SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD FINAL

2014

TABLA DE CONTENIDO

REFLEXIN REALIZADA ACERCA DEL VIDEO ACUERDO 060___________________________________1

MENCIONE 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN________________________________________________________________2

INFORMACIN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODA SER SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO O UNA ENTIDAD CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O CONOCIERA ___________________________________3

COMUNICACIN INTERNA_____________________________________________________________4

PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO_____________________________________________5

MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD_________6

LOS APORTES REALIZADOS EN EL FORO TEMTICO_________________________________________7

BIBLIOGRAFIA______________________________________________________________________8

1. REFLEXIN REALIZADA ACERCA DEL VIDEO ACUERDO 060

El acuerdo 060 de 2001 menciona que para una prestacin adecuada de gestin documental tanto en empresas pblicas como privadas se hace necesario establecer pautas para poder que se cumplan los principios estableciendo y los reglamentos necesarios, como normas reguladoras en el acceso y uso de los mensajes de datos, de igual manera con ello busca aumentar la competitividad del sector productivo, mediante el uso oportuno y adecuado de la informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestin documental.

La numeracin junto con la fecha y radicacin es uno de los procedimientos importantes, ya que es aqu donde las entidades tanto pblicas como privadas asignan el consecutivo a la correspondencia recibida mediante una constancia por medio de la fecha y la hora del momento en que se recibe, de esta manera se hace ms oficial el recibido, despus de que el documento es fechado se hace la radicacin llenando un formato con la informacin ms importante, cuando un documento necesita que se le d respuesta se debe tener encueta el consecutivo y fecha ya que esta es una operacin de control, despus se hace la separacin teniendo en cuenta que algunos documentos llevan un soporte anexo muy importante a la hora de dar salida a otro dependencia por lo que se debe separar el original de las copias para enviar de la mansera correcta.

2. MENCIONE 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIN. Identificar los tipos de informacin que maneja para clasificarla. Identificar el ciclo de vida de la informacin segn los tipos de informacin haciendo una revisin rigurosa Identificar las necesidades de informacin por procesos segn el tipo de archivo. Registrar, controlar y almacenar la informacin producida en la empresa. Almacenar la informacin contenida en los documentos segn fecha y hora de llagada ordenando las unidades documentales que conforman cada serie y sub-series

3.

INFORMACIN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODA SER SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO O UNA ENTIDAD CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O CONOCIERA.

Proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento: Cuando tengo todos los documentos listos para archivar, lo primero que hago es ordenar las unidades documentales que conforman cada serie mediante el sistema, cronolgico, Identifico cada unidad de las series documentales para archivar como cajas y paquetes con los siguientes datos: Unidad orgnica, Serie documental, Fecha y Nmero correlativo de la unidad de conservacin.

4. COMUNICACIN INTERNA:

La comunicacin se genera es interna ya que todos los documentos que se producen en mi oficina son de uso exclusivo de la empresa

5. PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO:

1. All se respeta el principio de procedencia y de origen orientando por la estructura original. 2. El responsable del archivo una vez realizada la transferencia de la documentacin coloca de las unidades de archivamiento en la estantera o en el lugar ms adecuado. 3. All mismo se determina la conservacin de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio fsico que exista en el archivo. 4. Empleando el sistema de base de datos ingresa los datos de las series documentales debidamente codificadas incluyendo el nmero de cdigo, para facilitar la bsqueda.

6. MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD.

INICIO Archivo de mi Oficina

ARCHIVO CENTRAL

Ordeno las Unidades Documentales que conforman cada serie

All ellos identifican y clasifican segn las series documentales

Identifico cada Unidad de Conservacin

Finalmente determinar la conservacin de las unidades de acuerdo al espacio de llegada y al cuadro de retencin documental.

Remito al archivo central Coloco las unidades de Archivo de acuerdo al cuadro de clasificacin documental Colocan las unidades de archivos en las estanteras teniendo en cuenta los principios de gestin documental

7. LOS APORTES REALIZADOS EN EL FORO TEMTICO.

Una adecuada Gestin Documental dentro de una empresa al igual que tener un buen l desempeo profesional y es muy importante para la conservacin de la memoria documental personal o institucional en la empresa en la que estemos trabajando y mucho ms cuando se trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad en la mansera de archivar desde la produccin del documento hasta su destinacin final, es el conjunto de actividades relacionadas con la totalidad de todo el trabajo en gestin documental que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010