones E>?/2H>?71/> y, entre ellas, podemos destacar: C#"(A&: cuenta la cantidad de celdas que poseen valores numricos y no tiene en cuenta valores no numricos. Como nico argumento seleccionaremos el o los rangos de datos a contar. Se pueden establecer hasta 255 argumentos. C#"(A&A: cuenta el nmero de celdas no vacas dentro de un determinado rango, posee las mismas caractersticas y limitaciones que la funcin anterior. C#"(A&.B A"C#: cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango especificado.

Funciones de redondeo
En muchas ocasiones contamos con nmeros que

son resultados de clculos anteriores y que poseen muchos decimales o, simplemente, con datos que importamos de algn sistema o base de datos diferente. Es posible que necesitemos redondear los decimales de estos valores para realizar clculos con una cantidad redondeada. Cuando hacemos un ajuste de la cantidad de decimales visualizados utilizando algn formato numrico, si bien en apariencia los decimales se modifican, lo cierto es que el nmero base sigue contando con la totalidad de los decimales existentes y, en consecuencia, los clculos que se realicen tomarn estos valores. En cambio, si llevamos a cabo un redondeo, modificamos no solo la apariencia del nmero en la celda, sino tambin los valores, y por ende, los clculos posteriores se realizarn con estos nuevos valores. Excel 2007 posee una gran batera de funciones que nos ayudar a resolver los inconvenientes de este tipo. La funcin bsica con la que contamos es REDONDEAR, y de ella surgen las derivadas. La aplicacin de esta frmula es muy sencilla y solo posee 2 argumentos: el primero ser el valor que deseemos redondear, y el segundo, la cantidad de decimales que obtendremos. Tambin podremos utilizar: &ED#"DEA&.!A': esta funcin posee dos argumentos, al igual que la funcin base. Arroja como resultado un redondeo de la cantidad de decimales indicados hacia el nmero superior inmediato.

cione" de

e&cel: FI!m$la"

de'de e B#(3" de office, baj# e g&)$# FE94<3):, $#d&e!#' !#difica& a' #$ci#"e' $a&a (&abaja& c#" f3&!) a', c#!# e e'(i # de a &efe&e"cia, ca!bi0"d# # $#& e de"#!i"ad# F1c1, %)e i"dica &efe&e"cia' &e a(i*a' a $a&(i& de a ce da e" a %)e "#' e"c#"(&a!#' 'i()ad#'.

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F u n c i o n e s d e re d o n d e o

Por ejemplo, si redondeamos a dos decimales el valor 3.122 con esta funcin, =&ED#"DEA&.!A' (3.122,2), el resultado obtenido es 3.13, redondeando hacia el valor inmediato superior. &ED#"DEA&.!E"#': en forma inversa a la explicacin anterior, con esta funcin redondearemos hacia el valor inmediato inferior. Utilizando el mismo ejemplo, la funcin sera =&ED#"DEA&. !E"#'(3.122,2), arrojando como resultado el valor 3.12. Las funciones &ED#"DEA&.$A& y &ED#"DEA&. I!$A& se aplican nicamente sobre valores enteros, y los llevan hacia el prximo valor par o impar. Podremos incluir todas estas funciones con la herramienta de I:>3=?/= 4@:17I:. Tambin podremos hallarlas dentro del grupo de funciones !/?39F?71/> y ?=75;:;9G?=71/>. !-,65,-)9 +65 4F3;1736: Adicionalmente a todas las opciones diferentes que analizamos, existe todava una herramienta ms que nos da la posibilidad de redondear un nmero hacia un determinado mltiplo. La funcin es &ED#"D.!) ( y tiene 2 argumentos: el primero es el valor que deseamos ajustar y el segundo, el mltiplo sobre el cual se afectar el redondeo. mF3;1736: 15.-9169-: ? :<7-9169-: Para complementar todo la explicacin previa rela-

cionada con los redondeos, incluiremos las funciones !) (I$ #.I"FE&I#& y !) (I$ #.')$E&I#&. Podremos encontrarlas dentro del mismo grupo en la B7087;?31/ 23 4@:17;:3>. !) (I$ #.I"FE&I#&: esta funcin redondea el valor deseado hacia el mltiplo significativo ms cercano. De la misma manera que las funciones anteriores, posee 2 argumentos, donde el primer valor ("J93=;) responde al valor que deseamos redondear y el segundo (C74=/.>75:7471/?7A/) es el mltiplo que se desea redondear. !) (I$ #.')$E&I#&: arroja como resultado un redondeo hacia el prximo mltiplo ms significativo. La estructura de la funcin es idntica a la explicada en el punto anterior.

lo" !edondeo"
La' f)"ci#"e' de &ed#"de# 'e&0" de )(i idad a !a"eja&"#', $#& eje!$ #, c#" *a #&e' %)e &e') (e" de di*i'i#"e'. Ta!bi1" c)a"d# (&abaje!#' c#" *a #&e' !#"e(a&i#' # deba!#' ce"(a*#' a fa*#& de c ie"(e, e" ca'# de &ea i-a& )"a fac()&aci3".

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4. Las funciones bsicas

a"o a a"o 5 - e>;9)-9 7)9;-: ,- <5 ;->;6

A la lista, agrguele los ttulos A<38872; y ";90=3 en dos columnas diferentes.

Dentro de la celda B4, incluya la siguiente combinacin de funciones para extraer el apellido: =I-%)IE&DA(A4,E"C#"(&A&(L,M,A4)-1). El segundo argumento de la funcin I-%)IE&DA estar compuesto por la funcin E"C#"(&A&, donde deseamos hallar la ubicacin que tiene en la cadena de caracteres la , (coma), utilizada para separar el apellido del nombre.

Copie la frmula ingresada a todas las celdas de la columna B.

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Funciones para el manejo de textos

a"o a a"o 5 (+65;.)

En la celda C4 introduzca la siguiente combinacin de funciones:


=DE&ECHA(A4, A&G#(A4)E"C#"(&A&(L,M,A4)-1). Con

esta funcin partir desde el final de la cadena de texto y extraer la cantidad de caracteres que representa el total menos la ubicacin que representa la coma (,).

Copie la frmula ingresada a todas las celdas de la columna C.

Funciones para el manejo de textos


Las ms sencillas, pero a la vez importantes, son aqullas que nos permiten realizar extracciones de parte del texto incluido en una celda. Para esto contamos con funciones como: E+(&AE: devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto especificando desde y hasta qu carcter deseamos extraer. I-%)IE&DA: nos devuelve la parte inicial de una cadena de texto donde debemos especificar la cantidad de caracteres que necesitamos. DE&ECHA: muestra una porcin de una cadena de
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texto, comenzando desde la parte final y devolviendo la cantidad de caracteres que indiquemos en su segundo argumento. Realicemos un pequeo ejemplo para aplicar estas funciones y poder darnos cuenta de la utilidad que tienen. En una lista que incluye un detalle de apellidos y nombres de personas que se encuentran separados por una coma (,), el objetivo es separar en 2 columnas los apellidos y los nombres del listado. La dificultad de la tarea reside en la cantidad de letras que posee cada apellido porque, como no es la misma en todos los casos, debemos crear una solucin que sea aplicable a todas las opciones. Por eso tambin utilizaremos la funcin E"C#"(&A&, que nos permite hallar dentro de una cadena de texto un
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4. Las funciones bsicas

determinado carcter, devolviendo su ubicacin dentro de la cadena especificada. El uso de esta funcin es muy sencillo: solo debemos indicarle qu carcter o grupo de caracteres deseamos encontrar dentro de la cadena de texto especificada, y podremos adicionar como tercer argumento el carcter a partir de donde se efectuar la bsqueda. Existe otra funcin cuyo objetivo es similar a la explicada: HA A&. La nica diferencia entre ambas reside en que la primera reconoce la diferencia entre maysculas y minsculas, mientras que la segunda, no. Adems de las funciones comentadas, en el caso del nombre utilizamos A&G#, una funcin que nos permite conocer la longitud que tiene una determinada cadena de texto. Su sintaxis solo tiene un elemento, que es la celda que posee el texto. Ya hemos visto cmo manejarnos con textos. Es importante saber que combinando funciones,

podremos mejorar los resultados obtenidos.

o#!a" F$ncione" a!a $#ili(a! con #e&#o"


Tambin debemos mencionar que existen funciones para poder transformar cadenas de texto de maysculas a minsculas y viceversa. La funcin !A,)'C posee un nico argumento y transformar una cadena de texto en maysculas. En forma inversa, !I")'C pasar cualquier texto a letras minsculas. Podremos equilibrar esto con la funcin "#!$&#$, que convierte una cadena de texto en maysculas o minsculas segn corresponda, con la primera letra de cada palabra en mayscula. #->;6 Esta funcin nos permitir transformar cualquier carcter en texto. Aunque esta tarea en principio no parece de gran utilidad, cabe aclarar que la fun-

FiG$!a 17. a8<C 9-<5146: 7)9;-: ,- ;->;6 +65 -3 +)9A+;-9 &, 7-96 ;)4*1B5 76,9C)46: <;131@)9 3) .<5+1E5 C#"CA(E"A&.

o#!a F$nciIn

a!a #e&#o"

de"(&# de a' f)"ci#"e' de (e+(#, e"c#"(&a&e!#' )"a 'i!$0(ica f3&!) a %)e $e&!i(e e i!i"a& (#d#' #' e'$aci#' %)e $#'ee )" (e+(#, c#" e+ce$ci3" de a%)1 #' %)e 'e$a&a" a' $a ab&a'. s) "#!b&e e' E'$ACI#', , $#'ee )" 4"ic# a&g)!e"(# %)e 'e&0 a cade"a de (e+(# e" c)e'(i3".

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N o m b re s d e r a n g o s

cin (E+(# convierte un valor en un texto con formato, que ya no se calcular como nmero. Nos resultar muy til cuando trabajemos con datos extrados de otros sistemas, donde puede ser necesario normalizar informacin sobre la cual apliquemos otras funciones, como C#"(A&, ')!A& o $&#!EDIA& con condiciones. La aplicacin de esta funcin tambin es sencilla, y su sintaxis posee 2 argumentos: (E+(#(A/8;=, 4;=9/?;). */8;= es un valor numrico, una frmula que evala un valor numrico o una referencia a una celda que contenga un valor numrico. El segundo argumento, F;=9/?;, responder a alguno de los formatos numricos explicados anteriormente. Con un pequeo ejemplo, demostraremos la utilidad de esta funcin. Si en C3 escribimos =A3&M A3:27I L&(E+(#(B3,M$0,00M), obtendremos como resultado $3=3D A3:27I $2,300. Con la funcin (E+(#, hemos transformado el valor en un texto con formato (Figura 17). %)369 Por ltimo, debemos destacar la funcin *A #&, que hallaremos dentro del mismo grupo en que nos encontramos analizando. A la inversa que la funcin explicada en el punto anterior, sta convertir valores numricos transformados en texto con formato a valores numricos con los cuales podremos volver a realizar clculos.

Posee un nico argumento y su sintaxis es muy sencilla. Si bien esta funcin parece poco importante, podr resultarnos de gran utilidad cuando trabajemos con alguna base de datos o informacin extrada de otros sistemas y los datos numricos sean importados como texto.

Nombres de rangos
Como ya sabemos, los rangos son grupos rectangulares de celdas. En muchas de las funciones que hemos aplicado, hemos hecho constantemente referencia a los rangos. Pero existe una manera ms fcil de trabajar con ellos, que es asignndoles nombres. As, podremos denominar al rango A5:A50, donde encontramos datos de pedidos, !7><3272;>, o como deseemos. Lo importante es que, al definir nombres para algunos rangos, podremos utilizarlos dentro de las funciones. De esta manera, ser igual decir =')!A(A5:A50) que =')!A(!7><3272;>). Las opciones para manejarnos con los nombres de rangos figuran dentro de la ficha FI=9@8/> en el grupo ";90=3> 2347:72;>. El primer paso ser crear un rango asignndole un nombre para luego poder emplearlo. Para realizar esta tarea, podremos presionar el botn A>75:/= :;90=3 / @: =/:5; (Figura 18).

nomB!e" de !anGo"
c)a"d# defi"a!#' "#!b&e' $a&a &a"g#', $#d&e!#' )(i i-a& #' de"(&# de f)"ci#"e' # e+$&e'i#"e' %)e i"c ),a!#' e" ")e'(&a' $ a"i a'. Ade!0' de e'(# $#d&e!#' )'a& #' $a&a hace& &efe&e"cia a e'(e g&)$# de ce da' de"(&# de 4)+96:.

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4. Las funciones bsicas

En el campo ";90=3 introduciremos la denominacin que daremos al rango y definiremos el N907?;, que puede ser una hoja o un libro, entre otras opciones. Tambin podremos incluir una descripcin en el campo C;93:?/=7;. Finalmente, en el campo H/13 =343=3:17/ /, incluiremos el rango deseado (Figura 19). Otra manera de crear rangos es utilizar la opcin C=3/= 23>23 8/ >383117I:. Este botn nos permitir, teniendo una parte de nuestra planilla seleccionada, asignarle un nombre como rango. Si tenemos una lista, seleccionamos el rango de datos junto con sus encabezados y luego presionamos el botn C=3/= 23>23 8/ >383117I:, podremos dar nombre a los rangos con solo indicar qu parte de la seleccin que hemos hecho debe tomarse como encabezado y, por ende, como

nombre del rango en cuestin (Figura 20). Los rangos se crearn con los nombres de las filas superiores o inferiores o los datos ubicados en las columnas derecha o izquierda, de acuerdo a la opcin que seleccionemos. Podemos elegir ms de una opcin, de ser necesario.

admini"#!ado! de nomB!e"
Con esta herramienta podremos crear, editar, borrar y buscar todos los rangos que formen parte de un libro de Excel (Figura 21). Tambin podremos aplicar filtros que nos permitan visualizar, por ejemplo, aquellos nombres de rangos que posean errores. Si existe un rango referenciado a una determina hoja que luego es eliminada, ese rango se encontrar truncado, y podr ser filtrado como rango con error.

FiG$!a 18. e5 3) .1+0) ,- 67+165-: FI=9@8/>, -5+65;9)9-46: )3/<5): 0-99)41-5;): 8<- 56: .)+131;)9A5 3) <;131@)+1E5 ,- 3): .<5+165-:.

FiG$!a 19. d-:,- -:;) =-5;)5) 76,-46: ,-.1519 ;6,6: 36: 7)9A4-;96: 7)9) ,)9 564*9- ) <5 9)5/6 -:7-+C.1+6.
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N o m b re s d e r a n g o s

FiG$!a 20. l6: 564*9-: ,- 9)5/6: 56 7<-,-5 +65;-5-9 +)9)+;-9-: 5<4B91+6:.

FiG$!a 21. e5+65;9)9-46: <5) 31:;) ,- ;6,6: 36: 9)5/6: 8<- .694)5 7)9;- ,-3 31*96 +65 36: +64-5;)916: 8<- 15+3<146:.
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4. Las funciones bsicas

a731+)+1E5 ,- 564*9-: ,- 9)5/6: La aplicacin de los nombres de rangos es una tarea muy sencilla, ya que podremos introducir el nombre en forma directa, si es que tenemos conocimiento de su denominacin. O, por ejemplo, en aquellas ocasiones en que necesitamos ingresar un rango a una funcin, podremos seleccionar la opcin Utilizar en la frmula que se encuentra en el grupo de herra-

mientas Nombres definidos, y luego seleccionar el rango deseado. Adems de todo lo explicado respecto de las denominaciones de los rangos en las pginas anteriores, Excel 2007 tambin nos facilitar la labor de ingresar los nombres de rangos ya que, con solo presionar la primera letra de la denominacin de ste, nos mostrar las opciones que tenemos a disposicin (Figura 22).

FiG$!a 22. e>+-3 2007 :- -5+<-5;9) <5 7):6 ),-3)5;- ? 56: 79-:-5;) 76:1*3-: 67+165-: 7)9) .)+131;)9 5<-:;9) ;)9-).

!e"$men
e" e'(e ca$2() #, 'e i"(&#d)j# a )(i i-aci3" de a' f)"ci#"e'. Hici!#' )" &ec#&&id# $#& #' di'(i"(#' g&)$#' , c#"#ci!#' a bib i#(eca %)e a' ag&)$a. A$ ica!#' f)"ci#"e' $a&a !a"eja&"#' c#" cade"a' de (e+(# , a$&e"di!#' a &ea i-a& ')!a', c#"(e#' , $&#!edi#' c#" )"a # *a&ia' c#"dici#"e'. Ta!bi1" )'a!#' f)"ci#"e' &e aci#"ada' c#" fecha', *i!#' c3!# !#'(&a& "4!e&#' c#" &ed#"de#' , c3!# !a"eja&"#' c#" #' &a"g#'.

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Captulo 5 FUNCIONES
AVANZADAS

En este captulo, veremos algunas funciones sofisticadas, que nos darn un abanico ms amplio de posibilidades para nuestras planillas.
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5.Funciones avanzadas

Las condiciones
Cuando generemos planillas complejas con Excel 2007, muchas veces necesitaremos, por ejemplo, evaluar celdas y, de acuerdo a su contenido, realizar una tarea u otra diferente. Para realizar esto, encontraremos, en este captulo, algunas funciones que nos sern de gran ayuda.

F&nCILn C ndICI nAl $I


Una de las ms importantes de Excel 2007, por la gran utilidad y flexibilidad que posee para ser aplicada en diversos casos. La funcin +# figura dentro del grupo de funciones $J8:42B en la B:3;:>C642 56 7D=4:>=6B (Figura 1). Si tenemos que definir qu hace, podramos decir que comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como VERDADERO, y un valor distinto si es evaluado como FALSO. Esta funcin cuenta con 3 argumentos muy sencillos: el primero indica la condicin que

evaluaremos, llamada prueba lgica; el segundo argumento ser el valor que se devuelva si la prueba lgica es verdadera; y el ltimo, el valor, si el resultado de la condicin es falso. Supongamos que somos profesores de Literatura y que contamos con una lista de alumnos y de las notas que han sacado en el ltimo examen. Deseamos incluir una funcin que nos indique cuando un alumno haya aprobado o desaprobado el examen. Habrn aprobado aqullos cuya nota sea superior a 7, y desaprobado el resto. Cuando introducimos texto dentro de las frmulas, ste debe estar siempre entre comillas (PQ) o, de lo contrario, la funcin arrojar error.

C m!lEmEn% $ !A#A C ndICI nE$


Para complementar la funcin +#, podremos utilizar otras funciones lgicas que nos permitirn ampliar las posibilidades. Entre ellas, la funcin 0 comprueba si todos los argumentos que posee, hasta un mximo de 255, son verdaderos. Al agregar esta funcin dentro de la prueba lgica de la funcin +#, ampliaremos su capacidad. Retomemos el ejemplo anterior de los alumnos y las calificaciones. Esta vez tenemos las notas de dos exmenes y queremos seleccionar aquellos alumnos que han aprobado los dos. Otro complemento para estas funciones es '. Esta funcin devolver un valor verdadero cuando alguno de los valores evaluados cumpla con la condicin establecida. Ofrece, al igual que 0, la posibilidad de evaluar hasta 255 argumentos. Para seguir con nuestro ejemplo e introducir esta funcin dentro de la prueba lgica del condicional, podremos establecer qu alumnos han aprobado al
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FIG&#A 1. E5 0;>98 -. />7,287.< 5H02,*< .< 6>A 9.:>.G8, 9.;8 ,>.7=* ,87 1.;;*62.7=*< -. 0;*7 >=252-*-.
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Las condiciones

!A$ A !A$ 1 - l* 9;26.;* ,87-2,2H7

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En una nueva hoja incluya una lista de alumnos con las notas de su ltimo examen. En la columna D introduzca la funcin +#, que se encuentra dentro del grupo de funciones $J8:42B. Como primer argumento, prueba lgica o condicin, incluya C4>=7. De esta forma, estar evaluando si el valor de la celda referenciada es superior a 7 o no.

Agregue como segundo argumento PA(*'BAD'Q y P&' A(*'BAD'Q como tercero. Si el valor de la celda referenciada es superior a 7, la celda ser evaluada como verdadera y devolver el valor del segundo argumento. Si es inferior a 7, se tomar como falsa y devolver el tercer argumento. La sintaxis de la funcin completa es la siguiente: =+#(C4>=7,QA(*'BAD'Q,Q&' A(*'BAD'Q).

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5.Funciones avanzadas

!A$ A !A$ 1 (,87=.)

Copie la frmula introducida al resto de las filas.

menos un examen. Si reemplazmos en el ejemplo la funcin 0 por ', la sintaxis de nuestra frmula quedara expresada de la siguiente manera:
=+#('(C4>=7,D4>=7),QA(*'BAD'Q,QP)

(Figura 2).

C ndICI nE$ AnIdAdA$


Adicionalmente a lo que hemos explicado sobre la utilizacin de +#, es posible incluir, como argumento de una funcin condicional, una nueva funcin con condiciones, y as evaluar una mayor cantidad de opciones. Estas funciones son denominadas anidadas y es posible conseguir hasta 64 niveles de anidamiento. Para el primer ejemplo sencillo, supongamos que

tenemos un detalle con las distancias que existen desde Buenos Aires a diferentes ciudades del mundo y deseamos clasificarlas entre ciudades de tipo A, B o C de acuerdo a la distancia, siendo de tipo A aquellas con distancias inferiores a 6.000km; B, las que se encuentran entre 6.001km y 12.000km; y C, las que se ubican a una distancia mayor (Figura 3). Dispondremos en algn sector de la planilla las condiciones que deseamos aplicar en una pequea tabla auxiliar, para poder referenciar parte de la funcin a estas celdas. Dentro de la funcin evaluaremos, en primer lugar, si la distancia es igual o inferior a 6.000km. De ser as le correspondera el valor A. Esta parte de la

#E$&l%Ad

$ 'ACK $ !A#A lA F&nCILn C ndICI nAl

Cuando apliquemos la funcin condicional +# y deseemos que se arroje como resultado un valor vaco, tendremos que poner como argumento comillas vacas (PQ); de lo contrario, devolver el nmero 0 como resultado. Si omitimos el ltimo argumento y la prueba lgica no se cumple, se arrojar como resultado la palabra A$+'.

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Las condiciones

!A$ A !A$ 2 - &7* ,87-2,2H7 6D< -2/F,25

1 2

Realice una copia de la hoja donde estuvo trabajando el ejemplo anterior. Disponga una columna adicional para la inclusin de las calificaciones de un nuevo examen.

Aplique el formato de porcentaje incluido dentro del grupo &K<6A>, dentro de la ficha de opciones #=:4:>.

Luego complete la frmula de la manera que hemos visto en el ejemplo anterior. La sintaxis completa quedara expresada as: =+#(0(C4>=7,D4>=7), QA(*'BAD'Q,QP).

5
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Copie la frmula introducida al resto de las filas.

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5.Funciones avanzadas

FIG&#A 2. E<=*< />7,287.< 98=.7,2*7 5*< 98<2+252-*-.< -. 5* />7,2H7 ,87-2,287*5, A 5. 8=8;0*7 6*A8; /5.@2+252-*- 9*;* 98-.; ;.<85?.; 7>.<=;8< 27,87?.72.7=.<.

frmula ser expresada de la siguiente manera: =+#(B3<=6000,PAQ,O. De no cumplirse esta condicin, deberemos evaluar si la distancia es igual o inferior a 12.000km y, para esto, incluiremos como tercer argumento (valor falso de la primera condicin), un nuevo condicional de la siguiente forma: +#(B3<=12000,PBQ,PCQ). Si se cumple con esta segunda condicin, se devolver el valor B y, de no cumplirse, el valor C. De esta manera, la frmula completa quedara expresada as:
=+#(B3<=6000,PAQ,+#(B3<=12000,PBQ,PCQ))

(Figura 4). Es de gran utilidad reemplazar, dentro de la frmula, los valores fijos, como las letras que hemos dispuesto por referencias a celdas. As, tendremos mayor flexibilidad para realizar cambios y que se apliquen sin tener que hacer ningn trabajo adicioredusers.com

FIG&#A 3. E7 5* ,85>67* C 27,5>2;.68< 5* />7,2H7 ,87-2,287*5 *72-*-*.


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Las condiciones

nal. Tambin podremos reemplazar los valores de kilmetros por datos incluidos en celdas. Con estos cambios y mejorando la tabla auxiliar como se

muestra en la Figura 5, la funcin quedara expresada as: =+#(B3<=$!$5, $E$5,+# (B3 <=$!$6,$E$6,$E$7)).

FIG&#A 4. A:>F <. ?2<>*52B* 5* =*+5* *>@252*; :>. 98-;.68< >=252B*; 9*;* ;..695*B*; *50>78< -*=8< :>. 1.68< /23*-8 .7 7>.<=;* /H;6>5*.

FIG&#A 5. !8-;.68< ,*6+2*; 5* ,*7=2-*- -. 425H6.=;8< -. -2<=*7,2* .7 5* =*+5* *>@252*; A .5 27-2,*-8; -. ,*-* ,2>-*- <. *,=>*52B*;D .7 /8;6* *>=86D=2,*.
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5.Funciones avanzadas

Podremos anidar varios niveles de funciones +# (hasta 64) y, en cada uno de ellos, incluir otras funciones.

o C de acuerdo a su distancia (Figura 6). Para introducir esta funcin, podremos dirigirnos al asistente, que nos mostrar cada una de sus partes. La sintaxis sera la siguiente: B-+CA*(E2;>A 3DB425>, E64C>A 56 4><?2A24:J=, E64C>A 56 A6BD;C25>).

Funciones de bsqueda de datos


Estas funciones estn dentro del grupo BKB@D652 F en la B:3;:>C642 56 7D=4:>=6B, que analizamos en el captulo anterior. Dentro de este grupo podemos destacar, como ms interesantes, B-+CA*, B-+CA*. y B-+CA*". Bsicamente, estas funciones nos permiten, de acuerdo a algunos parmetros, buscar informacin en una determinada matriz.
A676A6=4:2

Si reemplazramos esto por las referencias a las celdas correctas, quedara as: =B-+CA*(E3,A3:A20,C3:C20), donde el primer argumento es la ciudad (Montevideo en este caso) y el segundo y el tercero son los vectores (columnas en este caso) de comparacin y de resultado (columna con nombre de ciudades y columna con clasificacin de A, B o C) (Figura 7).

lA F&nCILn B&$CA#
Esta funcin devuelve un valor procedente de un rango, de una fila, columna, o matriz. Tiene 2 formas de sintaxis: vectorial y matricial. En algunos casos podemos utilizarla como alternativa de la funcin +# para crear pruebas o cuando se exceda el lmite de funciones anidadas.

Esta funcin tambin se podr usar como alternativa de +# cuando necesitemos, por ejemplo, clasificar valores en rangos. Como B-+CA* devuelve el valor inmediatamente inferior con su respectivo resultado cuando trabajamos con valores numricos, podramos aprovechar esto para identificar rangos y para clasificar datos.

'EC% #IAl
Emplear esta forma cuando desee buscar, en un rango de una fila o de una columna (denominado vector), un valor y quiera devolver otro valor desde la misma posicin en un segundo rango. Esta forma podr utilizarse cuando se disponga de una amplia lista de valores. Revisemos el ejemplo de las distancias y de las ciudades del mundo que analizamos anteriormente y, partiendo de esa matriz, supongamos que en otra parte de la planilla (que podra ser otra hoja o incluso un libro diferente) deseamos que, al escribir el nombre de una ciudad, podamos obtener su clasificacin de A, B
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mA%#ICIAl
En el formato matricial, se busca un valor determinado en la primera columna de la matriz y se devuelve un valor desde la misma posicin, pero ubicado en la ltima columna. No nos detendremos demasiado en la explicacin de esta forma de la funcin ya que resulta ms adecuado utilizar las funciones B-+CA*. o B-+CA*" en lugar de la forma matricial de B-+CA*. sta se proporciona por su compatibilidad con otros programas de hojas de clculos.

lA F&nCILn B&$CA#'
Esta variante de la forma matricial de la funcin B-+CA* es mucho ms flexible y nos resultar de gran utiredusers.com

Funciones de bsqueda de datos

FIG&#A 6. E7 .5 ,>*-;8 ;.<*5=*-8 -. 5* -.;.,1*, 27-2,*;.68< 5* ,2>-*- -.<.*-* A, ,87 5* />7,2H7 B-+CA*, 8+=.7-;.68< <> ,5*<2/2,*,2H7.

FIG&#A 7. E7 AA8D<6=C>B 56 7D=4:J=, -.+.68< 27-2,*; ,*-* >78 -. <>< 9*;D6.=;8<.


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5.Funciones avanzadas

lidad para realizar comparaciones de datos u obtener informacin incluida en una matriz. Bsicamente, esta funcin busca un valor dentro de la primera columna de una matriz y devuelve aquel valor que se encuentre en la misma posicin dentro de la columna que indicaremos en el ltimo argumento. La utilizaremos cuando nuestros datos se encuentren expresados en columnas (de all la V incluida en la funcin: vertical). Vamos con otro ejemplo para aclarar su uso y aprender su sintaxis. Contamos con una base de datos donde figuran todos nuestros clientes con su informacin y necesitamos que, al indicar el nmero de un determinado cliente, visualicemos su denominacin, el nombre de la persona de contacto y el telfono para poder comunicarnos (Figura 8). En una nueva hoja incluiremos un sencillo cuadro en el que, al especificar el nmero de cliente, obtendremos el resto de los datos de referencia. Para lograr esto utilizaremos la funcin B-+CA*.. Los argumentos de esta funcin son 4 (el ltimo es opcional) y su sintaxis es B-+CA*. (.2;>A 3DB425>, %2CA:G 3DB42A 6=, :=5:425>A 56 4>;D<=2B, >A56=25>). Veamos qu es cada cosa. Valor buscado: valor que se va a buscar dentro de la primera columna de la matriz (segundo argumento). Si este valor no es encontrado dentro de dicha columna de la matriz, se devolver el valor de error #&/A. Matriz buscar en: rango de datos (texto, nme-

ros o valores lgicos) en el que la primera columna ser donde se encuentra el valor buscado y, por lo tanto, la conexin entre los datos. No se distinguen maysculas y minsculas: son equivalentes. Indicador de columnas: es el nmero de la columna donde se encuentra el dato que deseamos que la frmula devuelva. Comenzamos con el 1 para la primera columna donde se encuentra el valor buscado. Si nos situamos en nuestra base de datos de clientes, la columna 1 es el &A> 56 CC6. y, si deseamos obtener el nombre de nuestro contacto, debemos introducir el nmero 5 como indicador de columnas. Ordenado: valor lgico que le indica si la funcin devolver un valor exacto o aproximado. Puede tomar 2 valores. - Si se omite o es .E*DADE*', se devolver la coincidencia ms aproximada, asumiendo que los valores de la matriz se encuentran ordenados. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el valor inmediato inferior al buscado. - Si es A$+', solo buscar la coincidencia exacta. No es necesario ordenar los valores de la matriz y, en caso de no encontrar el valor exacto, arrojar el error #&/A. Si en la matriz hay ms de una coincidencia, se utilizar el primer valor encontrado. Si el valor buscado no se encuentra dentro de la matriz (segundo argumento), la frmula devolver el valor de error #&/A. En cambio, si el indicador de

lImI%ACI

nE$

'En%AjA$ $ B#E lA F&nCILn

B&$CA#

La limi%aci.n ( 'en%aja) de la f&nci.n b&$ca# #e$ide en "&e, al b&$ca# 'al #e$ n&m,#ic $, $i n $ n enc n%#ad $ den%# del 'ec% # c m!a#aci.n, n $ de' l'e#+ el da% inmedia%amen%e infe#i # c n $& #e$!ec%i'a celda c n$ec&en%e en el 'ec% # de #e$&l%ad $.

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Funciones de bsqueda de datos

columnas que introducimos como tercer argumento es superior a la cantidad de columnas de la matriz seleccionada, la funcin nos devolver el valor de error #*E !. Por ltimo, si dicho indicador de columnas es un valor inferior a 1, el error arrojado ser #N.A$'*!. Luego de todo lo explicado, sigamos con nuestro breve ejemplo para terminar de comprender el uso de esta funcin. Despus de finalizar el ejercicio, al introducir cualquier nmero de cliente, obtendremos los datos de contacto.

una matriz, teniendo como tercer argumento un indicador de fila en lugar de columna.

%#A$ F&nCI nE$ dE BM$"&EdA ( dE #EFE#EnCIA


Adems de las funciones de bsqueda ya explicadas, dentro de este grupo hallaremos algunas otras que nos sern de gran utilidad. Por ejemplo, las funciones C'#&C#D#* e #&D#CE se pueden combinar para emplearlas como alternativas de B-+CA*. o B-+CA*". Tambin podremos usarlas para complementarlas. La funcin C'#&C#D#* devuelve la posicin relativa de un determinado elemento en un rango o matriz especfico. Emplearemos el ejemplo anterior, reemplazando el indicador de columna por la funcin C'#&C#D#*. Para poder realizar esto, es necesario que los

lA F&nCILn B&$CA#H
Su utilizacin y sintaxis es idntica a la explicada anteriormente y sus argumentos son los mismos. Pero a diferencia de B-+CA*., B-+CA*" busca en forma horizontal y su llave ser la primera fila de

FIG&#A 8. E< 2698;=*7=. :>. 58< -*=8< :>. +><:>.68< <. .7,>.7=;.7 * 5* -.;.,1* -. *:>.5 :>. >=252,.68< ,868 55*?. 8 ,87.@2H7, .7 .<=. ,*<8, .5 7I6.;8 -. ,52.7=..
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5.Funciones avanzadas

encabezados que hayamos puesto en la base de datos de clientes sean exactamente los mismos que utilicemos en el pequeo cuadro que resume la informacin

del contacto. De esta forma, utilizando esta funcin, podremos obtener la ubicacin relativa de los ttulos del cuadro dentro de los encabezados de la base de

!A$ A !A$ 3 - BI<:>.-*

En una nueva hoja, disponga un pequeo cuadro donde indicar el nmero de cliente y utilizar la funcin B-+CA*. para obtener el resto de los datos.

2 3

Utilice el asistente de funciones para introducir la funcin B-+CA*. en la celda B4.

Como primer argumento (.2;>A13DB425>), seleccione la celda B3 y, como segundo argumento (%2CA:G13DB42A16=), seleccione la base de datos de clientes.

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Funciones de bsqueda de datos

!A$ A !A$ 3 (,87=.)

Para obtener la denominacin del cliente, introduzca el nmero 2 como indicador de columna. Como argumento de orden, incluya el valor A$+' para poder hallar el resultado exacto y no depender de que la matriz se encuentre ordenada.

5 6

Introduzca el smbolo $ para fijar las celdas de los primeros dos argumentos. Copie la funcin al resto de las celdas y cambie el indicador de columnas por 5 para el contacto y por 6 para el nmero de telfono.

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5.Funciones avanzadas

datos de cliente y, por ende, obtener el indicador de columna sin conocerlo exactamente. Esto tiene tambin como beneficio que, si fijamos las celdas correctamente, podemos copiar la funcin al resto de las celdas sin necesidad de realizar ninguna modificacin, y seguir obteniendo los datos correctos. Los argumentos de la funcin en cuestin son:
C'#&C#D#*(E2;>A 3DB425>, <2CA:G 56 3KB@D652, C:?> 56 4>:=4:56=4:2). Para este caso en particular, esto quedara expresado de la siguiente manera: C'#&C#D#*(A9,RB2B6 56 C;:6=C6BR! $A$2 :$ $2,0). Esta expresin reemplazar al indicador de columna de la funcin B-+CA*. que desarrollamos en el ejemplo anterior, y la totalidad de la frmula quedara expresada as: =B-+CA*.($B$8,RB2B6 56 C;:6=C6BR ! $A$3 :$ $21, C'#&C#D#* (A9, RB2B6 56 C;:6=C6BR! $A $2: $ $2,0), A$+')

AlG&nA$ mJ$
Encontramos otras dos funciones que, aunque tienen utilidades limitadas, conocerlas podr sacarnos de aprietos al resolver tareas complejas. La funcin D#*ECC#'& crea una referencia de celda en forma de texto, partiendo de un nmero de fila y de columna. Por ejemplo, =D#*ECC#'&(1,1) ser equivalente a $A$1. De esta manera, podremos crear una referencia de celda de forma muy sencilla que, al combinar funciones, puede resultarnos til. Tambin encontramos la funcin #&D#*EC,' dentro del mismo grupo de funciones de BKB@D652 F A676A6=4:2. sta devuelve una referencia especificada a partir de un valor de texto. Simplemente transforma un texto, que puede venir del resultado de la funcin D#*ECC#'& en una referencia de celda que puede utilizarse dentro de otra funcin (Figura 10). Aqu, simplemente con la funcin D#*ECC#'&, hacemos referencia a las celdas $B$1 y $B$2 y luego aplicamos la funcin #&D#*EC,' para poder transformarlas en referencias de celdas y aplicarlas dentro de una operacin de suma. Existen otras funciones de bsqueda y referencia que pueden resultarnos de utilidad al tratar de resolver tareas complejas. Este tipo de funciones son muy flexibles a la hora de relacionar datos entre distintas tablas, hojas o libros, y sern de gran ayuda.

(Figura 9). Tambin es interesante la funcin #&D#CE, otra alternativa a las funciones de bsqueda. Esta herramienta nos permitir ubicar un dato dentro de una matriz, indicndole el nmero de columna y fila donde hallaremos la celda requerida. Sin entrar en mucho detalle, podremos combinar la funcin #&D#CE con la funcin C'#&C#D#* para obtener el mismo resultado que con B-+CA*. o B-+CA*".

!A$

In'E#$

: #EEm!lA)A# IndICE ( C InCIdI#

e$ ! $ible #eem!la*a# la c mbinaci.n de f&nci ne$ IndICE ) C InCIdI# c n la$ f&nci ne$ B&$CA#' B&$CA#H. Pa#a ell , debem $ ag#ega# &na c l&mna c n da% $ a&(ilia#e$ "&e n&me#e la$ fila$ de$de el inici del #ang de la ma%#i*.

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Funciones ES

Funciones ES
Excel 2007 denomina as al grupo de funciones que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia. Cada una de estas funciones (nueve en total) comprueba el tipo del argumento valor y devuelve .E*DADE*' o A$+', dependiendo del resultado. Por ejemplo, E+E**'* devolver un valor .E*DADE*', si el argumento referenciado es alguno de los errores tpicos (#&/A, #D#./0!, #*E !, #N.A$'*!, #N&-%!, #M&'%B*E? y #&-$'!). La sintaxis de estas funciones es muy sencilla y solo se necesita un argumento (valor que se desea probar), que podr ser el valor de una celda vaca (en blanco), lgico, de error, numrico, texto, una referencia o un nombre de rango que se refiera a alguno de los anteriores. E+B$A&C': se refiere a una celda vaca y devolver un valor .E*DADE*' si la celda se encuentra en ese estado.

E+E**: identifica como .E*DADE*' cualquier valor de error, con excepcin de #&/A. E+E**'*: identifica cualquiera de los valores de error (#&/A, #D#./0!, #*E !, #N.A$'*!, #N&-%!, #M&'%B*E? F #&-$'!). E+$'!#C': se refiere a un valor lgico (verdadero o falso), indicando lo que corresponda. E+&'D: identifica el valor de error #&/A (el valor no est disponible). E+&',E/,': comprueba si el elemento no es texto. Devuelve un valor .E*DADE*' en caso de que la celda se encuentre vaca. E+&-%E*': se refiere a un valor numrico, devolviendo .E*DADE*' en estos casos. E+*E : comprueba si el valor es una referencia. Las funciones E+ nos servirn para identificar los valores de las celdas y poder trabajar con ellos de acuerdo a nuestras necesidades. Estas funciones tambin son tiles en frmulas, cuando se desea comprobar el resultado de un clculo. Al combinar-

FIG&#A 9. l8 27=.;.<*7=. -. .<=*< />7,287.< .< 5* 98<2+252-*- -. ,86+27*;5*< 9*;* /*,252=*; 5* ;.<85>,2H7 -. 9;8+5.6*<. FIG&#A 10. $858 * 68-8 -. .3.6958 >=252B*68< .<=*< />7,287.< 9*;* ;.*52B*; >7* <2695. <>6*.
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5.Funciones avanzadas

las con la funcin +#, nos dan la posibilidad de localizar errores y de ocultarlos.

C&l%A# E## #E$


Como hemos visto en varios casos, existen funciones que, al no hallar un determinado resultado, arrojan un valor de error, de la misma forma que cuando realizamos una divisin por cero (Figura 11).

Anteriormente hemos desarrollado aquellas funciones que nos permiten identificar errores y, con algunas combinaciones de funciones, podremos ocultarlos. Una de las opciones para realizar esto es aplicar la combinacin de las funciones E+ con +#. En lugar de hacer una simple divisin, utilizaremos la combinacin de funciones E+E**'* y +#.

FIG&#A 11. C869*;.68< 58< ;.<>5=*-8< ;.*5.< A 9;.<>9>.<=*-8< -. >7* 89.;*,2H7, ,*5,>5*7-8 <>< 98;,.7=*3.<. E7 58< ,*<8< .7 :>. -2?2-268< 98; ,.;8, 8+=.7-;.68< .;;8;.< (#D#./0!).

FIG&#A 12. H.68< 8,>5=*-8 58< .;;8;.< -. -2?2<2H7 98; 0.

#AKCE$ mMl%I!lE$
en a"&ell $ ca$ $ en "&e l $ fl&j $ de f nd $ al%e#en $& $ign , la #egla ma%em+%ica de l $ $ign $ de d.,*;=.< indica "&e hab#+ %an%a$ #a-ce$ c m cambi $ de $ign $ ha)a. La f&nci.n ,#* e$ &n ! lin mi "&e %iene =-1 #a-ce$ ), ! # ende, %end#+ m+$ de &na %a$a.

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Funciones financieras

(B8/C8),Q-Q,B8/C8).

Reemplacemos las divisiones por =+#(E+E**'* Dentro de la prueba lgica de la funcin condicional, emplearemos alguna de las funciones E+ para identificar si el clculo generar error. De ser as, podremos realizar otro clculo, incluir un cero, un guin, etctera. Si no se comprueba que haya error, se llevar a cabo la divisin (Figura 12). Podremos simplificar la combinacin de las funciones, aplicando +#.E**'*, funcin que encontraremos dentro del grupo de funciones $J8:42B. Solo posee dos argumentos: el primero es el valor a evaluar y el segundo, el resultado que deseamos obtener, si se produce un error con el valor del primer argumento.

Funciones financieras
Dentro de este grupo, encontraremos algunas funciones especficas para realizar anlisis financieros. Es interesante conocer algunas que pueden resultarnos tiles, por ejemplo, para el clculo de prstamos o para el anlisis de proyectos de inversin.

!#C$%Am $, F&nCILn !AG


Para un clculo de cuota, utilizaremos la funcin

FIG&#A 13. l* />7,2H7 (A!' -.?>.5?. <> ;.<>5=*-8 ,87 .5 <2078 ,87=;*;28 *5 -.5 *;0>6.7=8 -.5 ,*92=*5. $2 -.<.*68< ,*6+2*;58, =.7-;.68< :>. *7=.987.; >7 <2078 6.78< (-).

!A#A ElImInA# E##

#E$

La f&nci.n E$E## # incl&)e la c m!# baci.n del e## # #n/A, "&e !&ede a## ja# B&$CA#' B&$CA#H c&and n enc&en%#a el 'al # de$ead en la !#ime#a c l&mna de la ma%#i* $elecci nada c m $eg&nd a#g&men% . La f&nci.n E$E## e$ $imila#, !e# n #ec n ce c m e## # a #n/A.

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5.Funciones avanzadas

(A!' que, segn su definicin, calcula el pago de un

prstamo basado en pagos y tasas constantes. El sistema de amortizacin de prstamos francs est basado en estos conceptos. Posee 3 argumentos: el primero indicar la tasa (que deber estar en concordancia con la unidad de tiempo de los perodos), el segundo ser la cantidad de perodos en los cuales se efectuar el pago y el tercero, el capital total (Figura 13).

C2B2: ser la tasa de inters dispuesta para la financiacin, y se debe tener en cuenta la unidad de tiempo. Para el ejemplo utilizaremos el 12% anual. ?6AI>5>: el nmero de perodo correspondiente a esa porcin de inters. El nmero de cuota, no la cantidad de cuotas. =?6A: cantidad total de perodos o cuotas. Para el ejemplo sern 6. E2: valor actual, inicial de la deuda o financiacin. Para el ejemplo utilizaremos $6.000. El argumento E7 indica el valor final del monto involucrado en la operacin; si no se indica, tomar por defecto 0. En caso de prstamos o de saldos de deuda, el valor final ser 0 y, por lo tanto, no ser necesario indicar este argumento. La ltima parte de esta funcin, C:?>, representa el

F&nCILn !AG In%


Esta funcin nos devolver el monto de inters que se ha pagado en un determinado perodo, basado en una tasa de inters constante y en pagos peridicos y constantes. La sintaxis de la funcin es (A!'#&, (C2B2;?6AI>5>;=?6A;E2;E7;C:?>), donde los primeros cuatro argumentos son obligatorios (Figura 14).

FIG&#A 14. C87 .<=* />7,2H7 98-.68< ,*5,>5*; .5 27=.;E<.

%A$A$
Al %#abaja# c n f&nci ne$ financie#a$, debem $ %ene# en c&en%a la$ &nidade$ de %iem! en la$ "&e e(!#e$am $ la$ %a$a$. si &%ili*am $ !e#- d $ men$&ale$, debem $ #eali*a# l $ c+lc&l $ nece$a#i $ !a#a e(!#e$a# la$ %a$a$ en e$a mi$ma &nidad de %iem! .

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Auditoras de frmulas

tipo de inters que debe calcular, si es de pago anticipado o vencido. Sus opciones son 0 y 1, tomando por defecto el valor 0. ste representa que los pagos son realizados al final del perodo.

F&nCILn !AG !#In


Esta funcin nos devolver el monto de amortizacin del capital de cada perodo. Sus argumentos son muy similares a (A!'#&, y su resultado ser igual a la diferencia entre el valor de la cuota, que podemos calcular con la funcin (A!', y el monto de los intereses, calculados con (A!'#&,. Su sintaxis es la siguiente: (A!'(*#&(C2B2;?6AI>5> ;=?6A ;E2;E7;C:?>). Aqu, los primeros cuatro argumentos son obligatorios. C2B2: ser la tasa de inters dispuesta para la financiacin. ?6AI>5>: el nmero de perodo correspondiente a esa porcin de inters. El nmero de cuota, no la cantidad de cuotas. =?6A: cantidad total de perodos o cuotas. E2: valor actual, inicial de la deuda o financiacin. Los argumentos E7 y C:?> no son obligatorios, y se toma por defecto en el caso del valor final 0 y, para el tipo de pago, se toma por defecto que los pagos son realizados al final del perodo. Si tomamos el ejemplo anterior, el clculo queda expresado de la siguiente manera: =

-(A!'(*#&($C$5/12,A9,$C$4,$C$3)

(Figura 15).

F&nCILn 'A
Devuelve el valor actual de una inversin. ste es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarn en el futuro. Su sintaxis es .A(C2B2;=?6A;?28>;E7;C:?>), donde los tres primeros argumentos son los obligatorios y el resto, los opcionales. C2B2: ser la tasa de inters dispuesta para la financiacin. =?6A: cantidad total de perodos o cuotas. ?28>: el valor de la cuota calculada con la funcin (A!'. Los argumentos E7 y C:?> no son obligatorios, y se toma por defecto en el caso del valor final 0 y para el tipo de pago, que los pagos son realizados al final del perodo.

$I$%EmA$ dE Am

#%I)ACILn

L $ $i$%ema$ de am #%i*aci.n m+$ c n cid $ $ n el /;*7,E<, el *5.6D7 ) el *6.;2,*78. el $i$%ema de am #%i*aci.n ame#ican e$ el men $ &%ili*ad de l $ %#e$. Pa#a !#,$%am $ banca#i $, la ma) #-a de la$ en%idade$ financie#a$ em!lea el f#anc,$ ), e(ce!ci nalmen%e, el alem+n.

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5.Funciones avanzadas

F&nCI nE$ 'nA ( %I#


Estas funciones financieras sern utilizadas para el desarrollo de anlisis de proyectos de inversin. Con ,#* calcularemos, sobre la base de iteraciones, la tasa de retorno de flujos de desembolsos e ingresos. En tanto, .&A nos servir para actualizar flujos de fondos futuros a una determinada tasa de inters o costo de oportunidad. La funcin ,#* posee un solo argumento, que sern los flujos de ingresos y desembolsos, y devolver como resultado la tasa interna de retorno de dicha inversin. La funcin de valor actual neto (.&A) posee 2 argumentos, donde el primero ser la tasa de inters a la cual se descontarn los flujos de fondos futuros, para actualizarlos al momento 0.

Auditora de frmulas
Cuando trabajamos con frmulas de distinto tipo y vamos cubriendo las hojas de un libro con diferentes clculos, es posible que surjan errores o nos cueste identificar las relaciones que existen entre las distintas variables que fuimos introduciendo. Excel 2007 posee una herramienta para facilitarnos la tarea de realizar un seguimiento de los comandos incluidos en un determinado libro. Dentro de la ficha JA<D;2B encontraremos el grupo AD5:C>AI2 56 7JA<D;2B. Las opcin *2BCA62A ?A64656=C6B mostrar flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda

FIG&#A 15. (A!'#&, A (A!'(*#& 98<..7 58< 62<68< *;0>6.7=8<.

A#G&mEn%

$ dE

'nA

cabe acla#a# "&e l $ a#g&men% $ de la f&nci.n .&A "&e c n$i$%an en n/me# $, celda$ 'ac-a$ 'al #e$ l.gic $ $e % ma#+n en c&en%a. P # el c n%#a#i , l $ a#g&men% $ "&e c n$i$%en en n/me# $ de e## # en %e(% "&e n !&ede $e# %#ad&cid en n/me# $ $e !a$a#+n ! # al% .

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Opciones de clculo

que se est seleccionando. As podremos analizar cundo una frmula est arrojando algn error o su resultado no es el correcto (Figura 16). Si utilizamos la opcin *2BCA62A 56?6=5:6=C6B, se visualizarn con una fecha todas aquellas celdas que se encuentren afectadas por el valor de la celda seleccionada. Sera el paso inverso del comando anterior (Figura 17). Por ltimo, encontramos el botn )D:C2A 7;6492B, el cual nos permitir eliminar las flechas que muestran estas herramientas. Posee como opciones @D:C2A solo las flechas de rastreos dependientes, slo los precedentes o ambos.

E'Al&A# FL#m&lA$
El grupo AD5:C>AI2 56 7JA<D;2B incluye la herramienta EE2;D2A 7JA<D;2, que nos permite evaluar frmulas complejas. Esta utilidad inicia un cuadro de dilogo donde podremos evaluar una funcin paso a paso para poder depurarla y analizarla (Figura 18). Esta herramienta nos indicar qu tipo de funcin estamos evaluando; podremos ir recorriendo sus resultados parciales, y as analizar si los clculos efectuados son los correctos.

incluye dentro de este grupo de opciones y que nos facilita las tareas de inspeccin y de auditoria, as como la de confirmar clculos de frmulas y resultados en hojas de clculo grandes. Si utilizamos esta herramienta, no tendremos que desplazarnos repetidamente a partes diferentes de la hoja de clculo.

C m!# BACILn dE E## #E$ ( m $%#A# FL#m&lA$


El botn C><?A>324:J= 56 6AA>A6B nos permitir analizar los errores frecuentes que tienen las frmulas y solucionarlos. Aqu encontraremos diversas opciones que nos ayudarn a salvar los errores que puedan aparecer. Tambin podremos omitir el error y acceder a la ayuda de Microsoft Excel sobre la funcin. Esta herramienta es muy til al trabajar con funciones complejas que poseen muchos pasos y clculos intermedios (Figura 19).

'En%AnA dE In$!ECCILn
.6=C2=2 #=B?644:J=

es otra herramienta que se

m!# BACILn dE E## #E$

den%# de JA<D;2B en el B>CJ= 56 '77:46, baj C><?A>324:J= 56 6AA>A6B, ! d#em $ ac%i'a# de$ac%i'a# e$a$ he##amien%a$. Iden%ifica#+n c n &na ma#ca a"&ella$ celda$ c n e## #e$, c n e## #e$ %-!ic $, a"&ella$ c&)a f.#m&la difie#a de la$ "&e e$%+n a $& al#eded #.

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5.Funciones avanzadas

FIG&#A 16. A5 9;.<287*; 7>.?*6.7=. .<=. ,86*7-8, ?.;.68< >7 7>.?8 72?.5 -. ,.5-*< 9;.,.-.7=.<.

FIG&#A 17. A5 20>*5 :>. ,87 *2BCA62A ?A64656=C6B, <2 89;26268< 7>.?*6.7=. .5 +8=H7 *2BCA62A
56?6=5:6=C6B, ?.;.68< >7 7>.?8 72?.5 -. ,.5-*< -.9.7-2.7=.<.
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Opciones de clculo

FIG&#A 18. $2 1*,.68< ,52, <8+;. .5 +8=H7 EE2;D2A, 98-;.68< *,,.-.; *5 ;.<>5=*-8 -. 5* 9*;=. <>+;*A*-* -. 5* />7,2H7 .?*5>*-*.

FIG&#A 19. d.<-. *:>F 98-;.68< *,,.-.; * 5* 1.;;*62.7=* -. .?*5>*,2H7 -. /H;6>5*<, 9;.<287*7-8 .5 +8=H7 %>BCA2A ?2B>B 56 4H;4D;>O.
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1 . P r i m e ro s p a s o s

Por ltimo, el botn %>BCA2A 7JA<D;2B dejar de mostrar datos para reemplazarlos por las frmulas correspondientes. Podremos realizar una copia de estos valores o hasta una impresin de los clculos efectuados, de ser necesario. Lo interesante es que, al ir posicionndonos sobre las distintas celdas, visualizaremos remarcadas aquellas que forman parte de la frmula seleccionada. Este comando posee un atajo de teclado: A$,+L. Con estas herramientas tambin podremos identificar y solucionar celdas que poseen clculos circulares. Existe referencia circular cuando una frmula u operacin hace, directa o indirectamente, referencia a s misma y, por lo tanto, se genera un crculo sin solucin.

modifiquemos algn clculo incluido dentro de una hoja o libro, ste se recalcular en forma automtica. Sin embargo, cuando trabajamos con planillas muy grandes, puede llegar a ser necesario que cambiemos esta opcin a %2=D2; para que los datos solo se recalculen cuando sea necesario y no se pierda tiempo extra en reclculos innecesarios. Cuando estemos en modo %2=D2;, podremos recalcular las frmulas de un libro, presionando la tecla 9. Si solo deseamos recalcular una hoja, debemos presionar el botn correspondiente incluido dentro de este grupo de opciones.

Opciones de clculo
Para cerrar las cuestiones relacionadas con frmulas, debemos mencionar que, dentro de la misma ficha de opciones, hallaremos el grupo CH;4D;>. En l encontraremos algunas opciones que hacen al reclculo de las formulas incluidas en un libro (Figura 20). De manera predeterminada se encuentra seleccionado el valor ADC><HC:4> y, por lo tanto, cada vez que
FIG&#A 20. E<=* 1.;;*62.7=* <H58 ,>.7=* ,87 =;.< 89,287.<.

#E$&mEn
en e$%e ca!-%&l , a!#endim $ a &%ili*a# alg&na$ f&nci ne$ m+$ c m!leja$. de$c&b#im $ el g#an ! %encial de la$ f&nci ne$ c ndici nale$ ) #eali*am $ di'e#$ $ ejem!l $ !a#a fija# $& &%ili*aci.n. T#abajam $ c n f&nci ne$ de BKB@D652 F A676A6=4:2 "&e n $ !e#mi%en enc n%#a# da% $ de dife#en%e f #ma den%# de ma%#ice$. de$a## lla#em $ la$ f&nci ne$ financie#a$ m+$ #ele'an%e$ !a#a ! de# calc&la# !#,$%am $ ) c& %a$ e hicim $ hinca!i, en la e'al&aci.n de e## #e$ de f.#m&la$ ) en $& in$!ecci.n.

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Captulo 6 ORDENAR Y
FILTRAR

Exploraremos, aqu, diferentes formas de ordenar y filtrar datos, una utilidad valiosa al trabajar con grandes cantidades de valores.
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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

Ordenar
Bsicamente, esta funcin de Excel 2007 nos posibilitar ordenar un grupo de datos por uno o mltiples criterios, permitindonos un mejor manejo de la informacin. Dentro de la ficha de opciones D'948, encontraremos el grupo O7*+3'7 = ,/197'7, y all hallaremos las opciones para trabajar con estas herramientas (Figura 1). En este grupo, tendremos dos herramientas de ordenamiento de rpido acceso, que organizarn tanto nmeros como textos. O7*+3'7 *+ A ' &: ordena la seleccin, situando los valores ms bajos en la parte superior de la columna. O7*+3'7 *+ & ' A: inversamente a la explicacin anterior, con este comando ubicaremos los valores ms altos en la parte superior de la columna. Para mostrar un ejemplo, tomaremos una base de clientes y aplicaremos distintos ordenamientos. Sin necesidad de seleccionar todos los datos, podremos situarnos en la columna sobre la cual deseamos generar el ordenamiento y presionar el botn indicado. En estos casos, Excel interpretar que deseamos organizar el grupo de celdas contiguas a la seleccionada. Por lo tanto, si dentro de nuestros datos existe alguna fila totalmente vaca, al generar un ordenamiento de los

datos sin seleccionar todo el rango, slo se ordenarn los datos incluidos hasta alcanzar la fila en blanco. En cambio, si solo se encuentran vacas algunas de las celdas de la base, pero al menos hay algn dato que genere continuidad entre la informacin, el ordenamiento se aplicar sobre la totalidad del rango en cuestin. En nuestro ejemplo nos situaremos sobre la columna !:(74 y ordenaremos de A a Z, presionando el botn que corresponde (Figura 2). Adems de lo indicado, podremos organizar un determinado rango, seleccionndolo y luego utilizando el comando correcto. Si solo seleccionamos una parte de los datos de un rango ms grande, Excel 2007 mostrar un cuadro de dilogo de advertencia, que nos sugerir la posibilidad de ampliar el rango de datos seleccionados.

LA ApLIcAcIFn dE c I"E Io!


Con el botn O7*+3'7 abriremos un cuadro de dilogo, desde donde ser posible agregar diferentes niveles de ordenamiento que se ejecutarn en forma encadenada y de acuerdo al orden que posean dentro de los criterios. Tambin ser posible aplicarlos sobre las diferentes columnas del rango (Figura 3). L.89& 5*7843&1.>&)& Adems de las opciones que vimos, dentro del C7/9+7/4 *+ O7*+3')/?3 podremos elegir L/89' 5+7843'1/>'*'. De esta forma, podremos ordenar nuestro rango de datos en relacin con alguna de las series de datos (o listas) que existen o crear alguna de acuerdo a nuestras necesidades. Esta simple utilidad nos permitir, por ejemplo, ordenar un grupo de datos por meses. Utilizando las opciones de ordenacin bsicas, organizaremos la informaredusers.com

FIG# A 1. E<(*1 2007 57*8*39& 1&8 -*77&2.*39&8 &,7:5&)&8 5&7& 6:* 348 7*8:19* 2?8 +?(.1 *3(4397&71&8 = 97&'&/&7 (43 *11&8.
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O rd e n a r

cin en forma alfabtica pero, de esta manera, podremos incluir nuevos criterios (Figura 4).

o dEnAmIEn"o po FILA!
Una utilidad adicional que posee la herramienta de ordenamiento es la posibilidad de ordenar

filas . De esta forma, Excel 2007 contina ampliando la potencialidad de estos comandos. Si hacemos clic en el botn O5)/43+8A de la ventana de O7*+3'7, podremos seleccionar si la ordenacin se realizar de arriba hacia abajo (o sea, en columnas) o de izquierda a derecha, es decir, en

FIG# A 2. p4)7*248 8.9:&7348 *3 *1 9A9:14 4 *3 (:&16:.*7 5&79* )* 1& (41:23& )*8*&)&, = *1 47)*3&2.*394 8* */*(:9&7? (477*(9&2*39*.

FIG# A 3. !. 57*8.43&248 *1 '49B3 A-7+-'7 3/;+1, 54)7*248 .3(1:.7 :3 3:*;4 (7.9*7.4.

FILA dE "E"#Lo!
N%(#a"#e$*e, "% #e!%( e) *e$e( +$a +.1& )* 9A9:14 c+a$d% )e %(de$a +$a c%"+#$a. de #a$e(a &(ee)*ab"ec da, e" ,a"%( de" *2*+"% $% )e $c"+.e e$ "a %(de$ac 3$. e) &%) b"e '+e *e$ga#%) '+e &(9.;&7 % )*8&(9.;&7 e" *2*+"% &a(a $c"+ ("% % $% a" #%#e$*% de (ea" /a( +$ %(de$a# e$*%.

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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

filas. Adems de estas opciones, desde aqu podremos indicar si, al efectuar ordenamientos, se deben hacer distinciones entre maysculas y minsculas (Figura 5).

o dEnA con Fo mA"o!


Para finalizar con la explicacin de esta herramienta, debemos destacar la posibilidad de efectuar ordenamientos de acuerdo con algunos criterios de formato de celdas (Figura 6).

Encontraremos esta opcin dentro del campo O7*+3'7 8+-@3, qu forme parte del cuadro de dilogo O7*+3'7. Ser posible utilizar como criterios: C4147 *+ )+1*': se aplica sobre el color de relleno o sombreado de las celdas. C4147 *+ ,:+39+: este criterio ordenar de acuerdo con el color de la fuente que seleccionemos. I)434 *+ )+1*': esta opcin se aplicar sobre los iconos que resulten de aplicar un F472'94 )43*/)/43'1 del tipo C430:394 *+ /)4348.

FIG# A 4. L&8 1.89&8 5*7843&1.>&)&8 &251.&7?3 &C3 2?8 1& +472& )* ,*3*7&7 47)*3&2.*3948.

I"E Io! dE o dEnAmIEn"o dE Lo! $ALo E! LFGIco!

debe#%) )abe( '+e, e$ "%) %(de$a# e$*%) de 9.54 &8(*3)*39* (A a Z) de ,a"%(e) "3g c%), e-ce" 2007 +b ca(0 e$ &( #e( "+ga( "%) ,a"%(e) FAL"O" . "+eg% "%) $E!DADE!O". s efec*+a#%) +$a %(de$ac 3$ de" 9.54 )*8(*3)*39* (Z a A) )e %(de$a(0$ e$ f%(#a $,e()a.

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F i l t ro s

Por ltimo, cabe mencionar que la cantidad mxima de niveles de ordenacin que podemos incluir es de 64.

Filtros
Esta herramienta tambin figura dentro de la ficha de opciones D'948 y en el grupo O7*+3'7 = ,/197'7. Con solo situarnos en alguna parte de la base y presionar el botn F/1974, aparecern, junto a los encabezados de las columnas, unas pequeas flechas desde donde podremos realizar las selecciones. Tambin podremos activar los filtros, presionando la combinacin de teclas C#!L+MA%E"+L. Si oprimimos nuevamente el botn F/1974 o su combinacin de teclado, estaremos quitando las flechas de filtros y mostrando nuevamente todos los datos.

Si presionamos la flecha de los filtros, podremos acceder tambin a las opciones de ordenamiento que hemos tratado anteriormente, desde los simples botones para generar un orden alfabtico hasta las opciones de O7*+3'7 547 )4147 y de orden personalizado. Bsicamente, al presionar la flecha de la columna sobre la cual deseamos efectuar un filtro, accederemos a las opciones de filtrado. El paso ms sencillo ser seleccionar o deseleccionar los elementos incluidos en esa columna, que deseemos visualizar u ocultar.

combInAcIFn dE FIL" o!
Utilizando combinaciones de filtros podremos, por ejemplo, filtrar aquellos clientes que tienen da de entrega L:3+8 o $/+73+8 y que, adems, son de C'5/9'1 F+*+7'1. Para ello realizaremos los pasos en forma individual y, en este caso, es independien-

FIG# A 5. d*8)* *1 '49B3 O5)/43+8A )* O7*+3'7, 54)*248 *89&'1*(*7 &1,:3&8 (:*89.43*8 &).(.43&1*8.

FIG# A 6. L& 45(.B3 $'147+8 *8 *1 (7.9*7.4 57*)*9*72.3&)4.


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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

te sobre qu columna haremos el filtro en primer lugar porque siempre se seleccionarn datos que cumplan con una determinada condicin. Dentro de la seccin donde se encuentran los diferentes elementos de la columna en cuestin, existe una opcin que nos permite seleccionar o deseleccionar la totalidad de los datos. Esto es muy til cuando nuestra base tiene gran cantidad de datos distintos. Tambin cabe aclarar que, al filtrar datos de una determinada columna, junto a la flecha que se muestra en el encabezado de la columna aparecer un smbolo de filtrado. Esto nos indicar que sobre esa columna se ha aplicado algn criterio de filtro. Adems, el nmero de las filas que se visualicen luego de aplicar un filtro estarn resaltadas, y su nmero de fila (encabezado) ser de color azul.

de nuestros datos, si deseamos quitarlos todos juntos, podremos oprimir el botn F/1974 de la ficha de opciones o utilizar el atajo de teclado que hemos indicado. Si solo deseamos quitar un determinado filtro, debemos acceder a sus opciones (Figura 8). Presionar la opcin B477'7 ,/1974 *+ eliminar el filtro incluido sobre esa columna. Tambin podremos presionar el botn B477'7, incluido en la ficha de opciones para tal fin. Este botn adems eliminar las opciones de ordenamiento que hayamos incluido para esa columna.

$oL$E A ApLIcA FIL" o!


Cuando trabajamos con muchos datos y filtros, es posible que necesitemos realizar modificaciones sobre los datos que se encuentran filtrados, cambiando su estado. Supongamos que, en la base de clientes anterior, hemos filtrado todos aquellos a los que se les realizan entregas el da M'79+8 y debemos modificar alguno de ellos, cambindole el da de entrega. En ese momento el filtro quedar desac-

bo

A FIL" o!

Una vez que hayamos incluido filtros en las columnas

FIG# A 7. c43 54(48 (1.(0 54)7*248 *+*(9:&7 +.19748 2:= .39*7*8&39*8.


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F i l t ro s

tualizado. Al utilizar la opcin $41;+7 ' '51/)'7, se volver a ejecutar el filtro y el ordenamiento correcto para esos datos, actualizando los datos filtrados (Figura 9).

FIL" o! dE "E%"o
Esta opcin nos permitir llevar a cabo filtros ms precisos y que se ajusten ms a nuestras necesidades. Dentro de F/19748 *+ 9+<94, encontraremos una serie de opciones para determinar cmo se filtrarn los datos (Figura 10). En principio, aqu tendremos opciones para filtrar datos que sean iguales o no iguales a lo indicado

(tambin podemos realizar esto de la forma que vimos anteriormente, seleccionando los elementos incluidos en una determinada columna). Para seguir con nuestro ejemplo, si deseamos filtrar todos los clientes con excepcin de aqullos que tienen da de entrega "DBADO, podremos aplicar el filtro de 2 maneras diferentes: deseleccionando directamente desde la seccin donde visualizamos los elementos el da "DBADO o aplicando un F/1974 *+ 9+<94 del tipo N4 +8 /-:'1 'A y, desde ah, seleccionar ese da. Adems de esto, podemos llevar a cabo filtros de texto para seleccionar aquellos datos que comiencen o no por el grupo de caracteres indicados. De la

FIG# A 8. !43 ;&7.&8 1&8 45(.43*8 )* +.197&)4 & 1&8 (:&1*8 54)*248 &((*)*7 )*8)* &6:A.

FIG# A 9. c43 *89& 45(.B3 &(9:&1.>&7*248 148 +.19748 1:*,4 )* 24).+.(&7 148 )&948.
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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

misma forma, podremos seleccionar aquellos datos que contengan o no un determinado grupo de caracteres, utilizando las opciones C439/+3+A o N4 )439/+3+A, incluidas dentro de los F/19748 *+ 9+<94. Adems de esto, aqu tambin encontraremos una opcin adicional para realizar filtros, #+72/3' )43A o N4 9+72/3' )43..., que son los criterios que podremos aplicar sobre nuestros datos. Desde las opciones del filtro elegido, podremos combinar hasta dos posibilidades, utilizando un operador % u O (Figura 11). F.19748 5*7843&1.>&)48 Dentro de las opciones incluidas en los F/19748 *+ 9+<94, encontraremos F/1974 5+7843'1/>'*4A. Desde aqu, adems de poder aplicar todas las opciones que fuimos analizando anteriormente, encontraremos algunas herramientas para trabajar con datos numricos. Podremos realizar filtros,

tomando en cuenta criterios del tipo mayor o menor que (Figura 12).

FIL" o! dE nGmE o!
Cuando apliquemos un filtro sobre una columna que contiene datos numricos (al menos en su mayora), en lugar de visualizar las opciones para filtros de texto, visualizaremos aqullas destinadas a realizar filtros con nmeros. Su utilizacin es muy simple y existen opciones para mostrar los diez mejores o aquellos superiores o inferiores al promedio (Figura 13).

FIL" o! dE FEchA!
De la misma forma que en las explicaciones anteriores, cuando los datos sobre los cuales nos encontramos trabajando son del tipo F+).', se visualizarn opciones adicionales administrarlas. Esas opciones son variadas y de gran amplitud (Figura 14).

FIG# A 10. "&2'.@3 54)7*248 &((*)*7 )*8)* &6:A & 1& 45(.B3 )* +.19748 5*7843&1.>&)48.
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FIG# A 11. A1 8*1*((.43&7 &1,:3& )* 1&8 45(.43*8 )*3974 )* 148 +.19748 )* 9*<94, &((*)*7*248 & *89* (:&)74 )* ).?14,4.
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F i l t ro s a v a n z a d o s

FIL" o! dE coLo E!
Para completar las explicaciones relacionadas con las operaciones sencillas de filtros, aprenderemos a utilizar los filtros por colores. Realizar esto es sencillo y, cuando trabajemos con alguna base de datos que contiene selecciones por color, se habilitar esta opcin que nos permitir utilizar como criterio el color de relleno de las celdas (Figura 15).

Filtros avanzados
Para completar las explicaciones de filtros, estudiaremos algunas opciones avanzadas. Los criterios com-

copIA dA"o! FIL" Ado!


Una aclaracin adicional que debemos hacer al trabajar con filtros se encuentra relacionada con la copia de datos filtrados. Cuando llevemos a cabo este tipo de tareas, debemos tener en cuenta que solo se copiarn (y por ende, pegarn) los datos que se encuentren visibles. Si hemos aplicado filtros en nuestra base de datos y decidimos hacer una copia utilizando las herramientas de C45/'7 y +-'7 que vimos al inicio de esta obra, solo se realizar esta accin sobre los datos que se encuentran visibles.
FIG# A 13. E1 +.1974 3:2@7.(4 348 57*8*39& 45(.43*8 .39*7*8&39*8.

FIG# A 12. E8 2'=47 6:+, E8 2+347 6:+, E8 2'=47 4 /-:'1 ' = E8 2+347 4 /-:'1 ' 843 1&8 45(.43*8 6:* .3(1:=*3 148 +.19748 5*7843&1.>&)48 = 348 5*72.9*3 &:2*39&7 548.'.1.)&)*8 )* +.197&)4.
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FIG# A 14. c:&3)4 97&'&/*248 (43 +*(-&8, ;*7*248 6:* *89& *8 :3& (&9*,47A& )* +.19748 6:* 9.*3* 2:(-A8.2&8 45(.43*8.
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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

plejos para hacer filtros de registros se encuentran al hacer clic en el botn A;'3>'*'8. Este comando funciona de forma diferente del comando F/197'7 en varios aspectos importantes: Muestra un cuadro de dilogo, F/1974 ';'3>'*4, en lugar del men de A:94,/1974 que analizamos antes. Los criterios avanzados se escriben en un rango independiente de la hoja de clculo y por encima del rango de celdas que se desea filtrar. Este rango es empleado como el origen de los criterios avanzados. Tambin es posible copiar los datos filtrados en otra parte de la hoja activa. Comenzaremos armando un sencillo ejemplo y, para ello, tomaremos nuevamente la base de datos de

clientes con la que venimos trabajando. Le suprimiremos algunas columnas para que nos resulte ms sencillo trabajar con ella y le agregaremos una nueva con los valores de ventas promedio por mes. Lo ms recomendable es insertar algunas filas (al menos 3) en la parte superior de la base para incluir los criterios. Cabe aclarar que el rango de criterios debe contener los mismos encabezados de columna. Para comenzar, realizaremos un filtro simple, pero con la herramienta avanzada para poder fijar su forma de uso. Esta vez filtraremos los clientes cuyo rubro es BA!. Cuando filtremos datos del tipo iguales a, no ser necesario incluir ningn operador. En este caso, ser lo mismo filtrar BA! o =BA!. De todas maneras, incluir operadores nos permitir trabajar con valores numricos. Por ejemplo, >1.000 o =<2.300.

FIG# A 15. "&2'.@3 *8 548.'1* 8*1*((.43&7 1&8 (*1)&8 8.3 7*11*34.

dA"o! dE coL#mnA! A FIL"

e) #&%(*a$*e $% #e/c"a( f%(#a*%), c%#% *e-*% c%$ $4#e(%) % $4#e(%) . fecha), de$*(% de "a # )#a c%"+#$a. Pa(a cada c%"+#$a ha. +$ 4$ c% c%#a$d% F "*(% d )&%$ b"e. s e$ +$a c%"+#$a ha. #a.%( ca$* dad de da*%) $+#1( c%), )e , )+a" /a(0$ "%) f "*(%) &a(a e)e * &% de da*%).

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F i l t ro s a v a n z a d o s

Debemos recordar que, cuando introduzcamos texto y algn operador, tendremos que utilizar comillas. Por ejemplo, para introducir =BA!, debemos escribir =B=BA!C, donde el primer signo igual (=) se emplea para indicar una frmula. Cuando se filtran datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y minsculas, pero es posible usar una frmula para llevar a cabo una bsqueda que distinga entre los tipos de letra.

Buscaremos aquellos registros que cumplan con alguna de las condiciones establecidas en diferentes filas del rango criterio. Por ejemplo, si deseamos filtrar los clientes del !:(74 BA! o aqullos cuyas ventas sean inferiores a 2.000, debemos trabajar sobre el !'3-4 *+ )7/9+7/48 (Figura 18). El dato clave es introducir los criterios en filas diferentes. De esta forma, cuando el filtro avanzado evale los criterios elegidos en primer lugar, filtrar

$A Io! c I"E Io! En #nA coL#mnA


Cuando necesitemos aplicar ms de un criterio en una determinada columna, debemos escribirlos uno debajo de otro dentro de la columna correspondiente. Por ejemplo, si deseamos filtrar los clientes cuyo rubro sea BA! y $INE!IA, ser necesario incluir ambos en el !'3-4 *+ )7/9+7/48 (Figura 16). Utilizando filtros avanzados, podremos ampliar las posibilidades de filtros combinados, seleccionando ms de 2 criterios (lmite de los filtros personalizados comunes).

FIG# A 16. E8 .3).89.394 .3974):(.7 4 34 :3 8.,34 .,:&1 (=) )*1&39* )*1 (7.9*7.4 ':8(&)4.

$A Io! c I"E Io! En $A IA! coL#mnA!


En este caso, deseamos utilizar una combinacin de filtros en diferentes columnas. Por ejemplo, si queremos filtrar los clientes de la localidad CA I#AL FEDE!AL que posean ventas superiores a 5.000, para esto debemos utilizar el operador > (mayor). Los operadores > y < son de fcil aplicacin. En este caso, hemos realizado un filtro de datos del tipo % (Figura 17).

$A Io! c I"E Io! En $A IA! coL#mnA! En LA! q#E dEbE c#mpLI !E ALG#no dE Lo! c I"E Io!
En este caso, efectuaremos un ejemplo del tipo O.
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FIG# A 17. d* *89& +472&, (42'.3&248 (7.9*7.48 )* ).+*7*39*8 (41:23&8 *3 :3 C3.(4 5&84.
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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

pA!o A pA!o 1 - F.19748 &;&3>&)48

1 2 3

Incluya las filas adicionales por encima de la base de datos. Copie los encabezados de la base en la seccin que ser utilizada como rango de criterios.

Introduzca dentro de la columna C (!:(74) el criterio que va a filtrar, en este caso, BA!.

Active el comando de filtro avanzado e introduzca como !'3-4 *+ 1' 1/89' la base de datos que est utilizando (A7:F33) y, como !'3-4 *+ )7/9+7/48, las filas que introdujo en la parte superior de la planilla (A1:F2).

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F i l t ro s a v a n z a d o s

pA!o A pA!o 1 ((439.)

Presione A)+59'7 para que se aplique el filtro seleccionado.

aquellos registros cuyo !:(74 sea BA!, independientemente de los valores existentes en el resto de las columnas. Luego evaluar el siguiente criterio indicado de la misma forma.

$A Io! conj#n"o! dE c I"E Io! pA A $A IA! coL#mnA!


Utilizaremos este camino cuando necesitemos buscar filas que cumplen con varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas. Para comprenderlo mejor, veremos un ejemplo: deseamos filtrar aquellos clientes de la localidad CA I#AL FEDE!AL con ventas superiores a 5.000 y los de E"COBA! con ventas inferiores a 2.000. La clave para realizar todos estos casos es siempre trabajar con el !'3-4 *+ )7/9+7/48 (Figura 19).
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Con los ejemplos que hemos evaluado, podemos decir que los criterios del tipo % deben introducirse en una misma fila y, de esta manera, se examinarn todos los criterios a la vez; los del tipo O deben incluirse en filas diferentes, y sern evaluados en forma particular.

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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

mD! opcIonE! con $A Io! conj#n"o! dE c I"E Io!


Esta vez vamos a filtrar aquellas filas que cumplan con un conjunto de criterios en los que cada uno de stos aplique sobre una nica columna. Para esto debemos incluir una nueva columna dentro del rango de criterios con el mismo encabezado. Esta opcin de filtros avanzados es aplicable sobre valores numricos. Por ejemplo, si nos ubicamos en el ejemplo que estamos desarrollando, podemos filtrar aquellos clientes cuyas ventas sean superiores a 2.000, pero inferiores a 5.000 y, a su vez, aqullos que posean valores de venta mayores que a 9.000. Para lograr esto debemos agregar una celda auxiliar, que deber contener el mismo encabezado que el incluido en la base de datos (en este caso, $+39'8).

Luego, introduciremos los criterios dentro del rango correspondiente en la celda F2: >2.000 y en la celda G2: <5.000. As se completa el primer criterio. Luego introducimos >9.000 en la celda F3. Ahora, realizaremos el F/1974 ';'3>'*4, seleccionando como !'3-4 *+ 1' 1/89' la base de datos correspondiente y, como !'3-4 *+ )7/9+7/48, desde A1 hasta G3. Finalmente, presionaremos aceptar y se llevar a cabo el filtro seleccionado. De esta forma, filtramos aquellos clientes con ventas entre los valores indicados. Podremos seguir complejizando la aplicacin de filtros avanzados de muchas maneras para obtener diferentes resultados.

c I"E Io! como E!#L"Ado dE #nA FF m#LA


Por ltimo, indicaremos que es posible utilizar, como criterios de filtros avanzados, valores calculados que

FIG# A 18. E89* 9.54 )* +.19748 8414 *8 548.'1* )* 7*&1.>&7 (43 1& -*77&2.*39& A;'3>'*'8.
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F i l t ro s a v a n z a d o s

sean el resultado de una frmula. Para hacer esto, debemos tener en cuenta algunas consideraciones: La frmula se debe poder evaluar como $E!DADE!O o FAL"O. Las frmulas se incluirn en una celda contigua al !'3-4 *+ )7/9+7/48. La frmula que se utilice con el fin de generar los criterios debe referirse (recordemos lo explicado en captulos anteriores) para hacer referencia a la celda de la primera fila del rango de base de datos en cuestin. Todas las dems referencias usadas debern ser referencias absolutas. Para que se entienda mejor, realizaremos un ejemplo. La premisa ser filtrar aquellos clientes cuyas ventas sean superiores al promedio de todos los clientes. Podemos hacer esto con un filtro avanzado, si llevamos a cabo algunos pasos y tenemos en cuenta las consideraciones que indicamos. En primer lugar, hemos indicado que el criterio debe estar en una celda al costado del rango de criterios, que debe ser una frmula que arroje como resultado un valor de verdadero o falso, y que todo debe ser llamado con una referencia relativa a una celda

de la primera fila de la base de datos a filtrar. Para realizar esto, introduciremos una nueva columna dentro de nuestros criterios, a la cual debemos asignarle un encabezado diferente de los existentes dentro de la base de datos a filtrar, donde incluiremos la siguiente funcin: =F8> !OMEDIO($F$8:$F$33). Aqu evaluaremos si F8 (primera celda de nuestro rango de datos) es superior al promedio de los valores de ventas. Esta funcin arrojar un resultado de $E!DADE!O o FAL"O (Figura 21).

FIG# A 19. L& (42'.3&(.B3 )* (7.9*7.48 *8 9&3 &251.& (424 3:*897&8 3*(*8.)&)*8.

FIG# A 20. L& (*1)& &:<.1.&7 5*72.9* &51.(&7 :3 (43/:394 )* (7.9*7.48 84'7* :3& C3.(& (41:23&.
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FIG# A 21. "&2'.@3 *8 548.'1* .3974):(.7 +B72:1&8 *3 1& &51.(&(.B3 )* +.19748 &;&3>&)48.
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6 . O rd e n a r y F i l t r a r

Luego debemos accionar el comando de filtros avanzados, indicando nuestra base de datos como !'3-4 *+ 1' 1/89' y, como !'3-4 *+ )7/9+7/48, al grupo de celdas que utilizamos hasta ahora, adicionando la nueva columna. Al aplicar todos estos pasos, lograremos hacer un filtro incluyendo una frmula. Si bien es compleja su utilizacin, podremos resolver problemas complicados de forma sencilla y rpida.

FIL" A dA"o! GnIco!


Por ltimo, podemos agregar que tambin es posible llevar a cabo un filtro de este tipo para eliminar informacin duplicada, y as solo quedarnos con registros nicos. Podremos lograr esto, incluyendo la tilde correspondiente en el casillero "?14 7+-/89748 @3/)48 de la ventana F/1974 ';'3>'*4..

copIA

E!#L"Ado!

Es posible copiar los resultados que surjan de un filtro avanzado en un nuevo rango de celdas, pero con la limitacin de realizarlo dentro de la hoja activa. Para ejecutar este comando, debemos seleccionar la opcin C45/'7 ' 4974 1:-'7 del cuadro de dilogo de F/1974 ';'3>'*4. Esto nos permitir introducir un rango de destino. Junto a los datos filtrados que sean copiados a otra parte de la hoja activa, se incluirn los encabezados de columna correspondiente (Figura 22).

FIG# A 22. !. 8*1*((.43&248 (424 7&3,4 )* )*89.34 497& -4/& : 4974 1.'74, E<(*1 2007 348 &774/&7? :3 2*38&/* )* *7747.

E!#mEn
e$ e)*e ca&2*+"%, c%#e$/a#%) a *(aba!a( c%$ g(a$de) ,%"4#e$e) de $f%(#ac 3$ . , #%) d )* $*a) f%(#a) de #a$e!a( e)%) da*%). P%( +$ "ad%, a&(e$d #%) *%da) "a) ,a( a$*e) &a(a %(de$a( da*%) ( $c"+.e$d% e" %(de$a# e$*% &%( c%"%(e) . &%( c%$!+$*% de c%$%)). L+eg% $%) $*(%d+! #%) e$ e" #+$d% de "%) f "*(%), '+e (e)+"*a$ dea"e) a" *(aba!a( c%$ #+cha $f%(#ac 3$. V #%) *a$*% "a) %&c %$e) de "%) f "*(%) )e$c ""%) c%#% "a) de "%) f "*(%) a,a$/ad%), . a&(e$d #%) a $*(%d+c ( f3(#+"a) e$ $+e)*(%) f "*(%) &a(a a#&" a( a+$ #0) e" #a$e!% de $+e)*(%) da*%).

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Captulo 7 NOCIONES SOBRE


GRFICOS

En este captulo, aprenderemos a mostrar nuestros datos a travs de grficos, para facilitar la comprensin de la informacin.
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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

Vamos a hacer grficos


Un grfico es una representacin diferente de los datos de nuestras planillas. En Excel 2007, las herramientas para construir grficos figuran dentro de la ficha de opciones I(- ,.a,. All, dentro del grupo G,3!$c)-, encontraremos las principales opciones para comenzar a utilizar esta herramienta.

PA!#e" de $n G!EfIco
Antes de comenzar a interiorizarnos en la forma de creacin y modificacin de grficos, veamos un detalle de las diferentes partes que los componen.

#IPo" de G!EfIco"
En Excel 2007 encontraremos 7 grupos de grficos principales, los cuales explicaremos a continuacin.

G!EfIco" de coL$mnA"
Son muy tiles para representar evoluciones de

G$FA %I"$AL 1 - L&7 4&68*7 )* 92 ,6?+.(3

1 4

9 2

3 10 6 7 5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Ttulo del grfico: se puede modificar su tipografa. Columnas indicadas con letras. rea de trazado: fondo sobre el cual podremos trabajar en el diseo. Serie de datos: valores que se han graficado. Datos tipo texto. Lneas de divisin: podremos modificar sus parmetros y hasta eliminarlas. Leyenda de la serie de datos. Etiquetas del eje horizontal. Rtulos del eje horizontal primario. Eje primario. Rtulos del eje vertical primario: es posible modificar su orientacin. Marco del grfico.

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Va m o s a h a c e r g r f i c o s

datos y realizar histogramas. Vamos a representar en un ejemplo la evolucin de valores a travs de un grfico de columnas. Contamos con una lista de datos que podran ser valores de ventas para cada uno de los aos de anlisis. Sobre esta base, podremos cambiar el ttulo, la ubicacin y los rtulos del grfico, y modificar sus opciones de diseo y tipografas. #.437 )* ,6?+.(37 )* (30912&7 Dentro de los grficos de columnas, podemos distinguir 3 tipos bien diferenciados. En primer lugar, tenemos el grfico C)&/'(a a",/*ada, como el

que acabamos de realizar, que a travs de rectngulos verticales compara series de datos. Son ideales para mostrar evoluciones de datos a travs del tiempo o generar histogramas. Otra opcin son los grficos de C)&/'(a a*$&ada, que representan los datos en una misma columna y comparan la participacin de los valores dentro de un total. Los grficos de C)&/'(a 100% a*$&ada son una variante del anterior, en los que la composicin se mide en un todo; son tiles para mostrar participaciones como porcentaje (%) de un total (Figura 1). Todos los grficos explicados tambin se encontrarn en una presentacin en 3D, que le dar profundi-

fIG$!A 1. d.+*6*2(.&7 *286* 037 ).78.2837 8.437 )* ,6?+.(37 )* (30912&7 *2 2d.


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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

PA"o A PA"o 1 - e0 46.1*6 ,6?+.(3

1. Seleccione los valores de ventas junto con su ttulo.

Dentro de la ficha de opciones I(- ,.a, en el grupo G,3!$c)-, presione el botn, para realizar grficos de columnas. Seleccione el tipo de grfico C)&/'(a a",/*ada.

El grfico se ha creado muy rpidamente. Para introducir las etiquetas del eje horizontal, presione el botn derecho del mouse sobre el grfico y seleccione la opcin S & cc$)(a, da.)-7.

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Vamos a hacer grficos

PA"o A PA"o 1 ((328.)

En el cuadro derecho, bajo el ttulo


% #),$2)(.a&, presione el botn Ed$.a, y seleccione las etiquetas correspondientes (en este caso, los aos). Haga clic en Ac *.a, en la ventana R6./&)- d & % . E.$+/ .a- d &

Presione Ac *.a, en la ventana S & cc$)(a, ),$" ( d construido.

da.)- y visualice el grfico

dad al diseo. Adems, encontramos una cuarta variante, que es un grfico del tipo C)&/'(a a",/*ada, pero totalmente en 3D, que compara datos en 3 ejes. Como variantes adicionales de los grficos de columnas en 3D, encontraremos diferentes presentaciones: C$&4(d,$c), C6($c) y aqullos en forma de P$,3'$d (Figura 2). La forma de construirlos y su utilidad es exactamente la misma que lo que ya explicamos.

G!EfIco" de LFneA"
Este tipo de grficos representa (en un continuo) una serie de valores. Por lo general, son utilizados cuando trabajamos con series de datos muy largas y se desea presentar tendencias. Las opciones generales son grficos en 2D de L4( a, L4( a a*$&ada y L4( a a*$&ada 100%. Podemos trabajar con grficos con marcadores o sin ellos; se recomiendan los marcadores cuando la cantidad de valores de origen es reducida. Por ltimo, existe una variante en 3D, una especie de cintas que se representan en 3 ejes.

fo!mA#o de LA" "e!Ie": Ancho de LA" bA!!A"


Ta!'" e! l"& g%-fic"& de '&66&7 c" " e! l"& de (30912&7, #"d%e "& "difica% &( a!ch". Pa%a ell" debe "& di%igi%!"& a la )e!'a!a de f"% a'", &elecci"!a% la &e%ie de da'"& c"%%e&#"!die!'e + "difica% la& "#ci"!e& S/* ,*)-$c$6( d - ,$ - + A(c#) d & $(. ,0a&).

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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

Supongamos que necesitamos graficar una serie histrica de la evolucin del tipo de cambio real de un pas (Figura 3). La cantidad de datos de entradas que poseemos es demasiada y es muy importante la evolucin cronolgica. Lo ideal ser utilizar un grfico de lneas simple, ya que uno con marcadores nos impe-

dira ver la correcta tendencia de la serie: la cantidad de puntos sera muy alta. Notemos cmo la serie de los rtulos del eje horizontal se dispuso en forma vertical y, dado que la serie es muy larga, solo se muestran algunos de los encabezados.

fIG$!A 2. L&7 46*7*28&(.32*7 *2 3d 437**2 1&<36 (&28.)&) )* 34(.32*7 )* :.79&0.=&(.C2.

G!EfIco" 3d
c(a!d" %eali,a "& (! g%-fic" 3d, #"d%e "& da%le la i!cli!aci0! de&eada. debe "& &elecci"!a% el "bje'" + ('ili,a% la "#ci0! G$,) 3D, e! la ficha P, - (.ac$6( de!'%" del g%(#" F)(d). o'%a "#ci0! &e%- &elecci"!a% el g%-fic", hace% clic c"! el b"'0! de%ech" + elegi% la "#ci0! c"%%e&#"!die!'e.

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Va m o s a h a c e r g r f i c o s

G!EfIco" cI!c$LA!e"
Los grficos circulares, tambin llamados de torta, son muy tiles para mostrar la participacin de los elementos de una serie en un total. Los valores deben ser todos positivos y generalmente se utilizan cuando solo poseemos una serie de datos. Al igual que los tipos de grficos que analizamos anteriormente, posee opciones en 2D y 3D (Figura 4). Los tipos de grficos circulares son los siguientes: Circular: es una torta simple, para mostrar la contribucin de cada uno de los elementos de la serie en un total.

Circular seccionado: es utilizado cuando queremos enfatizar algunos de los elementos del grfico circular, separndolo de su total. Circular con subgrfico circular: sirve cuando necesitemos extraer algn valor de un grfico circular principal y explotarlo en un segundo grfico circular. Podremos emplearlo para hacer ms legibles los porcentajes pequeos o para enfatizar valores. Circular con subgrfico de barras: similar al grfico anterior, pero esta vez el subgrfico ser una barra apilada.

fIG$!A 3. c32 92 ,6?+.(3 )* 0A2*&7, 43)*137 6*46*7*28&6 92& *:309(.C2 *2 *0 8.*143 )* +361& 19< +?(.0 )* *28*2)*6.
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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

G!EfIco" de bA!!A"
Bsicamente, los grficos de barras son como los de columnas, pero en forma horizontal. Poseen las mismas caractersticas y opciones que stos en 2D, y no cuentan con alternativas en 3D. Su objetivo es presentar, de una forma diferente, la misma informacin que los de columnas.

G!EfIco" de E!eA"
Se presentan en 2D y 3D y se muestran como grficos de lneas rellenos. Sus modalidades son grficos de reas simples, apilados y apilados 100%. Los de 3D poseen las mismas caractersticas. Estos grficos enfatizan las diferencias entre distintos conjuntos de datos en un perodo de tiempo.

fIG$!A 4. d.78.2837 8.437 )* ,6?+.(37 (.6(90&6*7 )* 2d.

P$n#o" de LA "e!Ie de dA#o"


c(a!d" e! (! g%-fic" de e)"l(ci0! c%"!"l0gica e*i&'a (! #(!'" de la &e%ie )ac/", .&'e !" &e %e#%e&e!'a%-. L"& )al"%e& de e%%"% 'a #"c" &e%-! %e#%e&e!'ad"&. c"! la f(!ci0! NOD() &i! a%g( e!'"& #"d%e "& "&'%a% (! )al"% #N/A + "c(l'a% (! #(!'" de la &e%ie.

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Va m o s a h a c e r g r f i c o s

G!EfIco" de dI"Pe!"IGn
Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY (Figura 5). Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje x) y, otro, en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. Estos grficos se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numricos como datos cientficos, estadsticos y de Ingeniera. Para organizar los datos para un grfico de dispersin, se debera colocar los valores de X en una fila o en una columna y, a continuacin, en una fila o columna adyacentes, los valores de Y. #.437 )* ,6?+.(37 )* ).74*67.C2 Entre los grficos de dispersin, contamos con las siguientes opciones: D$-* ,-$6( -6&) c)( 'a,cad), -: compara pares de valores. Usaremos un grfico de dispersin sin lneas cuando los datos estn en un orden especfico.

D$-* ,-$6(

c)(

&4( a-

-/a0$2ada-

D$-* ,-$6( c)( &4( a- -/a0$2ada- 1 'a,cad), -:

compara pares de valores, conectando los datos con lneas suavizadas; puede incluir los marcadores o no. Lo utilizaremos cuando el grafico de dispersin posea pocos puntos. D$-* ,-$6( c)( &4( a- , c.a- y D$-* ,-$6( c)( &4( a- , c.a- 1 'a,cad), -: funciona de la misma forma que el grfico anterior, pero las conexiones sern realizadas a travs de lneas rectas.

o#!o" G!EfIco"
G6?+.(37 )* (38.=&(.32*7 Estos grficos se emplean con mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Tambin pueden utilizarse para presentar datos cientficos. La forma en la que se organicen los datos que formarn parte del grfico es muy importante. G6?+.(37 )* 794*6+.(.* Sern de utilidad cuando busquemos combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como si fuera un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn en el mismo rango de valores. Este tipo de grficos puede dividirse entre:

fIG$!A 5. >78* *7 *0 ,6?+.(3 )* ).74*67.C2 1?7 98.0.=&)3.


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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

S/* ,!$c$ C)(.),()

3D, T,a'a d

-/* ,!$c$

3D,

y T,a'a

c)(.),().

son comparables directamente. Los subtipos que incluyen son el grfico Rad$a&, Rad$a& c)( 'a,cad), - y R && ().

G6?+.(37 )* &2.003 Es una alternativa de los grficos circulares, pero con la posibilidad de contener ms de una serie de datos. Representa la relacin de las partes respecto de un todo. Este tipo de grficos no es sencillo de leer, y en su lugar puede resultar ms interesante realizar un grfico de columnas o barras apiladas. G6?+.(37 )* '96'9/& Son una alternativa de los grficos de dispersin. Son tiles para representar pocos valores y existe la posibilidad de indicar el tamao de la burbuja. Tambin podremos utilizar la versin en 3D (Figura 6). G6?+.(37 6&).&0*7 Estos grficos muestran valores relativos a un punto central. Se usan cuando las categoras no

oPcIone" Gene!ALe" de P!e"en#AcIGn


Cuando construyamos cualquier grfico, dentro de las fichas de opciones se agregarn 3 nuevas pestaas que incluyen todas las opciones de diseo, presentacin y formato. Veremos a continuacin estas nuevas fichas de opciones.

El diseo de los grficos


Dentro de la ficha D$- 5) que aparece al posicionarnos sobre un grfico, podemos encontrar en primer lugar, dentro del grupo T$*), el comando para cambiar el grfico elegido. Tambin veremos una herramienta para guardar las opciones de grfico actuales, como plantilla, para poder utilizarla luego (Figura 7). Dentro del grupo Da.)-, podremos incluir series de datos en nuestros grficos, a travs del comando S & cc$)(a, da.)-. El otro comando de este grupo, Ca'b$a, (., !$&a- 1 c)&/'(a-, nos permite alternar los valores que forman parte de un grfico intercambiando los valores de filas y columnas, desplazando los valores del eje X al eje Y, y viceversa (Figura 8).

fIG$!A 6. d*'*137 .2).(&6 *0 8&1&B3 )* 0& '96'9/& (32 92& 7*6.* )* )&837.

fIG$!A 7. "32 1D08.40*7 0&7 34(.32*7 59* 7* 49*)*2 13).+.(&6 &0 86&'&/&6 (32 ,6?+.(37
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El diseo de los grficos

Adems de las opciones comentadas, dentro de esta ficha de opciones hallaremos el grupo D$- 5)- d ",3!$c)-. All encontraremos algunos formatos preestablecidos por Excel 2007, con diseos que incluyen la ubicacin de ttulos, leyendas y valores de datos (Figura 9). Para complementar los diseos preestablecidos que posee Excel 2007, podemos seleccionar diferentes E-.$&)- d d$- 5). Con ellos podremos trabajar sobre las diferentes combinaciones de colores que se pueden aplicar. Por ltimo, dentro de esta ficha de opciones, encontramos el comando M)0 , ",3!$c), a travs del cual podremos ubicar nuestros grficos dentro de cualquiera de las hojas existentes en nuestro libro o en una hoja especial que solo incluya el grfico (Figura 10).

fIG$!A 9. ". '.*2 0&7 34(.32*7 )* ).7*B3 732 &(38&)&7, 732 79+.(.*28*7 4&6& 0& 1&<36A& )* 037 9737.

fIG$!A 8. e0 1.713 ,6?+.(3, 09*,3 )* &08*62&6 +.0&7 < (30912&7 98.0.=&2)3 0& 34(.C2 )*0 ,6943 Da.)-. e2 0& +.,96& )* 0& .=59.*6)& 7* 6*46*7*28& 92 histograma <, *2 0& )* 0& )*6*(-&, :*137 0&7 1.71&7 (30912&7, 4*63 *78& :*= 6*46*7*28&2 037 ).78.2837 &B37 )* 92 nico valor de X.
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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

La presentacin
La ficha de opciones P, - (.ac$6(, que aparece al seleccionar un grfico, posee herramientas para trabajar con los distintos elementos del grfico, seleccionar sus partes, introducir etiquetas y trabajar con el fondo. El primer grupo de opciones dentro de esta ficha permite navegar dentro de los elementos del grfico, seleccionando sus partes y aplicando modificaciones sobre ellas (Figura 11). Luego de seleccionar algn elemento de nuestro grfico, dentro de este grupo encontraremos comandos para realizar 2 acciones fundamentales: la primera es A*&$ca, !),'a.) a &a - & cc$6( y la segunda,
R -.ab& c , *a,a #ac , c)$(c$d$, &). Con & -.$-

e#I $e#A"
Para continuar con la ficha de P, - (.ac$6(, veremos ahora el grupo E.$+/ .a-, desde donde podremos incluir y modificar ttulos, rtulos y leyendas. #A8903 )*0 ,6?+.(3 Desde aqu podremos introducir o eliminar los ttulos principales de nuestros grficos. Las opciones son muy sencillas: no incluir ningn ttulo, o incluirlo en forma superpuesta o por encima del grfico (Figura 13). !C89037 )*0 */* Son los que aparecen junto a los ejes (vertical y horizontal) y, generalmente, indican a qu se refieren los valores de los ejes o cul es la unidad de medida en la que se encuentran expresados. Las opciones principales variarn segn el tipo de grfico que se seleccione y, al trabajar con uno en 3D, visualizaremos una opcin adicional para los rtulos del tercer eje. Lo mismo sucede cuando trabajamos

la primera opcin, accederemos al cuadro de dilogo F),'a.) para ajustar con precisin el formato del elemento seleccionado (Figura 12).

fIG$!A 10. c32 43(37 (0.(7 43)6*137 9'.(&6 29*78637 ,6?+.(37 *2 -3/&7 *74*(.&01*28* ).7*B&)&7 4&6& *0037.
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fIG$!A 11. e7 19< D8.0 *140*&6 *78& -*66&1.*28& 4&6& 7*0*((.32&6 037 ).78.2837 *0*1*2837 )* 92 ,6?+.(3 < 43)*6 6*&0.=&60*7 13).+.(&(.32*7.
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L a p re s e n t a c i n

con ejes secundarios, tanto horizontales como verticales (Figura 14). Bsicamente, podremos elegir la forma en la cual introduciremos los rtulos del eje. Tambin contaremos con un comando para introducirnos en la ventana F),'a.) para ajustar todos los parmetros en detalle. L*<*2)& Desde aqu podremos incluir las leyendas de un determinado grfico y elegir su ubicacin. Tambin accederemos a sus opciones a travs del comando M3)*c$)( - d & 1 (da7, que activar la ventana F),'a.) de ese elemento y nos posibilitar ajustar su fuente y los colores de fondo, entre otros aspectos.

e8.59*8&7 )* )&837 Con esta opcin decidiremos si incluimos o no los valores de los elementos que forman parte del grfico. Podremos presionar el botn M3- )*c$)( - d &a .$+/ .a d da.)-7 para elegir su ubicacin, su formato numrico y su fuente, entre otras opciones. Tambin podremos incluir la clave de la leyenda y decidir si deseamos visualizar el nombre de la serie o el de la categora. #&'0& )* )&837 Con este comando tendremos la posibilidad de mostrar en una tabla los datos que dieron origen al grfico, hasta incluir su leyenda.

fIG$!A 13. ". 46*7.32&137 *0 '38C2 M3- )*c$)( - d & .4./&)7, &((*)*6*137 &0 (9&)63 )* ).?03,3 F),'a.), 4&6& &/978&6 19(-&7 34(.32*7 *2 )*8&00*.

fIG$!A 12. A0 46*7.32&6 73'6* 0&7 34(.32*7 46.2(.4&0*7, 7* )*740*,&6?2 )*'&/3 )* *00&7 037 &74*(837 59* 7* 49*)*2 13).+.(&6.
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fIG$!A 14. L&7 34(.32*7 :&6A&2 *2 6*0&(.C2 &0 ,6?+.(3 7*0*((.32&)3.


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2.Planillas ms complejas

eje"
Dentro de la misma ficha, tambin encontramos una seccin destinada a la administracin de los ejes (Figura 15). Si los valores son muy grandes, puede resultar til trabajar con las escalas para ajustar la visualizacin o disminuir la dispersin. Podemos hablar de ejes verticales, horizontales y de profundidad (para grficos 3D). Tambin podemos encontrar ejes primarios y secundarios. Nuevamente, aqu encontraremos diversas opciones de visualizacin. Podremos trabajar con la unidad de medida en la que se muestran esos ejes (millares, millones, miles de millones) y hasta incluir una escala de tipo logartmica. Tambin podremos quitar las lneas de divisin del trazado de la cuadrcula, tanto principales como secundarias, y horizontales o verticales.

Por defecto, las escalas de nuestros grficos partirn de 0 si todos los valores son positivos y, en caso de haber valores negativos, Excel seleccionar el punto de partida por nosotros para poder abarcar todos los valores. En nuestro ejemplo en particular, la escala que se inicia en 0 est muy distante de los valores de las columnas, y por ende no se visualizan las diferencias entre stas. Para mostrarlas, podemos acortar la escala y que, en lugar de comenzar desde 0, lo haga a partir de 50.000 u 80.000, por ejemplo. Estos cambios los podremos realizar desde la ventana F),'a.) del eje correspondiente. A estas opciones

fIG$!A 15. e78&7 34(.32*7 8&1'.@2 :&6.&6?2 )* &(9*6)3 &0 8.43 )* ,6?+.(3 59* -&<&137 7*0*((.32&)3.

Aj$"#e" de e"cALA
Antes de continuar veremos cmo realizar ajustes de escala y en qu momento es conveniente hacerlo. Volvamos a tener un grfico de columnas que exprese evoluciones de datos a lo largo del tiempo. Si estos valores se encuentran distantes del eje horizontal y son muy parecidos entre s, se notarn muy poco o nada las diferencias entre las columnas (Figura 16).
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fIG$!A 16. L& *7(&0& )*0 */* :*68.(&0 4&68* )* 0.


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La ficha formato

podremos acceder desde la ficha de opciones o seleccionar el eje correspondiente e ir a la opcin Da, !),'a.) a % 7, que se despliega al hacer clic con el botn derecho del mouse (Figura 17). Aqu podremos modificar por un valor fijo el valor mnimo del eje, situado por defecto en automtico. En este caso, 80.000. Luego de hacer estos cambios, nuestro grfico se ver diferente y se notarn las distancias entre las columnas (Figura 18).

los grficos en 3D se encuentran divididas en C/ad,) d & ",3!$c) (sera el fondo del cajn donde se encuentra situado un grfico en 3D), P&a() $(! ,$), d & ",3!$c) (parte inferior, el piso donde se sita) y G$,) 3D, donde encontraremos aquellas opciones destinadas a ajustar la posicin de este tipo de grficos.

he!!AmIen#A" de AnELI"I"
Dentro del grupo A(3&$-$-, hallaremos funciones que nos permitirn profundizar sobre los datos que muestra un determinado grfico. Podremos incluir L4( ad . (d (c$a de distintos tipos, agregar lneas para relacionar series o distintas barras de error que pueden ser muy personalizadas. Estas opciones son especficas para anlisis avanzados.

fondo
Aqu podemos dividir las opciones en 2: las que aplican a los grficos del tipo 2D, 8, a d .,a2ad), y el resto, que son especficas para trabajar con grficos en 3D. Es posible modificar el rea de trazado y sus atributos, y estas opciones para

fIG$!A 17. e2 0& :*28&2& F),'a.) )*0 */* )*2863 )* 0&7 O*c$)( - d & (31&2)3 4&6& 6*&0.=&6 *78* (&1'.3.
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% , *2(3286&6*137 *0

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7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s

La ficha formato
Por ltimo, la tercera pestaa que se incluye al seleccionar algn grfico dentro del libro activo contiene opciones de formato que fuimos descubriendo en pasos anteriores. Debemos destacar que existe un grupo para poder aplicar estilos WordArt a los elementos de texto que formen parte de los grficos. Adems, es posible utilizar el resto de las herramientas de este grupo para ajustar los parmetros de esta herramienta en forma individual (Figura 19).

fIG$!A 18. c&1'.&6 *0 49283 )* 4&68.)& )*0 */* *7 92& &08*62&8.:& .28*6*7&28* 4&6& 1*/36&6 29*786&7 46*7*28&(.32*7.

fIG$!A 19. e;.78*2 *78.037 6?4.)37 46*).7*B&)37 4&6& &40.(&6 ).6*(8&1*28*.

!e"$men
e! e&'e ca#/'(l", i!g%e&a "& e! el (!d" de l"& g%-fic"&. e*cel 2007 !"& #%e&e!'a (cha& "#ci"!e& #a%a '%abaja% c"! ell"&. A!ali,a "& l"& dife%e!'e& 'i#"& de g%-fic"& + de&c(b%i "& l"& (&"& e&#ec/fic"& de cada (!" de ell"&. Hici "& (! %e#a&" de la& ficha& de "#ci"!e& adici"!ale& $(e a#a%ece! al ge&'i"!a% g%-fic"& + e*#lica "& &(& #%i!ci#ale& a'%ib('"&. P"% 1l'i ", a#%e!di"& a %e&"l)e% alg(!"& ca&"& e&#eciale&, c" bi!a!d" e i!'eg%a!d" d"& g%-fic"& e! (!" &"l" + '%abaja!d" c"! -& de (! eje.

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Captulo 8 ADMINISTRACIN
DE DATOS

Trabajaremos, ahora, en la administracin de datos y en las diferentes herramientas para analizar grandes volmenes de informacin.
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8.Administracin de datos

Herramientas de datos
Dentro de la ficha de opciones D%726, encontraremos el grupo H)55%0-)17%6 () (%726, que contiene comandos que nos ayudarn a trabajar con volmenes de datos (Figura 1).

como referencia una cantidad de caracteres prefijados para cada una de las columnas. Conviene elegir esta opcin cuando no contemos con ningn separador que se adecue a nuestra lista de datos. Durante el segundo paso del asistente, definiremos la separacin de los datos. Si hemos seleccionado la opcin D)/-0-7%(26, debemos seleccionar el carcter que utilizaremos como separador. Si la opcin elegida es D) %1',2 *-.2, tenemos que crear los saltos de lneas donde sern incluidos los separadores. Podremos crear, mover y eliminar esos separadores en este paso. El tercer paso ser para seleccionar el formato que le asignaremos a cada uno de los nuevos datos y dnde los ubicaremos. Si lel lugar elegido es el mismo rango donde se encuentran los datos originales, Excel nos lo advertir y tendremos que confirmar la decisin. C32 +92(.32*7 Tambin es posible realizar la tarea de este comando con combinaciones de funciones. Para esto debemos ir al grupo de funciones T):72. All podremos recurrir a I$Q IERDA, DERECHA y E"TRAE, que nos resultarn de utilidad para extraer los datos y a HALLAR, LARGO y ENCONTRAR para poder seleccionar los datos requeridos. La clave para dividir componentes de un texto con funciones es la posicin de cada carcter dentro de una cadena de caracteres. Las posiciones de los espacios dentro de la cadena de texto son importantes porque indican el principio y el fin de los componentes de una cadena.

"e%"o en Col#mnA!
Con esta opcin podremos dividir el contenido de una celda en varias. Por ejemplo, podramos utilizar este comando para separar una columna que contenga el nombre y apellido de personas, crear una columna para los nombres, y otra para los apellidos. Los parmetros que se incluyen son bastante amplios. La primera decisin que debemos tomar (primer paso del asistente) reside en la forma de generar las separaciones. Las opciones son dos y cada una tiene sus ventajas e inconvenientes segn el caso: D)/-0-7%(26: como separaciones se utilizan caracteres como una coma (,),un punto y coma (;), una tabulacin o cualquier otro que se encuentre incluido en nuestra lista de datos. Adems de los propuestos por el asistente (tabulacin, punto y coma, coma y espacio), podremos incluir uno diferente. D) %1',2 *-.2: bsicamente, esta opcin toma

Q#I"A d#plICAdo!
FIG# A 1. A59@ *2(3286&6*137 (31&2)37 4&6& &)1.2.786&6 )&837 (32 1&<36 +&(.0.)&).
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Con solo seleccionar el rango de datos en cuestin, esta sencilla herramienta nos permitir eliminar la
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Herramientas de datos

pA!o A pA!o 1 - d.:.).6 231'6*7 < &4*00.)37

1. Cree, en una nica columna, un listado de personas, incluyendo su nombre y apellido separados por coma (,). 2. Seleccione los datos incluidos en la columna A y presione el comando
T):72 )1 '2/801%6

del grupo
H)55%0-)17%6 () (%726. Con este

comando se accionar el
A6-67)17) 3%5% '219)57-5 7):72 )1 '2/801%6.

3 4

Elija la opcin D)/-0-7%(26 y presione el botn S-+8-)17) >.

Seleccione C20% como separador y vuelva a presionar S-+8-)17) >. En el cuadro de la parte inferior, se muestra cmo se separarn los datos con una lnea.

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8.Administracin de datos

pA!o A pA!o 1 ((328.)

En el ltimo paso del asistente, seleccione el formato y el destino de las celdas. Presione F-1%/-;%5.

informacin duplicada. Debemos partir del listado con informacin duplicada y seleccionar el rango sobre el cual deseemos aplicar el comando Q8-7%5 (83/-'%(26. Los botones S)/)''-21%5 72(2 y A18/%5 6)/)''->1 nos permiten realizar elecciones en masa (Figura 2).

$AlIdACIone!
Cuando estemos construyendo una planilla para la carga de datos, es posible que algunos de ellos posean restricciones, como que haya fechas que

no sea posible cargar o que algn dato se deba seleccionar de una lista predeterminada. Para realizar estas tareas, podremos incluir validaciones en nuestras celdas. De esta forma, podremos tabular el ingreso de informacin en una base y disminuir la posibilidad de incorporar errores. Por ejemplo, si debemos seleccionar para cada empleado su puesto desde una lista, es posible que quien cargue el dato cometa errores de escritura (ingresar caracteres errneos) o incluya una mayor o menor cantidad de espacios. Estos errores nos generarn inconvenien-

A!I!"en"e pA

A Impo "A "e%"o

di"ponemo" de $n a"i"#en#e $e no" a'$da!) a impo!#a! da#o" de $n a!chi%o de #e&#o (.8;8) a $na hoja de c)lc$lo de e&cel en fo!ma di!ec#a. Lo" pa"o" "on "imila!e" a lo" $e lle%amo" a cabo con el A"i"#en#e pa!a #!an"fo!ma! #e&#o en col$mna".

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Herramientas de datos

tes al realizar bsquedas, aplicar filtros, utilizar funciones condicionales, etctera. Al presionar el botn de !%/-(%'->1 () (%726, accederemos al cuadro de dilogo que incluye todas las opciones relacionadas con esta herramienta. El criterio de validacin se aplicar sobre las celdas seleccionadas antes de accionar la herramienta, pero podremos copiar esas validaciones con las opciones de P)+%(2 )63)'-%/, que forman parte de la ficha de opciones I1-'-2 y que hemos explicado en el comienzo de esta obra (Figura 3). Las formas de restringir la carga de datos a travs de validaciones son 7. Dentro de los criterios podremos elegir:

C8%/48-)5 9%/25: esta opcin no aplicar ninguna restriccin ni validacin; es la opcin por defecto para todas las celdas de nuestra planilla. N?0)52 )17)52: si elegimos esta alternativa, solo ser posible ingresar nmeros enteros. Sobre estos datos aplicaremos restricciones del tipo mayor, menor, igual, entre otras variantes (Figura 4). D)'-0%/: posee las mismas caractersticas que la restriccin de nmero entero. L-67%: es uno de los tipos de validaciones ms interesantes. Con esta opcin podremos restringir las entradas de datos en una celda (o en un grupo de ellas) a valores especficos. Esta lista de valores podremos incluirla directamente dentro del cuadro de dilogo de las validaciones o referen-

FIG# A 2. A4&6*(*6> 92 (9&)63 )* ).>03,3, )32)* 43)6*137 7*0*((.32&6 0&7 34(.32*7 )*0 (31&2)3.
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8.Administracin de datos

ciarla a un rango especfico dentro de la misma hoja donde sern aplicadas las validaciones. Podremos elegir desplegar una lista al posicionarnos sobre la celda con validaciones que indique las entradas posibles. F)',%: sus opciones son similares a las indicadas para el criterio de nmeros enteros, pero esta vez se aplicar sobre fechas. H25%: su funcionamiento es idntico al criterio F)',%, pero se utilizar para especificar horas. L21+-78( ()/ 7):72: con este criterio podremos validar aquellos datos cuya longitud (en caracteres) se encuentre dentro de los valores especificados. Podremos aplicar restricciones del tipo mayor, menor, igual y sus derivados. P)5621%/-;%(%: aqu podremos aplicar funciones para aumentar las posibilidades de las validaciones. Por ejemplo, es posible restringir el ingreso de valores de acuerdo a la suma acumulada de los

valores. Veamos un ejemplo para entenderlo mejor. Supongamos que, dentro de una columna especfica, debemos ingresar las cantidades de pedidos que se van a despachar cada da de la semana, pero debemos tener en cuenta que la sumatoria de todos no debe superar 10.000. Para esto estableceremos una validacin. Solo queremos restringir los datos

FIG# A 3. p3)*137 *0*,.6 *286* ).78.2837 (6.8*6.37 )* :&0.)&(.B2 < 98.0.=&6 0&7 386&7 4*78&A&7 4&6& .2(09.6 92 1*27&/* )* *6636 < 923 )* *286&)&.
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FIG# A 4. l37 :&036*7 M=1-02 < M<:-02 43)6>2 .2,6*7&67* ).6*(8&1*28* *2 *0 (&143 ).749*783 4&6& 8&0 +.2 3 7*6 6*0&(.32&)37 (32 92& (*0)& )* 0& 1.71& -3/& *2 0& 59* &40.(&137 0& :&0.)&(.B2.
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Herramientas de datos

que superen ese valor, pero en acumulado y, para lograr esto, aplicaremos una validacin personalizada (Figura 5). Las frmulas que introduzcamos dentro de una validacin de este tipo deben devolver un valor VERDADERO (1) o FALSO (0) para que el comando pueda interpretar la validacin. Esta vez aplicaremos la funcin SI para establecer la condicin de V o F, combinndola con S MA. Debemos tener especial cuidado en la inclusin del carcter $ para fijar celdas porque aplicaremos esa validacin en varias y el rango a sumar siempre deber, en este caso, comenzar

desde la misma celda. La funcin combinada quedara expresada de la siguiente manera: =SI(S MA($B$2:B8)<10000,1,0). A su vez, el valor 10.000 podra estar referenciado a una celda dentro de la hoja donde se aplicarn las validaciones. Tambin es posible incluir toda la frmula en una celda en particular y aplicarla dentro del cuadro de dilogo de la validacin, solo utilizando la funcin SI. Por ltimo, debemos indicar que, al incluir un valor incorrecto dentro de una celda con validaciones, visualizaremos un mensaje de error (Figura 6).

FIG# A 5. d*2863 )*0 (9&)63 )* ).>03,3 )* :&0.)&(.32*7, &0 7*0*((.32&6 *0 (6.8*6.3 4*6732&0.=&)3, &4&6*(*6> 92 (&143 4&6& .2863)9(.6 92& +B6190&.

lImI"ACIDn de lA! $AlIdACIone!


La %alidaci,n p$ede e"#a! fo!mada po! $no o %a!io" c)lc$lo" $e p$eden "e! #an complejo" como "ea nece"a!io. una limi#aci,n impo!#an#e $e po"ee e" $e nece"i#a $e la" l.78&7 )* )&837 "e enc$en#!en den#!o de la mi"ma hoja en donde "e incl$'e la %alidaci,n.

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8.Administracin de datos

lImI"ACIDn de lA! $AlIdACIone!


La %alidaci,n p$ede e"#a! fo!mada po! $no o %a!io" c)lc$lo" $e p$eden "e! #an complejo" como "ea nece"a!io. una limi#aci,n impo!#an#e $e po"ee e" $e nece"i#a $e la" l.78&7 )* )&837 "e enc$en#!en den#!o de la mi"ma hoja en donde "e incl$'e la %alidaci,n.

- A(9)57)1'-%: con este mensaje obtendremos una advertencia al sobrepasar los lmites de la validacin y podremos elegir si deseamos continuar ingresando el valor o no. - I1*250%'->1: solo nos informar que el valor que estamos ingresando no cumple con la restriccin de la validacin en curso. C@6(9037 )* :&0.)&(.32*7 Tambin debemos indicar una opcin adicional incluida en la herramienta de validaciones. Si presionamos sobre la flecha incluida junto al comando !%/-(%'->1 () (%726 de la ficha de opciones D%726, podremos elegir la opcin R2()%5 '21 81 '=5'8/2 (%726 12 9</-(26 para incluir crculos alrededor de los datos que no cumplen con los criterios de validacin (Figura 9).

m*27&/* )* *286&)& Desde esta pestaa podremos definir un mensaje que se visualizar al posicionarnos sobre la celda con validacin. De esta forma, le podremos indicar, a quien cargue los datos, algunos detalles especficos sobre stos (Figura 7). m*27&/* )* *6636 Estos mensajes aparecern cuando no se cumpla con las restricciones de una validacin. Adems de incluir un texto como cuerpo de mensaje y un ttulo, podremos seleccionar entre estilos diferentes de mensajes: - G5%9): este tipo de mensaje de error no nos dejar avanzar y solo podremos incluir, dentro de la celda, un valor que sea vlido (Figura 8).

Con!olIdA dA"o!
Esta herramienta nos permitir hacer operaciones entre rangos de datos que posean caractersticas estructurales similares y consolidarlos en un nuevo rango, realizando la operacin indicada. Podremos

FIG# A 6. e78* *7 *0 1*27&/* 436 )*+*(83, 4*63 43)6> 7*6 13).+.(&)3 & 29*7863 ,9783.
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Herramientas de datos

llevar a cabo sumas, calcular promedios, y establecer valores mnimos y mximos entre los valores de los rangos consolidados. Esta herramienta puede ser suplantada con la aplicacin de funciones.

e!CenA Io! pA A AnClI!I!


La ltima herramienta que forma parte de este grupo de opciones es A1</-6-6 # 6-. ste es un proceso de cambio de valores de celdas, que nos permite ver cmo afectan esos cambios al resultado de frmulas incluidas en la hoja de clculo. Por ejemplo, qu impacto genera en la cuota de un prstamo la variacin de la tasa de inters. Esta herramienta nos permite generar anlisis de sensibilidad de las variables, creando escenarios. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Podemos utilizar escenarios para prever el resultado de un modelo. Es posible crear y guardar diferentes grupos de valores y alternar entre los escenarios para visualizar los distintos resultados.

FIG# A 7. e2 0& 4*78&A& M)16%.) () )175%(%, 43)*137 .2,6*7&6 0& .2+361&(.B2 59* &4&6*(*6> &0 437.(.32&6237 73'6* 0& (*0)&.

FIG# A 8. m*27&/* )* *6636 ,6&:*. C&)& *78.03 )* 1*27&/* 19*786& 92 .(323 ).+*6*28*.

FIG# A 9. l37 (@6(9037 4*61.8*2 .)*28.+.(&6 037 :&036*7 23 :>0.)37 )* +361& 6>4.)&.
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8.Administracin de datos

Esta herramienta nos resultar de utilidad cuando trabajemos con planillas que incluyen hiptesis relacionadas, presupuestos, anlisis de inversiones o cuadros donde deseemos construir y analizar diferentes hiptesis. Para crear distintos escenarios posibles para nuestra planilla, nos dirigiremos al A(0-1-675%(25 () )6')1%5-26 incluido en el botn A1</-6-6 # 6-. Dentro del A(0-1-675%(25 () )6')1%5-26, podremos agregar uno nuevo, si hacemos clic en el botn A+5)+%5@ (Figura 10). A continuacin, indicaremos cul ser el valor de la celda cambiante en el escenario que construimos. Con el administrador podremos alternar entre cualquiera de los escenarios que hayamos creado. Si presionamos el botn M2675%5 de la ventana A(0-1-675%(25 () )6')1%5-26, se modificar la variable deseada. Como recomendacin, para preservar los valores originales, es til crear un escenario con esos valores.

I2+361* )* 6*791*2 )* *7(*2&6.37 Es posible crear un resumen para volcar todos los escenarios que hemos construido sobre una planilla. En el Administrador de escenarios y estilos encontraremos un botn para acceder a este resumen, que construir una nueva hoja en nuestro libro, donde estarn volcados los escenarios y las celdas que hayamos seleccionado como resultantes para cada uno de ellos. Este resumen tambin podr ser visualizado como tabla dinmica, un informe interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos (Figura 11).

B#!CA oBje"I$o
Una herramienta adicional que encontramos dentro del botn A1</-6-6 # 6- de estas opciones es B86'%5 2&.)7-92@. Con ella podremos encontrar un valor deseado dentro de una serie de clculos. Para explicarlo de una manera sencilla, podremos establecer cul debera ser uno de los elementos del clculo para poder obtener el resultado deseado. Por

FIG# A 10. A59@ )&6*137 231'6* &0 *7(*2&6.3 * .2).(&6*137 0& (*0)& (9<3 :&036 7*6> (&1'.&)3.
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Los esquemas

ejemplo, si realizamos una suma en la cual uno de los valores es 10 y deseamos que el resultado sea 15, podremos utilizar esta herramienta estableciendo 15 como resultado y alterando el otro trmino del clculo. Es imprescindible que las celdas se encuentren relacionadas entre s.

su derecha unos pequeos botones que nos permitirn mostrar y ocultar el detalle. Tambin ser posible mostrar y ocultar ese detalle accediendo a los comandos incluidos dentro del mismo grupo de opciones (Figura 12). Como dijimos, estos esquemas se agrupan en niveles, y pueden incluirse hasta 8 niveles diferentes. Si presionamos los pequeos botones con nmeros que aparecen a la izquierda de la planilla luego de utilizar esta herramienta, podremos mostrar u ocultar el detalle de todos los esquemas de la hoja que se encuentren en ese nivel.

Los esquemas
Los esquemas son agrupaciones de filas o columnas que podemos incluir en nuestras hojas. Se pueden resumir en niveles con pocos clics para mostrar u ocultar algunas filas o columnas. Esto es til cuando necesitamos mostrar un informe resumido, pero no queremos perder la posibilidad de acceder al detalle de ste. Al incluir esquemas, podremos resumir las partes importantes del informe y, al abrir los esquemas, acceder a la informacin detallada. Estos comandos figuran dentro del grupo E648)0% de la ficha de opciones D%726. Su uso es simple e intuitivo, y bastar con seleccionar las filas o columnas correspondientes y presionar el botn A+583%5 para realizar los agrupamientos. Si incluimos esquemas en las filas, visualizaremos a

!#B"o"Ale!

FIG# A 12. e;.78*2 '3832*7 4&6& 13786&6 < 3(908&6 *0 )*8&00* *7(32).)3 436 92 *759*1&.

FIG# A 11. C32 *0 '38B2 R)680)1@ )* 0& :*28&2& A(0-1-675%(25 () )6')1%5-26, 7* (6*&6> 92 .2+361* *2 *0 59* 7* :.79&0.=&6>2 83)37 037 *7(*2&6.37 59* -&<&137 (6*&)3.
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8.Administracin de datos

Con el comando S8&727%/, obtendremos el total de varias filas de datos relacionadas, insertando automticamente subtotales y ocultando el detalle a travs de esquemas. Por ejemplo, podemos utilizar esta herramienta si contamos con una serie de datos de pedidos para cada da de la semana y deseamos tener un subtotal para cada uno de los das. Es muy importante saber que los datos sobre los que incluiremos subtotales deben estar ordenados, ya que esta herramienta realizar los agrupamientos de los datos por cada cambio que se realice en la columna de aplicacin (Figura 13). El primer parmetro que debemos ingresar indicar sobre qu datos se har el agrupamiento y la insercin del subtotal. Las opciones que encontraremos

en este punto dependern de los campos que formen parte de la tabla en cuestin. Recordemos la necesidad de ordenar los datos antes de aplicar esta herramienta. Bajo el ttulo 6%5 *81'->1, debemos seleccionar qu tipo de operacin deseamos incluir en el subtotal. Es posible sumar, contar, sacar promedios, establecer mnimos y mximos y hasta calcular desvos estndar de cada grupo. En la siguiente seccin, indicaremos sobre qu columna se aplicar el subtotal elegido, y por ltimo encontraremos algunas opciones adicionales para la administracin de la herramienta (Figura 14). Para quitar subtotales de una planilla, deberemos seleccionar esta herramienta y presionar el botn Q8-7%5 72(26.

FIG# A 13. d*2863 )* 0& :*28&2& S8&727%/)6, 43)6*137 7*0*((.32&6 :&6.&7 34(.32*7.

B#!CA

oBje"I$o

La he!!amien#a B$"ca! obje#i%o e" -#il, pe!o #iene limi#acione": no e" po"ible !ecalc$la!la ni efec#$a!la en "e!ie. sin emba!go, e" con%enien#e pa!a ca"o" complejo" en lo" c$ale" de"eamo" "abe! c,mo "e compo!#a!)n cie!#a" %a!iable" c$ando #enemo" o#!a" de#e!minada".

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Conexiones y v{inculos

Por ltimo, dentro del comando E(-7%5 9=1'8/26, podremos visualizar todas las relaciones con otros libros de Excel que posee nuestro archivo actual, y

Conexiones y vnculos
Desde aqu podremos controlar las relaciones que existen entre nuestro archivo y aqullos con los cuales hayamos establecido conexiones o vnculos. Cuando relacionemos datos entre distintos libros, podremos administrarlos desde el grupo C21):-21)6, incluido dentro de la ficha de opciones D%726. Las conexiones hacen referencia a datos externos que podamos tener relacionados con nuestros archivos, con bases de datos, archivos de texto, etctera. Los vnculos estn relacionados con las referencias con los datos de otro libro de Excel. Junto al botn A'78%/-;%5 72(2 encontraremos los comandos que generarn la actualizacin de nuestros vnculos a otros libros de Excel.

FIG# A 14. !* (6*&6>2 2 2.:*0*7 )* *759*1&7: 923 4&6& 037 79'838&0*7 < 3863 794*6.36, 59* &0'*6,&6> *0 838&0 ,*2*6&0.

pA

A "ene en C#en"A

Al !eali(a! o!denamien#o" de da#o" $e po"ean comen#a!io", *"#o" "e $eda!)n j$n#o al da#o de o!igen, m)" all) de la celda donde "e ha'an $bicado l$ego de "e! o!denado". A"imi"mo, c$ando copiemo" o co!#emo" celda", *"#a" "e pega!)n con "$" comen#a!io".

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8.Administracin de datos

podremos actualizar esos datos, abrir el libro que contiene los datos de origen, comprobar su estado y hasta romper vnculos (Figura 15).

Revisin
Dentro de la ficha de opciones R)9-6%5, encontraremos algunas opciones para verificar los textos incluidos en nuestras hojas. Con el comando O572+5%*=%, comprobaremos los errores ortogrficos que puedan existir en nuestra planilla (Figura 17). Debemos indicar que los parmetros de la comprobacin de ortografa figuran dentro de las O3'-21)6 () E:')/ incluidas en el B27>1 () O**-'). Es posible recurrir a varias herramientas desde el grupo R)9-6->1. Al seleccionar alguna de ellas, se activar automticamente el panel R)*)5)1'-%, a travs del cual podremos interactuar con estas herramientas. En primer lugar, R)*)5)1'-% realiza bsquedas en diccio-

dA"o! e%"e no!


La herramienta O&7)1)5 (%726 ):7)5126 nos dar la posibilidad de extraer datos de bases de Microsoft Access, archivos de texto (.txt) e informacin de la Web o desde otros orgenes de datos, como SQL Server o Microsoft Query (Figura 16). Las posibilidades de importar datos a nuestros archivos Excel 2007 son bastante amplias. La gran capacidad que poseen las planillas (ms de un milln de filas y ms de 16 mil columnas) nos otorga grandes posibilidades a la hora de trabajar con bases de datos.

FIG# A 15. e2 *0 (9&)63 )* 0& :*28&2& M2(-*-'%5 9=1'8/26, 7* :.79&0.=& *0 36.,*2 )* )&837 < 79 *78&)3.

Cone%Ione!

CpIdA! A dA"o! e%"e no!

e" po"ible $"a! el inicio !)pido pa!a elegi!, de $na li"#a, lo" o!+gene" de da#o" $e $n admini"#!ado! de g!$po de #!abajo ha'a di"p$e"#o. el admini"#!ado! de cone&ione" pe!mi#e %e! #oda" la" cone&ione" de $n lib!o ' facili#a la !e$#ili(aci,n o "$"#i#$ci,n $na cone&i,n.

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Revisin

narios, enciclopedias y servicios de traduccin. S-1>1-026 permite ubicar palabras con significado similar a la que est seleccionada (Figura 17). Para hacer traducciones debemos seleccionar el

idioma origen y el destino, y hallaremos muchos parmetros modificables para poder adecuar estos comandos a nuestro gusto.

FIG# A 16. C32 0& 34(.B2 C21):-21)6 ):-67)17)6 &((*)*6*137 &0 1.713 (9&)63 )* ).>03,3 59* 7. 46*7.32&137 *0 '38B2 C21):-21)6 )*0 ,6943 -31B2.13.

FIG# A 17. e0 4&2*0 R)*)5)1'-% &4&6*(* 4&6& 0&7 8&6*&7 )* 037 (31&2)37 R)*)5)1'-%, S-1>1-026 < T5%(8'-5 )*0 ,6943 R)9-6->1.
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8.Administracin de datos

Los comentarios
Microsoft Excel nos permite agregar una nota mediante la herramienta N8)92 '20)17%5-2. Bsicamente, un comentario es una nota que podremos agregarle a cualquier celda de nuestras planillas. Por defecto, al introducir un comentario, visualizaremos una marca en el extremo superior

derecho de la celda y, al posicionar el puntero del mouse sobre ella, se desplegar el comentario. Es posible editar el texto de los comentarios y eliminar los que ya no necesitemos. Las herramientas necesarias para crear, modificar y eliminar comentarios figuran dentro de la ficha de opcin R)9-6%5, en el grupo C20)17%5-26 (Figura 18).

FIG# A 18. !. 3(908&137 037 (31*28&6.37, ?7837 7* :.79&0.=&6>2 (9&2)3 4&7*137 *0 1397* 73'6* 0& (*0)& 59* 03 (328*2,&.

e!#men
en e"#e cap+#$lo, de"c$b!imo" alg$na" de la" he!!amien#a" $e po"ee mic!o"of# e&cel pa!a el #!a#amien#o de da#o". en#!e ella", %imo" la #!an"fo!maci,n de #e&#o en col$mna", la fo!ma de $i#a! d$plicado" de $na li"#a ' c,mo incl$i! %alidacione" pa!a minimi(a! e!!o!e" en el ing!e"o de da#o". Tambi*n $#ili(amo" e" $ema" pa!a mejo!a! la o!gani(aci,n de lo" da#o", aplicamo" "$b#o#ale", conocimo" la" cone&ione", mo"#!amo" la" opcione" de !e%i"i,n pa!a comp!oba! la o!#og!af+a ' e&plicamo" c,mo #!abaja! con comen#a!io".

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Captulo 9 TABLAS DINMICAS,


MACROS E IMPRESIN

En este captulo, veremos tablas y tablas dinmicas, macros, Visual Basic para Aplicaciones (VBA), y conceptos bsicos referentes a la impresin.
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9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .

Las tablas
Las tablas son un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados, que se administran de forma independiente de los datos de otras filas y columnas de una hoja de clculo. Para facilitar la administracin y el anlisis de grupos de datos, es posible convertir un determinado rango de datos en una tabla de Excel. Esta herramienta figura dentro de la ficha de opciones I(,e+-a+ en el grupo Tab&a,, que se encuentra en la parte superior izquierda de esa ficha. Desde all, con el botn Tab&a podremos convertir un rango de celdas en una tabla. A travs del teclado tambin ser posible ejecutar esta herramienta, si presionamos la combinacin de teclas CTRL+Q (Figura 1). Las tablas nos ofrecen mltiples herramientas, que van desde cuestiones de estilo y formato hasta

opciones de encabezados, filtrado y orden de los datos, entre otras. Veremos algunas de las ms importantes. D%726 ):7)5126 Si nuestra tabla se encuentra conectada de alguna de las maneras que analizamos en captulos anteriores, desde el grupo de herramientas Da-), e0-e+(), podremos actualizar sus vnculos y conexiones. Adicionalmente, dentro del grupo Da-), e0-e+(), de -ab&a, encontramos la opcin E0*)+-a+, a travs de la cual podremos exportar la informacin de la tabla a una lista de S"a+eP)#(-. Tambin encontramos un comando que nos ayudar a desvincular una tabla de su origen. C219)57-5 )1 5%1+2 ; 5)680-5 '202 7%&/% (-1=0-'% Por ltimo, debemos detallar dos herramientas ms. Por un lado, es posible salir del modo de tabla con

FIG RA 1. S- 35)6-21%026 )/ &27A1 Tab&a, %'')()5)026 % )67) 3)48)@2 '8%(52 () (-=/2+2.


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L a s Ta b l a s

solo utilizar el comando C)(/e+-#+ e( +a(!). De esta forma, perderemos las ventajas que poseen las tablas, manteniendo el diseo de las celdas. Por su parte, la herramienta Re,.'#+ c)') -ab&a d#(2'#ca nos permitir, partiendo de la tabla original, crear una tabla dinmica.

el grupo Tab&a,, bajo el nombre Tab&a

d#(2'#ca.

El oRIGEn DE loS DAtoS


Al iniciar la herramienta para insertar una tabla dinmica, un cuadro de dilogo nos solicitar que determinemos el origen de los datos. Podremos optar entre seleccionar un rango de alguno de los libros activos (los datos podrn estar en cualquier hoja o hasta en otro archivo) o conectarnos con una fuente de datos externa, como una base de datos SQL, de Microsoft Access o similar. Tambin debemos elegir cul ser el destino de nuestra tabla, si deseamos ubicarla dentro de la hoja activa o en una nueva (Figura 2).

Las tablas dinmicas


La diferencia bsica con las tablas tradicionales reside en la potencialidad que poseen las tablas dinmicas para manejar grandes volmenes de datos, resumindolos y agrupndolos de acuerdo a nuestras necesidades. Su interactividad es ideal para realizar estas tareas. Imaginemos que tenemos un listado con miles de datos, con ventas hechas por cada uno de los artculos que comercializamos y por cada vendedor. Con una sencilla tabla dinmica, podremos resumir esta informacin para mostrar los datos agrupados por cada vendedor, y podremos modificar muchos parmetros de su diseo para conformar un informe de alta calidad. Este comando figura dentro de la ficha de opciones I(,e+-a+, en

lA pRImERA tAblA DInCmICA


Para comenzar a familiarizarnos con esta herramienta, confeccionemos una tabla dinmica a partir de un listado de nuestros clientes. Con esa base de datos de clientes, el objetivo es obtener un resumen de las ventas por T#*) de c&#e(-e y Z)(a. Podramos intentar resolver esto, incluyendo algunas frmulas que hemos explicado a lo largo de esta obra, tal vez agregando subtotales y agrupando la

FIG RA 2. E/ %6-67)17) 126 +8?% 3%5% /% '5)%'-A1 () /% 7%&/% (-1=0-'%.


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9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .

informacin con esquemas. Sin embargo, la forma ms sencilla es realizar una tabla dinmica (Figura 3). El primer paso ser iniciar el asistente de creacin de tablas dinmicas y seleccionar el rango de datos de origen. Dentro de nuestra seleccin, debemos incluir los encabezados de las columnas, porque es imprescindible que no existan columnas sin encabezado ni tampoco que haya columnas vacas dentro de nuestro rango de datos. Como destino de la tabla dinmica, seleccionaremos una nueva hoja (Figura 4). Bsicamente, una tabla dinmica posee cuatro reas, los rtulos de filas y de columnas, una seccin de filtro y el cuerpo del informe donde se incluyen los datos. Para poder confeccionar nuestra tabla dinmica, debemos arrastrar los distintos campos de nuestra base de datos a la seccin de la

tabla que deseemos, pero solo tendremos que incluir los necesarios. En este caso, como queremos determinar la venta por T#*) de c&#e(-e y Z)(a, para lograrlo estableceremos esos campos como rtulos de filas y columnas respectivamente. Con solo arrastrar los campos en las secciones que corresponden, iremos visualizando cmo se construye nuestra tabla dinmica (Figura 5). Como ya hemos creado nuestra primera tabla dinmica, podremos trabajar varios aspectos de su formato. Podemos modificar el formato en el que visualizamos la L#,-a de ca'*), de &a -ab&a d#(2'#ca (cuadro de dilogo) con el botn que aparece en la parte superior derecha de esa ventana. Dentro de la tabla podremos, a partir de los marcadores incluidos en las distintas secciones, realizar filtros y ordenamientos. A travs de la seccin filtrado que

FIG RA 3. E1 /% B/7-0% '2/801%, )1'2175%026 /%6 9)17%6 ()/ 0)6 )1 '8562.


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L a s Ta b l a s d i n m i c a s

aparece en la parte superior, podemos seleccionar aquellos elementos que necesitemos. Por ejemplo, en

nuestro caso podremos elegir entre Ac-#/) o Ce++ad), que son los valores que posee este campo.

FIG RA 4. E1 )/ 6-+8-)17) 3%62, 9-68%/-<%5)026 )/ /8+%5 (21() 6) 8&-'%5= /% 7%&/% ; 81 '8%(52 () (-=/2+2 '21 686 '%0326.

FIG RA 5. E1 /% 6)''-A1 F#&-+) de #( )+'e, -1'/8-5)026 )/ '%032 S-a-., 3%5% 32()5 6)3%5%5 62/2 /26 '/-)17)6 %'7-926.
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9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .

Este rea de la tabla dinmica es muy til para realizar filtros generales en nuestros resmenes. Por defecto, los datos numricos son resumidos en forma de suma, pero es posible seleccionar otras operaciones al situarnos sobre una tabla dinmica y presionar el botn derecho del mouse, que nos ofrecer varias opciones adicionales, las cuales variarn segn la seccin de la tabla donde nos encontremos. Adems, la opcin M),-+a+ &#,-a de ca'*), nos permitir acceder a la ventana de L#,-a de ca'*), de &a -ab&a d#(2'#ca que utilizamos anteriormente (Figura 6).

Existen muchas otras opciones para trabajar con tablas dinmicas, por exceden la extensin de este libro. Nos limitaremos a mencionar que Excel 2007 nos ofrece una gran cantidad de posibilidades para trabajar con los campos, la agrupacin de los datos, clculos, el diseo, y hasta los grficos.

Las macros
Una macro es una accin o conjunto de acciones utilizadas para automatizar tareas, como por

FIG RA 6. E6 326-&/) 2&7)1)5 3520)(-26, 0=:-026, 0?1-026, '217)26, )7'>7)5%.

ICono DE FIltRoS
Al aplica! fil#!o" "ob!e alg$na de la" "eccione" de $na #abla din)mica, apa!ece!) $n icono en el bo#,n de fil#!ado, indicando $e e"e campo po"ee da#o" fil#!ado". c$ando mo"#!emo" n$e%amen#e #odo" lo" da#o", el icono de"apa!ece!) ' el bo#,n %ol%e!) a #ene! "$ dib$jo o!iginal.

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L a s m a c ro s

ejemplo abrir archivos, rellenar celdas, copiar datos, grabarlos, etctera. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). En Excel 2007 podremos crear una macro utilizando el Ed#-)+ de V#,.a& Ba,#c (entorno en el que se puede escribir y modificar cdigo y procedimientos de VBA). Este editor contiene un conjunto completo de herramientas para depurar macros. Una vez creada una macro, podremos asignarla a un objeto (un botn de barra de macros, un grfico, una forma, un control, etctera) y ejecutarla al hacer clic en el objeto.

lA GRAbADoRA DE mACRoS
La grabadora de macros es una herramienta muy potente que, al ser activada, escribe en cdigo VBA todas las acciones que vamos realizando, para que stas sean directamente plasmadas en una macro. Esta grabadora es de gran utilidad ya que podemos construir macros complejas, aunque no tengamos conocimientos avanzados de programacin. Dentro de la ficha de opciones V#,-a, hallaremos un pequeo grupo llamado Mac+), donde encontraremos unas pocas opciones (Figura 7). Para emplear la grabadora de macros, presionaremos el comando G+aba+ 'ac+)6, que aparece al oprimir el botn Mac+),, y le asignaremos un nombre. Luego realizaremos las tareas que queramos

automatizar y, al terminar, presionaremos el comando De-e(e+ !+abac#5(. Para ejecutar la macro creada, iremos a la ventana de macros, presionando la combinacin de teclas ALT + F8 o utilizando la opcin Ve+ 'ac+), del grupo Mac+),, seleccionaremos la macro y oprimiremos E$ec.-a+. Tambin podremos asignar la macro a un botn, a una forma, o a un grfico u objeto. Para esto seleccionaremos el objeto correspondiente y usaremos el comando A,#!(a+ 'ac+), que aparece al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre l.

HAbIlItAR FICHA pRoGRAmADoR


Como ya mencionamos, existe una ficha especfica con herramientas para programar macros, la ficha P+)!+a'ad)+. Para activarla, debemos dirigirnos a las O*c#)(e, de E0ce& incluidas en el B)-5( de O #ce y, dentro del grupo M2, +ec.e(-e,, tildar la opcin M),-+a+ #c"a P+)!+a'ad)+ e( &a #c"a de )*c#)(e,. Luego de realizar esto, nuestro Excel contar con una nueva ficha de opciones. Dentro de estas herramientas, encontramos un grupo para aplicar sobre el cdigo VBA y otro para el trabajo con C)(-+)&e, (Figura 8).
183

FIG RA 7. l% 23'-A1 Ve+ 'ac+), 126 02675%5= 72(%6 /%6 0%'526 (-6321-&/)6 )1 /26 /-&526 %&-)5726.
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9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .

ms amplios, porque pueden ser algo tan simple como un cuadro de texto o algo tan complejo como una barra de herramientas especial, un cuadro de dilogo completo o una aplicacin pequea. S)+85-(%( )1 0%'526 Excel 2007 asigna una extensin de archivo diferente para los archivos que poseen macros. Desde el botn Se!.+#dad de 'ac+), que se encuentra dentro de la ficha P+)!+a'ad)+, podremos trabajar con estos parmetros. l26 '21752/)6 Tenemos dos grandes grupos de controles: los de formulario y los ActiveX. Los primeros pueden ser botones, cuadros de texto, etiquetas, barras de desplazamiento y botones de opcin, que podemos incluir tanto en un formulario como en una planilla de Excel, conectarlos con la hoja y asignarles macros. Los controles ActiveX, en tanto, son mucho "ml Los documentos XML (sigla en ingls de eXtensible Markup Language) utilizan etiquetas para marcar los datos. El marcado de los documentos es el modo como se define la estructura, el significado y la apariencia de la informacin de un documento. Dentro de la ficha de opciones P+)!+a'ad)+, encontraremos un grupo de posibilidades especficas para XML.

FIG RA 8. D)1752 () )67% *-',%, )1'2175%5)026 81% +5%1 '%17-(%( () ,)55%0-)17%6 48) 126 %;8(%5=1 % 352+5%0%5 0%'526.

mACRoS: EjEC

CIDn A tomCtICA

Podemo" !eali(a! $na mac!o $e "e ejec$#e de fo!ma a$#om)#ica al ab!i! $n a!chi%o. Pa!a hace!lo, e" nece"a!io incl$i! el c,digo VBA $e de"eemo" ejec$#a! al ab!i! el a!chi%o en lo" obje#o" T"#,W)+%b))%, den#!o del edi#o! de mac!o".

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L a I m p re s i n

El EDItoR DE !IS Al bASIC


Este editor es la herramienta fundamental para programar macros avanzadas, ya que desde aqu es posible introducir cdigo VBA, crear formularios y hasta pequeas aplicaciones que interacten con los programas de Microsoft Office 2007. Accederemos a este editor, si presionamos la combinacin de teclas ALT + F11 o el botn V#,.a& Ba,#c del grupo C5d#!), incluido en la ficha P+)!+a'ad)+. El editor es lo ms parecido a una pantalla de programacin; en l hallaremos una barra de men con una gran cantidad de herramientas. Dentro de las reas principales, encontramos una seccin para

la inclusin de cdigo de programacin VBA (aqu veremos lo que hemos guardado al utilizar la Grabadora de macros), una ventana para analizar la ejecucin de nuestras macros (ventana L)ca&e,) y un rbol de nuestro proyecto. Todo es ampliamente personalizable, y stas son solo las opciones predefinidas de Excel 2007 (Figura 9).

La Impresin
ConFIG RAR pCGInA
En el grupo C)( opciones D#,e4)
#!.+a+ *2!#(a de *2!#(a,

de la ficha de encontraremos todos

FIG RA 9. C8%1(2 ,%')026 '/-' )1 V#,.a& Ba,#c, 6) %&5) 81% 18)9% 9)17%1% 727%/0)17) -1()3)1(-)17) () /% () E:')/.
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9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .

los comandos para aplicar a la configuracin de la impresin. Por ejemplo, es posible modificar el tamao de los mrgenes, para lo que se presentan varias opciones predefinidas. Tambin, como sucede con muchos de los comandos de Excel 2007, aparecer como opcin la 8&-#'a c)( #!.+ac#5( *e+,)(a&#1ada que hayamos aplicado. Adicionalmente, podremos acceder a la personalizacin total de estos parmetros, si seleccionamos la opcin M2+!e(e, *e+,)(a&#1ad),6 dentro del botn M2+!e(e, (Figura 10). Desde el comando O+#e(-ac#5(, podremos elegir si deseamos imprimir nuestra planilla en forma vertical (opcin predeterminada) u horizontal. Desde Ta'a4) podremos optar entre los tipos ms utilizados de papel, como Ca+-a, O #c#) y A4, entre otros, aunque tambin podremos personalizar el tamao exacto de la hoja. Dentro de 7+ea de #'*+e,#5(, es posible seleccionar solo una parte de la hoja para que se imprima, con E,-ab&ece+ 2+ea de #'*+e,#5(. El procedimiento implica elegir el rango que deseemos imprimir y luego utilizar esta opcin. Para borrar el rango

+a(!) de #'*+e,#5(, en

seleccionado, deberemos usar la opcin el mismo botn.

B)++a+

A+5)+%5 5%1+26 () -035)6-A1 Es posible agregar varios rangos de impresin diferentes dentro de una misma hoja, aunque stos no tengan conexin. Una vez que hayamos establecido un rango de impresin, se har disponible la opcin A!+e!a+ a& 2+ea de #'*+e,#5(. Por defecto, cada rango se imprimir en hojas separadas. Cuando queramos imprimir un grfico, podremos seleccionar solo su rea y, de esta forma, solo imprimir ese objeto y evitar los datos de la planilla. S%/726 () 3=+-1% Permiten establecer qu partes de nuestras planillas sern impresas en cada hoja. Los saltos se insertarn por encima y a la izquierda de la celda que se encuentra seleccionada al utilizar las opciones dentro del botn Sa&-),. F21(2 A travs del botn F)(d), podremos seleccionar cualquier imagen y establecerla como fondo de

FIG RA 10. C21 /26 '20%1(26 -1'/8-(26 )1 )67) +5832, 32(5)026 02(-*-'%5 /26 0=5+)1)6 ; /% 25-)17%'-A1 () /% ,2.%.

EjEC

CIDn DE mACRoS

Adem)" de lo" bo#one" pa!a ejec$#a! mac!o" de"de el edi#o! de !bA, pod!emo" ac$di! a la" #ecla" de f$ncione". Al p!e"iona! F5, ejec$#a!emo" #oda la mac!o; con F8, *"#a "e ejec$#a!) pa"o a pa"o pa!a $e podamo" de#ec#a! po"ible" falla", ' a"+ "ol$ciona! p!oblema".

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L a I m p re s i n

nuestra planilla. Al tener una imagen configurada como fondo, el botn se llamar E&#'#(a+ )(d) y nos servir para quitar esa imagen. I035-0-5 7?78/26 Desde el botn I'*+#'#+ -3-.&),, podremos seleccionar qu filas y qu columnas se repetirn en cada pgina. Esto es til cuando necesitamos los encabezados en cada una de las hojas.

!EntAnA DE ConFIG RACIDn


Si presionamos la marca incluida en la esquina inferior derecha del grupo C)( #!.+a+ *2!#(a, accederemos a la ventana donde se encuentran todas las opciones que hemos comentado anteriormente (Figura 11). Hay dos botones que se encuentran disponibles en todas las pestaas de esta ventana. Con el botn

FIG RA 11. E67% 9)17%1% 126 3)50-7) 02(-*-'%5 /26 3%5=0)7526 () -035)6-A1.

EnCAbE$ADoS # pIE DE pCGInA


e" po"ible incl$i!, en encabe(ado" ' pie de p)gina, la !$#a donde "e enc$en#!a $bicado el a!chi%o, "$ nomb!e ' ha"#a la denominaci,n de la hoja $e e"#amo" imp!imiendo. A"+ pod!emo" iden#ifica! f)cilmen#e de"de $* lib!o ' hoja de e&cel hemo" !eali(ado la imp!e"i,n.

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9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .

accederemos directamente a la ventana de impresin, desde donde podremos seleccionar, entre otras cosas, la impresora de destino y la cantidad de copias que deseamos obtener. El botn V#,-a *+e&#'#(a+ nos mostrar en la pantalla cmo quedara la hoja impresa. Por ltimo, el botn O*c#)(e, nos permitir acceder a modificar parmetros especficos de la impresora instalada.
I'*+#'#+

mCS opCIonES
Para finalizar, cabe mencionar que, dentro de los grupos A$.,-a+ 2+ea de #'*+e,#5( y O*c#)(e, de &a ")$a incluidos en la ficha D#,e4) de *2!#(a , encontraremos algunas de las opciones que hemos repasado, a travs de la ventana de C)( #!.+a+ *2!#(a, como se ve en la Figura 12.

FIG RA 12. E67%6 23'-21)6 6) )1'8)175%1 '217)1-(%6 ()1752 () /% 9)17%1% C)( #!.+a+ *2!#(a.

RES mEn
d$!an#e e"#e -l#imo, cap+#$lo hemo" dado $n %i"#a(o a la" nocione" b)"ica" "ob!e el manejo de #abla" ' de #abla" din)mica", ' !epa"amo" la" opcione" m)" impo!#an#e" de e"#a" he!!amien#a". de"a!!ollamo" b!e%emen#e $na de"c!ipci,n "ob!e mac!o", "$ $#ili(aci,n ' "$" p!incipale" ca!ac#e!+"#ica".Adem)", anali(amo" alg$no" de#alle" de la ficha de opcione" P+)!+a'ad)+ ' del edi#o! de VBA. Po! -l#imo, %imo" la" he!!amien#a" nece"a!ia" pa!a lle%a! en fo!ma adec$ada n$e"#!o #!abajo al papel.

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