1#2003

Arkheion
Ø S T F O L D I K A • I K A K O N G S B E R G • AU S T- AG D E R - A R K I V E T • I K A V E S T- AG D E R • I K A R O G A L A N D • I K A H O R DA L A N D • I K A T R Ø N D E L AG •
IKA MØRE OG ROMSDAL • FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK

DET KOMMUNALE
ARKIVDEPOT

LES OGSÅ OM: INTERKOMMUNALE ARKIVDEPOTER - SETT FRA RIKSARKIVAREN S. 3

DEPOTSITUASJONEN VED KOMMUNEARKIVINSTITUSJONENE S. 5
ARKIVMENGDEN I KOMMUNENE S. 11
 INNHOLD
LEDER
INTERKOMMUNALE ARKIVDEPOTER . . .3
DEPOTSITUASJONEN . . . . . . . . . . . . . . .5
ETABLERING AV KOMMUNALT ELLER
INTERKOMMUNALT ARKIVDEPOT . . . . . .8
HARSTAD KOMM. NYE ARKIVDEPOT . .10
ARKIVMENGDEN I KOMMUNENE . . . .11
INTERVJUET: OLAV FIMREITE . . . . . . . . .14
KURSTORGET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
INSTRUKS FOR DEPONERING . . . . . . . .17
UNIKT NASJONALT SAMARBEID . . . . . .18
ETABLERING AV DEPOT . . . . . . . . . . . . . .20
RINGEN SLUTTET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
INTERNSIDER:
ØSTFOLD IKA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
IKA KONGSBERG . . . . . . . . . . . . . . . . 25
AUST-AGDER-ARKIVET . . . . . . . . . . . .. 26
IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . . .. 27
IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . .. 28
IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . . 28
FYLKESARKIVET I
SOGN OG FJORDANE . . . . . . . . . . . . .29
ARKIV I NORDLAND . . . . . . . . . . . . . . .29
IKA TROMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
HENDIG ARKIVHJELP TIL SKOLER . . . . .31
Arkheion er medlemsblad for de interkommu-
nale arkivene i Norge. Vi er 12 medeiere som
representerer 15 av landets fylker. Bladet tar
sikte på å være fagtidsskrift for den kommu-
nale arkivsektor i landet.
Deltakere:
Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)
Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)
Arkiv i Nordland (AiN)
IKA Trøndelag Iks (IKATrø)
Interkommunalt arkiv Møre og Romdal Ika
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane
Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH)
Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKAR)
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)
Aust-Agder-Arkivet (AAA)
IKA Kongsberg (IKAK)
Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA)
"Arkivenes himmel" er vel etter hvert et noe forslitt uttrykk. Men, likevel; det er
ikke så alt for mange kommunale arkiver som har nådd denne himmelen enda.
Plikten til å ta vare på sine egne arkiver er like gammel som kommunene selv. Til
en viss grad har de fleste oppfylt denne plikten, men mer med likegyldighet enn
med en positiv holdning til sin historie. Resultatet er arkiver som bare eksisterer
fordi ingen har tatt initiativ til å kaste dem! Mange arkiver har kassert seg selv
gjennom å bli glemt på lite egnede plasser.
Å lagre sine arkiver er ingen deponering, men så lenge de gamle protokollene
og dokumentene har blitt tatt vare på har det i hvert fall ikke skjedd noe galt. Men
depot er mye mer enn et lager! Gjennom arkivlovens forskrifter og senere
"Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" har kommunene
klart fått definert sitt ansvar for sine arkiver. Og, i tillegg, har de fått en mulighet
for å ordne depotproblematikken gjennom interkommunale løsninger.
Hele depotproblematikken grunner seg på at arkiver har en nytteverdi. Denne
nytteverdien kan være av økonomisk og juridisk art, men svært ofte har den en
historisk-kulturell forankring. Uansett, for å kunne ta ut nytteverdiene fra et arkiv,
må det være tilgjengelig. Det er altså nødvendig å kjenne til hva som finnes i
arkivene. For å oppnå det må de være ordnet og katalogisert.
Og, her kommer den virkelige utfordringen, forholdet til publikum. Tradisjonelt
sett har publikum lite kjennskap til de kommunale arkivene. Noen har kommet av
juridiske grunner, andre på grunn av spesielle kunnskaper om arkiv. Men, det sto-
re publikum slik vi ser dem på lesesalen på statsarkivene er stort sett fraværende.
Gjennom de kommunale arkivdepotene vil det bli mulighet for publikum til å bli
kjent med de kommunale arkivene. I forkant må det gjøres et arbeid for at
arkivene skal bli kjent for brukerne. En begynnelse er deltagelse i arrangementer
på Arkivenes dag. Vi har selv erfaring for at det er mange som kommer for å høre
hva vi har å si. Opplegg mot skoler har også vært prøvd med god respons, men
det krever svært gode forberedelser.
De moderne elektroniske arkivene er på ingen måte de minste utfordringene.
På dette området er trolig samarbeid og sentralisering enda mer viktig enn for
papir. Papir blir liggende i kjelleren i mange år om vi ikke kaster det. De elektro-
niske arkivene vil, derimot, kassere seg selv om vi ikke gjør noe aktivt for å bevare
dem! Vi har derfor store utfordringer for det kommunale arkivdepot. Samarbeid
er her, som mange andre steder,
et viktig stikkord for fremtiden.
Red.
Arkheion
Fast redaktør: Redaksjonskomite: Sigve Espeland (IKAR)
Steinar Marvik (IKAK) Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA)
Nansensgate 1 Hege Sætrum Kenny (IKAF) Berit Stie (AAA)
3616 Kongsberg Frøydis Antonsen (IKAT) Steinar Marvik (IKAK)
Tlf.: 32 86 63 79 Solveig H.Lindbach (AiN) Vigdis Bjørnstad (ØIKA)
Telefaks: 32 72 49 54 Jens Rønning (IKATrø)
E-post: Arnt Ola Fidjestøl (IKAM&R) Grafisk formgivning:
steinar@ikakongsberg.no Åse Eikemo Strømme (IKAH) Karin Wiwe
Forsiden: Ordning av arkiver er en viktig del av arkivenes vei mot depot.
INTERKOMMUNALE ARKIVDEPOTER
- SETT FRA RIKSARKIVARENS UTSIKTSPUNKT
Av lov 4. desember 1992 (arkivloven) § 10 tredje ledd går det
fram at det forutsettes at kommuner og fylkeskommuner har
ordninger for å ta vare på sine arkiver, jf. arkivloven § 1 om for-
målet med å ta vare på arkiv. I forskrift 11. desember 1998 nr.
1193 (arkivforskriften) § 5-1 tredje ledd er dette konkretisert i
form av et påbud om at kommuner og fylkeskommuner skal
opprette egen ordninger for arkivdepot. I samme paragrafs
fjerde ledd er det åpnet for at kommuner og fylkeskommuner
kan overføre depotoppgaver til en interkommunal arkiv-
ordning.
I arkivforskriften er det gitt nærmere bestemmelser om ord-
ning av arkiv som avleveres til arkivdepot, om publikums
muligheter for å gjøre bruk av materialet, og om utrustningen
av spesialrom for arkiv. I § 5-12 er Riksarkivaren pålagt å ut-
arbeide en normalinstruks for kommuner og fylkeskommuner
til bruk ved fastsettelse av spesifiserte krav til materiale som
skal avleveres til arkivdepot. Dette har Riksarkivaren gjort, og
normalinstruksen er sendt ut til alle kommuner og fylkeskom-
muner med brev 22.08.2002. Verken arkivforskriften eller
normalinstruksen inneholder noe spesielt om interkommunale
ordninger.
De første interkommunale arkivordningene ble opprettet for
å bistå medlemskommunene med å ordne eldre arkiver. Etter
hvert ble de også konsulentorganer som kunne gi medlem-
mene bistand i arkivdanningsspørsmål. På slutten av 1980-
tallet fant Datatilsynet og Riksarkivaren hverandre i en felles
bekymring for kommunenes oppbevaring av konsesjonspliktige
personregistre som ikke lenger var i bruk, men som ikke skulle
slettes/kasseres. Her lå det en mulighet for at de interkommu-
nale arkivordningene kunne komme til å spille en rolle, dvs. at
de i begrenset omfang skulle kunne fungere som arkivdepoter
for medlemskommunene. Riksarkivaren støttet en slik tanke,
og Datatilsynet gav sin tilslutning til tanken om en prøveord-
ning i et par fylker. Dette resulterte blant annet i at Inter-
kommunalt arkiv i Hordaland fikk en rammekonsesjon fra
Datatilsynet som satte rammene og vilkårene for at denne
institusjonen kunne oppbevare personregistre.
Lov 04.12.1992 om arkiv, satt i kraft fra 01.01.1999, setter
mer konkrete krav enn tidligere til kommunene når det gjelder
oppbevaring av arkivmateriale, særlig i forbindelse med det
systemet for oppbevaring og tilgjengeliggjøring av eldre og
avsluttede arkiver som loven med forskrifter forplikter til. Det
er ikke mange kommuner i Norge som i dag oppfyller de
kravene som følger av dette regelverket – det begrenser seg
RIKSARKIVET
TEKST: TOR BREIVIK
stort sett til de større byene. Riksarkivaren ser at det kan bli
vanskelig å få fulgt opp kravene i særlig mange kommuner i
overskuelig framtid. Selv om kommunene står fritt til å velge
organisatoriske løsninger, vil det ikke være helt kostnadsfritt å
sørge for at eldre og avsluttede arkiver i kommunen blir gjort
tilgjengelig for brukere på en forsvarlig måte. Det er imidlertid
ikke nå aktuelt å slakke på kravene, for disse er blitt til for å
ivareta borgernes rettigheter.
Det man må lete etter, er de billigste løsningene. Og at
mange kommuner løser oppgaver i samarbeid, er etter hvert
blitt ganske vanlig. Avfallshåndtering, vann, kloakk, innkjøp er
eksempler på områder der slikt samarbeid griper om seg.
Riksarkivaren har lenge vært av den oppfatning at samarbeid
om langtidsoppbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver er et
område som godt kan egne seg for slikt samarbeid. Det vil i til-
felle være naturlig å ta utgangspunkt i de interkommunale
arkivordningene som allerede finnes, men vi ser nå også
eksempler på at kommuner forsøker å få til ordninger på helt
fritt grunnlag. Riksarkivaren kan ikke motsette seg dette, og
det er ikke urimelig å anta at slike rene depotinstitusjoner vil
kunne utvikle seg i samme retning som de allerede eksisteren-
de interkommunale ordningene. Resultatet kan imidlertid i så
fall bli flere interkommunale ordninger innenfor samme geo-
grafiske område. Og det er ikke sikkert at det i alle tilfeller vil
være det mest rasjonelle. Her bør kanskje de eksisterende
interkommunale arkivordninger være aktive og i nødvendig
utstrekning passe på å tilby tjenester innenfor rammer og
kostnader som vil oppleves som konkurransedyktige av de
enkelte kommunene. Riksarkivaren vil fra sitt formelle
ståsted klart støtte slike initiativ. •
Arkheion - 1#2003 3

DEPOTSITUASJONEN VED
KOMMUNEARKIVINSTITUSJONENE
Formålet med denne artikkelen er å gi en situasjonsbeskrivelse
av arbeidet med å danne arkivdepoter hos de institusjoner
som er medeiere i Arkheion, med håp om at artikkelen kan
være med på å gi noen ideer og innspill til de som er under-
veis eller er i ferd med å starte depotprosjekt. Dataene som
danner grunnlag for artikkelen er i hovedsak innhentet ved
telefonintervju. Artikkelen vil legge vekt på å gi en beskrivelse
av dagens situasjon og prosessen mot etablering av arkiv-
depot, løsninger, prioriteringer og finansiering.
Felles for alle de arkivinstitusjonene som her er kontaktet er
at alle har et uttrykt mål og ønske om å kunne tilby depot-
tjenester til de kommunene som ønsker dette. Bakgrunnen
for at de interkommunale arkivinstitusjonene har etablert
eller er i ferd med å etablere arkivdepot er blant annet
kravene til depotorganisering og arkivlokaler i Arkivloven
med forskrifter.
Arkivforskriften slår fast at eldre og avslutta arkiv skal av-
leveres til arkivdepot. Kommunene og fylkeskommunen på-
legges å etablere egne ordninger for arkivdepot enten hver
for seg eller sammen med andre. Som et minimum skal slike
ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og
avslutta arkiv plasseres hos en depotansvarlig. En skal etablere
rutiner som ivaretar de spesielle kravene til arkivdepot, bla. i
forhold til innsyn og ordning. Lokalene skal være godkjent
med hensyn til sikring mot brann, vann og ulovlig innsyn.
Vi skal gå over til å se på hvor langt hver enkelt IKA og kom-
munearkivordningene er kommet i arbeidet for å kunne tilby
depottjenester. Vi starter lengst sør i landet og jobber oss
nordover.
IKA Vest Agder, IKAVA, jobber med å legge til rette for en
interkommunal løsning på depotutfordringene i Vest-Agder.
En bredt sammensatt gruppe har utredet spørsmålet og
konkludert med at det er en fordel både faglig og økonomisk
å få til en felles depotordning for kommunene. IKAVA har
med oppsparte midler leid et firma for å lage et skisseprosjekt
for hva et ideelt bygg bygningsmessig bør inneholde. Etter
høring blant kommunene i 2002 har gitt positiv respons, men
formell politisk tilslutning er ikke vedtatt. En har heller ikke
tatt avgjørelse på lokalisering, og er opptatt av at en ikke skal
havne opp i en lokaliseringsdebatt. Et prosjekt som ser på
samlokalisering av arkiv, fylkesbibliotek og museum i ledige
lokaler etter forsvaret er ett av flere alternativ. Finansiering
diskuteres. IKAVA vil prioritere oppbevaring i henhold til
loven og tilgjengeliggjøring av arkivene.
4 Arkheion - 1#2003
IKA FINNMARK
TEKST: HEGE SÆTRUM KENNY
Aust-Agder-Arkivet vil formelt sett være arkivdepot både
for papir- og elektroniske arkiv fra 1.mai 2003. Det er fore-
løpig oppretta en stilling for depot som dekker både papir og
elektroniske arkiv. Det har vært utarbeidet to rapporter i for-
bindelse med depotprosjektet. I den første rapporten ble ut-
redet krav og konsekvenser av arkivforskriftene på kommuna-
le depoter. I den andre rapporten utredet en detaljplan for et
interkommunalt arkivdepot innkorporert i et samarbeids-
prosjekt med Aust-Agder-Museet. Utvalget kom frem til at en
hadde behov for en magasinkapasitet på 15 000 hm og 4 nye
stillinger. Den totale kostnadsrammen ved nybygg ble stipu-
lert til 55 millioner. Kommunenes andel av finansieringen ble
anslått til 13 mill. En regner med at bygget kan stå ferdig in-
nen 2008. Samarbeidet vil omfatte Aust-Agder-Arkivet, Aust-
Agder Museet og museumstjenesten i fylkeskommunen. Den
nye institusjonen vil bli kalt Aust-Agder Kulturhistoriske senter
IKS. Styret i Aust-Agder-Arkivet, de fleste kommunene og
fylkestinget har sagt ja til forslaget. Saken skal behandles i
representantskapet i april. Aust-Agder-Arkivet fremhever at
fordelene med samorganisering er flere; En vil få innsparinger
på å ha 1 direktør kontra 3 i dag og en vil ha felles fotograf,
konservator, pedagog og resepsjon. En vil rette fokus mot
formidling også av kommunale arkiv og en har allerede
merket en ukentlig økning i bruken av ordna kommunearkiv.
Privatarkiv har en oppbevart siden 1832.
IKA Kongsberg fikk et formelt vedtak i representantskapet i
2001 om at de skal bli felles depot for de kommunene som
ønsker dette. Har begynt å ta i mot arkivmateriale for ordning
og oppbevaring, men har ikke inngått forpliktende avtaler
med hver enkelt kommune eller fylkeskommune enda. Av de
arkivene som er kommet inn er lite ordnet, og en diskuterer
hvor finordnet arkivene må være. Bygger opp IT-systemet i
forbindelse med at en har planer om ta i mot elektronisk arkiv
til høsten. Leier i dag lokaler privat og har 2000 hm til rådig-
het. Har behov for atskillig større depotlokaler, ca 20 000 hm,
da en skal dekke tre fylker (Telemark, Buskerud og Vestfold).
Har satt ned en komité for å utrede kostnader og finansiering
ved å sette opp eget bygg ved siden av Statsarkivet. Har forut
for dette hatt en arbeidsgruppe som har kartlagt arkiver og
behov i kommunene, og sett på hvilke valg en må gjøre. Har
fått tilbakemelding fra omtrent 30 kommuner om at de er
interessert i å gå inn i et samarbeid med IKA Kongsberg om
arkivdepot. Regner med å få satt i gang hovedprosjektet i
2004 og at lokalene kan stå klare i 2007. Forpliktende avtaler
inngås før hovedprosjektet settes i gang. >>>
Arkheion - 1#2003 5
>>> Poengterer at det er viktig å komme fort i gang med etable-
ringen av depot, da det er mange private initiativ på marke-
det. Når det gjelder privatarkiv er det nedfelt i selskapsavtalen
at IKA Kongsberg kan jobbe med dette. Ellers vil en sam-
arbeide med Statsarkivet om felles lesesal, konserveringstjenes-
ter og kurslokaler.
Østfold Interkommunale Arkivselskap, ØIKA, er nyetablert
og er ikke depot for verken papir- eller elektroniske arkiv i
dag. ØIKA ønsker å komme i gang med utredningsarbeidet i
nærmeste fremtid. Siden oppstarten har en i første omgang
prioritert kompetanseheving i kommunene. I følge en uhøy-
tidelig spørreundersøkelse blant kommunene i Østfold i for-
bindelse med opprettelsen av ØIKA var det 9 kommuner som
sa seg interessert i å være med på en depotordning. Av interes-
sante samarbeidspartnere har en tenkt litt på både Bilde-
arkivet og museumstjenesten.
IKA Rogaland er arkivdepot for både papir- og elektroniske
arkiv. Det vil bli foretatt en offisiell åpning av "Arkivenes hus"
i Stavanger den 8.april 2003. Dette er en samlokalisering med
Statsarkivet. I løpet av våren 2003 regner IKA å ha innhentet
mesteparten av det eldste materialet frem til 1965, ca. 2000
hm. Nesten alt dette er allerede ferdig ordnet. Har også mot-
tatt avleveringer av elektronisk arkiv, og ser at dette er mer
arbeidskrevende enn forventet. IKA Rogaland disponerer 4603
hm med gode muligheter for tilvekst. Leier lokaler, men tok
opp lån for å finansiere innredningen av lokalene. I kontrakt
med hver enkelt kommune forpliktet disse seg til å betale for
en bit av magasinet, i tillegg kommer kr. 230 pr.hm oppbevart
arkiv. Før en inngikk forpliktende avtaler utarbeidet man en
intensjonsavtale for å se hvor stor interessen for depottjeneste
var hos medlemskommunene. IKA Rogaland samarbeidet med
Statsarkivet om å informere kommunene om konsekvensene
av Arkivloven med forskrifter og kravene til depot. Kun 1 av 24
medlemskommuner og Fylkeskommunen har pr. dags dato
ikke gått inn på tilbudet om arkivdepot. I sitt arbeid med å
lage felles depot har en vektlagt stordriftsfordeler, kompetan-
se via IKA og fellesløsninger i samarbeid med Statsarkivet,
blant annet om lesesal og bruk av moderne teknologi i formid-
lingsarbeidet.
IKA Hordaland, IKAH, har vært depot for personsensitive
arkiver siden 1993, men er ikke kommet i gang med en gene-
rell depotordning for alle kommunene. En del arkiver som har
vært inne til ordning har ikke kunnet bli tilbakeført til kommu-
nene fordi de ikke har hatt tilfredstillende arkivlokaler. Disse
arkivene oppbevares fortsatt av IKAH. Noen betaling for dette
er ikke avkrevd. Det er for flere år siden fattet vedtak om at
IKAH skal tilby depottjenester, men en har foreløpig ikke plass
til å tilby alle denne tjenesten. På forespørsel har en fått til-
bakemelding fra noen av medlemskommunene at de har be-
hov for depottjenester.
6 Arkheion - 1#2003
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane tar sikte på å ha etablert
depot både for papir- og elektroniske arkiv i løpet av 2-3 år,
men er avhengig av nye lokaler. Eldre og avslutta arkiv-
materiale tas i dag inn for ordning, men tilbakeføres til kom-
munen i ferdigordnet tilstand. Det er et initiativ på gang som
går ut på å leie seg inn i et privat foretningsbygg sammen med
fylkesarkivet. Dette bygget vil stå ferdig i 2004/2005. Har i en
utredning skissert tilbudet for kommunene, hvilke tjenester
som tilbys og kostnader. Kommunene er blitt forespeilet
mulige utgifter på 30-50 000 kr. og en oppsigelsestid på 5 år.
En har bedt kommunene ta stilling til tilbudet, men det er ikke
lagt press på kommunene. 13 av 26 medlemskommuner har
gjort forpliktende vedtak om å gå inn i felles depotordning.
Regner med at en 18-20 kommuner ønsker å delta i samarbei-
det om arkivdepot. Finansieringsmodeller diskuteres også her.
IKA Møre og Romsdal, IKAMR, satser på å være etablert som
arkivdepot fra 1.januar 2004. Disponerer 1100 hm til opp-
bevaring av personregistermateriale. Ytterligere 3000 hm er
tilgjengelig når de blir depot for papir- og elektronisk arkiv.
Leier privat og regner med å finansiere arkivdepot med en
hyllemeterpris. Er i dag tre ansatte og ser at det fort kan bli
aktuelt å utvide med en stilling når en blir depot. Har fått til-
slutning fra 10 kommuner som ønsker at IKAMR skal være
depot både for papir- og elektronisk arkiv, 6 kommuner ønsker
kun å samarbeide om elektroniske arkiv, 4 kommuner har
avslått og 13 kommuner er avventende til prosjektet. IKAMR
er med i et privatarkivprosjekt.
IKA Trøndelag er fra 2003 depot både for papirarkiv og
elektroniske arkiv. Av 24 medlemskommuner har 22 fattet
vedtak om at de ønsker IKA Trøndelag som depot for sine
papirbaserte arkiver, mens hele 23 av medlemskommunene har
vedtatt å bruke IKA Trøndelag som elektronisk depot. I tillegg
til medlemskontingent betaler kommunene et beløp beregnet
ut fra antall innbyggere, samt kr. 150,- i leie pr. hyllemeter
papirarkiv. Investeringer i elektronisk utstyr tas av egne opp-
sparte midler, mens deponering av elektronisk materiale er
kostnadsfritt. De leier magasiner, kontorer og lesesal av
Universitetsbiblioteket, foreløpig 5000 hm med avtale om leie
mer etter behov.
Selskapet fikk i 2000 fullmakt fra representantskapet til å ut-
rede depotfunksjonen og alternative løsninger. Det ble utar-
beidet to rapporter; en om depot for papirbaserte arkiver, og i
samarbeid med IKA Møre og Romsdal ble det laget en rapport
om elektronisk depot. På dette grunnlaget ble kommunene
gitt tilbud om kjøp av depottjenester. Det ble utarbeidet saks-
fremlegg for kommunestyrene med forslag til vedtak; svarfrist
31. mai 2002. IKA Trøndelag tror at grunnen til at prosessen
frem mot depot gikk såpass greit bl.a. var at saksutredningen
og tilbudet som gikk ut til kommunene var veldig konkret. I til-
legg førte den korte tidsfristen til at prosessen gikk fort, men
god informasjon til kommunene har også vært avgjørende.
Arkiv i Nordland, AiN, har ikke offisiell status som depotarkiv for
sine medlemmer. Det har ikke gått ut noe formelt tilbud og det er
ikke bedt om forpliktende tilslutning. Arkivet oppbevarer i dag
2000 hm med privatarkiv, personregister og noen kommunale
arkiver. Når arkivene tas inn til ordning, får kommunene et skrift-
lig tilbud om å bruke AiN som depot for kr.150 pr.hm for medlem-
mer og kr.650 for ikke-medlemmer. AiN har ikke prioritert å bli
depot for elektroniske arkiver på grunn av manglende ressurser.
Holder nå på å utrede alternative magasinlokaler. Å bli formelt
arkivdepot ligger en 2-3 år frem i tid.
IKA Troms, IKAT, har nylig sendt ut en rapport om felles kom-
munalt arkivdepot og Abm-samarbeid i Troms på høring i kom-
munene. Regner med å kunne være etablert som depot for
papirarkiver i 2004. Når det gjelder depot for elektroniske arkiver
er det nødvendig med ytterligere utredning og kartlegging samt
opplæring og kompetanseheving av ansatte. Det vil også bli
nødvendig med investeringer i utstyr og programvare. IKAT skal
utarbeide en ny rapport om bevaring av elektroniske arkiver og
oppstart av elektronisk depot vil først kunne finne sted om 4-5 år.
IKAT leier lokaler ved Statsarkivet i Tromsø og har god tilgang på
leie av depotlokaler. Finansiering av depottjenesten vil komme i
tillegg til den ordinære medlemskontingenten. En ser for seg en
pris pr.hm for papirarkiv og en pris på eierandel basert på innbyg-
gertall når det gjelder elektronisk arkiv. Vil i løpet av året utforme
et konkret tilbud og sende ut til kommunene. Må minimum ha
med så mange at det blir nok til å finansiere en halv stilling. Det
er ikke mulig for da-
gens ansatte å påta
seg flere oppgaver.
En har allerede fått
signaler fra flere som
er interessert. IKAT
ønsker mandat fra
kommunene nedfelt i
depotavtalen til å in-
kludere bevaring av
privatarkiver og for-
midlingstiltak i sitt
arbeidsfelt.
IKA Finnmark, IKAF,
har nedsatt et depot-
utvalg, og vil starte
med utredninger
rundt depotspørs-
Et arkivdepot er ikke bare opp-
bevaring, det er også tilgjengelighet.
målet. Er avhengig av større depotlokaler for å kunne tilby depot
for eldre og avslutta kommunearkiv. I forbindelse med utredning-
en av et fylkesarkiv i Finnmark ble det utarbeidet overslag over
omfanget av kommunearkiver i fylket og på grunnlag av dette
ble det anslått arealbehov og gjort kostnadsoverslag. IKAF gjorde
våren 2000 en henvendelse til sine medlemskommuner for å kart-
legge interessen for et felles depot, 3 kommuner var positive, 4
ønsket depot i egen regi og 6 svarte aldri på henvendelsen. En
kartlegging av behov og interesse planlegges gjort på nytt og da
samtidig som en informerer om kravene i Arkivforskriften og viser
til fordelene med samarbeid både når det gjelder økonomi,
kompetanse og formidling. Ellers er verken lokalisering eller
finansieringsspørsmålene tatt stilling til.
OPPSUMMERING
Det er mange ulike veier å gå for de kommunearkivinstitusjonene
som ønsker å bli felles arkivdepot for sine medlemskommuner.
Variasjonene i hvordan prosessen mot depot arter seg er store.
Situasjonen på landsbasis er at pr. i dag er det i 4 fylker formelt
etablerte felles interkommunale depotordninger, Nord og Sør
Trøndelag, Rogaland og Aust-Agder. IKA Kongsberg som dekker
fylkene Vestfold, Buskerud og Telemark, Nordland og Hordaland
har også kommunearkivordninger som fungerer som arkivdepot
for en del kommuner, men disse har ikke enda kunnet tilby alle
medlemskommunene denne tjenesten og formelle avtaler er ikke
inngått. Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal og i Troms
regner med å være etablert som arkivdept i løpet av 2004, og det
samme gjelder Sogn og
Fjordane. I Vest-Agder
er prosessen mot felles
depot for eldre og av-
slutta kommunearkiv
godt i gang og i Østfold
og Finnmark er en i
gang med å starte den-
ne prosessen. I alle de
15 fylkene som er repre-
sentert i denne under-
søkelsen ser det ut til at
det innen få år vil være
etablert felles depot for
de kommunene som
ønsker det. Situasjonen i
landets fire resterende
fylker vites ikke. •
Fra det nye arkivdepotet til IKA Rogaland tatt i bruk i slutten av
august 2002. Det er her plass til 4603 hyllemeter arkiv.
Samlokaliseringen med Statsarkivet i Stavanger i Bergelandsgaten
gjør at de kommunale arkivene i Rogaland vil bli svært lett
tilgjengelige for publikum via felles lesesal.
Arkheion - 1#2003 7
 AU S T- AG D E R - A R K I V E T
TEKST: BERIT STIE
ETABLERING AV KOMMUNALT ELLER
INTERKOMMUNALT ARKIVDEPOT?
Arkivforskriftenes kap. V om: Eldre og avsluttede arkiv, § 5-1 stiller klare krav til hver enkelt kommune
om å opprette egne ordninger for arkivdepot, men legger til at hver enkelt kommune kan
overføre depotoppgavene til en interkommunal depotordning.
Aust-Agder-Arkivet har gjennom 2 arbeidsgrupper med til-
hørende rapporter utredet og vurdert de konsekvenser
arkivloven m/forskrifter av 1999 har for våre medlemskom-
muner, spesielt med tanke på kravet til kommunene om å
etablere en depotordning. I tillegg til at ansatte ved arkivet,
som deltok i disse arbeidsgruppene, valgte rådmanns-
utvalget 3 representanter fra medlemskommunene.
Den første arbeidsgruppen som startet sitt arbeid i 1999,
hadde en grundig gjennomgang av de krav arkivloven
m/forskrifter stiller til den enkelte kommune, spesielt ble det
vurdert hva som kreves av et arkivdepot, lokaler, oppgaver
og bemanning. Gruppe nr 2 startet sitt arbeid i 2001 og
Styrer ved Aust-Agder-Arkivet, Kjell-Olav Masdalen har vært
leder av begge depotutvalgene.
FOTO: TORE KNUTSEN, AUST-AGDER-ARKIVET
8 Arkheion - 1#2003
utarbeidet en detaljplan for et interkommunalt arkivdepot
basert på utvidelse av eksisterende ordning i Aust-Agder-
Arkivet, rapport fra denne gruppen ble sendt på høring
våren 2002.
Gruppe 1 diskuterte tenkelige fordeler og ulemper ved å
etablere:
• arkivdepot i hver enkelt kommune,
• et regioninndelt depot (interkommunalt depot for
kommunene i østre del av Aust-Agder, et depot for
"indre" Aust-Agder (setesdalskommunene) og depot for
midtre og vestre del av Aust-Agder
• en interkommunal ordning for hele fylket vurdert med
utvidelse av eksisterende ordning i Aust-Agder-Arkivet.
Etablering av arkivdepot i hver enkelt kommune vil først og
fremst ha fordeler i den geografiske nærhet innbyggere og
saksbehandlere i kommunen vil ha til sitt historiske arkiv-
materiale. Imidlertid vil investerings- /og driftskostnader
være høye, i tillegg vil det kunne bli vanskelig og etablere et
stabilt godt fagmiljø, i mindre kommuner vil antagelig et
slikt arkivdepot kunne bemannes med 1/2 stilling.
Fordelen med nærhet til arkivdepotet vil også bli ivaretatt
med en regioninndelt løsning, imidlertid vil kostnadene ved
en slik ordning fortsatt være høye, selv om dette vil avhjel-
pes i forhold til om hver enkelt kommune skulle etablere
eget depot. Regioninndelt depot vil ha et større beman-
ningsgrunnlag enn om hver enkelt kommune etablerer
depot, men grunnlaget vil fortsatt være et tynt og sårbart.
Drift av en interkommunal arkivordning for hele
fylket har vesentlige stordriftsfordeler. Dette gjelder
investeringer i arkivlokaler, der bygningsmessige krav
fører til at små arkivmagasin har en relativt mye høyere
kvadratmeterpris enn større lokaler. For et elektronisk
arkiv vil investeringsutgifter og driftsutgifter totalt sett
være betydelig mindre for et felles depot i forhold til om
hver enkelt kommune og fylkeskommune skal skaffe eget
utstyr for betjening av elektronisk arkivmateriale.
Ulempen ved en interkommunal ordning for hele fylket
er den geografiske avstand enkelte av kommune vil få.
Lengst avstand mellom kommune og depot vil være 23
mil (Arendal - Bykle i Setesdal). Arendal vil likevel være
forholdsvis "sentral" plassering, ca 85% av fylkets befolk-
ning vil ha mindre enn 1 times kjøring til arkivdepotet.
Arbeidsgruppen valgte å anbefale å etablere et inter-
kommunalt depot med utvidelse av eksisterende ordning
i Aust-Agder-Arkivet. I sitt valg vektla arbeidsgruppen
spesielt; stordriftsfordeler ved å etablere interkommunal
ordning og den faglige og personalmessige fordelen et
interkommunalt arkiv vil få. Det skal også legges til at
Aust-Agder-Arkivet har lang tradisjon og erfaring med
depottjeneste, kommunearkivmateriale har allerede en
brukergruppe.
Rapporten ble sendt medlemskommunene til høring. Vi
fikk positive tilbakemeldinger og ny gruppe ble nedsatt
for å arbeidere videre med saken og lage en detaljplan
for et interkommunalt depot.
I dette arbeidet skulle det også vurderes interkommu-
nalt arkivdepot samlokalisert med Aust-Agder-Museet.
Om den videre utvikling av denne saken kan du lese om i
artikkelen "Ringen sluttet" i dette bladet, hvor det fram-
kommer at vi fra og med våren 2003 blir både samlokali-
sert og "samorganisert" i Aust-Agder
Kulturhistoriske senter. •
s e
t t el
R e
RETTELSE TIL ARTIKKEL I ARKHEION NR 2/2002
"Hva vil du finne i personalmappen din"
I forrige nr av Arkheion hadde vi en artikkel om personal-
arkiv/personalmapper. I slutten av denne artikkelen ble
nevnt de Noark-systemer som innfridde Riksarkivets krav
til slike systemer. Her står det å lese at Acos-programmet
"Web-sak" er godkjent av RA som Noark-3 system (uten
elektronisk arkiv). Dette medfører ikke riktighet, juni
2002 ble Web-sak godkjent av RA som fullelektronisk
system. Så er det sagt, men vi vil i tillegg anbefale alle å
slå opp på Riskarkivets nettsider (www.riksarkivet.no), der
finnes en oppdatert liste over programvare som er god-
kjent som NOARK-systemer.
ipp
AGDERPOSTEN FREDAG 10/1-2003:
tkl
Kritiserer arkiver
u
Statsarkivet i Kristiansand har vært på inspeksjon i
Lillesand kommunes arkiver; og kommer med krasse
krav om utbedringer.
Som eneste kommune på Agder; har Lillesand av
økonomiske grunner valgt å stå utenfor en interkom-
munal arkivordning.
- Et slikt valg innebærer at kommunen påtar seg å
løse alle arkivmessige utfordringer selv og sørge for at
alle kravene i arkivloven med forskrifter er oppfylt,
uten bistand fra et interkommunalt arkiv. Denne opp-
gaven makter ikke kommunen, skriver førstearkivar
Roger Tronstad i et brev til kommunen.
Han påpeker at kommunen mangler en arkivplan,
bruker tilfluktsrom som arkivlokale, mangler oversikt
over bortsettingsarkiver og at arkivmateriale fra
Brentemoen skoles 123 års drift, kan være kastet.
Førstearkivaren foreslår at Lillesand kommune løser
sine problemer ved å bli medlem av en interkommunal
arkivordning. Dette har da også Riksarkivaren anbefalt
alle kommunene i Norge om å være.
Arkheion - 1#2003 9
 IKA TROMS
TEKST: HILDE E. BJØRNÅ
HARSTAD KOMMUNES NYE
ARKIVDEPOT ER ÅPNET!
Harstad kommune har lenge arbeidet for å finne egnete lokaler til oppbevaring og sikring av sine
eldre og avsluttete arkiver. Lokalene skulle tilfredsstille regelverkets krav til oppbevaring og
sikring av offentlige arkiver. De måtte ikke ligge for lang borte fra rådhuset og sentrum av byen.
Og lokalene måtte være store nok til å romme den omfattende arkivmasse Harstad
kommune forvalter på vegne av sine innbyggere.
17. oktober 2002 var det høytidelig åpning av de nye loka-
lene, som befinner seg i en bygning som tidligere var svøm-
mehall, og arkitektonisk svært interessant. Bygget ble
tegnet på 1950-tallet av arkitekt Inge Hovig, som også
tegnet Ishavskatedralen i Tromsø.
Harstads ordfører Halvar Hansen sto selv for åpningen,
og han ga i sin tale også et tilbakeblikk på prosessen som
førte fram til innredningen av nettopp disse lokalene.
I tillegg til pressen deltok rådmann Arne Johansen,
kontorsjef Arne Vigstad, de som har sitt daglige arbeid i
depotet: depotansvarlig Hjørdis Holter og sekretær May
Einem, arkivleder Bodil Kinn og daværende statsarkivar
Lisbeth Trollvik. Arkivsjef Hilde E. Bjørnå og arkivar Harald
Lindbach representerte IKAT.
Etter en omvisning i lokalene, framførte Trollvik og
Bjørnå sine hilsninger og overrakte gaver. Gavene utgjør
- Oppslag fra Harstad Tidene, 18. oktober 2002
om åpning av det nye arkivmagasinet
10 Arkheion - 1#2003
de første delene av et eget bibliotek for arkivdepotet: en
oppdatert utgave av Norges lover, et historisk atlas og en
historisk årstallsliste. Trollvik understreket lovverkets
regulering av innsynsretten, og hvor viktig det er med gode
rutiner for publikums adgang og bruk. Bjørnå informerte
om hvordan den videre utbygging av publikumstjenester vil
skje i nært samarbeid med IKAT.
En av Harstad kommunes største utfordringer innen sin
arkivforvaltning er nå på plass. Dette har kommunen
arbeidet med systematisk og langsiktig over flere år for å få
til. IKAT ser fram til det videre samarbeidet med å få til en
organisasjon rundt arkivdepotet, og en videre oppbygging
av publikumstjenester og formidlingstiltak. Sammen skal
Harstad kommune og IKAT arbeide for at kunnskap om de
eldre og avsluttete arkiv, hvor de oppbevares og hva de kan
brukes til, når ut til så mange som mulig. •
Depotansvarlig Hjørdis Holter, statsarkivar Lisbeth
Trollvik og sekretær May Einem er svært fornøyde med
de nye arkivlokalene.
ARKIVMENGDEN I KOMMUNENE
Representantskapet for IKA Kongsberg vedtok den 2.mai 2001 å
opprette et felles arkivdepot for kommunene i Vestfold,
Telemark og Buskerud fylker. I vedtaket lå planer om nybygg. På
denne bakgrunn besluttet styret å nedsette en del arbeidsgrup-
per. En av gruppene fikk som mandat å komme med "konkrete
tall for mengden av kommunalt og privat arkivmateriale, søke
om økonomisk støtte om midler til oppbevaring og utarbeide et
forslag til deponeringsrutiner for arkivdepotet".
Arbeidsgruppen besto av: Gert Olav Green, Kultursjef i Hof
kommune, Turid Holen, Arkivleder i Tokke kommune, Gunn
Johansen, Arkivleder i Nedre Eiker kommune, June Wahl og
Steinar Marvik, Arkivkonsulenter ved IKA Kongsberg. Leder og
sekretær var Steinar Marvik. Rapporten ble levert i mars 2002.
For å få et best mulig overslag over de mengder arkiv-
materiale som finnes ute i kommunene, samlet vi inn tall fra
både egne og andres erfaringer. Vi hadde først og fremst behov
for å finne best mulige tall for hvor mye arkiv kommunene kan
tenkes å ville avlevere til et felles depot. Vi har derfor forsøkt å
holde bilagene til kommunekassa og de tekniske byggesak-
arkivene utenfor.
"NORGE RUNDT"
Det ble tatt utgangspunkt i undersøkelser foretatt av andre
interkommunale arkiver i Norge. Aust-Agder fylke rapporteres å
ha ca.3700 hm kommunale arkiver fram til 1991. I tillegg kom-
mer fylkeskommunen med ca.900 hm. Tilvekst for årene 1992-
2003 var beregnet til 2130 hm for kommunene og 350 hm for
fylkeskommunen. Ved en eventuell deponering av sykehus-
arkivene ville det komme ca.500 hm i tillegg.
I Vest-Agder har IKA Vest-Agder undersøkt fire eksempelkom-
muner med til sammen 92136 innbyggere. Fram til 1980 fant de
da 2078 hm arkiv og fram til 2000 ble det i alt 4586 hm arkiv i
disse kommunene.
Rogaland har det mest veletablerte interkommunale arkiv i
Norge. De har rukket å ordne de fleste av sine eldre arkiver og
har forventet deponering i sentralt depot på 1996 hm fra kom-
munene og ca.1000 hm fra fylkeskommunen. Tidsperioden er
dessverre noe varierende fra eldre enn 1950 til opp til 1990.
IKA Møre og Romsdal har en helt annen vinkling på problem-
stillingen. De har et lokale med gitt plass. Fra det lokalet for-
deles hylleplass ut fra eierandel slik at hver kommune får et gitt
antall hyllemeter til rådighet.
IKA KONGSBERG
TEKST: STEINAR MARVIK
For Finnmark har vi et anslag om 5-6000 hm kommunale
arkiver, men her iregnet alt. De anslår at 40% kan kasseres og står
da tilbake med 3000-3600 hm. Dette er vesentlig fra etter 1945
pga at det eldre materialet stort sett ble brent under krigen.
EGNE ERFARINGER
Våre egne erfaringer med arkivmengdene i kommunene var
noe spede da vi avsluttet rapporten. Med et ekstra år som depot
har vi fått inn litt flere opplysninger. Av ordnete arkiver fram til
1965 kan nevnes Uvdal, Brevik og Holla kommuner. Nesten ord-
nete arkiver fram til 1965-70 er Ø.Eiker, Ø.Sandsvær, Åsgård-
strand, Lier, Hedrum, Tjølling, Brunlanes og Hovin kommuner.
Vi har også tall fra 7 kommuner fram til ca.1988-90 som
viser at disse har totalt 3283 hm arkiv med en total befolkning
på 135085 innbyggere.
Buskerud fylkeskommune kan ut fra de kartlegginger vi her
gjort anslås til å ha ca.1250 hm i fjernarkiv. Tar vi med en eventu-
ell deponering av sykehusarkiver, kommer rundt 1000 hm i tillegg.
PERSONSENSITIVE ARKIVER
Ved IKA Kongsberg har vi tatt inn ca.105 hm personarkiver fra
sosial- og barnevernssektorene. Dette kommer fra kommuner
med til sammen 158692 innbyggere.
PRIVATE ARKIVER
Arbeidet med å ta vare på private arkiver er mer eller mindre
overlatt til tilfeldighetene. Riksarkivet har en egen avdeling for
privatarkiv som tar seg av store, nasjonale arkivskapere.
Statsarkivene har større eller mindre mengder arkiv alt etter
interessen til den lokale statsarkivar. Stort sett er dette arkiver
av bred, allmen interesse. I Vestfold fylke har
fylkeskommunen opprettet et Fylkesarkiv
for Vestfold som har til ansvar å ta seg av
fylkeskommunens egne arkiver, samt
private arkiver fra Vestfold (de har for
tiden ca. 411 hm privatarkiv).
Fylkesmuseet for Vestfold har ca. 400
hm privatarkiv. Dessuten har
Sandefjordmuseene rundt 850 hm.
Disse tre institusjonene har
således ca.1660 hm
privatarkiver.
>>>
Steinar Marvik.
FOTO: TORLEIF LIND
11
>>> Det er intensjoner og målsetning om at Vestfold skal tilby til- Grunnmaterialet viser store variasjoner fra kommune til kom- De personsensitive arkivene er trolig medregnet i tellingene Mengde i Mengde etter Medlems-
strekkelig magasinplass lokalt, og fylket anses i utgangspunk- mune, men ved beregning av flere kommuner sammen blir fra nyere tid (1990årene). Ut fra det anslag vi har gjort med kommunene ordning kommunenes del
tet som dekket. Men IKA Kongsberg må ha kapasitet til å be- det en forbausende likhet mellom tallene fra de forskjellige sosial- og barnevernsarkiver er det borti 500 hm i våre tre fyl- Til 1970 6145 hm 5500 hm 3110 hm
tjene sine medlemskommuner også i Vestfold, dersom disse undersøkelsene gjort i Aust-Agder, Vest-Agder, Rogaland, ker. Dersom vi anslår at skole og PPT har like mye, vil det kun- Til 1980 11122 hm 8500 hm 4810 hm
finner det mer hensiktsmessig å deponere privatarkiv her. Finnmark og hos oss. Dette går ganske tydelig frem av figur 1. ne være omkring 1000 hm personsensitive arkiver totalt. Til 1990 15364 hm 10500 hm 5940 hm
Telemark har lokalhistoriske arkiver i Vinje og Bø kommuner Ser vi på figur 1 kan vi lese ut at arkivmengden rundt 1970 lå Privatarkivene ut fra rapporten til LLP fra 1999 vil kunne Til 2000 30726 hm 18000 hm 10190 hm
samt Arbeiderbevegelsens arkiv i Skien. Fylkesmuseet har også på i rundt 0,01 hm/innbygger. I 1980 ca. 0,018 hm pr.innbyg- ligge på 954 hm i Telemark og 1363 hm i Buskerud ut fra
en god del arkiv. ger, i 1990 rundt 0,025 hm/innbygger og i 2000 rundt 0,05 hm landsgjennomsnittet i rapporten. Vestfold fylke har sin egen I tillegg kommer fylkeskommunene i Buskerud og Telemark
I Buskerud kjenner vi til lokalhistoriske arkiver i Hemsedal pr.innbygger. Bruker vi disse tallene får vi følgende arkiv- arkivinstitusjon som tar seg av disse arkivene, men erfaringe- med ca.2100 hm arkiv (til 1990) pluss eventuelle sykehusarkiver.
(ca.15-20 hm), Hol, Gol, Nore og Uvdal og et arkivsenter ved mengder i de kommunale arkivene fordelt på fylker: ne fra det fylket viser at tallene kan være langt høyere.
Solberg spinneri i Eiker (ca.250-300 hm). Det er selvsagt at landsgjennomsnittet sier lite om hva som De konsesjonspliktige arkivene er anslått til ca.1000 hm.
Resten av Telemark og Buskerud har altså små muligheter Fylke Til 1970 Til 1980 Til 1990 Til 2000 egentlig finnes av private arkiver i fylkene. Det sier heller ikke Trolig vil de være en del av totalmengden frem til 2000 som
for avlevering av private arkiver til et sikkert depot. Vestfold 2131 hm 3896 hm 5328 hm 10655 hm mye om hva som allerede er tatt vare på i eksisterende institu- er omtalt ovenfor. Medlemskommunenes andel er 56,6%
Mengdene av private arkiver er likeledes vanskelig å anslå. Telemark 1651 hm 2972 hm 4127 hm 8254 hm sjoner. Det gir dog en pekepinn om at det er et behov for eller 566 hm.
I en undersøkelse utført av Landslaget for Lokal- og Privatarkiv Buskerud 2363 hm 4254 hm 5909 hm 11817 hm hylleplass til slike arkiver. Privatarkivene i Buskerud og Telemark kan utgjøre ca.2300
1997-98 kom det inn svar fra 109 medlemsinstitusjoner fra hele Sum 6145 hm 11122 hm 15364 hm 30726 hm hm og oppover. De nåværende institusjonene oppbevarer
landet. Disse hadde i alt 26095 hm private arkiver. Omregnet allerede store deler av dette. Det bør likevel beregnes litt
etter folketall til våre fylker gir det ca.1235 hm i Vestfold, Tallene for fylkeskommunene er enda mer usikre, men som kapasitet til å kunne ta inn private arkiver der det blir
ca.950 hm i Telemark og ca.1360 hm i Buskerud. Som vi har sett anslag ut fra de få tall vi har kan vi si: KONKLUSJON nødvendig. Det bør også være åpning for at medlemskom-
av erfaringene fra Vestfold så ligger det fylket godt over dette De tallene vi samlet inn er til en stor grad sammenlignbare fra munene i Vestfold kan levere privatarkivet til depot her.
landsgjennomsnittet. Fylke Til 1970 Til 1990 fylke til fylke med Vest-Agder høyest og Rogaland lavest. Deponering vil normalt skje etter ca.30 år. Behov for hylle-
Buskerud 600 hm 1250 hm Dette har selvsagt med ordningsgrad å gjøre, så vel som hvil- plass i for eksempel 2005 må derfor tilsvare arkivmengdene
SAMMENDRAG AV MÅLERESULTATER Telemark 410 hm 850 hm ke typer arkiv tallene omfatter. Rogaland har et IKA som har rundt 1975. Først etter 2030 vil de siste av dagens arkiver
Vi har fått inn data fra fire interkommunale arkiver i tillegg til Sum 1010 hm 2100 hm bestått lenge. De fleste arkivene der er ordnet, tallene blir være klar for levering til depot. Det er med andre ord mulig
de målingene vi har produsert selv. Det er ikke uventet at lave. For Vest-Agder sies det at en del av tallene for de seneste å anslå depotbehovet ganske mange år inn i fremtiden. Den
resultatene spriker en del. Tallene er selvsagt ikke helt En eventuell deponering av sykehusarkivene vil komme i årene inneholder regnskapsarkiver og trolig også byggesaks- vanskelige vurderingen vil ligge i å finne ut hvilke kommuner
nøyaktige. Dessuten vil det ha stor betydning hva som telles tillegg med minst 2000 hm. arkiver. Deponering i felles kommunalt arkivdepot vil neppe som kommer til å benytte seg av depottilbudet, samt å fast-
og hvilken grad av orden arkivet er i. Ut fra tanken om at det omfatte disse typer arkiver. Tallene der er derfor trolig for legge hvor mange år inn i fremtiden vi skal planlegge for. •
er forholdet til innbyggerne som skaper arkiver har vi forsøkt høye. Vi har derfor valgt å legge oss opp til våre egne tall som
å regne arkivmengde pr.innbygger. ikke omfatter regnskapsbilag eller byggesaksarkiver.

Fylke Innbyggere Tidsrom Arkiv- Mengde/ Ved vurdering av disse faktorene og beregning mhp folketall Hm./innbygger

mengde innbygger har vi fått disse tallene for våre fylker:

VEST-AGDER- 0,06 ❂
4 testkommuner 92136 Til 1980 2078 hm 0,023 hm Kommuner Fylkeskommuner Sykehus Sum 0,05 ■▲
VEST-AGDER- Til 1970 6145 hm 1010 hm 7155 hm
0,04
▲
4 testkommuner 92136 Til 2000 4586 hm 0,050 hm Til 1980 11122 hm ❂
AUST-AGDER 101487 Til 1991 3700 hm 0,036 hm Til 1990 15364 hm 2100 hm 17464 hm 0,03
◆
AUST-AGDER 101487 Til 2003 5830 hm 0,057 hm Til 2000 30726 hm 2000 hm?
0,02 ■ ◆
ROGALAND 371000
IKA-medlemmer 184519 Til ca.1970 1996 hm 0,011 hm Medlemskommunene til IKA Kongsberg utgjør 347935 av 0,01 ✜◆
IKA FINNMARK 74061 1945-2000 3000-3600 hm? 0,041-0,049 hm totalt 614537 innbyggere i de tre fylkene. Dette er 56,6%. Vi 0 År
IKA KONGSBERG 614537 kan også regne med at arkivmengdene de seneste årene kan 1970 1980 1990 2000
17 kommuner 99667 Til ca.1965/70 1169 hm 0,0117 hm reduseres betraktelig ved ordning og kassasjon. Vi anslår 10%
IKA KONGSBERG 614537 på de eldste arkivene økende til 50% på de nyere arkivene. ◆ Vestfold, Telemark og Buskerud ❂ Aust-Agder
Målte kommuner 49717 Til ca.1988 1287 hm 0,026 hm Vi kan etter dette tenkes å få denne situasjonen: ■ Vest-Agder ✜ Rogaland ▲ Finnmark
IKA KONGSBERG 614537
Målte kommuner 38055 Til ca.1990 3503 hm 0,025 hm
Figur 1: Utviklingen i arkivmengde i kommunene målt som hylle-
Vest-Agder fk 156000 - - - meter/innbygger fra ca.1965/70 til ca.2000.
Aust-Agder fk. 101487 Til 1991 900 hm 0,0089 hm
Rogaland fk. 371000 Til ca.1970 1000 hm 0,0027 hm
Buskerud fk. 238833 Til ca.1990 1250 hm 0,0052 hm
Selv om tallene spriker er det også klare fellestrekk.

Fra det nyinnredete arkivmagasinet til IKA Kongsberg.

12 Arkheion - 1#2003 FOTO: STEINAR MARVIK Arkheion - 1#2003 13
 F Y L K E S A R K I V E T I S O G N O G F J O R DA N E
TEKST: O L E S T I A N H OV L A N D
ARKIVLEIAR I VIK KOMMUNE
– Du har vore arkivleiar i Vik kommune
i fleire år no, men no høyrer eg at du
har fått eit meir utvida ansvarsområde?
Eg har arbeida i arkivtenesta i Vik
kommune sidan 1996, men stillinga
som arkivleiar vart ikkje formalisert før
3 år seinare. Eg har såleis hatt eit fag-
leg leiarskap for alle arkiva og journal-
førande einingane sidan 1999. No er eg
nett vorten utpeikt som leiar for tenes-
tetorget, eller rettare sagt, etableringa
av tenestetorget i Vik kommune. Me er
i startfasen når det gjeld å få i stand eit
tenestetorg. Det er sett ned ei prosjekt-
gruppe der eg er leiar. Denne gruppa
har fått som mandat å styra prosessen.
Det vert eit spanande prosjekt, og eg
vonar me vil få til ei løysing som gjer
det lettare for publikum å venda seg til
kommunen. Målet er at tenestetorget
skal vera den staden der folk som ber
om hjelp eller informasjon frå kommu-
nen kan venda seg.
– Tykkjer du at du har fått vera arkiv-
leiar med dei fullmaktene som høyrer
til ei slik stilling?
Ja, eg føler at arkivet har hatt bra
status i kommunen, og med denne sta-
tusen har det vore moglegheit for på-
verknad av utviklinga. Det har vore god
kontakt med sentraladministrasjonen,
og eg tykkjer at eg har fått høve til å
utøva det ansvaret og dei oppgåvene
som ligg til stillinga mi. Kontakten
INTERVJUET:
14 Arkheion - 1#2003
utetter i kommunen kunne nok sikkert skanning av inngåande post fekk arkiv-
vore betre. Dei ytre einingane som ik- tenesta fullmakter til å fullføra prosjek-
kje er knytte til sentralarkivet, til tet slik me meinte det var best.
dømes skulane, styrer seg godt sjølve.
Det har diverre ikkje alltid vore tid til å – Kva arbeida du med før du vart arkiv-
driva den oppsøkinga og rettleiinga ein leiar?
skulle ynskja ein kunne driva med. Eg er i utgangspunktet lærar. Eg har
Dette skuldast i hovudsak at me ofte lyt vore lærar i Vik sidan 1973, og eg har
prioritera førefallande arbeidsopp- vore heldig og fått forskjellige opp-
gåver. Me har avgrensa ressursar i gåver i skulesektoren. I tillegg til den
arkivtensta, og den daglege drifta lyt ordinære lærargjerninga har eg hatt
gå føre andre oppgåver. Den løpande ein del administrative oppgåver, eg var
kontakten med einingane utanfor mellom anna undervisningsinspektør.
sentralarkivet går stort sett via via I fem år var eg pedagogisk konsulent
e-post eller telefonbeskjedar, og eg med arbeidsstad Vik skulekontor, og i
kunne nok ynskt meg at eg hadde litt ein periode fungerte eg som øvste
betre tid til å følgja opp dette ansvars- administrative sjef for skulesektoren i
området. kommunen. Elles har eg vore politisk
aktiv i ein lang periode. På 80-talet var
– Tykkjer du at kommunen har prio- eg medlem av kommunestyret og for-
ritert arkivoppgåvene? mannskapet, og seinare sat eg i helse-
Ja, det tykkjer eg. Eg har lite å og sosialutvalet i ein periode. Eg vart
samanlikna med, men det har i alle fall valt inn att i kommunestyret i inneve-
vore velvilje i høve til dei sakene me rande valperiode, men sidan i fjor
har teke opp. Me har god kontakt med haust har eg hatt permisjon frå kom-
den politiske leiinga. Kvar gong arkiv- munestyret i samband med at eg har
planen vert oppdatert eller rullert vert fått utvida arbeidsoppgåver og leiar-
dette handsama i kommunestyret. I for- ansvar i arbeidet mitt i kommunen..
hold til den administrative leiinga har
me og gode og opne kanalar. – Vik kommune var medlemmar av
Arkivtenesta får i all hovudsak mogleg- den interkommunale arkivordninga
heit til å utføra dei grepa me ser det er ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane då
trong for og me har ynskje om. Me får du byrja som arkivleiar, tykkjer du at du
god oppbakking i dei prosjekta me vart informert om arbeidet til kommu-
satsar på. Då me til dømes innførte nearkivordninga og at ordninga har
Namn: Olav Fimreite
Kommune: Vik i Sogn
Fylke: Sogn og Fjordane
Innbyggjartal: 2943
Tilsette: om lag 350
Årsverk i kommunen: om lag 200
Hovudnæring: jordbruk og industri
Areal: 828 km2
vore til hjelp for deg i arbeidet ditt?
Informasjon kom vel på ein måte
gjennom at eg ved eiga røynsle lærte
meg til at kommunearkivordninga var
ein god fagleg alliert i arkivspørsmål.
Etter kvart som eg kom i gang med
arkivarbeidet såg eg at det absolutt var
trong for å ha eit kontaktpunkt i fag-
lege spørsmål. Medlemskapen i kom-
munearkivordninga har difor vore av
stor verdi i arbeidet mitt.
Elles meiner eg at me saknar formell
arkivkompetanse i arkivtenesta. Eg har
signalisert dette behovet til leiinga og
til personalet, men så langt er me ikkje
komne lenger enn at me jobbar med å
overtala nokon til å ta fatt i dette.
Problemet i denne samanhengen er å
finna tid til å reisa ut og vera med på
samlingane som til dømes Arkiv-
akademiet skipar til.
– Vik kommune har arbeidd flittig
med arkivplan og rullering av denne.
De har no teke i bruk kommunearkiv-
ordninga sin standard og laga dykkar
eigen arkivplan på Fylkesarkivet sine
internettsider. Tykkjer du denne arkiv-
planen har vore eit nyttig verkty?
Det tykkjer eg. Det er fleire føre-
moner ved denne, den er meir hand-
terleg enn ein papirversjon, den er
godt komprimert og presis i språket.
Dette meiner eg er svært nyttig for
brukarane. Det er lett å finna fram til
dei emna ein har bruk for i det dag-
lege, og den er lenka opp til relevant
informasjon og andre nyttige inter-
nettressusrsar. Eg har diverre ikkje fått
OLAV FIMREITE
kontrollert grundig nok korleis den eigne journaleiningar og fungert som
vert brukt i organisasjonen og korleis
den fungerar ute på dei ulike arbeids-
eigne postmottak, og me får ei utfor-
dring i samband med flytting av nød-
plassane. vendige ressursar. Det må nok ein
prosess til for å finna ut om dette i det
– Kva meiner du er dei største utfor- heile let seg gjera.
dringane frametter? Utviklinga av ein slik infrastruktur
Eigentleg er det mange utfordringar høyrer i hop med etableringa av
som no står for døra. Det som må skje tenestetorget, og eg tykkjer det er ein
ved samlokaliseringa i kommunen er å spanande jobb. Eg skulle gjerne hatt
samla alle aktive arkiv som til no har meir røynsler i slikt arbeid, men ein får
lege utanfor sentralarkivet og organi- prøva å gå friskt ut og ikkje vera for
sera desse. Eg er ikkje heilt sikker på skeptisk i utgangspunktet.
kva me skal gjera i og med at framtida Lokalitetane vert og ei utfordring.
vert elektronisk. I høve til eit papir- Objektarkiva og spesialarkiva til dei
basert arkiv treng me eit meir funksjo- nedlagde etatane skal kanskje sentrali-
nelt system, men dette er ei investering serast, og me må få til eit fysisk arkiv
som det kanskje ikkje er trong for etter som kan fungere som ein effektiv og
kvart som arkiva vert elektroniske og god arbeidsplass. •
papira vert førebelse. Ei anna utfor-
dring som må skje snarast er å få til eit
eitt postmottakt for heile kommunen
og ein infrastruktur som fungerer i
samband med dette. Me er spreidde
geografisk, og det er fleire mil frå ein
ende av kommunen til den andre.
Alle avdelingar må knytast opp i
eit påliteleg og effektivt
nettverk før posten kan
distribuerast elektronisk
til alle. Eg ventar meg og
litt motbør i organisasjo-
nen i samband med dette
då det sikkert høyrest
skremmande ut at ingen
får sjå posten sin lenger.
Sentralarkivet vil overta
oppgåver for dei som
tidlegare har vore
Arkheion - 1#2003 15
KURSTORGET
FØLGENDE KURS KAN TILBYS:
IKA KONGSBERG
Vi har en rekke faste kurs som kommu-
nene kan bestille, men vi ønsker at
kommunene selv vil formulere sine be-
hov. Ta derfor kontakt med oss når det
er behov for kursing innen arkivfaget.
AUST-AGDER-ARKIVET
Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestil-
ling fra medlemskommunene og vil
vanligvis kjøres i kommunen som bestil-
ler kurset. I noen grad samarbeider
medlemskommunene om felles kurs:
• Arkiv grunnkurs - 2 dager
• Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses
den enkelte kommunes behov og
ønsker)
• Arkivnøkkel-kurs, K-koder – 1 dag
• Arkivplan kurs, 1 – 2 dager
• Arkivkurs for saksbehandlere – 4 timer
• Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4
om edb-baserte arkiv og registre
– 1 dag
• Avlevering av konsesjonspliktige
personregistre som er ute av aktivt
bruk – 4 timer
• Kurs i spesialarkiver – elevarkiv
• Kurs i klientarkiv tilhørende sosial- og
barneverntjenesten
• Arkivlederkurset i samarbeid med
Interkommunalt arkiv i Kongsberg og
Vest-Agder.
2. og 3. april 2003 har vi seminar om
langtidslagring av edb-baserte arkiv og
registre på Revsnes Hotell, Bygland.
IKA VEST-AGDER
• K-kodekurs (1 dag)
• Grunnkurs
• Periodisering av arkiv og sanering av
databaser
KURSTORGET
16 Arkheion - 1#2003
• Arkivplankurs
• Arkivbegrensing (og kassasjon)
• Arkivlederkurs
• Arkivloven med forskrifter
IKA ROGALAND
Vi har et omfattende kursprogram.
Nærmere opplysninger kan finnes på
våre hjemmesider:
http://www.ikarogaland.no
IKA HORDALAND
• Kurs om arkivforskrifta (ein dag)
• Kurs i arkivplanlegging (ein dag)
• Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar)
• Bevaring og kassasjon (1 dag med
oppfølging)
• Kurs i periodisering av arkiv (ein dag)
• Arkivkurs for saksbehandlarar
• Arkivkurs for grunnskulen (ein dag)
• Arkivkurs for barnehagen (ein dag)
IKA MØRE OG ROMSDAL IKS
• K-kodekurs
• Arkivavgrensing- og kassasjon
• Arkivplankurs
IKA TRØNDELAG IKS
• Grunnkurs (1 dag)
• K-kodekurs (1 dag)
• Lover som styrer arkivarbeidet
• Arkivplankurs
• Bevaring- og kassasjon
• Arkivkurs for skoler- og barnehager
• Arkivkurs for helse- og sosial
• Noark-4 (elektronisk arkiv)
• Periodedeling/avlevering til depot
IKA TROMS
• Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i
kommunen
• Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes
i kommunen
• Periodisering og bortsetting (1 dag),
holdes i kommunen for et begrenset
antall deltakere
• Arkivloven og arkivforskriften (1 dag)
• Behandling av personalarkiv (1 dag)
• Innsyn og tilgjengelighet -
kommunale arkiv (1 dag)
• Behandling av personregistre (1 dag)
• Arkivkurs for skoler og barnehager
(1 dag)
• Orientering om arkivplanlegging
(1 time)
• Hospitering under ordningsarbeid
(1-3 dager), hos IKAT
Ellers arrangeres kurs/veiledninger i uli-
ke emner for enkeltkommuner og sek-
torer etter nærmere avtale (for eksem-
pel behandling av prosjektarkiv og an-
dre spesialarkiver).
IKA FINNMARK
• Grunnkurs i Arkiv (1 1/2 dag)
• Arkivkurs for skoler og barnehager
(1 dag)
• Periodisering (1 dag)
Ellers kan kurs og veiledning av
kortere varighet tilbys på
forespørsel
INSTRUKS FOR DEPONERING AV
ARKIVMATERIALE VED IKA KONGSBERG
I forbindelse med at IKA Kongsberg ble arkivdepot i 2001
ble det utarbeidet en instruks for deponering av arkiv-
materiale til bruk for våre kommuner. Arbeidet foregikk
delvis parallelt med Riksarkivarens arbeid med "Normal-
instruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner"
som ble levert ferdig trykt 01.06.2002. Denne
normalinstruksen dannet derfor grunnlaget for vår
instruks.
Den første tilpasningen til normalinstruksen besto i å
legge inn de lokale administrative forhold med IKA
Kongsberg som depot, og kommunene i Vestfold,
Telemark og Buskerud som avleverende instanser. Ved
avklaring av hjemmel for instruksen måtte bl.a. selskaps-
avtalen (Lov om interkommunale selskaper) tas med.
Under ansvarsforhold valgte vi dessuten å ta med kommu-
nenes plikt til å forsikre egne arkiver og vår plikt til å følge
de yrkesetiske retningslinjer for arkivarer.
Normalinstruksen har med en del ideelle målsetninger
om at arkiv skal leveres ordnet, listeført, reparert og i en
stand som krever et høyt faglig nivå. Disse oppgavene er
det stort sett oss selv som har utført de siste årene. Slik bør
det også i hovedsaken være i årene fremover. Vi har derfor
modifisert instruksen med gjentatte henvisninger om at
IKA KONGSBERG
TEKST: STEINAR MARVIK
IKA Kongsberg må kontaktes før man utfører noen form
for ordningsarbeid. På den måten håper vi å beholde
kontrollen med kvaliteten på det arbeid som blir gjort
med arkivene.
Ut over dette har vi også lagt inn konkrete henvisninger
til vår måte å registrere arkivsaker på Asta. Dette involve-
rer bruk av vårt arkivskaperskjema og norsk allment arkiv-
skjema. På den måten håper vi å standardisere både opp-
setning og katalogisering av de kommunearkiv vi får inn
til vårt depot.
Et av de store problemene innen arkiv er reparasjon av
arkivsaker. Dette stiller høye krav om både utstyr og
konserveringsekspertise. Begge deler er mangelvare innen
den kommunale arkivverdenen slik situasjonen er i dag.
Ved IKA Kongsberg kan vi utføre en del reparasjoner av
innbinding, mens større skader på papir er utenfor våre
muligheter. Kommunene har heller ikke slik ekspertise.
Eneste mulighet er derfor å vente med disse arkivsakene
inntil videre. Selv "enkle" ting som fjerning av tape er
nærmest umulig uten å ødelegge papiret.
Instruksen har fremdeles ikke fått et kapittel om elek-
tronisk materiale. Den mangler også et lesesalsreglement
for å være komplett. Vi synes likevel vi har kommet et
stykke på vei mot et vel fungerende arkivdepot. •
Irgensgården er bygget etter den
store bybrannen i 1810 og inneholder
i dag kontorene til IKA Kongsberg i
1.etasje.
FOTO: STEINAR MARVIK
Arkheion - 1#2003 17
 I K A H O R DA L A N D
TEKST: JAN TORE HELLE
UNIKT NASJONALT SAMARBEID
OM LAGRING AV ELEKTRONISKE ARKIV
Overgang til elektronisk arkivering utgjer den største revolusjon nokon sinne på arkivsektoren,
og den ber med seg både mogelegheiter og utfordringar. Utfordringa for
arkivsektoren er av eit slag vi ikkje har sett tidlegare.
Elektronisk arkivering grip inn i kjerneområdet for arkiv-
funksjonen med nye krav til korleis vi skal dokumentere akti-
vitetar og handlingar, og korleis vi skal ta vare på informa-
sjonen over tid. Den mest openberre er at vi har fått eit nytt
medium for primærlagring. Vi må faktisk heilt tilbake til
1500-talet og overgangen frå pergament til papir på for å
finne tilsvarande endring.
Fleire av kommunearkivinstitusjonane er i ferd med å ta
utfordringa og har etablert eit tilbod om depottenester for
elektroniske arkiv. Arbeidet med denne typen materiale er
svært krevjande, og kommunearkivinstitusjonane har difor
teke initiativ til å etablere eit nasjonalt samarbeid på områ-
det. Eit slik samarbeid vil vere heilt unikt. Dei fylkesvise insti-
tusjonane omfattar rundt 300 av landets kommunar, Oslo,
Bergen og Trondheim inkludert
FOKUS FRÅ OPPBEVARINGSPLASS TIL KOMPETANSE
Papir som medium har den eigenskapen at der-
som ein ikkje gjer noko aktivt for å øydeleg-
gje det, vert det bevart. For elektroniske
arkiv er stoda heilt motsett. Dersom ein
ikkje går aktivt inn for
å ta
Det fremste arkivverktøy i framtidas
depot vil truleg bli datamaskinen.
FOTO: STEINAR MARVIK
18 Arkheion - 1#2003
vare på den elektroniske informasjonen går den tapt. Sett i
lys av at datamaskiner og programvare har ei levetid på fem
år, er difor vårt uendelighetsperspektiv ei stor utfordring.
Migrering er vald som metode for langtidslagring. Dette
inneber at ein ved avlevering må eksportere data ut av det
opprinnelege systemet i definerte uttrekk. IT-systemet og
maskinene som data er skapt og lagra i, skal ikkje vere med.
Kvar tabell i ein relasjonsdatabase skal hentast ut som ei fil,
og informasjonen i tabellane skal lagrast i godkjende for-
mat. Tilgjengeleggjering av avleverte uttrekk frå IT-system er
avhengig av at det finst fullstendig og detaljert dokumenta-
sjon av struktur og innhald, og god nok informasjon om sys-
temet som skapte data. Ved avleverering skal slike metadata
følgje med.
Elektroniske arkiv har likevel ein vesentleg fordel. Det som
tidlegare var ein utbredt måte å oppbevare papirarkiv på –
tilfeldig i nærmaste kjellar bak låst dør for seinare å ta det
igjen for eit tidkrevjande ordningsarbeid – kan no erstattast
med funksjonalitet i dei verktøya som skaper informasjonen.
Arkiva vert ordna når dei vert skapt og plass er ikkje noko
problem.
GRUNNLAG FOR SAMARBEID
Det viktigaste grunnlaget for eit samarbeid har med kommu-
nestrukturen og bruken av IT som verktøy i forvaltninga.
Kommunane er svært ulikt organisert, men dei løyser dei
same oppgåvene og nyttar i stor grad dei same datasyste-
ma. I ei samanlikning mellom kommunane i Møre og
Romsdal, Rogaland og Hordaland var det rapportert
262 datasystem i bruk fordelt på fem fagområde 1).
Det interessante er at desse fordeler seg på berre
37 ulike system. Vidare viser undersøkinga at for
dei fem fagområda har dei tre mest utbreidde sys-
tema mellom 70 og 90 % av marknaden.
1
) Undersøkinga frå Hordaland vart utført i 1998 og utvalet her er såleis
noko annleis enn i dei to andre fylka der kartlegginga var avslutta i 2001.
Utvalet som her er presentert omfattar berre dei systema som var i aktiv
bruk på det tidspunktet undersøkinga vart gjort. Dei tre undersøkingane
omfattar i alt 83 kommunar, men det var alltid nokre kommunar som
ikkje hadde system innanfor eit eller fleire av fagområda.
Førekomst Ulike system
Sak-arkivsystem 69 7 Arkadukt og desse vil med fordel kunne distribuerast over ein
Lege/Helse 62 4 felles nettstad.
Sosial 48 9
Pleie og omsorg 39 10
Barnevern 44 7 Eit depot for elektroniske arkiv er avhengig av programvare
Totalt 262 37
Største gevinsten i eit samarbeid mellom kommunearkiva er
først og fremst knytt til utarbeiding av bevaringsplanar og do-
kumentasjon av uttrekk. Bevaringsplanar er vi truleg avhengig
av å samarbeide om.
BEVARINGSPLANAR
Bevaring av elektroniske arkiv inneber å gjere eit utval av in-
formasjon som skal trekkast ut – mao å kassere den informa-
sjonen som ikkje er med i utvalet. Dette krev ei bevaringsvur-
dering i forkant. Denne må ta utgangspunkt i ein makroplan –
kva for system frå kva kommune/sektor skal takast vare på, og
på mikronivå, kva for informasjon frå tabellar og felt i syste-
met skal trekkast ut.
Det statleg oppnemnde Bevaringsutvalget har lagt fram for-
slag til organisering og metodikk for arbeidet.
Kommunalforvaltninga skal delast sektorvis med ein prosjekt-
ansvarleg for kvar sektor og med Riksarkivaren i ei initierande
og koordinerande rolle. Ei slik sektorinndeling med forslag til
prosjektansvarleg bør komme så raskt som råd, og initiativet
bør komme frå kommunearkivinstitusjonane sjølv t.d. gjen-
nom LLP sin kommunalseksjon. Det statlige sektorvise arbeidet
er allereie starta, og både med tanke på koordinering og nyt-
teeffekt er det viktig at vi følgjer opp.
Den praktiske gjennomføringa følgjer ein skjematisk ar-
beidsmetode. Innanfor sektorane skal på makronivå arkivska-
par og arkiv identifiserast, overordna funksjonar og arkivma-
teriale skal definerast og deretter skal funksjonar og materiale
vurderast med tanke på bevaring/kassasjon etter gjevne krite-
rium. På eit stadium her må det utførast ei kartlegging på mi-
kronivå av det materiale som finst for dei ulike sektorane, uav-
hengig av medium. Det må dessutan gjerast ei vurdering av
om materialet skal oppbevarast elektronisk eller på papir. Ei
slik kartlegging og vurdering kan inngå i eit samarbeidspro-
sjekt. Vidare må samarbeidsprosjektet omfatte bevaringsvur-
deringa på systemnivå. Resultatet av arbeidet både på makro-
og mikronivå kan gjerast tilgjengeleg på ein felles nettstad.
Det vil tross alt vere den enkelte kommune eller kommunear-
kiv som må utføre arbeidet med bevaring/kassasjon.
UTARBEIDING OG FORMIDLING AV DOKUMENTASJON
I samband med avlevering skal tabelluttrekka dokumenterast i
Arkadukt. Fordi kommunane i stor grad nyttar standardisert
programvare vil det vere ein fordel å fordele oppgåvene med
dokumentasjon kommunearkivinstitusjonane i mellom. Det er
funksjonalitet for eksport og import av ADDMML-filer i
LISENSAR, UTSTYR OG UTVIKLING AV PROGRAMVARE
som spenner om heile prosessen frå kartlegging til testing av
avleveringar, vedlikehald og lagring til formidling. Ein del av
dette utstyret kan vi kjøpe men mykje må utviklast frå grun-
nen av. Også på dette området vil det vere ein stor fordel å
samarbeide.
Det er allereie etablert eit samarbeid om kartlegging av
elektroniske arkiv gjennom utviklinga av ein standard elektro-
nisk arkivplan. Informasjon om kvart system skal her kartleg-
gast etter ein felles mal og mellom anna innehalde bevarings-
vurdering med informasjon om tabelluttrekk. Vidare er filer
med system- og brukardokumentasjon samt ADDMML tenkt
formidla over fellesområdet i denne planen. Det kan vere eit
alternativ å tilgjengeleggjere denne informasjonen for fleire
enn dei som deltar i prosjektet, t.d. på ein felles nettstad.
Lagring og tenester knytt til formidling vil vere ei anna tung
oppgåve med store kostnadar både til utvikling og
lisensar/maskinvare. Eit samarbeid her kan omfatta enkle
løysingar om felles nettstad for presentasjon av elektronisk ar-
kivmateriale, fordeling av oppgåver knytt til utvikling, eller
meir avanserte samarbeidsformer som etablering av sentrale
lagringsmiljø.
SAMARBEID OM TENESTER – EIT FELLES MILJØ FOR TESTING
Arbeidet med testing av avleveringar vil vere både tid- og
kostnadskrevjande. Til arbeidet er tenkt brukt det nyutvikla
Arkade som i innkjøp vil koste omlag 250 000,-. I tillegg kjem
ein årleg lisens på kr 100 000,-. Å fordele desse kostnadane på
fleire vil truleg vere naudsynt dersom vi skal ta dette systemet
i bruk. Men dette vil igjen krevje at vi samarbeider om tes-
tinga, anten ved at det vert opprette eit fast testemiljø eller at
denne oppgåva sirkulerer mellom institusjonane. I tillegg vil
arbeidet med testing vere relativt kompetansekrevjande og di-
for vil eit form for samarbeid gje gevinstar gjennom reduserte
personalkostnader.
UTVEKSLING AV KOMPETANSE
Eit anna område for samarbeid som meir eller mindre er eta-
blert gjennom møte og seminarverksemd er utveksling av
kompetanse. Mykje av det som er nemnt ovanfor peikar mot
eit utvida samarbeid om kompetanseutveksling, og det sentra-
le blir då å koordinere mot spesialisering på t.d. system eller
fagområde. Ein del institusjonar har etterkvart faglege tyngde
på nye og spesialiserte områder som programmering, drift av
nettverk, jus o.l. Kombinert med tradisjonell arkivfagleg kom-
petanse vil vi eit mangfaldig og stort miljø som er grunnleg-
gande for å utføre dei oppgåvene vi no står framfor. •
Arkheion - 1#2003 19
 I K A T R Ø N D E L AG I K S
TEKST: STÅLE PRESTØY
ETABLERING AV DEPOT FOR ELEKTRONISKE ARKIVER
FOR TRØNDELAGSKOMMUNENE
IKA Trøndelag er i gang med å gjøre klart for avleveringer fra elektroniske arkiver hos våre
24 medlemskommuner. Vi er nå i oppstartsfasen, og kjennskapen til hvilke systemer som
finnes ute i Trøndelags-kommunene er foreløpig liten.
Vi må bruke mye tid på kartlegging, planlegging og prøve-
avleveringer før vi kan tilby kommunene å avlevere "en
masse". Som IKT-arkivar er det mitt ansvar å etablere en
strategi for å møte denne utfordringen. I denne artikkelen vil
jeg presentere hvilken arbeidsmetodikk vi har tenkt å følge,
og si litt om"verktøykassen" vi trenger for å kunne møte
utfordringene som venter oss.
METODIKK
Som nevnt er vi inne i første trinn av prosessen med å for-
berede et system for mottak av avleveringer, og det betyr å
kartlegge hvilke bevaringsverdige elektroniske arkiver som
finnes hos våre kommuner. Ut over å be om en liste over
systemer i bruk vil jeg fokusere på to momenter til; det ene
er om det finnes planer om nedlegginger eller store opp-
graderinger av fagsystemer, og det andre er når kommunen
vil gå over fra journalsystem basert på Noark-3 til arkiv-
systemer i hht. Noark-4.
Resultatene fra informasjonsinnsamlingen er grunnlaget
for neste fase, der målet er å lage en prioritert liste av
systemer med arkivverdige data jeg vil arbeide videre med.
Systemene som står i størst fare for å legges ned eller gjen-
nomgå store oppgraderinger vil komme øverst på priorite-
ringslista. Det er viktig å få bevart databasen fra disse
systemene før de tas ut av drift og blir utilgjengelige, mens
systemer som vil være i vanlig bruk en tid framover vil
komme lengre ned på lista. I tillegg til prioriteringen ut fra
kriteriene skissert ovenfor må jeg også ta hensyn til et
"samkommune"-prosjekt som er i gang i Nord-Trøndelag.
Frosta, Levanger og Verdal kommune skal fra 1. januar 2004
samarbeide for blant annet å kunne yte bedre og mer effek-
tive tjenester. Å få samlet inn data fra systemene som ikke
blir videreført etter samordningen vil kreve en utstrakt
koordinering med prosjektet og må derfor planlegges nøye.
Få leverandører av fagsystemer har tenkt på at innholdet i
databasen skal kunne periodiseres og eksporteres for lang-
tidsarkivering. Derfor er vi avhengig av en "manuell" prose-
dyre der vi går inn i databasen og henter ut den arkivverdige
20 Arkheion - 1#2003
informasjonen som finnes der. En del større kommuner har
IKT-personell som har kompetanse til å hente ut data fra
fagsystemene på denne måten, men hos de kommunene som
ikke har slik kompetanse er vi nødt til å gjøre denne jobben
selv. Når CDene med avleveringene er "i hus" på vårt depot
må vi kjøre dem gjennom et sett av IT-verktøy for å sjekke at
avleveringene er gyldige. Første steg er å sikre at elementene
i databasen som inneholder arkivverdig informasjon inngår i
avleveringen. Deretter må den flyttes til arkivformatet
ADDMML slik det er spesifisert av Riksarkivaren. ADDMML-
formatet må så testes for å sikre at dataene er av god nok
kvalitet til at avleveringen kan godkjennes. Hvis testen tilsier
at dataene er av for dårlig kvalitet er vi nødt til å gå tilbake
til arkivskaperen å ta nye uttrekk fra databasen.
EN IKT-ARKIVARS VERKTØYKASSE
Som nevnt besitter langt fra alle kommuner IKT-kompetanse
som gjør at vi kan kreve av dem at avleveringene kommer til
oss på CD i gyldige formater og med korrekte beskrivelser.
Derfor må et depot som skal ta imot avleveringer fra syste-
mer som inneholder bevaringsverdige arkiver etablere et IKT-
miljø. Dette miljøet må inneholde et sett av verktøy som lar
arkivarene hente ut, ta imot, teste og lagre avleverte data.
En "rå" avlevering fra et fagsystem, som i utgangspunktet
kan være tilnærmet uleselig, må ofte etterbehandles i stor
grad. Det vil si konverteres, struktureres og på andre måter
behandles med verktøy som Oracle, Data Junction, Arkadukt,
Arkade og annen relevant programvare – helt til dataene
egner seg for langtidslagring og vi kan rusle ut mellom
reolene og sette CDene på plass i hylla. Det er stort behov for
en samordning IKAene imellom når det gjelder denne typen
verktøy og relevante prosedyrer for bruken av dem. Et sam-
arbeid må også omfatte etablering av standardiserte av-
leveringsprosedyrer for fagsystemene som ikke har auto-
matisert denne funksjonen. Når disse elementene er på plass
kan IKT-arkivaren fokusere på å være i forkant av system-
anskaffelsene i kommunene og sørge for at korrekte av-
leveringsprosedyrer er på plass fra første dag. •
RINGEN SLUTTET
8. mars 1832 ble Arendals Skoles Offentlige Bibliotek og
Museum opprettet. De fem grunnleggerne, som naturlignok
hørte til byens fremste borgere, oppfordret sine medborgere
til å levere inn "Manuskripter, Pergamentbreve og
Haandskrifter av berømte eller alment bekjænte Mænd". Det
første dokumentet innskrevet i tilvekstprotokollen var "En
Markegangsforretning mellem Asbie, Bie og
Klodeborg, dateret 1600. Papir. Alle Seglene bor-
te", og det er tilvekstført i 1832. Dette var den
første spede begynnelse på det som etter
hvert skulle utvikle seg til å bli Aust-Agder-
Arkivet, en institusjon som 171 år seinere
har en samling på ca. 5 000 hyllemeter
arkivmateriale - omtrent halvparten hvert
av kommunale arkiv og privatarkiv - det eld-
ste dokumentet fra 1341, et bibliotek på ca.
47 000 bind, den eldste boka fra 1499, 3-4 000
kart og tegninger og om lag 300 000 fotografier.
I virkeligheten var det en ABM-institusjon som ble eta-
blert. Alle de tre elementene var til stede; arkiv, bibliotek og
museum. Men etter hvert ble de tre oppgavefeltene separert
og de utviklet seg til å bli tre av Arendals og fylkets viktigste
kulturinstitusjoner: Aust-Agder-Arkivet, Arendal Bibliotek og
Aust-Agder-Museet. Det er en lang historie. Jeg skal nøye meg
med å vise noen trekk av arkivets utviklingshistorie, som egent-
lig er en vandring tilbake til opphavet. Men det er også en
historie om etableringen av landets første interkommunale
arkivinstitusjon, der en av målsettingene var å etablere et ar-
kivdepot for hele fylket for så vel statlige og kommunale arkiv,
som for privatarkiv. I 1907 ble Arendals Museum skilt ut som en
egen institusjon. Arkivsamlingene fulgte med på flyttelasset.
Med jevne mellomrom ble det reist krav fra Kristiansand om
at byen som stiftstad måtte få sitt eget stiftsarkiv (statsarkiv).
Det ble ikke sett på med blide øyne fra Arendal: "For store
deler av Sørlandet vil det være et tilbakeskritt å få sine arkiva-
lier overflyttet til Kristiansand", hevdet Agderposten på leder-
plass 31. mars 1924. "Ble arkivaliene fra Aust-Agder flyttet til
Kristiansand, ville det ofte medføre en ekstratur for brukerne"
- underforstått at i Kristiania hadde man ofte ærend å utrette
- og kunne da samtidig besøke arkivet der - men hva skulle
AU S T- AG D E R - A R K I V E T
TEKST: K J E L L - O L AV M A S DA L E N
man til Kristiansand å gjøre? I 1928 tok redaktør Jens Vevstad
opp spørsmålet i Agderposten på nytt. Pengelotteriet hadde
nettopp bevilget kr. 50 000 til bygging av nytt museum, og
arkivsaken burde for Aust-Agders del løse i den sammenheng.
Sto ikke arkivet i Arendal ferdig når Kristiansand fikk sitt stats-
arkiv, burde dokumentene fra Aust-Agder heller bli i Oslo.
I 1928 opererte man for første gang med
betegnelsen Arendals Arkiv, som en parallell til
Arendals Museum. Men først i 1930-årene ble
spørsmålet om å etablere en egen arkivinstitu-
sjon for alvor tatt opp av politikerne. Den
direkte foranledningen var etableringen av
Statsarkivet i Kristiansand i 1934. Statsarkivar
Jacob Friis krevde da å få utlevert en del doku-
menter fra museets arkivsamling, som han
mente stammet fra stiftamtmannen i
Kristiansand. Det skulle han ikke ha gjort.
Arendalittene hadde ikke glemt stiftstadens mange
forsøk på å tilrane seg byens handel og å hindre Arendals eta-
blering som egen kjøpstad - noe de forresten
fortsatt ikke har glemt. Stortingsrepresentant Ola Solberg fra
Arbeiderpartiet kastet seg ut i en heftig avispolemikk med
statsarkivaren: "Det er sagt om dette arkivet at "knapt noen
annen landsdel kan oppvise noe lignende". Nå vil Statsarkivet
i Kristiansand ha tak i disse arkivsakene for å innlemme dem
der borte, men "det er det ingen grunn til å gå med på". Friis
på sin side beskyldte Solberg for å ha falt "som offer for den
snevreste lokalpatriotisme". Sosialisten Solberg kvitterte over-
for den tidligere kommunisten Friis med å si at "vi har heldig-
vis ikke noe oldenborgerstyre lenger. Det ser ut til at stats-
arkivaren i Kristiansand tror at han er en slags overdommer
som med makt kan tvinge Arendal til å danse etter hans linje".
Dermed var prosessen i gang, og styret for Arendals Museum
utredet spørsmålet om et eget fylkesarkiv for Aust-Agder.
Spørsmålet ble sendt ut til høring i kommunene, og de fleste
uttalte seg positivt om planene om et felles arkiv.
Spørsmålet ble behandlet i Arendal formannskap 16. mars
1936. I borgermesterens innstilling til formannskapet heter
det: "Riksarkivarens foreslag går ut på å etablere fylkesarkiver
for både offentlige [statlige] og kommunale >>>
Arkheion - 1#2003 21
>>> arkivsaker. Det foreslås at det
nuværende statsarkiv i
Kristiansand skal tjene som
fylkesarkiv både for Aust-
Agder og Vest-Agder. Hermed
er hverken Aust-Agder fylke
eller Arendal by tjent. … Som
det vil ses går muséets forslag
ut på å samle Arendals byar-
kiv, Aust-Agder fylkesarkiv
samt Aust-Agder herredsarki-
ver, i et felles by- og fylkes-
arkiv. Jeg kan helt ut slutte
mig til det av muséet i så hen-
seende anførte. Det er hver-
ken en naturlig eller rimelig
ordning at det vidstrakte
Aust-Agder fylke og en by av
Arendals størrelse i arkivmes-
sig henseende skal sogne til Kristiansand. Alle forhold tilsier at
der blir et fylkesarkiv også for Aust-Agder. Jeg må henstille til
formannskapet å uttale at det på ingen måte kan slutte sig til
riksarkivarens forslag om et fellesarkiv for Aust-Agder og Vest-
Agder fylke i Kristiansand. Der må etableres særskilt fylkesarkiv
for Aust-Agder fylke, og sæte for dette bør være i Arendal. Det
bør komme i stand ved et samarbeid mellem staten og de øvri-
ge interesserte (fylket, herredene og byene) og kan eventuelt
tenkes kombinert med et by- og fylkesmuséum".
Borgermesterens innstilling ble enstemmig vedtatt i formann-
skapet samme dag.
3. april 1936 gjorde fylkestinget følgende vedtak:
"Fylkestinget hev samhug med tanken um eit fylkesarkiv i
Arendal". I saksframlegget heter det: "Nemndi meiner at skal
ein få ei heldig løysing av arkivspursmålet må ein få eit fylkes-
arkiv i Arendal. Der kan so dei herad som det høver for få sine
heradsarkiv". På dette grunnlaget fattet styret for Arendals
Museum 7. januar 1938 vedtak om "å opprette et fylkesarkiv
for Aust-Agder fylke og Arendals by og eventuelt andre byer
innen fylket". Av forskjellige årsaker stoppet arbeidet med eta-
bleringen av et eget by- og fylkesarkiv opp. De vanskelige øko-
nomiske forhold i 30-årene gjorde sitt - og så kom krigen. Men
man hadde satt en stopper for overføringen av de kommunale
arkivene til Kristiansand.
I 1950 kom arbeidet med å etablere et by- og fylkesarkiv i
gang igjen. Det ble nå knyttet til arbeidet med å omdanne
Arendals Museum til et by- og fylkesmuseum, slik det var fore-
slått i 1936. Dette arbeidet ble drevet fram av "den muséale
felleskomite" for Aust-Agder fylke og Arendal by, der det satt
sentrale aktører som fylkesmann Nils Hjelmtveit, fylkesordfører
Andreas Holm, rådmann K.M. Haavig, ordfører Jens
Thommesen og stortingsrepresentant Ola Solberg.
Felleskomitéen fremmet forslag til vedtekter for Aust-
22 Arkheion - 1#2003
Agdermuseet, og disse ble vedtatt
av Arendal bystyre 5. mars 1951 og
av fylkestinget 12. april samme år.
I vedtektenes § 2 (formålspara-
grafen) heter det: "Fylkes-, by- og
herredsarkivet har som formål: 1. å
innsamle, bevare og arkivere doku-
menter og historiske aktstykker ….
2. i samarbeid med Statsarkivet i
Kristiansand, med Riksarkivet og
Statens arkivvesen for øvrig å fun-
gere som fylkes-, by- og herreds-
arkiv for de av fylkets byer og her-
reder som måtte finne en slik ord-
ning formålstjenelig …. 4. å gjøre
det arkiverte materialet, utenom
de særlig deponerte kommune-
arkiver, tilgjengelige for studium i
en lesesal knyttet til arkivet".
Fylkesmuseets øverste styrende organ, rådet, ble sammensatt
av en representant fra hver deltagende kommune (i realiteten
alle), men 5 fra Arendal, samt av representanter fra en rekke
foreninger, lag og institusjoner. Fra kommunene møtte ord-
førerne, og det årlige års- og rådsmøtet ble holdt samtidig med
den ene halvårlige fylkestingssesjonen. Kluet med denne ord-
ningen var at muséets råd i realiteten tilsvarte fylkestinget. Det
var den gang makt og kultur gikk hånd i hånd - og her ligger
en av hovedforklaringene til prosjektets suksess.
Aust-Agder-Arkivet ble altså etablert som en "avdeling" av
Aust-Agder-Museet. Men nokså raskt kom spørsmålet om å
skille arkivet ut som egen institusjon opp. Den direkte foran-
ledning var behovet for å opprette en egen stilling som fylkes-
arkivar. I 1956 sendte fylkesmann Hjelmtveit, kirke- og under-
visningsminister i Nygaardsvolds regjering, en søknad til
Kirkedepartementet: "Alt fra museets stiftelse [i 1832] var det
særlig maktpåliggende å innsamle gamle dokumenter, aktstyk-
ker og protokoller m.v. Dette var ikke minst tilfelle i 1. halvdel
av forrige århundre, dengang arkivvesenet ennå ikke var under
de ordnede forhold som det senere har fått". Dernest ramser
Hjelmtveit opp alle de betydelige arkiv som finnes i samlingen
og "Flere arkiver av denne art vil komme inn, når arkivet kan
by på den sikkerhet eierne har krav på. I mellomtiden går me-
get verdifullt arkivstoff tapt". Nå sto de kommunale arkivene
for tur: "De enkelte kommunale arkiver, særlig i fylket, står til
dels meget tilbake å ønske med hensyn til sikker oppbevaring
og ordning".
Selv om Riksarkivaren anbefalte søknaden, ble det avslag i
første omgang. Han pekte på at byen og distriktet allerede
hadde ofret mye for å skaffe lokaler, som var atskillig bedre
enn ved flere av statsarkivene: "Ein framifrå god og høveleg
måte for staten å stø dette tiltaket på vil vere den som er
nemnd i søknaden, at staten løner styraren og at Aust-Agder-
Arkivet administrativt vert knytta til Arkivverket", skrev riks- ble Aust-Agder-Arkivet organisert som et interkommunalt arkiv,
arkivar Asgaut Steinnes. der fylkeskommunen og de fleste kommunene sluttet seg til. I
Og slik ble det - nesten. 21. april 1958 opprettet Stortinget den dag er det bare én kommune som ikke er medlem av selskapet.
foreslåtte stillingen som fylkesarkivar. Stillingen ble opprettet De tette bånd var igjen opprettet - og har ført til en vitalisering
som en egen arkivarstilling ved Statsarkivet i Kristiansand med av institusjonen.
plikt til å bestyre Aust-Agder-Arkivet. Det forutsatte at arkivet For å foregripe utviklingens gang - og dra nytte av den varsle-
administrativt ble skilt fra muséet - og fra 1. august 1958, da de stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museum, ble det i
cand.jur. Olav Anton Aalholm ble tilsatt som fylkesarkivar - 1998 utarbeidet en rapport som tok sikte på å utvikle et tettere
regnes Aust-Agder-Arkivet som egen institusjon. Overgangen var samarbeid mellom Aust-Agder-Arkivet og Aust-Agder-Museet.
pragmatisk og glidende, men i løpet av første halvdel av 1960- Målsettingen var i første omgang å få til en helt nødvendig opp-
årene fikk institusjonen egne vedtekter, eget budsjett, regnskap rusting og utbygging av arkivets og museets bygningsmasse på
osv. Institusjonen hadde helt fram til 1995 felles styre og råd med Langsæ. For arkivets del var dette helt nødvendig for å kunne
Aust-Agder-Museet, men alle saker ble behandlet separat av de stille til disposisjon de nødvendige magasinarealer for videre av-
styrende organer. levering av kommunale og fylkeskommunale arkiv, samt selvsagt
De kommunale arkivene kom i den første tiden inn pø om pø – også for privatarkiv.
og stykkevis og delt. Det tok tid før arbeide kom inn i gode Samtidig satte arkivet i gang utredningsarbeider for å kart-
organiserte former. Først og fremst ble Arendals eldre byarkiv legge behovet for arealer m.v. og å beregne kostnadene ved å
avlevert omkring 1970. Men fra 1976, da arkivet ble delegert etablere og formalisere Aust-Agder-Arkivet som interkommunalt
Riksarkivarens inspeksjonsrett for kommunale arkiv, skjøt arbeidet depot for fylkeskommunen og kommunene i fylket. Dette
fart. Det ble foretatt inspeksjoner, som ikke overraskende avdekte arbeidet ble gjort i tråd med Riksarkivarens målsettingen og
til dels graverende oppbevaringsforhold og nærmest fullstendig anbefalinger gjort i ABM-meldingen. Utredningen ble sendt ut til
manglende tilgjengelighet til arkivene. Fra omkring 1980 ble det høring i medlemskommunene. Samtlige medlemskommuner ga
satt i gang en systematisk kartlegging av kommunearkivene, som positive tilbakemeldinger. Neste skritt ble da å utrede selve
i et godt samarbeid med kommunene etter hvert ble ordnet og etableringen av et interkommunalt depot for eldre og avslutta
for en stor del deponert i Aust-Agder-Arkivets magasiner. papirbaserte og elektroniske arkiv. Denne utredningen ble sendt
Intensiveringen av dette arbeidet avdekte imidlertid at arkivet ut til høring sommeren 2002. Til nå har fylkeskommunen og 8 av
ikke lenger hadde en styringsstruktur som var tilpasset oppgave- 15 medlemskommuner sluttet seg til ordningen. De øvrige 6
ne. Det var ikke lenger sammenheng mellom de oppgaver som medlemskommunene har meldt tilbake at de først vil utrede et
skulle løse, de organer som hadde vedtaksmyndighet og de alternativ for de to Agderfylkene lokalisert til Hornnes nederst i
organer som bevilget midler til løsning av oppgavene. Da fylkes- Setesdal – før de tar stilling til spørsmålet. Ordningen er besluttet
kommunen ble omorganisert fra og med 1. januar 1976, ble det satt i verk fra 1. mai 2003. I realiteten benytter også de øvrige
sterke båndet mellom fylkestinget og arkivets råd brutt. Ved kommunene allerede AAA som depot.
direkte valg til fylkestinget ble ordførerne, som satt i arkivets I 2002 ble også spørsmålet om å slå sammen arkivet, muséet
råd, ikke lenger automatisk medlem av fylkestinget. Samtidig ble og Aust-Agder museumstjeneste til én institusjon utredet.
det ikke lenger status å sitte i arkivets styrende organer, og frem- Utredningen konkluderte enstemmig med at den nye organisa-
tredende politikere ble avløst av perifere kulturpolitikere. Aust- sjonen, kalt Aust-Agder Kulturhistoriske senter, burde organise-
Agder-Arkivet begynte vandringen inn i dødsskyggenes dal. Noe res som et interkommunalt selskap med fylkeskommunen og
måtte gjøres. kommunene som eiere. Fylkeskommunen og samtlige kommu-
Etter et mislykket forsøk på å reformere institusjonens styren- ner, med ett unntak, har meldt tilbake at de vil slutte seg til det
de organer i 1986, ble spørsmålet om nye selskapet.
ny styrings- og eierstruktur tatt opp Det var altså "intet nytt" i at Aust-
igjen i 1993. Målsettingen var å ree- Agder-Arkivet ble omorganisert til et
tablere de tette båndene mellom interkommunalt arkiv i 1995, heller ikke
oppgaveløsning og oppdragsgiver, at det får tillagt oppgaver som inter-
dvs. å reetablere Aust-Agder-Arkivet kommunalt depot fra og med 1. mai
som et fylkesarkiv - i moderne språk- 2003, og for så vidt heller ikke i det at
bruk, som et interkommunalt arkiv. det samorganiseres med muséet og
Dette falt sammen med Riks- museumstjenesten i en ABM-institusjon
arkivarens politikk - og dette ble i løpet av 2003. "Intet nytt under
gjennomført i godt samarbeid med solen", heter det visst. •
fylkeskommunen. Fra 1. januar 1995 Aust-Agder-Arkivets nyeste arkvidokument:
Utrekk fra det edb- basert seilskuteregisteret
Arkheion - 1#2003 23
 E T S A M A R B E I D M E L L O M N O R S K A R K I V R Å D O G R I K S A R K I VA R E N O M A R K I V U T D A N N I N G
A R K I VA K A D E M I E T S TA RT E R U N D E RV I S N I N G F O R N Y T T K U L L H Ø S T E N 2 0 0 3
SEMESTERENHET I
ARKIV- OG INFORMASJONSFORVALTNING
MÅLGRUPPE OG TEMA
Utdanningstilbudet er beregnet på personale som
arbeider med arkiv i offentlig forvaltning og i private
bedrifter og organisasjoner. Studiet konsentrerer seg
om den administrative prosess hvor arkiver blir til, det
vi til daglig kaller arkivdanning. Riksarkivaren har det
fagligeansvaret for utdanningen.
OPPLEGG OG TIDSPUNKT
Arkivakademiet omfatter 175 timers undervisning
som gis konsentrert i 5 adskilte uker over 2 semestre
fra september til juni. Pensum er på ca. 2000 sider.
Undervisningen foregår i Oslo.
Kurset avsluttes med skriftlig eksamen.
OPPTAK OG SØKNADSFRIST
Det stilles ikke spesielle kvalifikasjonskrav for å bli
tatt opp som student, men søkerne rangeres
etter opptakskriterier hvorav arkiverfaring er viktig.
E T S A M A R B E I D M E L L O M N O R S K A R K I V R Å D O G R I K S A R K I VA R E N
PÅBYGGINGSENHET I ELEKTRONISK ARKIV
For dem som har gjennomført Arkivakademiet
(Semesterenhet i arkiv- og informasjonsforvaltning),
tilbys høsten 2003 en påbyggingsenhet tilsvarende
femten studiepoeng/fem vekttall. Undervisningen vil
foregå i Oslo over to adskilte uker, en uke i høst-
semesteret og en uke i vårsemesteret og behandler
elektronisk arkiv arkivteoretisk, teknologisk, juridisk
og praktisk arkivfaglig. Pensum blir på ca 1000 sider,
hvorav noe er på engelsk. Eksamen holdes tre til fire
uker etter siste kursuke. Deltakeravgiften er
kr. 12.000,- som dekker undervisning, lunsj i kurs-
ukene og pensumlitteratur.
24 Arkheion - 1#2003
Kriteriene er trykt på baksiden av søknadsskjemaet.
Det vil bli tatt opp 65 studenter. Tidligere søkere må
søke på nytt. Søknadsfristen er 1. august 2003.
KOSTNADER
Stiftelsen Arkivakademiet er selvfinansierende, og
deltakeravgiften som er på kr. 30 000,-
dekker undervisning, pensumlitteratur, lunsj i
kursukene og eksamen med vitnemål.
INTERESSERT?
Søknadsskjema, studieplan og ytterligere opplysning-
er får du ved å kontakte:
Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013 Ullevål
Stadion, 0806 OSLO. Tlf.22022760, faks: 22237489
ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT:
http://www.arkivverket.no/arkivverket/utdanning/
arkivakademiet.html
SØKNADSFRISTEN ER 1. AUGUST 2003.
TIDLIGERE SØKERE KAN SØKE PÅ NYTT.
Søknadsskjema og ytterligere opplysninger får du
ved å kontakte:
Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013
Ullevål Stadion, 0806 OSLO,
tlf: 22022760.
ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT:
http://www.arkivverket.no/arkivverket/utdanning/
arkivakademiet.html
ØSTFOLD
INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP
NY MEDARBEIDER
1. mars begynte Lene-Kari Bjerketvedt i stillingen som arkivfaglig konsulent så nå er vi fulltallig. Lene-Kari Adresse:
har de siste 7 årene jobbet som arkivar ved sentralarkivet i Østfold fylkeskommune. Hun kjenner således Postboks 220, 1702 Sarpsborg
Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar
godt til fylkeskommunen og kommunene i fylket. Hennes hovedarbeidsoppgaver vil være å arbeide med
Pedersens v. 39, 1706 Sarpsborg
eldre arkivmateriale. Lene-Kari er de ansattes representant i styret i Østfold interkommunale arkivselskap.
Tlf: 69 11 74 70 Faks: 69 11 70 69
E-post:
BESØKSRUNDE ika.postmottak@ostfold-f.kommune.no
Vi har i løpet av mars og førsten av april gjennomført en besøksrunde hos alle våre medlemskommuner.
Nå skal vi sette oss ned og lage arbeidsplaner ut fra de innspillene og ønskene om kurs, temamøter og Personale:
veiledning som vi har fått fra medlemmene. Vigdis Bjørnstad, daglig leder
Tlf: 69 11 74 70
HJEMMESIDE PÅ INTERNETT Mobil: 906 414 89
Vi holder på å utvikle egen hjemmeside som skal være klar i løpet av våren. Informasjon om adresse blir E-post:
sendt ut når siden er ferdig. vigdis.bjornstad@ostfold-f.kommune.no
VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR ELEVMAPPER Medlemskommuner:
I løpet av våren vil vi ha laget ferdig retningslinjer for elevmapper. Når retningslinjene er ferdige vil vi Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler,
presentere de på et temamøte for de som jobber med elevmapper. Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog,
Råde, Sarpsborg, Skiptvet,
VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR PERSONALMAPPER Spydeberg, Trøgstad,
Det skal også lages ferdig retningslinjer for personalmapper. Også her vil vi presentere de på et tema- Våler og Østfold fylkeskommune
møte for de som jobber med personalmapper.
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V F O R
BUSKERUD, VESTFOLD OG TELEMARK IKS Adresse:
IKA KONGSBERG
Nansensgate 1, 3616 Kongsberg
Tlf.: 32 86 60 00 Faks: 32 72 49 54
E-post: postmottak@ikakongsberg.no
Personale:
På ekstraordinært representantskapsmøte 13.11.2002 ble IKA Kongsberg omgjort til interkommunalt Wenche Risdal Osen, daglig leder
selskap med egen selskapsavtale. Samtidig kom det med fem nye medlemskommuner slik at vi nå er oppe Tlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615
i 33 kommuner og en fylkeskommune. Vi ønsker Ringerike, Hole, Flå, Røyken og Nøtterøy kommuner E-post: wenche@ikakongsberg.no
velkommen. Torleif Lind, arkivkonsulent
Tlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635
I disse dager (midt i mars) har vi skiftet til terminalserver. Dette skal gi oss et tryggere system og flere E-post: torleif@ikakongsberg.no
muligheter for å arbeide i nettverk, men også en del innkjøringsproblemer. Nye epost-adresser vil være Ina Halle-Knutzen, arkivkonsulent
operative innen Arkheion er distribuert (se høyre side!). Vår nye hjemmeside vil ha adresse www.ika-
Tlf.: 32 86 63 86 Mob.: 481 75 837
E-post: ina@ikakongsberg.no
kongsberg.no. Torleif Lind har redaktøransvaret, og Gunnar Aulesjord vil ha et medansvar for å holde
June Wahl, arkivkonsulent
sidene oppdatert. Tlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57
E-post: june@ikakongsberg.no
Vår nyeste medarbeider heter Tariq Latif og er utplassert av Aetat. Vi er med det 9 personer. Steinar Marvik, arkivkonsulent
Tlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627
Arkivenes dag i november ble arrangert på Statsarkivet i Kongsberg i samarbeid med Statsarkivet. E-post: steinar@ikakongsberg.no
Steinar Marvik hadde innlegg om temaet "Kilder til flyttinger i kommunearkivene". Et resyme av Gunnar Aulesjord, sekretær,
innlegget er gjengitt i Arkivmagasinet 3/02. Tlf.: 32 86 63 78
E-post: gunnar@ikakongsberg.no
Den tradisjonelle kursuka ble arrangert i februar med deltakere fordelt på 3 kursdager.
Medlemskommuner:
Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hole,
De siste magasinarealene ble fylt med arkivhyller rett før jul. Vi har nå ca.5-600 hm ledig arkivplass til Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker,
deponering av kommunale arkiver. Forhåpentligvis vil vi få nye lokaler ferdig til ca.2007 etter planene. Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag,
Røyken, Sigdal, Øvre Eiker, Hof,
Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy,
Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg,
Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden,
Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje,
Buskerud fylkeskommune
25

Adresse:
Kontor, ekspedisjon og lesesal på Langsæ
Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal
Tlf: 37 07 35 00 Faks: 37 07 35 01
E-post: postmottak@aa-arkivet.no
www.aa-arkivet.no
Bokbinderverksted: Tlf.: 37 07 35 33
Åpningstider:
Ekspedisjon: Man-fre: 8-15
Lesesalen: 15.sept.-14.mai:
ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20
Lesesalen: 15.mai-14.sept.: ma-fr: 9-15
Personale:
Anne-Tone Aanby
(p.t. engasjert i bokprosjekt)
Anette Walmann,
arkivar (1 års vikariat)
Hanne Kaastrup, bokbinderlærling
Brit Østerud,
avdelingsleder formidling
Berit Stie,
avd.leder depot og kompetanse
Medlemskommuner:
Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle,
Evje og Hornes, Froland, Gjerstad,
Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand,
Valle, Vegårshei, Åmli,
Aust-Agder fylkeskommune
INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER
Adresse:
Märthas vei 1, 4633 Kristiansand
Tlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92
E-post: ikava@ikava.va.no
Hjemmeside: www.ikava.no
Personale:
Kjetil Reithaug, arkivsjef
Tlf. 38 14 55 90
E-post: reithaug@ikava.va.no
Bjørn Tore Rosendahl, arkivkonsulent
Tlf: 38 14 55 91
E-post: rosendahl@ikava.va.no
Medlemskommuner:
Audnedal, Farsund, Flekkefjord,
Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal,
Lindesnes, Lyngdal, Mandal,
Marnardal, Sirdal, Songdalen,
Søgne, Vennesla,
Åseral, Vest-Agder fylkeskommune
26 Arkheion - 1#2003
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I IKA
AUST-AGDER-ARKIVET ROGALAND IKS
DEPOTOPPGAVER INTERNETTSIDE Adresse:
Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger
PAPIRBASERTE ARKIV IKA Rogaland har fått egen internettside! – vi kom på nettet i februar. Web-redaktør er Sigve som har tatt
Tlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40
I 2002 mottok vi ca 380 hyllemeter arkiv fra kommunene i Aust-Agder. på seg ansvaret for vedlikeholdet. Alle kurstilbudene ligger ute slik at det er mulig å melde seg på kurs
E-post: epost@ikarogaland.no
direkte fra "siden vår" – og det har fungert – vi har fått inn kurspåmeldinger via Internett! Internett Internett: http://www.ikarogaland.no
adressen er: http://www.ikarogaland.no
ELEKTRONISKE ARKIV Personale:
Styret har i sak 31/02 behandlet retningslinjer for deponering og avlevering av elektroniske arkiv til Aust- Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent
Agder-Arkivet. 2. og 3. april avholder vi seminar om elektroniske arkiv hvor vi bla. skal presentere retnings- Tlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397
DEPOT
linjene og vi skal få demonstrert en test på prøveuttrekk og gjenfinning fra et Noark-system. E-post:annelise.kirkerud@ikarogaland.no
Vi holder fremdeles på med å flytte arkivmateriale inn til depotet – men nå er det like før vi er i havn.
Vigdis Bergstad, Permisjon
Flere av medlemskommunene har allerede ønsket å reservere mer plass i depotet.
Tlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712
Det blir storslagen åpning av "arkivhuset" i Bergelandsgt. 30 den 8.april - med både fylkesmann og E-post: vigdis.bergstad@ikarogaland.no
ARKIVDANNING riksarkivar tilstede. Temaet for den årlige Kontaktkonferansen for våre medlemskommuner vil naturlig Sigve Espeland, arkivkonsulent
Bygland kommune er i avslutningen av arkivplanarbeidet, Evje og Hornnes er i gang med revisjonsarbeid. Vi
nok være depot i år. Vi merker publikumspågang og vi har allerede merket at interessen er stor for Tlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965
har avholdt et kurs i offentlighetsloven og forvaltningsloven med juridisk rådgiver Svein Festervoll i fylkes-
materialet i depotet, dette har medført en viss omlegging av arbeidsfeltet vårt. E-post: sigve.espeland@ikarogaland.no
kommunen som foreleser. I samarbeid med IKA Kongsberg og IKA Vest-Agder starter vi arkivlederkurs igjen Gerd Hertaas, arkivsekretær
til høsten. Øvrige kurs og seminarer i år vil være viet til periodisering og avlevering av arkiv samt innføring Tlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025
og vedlikehold av elektroniske arkiv. KURS Anja Meybohm Næss Midlertidig stilling
På kursfronten har vi vært aktive; kurs for Helse Stavanger i grunnleggende arkivkunnskap, arkivnøkkel, Tlf: 51 50 12 85
arkivbegrensning/ kassasjon og offentlighet og tilgang, kurs for KAF i Oslo med elevarkiv som tema, og i Hallgeir Olsen, arkivsjef
PERSONALE
Stavanger kommune med barnehagearkiv, samt våre egne grunnkurs og spesialkurs. Det første spesial- Tlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822
I bokbinderverkstedet har vi nå fått lærling. Hanne Kaastrup startet sin læretid i håndbokbinding august
kurset i 2003 var om forvaltningsloven og offentlighetsloven og hadde 78 deltakere. E-post: hallgeir.olsen@ikarogaland.no
2002 og vil være ferdig utlært våren 2004. Anne Tone Aanby startet sitt arbeid i prosjektet "Skipsbyggmestre
og skipsbyggingsmiljø i Vikkilen i seilskutetida" november 2002. Prosjektet er finansiert av skipsredermiljøet Medlemskommuner:
på Sørlandet. Anette Walmann er ansatt i et års vikariat i tilknytning til formidlingsavdelingen. Bjerkreim, Bokn, Eigersund,
I forbindelse med formalisering av Aust-Agder-Arkivet som depot for papirbaserte og elektroniske arkiv, har Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland,
vi p.t. utlyst arkivarstilling. Søknadsfristen utgår 15.03.03. Hå, Klepp, Kvitsøy,
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I Lund, Randaberg, Rennesøy,
Vi anbefaler alle å besøke vårt oppdaterte nettsted, adresse www.aa-arkivet.no Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola,
Suldal, Time, Tysvær, Utsira, Vindafjord,
HORDALAND
Ølen,Rogaland fylkeskommune
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I PERSONALNYTT
Arkivsjef Gudmund Valderhaug har permisjon frå 01.02.2003 i 1 år. Jorunn Dobbe er konstituert arkivsjef.
VEST-AGDER Jan Tore Helle er tilsett som IKT-arkivar frå 01.02.2003. Han har tidlegare vore tilsett med IKA Møre og
Romsdal.
ELEKTRONISKE "ARKIVER" OG HELSESTASJONER REPRESENTANTSKAPSMØTE OG KONTAKTSEMINAR Adresse:
Vi har advart alle helsestasjonene i Vest-Agder mot å tro at de uten videre kan innføre elektronisk arkiv. IKAH sitt kontaktseminar går føre seg på Solstrand Fjordhotell i Os, 13.-14. mai. Representantskapsmøtet Årstadveien 22, 5009 Bergen
Flere helsestasjoner oppbevarer sine arkiver kun elektronisk, i fagsystemer som ikke nødvendigvis tilfredsstil- blir same stad onsdag 14. mai. Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95
E-post: ika@hordarkiv.kl.no
ler kravene gitt i lov og forskrift. Dette har gitt oss en rekke reaksjoner som viser at denne praksisen er en
ARKIVPLANARBEIDET
utfordring for mange kommuneadministrasjoner. Arbeidet med saken har også vist oss at sentrale aktører
Det blir arkivplanarbeid i fleire kommunar i vår. I Øygarden, Eidfjord, Fedje, Askøy, Meland og Radøy kom- Personale:
har stort behov for grunnleggende informasjon om lover og regler for arkiver i det offentlige.
munar vert arbeidet snart sett i gang. Vaksdal kommune har sin plan snart ferdig. Dersom fleire av kom- Jorunn Dobbe, konstituert arkivsjef
munane ønskjer å få laga arkivplan eller revidert den gamle i samarbeid med IKAH, så ta kontakt med oss. Tel. 55 30 60 91
PERSONALE E-post: jorunn.dobbe@hordarkiv.hl.no
Etter en forsøksperiode i fjor er nå staben utvidet med en 50%-stilling. Vi har ansatt Betty D. Stensgård. Jan Tore Helle, arkivar Tlf. 55 30 60 90
AKTUELLE KURS
Betty skal først og fremst avlaste arkivsjef og -konsulent med merkantile oppgaver. Erfaringene fra i fjor E-post: jan.tore.helle@hordarkiv.hl.no
Det er kome nye arkivrettleiingar for grunnskulen og for barnehagar, og vi vil tilby kurs i desse. Vi har
tilsier at dette vil bidra til at kommunene får mer arkivfaglig bistand fra oss. Videre har vi engasjert Anne Britt Randi Krüger, arkivkonsulent
tenkt å arrangere desse kursa som regionale kurs og invitere deltakarar frå fem -seks kommunar i same
Tlf. 55 30 60 90
Nygård for et ordningsprosjekt for eldre arkiver. region. Nærare informasjon om desse kursa vil bli sendt til kommunane. E-post: randi.krueger@hordarkiv.hl.no
Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent
ORDNINGSARBEID Tlf. 55 30 60 93
INTERKOMMUNALT SELSKAP Det eldre arkivet etter Ølen kommune, som er overført til Rogaland, var ferdig ordna ved årsskifte. E-post: aase.stroemme@hordarkiv.hl.no
Alle medlemskommunene har nå vedtatt den nye selskapsavtalen, og vi har avholdt det siste representant- Endeleg arkivkatalog ligg no føre. Ved årsskiftet var det også utarbeidd endeleg arkivkatalog for kommu- Gudmund Valderhaug, permisjon
skapsmøtet i det "gamle" IKAVA. IKAVA IKS sitt første representantskapsmøte vil bli avholdt den 19. juni nane Lindås, Manger, Hordabø og Sæbø, som våren 2003 vert attendeført til arkivdepotet i Lindås kommu-
Medlemskommunar:
2003. ne og i Radøy kommune.
Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo,
Dei siste månadane har det vorte ordna og registrert ein del restar av eldre arkiv frå ymse kommunar,
Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa,
der hovudtyngda av arbeidet er gjort tidlegare. Det ligg no føre endeleg arkivkatalog for kommunane
Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad,
DEPOTPROSJEKT Fitjar, Jondal, Skånevik, Strandebarm og Vikebygd. Verksemdsplanen vidare for 2003 er å sluttføra ord- Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen,
Etter oppfordring fra styret begynner medlemskommunenes prinsipielle tilslutning til et interkommunalt ninga og utarbeida endeleg arkivkatalog for kommunane Eidfjord, Fedje, Fusa, Meland, Sund og Voss. Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger,
arkivdepot å komme. Styret får samtidig fullmakt til å utrede realistiske plasseringsalternativer for et Registrering av mottekne konsesjonspliktige personregistre føregår kontinuerleg. Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang,
eventuelt depot. Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden
Arkheion - 1#2003 27

Adresse:
Interkommunalt arkiv Trøndelag iks
Tlf: 73 50 18 90
Postboks 2825 Elgeseter
7432 TRONDHEIM
Besøksadr: Maskinistgata 1
(Varelevering: Kjørebru 6)
7042 TRONDHEIM
Personale:
Kari Remseth, daglig leder
Mob: 92 60 61 18
e-post: kari.remseth@ikatrondelag.no
Morten Johansen, arkivkonsulent
Gro Merete Løkvoll, arkivkonsulent
Ståle Prestøy, IKT-rådgiver
Jens Rønning, arkivar/ rådgiver
Medlemskommuner:
Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra,
Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger,
Lierne, Malvik, Melhus, Meråker,
Midtre Gauldal, Mosvik, Oppdal,
Orkdal, Selbu, Skaun, Steinkjer,
Stjørdal, Tydal, Verdal, Ørland
Adresse hovudkontor:
Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund
Tlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26
E-post: postmottak@ikamr.no
Heimeside: http://www.ikamr.no/
Adresse avdelingskontor:
Rådhuset, Kaibakken 2,
6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39
E-post: torun.soknes@ikamr.no
Personale:
Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar
Mob: 971 88 903
E-post: arnt.ola.fidjestol@ikamr.noJan
Torun Segtnan Soknes, arkivkonsulent
(permisjon f.o.m 11.04.03)
E-post: torun.soknes@ikamr.no
Mads Langnes, arkivkonsulent
E-post: mads.langnes@ikamr.no
Rolf Petter Waage, IKT-arkivar
(f.om. 02.06.03)
E-post: rolf.petter.waage@ikamr.no
Medlemskommunar:
Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes,
Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund,
Midsund, Nesset, Norddal, Rauma,
Rindal, Sande, Sandøy, Skodje, Smøla,
Stordal, Stranda, Sula, Sunndal,
Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna ,
Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda,
Ørskog, Ørsta,
Møre og Romsdal fylkeskommune
28 Arkheion - 1#2003
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I FYLKESARKIVET I
TRØNDELAG IKS SOGN OG FJORDANE Adresse:
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane,
Askedalen 2, 6863 Leikanger
GENERELT Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturverninstitusjon som arbeidar med vern Tlf: 57656400 Faks: 57656101
IKA Trøndelag iks er på plass i nye lokaler med kontor og magasin i Universitetsbibliotekets lokaler i DORA. og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Formidlingsverksemda til Fylkesarkivet skjer via internett, E-post: postmottak@sffarkiv.no
Hjemmesidene, www.ika-trondelag.no, er oppe og går, og her ligger kontaktinformasjon, diskusjonsforum og www.sffarkiv.no, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet sitt eige Tilsette:
tidsskrift, Kjelda. Kommunearkivordninga er ein av fagavdelingane ved Fylkesarkivet, og arbeider Gunnar Urtegaard, fylkesarkivar,
vårt arkivfaglige diskusjonsforum.
med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. Tlf 57656401
Randi Melvær, sekretær/stadnamn,
PERSONALET
Tlf: 57656400, E-post: randim@sffarkiv.no
Alle de tre ledige stillingene ble besatt fra årsskiftet. Ståle Prestøy har vært ansatt som rådgiver/IKT-arkivar ARKIVPLAN
Oddvar Natvik, utvandring/pers.data/foto-
siden 1. januar 2003, og han skal ha ansvar for etablering og drift av depot for elektroniske arkiver. Ståle er 40, Arkivplan på internett er eit satsingsområde for kommunearkivordninga. Det er utarbeida ein eigen vern, Tlf: 57656405,
opprinnelig fra Helligvær i Bodø kommune og flyttet med sin familie fra Oslo hit til Trondheim i 1997. Han har standard som kommunane i fylket kan nytte som eit utgangspunkt for sitt arbeid med arkivplan. I vår E-post: oddvarn@sffarkiv.no
IKT-utdannelse fra Universitetet i Tromsø og har jobbet i 15 år innenfor IKT-faget, hovedsaklig med program- har det vore seminar om arkivplan for arkivleiarar og det er no fleire kommunar som er i gang med Hermund Kleppa, Kulturhistorisk Atlas og
vareutvikling og rådgiving. Han har god kjennskap til programvare og IKT-status i kommunal forvaltning. arkivplanarbeid. Alle kommunar har tilbod om å legge sin arkivplan på Fylkesarkivet sine nettsider slik Leksikon/møtebokregister, Tlf: 57656402,
Ståle vil bruke den første tiden hos IKA Trøndelag til å sette seg inn i det arkivfaglige arbeidet, siden dette er at arkivplanen kan fungere som eit lett tilgjengeleg arbeidsverktøy ute i kommunane. E-post: hermundk@sffarkiv.no
et relativt nytt område for ham. Ståle vil også ha ansvar for drift og vedlikehold av vårt interne IKT-miljø samt Anders Gjerde, Kulturhistorisk Atlas og
våre hjemmesider. Leksikon, Tlf: 57656413
KONTAKTKONFERANSEN E-post: andersg@sffarkiv.no
Morten Johansen er vikar for Gro Merete Løkvoll frem til september, og Jens Rønning har ansvaret for depot
Hovudsatsinga denne våren er den årlege kontaktkonferansen, 7. og 8. april. Hovudtema for Øystein Åsnes, musikkarkivar (nytilsett)
av papirbaserte arkiver.
konferansen i fjor var elektroniske arkiv. Dette har vi ført vidare i år med emne som registrering og Snorre Øverbø, arkivar-privatarkiv,
vern av elektroniske arkiv. I tillegg tar konferansen mellom anna opp arkivplan på internett og Tlf: 57656403, E-post: snorreo@sffarkiv.no
ARBEIDSOPPGAVER personopplysningslova. Karianne Schmidt Vindenes, arkivar-kommu-
Hittil har vi avholdt kurs i enkeltkommuner i K-koder og lovverket. IKA Trøndelags kontaktkonferanse nale arkiv, Tlf: 57656406,
avholdes på m/s Midnatsol 7. og 8. april. Hovedtemaer vil være arkivlederrollen, periodedeling og avlevering E-post: kariannev@sffarkiv.no
av historiske arkiver. Det vil også bli en grundig presentasjon av et web-basert verktøy for arkivplaner. Ole Stian Hovland, arkivar-kommunale arkiv,
Vi har begynt å ta i mot historiske arkiver, og dette kommer til å være et hovedarbeidsområde i tiden Tlf: 57656409, E-post: oleh@sffarkiv.no
fremover. Etter hvert som materialet fra medlemskommunene kommer på plass vil det ordnede og Gunnar Yttri, arkivar-fylkeskommunale arkiv,
Tlf: 57656408, E-post: gunnary@sffarkiv.no
katalogiserte materialet bli registrert i ASTA og katalogene lagt ut på våre hjemmesider.
Berit Selseng, registrator, Tlf: 57656407,
E-post: berits@sffarkiv.no
Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar,
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I ARKIV I Tlf: 57865124, E-post: arildr@sffarkiv.no
Medlemskomm. i kommunearkivorninga:
MØRE OG ROMSDAL IKS NORDLAND Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger,
Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen,
Gulen, Hornindal, Hyllestad, Høyanger,
Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal,
ARKIVDEPOT KONTAKTSEMINAR 2003 Selje, Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy,
Selskapet arbeider for tida med å opprette arkivdepot for medlemskommunane. Depotet skal femne om både Vi arrangerer årets kontaktseminar 2.–3. april på Luftfartsmuseet i Bodø. Kontaktseminaret vil i år Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune.
elektroniske- og papirbaserte arkiv. I skrivande stund ser det ut som om 16 kommunar vil vere tilslutta depotet avvikles samtidig med representantskapsmøtet for IKA Nordland (AiNs kommunearkiv-institusjon).
når tenesta kjem i gang ved årsskiftet 03/04. Programmet i år har følgende tema: - Arkivplan/arkivplan på nett - Personopplysningsloven
- Informasjonssikkerhet og internkontroll
ELEKTRONISK ARKIVPLAN
Selskapet står også i spissen for eit samarbeidsprosjekt for utvikling av elektronisk arkivplan. Eit prosjekt som
omfattar 15 kommunearkivinstitusjonar. Dette arbeidet er godt i gang og ein reknar å vere ferdig med
KURS
utviklingsarbeidet på vårparten 2004. Dette prosjektet er støtta av med kr. 200 000,- av ABMU.
Foreløpige program for høstens kurs er allerede klart. Vi vil tilby grunnkurs i arkivdanning og k-koder. Adresse:
Det er lenge siden sist og vi har stor etterspørsel etter disse kursene. I tillegg vil vi tilby arkivkurs spesielt Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø
AVLEVERINGSPROSJEKT – PERSONARKIV
tilrettelagt for barnehager, grunnskoler og muligens PPT spesialarkiv). Tlf.nr. 75 51 75 77 Telefaks 75 51 75 78
Vi har helde avleveringskurs i dei fleste medlemskommunane og ein har fått avlevert personarkiv frå fem E-post: arkiv.i.nordland@hibo.no
kommunar som eit resultat av desse. Fleire kommunar er i ferd med å avlevere personarkiva sine i desse dagar. Hjemmeside: http://ain.hibo.no
Ansatte
ARKIVPLAN Selskapet deltar for tida i arkivplanprosjekt i åtte kommunar. ARKIVPLAN Svein Fygle, leder
Lurøy kommune og Grane kommune har ferdigstilt sine arkivplaner. Vi takker for et godt samarbeid i Ketil Alsos, arkivar
denne prosessen. Fauske kommune har startet opp arbeidet med sin arkivplan. Vi har valgt å følge opp
ARBEID MED ELEKTRONISKE SAKSHANDSAMINGSSYSTEM Hanne O. Johansen, sekretær
bare en kommune dette året, og heller bruke ressurser på prosjektet med elektronisk arkivplan i samar- Kari A. Kleve, arkivar
Selskapet har arbeidd særleg tett opp mot fylkeskommunen i samband med at kommunen har teke ibruk
beid med de andre kommunearkivinstitusjonene. Målsetningen er at dette prosjektet vil kunne effekti- Tone-Lise Fische, arkivar
eit Noark-4-system. Arbeidet har bestått både i å utarbeide rutinar for elektronisk dokumentflyt, samt å
visere arkivplanarbeidet, slik at vi kan følge opp flere kommuner samtidig i arbeidet med arkivplan. Solveig Lindbach Jensen, arkivar/IT-ansvarlig
konfigurere systemet i samsvar med dei arkivfaglege krava. Nansy Schulzki, arkivar
Inge Strand, arkivar (privatarkiv)
KURS OG INFORMASJONSVERKSEMD ARKIVENES DAG 9. NOVEMBER 2002 Finn Myrvang, prosjektleder/navnekonsu-
Vi arrangerer stadig kurs i kommunane der tema i regelen vert bestemt utifrå aktuelle problemstillingar i I fjor deltok vi for første gang på Arkivenes dag og satte opp utstillingen "Dag Skogheim og hans doku- lent (Stadnamnprosjektet)
kommunane. I april står vi som arrangør av den fylkesdekkande kontaktkonferansen. Tema i år femner om mentariske virksomhet". Utstillingen var tilgjengelig på biblioteket på høgskolen i Bodø i 3 uker etter-
elektronisk arkivplan, Noark-4system, arkivakademiet og krav til arkivlokale. IKA har også oppretta fem på. Bilder og annen informasjon fra Arkivenes dag ligger tilgjengelig på vår hjemmeside. Medlemskommuner i IKAN:
faggrupper der vi tek opp aktuelle arkivfaglege tema regionsvis innanfor fylket. Ballangen ,Beiarn ,Bodø, Dønna,Evenes,
Fauske,Gildeskål , Grane, Hamarøy,
PERSONALET PRIVATARKIV OG KURIOSITETER PÅ HJEMMESIDEN Lurøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Røst,
Jan Tore Helle slutta i selskapet 12. februar og Torun Soknes går ut i svangerskapspermisjon 11. april. Vi har lagt ut en del informasjon og bilder fra noen privatarkiv som vi har i våre magasin. Dette er bl.a. Saltdal, Skjerstad, Sørfold, Tjeldsund,
Træna,Tysfjord, Værøy
I vikariatet til Torun har vi tilsett Mads Langnes som tek til 24. mars. Rolf Petter Waage er tilsett som Sulitjelma gruber og Nordland landbruksselskap.
IKT-arkivar og tek til 2. juni. Vi har også lagt ut en del "kuriositeter" som det kan være artig å se nærmere på. Interkommunalt selskap:
Se vår hjemmeside for mer informasjon (http://ain.hibo.no/homepage/Privatarkiv.htm) Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL)
29

Adresse:
c/o Statsarkivet i Tromsø,
9293 Tromsø
Tlf: 77 67 69 80 Faks: 77 67 65 20
E-post: interkom@online.no
Ansatte:
Hilde E. Bjørnå , arkivsjef
Mobil: 90 13 75 35
E-post: hild-elv@online.no
Harald H. Lindbach , arkivar
Mobil: 91 81 33 15
E-post: haraldli@online.no
Frøydis Antonsen, arkivkonsulent
Mobil: 91 81 06 49
E-post: froydisa@online.no
Medlemskommuner:
Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy,
Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord,
Gratangen, Harstad, Ibestad,
Karlsøy, Kvænangen, Lavangen,
Lenvik, Lyngen, Målselv,
Nordreisa, Salangen, Storfjord,
Sørreisa, Torsken, Tranøy
Postadresse
c/o Porsanger kommune,
Rådhuset, 9712 Lakselv
Kontoradresse
Gamle herredshuset,
Meierivn. 2, 9700 Lakselv
Tlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60
Telefaks 78 46 47 55
E-post ika.finnmark@c2i.net
Internett:
http://home.c2i.net/ika.finnmark
Personale
Hege Sætrum Kenny, daglig leder
Marion J. Sørensen, arkivkonsulent
Medlemskommuner
Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik,
Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok,
Kvalsund, Loppa, Måsøy, Nordkapp,
Porsanger,Unjargga - Nesseby,
Vadsø, Vardø
30 Arkheion - 1#2003
F Y L K E S A R K I V E T I S O G N O G F J O R DA N E
TEKST: K A R I A N N E S C H M I D T V I N D E N E S • O L E S T I A N H OV L A N D
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
TROMS (IKAT)
OMORGANISERING TIL IKS OG UTVIKLING AV NYTT TJENESTETILBUD
Forslag til selskapsavtale og Rapport om felles arkivdepot og ABM-samarbeid i Troms er nå til behandling i
kommunene. Omorganiseringen og utvikling av nye tjenester vil bli tatt opp på årsmøte i representant-
HENDIG ARKIVHJELP TIL
skapet 24. april.
SKULAR OG BARNEHAGAR
ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV
Materiale fra Målselv, Trondenes, Harstad, Lyngen og Gáivuona/Kåfjord kommuner er nå inne til ordning.
I dag vert det sett store krav til dei offentlege skulane Arkivrettleiingane har kome i stand som eit samar-
Etter disse står Berg, Lavangen og Balsfjord for tur.
og barnehagane si handsaming av informasjon. Ein sta- beid mellom Interkommunalt arkiv i Hordaland, Bergen
dig aukande informasjonsstraum må handsamast i sam- Byarkiv, Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal,
ARBEIDET MED PERSONREGISTRE svar med gjeldande lovverk. I det daglege har ålmenta, Interkommunalt arkiv i Rogaland og Fylkesarkivet i
IKAT tar jevnlig imot avleveringer av kommunale personregistre, og ordningen fortsetter som før. Nye elevar og føresette alle ulike rettmessige krav på innsyn Sogn og Fjordane. Forfattar av arkivrettleiingane er ar-
avtaler om deponering av personregistre er blitt inngått, og IKAT arbeider med å utvikle veiledningshefter
i skulane og barnehagane sine saksdokument. På den kivar Gunnar Yttri ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane.
for behandling av en rekke ulike registre.
andre sida må dei same skulane og barnehagane syta Arkivrettleiingane er på høvesvis 42 (skule) og 40
for at saksdokumenta vert tekne vare på for ettertida. (barnehage) sider, og er trykt i same hendige format
ARKIVPLANLEGGING I samsvar med arkivforskrifta pliktar alle offentlege (A5) som Arkivlova med forskrifter. Fylkesarkivet i Sogn
IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad og Målselv kommuner, og er også med i
organ å ha arkiv. og Fjordane kan tilby arkivrettleiingane til kr. 100,-
samarbeidet om utvikling av Elektronisk arkivplan. Lenvik, Gáivuona/Kåfjord, Lavangen, Bjarkøy, Sørreisa
Arkiv etter skular og barnehagar inneheld dokument inklusive mva. pr. rettleiing + frakt. •
og Balsfjord står på venteliste, og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet.
med stor kulturell, rettsleg og forvaltningsmessig verdi.
Saman med lovkrava er det dette som er bakgrunnen
KURS for at kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet i Sogn
Årets Kontaktseminar blir arrangert i Tromsø, 24. – 25. april. Oversikt over kurs som kan bestilles finnes på og Fjordane no tilbyr hendige arkivrettleiingar for
Kurstorget foran i bladet. Alle kommuner som har eldre arkiv inne til ordning får tilbud om å hospitere
skular og barnehagar.
under ordningsarbeidet.
Arkivrettleiingane er lagt opp som ei hjelp til etable-
ring og gjennomføring av arkivrutinar som er i tråd
med Arkivlova med forskrifter. Arkivrettleiingane om-
fattar arkivarbeidet heilt frå dei daglege post- og arkiv-
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I gjeremåla, og til og med avleveringa av eldre arkiv til
FINNMARK arkivdepot. Rettleiingane har også eit eige kapittel som
tek føre seg behandling og bevaring av personopplys-
ningar.
IKAF har gleden av å ønske Kvalsund kommune som nytt medlem fra 1.januar 2003.
BESTILLING AV RETTLEIINGANE KAN SKJE PÅ E-POST TIL :
IKAF vil avholde årsmøte for 2002 og stiftelsesmøte for IKAF IKS 19.mars i Lakselv. Vi har som mål å være om-
KARIANNEV@SFFARKIV.NO, ELLER VED VANLEG POST TIL FYLKESARKIVET, ASKEDALEN 2, 6863 LEIKANGER.
organisert pr. 1.juli 2003. I den forbindelse må vi bytte regnskapsfører og revisor siden vi skal gå over til å
føre regnskap etter Regnskapslovens prinsipper. Tidligere har Porsanger kommune vært vår regnskapsfører.
PERSONALNYTT
Arkivkonsulent Marion Jeanette Sørensen er innvilget 75% studiepermisjon fra 1.mars til 8.juni.
Det vil ikke bli ansatt vikar.
ARKIVLEDERKURS
IKA Vest-Agder, Aust-Agder-Arkivet og IKA Kongsberg vil i Forts.
ARKIVOPPLÆRING 2003-2004 arrangere fem samlinger for sine arkivledere. 19.-21.jan.2004 Arendal Organinterne styrende dokumente
Høsten 2002 gjennomførte vi Grunnkurs Arkiv i 7 av våre medlemskommuner. I februar avholdt vi kurset i Kursene vil gi en unik mulighet for å bli faglig oppdatert, lære Web-basert arkivplan
Kvalsund og vi har som mål å få gjennomført kurset i de resterende kommunen i løpet av våren.
hvordan man skal takle arkivlederrollen og knytte kontakter Organets plandokumenter
Ellers vil vi arrangere Arkivkurs for skoler og barnehager i Lakselv i april og vi vil før sommeren også tilby et
dagskurs i Periodisering.
med andre arkivledere.
15.-16.mars 2004 Kristiansand Vår elektroniske arkivhverdag
KURSPLANEN ER FORELØPIG SATT OPP SLIK:
UTADRETTET VIRKSOMHET 13.-14.okt.2003 Kongsberg Arkivlederrollen 2.-3.juni 2004 Risør Arkivenes vei til og liv i depot
For å komme i kontakt med de kommunene som ikke er medlemmer hos oss deltok IKAF 4.februar på en 17.-18.nov.2003 Bø Arkivets ytre rammebetingelser
rådmannskonferanse i Alta og informerte om hvilke tjenester vi kan tilby. Vi kommer i løpet av våren til å
Kursinvitasjon er sendt ut til våre medlemskommuner.
ta kontakt med de kommunene som ikke er medlemmer for å tilby kommunebesøk med orientering og
informasjon om IKAF til de som ønsker dette.
Arkheion - 1#2003 31