2#2003

Arkheion
Ø S T F O L D I K A • I K A K O N G S B E R G • AU S T- AG D E R - A R K I V E T • I K A V E S T- AG D E R • I K A R O G A L A N D • I K A H O R DA L A N D • I K A T R Ø N D E L AG •
IKA MØRE OG ROMSDAL • FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK

PERIODISERING
AV ARKIVER
LES OGSÅ OM: PERIODISERING - ET HISTORISK PERSPEKTIV S. 3
PERIODISERING AV PAPIRBASERTE ARKIVER S. 6
PERIODISERING OG BORTSETTING AV OBJEKTARKIV S. 8
PERIODISERING AV ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM S. 18
 INNHOLD

LEDER
PERIODISERING Etter en fin sommer kom alvoret raskt i september med kommunevalget. Det er
- ET HISTORISK PERSPEKTIV 3 vel ulike meninger om hvordan det gikk, men det innevarsler at vi står foran et
PERIODISERING AV såkalt periodiseringstidspunkt. Det er altså på tide å tenke på en liten opprydding
PAPIRBASERTE ARKIVER 6 i dagligarkivet for å få bort alle eldre og avsluttede saker.
PERIODISERING OG BORTSETTING En opprydding i arkivskapet er nødvendig nå og da. I eldre tider var det vanlig
AV OBJEKTARKIVER 8 å sette bort mapper etter hvert som det ikke var bruk for dem lenger. I det lange
HAMSUNBREV 10
løp ga dette en uoversiktlig situasjon med et evig voksende saksarkiv.
Periodisering skal hjelpe til med å gi arkivet en tidsavgrensing slik at vi får av-
BORTSETJING AV ARKIV 12
sluttede og avgrensete enheter. Arkivforskriften anbefaler en periode på minst 4-5
INTERVJUET; HANNE KÅSETH 14
år. På grunn av kommunenes nære tilknytning til sitt politiske nivå, har det blitt
KURSTORGET 16
gjort noen uformelle bestemmelser at vi bør følge valgperioden på 4 år.
PERIODISERING AV EL. ARKIVSYSTEM 18
Ved periodeskillet kan det også være praktisk å gjennomføre endringer i arkiv-
EN ARKIVHISTORIE 20 systemene. Det har i et par år vært arbeidet med oppdatering av k-kodenøkkelen
EL. ARKIVPLAN - HISTORISK SAMARB. 21 nettopp med sikte på nyttår 2003/2004. Vi skulle så gjerne ha presentert de
ARKIVENES DAG 24 reviderte k-kodene i dette nummer av Arkheion, men heftene ble sendt ut først
under korrekturfasen av bladet. Etter det vi ser er ikke endringene dyptgripende.
INTERNSIDER: Det viktigste er visstnok en utbygging av venstresidekommentarene.
ØSTFOLD IKA 25 Blant høstens store begivenheter er vel at arbeidet med elektronisk arkivplan
IKA KONGSBERG 25 har kommet så langt at den snart kan tas i bruk av en del testkommuner. En slik
AUST-AGDER-ARKIVET 26 plan vil revolusjonere tilgjengelighet og gjøre oppdatering mye enklere enn ved
IKA VEST-AGDER 26
den tradisjonelle papirmetoden. Ikke rart at dette er et prosjekt som har skapt
stor oppmerksomhet både hos kommuner og på statlig sektor. Som medeiere i et
IKA ROGALAND 27
Interkommunalt arkiv vil dere også være medeiere i denne type arkivplan.
IKA HORDALAND 27
Abm-utvikling er en nyskapning som begynner å vise igjen innen arkivsektoren.
IKA TRØNDELAG 28
Ikke bare er de med og støtter prosjekter innen arkiv, men de er også pådrivere
IKA MØRE OG ROMSDAL 28
for en utvikling. Bl.a. vil arbeidet til Bevaringsutvalget være en prioritert opp-
FYLKESARKIVET I S & F 29 gave. Det er satt i gang prosjekt for å lage bevaringsregler for oppvekstsektoren.
ARKIV I NORDLAND 29 Arkivenes dag har kommet for å bli. Det offentlige helsevesen feirer 400 år i
IKA TROMS 30 2003, så temaet har gitt seg selv: Helse. Mange institusjoner har arrangementer
IKA FINNMARK 30 den 8.november, gjerne i samarbeid med det lokale statsarkiv. Vil dere ha litt
perspektiv på arkivene deres, støtt opp om de lokale arrangementer! Dette er en
ORDENSREGLAR FRÅ 1899 31 del av et formidlingsarbeid som vil bli mer og mer viktig i årene som kommer.
For: ubrukte arkiver er vel døde arkiver – ikke sant?

ISSN 0809 -1145

Red.
Arkheion er medlemsblad for de interkommu-
nale arkivene i Norge. Vi er 12 medeiere som
representerer 15 av landets fylker. Bladet tar
sikte på å være fagtidsskrift for den kommu-
nale arkivsektor i landet.
Arkheion
Deltakere: Fast redaktør: Redaksjonskomite: Sigve Espeland (IKAR)
Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) Steinar Marvik (IKAK) Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA)
Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT) Nansensgate 1 Hege Sætrum Kenny (IKAF) Bård Raustøl og Berit Stie (AAA)
Arkiv i Nordland (AiN) 3616 Kongsberg Harald Lindbach (IKAT) Steinar Marvik (IKAK)
IKA Trøndelag Iks (IKATrø) Tlf.: 32 86 63 79 Nancy Schulzki (AiN) Lene-Kari Bjerketvedt (ØIKA)
Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS Telefaks: 32 72 49 54 Jens Rønningen (IKATrø)
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane E-post: Mads Langnes (IKAM&R) Grafisk formgivning:
Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH) steinar@ikakongsberg.no Åse Eikemo Strømme (IKAH) Karin Wiwe
Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)
Aust-Agder-Arkivet (AAA)
IKA Kongsberg (IKAK)
Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA)

PERIODISERING
– ET HISTORISK PERSPEKTIV
Arkivenes historie er like gammel som menneskenes. Like lenge har bevaring, lagringskapasitet
og gjenfinning vært et problem. Vi er fortsatt på sporet av en løsning.
ARKIVDANNINGENS HISTORISKE UTVIKLING
De første arkivarer var stammenes historiefortellere som
videreførte kunnskap fra slektsledd til slektsledd gjennom
muntlig overlevering. Selv om vi regner med at datidens
mennesker hadde en helt annen trening i å huske og gjengi
enn vi har i dag er det lett å se for seg hvilke begrensninger
som lå i dette systemet.
Rundt 20 000 før Kristus begynner de første nedtegnelser
i form av hulemalerier og ca. 3.500 f.kr nedtegner sumererne
sine første inskripsjoner. Omlag ett og ett halvt millenium
senere blir de ti bud nedtegnet på stenblokker. I dag har vi
disse overlevert kun i form av avskrifter, men få dokumenter
har likevel hatt like stor betydning for vår kultur. Den første
lovteksten nedskrevet på initiativ av den babylonske kongen
Hammurabi kom i 1728 før Kristus.
Rundt 500 f.kr ble papyrus tatt i bruk i Egypt. Dette
materialet spredte seg snart også til grekerne og romer-
ne. Det neste store gjennombruddet kom i det
andre hundre-året etter Kristus da kineserne
oppfant papiret og de første trykketeknik-
kene ved hjelp av treblokker. Nesten
tusen år senere spredte papiret seg til
Europa. Det var araberne som introdu-
serte det og i 1125 kom den første
papirmøllen i drift i Spania. Med
Gutenbergs oppfinnelse av den
moderne trykkekunsten på 1450-
tallet økte for alvor mangfoldig-
gjøringen av dokumenter.
IKA TROMS
T E K S T: H A R A L D H . L I N D BAC H
De to siste hundreårene har likevel stått for den mest
markante økningen i dokumentproduksjon hittil. På 1800-
tallet kom telegrafen, skrivemaskinen, fotografiet, avisene,
mikrofilmen og filmen. Denne utviklingen fortsatte i det
forrige århundre med den elektriske skrivemaskinen, telefaks,
kommunikasjonssatelitter, kopimaskiner og ikke minst data-
maskinens inntog.
PRODUKSJONSØKNING OG KVALITETSFORRINGELSE
Det som kjennetegner utviklingen har - som den observante
leser vil ha sett - altså vært to trekk:
1. Stadig økning i antall produserte ytringer
2. Stadig kortere holdbarhet på det medium man har festet
ytringene på
Samtidig med denne utviklingen har det i samfunnet også
foregått en utvikling som har gjort oss stadig mer av-
hengig av skriftlighet og dokumentasjon.
Det er åpenbart at denne utviklingen har ført til
stadig større behov for arkivfaglig kunnskap
og gode arbeidsmetoder. Behovet for å gjen-
finne dokumenter har alltid vært til stede,
men blir samtidig stadig vanskeligere etter-
som mengden av materiale øker.
Den babylonske kongen Hammurabi
>>>
Arkheion - 2#2003 3
>>> PERIODISERING UTEN KONTROLL
I kommunearkivene har det først og fremst vært mangel på
oppbevaringsplass som
synes å ha utløst de første forsøkene på periodisering. Dette
har skjedd ut fra at man rett og slett har vært nødt til å
gjøre noe. Ofte har en oppfattelse av dokumentets grad av
"viktighet" ligget til grunn for hvorvidt det har vært flyttet
bort eller har fått ligge videre i nærarkivet. På den måten
har den logiske sammenhengen mellom journalføring og
arkivlegging ofte blitt borte underveis. De arkivene som av
samtiden ble oppfattet som mindre "viktige" ligger imidler-
tid ofte lett gjenfinnbare på rett sted i fjernarkivet, mens et
særdeles viktig dokument kan dukke opp i en arkivmappe
tredve år senere. Her har virkningen altså over lang tid vist
seg å bli den motsatte av den man ønsket å oppnå.
En annen mulig måte disse problemene kan ha oppstått
på er at en sak først har vært lagt bort til riktig tid, men
senere har vært hentet frem igjen og blitt lagt på den arkiv-
koden som da har blitt oppfattet som riktig. Dette har selv-
følgelig også ført til at den logiske sammenhengen mellom
journalføring og arkivlegging har blitt brutt.
Begge de ovenfor nevnte metodene har løst kommunenes
umiddelbare problem i forbindelse med mangel på opp-
bevaringsplass, men har så igjen skapt nye
problemer. Deler av arkivene har
blitt umulige å finne frem i.
PIONEREN KARL ROALD
De største problemene
synes å ha oppstått fra 1930 og utover i forbindelse med
overgang fra kronologisk arkivlegging til moderne arkiv-
nøkler. Utviklingen begynte noe tidligere i næringslivet enn
i kommunene - selv om enkeltstående unntak som sogne-
prest Ungers arkivnøkkel for skolestyret i Kvinnherad fra
1900 finnes - og det var da også denne utviklingen presten
Karl Roald viser til da han fra Stranda prestegård argumen-
terer for sitt moderne arkivsystem i 1935.
Karl Roald må ta noe av skylden for deler av rotet som
oppstod på denne tiden. I veiledningen til arkivsystemet
heter det:
Når arkivutstyret første gang tas i bruk, vil det være av
stor praktisk nytte at man tar ut av de siste 10-15 årspakker
alle fremdeles gjeldende rundskrivelser (særlig mange i
kommunestyrenes arkiver), instrukser, vedtekter, hjemmels-
dokumenter og andre spesielle brevsaker som kan lette og
sikre administrasjonen. Disse ordner man samtidig inn i de
tilsvarende sakgrupper i arkivkassen.
Systemet gis altså tilbakevirkende kraft og har dermed
vært med på å skape kaos for arkivarer som i ettertiden har
ønsket å gjenfinne dokumenter. Likevel er det viktig å
understreke at Roalds system var et gigantisk skritt i riktig
retning.
PERIODISERING OG ROM-PERSPEKTIVET
Etter innføringen av arkivnøklene ble situasjo-
nen gradvis bedre. Fortsatt hersker det, imidler-
tid, i lang tid usikkerhet om hvor ofte periodise-
ring skulle gjennomføres. I "SESAS arkivsystem
for jordstyrer" fra 1949 heter det at:

Ikke bare arkiver, men også penge-

vesenet har behov for periodisering.
Det skjedde i 1875 ved overgang fra
speciedaler til kroner.
Arkivreklame fra 1950-60-tallet.

4 Arkheion - 2#2003
 Ved saklig systematisk arkivering er det ikke nødvendig
å pakke vekk arkivaliene hvert år. Arkivet kan ta imot
stoffet så lenge arkivplassen tillater det. Først når den er
sprengt, tar en ut den eldste korrespondansen m.v. – som
regel da en rekke årganger – og fører den til et såkalt sam-
learkiv.
Her er det helt tydelig at det er behovet for oppbeva-
ringsplass som er avgjørende for når man skal gjennom-
føre periodisering. Dette er da også den begrunnelsen som
brukes flittigst også i dag. I kommunene er mangel på
oppbevaringsmuligheter ett problem mange støter borti
nærmest daglig.
PERIODISERING OG TIDS-PERSPEKTIVET
De mediene vi benytter for å nedtegne våre ytringer på
har etter hvert eneste teknologiske gjennombrudd blitt
stadig skjørere. Dette setter i seg selv krav til hvordan vi
behandler våre arkiver.
Formelt har ansvaret for kommunenes arkiver vært klart
siden formannskapslovene ble sanksjonert i januar 1837.
I tiden etterpå har vi fått en rekke nye lover og forskrifter
med arkivloven som den foreløpige kronen på verket.
Likevel er sitasjonen fortsatt i enkelte kommuner at arkive-
ne er plassert i fuktige kjellere og på trekkfulle loft. Dette
til tross for at lovverket stiller strengere krav til oppbeva-
ring av eldre arkiv enn av aktivt arkiv.
De arkivene som må lagres elektronisk er i enda større
grad enn våre gamle papirarkiver utsatte i forhold til
fuktighet og slitasje. Noe som selvfølgelig setter enda
strengere krav til oppbevaring. I dag er kunnskapen om
hvor lang levetid CD-plater har usikker. Ekspertene er
enige om at levetiden er mellom 25 og 220 år og at denne
levetiden er avhengig av behandling og oppbevaring.
Selve den teknologiske utviklingen er altså i ferd med å
endre begrunnelsen for periodiseringen. Hittil har den
viktigste årsaken til periodisering vært behovet for å
skaffe oppbevaringsplass i kontorarkivene, i nær fremtid
vil den viktigste grunnen til periodisering bli behovet for å
sikre kildene. Da vil ikke lenger de våte kjellere og vind-
fulle loft kunne løse kommunenes lagringsproblemer. •

Kleppa, Hermund: Arkivhandbok. Eldre arkivsaker – kommunane. Oslo 1990 s. 27

Roald, Karl: Roalds kommunale arkivsystem, Oslo 1935 s. 3
Roald, Karl: Roalds kommunale arkivsystem, Oslo 1935 s. 6
SESAS arkivsystem for jordstyrer: Veiledning med gruppeinndeling
og stikkordregister, Oslo 1949 s. 5
Bearman, David: Archival Methods I Archives and Museum Informations
Technial Report #9, Pittsburg 1989 s.13 ff
Amblie, Svein: Elektronisk dokumentbehandling. Oslo 2001 s. 160 ff

Foto: Steinar Marvik

Artikkelforfatter Harald Lindbach

Arkheion - 2#2003 5
 I K A T R Ø N D E L AG
TEKST: JENS RØNNINGEN
PERIODISERING AV PAPIRBASERTE
ARKIVER I KOMMUNAL SEKTOR
Det følgende er et forsøk på å summere opp regelverket som
angår periodisering av papirbaserte arkiver og å peke på
sammenhengen mellom periodisering, bortsetting og avleve-
ring til arkivdepot. Ved å studere regelverket kan man utvik-
le metoder for periodisering som både ivaretar hensynet til
arbeidet i dagligarkivet under og etter periodisering og som
sparer ressurser både i kommunale arkiver og deres depot-
institusjoner når arkiver skal avleveres til depot.
Etter arkivforskriftens § 2-4, siste ledd, skal sakarkivet for
avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke
lenger er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i
bortsettingsarkiv.
Det er særlig to hensyn som ligger bak prinsippene om bort-
setting og periodisering av arkiv:
• Dagligarkivet vokser stadig, og blir mer plasskrevende og
mindre håndterlig
• De enkelte dokumenter og saker blir stadig mindre hyppig
brukt ettersom tiden går
Periodisering skal også gjennomføres ved overgang fra
papirbasert til elektronisk arkiv, ved større organisatoriske
endringer og overgang til ny arkivnøkkel
To problemområder knyttet til periodisering og bortsetting
av arkiv er
• Dårlige lokaler
• Mangelfulle og uklare prinsipper for bortsetting
Når det gjelder det siste punktet er det slik at et periodeskille
representerer et brudd i en kontinuerlig arkivdannings-
prosess, og det er av stor betydning at avslutningen av en
arkivperiode blir gjennomført på en ryddig måte, slik at
man har full oversikt over hvilke saker som tilhører hvilken
periode. Man må dessuten ta hensyn til at de daglige arkiv-
funksjonene skal fungere på en rasjonell måte i overgangen
mellom to perioder.
6 Arkheion - 2#2003
AVSLUTNING AV ARKIVPERIODE I SAKARKIV
– SKARPT PERIODESKILLE
Ved skarpt periodeskille gjennomføres periodeavslutningen
når en arkivperiode er over. Alle dokumenter som ble
registrert i den avsluttede perioden settes bort samlet.
Dette gjør denne fremgangsmåten svært ryddig og oversikt-
lig kronologisk. På den andre siden fører skarpt periodeskille
til en oppsplitting av arkivet. Dagligarkivet starter en ny
periode med helt tomt aktivt arkiv og alle eksisterende saker
må hentes inn fra bortsettingsarkivet.
Problemet med de saker som er under behandling på det
tidspunkt skarpt periodeskille innføres, løses ved at disse av-
sluttes formelt, og det opprettes sak i den nye arkivperioden
med henvisning til den opprinnelige saken. Det tillates at en
sak fra eldre periode arkivlegges sammen med saken i som
opprettes i den nye perioden, men da må det legges inn
krysshenvisning både i saksmappe og i journal.
AVSLUTNING AV ARKIVPERIODE I SAKARKIV
– OVERLAPPINGSPERIODE
For å løse problemet med saker som er aktive ved avslutning-
en av en periode, dvs saker som starter før et periodeskille
og som ikke avsluttes før i neste periode har Noark 4 gjort
det mulig med en overgangsperiode i forbindelse med
periodeskillet. Overlappingsperioden kan være på ett eller to
år, og innebærer av periodeskillet utsettes til overlappings-
perioden er over. Overlappingen benyttes til å avklare hvilke
saker som fortsatt er aktive, og dermed går over til den nye
perioden, og hvilke som er avsluttet og dermed hører til den
arkivperioden som skal settes bort. Slik oppnår man at alle
saker holdes samlet, også de som er aktive ved periodeskillet.
Når overlappingsperioden er slutt skal bortsettingen
gjennomføres. Aktive saker, dvs de eldre saker som har blitt
tilført nye dokumenter samt saker som er blitt opprettet i
løpet av overlappingsperioden, blir værende i dagligarkivet.
Når det gjelder saker hvor det ikke er blitt registrert inn nye
dokumenter i løpet av overlappingsperioden skal sakene
avsluttes og settes i bortsettingsarkiv.
AVSLUTNING AV ARKIVPERIODER I OBJEKTORDNET ARKIV
Arkivforskriften § 3-12, andre ledd, gir organets ledelse an-
ledning til å bestemme at enkelte deler av sakarkivet skal
holdes utenfor periodiseringen eller følge spesielle prinsip-
per for periodisering. Det kan for eksempel være formåls-
tjenlig å ha andre arkivperioder for personalarkiv og eien-
domsarkiv enn for det øvrige sakarkivet. Med Noark 4 er
dette blitt løst ved innføringen av arkivdeler, som gjerne vil
ha samme betydning som det som blir kalt arkivserier. Det
nye begrepet gir mulighet for et klarere skille mellom
- emneordnet og objektordnet arkiv, og
- aktivt og bortsatt arkiv
Ett av prinsippene for bortsetting av objektordnede arkiv-
deler er at alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av
perioden settes bort. Utskilling skjer gradvis, men selve bort-
settingen skjer samlet etter at perioden er slutt.
For den enkelte arkivdel skal det kunne registreres en arkiv-
status med et fast sett av verdier. Verdiene i arkivstatus
styrer registreringsmulighetene:
A (aktiv) - arkivdelen er åpen for alle typer registreringer
U (uaktuell) – arkivdelen er lukket for alle typer registreringer
B (bortsatt) – arkivdelen er sperret for alle typer registreringer
SAMMENHENGEN MELLOM BORTSETTINGSARKIV OG
AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT
Periodedeling og bortsetting er første trinn på veien mot
avlevering til arkivdepot. Det er derfor viktig å ta hensyn til
de krav som stilles til arkivmateriale som skal avleveres til
depot allerede under prosessen med periodisering og bort-
setting av arkivperioder. På denne måten kan man spare inn
store ressurser både i kommunens egen arkivtjeneste og i
arkivdepotinstitusjonen.
KRAV TIL MATERIALE SOM SKAL AVLEVERES TIL ARKIVDEPOT
Et grunnleggende krav til materialet er at det skal befinne
seg i den samme orden og ha den samme struktur som det
fikk under arkivdanningsprosessen (proveniensprinsippet).
I tillegg stilles det fra depotinstitusjonene en del krav til
materialet innenfor rammene av Riksarkivarens
"Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskom-
muner" (2002). Kravene omfatter merking av det enkelte
arkivstykke, listeføring av materialet, innbinding av proto-
koller og papirbaserte journaler. I tillegg skal materialet
vært gjennom arkivbegrensing og kassasjon.
Dersom man allerede ved periodisering og bortsetting har
gjennomført dette arbeidet, vil man kunne spare mye plass i
bortsettingsarkivet, og når materialet er blitt gammelt nok,
gjenstår det bare å transportere det til arkivdepot. •
 IKA ROGALAND
TEKST: ARKIVKONSULENT SIGVE ESPELAND
PERIODISERING OG
BORTSETTING AV OBJEKTARKIVER
En betingelse for en rasjonell dokumentbehandling og arkiv-
tjeneste er at arkivene inneholder materiale med aktualiti-
etsverdi og ikke fylles med uaktuell dokumentasjon. F.eks. vil
et elevarkiv på en skole som går årtier tilbake være uover-
siktlig. Det er kun dokumenter som brukes aktivt som det er
behov for å ha i det daglige arkivet. Informasjon som ikke er
aktuell skal derfor oppbevares andre plasser. Dokumenter
som det er begrenset bruk for skal oppbevares i noenlunde
nærhet av dagligarkivene, mens dette ikke er nødvendig for
eldre avsluttede saker og materialet som i hovedsak bare har
historisk verdi. Arkivmaterialet skal ha ulike oppbevarings-
stasjoner ut fra dokumentenes bruksfrekvens, og overføres
fra det daglige arkivet til bortsettingsarkiv, fra bortsettings-
arkiv til depot (fjernarkivering), i tråd med bestemmelser om
arkivordningen.
Det er viktig at bortsettingen av dokumenter skjer plan-
messig og at det ikke foregår etter tilfel-
dighetsprinsipper, som «kjekt å
ha» eller «nå er det fullt»
metoden. Mapper skal ikke
tas ut og settes bort etter
hvert som de blir fulle. En
slik metode vil lett føre til
at en mister oversikten
over bortsatt materiale.
Foto: Steinar Marvik
Artikkelforfatter Sigve Espeland
8 Arkheion - 2#2003
Overflyttingen skal skje regelmessig, i faste planlagte inter-
valler, eller arkivperioder.
Saksarkivet og den tilhørende journalen skal deles inn i faste
perioder, slik at det er samsvar mellom periodeinndelingen i
journalen og saksarkivet. Arkivperiodene bør være på 4-5 år,
og skal følge kalenderåret. I kommunalforvaltningen er det
vanlig at periodeinndelingen følger kommunevalgperioden.
Dermed får en fireårsperioder for bortsetting. Ytterligere
informasjon om periodisering av saksarkiv med tilhørende
journal og sak/arkivsystemer finner du andre steder i dette
bladet.
I de fleste objektbaserte spesialarkiver vil det derimot være
uhensiktsmessig å foreta periodisering hvert fjerde år. For
arkivserier som er ordnet på eksempelvis objekt, må hver
objektmappe vurderes for seg med tanke på aktualitet og
settes bort når det er uaktuelt. Dette bør gjøres regelmessig,
helst samtidig med periodisering i saksarkivet. Mapper som
er blitt uaktuelle i løpet av perioden kan ryddes og settes
bort. Dette kan være mapper etter sluttet personale, solgte
eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler,
avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever, osv.
BORTSETTING
AKTIVT ARKIV BORTSETTINGS- ARKIVDEPOT
ARKIV (HOS IKA)
Merk!
Bortsetting skal skje planmessig i faste
arkivperioder
Ikke bruk!
Tilfeldighetsprinsippet: “Kjekt å ha”metoden.
“Skippertaksprinsippet”: “Nå er det fullt”metoden
Aktualitetsverdien bør avgjøre om slike mapper kan over-
føres direkte til arkivdepot uten å ta en midlertidig pause
på 25-30 år i kommunens bortsettingsarkiv.
Vi skal i det følgende via en arkivseriebeskrivelse vise hvor-
dan et elevarkiv kan periodiseres. Selve periodiseringsbe-
skrivelsen ligger etter punktet "overføring":
Arkivserie: Elevarkiv
Ansvar: Rådmann ved arkivansvarlig - delegert til
rektor
Innhold: Alle elever: Korrespondanse, testresultat, opp-
summering, avtale, flyttemeldinger, notater,
m.m.
Noen elever har i tillegg:
Tildeling av timeressurser (T-timer), tester,
utredninger, halvårsrapporter, IOP-er.
(Se merknad)
Ordning: Alfabetisk etter klasse
Periode: Løpende (For behandling av mapper etter
elever som har gått ut av skolen og/eller
mapper som det ikke har vært dokument
bevegelse i på over 10 år; se overføring).
Plassering. Arkivskap
Omfang: 2-3 skuffer i arkivskapet
Tilvekst: Varierer med innskrivingen av nye elever ved
skolen
Overføring: Ta mapper på elever som har sluttet eller gått
ut av skolen ut av aktivt arkiv regelmessig,
f.eks. hvert 4. år i forbindelse med periodise
ring av saksarkivet, rens mappene etter
reglene for arkivbegrensning i arkivforskrifta
§3-19 og overfør dem til arkivbokser. Påfør
arkivboksen opplysninger om: Arkivskaper,
innhold og tidsrom. Framgangsmåten ved
bortsetting av avsluttet arkiv skal forøvrig
være iht. bestemmelser i §3-14 i arkiv
forskrifta. Boksene skal overføres til
kommunen sitt bortsettingsarkiv senest 10 år
etter bortsetting. De overføres videre til arkiv
depot etter 25-30 år jf. arkivforskrifta §5-2.
Avleveringen til arkivdepot skal følge:
Normalinstruks arkivdepot i kommuner og
fylkeskommuner.
Kassasjon: Nei, skal bevares. Hjemlet utvalgskassasjon er
arkivfaglig ikke tilrådelig
Tilgang: Jf. off. regelverk
Merknad: Den juridiske hjemmel for at en skole har et
elevarkiv ligger i opplæringsloven §13-1.
Arkivet inneholder sensitive personopplys
ninger. Det faller derfor inn under bestem-
melser i §§ 8, 9 og 11 i personopplysnings-
loven. Det er også meldeplikt til Datatilsynet
for personopplysninger i dette arkivet etter
§31 i personopplysningsloven. Rapportering til
Datatilsynet skal skje på skjemaet: "Melding
om behandling av personopplysninger i
henhold til personopplysningsloven §31".
Hvilken type objektarkiver lar seg så periodisere etter de
samme prinsipper som elevarkivet i eksempelet ovenfor?
Objektarkiver som inneholder mapper med dokumenta-
sjon knyttet til person er lettest å håndtere på denne
måten, f.eks. personalmapper, elevmapper, mapper på
barn i barnehage, PPT-journaler, klientjournaler, barne-
vernsmapper, mapper på sosialklienter, pasient journaler
(mors-journaler), ol.
Objektarkiv med mapper på eiendommer ordnet etter
gnr./ bnr., gjerne et gårdsarkiv, et oppmålingsarkiv eller et
bygningsarkiv, lar seg derimot ikke håndtere etter prinsip-
pene vist i elevarkiveksempelet, fordi eiendommer verken
kan dø, flytte eller slutte. Slike arkiver bør derfor ikke
periodiseres. Bortsetting av slike arkiver er først aktuelt
når de går helt ut av bruk. Da kan de vurderes overført
direkte til arkivdepot. •
Arkheion - 2#2003 9
 ARKIV I NORDLAND
TEKST: TONE-LISE FISCHE

HAMSUNBREV GIR NYE KUNNSKAPER

– ØNSKET Å BEVARE PRESTEGÅRDEN
Et høydepunkt i arbeidet med ordning og systematise-
ring av eldre arkiver er når det dukker opp et ekstra
spennende dokument! Nå nylig ble det funnet et 100
år gammelt ukjent brev fra forfatteren Knut Hamsun i
Hamarøy kommunearkiv.
Inn i mellom noen gamle skoleprotokoller fant arkivar
Nansy M. Schulzki et hittil ukjent brev fra Knut
Hamsun, der han redegjør overfor sognepresten hvor-
for han ikke ville kjøpe Hamarøy prestegård.

« p.t. Bodø, 25 Oktbr. 1913

Hr. Sognepresten, Hamarøy.

»
Jeg har i dag sendt Bryggesaas og Kongens Kirkedepartement følgende Brev:
Ved Auksjonen over Prestegards-bygningen i Hamarøy bydte de spekulerende
Lysthavere 800 Kroner; jeg som vilde berge Huset fik Tilslaget for 810 Kroner.
Nu forlanger Departementet 190 Kroner till av mig hvis jeg vil ha Huset!

Slik begynner brevet til sognepresten. Hittil har man
trodd at Hamsun ville kjøpe gården for å rive den, men
i brevet kan vi lese noe ganske annet. Forfatteren
ønsker ikke bare å ta vare på huset som "… er arkitek-
tonisk vakkert, vel avveiet, nærmest efter Sverdrups og
Linstows Normalplan av 1835", han antyder også at
han ville ha ført "det op igjen i dets oprindelige
Skikkelse." For ekstra å understreke egen idealisme, og
kontrasten de andre "lysthavere", skriver han "det var
ikke av Havesyke jeg lot by på det." Ut i fra dette frem-
står den kjente forfatteren som en idealist og kultur-
minnevernets velgjører. Dette bildet harmoner også
godt med den Hamsun vi kjenner som næret respekt
og kjærlighet det gamle bondesamfunnet, og det
bildet Ingar Sletten Kolloen har gitt i sin nye biografi
om Hamsun som et menneske med "et stort hjerte".
Man kan likevel spørre seg hvor interessert han
egentlig var i å kjøpe prestegården.
Litt senere i brevet står det "Huset er værd meget
mer end 190 Kroner till..." Hamsun innrømmer med
dette at prisen for huset er alt for lavt! Prisen på
1000 kroner egentlig en gunstig pris, hvorfor lar han
da salget gå fra seg?
Ble forfatteren så forarget over at han med sine ikke-
økonomiske motiver måtte betale ekstra, når de som
ville rive det tross alt slapp helt unna? Han viser tydelig
indignasjon over departementets holding til at han,
som ønsker å bevare, skal betale for dette. "…de
Lysthavere som vil tilintetgjøre Bygningen og hvis
Bud Departementet sent eller tidlig blir nødt til at
acceptere, de maa faa Bygningen for det høieste de
vil gi,— jeg som vil redde den skal betale 190 Kroner
till! Er det værdig Departementet ogsaa dette
Resonement?" Kanskje ble dette en prinsippsak, der
muligheten til å få eiendommen til en billig penge

10 Arkheion - 2#2003
kom i bakgrunnen. Kanskje han aldri var veldig interessert i
prestegården, men likevel lot seg hisse opp av det som skjed-
de i etterkant av budrunden. Vi må huske at avstanden
mellom Hamarøy og Nørholm ved Grimstad var stor den
gang. Det var en slitsom reise som tok mange dager og ikke
kunne gjøres veldig ofte. Det er i alle fall mye som tyder på
at han hadde et ønske om å bevare prestegården. Hadde han
kanskje en drøm om å flytte tilbake, et ønske han kanskje
ikke holdt for realistisk?
En bitte liten del av historien er skrevet om. Arkivene og
gjennomgangen av materiale gir stadig korrektiver til det vi
oppfatter som sannheter. Som regel ligger det mer arbeid bak
ny kunnskap; sammenstilling og tolkning av informasjon.
Men en gang i blant dukker et enkelt dokument opp, som
gir oss et annet bilde av fortiden.
I tillegg til det aktuelle brevet lå en korrespondanserekke
fra 1913 til 1933, som Hamsun førte med en lensmann Bugge.
Hamarøy kommune står som eier av brevene, og mener så
langt at brevene for fremtiden bør oppbevares på Hamsun-
museet på Hamsund.
I mellomtiden får Arkiv i Nordland glede oss over å ha en
berømthet mellom våre arkivbokser! •

DIKT FRÅ VOSS

Den som vil syngja,

finn alltid ein song!
Den som vil slåst,
finn alltid einkvan å slåst med.
Den som vil klaga,
finn alltid noko å klaga over.
Utdrag fra brevet til Sognepresten Den som vil vera glad,
finn alltid einkvart
å gleda seg over.
Den som er fredeleg,
finn mange fredelege
menneskje.
Den nøysame finn alltid
noko å vera takksam for.
Dikt funne blant lausblada i klassedagbok for
Urdland skule (1910-1947) i Voss kommune
11
 F Y L K E S A R K I V E T I S O G N O G F J O R DA N E
T E K S T : O L E S T I A N H OV L A N D
BORTSETJING AV ARKIV
Arkivforskrifta § 3-12 sler fast at bortsetjing av arkiv er ei pålagd oppgåve. Når ein arkivperiode blir
avslutta, skal arkivmaterialet frå perioden skiljast ut frå det aktive arkivet. Papirbaserte sakarkiv, journalar,
eventuelle journalregister og kopiboka skal setjast i bortsetjingsarkiv etter føresegnene i § 3-14.
GAMLE SYNDER
I arkiva finn me døme på ulike prinsipp som har vore nytta i
samband med bortsetjing av materiale opp gjennom åra. For
mange av desse prinsippa er fellesnemnaren at ein har flytta
ut arkivmateriale for å få plass i dei daglege arkiva sine. Me
har sett at no har me mange saker og saksmapper som ikkje
lenger er aktuelle. Det byrjar å verta fullt i arkivskåpa, og
papira må vekk frå kontora og til dømes ned i kjellaren. For
å halda papira samla nyttar me til dømes arkivboksar, plast-
posar eller sekker, pappøskjer og kanskje gummistrikkar. Me
har i slike samanhengar ofte ikkje tenkt på arkivperiodar,
proveniens, reinsing og merking. Det har såleis vore ei form
for degradering av arkiva som har lege i botn for bortset-
jinga – det me ikkje treng i det daglege er mindre viktig.
Alle som har vore med å leita etter saker i arkiv som har
vore sette vekk etter meir eller mindre tilfeldige prinsipp veit
at dette kan vera ei svært vanskeleg oppgåve. Saksarkivet
har gjerne ikkje klåre periodeskilje og kanskje så mykje som
20 år står samla. Same emnekodane kan til dømes ha vore
sette vekk i fleire omgangar, og dårleg merking utan ytterår
gjer at me må sjå gjennom det meste. Vidare oppdagar me
at saksomslaga manglar påskrifter og me må bla oss gjen-
nom alle dokumenta i mappene. Desse er kanskje fulle av
kopiar og arbeidsnotat og det vert såleis store mengder
papir me må arbeida oss gjennom før me eventuelt finn det
me leitar etter.
BETRE NO ENN FØR?
No er det heldigvis slik at me har fått detaljerte reglar for
handsaming av arkiv. Det er eit krav at sakarkiva skal delast
inn i periodar, og det er klåre reglar for korleis me skal setja
bort eit arkiv. Fagmiljøet i kommunearkivinstitusjonane har
arbeidd med å rettleia i rutinar for korleis me skal tryggja
arkiva. Det er venteleg meir som ligg til rette for ei velordna
bortsetjing av nyare sakarkiv enn det var tidlegare.
Like fullt vert bortsetjing ofte sett på som ei påtvinga,
meiningslaus og nesten uoverkommeleg oppgåve dersom
me skal gjera det etter boka. Bortsetjing skjer i samband
med periodisering av arkiva, og det er mykje som skal
12 Arkheion - 2#2003
gjerast. Hovudregelen er at den som har hatt sviktande
rutinar i det daglege arkivarbeidet, får mest å gjera i sam-
band med bortsetjinga av arkiva. Har me til dømes ikkje hatt
rutinar for kontroll av saksmapper i samband med arkivleg-
ginga er det garantert timevis med arbeid som må gjerast
før dei kan setjast vekk. Innhaldet i mappa må kontrollerast
mot journalen. Stiftar, bindersar, kladdenotat, plastmapper
og liknande må fjernast. Dokumentliste må takast ut eller
skrivast på klaffen. Har me sleppt i gjennom uavskrivne
dokument og uavslutta saker i journalen, veit me ikkje kva
som eventuelt kan overførast til neste arkivperiode før me
har skaffa oss oversikt over kva saker som reelt er avslutta
og kva saker som ikkje er avslutta.
Det er ofte i slike samanhengar at me byrjar å sjå oss om
etter løysingar som kan gjera arbeidet meir overkommeleg.
Ei løysing som er ganske enkel er å seia at dette skal me ta
att seinare. Metoden vert då at me stuar vekk arkiva i arkiv-
boksar, pappøskjer eller plastposar og vonar at me skal få
høve til å ta det att i løpet av neste arkivperiode. Røynslene
tilseier at dette får me ikkje tid til, og ved utgangen av peri-
oden er arkivet kanskje endå verre å finna fram i enn det var
den gongen me sette det vekk. Arkivet har vore velta og
snudd på i samband med paniske leiteaksjonar. Pappøskjene
har vorte flytta på fordi me ikkje kom til det som stod bak-
om, gummistrikkane har morkna vekk, og merkjelappane
som låg inne i plastposen har forsvunne i lag med saksmappa
som truleg vart utlånt like etter at bortsetjinga fann stad.
REGELVERKET
I arkivforskrifta er bortsetjing av arkivmateriale heimla i
§ 3-12 og måten det skal gjerast på er skildra i § 3-14. Alle
prinsipp i denne delen av forskrifta er forma som pliktreglar.
Dette inneber at bortsetjing av arkivmateriale er ei tvungen
oppgåve og at me skal følgja krava i forskrifta.
KVA ER DET SÅ § 3-14 SEIER AT MÅ GJERAST I SAMBAND MED
BORTSETJING?
1. Arkivmaterialet skal merkjast:
For framfinninga sin del er god og tydeleg merking avgje-
rande. Den beste måten å gjera dette på er å bruka standar-
diserte etikettar som ein produserer i Word eller annan
teksthandsamar. Etikettane bør ha fast plass til arkivskapar-
opplysningar, innhald, ytterår og løpenummer. Dersom mer-
kinga er gjort i samsvar med krava i § 5-4 i arkivforskrifta
og depotet sin avleveringsinstruks (jf. arkivforskrifta § 5-12),
slepp me å ta att dette arbeidet når materialet skal
avleverast.
2. Noko arkivmateriale skal avgrensast og kasserast:
Arkivavgrensing er å halda utanfor eller fjerna frå arkivet
dokument som korkje er gjenstand for sakshandsaming eller
har verdi som dokumentasjon. Arkivavgrensing bør vera ein
del av det daglege arkivarbeidet, men dersom den ikkje har
vore utøvd i tilstrekkeleg grad skal me ta den att ved bort-
setjing. Reglane for arkivavgrensinga er vidare skildra i
arkivforskrifta § 3-19.
Kassasjon er at arkivmateriale som har vore gjenstand for
sakshandsaming eller har hatt verdi som dokumentasjon,
vert teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Kassasjon er
skildra i arkivforskrifta § 3-21, og hovudregelen er at all
kassasjon skal heimlast i regelverk. For kommunar og fylkes-
kommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjons-
reglar med kassasjonstidspunkt, men eg vil rå til at alle
kassasjonsvurderingar vert drøfta med fagpersonar knytte til
kommunearkivinstitusjonane før arkivmateriale vert øyde-
lagt eller kasta.
3. Arkivmaterialet skal listeførast:
Alt materiale som skal i bortsetjingsarkivet skal listeførast.
Det skal lagast ei fullstendig arkivliste over det materialet
som skal bevarast. Denne lista skal følgja dei krava som går
fram av arkivforskrifta (jf. §§ 5-4, 5-8 og 5-12), og avleverast
i lag med arkivmaterialet. For materiale som vert kassert skal
det lagast ei summarisk liste. Denne lista skal bevarast.
4. Noko arkivmateriale skal bindast inn:
Ved bortsetjing skal møtebøker, protokollar, kopibøker og
papirbaserte journalar bindast inn. Dette skal gjerast i sam-
svar med Riksarkivaren sine retningslinjer og avleverings-
instruksen til arkivdepotet.
GODE RÅD
Bortsetjing krev planlegging. Før me går i gang er det viktig
at me har oversyn over arkivmaterialet. Me må vera trygge
på at alt har kome inn frå sakshandsamarane, og me bør
prøva å laga oss eit oversyn over kva som må gjerast og kva
me treng i form av personale og utstyr.
Dersom arkivdepotet har spesifiserte krav til pakking, ut-
styr og etikettar, er det viktig at me følgjer desse. Materiale
som skal bevarast skal avleverast, og dersom jobben er god
nok treng me ikkje ta det att ved avlevering.
Arkivboksar rommar ei viss mengd med arkivdokument.
Materialet har ikkje godt av å stå samanpressa, og framfin-
ning av saksmapper i overfylte arkivboksar er eit frustreran-
de arbeid. Saksomslaga vert fort øydelagde, og me opplever
fort at det er vanskeleg å få på plass att materialet etter
eventuelle utlån.
Eit viktig prinsipp er at arkiva bør klargjerast og pakkast
av dei som har hatt det daglege ansvaret. Kunnskapar om
arkivet er til uvurderleg hjelp i samband med bortsetjinga,
og arbeidet kan i mange høve vera ei umogleg oppgåve for
personar som ikkje kjenner arkivet i praksis.
Informasjon som er viktig for å forstå arkivet sitt opphav
og samanhengen det går inn i bør følgja med avleverings-
lista. Dei som har hatt det daglege ansvaret bør og få i opp-
gåve å dokumentera arkivordninga ved å notera arkiv-
nøkkelopplysningar, ordningsprinsipp og eventuelle avvik
og spesialløysingar som finst i arkivet.
Lukke til med arbeidet! •
Bilete til venstre: (Bortsetjingsarkiv)
Kombinasjonen bortsetjingsarkiv, lager og rekvisitarom er ikkje
ukjend. (Foto: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane.)
Bilete under: (arkivboksar)
Framfinning av saksmapper i overfylte arkivboksar er eit frustre-
rande arbeid. (Illustrasjon frå Arkivhandbok, Hermund Kleppa)
Døme på merking av arkivboks. (etikett)
Sogn og Fjordane
Fylkeskommune
Sentraladm.
Sakarkiv
06 - 065
Boksnr. 0348 Arkheion - 2#2003 13
 ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP
TEKST: KARI-LENE BJERKETVEDT
ARKIVANSVARLIG I ASKIM KOMMUNE
Hanne Kåseth er en travel dame, men har likevel satt av litt tid til en prat.
Askim kommune er en av 18 kommuner i Østfold og er en av
15 medlemmer i Østfold interkommunale arkivselskap.
Tittelen min er teamkoordinator for
merkantil, men 50 % av stillingen er
beregnet på arkiv. I utgangspunktet
skulle jeg egentlig bare være leder,
men det har blitt en del andre løpende
oppgaver i tillegg. Jeg begynte i denne
jobben 01.01.2003, men har tidligere
jobbet andre steder i Askim kommune,
bl.a. på teknisk etat og i revisjonen.
Jeg har tatt alle kursene som Norsk
arkivråd har hatt, unntatt kurs V, og
igjennom disse kursene fikk jeg se en
annen side av arkivarbeidet enn de
daglige oppgavene. Da arkivloven
endelig trådte i kraft, satte jeg meg
ned for å finne ut hva vi måtte gjøre
for å oppfylle denne. Jeg må faktisk
innrømme at jeg tok med meg arkiv-
loven med forskrifter hjem for å lese
grundig igjennom, siden jeg ikke
arbeidet med arkiv på det tidspunktet.
På bakgrunn av denne gjennom-
gangen skrev jeg et notat til teknisk
sjef, altså den sjefen jeg hadde da, om
INTERVJUET:
HANNE KÅSETH
14 Arkheion - 2#2003
Hanne forteller:
hva som måtte gjøres med arkivet på
teknisk i henhold til arkivloven.
Ledelsen i Askim kommune hadde inn-
til da ikke vært bevisst nok på arkiv,
men de forsto snart at noe måtte
gjøres for å imøtekomme de krav som
loven stiller.
Etter en del møter ble det bestemt
at man skulle lage en fremdriftsplan
for alle etatene. Det ble nedsatt en
arbeidsgruppe (arkivlovgruppen) som
skulle kartlegge de enkelte arbeidsopp-
gavene som måtte gjøres i Askim for å
tilfredsstille kravene i arkivloven. De
skulle utarbeide en oversikt over arkiv-
lokalene, se på eventuell sentralisering
av arkivarbeidet , og opplæring for å
heve arkivkompetansen i kommunen.
Arkivgruppen med meg i spissen fikk
god hjelp av organisasjonssjefen Gerd
Haugerud til denne jobben. Hun dro i
gang mye av det som har blitt gjort på
arkivfronten i Askim kommune, og har
vært en god støttespiller for meg både
personlig og overfor ledelsen.
Så kom spørsmålet om man skulle ha
et eget depot, eller skulle man gå sam-
men med andre? Ved en gjennomgang
av kommunens bygninger fant vi ut at
kjelleren i den gamle e-verksbygningen
kunne egne seg som depot for kommu-
nen. Den lå kun en kort spasertur fra
rådhuset, i sentrum av Askim. Selv om
en del arbeider måtte utføres før den
kunne benyttes, var det en overkom-
melig utgift for kommunen på det tids-
punktet. Kommuneledelsen har vært
villige til å satse på dette arbeidet slik
at resultatet har blitt meget bra. Vi har
et eget arbeidsrom i forbindelse med
depotet hvor man har tilgang til tele-
fon, PC og kopimaskin. Vi har egne rom
for spesialarkiv som for eksempel PPT ,
sosial og barnevern. Lokalene har blitt
pusset opp og framstår som lyse og tri-
velige til tross for at de befinner seg
under bakken. Kommunen har en del
eldre arkivalier stående i flere bygning-
er, men kan nå etter hvert få samlet
disse i dette depotet.
Vi er så heldige at vi får hjelp til inn-
binding av møtebøker, journaler, kopi-
bøker m.m. slik at her er vi ganske à
jour. Det kommer en person en gang i
uka (foreløpig ut året) som tar seg av
dette, og på den måten er vi på god
vei til å kunne sette det eldste innbin-
dingsmaterialet i depotet vårt. Noe har
vi allerede plassert i depotet, men mye
saksarkivmateriale gjenstår å overføre.
Kommunen tok i bruk Kontor 2000
01.01.1999, og ved omorganiseringen
pr. 01.01.2003 var samtlige virksomhe-
ter brukere av vårt kontorstøttesystem.
Jeg hadde jobbet med dette systemet
tidligere og ble trukket inn i arbeidet
med den praktiske innføringen i 1999.
Fant da ganske fort ut at vi manglet
gode rutiner, slik at dette ble også en
jobb som måtte gjøres. Mye tid gikk
med til dette arbeidet, men vi har nå
fått etablert gode rutiner rundt Kontor
2000 og post/arkiv som jeg er meget
stolt av.
Arbeidsdagen min er ganske variert,
og jeg har forholdsvis lite daglig arkiv-
arbeid, det meste av arbeidsdagen min
går med til å lage planer, organisering
av teamarbeidet, ajourhold og utarbei-
delse av rutiner, opplæring/
brukerstøtte/veiledning for samtlige
ansatte i Kontor 2000 og i arkivkunn-
skap. Med hensyn til opplæring av
samtlige arkivmedarbeidere så har vi sier hun. Hun er i det hele tatt en posi-
gjennomført grunnkurs i arkiv i forbin- tiv og sprudlende person som Askim
delse med innføring av Kontor 2000. kommune kan være stolt av. Hun har
Det var Ragnhild Monsen og Vigdis fått til utrolig mye på kort tid og har
Tenold som holdt dette, men man blir virkelig fått satt arkivarbeidet på dags-
jo ikke utlært i løpet av et todagers orden. Flott jobbet! •
kurs, og nye arbeidstakere kommer til,
slik at dette er et arbeid som må ved-
likeholdes.
– Hvilke utfordringer står du overfor
i nærmeste fremtid?
Vi har utrolig mye å gjøre i Arkivet, og
føler oss ganske overarbeidet til tider.
Hadde ønsket meg flere medarbeidere,
men budsjettet til kommunen er
stramt, og alle må bidra til å få balanse
i regnskapet. Det som blir utrolig viktig
er å sørge for at medarbeiderne mine
ikke blir overarbeidet og sykemeldte.
Vi har mye latter i hverdagen og prøver
å fokusere på det som er positivt.
Ifølge Hannes medarbeidere er hun
veldig bevisst på det ansvaret hun har.
Hun er idérik og har solide kunnskaper
om arkivarbeid. Selv om hun har fullt
opp å gjøre så får bestandig saksbe-
handlere og virksomhetsledere den
hjelpen de trenger til enhver tid. I det
hele tatt så fungerer samarbeidet mel-
lom arkivet og de andre medarbeider-
ne i Askim kommune meget bra, mye
takket være Hannes positive holdning.
Smilende forteller hun oss at hun
allerede er 20 minutter forsinket til
neste møte, men det får stå sin prøve
Foto: Øika

ASKIM KOMMUNE
Askim er Østfolds 5. by og regionssenter i Indre Østfold. Byen har ca. 14.000 inn-
byggere. Kommunen ligger sentralt ved E18. Askim er attraktiv for bosetting og
næringsliv. Næringslivet er omfattende og variert, og det legges vekt på å skape et godt sosialt,
fysisk og kulturelt miljø. "Kraftsenteret Askim" er bystyrets visjon for utviklingen. Denne visjonen
ble formulert i 1992 og har vært grunnlaget for utviklingen fram mot den regionsenterfunksjo-
nen Askim har i dag. For mange er Askim kommunen med fossefall og industri. Det er lett å
glemme at mesteparten av tiden har Askim vært en liten og fattig bondebygd.

Arkheion - 2#2003 15
KURSTORGET
FØLGENDE KURS KAN TILBYS:
IKA Kongsberg, Aust-Agder-Arkivet og
IKA Vest-Agder samarbeider om et
arkivlederkurs i frem deler høsten
2003/våren 2004.
IKA KONGSBERG
Vi har en rekke faste kurs som kommu-
nene kan bestille, men vi ønsker at
kommunene selv vil formulere sine be-
hov. Ta derfor kontakt med oss når det
er behov for kursing innen arkivfaget.
AUST-AGDER-ARKIVET
Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestil-
ling fra medlemskommunene og vil
vanligvis kjøres i kommunen som bestil-
ler kurset. I noen grad samarbeider
medlemskommunene om felles kurs:
• Arkiv grunnkurs - 2 dager
• Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses
den enkelte kommunes behov og
ønsker)
• Arkivnøkkel-kurs, K-koder – 1 dag
• Arkivplan kurs, 1 – 2 dager
• Arkivkurs for saksbehandlere – 4 timer
• Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4
om edb-baserte arkiv og registre
– 1 dag
• Avlevering av konsesjonspliktige
personregistre som er ute av aktivt
bruk – 4 timer
• Kurs i spesialarkiver – elevarkiv
• Kurs i klientarkiv tilhørende sosial- og
barneverntjenesten
2. og 3. april 2003 har vi seminar om
langtidslagring av edb-baserte arkiv og
registre på Revsnes Hotell, Bygland.
IKA VEST-AGDER
• K-kodekurs (1 dag)
• Grunnkurs
KURSTORGET
16 Arkheion - 2#2003
• Periodisering av arkiv og sanering av
databaser
• Arkivplankurs
• Arkivbegrensing (og kassasjon)
• Arkivlederkurs
• Arkivloven med forskrifter
IKA ROGALAND
Vi har et omfattende kursprogram.
Nærmere opplysninger kan finnes på
våre hjemmesider:
http://www.ikarogaland.no
IKA HORDALAND
• Kurs om arkivforskrifta (ein dag)
• Kurs i arkivplanlegging (ein dag)
• Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar)
• Kurs i periodisering av arkiv (ein dag)
• Arkivkurs for saksbehandlarar
• Arkivkurs for grunnskulen (ein dag)
• Arkivkurs for barnehagen (ein dag)
• Arkivkurs for sosialtenesta (ein dag)
IKA MØRE OG ROMSDAL IKS
• K-kodekurs
• Arkivavgrensing- og kassasjon
• Arkivplankurs
IKA TRØNDELAG IKS
• Grunnkurs (1 dag)
• K-kodekurs (1 dag)
• Lover som styrer arkivarbeidet
• Arkivplankurs
• Bevaring- og kassasjon
• Arkivkurs for skoler- og barnehager
• Arkivkurs for helse- og sosial
• Noark-4 (elektronisk arkiv)
• Periodedeling/avlevering til depot
IKA TROMS
IKA Troms har disse kursene:
• Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i
kommunen
• Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes
i kommunen
• Sentrale arkivbestemmelser og –
rutiner (2 timer), holdes i kommunen
• Periodisering og bortsetting (1 dag),
holdes i kommunen
• Arkivloven med forskrifter (1 dag)
• Behandling av personalarkiv (1 dag)
• Innsyn og tilgjengelighet -
kommunale arkiv (1 dag)
• Behandling av personregistre (1 dag)
• Arkivkurs for skoler og barnehager
(1 dag)
• Arkivkurs for helse- og sosialsektor
(1 dag)
• Orientering om arkivplanlegging
(1 time)
• Hospitering under ordningsarbeid
(1-3 dager), hos IKAT
Ellers arrangeres kurs/veiledninger i
ulike emner for enkeltkommuner og
sektorer etter nærmere avtale (for
eksempel behandling av prosjektarkiv
og andre spesialarkiver).
IKA FINNMARK
• Grunnkurs i Arkiv (1 1/2 dag)
• Arkivkurs for skoler og barnehager
(1 dag)
• Periodisering (1/2 dag)
• Personalarkiv
(1/2 dag)
Ellers kan kurs
og veiledning
av kortere varighet
tilbys på forespørsel
I K A M Ø R E O G R O M S DA L
T E K S T : I K T - A R K I VA R R O L F P E T T E R WA A G E
PERIODISERING AV
ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM
Som forholdsvis fersk IKT-arkivar ved IKA Møre og Romsdal har
jeg til tider blitt bombardert med arkivfaglige begreper som
ikke umiddelbart gir en mann med IT-bakgrunn assosiasjoner.
De arkivfaglige begrepene har imidlertid vært en god innfalls-
port for å tillegge seg den arkivfaglige kunnskap som trengs
både for å gjennomføre jobben som IKT-arkivar, og for å snak-
ke samme språk som mine kolleger og kommunekontakter.
Periodisering er et av mange arkivbegrep som raskt kom til
overflaten da jeg satte mine ben innenfor IKA Møre og
Romsdal sine kontorer i Ålesund. Periodisering går i hovedsak
ut på å dele arkivet inn i to avskilte arkiver, et aktivt arkiv og
et bortsettings-arkiv. Grunnen til at man deler opp arkivet på
denne måten er for å skille ut de saker og dokumenter som
ikke lenger er like aktuelle, og som egentlig bare ligger og tar
opp plass i arkivet. Resultatet blir et mindre plasskrevende og
mer oversiktelig daglig arkiv (aktivt arkiv). Problemstillingen
rundt hvilket prinsipp man skal bruke for å sette periodeskille
gjør seg gjeldende.
Denne problemstillingen går i korthet ut på hvordan man
skal håndtere saker som ikke er avsluttet, og om disse skal
settes bort, eller tas med i det aktive arkivet. En vanlig, og god,
løsning på dette er å bruke en såkalt overlappingsperiode.
Arkivlovforskriften sier at en arkivperiode bør være på minst
4 – 5 år. Man kan da operere med en overlappingsperiode på
1–2 år. De sakene som i løpet av denne perioden ikke har fått
tilført nye dokumenter, skilles ut og settes bort. De resterende
sakene som har fått tilført nye dokumenter i løpet av perioden
definers som fortsatt aktive saker i den nye arkivperioden.
Som IKT-arkivar er det naturlig å se disse oppgavene i sam-
menheng med sanering av NOARK-3 / KOARK-systemer, samt
periodisering/sanering av NOARK-4-system.
Arkivlovforskriftens §3-12 fastslår at en periode i elektronisk
journal kan omfatte flere perioder i saksarkivet. §3-17 sier
videre at en elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode
skal klargjøres for deponering i arkivdepot.
NOARK-3-SYSTEMER
NOARK-3-standarden åpner for å benytte overlappingsperio-
der. For å identifisere saker fra den eldre perioden som fortsatt
er aktive venter man da i 1 – 2 år etter periodeskillet med å
foreta saneringen. De eldre sakene som i løpet av overlap-
pingsperioden har fått tilført nye dokumenter defineres som
fortsatt aktive, og beholdes i den nye perioden sammen med
de sakene som har oppstått i denne perioden. De sakene som
ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappings-
perioden skilles ut fra den aktive databasen. NOARK-3-syste-
mer kan også håndtere saker som er registrert i "presedens"
på særskilte måter ved en periodeovergang. Dette innebærer i
praksis at presedenssaker kan tas med i den nye perioden om
dette er ønskelig.
Databasesanerings-prinsippene i NOARK-3-systemer går ut på
at man fastsetter en dato (D) for avslutning av siste journal-
periode. Denne datoen settes til 1-2 år før saneringen finner
sted. Ved sanering av basen skal en sak siles ut når følgende
kriterier er oppfylt,
1. Siste dokument i saksskjemaet er mindre eller lik D
2. Alle inngående brev i saken er avskrevet
3. Presedensfeltet i saksskjemaet er tomt
BEGRENSNINGER
NOARK-3-standarden åpner ikke for å benytte ulike periodise-
ringsprinsipper. Dette innebærer at samme periodeinndeling
må benyttes på hele journaldatabasen. Ser man på de emne-
ordnede arkiver, som saksarkivet isolert sett, er dette ikke noe
problem. Men for objektordnede arkiver vil kommunen ofte
operere med en annen periodeinndeling. Erfaringsmessig blir
resultatet av dette at journaldatabaser ikke blir verken periodi-
sert, sanert eller avlevert før systemet tas ut av bruk. Dette
åpnes det for i lovteksten.
EKSEMPEL FRA MØRE OG ROMSDAL - KONTOR 2000
Kontor 2000 er et system som ved siste kartlegging i 2001 ble
benyttet av 18 kommuner i Møre og Romsdal. I kontor 2000
v.4.1, som er et NOARK-3-system, benyttes et program som
heter K2saner for å sanere databasen. I brukerhåndboken til
systemet defineres saneringsprosessen som en 7 trinns prosess,
med følgende trinn:
1. Periodisering av arkivet
2. Kassasjon av ikke arkivverdig materiale
3. Uttak av diverse rapporter
4. Uttak av avleveringsfiler for arkivverdig materiale
5. Avlevering av rapporter, filer og de fysiske saksmappene
med innhold til arkivdepot
6. Arkvidepotet godkjenner mottaket (at data er i h.h.t.
reglementet og at de kan lastes hos mottaker)
7. Avlevert materialet fjernes fra journalen, evt. Overføres til
historisk arkiv. Kopiering til historisk arkiv kan evt. Gjøres
før kassasjon for å ha en komplett kopi.
(Hentet fra Kontor 2000 Versjon 4.1, Brukerhåndbok)
Saneringsprogrammet følger NOARK-3-standarden m.h.t. prin-
sipper for utsiling og bruk av overlappingsperiode. Det åpner
også for at man kan velge å sanere deler av journaldatabasen,
noe som er funksjonalitet utover NOARK-3.
NOARK-3-standarden stiller imidlertid meget strenge krav til
formatene for avlevering. Data fra alle Noark-baser skal av-
leveres med en og samme datastruktur. Dette omfatter
normalt sett hovedregistrene i NOARK (saksregister,
dokumentregister, eksterne og interne dokumenter). Dette
innebærer bl.a. at det er faste post- og feltlengder, samt felt-
navn.
I kontor 2000 håndboken (Versjon 4.1.) står det også at
kravene som stilles til avleverte data i NOARK-3 er strengere
enn de mulighetene Kontor 2000 kan tilby. For at kravene i
NOARK-3 skal møtes må det innføres begrensninger i bruken
av systemet, hovedsakelig i forhold til lengde på felter. Hvis
ikke disse begrensningene ble innført når systemet ble tatt i
bruk, vil man risikere å miste viktige data ved avlevering.
Dette er erfaringer som er gjort om flere systemer, nemlig
at NOARK-3-standarden stiller strengere krav til avleveringene
enn det systemene i praksis kan tilby.
NOARK-4
Ordningen med overlappingsperiode videreføres i NOARK-4.
Nytt i NOARK-4 er arkivdelbegrepet, som benyttes om en vil-
kårlig definert del av arkivet, hvor alt materialet er inndelt og
ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp.
Arkivdelbegrepet, og forholdet mellom arkivdelene (for-
gjenger og arvtaker) gjør periodiseringen mer fleksibel i
NOARK-4.
NOARK-4 legger dermed til rette for å benytte flere forskjel-
lige bortsettingsprinsipper, og disse kan variere mellom de
ulike arkivdelene.
Når arkivdelen "SAK" periodiseres i NOARK-4, skal arkiv-
delen få status O (Overlapping). Det opprettes så en arvtaker
med status A (Aktiv). NOARK-4-systemet vil ikke opprette nye
saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk
knytte dem til arvtakeren. Sakene i arkivdelen med status O,
som får tilført nye saker i løpet av overlappingsperioden er
aktive saker, og vil dermed automatisk bli overført til arvtaker.
Når overlappingsperioden er utløpt, overføres det ikke lenger
saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkiv-
delen skal da få status B (Bortsatt) og overføres til en historisk
base.
NOARK-4 sier også at den "aktive" NOARK-basen med for-
del kan omfatte flere arkivperioder. Dette vil gi brukere en
bedre oversikt over hva som befinner seg i bortsettingsarkiv.
Sanering av en NOARK-4-base innebærer at den avsluttede
delen av NOARK-basen slettes fra den aktive basen. Når en
NOARK-4-base skal saneres, må saneringen omfatte en eller
flere hele, avsluttede perioder, samt alle registreringer og
elektroniske arkiver knyttet til en eller flere hele arkivdeler.
Alle arkivdeler må ha status B.
Før selve saneringen finner sted, skal det tas ut en arkiv-
oversikt over de avsluttede delene, samt avleveringsliste for
denne/disse arkivdelene. Avsluttet del av NOARK-basen
kopieres så ut på "flate filer", som følger spesifisert format
(NOARK-4, kap. 15.1). For å danne historiske baser fra de
perioder som skal saneres, kan eksportfilene importeres i et
NOARK-system, eller kopieres fra den aktive basen.
Uttrekk som avleveres til depot, skal inneholde en fil som
dokumenterer uttrekket som er gjort. Denne filen skal hete
NOARKIH.XML. Denne filen består av to hovedelementer, ek-
sportinfo og tabellinfo. Eksportinfo inneholder generell infor-
masjon om arkivskaper og de eksporterte data. Tabellinfo
inneholder informasjon om attributtene som er eksportert, og
filene dette er eksportert til. Dette er imidlertid funksjonalitet
som skal ligge i et NOARK-4-system, men det er helt avgjøren-
de at systemet kan produsere et slikt uttrekk for at informasjo-
nen skal kunne bevares for fremtiden, uavhengig av endringer
i teknologi og formater. •
Arkheion - 2#2003 19
 IKA KONGSBERG
TEKST: STEINAR MARVIK
EN ARKIVHISTORIE
Da vi ble kjent med Sande kommune på 1990-tallet besto korrespondansearkivet til formannskapet av noen
få årgangsmapper (i konvolutter) og et stort arkiv ordnet etter NKS arkivnøkkel. I følge kommunens egne
folk har det vært helt greit å finne fram i dette arkivet, og de kjente ikke til om det fantes noe mer.
År 2000 satte vi i gang et ordningsarbeid for Sande kom-
mune og begynte med "pakkesakene". Disse viste seg å inne-
holde sakarkiv med hovedvekt på årene 1869-1899. Det nyere
arkivet etter arkivnøkkelen hadde et stort spenn i tid, så det
ble tydelig at en del eldre arkivsaker var blitt tatt med i det
arkivet og lagt inn i arkivnøkkelen.
Etter kort tids arbeid ble det også klart at kommunen ikke
bare hadde brukt en arkivnøkkel for å bygge opp sitt sak-
arkiv, her lå mapper etter (minst?) to arkivnøkler. Ved nær-
mere spørsmål i kommunen fikk vi til svar at de hadde skiftet
til NKS 75 i 1984. Før det hadde de brukt arkivnøkkelen NHF
1968 (1963?).
Nå er det slik at nøklene 1968 og 1975 har store likhets-
trekk, men også forskjeller både i detaljene og på det litt mer
overordnete plan. Den største forskjellen er nok at klasse 1:
Rettsvern fra 1975 ble til klasse 8: Rettsvern, sikkerhets- og
beredskapstiltak. Tilsvarende ble klasse 8: Finansforvaltning,
regnskap og statistikk fra 1975 til klasse 1: Finans og regn-
skapsforvaltning. Denne forskjellen ble i 1984 elegant om-
gått ved å merke om de gamle eskene med ny kode på enkel-
te steder, mens mindre endringer ikke ble tatt hensyn til. De
brukte ganske enkelt begge de 2 arkivnøklene når de lette
etter noe.
Under ordningsprosessen dukket det opp en perm under
koden 002 og en mappe under koden 052. Dette er hen-
holdsvis "Historie og Litteratur" og "Avleveringslister (fjern-
arkiv)". Disse to funnene forteller følgende historie: I 1971
lå det en mengde gammelt arkivmateriale i 3.etasje i det
daværende herredshuset. Dette var blitt grovsortert og råd-
mannen kom med forslag om å bevilge kr.1000,- til fin-
sortering i regi av stasjonsmester Sverre Hansen. Han gjorde
jobben, mest fordi han var interessert i historie.
Resultatet forelå i 1972. Forordet i arkivkatalogen sier:
"Formannskapets gamle arkivsaker er ordnet i to avdelinger:
den ene omfatter årene f.o.m. 1825 t.o.m. 1899, den annen
årene f.o.m. 1900 t.o.m. 1946. For tiden
1885-1900 fantes bare få saker. Trolig
må en del brevsaker fra denne tiden
være kommet på avveie.
20 Arkheion - 2#2003
Oppført i registeret er bare de saker som antas å ha særlig
almen interesse. Dette gjeller især for de som vil finne ut noe
om slekten. Her kan de mange utlignings/inkassasjons/-
restanse- og manntallslister være nyttig. For øvrig finns den
gamle gårdshistorie i utskrifter i arkivboks nr.002."
Deretter finner vil arkivkatalogen med sakene sirlig plas-
sert i arkivesker etter arkivnøkkel!! De årene som manglet
(1885-1900) har dukket opp, men hvor i all verden var det
blitt av dette arkivet? Der kommer arkivmappen 052 igjen til
nytte. Ved formannskapssak 174/72 ble det vedtatt at "disse
arkivsaker oppbevares i kjellerrommet i ungdomsskolens ny-
bygg under tilsyn og forvaltning av Sande Folkeboksamling."
Jada, jada! Etter henvendelse til Sande bibliotek får vi vite at
de ikke har dette arkivet, men kanskje Sande historielag? De
har et arkivrom i hvelvet i det gamle herredshuset!
Etter en tid fikk vi endelig inspisert hvelvet til Sande
historielag. Joda, der står arkivet i arkivesker stablet i en stor
haug. Trolig er alt der som det var etter ordningen i 1972.
I tillegg fant vi også noe skolearkiv, provianteringsråd og for-
syningsnemnd.
Ting har ofte en tendens til å dukke opp, og, så vidt vi kan se,
er nå sakarkivet til Sande formannskapskontor nærmest kom-
plett. Men, proveniensen da! Den er nå så sekundær som den
kan bli, etter arkivnøkkelen 1968? Det er ganske håpløst å
begynne en ny omordning av det som ble gjort i 1971-72.
Overgangen i 1984, derimot, har vi gjort noe med. Der laget
vi et skille.
Resultatet av hele saken blir da at arkivet er delt opp slik:
1825-1899 etter arkivnøkkel 1968
1900-1946 etter arkivnøkkel 1968
1947-1983 etter arkivnøkkel 1968 (+ kanskje NHF 1950)
1984-1992, da k-kodene ble innført, er det brukt NKS 75 –
tror vi da.Dessuten: 1869-1899 kronologisk og en del enkle
saker 1910-1950 tilfeldig oppsatt.
Er det noen som sier at arkiv ikke kan
være spennende?

ELEKTRONISK ARKIVPLAN
– EIT HISTORISK SAMARBEID
I januar i år starta eit samarbeid som kan verte historisk i fleire
samanhengar. Med økonomisk stønad frå ABM-utvikling er
det blitt etablert eit samarbeidsprosjekt mellom 16 kommune-
arkivinstitusjonar og eit datafirma om å få utvikla ein nett-
basert arkivplan. Pr. i dag har desse kommunearkivinstitusjo-
nane ein medlemsmasse på 281 kommunar og fylkeskom-
munar. Dette gjer at potensialet for eit omfattande samarbeid
mellom kommunar og kommunale arkivinstitusjonar er stort.
Så stort er det, at det kan seiast å verte historisk, ikkje berre i
arkivfagleg samanheng, men også generelt. Dei attende-
meldingane som prosjektet har fått frå kommunane har vore
overveldande. Det er difor grunn til å tru at størsteparten av
medlemsmassen kjem til å delta i samarbeidet.
BAKGRUNN FOR PROSJEKTET
I samband med at ein stadig større del av informasjonen i
dagens kommunar vert formidla elektronisk, er det naturleg
at også arkivplanen vert tilgjengleggjort i elektronisk form.
I det høve starta IKA Møre og Romsdal og Nexus Group eit
samarbeid våren 2002 med sikte på å få utarbeidd eit konsept
for ein slik plan. Målet var å få eit verkty som dekker dei fleste
utfordringar ein står ovanfor i høve til distribusjon og samspel
i arkivplansamanheng. For å oppnå eit best mogeleg resultat,
var det naturleg å invitere landets kommunale arkivinstitusjo-
nar med i dette samarbeidet. På den måten ville ein styrke den
arkivfaglege kvaliteten på produktet, både gjennom kompe-
tansen som eksisterer i dette miljøet og gjennom å få tilknytta
flest mogeleg brukarar som bidrar til å få ein plan som funge-
rer bra i praksis.
ARKIVPLANSAMARBEIDET
Ved årsskiftet 2002/2003 hadde 14 arkivinstitusjonar knytta
seg til prosjektet. Seinare har to arkivinstitusjonar komne med
(sjå figur 1).
Bergen Byarkiv Tromsø Byarkiv
IKA Kongsberg IKA Rogaland
IKA Møre og Romsdal IKA Troms
IKA Hordaland IKA Vest Agder
Aust-Agder-arkivet IKA Finnmark
Østfold IKAS IKA Trøndelag
Arkiv i Nordland Fylkesarkivet i Sogn og
Fylkesarkivet i Oppland Fjordane
Nexus Group AS Hordaland fylkesarkiv
Figur 1 – Samarbeidspartnarar i utvikling av elektronisk arkivplan
I K A M Ø R E O G R O M S DA L
TEKST: ARNT OLA FIDJESTØL
Prosjektet er organisert med ei referansegruppe og ei utvik-
lingsgruppe. Referansegruppa består av deltakarar frå kvar
kommunearkivinstitusjon. På første møte i referansegruppa
10.- 11. februar 2003 vart det valt ei utviklingsgruppe beståan-
de av Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal
(prosjektleiar), Jan Tore Helle, IKA Hordaland, Sigve Espeland,
IKA Rogaland, Kari Kleve, Arkiv i Nordland, Karin Gjelsten,
Bergen Byarkiv og Torleif Lind, IKA Kongsberg. Seinare er Ole
Stian Hovland frå Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane komen med
i gruppa. Den første oppgåva til utviklingsgruppa var å utfor-
me ein spesifikasjon som mellom anna skulle skildre formålet
og bakgrunnen for systemet. Den vart førelagt og vedteken av
referansegruppa i eit møte på Gardermoen 26. mai.
FORMÅL OG MÅLSETJING
I spesifikasjonen står det at arkivplanen sitt formål skal vere å
kvalitetssikre arkivforvaltninga i kommunen og gje ei fram-
stilling av dei overordna retningslinene som gjeld for arkiv-
ordninga i kommunen, reglement, instruksar for journalføring
og arkivhandtering. Den skal og gi eit oversyn over arkivdelar
og arkivseriar i dei kommunale arkiva. Retningslinene i arkiv-
lovforskrifta skal vere lagt til grunn for prosjektet. For at ein
skal oppnå formålet og sikre at planen fungerar etter intensjo-
nane, er det semje om at særleg to kriterier er viktige. De er:
1. At planen speglar realitetane i kommunen
2. At planen vert nytta
Dette stiller krav, ikkje berre til ein brukartilpassa funksjonali-
tet, men også til implementeringsprosessen i kommunane.
Ved å gjere arkivplanen elektronisk ser gruppa at ein lettare
vil kunne oppfylle desse kriteria ved at:
1. vedlikehald og oppdatering av planen skjer direkte i planen
gjennom eit webbasert grensesnitt, og ved at vedlikehaldet
lettare kan distribuerast utover i organisasjonen.
2. arkivplanen er tilgjengeleg og søkbar på skjerm, i
tilknytning til de andre verktøya ein nyttar i det daglege
arbeidet. >>>
Arkheion - 2#2003 21
>>> TEKNISK LØYSING
Løysinga er utvikla på opensource plattformen eZ publish.
Dette er ei velbrukt publiseringsløysing utvikla i PHP/MySQl.
Det at løysinga er opensource, vil seie at det er programvare
utan lisensar, samt open kildekode og filformat.
Systemet vil ha tilgangskontroll med LDAP støtte. Det opnar
for å knytte tilgangskontroll mot allereie eksisterande system
rundt om i kommunane.
Løysinga vil være 3-delt, sjå figur nedanfor, og kompatibel med
alle typar nettlesarar.
Det vil bli plassert på Nexus Group AS sine servera i deira
eksisterande driftsmiljø og underlagd strenge tryggingsrutinar.
PLANENS STRUKTUR
Arkivplanen er delt i ein "lese-modul" og i ein "administrator-
modul". Lese-modulen er arkivplanen slik den vil framstå for
brukarane av planen. Den vil vere tilgjengeleg for alle både
interne og eksterne brukarar. Ein demoversjon av lesemodulen
ligg på web-adressa: http://www.arkivplan.no/ (sjå figur 2) og
vil ikkje bli presentert her. Administrator-modulen er modulen
for innhaldsleverandørane til planen. Den er passordbeskytta
og har ein funksjonalitet som ligg nær til den ein kjenner i frå
Windows Utforskar (sjå figur 3). Til den vil det verte tilknytta
brukarar med ulike rettar. Det vert skilt mellom interne- og
eksterne innhaldsleverandørar. Interne leverandørar vil vere
ulike grupper innanfor kommunen som t.d. arkivleiar, arkiv-
ansvarleg, depotansvarleg og It-ansvarleg. Eksterne leveran-
dørar vil vere grupper utanfor kommuneorganisasjonen. Det vil
først og fremst vere kommunearkivinstitusjonane, men ein kan
tenke seg at også t.d. Arkivverket og Datatilsynet vil kunne
fungere som eksterne leverandørar.
Hovudregelen vil vere at kvar kommune har ein arkivplan
(uniplan), men det er også lagt til rette for at fylkeskommunar
eller større byar, som t.d. Bergen skal kunne ha fleire arkivpla-
nar (multiplan). Dette velgjer kommunane sjølv.
STATUS OG VIDARE ARBEID
I skrivande stund er programvaren utvikla. Denne vil verte
presentert på KAI-konferansen i Lillehammer 5. september.
Då vil også kommunar som er knytta til ein kommunearkivinsti-
tusjon kunne starte arbeidet med å implementere arkivplanen
hjå seg. Sjølv om arbeidet med å utforme programvaren er
ferdig, så er arbeidet med strukturen på langt nær ferdig. Det
vil verte etablert eit forum med utspring i det kommunale
arkivmiljøet som skal kunne ta seg av oppdatering basert på
m.a. attendemelding i frå brukarane i kommunane. I løpet av
hausten vil det også verte klar ein brukarmanual for systemet.
Det kommunale arkivmiljøet vil også arbeide med å utarbeide
ein kurspakke for implementering av planen i kommunane.
Tilknytta planen er også eit såkalla "samhandlingsrom".
Dette "rommet" kan nyttast til tenester som ikkje er direkte
knytta til arkivplanarbeidet. Her vil det t.d. verte oppretta
diskusjons- og informasjonsforum. Her vil også bli lagt ulik type
arkivrelatert informasjon som skal kunne lastast ned av
kommunane. Rommet vil også m.a. kunne nyttast til e-læring
dersom ein ynskjer det.
ARKIVPLAN OGSÅ FOR STATSFORVALTNINGA
For å sikre at det faglege innhaldet i planen held mål, har
Riksarkivet heile vegen blitt underretta om det arbeidet som
er gjort i utviklinga av planen. Det er også samtalar mellom
Riksarkivet og Nexus Group AS for å få til noko liknande for
statsforvaltninga. Det vil naturleg nok vere ein fordel dersom
ein kan få ein felles mal for arkivplan i heile offentleg sektor.
Ein av hovudgevinstane med den elektroniske arkivplanen er
at ein lettare vil kunne dra vekslar på erfaringar og arbeid gjort
i andre offentlege organ. Skal ein t.d. innføre elektronisk
arkivering, så kan ein søke fram arkivplanen til ein kommune
eller eit anna offentleg organ. Dess fleire offentlege organ
som knyttar seg til denne nettbaserte arkivplanen, dess større
vil nytteverdien verte. •

BRUKER

Web, Windows, PDA, Mobil

Brukergrensesnitt INTERAKTIVITET Abstraksjon

Webservices - XML, SOAP

Forretningslogikk FUNKSJONALITET Abstraksjon

SQL

Innhold DATABASER

22 Arkheion - 2#2003
Dette er slik opningsbiletet vil sjå
ut for bruker av arkivplanen

Dette er slik arkivpålanen vil sjå ut for administrator av arkivplanen

Utviklingsgruppa

Arkheion - 2#2003 23
 I K A V E S T- AG D E R
TEKST: R Å D G I V E R B J Ø R N T O R E R O S E N DA H L

ARKIVENES DAG 2003: KOMMUNALE HELSEARKIVER

STOR FORTID – USIKKER FREMTID

Arkivenes dag ble i år arrangert 8. november. Landet rundt var hovedtemaet for dagen helse, siden det
offentlige helsevesenet feirer sitt 400-års jubileum i 2003. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA)
markerte dagen med en presentasjon av sykehusenes historie i Vest-Agder.

På Arkivenes dag tok IKAVA utgangspunkt i sykehusene som
eksisterer i dag og presenterte på montere hvordan de gjen-
nom tidene har skiftet eierskap. De fleste husker nok at det
var fylkeskommunene som eide sykehusene før
Staten overtok dem i 2002. Derimot er det sik-
kert ikke så mange som vet at det flere steder
var kommunene som opprettet sykehusene
og drev dem til langt inn på 1950-tallet. Vær
derfor ikke overrasket om du skulle finne syke-
husarkiver i et kommunearkiv nær deg!
I Vest-Agder ble sykehusene i 1955 overtatt av
en interkommunal ordning som het Vest-Agder
sjukehuslag, før de kom inn under Vest--Agder
fylke sine vinger i 1964. Da fylkeskommunen
ble opprettet som et eget forvaltningsnivå i
1976, fulgte sykehusene med. Som illustrasjon
på disse hopp i forvaltningsnivåer, presenterte
vi på Arkivenes dag enkeltdokumenter som vis-
te overgangen mellom de ulike eierne. Vår tanke var for det
første å gi et eksempel på ett av mange tilbud i velferdstaten
som har startet opp i kommunene før staten har overtatt opp-
gaven. For det andre ville vi vise at det ikke er noe nytt å skif-
te forvaltningsnivå og eierskap som middel for å effektivisere
sykehusdriften.
Til slutt ønsket vi å informere hvordan arkivmateriale etter
sykehusene blir tatt vare på og oppbevart. Dettte kan være av
interesse for fagfolk som skal bruke arkivene til forskning,
eller for vanlige folk som er interessert i å lese sin pasient-
journal fra mange år tilbake. Da må man vite hvor man skal
henvende seg. Men på Arkivenes dag kunne vi dessverre ikke
gi noe klart svar om hvem som har ansvar for å ordne, opp-
bevare og tilgjengeliggjøre disse store mengdene med verdi-
fullt arkivmateriale. I stedet må vi vente utålmodig på at det
skal tas en endelig avgjørelse på hva som skal skje med
sykehusarkivene – derav den usikre fremtiden. •

Artikkelforfatter Bjørn Tore Rosendahl

Foto: Steinar Marvik

ØIKA
PÅ
OSLOTUR

24 Arkheion - 2#2003
ØSTFOLD
INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP
OSLOTUR 8. OKTOBER 2003
Adresse:
For å bli bedre kjent med hverandre arrangerte vi tur til Oslo byarkiv og Munchmuseet den 8. oktober
Postboks 220, 1702 Sarpsborg
for alle våre medlemmer. Oppslutningen om turen var det ikke noe å utsette på, vi var 32 personer som
Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar
dro av gårde. Byarkivar Bjørn Bering og seksjonsleder Tore Somdal-Åmodt ga oss en orientering om hvil- Pedersensv. 39, 1706 Sarpsborg
ke utfordringer kommunen står ovenfor i nærmeste fremtid. Kassasjonsproblematikk rundt håndtering Tlf: 69 11 70 00
av de enorme massene med papirdokumenter som er skapt og som fortsatt skapes i Oslo kommune, og E-post:
bevaring av digitale arkiv. Vi fikk også en omvisning i magasinene og litt informasjon om hvordan arkiv- ika.postmottak@ostfold-f.kommune.no
materiale kan bli brukt i en depotinstitusjon.Etter dette reiste vi til Munchmuseet der vi spiste lunsj og
fikk en kjempeflott omvisning i museet. Vi vil takke alle som var med på turen for en kjempeflott dag og Personale:
for alle de fine tilbakemeldingene vi har fått etter turen. Vigdis Bjørnstad, daglig leder
Tlf: 69 11 73 36 Mobil: 906 414 89
E-post:
vigdis.bjornstad@ostfold-f.kommune.no
DEPOT Lene-Kari Bjerketvedt, arkivfaglig kons.
Styret har vedtatt at en prosjektgruppe skal begynne å arbeide med å utarbeide en detaljert plan for Tlf: 69 11 73 37Mobil: 958 94 291
opprettelse av depot i Østfold. Prosjektgruppen begynner sitt arbeid i løpet av høsten. De som er med i E-post:
prosjektgruppen er: lene.kari.bjerketvedt@ostfold-
• Wigdis Trømborg, Aremark kommune (arkiv) f.kommune.no
• Trine Gressum, Eidsberg kommune (styret)
• Mona Ørseng, Sarpsborg kommune (arkiv) Medlemskommuner:
Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler,
• Vemund Ukkelberg, Sarpsborg kommune (økonomi)
Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog,
• Randa Arntzen, Museumstjenesten Østfold fylkeskommune
Råde, Sarpsborg, Skiptvet,
• Vigdis Bjørnstad, IKA Østfold Spydeberg, Trøgstad,
Våler og Østfold fylkeskommune
ASTA
Vi har nå fått installert katalogiseringsprogrammet Asta, og tilbyr nå våre medlemmer til å ta kontakt
med oss dersom de ønsker å få registrert ikke-aktive arkiver i Asta.

INNBINDINGSTJENESTE
Vi minner om vår innbindingstjeneste til våre medlemmer. Ta kontakt for nærmere avtale når dere har
behov for dette.

Adresse:
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V F O R Nansensgate 1, 3616 Kongsberg
Tlf.: 32 86 63 78 Faks: 32 72 49 54
BUSKERUD, VESTFOLD OG TELEMARK IKS E-post: postmottak@ikakongsberg.no

IKA KONGSBERG Personale:

Wenche Risdal Osen, daglig leder
Tlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615
E-post: wenche@ikakongsberg.no
Årets kontaktseminar ble holdt i uke 39. Dessverre var påmeldingen ikke så veldig høy, men kvaliteten
Torleif Lind, arkivkonsulent
var dessto bedre.
Tlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635
Serien med kurser for arkivledere ble innledet på Kongsberg 13.-14.oktober med temaet "Arkivleder- E-post: torleif@ikakongsberg.no
rollen". Dette er et samarbeid mellom Aust-Agder-Arkivet, IKA Vest-Agder og IKA Kongsberg med Ina Halle-Knutzen, arkivkonsulent
5 samlinger fram til neste vår. Tlf.: 32 86 63 86 Mob.: 481 75 837
Vårt eget arkivlederkurs ble holdt på Statsarkivet den 29.oktober. June Wahl har laget "Hvordan oppfyl- E-post: ina@ikakongsberg.no
le hovedkravene i personopplysningsloven. En veiledning for kommunene". Møtet hadde form av et June Wahl, arkivkonsulent
høringsmøte. Tlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57
Hjemmesidene våre har fått en god mottakelse og fungerer både som informasjon om aktiviteter og E-post: june@ikakongsberg.no
Steinar Marvik, arkivkonsulent
en lenke til større faglig innsikt. Vi arbeider nå med å få lagt ut katalogopplysninger fra de arkiver som
Tlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627
er registrert i Asta.
E-post: steinar@ikakongsberg.no
Vår oppgave som arkivdepot har gjort at vi har fått et nytt arbeidsfelt i betjening av arkiver både over Gunnar Aulesjord, sekretær,
telefon og gjennom besøk av "lesesals"-gjester. I det hele tatt har formidling av arkiver kommet på Tlf.: 32 86 63 78
dagsorden i en helt annen grad enn bare for noen år siden. Planene om å legge ut katalogopplysninger E-post: gunnar@ikakongsberg.no
på våre hjemmesider er en del av denne nye formidlings-tanken. En annen side er "Arkivenes Dag" som Torfinn Fønset Tlf.: 32 86 63 78
i år var den 8.november. Temaet var "helse" og vi hadde en presentasjon sammen med Statsarkivet i
Kongsberg. Medlemskommuner:
Arbeidet med elektronisk arkivplan er kommet så langt at vi går i gang med å aktivere de første Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hole,
Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker,
kommunene så snart som mulig.
Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag,
Vi startet i vår med regionale samlinger for kommunene. Dette har vært en ubetinget suksess.
Røyken, Sigdal, Øvre Eiker, Hof,
Til nå har vi holdt opp imot tjue samlinger med godt oppmøte på alle samlingene. Å kunne møtes i Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy,
mindre fora gjerne sammen med saksbehandlere har vært nyttig. Denne møteformen jobber vi aktivt Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg,
med å opprettholde for medlemmene våre. Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden,
Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje,
Buskerud fylkeskommune
25
 Adresse:
AUST-AGDER-ARKIVET
Ekspedisjon og lesesal på Langsæ: NY ORGANISASJON – NYE MEDARBEIDERE
Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal
Fra og med 1. september 2003 er vi formelt omorganisert til Aust-Agder kulturhistoriske senter, avd. Aust-
Tlf.:37073500, Faks: 37073501
Agder-Arkivet. Aust-Agder-Arkivet ble formelt etablert som interkommunalt arkivdepot for papirbaserte og
E-post: postmottak@aa-arkivet.no
Nettsted: www.aa-arkivet.no elektroniske arkiv fra og med 1.mai 2003. I den forbindelse ble opprettet en arkivarstilling og en registrator-
Åpningstider: stilling.
Ekspedisjon: Man-fre: 8-15
Lesesalen: 15.9-14.5 Bård Chr. Raustøl ble tilsatt i arkivarstillingen fra 1.august i år, foreløpig i 50% stilling inntil hovedfag historie
Ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20 er forventet avsluttet sommeren 2004.
Lesesal 15.5.-14.9: ma-fr: 9-15. Gro Stormoen Nilsen starter i 100% registratorstilling 1. november.
Personale: Vi har til nå mottatt ca 3000 hm kommunalt/fylkeskommunalt arkivmateriale.
Kjell-Olav Masdalen, styrer
Brit Østerud, bibl./leder formidl.avd.
Ann Carol Endresen, sekr.
Anne Møretrø, sekr. ARKIVENES DAG
Kjell Knudsen, arkivar Aust-Agder-Arkivet markerer arkivenes dag søndag den 9. november med "åpent hus", foredrag og utstil-
Anne Tone Aanby, arkivar (p.t. i bokprosj.) linger, tema er helse. Se for øvrig nettstedet vårt: www.aa-arkivet.no.
Berit Stie avd.leder depot og veiledn.
Vidar Hauge, ikt-arkivar
Tore Knutsen, fototgraf ARKIVKURS HØSTEN 2003
Bård Chr. Raustøl, arkivar Arkivlederkurset som arrangeres i samarbeid med Interkommunalt Arkiv i Kongsberg og i Vest-Agder startet
Gro Stormoen Nilsen, registrator 13. oktober. Kurset vil gå over 5 moduler og avsluttes juni 2004.
Claus Å. Gramm, bokbinder Ellers er høsten viet til kurs i periodisering og bortsetting og trinn II i forvaltningsloven og offentlighetsloven.
Ismail Rafieh, bokbinder
Se for øvrig kurssiden.
Hanne Kaastrup, bokbinderlærling.
Engasjementer:
Anette Walmann, arkivar
Jerry Aas, ekstrahjelp ordningsarbeid
Gustav Sætra, bokprosjekt
Medlemskommuner:
Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle,
Evje og Hornes, Froland, Gjerstad,
Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand,
Valle, Vegårshei, Åmli,
Aust-Agder fylkeskommune
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

INTERKOMMUNALT ARKIV
Adresse:
Märthas vei 1, 4633 Kristiansand
Tlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92
E-post: ikava@ikava.va.no
Hjemmeside: www.ikava.no
Personale:
Kjetil Reithaug, arkivsjef
E-post: reithaug@ikava.va.no
Bjørn Tore Rosendahl, rådgiver
E-post: rosendahl@ikava.va.no
Medlemskommuner:
Audnedal, Farsund, Flekkefjord,
Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal,
Lindesnes, Lyngdal, Mandal,
Marnardal, Sirdal, Songdalen,
Søgne, Vennesla,
Åseral, Vest-Agder fylkeskommune
VEST-AGDER
NYTT STYRE IKAVA IKS
Den 29. august valgte representantskapet i IKAVA IKS styre for det nye selskapet. Den eneste endringen fra
forrige styre var at styreleder gjennom syv år, formannskapssekretær i Mandal kommune Inger Marie
I VEST-AGDER
Pedersen, takket for seg. Vi fikk derfor ny styreleder, spesialrådgiver Tore Gullichsen, også han fra Mandal.
Pedersen har ledet oss trygt og støtt gjennom mange år og har en stor del av æren for at IKAVA har vært en
organisasjon med sunn økonomi og realistiske fremtidsplaner. Vi takker for innsatsen og ønsker den nye
styrelederen og det "nye" styret velkommen.
INTERKOMMUNALT SELSKAP
Vi har nå avholdt det siste representantskapsmøtet for IKAVA IKS i 2003. Nytt styre er valgt og budsjett er
spikret for 2005. Det bør ikke bety store endringer for kommunene, men nå er i hvert fall Lov om interkom-
munale selskaper fulgt opp.
PERSONALE
Martin Rødland har vært engasjert i flere perioder for ordning av diverse eldre arkiver. Flere av medlems-
kommunene har takket ja til tilbud om ekstra ordningsarbeid mot betaling. Det er naturlig nok det største
medlemmet Kristiansand som har benyttet muligheten mest aktivt, men flere av de andre har også benyttet
sjansen. Vi har nå oppdrag for Martin til ut i 2004.
KURS SEMINAR
Vi har avviklet et godt besøkt seminar om Offentlighetslovens praktisering i kommunene, med blant annet
innlegg fra fylkesmannen og sjefredaktøren i regionavisen Fædrelandsvennen. Torsdag 27. november holder
vi seminar om elektroniske eiendomsarkiver. Vi håper at disse seminarene vil bli fulgt av andre spesialkurs og
seminarer i 2004.

26 Arkheion - 2#2003
 IKA
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

ROGALAND IKS Adresse:

Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger
Tlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40
E-post: epost@ikarogaland.no
DEPOT
Internett: http://www.ikarogaland.no
Vi har nå mottatt alt arkivmateriale som i første omgang er avtalt deponert. Det utgjør ca 2500 hyllemeter.
I tillegg kommer det personsensitive materialet (ca 171 hm). Vi har også mottatt materiale fra Karmøy Personale:
kommune, selv om de blir IKA-medlem først i 2004. Rogaland fylkeskommune skal også benytte vårt Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent
depot, omfanget her er fremdeles noe uklart. Pågangen både fra kommunene og fra publikum er merk- Tlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397
bar, og vi ser på dette året som er forsøksår med tanke på rutiner og arbeidsfordeling internt. E-post:
annelise.kirkerud@ikarogaland.no
ARKIVPLAN.NO Vigdis Bergstad, arkivsjef
Denne høsten har vi arbeidet mye med å klargjøre den elektroniske arkivplanen for våre medlemskommu- Tlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712
ner. Vi er nå i sluttfasen på arbeidet med å legge inn standardmalene som våre kommuner kan benytte, og E-post: vigdis.bergstad@ikarogaland.no
deretter kan arbeidet med å tilpasse arkivplanen starte i den enkelte kommune. Vi skal ha en grundig pre- Sigve Espeland, arkivkonsulent
sentasjon av arkivplan.no på kontaktkonferansen vår i november. Forhåpentligvis vil alle medlemskommu- Tlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965
E-post: sigve.espeland@ikarogaland.no
nene våre komme til å benytte den elektroniske arkivplanen.
Gerd Hertaas, arkivsekretær
KURS OG KONTAKTKONFERANSE Tlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025
Dessverre har vi måttet avlyse det ene grunnkurset (del 3) denne høsten, grunnet for liten påmelding. Men Anja Meybohm Næss Midlertidig stilling
Tlf: 51 50 12 85
når det gjelder våre spesialkurs har pågangen vært så stor at vi faktisk har måttet sette opp ekstra kurs,
Hallgeir Olsen, arkivkonsulent
det er særlig kurs om elevarkiv som har vært populære. Ellers har vi holdt kurs om arkiver i barnehager, og
Tlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822
om periodisering. Årets kontaktkonferanse blir holdt 6. november (normalt holdes den på våren, men E-post: hallgeir.olsen@ikarogaland.no
grunnet stor kursaktivitet da, valgte vi å flytte den til høsten). I år er temaet todelt, vi skal orientere om
depotet vårt samt ha omvisning der, og vi skal gjennomgå den nye elektroniske arkivplanmalen. Medlemskommuner:
Bjerkreim, Bokn, Eigersund,
MEDLEMSKOMMUNER Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland,
Vi har gleden av å ønske Karmøy kommune velkommen som medlem med virkning fra 2004, kommunen Hå, Klepp, Kvitsøy,Lund, Randaberg,
har ca 30 000 innbyggere og har i mange år hatt egen kommunearkivar. Rogaland Fylkeskommune har Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal,
sagt opp sitt ordinære medlemskap, og inngått et såkalt redusert medlemskap fom. 01.07.03. For en fast Sola,Suldal, Time, Tysvær, Utsira,
avtalt årlig sum får de delta på kurs til medlemspris, men utover det må de betale konsulentpris på tjenes- Vindafjord, Ølen
ter (p.t. kr. 900,-pr. time). Nye interkommunale selskaper:
Ryfylke Miljøverk IKS, Dalane Miljøverk
IKS, Interkommunalt Vann-, Avløp- og
Renovasjonsverk IVAR

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

HORDALAND IKS Adresse:

HEIMESIDE Årstadveien 22, 5009 Bergen
HURRA! No har også IKAH fått eigne heimesider! På adressa www.hordarkiv.hl.no kan de finne Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95
informasjon om eldre kommunearkiv og kommunal historie, om kva for personregister vi oppbevarer E-post: ika@hordarkiv.kl.no
for kommunane og om kurs og andre tenester vi kan tilby. Vi har lagt ut arkivliste over dei eldre arkiva Heimeside: www.hordarkiv.hl.no
til nokre kommunar, og fleire arkivlister vil kome etter kvart.
Personale:
Jorunn Dobbe, konstituert arkivsjef
ARKIVKURS FOR GRUNNSKULEN, FOR BARNEHAGEN OG FOR SOSIALTENESTA Tel. 55 30 60 91
I oktober og november vil vi arrangere arkivkurs for grunnskulen, for barnehagen og for sosialtenesta E-post: jorunn.dobbe@hordarkiv.hl.no
fleire stader i fylket vårt. Det er dei nye arkivrettleiingane for desse fagområda, skrivne av Gunnar Yttri Jan Tore Helle, arkivar Tlf. 55 30 60 90
og Torun Soknes, som dannar basis for kursa. E-post: jan.tore.helle@hordarkiv.hl.no
Om lag 340 deltakarar til saman er påmeldt på desse kursa. Dei første starta 13. oktober og kursserien Randi Krüger, arkivkonsulent
avluttes med Arkivkurs for grunnskulen 18. november og Arkivkurs for barnehagen 19. november, Tlf. 55 30 60 90
begge i Bergen. E-post: randi.krueger@hordarkiv.hl.no
Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent
Tlf. 55 30 60 93
ELEKTRONISK ARKIVPLAN
E-post: aase.stroemme@hordarkiv.hl.no
Vi har starta opp med arkivplanarbeid i Elektronisk arkivplan. Kommunane Radøy og Meland er
Gudmund Valderhaug, permisjon
pilotkommunar for prosjektet og vil få utarbeidd ein elektronisk arkivplan for kommunen. I tillegg
vil IKAH få utvikla ein mal som kan vere ein nyttig reiskap i arbeidet med å lage elektronisk arkivplan Medlemskommunar:
for dei andre kommunane. Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo,
Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa,
Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad,
Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen,
Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger,
Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang,
Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden

Arkheion - 2#2003 27

Adresse:
Interkommunalt arkiv Trøndelag iks
Tlf: 73 50 18 93
Postboks 2825 Elgeseter
7432 TRONDHEIM
Besøksadresse: Maskinistgata 1
(Varelevering: kjørebru G)
7042 TRONDHEIM
www.ika-trondelag.no
Personale:
Kari Remseth, daglig leder
tlf: 73 50 18 90 / 92 60 61 18
e-post: kari.remseth@ika-trondelag.no
Morten Johansen, arkivkonsulent
tlf: 73 50 18 92 / 97 10 20 09
e-post:
morten.johansen@ika-trondelag.no
Gro Merete Løkvoll, arkivkonsulent
tlf: 73 50 18 92 / 90 04 58 99
e-post: gro.lokvoll@ika-trondelag.no
Ståle Prestøy, IKT-rådgiver
tlf: 73 50 18 92 / 90 05 57 08
Jens Rønning, arkivar/ rådgiver
tlf: 73 50 18 93 / 92 28 73 51
e-post: jens.ronning@ika-trondelag.no
Medlemskommuner:
Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra,
Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger,
Lierne, Malvik, Melhus, Meråker, Midtre
Gauldal, Mosvik, Oppdal, Orkdal, Selbu,
Skaun, Steinkjer, Stjørdal, Tydal, Verdal,
Ørland
Adresse hovudkontor:
Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund
Tlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26
postmottak.kristiansund@ikamr.no
Heimeside: http://www.ikamr.no/
Adresse avdelingskontor:
Rådhuset, Kaibakken 2,
6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39
E-post: torun.soknes@ikamr.no
Personale:
Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar
Mob: 971 88 903
E-post: arnt.ola.fidjestol@ikamr.no
Torun Segtnan Soknes, arkivkonsulent
E-post: torun.soknes@ikamr.no
Mads Langnes, arkivkonsulent
E-post: mads.langnes@ikamr.no
Rolf Petter Waage, IKT-arkivar
E-post: rolf.petter.waage@ikamr.no
Medlemskommunar:
Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes,
Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund,
Midsund, Nesset, Norddal, Rauma,
Rindal, Sande, Sandøy, Skodje, Smøla,
Stordal, Stranda, Sula, Sunndal,
Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna ,
Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda,
Ørskog, Ørsta,
Møre og Romsdal fylkeskommune
28 Arkheion - 2#2003
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
TRØNDELAG IKS
GENERELT
IKA Trøndelag iks har begynt å finne seg til rette Universitetsbibliotekets lokaler på DORA. Publikum har tatt i
bruk lesesalen, maskinparken er klar for deponering av elektronisk materiale, magasinet fungerer godt og
hjemmesidene er oppdaterte med kontaktinformasjon og diskusjonsforum.
ARBEIDSOPPGAVER
Depot for mottak og testing av elektroniske arkiver er etablert. Arbeidet med å kartlegge de ulike fagsysteme-
ne som er i bruk i våre medlemskommuner er i gang.
Når det gjelder papirbaserte arkiver har vi fått inn omkring 1300 hyllemeter fra kommunene hittil i år. Vi plan-
legger å få samlet inn resten av det materialet som er modent for avlevering, samt arkiver med personsensitivt
materiale innen utgangen av året. Arkiver tilhørende Hemne, Midtre Gauldal, Stjørdal og Orkdal, er under
ordning. Når det gjelder kurs, er dette de foreløpige planene for resten av året; Bevaring og kassasjon, Krav til
elektroniske arkiver/Noark-4, Kurs for skoler og barnehager i Inderøy kommune, – rutiner i bruk av elektronis-
ke skjema og web-basert arkivplan
PERSONALET
Gro Merete Løkvoll kom tilbake etter svangerskapspermisjon i september. Vi har heldigvis fått ytterligere styr-
ket bemanningen med Kristian Kjørstad, som avtjener siviltjeneste hos oss frem til mai neste år, og Lin Øiesvold
som arbeider med ordningen av Hemne kommunes arkiv som prosjekt. Lin kommer opprinnelig fra Røldal; en
liten fjellbygd helt sør i Hordaland. I januar 2000 flyttet hun fra Stavanger til Trondheim for å fullføre studiene
med hovedfag i historie. Etter to år på Dragvoll var hun ferdig Cand. Philol, og klar for arbeidslivet. Først job-
bet hun på Ark Bruns bokhandel og etter det på Statsarkivet i Trondheim. Nå har hun jobbet i IKA Trøndelag i
en uke, og trives godt med det. Morten Johansen skal arbeide i IKA Trøndelag frem til årsskiftet da permisjo-
nen fra Trondheim Byarkiv avsluttes.
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
MØRE OG ROMSDAL IKS
ARKIVDEPOT
Arbeidet er no i gang med å bygge nytt arkivdepot for medlemskommunane. Depotet skal vere innflyttings-
klart til nyttårsskiftet, og skal femne om både elektroniske- og papirbaserte arkiv. 12 kommunar avleverer
både elektroniske- og papirbaserte arkiv, medan 8 avleverer sine elektroniske arkiv.
ELEKTRONISK ARKIVPLAN
IKA Møre og Romsdal har prosjektleiaransvar for utarbeiding av elektronisk arkivplan. Seksten kommune-
arkivinstitusjonar er med i prosjektet. For meir informasjon, les artikkel lenger framme i bladet.
AVLEVERINGSPROSJEKTET – PERSONARKIV
Nokre kommunar har avlevert ein del personarkiv til IKA i løpet av siste halvåret, og fleire står for tur med
det første.
ARKIVPLAN
Selskapet tek for tida del i arkivplanarbeidet i åtte kommunar.
KURS OG INFORMASJONSVERKSEMD
I løpet av hausten held vi fem regionvise faggruppemøte kring om i fylket. Tema for møta vil omhandle
elektronisk arkivplan, avlevering av elektronisk arkivmateriale, periodisering, arbeids- og dokumentflyt og
arbeidet med eldre arkiv og heimesida til IKA.
ELDRE ARKIV
Dei eldre arkiva til kommunane Surnadal og Rauma har vorte ordna, registrerte og katalogiserte.
Ein er også i gang med det eldre arkivet til Vanylven kommune.
HEIMESIDA PÅ INTERNETT
På heimesida vår har me no lagt ut søkbare arkivkatalogar over det registrerte eldre materialet.
Der finn ein også bilete frå ordningsarbeidet i eit biletarkiv.
 Adresse: Fylkesarkivet i
Sogn og Fjordane,
Askedalen 2, 6863 Leikanger
FYLKESARKIVET I Tlf: 57656400
Faks: 57656101

SOGN OG FJORDANE E-post: postmottak.sffarkiv@sf-f.kommune.no

Tilsette:
Gunnar Urtegaard, fylkesarkivar, tlf 57656401,
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturverninstitusjon som arbeidar med e-post gunnar.urtegaard@sf-f.kommune.no
vern og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Formidlingsverksemda til Fylkesarkivet skjer via Randi Melvær, sekretær/stadnamn,
internett, www.sffarkiv.no, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet tlf: 57656400,
sitt eige tidsskrift, Kjelda. Kommunearkivordninga er ein av fagavdelingane ved Fylkesarkivet, og e-post: randi.melvar@sf-f.kommune.no
arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. Oddvar Natvik, utvandring/pers.data/fotovern,
tlf: 57656405, e: oddvar.natvik@sf-f.kommune.no
Hermund Kleppa, Kulturhistorisk Atlas og
AKTUELT FRÅ KOMMUNEARKIVORDNINGA Leksikon, møtebokregister, tlf: 57656402,
I haust vil kommunearkivordninga gjennomføre arkivkurs for dei som arbeidar innan sosialsekto- e-post: hermund.kleppa@sf-f.kommune.no
ren i kommunane. Utgangspunktet for dette kurset vil vere arkivrettleiing for sosialkontor som Anders Gjerde, møtebokregister, tlf: 5765 6413
kom i vår. I samband med at Fylkesarkivet oppbevarar personregistermateriale for kommunane, vil e-post: anders.gjerde@sf-f.kommune.no
vi halde eit kurs i avlevering av personregister i haust og gjennomføre ein innsamlingsrunde på Øystein Åsnes, musikkarkivar, tlf 57656404 ,
vårparten. Kommunearkivordninga vil også arrangere regionale samlingar for arkivleiarar. Ved des- e-post: oystein.asnes@sf-f.kommune.no
Snorre Øverbø, arkivar - privatarkiv, tlf:57656403,
se samlingane vil vi diskutere ulike tema, men hovudfokuset vil vere førebuing til årsplan for 2004.
e-post: snorre.d.overbo@sf-f.kommune.no
Fleire av kommunane i Sogn og Fjordane skal periodisere arkiva sine ved årsskiftet, og i samband
Karianne Schmidt Vindenes, arkivar -
med periodisering arbeider fleire kommunar med overgang til nytt sak-/arkivsystem. Desse to tinga kommunale arkiv, tlf: 57656406, e-post:
vil vere ei viktig arbeidsoppgåve for kommunearkivordninga fram mot årsskiftet. karianne.schmidt.vindenes@sf-f.kommune.no
Kommunearkivordninga arbeider kontinuerleg med problemstillingar knytt til elektroniske arkiv, Ole Stian Hovland, arkivar - kommunale
og i hovudsak avlevering av elektroniske arkiv. Eit anna viktig arbeidsfelt er arkivplan på internett arkiv, tlf: 57656409,
som i fleire år har vore eit utviklingsprosjekt for kommunearkivordninga. Vi er no glade for at det- e-post: ole.stian.hovland@sf-f.kommune.no
te arbeidet no er knytt opp mot arkivplan.no, fellesprosjektet der alle kommunearkivinstitusjonane Gunnar Yttri, arkivar - fylkeskommunale
deltek.Arbeid med eldre arkiv er ei av hovudoppgåvene til kommunearkivordninga, og det vil vere arkiv, tlf: 57656408,
e-post: gunnar.yttri@sf-f.kommune.no
eit sterkt fokus på dette arbeidet frametter.
Berit Selseng, registrator, tlf: 57656407,
e-post: berit.selseng@sf-f.kommune.no
Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar, tlf: 57865124,
ARKIV I e-post: arild.repen@sf-f.kommune.no
Kjerstin Risnes, ordning privatarkiv, møtebok-
register (engasjement), tlf: 57 65 64 00

NORDLAND e-post: kjerstin.risnes@sf-f.kommune.no

Medlemskomm. i kommunearkivorninga:
Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger, Eid,
Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen,
IKAN er en interkommunal samarbeidsordning, organisert etter § 27 i kommuneloven. IKAN
Hornindal, Hyllestad, Høyanger, Jølster,
ledes av et styre, valgt av representantskapet der alle medlemmene kan delta. Kommuner og
Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal, Selje,
interkommunale selskap kan bli medlem. I dag er 21 kommuner og ett selskap medlem i IKAN. Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy, Årdal,
IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN) som er en driftsenhet ved Sogn og Fjordane fylkeskommune.
kulturetaten i Nordland fylkeskommune. AiN yter i tillegg arkivfaglige tjenester til fylkeskom-
munen og privat sektor i Nordland, og rommer også Stadnamnprosjektet i Nordland. AiN har
sete ved Høgskolen i Bodø hvor institusjonen disponerer kontorlokaler og to arkivmagasiner.
Stadnamnprosjektet har sete i Bø i Vesterålen. AiN har til sammen åtte ansatte, og leder for AiN Adresse:
er også leder for IKAN. IKAN kjøper tjenester tilsvarende ca. to årsverk fra AiN og disponerer Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø
arkivmagasin etter behov. Tlf.nr. 75 51 75 77
Telefaks 75 51 75 78
NYE MEDLEMSKOMMUNER E-post: ain@hibo.no
IKAN er for tiden aktivt ute og rekrutterer nye medlemskommuner. Nordland er et stort fylke, Hjemmeside: http://ain.hibo.no
med 45 kommuner, og til nå er 21 kommet inn i "folden". Våre tjenester utvides stadig, og vi har Ansatte
stor tiltro til at bl.a. tilbudet om "arkivplan på nett" er ei gulrot i forhold til medlemsverving. Inge Strand, leder
Ketil J. Alsos, arkivar
KURS. IKAN vil i løpet av høsten holde kurs i generell arkivdanning med K-koder, og kurs spesielt Kari A. Kleve, arkivar
tilrettelagt for barnehage, skole og vgs. Disse to kursdagene holdes i tre regioner, Nordfylket, Nansy M. Schulzki, arkivar
Hege Sofie Bull, arkivar/it-ansvarlig
Salten og Sørfylket.
Tone-Lise Fische, arkivar
Ellen Moland, ansatt i engasjement
ARBEIDSOPPGAVER. IKAN har i disse dager den årlige revideringen av handlingsplanen vår. Vi Finn Myrvang, prosjektleder stadnamnprosjektet
vil i året som kommer sette spesielt fokus på arkivplan på nett, langtidslagring av elektroniske Hanne O. Johansen, sekretær
arkiv og manuelle personregistre.
Medlemskommuner i IKAN:
ARKIVENES DAG. I år er det 400-års jubileum for det offentlige helsevesen i Norge, og dette er Ballangen ,Beiarn ,Bodø, Dønna,Evenes,
tema for årets "Arkivenes dag". IKAN setter fokus på tuberkulosens historie i Nordland, og da Fauske,Gildeskål , Grane, Hamarøy,
spesielt på Vensmoen Tuberkulosesanatorium. Markeringen skjer med utstilling og kåseri. Lurøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Røst,
Saltdal, Skjerstad, Sørfold, Tjeldsund,
Træna,Tysfjord, Værøy
PERSONALET
Mangeårig fylkesarkivar ved AiN, Ketil J. Alsos, har fått tilbud om stillingen som privatarkivar ved Interkommunalt selskap:
AiN. Stillingen som privatarkivar er et vikariat etter Inge Strand, som fungerer som leder ved AiN Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL)
i Svein Fygles permisjon. Hvis Alsos tar stillingen, vil vikariatet som fylkesarkivar bli lyst ut.

29

Adresse:
c/o Statsarkivet i Tromsø,
9293 Tromsø
Tlf: 77 67 69 80 Faks: 77 67 65 20
E-post: interkom@online.no
Hjemmeside:
http://www.ikatroms.no
Ansatte:
Hilde E. Bjørnå , arkivsjef
Mobil: 90 13 75 35
E-post: hild-elv@online.no
Harald H. Lindbach , arkivar
Mobil: 91 81 33 15
E-post: haraldli@online.no
Frøydis Antonsen, arkivkonsulent
Mobil: 91 81 06 49
E-post: froydisa@online.no
Solveig Olsen
(arkivkonsulent - vikar)
E-post: sol-o@online.no
Medlemskommuner:
Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy,
Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord,
Gratangen, Harstad, Ibestad,
Karlsøy, Kvænangen, Lavangen,
Lenvik, Lyngen, Målselv,
Nordreisa, Salangen, Storfjord,
Sørreisa, Torsken, Tranøy
Postadresse
c/o Porsanger kommune,
Rådhuset, 9712 Lakselv
Kontoradresse
Gamle herredshuset,
Meierivn. 2, 9700 Lakselv
Tlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60
Telefaks 78 46 47 55
E-post ika.finnmark@c2i.net
Internett:
http://home.c2i.net/ika.finnmark
Personale
Hege Sætrum Kenny, daglig leder
Marion J. Sørensen, arkivkonsulent
Medlemskommuner
Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik,
Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok,
Kvalsund, Loppa, Måsøy, Nordkapp,
Porsanger,Unjargga - Nesseby,
Vadsø, Vardø
30 Arkheion - 2#2003
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
TROMS (IKAT)
HJEMMESIDE PÅ INTERNETT
IKAT sin hjemmeside er nå klar. Adressen er: www.ikatroms.no. Den er hovedsakelig laget for medlemskom-
munene, og vil bli bygget ut i takt med at nye tjenester kommer på plass.
IKAT UTVIDER DEPOTTJENESTENE I 2004
Det er nå klart for et nytt tjenestetilbud fra IKAT. Fra 2004 kan deltakende kommuner bruke IKAT som arkiv-
depot og overføre en rekke depotoppgaver til oss. Et tilbud som gir oversikt over priser og hvilke oppgaver
som kan overføres, vil bli sendt alle medlemmer i høst.
ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV
Arkivmateriale fra Målselv, Trondenes/Harstad, Gáivuona/Kåfjord og Lyngen er for tiden inne til ordning. I
løpet av kort tid vil arkiver bli hentet fra Berg, Salangen og Lavangen.
ARBEID MED PERSONREGISTRE
IKAT tar jevnlig imot avleveringer av kommunale personregistre, og ordningen fortsetter i samme spor. Det
arbeides med å utvikle arkivfaglige rettledninger for alle kommunale arkivskapere som har personregistre.
Rettledningene skal legges ut på våre nettsider.
ARKIVPLANLEGGING
IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad, Salangen og Lenvik kommuner. Gáivuona/Kåfjord,
Lavangen, Bjarkøy og Sørreisa står på venteliste og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapa-
sitet.
KURS OG OPPLÆRING
Felleskursene vi tilbyr denne høsten vil ha arkiv i helse- og sosialsektor som tema. Kurset vil bli holdt i
Tromsø, Nordreisa, Lenvik og Harstad. Oversikt over hvilke kurs som kan bestilles finnes på våre hjemmesi-
der, og på kurstorget foran i bladet.
ARKIVENES DAG
IKAT vil i samarbeid med Harstad kommune, arrangere åpen dag i Harstads kommunearkiv i forbindelse
med arkivenes dag 8. november. Det vil bli omvisning i lokalene, foredrag og utstilling.
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
FINNMARK
OMORGANISERING
På årsmøte i representantskapet i vår ble det fattet vedtak om å utsette den planlagte omorganiseringen i
påvente av lovendringsforslaget til lov om interkommunale selskaper som innebærer at plikten til å om-
organisere kan falle bort.
ARKIVOPPLÆRING
Våren 2003 gjennomførte vi Grunnkurs Arkiv i 3 av våre medlemskommuner, Kvalsund, Porsanger og Loppa.
Denne høsten står Berlevåg, Karasjok og Nordkapp for tur og da har alle IKAFs medlemskommuner gjen-
nomført Grunnkurs i arkiv.I september arrangerte IKAF arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) og kurs i
periodisering og personalarkiv (1 dag) på Skaidi for medlemskommunene i Vest-Finnmark og i Vadsø for våre
kommuner i Øst-Finnmark. Arkivkurset for skoler og barnehager skal også holdes i Alta og muligens i
Lebesby i løpet av høsten.
ARKIVPLAN
Karasjok kommune har i sommer (som den andre av våre medlemskommuner) vedtatt første del av sin arkiv-
plan, nå gjenstår bare kartleggingsbiten. I løpet av oktober vil også Kvalsund kommune starte opp arkiv-
planarbeid.
UTADRETTET VIRKSOMHET - NY HJEMMESIDE
IKAF jobber for tiden med å utarbeide ny hjemmeside. Til dette arbeidet har vi fått assistanse fra Måsøy
kommunes IT-konsulent, som lager siden for IKAF. Vi håper å ha hjemmesiden med innhold oppe å gå før jul.
ABMU-SAMARBEID
IKAF har samarbeidet med Porsanger museum og Biblioteket i Porsanger om å utarbeide en prosjekt-
beskrivelse i forbindelse med utlysning av midler til den kulturelle skolesekken. Søknad om midler er
sendt og prosjektet har fått tittelen " På kryss og tvers av tre språk og tre kulturer".
A V I S
UTK L I P P

Klippet fra Bergens Tidende 8. oktober 2003

Arkheion - 2#2003 31
I K A M Ø R E O G R O M S DA L
TEKST: MADS LANGNES
ORDENSREGLAR I VESTNES FRÅ 1899
BREV FRÅ 1899
Dei eldre, kommunale arkivsakene kan by på ein og annan
godbit som kan få oss til å trekke på smilebandet. Dei siste
par åra har IKA lagt ned ein del arbeide på å ordne, regis-
trere og katalogisere det eldre kommunale arkivmaterialet
frå Vestnes og tidlegare Tresfjord kommune i Romsdal.
Korrespondanse og saksarkiva til heradstyret er dels veldig
omfattande for einskilde år. Her finn me brev frå eit vidt
spekter av avsendarar. Som eit døme på kva ein kan kome
over i dette materialet, har eg funne fram eit brev som
vart sendt til heradstyret i Vestnes i 1899. Brevet er under-
teikna av ei heil rekkje menn frå bygda, og inneheld eit
framlegg til ordensreglar for heile eller delar av kommu-
nen. Når ein les kva lovbrot dei ville ha seg fråbede, må
ein undrast over kva tilstandar som herska i bygda. Her
kan du lese nokre av paragrafane innsendarane ville ha
innført i Vestnes:
§ 1.
Paa offentlig Vei, hvorunder i denne Vedtægt er indbefat-
tet enhver Vei eller Adkomst, der er aaben for almindelig
Færdsel, maa Opløb eller Sammenstimlen af Folk, hvorved
den offentlige Orden forstyrres, eller Færdselen hemmes,
ikke finde Sted.
§ 2.
Paa eller ved offentlig Vei maa ikke fortæres berusende
Drikke eller foregaa Slagsmaal, Skrigen, Hujen, uanstæn-
dig eller høirøstet Sang eller anden larmerende, voldsom
eller fornærmelig Adfærd, hvorved den offentlige Orden
forstyrres, eller de Veifarende eller Omkringboende foru-
lempes.
Det er ligeledes forbudt paa eller ved offentlig Vei at spille
Kort eller danse.
§ 3.
Uden fyldesgjørende Grund maa ingen banke paa anden
Mands Port, Væg, Dør eller Vindu eller i eller udenfor
anden Mands Bolig foretage andre Handlingar, hvorved
Beboerne forstyrres eller skremmes eller forulempes.
§ 4.
Ved Minering saavelsom ved Omgang med Skydevaaben
paa eller i Nærheden af offentlig Vei eller i Nærheden af
beboede Hus, maa tilbørlig Forsigtighed iagttages.
§ 5.
Uvorren Kjørsel eller Riden paa offentlig Vei maa ikke
finde Sted.
Det er forbudt uden den Kjørendes Tilladelse at krybe op
paa eller hænge sig paa Kjøretøiet.
Ved Kjælkeagning paa offentlig Vei maa iagttages, at
Veifarende ikke paa nogen Maade forulempes.
Kjælkeagning kan af Lensmanden forbydes paa nærmere
angivne Veie.
§ 6.
Naar Hunde viser sig glubske eller bidske eller har den
Vane at forulempe Mennesker eller Heste ved at fare med
dem eller gjøe ad dem, skal Eieren af saadanne Hunde
holde dem bundne eller forsyne dem med forsvarlig
Mundkurv. Ingen maa hidse Hund paa Nogen eller und-
lade at holde sin Hund tilbage, naar den i hans Paasyn
anfalder Nogen.
Det er ligeledes forbudt at tirre Hunde eller Hidse dem
sammen paa offentlig Vei.