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Correspondance administrative

Une/des norme(s), les usages coutumiers


- Il est impratif de respecter la voie hirarchique: par exemple, si vous crivez au DASEN, vous devez faire passer le courrier via votre inspecteur de circonscription. Cela ne signifie pas que lIEN peut bloquer votre courrier mais il en est juste avis il transmet directement votre courrier au secrtariat du DASEN. Pour cela, il faut vous adresser Monsieur le DASEN, s/c de l'Inspecteur de l'Education Nationale, circonscription de); s/c signifie sous couvert de - Toute lettre administrative emploiera le je (engagement de la personne). - La prudence et la prcision: sen tenir aux faits et aux arguments. - La neutralit et lobjectivit: labsence de passion et de violence caractrise le langage administratif. - La clart et la concision: si possible, rendre simple ce qui est obscur. - La courtoisie et la politesse: jai lhonneur de... est prsent dans la plupart des courriers administratifs (des formules de politesse vous sont proposes quelques paragraphes plus bas).

Des principes de base:


tre concis et professionnel, bannir lhumour se distancier et matriser ses motions prendre en compte le destinataire toujours se relire ne pas crire votre courrier sur le coup de la colre laisser dcanter si possible soigner lorthographe et votre criture (si lettre manuscrite) il vous faut toujours signer vos courriers il est impratif de mentionner les destinataires mis en copie (sans pour autant multiplier les destinataires) ne pas oublier dindiquer si une/des pice(s) jointe(s) existe(nt)

Les formules pour dbuter cotre courrier:

* Si le courrier fait suite un change prcdent, on peut employer des expressions comme: - En rponse votre courrier du... - Comme suite votre lettre du... ou Comme suite notre conversation tlphonique du... - J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du... * Sinon - J'ai l'honneur de vous - J'ai l'honneur de vous - J'ai l'honneur de vous - J'ai l'honneur de vous - J'ai l'honneur de vous - Par lettre rappele en - J'ai l'honneur de vous - Je vous saurais gr... faire connatre que... rendre compte..., J'ai l'honneur de vous exposer... faire parvenir... demander de bien vouloir... ( un suprieur hirarchique) informer que... rfrence... rendre compte...

Formules pour exprimer une demande:

- Je vous prie de bien vouloir... - Je vous serais oblig de bien vouloir - Emploi des verbes: rendre compte de, exposer , solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir ( un suprieur hirarchique) - Prendre lattache de: prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une affaire (attache = approbation crite) - Etre dans limpossibilit de: est utilis pour ne pas pouvoir

Les formules pour exposer des faits: - Donner son avis ou connaissance de : est utilis pour aviser , informer - Utiliser des formules plus souples: je prends note..., je ne manque pas de..., je n'ignore pas que... Des mots outils: - titre d'information, titre exceptionnel... - cependant..., mais..., toutefois... - ds maintenant..., d'ores et dj..., sans dlai...

Formules de conclusion:
- aussi..., dans ces conditions..., en consquence... - Il convient de..., il y a lieu de..., il parat souhaitable... - Je vous serais oblig...; je vous serais reconnaissant...; je vous saurais gr...

Des formules de politesse

(on nutilise une formule de politesse que sil y a une formule dappel): - En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien prter ma demande, je vous prie d'agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma considration distingue. - Je vous prie d'agrer, Monsieur le Directeur Acadmique, l'expression de ma haute considration. - Je vous prie d'agrer, Monsieur le DASEN, l'expression de ma trs haute considration (plus rvrencieux) - Je vous prie d'agrer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considration distingue. - Veuillez agrer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considration distingue. - Veuillez agrer, Monsieur le DASEN, l'expression de mes respectueuses salutations. - Je vous prie d'agrer, Monsieur, l'assurance de ma considration. - Je vous prie d'agrer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distingues - Je vous prie de croire, ..., lexpression de mes sentiments respectueux. - Je vous prie de croire, ..., lexpression de mes sentiments les plus dvous. - Veuillez croire, ..., lassurance de mes salutations distingues. - Veuillez agrer, ..., lexpression de mes salutations distingues ou lassurance de ma considration. - Je vous prie de recevoir ou dagrer,..., mes salutations distingues.

La correspondance lectronique:
- Les formes sont moins conventionnelles mais tiennent toujours compte de l'importance du destinataire. - Les formules de courtoisie sont plus courtes : Respectueuses salutations / Sincres salutations / Bien cordialement - Evitez de diffuser des adresses de destinataires personnels. Recourir si besoin, par discrtion uniquement, la fonction "CCI": copie cache invisible . - Ne pas utiliser abusivement de la fonction "rpondre tous" - Veillez bien choisir lobjet (titre) de votre e-mail - Veillez l'intitul du fichier / Pour toute pice jointe, pensez son identification aise, par exemple: une enqute faite pour la carte scolaire, pensez renommer le fichier de manire pertinente, par exemple carte scolaire 2012-2013 Cahors V. Hugo

Sgen-CFDT 46 2, rue Victor Delbos 46100 FIGEAC 46@sgen.cfdt.fr http://sgenmidipy.free.fr 05.65.40.93.56 / 06.80.55.91.61

Pour rsumer - Modle de courrier administratif


Derniers conseils:
Employez une feuille de format administratif (A4) Prcisez en tte la date, vos nom, prnom, qualit et adresse administrative Indiquez ensuite la qualit et ladresse du destinataire Rdigez lisiblement, clairement, brivement Ne traitez quun seul point par courrier Indiquez ventuellement les rfrences des courriers prcdents Ne pas indiquer votre NUMEN Noubliez pas de signer Se garder une copie chaque fois Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer un double de votre courrier au Sgen-CFDT pour le suivi de votre demande En-tte: M. X (Mme Y) ..., professeur des lcole publique de XXXYYY Monsieur lInspecteur de lEducation Nationale de la circonscription de XXXYYY ou Monsieur le DASEN, Directeur Acadmique des Services de lEducation Nationale du dpartement du Lot ou Monsieur le Maire de la commune de XXXYYY

Formules de dbut:
lI.E.N: Jai lhonneur de vous rendre compte de solliciter de votre bienveillance au DASEN: Jai lhonneur de vous rendre compte de solliciter de votre haute bienveillance au maire: Jai lhonneur de vous faire connatre de vous demander de bien vouloir

Formules de fin:

lI.E.N: Je vous prie dagrer, Monsieur lInspecteur, lexpression de mes sentiments respectueux et dvous. au DASEN: Je vous prie dagrer, Monsieur lInspecteur dAcadmie, lexpression de mes sentiments trs respectueux et trs dvous. au maire: Je vous prie dagrer, Monsieur le Maire, lexpression de mes sentiments distingus et respectueux.

DASEN, IEN, Mairie(s)

Mme/M. le DASEN

Mme/M. le DASEN